Báo cáo nội dung môn học dữ liệu – thông tin – tri thức các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin quản lý

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO NỘI DUNG MÔN HỌC Giảng viên hướng dẫn Th S Lâm Hoàng Trúc Mai Sinh viên thực hiện Phan Thị Ngọc Huyền – 2121010343 Ng[.]

BỘ TÀI CHÍNHTRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO NỘI DUNG MÔN HỌC

Giảng viên hướng dẫn: Th.S Lâm Hoàng Trúc Mai

Sinh viên thực hiện: Phan Thị Ngọc Huyền – 2121010343

Nguyễn Dương Gia Hân – 2121001080Lớp: Hệ thống thông tin quản lý sáng thứ 3

Mã lớp học phần: 2231112002201

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 9 năm 2022

Mục Lục

1) CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 3

1.1) Dữ liệu – Thông tin – Tri thức 3

1.1.1 Dữ liệu là gì? Cho ví dụ? 3

1.1.2 Phân loại dữ liệu? Cho ví dụ? 3

1.1.3 Thông tin là gì? Cho ví dụ? 3

1.1.4 Giá trị của thông tin là gì? 4

1.1.5 Đặc điểm của thông tin là gì? 4

1.1.6 Knowledge là gì? 5

1.2) Hệ thống và các khái niệm liên quan 5

1.2.1 System là gì? 5

1.2.2 Hệ thống con 6

1.3) Tổ chức 6

1.4 Khái Niêm Về Hệ Thống Thông Tin 7

1.4.1 Hệ thống thông tin ( information system) 7

2) CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 8

2.1) Cơ Sở Hạ Tầng Công Nghệ Thông Tin 8

2.1.1) Hệ Thống Phần Cứng 8

2.1.2) Hệ Thống Phần Mềm 11

- Các loại phần mềm ứng dụng 12

2.1.3) Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu 12

2.1.4) Viễn Thông Và Mạng 13

2.2) Quy Trình Nghiệp Vụ 15

2.3) Nhân Lực 16

3 ĐẶC TRƯNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN 19

3.1 Khái niệm 19

4 TÍNH CHẤT CỦA THÔNG TIN THEO CÁC CẤP 20

5 CHẤT LƯỢNG CỦA HTTT 25

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1:CPU 9

Hình 2:ổ đĩa cứng 9

Hình 3:Ổ đĩa mềm 10

Hình 4: Ổ đĩa quang 10

Hình 5: Đĩa Quang 10

1) CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1) Dữ liệu – Thông tin – Tri thức

1.1.1 Dữ liệu là gì? Cho ví dụ?

Dữ liệu là một khái niệm rất trừu tượng, chính là thông tin đã được đưa vào máy tính Dữ liệu sau khi tập hợp và xử lý sẽ cho ta thông tin Nói một cách khác, dữ liệu là thông tin đã được mã hóa trong máy tính

Dữ liệu còn được định nghĩa là chuỗi bất kỳ của một hoặc nhiều ký tự có ý nghĩa thông qua việc giải thích một hành động cụ thể nào

Dữ liệu biểu diễn số lượng, tính chất hoặc ký hiệu hoạt động được máy tính lưu trữ trên ổ cứng từ, đĩa quang và được truyền đi dưới dạng tín hiệu điện

Ví dụ: như con số điểm thi là một dữ liệu hoặc con số về nhiệt độ trong ngày là

một dữ liệu, hình ảnh về con người hay phong cảnh cũng là những dữ liệu,…

1.1.2 Phân loại dữ liệu? Cho ví dụ?

Dữ liệu được phân làm 3 loại :

 Dữ liệu công khai: Là dữ liệu doanh nghiệp có thể tiết lộ công khai rangoài

VD: thông tin liên hệ của doanh nghiệp, các bài viết chia sẻ kiến thức, thông tin san phẩm trên blog, page, website của doanh nghiệp đó

 Dữ liệu nội bộ : Là dữ liệu có yêu cầu bảo mật thấp nhưng không đồngnghĩa với việc công khai thông tin nội bộ ra bên ngoài

VD:Những tài liệu nghiên cứu về thị trường của công ty

 Dữ liệu bí mật: Là loại dữ liệu nội bộ đặc biệt nhạy cảm Nếu dữ liệu này bịphát tán, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về mặt tài chính hoặc pháp lý Dữliệu bí mật yêu cầu doanh nghiệp phải luôn bảo vệ nghiêm ngặt

