Một số kinh nghiệm sử dụng phần mềm Vemis_Library để quản lý thư viện theo tiêu chuẩn thư viện 01

SKKN: Một số kinh nghiệm sử dụng phần mềm Vemis_Library để quản lý thư viện theo tiêu chuẩn thư viện 01

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

MỘT SỐ KINH NGHIỆM SỬ DỤNG PHẦN MỀM VEMIS_LIBRARY ĐỂ QUẢN LÝ THƯ VIỆN THEO TIÊU

CHUẨN THƯ VIỆN 01

(Tiêu chuẩn của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo về tiêu chuẩn thư viện trường phổ thông Ban hành kèm theo Quyết định 01/2003/QĐ/BGD&ĐT ngày 02 tháng 01 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo Dục và Đào Tạo)

Người thực hiện:

Nguyễn Công Hoàn, Trường THPT Nguyễn Trãi- Biên Hòa- Đồng Nai

A TÓM TẮT ĐỀ TÀI

Ứng dụng CNTT trong nhà trường là nhiệm vụ quan trọng để nâng cao năng lực quản lý và giáo dục, tạo sự chuyển biến sâu sắc về ứng dụng công nghệ thông tin trong cán bộ, giáo viên, công nhân viên Phát huy tác dụng của CNTT trong quản lý thư viện phục vụ tốt bạn đọc là việc làm thiết thực và thường xuyên trong Thư viện trường THPT Nguyễn Trãi Để không ngừng nâng cao chất lượng dạy và học, với phương châm tự học của học sinh, nhà trường rất coi trọng phát triển công tác thư viện Xây dựng thư viện điện tử là xu thế tất yếu của nền giáo dục tiên tiến Việc

Thư viện Nguyễn Trãi ứng dụng Phân hệ quản lý thư viện Library vào

công tác quản lí mang lại hiệu quả cao trong công việc, có ý nghĩa kinh tế rất to lớn, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng, chính xác Bên cạnh đó, đòi hỏi cán bộ thư viện cũng phải thường xuyên nâng cao trình

độ chuyên môn của mình, cải tiến phương pháp làm việc, ứng dụng cái hay cái mới để nâng cao tính chuyên nghiệp trong thư viện

Thư viện nhà trường đã nối mạng internet, có máy vi tính, máy in để làm công tác quản lý Số lượt bạn đọc trong các năm học tăng đáng kể, phát huy nội lực của học sinh trong học tập, hình thành thói quen đọc sách

để các em bước lên bậc học cao hơn; hình thành ý thức tự học suốt đời của mỗi con người Hình thành nền văn hóa đọc giúp cho mỗi cá nhân có một cuộc sống trí tuệ, đẹp đẽ, ý nghĩa, hạnh phúc và hài hòa

B GIỚI THIỆU

- Năm học 2004-2005 thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi đạt danh hiệu Thư viện chuẩn 01 do Bộ Giáo Dục & Đào Tạo ban hành

- Năm học 2005-2006 đạt danh hiệu Thư viện tiến tiến cấp ngành

- Năm học 2011-2012 đạt danh hiệu Thư viện xuất sắc cấp ngành

Là một trong những thư viện trường học của tỉnh Đồng Nai, ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào quản lý thư viện; thư viện nhà trường hiện nay sử dụng rất có hiệu quả 2 chương trình quản lý thư viện:

- Phân hệ quản lý thư viện Vemis_Library của Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Chương trình Quản lý thư viện do tôi tự thiết kế và lập trình

Từ việc khai thác Phân hệ quản lý thư viện Vemis_Library của

Bộ Giáo dục và Đào tạo có hiệu quả tôi rút ra những kinh nghiệm tuy còn khiêm tốn nhưng đáng trân trọng và qúy giá biết bao: đó là cả một quá trình tổ chức, làm việc nghiêm túc, khoa học, cần mẫn của người cán bộ thư viện

