Ứng dụng phần mềm microsoft kaizala trong quản lý một số hoạt động của sinh viên và học viên tại trường đại học y dược cần thơ

BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ SÁNG KIẾN CẢI TIẾN CẤP TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT KAIZALA TRONG QUẢN LÝ MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG CỦA SINH VIÊN VÀ HỌC VIÊN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢ

BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ

SÁNG KIẾN CẢI TIẾN CẤP TRƯỜNG

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT KAIZALA TRONG QUẢN LÝ MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG CỦA SINH VIÊN VÀ HỌC VIÊN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ

Tác giả sáng kiến: Cao Thị Tài Nguyên

Đơn vị công tác: Bộ môn Sinh Học - Di Truyền

BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ

SÁNG KIẾN CẢI TIẾN CẤP TRƯỜNG

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT KAIZALA TRONG QUẢN LÝ MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG CỦA SINH VIÊN VÀ HỌC VIÊN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ

Tác giả sáng kiến: Cao Thị Tài Nguyên

Nhóm cộng sự:

1 Trịnh Minh Thiết – BM Sinh Học - Di truyền

2 Phạm Thị Ngọc Nga – BM Sinh Học - Di truyền

3 Đoàn Thị Thuỳ Trân - BM Sinh học - Di truyền

4 Cao Lương Bình - Khoa KHCB

MỤC LỤC

ĐẶT VẤN ĐỀ 1

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN SÁNG KIẾN 1 Thực trạng trước khi áp dụng giải pháp đăng ký 2

2 Sự cần thiết phải áp dụng giải pháp đăng ký 3

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN SÁNG KIẾN CẢI TIẾN 4

1 Cơ sở xây dựng sáng kiến cải tiến 4

2 Tóm tắt quá trình thực hiện sáng kiến 5

CHƯƠNG III: MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG VÀ TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM MICROSOFT KAIZALA QUẢN LÝ SINH VIÊN THỰC TẬP 6

1 Mô hình hoạt động 6

2 Cách tải, đăng ký và cài đặt tạo nhóm của ứng dụng 7

3 Các tác vụ trên Kaizala ……… 11

CHƯƠNG IV: BÀN LUẬN 31

CHƯƠNG V: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO ……….………34

đã tạo ra khá nhiều phần mềm quản lý với nhiều tính năng như Hangout meet, Google classroom, Zoom.us nhằm giúp con người đối phó và có thể sống, làm việc trong tình hình mới Microsoft Kaizala là một phần mềm của công ty Microsoft, cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ việc quản lý hoạt động dạy và học khá hữu dụng và nhiều tiện ích Năm học 2019-2020, bộ môn Sinh học và Di truyền

đã áp dụng phần mềm này trong quản lý lớp học lý thuyết cho người học tại Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Nhiều tính năng trong phần mềm như điểm danh người học có định vị, giao công việc, tin nhắn, gửi tệp đính kèm hỗ trợ người dùng xử lý công việc rất tích cực và hữu ích

Nhằm quản lý tốt sinh viên trên giảng đường trong những giờ học học lý thuyết và kiểm tra, đánh giá sát sao kết quả hoàn thành công việc, bài tập được giao của người học, áp dụng phần mềm Microsoft Kaizala vào việc quản lý một

là một giải pháp tối ưu, không chỉ giúp nâng cao hiệu quả của việc quản lý quá trình dạy và học Phần mềm còn có thể giúp giải quyết rất nhiều công việc có tính chất lặp đi lặp lại một cách nhanh chóng và hiệu quả như việc điểm danh sinh viên đầu giờ, kiểm tra kiến thức trước khi học, kiểm tra bài tập, gửi các khảo sát, hay

thông báo cho sinh viên Chính vì vậy sáng kiến cải tiến “Ứng dụng phần mềm Microsoft Kaizala trong quản lý một số hoạt động của sinh viên và học viên tại Trường Đại học Y Dược Cần Thơ” được nhóm tác giả tiến hành thực hiện

nhằm đưa vào sử sụng phổ biến trong bộ môn, khoa và trường

CHƯƠNG I:

TỔNG QUAN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN SÁNG KIẾN

1 Thực trạng trước khi áp dụng giải pháp đăng ký

Với số lượng sinh viên được phân bổ dao động từ 100 đến 170/lớp, giảng viên cũng gặp phải một số khó khăn: điểm danh, cho làm bài tập, kiểm tra, đánh giá kết quả, phản hồi cho sinh viên Một số giảng viên ứng dụng các phần mềm điểm danh, một số thầy, cô điểm danh thủ công căn cứ trên danh sách lớp học, một số khác giao quyền cho Ban cán sự lớp bằng cách cho ký tên hoặc kiểm diện trước và sau mỗi buổi học Điều này chưa thật sự khoa học, thiếu tính đồng nhất, không công bằng, chính xác và đôi khi mang tính chủ quan

Việc học nhóm và tự nghiên cứu tìm hiểu thêm về những gì đã và sẽ được học là một trong những trong tâm mà Trường đã và đang áp dụng cho các lớp sinh viên học tại trường từ nhiều năm qua Khó khăn sinh viên thường phải gặp phải là khi gặp vướng mắc trong quá trình học tập nhóm, cũng như cá nhân và họ cần sự tư vấn, hỗ trợ về chuyên môn, kinh nghiệm từ người thầy Họ không biết nên hỏi thầy, cô trực tiếp giảng dạy vào lúc nào thì tiện, bằng phương tiện gì cho tiết kiệm Và Kaizala mà giảng viên bộ môn Sinh học và Di truyền đang thực nghiệm

đã giúp sinh viên có thể giải đáp những thắc mắc và tư vấn thêm cho các em Có thể không phải là ngay lập tức nhưng ít ra cũng kịp thời và tiết kiệm

Nhằm nâng cao hiệu quả học tập của người học, tránh mất nhiều thời gian vào những công việc tay chân, tạo được sự tương tác giữa giảng viên và sinh viên ngay cả ngoài giờ lên lớp nhờ vào những tiện ích của Kaizala mà tác giả chính

và nhóm thành viên đồng nghiên cứu đã thực nghiệm Xét thấy những tiện ích trên cần được phổ biến và giới thiệu đến viên chức trong toàn Trường, nhóm nghiên cứu đã bắt tay tìm hiểu sâu và đề xuất Hội đồng nghiệm thu sáng kiến cải tiến của Trường nghiên cứu, xem xét để đưa vào sử dụng chung

2 Sự cần thiết phải áp dụng giải pháp đăng ký

Công tác quản lý lớp, đặc biệt là khâu điểm danh, tương tác gữa người học và người dạy trong và sau giờ học là việc làm rất cần thiết đối với giảng viên vì nó giúp người dạy nắm bắt được số lượng sinh viên tham gia học tập có đầy đủ hay không, có tích tực trong các hoạt động hay không Với cách điểm danh thủ công thường gặp một số khó khăn, nhưng khi áp dụng sáng kiến này đã giúp cho giảng viên giải quyết được một số vấn đề khó khăn như:

- Giảm thời gian cho việc điểm danh sinh viên bằng ứng dụng phần mềm

- Giúp tiết kiệm được thời gian cho giảng viên và sinh viên

- Dễ dàng kiểm tra được địa điểm và hình ảnh người học

- Tăng tương tác giữa người học và người dạy trong và ngoài giờ học

- Các hoạt động tực học hiệu quả hơn

CHƯƠNG II:

PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN SÁNG KIẾN CẢI TIẾN

1 Cơ sở xây dựng sáng kiến cải tiến

1.1 Nhân lực

- Giảng viên có kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin và luôn tìm kiếm học hỏi các ứng dụng công nghệ để áp dụng vào phục vụ giảng dạy và công việc

- Sinh viên là người sử dụng phần mềm Nhóm đối tượng này rất có năng lực

và thời gian để tiếp cận và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả

1.2 Cơ sở vật chất triển khai sáng kiến

- Thiết bị thông minh như điện thoại thông minh của giảng viên, sinh viên đều có thể sử dụng để quản lý và truy cập thông tin từ phần mềm

- Hệ thống Intenet của Trường, 3G, 4G và 5G của giảng viên và sinh viên để truy cập vào phần mềm một cách nhanh chóng

1.3 Kỹ thuật và công nghệ

- Phần mềm được tải trên ứng dụng và không tốn phí bản quyền

- Hệ thống được triển khai trên phần mềm và môi trường website, rất thuận tiện để triển khai trên hầu hết các thiết bị dùng trực tiếp trên máy tính hay chỉ cần tải phần mềm về đối với các dòng điện thoại, Ipad

