HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ AN TOÀN VÀ CHẤT LƯỢNG SAFETY QUALITY MANAGEMENT- SQM

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ AN TOÀN VÀ CHẤT LƯỢNG SAFETY QUALITY MANAGEMENT SQM Nội Bài 2020 I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM SQM II CẬP NHẬT, BAN HÀNH, TRA CỨU HỆ THỐNG TÀI LIỆU III XỬ LÝ VỤ VIỆ[.]

QUẢN LÝ AN TOÀN VÀ CHẤT LƯỢNG SAFETY QUALITY MANAGEMENT- SQM

Nội Bài - 2020

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM SQM

II CẬP NHẬT, BAN HÀNH, TRA CỨU HỆ THỐNG TÀI LIỆU III XỬ LÝ VỤ VIỆC, PHẢN HỔI TRÊN SQM

1 KHỞI TẠO VỤ VIỆC

2 QUY TRÌNH PHỐI HỢP XỬ LÝ VỤ VIỆC

IV TRUY CẬP, TRA CỨU THÔNG TIN SỐ LIỆU AN CHẤT LƯỢNG

2 Giao diện trang đăng nhập

1.1 Tài khoản: được cấp theo cá nhân

1.2 Mật khẩu: được cấp theo cá nhân

1.3 Tài liệu “Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý chất lượng dịch vụ và

an toàn hàng không”

3

Biểu đồ sự cố liên quan đếncác chỉ số trong Bộ chỉ số an toàn của Cảng được thống kêtheo từng năm, tháng

3 Giao diện trang chủ

a) Chỉnh sửa thông tin cá nhân

Phần nội dung thông tin ở các ô mục có

dấu “*” là những mục bắt buộc phải

điền thông tin Các mục:

- Tên tài khoản

tượng “Đổi mật khẩu” để hoàn thành thao tác

• Lưu ý:

- Đối với trường hợp quên mật khẩu -> chủ tài khoản phải báo cáo lên cán bộ quản lý của đơn vị mình để báo Phòng ATKSCL và Phòng KTCNMT cấp lại mật khẩu mới.

1

2

Bảng thống kê các chỉ số trong bộ

chỉ số an toàn và mức cảnh báo đối

với từng chỉ số trong thời điểm hiện

tại

Phần mềm SQM có 4 tính năng chính:

Quản trị hệ thống phần mềm

Hệ thống tài liệu ISO-SMS

Hệ thống báo cáoTruy cập, tra cứu thông tin thống kê, xử lý số liệu AT-CL

Bảng thống kê nhằm kiểm soát chất lượng và tình trạng của các báo cáo được khởi tạo và xử lý trên phần mềm SQM

- Phần gửi đóng góp, ý kiến, các thắc mắc của người sử dụng Cá nhân được phân quyền giải đáp thắc mắc trong mục này sẽ gửi câu trả lời cho người hỏi.

- Chỉ người gửi câu hỏi với người phụ trách giải đáp mới nhìn được nội dung câu trả lời.

Bảng thống kê những tài khoản mới đăng nhập vào trong phần mềm SQM trong thời gian gần.

HỆ THỐNG TÀI LIỆU

1.1 Ngôn ngữ sử dụng:

- Ngôn ngữ sử dụng trong phần mềm SQM là ngôn ngữ tiếng Việt có dấu

1.2 Định dạng các tài liệu tải lên phần mềm SQM bao gồm:

- Các tài liệu được tải lên phần mềm SQM là văn bản dạng quét ảnh được số hoá từ văn bản gốc, sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật

Portable Document Format – pdf phiên bản 1.4 trở lên

- Các tài liệu được Cảng và các đơn vị thuộc Cảng ban hành, cập nhật trên phần mềm SQM phải có watermark “SQM” theo mẫu được tải về từ phần mềm

