MỤC LỤC Lời nói đầu 2 I Mục đích phỏng vấn 3 II Chuẩn bị trước phỏng vấn 3 1 Xác định nội dung công việc 3 2 Xác định thời gian, địa điểm phỏng vấn 4 3 Xác định cách thức thực hiện công việc 4 4 Xác đ[.]
Trang 1MỤC LỤC
Lời nói đầu 2
I Mục đích phỏng vấn 3
II Chuẩn bị trước phỏng vấn 3
1 Xác định nội dung công việc 3
2 Xác định thời gian, địa điểm phỏng vấn 4
3 Xác định cách thức thực hiện công việc 4
4 Xác định phương pháp kiểm soát tiến trình thực hiện 6
5 Xác định phương pháp kiểm tra 7
6 Xác định nguồn lực công việc 8
7 Ra thông báo và phân công thực hiện 9
III Phỏng vấn, đánh giá sau phỏng vấn 10
1 Thảo luận với nhân viên về kết quả thực hiện công việc 10
2 Phân tích các yếu tỏ ảnh hưởng đến kết quả hoạt động công việc của nhân viên 11
2.1 Các yếu tố bên ngoài 11
2.2 Các yếu tố bên trong 12
3 Thiết lập mục tiêu mới cho nhân viên 13
4 Trao đổi phương hướng giải quyết các vấn đề khó khăn của nhân viên khi thực hiện công việc trong tương lai 15
4.1 Tập trung vào điểm mạnh 15
4.2 Đối phó với các điểm yếu 15
Lời kết 17
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Công tác quản trị nhân sự thành công hay không phần lớn do doanh nghiệp biết đánh giá đúng hiệu quả làm việc của nhân viên Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở cho các hoạt động khác của quản trị nhân sự như tuyển mộ, tuyển chọn đào tạo và phát triển nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng các chế độ thù lao hợp lý, đưa ra quyết định quản lý
về nhân sự một cách công bằng chính xác đồng thời giúp khẳng định năng lực, khả năng của nhân viên Bởi vậy hoạt động này sẽ tăng cường hiệu quả quản lý nhân sự
Có thể nói, đánh giá thành tích của nhân viên định kỳ luôn được xem là một công việc quan trọng quyết định đến kết quả hoạt động doanh nghiệp trong tương lai Khâu cuối cùng của việc đánh giá thành tích là phỏng vấn sau đánh giá, là công đoạn giúp nhà lãnh đạo có thể tìm hiểu sâu hơn những nguyên nhân tác động đến thành tích của nhân viên cũng như thảo luân đưa ra các giải pháp thích hợp đối với công việc của nhân viên trong thời gian tới Tuy nhiên đây cũng là một việc khó khăn bởi nhà quản trị sẽ gặp trực tiếp để phỏng vấn nhân viên, cần phải có sự khéo léo trong giao tiếp, nếu không thì
sẽ không đạt được mục đích mong muốn Vì vậy, để có được một cuộc phỏng vấn thành công, khâu chuẩn bị, khâu lập kế hoạch cho buổi phỏng vấn là cực kỳ quan trọng
Trong bài tiểu luận này, nhóm sẽ trình bày việc lập kế hoạch phỏng vấn các nhân viên
có thành tích kém trong đợt đánh giá thành tích
Trang 3I Mục đích của phỏng vấn.
Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc nhằm nghiên cứu, phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong thực hiện công việc của các nhân viên đạt thành tích kém trong đợt đánh giá công việc từ đó nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên trong thời gian tới Căn cứ vào mục tiêu, hình thức phỏng vấn phù hợp: Không thoả mãn - điều chỉnh:
Loại phỏng vấn này áp dụng đối với những nhân viên không đáp ứng yêu cầu tiêu
chuẩn trong thực hiện công việc Có hai cách giải quyết:
- Yêu cầu nhân viên điều chỉnh, sửa chữa những sai sót của họ trong thực hiện công việc
- Những nhân viên không có khả năng điều chỉnh lại hoạt động của mình, không thể đạt được yêu cầu tiêu chuẩn thì phải chuyển họ sang thực hiện công việc khác, đơn giản nhất hoặc phải cho nghỉ việc
II Chuẩn bị trước phỏng vấn
1 Xác định nội dung công việc cần chuẩn bị
Phỏng vấn các nhân viên có thành tích kém là một cuộc phỏng vấn nội bộ nhằm thu thập những thông tin mà nhà quản trị yêu cầu
Trước khi phỏng vấn chúng ta cần chuẩn bị những nội dung sau:
+ Xác định những thông tin cần thu thập để đưa ra đúng phương thức thực hiện phỏng vấn
+ Thiết lập sẵn một quy trình cho cuộc phỏng vấn, quy trình này sẽ giúp nhân viên phỏng vấn có thể thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết cho bản báo cáo
+ Xác định nguồn lực cần thiết cho quá trình trước, trong và sau khi phỏng vấn + Phân công nhiệm vụ cho nhân viên
+ Ấn định thời gian và địa điểm phỏng vấn
Trong khi phỏng vấn nhân viên chúng ta cần thực hiện đúng theo quy trình
phỏng vấn đã đề ra để có thể thu thập đúng các thông tin cần thiết
2 Xác định thời gian, địa điểm phỏng vấn:
Trang 4Chúng ta cần ấn định thời gian và địa điểm phỏng vấn và thông báo cho nhân viên của mình biết trước để kịp chuẩn bị Thời gian và địa điểm phỏng vấn phải được lên kế hoạch ngay sau khi kết thúc giai đoạn đánh giá thành tích công tác
Nhân viên thường biết khi nào sẽ có một cuộc phỏng vấn, nhưng nếu chúng ta trì hoãn thì nỗi lo âu của họ sẽ gia tăng Các nhà quản trị thường thích phỏng vấn những nhân viên nào hoàn thành tốt công tác, và có khuynh hướng miễn cưỡng đối với những người làm việc kém Điều này không nên
Thời gian dành cho phỏng vấn thay đổi tùy theo chính sách của công ty và tùy theo vị trí của người được phỏng vấn Nếu có cả cuộc phỏng vấn lên lương thì chúng ta nên tách thành hai cuộc phỏng vấn: Phỏng vấn đánh giá thành tích công tác và phỏng vấn tăng lương Lý do là nếu chúng ta tiến hành hai phạm vi cùng một lúc thì nhân viên hay cấp dưới thường thích tập trung vấn đề vào chuyện tăng lương hơn
Chúng ta nên chọn địa điểm phỏng vấn gần văn phòng làm việc của nhân viên, vì như vậy vừa thuận tiện lại tiết kiệm được thời gian di chuyển cho nhân viên Phòng phỏng vấn phải thoáng mát và yên tĩnh để đảm bảo cho cuộc phỏng vấn có thể diễn ra một cách thoải mái nhất có thể Để tiết kiệm thời gian phỏng vấn, chúng ta có thể chuẩn bị nhiều phòng phỏng vấn khác nhau
3 Cách thức thực hiện công việc.
Phân công nhiệm vụ cho các nhân viên:
Để chuẩn bị và thực hiện cuộc phỏng vấn lần này, chúng ta cần hai nhóm nhân viên: nhân viên thực hiện các công tác chuẩn bị và nhân viên thực hiện phỏng vấn Chúng ta cần chú ý đến các nhân viên sẽ trực tiếp phỏng vấn, chuẩn bị cho họ những kĩ năng cần thiết cho cuộc phỏng vấn này
Trước tiên, các nhân viên thực hiên phỏng vấn phải biết rằng họ đang thực hiện cuộc phỏng vấn gì, đối tượng là ai, những thông tin mà họ cần phải thu thập
Trang 5được qua cuộc phỏng vấn lần này Sau đó nhà quản trị cần luyện tập cho họ những kĩ năng cần thiết cho cuộc phỏng vấn này Vì cuộc phỏng vấn này là một cuộc nói chuyện với các nhân viên có thành tích kém nên nhà quản trị cần lường trước các tình huống có thể xảy ra và tìm hướng giải quyết cho các tình huống đó sao cho đảm bảo cuộc phỏng vấn diễn ra trong không khí cởi mở, các nhân viên được phỏng vấn luôn cảm thấy thoải mái và cung cấp những thông tin chính xác Các nhân viên phỏng vấn không nên tỏ thái độ hoặc đưa ra các câu hỏi làm nhân viên được phỏng vấn cẩm thấy rằng mình có thể bị đuổi việc,