VD: thông tin nội bộ thiết kế sản phẩm mới của công ty phải được bảo mật cho đến khi sản phẩm được tung ra thị trường Nếu thông tin này được tung

ra bên ngoài bị đối thủ cạnh tranh sao chép và hoàn thành trước sẽ khiến cho công ty tổn thất về mặt tài chính hoặc nếu ra sản phẩm sau sẽ chịu phạt hành chính vì vi phạm bản quyền

1.1.3 Thông tin là gì? Cho ví dụ?

Thông tin là tập hợp các dữ liệu được tổ chức để tăng thêm giá trị cá nhân của từng dữ liệu

Khi các dữ liệu được sắp xếp theo một cách có ý nghĩa thì chúng trở thành thông tin Thông tin là tập hợp các dữ liệu được tổ chức để tăng thêm giá trị cá nhân của từng dữ liệu

Khi các dữ liệu được sắp xếp theo một cách có ý nghĩa thì chúng trở thành thông tin.

VD: Khi đi phỏng vấn việc làm chúng ta cần phải cung cấp những thông tincho người phỏng vấn như họ tên, tuổi, quê quán, địa chỉ đăng ký thường trú, số điện thoại liên hệ, email, những công việc đã từng làm…

1.1.4 Giá trị của thông tin là gì?

Giá trị của thông tin được liên kết trực tiếp với cách mà nó giúp người sử dụng thông tin đạt được mục đích sử dụng thông tin của họ Thông tin có giá trị giúpngười sử dụng thông tin hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn

VD: Đối với bộ phận nghiên cứu thị trường, thông tin về biến động thị trường,

hành vi người tiêu dùng rất quan trọng trong việc tổng hợp, đưa ra dự đoán thị

trường Từ đó, công ty sẽ lập kế hoạch hoat động hiệu quả.

1.1.5 Đặc điểm của thông tin là gì?

Rõ ràng, dễ hiểu và khách quan là tất cả các đặc điểm giúp thông tin dễ sử dụng Văn phong, ngữ pháp và thuật ngữ kỹ thuật cần phải lưu ý đến người dùng cuối

+ Tính chính xác (Accurate): thông tin chính xác là những thông tin không chứa lỗi Ví dụ: những thông tin của khách hàng cần phải chính xác để cho các shop bán hàng có thể quản lý thông tin để thực hiện chính sách tri ân khách hàng

+ Tính đầy đủ (Complete): thông tin không cần quá nhiều, thông tin cần đầy đủ đối với người sử dụng thông tin Thiếu thông tin cần thiết sẽ gây khó khăn trong công việc đối với người cần sử dụng thông tin

Ví dụ: thông tin về một vụ phạm tội, công an cần đầy đủ thông tin, chứng cứ

để phục vụ về việc điều tra của mình

+ Tính kinh tế (Economical): Thông tin được sử dụng phải tạo ra giá trị caohơn giá trị để tạo ra nó

Ví dụ: chi phí để nghiên cứu, khảo sát thị trường phải thấp hơn doanh thu kinh

doanh của công ty

+Tính mềm dẻo (Flexible): Thông tin được sử dụng cho nhiều mục đích, công việc khác nhau thì gọi là tính mềm dẻo của thông tin

Ví dụ: thông tin hàng hoá đang lưu kho, giúp xác định số lượng hàng hoá tồn kho, số lượng hàng hoá đã bán ra, doanh số bán hàng,…

+ Tính tin cậy (Reliable): tính đáng tin cậy của thông tin là

+ Tính phù hợp (Relevant): thông tin rất đa dạng, vì vậy cần lọc ra các thông tin cần thiết nhất đối với người sử dụng thông tin

Ví dụ: Khi khách hàng nhập đầy đủ thông tin của bản thân, nhân viên sẽ lọc ra những thông tin cần thiết như ngày tháng năm sinh, căn cước công dân, tên khách hàng, nơi ở để chuyển hàng khách đặt đến nơi ở của khách , tổ chức tri

ân cho khách khi đến sinh nhật khách

+ Tính đơn giản (Simple): thông tin phải được rút gọn nhưng đầy đủ đối với người sử dụng thông tin để họ dễ dàng khai thác, nghiên cứu

Ví dụ: Giám đốc chỉ cần bản báo cáo kết quả hoạt động theo quý kinh doanh từ

phòng kế toán để biết được hiệu quả kinh doanh của công ty

người cần sử dụng thông tin đó

Ví dụ: Thông báo bằng sms đến người dân ở các địa phương nhiều nơi để cập

nhập tình hình tiêm vacxin

+ Tính kiểm tra được (Verifiable): cho phép người khác kiểm tra sự chính xác của thông tin từ những nguồn khác nhau

