Đồ án tốt nghiệp: Quản lý thông báo và công văn

MỤC LỤC 1 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 3 DANH MỤC HÌNH ẢNH 4 DANH MỤC BẢNG 6 MỞ ĐẦU 8 Chương 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 9 1.1. Yêu cầu hệ thống 9 1.2. Cơ cấu tổ chức: 11 1.3. Mô tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống 12 1.4. Một số mẫu biểu: 19 1.5. Kết luận chương 1 21 Chương 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 22 2.1. Phân tích hệ thống về chức năng 22 2.1.1. Sơ đồ phân rã chức năng 22 2.1.2. Sơ đồ luồng dữ liệu: 23 2.2. Phân tích hệ thống về dữ liệu 28 2.2.1 Xác định thực thể và kiểu liên kết: 28 2.2.2. Vẽ các mô hình dữ liệu và chuẩn hóa: 36 2.2.3. Đặc tả các bảng dữ liệu: 50 2.3. Kết luận chương 2 63 Chương 3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG 64 3.1. Thiết kế chức năng 64 3.2. Thiết kế dữ liệu 68 3.3. Thiết kế chương trình 95 3.3.1. Thiết kế kiểm soát 95 3.3.2. Thiết kế hệ thống kiến trúc mức cao 96 3.3.3. Thiết kế giao diện 97 3.3.4. Kết luận chương 3 109 KẾT LUẬN 110 TÀI LIỆU THAM KHẢO 111

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 3

DANH MỤC HÌNH ẢNH 4

DANH MỤC BẢNG 6

MỞ ĐẦU 8

Ch ương 1 ng 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 9

1.1 Yêu cầu hệ thống 9

1.2 Cơ cấu tổ chức: 11

1.3 Mô tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống 12

1.4 Một số mẫu biểu: 19

1.5 Kết luận chương 1 21

Ch ương 1 ng 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 22

2.1 Phân tích hệ thống về chức năng 22

2.1.1 Sơ đồ phân rã chức năng 22

2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu: 23

2.2 Phân tích hệ thống về dữ liệu 28

2.2.1 Xác định thực thể và kiểu liên kết: 28

2.2.2 Vẽ các mô hình dữ liệu và chuẩn hóa: 36

2.2.3 Đặc tả các bảng dữ liệu: 50

2.3 Kết luận chương 2 63

Ch ương 1 ng 3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG 64

3.1 Thiết kế chức năng 64

3.2 Thiết kế dữ liệu 68

3.3 Thiết kế chương trình 95

3.3.1 Thiết kế kiểm soát 95

3.3.2 Thiết kế hệ thống kiến trúc mức cao 96

3.3.3 Thiết kế giao diện 97

3.3.4 Kết luận chương 3 109

KẾT LUẬN 110

TÀI LIỆU THAM KHẢO 111

DANH MỤC HÌNH Ả

Hình 1.1 C c u t ch cơ cấu tổ chức ấu tổ chức ổ chức ức 12

Hình 1.2 S đ ho t đ ng ti p nh n công văn đ nơ cấu tổ chức ồ hoạt động tiếp nhận công văn đến ạt động tiếp nhận công văn đến ộng tiếp nhận công văn đến ếp nhận công văn đến ận công văn đến ếp nhận công văn đến 13

Hình 1.3 S đ ho t đ ng x lý công văn đ nơ cấu tổ chức ồ hoạt động tiếp nhận công văn đến ạt động tiếp nhận công văn đến ộng tiếp nhận công văn đến ử lý công văn đến ếp nhận công văn đến 15

Hình 1.4 S đ ho t đ ng so n th o, phát hành công văn điơ cấu tổ chức ồ hoạt động tiếp nhận công văn đến ạt động tiếp nhận công văn đến ộng tiếp nhận công văn đến ạt động tiếp nhận công văn đến ảo, phát hành công văn đi 17

Hình 1.5 S đ ho t đ ng theo dõi x lý, ph n h i, xét duy t công vănơ cấu tổ chức ồ hoạt động tiếp nhận công văn đến ạt động tiếp nhận công văn đến ộng tiếp nhận công văn đến ử lý công văn đến ảo, phát hành công văn đi ồ hoạt động tiếp nhận công văn đến ệt công văn 18

Hình 1.6 M u bi u công văn, thông báo c p h c vi nẫu biểu công văn, thông báo cấp học viện ểu công văn, thông báo cấp học viện ấu tổ chức ọc viện ệt công văn 19

Hình 1.7 M u bi u công văn, thông báo c p phòng banẫu biểu công văn, thông báo cấp học viện ểu công văn, thông báo cấp học viện ấu tổ chức 20

Hình 1.8 M u bi u danh sách thông báo (tài li u in)ẫu biểu công văn, thông báo cấp học viện ểu công văn, thông báo cấp học viện ệt công văn 21

Hình 1.9 M u bi u danh sách công văn (tài li u in)ẫu biểu công văn, thông báo cấp học viện ểu công văn, thông báo cấp học viện ệt công văn 21

Hình 2.1 Hình s đ phân rã ch c năngơ cấu tổ chức ồ hoạt động tiếp nhận công văn đến ức 23

Hình 2.2 Mô hình DFD m c khung c nhức ảo, phát hành công văn đi 25

Hình 2.3 Mô hình DFD m c đ nhức ỉnh 26

Hình 2.4 Mô hình DFD m c dức ưới đỉnh tiến trình “Quản trị hệ thống” ỉnhi đ nh ti n trình “Qu n tr h th ng”ếp nhận công văn đến ảo, phát hành công văn đi ị hệ thống” ệt công văn ống” 26

Hình 2.5 Mô hình DFD m c dức ưới đỉnh tiến trình “Quản trị hệ thống” ỉnhi đ nh ti n trình “Qu n lý công văn”ếp nhận công văn đến ảo, phát hành công văn đi 27

Hình 2.6 Mô hình DFD m c dức ưới đỉnh tiến trình “Quản trị hệ thống” ỉnhi đ nh ti n trình “Qu n lý thông báo”ếp nhận công văn đến ảo, phát hành công văn đi 28

Hình 2.7 Mô hình ER m r ng ph n “Qu n tr h th ng”ở rộng phần “Quản trị hệ thống” ộng tiếp nhận công văn đến ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi ị hệ thống” ệt công văn ống” 37

Hình 2.8 Mô hình ER m r ng ph n qu n lý công văn, thông báoở rộng phần “Quản trị hệ thống” ộng tiếp nhận công văn đến ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi 38

