Giáo trình excel căn bản cho người làm kế toán

Giáo trình excel căn bản cho người làm kế toán Giáo trình excel căn bản cho người làm kế toán Giáo trình excel căn bản cho người làm kế toán Giáo trình excel căn bản cho người làm kế toán Giáo trình excel căn bản cho người làm kế toán Giáo trình excel căn bản cho người làm kế toán

Đức MINH • TRƯƠNG HỮU NGHĨA

• Sử dụng các hàm để đém và tính tổng,

^ ử ấ ^ ^ ậ B g #tịiúc để dò tim giá trị,

• Công thue m&g, biéu đó cột,

• Tao va cbinh $uà mộyjieu dó đuong, biểu

• To chuc va định daiìtj eac {rang bảng tínhỆ

• Sừ dụng các fịle co sỏ tfạ liệu bên ngoài,

Chư&rg i ẫ Tổng quan vé Excel 2003 7

\

Nắm vững kiến thức căn bản

vê Excel 2003

8 Chương 1 Tổng quan vể Excel 2003

C H ƯƠNG ' ị

'E yeí 2003

Tổng quan vể Excel 2003

Chương này giới thiệu tổng quan về Excel Nếu đã quen thuộc với Excel, bạn có thể tìm thấy ở đây một vài thủ

thuật mới Nếu bạn nâng cấp sang Excel 2003 từ Excel 2002, bạn cũng sẽ tìm thấv một bảng tóm tắ t nhanh về các tính năng mới trong' Excel 2003

CÁC CHỨC NÀNG CÙA EXCEL

Excel ỉà một chương trình trang bảng tính và là một phẩn Cl’a

bộ Microsoft Office Có sẵn một số chương trình trang bảng tính khác nhưng Excel là chương trình thông dụng nhài

Excel có rất nhiều công dụng Sở trường của Excel là thực hiện các phép tính dạng sô’ nhưng Excel cùng rấ t hữu dụng đối với các ứng dụng không phải dạng số Sau đây là một vài công dụng của Excel:

khảo sát và thực hiện hầu như bất kỳ loại phân tích tài chính nào mà bạn có thể nghĩ đến

tạo tùy biến được

và cột để lưu trữ các danh sách một cách hiệu quả

khác nhau

của Excel để tạo các sơ đồ đơn giản và phức tạp

Chương 1 Tổng quan về Excel 2003 í)

bằng cách nhấp tab nằm ở cuối workbook Ngoài ra các work­

book có thể lưu trữ các trang biểu đồ (chart sheet)ễ Một trang biểu đồ hiển thị một biểu đồ và cũng có thể được truy cập bằng cách nhấp một tab ẵ

Những người mới sử dụng Excel thường bối rối trước tấ t cả thành phần khác nhau xuất hiện trong cửa sổ của Excel Chẳng bao lâu bạn sẽ nhận thấy rằng màn hình Excel th ậ t sự không khó hiểu như th ế sau khi bạn đã biết được chức năng của các

th àn h phần khác nhau

Hình 1.1 minh họa một số thành phần quan trọng hơn của

Excel

14 15 16 17 18 19 2d

1 Nút đóng cửa sổ; 2 Nút đóng trình ứng dụng; 3 Nút Maximize/Restore; 4 Nút thu nhỏ *ối thiểu trình ứng dụng; 5 Nút thu nhỏ tối thiểu cửa sổ; 6 Các thanh công cụ; 7 Các tiêu đề cột; 8 Thanh tiêu đề; 9 Thanh menu; 10 Thanh For­ mula; 11 C hỉ báo ô hoạt động; 12 Hộp Name; 13 Các tiêu đề hàng; 14 Các nút cuộn tab; 15 Sheet tab; 16 Thanh trạng thái; 17 Thanh cuộn ngang; 18 Thanh cuộn dọc; 19 Khung tác vụ; 20 Thanh chọn khung tác vụ

Hình 1ệ1 Màn hình Excel có nhiều thành phần hữu dụng mà

bạn sẽ thường sử dụng.

Chương 1 Tổng quan về Excel 2003 l ĩ

kế đó là AB, AC Sau cột AZ là cột BA, BB đến khi bạn đi đến cột cuối cùng có nhãn IV Bạn

có thể nhấp một tiêu đề cột để

Khi bạn nhập thông tin hoặc các công thức của Excel, chúng xuất hiện trong dòng này

Cho phép bạn cuộn trang (sheet) theo chiều ngang

cỡ của cửa sổ workbook để ỉấp đầy vùng làm việc của Excel Nếu cửa sổ dã được phóng đại, việc nhấp nút này sẽ phục hồi cửa

sổ của Excel để nó không còn chiếm toàn bộ màn hình nữa

12 Chương 1Ệ Tổng quan về Excel 2003

Việc nhấp nút này sẽ thu nhỏ tối thiểu cửa sổ workbookHiển thị địa chỉ ó hoạt độr.g hoặc tên cua ô, dãy hoặc đối tượng được chọn

