Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động phân phối và tiêu thụ sản phẩm đối với sự tồn tại và phát triển của công ty trong tương lai, em xin chọn đề tài thực tập là “Tìm hiểu hoạt động phâ
KẾT QUẢ THỰC TẬP
Tìm hiểu về cơ sở thực tập
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của cơ sở thực tập
Tên đầy đủ tiếng Việt: Công ty TNHH Thương Mại Thái Hà Dương Giám đốc: Hoàng Ngọc Thái
Số điện thoại: 0985.713.555 Địa chỉ trụ sở: Xóm 8 – Xã Sơn Cẩm – Huyện Phú Lương – Tỉnh Thái Nguyên
Mã số thuế: 4900609178 Điện thoại công ty: 0208 3844 116
3.1.2 Hoạt động chủ yếu của công ty
Công ty TNHH TM Thái Hà Dương, thành lập năm 2010, hoạt động trong lĩnh vực lương thực, thuốc thú y, và cung cấp thức ăn cùng nguyên liệu cho chăn nuôi gia súc, gia cầm Giấy chứng nhận kinh doanh số 4900609178 được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Thái Nguyên.
Với mức vốn kinh doanh khoảng 4.000.000.000 đồng (Bốn tỷ đồng chẵn)
Công ty chuyên cung cấp thức ăn và nguyên liệu cho chăn nuôi, thực hiện quy trình tiêu thụ sản phẩm từ nhập hàng đến phân phối cho đại lý và người chăn nuôi Trụ sở công ty là nơi tiếp nhận sản phẩm theo đơn đặt hàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm được kiểm tra trước khi đến tay người tiêu dùng Các bộ phận trong công ty hoạt động dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, với hệ thống bạn hàng quen thuộc trong và ngoài tỉnh từ khâu mua nguyên liệu đến tiêu thụ sản phẩm.
3.1.3 Lịch sử phát triển doanh nghiệp qua các thời kỳ
Công ty TNHH TM Thái Hà Dương là một công ty TNHH một thành viên, trong đó chủ sở hữu là người duy nhất đầu tư vốn và chịu trách nhiệm toàn bộ về nợ và nghĩa vụ tài sản trong giới hạn vốn điều lệ Việc chuyển nhượng vốn phải tuân thủ các quy định trong điều lệ công ty.
Công ty TNHH TM Thái Hà Dương bắt đầu từ một cửa hàng nhỏ chuyên cung cấp thức ăn chăn nuôi gia súc, phục vụ nhu cầu của người chăn nuôi tại Thái Nguyên Sau nhiều năm hoạt động, công ty đã mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu thị trường và khả năng tài chính của chủ sở hữu.
Công ty TNHH TM Thái Hà Dương được thành lập vào ngày 01 tháng 11 năm 2010, với tư cách pháp nhân, con dấu riêng và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp pháp.
Công ty TNHH TM Thái Hà Dương, do ông Hoàng Ngọc Thái sáng lập và lãnh đạo, đã từ 7 công nhân viên ban đầu phát triển lên 25 công nhân viên hiện tại Mặc dù còn non trẻ, công ty đã chiếm lĩnh nhiều thị trường nhờ vào năng lực của đội ngũ nhân viên, kiến thức và kinh nghiệm của ban quản lý, cùng với sự tận tâm phục vụ khách hàng.
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
(Nguồn: Công ty TMHH TM Thái Hà Dương)
* Ban giám đốc: trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến định hướng, chiến lược kinh doanh
* Phòng tổ chức hành chính:
Giúp ban giám đốc trong việc quản lý nhân sự, xây dựng quy chế tuyển dụng, bố trí nhân sự, và thiết lập điều lệ của Công ty, cũng như quy chế sử dụng kinh phí và tài sản.
Kiểm tra việc tuân thủ quy chế và điều lệ của các phòng ban trong Công ty; hỗ trợ giám đốc trong công việc; theo dõi và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của Công ty; và xử lý các công văn đi và đến.
* Phòng nghiệp vụ kinh doanh:
- Tìm kiếm đối tác, nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch, tổ chức cung cấp các mặt hàng và dịch vụ cho thị trường
- Thực hiện giao dịch, thương thảo các hợp đồng với đối tác
- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán
Phòng tổ chức hành chính
Phòng nghiệp vụ kinh doanh
Phòng kế toán Phó giám đốc
Kiểm tra và giám sát các khoản thu chi tài chính, nghĩa vụ thu nộp và thanh toán nợ là rất quan trọng Đồng thời, cần kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản cũng như nguồn hình thành tài sản, nhằm phát hiện các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến tài chính kế toán.
