Gvhd sửa chương 3 quy trinh mua hang final 18 nov (2) (2)

Chính phủ, doanh nghiệp và ngườitiêu dùng cá nhân đột nhiên gặp khó khăn trong việc mua sắm các sản phẩm vànguyên liệu cơ bản, đồng thời buộc phải đối mặt với sự gián đoạn nguồn lao động

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN THỊ KIM THOA

MSSV: 193210006

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

NGHIÊN CỨU HOẠT ĐỘNG THU MUA CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ

DỊCH VỤ Y VIỆT

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2021

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN THỊ KIM THOA

MSSV: 193210006

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

NGHIÊN CỨU HOẠT ĐỘNG THU MUA CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI

VÀ DỊCH VỤ Y VIỆTGIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS HOÀNG THU THẢO

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2021

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT 4

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT HOẠT ĐỘNG THU MUA 5

1.1 CÁC KHÁI NIỆM VỀ HOẠT ĐỘNG THU MUA5

1.1.1 Khái niệm về hoạt động thu mua 5

1.1.2 Chức năng và vai trò của hoạt động thu mua 6

1.1.3 Các hình thức thu mua Error! Bookmark not defined.

1.2.1 Môi trường vĩ mô 7

1.2.2 Môi trường vi mô 9

1.3.1 Mục đích và chức năng của hoạt động thu mua 12

1.3.2 Phân loại hình thức thu mua 13

1.4 QUY TRÌNH CỦA HOẠT ĐỘNG THU MUA 14

1.4.1 Xác định nhu cầu mua 14

1.4.2 Xác định yêu cầu đối với đơn đặt hàng 15

1.4.3 Tìm kiếm và khảo sát nhà cung cấp 15

1.4.4 Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp 16

1.4.5 Đàm phán và ký kết hợp đồng16

1.4.6 Tiến hành giao nhận hàng và thanh toán 16

1.4.7 Đánh giá hoạt động của nhà cung cấp 17

DANH MỤC VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH

DANH MỤC BẢNG

1 PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Đặt vấn đề

Từ đầu năm 2020, do ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19, nền kinh tế thế giới

đã bị ảnh hưởng vô cùng nặng nề, các công ty trên thế giới phải đối mặt với khókhăn về nguồn cung nguyên liệu và khủng hoảng về nhu cầu khi ngày càng nhiềuquốc gia áp lệnh cách ly và giãn cách xã hội Chính phủ, doanh nghiệp và ngườitiêu dùng cá nhân đột nhiên gặp khó khăn trong việc mua sắm các sản phẩm vànguyên liệu cơ bản, đồng thời buộc phải đối mặt với sự gián đoạn nguồn lao động,giảm sản lượng công nghiệp, đứt gãy chuỗi giá trị cung ứng, … Tuy nhiên, bêncạnh những dấu hiệu tiêu cực đó thì cũng có một số doanh nghiệp có tầm nhìn chiếnlược sâu rộng, khả năng thích ứng linh hoạt, có chính sách ứng phó kịp thời với tìnhhình khó khăn chung của nền kinh tế, chuyển biến từ khó khăn thành cơ hội và vượtlên trở thành những công ty hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh

Trong số đó, Công ty TNHH Thương mại và Dịch Vụ Y Việt là một doanhnghiệp tiêu biểu trong ngành kinh doanh thiết bị y tế đã tận dụng những thách thức,khó khăn cũng như cơ hội của ngành y tế kịp thời để chuyển biến thành mục tiêuphát triển và động lực to lớn để đóng góp cho xã hội Điển hình từ giai đoạn năm

2020 và ba quý đầu năm của năm 2021 tình hình kinh doanh của Công ty TNHHThương mại và Dịch Vụ Y Việt có những bước vượt bậc đáng kể: thị trường mởrộng ra các khu vực miền Đông Nam Bộ, Tây Nam Bộ….; khách hàng tăng về sốlượng và tiếp cận được những khách hàng lớn mà trước đây công ty chưa tiếp cậnđược như: Bệnh Viện Chợ Rẫy, Bệnh Viện Đại Học Y Dược, Bệnh viện Đa KhoaTỉnh Long An, Bệnh viện đa khoa Tỉnh Tây Ninh; cơ cấu tổ chức được phân chia rõràng phục vụ cho việc chuyên môn hoá, hệ thống quản lý áp dụng công nghệ kỹthuật (CRM) để đáp ứng nhu cầu khẩn cấp của các đơn hàng cung cấp thiết bị y tếcho các bệnh viện dã chiến; vị thế của công ty đối với nhà cung cấp ngày càng nângcao Tuy nhiên, khi phòng kinh doanh của công ty TNHH Thương mại và Dịch Vụ

Y Việt vận dụng tốt cơ hội và phát triển thị trường rất tốt thì cũng dẫn đến một số

khó khăn nhất định của phòng thu mua: số lượng đơn hàng và số lượng hàng hoátrong mỗi đơn hàng tăng đột ngột, tình hình diễn biến phức tạp của dịch Covid -19dẫn đến nhu cầu cung cấp thiết bị y tế với thời gian càng ngắn càng tốt, số lượngnhân sự của phòng thu mua hiện tại không đáp ứng lượng công việc tăng nhanh,việc nhập khẩu thiết bị y tế cần rất nhiều chứng từ theo quy định của Bộ Y Tế, tìnhhình nguồn nguyên liệu và vận chuyển bị hạn chế bởi quy định giãn cách … Vì thế,trong thời gian thực tập ở đây tôi đã quyết định chọn chủ đề “NGHIÊN CỨUHOẠT ĐỘNG THU MUA CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ

Y VIỆT” với mong muốn có thể đề xuất một số giải pháp hữu ích đóng góp vàoviệc phát triển phòng ban, xây dựng đội ngũ nhân viên thu mua vững mạnh, đápứng nhu cầu mua hàng hoá nhanh chóng đảm bảo tiến độ giao hàng, và nhằm mụctiêu cung cấp hàng hoá chính xác đến đơn vị sử dụng, giảm áp lực công việc của độingũ nhân sự của phòng thu mua

1.2 Mục tiêu và đối tượng nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát: Nghiên cứu hoạt động thu mua của công ty

TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Y Việt

Mục tiêu cụ thể: (1) Tham khảo và tìm hiểu các nghiên cứu đã có về các hoạt

động thu mua, tập hợp thành một hệ thống cơ sở lý luận về hoạt động thu mua trongdoanh nghiệp (2) Phân tích và đánh giá các thành tựu đạt được, các khó khăn vàthách thức trước mắt, và các hạn chế còn tồn tại của hoạt động thu mua tại công tyTNHH Thương Mại và Dịch Vụ Y Việt (3) Tìm hiểu một số nguyên nhân dẫn đếncác hạn chế và khó khăn của phòng thu mua, đề xuất các giải pháp nhằm nâng caohiệu quả hoạt động thu mua của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Y Việt

1.3 Tình hình nghiên cứu

Hoạt động thu mua đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất hayquá trình kinh doanh thương mại của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp xây dựnghoạt động thu mua triển khai tốt có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo số lượng và chấtlượng sản phẩm đầu ra và nâng cao chất lượng năng lực cạnh tranh trên thị trường

Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động thu mua của doanh nghiệp, thời gianqua nhiều nghiên cứu khoa học và bài luận thể hiện quan điểm dưới các góc nhìnkhác nhau đã phân tích và tìm ra các giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt độngnày Trong số đó chúng ta sẽ bắt gặp bài nghiên cứu về tình hình tổng quan của hoạtđộng thu mua của chuỗi cung ứng như: “Quản trị chuỗi cung ứng - Giải pháp giatăng lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tình huống tại Đà Nẵng”(Lê Thị Minh Hằng, 2019) Bài viết đã chỉ ra vai trò quan trọng của quản trị chuỗicung ứng và hoạt động thu mua của doanh nghiệp có ảnh hưởng tích cực tới việc cảithiện lợi thế cạnh tranh, gia tăng hiệu quả hoạt động cho các doanh nghiệp vừa vànhỏ Song song đó, bài nghiên cứu: “Vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với nềnkinh tế quốc dân” (Nguyễn Văn Tuấn, 2014) đã nhận định: “Chính sách nhập khẩuthu mua vật tư thiết bị máy móc, kỹ thuật công nghệ tiên tiến của nước ngoài để tạocông nghệ nguồn phát triển kỹ thuật công nghệ mới trong nước, có thể nói nhậpkhẩu có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình Công nghiệp hoá – Hiện đạihoá đất nước” Bên cạnh đó một số bài nghiên cứu nổi bật khác tập trung vào tìmkiếm giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động thu mua như bài luận “Một số giảipháp nâng cao hiệu quả nhập khẩu và cung ứng hàng hoá tại Công ty TNHH TânHạnh Nguyên” (Phạm Thị Minh Huệ, 2010) hay chủ đề “Giải pháp hoàn thiện chuỗicung ứng ngành cao su việt nam trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay” (PhạmVăn Tài, 2019).

Tại thời điểm hiện tại công tác mua sắm và nhập khẩu trong và ngoài nướcđang gặp khó khăn và bất lợi trong việc mua hàng khi xảy ra dịch bệnh Covid -19 :

“Xuất nhập khẩu của Việt Nam trong bối cảnh hiện nay” (Nguyễn Thị Thoa, 2021),tác giả nhận định thị trường thu mua, nhập khẩu của Việt Nam cũng đang đối mặtvới không ít những khó khăn thách thức lớn bởi sự đứt gãy chuỗi cung ứng toàn cầu

do dịch bệnh, sự sụt giảm mạnh mẽ về cầu hàng hóa, dịch vụ do các thị trường xuấtkhẩu bị khủng hoảng kinh tế

Các nghiên cứu trên đều cho chúng ta thấy hoạt động thu mua của các doanhnghiệp đóng vai trò rất quan trọng nhưng đứng trước tình hình dịch bệnh diễn ra thì

hoạt động này gặp những khó khăn nhất định Vì vậy việc tăng cường các bàinghiên cứu chất lượng và bám sát tình hình thực tế hiện tại đối với hoạt động thumua của doanh nghiệp là rất cần thiết Ngoài ra, từ thời điểm thành lập năm 2009đến thời điểm nghiên cứu hiện tại năm 2021, công ty TNHH Thương mại và Dịch

Vụ Y Việt chưa có công trình nghiên cứu hay bài viết chuyên môn về chủ đề nghiêncứu hoạt động thu mua của phòng mua hàng Khi dịch Covid -19 xảy ra đột ngột vàphức tạp dẫn đến nhu cầu mua các thiết bị y tế của cơ sở y tế tăng nhanh, phòng thumua của công ty TNHH Thương mại và Dịch Vụ Y Việt đã và đang có nhiều thayđổi trong quy mô và khối lượng công việc Vì vậy, việc nghiên cứu hoạt động thumua của công ty TNHH Thương mại và Dịch Vụ Y Việt là nhiệm vụ quan trọnghàng đầu, cần khẩn trương nghiêm túc nghiên cứu và đề xuất những kiến nghị nhằmnâng cao hiệu quả của hoạt động thu mua

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động thu mua của công ty TNHH

Thương mại và Dịch Vụ Y Việt

Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu lý thuyết về hoạt động thu mua, nghiên cứu

sự hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương mại và Dịch Vụ Y Việt,nghiên cứu thực trạng hoạt động thu mua của công ty thông qua các số liệu, nộidung và thông tin thu thập được từ năm 2018 đến nay, đề xuất giải pháp nhằm nângcao hiệu quả công tác thu mua của công ty, đề xuất cách giải quyết những vấn đềtồn tại của phòng thu mua công ty TNHH Thương mại và DV Y Việt

1.5 Phương pháp nghiên cứu và dữ liệu nghiên cứu

Phương pháp định tính: Thu thập các thông tin và dữ liệu thông qua hệ thống

hóa lý thuyết, thu thập tài liệu, tổng hợp, phân tích, so sánh để có được các thông tinchi tiết nhằm phục vụ mục đích phân tích về hoạt động thu mua của công ty TNHH

TM Và Dịch Vụ Y Việt

Dữ liệu nghiên cứu: (1) Dữ liệu thứ cấp: tổng hợp từ các báo cáo của công

ty, các số liệu được công bố trên mạng, các bài viết và bài đăng về tình hình kinh

doanh của công ty từ năm 2018 trở lại đây (2) Dữ liệu sơ cấp: thu thập và thống kêtrong quá trình làm việc qua nghiệp vụ thu mua và qua phỏng vấn đồng nghiệptrong công ty.

1.6 Bố cục Khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận, bố cục bài báo cáo gồm 4 chương:

Chương 1 Tổng quan về lý thuyết hoạt động thu mua trong doanh nghiệp Chương 2 Khái quát về công ty tnhh thương mại và dịch vụ y việt

Chương 3 Thực trạng hoạt động thu mua của Công Ty TNHH Thương Mại

Và Dịch Vụ Y Việt

Chương 4 Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt độngthu mua của Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Y Việt trong giai đoạn “bìnhthường mới” tổng quan về lý thuyết hoạt động thu mua trong doanh nghiệp

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT HOẠT ĐỘNG THU MUA TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 CÁC KHÁI NIỆM VỀ HOẠT ĐỘNG THU MUA TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm về hoạt động thu mua

Sự phát triển ngày càng cao của khối kinh doanh sản xuất được hỗ trợ đắclực từ sự tăng trưởng của nền kinh tế trên thế giới và khu vực Vì đó sẽ xuất hiệnnhiều doanh nghiệp sản xuất uy tín và chất lượng Sự cạnh tranh giữa các công tykinh doanh sản xuất sẽ trở nên ngày càng gay gắt từ cơ sở hạ tầng nhà máy, chấtlượng sản phẩm, thời gian hoàn thành, … Chính vì thế mà hoạt động thu mua trongchuỗi cung ứng càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi đây là hoạt động tiền

đề và không thể thiếu trong chuỗi cung ứng, tạo các yếu tố đầu vào kịp thời, đầy đủ

và chính xác để doanh nghiệp có thể hoạt động sản xuất kịp tiến độ kinh doanh

Thu mua là công tác quản lý các nguồn nguyên vật liệu của doanh nghiệp,cung cấp toàn bộ hàng hóa, dịch vụ, khả năng và kiến thức cần thiết để vận hành,duy trì và quản lý các hoạt động chính của doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệpluôn đạt được những điều kiện thuận lợi nhất (Arjan, 2009)

Thu mua là hoạt động tìm nguồn cung ứng sản phẩm và dịch vụ, mua và giaohàng từ các nhà cung cấp đến cho doanh nghiệp Đây là một hoạt động rất quantrọng trong chuỗi cung ứng sản xuất vì các bộ phận và nguyên liệu đã mua chiếmhơn 60% chi phí của hàng hóa thành phẩm Đối với những công ty bán lẻ, tỷ lệ này

có thể lên tới 90% (Chandra and Tim, 2008)