từ đó đưa ra những câu trả lời không chính xác
Chúng ta có thể lựa chọn phương pháp phỏng vấn trong các phương pháp sau:
3.1 Phỏng vấn nói và thuyết phục (tell – and – sell)
Phỏng vấn nói và thuyết phục còn được gọi là phỏng vấn hướng dẫn
(directive interview) Cấp quản trị cho cấp dưới biết họ hoàn thành công việc tốt xấu thế nào và thuyết phục họ đề ra mục tiêu cải tiến công tác nếu cần Loại phỏng vấn này có hiệu quả trong việc cải tiến công tác, đặc biệt
là đối với những nhân viên có ý thức và có ước vọng hội nhập
3.2 Phỏng vấn nói và nghe
Đây là loại phỏng vấn không theo một công thức “cứng ngắc” nào, nhưng lại đòi hỏi người đánh giá phải có kỹ năng đặt câu hỏi và biết lắng nghe cũng như đòi hỏi cấp quản trị chuẩn bị các câu hỏi thật kỹ Cuộc phỏng vấn này tạo cơ hội cho cấp dưới có cơ hội đối thoại với cấp trên
Mục đích của cuộc phỏng vấn này nhằm truyền đạt các nhận xét của cấp trên về các điểm mạnh và điểm yếu của cấp dưới, và để cho họ trả lời Cấp trên tóm tắt và lập lại một số ý kiến của cấp dưới, nhưng lại không đề ra mục tiêu hoàn thành công tác Kết quả là cấp dưới có thể cảm thấy vui vẻ hơn nhưng việc hòan thành công tác của họ có thể sẽ không thay đổi gì
3.3 Phỏng vấn giải quyết vấn đề:
Phương pháp này có một có một số nhược điểm, do đó một số công ty coi
Trang 6cuộc phỏng vấn đánh giá như là một diễn đàn để hai bên cùng nhau giải quyết vấn đề Ở đây cuộc đối thoại tích cực và cởi mở Các giải pháp cũng như các dị biệt đều được đưa lên bàn mổ xẻ và thảo luận Các mục tiêu cải tiến công việc đều được hai bên thảo luận Loại phỏng vấn này tương đối khó điều khiển, và vì thế cần phải đào tạo cho cấp dưới biết cách giải quyết vấn đề
3.4 Phỏng vấn tổng hợp
Phỏng vấn tổng hợp là sự kết hợp hai phương pháp phỏng vấn nói và thuyết phục và phỏng vấn giải quyết vấn đề Cuộc phỏng vấn bắt đầu bằng việc cấp dưới nghe lời nhận xét đánh giá của cấp trên, sau đó cả hai bên thảo luận về việc cần phải cải tiến cái gì và làm cách nào cải tiến hòan thành công việc (giải quyết vấn đề), và sau cùng là cả hai bên thỏa thuận về các mục tiêu cải tiến
4 Phương pháp kiểm soát tiến trình thực hiện.
Mặc dù chúng ta đã đưa ra một quy trình cụ thể cho cuộc phỏng vấn, song vì đây là cuộc phỏng vấn nội bộ nên có thể có nhiều tình huống xảy ra trong quá trình phỏng vấn, do đó chúng ta cần đưa ra một số biên pháp để giải quyết các tình huống đó
- Thứ nhất đây là một cuộc phỏng vấn các thành viên có thành tích kém nên các nhân viên đó có thể có sẵn tâm lý là kết quả của cuộc phỏng vấn có thể khiến mình bị sa thải Do đó, các nhân viên thực hiên phỏng vấn cần tạo bầu không khí thoải mái để các nhân viên có thể thẳng thắn trao đổi và cung cấp những thông tin chính xác nhất
- Thứ hai cuộc phỏng vấn này là cuộc phỏng vấn nội bộ nên các có thể giống cuộc nói chuyện giữa các nhân viên nên các nhân viên thực hiện phỏng vấn nên chú ý đến nội dung của cuộc nói chuyện Có thể đề cập đến một số vấn đề
6
Trang 7cá nhân nhưng không nên đề cập quá sâu làm chệch hướng cuộc nói chuyện
và không thu được các nội dung cần thu thập
- Nếu mục đích của cuộc phỏng vấn là để đưa đên kết luận sa thải một số nhân viên thì các nhân viên thực hiện không nên để lộ thông tin này ra, vì rất dễ tạo tâm lí hoang mang và đưa ra các câu trả lời không chính xác trong các buổi phỏng vấn
- Vì đây là cuộc phỏng vấn nội bộ, nên chúng ta nên chú ý khi phân công việc thực hiên phỏng vấn để có thể thu được nguồn thông tin khách quan nhất Nên
tránh trường hợp nhân viên thực hiện và nhân viên được phỏng vấn có mối quan hệ thân thiết
5 Xác định phương pháp kiểm tra
Phương pháp kiểm tra (CHECK) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?)