Hình 2.9 Mô hình ER kinh đi n ph n qu n tr h th ngểu công văn, thông báo cấp học viện ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi ị hệ thống” ệt công văn ống” 39

Hình 2.10 Mô hình ER kinh đi n ph n qu n lý công văn, thông báoểu công văn, thông báo cấp học viện ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi 42

Hình 2.11 Mô hình ER h n ch ph n qu n tr h th ngạt động tiếp nhận công văn đến ếp nhận công văn đến ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi ị hệ thống” ệt công văn ống” 44

Hình 2.12 Mô hình ER h n ch ph n qu n lý công văn, thông báoạt động tiếp nhận công văn đến ếp nhận công văn đến ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi 46

Hình 2.13 Mô hình quan h ph n qu n tr h th ngệt công văn ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi ị hệ thống” ệt công văn ống” 48

Hình 2.14 Mô hình quan h ph n qu n lý công văn, thông báoệt công văn ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi 50

Hình 3.1 Thi t k d li u ph n “Qu n tr h th ng”ếp nhận công văn đến ếp nhận công văn đến ữ liệu phần “Quản trị hệ thống” ệt công văn ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi ị hệ thống” ệt công văn ống” 69

Hình 3.2 Thi t k d li u ph n “Qu n lý công văn, thông báo”ếp nhận công văn đến ếp nhận công văn đến ữ liệu phần “Quản trị hệ thống” ệt công văn ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi 71

Hình 3.3 Thi t k ki n trúc h th ng m c caoếp nhận công văn đến ếp nhận công văn đến ếp nhận công văn đến ệt công văn ống” ức 97

Hình 3.4.Ti n trình thi t k giao di nếp nhận công văn đến ếp nhận công văn đến ếp nhận công văn đến ệt công văn 98

Hình 3.5 Giao di n đăng nh pệt công văn ận công văn đến 99

Hình 3.6 Giao di n trang ch h th ngệt công văn ủ hệ thống ệt công văn ống” 99

Hình 3.7 Giao di n c p nh t công văn c a ban b o m tệt công văn ận công văn đến ận công văn đến ủ hệ thống ảo, phát hành công văn đi ận công văn đến 101

Hình 3.8 Giao di n qu n lý danh sách công văn c a ban b o m tệt công văn ảo, phát hành công văn đi ủ hệ thống ảo, phát hành công văn đi ận công văn đến 102

Hình 3.9 Mô t ho t đ ng c a menu giao di n “Danh sách công văn”ảo, phát hành công văn đi ạt động tiếp nhận công văn đến ộng tiếp nhận công văn đến ủ hệ thống ệt công văn 102

Hình 3.10 Giao di n c p nh t thông báo c a ban b o m tệt công văn ận công văn đến ận công văn đến ủ hệ thống ảo, phát hành công văn đi ận công văn đến 103

Hình 3.11 Giao di n so n th o công văn c a chuyên viên đệt công văn ạt động tiếp nhận công văn đến ảo, phát hành công văn đi ủ hệ thống ược giaoc giao 104

Hình 3.12 Giao di n chung qu n lý quá trình phân x lý công văn và theoệt công văn ảo, phát hành công văn đi ử lý công văn đến dõi x lý c a cán b văn phòngử lý công văn đến ủ hệ thống ộng tiếp nhận công văn đến 106

Hình 3.13 Giao di n phân x lý công văn c a cán b văn phòngệt công văn ử lý công văn đến ủ hệ thống ộng tiếp nhận công văn đến 106

Hình 3.14 Giao di n danh sách công văn, thông báo c a chuyên viênệt công văn ủ hệ thống 107

Hình 3.15 Giao di n xem chi ti t công văn và ph n h i x lý c a chuyênệt công văn ếp nhận công văn đến ảo, phát hành công văn đi ồ hoạt động tiếp nhận công văn đến ử lý công văn đến ủ hệ thống viên th c hi n công vănực hiện công văn ệt công văn 108

Hình 3.16 Giao di n xét duy t so n th o công văn c a cán b văn phòngệt công văn ệt công văn ạt động tiếp nhận công văn đến ảo, phát hành công văn đi ủ hệ thống ộng tiếp nhận công văn đến ho c lãnh đ o đ n v , phòng ban c thặc lãnh đạo đơn vị, phòng ban cụ thể ạt động tiếp nhận công văn đến ơ cấu tổ chức ị hệ thống” ụ thể ểu công văn, thông báo cấp học viện 109

Y

DANH MỤC BẢN

B ng 2.1 B ng gom nhóm ch c năngảo, phát hành công văn đi ảo, phát hành công văn đi ức 22

B ng 2.2 B ng xác đ nh th c th ph n qu n tr h th ngảo, phát hành công văn đi ảo, phát hành công văn đi ị hệ thống” ực hiện công văn ểu công văn, thông báo cấp học viện ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi ị hệ thống” ệt công văn ống” 28

B ng 2.3 B ng xác đ nh th c th ph n qu n lý công văn, thông báoảo, phát hành công văn đi ảo, phát hành công văn đi ị hệ thống” ực hiện công văn ểu công văn, thông báo cấp học viện ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi 30

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 4 B ng xác đ nh ki u liên k t ph n qu n tr h th ngảo, phát hành công văn đi ị hệ thống” ểu công văn, thông báo cấp học viện ếp nhận công văn đến ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi ị hệ thống” ệt công văn ống” 33

B ng 2.5 B ng xác đ nh ki u liên k t ph n qu n lý công văn, thông báoảo, phát hành công văn đi ảo, phát hành công văn đi ị hệ thống” ểu công văn, thông báo cấp học viện ếp nhận công văn đến ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi 34 Đ c t b ng d li u Ph n phân tích h th ngặc lãnh đạo đơn vị, phòng ban cụ thể ảo, phát hành công văn đi ảo, phát hành công văn đi ữ liệu phần “Quản trị hệ thống” ệt công văn ần “Quản trị hệ thống” ệt công văn ống” B ng 2ảo, phát hành công văn đi 6 managelevel 51

