Phần mềm quản lý thông tin bán hàng của một cửa hàng văn phòng phẩm

Khảo sát hiện trường: Hoạt động nhập kho: Khi các bên cung cấp vận chuyển hàng đến kho, nhân viên kho hàng kiểm kê lại số lượng của từng sản phẩm, loại mặt hàng.. Khi kiểm kê hàng hóa đư

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI TRƯỜNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

***************

Đề tài: Phần mềm quản lý bán hàng

của một cửa hàng văn phòng phẩm

Giảng viên hướng dẫn: Đỗ Văn Uy

Nguyễn Đức

20207705 IT-VUW01 tuan.nd207705@sis.hust.edu.vn Tuân

Lê Hoàng 20176021 IT-LTU16A hoang.l176021@sis.hust.edu.vn

Lê Hồng Quyết 20198327 IT-VUW quyet.lh198327@sis.hust.edu.vn

Lê Văn Duẩn 20207662 IT-VUW01 duan.lv207662@sis.hust.edu.vn Nguyễn Nam

20207656 IT-VUW01 Anh.nn207656@sis.hust.edu.vn Anh

Hà Nội, 06 Tháng 7 Năm 2022

Nội dung

1.2.3Khắc phục một số nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công cũ 11

5.1.1Chức năng xóa người dùng: 24

Phân công công việc nhóm

vụ, khảo sát thực tế tại cửa hàng của nhà tự kinh doanh, đặc tả yêu cầu, thực hiện chấm bài

Thiết kế giao diện, viết kiểm thử, mô hình hóa yêu cầu, thực hiện chấm bài

Phân tích yêu cầu, chia nhiệm vụ, tổng hợp kết quả làm việc từng thanh viên, phân tích yêu cầu,

mô hình hóa yêu cầu, thực hiện chấm bài

Phân tích yêu cầu, đặc tả yêu cầu, thực hiện chấm bài

Mô hình hóa yêu cầu, thiết kế giao diện, thực hiện chấm bài

Mức độ hoàn thanh ước lượng 80%

73%

83%

77%

70%

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT BÀI TOÁN

1.1 Mô tả bài toán

Một cửa hàng văn phòng phẩm có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ muốn đổi mới hình thức quản lý từ giấy tờ sang các phần mềm quản

lý kinh doanh để tối ưu quản lý cửa hàng Tuy nhiên các phần mềm giao bán hiện nay trên không gian mạng có chưa phù hợp với cách quản lý của chủ cửa hàng hoặc không phù hợp với điều kiện kinh tế Các hình thức quản lý bằng excel có thể đáp ứng được nhu cầu của chủ cửa hàng, tuy nhiên để lấy được dữ liệu cần thiết từ các bảng excel cần nhiều thao tác phức tạp cho nên gây khó khăn cho chủ cửa hàng khi quản lý Vì vậy, chủ cửa hàng quyết định xây dựng một phần mềm quản lý phù hợp với cửa hàng của mình.

1.1.1 Khảo sát hiện trường

Một cửa hàng văn phòng phẩm có cơ cấu tổ chức gồm:

Cửa hàng : Chủ cửa hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên kho hàng.

Khảo sát hiện trường:

Hoạt động nhập kho: Khi các bên cung cấp vận chuyển hàng đến kho, nhân viên kho hàng kiểm kê lại số lượng của từng sản phẩm, loại mặt hàng Khi kiểm kê hàng hóa được vận chuyển đến đúng với yêu cầu của cửa hàng, nhân viên đồng

ý nhập kho và tạo phiếu nhập kho với bên cung cấp sản

phẩm Trong trường hợp bên cung cấp không cung cấp đúng

số lượng và các loại sản phẩm nhân viên kho có quyền từ trối nhập hàng và báo cáo lại với chủ cửa hàng.

Hoạt động xếp hàng trong kho: Nhân viên kho sau khi nhập hàng sẽ sắp xếp sản phẩm vào các vị trí quy định trước trong kho và cập nhật lại số lượng sản phẩm sau khi nhập kho.

