Việc ứng dụng phần mềm quản lý dự ánvào trong lĩnh vực kinh doanh , quản lý các nguồn lực cũng như lĩnh vực quản lý tổ chức đã cho thấy tác dụng và hiệu quả to lớn , có tính chất quyết đ
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
KHÁI NIỆM VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN
Dự án là thuật ngữ phổ biến trong các lĩnh vực đầu tư và kinh doanh Một bảng dự án sẽ xác định rõ ràng các công việc, mục tiêu, nguồn lực, cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án.
Dự án là một hoạt động có quy trình và mục tiêu rõ ràng, được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định nhằm đạt được kết quả tốt nhất Để tối ưu hóa nguồn lực và tài nguyên, cũng như nâng cao hiệu quả công việc, chủ dự án và doanh nghiệp cần xây dựng một chuỗi công việc và nhiệm vụ cụ thể.
Đưa ra mục tiêu hoàn thành trong những điều kiện nhất định.
Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc.
Cân bằng và có giới hạn về tài chính.
Tận dụng tối đa các nguồn lực về phương tiện, thiết bị, con người,vv…
1.1.2 Quy trình quản lý dự án
Quy trình quản lý dự án bao gồm các bước cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra Người quản lý có trách nhiệm trực quan hóa quy trình, giúp mọi người hình dung rõ ràng về công việc và công cụ liên quan Điều này giúp các thành viên và bên liên quan hiểu rõ nội dung dự án, từ đó phối hợp và nỗ lực cùng nhau để đưa dự án đến thành công.
Bước 1) Khởi tạo dự án
Khởi tạo dự án bao gồm hai hoạt động chính: xây dựng bản tuyên bố dự án và xác định những người liên quan Bản tuyên bố dự án tổng quát mục tiêu, các yếu tố tác động, quyền hạn, vai trò và trách nhiệm của các vị trí quan trọng, cũng như các rủi ro liên quan Việc xác định những người liên quan bao gồm việc hiểu rõ vai trò và thu thập thông tin của những người sẽ tham gia và hỗ trợ dự án.
Lập kế hoạch là bước thiết yếu trong quản trị dự án, đảm bảo sự tham gia đầy đủ của các bên liên quan (Bought-in), thể hiện trên 9 phương diện khác nhau (Formal), được phê duyệt bởi hội đồng (Approval) và có tính khả thi cao (Realistic).
Bước 3) Thực thi dự án
Trong một dự án, các công việc cần được xác định rõ ràng trong bảng kế hoạch và các thành viên phải tuân thủ quy trình Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc triển khai và tư duy chiến lược thường gặp sai số Do đó, các thành viên trong nhóm cần linh hoạt, có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm để đảm bảo quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ.
Để kiểm tra và giám sát dự án hiệu quả, cần đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế Việc này giúp bạn kịp thời đưa ra giải pháp khi có vấn đề phát sinh Hãy tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi quyết định điều chỉnh, vì thay đổi có thể ảnh hưởng đến tiến trình công việc hoặc thậm chí yêu cầu thiết lập lại kế hoạch dự án.
Bước 5) Kết thúc dự án
Bước cuối cùng trong việc hoàn thiện dự án là quá trình kết thúc, cần được thực hiện một cách bài bản và đầy đủ Quá trình này có thể gặp nhiều rắc rối, bao gồm các vấn đề pháp lý và trách nhiệm nhân sự, ảnh hưởng tiêu cực đến tài chính và danh tiếng của nhóm dự án cũng như doanh nghiệp.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN PROJECT
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
Phần mềm Projrect là một trong những công cụ đắc lực trong việc quản lý dự án được ưu chuộng hiện nay
Vậy MS Project là gì?
Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án hiệu quả, hỗ trợ các Project Manager và đội nhóm trong việc xây dựng kế hoạch và thực hiện dự án.
Quản lý dự án bằng Microsoft Project được đánh giá cao nhờ khả năng hỗ trợ tối đa cho người dùng Phần mềm cho phép lập kế hoạch và lịch làm việc chi tiết, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ thực hiện một cách sát sao Việc quản lý công việc trở nên khoa học và trực quan, giúp người dùng tập trung phát triển các giá trị khác, từ đó nâng cao khả năng đạt được mục tiêu dự án một cách hiệu quả hơn.