Các sô nằm trong khoang từ 1 đến 65 536 - một sô dành cho mồi hàng trong worksheet Bạn

có thể nhấp một liêu đề hàng

để chọn toàn bộ một hàng ô.Từng tab giông như số tay này

tư ợ ng trư n g cho m ộ t s h e e t (trang) khác trong workbook Một workbook có th ể có bất kỳ sô' sheet và mỗi sheet có tên của

nó được hiển thị trong một sheet tab Theo mặc định, mỗi work­book mới mà bạn tạo chứa ba sheet

Những nút này cho phép hạn cuộn các sheet tab để hiển thị

được

Thanh này hiển thị các thông báo khác nhau cũng như trạng

Chương 1 Tông quan vể Excel 2003 13

Khung tác vụ

thái của các phím Num Lock, Caps Lock và Scroll Lock trên bàn phím

Khung này hiển thị các tùy chọn

có liên quan đến tácễ vụ mà bạn đang thực hiện

Thanh chọn khung tác vụ Nhấp vào đây để chọn từ các

khung tác vụ khác nhau để bạn

có thể mở các workbook, sử dụng Office Clipboard hoặc làm việc với dữ liệu XML

số nút điều khiển mà bạn có thể

sử dụng để chỉnh sửa cửa sổ.Các thanh công cụ chứa các nút

mà bạn nhấp để thực thi các lệnh của Excel Một sô" nut mở rộng

để hiển thị các nút hoặc các lệnh

bổ sungểCho phép bạn cuộn sheet theo chiều dọc

DI CHUYỂN TRONG MỘT W O R K S H E E T

Phần này mô tả các cách khác nhau dế định hướng qua các

ô trong một worksheet Mỗi worksheet gồm các hàng (đều đánh sô' từ 1 đến 65.536) và các cột (có nhãn từ A đến IV)

của một hàng và một cột là một ô đơn Vào bất cứ lúc nào, một ô là ô hoạt động Bạn có thể nhận biết ô hoạt động bằng đường viền đậm hơn của nó như được minh họa ở hình 1.2

14 Chương 1 Tổng quan vể Excel 2003

Địa chỉ của nó (mẫu tự cột và sô^ hàng của nó) xuất hiện trong Name box Phụ thuộc vào kỹ thuật mà bạn sử dụng định hướng qua một workbook, bạn có thể hoặc không thể thay đổi

ô hoạt động khi định hướng

Hình 1.2 ô hoạt động là ô có đường viền đậm.

Định hưởng bằng bàn phím

Như bạn đã biết, bạn có thể sử dụng các phím định hướng chuẩn trên bàn phím để di chuyển trong một worksheet Những phím này làm việc như bạn từng mong đợi: mùi tén hướng xuông di chuyển ô hoạt động xuống dưới một hàng, mũi tên phải di chdyển nó sang phải một cột PgUp và PgDn di chuyển

ô hoạt động lên hoặc xuông một cửa sổ (các số hàng th ậ t sự

di chuyển phụ thuộc vào số hàng được trong cửa sổ)

Chương 1 Tổng quan về Excel 2003 15

T hủ th u ậ t: Bạn có thể cuộn qua worksheet mà không thay

dổi ô hoạt động bằng cách mở Scroll Lock Điều này có thể hữu dụng nếu bạn cần xem một vùng khác của worksheet và sau đó chỉ việc quay trở

về vị trí ban dầu của bạn Nhấn Scroll Lock và

sử dụng các phím định hướng đ ể cuộn qua worksheet Khi bạn muốn quay trở về vị trí ban đầu (ô hoạt động), hãy nhấn Ctrl + Backspace Sau dó nhấn lại Scroll Lock để tắt nó Khi Scroll Lock được mở, Excel hiển thị SCRL trong thanh trạng thái nằm ở cuối cửa sổ.

Phím Num Lock trên bàn phím điều khiển cách hoạt động của các phím trê n bàn phím sô" Khi Num Lock được mở, Excel hiển thị NUM trong thanh trạng thái và các phím trên

bàn phím số tạo ra các số Hầu hết các bàn phím có một bộ

phím (mũi tên) định hướng riêng biệt được đặt bên trái bàn

phím số Những phím này không bị ảnh hưởng bởi trạng thái

của phím Num Lock.ẽ

Bảng 1Ề2 tóm tắ t tấ t cả phím di chuyển worksheet có sẵn trong Excel

Bảng 1.2 Các phím di chuyển worksheet của Excel

16 Chương 1 Tổng quan về Excel 2003

hoạt động không thay đổi)

(ô hoạt động không thay đổi)

(ô hoạt động không thay đổi)

cột (ô hoạt động không thay đổi)