Thu mua được định nghĩa là mua nguyên vật liệu đúng chất lượng, số lượng,được giao đến đúng nơi, đúng thời điểm với mức giá phù hợp dưới nhiều hình thức.(Lysons, 2006)

Như vậy, thu mua là quá trình liên quan đến việc xử lý thông tin, hoạt độngnày thu thập dữ liệu từ nhiều bộ phận, sau đó phân tích và chuyển giao các thông tinphục vụ cho hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng Quá trình thu mua sẽ từ khâuđặt hàng, xác nhận giao hàng, giao hàng, thanh toán cho nhà cung cấp Ngoài racũng bao gồm những hoạt động tổ chức tìm kiếm nhà cung cấp mới, đánh giá, duytrì và xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện tại Công tác này thực hiệnthường xuyên sẽ giúp cho doanh nghiệp có được nguồn hàng có chất lượng ổn định,phù hợp với yêu cầu trong sản xuất, giảm thiểu được chi phí

Cho dù khái niệm thu mua được đưa ra với nhiều ngôn ngữ và cách thức diễnđạt hoàn toàn khác nhau, nhưng xét về bản chất, thu mua là hệ thống các hoạt độngnhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hóa… cho doanh nghiệp, đáp ứngcác yêu cầu dự trữ và kinh doanh sản xuất một cách kịp thời với tổng chi phí thấpnhất

1.1.2 Chức năng và vai trò của hoạt động thu mua

Theo tác giả Đồng Thị Thanh Phương (2007), hoạt động thu mua trongdoanh nghiệp đóng vai trò quan trọng nhằm tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ,

kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu củakhách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.

1.1.2.1 Nguồn cung ứng của doanh nghiệp

Một trong những vai trò chủ yếu và quan trọng của bộ phận thu mua là cungcấp nguồn hàng hóa, tổ chức các dòng hàng hóa luân chuyển ổn định cho tất cả các

bộ phận trong doanh nghiệp, để doanh nghiệp có đủ nguồn nguyên vật liệu phục vụcho công việc sản xuất Bộ phận thu mua thường có sự liên kết với các bộ phậnkhác nhằm tìm hiểu đặc tính chủng loại sản phẩm để có thể định giá sản phẩm mộtcách chính xác và công việc thu mua đạt hiệu quả cao nhất Đồng thời, đảm bảo thumua đúng nguyên vật liệu cần với chất lượng tốt, được giao hàng đúng thời gian vàđúng địa điểm và đáp ứng được yêu cầu chất lượng của các bộ phận khác

1.1.2.2 Quản lý hệ thống nhà cung cấp

Ngoài việc lựa chọn, tìm kiếm các nguồn hàng hóa và thương lượng, đàmphán chi tiết hợp đồng với các nhà cung cấp, bộ phận thu mua còn có trách nhiệmtheo dõi hiệu quả hoạt động của các nhà cung cấp Bộ phận thu mua phải thườngxuyên đánh giá hiệu suất và kiểm soát chất lượng của nhà cung cấp Điều này baogồm giám sát thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, chi phí và hiệu suất Có thểnói rằng, yếu tố quan trọng nhất của hoạt động thu mua là tìm kiếm và quản lý tốt

hệ thống các nhà cung cấp Để đảm bảo chất lượng của nhà cung cấp, bộ phận thumua cần đặt các yếu tố lên hàng đầu về triển vọng phát triển của nhà cung cấp, nănglực cung ứng nguyên vật liệu, độ chính xác của hàng hóa cung ứng, chất lượngđược đảm bảo, giao hàng đúng thời gian, định mức giá cả phù hợp, có kiến thức amhiểu về đặc điểm ngành và có uy tín tốt trên thị trường

1.1.2.3 Kiểm soát hệ thống giá cả

Bộ phận thu mua cũng phải chịu trách nhiệm về hoạt động duy trì và sử dụnghợp lý nguồn kinh phí Để có được chi phí thu mua tốt nhất, bộ phận thu mua cầnđảm bảo rằng các nhà cung cấp sử dụng sản phẩm với chi phí thấp hơn từ các nhàphân phối và nhà sản xuất Bộ phận thu mua cũng có thể thực hiện các biện pháp

kiểm soát giá cả bằng cách tăng quy mô giao hàng để được hưởng các chiết khấu và

ưu đãi, thanh toán đúng hạn để không phát sinh phí phạt trễ hạn, đặt hàng trực tuyếnhoặc áp dụng các công cụ thương mại điện tử mới nhất để giảm phát sinh chi phí

1.2 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG THU MUA TRONG DOANH NGHIỆP

Hoạt động thu mua trong doanh nghiệp là nghiệp vụ đầu tiên trong quá trìnhsản xuất kinh doanh hay hoạt động thương mại Nếu đầu vào không đạt chất lượngthì đầu ra sẽ cho những kết quả yếu kém Để làm được điều đó thì khi thực hiệnhoạt động thu mua phải bám sát được những yêu cầu và tiêu chuẩn về nguyên vậtliệu Vì vậy, để hoạt động này hoàn thiện hơn nữa thì doanh nghiệp không nhữngphải nắm được quá trình thu mua mà còn phải hiểu rõ những nhân tố tác động đếnquá trình này cũng như những quy tắc đảm bảo các chỉ tiêu hoạt động luôn đạt kếtquả tốt Theo tác giả Đồng Thị Thanh Phương (2007), một số nhân tố gây tác độngđến hoạt động thu mua của doanh nghiệp như chi phí hoạt động của doanh nghiệp,nhu cầu của khách hàng, sự biến động về thị trường, sự cạnh tranh với các doanhnghiệp khác…

1.2.1 Môi trường vĩ mô

1.2.1.1 Dân số

Quy mô và tốc độ tăng dân số là khía cạnh quan trọng tác động tới quy mônhu cầu Thông thường quy mô dân số của một quốc gia của một vùng, một khuvực, một địa phương càng lớn thì báo hiệu quy mô thị trường lớn Dân số tăngnhanh, chậm hay giảm sút là chỉ số báo hiệu diễn biến tương ứng của quy mô thịtrường

Cơ cấu dân số có tác động rất lớn đến quy mô nhu cầu của các hàng hóadịch vụ cụ thể và đến đặc tính nhu cầu Cơ cấu dân số cũng được xem xét theonhiều tham số khác nhau Mỗi tham số sẽ tác động khác nhau tới các quyết địnhmarketing

Trình độ văn hóa giáo dục của dân cư: hành vi mua sắm và tiêu dùng củakhách hàng phụ thuộc vào trình độ văn hóa, giáo dục của họ Đó là văn hóa tiêudùng như văn hóa ẩm thực, văn hóa thời trang, văn hóa trà…Những người có vănhóa cao sẽ có cơ hội kiếm được nhiều tiền hơn, họ có nhu cầu tiêu dùng những hànghóa có chất lượng và dịch vụ cao hơn Dựa vào yếu tố này doanh nghiệp có thể đưa

ra các chính sách hay các sản phẩm dịch vụ phù hợp với đối tượng khách để làmtăng thị phần, kích thích nhu cầu thu mua của thị trường

1.2.1.2 Kinh tế

Môi trường kinh tế là những đặc điểm của hệ thống kinh tế mà các doanhnghiệp hoạt động trong đó Môi trường kinh tế gồm môi trường vi mô như kháchhàng, nhà cung cấp, cạnh tranh và môi trường vĩ mô như tốc độ tăng trưởng kinh tế,các chính sách kinh tế, lãi suất, tỷ giá hối đoái