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 7 department 51

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 8 academictitle 52

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 9 degree 52

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 10 armyrank 52

B ng 2.11 leveltitleảo, phát hành công văn đi 53

B ng 2.12 admingroupảo, phát hành công văn đi 53

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 13 staff 53

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 14 staffadmingroup 54

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 15 priority 54

B ng 2.16 admigrouppriorityảo, phát hành công văn đi 55

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 17 departmentpriority 55

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 18 staffpriority 55

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 19 information 55

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 20 informationattach 56

B ngảo, phát hành công văn đi 2.21 infohistoryapprove 57

B ngảo, phát hành công văn đi 2.22 informationprocess 57

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 23 document 58

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 24 documentprocess 60

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 25 historyreply 62

B ng 2ảo, phát hành công văn đi 26 documentattach 62

B ngảo, phát hành công văn đi 2.27 historyapprove 63

Đ c t b ng d li u ph n Thi t k h th ngặc lãnh đạo đơn vị, phòng ban cụ thể ảo, phát hành công văn đi ảo, phát hành công văn đi ữ liệu phần “Quản trị hệ thống” ệt công văn ần “Quản trị hệ thống” ếp nhận công văn đến ếp nhận công văn đến ệt công văn ống”

B ng 3.1 managelevelảo, phát hành công văn đi 72

B ng 3.2 departmentảo, phát hành công văn đi 72

B ng 3.3.academictitleảo, phát hành công văn đi 74

B ng 3.4 degreeảo, phát hành công văn đi 75

B ng 3.5 armyrankảo, phát hành công văn đi 75

B ng 3.6 leveltitleảo, phát hành công văn đi 76

B ng 3.7 admingroupảo, phát hành công văn đi 77

B ng 3.8 staffảo, phát hành công văn đi 78

B ng 3.9 staffadmingroupảo, phát hành công văn đi 79

B ng 3.10 priorityảo, phát hành công văn đi 79

B ngảo, phát hành công văn đi 3.11 admingrouppriority 80

B ngảo, phát hành công văn đi 3.12 departmentpriority 80

B ngảo, phát hành công văn đi 3.13 staffpriority 81

B ngảo, phát hành công văn đi 3.14 information 81

B ng 3.15 ảo, phát hành công văn đi informationattach 83

B ng 3ảo, phát hành công văn đi 16 infohistoryapprove 84

B ngảo, phát hành công văn đi 3.17 informationprocess 85

B ng 3ảo, phát hành công văn đi 18 document 86

B ng 3.19 documentprocessảo, phát hành công văn đi 89

B ng 3.20 historyreplyảo, phát hành công văn đi 90

B ng 3.21 documentattachảo, phát hành công văn đi 92

B ng 3ảo, phát hành công văn đi 22 historyapprove 93

B ng 3.23 statusảo, phát hành công văn đi 94

MỞ ĐẦU

Trong sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thế giới, có thể nóingành công nghệ thông tin phát triển với tốc độ nhanh nhất và ngày càng thểhiện vai trò to lớn, hết sức quan trọng đối với toàn bộ đời sống con người Hầuhết các lĩnh vực trong xã hội đều ứng dụng công nghệ thông tin, nhiều phầnmềm đã mang lại hiệu quả không thể phủ nhận Song thực tiễn luôn đặt ra nhữngyêu cầu mới đòi hỏi ngành công nghệ thông tin không ngừng phát triển để thoảmãn và đáp ứng những thay đổi của cuộc sống

Trước thực tế trên đòi hỏi phải có sự biến đổi trong công tác quản lý nhằmtin học hoá vào quản lý thay cho sổ sách để làm tăng tính thuận tiện và khả nănglưu trữ dữ liệu, những phần mềm quản lý hệ thống ra đời đã giúp cho người sửdụng dễ dàng hơn và ít tốn công sức hơn khi thực hiện thủ công Trước thực tế

đó hàng loạt những phần mềm hỗ trợ công tác quản lý ra đời như: Phần mềmquản lý nhân sự tiền lương, quản lý bán hàng, quản lý bệnh viện….Bên cạnh đó

hệ thống "Quản lý thông báo và công văn" là hệ thống phức tạp và có tính cấpthiết cao

Với lý do tính cấp thiết ra đời và ý nghĩa to lớn của hệ thống em lựa chọn

đề tài xây dựng phân hệ quản lý công văn, thông báo gắn với hoạt động của hệthống quản lý và điều hành đào tạo của khoa Công nghệ Thông tin - Học viện

Kỹ thuật Quân sự với tên đề tài “Phân hệ thông báo, công văn trong hệ thốngquản lý và điều hành đào tạo”

Để có thể hoàn thành được đồ án tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơnchân thành tới các thầy cô giáo khoa Công Nghệ Thông Tin và đặc biệt là thầy

giáo ThS Nguyễn Mậu Uyên - người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ và chỉ

bảo tận tình em trong suốt thời gian làm đồ án tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn!

Chương 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1 Yêu cầu hệ thống

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển hiện nay, việc tin học hóa cácquá trình quản lí là yêu cầu rất cần thiết Đối với các đơn vị có lượng công văn(CV), văn bản (VB) lưu thông thường xuyên như các trường đại học, cơ quan ví

dụ tại Học viện Kỹ thuật Quân sự thì việc áp dụng tin học vào quá trình quản lýthông báo (TB), công văn thể hiện bước tiến lớn trong việc áp dụng tin học hóatạo sự thuận lợi, chuyên nghiệp, tiết kiệm và có tính mở hơn

Xây dựng hệ thống quản lý thông báo, công văn nhằm mục đích sau:

- Ứng dụng tin học hóa quá trình quản lý lưu trữ xây dựng kho văn bản điện

tử, tìm kiếm và xử lý thông báo, công văn trong đơn vị trên hệ thống mạng nội

bộ hoặc qua Internet đem lại hiệu quả

- Hỗ trợ Ban giám đốc quản lý quá trình luân chuyển công văn, thông báotrong đơn vị, đánh giá kết quả xử lý công việc của các phòng ban

- Hỗ trợ bộ phận văn phòng, bảo mật trong quá trình làm việc, lưu trữ vàkiểm soát các công văn một cách khoa học

- Mọi quá trình thực hiện việc xử lý công văn, công việc đều được hệ thốngmáy tính ghi nhận nên từng bộ phận sẽ có biện pháp thích hợp để điều chỉnh,phân phối các hoạt động của các phòng ban chức năng

- Tạo dựng môi trường trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan, giữa lãnhđạo với các đơn vị, các nhân viên, giảng viên và giữa các đơn vị, giữa Ban Giámđốc, Văn phòng với các phòng ban trong cơ quan

