Phần mềm quản lý thông tin bán hàng của một cửa hàng văn phòng phẩm

 Khảo sát hiện trường:  Hoạt động nhập kho: Khi các bên cung cấp vận chuyển hàng đến kho, nhân viên kho hàng kiểm kê lại số lượng của từng sản phẩm, loại mặt hàng.. Trong trường hợp bê

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI TRƯỜNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

***************

Đề tài: Phần mềm quản lý bán hàng của

một cửa hàng văn phòng phẩm Giảng viên hướng dẫn: Đỗ Văn Uy

Hà Nội, 06 Tháng 7 Năm 2022

Nguyễn Đức

Nguyễn Nam

Nội dung

1.1.1 Khảo sát hiện trường 5 1.1.2 Tổng hợp phân loại thông tin 9

CHƯƠNG 2: ĐẶC TẢ YÊU CẦU BÀI TOÁN 12

2.1 Biểu đồ usecase và đặc tả usecase 12 2.1.1 Biểu đồ usecase tổng quan 12 2.1.2 Usecase bán hàng 12

2.1.4 Usecase quản lý cửa hàng 12

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH YÊU CẦU BÀI TOÁN 12

3.1 Xây dựng biểu đồ tuần tự 12

4.5 Thiết kế giao diện 24

Chương 5: KIỂM THỬ CHƯƠNG TRÌNH 24

5.1 Kiểm thử chức năng quản lý cửa hàng 24

5.1.1 Chức năng xóa người dùng: 24 5.1.2 Chức năng thêm người dùng: 24 5.1.3 Chức năng sửa người dùng 26 5.1.4 Chức năng tìm người dùng 26 5.2 Kiểm thử chức năng quản lý kho 27 5.2.1 Chức năng nhập kho 27 5.2.2 Chức năng xuất kho 27

Phân công công việc nhóm

Mô hình hóa yêu cầu, thiết

kế giao diện, thực hiện

chấm bài

70%

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT BÀI TOÁN

1.1 Mô tả bài toán

Một cửa hàng văn phòng phẩm có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ muốn đổi mới hình thức quản lý từ giấy tờ sang các phần mềm quản lý kinh doanh để tối ưu quản lý cửa hàng Tuy nhiên các phần mềm giao bán hiện nay trên không gian mạng có chưa phù hợp với cách quản lý của chủ cửa hàng hoặc không phù hợp với điều kiện kinh tế Các hình thức quản lý bằng excel có thể đáp ứng được nhu cầu của chủ cửa hàng, tuy nhiên để lấy được dữ liệu cần thiết từ các bảng excel cần nhiều thao tác phức tạp cho nên gây khó khăn cho chủ cửa hàng khi quản lý Vì vậy, chủ cửa hàng quyết định xây dựng một phần mềm quản

lý phù hợp với cửa hàng của mình

1.1.1 Khảo sát hiện trường

 Một cửa hàng văn phòng phẩm có cơ cấu tổ chức gồm:

 Cửa hàng : Chủ cửa hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên kho hàng

 Khảo sát hiện trường:

 Hoạt động nhập kho: Khi các bên cung cấp vận chuyển hàng đến kho, nhân viên kho hàng kiểm kê lại số lượng của từng sản phẩm, loại mặt hàng Khi kiểm kê hàng hóa được vận chuyển đến đúng với yêu cầu của cửa hàng, nhân viên đồng ý nhập kho và tạo

phiếu nhập kho với bên cung cấp sản phẩm Trong trường hợp bên cung cấp không cung cấp đúng số lượng và các loại sản

phẩm nhân viên kho có quyền từ trối nhập hàng và báo cáo lại với chủ cửa hàng

 Hoạt động xếp hàng trong kho: Nhân viên kho sau khi nhập hàng

sẽ sắp xếp sản phẩm vào các vị trí quy định trước trong kho và cập nhật lại số lượng sản phẩm sau khi nhập kho

 Hoạt động bán hàng: Nhân viên bán hàng đứng tại quầy thu ngân Khi khách hàng chọn sản phẩm trên kệ rồi mang ra quầy thu ngân yêu cầu mua hàng, thì nhân viên bán hàng xác nhận giá sản phẩm rồi thanh toán sau đó xuất hóa đơn bán hàng rồi lưu lại

 Hoạt động kiểm kê hàng trên kệ: Nhân viên bán hàng vào cuối mỗi ngày làm việc sẽ kiểm kê lại số hàng còn lại trên kệ Căn cứ vào

số lượng mặc định của mỗi sản phẩm trên kệ để xác định số sản phẩm bán được trong ngày và đối chiếu với hóa đơn bán hàng

 Hoạt động xuất kho: Nhân viên bán hàng vào đầu mỗi ngày làm việc sẽ căn cứ vào số lượng hàng còn trên kệ vào cuối buổi hôm trước để đến kho lấy hàng cho lên kệ về số lượng mặc định ban