Chính sách kinh tế có tác động đến kết quả hoạt động kinh doanh và hoạtđộng thu mua của doanh nghiệp Các doanh nghiệp khi hoạt động đều phải tuân thủtất cả các chính sách được thể hiện bằng luật và quy định hoặc các biện pháp kinh tếnhư thuế, lãi suất… được nhà nước ban hành Doanh nghiệp nên chủ động chấphành tốt mọi chính sách này, tuân thủ mọi cơ chế của cơ quan nhà nước, đặc biệt làtrong hoạt động thu mua

1.2.1.3 Công nghệ

Với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học và công nghệ, chu kỳ đổi mới côngnghệ ngày càng ngắn hơn, nên tốc độ biến các ý tưởng thành các sản phẩm thươngmại càng nhanh hơn nên người tiêu dùng có nhiều sự lựa chọn hơn với các sảnphẩm phù hợp túi tiền mà tính chất phức tạp ngày càng cao trong một sản phẩm Vìvậy thu mua có thuận lợi hay khó khăn một phần cũng phụ thuộc vào môi trườngcông nghệ mà công ty đang áp dụng cho sản phẩm của mình

1.2.1.4 Chính trị xã hội

Tại mỗi nước nơi mà doanh nghiệp đang hoạt động đều có những đặc trưngkhác nhau về chính sách kinh tế Với mỗi sự khác biệt đó thì doanh nghiệp cần cócác chiến lược ứng phó phù hợp với từng quy định của từng chính sách Một môitrường kinh tế phát triển ổn định thì sẽ có cơ sở hạ tầng vững chắc và hệ thốngchính trị pháp luật thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp Đặc biệt trong hoạtđộng thu mua thì một số chính sách kinh tế như chính sách tài khóa, chính sách tiền

tệ, chính sách thương mại (hạn ngạch, thuế), chính sách kinh tế đối ngoại… có tácđộng trực tiếp đến quá trình thu mua

1.2.1.5 Luật pháp

Sự ổn định về chính trị của khu vực thị trường mà doanh nghiệp đang hoạtđộng thu mua hay sự bất ổn về chính trị như bạo động, khủng bố…đều có thể lànhững cơ hội hay nguy cơ rủi ro cho các doanh nghiệp trong quá trình phân phốihàng hoá Chính sách phát triển của một quốc gia có vai trò định hướng, chi phốitoàn bộ hoạt động kinh tế xã hội trong đó có hoạt động thu mua của các doanhnghiệp Đồng thời sự cởi mở của hệ thống chính trị pháp luật tạo ra những phạm vihoạt động rộng rãi cho các doanh nghiệp những nó cũng tạo ra sự cạnh tranh mạnh

mẽ đối với hoạt động thu mua trên thị trường

1.2.2 Môi trường vi mô

1.2.2.1 Khách hàng

Chủ doanh nghiệp cần xác định rõ đây là những khách hàng tiềm năng,truyền thống hay là những người trực tiếp đem lại doanh thu lợi nhuận cho doanhnghiệp Vì vậy chủ doanh nghiệp cần có những biện pháp chăm sóc khách hàngnhắm lôi kéo, níu giữ chân khách hàng sử dụng sản phẩm mà doanh nghiệp cungcấp

1.2.2.2 Đối thủ cạnh tranh

Mọi doanh nghiệp, tổ chức đều có đối thủ cạnh tranh Mức độ cạnh tranh phụthuộc vào sự tương tác giữa các yếu tố như số lượng doanh nghiệp tham gia cạnhtranh, mức độ tăng trưởng của ngành, cơ cấu chi phí và mức độ đa dạng hóa sảnphẩm Doanh nghiệp cần phân tích đối thủ cạnh tranh về mục tiêu, chiến lược, tiềmnăng của họ để có những chiến lược hành động phản ứng cụ thể

Đối thủ cạnh tranh gây tác động đến hoạt động thu mua ở khía cạnh doanhnghiệp phải giảm thiểu chi phí đầu vào để có giá thành sản phẩm thấp trên thịtrường, nhằm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Vì vậy bộ phận thu muacần tập trung mở rộng tìm kiếm, thương lượng với nhiều nhà cung cấp khác nhau đểgiảm thiểu tối đa chi phí

1.2.2.3 Nhà cung cấp

Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, khi hợp tác với một nhà cungcấp đạt được tất cả các tiêu chuẩn về chất lượng thì sẽ là nguồn tài nguyên củadoanh nghiệp Bởi vì, hệ thống các nhà cung cấp đóng vai trò rất quan trọng, quyếtđịnh sự thành công của cả quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhữngnhà cung cấp đạt tiêu chuẩn không chỉ giao hàng đủ số lượng, đúng chính xácchủng loại hàng hóa, có thời gian giao hàng nhanh chóng và sở hữu mức giá cả hợplý… mà còn đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp, liên kết hợp tác giúpgiảm chi phí và giúp doanh nghiệp đạt được lợi nhuận kinh doanh tốt hơn

Nhân tố này sẽ tác động tích cực đến hoạt động thu mua Khi bộ phận thumua quản lý tốt mạng lưới nhà cung cấp thì sẽ đồng thời quản lý được chi phí, giá

cả ở phạm vi rộng giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí trong hoạt động thu mua

Theo nhiều nghiên cứu cho thấy, ở các doanh nghiệp mà bộ phận thu muaquản lý tốt hệ thống nhà cung cấp sẽ đem đến những tác động vô cùng tích cực sovới doanh nghiệp không thực hiện tốt vấn đề này Thay vì gây sức ép với nhà cungcấp để giảm chi phí, bộ phận thu mua cần hợp tác và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp,đôi bên cùng có lợi trong toàn hệ thống nhà cung cấp Trong bối cảnh như vậy, bộ

phận thu mua cần có những phương hướng hoạt động phù hợp trong quá trình lựachọn và duy trì quan hệ đối với các nhà cung cấp vì đây là điều rất cần thiết bởi sựtác động của nó.

1.2.2.4 Đội ngũ nhân sự

Nhân viên là một thành phần không thể thiếu trong bất cứ một doanh nghiệpnào Con người luôn tham gia vào mọi hoạt động và vận hành của bộ máy sản xuấtkinh doanh Có thể nói, đây chính là nhân tố quyết định đến lợi nhuận và sự pháttriển trong tương lai của doanh nghiệp Trong hoạt động thu mua, nguồn nhân lựccũng đóng vai trò then chốt trong mọi quá trình hoạt động

Hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng không đảm bảo sẽ tác động trựctiếp đến quá trình sản xuất và gián tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Vì vậy năng lực nhân viên của bộ phận thu mua là một trong những nhân tố quantrọng Một nhân viên thu mua xuất sắc luôn hiện hữu các yếu tố về: (1) Kiến thứcchuyên môn: có hiểu biết sâu rộng về đặc điểm hàng hóa nguyên vật liệu lĩnh vựcsản xuất của doanh nghiệp, biết phân tích các tác động của thị trường, nắm được cácchính sách của nhà nước, am hiểu chính trị pháp luật… (2) Kỹ năng tốt: giao tiếp tốt

là yếu tố quan trọng trong đàm phán giá cả Với kiến thức tốt và sự năng động sángtạo, nguồn nhân lực sẽ giúp cho bộ phận thu mua luôn hoàn thành tốt nhiệm vụđược giao và góp phần đưa doanh nghiệp lên một tầm cao mới

Ngoài ra năng lực của đội ngũ quản lý là một vấn đề hết sức quan trọng trongviệc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở bất kỳ doanh nghiệp nào.Những nhà quản trị bộ phận thu mua là người điều hành cho nhân viên thu mua nênphải nắm rõ khả năng, kiến thức của từng nhân viên, phân bố công việc một cáchhợp lý, mang lại khả năng thành công cao hơn cho bộ phận thu mua