* với Scroll Lock được mở

Định hướng bằng chuột

Để thay đổi ô hoạt động bằng cách sử dụng chuột, nhấp một

ô khác; nó trở thành ô hoạt động Nếu ô mà bạn muôn kích hoạt không nhìn thấy được trong cửa sổ workbook, bạn có thể

sử dụng các thanh cuộn đế cuộn cửa sổ theo bất kỳ hướng nào

Để cuộn một ò, nhấp một trong hai mũi tên trên thanh cuộn

Để cuộn theo một màn hình đầy đủ, nhấp một trong hai cạnh của hộp cuộn của thanh cuộn Bạn có thể rê hộp cuộn để cuộn nhanh hơn

Chương 1 Tổng quan vê Excel 2003 17

T hủ th u ậ t: Nếu chuột của bạn có một bánh xe trên đó, bạn

có thể sử dụng bánh xe cìiuột để cuộn theo chiều dọc Ngoài ra, nếu bạn nhấp bánh xe và di chuyển

thì cuộn càng nhanh Nếu bạn thích sử dụng bánh xe chuột để thu phóng worksheet, chọn Tools

> Options, nhấp tab General và cliọn hộp kiểm Zoom on Roll with InteỉliMouse.

Việc sử dụng các thanh cuộn hoặc cuộn bằng chuột sẽ không thay đối ô hoạt động Nó chỉ cuộn worksheet Để thay đổi ô hoạt động, bạn phải nhấp một ô mới sau khi cuộn

SỬ DỤNG CÁC MENU VÀ THANH CÔNG c ụ CỦA EXCEL

Nếu bạn đã sử dụng phần mềm khác, bạn sẽ không gặp khó khăn gì khi thích nghi với Excel Giao diện người dùng của nó (nghĩa là các menu và thanh công cụ) hoạt động giông như các chương trìn h khác mà bạn đã sử dụng

Trong nhiều trường hợp, bạn thực thị một lệnh bằng nhiều cách khác nhau; nếu bạn muôn lưu workbook, bạn có thể sử dụng menu (lệnh File > Save), một menu tắ t (nháp phải thanh tiêu đề của workbook và nhấp Save), một nút thanh công cụ (nút Save trên th an h công cụ Standard) hoặc một tổ hợp phím tắ t (Ctrl+S) Phương pháp cụ thể mà bạn sử dụng tùy

Sử dụng các menu

Excel, giông như hầu hết các chương trình Windows khác,

(xem hình l ẵ3) Thanh menu này ìuôn có sẵn và sẩn sàng chờ lệnh của bạn Các menu Excel thay đối phụ thuộc vào những

gì mà bạn sẽ thực hiện Ví dụ, nếu bạn làm việc với một biểu

đỏ, căc menu i'-h'iy đối đè cung cáp cho bạn các tùềv chọn thích hưp cho một biếu đồ Tất cả điều này xảy ra tự động do đó bạn không cần phải suy Iìghl về điều đó

18 Chương 1 Tổng quan về Excel 2003

Microsoft Excel - Co Ban - Bai Tap 1 [Read-Only]

Hình 1ẵ3 Khi bạn nhấp một menu Excel, bạn truy cập các

lệnh nhằm cho chương trình biết những gì mà bạn muốn

thực hiện.

Sử dụng menu là điều hoàn toàn đơn giản Nhấp menu mà bạn muôn mở và nó xổ xucíng để hiển thị các mục menu Nhấp mục menu để thực thi lệnh

T hủ th u ậ t: Để thực hiện một lệnh menu từ bàn pliím, nhấn

Alt và sau đó nhấn phím nóng của menu (phím nóng là mẫu tự được gạch dưới trong menu) Sau đó bạn có thể nhấn phím nóng thích hợp cho một lệnh trèn menu Ví dụ, để thực thi lệnh» » • 9 • •

Print trên menu File, nhấn Ctrl+F, tiếp theo là

p.

Một sô" mục menu dẫn đến một menu con.bổ sung; khi bạn nhấp mục menu, menu con xuất hiện bên phải nó Các mục menu vốn có một menu con hiển thị một tam giác nhỏ Ví dụ,

Chương 1 Tổng quan về Excel 2003 19

lệnh View > Toolbars có một menu con như được mịr.h họa trước đó ở hình 1.3 Những nhà thiết kế Excel đã tích hợp các menu con chủ yếu để ngăn các menu trở nên quá dài và làm choáng ngợp người dùng

Đôi khi, bạn sẽ nhận thấy rằng một mục menu mờ đi Điều này biểu thị rằng mục menu không thích hợp cho những gì mà bạn đang thực hiện

Các mục menu có một dấu ba chấm theo sau luôn hiển thị một hộp thoại Các lệnh menu vốn không có một dấu ba chấm theo sau sẽ được thực thi ngay lập tứcẵ Ví dụ, lệnh File > o p en làm xuất hiện một hộp thoại bởi vì Excel cần thêm thông tin vào lệnh đó Excel không cần thêm bất kỳ thông tin để thực thi lệnh File > P rin t Preview, do đó Excel thi hành lệnh này ngay lập tức m à không hiển thị một hộp thoại

T hủ th u ậ t: Thanh menu của Excel thật sự cải trang là một

thanh công cụ Kết quả, bạn có thể di chuyển nó đến một vị trí mới nếu bạn thích hơn Để di chuyển thanh menu, chỉ việc nhấp tập hợp các đường gạch xám thẳng đứng ở cạnh trái của thanh menu uà rê nó đến vị trí mới Bạn có thể

rẽ thanh menu den bất kỳ đường viền của cửa sổ hoặc để nó trôi nổi tự do.