- Dung lượng các văn bản điện tử được sử dụng để đính kèm trên phần mềm SQM không quá 10mb/1 tài liệu (bản scan đen trắng) Văn bản điện tử có thể được nén thành nhiều hoặc một tệp văn bản nhằm giảm thiểu dung lượng Sử dụng định dạng nén dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.zip) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật

2.1 Quản lý đầu mục

a) Chức năng: Thêm mới và xoá các đầu mục phân chia tài liệu đang hiển thị

trên phần mềm SQM Các thư mục con được chia theo nhu cầu sử dụng của từng đơn vị

b) Nhóm cấp tài liệu

Nhóm cấp 1: - Các tài liệu bên ngoài

- Tài liệu dùng chung toàn Cảng

- Tài liệu của đơn vị

Nhóm cấp 2: Các tài liệu con thuộc Nhóm cấp 1

Nhóm cấp 3: Các tài liệu con thuộc Nhóm cấp 2

c) Thêm mới đầu mục

Bước 1: Nhấn biểu tượng “Thêm mới”

1

Bước 2: Điền nội dung vào trong bảng “Khai báo chức năng” -> Nhấn

biểu tượng “Thêm mới”

Nhóm cấp tài liệu

2

c) Xoá đầu mục

Bước 1: Nhấn đúp vào đầu mục cần xoá trong bảng

Bước 2: Chọn biểu tượng “Xoá”

2.2 Loại tài liệu

a) Thêm mới loại tài liệu

Bước 1: Nhấn biểu tượng “Thêm mới”

1

Bước 2: Điền nội dung vào trong bảng “Danh mục tài liệu” -> Nhấn biểu tượng “Cập nhật” để hoàn thành thao tác

2

c) Xoá đầu mục

Bước 1: Nhấn đúp vào đầu mục cần xoá trong bảng

Bước 2: Chọn biểu tượng “Xoá”

Chọn Đầu mục

Mục: Thêm mới tài liệu

Mục: Ban hành

Tài liệu đang soạn thảo

Tài liệu chờ ban hành

Tài liệu đã ban hành

Nhấn Chuyển ban hành

Nhấn Ban hành

Tài liệu được upload thành công và hiển thị

trên phần mềm SQM

3.1 Thêm mới tài liệu

3.1.1 Thao tác tải lên tài liệu lên phần mềm SQM

Bước 1: Chọn biểu tượng “Thêm mới”

1

Bước 2: Điền nội dung thông tin của tài liệu vào trong bảng “Thêm mới tài

liệu”

*Lưu ý: Những mục có dấu “*” là những mục nội dung thông tin bắt buộc phải

điền.

2

* Lưu ý: Trong phần tên tài liệu (4), chỉ viết đúng tên của tài liệu đó, không viết kèm thêm mã tài liệu hay các ký tự khác

1 Chọn ngày mặc định:

31/12/2050

2 Chọn loại tài liệu (biểu mẫu,

hướng dẫn…) dựa theo tên của tài

liệu

3 Chọn đầu mục tài liệu theo đầu

mục được phân chia của tài liệu tại

đơn vị

4 Mã tài liệu: viết hoa, các ký tự

chính xác như trong bản gốc

5 Tên của tài liệu: viết chữ thường

6 Năm tài liệu ban hành

a) Nội dung trong bảng “Chỉnh sửa tài liệu” sẽ được điền như mẫu bảng dưới đây:

b) Thao tác đính kèm tài liệu vào trong bảng “Thêm mới tài liệu”

Bước 1: Nhấn biểu tượng

“Choose file” -> chọn tài liệu

muốn tải lên

Bước 2: Nhấn biểu tượng “Cập nhật

Bước 4: Nhấn biểu tượng “Thêm mới” để hoàn tất bước đính kèm tài liệu

Bước 5: Tài liệu sẽ hiện lên bảng “Tài liệu đang soạn thảo”

Bước 6: Chuyên nhân/nhân viên phụ trách ISO/SMS của đơn vị chịu

trách nhiệm tải tài liệu lên mục “Thêm mới tài liệu” và nhấn biểu tượng “Chuyển ban hành”.