đầu Nhân viên kho hàng sẽ xác nhận và tạo phiếu xuất kho với nhân viên cửa hàng Sau đó cập nhật lại số lượng sản phẩm sau ghi xuất kho vào sổ ghi chép

 Hoạt động kiểm kê: khi cần thiết chủ của hàng sẽ làm việc với nhân viên bán hàng và nhân viên kho để kiểm kê lại hoạt động bán hàng của cửa hàng Nếu có xảy ra sai sót dữ liệu so với thực

tế sẽ căn cứ vào khâu xảy ra sai sót để xác định người chịu trách nhiệm Từ đó xác định lương, thưởng và phạt trong tháng cho nhân viên

 Khảo sát người sử dụng:

 Nhân viên bán hàng: Đứng tại quầy thu ngân thanh toán khi khách hàng mang hàng sau khi chọn đến Ghi chép lại giao dịch vào sổ

để cuối ngày kiểm kê lại Tạo hóa đơn thanh toán cho khách

khách hàng Cập nhật lại số hàng trên kệ, nếu hàng trên kệ hết hoặc còn số lượng ít thì sẽ lấy từ kho để lên kệ hàng và tạo phiếu xuất kho với nhân viên quản lý kho

 Nhân viên quản lý kho: khi nhập hàng hóa về nhân viên sẽ xác nhận sản phẩm và số lượng sản phẩm nhập vào từ các nhà cung cấp Sau khi xác nhận chính xác số lượng và các loại mặt hàng thì tạo phiếu nhập kho hàng Khi đã nhập kho nhân viên quản lý kho sắp xếp lại các loại mặt hàng theo từng loại sản phẩm vào vị trí được quy định trước, cập nhật lại số lượng hàng khóa trong kho vào sổ ghi chép Tạo phiếu xuất kho khi nhân viên bán hàng lấy hàng từ kho lên kệ

 Chủ cửa hàng: là người nắm bắt được tình hình mua bán, doanh thu của cửa hàng, quản lý nhân viên Căn cứ vào sổ sách,hóa đơn bán hàng, phiếu nhập và xuất kho rồi tổng hợp thống kê lại tình hình bán hàng Từ đó sẽ đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp cho từng thời điểm Việc thống kê được diễn ra hàng tuần, hàng tháng Phụ trách trả lương cho nhân viên

 Tài liệu:

 Phiếu xuất kho:

 Phiếu nhập kho:

1.1.2 Tổng hợp phân loại thông tin

 Phân tích hiện trạng

 Mức độ đáp ứng yêu cầu: với quy mô hoạt đông như hiện nay, việc quản

lý thủ công gặp phải rất nhiều khó khăn và nhược điểm:

 Do quán là cửa hàng văn phòng phẩm nên có nhiều loại mặt hàng

và mỗi loại mặt hàng có nhiều sản phẩm nên nhân viên bán hàng phải mất thời gian ghi nhớ giá của từng sản phẩm

 Việc nhập liệu hoàn toàn thủ công nên dẫn đến có sai sót khi nhập liệu, mất thời gian và khối lượng công việc tăng lên nhiều Ngoài ra việc nhập thủ công dẫn đến việc thiếu tính thống nhất của dữ liệu nhập vào.

 Chủ cửa hàng khó giám sát thực tế công việc bán hàng của cửa hàng

 Các bảng dữ liệu hoàn toàn viết tay nên việc tìm kiếm gây khó khăn khi cần rà soát lại

 Mặt hàng bán, nhập kho chưa có thông tin nhân viên đi kèm dẫn đến khi có sai sót hoặc thất thoát khó tìm ra nhân viên phụ trách

 Việc tính toán thủ công cũng có thể gây ra sai sót khi kiểm kê

 Mong muốn của chủ cửa hàng:

 Một phần mềm giúp cải thiện công việc quản lý của chủ cửa hàng

và các hoạt động của nhân viên

 Giám sát được hoạt động của cửa hàng hiệu quả hơn:

 Hoạt động nhập xuất kho

 Thông tin, số lượng sản phẩm trong kho

 Chức năng bán hàng: Giúp nhân viên cải thiện thời gian xác nhận thanh toán của sản phẩm Sản phẩm sau khi xác nhận thanh toán

có thể tự động lưu vào kho lưu trữ dữ liệu Từ đó có thể truy xuất thông tin bán hàng khi cần thiết

 Chức năng quản lý kho: Có các biểu mẫu giúp nhân viên kho hàng

có thể dễ dàng nhập Thông tin sau khi nhập tự động lưu vào kho lưu trữ

 Chức năng quản lý cửa hàng: Cung cấp các chức năng giúp quản

lý cửa hàng

 Xác định phạm vi

 Sử dụng cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin:

 Thông tin người sử dụng gồm: nhân viên, quản trị viên

 Thông tin sản phẩm và các loại sản phẩm

 Thông tin hóa đơn

1.2 Lợi ích phần mềm

1.2.1 Giá trị sử dụng

 Tạo sự linh hoạt trong quản lý: Hầu hết các phân đoạn từ quản lý kho, đến bán hàng đều được sắp xếp theo trình tự từ đó phần mềm

có thể xuất báo cáo theo tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý có thể biết được tình hình hoạt động của hàng khi cần thiết