Hoạt động bán hàng: Nhân viên bán hàng đứng tại quầy thu ngân Khi khách hàng chọn sản phẩm trên kệ rồi mang ra quầy thu ngân yêu cầu mua hàng, thì nhân viên bán hàng xác nhận giá sản phẩm rồi thanh toán sau đó xuất hóa đơn bán hàng rồi lưu lại.

Hoạt động kiểm kê hàng trên kệ: Nhân viên bán hàng vào cuối mỗi ngày làm việc sẽ kiểm kê lại số hàng còn lại trên kệ Căn cứ vào

số lượng mặc định của mỗi sản phẩm trên kệ để xác định số sản phẩm bán được trong ngày và đối chiếu với hóa đơn bán hàng.

Hoạt động xuất kho: Nhân viên bán hàng vào đầu mỗi ngày làm việc sẽ căn cứ vào số lượng hàng còn trên kệ vào cuối buổi hôm trước để đến kho lấy hàng cho lên kệ về số lượng mặc định ban

đầu Nhân viên kho hàng sẽ xác nhận và tạo phiếu xuất kho với nhân viên cửa hàng Sau đó cập nhật lại số lượng sản phẩm sau ghi xuất kho vào sổ ghi chép.

Hoạt động kiểm kê: khi cần thiết chủ của hàng sẽ làm việc với nhân viên bán hàng và nhân viên kho để kiểm kê lại hoạt động bán hàng của cửa hàng Nếu có xảy ra sai sót dữ liệu

so với thực tế sẽ căn cứ vào khâu xảy ra sai sót để xác định người chịu trách nhiệm Từ đó xác định lương, thưởng và phạt trong tháng cho nhân viên.

Khảo sát người sử dụng:

Nhân viên bán hàng: Đứng tại quầy thu ngân thanh toán khi khách hàng mang hàng sau khi chọn đến Ghi chép lại giao dịch vào sổ để cuối ngày kiểm kê lại Tạo hóa đơn thanh toán cho khách khách hàng Cập nhật lại số hàng trên kệ, nếu hàng trên kệ hết hoặc còn số lượng ít thì sẽ lấy từ kho để lên

kệ hàng và tạo phiếu xuất kho với nhân viên quản lý kho.

Nhân viên quản lý kho: khi nhập hàng hóa về nhân viên sẽ xác nhận sản phẩm và số lượng sản phẩm nhập vào từ các nhà cung cấp Sau khi xác nhận chính xác số lượng và các loại mặt hàng thì tạo phiếu nhập kho hàng Khi đã nhập kho nhân viên quản lý kho sắp xếp lại các loại mặt hàng theo

từng loại sản phẩm vào vị trí được quy định trước, cập nhật lại số lượng hàng khóa trong kho vào sổ ghi chép Tạo phiếu xuất kho khi nhân viên bán hàng lấy hàng từ kho lên kệ.

Chủ cửa hàng: là người nắm bắt được tình hình mua bán, doanh thu của cửa hàng, quản lý nhân viên Căn cứ vào sổ sách,hóa đơn bán hàng, phiếu nhập và xuất kho rồi tổng hợp thống kê lại tình hình bán hàng Từ đó sẽ đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp cho từng thời điểm Việc thống kê được diễn ra hàng tuần, hàng tháng Phụ trách trả lương cho nhân viên.

Tài liệu:

Phiếu xuất kho:

Phiếu nhập kho:

Các bảng dữ liệu hoàn toàn viết tay nên việc tìm kiếm gây khó khăn khi cần rà soát lại.

Mặt hàng bán, nhập kho chưa có thông tin nhân viên đi kèm dẫn đến khi có sai sót hoặc thất thoát khó tìm ra nhân viên phụ trách. Việc tính toán thủ công cũng có thể gây ra sai sót khi

kiểm kê Mong muốn của chủ cửa hàng:

Một phần mềm giúp cải thiện công việc quản lý của chủ cửa hàng và các hoạt động của nhân viên.