Thay đổi ý định của bạn

Hầu như mọi lệnh trong Excel đều có th ể được đảo ngược bằng cách sử dụng lệnh Edit > Ưndoẳ Chọn Edit > Undo sau khi thực thi nhầm một lệnh và như thể bạn chưa bao giờ thực thi lệnh đó Bạn có th ể đảo ngược các hiệu ứng của 16 lệnh sau cùng đã thực thi hằng cách chọn Edit > Undo nhiều lần.Thay vì sử dụng Edit > Undo, bạn có thể thích sử dụng nút Undo hơn trên thanh công cụ Standard Nếu bạn nhấp mũi

tên ở cạnh phải của nút, bạn có thể thấy một phần mô tả của

20 Chương 1 Tổng quan về Excel 2003

các lệnh vốn có thể đươc đảo ngược Ngoài ra, bạn có th ể nhấn Ctrl+Z để phục hồi hoạt động sau cùng

Nút Redo thực hiện theo hướng ngược lại của nút Undo: Redo lặp lại các lệnh vốn đã được phục hồi

Thủ th u ậ t: Khi nhấp một menu, bạn có thể nhận thấy rằng

không phải tất cả menu đều được hiển thị Nếu trường họp này xẩy ra, tùy chọn menu thích ngỉìi

có hiệu lực Bạn nên tắt tùy chọn này Để thực hiện điều này, chọn View > Toolbars > Custom­ ize Trong hộp thoại Customize, nhấp tab Op­ tions vả bảo đảm một dâu kiểm nằm kế bèn A l­ ways Show Full Menus.

Hình 1.4 minh họa menu tắ t xuất hiện khi bạn nhấp phải

này làm cho việc chọn một lệnh trở nên nhanh hơn và hiệu quả Menu tắ t xuất hiện phụ thuộc vào những gì mà bạn đang thực hiện vào thời điểm đó Nếu bạn làm việc với một biểu

đồ, menu tắ t nhấp phải chứa các lệnh liên quan đến những gì đươc chon

Chương 1 Tổng quan về Excel 2003 21

?áÏÎM i*j ỈO1H r j j p Ỉ

:i^ J gte £dit View Insert Format Iools Data Window Help

; J J d J i ; ü J , ' * ' a £ ' / 1 L u Ỳ g i VW'Times A1 ▼ fx CAUC PHEUP TOAUN SOA HOIC

22 Chương 1 Tông quan vé Excel 2003

Sử dụng các thanh công cụ

Excel chứa các thanh công cụ tiện lợi vốn cung cấp một cách khác để thực thi các lệnh Trong nhiều trường hợp, một nút thanh công cụ chỉ thay th ế cho một lệnh menu Ví dụ, nút Copy thay thấxho Edit > Copy Tuy nhiên một số nút thanh công cụ không có một menu tương đương Ví dụ nút AutoSum, nút này tự động chèn một công thức để tính tổng của một

Để biết chức năng của các nút thanh công cụ, bạn có thế giữ con trỏ chuột iên trên một nút thanh công cụ (nhưng

hiện Điều này thường cung cấp đủ thông tin để bạn quyết định nút này là nút bạn muốn Nếu những tip thanh công cụ nàv không hiến thị, chọn Tools > Customize đế hiến thị hôp thoại Customize Nhâp tab Options và đặt một dấu kiểm kế bên Shew ScrenTips cn Toolbars

Bảng 1.3 liệt kê một số’ thanh công cụ cài sẵn hữu dụng hơn của Excel

Bảng 1.3 Các thanh công cụ cài sẵn hữu dụng hơn

của Excel

sử dụng

worksheet hoặc hiểu đồ

các vùng được chọn

Chưong 1 Tổng quan về Excel 2003 23

ner ) vào một worksheet

worksheet

có th ể được thực hiện trongworksheet

Theo mặc định, Excel hiển thị hai thanh công cụ (Standard

và Form atting)ắ Bạn có thể điều khiển hoàn toàn các thanh công cụ nào được hiển thị và nơr chúng được định vịế Ngoài

ra, bạn có thể tạo các thanh công cụ tùy ý, gồm các nút mà bạn cảm thấy hữu dụng nhất

Để che giấu hoặc hiển thị một thanh công cụ nào đó, hãy chọn View > Toolbars hoặc nhấp phải bất kỳ thanh công cụ Một trong hai thao tác này sẽ hiển thị một danh sách các thanh công cụ thông thường (nhưng không phải tấ t cả thanh công cự) Các thanh công cụ có một dấu kiểm kế bên chúng