Ví dụ:

+ Tính dễ khai thác (Accessible): thông tin có thể dễ dàng tra cứu và

sử dụng đối với những người có quyền với thông tin đó

Ví dụ: danh sách thu chi của công ty hàng tháng tổng kết từng file excel để dễ

dàng tra cứu sổ sách và khi giám đốc xem doanh thu chi tiêu trong tháng dễ nhìn và tra cứu hơn

+ Tính an toàn (Secure): Thông tin cần được bảo mật trước những người không có thẩm quyền với thông tin đó

Ví dụ: thông tin các chủ tài khoản ngân hàng phải được bảo mật, không được

để lộ thông tin tài khoản, mật khẩu của khách hàng với những người không phải chính khách hàng, gây ra những vụ chiếm đoạt tiền, lừa đảo

1.1.6 Knowledge là gì?

Knowledge : là nhận thức và sự hiểu biết từ tập hợp các thông tin và cách mà thông tin được tạo ra có ích để hỗ trợ một công việc cụ thể hoặc ra quyết định

VD: hiểu biết của doanh nghiệp về khách hàng , các đối thủ , các đối tác, môi

trường kinh doanh đầy tính cạnh tranh và các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp- cơ sở quan trọng để có thể ra được những quyết định kinh doanh hiệu quả, hết sức quan trọng và mang tầm chiến lược

1.2) Hệ thống và các khái niệm liên quan

1.2.1 System là gì?

Hệthống (System): là một tập hợp các yếu tố hoặc thành phần tương tác với

nhau để đạt được mục tiêu chung Chính những thành phần và các mối liên hệ trong hệ thống xác định hệ thống làm việc như thế nào Hệ thống bao gồm đầu vào (Inputs), cơ chế xử lý (Processing mechanisms), đầu ra (Outputs) và sự phản hồi (Feedback)

VD: xem xét một hệ thống rửa xe tự động.Đầu vào của hệt hống này là xe cần

rửa, nước và các thành phần lau rửa Thời gian, nguồn điện, kỹ năng và kiến thức cũng là những đầu vào vì ta cần chúng để điều hành hệ thống Kỹ năng là khả năng đểđiềuhành thành công các tia nước, chổi quét và các thiết bịsấy khô

Kiến thức được dùngđểxác định các bước rửa xe Cơ chế xử lý là chọn lựa hìnhthức rửa: chỉ rửa; rửa và đánh bóng;rửa, đánh bóng và sấy khô; Cơ chế phản hồi là việc đánh giá về việc chiếc xe sạch như thế nào Một chiếc xe sạch là đầu ra của hệ thống này.

1.2.2 Hệ thống con

+ Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế với mục đích để tạo nên một cấu trúc tốt gồm những hệ thống con, đó là những hệ thống được ghi chép lại những thông tin nội bộ của tổ chức doanh nghiệp, hệ thống tình báo, hệ thống tìm hiểu và nghiên cứu cuối cùng là hệ thống hỗ trợ và đưa ra quyết định sau cùng

+ Hệ thống con nhằm giảm thiểu sự phức tạp, cồng kềnh Giúp người quản lý

dự án phân chia công việc cho các nhóm phát triển, xác định thứ tự thực hiện các phần việc của hệ thống Nhằm tạo ra sự thuận lợi cho quá trình thiết kế cũng như khai thác, bảo dưỡng sau này

VD: Hệ thống con khách hàng gồm những chức năng liên quan đến khách

hàng như xử lý đơn hàng, xử lý hóa đơn, thanh toán, xử lý nợ đọng…

1.3) Tổ chức

 Tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, bộ máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao Việc tổ chức này gọi là tổ chức

bộ máy Hoạt động tổ chức còn là việc bố trí sắp xếp việc thực hiện các công việctrong một cơ cấu tổ chức như: Doanh nghiệp sản xuất (gọi là tổ chức sản xuất),

Dự án (gọi là tổ chức thực hiện dự án, trường hợp đặc thù là trong dự án xây dựng gọi là tổ chức xây dựng (tổ chức thi công là một phần của nó) và tổ chức thicông (tức tổ chức thực hiện xây dựng trên công trường)