1.2.2.5 Nguồn vốn của doanh nghiệp

Đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh thì tầm quan trọng của nguồn vốn

là điều không thể phủ nhận bởi nguồn vốn là nhân tố tác động trực tiếp đến hoạtđộng thu mua trong chuỗi cung ứng

Để hoạt động thu mua diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, hàng hóa, nhiên liệu

và nguyên vật liệu luôn được cung ứng đầy đủ cho quá trình sản xuất sản phẩm,doanh nghiệp cần có một nguồn vốn mạnh và ổn định nhằm đáp ứng được các kếhoạch thu mua trong ngắn hạn và dài hạn Nguồn vốn doanh nghiệp mạnh và ổnđịnh còn đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như hạn chế tối thiểu tình trạngcông nợ cao đối với các nhà cung cấp, từ đó có thể nâng cao uy tín và vị thế củadoanh nghiệp trên thị trường; đồng thời, khi có nguồn vốn mạnh, bộ phận thu mua

có thể tiến hành thực hiện các kế hoạch mua hàng với số lượng lớn cần thiết chohoạt động sản xuất, từ đó sẽ dễ dàng thương lượng để nhận được các khoản chiếtkhấu và ưu đãi về giá cả từ các nhà cung cấp; mặt khác có thể giúp bộ phận thu muanắm bắt kịp thời các lô hàng tốt với giá cả phù hợp Chính vì lẽ đó, nguồn vốn củadoanh nghiệp đối với hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng là vô cùng quantrọng

1.2.2.6 Cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp bao gồm yếu tố về nhà máy, xưởng, thiết bịmáy móc, hệ thống công nghệ thông tin, hệ thống di chuyển nội bộ, hệ thống điệnnước, …Còn riêng đối với hoạt động thu mua thì cơ sở hạ tầng chính ở đây đó là hạtầng hệ thống kho bãi và hạ tầng công nghệ thông tin Đây là nhân tố không thểthiếu trong hoạt động thu mua của mỗi doanh nghiệp, là nền tảng cho quá trình sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn mở rộng sản xuất, hiện đạihoá sản phẩm và tối ưu hoạt động thu mua của mình thì trong chiến lược đầu tưphải chú trọng cả việc hiện đại hoá và mở rộng cơ sở hạ tầng hệ thống kho bãi và hệthống công nghệ thông tin phù hợp với định hướng sản xuất kinh doanh

Hạ tầng hệ thống kho bãi tiên tiến sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho hoạt độngthu mua của doanh nghiệp như giúp doanh nghiệp có khả năng kiểm soát hàng hóatốt và đảm bảo được sự cung cấp liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hànghóa, giúp hoạt động thu mua diễn ra liên kết và trơn tru Đồng thời, còn giúp chodoanh nghiệp rút ngắn thời gian hoạt động thu mua và giảm chi phí vận chuyển

Hạ tầng công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển mạnh mẽ và đóng vaitrò không thể thiếu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanhnghiệp Sự ứng dụng của công nghệ thông tin đã làm thay đổi mô hình và cách thứchoạt động truyền thống của doanh nghiệp, chuyển dần công việc sang giao dịch,quản lý bằng các phần mềm công nghệ Ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào hoạtđộng sản xuất kinh doanh sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn, hiện đại hóa các hoạt động,tăng cường năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Đối với hoạt động thu mua, cácdoanh nghiệp luôn muốn quản lý bằng các phần mềm công nghệ để giảm thiểu cácsai sót trong việc đặt hàng và quản lý hàng hóa, đồng thời thực hiện được các mụctiêu mua đúng hàng hóa với đúng số lượng và chủng loại, đáp ứng đúng thời gianvới giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo.

1.3 NỘI DUNG CỦA HOẠT ĐỘNG THU MUA TRONG DOANH NGHIỆP

Theo tác giả Lê Vũ Linh Toàn (2020), ngoài việc lựa chọn, tìm kiếm cácnguồn hàng hóa và thương lượng, đàm phán chi tiết hợp đồng với các nhà cung cấp,

bộ phận thu mua còn có trách nhiệm theo dõi hiệu quả hoạt động của các nhà cungcấp Bộ phận thu mua phải thường xuyên đánh giá hiệu suất và kiểm soát chấtlượng của nhà cung cấp Điều này bao gồm giám sát thời gian giao hàng, chất lượngsản phẩm, chi phí và hiệu suất

1.3.1 Mục đích và chức năng của hoạt động thu mua

Có thể nói rằng, yếu tố quan trọng nhất của hoạt động thu mua là tìm kiếm

và quản lý tốt hệ thống các nhà cung cấp Để đảm bảo chất lượng của nhà cung cấp,

bộ phận thu mua cần đặt các yếu tố lên hàng đầu về triển vọng phát triển của nhàcung cấp, năng lực cung ứng nguyên vật liệu, độ chính xác của hàng hóa cung ứng,chất lượng được đảm bảo, giao hàng đúng thời gian, định mức giá cả phù hợp, cókiến thức am hiểu về đặc điểm ngành và có uy tín tốt trên thị trường

1.3.2 Phân loại hình thức thu mua

Theo tác giả Lê Vũ Linh Toàn (2020), thì các hình thức thu mua của doanhnghiệp bao gồm các hình thức sau:

1.3.2.1 Căn cứ vào quy mô mua hàng

Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệpthương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì

sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán

ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Để có được quyết định lượnghàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường,tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp

Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lầnnhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Trên

cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó Dựa vào một

số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biếtrằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoábằng với chi phí mua hàng

1.3.2.2 Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộphận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng Phương pháp thu mua này

có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rờinhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì không phù hợp với nhu cầu củangười tiêu dùng

Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng,

họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh Ưu điểm của phương pháp này là nắmchắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau Nhược điểm là số lượngmua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây

là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số

cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửahàng tiêu thụ Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua đượcgiá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lạicủa cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan Nhưng cũng có nhược điểm là

do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm

1.4 QUY TRÌNH CỦA HOẠT ĐỘNG THU MUA TRONG DOANH NGHIỆP

Theo tác giả Nguyễn Thị Hoàng (2014), quy trình mua hàng rất quan trọngđối với doanh nghiệp Nếu quy trình này trong công ty được thực hiện trơn tru vàhiệu quả sẽ đảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứtđoạn và đảm bảo cho sự phát triển đều đặn của doanh nghiệp Sơ đồ quy trình muahàng của doanh nghiệp thường có những đặc trưng riêng phụ thuộc vào lĩnh vựchoạt động, quy mô, loại hình doanh nghiệp…

Theo tác giả Nguyễn Thị Hoàng (2014) thì quy trình thu mua trong doanhnghiệp gồm các bước sau:

Hình 2.1: Sơ đồ quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

(Nguồn: Nguyễn Thị Hoàng, 2014)

1.4.1 Xác định nhu cầu mua

Doanh nghiệp trong chu kỳ hoạt động sẽ phát sinh nhiều nhu cầu, nhu cầuquan trọng nhất đó chính là nhu cầu về nguyên liệu đầu vào, cụ thể ở đây chính làhàng hóa và các nhiên liệu cần thiết Để xác định nhu cầu doanh nghiệp cần trả lờihai câu hỏi chính là phải mua những gì và mua với số lượng bao nhiêu? Giải quyếttốt hai câu hỏi này doanh nghiệp có thể xác định rõ nhu cầu thu mua