C NỘI DUNG KHOA HỌC ĐỀ TÀI THỰC TẾ

Đứng trước thực trạng và yêu cầu hiện nay là làm thế nào để tổ chức tốt hoạt động thư viện trường học, ứng dụng công nghệ thông tin và khoa học thư viện giúp cho bạn đọc khai thác tốt nhất nguồn tri thức để nó phục vụ tốt cho công cuộc hiện đại hóa đất nước, làm tăng năng suất lao động của thủ thư Phổ biến rộng rãi những kinh nghiệm tốt trong công tác thư viện là việc làm rất hữu ích Nền giáo dục tiên tiến không thế thiếu thư viện hiện đại Thư viện đáp ứng không ngừng nâng cao chất lượng giáo dục học sinh bằng cách nâng cao tri thức, kỹ năng nghề nghiệp, tính sáng tạo, kỹ năng tư duy độc lập, khả năng giải quyết vấn đề và tính thích ứng cao với môi trường luôn thay đổi

I GIẢI PHÁP THAY THẾ

Giải pháp thay thế: Thư viện truyền thống ngày nay không còn phù hợp trong thời đại thông tin bùng nổ, toàn cầu hóa, mà phải tổ chức lại thư viện theo hướng hiện đại, tin học hóa các khâu tổ chức, tin học hóa kho dữ liệu có như vậy mới đáp ứng yêu cầu ngày càng

Việc thực hiện thống nhất một chương trình Phân hệ quản lý thư viện

Vemis_Library từ Bộ GD&ĐT đến thư viện trường học có ý nghĩa vô

cùng quan trọng trong mục tiêu, chiến lược giáo dục:

- Chuẩn hóa dữ liệu rất cao

- Thống nhất toàn ngành

- Tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác

- Nâng cao hiệu quả kinh tế, thay vì mỗi nơi làm mỗi phách, bây giờ theo một chương trình chung, phiên bản được nâng cấp thường xuyên Thực hiện Công văn số 1801/SGDĐT-VP ngày 24/09/2012 của Sở GD&ĐT Đồng Nai về việc hướng dẫn các đơn vị thực hiện nhiệm vụ ứng dụng CNTT năm học 2012-2013; Công văn số 2431/SGDĐT-KHTC ngày 20/12/2012 của Sở GD&ĐT Đồng Nai về việc sử dụng hệ thống

phần mềm Quản lý trường học VEMIS, thư viện trường THPT Nguyễn Trãi đã coi trọng việc đẩy nhanh tiến độ khai thác Phân hệ quản lý thư

viện Vemis_Library của Bộ Giáo dục và Đào tạo, theo chủ trương của

Bộ và Sở Giáo dục - Đào tạo Đồng Nai Một trong những giải pháp tốt nhất để nâng cao chất lượng dạy-học là phải tổ chức tốt hoạt động thư viện trường học

II MỘT SỐ THÀNH TỰU TRONG VIỆC ÁP DỤNG VEMIS-

LIBRARY VÀO QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Lựa chọn thiết kế: Bộ phần mềm quả lý trường học VEMIS là phần

mềm có tính tương tác cao, liên kết và chạy ổn định, đây là đề án đổi mới quản lý giáo dục ở cấp quốc gia do các nhà lập trình tầm cỡ quốc tế biên soạn và thiết kế, sau khi đã tham khảo ý kiến của các chuyên gia đầu

ngành, Vemis đã được chỉnh sửa và nâng cấp nhiều lần cho sát với thực

tế, yêu cầu của công việc Nhưng Vemis khó cài đặt, dữ liệu được chuẩn

hóa cao nên khó khăn cho người sử dụng Việc cài đặt và sử dụng đòi hỏi phải có trình độ tin học nhất định Sau khi đã xác định mục tiêu xây dựng

thư viện xuất sắc lâu dài, tôi tiếp tục ứng dụng LIBRARY VÀO QUẢN

LÝ THƯ VIỆN là hướng đi đúng để nâng cao chất lượng phục vụ bạn

đọc

Hình ảnh minh họa cho việc hoàn tất cài đặt chương trình ở thư viện

1 Áp dụng Library để đồng bộ hóa sách báo và tạp chí

Tổng số sách, tài liệu trong thư viện 12022 bản, sách báo được xử lý nghiệp vụ và nhập đầy đủ các thông tin vào chương trình