- Thông qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng, hỗ trợcông tác phân phối và quản lý các hoạt động hàng ngày; quản lý và theodõi các CV, tài liệu, CV đi và đến; quy trình tiếp nhận, giải quyết CV đến

và ban hành CV đi; cung cấp thông tin phục vụ phân phối, giao xử lý; cáctrao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin phản hồi, xét duyệt quá trình xử

- Trọng tâm, Hệ thống nhằm mục đích phục vụ và quản lý với chất lượng vàhiệu quả cao các nội dung:

+ Tiếp nhận và phân phối CV đến

+ Quản lý, giải quyết CV đến

+ Soạn thảo, tạo lập CV đi

+ Ban hành CV đi

+ Ban hành và xử lý các công văn nội bộ

+ Hỗ trợ công tác lưu trữ, tổng hợp danh sách

+ Cung cấp thông tin phục vụ điều hành tác nghiệp

+ Ban hành và quản lý các thông báo

+ Thực hiện trao đổi thông tin trong suốt quá trình thực hiện, giải quyếtthông báo, công văn

Để có thể xây dựng hệ thống thực hiện các mục đích trên, đảm bảo quá trìnhquản lý thông báo, công văn được tiện lợi, phục vụ cho cả ban lãnh đạo, văn thư

và nhân viên chuyên môn thì hệ thống phải đảm bảo thực hiện được các yêu cầu:

- Quản lý danh sách các công văn đến

- Quản lý danh sách công văn phát hành

- Quản lý danh sách công văn nội bộ

- Quản lý các thông báo và thực hiện thông báo

- Quản lý quá trình xử lý công văn tùy thuộc theo trạng thái của nó: côngvăn chỉ cần đọc để biết thông tin không cần xử lý, công văn đã đọc cần có kếhoạch xử lý, công văn đang xử lý cần quản lý được công văn đó thuộc tráchnhiệm của phòng ban nào và các kế hoạch để tiếp tục xử lý, nhắc nhở, đôn đốckhi cần thiết, công văn đã thực hiện xong cần có báo cáo, thống kê.

1.2 Cơ cấu tổ chức:

Trong hệ thống quản lý thông báo, công văn bao gồm 3 bộ phận chính vàchức năng của từng bộ phận như sau:

- Ban lãnh đạo- Bao gồm lãnh đạo ban giám đốc Học viện và lãnh đạo các

khoa, đơn vị, phòng ban: ban hành, kiểm duyệt các thông báo, công văn, có thểphân xử lý công văn tới tận cấp chuyên viên của đơn vị mình để thực hiện xử lýcông văn, xét duyệt và điều hành, đôn đốc hoạt động

- Bộ phận văn phòng trong đó có Ban bảo mật: Tiếp nhận công văn, thông

báo, thực hiện nhập thông tin vào lưu trữ trong hệ thống và chuyển tiếp cho bộ

phận văn phòng phụ trách phân công xử lý Bộ phận văn phòng tiếp nhận các

công văn, thông báo, xin ý kiến chỉ đạo của Ban lãnh đạo từng cấp có liên quan,thực hiện phân công tới các phòng ban liên quan để xử lý Tiếp nhận đăng kýphát hành công văn, thông báo, xin ý kiến chỉ đạo và cấp số phát hành, thực hiệnphát hành công văn, thông báo và theo dõi phân công xử lý công văn, thông báocập nhật trạng thái xử lý và trạng thái xét duyệt vào hệ thống Báo cáo, tổng hợpvới cấp lãnh đạo

- Bộ phận chuyên viên của khoa, phòng ban chuyên môn: tiếp nhận thông

báo, công văn, thực hiện giải quyết theo yêu cầu Có những thông báo, công vănchỉ yêu cầu xem thì sau khi xem cập nhật lại trạng thái của thông báo, hoặcnhững công văn cần phối hợp xử lý thì xin ý kiến lãnh đạo và phân công đếnnhững cấp thấp hơn và chỉ đích danh chuyên viên xử lý cuối cùng Ở mỗi giaiđoạn đều phải xử lý quyết định trạng thái của công văn để tiện cho việc theo dõiquá trình luân chuyển, giải quyết công văn Với mỗi công văn được phân phát

cần chỉ rõ cấp quyết định xét duyệt trạng thái xử lý công văn để biết giai đoạnkết thúc quá trình xử lý Sau khi thực hiện phải có báo cáo, thống kê.

Mô hình cơ cấu tổ chức:

 Xét duyệt các công văn

 Tiếp nhận CV, giải quyết, phân xử lý CV đến chuyên viên của đơn vị mình.

 Điều hành, nhắc nhở hoạt động

 Tiếp nhận, lưu trữ thông tin CV

 Lấy ý kiến chỉ đạo, phân phối,CV tới các phòng ban chuyên môn

 Xét duyệt thể thức CV, làm thủ tục phát hành CV

 Thống kê,xét duyệt xử lý và theo dõi hồi báo triển khai

 Tiếp nhận, triển khai thực hiện CV

 Soạn thảo CV theo yêu cầu

 Cập nhật trạng thái xử lý công văn

 Báo cáo kết quả thực hiện

Xin ý kiến chỉ đạo với lãnh đạo cấp trên Phân xử lý công văn thuộc quyền hạn giải quyết

Nhận chỉ đạo xử lý CV, báo cáo triển khai

Chỉ đạo giải quyết, xét duyệt CV soạn thảo

CHUYÊN VIÊN KHOA,

PHÒNG BAN CHUYÊN MÔN

VĂN PHÒNG

BAN LÃNH ĐẠO CÁC ĐƠN VỊ

Phản hồi thông tin xử lý, luân chuyển CV cần xét duyệt

 Tiếp nhận công văn

 Kiểm tra thông tin và nhập thông tin công văn vào hệ thống

 Soạn thảo CV khi có yêu cầu

 Báo cáo, thống kê danh sách CV, TB

BAN BẢO MẬT

Soạn thảo CV phát hành theo yêu cầu

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức

1.3 Mô tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống

Mô hình hoạt động tổng thể của hệ thống:

 Quy trình quản lý công văn đến:

 Tiếp nhận và phân phối công văn đến:

Công văn gửi đến có thể là của cá nhân hoặc đơn vị, tổ chức Khi nhận đượccông văn, Ban bảo mật thực hiện kiểm tra tình trạng công văn Trường hợp côngvăn gửi sai địa chỉ thì thực hiện gửi trả lại nơi gửi Còn lại, ban bảo mật thựchiện nhập thông tin công văn, bổ sung thông tin vào sổ công văn để lưu trữ khođiện tử, phục vụ cho việc quản lý phân công, xử lý Sau đó, công văn đến đượcchuyển cho văn phòng để xem xét phân phối tới các khoa, phòng ban, đơn vị cótrách nhiệm xử lý