1.4.2 Xác định yêu cầu đối với đơn đặt hàng

Đầu tiên để xác định xem phải mua những gì thì doanh nghiệp cần phải hiểu

rõ nhu cầu của khách hàng, nhu cầu thiết yếu của nguồn nhân lực của doanh nghiệp,

từ đó xác định được lượng cầu hàng hóa cần cho quá trình sản xuất kinh doanh vàthiết lập kế hoạch thu mua cho hiệu quả nhất Ngoài ra còn cần phải xác định được

cụ thể từng chủng loại hàng hóa, số lượng cần thiết để lựa chọn được nhà cung cấpphù hợp với chất lượng tốt và giá cả hợp lý đem lại lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp

1.4.3 Tìm kiếm và khảo sát nhà cung cấp

Doanh nghiệp có rất nhiều lựa chọn để tìm ra được nhà cung cấp tiềm năngthông qua nhiều nguồn khác nhau như phương tiện truyền thông, hội chợ, triển lãm,tạp chí … và phải luôn thực hiện theo phương châm rằng càng nhiều nhà cung cấpthì doanh nghiệp càng có lợi Để thực hiện được điều đó thì doanh nghiệp cần tậptrung nghiên cứu đánh giá toàn diện và chính xác các nhà cung cấp về khả năngcung cấp hàng hóa trong tương lai Chọn được nhà cung cấp với giá cả hợp lý nhất

và chi phí vận chuyển tối ưu nhất thì cũng sẽ tác động mạnh mẽ tới lợi nhuận củadoanh nghiệp Chính vì thế mà việc chọn được nhà cung cấp tốt là nhân tố rất quantrọng đối với nhà quản trị thu mua

Từ trước đến nay có rất nhiều phương châm để lựa chọn nhà cung cấp, đó làthường xuyên thay đổi nhà cung cấp và chọn nhà cung cấp có giá cả và chi phí tối

ưu nhất hoặc lựa chọn nhà cung cấp quen thuộc với độ tin cậy cao về chất lượng sảnphẩm Vì vậy doanh nghiệp cần cẩn thận xem xét về chất lượng sản phẩm cũng như

giá cả trước khi đưa ra quyết định chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với định hướngsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trên thị trường sẽ có hai đối tượng nhà cung cấp, đó là nhà cung cấp có sẵntrên thị trường và nhà cung cấp mới xuất hiện Đối với các nhà cung cấp có sẵn trênthị trường thì doanh nghiệp có thể nghiên cứu về lịch sử hoạt động của nhà cungcấp đó trên các phương tiện thông tin trước khi quyết định liên hệ Đối với các nhàcung cấp mới xuất hiện thường thì họ sẽ tìm đến doanh nghiệp và giới thiệu về cácchủng loại hàng hóa mà doanh nghiệp đang có nhu cầu hoặc doanh nghiệp có thểchủ động tìm đến họ thông qua các hội chợ, giới thiệu, triển lãm…

1.4.4 Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Chọn lựa nhà cung ứng liên quan đến các tất cả các hoạt động được yêu cầu

để chọn nhà cung ứng tốt nhất có thể và bao gồm cả việc xác định phương pháp củahợp đồng phụ, kiểm tra trình độ ban đầu của nhà cung ứng và nhiều thứ khác nữa(Weele, 2010) Thông thường người mua sẽ xem xét việc làm thế nào để đóng góphiệu quả nhất đến quá trình tạo giá trị cùng với nhà cung ứng (Freytag andMikkelsen, 2007) Theo Weele (2010) việc chọn lựa nhà cung ứng thường có bốnbước sau:

(1) Xác định phương pháp hợp đồng phụ

(2) Kiểm tra tiêu chuẩn ban đầu nhà cung ứng

(3) Chuẩn bị yêu cầu báo giá

thanh toán Bởi vì đàm phán là một quá trình quan trọng nên doanh nghiệp cần phảilựa chọn nhân viên tham gia đàm phán với trình độ chuyên môn tốt, khả năng giaotiếp nhạy bén… giúp doanh nghiệp đạt được kết quả đàm phán tốt.

Sau khi hoàn thành quá trình đàm phán, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập đơnhàng bằng việc tiến hành ký kết hợp đồng thu mua Hợp đồng chính là cơ sở đểdoanh nghiệp và nhà cung cấp cùng nhau thực hiện hoạt động thu mua

1.4.6 Tiến hành giao nhận hàng và thanh toán

Khi chuẩn bị tới thời điểm giao nhận hàng hóa, nhà quản trị bộ phận thu muacần nhắc nhở các bên liên quan để có phương án chuẩn bị và tiếp nhận Mặc dù quátrình giao nhận hàng được thực hiện căn cứ theo quy định trên hợp đồng nhưngnhân viên thu mua phải thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhà cung cấp giao hàngđúng thời gian để tránh tình trạng làm ảnh hưởng đến tiến độ quá trình sản xuất củadoanh nghiệp

Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần phải theo dõi xem quá trình giao hàng cóđược thực hiện đúng theo như những quy định trên hợp đồng thu mua với nhà cungcấp không với những tiêu chí về số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian, chi phíbằng phương pháp đối chiếu hợp đồng thu mua với các biên bản giao nhận hànghóa, kiểm tra hàng hóa được giao đến có đúng với số lượng và chủng loại trên hợpđồng hay không, chất lượng hàng hóa đạt yêu cầu hay không, nếu như hàng bịhỏng, bao bì hỏng thì cần báo ngay cho nhà cung cấp và từ chối nhận hàng

Sau khi đã kiểm tra và đạt các yêu cầu chỉ tiêu về hàng hóa, doanh nghiệp vànhà cung cấp sẽ hoàn thành biên bản giao nhận và chuyển chứng từ đến các bên cóliên quan như bộ phận thu mua, kế toán, nhà cung cấp Đến đây thì quá trình làmviệc với nhà cung cấp kết thúc

Sau khi đã hoàn thành quá trình giao nhận, hàng hóa đáp ứng đủ yêu cầu sẽtiếp tục được thực hiện thủ tục nhập kho hoặc chuyển hàng hóa tới trực tiếp các bộphận có yêu cầu Quá trình này cần có sự tham gia của bộ phận thu mua và trưởng

bộ phận khác nhằm hoàn thành biên bản giao nhận trong nội bộ doanh nghiệp và

cũng là quá trình để các trưởng bộ phận kiểm tra lại hàng hóa một lần nữa trước khithực hiện các bước thanh toán và đánh giá nhà cung cấp.