24 Chương 1 Tổng quan về Excel 2003

đang hiển thị Để che giấu một thanh công cụ, nhấp nó để xóa dấu kiểm ề Để hiển thị một thanh công cụ, nhấp nó để thêm một dấu kiểm

Để điều khiển tất cả các thanh công cụ, chọn View > Custom­ize Trong hộp thoại Customize, nhấp tab Toolbars để hiển thị một danh sách các thanh công cụ có sẵn Đặt một dấu kiểm kế bên các thanh công cụ mà bạn muôn được hiển thị

Di chuyển các thanh công cụ

Các thanh công cụ có thể được di chuyển đến bất kỳ trong bôn cạnh của cửa sổ Excel hoặc chúng có thể di động Một thanh công cụ di động có thể được rê trên m àn hình bất cứ nơi nào mà bạn muôn Bạn cũng có thể thav đổi kích cờ của một thanh công cụ bằng cách rê đường viền của nó Để che giấu một thanh công cụ di động, nhấp nút Close của nó

gọi là thanh công cụ được neo Một thanh công cụ được neo được gắn vào cạnh của cửa sổ Excel và không có một thanh tiêu đề Do đó, một thanh công cụ được neo không thể dược định lại kích cỡ.

Để di chuyển một th an h công cụ được neo, nhấp các đường viền gạch xám thẳng đứng của th an h công cụ và rê Để di chuyển một th an h công cụ di động, nhấp và rê th an h tiêu

đề của thanh công cụ Khi- bạn rê một th an h công cụ đến mép của cửa sổ, nó tự động tự neo ở đó Khi m ột thanh công

cụ được neo, hình dang của nó thay đổi th à n h môt bàng hoặc cột

LÀM VIỆC VỚI CÁC HỘP THOẠI

Nhiều lệnh Excel hiển thị các hộp thoại Thực tế, tấ t cả mục menu có một dấu ba chấm theo sau sẽ hiển thị một hộp thoại Một hộp thoại chỉ là cách mà Excel nhận thêm thông

Chương 1 Tổng quan về Excel 2003 25

tin từ bạn Ví dụ, nếu bạn chọn View > Zoom (vốn thay đổi độ phóng đại của worksheet), Excel không thể thực thi lệnh đến khi nó biết được độ phóng đại nào mà bạn muôn

Các hộp thoại Excel khác nhau về cách hoạt động Một vài trong các hộp thoại này có thể vẫn xuất hiện trên màn hình khi bạn làm việc (ví dụ hộp thoại Find xuất hiện khi bạn chọn Edit > Find) Nhưng hầu hết các hộp thoại của Excel phải được loại bỏ trước khi bạn có thể thực hiện bất kỳ điều

gì Nếu hộp thoại che khuất mọt vùng của worksheet mà bạn cần xem, chỉ việc nhấp thanh tiêu đề của hộp thoại và rê hộp

Khi một hộp thoại xuất hiện, bạn thực hiện các lựa chọn bằng cách xử lý các control Khi bạn hoàn tất, nhâp nút OK (hoặc nhấn Enter) để tiếp tục Nếu bạn thay đổi ý định, nhấp nút Cancel (hoặc n hấn Esc) và không có gì thêm xảy ra - như thể hộp thoại đã không bao giờ xuất hiện

Tim hiểu các control của hộp thoại

Nhiều người cảm thấy làm việc với các hộp thoại hoàn toàn

dễ dàng và tự nhiên Nếu bạn đã sử dụng các chương trình trước, thì bạn sẽ cảm thấy quen thuộc Các control có thể được

xử lý bằng chuột hoặc trực tiếp từ bàn phím

Hình 1.5 minh họa hộp thoại Print, hộp thoại này chứa hầu hết các control hộp thoại mà bạn thường tìm thấy nhiều nhất Bảng 1.4 mô tả những control nàv và một vài control khác mà bạn có thể gặp phải

26 Chương 1 Tổng quan về Excel 2003

Number of copies:

[ÿ [ÿ R? Collate

1 Hộp x ổ xuống; 2 Hộp kiểm; 3 Spinner; 4 Các nút tùy chọn; 5 Các nút

Hình 1ẵ5 Sử dụng các control của hộp thoại đế nhập thông tin

và điều khiển hộp thoại.