Giám sát được hoạt động của cửa hàng hiệu quả

hơn: Hoạt động nhập xuất kho.

Thông tin, số lượng sản phẩm trong

kho Hoạt động bán hàng.

Các biểu đồ doanh số, doanh thu theo ngày, tuần,

tháng và theo khoảng thời gian xác định.

Xếp lịch nhân viên, chấm công, tính lương, thưởng dựa theo số ngày làm việc.

Đề xuất chức năng:

Chức năng đăng nhập: Giúp chủ cửa hàng quản lý được lịch làm việc của từng nhân viên Khi nhân viên thực hiện các giao dịch hoặc nhập xuất kho có thể lưu lại thông tin nhân viên Từ đó có các tiêu trí để thưởng phạt nếu có.

Chức năng bán hàng: Giúp nhân viên cải thiện thời gian xác nhận thanh toán của sản phẩm Sản phẩm sau khi xác nhận thanh toán có thể tự động lưu vào kho lưu trữ dữ liệu Từ đó

có thể truy xuất thông tin bán hàng khi cần thiết.

1.1.2 Tổng hợp phân loại thông tin

Chức năng quản lý kho: Có các biểu mẫu giúp nhân viên kho hàng có thể dễ dàng nhập Thông tin sau khi nhập tự động lưu vào kho lưu trữ.

Chức năng quản lý cửa hàng: Cung cấp các chức năng giúp quản lý cửa hàng.

Xác định phạm vi

Sử dụng cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin:

Thông tin người sử dụng gồm: nhân viên, quản trị

viên Thông tin sản phẩm và các loại sản phẩm.

Thông tin hóa đơn.

kê dữ liệu, báo cáo danh số…

1.2 Lợi ích phần mềm

1.2.1 Giá trị sử dụng

Tạo sự linh hoạt trong quản lý: Hầu hết các phân đoạn từ quản lý kho, đến bán hàng đều được sắp xếp theo trình tự từ đó phần mềm

có thể xuất báo cáo theo tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý có thể biết được tình hình hoạt động của hàng khi cần thiết.

Giảm sai sót: Phần mềm sẽ lưu hóa đơn bán hàng và thông tin xuất nhập kho, và các cá nhân tham gia vào hoạt động đó Từ đó tính toán

ra các khoản thu chi một cách tự động, giảm sai sót trong khâu kế toán Nếu có sai sót thì có thể dễ dàng truy ra trách nhiệm và sửa sai.

1.2.2 Giá trị kinh tế

Tiếp kiệm chi phí, công sức: Phần mềm hỗ trợ các chức năng ghi chép và quản lý sổ sách bán hàng, lưu trữ nguồn hàng đầu vào – đầu ra, quản lý bán hàng, đơn giá bán hàng từng mặt hàng sản phẩm, kiểm kê hàng hóa trong kho, chốt doanh số báo cáo,

… Từ đó giúp giảm chi phí nhân công phải thuê cho mấy việc trên, đồng thời tiếp kiệm thời gian, làm được nhiều công việc khác mà không ảnh hưởng tới công việc quản lý bán hàng, giúp đem tới hiệu quả công việc cao hơn.

1.2.3 Khắc phục một số nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công cũ

Quản lý cửa hàng theo phương thức truyền thống phụ thuộc hoàn toàn vào việc ghi chép sổ sác Việc làm thủ công như vậy rất dễ dẫn đến tình trạng bị nhầm lẫn, mất dữ liệu, tiêu tốn thời gian và chi phí quản lý.

Quản lý qua phần mềm, các dữ liệu được cập nhật lên hệ thống giúp đồng bộ dữ liệu nên dễ dàng quản lý hơn nếu so với phương pháp quản lý cũ dữ liệu thường được lưu trong máy tính cá nhân.