 Tổ chức là hệ thống do đó nó cũng có các thành phần của hệ thống như đầu vào,

cơ chế xử lý, đầu ra, cơ chế phản hồi Tổ chức sử dụng các yếu tố: tiền, con người, nguyên vật liệu, máy móc và các thiết bị khác, dữ liệu, thông tin và các quyết định Trong đó, vật liệu, con người, tiền được xem như là đầu vào của hệ thống lấy từ môi trường, qua cơ chế xử lý, chuyển đổi để sản xuất đầu ra cho môitrường Đầu ra thường là sản phẩm hoặc dịch vụ mà đương nhiên là có giá trị caohơn so với từng đầu vào Thông qua việc tạo ra các giá trị tăng thêm từ đầu vào, các tổ chức cố gắng đạt được mục tiêu của mình

 Dưới góc độ quản lý, một tổ chức được cấu thành từ 3 mức, mỗi mức thực hiện những hoạt động khác nhau và có những nhu cầu thông tin khác nhau Ba mức quản lý ở đây là:

lý, nơi dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược do mức chiến lược đặt ra

 Việc tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục

tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật mua sắm, tung ra các sản phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân sách là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý chiến thuật Trong doanh nghiệp, thông thường các vị trí quản lý như trưởng phòng tài

vụ, trưởng phòng tổ chức hay trưởng phòng cung ứng thuộc về mức quản lý này

VD: tổ chức ở công ty đứng đầu là giám đốc, sau đó đến phó giám đốc, trưởng

phòng ban, nhân viên

1.4 Khái Niêm Về Hệ Thống Thông Tin

1.4.1 Hệ thống thông tin ( information system)

 Information system viết tắt là IS, có nghĩa là hệ thống thông tin Hệ thốngthông tin là một tập hợp các yếu tố có mối quan hệ mật thiết với nhau cùng làmnhiệm vụ là thu thập, xử lý, tổng hợp, lưu trữ và truyền đạt thông tin để đặt mộtmục đích cụ thể nào đó cho cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp

 Hệ thống thông tin gồm nhiều yếu tố khác nhau tạo nên khối dữ liệu khổng lồ

và được phân chia thành từng lĩnh vực hệ thống thông tin nhất định như truyềnthông, giao thông, hệ thống thông tin các trường học… Đồng thời, hệ thốngthông tin có những dạng khác nhau, có thể dưới dạng hữu hình như máy móc,thiết bị, phòng ban, nhân sự…

 Nhưng hệ thống thông tin cũng tồn tại dưới dạng vô hình, phi vật chất như sốliệu, dữ liệu data, các quy trình xử lý, quy tắc… Trước đây hệ thống thông tin

chủ yếu thu thập và lưu trữ bằng những tủ hồ sơ, văn bản nhưng ngày nay côngnghệ thông tin phát triển, hệ thống thông tin được lưu trữ bằng phần mềm,phần cứng và được quản lý dễ dàng bằng cách tự động hóa.

VD: một doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm thu thập hệ thống thông tin về

spa, cơ sở thẩm mỹ và làm đẹp hiện tại đang hoạt động trên địa bàn sẽ giúp doanh nghiệp đề ra được phương án tiếp cận khách hàng này phù hợp và hiệu quả

2) CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 2.1) Cơ Sở Hạ Tầng Công Nghệ Thông Tin

a) Thiết Bị Xử Lý Và Lưu Trữ

- Bộ xử lý trung tâm (Central Processing Unit-CPU) được xem là não bộ của máy tính với nhiệm vụ chính là xử lý các chương trình vi tính, dữ kiện đầu vào của máy tính và xử lý tất cả các lệnh mà CPU nhận được từ phần cứng và phần mềm

chạy trên laptop hay máy tính

Hình 1:CPU

- Thiết bị lưu trữ: Thiết bị lưu trữ (bộ nhớ kỹ thuật số, bộ lưu trữ, phương tiện lưutrữ) là 1 phần không thể thiếu cho một chiếc máy tính, đảm nhiệm chức năng lưutrữ đa dạng dữ liệu và các ứng dụng trên một máy tính tạm thời hoặc vĩnh viễn

- Có 2 loại thiết bị lưu trữ được sử dụng với máy tính:

 Thiết bị lưu trữ chính: RAM máy tính

 Thiết bị lưu trữ phụ: Ổ cứng Bộ nhớ thứ cấp có thể tháo rời, bên trong hoặcbên ngoài

