Môn học truyền thông kinh doanh chủ đề viết văn bản thương mại

Nhóm 8 Tiểu luận Viết văn bản thương mại docx BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH Nhóm 8 Môn học TRUYỀN THÔNG KINH DOANH Chủ đề Viết văn bản thương mại Họ tên Phạm Kiều Mỹ D[.]

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

Nhóm 8

Môn học:TRUYỀN THÔNG KINH DOANH

Chủ đề: Viết văn bản thương mại

Họ tên:

Phạm Kiều Mỹ Duyên – 050609211878

Đoàn Thị Ngọc Hân - 050609211921

Ngụy Thị Xuân Quỳnh - 050609211236

Võ Phú Văn – 050609212322

Lục Bảo Hoàng – 050609211946

TP.HCM, ngày 27/3/2023

MỤC LỤC

1 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh ( Business Mail Writing): 3

2 Một vài ví dụ về cách viết văn bản thư tín thương mại: 5

3 Cách tạo/ viết content trên các trang mạng xã hội phổ biến: 11

3.2.3 Những điều cần nắm khi xây dựng content Tiktok 13

3.4.1 Làm sao để thu hút người dùng khi làm content Youtube: 14

3.4.3 Một vài ý tưởng content Youtube thú vị thu hút người xem: 15

NỘI DUNG:

1 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh ( Bussiness Mail Writing):

1.1 Quy trình 5D:

Quy trình 5D:

Bước 1: Xác định mục đích và cách đạt được mục đích (Determing the End(s) and the Means)

Bước 2: Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan (Defining the Reader and the Situation)

Bước 3: Viết phác thảo bức thư (Developing the Message)

Bước 4: Kiểm tra, phát hiện những thiếu hụt, sai sót (Detecting Deficiencies)

Bước 5: Phát hành bức thư (Distributing the Message)

1.2 Nguyên tắc viết Content ( Nguyên tắc 5C)

Rõ ràng (Clear)

Thông điệp phải rõ ràng để người nhận chỉ có thể hiểu theo một nghĩa duy nhất

Hoàn chỉnh (Complete)

Thông điệp phải chứa đựng đầy đủ những thông tin cần thiết Trên cơ sở đó quá trình thông tin sẽ được rút ngắn, nhờ cắt giảm được nhiều bước phản hồi không cần thiết, quá trình nhận thức và phối hợp hành động sẽ đạt được hiệu quả cao hơn

Ngắn gọn, súc tích (Concise)

Thông điệp phải đầy đủ những nội dung cần thiết, nhưng phải ngắn gọn, súc tích, tránh dài dòng, rườm rà, chứa đựng những nội dung thừa, không cần thiết

Chính xác (Correct)

Điều quan trọng nhất là thông tin đưa ra phải chính xác

Lịch sự (Courteous)

Thông điệp có nội dung tốt, nhưng hình thức thể hiện và phuơng pháp truyền đạt không tốt thì cũng không mang lại kết quả như mong muốn

Vì vậy, để giao tiếp thành công thì bên cạnh việc chuẩn bị thông tin rõ ràng, chính xác, đầy đủ, ngắn gọn còn phải chọn cách truyền đạt lịch sự, nhã nhặn thể hiện sự tôn trọng đối tác

1.3 Chiến thuật GIRO

GIRO là bốn chữ đầu tiên của trong tên của 4 chiến thuật thường được sử dụng khi viết thư tín trong kinh doanh, đó là:

Gaining attention: Tạo sự chú ý Increase desire: Tăng thêm sự mong muốn Reducing resistance: Giảm bớt khó khăn, trở ngại Orchestration action: Lên kế hoạch hành động Tạo sự chú ý: Tạo sự chú ý để người đọc quan tâm ngay ở đoạn đầu tiên và dẫn dắt

họ đọc hết nội dung của thư Có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để tạo sự chú ý: một lời bình luận hấp dẫn, một lời thắc mắc, một câu danh ngôn, một câu hỏi mở… Ở lời mở đầu cũng có thể đưa ra lí do, mục đích viết bài hay một cách thuyết phục nhẹ nhàng để người đọc thuận theo ý mình

Tăng thêm sự mong muốn: sau khi gây được sự chú ý của người đọc, bước tiếp theo là cần đưa ra những lập luận, chứng cứ để thuyết phục người đọc, nhấn mạnh vào quyền lợi của họ để hướng họ vào vấn đề Như vậy sẽ tạo thêm cho họ sự mong muốn hợp tác để thực hiện những lợi ích của họ