3.2 Ban hành

* Lưu ý:

Sau khi chuyên viên/nhân viên phụ trách ISO/SMS nhấn “Chuyển ban hành” thì tài liệu sẽ không ở mục “Thêm mới tài liệu” nữa mà sẽ chuyển sang mục “Ban hành” Ở mục này, cán bộ phụ trách ISO/SMS của đơn vị sẽ chịu trách nhiệm phê duyệt, ban hành tài liệu

(chi tiết tại Phụ lục 3 đính kèm)

Bước 1: Nhấn đúp vào tài liệu muốn ban hành trong bảng “Tài liệu chờ ban

hành”

Bước 2: Nhấn biểu tượng ở cột “Ban hành” để ban hành tài liệu

Bước 3: Tài liệu được chuyển sang bảng “Tài liệu đã ban hành” -> Tài liêu đã được cập nhật thành công và ở trạng thái “Đang hiển thị” trên phần mềm SQM

Mục: Ban hành

Mục: Thêm mới tài liệu

Tài liệu đang soạn thảo Tài liệu chờ ban hành

Tài liệu đã ban hành

*Lưu ý: Các tài liệu trên phần mềm SQM chỉ có thể chỉnh sửa/xoá được khi ở trọng mục “Thêm mới tài liệu: Tài liệu đang soạn thảo” Tài liệu không thể chỉnh sửa/xoá khi ở mục “Ban hành”

Bước 1: Chọn tài liệu cần chỉnh sửa trong bảng “Ban hành: Tài liệu đã ban

hành”-> Nhấn biểu tượng “Thu hồi”

Bước 2: Tài liệu sau khi được thu hồi sẽ được trả lại bảng “Tài liệu chờ

ban hành” -> Nhấn biểu tượng “Trả lại”

Bước 3: Tài liêu sau khi được nhấn trả lại sẽ được trả lại về

“Tài liệu đang soạn thảo” trong mục “Thêm mới tài liệu”

Bước 4.a: Chỉnh sửa tài liệu

Nhấn đúp vào tài liệu muốn chỉnh sửa

-> chỉnh sửa tài liệu trong bảng “Chỉnh sửa tài liệu”-> Nhấn “Cập nhật”

Bước 4.b: Xoá tài liệu

Nhấn đúp vào tài liệu cần xoá -> Chọn biểu tượng “Xoá” để xoá tài liệu hoàn

toàn trên phần mềm SQM

5.1 Tra cứu tài liệu

Bước 1: Nhập từ khoá tài liệu muốn tìm kiếm trong bộ lọc, 2 cách:

* Lưu ý: khi tìm kiếm tài liệu trên bộ lọc bằng mã tài liệu, phải đánh đúng ký tự: chữ viết hoa, dấu gạch chéo, dấu gạch ngang…(trong trường hợp viết sai dấu bộ lọc sẽ không thể lọc ra được tài liệu cần tìm)

Cách 1: Tìm bằng mã tài liệu

Cách 2: Tìm bằng từ khoá có trong tên mô tả của tài liệu

5.2 Xem tài liệu

Bước 1: Nhấn đúp vào tài liệu muốn xem -> hiện ra bảng “Xem chi tiết

tài liệu”

Bước 2: Chọn các tính năng “Xem trước” hoặc “Tải file” trong cột “File

đính kèm”

- Là bảng danh mục tài liệu của từng đơn vị đã được cập nhật trên phần mềmSQM

- Căn cứ theo ‘Quy định quản lý, sử dụng Phần mềm quản lý an toàn và chất

lượng”, các loại tài liệu có tính chất hạn chế sẽ được tải lên ở trường mục này.

- Chỉ những tài khoản được phân quyền theo sự ủy quyền của Lãnh đạo Cảng hoặcLãnh đạo đơn vị mới được truy cập được vào trường mục này (chi tiết tại Phụ lục 3 đính kèm)

- Trường mục lưu trữ tất cả các tài liệu đã được thu hồi/xóa trên phần mềm SQM.