2 Tóm tắt quá trình thực hiện sáng kiến

1 Thu thập thông tin, xác định

2 Xây dựng bản DEMO Tháng 9-10/2020 Nhóm tác giả

3 Triển khai thử nghiệm, tập

huấn sử dụng phần mềm Tháng11/2020 Nhóm tác giả,

người học

4 Điều chỉnh, hoàn thiện phần

mềm sau khi thử nghiệm Tháng 12/2020 Nhóm tác giả

5 Triển khai chính thức Tháng 3/2021 Nhóm tác giả,

người học

CHƯƠNG III:

MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG VÀ TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM MICROSOFT

KAIZALA QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DẠY VÀ HỌC

1 Mô tả về cách thức hoạt động của MS Kaizala trong “quản lý hoạt động dạy và học”:

Về điểm danh người học: GPS (Global Positioning System) là hệ thống định vị toàn cầu do Mỹ phát triển và vận hành Nó là một hệ thống bao gồm nhiều vệ tinh bay trên quỹ đạo phía trên trái đất ở độ cao 20.200 km GPS hoạt động trong mọi điều kiện thời tiết, mọi nơi trên Trái Đất, liên tục suốt 24 giờ và hoàn toàn miễn phí đối với một

số dịch vụ Nguyên lý hoạt động của GPS: các vệ tinh GPS bay vòng quanh Trái Đất hai lần trong một ngày theo một quỹ đạo rất chính xác và phát tín hiệu có thông tin xuống Trái Đất Các máy thu GPS nhận thông tin này và bằng phép tính lượng giác tính được chính xác vị trí của người dùng Bản chất của GPS là so sánh thời gian tín hiệu được phát đi từ vệ tinh với thời gian nhận được chúng Độ sai lệch thời gian cho biết máy thu GPS cách vệ tinh bao xa, với nhiều quãng đường đo được tới nhiều vệ tinh máy thu có thể tính được vị trí của người dùng và hiển thị lên bản đồ điện tử của máy

Để tính ra được vị trí 2 chiều (kinh độ và vĩ độ) thì máy thu phải nhận được tín hiệu ít nhất là 3 vệ tinh, với ít nhất 4 vệ tinh thì có thể tính được vị trí 3 chiều (kinh độ, vĩ độ

và độ cao) Một khi vị trí người dùng đã tính được thì máy thu GPS có thể tính các thông tin khác như tốc độ, hướng chuyển động, bám sát di chuyển, khoảng hành trình, Khi nhắc đến định vị toàn cầu người ta thường nghĩ ngay đến “GPS” vì nó được sử dụng phổ biến nhất và rất nhiều lầm tưởng đó là hệ thống vệ tinh toàn cầu duy nhất trên thế giới, nhưng thực tế GPS chỉ là một trong số các hệ thống vệ tinh định vị toàn cầu Có hai hệ thống GPS chính đang được áp dụng trên tất cả smartphone hiện nay, đó là A- GPS và GLONASS, ngoài ra còn một số loại khác (BDS (The BeiDou Navigation Satellite System), Galileo, IRNSS, QZSS ) được sử dụng cho mục đích riêng A-GPS

là công nghệ kết hợp định vị GPS và các cảm biến, tín hiệu của mạng viễn thông và suy

ra vị trí hiện tại của thiết bị A-GPS tăng tốc độ tính toán vị trí làm cho chức năng định

vị trên máy bạn trở nên nhanh hơn cũng như khả năng xác định vị trí một cách tương đối khi thiết bị đi vào vùng mất tín hiệu vệ tinh GPS A-GPS cần có Internet để hoạt động, vậy nên khi bạn đi vào khu vực sóng yếu hoặc kết nối mạng bị gián đoạn thì A-

GPS không còn chạy được Trong khi đó, kết nối GPS thì không phụ thuộc gì vào Internet cả GLONASS được phát triển bởi Nga với 24 vệ tinh nhân tạo GLONASS cũng được sử dụng rộng rãi trên các thiết bị di động Khi kết hợp với GPS, cả hai hệ thống này sẽ giúp cho việc xác định vị trí trở nên chính xác hơn GLONASS chỉ được kích hoạt khi GPS yếu nhằm tiết kiệm tối ưu hơn cho pin của thiết bị nhưng tốc độ của GLONASS có phần hơi chậm Độ chính xác của GLONASS còn tùy thuộc vào nơi bạn

sử dụng Nó đưa ra kết quả định vị chính xác hơn ở Bán cầu Bắc so với Bán cầu Nam

do khu vực này tập trung nhiều trạm mặt đất hơn Mọi thiết bị như điện thoại thông minh, ipad, laptop, máy tính bàn (PC) kết nối với Internet hiện nay đều có thể sử dụng công nghệ GPS trong việc truy cập, khai thác thông tin và quản trị dữ liệu cá nhân

