Tiểu Luận Môn Nguyên Lý Quản Trị Slide Thuyết Trình Chủ Đề Chương 6 Hoạch Định.pdf

Danh sách thành viên Nhóm 8 STT Họ và tên MSSV Mức độ hoàn thành 1 Nguyễn Thị Ngọc Bích 21300019 100% 2 Nguyễn Lê Hoàng Anh 71306008 100% 3 Phạm Thị Tuyết 71306442 100% 4 Phạm Thị Thu Huyền 71305095 1[.]

STT Họ và tên MSSV Mức độ hoàn thành

3 Phạm Thị Tuyết 71306442 100%

4 Phạm Thị Thu Huyền

6 Nguyễn Thị Cẩm Nhung

8 Phan Thanh Tùng 71306437 100%

9 Lâm Minh Phụng 71305220 100%

Mục Lục

I/ Khái niệm hoạch định: 3

II/ Vai trò và tác dụng của hoạch định: 3

1/ Vai trò: 3

2/ Tác dụng: 4

III/ Các loại hoạch định: 4

1/ Hoạch định chiến lược: 4

2/ Hoạch định chiến thuật: 4

3/ Hoạch định tác nghiệp: 4

IV/ Mục tiêu nền tảng của hoạch định: 5

1/ Vai trò của mục tiêu: 5

2/ Hệ thống mục tiêu của doanh nghiệp: 6

3/ Các nguyên tắc đề ra mục tiêu: 7

V/ Phân loại mục tiêu: 8

1/ Phân loại theo cấp độ: 8

2/ Phân loại theo nội dung: 9

3/ Phân loại mục tiêu theo bản chất: 9

VI/ Quản trị theo mục tiêu (MBO): 9

1/ Bốn yếu tố căn bản của MBO: 9

2/ Quy trình thực hiện: 10

3/ Lợi ích của MBO: 10

4/ Ưu và nhược điểm của MBO: 10

CHƯƠNG 6: HOẠCH ĐỊNH

I/ Khái niệm hoạch định:

Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọn lựa những biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đó

Tất cả những nhà quản trị từ cấp thấp đến cấp cao đều làm công việc hoạch định, hoạch định vạch ra con đường đi tới mục tiêu và chỉ ra giải pháp để giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động

II/ Vai trò và tác dụng của hoạch định:

Hoạch định là cơ sở cho sự phối hợp hoạt động giữa các cá nhân và nhóm người trong tổ chức Nhờ có sự dự đoán những biến đổi mà hoạch định giúp ta tránh bớt bất trắc

Hoạch định đòi hỏi nhà quản trị phải nhìn trước, lường trước những biến đổi, xem xét những tác động của biến đổi và chuẩn bị những biện pháp thích ứng

1/ Vai trò:

- Là phương tiện để đạt mục tiêu của doanh nghiệp

- Hướng dẫn nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu

- Giúp nhận diện các cơ hội và nguy cơ từ môi trường

- Giúp triển khai kịp thời các chương trình hành động

- Làm cơ sở để thực hiện các chức năng quản trị khác

- Phát triển tinh thần làm việc tập thể của doanh nghiệp

2/ Tác dụng:

- Tạo ra tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống hệ thống quản trị

- Phối hợp mọi nổ lực của tổ chức trong quá trình thực hiện mục tiêu

- Tập trung vào các mục tiêu tránh sự lãng phí

- Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức

- Tăng độ linh hoạt và thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài

- Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra hữu hiệu

III/ Các loại hoạch định:

1/ Hoạch định chiến lược:

Xác định các mục tiêu dài hạn, bao quát hoạt động của tổ chức và chiến lược hành động để thực hiện mục tiêu căn cứ vào hoàn cảnh cụ thể của tổ chức

và tác động của môi trường Hoạch định chiến lược phải hướng đến việc thực hiện sứ mạng của tổ chức

2/ Hoạch định chiến thuật:

Là loại hoạch định liên quan đến việc xác định mục tiêu và các biện pháp của các đơn vị hoặc các bộ phận chức năng trong một tổ chức Loại hoạch định này gắn với cấp quản trị trung gian trong một tổ chức và thường có tính trung hạn Hoạch định chiến thuật phải dựa trên cơ sở của hoạch định chiến lược