Phân tích thông tin và số liệu kế toán là nhiệm vụ quan trọng, giúp tham mưu và đề xuất các giải pháp nhằm phục vụ yêu cầu quản trị và hỗ trợ quyết định cho các cơ sở kinh tế, tài chính của Công ty.
- Cung cấp thông tin, số liệu kết toán theo quy định của pháp luật
- Phản ánh đầy đủ các nhiệm vụ kế toán, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ sách và báo cáo tài chính
- Hàng tháng lập báo cáo thống kê theo quy định gửi cơ quan chủ quản và các cơ quan chức năng theo quy định
3.1.4 Quy trình kinh doanh, phân phối sản phẩm thức ăn chăn nuôi tại Công ty TNHH TM Thái Hà Dương
3.1.4.1 Quy trình kinh doanh sản phẩm thức ăn chăn nuôi
Hình 3.2 Sơ đồ quy trình kinh doanh sản phẩm
(Nguồn: Tổng hợp quá trình thực tập 2017)
Công đoạn tiếp nhận đơn hàng từ các đại lý
Các đại lý có nhu cầu sẽ liên hệ với văn phòng Công ty qua điện thoại, và nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận cuộc gọi cũng như đơn hàng từ các đại lý.
Công đoạn nhập hàng từ công ty sản xuất sản phẩm
Sau khi nhận đơn hàng, kế toán bán hàng tổng hợp số lượng hàng cần lấy từ các công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Kế toán sẽ liên hệ với từng công ty để đặt hàng và hẹn thời gian lấy hàng, với phương thức thanh toán là chuyển khoản.
Công ty sẽ điều xe đến nhà máy sản xuất vào ngày hẹn để lấy sản phẩm, sau đó tiến hành vận chuyển về kho hàng của công ty.
Công đoạn xếp đơn hàng
Sau khi hàng hóa được nhập vào kho, nhân viên bán hàng sẽ tạo đơn hàng cho khách hàng dựa trên số lượng và loại sản phẩm mà các đại lý đã đặt trước Thủ kho sẽ tiếp nhận đơn hàng và xuất hàng theo đúng yêu cầu của nhân viên bán hàng Số hàng còn lại sẽ được lưu trữ tại kho của Công ty để phục vụ cho việc bán lẻ.
Công đoạn vận chuyển hàng đến các đại lý
Khi hàng hóa được xếp đầy đủ lên xe, lái xe của Công ty sẽ chịu trách nhiệm giao hàng đến các đại lý theo các khu vực và tuyến đường đã được xác định Khách hàng có thể thanh toán tiền hàng qua chuyển khoản hoặc trực tiếp cho lái xe.
Công đoạn lưu hóa đơn
Lái xe sau khi trở hàng và thu tiền của các đại lý sẽ mang tiền về Công ty và nộp cho kế toán
Tất cả quy trình kinh doanh được thực hiện một cách nghiêm túc và chặt chẽ theo một vòng tuần hoàn
3.1.4.2 Đặc điểm quy trình kinh doanh phân phối sản phẩm
* Đặc điểm về phương pháp kinh doanh
- Quá trình được diễn ra liên tục, nhịp nhàng, các sản phẩm liên tục được nhập mới đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường
- Hoạt động kinh doanh đếu được quản lý và theo dõi trên phần mềm quản lý doanh nghiệp và phần mềm bán hàng
- Nơi làm việc được tổ chức theo nguyên tắc đối tượng, tạo thành một quy trình kinh doanh khép kín
- Đối tượng lao động là sản phẩm đã hoàn chỉnh được lưu trừ tại nơi làm việc và vận chuyển tới nơi tiêu thụ
- Phương pháp kinh doanh chủ yếu là thực hiện công việc song song và thực hiện công việc theo thứ tự
* Đặc điểm về bố trí mặt bằng nhà xưởng, về thông gió, ánh sáng…
- Văn phòng là nhà hai tầng bao gồm các phòng ban của Công ty có diện tích khoảng 200m 2
- Kho lưu trừ hàng hóa được xây dựng theo hình thức nhà cấp 4 trên diện tích 1000m 2
- Địa thế cao, bằng phẳng, thoát nước tốt
- Đảm bảo các quy định về vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ
- Không gần các nguồn chất thải độc hại