- Chỉ những tài khoản được phân quyền theo chức năng, nhiệm vụ tại đơn vị và

theo Phụ lục 3: Quyền hạn người dùng phần mềm SQM tại Cảng HKQT Nội Bài

mới truy câp được vào trường mục này

- Để khởi tạo một vụ việc: Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản

SQM, các đơn vị click 1 lần vào mục “Quản lý AT-CL” (1)

=> Click mục “Yêu cầu khởi tạo Báo cáo” (2), chọn “Thêm mới” (3)

- Khi bảng “TẠO YÊU CẦU” hiện ra, nhập lần lượt thông tin vụ việc vào các mục “Thời

điểm phát sinh” (1) “Giờ bay” (2); “Chuyến bay” (3); “Hãng” (4); “Mã mở rộng” (5);

“Tóm tắt vụ việc” (6) và đính kèm hồ sơ liên quan ở mục “Chọn tệp” (7).

- Để đính kèm file chi tiết vụ việc và các tài liệu liên quan (file pdf, mp3, mp4, word,

jpg…) vào mục “Chọn tệp” (7).

- Khi bảng công cụ “Open” hiện ra, tìm và chọn file cần đính kèm, nhấn “Open”

- Tiếp tục nhấn vào mục “Upload file” (7) để tải file lên Khi có “Thông báo

Upload file thành công” và Tài liệu đã hiện trên mục “File đính kèm” có nghĩa là

đã tải thành công tài liệu lên hệ thống.

- Tiếp tục vào Mục “Trạng thái” (8) chọn trạng thái: “[Gửi] – Phòng ATKSCL khởi

tạo yêu cầu”

- Tiếp tục vào mục “Loại báo cáo” (9) và click lựa chọn mục phù hợp để phân loại vụ việc và nhấn nút “Gửi” để chuyển vụ việc qua Phòng ATKSCL xử lý theo quy định => HOÀN TẤT QUY TRÌNH KHỞI TẠO BÁO CÁO

CHÚ Ý:

- Trong quá trình Khởi tạo vụ việc, các đơn vị đang thao tác cập nhật thông tin vụ việc

và muốn cập nhật hoặc chỉnh sửa sau đó thì tại Mục “Trạng thái”, nhấn chọn “Đang

xử lý - Yêu cầu khởi tạo từ các đơn vị”, sau đó nhấn “Cập nhật” Vụ việc sẽ được

tải tạm thời lên hệ thống và có thể chỉnh sửa được nội dung sau khi tài khoản khởi tạo đăng nhập lại.

- Khi vào mục “Trạng thái” chọn: “[Gửi] – Phòng ATKSCL khởi tạo yêu cầu” và nhấn “Gửi” thì sẽ không thao tác sửa nội dung vụ việc hay file đính kèm được nữa.

- Khi nhập thông tin vụ việc, đối với mục "Thời điểm phát sinh" nêu rõ trường

hợp khi nhập thông tin đối với

+ Thông tin phản hồi: "thời điểm phát sinh" là ngày và thời gian tiếp nhận

phản hồi

+ Vụ việc: "thời điểm phát sinh" là ngày và thời gian phát sinh vụ việc

Phòng ATKSCL: Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản SQM, click 1 lần vào mục “Quản lý AT-CL” (1) => Click mục “Phòng ATKSCL Khởi tạo Báo cáo” (2), Nháy đúp vào vụ việc đã

được các đơn vị khởi tạo (3)

Phòng ATKSCL: - Điền các thông tin tại Bảng “CHỈNH SỬA BÁO CÁO KHỞI TẠO” tại

các mục: “Thời điểm phát sinh” (4); “Hạn báo cáo” (5); “Mã mở rộng” (6).

- Chọn “Đơn vị chủ trì” (7); “Người chủ trì” (8); “Người phối hợp” (9); “Người phê

duyệt” (10); Chỉnh sửa “Tóm tắt vụ việc” (11) nếu cần.