3/ Hoạch định tác nghiệp:

Là loại hoạch định gắn trực tiếp với cấp thấp nhất, các tổ, đội hoặc các cá nhân trực tiếp chịu trách nhiệm thực thi các nhiệm vụ cụ thể Loại hoạch định này mang tính chi tiết và ngắn hạn Hoạch định tác nghiệp phải dựa trên cơ sở của hoạch định chiến thuật

IV/ Mục tiêu nền tảng của hoạch định:

Mục tiêu là những trạng thái hoặc những cột mốc mà tổ chức mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định

1/ Vai trò của mục tiêu:

- Là cơ sở để lập kế hoạch cho doanh nghiệp

- Là tiêu chuẩn để đánh giá kết quả kinh doanh

- Là cơ sở để phân bổ nguồn lực

- Là công cụ để thu hút các nhà đầu tư và cổ đôn

2/ Hệ thống mục tiêu của doanh nghiệp:

- Tồn tại và tăng trưởng – Lợi nhuận

- Phân bố nguồn lực và rủi ro - Nâng cao năng suất

- Vị thế cạnh tranh - Phát triển nguồn nhân lực

- Phát triển công nghệ - Trách nhiệm với xã hội

3/ Các nguyên tắc đề ra mục tiêu:

- SPECIFIC: Cụ thể, dễ hiểu

- Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các

hoạt động trong tương lai

- Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị

trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị

phần

- Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần,

từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu

% nữa

- MEASURABLE: Đo lường được

- Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?

- Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể” Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được

- ATTAINABLE: Có thể đạt được

- Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi

- Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao

- RELEVANT: Sự tương thích

- Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc )

- Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45

kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế

- TIME BOUND: Căn cứ vào thời gian

- Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn

- Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác

V/ Phân loại mục tiêu:

Phân loại theo cấp độ

Phân loại theo nội dung

Phân loại theo bản chất

Phân loại theo thời gian

Phân loại theo tốc độ tăng trưởng

Phân loại theo hình thức

1/ Phân loại theo cấp độ:

a/ Các mục tiêu chiến lược:

Là các mục tiêu có tính bao quát gắn với các cấp độ tổng thể của tổ chức Gắn liền với các mục tiêu chiến lược là các kế hoạch chiến lược Các kế hoạch chiến lược là các bước hành động cụ thể mà thông qua đó doanh nghiệp sẽ đạt được các mục tiêu chiến lược

b/ Các mục tiêu chiến thuật:

Xác định các kết quả cần đạt được tại các đơn vị và các bộ phận chủ yếu trong một tổ chức Gắn liền với các mục tiêu chiến thuật là các kế hoạch chiến thuật Các kế hoạch chiến thuật được thiết lập để giúp thực thi các kế hoạch chiến lược quan trọng và hoàn tất một phần cụ thể của chiến lược công ty

c/ Các mục tiêu tác nghiệp:

Xác định cụ thể các kết quả cần đạt được tại các bộ phận, các nhóm và các

cá nhân Các mục tiêu tác nghiệp cần tỉ mỉ, chính xác và có khả năng đo lường được Gắn với các mục tiêu tác nghiệp là các kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch tác nghiệp là công cụ của các nhà quản trị cấp thấp trong việc điều hành công việc hằng ngày

2/ Phân loại theo nội dung:

- Các mục tiêu tài chính: Là các mục tiêu liên quan đến kết quả thực hiện

về mặt tài chính của tổ chức

- Các mục tiêu chiến lược: Chú trọng đến việc cải thiện vị thể cạnh tranh dài hạn của doanh nghiệp

3/ Phân loại mục tiêu theo bản chất:

- Các mục tiêu tuyên bố: Là các mục tiêu mà các tổ chực tuyên bố chính thức đến các đối tượng hữu quan bên trong và bên ngoài tổ chức Các mục tiêu tuyên bố có thể diễn đạt khác nhau tùy theo từng đối tượng hữu quan Sự khác biệt trong cách diễn đạt với từng đối tượng là cần thiết do mối quan tâm và lợi ích của các đối tượng hữu quan không giống nhau