Vemis_Library

a) Sách giáo khoa: 1631 bản

b) Sách nghiệp vụ giáo viên: 645

c) Sách tham khảo: 9556 bản

d) Băng hình, giáo dục: 190 cái

- Tổng số ấn phẩn biên mục 9556

- Là sách tham khảo đã nhập đầy đủ vào chương trình, để in số sách, mẫu biểu báo cáo lên cấp trên, in danh mục cho bạn đọc tìm thông tin

- In các mẫu phích tra cứu theo quy định của nghiệp vụ thư viện trường học

- Tích hợp đầy đủ các mẫu biểu báo cáo về công tác thư viện do Bộ GD&ĐT quy định

- Hoàn thiện các loại sổ sách thư viện; ví dụ: Sổ đăng ký cá biệt, dưới đây là hình ảnh minh họa cho trang đầu và trang cuối của Sổ đăng ký cá biệt, như vậy ta thấy chương trình đã xuất ra 1,912 trang sổ cho 9556 cuốn

sách tham khảo có trong thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi

2 Quản lý bạn đọc

- Chương trình lấy danh sách thẻ đọc của giáo viên từ Pmis, có 81 giáo viên, CNV trong trường được cấp thẻ

- Chương trình lấy danh sách thẻ đọc của học sinh Vemis_Student, có

1335 học sinh được cấp thẻ

- Mẫu thẻ mã vạch kết hợp với số, nếu được trang bị phòng đọc mở, có máy quét mã vạch thì thủ thư làm việc sẽ rất thuận tiện trong việc mượn

và trả sách ở thư viện

3 Khâu Lưu thông của Library

Giống như giới kinh doanh giới thiệu sản phẩm hàng hóa; người làm công tác thư viện cũng rất chú trọng khâu tổ chức đọc Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lí mang lại hiệu quả cao trong công việc, có ý nghĩa kinh tế vô cùng to lớn, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng, chính xác; đòi hỏi cán bộ thư viện cũng thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn của mình, cải tiến phương pháp làm việc, ứng dụng cái hay cái mới tiên tiến để nâng cao tính chuyên nghiệp trong thư viện Tác dụng của thư viện có hay không là ở nguồn tri thức được đưa đến cho con người nhiều hay ít, hữu ích hay vô ích, để từ đó biến thành vật chất đặc trưng đó là trí tuệ

- Phân hệ quản lý thư viện Library có khả năng tổng hợp rất cao, chính xác mà ở các chương trình quản lý thư viện khác không có, hoặc có nhưng

tổng hợp không đầy đủ, đó là khả năng lưu vết người dùng của Library

rất tốt

- Ví dụ: Cuốn sách Dạ, thưa thầy được học sinh Nguyễn Ngọc Hoàng

Anh, lớp 12B5, mượn ngày 15/11/2012, Anh đã trả lại cho thư viện ngày

17/11/2012, cán bộ thư viện đã Click chuột vào Trả trong chương trình và chương trình đã xóa cuốn sách đó ra khỏi danh sách Sách còn lưu thông,

như vậy cuốn sách đó đã nằm trên giá sách; đến ngày 4/12/2012, cũng cuốn sách đó được em Nguyễn Thị Thùy, lớp 12A7 mượn, Thùy trả lại 8/12/2012, cũng như trên, nó đã được nằm trên giá Đến ngày 30/5/2013, cán bộ thư viện làm báo cáo, thì cuốn sách đó được chương trình tổng hợp

trả bao nhiêu lần đều được ghi lại trong chương trình, tránh được tình trạng thủ thư báo cáo “láo”, không có thực tế