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót Vì vậy phương pháp kiểm tra khi phỏng vấn các nhân viên có thành tích kém sau một đợt đánh giá thành tích Chúng ta cần kiểm tra theo các bước :
B.1/ Những công việc cần phải kiểm tra
+ Nội dung công việc đã phù hợp với mục đích hay chưa, liệu những công việc sẽ làm đã chuẩn bị cho buổi phỏng vấn đã đủ chưa có cần bổ sung thêm gì nữa hay
7
Trang 8không Kiểm tra xem trình tự nôi dung của buổi phỏng vấn đã đúng chưa nếu chưa đúng thì cần phải chỉnh lại một cách hợp lí hơn
+ Kiểm tra xem thời gian và địa điểm phỏng vấn đã phù hợp cho cả người quản lí
và nhân viên có thành tích kém hay không , xem xét xem thời gian địa điểm của buổi phỏng vấn có ảnh hưởng đến những nhân viên khác hay không hay , có làm cho nhân viên có thành tích kém cảm thấy xấu hổ hay không
+ Kiểm tra cách thức thực hiện buổi phỏng vấn đã hợp lí hay chưa, có đem lại hiệu quả hay không
B.2/ Người kiểm tra và cách thức kiểm tra :
Việc kiểm tra này sẽ do người quản lí tiến hành kiểm tra độc lập với người lập kế hoạch phỏng vấn từ đó phát hiện những sai sót và tiến hành chỉnh sửa cho phù hợp với mục tiêu hơn
Việc này chỉ cần kiểm tra một lần trước khi phát thông báo về buổi phỏng vấn mà thôi , tuy nhiên cần thực hiện việc kiểm tra này một cách nghiêm túc
B.3/ Những điểm trọng yếu trong quá trình kiểm tra
Tất cả các giai đoạn trên đều rất quan trọng tuy nhiên cần kiểm tra kĩ nhất về nội dung của buổi phỏng vấn có phù hợp với mục tiêu hay chưa từ đó ta biết được rằng ta đã đi đúng hướng chưa
6 Xác định nguồn lực cho công việc.
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi Chúng ta phải tìm kiếm người phù hợp cho buổi phỏng vấn này
Vì là phỏng vấn nhân viên có kết quả hoạt động kém nên chúng ta cần chọn : + Có kinh nghiệm trong lĩnh vực mà nhân viên kia hoạt động có kết quả kém , họ
sẽ hiểu rõ hơn về những vấn đề mà nhân viên đang gặp phải và nhân viên mắc lỗi ở đâu, tại sao lại hoạt động không hiệu quả dẫn đến thành tích kém trong công tác từ đó có thể đưa ra những lời khuyên chuyên môn nhất cho nhân viên có thành tích kém qua đó giúp nhân viên kia hiểu thêm mình thiếu sót những gì
Trang 9+ Những nhân viên có kinh nghiệm phỏng vấn người khác qua đó họ sẽ có những
kĩ năng cần thiết để buổi phỏng vấn trở nên hiệu quả hơn VD :
Xóa tan sự ngượng ngập ban đầu
Những nhân viên có kinh nghiệm phỏng vấn sẽ giúp cho buổi phỏng vấn diễn ra thật tự nhiên Là người phỏng vấn họ sẽ có kinh nghiệm giúp nhân viên có thành tích kém đỡ căng thẳng, lo lắng trước khi buổi phỏng vấn thực sự bắt đầu
Trong Cuộc Phỏng Vấn
Những người có kinh nghiệm sẽ đặt câu hỏi để xác định đúng vấn đề cần tìm hiểu để biết lí do dẫn đến việc nhân viên có thành tích kém
Trong môt buổi phỏng vấn nhân viên có thành tích kém thì với quy mô buổi phỏng vấn nhỏ , chỉ có vài người cần được phỏng vấn thì chúng ta chỉ cần
khoảng 2 – 3 người gồm những người có kinh nghiệm phỏng vấn và những người
có kinh nghiệm chuyên môn để buổi phỏng vấn diễn ra có hiệu quả Nếu buổi phỏng vấn có quy mô lớn thì cần dựa vào số lượng người cần phỏng vấn để quyết định hội đồng phỏng vấn gồm những thành viên nào