- Các mục tiêu thật: Là những mục tiêu mà thực sự tổ chức đó theo đuổi

Để biết được mục tiêu thật của một tổ chức ta nên quan sát những gì mà các thành viên trong tổ chức đó đang làm và những gì mà tổ chức đó thực sự ưu tiên

VI/ Quản trị theo mục tiêu (MBO):

Là phương pháp quản trị trong đó nhà quản trị và những thuộc cấp cùng nhau thiết lập mục tiêu rõ ràng Những mục tiêu này được các thành viên tự cam kết thực hiện và kiểm soát

1/ Bốn yếu tố căn bản của MBO:

- Sự cam kết của quản trị viên cao cấp (trách nhiệm lãnh đạo) với hệ thống MBO

- Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung

- Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung

- Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch

2/ Quy trình thực hiện:

- B1: Đặt mục tiêu: dựa trên khả năng và kì vọng để ấn định các kết quả phù hợp Công việc này mang tính tự giác nhưng phải cân nhắc để định hướng phát triển và những điều kiện thực hiện cụ thể

- B2: Xây dựng kế hoạch hành động: bao gồm những hành động cần thiết

để đạt mục tiêu, thiết lập những quan hệ trọng yếu giữa các hoạt động đó, chỉ trách nhiệm, ước lượng thời gian, và ấn định những nguồn lực cần thiết cho mỗi hoạt động

- B3: Tự kiểm soát: nghĩa là những cá thể tự làm lấy việc theo dõi một cách có hệ thống và đo lường sự thực hiện của chính mình

- B4: Duyệt lại theo kỳ hạn, đánh giá thực hiện và tiến hành sửa chữa, khi

có sự lệch khỏi mục tiêu đã định Xét duyệt định kỳ được thực hiện ở cấp cao nhất của tổ chức, trong tương quan đường lối phát triển và điều kiện môi trường hoạt động Những xét duyệt này không phải để tìm lỗi và chỉ trích nhân viên mà

có tính xây dựng và giúp đỡ trong tương lai

3/ Lợi ích của MBO:

- Khuyến khích tính chủ động sáng tạo của cấp dưới tham gia vào việc lập mục

tiêu

- Kiểm soát dễ hơn

- Tổ chức được phân định rõ ràng

- Có sự cam kết của cấp dưới về yêu cầu, hiệu quả công việc của họ

4/ Ưu và nhược điểm của MBO:

a/ Ưu điểm:

1.Luôn luôn theo sát tiến độ của công việc để kịp thời hạn chế rủi ro hoặc thay đổi khi cần thiết

2 Đảm bảo kết quả của công việc theo kế hoạch được định trước, tránh sự mất phương hướng

3 Nhân viên và nhà quản lí được tự do trong việc chọn cách thức làm việc (work method) để hoàn thành công việc Đây là ưu điểm quan trọng nhất là trong các công ty phát triển dựa theo nhiệt huyết, nó giúp tính sáng tạo của nhân viên, giúp nhân viên thoải mái, tự do và có trách nhiệm hơn với công việc được giao

4 Khen thưởng hay kỉ luật rõ ràng dựa theo kết quả công việc chứ không theo

cảm tính, tình cảm Tạo ra tính cân bằng trong khen chê, tạo ra sự công tâm trong việc quản lí khen chê

b/ Nhược điểm:

1 Tốn thời gian bước đầu khi lập kế hoạch, mục tiêu cụ thể vào phương pháp hoàn thành công việc lúc đầu Nhân viên và nhà quản lí sẽ phải tập trung với nhau bàn bạc hơn là tập trung vào công việc sản xuất chính Những công việc này cần làm nhanh và có độ chính xác cao, và cũng có thể thay đổi khi môi trường cạnh tranh thay đổi

2 Làm tăng các luật lệ và qui tắc trong khi làm việc, làm nhân viên dựa nhiều vào qui tắc làm việc hơn là sự đổi mới tư duy để hoàn thành công việc tốt hơn Khiến cho tổ chức cồng kềnh, không linh hoạt để đón nhận cơ hội hoặc thay đổi khi môi trường thay đổi