Giảm bớt khó khăn: sau khi đã tạo ra sự mong muốn của người nhận, người gửi nên tạo điều kiện để đôi bên cùng thực hiện những lợi ích của mình Một thủ thuật để giúp bạn viết thông điệp thành công là bạn phải biết đặt mình vào vị trí của đối tác, giúp họ giải quyết những khó khăn, trở ngại có thể gặp phải khi thực hiện mong muốn đó

Lên kế hoạch hành động: Sau khi đã đưa ra những lập luận khéo léo ở phần trên, trước khi kết thúc bức thông điệp bạn hãy lập một kế hoạch làm việc cụ thể với đối tác thêm phần tin tưởng và hướng họ tới hành động

Những điểm cần lưu ý khi sử dụng chiến thuật GIRO:

Luôn giữ chữ tín, giữ đạo đức, không hứa hảo, nói bừa

Biết cách thu hút người đọc nhưng không phóng đại quá mức, không nịnh hót, sáo rỗng, trơ trẽn

Phải tự tin và biết cách hành văn quả quyết, đầy sức thuyết phục nhưng không áp đặt dồn áp đối tác

Chú ý ảnh hưởng của văn hóa (văn hóa dân tộc, văn hóa tổ chức và tính cách cá nhân) đến cách viết thư

2 Một vài ví dụ về cách viết văn bản thư tín thương mại:

2.1 Viết văn bản thư tín chia buồn:

Viết thư chia buồn không phải là một việc làm dễ dàng tuy nhiên lại hết sức cần thiết và quan trọng

Thông thường thư chia buồn được gửi tới họ hàng và bạn bè thân thiết hoặc những người mà các bạn đã biết rất rõ khi họ mất đi người thân hoặc những người quan trọng đối với họ

Bố cục của một bức thư chia buồn mẫu:

Tiêu đề Dear xxxx, Đoạn văn đầu tiên Đoạn văn thứ hai và những đoạn văn bổ trợ Đoạn văn kết thúc

Trân trọng,

Họ tên người gửi

Một số ví dụ về phần nội dung của một Văn bản thư tín chia buồn:

Đoạn văn mẫu đầu tiên: Tôi viết thư này để bày tỏ sự cảm thông sâu sắc nhất của tôi đến bạn và gia đình bạn Tôi rất buồn khi nghe về _, anh ấy/cô ấy là một người phụ nữ/đàn ông tuyệt vời

Đoạn văn mẫu ở phần thân bức thư: Tôi rất lấy làm tiếc khi biết tin anh ấy/cô ấy qua đời Tôi dành sự tôn trọng lớn nhất cho và sẽ nhớ những lúc làm

việc/hợp tác với anh ấy/cô ấy Anh ấy/cô ấy là một người tử tế và hết mình với đồng nghiệp,

Đoạn văn kết thúc mẫu: Xin vui lòng cho tôi biết liệu có bất cứ điều gì tôi có thể làm để giúp đỡ bạn trong thời gian khó khăn này Tôi luôn sẵn lòng có mặt nếu bạn cần

Hi vọng những điều tốt đẹp nhất sẽ đến với gia đình của bạn

2.2 Viết văn bản thư tín chúc mừng:

Mẫu chúc mừng tới đối tượng khách hàng chưa cụ thể:

Subject: Chúc mừng bạn đến với trải nghiệm mới của [tên sản phẩm/dịch vụ của bạn]

Kính gửi [tên khách hàng]

Đây là một thư tín nhằm chúc mừng bạn đã thực hiện hoạt động mua sắm thành công tại [tên sản phẩm/dịch vụ của bạn] Chúng tôi rất vui mừng được chào đón bạn vào cộng đồng của chúng tôi

Chúng tôi hiểu rằng trước khi bạn quyết định mua sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi,

có thể bạn đã từng gặp không ít khó khăn Có những vấn đề mà bạn gặp phải như cuộc sống bận rộn, không đủ thời gian để chăm sóc bản thân và gặp khó khăn trong việc tìm kiếm sản phẩm/dịch vụ phù hợp Nhưng bây giờ, bạn đã vượt qua được những thử thách đó và vui mừng sở hữu một sản phẩm/dịch vụ tốt nhất