Bên cạnh đó, các tính năng khác như giao công việc, đính kèm tệp, khảo sát ngắn trên Ms Kaizala đã được khai thác hiệu qủa trong công tác giảng dạy và quản lý

2 Cách tải, đăng ký và cài đặt tạo nhóm của ứng dụng

2.1 Tải, cài đặt phần mềm

Đối với điện thoại thông minh Smartphone hệ điều hành Android, người dùng truy cập vào ứng dụng Google Play Store Với hệ điều hành IOS, người dùng truy cập vào Apple App Store Tìm kiếm từ khóa Kaizala sẽ xuất hiện phần mềm Microsoft Kaizala, bấm vào Install để tải ứng dụng về máy (Hình 1)

Hình 1: Tìm kiếm và tải công cụ Kaizala

Khi tìm kiếm được phần mềm Kaizala, người dùng mở ra và bấm vào Install (cài đặt)

2.2 Đăng ký tài khoản/hồ sơ cá nhân

Khi tải xong phần mềm Kaizala, người dùng tạo tài khoản cá nhân bằng cách nhập tên và số điện thoại, bấm Next để tiếp tục (Hình 2)

Sau khi Kih Khi tải

Hình 2: Màn hình để bắt đầu tạo tài khoản trên giao diện điện thoại di động

Hệ thống sẽ gửi mã xác minh về số điện thoại đăng ký ở trên, sau đó nhập mã xác minh vào để hoàn thành việc tạo tài khoản Một số dòng điện thoại, ipad không cần nhập mã xác minh thì bỏ qua bước này

Lưu ý một số dòng máy việc nhận mã xác minh qua SMS cần nhiều thời gian nên người dùng cần kiên nhẫn Không nên bấm vào gửi lại mã xác minh qua SMS nhiều lần, vì làm như vậy hệ thống sẽ khóa gửi mã xác minh qua SMS trong vòng 4 giờ Sau 4 giờ hệ thống mới gửi mã xác minh lại

Sau khi tạo tài khoản xong, người dùng tiếp tục cài đặt thiết lập hồ sơ (Profile) như cung cấp thêm liên kết tài khoản như tài khoản của Microsoft, Linked và bắt đầu sử dụng Kaizala (Hình 3)

Hình 3: Thiết lập hồ sơ (Profile) trên Kaizala.

2.3 Tạo nhóm và tham gia nhóm trên Kaizala

Hình 4: Giao diện màn hình để tham gia tạo nhóm mới trên Kaizala

Cả ba cách này đều dẫn qua trang chọn liên hệ (hình 5) Trong trang này có ba mục:

- Mục một là tạo nhóm mới: Có ba kiểu để tạo nhóm mới Tùy từng mục đích

mà có thể chọn nhóm mới cần tạo và đặt tên cho nhóm sử dụng

- Mục hai là danh sách liên hệ: đây là danh sách những người đã cài và sử

Có thể nhắn tin, cuộc gọi thoại hay cuộc gọi Video cho người cần liên lạc

- Mục ba là liên hệ khác: đầy là mục danh sách người chưa cài và sử dụng Kaizala đồng bộ với danh bạ điện thoại Mục này giúp ta gửi lời mời sử dụng đến những người chưa cài đặt Kaizala

Hình 5: Danh mục lụa chọn để tạo nhóm mới

Sau khi tạo nhóm xong ta cần thêm thành viên và cài đặt nhóm để dễ quản lý nhóm tốt hơn, thực hiện như sau:

- Ấn vào tên nhóm phía trên cùng như hình 6

- Giao diện quản lý nhóm xuất hiện như hinh 7

Hình 7: Giao diện quản lý nhóm

Trong này ta có thề thêm thành viên mới, quàn lý thành viên, cài đặt một số tính năng cho nhóm