1.4.7 Đánh giá hoạt động của nhà cung cấp

Là một thử nghiệm kỹ thuật thực hiện tại địa chỉ nhà cung ứng hoặc tại nơi người mua hoặc cả hai, để kiểm tra xem hàng đã mua từ nhà cung cấp có đáp ứng các thông số kỹ thuật khai báo hay không (Weele, 2010) Bộ phận kế toán sau khi nhận được đầy đủ chứng từ và hồ sơ sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo như thời gian quy định Đồng thời doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá chất lượng nhà cung cấp, đây là cơ sở để doanh nghiệp tiến hành quá trình thu mua tiếp theo Nếu nhà cung cấp thỏa mãn tất cả các chỉ tiêu đưa ra phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh, như vậy nghĩa là nhà cung cấp có hiệu quả Mặt khác, nếu nhà cung cấpkhông thể thỏa mãn các chỉ tiêu đồng thới mắc phải những sai sót thì nhà cung cấp cần khắc phục hoặc doanh nghiệp sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới Ngoài racòn cần phải đánh giá tất cả các bộ phận có liên quan tham gia vào quá trình thu mua để làm rõ trách nhiệm của mỗi bộ phận và cải thiện chất lượng

CHƯƠNG 2.KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ Y VIỆT

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ Y VIỆT

Địa chỉ hợp pháp của công ty: 75 Nguyễn Thế Truyện, Phường Tân Sơn Nhì, TânPhú, TP Hồ Chí Minh

Địa chỉ chi nhánh: 12 Quách Văn Tuấn, Phường 12, Quận Tân Bình, TP Hồ ChíMinh

Số điện thoại: (028) 62909322/ 62692446

Fax: (028) 62909308

Website: www.yviet.com.vn

Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Y Việt được thành lập vào năm

2009 chỉ với 5 nhân viên Trong những năm đầu công ty gặp rất nhiều khó khăn vềvốn cũng như kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp thiết bị y tế Nhờ sự quyết tâmcủa lãnh đạo công ty cùng với đội ngũ cán bộ nhân viên được đào tạo bài bản, công

ty ngày một phát triển vững mạnh hơn

Trải qua hơn 11 năm phát triển công ty có nhiều thay đổi về định hướngchiến lược phát triển, về đối tác, nhân sự cũng như cơ cấu tổ chức Đến nay với số

lượng nhân sự trên 80 người, công ty đã đạt được những thành tựu lớn và đang ngàycàng chiếm được lòng tin của khách hàng, khẳng định được vị thế trên thị trường.

Sự hài lòng của quý khách hàng là mục tiêu hoạt động cao nhất mà ban lãnhđạo công ty đề ra Kể từ khi thành lập cho đến nay, công ty không chỉ mở rộng vềquy mô, không ngừng đổi mới và phát triển về mọi mặt, đáp ứng nhu cầu ngày càngcao của khách hàng

Công ty đặt mục tiêu năm 2025 sẽ trở thành nhà cung cấp giải pháp toàn diệnhàng đầu cho hệ thống y tế Việt Nam

2.1.2 Sứ mệnh và giá trị cốt lõi

Thông qua việc cung cấp các Giải pháp toàn diện – Công nghệ tiên tiến vàChất lượng hoàn hảo Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Y Việt đã góp phầnnâng cao chất lượng hệ thống y tế Việt Nam Trong những năm qua công ty đã đónggóp cho xã hội thông qua việc cung cấp dịch vụ sản phẩm chất lượng Công TyTNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Y Việt nâng cao các giá trị phục vụ khách hàngbằng việc thực hiện và đề cao các tiêu chí : Chuyên nghiệp - Chất lượng - Hiệu quả

- Cam kết

Chuyên nghiệp: Mục tiêu của công ty hướng đến là việc xây dựng đội ngũ

nhân viên được đào tạo bài bản, luôn đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng vànâng cao tinh thần trách nhiệm trong hoạt động kinh doanh

Chất lượng: Không những cung cấp đến khách hàng sản phẩm và dịch vụ

chất lượng mà còn là tiêu chí hàng đầu cho việc xây dựng các gói giải pháp sảnphẩm và dịch vụ sau bán hàng Bởi Ban lãnh đạo Công Ty TNHH Thương Mại VàDịch Vụ Y Việt hiểu rằng, chỉ có chất lượng tốt mới có thể xây dựng và duy trì vịthế dẫn đầu trong thị trường mình đang phục vụ

Hiệu quả: Mang đến cho khách hàng giải pháp tối ưu.

Cam kết: Đóng góp cho xã hội những dịch vụ và sản phẩm chất lượng.

2.1.3 Thành tựu và đóng góp cho xã hội

Trong suốt nhiều năm không ngừng nỗ lực phát triển, đến nay công ty đã xâydựng cho mình được đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao và giàu kinhnghiệm Công ty đã tư vấn, cung cấp, thi công lắp đặt hoàn thiện các dự án với quy

mô lớn đáp ứng nhu cầu đa dạng của tất cả cơ sở y tế trên toàn quốc

Nhờ việc cung cấp giải pháp toàn diện và các ứng dụng công nghệ hiện đạicho các cơ sở y tế Công ty đã góp phần cải thiện chất lượng khám, chữa bệnh củadịch vụ y tế, nâng cao giá trị lợi ích cho khách hàng Công ty gián tiếp hỗ trợ chămsóc sức khỏe tốt nhất cho bệnh nhân nói riêng và sức khỏe cộng đồng nói chung

Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Y Việt luôn nhận được sự tínnhiệm lòng tin của khách hàng và từng bước tiến gần với mục tiêu trở thành nhàcung cấp giải pháp toàn diện hàng đầu cho hệ thống y tế Việt Nam

2.2 BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ Y VIỆT

2.2.1 Sơ đồ tổ chức

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

(Nguồn: Báo cáo phòng Nhân sự Công ty TNHH TM Và Dịch Vụ Y Việt, 2020)

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Giám đốc: Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty và là người

điều hành cao nhất mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, đại diện cho

công ty trong quan hệ với cơ quan Nhà nước và các bên thứ ba về tất cả các vấn đềliên quan đến hoạt động của công ty trong phạm vi điều lệ của công ty Ngoài ra,giám đốc cũng trực tiếp quản lý các bộ phận, phân công, bổ nhiệm cho cấp dưới.Giám đốc cũng là người trực tiếp chỉ đạo phương án kinh doanh, tổ chức nhân sựtrong công ty Giám đốc có quyền khen thưởng, kỷ luật đúng đắn đối với từng bộphận, nhân viên trong công ty.

Phòng hành chính nhân sự: Giúp giám đốc thực hiện công tác tuyển dụng và

có nhiệm vụ quản lý toàn bộ nhân sự về chế độ chính sách quản lý tình hình tănggiảm lao động trong Công Ty Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ lập kế hoạchchi tiết bổ xung, bố trí nhân lực cho từng đơn vị chức năng Xây dựng nội quy, quichế hoạt động, nội quy lao động, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng tay nghề, đảm bảomọi chế độ chính sách cho toàn thể nhân viên trong công ty Thực hiện tổ chức côngtác đối nội, đối ngoại, mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm, điều hành sinhhoạt thông tin, quan tâm đời sống cán bộ, công nhân viên toàn công ty Ngoài raphòng hành chính nhân sự còn phụ trách các công việc liên quan đến văn thư đánhmáy, quản lý hồ sơ tài liệu của công ty đúng qui định

Phòng kế toán: Làm nhiệm vụ theo dõi, ghi chép mọi hoạt động kinh doanh

của công ty Đồng thời, quản lý tốt và sử sụng có hiệu quả nguồn tài chính và tàisản của công ty Định kỳ mỗi tháng – quý lập kế hoạch, phân tích tình hình tài chính

và hạch toán tổng hợp về các khoản công nợ, doanh thu, khoản nộp ngân sách nhànước được báo cáo và trình lên ban Giám đốc để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồnvốn kinh doanh đảm bảo việc thực hiện tốt thu chi tài chính, nộp ngân sách nhànước Thực hiện chế độ ghi chép, phân tích, phản ánh chính xác, trung thực, kịpthời, liên tục và có hệ thống số liệu kê toán về tình hình luân chuyển, sử dụng vốn,tài sản cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Phòng kế toáncòn có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty các biện pháp nhằm giảm chi phí

và tăng lợi nhuận Phản ánh chính xác giá trị của các loại hàng hoá, vật tư thiết bị,sản phẩm của công ty giúp Giám đốc công ty ra những quyết định sản xuất kinhdoanh chính xác, kịp thời