Chúng tôi hy vọng rằng [tên sản phẩm/dịch vụ của bạn] sẽ mang lại cho bạn nhiều trải nghiệm tuyệt vời và giúp bạn giải quyết các nhu cầu của mình Chúng tôi tự hào vì sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi có thể giúp bạn giải quyết những vấn đề trong cuộc sống và mang lại cho bạn những trải nghiệm mới

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đóng góp nào, hãy liên hệ với chúng tôi Một lần nữa, chúc mừng và hy vọng sự hợp tác của chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những lợi ích và giá trị to lớn

Trân trọng,

[Tên sản sản phẩm/dịch vụ của bạn]

Mẫu chúc mừng tới đối tượng khách hàng là sinh viên:

Subject: Chúc mừng bạn đã trở thành khách hàng của chúng tôi

Kính gửi [tên khách hàng]

Chúc mừng bạn đã trở thành một khách hàng của chúng tôi tại [tên sản phẩm/dịch

vụ của chúng tôi] Chúng tôi rất vui mừng và tự hào được cung cấp cho bạn sản phẩm/dịch vụ tốt nhất nhằm có thể đáp ứng tốt nhu cầu của bạn

Chúng tôi hiểu rằng bạn là một sinh viên đang tìm kiếm sự tiện lợi khi mua sản phẩm/dịch vụ Trong quá trình tìm kiếm, có lẽ bạn đã gặp rất nhiều khó khăn và thử thách như chi phí đắt đỏ, mất thời gian, không chắc chắn về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, hoặc không có nơi nào phù hợp với nhu cầu của bạn Nhưng bây giờ, bạn có thể yên tâm vì đã tìm thấy chúng tôi

Chúng tôi hy vọng rằng việc mua sắm tại cửa hàng của chúng tôi sẽ giúp bạn giảm bớt những nỗi lo và giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nỗ lực trong việc tìm kiếm sản phẩm/dịch vụ phù hợp Thông qua sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi, bạn

sẽ có trải nghiệm mới và tốt hơn

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đóng góp nào, hãy liên hệ với chúng tôi Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn bất cứ lúc nào Một lần nữa, chúc mừng và hy vọng sẽ tiếp tục được hợp tác cùng bạn trong thời gian tới

Trân trọng,

[Tên sản sản phẩm/dịch vụ của bạn]

2.3 Viết văn bản thư tín cảm ơn khách hàng:

Cảm ơn khách hàng khi có phản hồi tốt về công ty:

Thân chào Jennifer,

Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian để chia sẻ và phản hồi về trải nghiệm của bạn với

bộ sản phẩm chăm sóc da ABC Chúng tôi rất vui mừng vì đã giúp bạn có một làn

da khỏe mạnh, căng bóng và mờ nếp nhăn

Những phản hồi và chia sẻ của bạn chính là động lực giúp chúng tôi hiểu thêm kỳ vọng của bạn cũng như cách cải tiến sản phẩm trong tương lai trở nên tốt hơn Bởi vậy, chúng tôi rất trân trọng sự đóng góp của bạn cho công ty

Xin chân thành cảm ơn vì đã dành thời gian cho chúng tôi

Trân trọng

Mẫu cảm ơn khách hàng có phản hồi không tốt về công ty:

Thân gửi Haley,

Chúng tôi vô cùng cảm kích về những chia sẻ của bạn về Bộ sản phẩm chăm sóc

da ABC và chân thành xin lỗi sau khi biết được bạn chưa hài lòng về sản phẩm của chúng tôi

Chúng tôi vô cùng biết ơn vì bạn đã chỉ ra cách thiết kế bao bì sản phẩm chưa được chắc chắn Đây là điều chúng tôi không mong muốn bạn trải qua và chúng tôi đã ghi nhận phản hồi để cải tiến Bộ sản phẩm chăm sóc da ABC Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành xin lỗi bạn về sự thiếu sót này

Để bù đắp, chúng tôi kính gửi đến bạn Voucher ưu đãi đặc biệt ( mọi thông tin được đính kèm bên dưới) Nếu bạn cần bất cứ điều gì khác, hãy liên lạc với tôi và tôi sẽ phản hồi bằng email cá nhân để giải quyết kịp thời cho bạn

Như đã nói ở trên, chúng tôi vô cùng cảm ơn bạn vì đã chia sẻ trải nghiệm sử dụng

