Soạn thảo văn bản HÃY MIÊU TẢ VỊ TRÍ VÀ CÁCH TRÌNH BÀY CÁC YẾU TỐ THÔNG TIN SỐ 3, SỐ 4, SỐ 5 TRONG THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (CHỌN 5 THỂ LOẠI VĂN BẢN CỤ THỂ ĐỂ PHÂN TÍCH VÀ CHỨNG MINH)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM MỤC LỤC Mở Đầu 2 Nội Dung 3 I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3 1 Văn bản hành chính 3 2 Vị trí, cách trình bày các yếu tố thông tin trong thể thức của một.

MỤC LỤC

Mở Đầu……… 2

Nội Dung……… 3

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT……… 3

1.Văn bản hành chính……… 3

2 Vị trí, cách trình bày các yếu tố thông tin trong thể thức của một văn bản hành chính……… 3

2.1 Yếu tố thông tin số 3……….3

2.2 Yêu tố thông tin số 4……… 4

2.3 Yếu tố thông tin số 5……….4

II Ví dụ về THỂ LOẠI VĂN BẢN TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH………5

1 Nghị quyết……… 5

2 Quyết định……… 6

3 Chỉ thị……… 7

4 Công điện………8

5 Thông báo……… 9

Kết luận……… 10 Tài Liệu Tham Khảo

MỞ ĐẦU

Nhà quản lý mà chức năng cơ bản là hoạch định, ra quyết định, ra quyết định, tổ chức, điều hành và kiểm soát, không thể thiếu được công cụ hữu hiệu là hệ thống văn bản Trong thực tế, nhận thức đúng, hiểu thấu và viết chuẩn một loại văn bản nào đó cần rất nhiều thời gian và công sức Cụ thể đó là một văn bản hành chính

Để hiểu rõ cách soạn thảo một văn bản hành chính, chúng ta cần hiểu rõ thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản, trong đó có các yếu tố thông tin Để giúp cho sinh viên nắm dược những kiến thức cơ bản nhất, hiểu rõ về quy trình soạn thảo, vị trí và trình bày của các yêu tố thông tin của các loại văn bản này Đồng thời đưa ra các thể loại trong văn bản hành chính để minh họa Với những lí do trên, nên em chọn đề tài “Hãy miêu tả vị trí và cách trình bày các yếu tố thông tin số 3, số 4, số 5 trong thể thức của văn bản hành chính (chọn 5 thể loại văn bản cụ thể đề phân tích và chứng minh)”

NỘI DUNG

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1 Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước, văn bản hành chính có nhiều vài trò khác nhau, có thể là thông báo, truyền đạt thông tin từ

tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác

Văn bản hành chính cũng có thể dùng để cụ thể hóa những văn bản pháp quy, giải quyết những công việc cụ thể trong quá trình quan lý, điều hành một cơ quan, tổ chức Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:

- Văn bản hành chính cá biệt (Quyết định, chỉ thị, nghị quyết)

- Văn bản hành chính thông thường

+ Văn bản không có tên loại (Công văn)

+ Văn bản có tên gọi (Thông báo, báo cáo, biên bản)

Đặc điểm của văn bản hành chính:

Văn bản hành chính cần có những nội dung sau:

 Quốc hiệu và tiêu ngữ

 Địa điểm và ngày tháng làm văn bản

 Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản

 Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản

 Nội dung thông báo , đề nghị báo cáo

 Chữ kí và họ tên người gửi văn bản

2 Vị trí, cách trình bày các yếu tố thông tin trong thể thức của một văn bản hành chính

2.1 Yếu tố thông tin số 3

Là số, kí hiệu của văn bản

a) Vị trí

Yếu tố thông tin số 3 được trình bày ở góc bên trái của văn bản, nằm phía dưới yếu

tố thông tin số 2 (Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản) và nằm trên yếu tố thông tin số

5b (Trích yếu nội dung công văn)

b) Cách trình bày

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,

kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-HĐND; Số: 23/BC-BNV,…

2.2 Yêu tố thông tin số 4

Là địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a) Vị trí

Yếu tố thông tin số 4 được trình bày ở góc phải của văn bản, nằm bên dưới yếu tố thông tin sô 1 (Quốc hiệu và tiêu ngữ)

b) Cách trình bày

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu, ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009,…

2.3 Yếu tố thông tin số 5

Là tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

a) Vị trí

Yếu tố thông tin số 5 gồm hai loại là 5a và 5b

Yếu tố thông tin 5a được trình bày ở góc phải văn bản, nằm ở trên yếu tố thông tin

số

9a (Nơi nhận) và nằm cạnh yếu tố thông tin số 5b (Trích yếu nội dung công văn) Yếu tố thông tin 5b được trình bày ở góc trái văn bản, nằm ở dưới thông tin số 3 (Số, ký hiệu của văn bản) và nằm cạnh yếu tố thông tin số 5a (Tên loại và trích yếu nội dung văn bản)

b) Cách trình bày

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại

ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường,

cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều động cán bộ

-Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, Ví dụ:

Số: 72/VTLTNN-NVĐP

V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009

II 5 THỂ LOẠI VĂN BẢN TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1 Nghị quyết

Yếu tố thông số 3 là Số: 78/NQ-CP chính là số, kí hiệu của văn bản nghị quyết; được trình bày ở góc trái của văn bản nghị quyết, nằm dưới thông tin số 2 (CHÍNH PHỦ) Trong đó, Số: 78 là số thứ tự đăng ký của văn bản nghị quyết; còn NQ-CP là chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước Cụ thể là Nghị quyết của Chính phủ ban hành

Yếu tố thông tin sô 4: Hà Nội, ngày 20 tháng 7 năm 2021 chính là địa danh và ngày tháng, năm, ban hành văn bản nghị quyết; được trình bày ở góc phải của văn bản nghị quyết, nằm bên dưới yếu tố thông tin số 1 (Quốc hiệu) Trong đó địa danh của văn bản trên

là Hà Nội, vì văn bản nghị quyết do chính phủ ban hành mà chính phủ là cơ quan, tổ chức

thuộc Trung ương nên trong văn bản ghi tên thành phố trục thuộc, nơi có cơ quan, tổ chức đóng tru sở; còn ngày 20 tháng 7 năm 2021 là ngày, tháng, năm ban hành văn bản nghị quyết

Yếu tố thông tin số 5: tên loại và trích yếu nội dung văn bản; tên loại văn bản được canh giữa và trích yếu nội của văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, nằm bên trên yếu tố thông tin số 9a (nội dung) và bên cạnh yếu tố thông tin số 5b (trích yếu nội dung của công văn)

Cụ thể: tên loại văn bản là nghị quyết; còn trích yếu nội dung của văn bản là phiên họp Chính Phủ chuyên đề về phòng, chống dịch COVID–19

2 Quyết định

Yếu tố thông tin số 3: Số: 10/2021/QĐ-UBND chính là số, kí hiệu của văn bản quyết định; được trình bày ở góc trái của văn bản quyết định, nằm dưới thông tin số 2 (CHÍNH PHỦ) Trong đó Số: 10/2021 là số thứ tự đăng ký văn bản quyết định; còn QĐ-UBND là chữ viết tắt của văn bản quyết định và do ủy ban nhân dân ban hành

Yếu tố thông tin sô 4: Hà Nam, ngày 29 tháng 4 năm 2021, chính là địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản quyết định; được trình bày ở góc phải của văn bản quyết định, nằm bên dưới yếu tố thông tin số 1 (Quốc hiệu) Trong đó Hà Nam là địa danh, vì văn bản quyết định trên do ủy ban nhân dân nhân ban hành mà ủy ban nhân dân thuộc cơ quan, tổ chức cấp tỉnh nên trong văn bản ghi tên của tỉnh; còn ngày 29 tháng 4 năm 2021 là ngày, tháng, năm ban hành văn bản quyết định

Yếu tố thông tin số 5: tên loại và trích dẫn của văn bản; tên loại văn bản được canh giữa và trích yếu nội của văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, nằm bên trên yếu tố thông tin số 9a (nội dung) và bên cạnh yếu tố thông tin số 5b (trích yếu nội

dung của công văn).

Cụ thể: tên loại văn bản là quyết định; còn trích dẫn của văn bản là ban hành “Quy dịnh về trình tự thủ tục lập, thẩm định, phê duyệt và tổ chức thực hiện đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật Khu đấu giá quyền sử dụng đất trên địa bàn tỉnh Hà Nam"

3 Chỉ thị

Yếu tố thông tin số 3: Số: 16/CT-TTg chính là số, kí hiệu của văn bản chỉ thị; được trình bày ở góc trái của văn bản chỉ thị, nằm dưới thông tin số 2 (THỦ TƯỚNG-CHÍNH PHỦ) Trong đó, Số 16 là thứ tự đăng ký văn bản chỉ thị; còn CT-TTg là chữ viết tắt của văn bản chỉ thị và do thủ tương chính phủ ban hành

Yếu tố thông tin số 4: Hà Nội, ngày 29 tháng 7 năm 2013 chính là địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản chỉ thị; được trình bày ở góc phải của văn bản chỉ thị, nằm bên dưới yếu tố thông tin số 1 (Quốc hiệu) Trong đó, Hà Nội là địa danh, vì văn bản chỉ thị do thủ tướng-chính phủ ban hành mà thủ tướng-chính phủ là cơ quan, tổ chức thuộc Trung ương nên trong văn bản ghi tên thành phố trục thuộc, nơi có cơ quan, tổ chức đóng tru sở; còn ngày 29 tháng 7 năm 2013 là ngày, tháng, năm ban hành văn bản chỉ thị