Phòng kinh doanh: là một bộ phận đóng vai trò rất quan trọng, hiệu quả hoạt

động của phòng kinh doanh ảnh hưởng chính tới doanh thu của công ty Phòng kinhdoanh ngoài việc kiếm khách hàng còn thực hiện thêm nhiệm vụ nghiên cứu thịtrường để có những tham mưu cho giám đốc trong việc đưa ra các chính sách chiếnlược kinh doanh của công ty Tham mưu giúp giám đốc công ty xác định phươnghướng, mục tiêu kinh doanh, xác định chiến lược quảng cáo, các đối tác trong vàngoài nước, tạo thị trường kinh doanh phù hợp với năng lực của công ty Thườngxuyên mỗi tháng cần lập kế hoạch quản lý, nghiên cứu, tiếp thị, tìm nguồn thông tin

về thị trường nội địa, bảo đảm việc làm thường xuyên cho công ty Chuẩn bị cáchợp đồng kinh tế để Giám đốc công ty ký, quản lý các hợp đồng kinh tế Tổ chứctheo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện các hợp đồng, kịp thời đề xuất với Giám đốccông ty sửa đổi bổ sung các điều khoản của hợp đồng khi cần thiết

Phòng kỹ thuật: Thực hiện các công tác kỹ thuật đảm bảo hàng hóa trước khi

nhập và xuất kho đạt theo tiêu chuẩn kỹ thuật Phòng kỹ thuật đóng vai trò chínhtrong việc thực hiện các dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán hàng như bảo hành,

tư vấn kỹ thuật và các nhiệm vụ khác được giao

Phòng vận hành: cung cấp các dịch vụ hỗ trợ kinh doanh nhằm đảm bảo hỗ

trợ và đáp ứng nhu cầu hoạt động của tổ chức và các phòng ban kịp thời, hiệu quả.Đồng thời cung cấp các dịch vụ mua hàng nhằm đảm bảo và đáp ứng nhu cầu hànghóa, mua sắm của tổ chức và các phòng ban kịp thời, hiệu quả

2.3 NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ Y VIỆT

2.3.1 Nguồn nhân lực

Thế mạnh nguồn nhân lực của Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ YViệt là các quản lý, cán bộ chuyên môn có kinh nghiệm lâu năm trong hoạt độngkinh doanh, có kinh nghiệm tổ chức quản lý

Bảng 2 1 Tình hình nhân sự theo giới tính và tuổi của Công Ty TNHH

Thương Mại Và Dịch Vụ Y Việt 2018 – 2020

%SL

Tỷtrọng

%SL

Tỷtrọng

%

Chênhlệch

Tỷ lệ

%

Chênhlệch

-% -5

11,62

23,08

%2.Từ 30-

-%

4.Từ 50

trở lên

8 10% 5 6% 2 2% -3

37,50

-% -3

60,00

-%

(Nguồn: Phòng nhân sự, 2020) Nhận xét: Năm 2018 số cán bộ, nhân viên của Công Ty TNHH Thương Mại

Và Dịch Vụ Y Việt là 84 người đến năm 2019 tăng lên 6 cán bộ, nhân viên tươngứng tăng là 7,14% so năm 2018, đến năm 2020 tiếp tục tăng là 7 cán bộ, nhân viêntăng 7,78% so năm 2019 Nguyên nhân là Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch

Vụ Y Việt do chỉ đạo cần thiết phải cơ cấu lại và gia tăng thêm số lượng các cán bộ

để đáp ứng được khối lượng công việc ngày càng tăng lên trong ngành hoạt độngkinh doanh

Xét theo giới tính: Xét theo giới tình thì ta thấy tỷ lệ cán bộ, nhân viên là

Nam giới chiểm tỷ trọng cao hơn so với nữ, cụ thể năm 2018 Nam là 44 ngườichiếm 52% còn nữ là 40 chiếm 48% trong tổng số cán bộ, nhân viên của Công TyTNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Y Việt Đến năm 2019 tỷ lệ này có tăng lên đó là56% Nam còn Nữ là 44%, sang năm 2020 tỷ lệ Nam tiếp tục tăng lên là 64% và nữ

là 36%

Xét theo độ tuổi: Theo đội tuổi thì cán bộ, nhân viên trong Công Ty TNHH

Thương Mại Và Dịch Vụ Y Việt chiếm tỷ trọng cao nhất trong độ tuổi từ trên

30-40, cụ thể năm 2018 độ tuổi 18-30 chiếm tỷ trọng 18%, số người độ tuổi 30-40 là57% và trên 40 là 25% Năm 2019 có sự thay đổi so năm 2018, số người dưới 30giảm 4% còn là 14% so với năm 2018, độ tuổi 30-40 tăng là 13 người chiếm tỷtrọng 62%, số cán bộ, nhân viên trên 40 tăng thêm 3 người chiếm tỷ trọng 18%.Đến năm 2020 thì xu hướng số người độ tuổi trên 30 tiếp tục tăng lên 13 người đạt

tỷ trọng 71%, tỷ trọng người từ 18-30 tăng 3 người đạt tỷ trọng 16%, số người

40-50 giảm 6 người đạt tỷ trọng 10% và trên 40-50 giảm 3 người so năm 2019

Trình độ học vấn, chuyên môn

Do đặc thù của công việc trong ngành hoạt động kinh doanh nên trình độ họcvấn và chuyên môn của các cán bộ, nhân viên là rất cao so với nhiều ngành kháctrong xã hội Cụ thể như bảng sau:

Bảng 2 2.Tình hình cán bộ, nhân viên theo trình độ chuyên môn của Công Ty

TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Y Việt

(Đơn vị: Người)

Chỉ tiêu

Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 2019/2018 2020/2019

Số lượng

Tỷ trọng

%

Số lượng

Tỷ trọng

%

Số lượng

Tỷ trọng

% Lệch Tỷ lệ % Lệch Tỷ lệ %

Nhận xét: Xét về trình độ thì cán bộ, nhân viên của Hoạt động kinh doanh

Nhà nước có trình độ khá cao, hầu hết các cán bộ, nhân viên có trình độ từ đại họctrở lên Cụ thể năm 2018 có 22 người có trình độ trên đại học, chiếm 26%, trình độđại học là 60 người, chiếm 71% và cao đẳng là 2 người, chiếm 2% không có cán bộ,nhân viên nào là trình độ trung cấp và phổ thông Năm 2019 tỷ lệ cán bộ, nhân viên

có trình độ đại học và sau đại học tiếp tục tăng, số cán bộ, nhân viên có trình độ sauđại học tăng 4 người tương ứng tăng là 18,18%, trình độ đại học tăng 3 người tươngứng tăng là 5% và trình độ cao đẳng giảm đi 1 người so với năm 2018 Sang năm

2020 trình độ cán bộ, nhân viên trên đại học tiếp tục tăng là 6 người tương ứng tăng

là 23% trình độ đại học tăng 2 người tương ứng tăng là 3,17% và không có cán bộ,nhân viên trình độ dưới đại học Các tỷ lệ trên cho thấy Công Ty TNHH ThươngMại Và Dịch Vụ Y Việt đã chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực có trình độ cao,chủ yếu là các quản lý và bộ máy quản lý có chất lượng cao

2.3.2 Vốn

Bảng 2 3: Chỉ số nguồn vốn của Công ty 2020

Tài sản cố định và đầu tư dài hạn/ Tổng

Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn/

Nguồn vốn chủ sở hữu/ Tổng nguồn vốn % 47.08%

Khả năng thanh toán công nợ ngắn hạn Lần 1.20