Những CV đến theo đường bưu điện, Fax: được luân chuyển và lưu trữ ởdạng giấy tờ, lưu thông tin CV trên sổ Công văn để tiện cho việc tìm kiếm, kiểm

tra tình trạng xử lý, một số CV quan trọng được văn phòng cập nhật hoặcscanner vào hệ thống

Những CV đến qua đường truyền mạng như E-mail: được trực tiếp đưa vào

hệ thống cùng với các thông tin quản lý CV trong sổ Công văn

Kết quả của công đoạn này là các công văn (phục vụ cho việc khai thác thôngtin sau này), các file đính kèm CV gốc được cập nhật và lưu vào hệ thống, thôngtin yêu cầu giải quyết được gửi tới máy trạm của các đơn vị, khoa, phòng ban xử

lý chính và tham gia phối hợp giải quyết Mỗi giai đoạn luân chuyển đều phảicập nhật trạng thái để kiểm soát được tình hình xử lý công văn

Cong van

den

CV tra lai

Tiep nhan cong van

Hop le No

Nhap so hieu CV (CVDEN) Yes

Dich danh

Nhan lai cong van

va y kien chi dao

Phan phoi va cap nhat trang thai cong van

Nhan cong van

de phan xu ly

Xem xet phan phoi va cho y kien giai quyet No

Nhan CV Yes

Xem xet xu ly

Khoa/Phong ban/ chuyen v ien Ban lanh dao

Van phong Ban bao mat

Co quan ngoai

Hình 1.2 Sơ đồ hoạt động tiếp nhận công văn đến

 Giải quyết công văn đến:

- Giải quyết CV đến thường có các hình thức sau:

+ Nhận để biết (và triển khai)

+ Sao lưu và gửi

+ Giải quyết CV có soạn thảo CV đi.

+ Giải quyết CV như là giải quyết một vụ việc …

Nhận văn bản (để biết), sao lưu và gửi:

Có những loại CV sau khi tiếp nhận xong không cần phải giải quyết, chỉ cầnsao, lưu và chuyển đến các địa chỉ liên quan Qui trình giải quyết kết thúc ngay

ở công đoạn tiếp nhận và phân phối CV Các CV này không cần theo dõi giảiquyết

Giải quyết công văn đến:

- Khoa, phòng ban chính nhận CV và ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạocấp trên (nếu có) từ văn phòng phân công xử lý công văn

- Lãnh đạo khoa, phòng xem xét CV và giao cấp dưới là các bộ môn cụ thểhay ban chuyên môn hoặc chỉ đích danh chuyên viên thực hiện xử lý Cần xácđịnh công văn do một bộ phận xử lý hay cần phối hợp xử lý với các ban chuyênmôn khác để quyết định cấp cuối cùng duyệt xử lý và các giai đoạn cập nhậttrạng thái công văn Chuyên viên được giao sẽ nghiên cứu và thực hiện xử lý

CV Trong quá trình giải quyết, chuyên viên có thể tham khảo, trao đổi ý kiếnvới lãnh đạo, với các đơn vị, bộ môn, nhân viên có liên quan Các chuyên viên

có quyền xử lý chính sẽ có chức năng chuyển đổi trạng thái thông tin xử lý côngvăn, còn các chuyên viên đồng xử lý chỉ theo dõi xử lý và đưa các ý kiến phảnhồi phối hợp mà không được thay đổi trạng thái xử lý

- Nhân viên lập báo cáo với lãnh đạo công việc giải quyết và soạn thảo CVkết luận (giải quyết công việc)

- Lãnh đạo xét duyệt

Quá trình giải quyết CV này được quản lý và thực hiện trên mạng: Từ thôngtin yêu cầu giải quyết của lãnh đạo được cập nhật và truyền trên mạng, các khoa,đơn vị và các nhân viên biết được các công việc của mình liên quan đến CV.Các trao đổi thông tin trong quá trình giải quyết được các đối tượng tham gia xử

lý thực hiện trên mạng và các thông tin xử lý (do người tham gia xử lý soạnthảo) được cập nhật, luân chuyển đến các địa chỉ liên quan.

Trong quá trình thực hiện phân phối công văn, văn phòng cần quản lý đượccác CV đã xử lý và chưa xử lý cũng như tình hình báo cáo việc xử lý của cáckhoa, phòng ban Sau khi nhận được báo cáo kết quả giải quyết CV thì văn thư

sẽ cập nhật, lưu trữ lại thông tin các CV đã giải quyết và lọc các CV chưa vàđang giải quyết để có phương án trình lãnh đạo đốc thúc, nhắc nhở

Trao doi thong tin

qua trinh xu ly CV

Tiep nhan cong van de xu ly

Cap nhat trang thai xu ly cong van

(Chuyen vien chinh), y kien phan hoi

Soan thao CV ban hanh tra loi

Cho y kien chi dao

Xet duyet

Chi dinh cap cuoi cung duyet xu ly

CV duoc tiep nhan

Don vi ngoai Can bo Van phong

Ban Lanh Dao Phong Ban Khoa/ Phong ban/ Chuyen vien

Hình 1.3 Sơ đồ hoạt động xử lý công văn đến

 Quy trình quản lý công văn đi:

 Soạn thảo và ban hành công văn đi:

- Các khoa, phòng ban cử nhân viên chuyên môn soạn CV theo yêu cầu củakết quả giải quyết công việc, theo yêu cầu của lãnh đạo …nhận yêu cầu soạnthảo CV qua mạng từ hệ thống, sau đó tiến hành soạn thảo

- Trong quá trình soạn thảo CV, nhân viên xin ý kiến lãnh đạo, trao đổi qualại với các đơn vị, cá nhân liên quan sau đó trình CV dự thảo để lãnh đạo duyệtnội dung Quá trình này lặp lại cho tới khi công văn hoàn chỉnh về nội dung vàthể thức thì gửi cho bộ phận văn phòng duyệt lại một lần nữa về thể thức CV đểlàm thủ tục ban hành CV

Quá trình soạn thảo, ban hành CV được quản lý và thực hiện trên mạng: CVsoạn thảo được cập nhật trên hệ thống, lưu trữ thông tin công văn phát hành vào

sổ công văn để phục vụ cho việc sao lưu, tìm kiếm nếu cần và làm thủ tục gửicông văn phát hành