 Giảm sai sót: Phần mềm sẽ lưu hóa đơn bán hàng và thông tin xuất nhập kho, và các cá nhân tham gia vào hoạt động đó Từ đó tính toán

ra các khoản thu chi một cách tự động, giảm sai sót trong khâu kế toán Nếu có sai sót thì có thể dễ dàng truy ra trách nhiệm và sửa sai

1.2.3 Khắc phục một số nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công cũ

 Quản lý cửa hàng theo phương thức truyền thống phụ thuộc hoàn toàn vào việc ghi chép sổ sác Việc làm thủ công như vậy rất dễ dẫn đến tình trạng bị nhầm lẫn, mất dữ liệu, tiêu tốn thời gian và chi phí quản lý

 Quản lý qua phần mềm, các dữ liệu được cập nhật lên hệ thống giúp đồng bộ dữ liệu nên dễ dàng quản lý hơn nếu so với phương pháp quản lý cũ dữ liệu thường được lưu trong máy tính cá nhân

1.3 Kế hoạch triển khai

1 Lên kế hoạch triển khai

2 Khảo sát và đưa ra giải pháp

CHƯƠNG 2: ĐẶC TẢ YÊU CẦU BÀI TOÁN CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH YÊU CẦU BÀI TOÁN

3.1 Xây dựng biểu đồ tuần tự

3.1.1 Đăng nhập

3.1.2 Quản lý bán hàng

3.1.3 Nhập hàng

3.1.4 Xuất hàng

3.1.5 Quản lý nhân viên

3.1.6 Thống kê

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH

4.1 Thiết kế kiến trúc

4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Sơ đồ quan hệ giữa các bảng:

 Đặc tả dữ liệu cho bảng user:



 Đặc tả bảng Oder

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng

buộc toàn vẹn

Khuôn dạng Ghi

chú

ID Int Khoa chính Số nguyên dương

HoTen Varchar 50 ký tự Văn bản

GioiTinh Varchar 10 ký tự Văn bản

SDT Varchar 12 ký tự Văn bản

DiaChi Varchar 200 ký tự Văn bản

Password Varchar 30 ký tự Văn bản

Tên trường Kiểu dữ

liệu

Kích thước Ràng

buộc toàn vẹn

ThanhTien Varchar 100 ký tự Văn bản

KieuThanhToan Varchar 100 ký tự Văn bản

tham chiếu từ bảng người dùng

Số nguyên dương

Khuôn dạng Ghi

chú

tham chiếu từ bảng Oder

Số nguyên dương

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng

buộc toàn vẹn

Khuôn dạng Ghi

chú

ID_SP Int Khoa chính Số nguyên dương

tham chiếu từ bảng Category

Số nguyên dương

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng

buộc toàn vẹn

Khuôn dạng Ghi

chú

ID Int Khóa chính Số nguyên dương

4.3 Thiết kế chi tiết gói

4.3.1 Package controller

4.3.2 Package model

4.4 Sơ đồ lớp

4.5 Thiết kế giao diện

 Biểu đồ chuyển tiếp giao diện:

Chương 5: KIỂM THỬ CHƯƠNG TRÌNH

5.1 Kiểm thử chức năng quản lý cửa hàng

5.1.1 Chức năng xóa người dùng:

STT Đầu vào Kết quả mong muốn Exception Kết quả thực tế

1 Click vào nút xóa Yêu cầu xác nhận xóa người dùng Không sử lý

5.1.2 Chức năng thêm người dùng:

STT Đầu vào Kết quả mong muốn Exception Kết quả thực tế

Xác nhận thêm người dùng Không sử lý

theo yêu cầu

Pass: 12345

4 Không tin khác đầy đủ yêu

cầu

Role: 0 hoặc 1 hoặc 2

 Nếu bằng 0 người dùng quản lý cửa hàng

 Nếu bằng 1 người dùng bán hàng

 Nếu bằng 2 người dùng quản

lý kho

Tất cả các ký tự còn lại đều yêu cầu nhập lại

5.1.3 Chức năng sửa người dùng

STT Đầu vào Kết quả mong muốn Exception Kết quả thực tế

1 Để mặc định ban đầu và

tìm người dùng Danh sách người dùng hiển thị không thay đổi Không sử lý

4 Nhập: Nguyễn Văn A Hiển thị tất cả người dùng có tên

5.2 Kiểm thử chức năng quản lý kho

vở ô li trong kho

Không sử lý

5.2.2 Chức năng xuất kho

STT Đầu vào Kết quả mong muốn Exception Kết quả thực

Số lượng: 10 Xuất thành công 10 giấy A4 In phiếu xuất kho

Cập nhật lại số lượng giấy A4 còn trong kho