Bộ sản phẩm chăm sóc da ABC lần này Khi bạn chia sẻ những điều này với chúng tôi, chúng tôi sẽ có cơ hội cải tiến các sản phẩm để trải nghiệm của bạn không bị gián đoạn

Nếu bạn còn thắc mắc về bất cứ vấn đề gì, hãy chia sẻ email cho chúng tôi Chúng tôi chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian cho chúng tôi

Trân trọng

2.4 Viết văn bản thư tín chào hàng

Mẫu chào hàng với sản phẩm là đồng hồ của một công ty

Thân chào anh Bảo Hoàng,

Chúng tôi, đội ngũ của Công ty ABC, rất vui được gửi đến anh thư tín giới thiệu về sản phẩm mới nhất của chúng tôi - Bộ sưu tập đồng hồ cao cấp

Bộ sưu tập đồng hồ của chúng tôi được thiết kế đặc biệt và được làm từ chất liệu cao cấp, đảm bảo sự sang trọng và đẳng cấp cho người sử dụng Chúng tôi cũng cung cấp các loại đồng hồ khác nhau, bao gồm đồng hồ nam, đồng hồ nữ và đồng

hồ đôi

Với mỗi món hàng, chúng tôi cam kết cung cấp cho khách hàng những lợi ích tuyệt vời, bao gồm độ chính xác cao, độ bền và độ tin cậy Chúng tôi cũng cung cấp chính sách bảo hành và hoàn tiền trong trường hợp sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, chúng tôi đang có chương trình khuyến mãi đặc biệt, giảm giá 20% cho tất cả các đơn hàng trong tuần này Đừng bỏ lỡ cơ hội này để sở hữu những món đồng hồ chất lượng cao với mức giá hấp dẫn

Chúng tôi hy vọng rằng anh sẽ có thể tìm thấy những sản phẩm mà mình yêu thích

và chúng tôi sẽ được hợp tác cùng anh trong tương lai gần

Xin cảm ơn anh đã quan tâm đến sản phẩm của chúng tôi

Trân trọng,

Công ty ABC

2.5 Viết văn bản thư tín hợp tác:

Thân chào Văn,

Tôi là Hoàng, đại diện cho công ty ABC Tôi rất vui được hợp tác với Văn để cùng nhau phát triển kinh doanh

Chúng tôi rất quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của Văn và muốn cung cấp cho khách hàng của mình những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất Chúng tôi hy vọng rằng chúng ta có thể hợp tác và chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, và tài nguyên để đạt được mục tiêu kinh doanh

Chúng tôi mong muốn tìm hiểu thêm về các sản phẩm và dịch vụ của Văn và muốn thảo luận về cách chúng ta có thể hợp tác

Chúng tôi hy vọng rằng chúng ta có thể hợp tác và chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm,

và tài nguyên để đạt được mục tiêu kinh doanh Nếu Văn đồng ý, chúng ta có thể đặt cuộc họp gặp mặt để tiếp tục thảo luận về kế hoạch hợp tác

Vui lòng liên lạc với tôi để đưa ra ý kiến hoặc đặt lịch hẹn Tôi rất mong đợi được hợp tác với

Trân trọng,

Hoàng

2.6 Lưu ý:

Các doanh nghiệp khi gửi văn bản thư tín thương mại nhằm mục đích marketing sản phẩm thì nên tối ưu hóa sự tiện lợi cho khách hàng, không bắt khách hàng phải kéo chuột xuống để xem nội dung/ thông tin sản phẩm

3 Cách tạo/ viết content trên các trang mạng xã hội phổ biến:

3.1 Cách tạo content trên Instagram:

Có thể nói rằng, Instagram là một trong những kênh marketing quan trọng và hiệu quả nhất hiện nay Nền tảng này cực kì tiềm năng cho tiếp thị nội dung và quảng cáo, song song với các hoạt động truyền thông và dịch vụ khách hàng Nó cũng có khả năng thúc đẩy sự tương tác và đem về lợi tức đầu tư ở mức khá cho các marketer, thương hiệu và doanh nghiệp Để tạo sự chú ý, bạn cần có 1 bức ảnh thật sự thu hút và đủ để thể hiện cái nội dung bạn muốn truyền tải Sau đây là một số mẹo giúp bạn có thể tạo ra một bức ảnh

“níu chân” người dùng:

Nghiên cứu các mẫu Templates có sẵn để sử dụng, từ đó biến tấu các công cụ thiết

kế trực tuyến như Sparkpost từ Adobe, Canva và Venngage, cực kỳ hữu ích khi tạo ra các hình ảnh hấp dẫn cho phương tiện truyền thông xã hội đấy

Trộn với các định dạng khác nhau: Đây là một dạng video gift rất phổ biến trên IG, một video 60 giây cũng có thể là cách tuyệt vời để hiển thị các sản phẩm của bạn, hoặc đơn giản là một hướng dẫn hoặc mô tả ngắn

Để tạo cho bức ảnh content được hút hơn, đây là 4 mẹo thiết kế ấn phẩm content instagram của bạn trông thật bắt mắt:

Xác định điểm nhấn 1 cách rõ ràng Tuân thủ quy tắc 1 phần 3

Đưa vào các khoảng viền trắng Chú ý đến độ tương phản và cân bằng

3.2 Cách viết content trên Facebook:

Bài đăng tương tác:

Đặt câu hỏi: Câu hỏi luôn là một khởi đầu tốt cho một cuộc trò chuyện hoặc tương tác Khi bạn đăng một trạng trái mới trên Facebook, thay vì tạo dòng tiêu đề, hãy đặt một câu hỏi Hãy hỏi điều gì đó đáng ngờ, gây tranh cãi hoặc liên quan đến sự thật Như vậy

nó sẽ thu hút cảm xúc của đối tượng mục tiêu hơn

Sử dụng hình ảnh trực quan kích thức sự chú ý: Khi bạn lướt Facebook trên trang Newsfeed, ấn tượng sẽ khiến bạn dừng mắt lại chính là những hình ảnh, hay còn gọi là nội dung trực quan đi kèm văn bản:

Ảnh biểu cảm cảm xúc (thường được chèn thêm văn bản) Ảnh Quote

Ảnh chụp màn hình Infographics

GIF Memes Video

Mẹo và thủ thuật bổ sung để cải thiện nội dung trên Facebook:

Có chiến lược cụ thể trước khi bạn bắt đầu Tận dụng CTA (Kêu gọi hành động) Tối ưu hóa cho thiết bị di động Tiêu đề hấp dẫn

Ví dụ: Với sản phẩm là giày dành cho nam giới Bên cạnh việc cung cấp thông tin về giày bao gồm chất liệu, loại giày, mẫu thiết kế,…thì bài post còn tổ chức một mini game để thúc đẩy tương tác và điều hướng về Shopee

Hoặc là, Tập trung đề cập đến nhu cầu vay tiền của nhiều người Cách viết content facebook hiệu quả này chắc chắn sẽ nhận được sự tương tác cao của khách hàng

3.3 Cách xây dựng content trên Tiktok:

Content TikTok – đây là thứ mà không thể thiếu khi đang sử dụng nền tảng tiktok này, vậy thì phải làm sao để có thể xây dựng lên những Content TikTok thật hay và thú vị

là câu hỏi của rất nhiều người

3.2.1 Các bước sáng tạo nội dung:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho kịch bản Giai đoạn 2: Định hình rõ được các yếu tố trong kịch bản Giai đoạn 3: Các thiết bị và phần mềm hỗ trợ

3.2.2 5 dạng content dễ ăn đề xuất nhất:

Content Tiktok xây dựng theo dạng review Content Tiktok xây dựng theo dạng trending Content Tiktok xây dựng kiểu chuyên gia Content Tiktok được xây dựng bằng các câu chuyện drama Content Tiktok được xây dựng DIY (Do It Yourself)

3.2.3 Những điều cần nắm khi xây dựng content Tiktok

Target Audience – Xác định được tệp khách hàng mục tiêu cụ thể: Tệp khách hàng mục tiêu có vai trò sẽ giúp người dùng định hướng để xây dựng nội dung được tốt hơn

Bắt “Trend” kịp thời, đúng, sáng tạo: Những trend có trên Tiktok thì hầu hết

là do chính đội ngũ sáng tạo làm, nên chắc chắn tiktok rất ưu ái cho lên xu hướng đối với các account sử dụng những content này

Truyền thông ở đa kênh khác nhau: Ở cùng một nội dung sản xuất ra, tùy vào mức độ phù hợp mà bạn có thể tiếp thị ở nhiều nơi, có thể cho cả Youtube, Facebook

và Instagram Nơi nào xác định có khách hàng tiềm năng thì nơi đó cần có sự xuất hiện nội dung của bạn