- Đảm bảo được nguồn thông tin liên lạc, mạng lưới điện, nước đầy đủ và an toàn
Đặc điểm hệ thống điện
- Hệ thống điện bên trong sử dụng cả nguồn sáng nhân tạo và nguồn sáng tự nhiên
- Hệ thống điện ngoài trời được bố trí đèn pha sáng để đảm bảo an toàn cho Công ty vào ban đêm
- Có hệ thống máy phát điện dự phòng
- Hệ thống điện được tuân thủ tuyện đối theo tiêu chuẩn và quy định của xây dựng
* Đặc điểm về an toàn lao động
- Công nhân có đồ bảo hộ riêng để đảm bảo an toàn lao động
Kết quả thực tập
3.2.1 Thu thập văn bản, tài liệu liên quan
Bảng 3.3 Kết quả thu thập thông tin thứ cấp
STT Loại tài liệu ĐVT Số lượng
1 Số liệu vốn công ty trong 5 năm 2012 – 2016 Bản 5
2 Tổng số liệu kinh doanh tiêu thụ sản lượng của công ty đạt được trong 5 năm 2012 – 2016
3 Tổng doanh thu đạt được qua các năm 2012 –
4 Số liệu phân phối sản phẩm tại các vùng lân cận
(Nguồn: Tổng hợp quá trình thực tập 2017)
Thông tin thứ cấp là dữ liệu được thu thập bởi người khác, thường phục vụ cho các mục đích khác với nghiên cứu của chúng ta Nó có thể bao gồm cả dữ liệu thô chưa qua xử lý và thông tin đã được xử lý.
- Qua các số liệu đã thu thập được từ cơ sở thực tập có thể hiểu rõ hơn về tình hình tiêu thụ phân phối tại công ty
- Thông tin thu thập được mang ý nghĩa quyết định cho quá trình tìm hiểu hoạt động công ty
- Các thông tin thứ cấp rất dễ thu thập, có thể thu thập từ các bộ phận: tiết thị, kế toán, hóa đơn bán hàng,…
Các thông tin thứ cấp bên ngoài có thể được tìm thấy trong kho lưu trữ internet và thư viện, bao gồm các bài viết liên quan đến các công ty TNHH và chuyên môn kinh tế.
3.2.2 Tình hình hoạt động phân phối và tiêu thụ thức ăn chăn nuôi tại công ty TNHH TM Thái Hà Dương
3.2.2.1 Công tác lập kế hoạch phân phối thức ăn chăn nuôi của Công ty TNHH TM Thái Hà Dương Để đi sâu nghiên cứu tình hình phân phối thức ăn chăn nuôi của Công ty cần nghiên cứu các mặt có liên quan đến quá trình phân phối và trước tiên là công tác lập kế hoạch phân phối sản phẩm thức ăn chăn nuôi a Căn cứ lập kế hoạch phân phối thức ăn chăn nuôi Để lập phương án tiêu thụ sản phẩm đúng đắn, khoa học và thực tế Công ty dựa vào những tiêu thức nhất định liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm của Công ty Đó là việc xác định căn cứ và dựa vào đó để lập kế hoạch cho phù hợp Công ty dựa vào các căn cứ sau:
Nhu cầu thị trường đối với sản phẩm của Công ty đã được xác định rõ ràng, bao gồm các yếu tố như sản phẩm, chất lượng, giá cả và thời gian đáp ứng Điều này không chỉ phản ánh tình hình hiện tại mà còn dự báo khả năng phát triển của nó trong tương lai.
- Căn cứ vào phương án kinh doanh mà Công ty đã chọn, đặc biệt là những chương trình, nội dung thực hiện của phương án kinh doanh đó
Căn cứ vào chiến lược và chính sách kinh doanh của Công ty, nguyên tắc chỉ đạo sẽ chi phối các hoạt động tiêu thụ sản phẩm.
Dựa trên các đơn hàng và hợp đồng đã ký với khách hàng, văn bản này có tính pháp lý và cần được tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo mục tiêu, nhiệm vụ và uy tín của Công ty đối với khách hàng.
Đối thủ cạnh tranh đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của công ty Việc thường xuyên so sánh và phân tích sản phẩm, giá cả, và dịch vụ với các đối thủ trong ngành giúp công ty nắm bắt được thế chủ động trong kinh doanh.