Hình 3:Ổ đĩa mềm

Hình 2:ổ đĩa cứng

Hình 5: Đĩa Quang

2.1.2) Hệ Thống Phần Mềm

Phần mềm (Software) có thể hiểu là một tập hợp các tập tin có mối liên hệ chặt chẽ với

nhau, đảm bảo thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng nào đó trên thiết bị điện tử Các tập

tin này có thể bao gồm: các file mã nguồn viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập

trình, các file dữ liệu (thư viện), các file hướng dẫn.

a) Phần Mềm Hệ Thống

Phần mềm hệ thống là tập hợp những chương trình sử dụng để quản lý tài

nguyên của máy tính và những thiết bị đã kết nối trực tiếp với máy tính Từ đó, cho phép người dùng và phần mềm ứng dụng có thể tương tác với các phần cứng của máy tính một cách hiệu quả

Hay có thể hiểu, phần mềm hệ thống là phần mềm được thiết kế nhằm hỗ trợ

người dùng giao tiếp với những phần cứng hay các phần mềm ứng dụng đã có sẵn trên máy tính hiện nay Thuật ngữ phần mềm hệ thống này bao gồm tất cả những công cụ phát triển mềm như: trình biên dịch, trình liên kết hay trình sửa lỗi hay

b) Phần Mềm Ứng Dụng

- Phần mềm ứng dụng (tiếng Anh: Application software, còn viết tắt là Application

hoặc app) bao gồm toàn bộ các chương trình có thể chạy trên hầu hết mọi thiết bị điện tử thông minh như: máy tính để bàn, máy tính xách tay, điện thoại… Là phần mềm được phát triển và cài đặt trên một môi trường nhất định, nhằm thực hiện những công việc, những tác nghiệp cụ thể

Môi trường hoạt động của phần mềm ứng dụng chính là phần mềm hệ thống vì phần mềm hệ thống có thể tạo ra môi trường cho các phần mềm ứng dụng làm việc trên đó và luôn ở trạng thái làm việc khi thiết bị số hoạt động

Phần mềm ứng dụng trực quan, được phát triển toàn diện, giao diện người dùng đơn giản, xây dựng dựa trên những tiện ích tốt nhất dành cho người dùng

- Các loại phần mềm ứng dụng

Ứng dụng dành cho máy tính bàn

Ứng dụng chạy trên nền tảng Web Bộ ứng dụng

- Hiện nay, một sốlĩnh vực phát triển mạnh của phần mềmứng dụng là :

-Phần mềm xử lý văn bản (Word Processing)

-Phần mềm xử lý bảng tính (Wordsheet Processing)

-Phần mềm quản trịcơ sở dữ liệu DBMS

-Phần mềm tiện ích (Utility)-Phần mềm xửlý hìnhảnh

-Phần mềm đa phương tiện (Multimedia)

-Trình duyệt Internet (Internet browser)

-Ngôn ngữ lập trình (Programming language)

2.1.3) Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu

a) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu chính là một gói phần mềm được dùng để xác định, thao tác cũng như truy xuất và quản lý dữ liệu Hệ quản trị thường sẽ thao tác với các dữ liệu của chính hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 Hệ quản trị CSDL (Database Management System −DBMS) là một phần mềm máy tính, cho phép tạo mới và quản trị các CSDL theo một mô hình đã được lựa chọn Ngày nay, với mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ, các hệ quản trị thường được sử dụng là Access, SQL Server và Oracle

VD: định dạng dữ liệu, tên của file, cấu trúc của bản record và cả cấu trúc của file Ngoài ra, hệ quản trị cũng sẽ giúp xác định những quy tắc nhằm xác thực cũng như thao tác với những dữ liệu này

 Sự hình thành các mô hình CSDL xuất phát từ nhu cầu quản lý dữ liệu trong thao tác quản lý của mọi ngành, đặc biệt đối với các ngành hệ thống thông tin Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, dẫn đến tính phức tạp của các hệ thống quản lý ngày càng tăng, cách thức quản lý dữ liệu theo kiểu quản lý tập tin (tập tin word, excel, …) truyền thống bộc lộ những khuyết điểm khó hoặc không thể khắc phục:

 Dữ liệu được lưu trữ trùng lắp, dư thừa trong các tập tin, …

 Khó khăn trong việc tìm kiếm, cập nhật, bảo trì, …

 Gây nhiều mâu thuẫn tiềm ẩn trong dữ liệu, …

 Bên cạnh việc tìm hiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu là gì thì việc nắm rõ các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu cũng rất quan trọng như:

 Chức năng quản lý Data Dictionary

 Kiểm soát truy cập nhiều người dùng

 Chức năng chuyển đổi và trình bày dữ liệu