- Tài liệu được mượn nhiều nhất

- Bạn đọc mượn nhiều nhất

- Và sau đây là số liệu tổng hợp có được từ chương trình Vemis_Library

từ ngày 19/09/2012 đến ngày 08/04/2013 trong thư viện nhà trường

Như vậy, một chuyên gia Thư viện- Thiết bị của Sở GD&ĐT tỉnh B, không cần phải đi khảo sát tình hình hoạt động của thư viện trường A; mà chỉ cần tập tin sao lưu dữ liệu của thư viện gửi qua email cũng nắm chắc

hoạt động của thư viện trường A, vì Library có cây thư mục từ cấp Bộ

đến cấp trường

4 Bộ máy tra cứu của Library

Theo tôi, chương trình Library có bộ máy tra cứu rất tuyệt vời, vì tôi

theo đoàn kiểm tra Thư viện 01 của Sở GD&ĐT Đồng Nai, các trường sử dụng nhiều phần mềm quản lý thư viện khác nhau, từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng chưa có phần mềm thư viện nào làm việc ổn định và có bộ

máy tra cứu đa dạng như Phân hệ quản lý thư viện trong bộ Vemis

- Có thể tra cứu: theo Nhan đề (tên sách), theo mã ấn phẩm, theo nhà xuất bản, theo năm xuất bản, theo lần xuất bản, theo tác giả, theo chủ đề, theo từ khóa

- Tra cứu theo nhan đề (tên sách), đánh tên sách vào khung Nhan đề,

có thể tra cứu tuyệt đối (nhớ chính xác tên sách), hoặc tra cứu tương đối

(tên sách không được chính xác) Ví dụ: Nhập Học tốt ngữ văn 10, rồi

click chuột vào Tìm kiếm, ta có kết quả dưới đây, nhập chính xác tên

sách cho kết quả chính xác

- Tra cứu chính xác: Nhập ký tự càng chính xác, nhập càng đầy đủ thông tin tra cứu thì cho kết quả phạm vi càng hẹp và rất chính xác

5 Sao lưu, phục hồi dữ liệu

- Một kinh nghiệm quí giá khi sử dụng Phần mềm quản lý thư viện, đó

là phải thường xuyên sao lưu dữ liệu đề phòng sự cố hỏng học…Vemis

trang bị một Phân hệ Quản lý hệ thống để làm công tác sao lưu, khôi phục

dữ liệu

Hình dưới: Đăng nhập Quan ly he thong để sao lưu, khôi phục dữ

liệu

- Anh chị em thủ thư chúng mình nên nhớ, để nhập liệu được vài trăm cuốn sách là vô cùng vất vả, cả công sức, mồ hôi đổ ra Dữ liệu trong

Library được mô tả khoa học, công phu, mang tính chuyên nghiệp cao

- Khi vào Quan ly he thong, ta click trái chuột vào Sao lưu, rồi click trái chuột chọn 2 phân hệ (Phân hệ VEMIS_Common, Phân hệ VEMIS_Library) Chọn đường dẫn (ổ đĩa lưu) để lưu tập tin Tên 2 tập

tin Hệ thống và Library có tên mặc định là ngày tháng năm hiện hành kèm

đuôi bak

- Khi muốn phục hồi dữ liệu ta click trái chuột vào Phục hồi, để phục

hồi dữ liệu cho chương trình

III NHỮNG ƯU ĐIỂM CHÍNH CỦA LIBRARY SO VỚI CÁC CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN KHÁC

- Một số chương trình quản lý thư viện được trang bị cho thư viện trường học, chức năng không đầy đủ, sử dụng kém hiệu quả, không rõ nguồn gốc, khi có sự cố không có người cài đặt bảo trì, “tiền trao cháo múc” mua xong là xong! khi chương trình hỏng hóc cán bộ thư viện không biết kêu ai Năm 2011, Công ty CP sách- Thiết bị trường học Đồng Nai có trang bị cho các phòng giáo dục và một số trường THPT Chương trình quản lý thư viện do Nhà Xuất bản Giáo dục Việt nam, tại Đà Nẵng thiết kế, nhưng đi vào hoạt động kém hiệu quả, phát sinh lỗi nhiều, khó nhập liệu, truy xuất bị lỗi font (chữ Việt), qua khảo sát của Đoàn kiểm tra