Khi lập kế hoạch phân phối và tiêu thụ sản phẩm, cần xem xét các yếu tố như chính sách điều tiết vĩ mô của Nhà nước, cũng như những thay đổi trong môi trường kinh doanh, văn hóa, xã hội và pháp luật Phương pháp lập kế hoạch này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả trong quá trình phân phối và tiêu thụ sản phẩm.
Công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, do đó đã tiến hành đánh giá và phân tích tình hình tiêu thụ để xây dựng phương pháp lập kế hoạch riêng Kế hoạch tiêu thụ hàng năm được chia thành các quý và tháng, đảm bảo tính chính xác dựa trên các hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng đã ký kết Ngoài ra, công ty cũng tiếp tục ký hợp đồng sau khi lập kế hoạch, vì vậy việc lập kế hoạch còn dựa vào tình hình tiêu thụ năm trước và dự đoán nhu cầu thị trường Kế hoạch tiêu thụ quý được điều chỉnh phù hợp với các tình huống mới phát sinh.
Công ty lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm hàng năm vào giữa quý IV, khoảng cuối tháng 11, và kế hoạch hàng quý được thực hiện vào ngày 25 của tháng cuối quý trước Do tính chất đơn giản của kế hoạch, thời gian lập không cần nhiều Kế hoạch tiêu thụ còn bao gồm cột sản phẩm tiêu thụ năm trước để thuận tiện cho việc so sánh và đánh giá sự phát triển của Công ty.
Vào giữa tháng 11 hàng năm, Công ty tiến hành lập kế hoạch phân phối và tiêu thụ sản phẩm cho năm tiếp theo Các bước thực hiện kế hoạch này được xác định rõ ràng để đảm bảo hiệu quả trong quá trình triển khai.
- Phân tích và đánh giá các thông tin đã thu thập được từ các công tác điều tra nghiên cứu thị trường, công tác tiêu thụ sản phẩm,…
- Chọn lựa ra những thông tin cần thiết đối với kế hoạch tiêu thụ sản phẩm
- Tổng hợp những thông tin đã chọn lựa đế đưa ra những dự đoán về nhu cầu thị trường, khả năng cung ứng của Công ty
- Đặt ra mục tiêu tiêu thụ cần đạt được
- Đề ra các biện pháp để thự hiện mục tiêu đã đề ra và khắc phục những nhược điểm đã mắc phải cho từng quý
Vào ngày 25 của tháng cuối cùng trong quý trước, Công ty sẽ lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cho quý tiếp theo Kế hoạch này tương tự như kế hoạch tiêu thụ sản phẩm hàng năm, trừ khi có những thay đổi đột xuất, khi đó Công ty sẽ áp dụng các đối sách đặc biệt Kế hoạch quý không đặt ra mục tiêu cho toàn bộ quý mà chỉ xác định mục tiêu cho từng tháng, kèm theo các biện pháp thực hiện và phân công người thực hiện cụ thể.
Cuối mỗi tháng, Công ty lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cho tháng tiếp theo dựa trên kế hoạch quý Mỗi cán bộ sẽ được phân công công việc cụ thể nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch quý.
Hàng hóa sau khi nhập vào Công ty cần được tiêu thụ qua các kênh phân phối khác nhau Việc không bán được hàng không chỉ do chất lượng hay giá cả sản phẩm mà còn do phân phối sai lệch và nhân viên bán hàng thiếu kỹ năng thuyết phục khách hàng Để tối ưu hóa doanh số, hoạt động bán hàng cần chú ý đến các yếu tố cơ bản trong quy trình phân phối và đào tạo nhân viên.
- Hoạt động giao dịch kí kết hợp đồng
- Tổ chức mạng lưới phân phối
- Lựa chọn hình thức bán hàng
3.2.2.2 Kênh phân phối thức ăn chăn nuôi của Công ty a Các kênh phân phối
Kênh phân phối : các sản phẩm thức ăn chăn nuôi mà Công ty TNHH
TM Thái Hà Dương là nhà phân phối chính thức, cung cấp thức ăn chăn nuôi từ các thương hiệu uy tín như Vina, Hồng Hà, Hà Việt và Goldlt Group Sản phẩm phục vụ nhu cầu chăn nuôi của cá nhân và hộ gia đình tại tỉnh và các vùng lân cận Hiện tại, hệ thống phân phối đang phục vụ hơn 20 nhà chăn nuôi và trang trại khác nhau, với kế hoạch mở rộng ra các khu vực tiềm năng trong năm 2017.