Xet duyet noi dung

Duyet phat hanh, chi dinh cap phat hanh

Xet duyet lai va chuyen cho van phong kiem soat

Yeu cau chinh sua lai

Chuyen v ien cua khoa, phong ban

Hình 1.4 Sơ đồ hoạt động soạn thảo, phát hành công văn đi

 Theo dõi quá trình phản hồi, xét duyệt công văn

Nếu công văn đi cần theo dõi phản hồi, hoặc cần theo dõi việc thực hiện triểnkhai tại các nơi nhận, thì bộ phận văn phòng cập nhật ghi chú theo dõi phản hồi

và báo cáo với lãnh đạo

Quy trình theo dõi phản hồi nhằm thu thập các VB trả lời, các VB báo cáotình hình triển khai và thực hiện CV tại các cơ quan liên quan, đồng thời có các

CV gửi đi đôn đốc, nhắc nhở việc chấp hành thực hiện của các cơ quan bênnhận Sau cùng là báo cáo tổng kết việc thực hiện, triển khai CV với Ban lãnhđạo

Xet duyet, danh gia

nhac nho, don doc thuc hien

Ho so theo doi phan hoi, xet duyet CV

Cap nhat thong tin vao ho

so theo doi xet duyet CV

Bao cao ket qua thuc hien voi lanh dao

Nhan CV va trien khai thuc hien

Sau moi giai doan thuc hien cap nhat phan hoi CV

Cac VB bao cao,yeu cau neu co

Chuyen v ien/ Phong ban xu ly CV Vanphong

Lanh Dao

Hình 1.5 Sơ đồ hoạt động theo dõi xử lý, phản hồi, xét duyệt công văn

 Quản lý công văn nội bộ:

Công văn nội bộ là những công văn được sử dụng trong nội bộ cơ quan, đơn

 Quản lý các thông báo:

Ban lãnh đạo chỉ định soạn thảo các thông báo để đưa các yêu cầu, nhắc nhởtới cấp dưới Các dạng thông báo có thể là thông báo các công tác nghiệp vụ gắn

với công tác đào tạo: thông báo lịch dạy, thông báo yêu cầu nhập điểm giảngdạy, các thông báo liên quan khác Các thông báo cần chỉ định cấp phát hành.Cần quản lý danh sách trạng thái các thông báo đã gửi đi chưa và bên nhận đãđọc thông báo chưa.

1.4 Một số mẫu biểu:

1.4.1 Mẫu biểu thể thức công văn, thông báo

Công văn, thông báo của học viện

BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: … /… Hà Nội, ngày… tháng… năm …

Hình 1.6 Mẫu biểu công văn, thông báo cấp học viện

Công văn, thông báo của phòng ban

Hình 1.7 Mẫu biểu công văn, thông báo cấp phòng ban

1.4.2 Mẫu biểu tổng hợp, thống kê quá trình xử lý, phản hồi công văn,

thông báo

Hình 1.8 Mẫu biểu danh sách thông báo (tài liệu in)

Hình 1.9 Mẫu biểu danh sách công văn (tài liệu in)

1.5 Kết luận chương 1

Qua việc thực hiện khảo sát hệ thống em đã tìm hiểu được các yêu cầu cầnxây dựng đối với hệ thống so với yêu cầu thực tế, xác định cơ cấu tổ chức, quytrình nghiệp vụ của hệ thống và một số mẫu biểu sử dụng trong hệ thống, có cáinhìn tổng quan về các nhân tố cần thiết phải xây dựng cho phân hệ thông báo,công văn trong hệ thống quản lý và điều hành đào tạo Bước khảo sát hệ thốngđóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các chức năng và dữ liệu ở bướcsau, đảm bảo định hướng đúng đề tài

Chương 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Phân tích hệ thống về chức năng

2.1.1 Sơ đồ phân rã chức năng

Phân hệ quản lý thông báo, công

văn

4 Quản lý danh sách công văn lưu hành

5 Quản lý phân xử lý công văn

6 Quản lý quá trình xử lý, xét duyệt CV

7 Tìm kiếm, tổng hợp danh sách CV

Quản lýCông văn

8 Quản lý danh sách thông báo

9 Quản lý phân công thông báo

10 Quản lý thực hiện thông báo

11.Tìm kiếm, tổng hợp danh sách TB

Quản lý thông báo

Kí hiệu sử dụng:

Vẽ sơ đồ:

PHÂN HỆ QUẢN LÝ THÔNG BÁO, CÔNG VĂN

Quản lý nhân viên

Quản lý phòng ban

Quản lý danh sách công văn lưu hành

Quản lý phân xử lý công văn

Quản lý danh sách thông báo

Quản lý quá trình xử

lý, xét duyệt công văn

Tìm kiếm, tổng hợp danh sách CV

Quản lý phân công thông báo

Quản lý thực hiện thông báo

Tìm kiếm, tổng hợp danh sách TB

Quản lý phân

quyền người dùng

Hình 2.1 Hình sơ đồ phân rã chức năng

Hệ thống quản lý và điều hành đào tạo đang được thực thi trong thực tế, phạm vi

đồ án phân hệ quản lý công văn, thông báo chỉ tập trung phân tích, xây dựngmodule quản lý công văn, quản lý thông báo, còn module quản trị hệ thống đãđược xây dựng, nội dung đồ án chỉ liệt kê mặt chức năng và dữ liệu của modulenày

2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu:

** Các bước xây dựng:

- Bước 1: Xây dựng DFD mức khung cảnh( mức 0) xác định giới hạn của hệ

thống Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh gồm 1 chức năng duy nhất biểuthị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân

ngoài của hệ thống Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉthông tin vào và ra của hệ thống.