01 của Sở thì chưa có trường nào nhập liệu đầy đủ, khai thác có hiệu quả chương trình của Chi nhánh Xuất bản Giáo dục Đà Nẵng

- Sau đây ta làm phép so sánh

Tên chương

trình

Xuất xứ Khả năng tổng hợp

dữ liệu

Ổn định Nâng cấp

Vemis_Library Dự án

Srem

Cao, từ cấp trường đến cấp Bộ, chính xác, đồng bộ dữ liệu

Cài đặt thành công, vận hành trơn tru, không phát sinh lỗi

Được nâng cấp thường xuyên; download tại:

www.srem.com.vn/

Không phải mất tiền mua bản quyền

CTQLTV của

Nhà XB GD VN

Chi nhánh Đà

Nẵng

Nhà Xuất bản Giáo dục Việt Nam-ĐN

Không có khả năng tổng hợp ở cấp sở và

bộ vì Không có cây thư mục cấp trường,

sở, bộ,

Phát sinh lỗi

Mua xong, phát sinh lỗi không có người bảo trì, sửa chữa

- Một số chương trình khác khi ứng dụng vào thực tế công việc thua xa

Library

- Qua việc thu thập dữ liệu, khai thác chương trình, đối chứng và so sánh tôi thấy, việc quản lí thư viện bằng công nghệ thông tin Phần mềm

Vemis_Library đã nâng cao hiệu suất công tác bạn đọc rõ rệt Toàn bộ

sách báo trong thư viện Nguyễn Trãi đã được nhập liệu vào chương trình

Library Việc in ấn sổ sách, báo cáo đều theo qui chuẩn do Bộ GD&ĐT

ban hành Quản lí sách cho mượn, sách đã trả bằng công nghệ thông tin rất tiện lợi, trong ngày có thể biết được số lượng sách đã mượn, số sách,

số lượng sách đã trả

IV ĐƯA DỮ LIỆU TỪ EXCEL SANG CHƯƠNG TRÌNH

VEMIS_LIBRARY

Một vấn đề lớn được đặt ra là: Phân hệ Vemis_Library do Bộ Giáo

dục và Đào tạo mới triển khai, thế thì lâu nay các thư viện sử dụng phần mềm quản lý thư viện khác nhau, dữ liệu đã nhập đầy đủ, bây giờ nhập lại ư? Với một thư viện có số đầu sách lớn như thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi có 12022 cuốn sách đã nhập vào Chương trình quản lý thư viện do cán bộ thư viện thiết kế; bây giờ biên mục lại quả là mất rất nhiều thời gian (để có được dữ liệu 12022 cuốn sách thì thủ thư đã phải làm việc

vất vả từ rất nhiều năm nay) Trong lúc đó Vemis_Library chỉ cho phép

chuyển dữ liệu từ Excel qua được mấy trường dữ liệu (cột) như: Ngày vào

sổ, Số phiếu, Nhan đề, Số lượng, Giá tiền, Thành tiền, còn lại ta phải Biên mục để bảo toàn tính thống nhất của dữ liệu Nhìn vào bảng nhập liệu ta thấy rất nhiều cột mô tả, rắm rối

Vậy, tôi trao đổi cùng các thầy cô đồng nghiệp thư viện cách Copy dữ

liệu đã từ Excel qua cổng SLQ Server Management Studio Express

mới một mẩu tin (1 cuốn sách thật hoàn chỉnh) để Copy mẫu ra tập tin

Excel

Bước 2 Khởi động và đăng nhập vào SLQ Server Management Studio

Express