Bảng 1 4 Các control thông thường của hộp thoại

nó Chỉ việc nhấp nó và nó thực hiện chức năng của nó Việc nhấn phím Alt và mẫu tự được gạch dưới của nút tương đương như việc nhấp nút

ởbương 1 Tổrg quan về Excel 2003 2 7

vô tuyến có sẵn trê n một radio kiểu cũ Giông như các máy r a ­dio xe hơi đó, mỗi lần chỉ một nút tùy chọn có th ể được nhấn Khi bạn nhấp một nút tùy chọn, nút tùy chọn đã được chọn trước

đó sẽ bị hủy chọn Các nút tùy chọn thường được đặt trong một hộp nhóm và một hộp thoại có thế’ có m ột tậ p hợp n ú t tùy chọn

Một hộp kiểm được sử dụng để biểu thị xem một tùy chọn được

mở hoặc được tắt Không giông như các nút tùy chọn, mỗi hộp kiểm độc lập với nhau Việc nhấp một hộp kiểm sẽ mở và tắ t nó.Một hộp chọn dãy cho phép bạn xác định một dãy worksheet bằng cách rê bên trong worksheet Một hộp chọn dãy có một nút nhỏ

mà khi được nhấp sẽ thư gọn hộp thoại nhằm giúp bạn chọn dãy

hơ n b ằ n g c á c h ré t r o n g worksheet

Một spỉnner làm cho việc xác định một sô" trở nên dễ dàng Bạn có thể nhấp các mũi tên để tăng hoặc giảm giá trị được hiển thị Một spinner hầu như luôn

28 Chương 1 Tổng quan về Excel 2003

Một hộp danh sách chứa một danh sách các tùy chọn mà bạn

có thể chọn Nếu danh sách cìài hơn mức độ có thể chứa trong hộp danh sách, ban có thể sử dụng thanh cuộn dọc của nó để cuộn qua danh sách

Các hôp xổ xuống tương tự như các hộp danh sách nhưng chúng hiển thị mồi lần chỉ một tùy chọn Khi bạn nhấp mũi tên trên một hộp xổ xuống, danh sách bật xuống để hiển thị thêm các lựa chon

Bạn có thể truy cập control từ bàn phím bằng cách nhấn

thể sử dụng Tab để duyệt qua các control trên một hộp thoại Nhấn giữ Shift+Tab để duyệt qua các control theo thứ tự ngược lại

Chương 1 Tổng quan về Excel 2003 29

Sử dụng các hộp th^ạl có tab

Nhiều hộp thoại của Excel là các hộp thoại có "tab" Một tiộp thoại có chứa các tab giông như sổ tay, từng tab này được kết hợp với một bảng khác Khi bạn nhấp một tab, hộp thoại thay đổi để hiển thị một panel mới chứa một tập hợp control mới Hộp thoại Options xuất hiện nhằm phản hồi lệnh Tools > Dptions là một ví dụ điển hình Hộp thoại này được minh họa

ỉr hình 1.6; nó có 13 tab, có chức năng tương đương 13 hộp thoại Ithác nhau

.Options

3

r

*[ẽ

View Calculation Edit General Transition Custom Lists Chart

Color • International Save Error Checking Spelling Security

Hình 1.6 Sử dụng các tab của hộp thoại để chọn các vùng

chức năng khác nhau trong hộp thoại.

30 Chương 1 Tổng quan về Excel 2003

Các hộp thoại có tab hoàn toàn tiện lợi bởi vì bạn có thể thực hiện một số thay đổi trong một hộp thoại Sau khi bạa thực hiện tấ t cả thay đổi xác lập, nhấp OK hoặc n hấn Enter

Thủ th u ậ t: Đ ể chọn m ột tab bàng bàn p h ím , sử d ụ n g

Ctrl+PgUp ,ế Ctrl+PgDn hoặc chỉ việc nhấn mấu

tự đầu tiễn của text mà bạn muốn kích hoạt.

TẠO W O R K S H E E T EXCEL ĐẦU TIÊN«

Phần này trình bàv một chuvên mục thực hành giới thiệu với Excel Nếu bạn đã không sử dụng Excel, bạn có thể muốn thực hành trên máy tính để cảm nhận được cách hoạt động của chương trình này

Trong ví dụ này, bạn sẽ tạo một bảng dự đoán doanh số hàng tháng đơn giàn cùng với một biểu đồ

Bắt đầu trên worksheet của bạn

Để bắt đầu, khởi động Excel bằng cách sử dụng nút S tart của Windows Bạn sẽ được chào đón bằng một workbook trống

Dự đoán doanh số sẽ gồm hai cột thông tin Cột A sẽ chứa

các tên tháng và cột B sẽ lưu trữ các sô" bán hàng được dự đoán Bạn bắt đầu bằng cách nhập một sô" tiêu đề mô tả vào worksheet Sau đây là cách để bắt đầu:

phím định hướng Hộp Name hiển thị địa chỉ của ô

Enter Phụ thuộc vào việc cài đặt, Excel di chuyển con trỏ ô đến một ô khác hoặc con trỏ vẫn nằm trong ô Ả I

và nhấn Enter.

Chương 1 Tổng quan về Excel 2003 31

Điển vào các tên tháng

Trong bước này, bạn nhập các tên tháng trong cột A

viết tắt của January).