Phần mềm cho phép người dùng quản lý nhiều dự án khác nhau, cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết từ lập kế hoạch đến thực thi và giám sát dự án, bất kể quy mô Người dùng có thể xác định các hoạt động, sắp xếp thứ tự thực hiện, ước tính nguồn lực và thời gian cho từng hoạt động.
Tối ưu hóa quản lý tiến độ dự án thông qua lập kế hoạch và theo dõi tiến độ giúp phân công nhiệm vụ, quản lý nguồn lực và ngân sách một cách hiệu quả Việc này cho phép xuất báo cáo nhanh chóng và dễ dàng cho từng dự án khác nhau.
Một số tính năng cơ bản
Dễ dàng theo sát tiến độ
Sử dụng công cụ quản lý dự án MS Project, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch nhờ vào các chức năng lên lịch linh hoạt, phân bổ thời gian cho dự án và các thành viên trong nhóm.
Phân công nhiệm vụ chi tiết, theo thời gian đến từng thành viên dự án
Phân bố nguồn lực một cách hợp lý, phân bố chi phí công tác dự án khoa học
Có thể tích hợp, chia sẻ dữ liệu cho thành viên trong cùng dự án để thúc đẩy gia tăng năng suất làm việc
Cho phép điều chỉnh mục tiêu, thời gian, chi phí cho phù hợp theo từng giai đoạn
Hỗ trợ trong việc xây dựng và lập báo cáo chuyên nghiệp nhằm trình bày kết quả và tiến độ dự án một cách hiệu quả với các bên liên quan.
Cải thiện tầm nhìn và kết quả
Tạo bảng điều khiển tương tác giúp người dùng theo dõi trạng thái tổng thể của các dự án và chương trình, đồng thời cho phép truy cập vào các chi tiết cụ thể thông qua hình ảnh trực quan hóa.
Sử dụng sức mạnh để đổi mới
Xây dựng trải nghiệm tùy chỉnh trên máy tính hoặc thiết bị di động và dễ dàng thiết lập quy trình làm việc tự động với nền tảng bảo mật và linh hoạt, được phát triển trên Azure - đám mây doanh nghiệp đáng tin cậy toàn cầu.
GIAO DIỆN PHẦN MỀM
Hình 2.2 1: Giao diện tạo dự án mới của phần mềm MS Project
Hình 2.2 2: Giao diện tạo dự án mới của phần mềm MS Project
MINH HỌA: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN PROJECT
GIỚI THIỆU DỰ ÁN
Chị A đang triển khai thực hiện dự án mở shop kinh doanh quần áo Với danh sách công việc được triển khai như sau:
Nội dung Công việc trước
1 Xây dựng shop 4 weeks Thi công
2 Tìm kiếm nguồn hàng 2 weeks Kho
3 Trang trí shop 1 1 weeks Thi công
4 Trưng bày sản phẩm 3 1 weeks Marketing
5 Quảng cáo shop 4 7 weeks Marketing
5.1 Thiết kế và xây dựng giao diện web
5.2 Xây dựng website 5.1 2 weeks Kỹ thuật
5.3 Nhập dữ liệu 5.2 1 weeks Kỹ thuật
5.4 Chạy thử 5.3 2 weeks Kỹ thuật
7 Viết báo cáo 5 1 weeks Thư ký
Ngày bắt đầu dự án: 01/10/2022
Ngày bắt đầu công việc: 01/10/2022
Nhân viên Thi công: 13.500.000 VNĐ/tháng
Nhân viên kho: 9.000.000 VNĐ/tháng
Nhân viên Marketing: 10.000.000 VNĐ/tháng
Nhân viên Thiết kế: 10.000.000 VNĐ/tháng
Nhân viên Kỹ thuật: 15.000.000 VNĐ/tháng
Nhân viên Thư ký: 6.000.000 VNĐ/tháng
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM PROJECT ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN (VÀ TÀI NGUYÊN) DỰ ÁN
\Desktop\Tiểu luận THƯD.mpp