Yếu tố thông tin số 5: tên loại và trích dẫn của văn bản; tên loại văn bản được canh giữa và trích yếu nội của văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, nằm bên trên yếu tố thông tin số 9a (nội dung) và bên cạnh yếu tố thông tin số 5b (trích yếu nội dung của công văn)

Cụ thể: tên loại của văn bản là chỉ thị; còn trích dẫn nội dung của văn bản là về tăng cường thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong quản lý, khai thác, sử dụng tài nguyên, vốn, tài sản và lao động tại các doanh nghiệp nhà nước

4 Công điện

Yếu tố thông tin số 3: Số 156/CĐ-TTg chính là số, kí hiệu của văn bản công điện; được trình bày ở góc trái của văn bản công điện, nằm dưới thông tin số 2 (THỦ TƯỚNG-CHÍNH PHỦ) Trong đó, Số: 156 là số thứ tự đăng ký của văn bản công điện; còn CĐ-TTg là chữ viết tắt của văn bản công điện và do thủ tướng-chính phủ ban hành

Yếu tố thông tin số 4: Hà Nội, ngày 02 tháng 02 năm 2017 chính là địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản công điện; được trình bày ở góc phải của văn bản công điện, nằm bên dưới yếu tố thông tin số 1 (Quốc hiệu) Trong đó, Hà Nội là địa danh,

vì văn bản công điện do thủ tướng-chính phủ ban hành mà thủ tướng-chính phủ là cơ quan, tổ chức thuộc Trung ương nên trong văn bản ghi tên thành phố trục thuộc, nơi có cơ quan, tổ chức đóng tru sở; còn ngày 02 tháng 02 năm 2017 là ngày, tháng, năm ban hành văn bản công điện

Yếu tố thông tin số 5: là tên loại và trích dẫn của văn bản

Cụ thể: tên loại của văn bản là công điện; còn trích dẫn nội dung của văn bản là Về việc đôn đốc thực hiện nhiệm vụ sau kỳ nghỉ Tết Nguyên đán Đinh Dậu 2017

5 Thông báo

Yếu tố thông tin số 3: Số: 222/TB-VPCP chính là số, kí hiệu của văn bản thông báo, được trình bày ở góc trái của văn bản thông báo, nằm dưới thông tin số 2 (VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ) Trong đó, Số: 222 là số thứ tự đăng ký của văn bản thông báo; còn TB-VPCP là chữ viết tắt của văn bản thông báo và do văn phòng chính phủ ban hành

Yếu tố thông tin số 4: Hà Nội, ngày 28 tháng 6 năm 2013 chính là địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản thông báo; được trình bày ở góc phải của văn bản thông báo, nằm bên dưới yếu tố thông tin số 1 (Quốc hiệu) Trong đó, Hà Nội là địa danh, vì văn bản thông báo do văn phòng chính phủ ban hành mà văn phòng chính phủ là cơ quan, tổ chức thuộc Trung ương nên trong văn bản ghi tên thành phố trục thuộc, nơi có cơ quan, tổ chức đóng tru sở; còn ngày 28 tháng 6 năm 2013 là ngày, tháng, năm ban hành văn bản công điện

Yếu tố thông tin số 5: là tên loại và trích dẫn của văn bản; tên loại văn bản được canh giữa và trích yếu nội của văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, nằm bên trên yếu tố thông tin số 9a (nội dung) và bên cạnh yếu tố thông tin số 5b (trích yếu nội dung của công văn)

Cụ thể: tên loại của văn bản là thông báo; còn trích dẫn nội dung của văn bản là Kết luận của Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng tại buổi làm việc với Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam

KẾT LUẬN

Tất cả mọi hoạt động của con người đều cần có văn bản Khi muốn ai đó tham gia một buổi học phải có giấy mời, tổng kết năm học cũng cần soạn báo cáo tổng kết hay đên việc khen thưởng cùng có quyết định,… Vì vậy em thấy bộ môn Soạn thảo văn bản Tiếng Việt rất bổ ích và thiết thực Qua quá trình học tập và nguyên cứu về các thể thức và cách trình bày giúp em hiểu rõ hơn về các quy tắc, trật tự cũng như vị trí các bộ phận của một văn bản hành chính Bên cạnh đó, còn giúp cho sinh viên có thể trình bày một văn bản hành chình cũng như cũng các thể loại khác một cách chính xác, trang bị một số nghiệp vụ

cơ bản khác trong công tác quản lý và kinh doanh của các cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế -xã hội, đồng thời cung cấp những kĩ năng làm việc trên con đường lập nghiệp của sinh viên sau này

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Phạm Thị Huyền (2015) Bài tiểu luận môn Kỹ năng tạo lập văn bản Tiếng Việt - Học viện công nghệ bưu chính viễn thông.Tiểu luận Học viện công nghệ bưu chính viễn thông