- Vào mục “Trạng thái” (12) chọn “Gửi PGĐ phụ trách/Chủ tịch UBCS để triển khai”

- Vào mục “Loại BC” (13) chọn “Báo cáo chất lượng”

- Vào mục “Thống kê” (14) chọn “Có thống kê”

- Ấn “Gửi” (15) và “Thoát” để hoàn tất Lúc này vụ việc đã được chuyển LĐC xem xét phê duyệt

Sau khi nhập đầy đủ thông tin trên các mục trên, Phòng ATKSCL:

Lưu bản nháp báo cáo Báo cáo sẽ đươc gửi mail đế người phối hợp và người phê duyệt

Huỷ bỏ khởi tạo báo cáo

CHÚ Ý:

- Phòng ATKSCL lựa chọn trạng thái “Đang xử lý”, nhấn “Cập nhật” để lưu vụ

việc trên hệ thống và bổ sung thêm thông tin vụ việc sau đó.

- Đối với các trường hợp vụ việc không có đủ căn cứ để mở hồ sơ vụ việc theo quy

định của T03/NIA-AT, Phòng ATKSCL có thể lựa chọn trạng thái: “Hủy – Hủy bỏ

yêu cầu khởi tạo”, nhấn “Cập nhật” Lúc này vụ việc do các đơn vị khởi tạo sẽ bị

xóa khỏi hệ thống.

- Để khởi tạo một vụ việc: Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản SQM, click 1

lần vào mục “Quản lý AT-CL” (1)

=> Click mục “Phòng ATKSCL Khởi tạo Báo cáo” (2), chọn “Thêm mới” (3)

- Khi bảng “TẠO YÊU CẦU” hiện ra, nhập lần lượt thông tin vụ việc vào các mục “Giờ

bay” (1); “Chuyến bay” (2); “Hãng” (3); “Mã mở rộng” (4); “Tóm tắt vụ việc” (5) và

đính kèm hồ sơ liên quan ở mục “Chọn tệp” (6).

- Phòng ATKSCL nhập dữ liệu và tải file liên quan của vụ việc lên hệ thống tại bảng

“TẠO YÊU CẦU” như các bước Khởi tạo vụ việc đã hướng dẫn tại mục II.

- Tuy nhiên, tại Mục “Trạng thái” chọn trạng thái, Phòng ATKSCL lựa chọn “Gửi

PGĐ phụ trách/Chủ tịch UBCS để triển khai” và nhấn “Gửi” để chuyển LĐC

xem xét phê duyệt

- Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản SQM, LĐC/PGĐ phụ trách click 1 lần vào

mục “Quản lý AT-CL” (1) vào mục “Tiếp nhận/Triển khai báo cáo” (2) để kiểm tra

“Trạng thái” vụ việc.

- Chọn và nháy đúp chuột vào vụ việc (3) đang chờ ý kiến phê duyệt để xem nội dung

Lãnh đạo Cảng/Phó Giám đốc phụ trách phê duyệt sau khi xem xét/chỉnh sửa các nội dung

báo cáo ban đầu và chỉ đạo các đơn vị liên quan vào mục “Trạng thái” chọn “Gửi

Phòng/Trung tâm xác minh giải trình”; Chọn “Gửi” Sau đó nhấn “Thoát” Lúc này vụ việc

đã được chuyển xuống đơn vị liên quan để xác minh.

- Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản SQM, các đơn vị click 1 lần vào mục

“Quản lý AT-CL” (1) Vào mục “Các bộ phận xác minh giải trình” (2) Chọn mục

“Phòng/Trung tâm xác minh giải trình” (3) hoặc “Đội/Tổ xác minh giải trình” để

kiểm tra có vụ việc hay không.