1.3 Kế hoạch triển khai

1 Lên kế hoạch triển khai

2 Khảo sát và đưa ra giải pháp

CHƯƠNG 2: ĐẶC TẢ YÊU CẦU BÀI TOÁN

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH YÊU CẦU BÀI TOÁN 3.1 Xây dựng biểu đồ tuần tự

3.1.1 Đăng nhập

3.1.2 Quản lý bán hàng

3.1.3 Nhập hàng

3.1.4 Xuất hàng

3.1.5 Quản lý nhân viên

3.1.6 Thống kê

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 4.1 Thiết kế kiến trúc

4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Sơ đồ quan hệ giữa các bảng:

Đặc tả dữ liệu cho bảng user:

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng Khuôn dạng Ghi

vẹn

chiếu từ bảng người dùng

Đặc tả bảng Product:

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng Khuôn dạng Ghi

vẹn

tham chiếu từ bảng Category Đặc tả bảng Category:

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng Khuôn dạng Ghi

vẹn

4.3 Thiết kế chi tiết gói

4.3.1 Package controller

4.3.2 Package model

4.4 Sơ đồ lớp.

4.5 Thiết kế giao diện

Biểu đồ chuyển tiếp giao diện:

Chương 5: KIỂM THỬ CHƯƠNG TRÌNH

5.1 Kiểm thử chức năng quản lý cửa hàng

5.1.1 Chức năng xóa người dùng:

STT

1 Đầu vào

Kết quả mong muốn Exception Kết quả thực tế

Click vào nút xóa Yêu cầu xác nhận xóa người dùng Không sử lý

5.1.2 Chức năng thêm người dùng:

Đầu vào Kết quả mong muốn Exception Kết quả thực tế

Họ tên: Bạn bắt buộc phải nhập Pass, Không sử lý

Giới Tính : Nam CMND, Role, Gmail, Họ tên.

SDT: 012345678921a Số điện thoại không đúng

Họ tên: Nguyễn Văn A Thông tin hợp lệ Không sử lý

Giới Tính: Xác nhận thêm người dùng

Thông tin khác đầy đủ Pass yếu Không sử lý

theo yêu cầu.

Pass: 12345

Không tin khác đầy đủ yêu Nếu bằng 0 người dùng Tất cả các ký tự

cầu quản lý cửa hàng còn lại đều yêu

Role: 0 hoặc 1 hoặc 2 Nếu bằng 1 người dùng bán cầu nhập lại

hàng Nếu bằng 2 người dùng quản

lý kho

5.1.3 Chức năng sửa người dùng

STT

1

2

Đầu vào Kết quả mong muốn Exception Kết quả thực tế

Để mặc định ban đầu và Không thực hiện gì Không sử lý

Không nhập và ấn vào Danh sách người dùng hiển thị không Không sử lý

tìm người dùng thay đổi

Nhập: a Hiển thị người dùng có ký tự a trong Không sử lý

5.2 Kiểm thử chức năng quản lý kho

Sản phẩm: giấy A4 Nhập thành công 10 giấy A4 Không sử lý

Số lượng: 10 In phiếu nhập kho

Ấn nhập kho Cập nhật lại số lượng giấy A4, bút chì,

vở ô li trong kho Sản phảm: giấy A4 Nhập thành công 10 giấy A4; 20 bút chì; Không sử lý

Không nhập gì Yêu cầu nhập đầy đủ thông tin Không sử lý

Sản phẩm: giấy A4 Vui lòng nhập số lượng giấy A4 Không sử lý

Số lượng:

Sản phẩm: giấy A4 Xuất thành công 10 giấy A4 Không sử lý

Số lượng: 10 In phiếu xuất kho

Cập nhật lại số lượng giấy A4 còn trong kho

Sản phảm: giấy A4 Xuất thành công 10 giấy A4; 20 bút chì; Không sử lý

Số lượng: 10 50 vở ô li

Sản phẩm: bút chì In phiếu xuất kho

Số lượng: 20 Cập nhật lại số lượng giấy A4, bút chì,

Sản phẩm: vở ô li vở ô li còn trong kho

Số lượng: 50