- Bước 2: Xây dựng DFD mức đỉnh ( mức 1) với mức đỉnh các tác nhân ngoài

của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng thông tin vào và

ra Hệ thống được phân rã thành các tiến trình mức đỉnh là các chức năng chínhbên trong hệ thống theo biểu đồ phân cấp chức năng mức 1 Xuất hiện thêm cáckho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh

- Bước 3: Xây dựng DFD mức dưới đỉnh (mức 2 và dưới mức 2) thực hiện phân

rã đối với mỗi tiến trình của mức đỉnh Khi thực hiện phân rã ở mức này vẫnphải căn cứ vào biểu đồ phân cấp chức năng để xác định các tiến trình con sẽxuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu

Giải thích quy tắc biểu diễn với kho dữ liệu:

Đưa dữ liệu vào kho Lấy dữ liệu ra khỏi kho Cập nhật dữ liệu

 DFD mức khung cảnh

PHÂN HỆ QUẢN LÝ THÔNG BÁO, CÔNG VĂN ĐƠN VỊ NGOÀI

PHÒNG BAN, CHUYÊN VIÊN CHUYÊN MÔN Gửi CV đến

Phản hồi CV đến

Ban hành CV đi

Phân phối CV, thông báo Báo cáo, phản hồi giải quyết CV

Soạn thảo CV đi

Danh sách, thông tin xử lý, xét duyệt, phản hồi

công văn, thông báo

Thông tin nhân viên, phòng ban Yêu cầu tìm kiếm thông tin

Hình 2.2 Mô hình DFD mức khung cảnh

 DFD mức đỉnh

Quản lý công văn

Quản lý thông báo

Quản trị hệ thống

ĐƠN VỊ

NGOÀI

PHÒNG, BAN, CHUYÊN VIÊN CHUYÊN MÔN

staff staffpriority department departmentpriority

document

documentattach documentprocess

historyreply historyapprove

Soạn thảo CV ban hành, Tìm kiếm thông tin xử lý Kết quả CV theo yêu cầu tìm kiếm

Soạn thảo TB mới, thực hiện thông báo Tiếp nhận thông báo được phân công

Tìm kiếm thông báo theo yêu cầu Danh sách kết quả tìm kiếm informationattach

infohistoryapprove

Hình 2.3 Mô hình DFD mức đỉnh

 DFD mức dưới đỉnh

 DFD mức dưới đỉnh của tiến trình “Quản trị hệ thống

NHÂN VIÊN

PHÒNG BAN,

ĐƠN VỊ

Quản lý nhân viên

Quản lý phòng ban

staff

department

Thông tin nhân viên

Thông tin phòng ban

Quản lý phân quyền người dùng Admin

staffpriority Thực hiện phân quyền departmentpriority

Hình 2.4 Mô hình DFD mức dưới đỉnh tiến trình “Quản trị hệ thống”

 DFD mức dưới đỉnh của tiến trình “Quản lý công văn”

ĐƠN VỊ

NGOÀI

PHÒNG BAN, CHUYÊN VIÊN CHUYÊN MÔN

Quản lý danh sách CV

Tìm kiếm, tổng hợp danh sách CV

Quản lý quá trình xử lý, phản hồi, xét duyệt CV

Quản lý phân xử lý CV Gửi CV đến

Phân công CV tới các phòng ban

historyapprove

documentprocess

historyreply

Xét duyệt, phản hồi xử lý CV Xử lý và phản hồi CV, lãnh

đạo có vai trò xét duyệt xử lý của cấp chuyên viên Lãnh đạo phòng ban phân công CV xuống cấp chuyên viên

Cán bộ toàn văn phòng

Lọc tìm kiếm danh sách CV

Kết quả danh sách CV trả về Lọc tìm kiếm

danh sách

Kết quả tìm kiếm,

in danh sách CV

Hình 2.5 Mô hình DFD mức dưới đỉnh tiến trình “Quản lý công văn”

 DFD mức dưới đỉnh của tiến trình “Quản lý thông báo”

PHÒNG BAN, CHUYÊN VIÊN CHUYÊN MÔN

Quản lý danh sách TB

Tìm kiếm, tổng hợp danh sách TB Quản lý thực hiện TB

Quản lý phân công TB

Ban bảo mật

Soạn thảo TB để ban hành, lãnh đạo xét duyệt TB Tiếp nhận, cập nhật, duyệt TB mới

Văn phòng Phân công TB

Phân công TB tới các phòng ban information

informationprocess

Đọc và thực hiện theo TB Lãnh đạo phòng ban phân công TB xuống cấp chuyên viên

Cán bộ toàn văn phòng

Lọc tìm kiếm danh sách TB

Kết quả danh sách TB trả về Lọc tìm kiếm

danh sách Kết quả tìm kiếm, in danh sách TB

infohistoryapprove informationattach

Hình 2.6 Mô hình DFD mức dưới đỉnh tiến trình “Quản lý thông báo”

admingroup - Lưu trữ thông tin các nhóm quyền trong hệ thống

khi phân cho các nhân viên

- Các thông tin thuộc tính về phân quyền gồm: code, name, description

department

- Lưu trữ thông tin các phòng ban, đơn vị thuộc hệthống học viện

- Thông tin thuộc tính về phòng ban gồm: code,

managelevelcode, manageclassedu, parentcode,comparelevel, theorder

managelevel

- Lưu trữ thông tin về các cấp chức năng của phòngban trong học viện

- Các thông tin thuộc tính về cấp chức năng các

phòng ban gồm: code, name, theorder

staff

- Lưu trữ thông tin về các giảng viên, nhân viên,chuyên viên tham gia trong hệ thống học viện

- Các thông tin thuộc tính về nhân viên gồm: code,

leveltitlecode, departmentcode, armyrankcode,

birthday, sex, address, tel, mobiphone,username,userpassword

leveltitle

- Lưu trữ thông tin chức danh trong đơn vị

- Thông tin thuộc tính chức danh trong đơn vị gồm:

code, name, rate, comparelevel, theorder,dutyreduction

- Lưu trữ thông tin học hàm của nhân viên

- Thông tin thuộc tính học hàm của nhân viên gồm:

code, name, rate, comparelevel, theorder, duty armyrank - Lưu trữ thông tin quân hàm của nhân viên

- Thông tin thuộc tính quân hàm nhân viên gồm:code, name, rate, comparelevel, theorder

Bảng 2.3 Bảng xác định thực thể phần quản lý công văn, thông báo

document

- Lưu trữ thông tin các công văn lưu hành trong

hệ thống bao gồm các công văn đến, công vănphát hành, công văn nội bộ

- Các thông tin thuộc tính về công văn gồm: code, name, receivedate, title, sender, abstract,

versioncount, pagecount, documentnumber,

- Thông tin thuộc tính về phân công xử lý công

văn gồm: code, name, documentcode, refcode, reftype, assignedlvevel, assignedorganizer, assignedstaffcode, assignedtime, expiredate,

status,mainprocess, reply, replytime, finishtime,

finishercode

- Lưu trữ thông tin về các tệp đính kèm với côngvăn để lưu trữ nội dung công văn hoặc nhữnghướng dẫn, chỉ thị khi xử lý công văn