- Thêm thành viên mới với 3 cách:

+ Thêm người dự từ danh sách trong danh bạo đã cài đặt và sử dụng Kaizala

+ Mời mọi người bằng: đường link liên kết, mã QR, mã số

+ Thêm người gần đây bằng tính năng định vị trí nhóm

- Quản lý thành viên trong nhóm: trong giao diện ta có thể biết được nhóm

có bao nhiêu thành viên, những thành viên đó là ai Ta cũng có thề thêm người

quản trị, chặn, loại bỏ thành viên không mong muốn ra khỏi nhóm Chỉ cần ấn vào tên người đó sẽ hiện ra bảng như hình 8 và tiến hành thực hiện

Hình 8; Quản lý thành viên trong nhóm

- Cài đặt nhóm:

+ Nhấp vào biểu tượng 3 chấm góc trên cùng bên phải để chọn chế độ cài đặt cho nhóm như là tắt thông báo, rời khỏi nhóm, cài đặt nhóm…

+ Trong cài đặt nhóm ta có thể cài đặt một số tính năng quản lý nhóm như: lịch

sử chát, xóa tin nhắn của mọi người, gửi tin nhắn, gửi tác vụ và thêm thành viên mới

Hình 9: Giao diện cài đặt nhóm

Phần mềm ứng dụng này có rất nhiều tác vụ chức năng và cung cấp thông tin

sử dụng Tùy từng mục đích và nhu cầu sử dụng mà người dùng có thể lựa chọn tác vụ cho phù hợp Sáng kiến được thực hiện cho các lớp học lý thuyết tại các giảng đường để quản lý việc dạy và học nên sử dụng một số tác vụ như yêu cầu

sự tham dự, thông báo, thăm dò ý kiến nhanh, khảo sát, khen ngợi, thông báo (Hình 11)

Hình 11 : Các tác vụ trong Kaizala

Tác vụ này có thể thêm vào tùy theo mục đích của người sử dụng

3.1 Tác vụ “Yêu cầu sự tham dự”:

Mục đích dùng để điểm danh quản lý sinh viên Có 2 cách thực hiện là điểm danh đầu giờ và điểm danh ngẫu nhiên Điểm danh đầu giờ được thực hiện vào đầu tiết học Điểm danh ngẫu nhiên được giảng viên thực hiện bất kỳ thời gian nào trong tiết học

Việc thực hiện điểm danh được thực hiện giảng viên sẽ gửi yêu cầu tham dự cho tất cả sinh viên trong lớp với khoảng thời gian nhất định, thường cho SV hoàn

thành trong 10 phút vì hiện internet chủ yếu được thực hiện nhờ vào 3G, 4G và 5G Sau thời gian đó thì yêu cầu tham dự sẽ đóng lại theo thời gian quy định và các bạn không phản hồi được nữa Một số trường hợp các bạn quên điện thoại hoặc không có 3G thì báo lại với giảng viên và nhờ ban cán sự lớp hỗ trợ việc điểm danh

Với các bạn sinh viên điểm danh phải đánh dấu tham dự với các bước: chia sẻ

vị trí hiện tại, chụp ảnh trực tiếp, nhập MSSV vào phần văn bản Sau khi yêu cầu

sự tham dự đã đóng sinh viên sẽ không điểm danh được

Cách gửi yêu cầu sự tham dự và phản hồi tham dự:

- Cách gửi yêu cầu sự tham dự: người quản trị nhóm vào mục đính kèm trên thanh công cụ nhập văn bản chọn tác vụ “yêu cầu Sự tham dự" để gửi cho nhóm Trước khi gửi cần cài đặt ngày, thời gian đóng tác vụ (Hình 12)

Hình 12: Cách gửi yêu cầu sự tham dự và cài đặt thời gian trên Kaizala

- Phản hồi tham dự: Sau khi người quản trị (giảng viên) gửi yêu cầu Sự tham

dự vào lớp, các sinh viên/học viên sẽ phản hồi đánh dấu tham dự Trong phần đánh dấu tham dự sinh viên/học viên phải thực hiện các bước sau:

+ Chia sẻ vị trí hiện tại của bạn

+ Chụp ảnh để đánh dấu tham dự

+ Nhập văn bản: giảng viên yêu cầu tất cả sinh viên/học viên sẽ nhập mã số sinh viên/học viên vào (Hình 13)