7 Ra thông báo và phân công thực hiện.
Thông báo cần được đăng lên và báo cho nhân viên bị phỏng vấn trước một
tuần Thông báo này bao gồm :
+ Mục đích thực hiện phỏng vấn
+ Thời gian thực hiện phỏng vấn
+ Địa điểm thực hiện phỏng vấn
+ Những nhân viên sẽ tham gia buổi phỏng vấn :
Nhân viên bị phỏng vấn
Nhân viên sẽ tham gia phỏng vấn
III Phỏng vấn, đánh giá sau phỏng vấn
1 Thảo luận với nhân viên về kết quả công việc thực hiện
Khi bắt đầu buổi phỏng vấn, nhà lãnh đạo sẽ lập lại mục đích và tầm quan trọng của buổi phỏng vấn Chúng ta sẽ khuyến khích nhân viên để họ cùng hợp tác và trình bày ý kiến cá nhân Điều này sẽ giúp cho chúng ta tìm hiểu được nguyên
Trang 10nhân thực sự của những vấn đề tồn tại trong thực hiện của nhân viên, đồng thời, đây cũng là cơ hội xoá đi những hiểu biết sai lệch có thể có giữa doanh nghiệp và nhân viên về các tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá thực hiện công việc Khi nhân viên trình bày, hãy lắng nghe họ Một phần thể hiện sự tôn trọng của một nhà lãnh đạo dành cho nhân viên, mặt khác, chúng ta sẽ có được niềm tin từ phía nhân viên Nếu như không có được sự tin tưởng của nhân viên, họ có thể cho rằng chúng ta không thật sự cho họ những lời khuyên chân thật
Sau khi nhân viên đã tự trình bày xong, là một nhà lãnh đạo chúng ta sẽ bắt đầu với những đánh giá tốt về những lĩnh vực công việc mà nhân viên đã thực hiện tốt Chẳng hạn, qua việc thu thập thông tin từ phiếu đánh giá nhân viên, biết được nhân viên được đánh giá tốt ở yếu tố khối lượng hoàn thành công việc và ở tiêu chí: thái độ, hành vi, tác phong Nhà lãnh đạo sẽ ghi nhận những điểm tốt này Từ
đó tiếp tục khuyến khích để nhân viên phát huy tốt hơn cho những công việc được giao trong thời gian tới Việc ghi nhận những cố gắng và tiến bộ của nhân viên là rất quan trọng
Tiếp theo, nhà lãnh đạo sẽ chỉ ra những lĩnh vực mà nhân viên chưa đạt được, chưa thực sự làm tốt, cần cố gắng thực hiện tốt hơn, trong đó có chỉ ra những điểm còn yếu kém cụ thể và thảo luận với nhân viên, hướng dẫn cho họ cách thức khắc phục Ở đây, mặc dù nhân viên đã được đánh giá tốt ở hai mặt là khối lượng hoàn thành và tác phong, thái độ nhưng lại bị đánh giá ở điểm trung bình với yếu
tố là chất lượng thực hiện công việc Nhà lãnh đạo sẽ thẳng thắn chỉ ra phần công việc chưa tốt này của nhân viên, sau đó sẽ hướng dẫn cho nhân viên cách thức sửa chữa Nhưng để có cách sửa chữa đúng đắn nhất thì ta cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến công việc, sẽ được phân tích dưới đây
2 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả thực hiện công việc của
nhân viên
2.1 Các yếu tố bên ngoài