- Các thông tin thuộc tính về tệp đính kèm côngvăn gồm: code, name, documentcode, filename,theorder, draft

historyreply

- Lưu trữ thông tin về lịch sử các lần phản hồicông văn để lưu lại, theo dõi quá trình phản hồi

xử lý các công văn

- Các thông tin thuộc tính về lịch sử phản hồi

documentprocesscode, reply, replytime, status,

finishtime, finishercode

historyapprove

- Lưu trữ thông tin theo dõi về lịch sử các lần phêduyệt công văn được soạn thảo như công văn pháthành, công văn nội bộ

- Các thông tin thuộc tính về lịch sử phê duyệt

công văn gồm: code, name, documentcode, approvestaffcode, approvecontent, approvetime, status,

information

- Lưu trữ thông tin các thông báo lưu hành trong

hệ thống

- Các thông tin thuộc tính về thông báo gồm:

code, name, createdate, informationtime, title, informationcontent, departmentcode, staffcode,

status, approvestaffcode, approvecontent,approvetime

- Lưu trữ thông tin về các tệp đính kèm với thôngbáo để lưu trữ nội dung thông báo hoặc nhữnghướng dẫn thực hiện thông báo

- Các thông tin thuộc tính về tệp đính kèm thôngbáo gồm: code, name, informationcode, filename,theorder, draft

infohistoryapprove

- Lưu trữ thông tin theo dõi về lịch sử các lần phêduyệt thông báo được soạn thảo để đảm bảo phùhợp cả về nội dung và thể thức

- Các thông tin thuộc tính về lịch sử phê duyệt

thông báo gồm: code, name, informationcode, approvestaffcode, approvecontent, approvetime,

status

informationprocess

- Lưu trữ thông tin phân công quy trình xử lýthông báo trong hệ thống

- Các thông tin thuộc tính về phân công quy trình

xử lý thông báo gồm: code, name,

informationcode, refcode, reftype, assignedlvevel,

Tên quan hệ

: Quan hệKiểu liên kết:

Max = 1; min = 1 Thực thể

Max = n; min = 1 Thực thể

Xác định các kiểu liên kết giữa các thực thể có trong hệ thống:

Bảng 2.4 Bảng xác định kiểu liên kết phần quản trị hệ thống

staff

Bảng 2.5 Bảng xác định kiểu liên kết phần quản lý công văn, thông báo

KI U TH C TH ỂU THỰC THỂ ỰC THỂ ỂU THỰC THỂ KI U LIÊN K T/ B N S ỂU THỰC THỂ ẾT/ BẢN SỐ ẢN SỐ Ố KI U TH C TH ỂU THỰC THỂ ỰC THỂ ỂU THỰC THỂ staff

information

e staff

2.2.2 Vẽ các mô hình dữ liệu và chuẩn hóa:

Mô hình ER mở rộng

Phần quản trị hệ thống:

department

code name managesubject manageclass managelevelcode manageclassedu parentcode comparelevel theorder

leveltitle

code name rate comparelevel theorder dutyreduction

degree

code name rate comparelevel theorder

staff

code name departmentcode leveltitlecode degreecode academictitlecode armyrankcode birthday sex address tel mobiphone username userpassword

Hình 2.7 Mô hình ER m r ng ph n “Qu n tr h th ng”ở rộng phần “Quản trị hệ thống” ộng tiếp nhận công văn đến ần “Quản trị hệ thống” ảo, phát hành công văn đi ị hệ thống” ệt công văn ống”

Phần quản lý công văn, thông báo:

historyapprove

code name documentcode approvecontent approvestaffcode approvetime status

historyreply

code name documentprocesscode reply replytime status finishtime finishercode

document

code name receivedate sender abstract title staffcode documentnumber inputtime securitylevel emergencylevel versioncount pagecount status approvingdate approvingstaffcode documenttype documentdate baseondocument receiver authordepartmentcode approvenote approvestatus documentlevel delivereddate

Thuộc Gồm

informationprocess

code name informationcode refcode reftype assignedlvevel assignedorganizer assignedstaffcode assignedtime requisitecontent requisitetype status

Xử lý

staff

code name departmentcode leveltitlecode degreecode academictitlecode armyrankcode birthday sex address tel mobiphone username userpassword

Xử lý

Xét duyệt

infohistoryapprove

code name informationcode approvestaffcode approvecontent approvetime status

Thuộc

informationattach

code name informationcode filename theorder draft Gồm

Xét duyệt

code name documentcode approvecontent approvestaffcode approvetime status

historyreply

code name documentprocesscode reply replytime status finishtime finishercode

document

code name receivedate sender abstract title staffcode documentnumber inputtime securitylevel emergencylevel versioncount pagecount status approvingdate approvingstaffcode documenttype documentdate baseondocument receiver authordepartmentcode approvenote approvestatus documentlevel delivereddate

Thuộc Gồm

informationprocess

code name informationcode refcode reftype assignedlvevel assignedorganizer assignedstaffcode assignedtime requisitecontent requisitetype status

Xử lý

staff

code name departmentcode leveltitlecode degreecode academictitlecode armyrankcode birthday sex address tel mobiphone username userpassword

Xử lý

Xét duyệt

infohistoryapprove

code name informationcode approvestaffcode approvecontent approvetime status

Thuộc

informationattach

code name informationcode filename theorder draft Gồm

Xét duyệt

Hình 2.8 Mô hình ER mở rộng phần quản lý công văn, thông báo

Mô hình ER kinh điển

Thực hiện chuẩn hóa chuyển mô hình ER mở rộng thành mô hình ER kinhđiển

+Một kiểu thuộc tính cho phép không

sơ đẳng- giá trị có thể chia tách thành

những phần nhỏ hơn

+Một kiểu thuộc tính bắt buộc phải

sơ đẳng

+Các kiểu thực thể chưa cần có khóa +Các kiểu thực thể chính phải có

khóa và khóa của kiểu thực thể chính

là kiểu thuộc tính định danh

 Tìm khóa cho kiểu thực thể chính:

- Thực thể có kiểu thuộc tính định danh => thuộc tính đó là khóa

- Thực thể không có kiểu thuộc tính định danh => thêm thuộc tính làm khóaSau khi xem xét các thực thể, ta có bảng khóa cho các thực thể chính như sau:

Ký hiệu biểu diễn:

Khóa chính: biểu diễn khóa chính

Khóa ngoại: biểu diễn khóa ngoại