- Nháy đúp chuột vào vụ việc (4) , cập nhật báo cáo, tải các file dữ liệu liên quan

- Khi bảng “PHÒNG/TRUNG TÂM XÁC MINH GIẢI TRÌNH – CHỈNH SỬA” hiện ra, tại Thanh ngang “Nội dung khởi tạo”, vào Mục “Chọn tệp”, chọn file tại cửa sổ “Open” và nhấn

“Upload file” để tải Báo cáo xác minh vụ việc và các tài liệu liên quan lên hệ thống

- Tiếp tục vào mục “Nội dung báo cáo”

-> Cập nhật thông tin vào các mục “Nội dung công việc”, “Biện pháp xử lý”, “Kiến nghị

khắc phục”-> Vào phần “Trạng thái” chọn “Gửi Phòng ATKSCL đánh giá kiểm soát nội dung” -> Nhấn “Gửi” Lúc này vụ việc đã chuyển đến phòng ATKSCL xem xét, đánh giá.

- Chỉ tiêu vi phạm: Chính là Chỉ số an toàn SSP.

- Nhóm Nguyên nhân: Nguyên nhân đã được xác định.

- Nhóm hậu quả: Hậu quả của vụ việc

- Cập nhật nhóm nguyên nhân

* Lưu ý:

“Chỉ tiêu vi phạm” sẽ do Phòng ATKSCL chịu trách nhiệm cập nhật

- Click vào “ Chọn chỉ tiêu vi phạm”.

- Click vào ô bên cạnh chỉ số an toàn ứng với vụ việc thuộc phạm vi theo dõi của Chỉ số.

- Click vào “Thêm”.

1 Click chuột vào mục Hậu quả/Nguyên nhân rồi chọn hậu quả/nguyên

nhân tương ứng sao cho phù hợp với vụ việc.

2 Điền nội dung vào ô mô tả hậu quả/ mô tả nguyên nhân.

quan”

Các đơn vị phối hợp: Sau khi truy cập thành công hệ thống, kiểm tra hộp thư (1),

click 1 lần sẽ mở được hộp thư và có thông báo Phối hợp vụ việc (2), nhấp chuột vào tin thông báo, hệ thống sẽ hiện ra vụ việc cần phối hợp thông tin (3)

Sau khi nhấn chuột 2 lần vào vụ việc, bảng “PHỐI HỢP THỰC HIỆN” hiện ra; Các

đơn vị điền nội dung phối hợp vào mục “Nội dung phối hợp” và tải các file đính kèm ở Mục “Chọn tệp” Sau đó nhấn “Gửi nội dung” để hoàn tất

Chú ý: Trong quá trình thực hiện các đơn vị có thể trao đổi các vướng mắc và

nội dung vụ việc qua Thanh ngang “Nội dung báo cáo”, vào Phần “Ý kiến trao

đổi” -> gõ ý kiến trao đổi và nhấn “Gửi bình luận”

- Phòng ATKSCL sau khi đăng nhập vào hệ thống: Vào mục “Quản lý AT-CL” (1), Chọn “Đánh giá KS nội dung”(2)

- Nhấn 2 lần chuột vào vụ việc đang cần đánh giá, kiểm soát nội dung” (3)

Xem xét báo cáo của các đơn vị Nếu nội dung báo cáo đạt vào mục “Trạng thái” chọn “Gửi Chủ tịch ủy ban CS/PGĐ khai thác kỹ thuật, an toàn đánh giá/chỉ

đạo” Nhấn “Gửi” Lúc này vụ việc đã được chuyển đến Chủ tịch ủy ban CS/PGĐ khai thác kỹ thuật, an toàn để đánh giá/chỉ đạo

Trong trường hợp nội dung báo cáo chưa đạt vào mục “Trạng thái” chọn “Gửi –

Phòng/Trung tâm xác minh giải trình”, chọn “Gửi” Lúc này vụ việc đã được

chuyển lại các đơn vị để chỉnh sửa lại báo cáo và bổ sung thông tin vụ việc Các đơn

vị đăng nhập và gửi lại báo cáo như hướng dẫn ở trên