Vào thời điểm này, bạn có th ể nhập bằng tay các chừ viết tắt tên tháng khác nhưng bạn sẽ đ ể Excel thực hiện một số công việc bàng cách sử dụng tính năng AutoFill.

hoạt động được hiển thị với một khung viền đậm Ớ góc phải dưới cùng của khung viền, bạn sẽ thấy một ô vuông nliỏ được gọi là núm đường đầy (fill handle) Di chuyển con trỏ chuột lên fill handle, nhấp và rê xuống đến khi bạn đã bật sáng từ A 2 xuống đến A13 N hả nút chuột và Excel sẽ tự động điền vào các tên tháng.

Worksheet của bạn sẽ tương tự như worksheet được minh họa ở hình 1.7

Nhập dữ liệu bán hàng

Giả sử doanh số của tháng giêng (January) dự kiến là $50000

và doanh sô' đó sẽ tăng lên khoảng 2.5 phần trăm trong từng tháng tiếp theo

số dự kiến cho tháng giêng Nếu ký hiệu tiền tệ không

p h ả ; là m ột dấu đô la, thay th ể ký hiệu tiền tệ thích hợp.

tháng hai (February), di chuyển đến ô B3 vả nhập công thức sau đây: =B2* 102.5% Khi bạn nhấn Enter, ô sẽ hiển thị $51,250.0 Công thức trả về nội dung của ô B2, được nhân với 102.5% Nói cách khác, doanh số tỉ láng hai dự kiến là lớn hơn doanh số tháng giêng 2.5%.

32 Chương 1 Tổng quan về Excel 2003

• Eile Edit ¡¿¡ew Insert Fer mat Tods Bata V£ndow Help

i J Jir sid i _á Jc M Ü ' -J -dj ’ I.- • i.& £ ” zỉ ' Ềầ § I VNI-Centur

công thức tương tự Nhưng thay vì gõ nhập lại công thức cho mỗi ô trong cột B Mội lần nữa, hãv sử dụng tính năng AutoFill Hãy chắc chắn rằng ô B3 được chọn, nhấp fill handle, rè xuống ô B13 và nhả nút chuột.

Vào thời điểm này worksheet của bạn sẽ tương tự như worksheet được minh họa ở hình 1Ệ8 Hãy ghi nhớ rằng, ngoại trừ ô B2, các giá trị trong cột B được tính toán bằng các công

Chương 1 Tổng quan vể Excel 2003 33

thức Để minh họa, hãy thử thay đổi giá trị của doanh số dự kiến cho tháng ban đầu, tháng giêng (trong ô B2) Bạn sẽ nhận thấy rằng các công thức tính lại và trả về các giá trị khác nhau Nhưng những công thức này đều phụ thuộc vào giá trị ban đầu trong ô B2

34 _Chương 1 Tổng quan về Excel 20031

dữ liệu bán hàng

cụ Standard Nút AutoSum chứa sigma mẫu tự Hy Lạp

Bạn sẽ nhận thấy rằng Excel thêm công thức này vào ô B14:=SƯM(B2:B13)

Công thức này tính tổng của các ô bắt đầu vớiiB2 và kết

thức đó nhưng sử dụng nút AutoSuin sẽ Iihanh hơn

Làm cho worksheet của bạn trông hơi đẹp mắt

Hãy thực hiện theo các bước sau đây để làm cho một worksheet của bạn trông hấp dẫn hơn:

Bạn sẽ cần chèn một số hàng mới, do đó chọn ô AI và chọn Insert > Rows để chèn một hàng mới Một hàng trống bổ sung ngay cả tốt hơn do đó hãy thực thi lại lệnh này

Chú ý rằng thông tin hiện có được đẩy xuống để dành chồ cho các hàng mới Nếu bạn kiểm tra các công thức, bạn nhận thấy rằng chúng vẫn hiệu lực - Excel đã điều chỉnh các tham chiếu ô như bạn đã mong đợi

Bold trê n thanh công cụ Formatting (Nút đó có một chữ B trên đó) Sau đó thay đổi kích cỡ font sang một font lớn hơn chẳng hạn như 14-point Nút điều khiển kích cỡ font nằm ngay bên trái nút Bold

Chương 1 Tổng quan vế Excel 2003 35

không chọn một ô ở các hàng 1 hoặc 2, các hàng này

nằm bên ngoài table (Hãy nhớ rằng bây giờ table bắt đầu ở hàng 3 do các hàng được chèn ở bước 1)

ra: Excel xác định các đường viền của table và bật sáng toàn bộ table và nó hiển thị hộp thoại AutoFormat

mà bạn có thể chọn (cộng với một định dạng None vôn loại bỏ tấ t cả định dạng) Nhấp định dạng table mà bạn muôn áp dụng

của bạn

trở về định dạng gốc Hoặc sử dụng lại lệnh Format > AutoFormat và thử một tùy chọn khácế Bởi vì table chứa các giá trị tiền tệ, bạn có thể muốn chọn một

AutoFormat vốn hiển thị hai hàng chữ số thập phân

hoặc không hiển thị hàng chữ số thập phân nào cả

Tạo một biểu đồ

Tiếp theo, bạn tạo một biểu đồ để trình bày doanh sô" dự kiến cho mỗi tháng

biểu đồ Trong trường hợp này, nhấp một ô A3 và sau

đó rê xuống dưới và sang phải để đưa vào ô B5 Chú ý rằng hàng tổng (hàng 16) không được đưa vào vùng chọn

36 Chương 1 Tổng quan về Excel 2003

Loại biểu đồ con mặc định thì tốt do đó hãy nhấp Finish để tao biểu đồ

5'car idảrd Ty pes Cuitom Types

[ Press and Hold bo View Sample

Hình 1.9 Hộp thoại Chart Wizard.

Chương yẼTổng quan vể Excel 2003 37

Excel đặt biểu đồ vào giữa màn hình Bạn có thế rê biểu

đồ đến một vị trí mới và ngay cả thay đổi kích cỡ và tĩ lệ tương xứng bằng cách nhấp rồi rê trên đường viền của biểu

đồ Bạn có thể thực hiện nhiều thay đổi khác đôi với biểu đồ

Ví dụ, bạn có thể muốn xóa chú giải Để thực hiện điều này, nhấp chú giải và nhấn Delete

Hình 1.10 minh họa biểu đồ sau khi nó được di chuyển gần

20000

10000

0

*1 1

-

-Ị

□ D o a n h s ố d ự

k i ể n i

In worksheet của bạn là thao tác rấ t dễ dàng (giả sử bạn

có một máy in được gắn vào máy tính và nó hoạt động một cách chính xác) Trước khi in bạn nên xem trước

việc nhấn Esc hoặc nhấp bất kỳ ô để hủy chọn biểu

38 Chương 1 Tổng quan vể Excel 2003

mở một cửa sổ mới và hiển thị một khung xem trước của bản in

trên thanh công cụ Standard (nút này có một ảnh của một máy in trên đó) Worksheet được in bằng cách sử dụng các xác lập mặc định

Bạn có thể cần điều chỉnh kích cỡ hoặc vị trí của biểu đồ d ể nó khổng bị tách qua hai trang.

Lưu workbook

Cho đến bây giờ, mọi thứ mà bạn thực hiện đã xuất hiện trong bộ nhớ của máy tính Nếu sự kiện điện xảy ra, tấ t cả có thể bị m ất - trừ khi bạn sử dụng đến tính năng AutoRecover của Excel Đến lúc bạn phải lưu nội dung công việc của mình sang một file trên ổ đĩa cứng

trông giống như một đĩa mềm) Excel phản hồi bằng hộp thoại Save As

hàng tháng và sau đó nhấp Save hoặc nhấn Enter

Excel lưu workbook dưới dạng một file Workbook vẫn mở

để bạn có thế làm việc với nó nhiều hơn nừa

của nội dung công việc cách mười phút một lần

dụng hộp thoại Options (chọn Tools > Options

Ghi chú:

fice, chọn Microsoft Office Excel 2003

A ccessories Adobe Aldus Games

S ta rtu p WinftAR

R em ote A ssistance Windows Media Player Windows Movie Maker

C o rd V entura 10 Checkft Diagnostics

S n ag lt 6

S i M crosoft Office Microsoft R eferen ce

M athType 5 QuickTime SSOG

E 3 Microsoft Offn:e Excel 2 0 0 3 Ị

► ¿ÿ] Microsoft Office Word ZOOH

► Microsoft Office S etu p

► Ịjy MfcrosoftWord

Excel 2003 trên Desktop

40 Chương 1 Tổng quan về Excel 2003

2 Thoát khỏi Excel

Save as Web Page

1 Copy of NANG CAO - 8AI TAP 2

I F:\BAI TAP EXCEL\BAI TA ế \NANG CAO - BAI TAP 2

Chương 1 Tống quan về Excel 2003 41

trên menu hoặc di chuyển các phím mũi tên trên bàn phím để chọn tên menu

42 Chương 1 Tổng quan vế Excel 2003

Fiji

Clear

D elete

Delete Sheet Move or Copy S h e e t.,.

1 Ö

Findẽ ẵ Ctrl+F Replace Ctrl+H

Go To Ctrl+G Links ề

Object

Gõ nhập ký tự được gạch dưới trên menu

Dùng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển đến lệnh cần thực hiện rồi nhấn phím E nter

Chương 1 Tổng quan về Excel 2003 43

5 Tạo m ột file mới

* ' H J On my com puter

• •

J Ü On my Web site s ,

44 Chương 1 Tổng quan về Excel 2003

6 Lưu file

: File | Edit > View Insert Format Tools Data Window Help

name, gõ nhập tên cho file cần lưu rồi nhấp Save

Chương 1 Tổng quan về Excel 2003 45

^ J C o p y o f N A N G CAO - BAI TAP 2

F 2 e s o f £ y p * ‘ All M icrosoft o f f ic e Excel Files V C e n ce l

Chọn file cần mở rồi nhấp OK