Cẩm Nang Nghệ Thuật Giao Việc Cho Tân Binh.pdf

Một sản phẩm từ NeoManager K23 Một sản phẩm từ NeoManager K23 Budwe ise r Team NGHỆ THUẬT GIAO VIỆC CHO TÂN BINH CẨM NANG Hướng dẫn giao việc hiệu quả cho "tấm chiếu" mới MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 2 Chươ[.]

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 2

Chương I: Tại sao giao việc cho tân binh lại là một kỹ năng cần thiết? 4

Chương II: Một “tấm chiếu” mới - tân binh 6

Giới thiệu lại về công ty và các thành viên khác 6

Chia sẻ những ưu điểm về nhóm của bạn 6

Tìm cho tân binh một người bạn 7

Tạo kết nối ngoài giờ làm việc 7

Chương III: Cách chúng tôi giao việc cho tân binh 8

Phương pháp giao việc theo cách tiếp cận S-I-M-P-L-E 8

S - Set Expectations: thiết lập những kỳ vọng 9

I - Invite Commitment: mời cam kết 12

M - Measure Result: đánh giá những kết quả 14

P - Provide Feedback: cung cấp phản hồi 15

L - Link to Consequences: liên hệ đến hệ quả 18

E - Evaluate Effectiveness: đánh giá sự hiệu quả 19

Chương IV: Làm gì khi nhóm của bạn có tân binh làm việc từ xa 21

Chương V: Một số điểm cần lưu ý khi giao việc cho tân binh 24

Chương VI: Bạn có đọc vị tân binh của bạn thông qua những bài test tính cách 27

TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

LỜI KẾT 30

LỜI NÓI ĐẦU

Đây là sản phẩm đặc biệt dành tặng các anh chị học viên K23 và các anh chị quản lý khác nếu anh chị hữu duyên đọc được.

Nhóm tác giả NeoManager K23 – Budweiser Team gồm 5 thành viên: Mai Anh, Trọng,Quang, Thảo, Nghiệp, nhóm những người thích uống bia không cùng chung ngànhnghề, thế hệ khác nhau nhưng đều có chung một mục đích

Chúng tôi đến với Chương trình đào tạo quản lý NeoManager trước mắt là để trở

thành một nhà quản lý, hiểu về nghề quản lý, sau đó có thể phát triển được các kỹ

năng quản lý hiện đại nhằm đáp ứng với yêu cầu của môi trường làm việc thay đổi liêntục và phức tạp hiện nay

Trong quá trình trao đổi và thảo luận để tìm chủ đề cho dự án nhóm, chúng tôi đềuthống nhất lựa chọn chia sẻ cách làm “nghệ thuật giao việc cho tân binh” dựa trên kinhnghiệm thực tế và kiến thức của chúng tôi Tất nhiên, cuốn cẩm nang này không chỉgiúp các nhà quản lý K23 nâng cao năng lực mà còn giúp nhân viên mới nhanh chónghòa nhập, tránh những sai sót, thất bại cho đội nhóm và tổ chức

Chúng tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến anh A và chị B đã dành thời gian đểphản hồi, góp ý cho cuốn cẩm nang này trở nên thực tế và hữu ích hơn với độc giả.Cảm ơn đến những thầy cô đã tham gia thiết kế và giảng dạy chương trìnhNeoManager để chúng tôi có thêm những kiến thức mới, là nguồn tài liệu giá trị gópphần giúp chúng tôi thực hiện dự án này

Các bạn K23 thân mến, trước khi trở thành những nhà quản lý, tất cả chúng tôi và cácbạn đều đã từng là một TÂN BINH Câu hỏi và suy nghĩ của một tân binh như thế nào,

họ gặp khó khăn, thách thức ra sao trong quá trình làm việc có thể không được giải đáptrong cuốn cẩm nang Nhưng chúng tôi kỳ vọng rằng, khi bạn - nhà quản lý hiện đạiK23 dù đang bận rộn với các tác vụ, gặp nhiều vấn đề hay bộn bề với những quyết địnhthì đều có thể sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ những tân binh của mình bước qua giai đoạnkhởi đầu thật bài bản để họ có thể phát triển sự nghiệp của mình và đóng góp vào sựthành công của nhóm hay tổ chức của bạn

Trong cuốn cẩm nang này, chúng tôi chỉ đưa một lượng vừa đủ lý thuyết để bạn đọc cóthể vừa suy ngẫm và áp dụng mà không cảm thấy quá nặng nề Kèm theo lý thuyết làmột số mẹo nhỏ và kinh nghiệm thực tế của chúng tôi.

Chương I: Tại sao giao việc cho tân binh lại là một kỹ năng cần thiết?

Giao việc cho nhân viên mới, bạn có sợ không?

Đối với tôi khi vừa được bổ nhiệm vị trí quản lý cũng như về sau này khi đã cókha khá những đau thương trong thời gian làm việc với nhân viên mới Mỗi khi chọnviệc để giao phó, thì đó là cả một quá trình cần động não và ra quyết định Một vấn đềchung của tất cả chúng ta khi tuyển thêm nhân sự mới đó là công việc đang bị quá tải

và cần thêm nguồn lực, việc này đồng nghĩa với độ phức tạp của việc quản lý sẽ giatăng Vô hình chung sau khi nhân sự được bổ sung, nếu không biết cách chia việc cũngnhư giao việc đúng cách, chúng ta sẽ bị cuốn vào vòng luẩn quẩn: khối lượng công việc

về mảng quản lý thì tăng mà hiệu suất công việc không được cải thiện Bạn hãy cùngchúng tôi lắng nghe câu chuyện này nhé:

Thảo là quản lý của một công ty phát triển phần mềm Một ngày nọ nhóm củaThảo được bàn giao một thành viên mới để cùng nhóm phát triển dự án websitethương mại điện tử, tên Mai Anh Sau khi nghiên cứu CV cũng như trao đổi với MaiAnh, Thảo nhận ra Mai Anh là một nhân viên có năng lực với vốn kiến thức nền tảng tốtcũng như nhiều kinh nghiệm để làm được việc trong dự án tới Tuy nhiên Thảo cũng longại rằng dự án sắp tới rất phức tạp và với một nhân viên mới như Mai Anh, hẳn sẽ cónhiều bỡ ngỡ cũng như cần được hướng dẫn rõ ràng Thảo dành thời gian lên kếhoạch về dự án, kỳ vọng của Thảo dành riêng cho Mai Anh với những chỉ dẫn cụ thể vềyêu cầu của khách hàng cùng với những yếu tố quan trọng cần chú ý khi xây dựngwebsite Thảo đưa ra sơ đồ thiết kế, bản phác thảo và những tài liệu liên quan tới dự

án mà Mai Anh cần Ngoài ra cứ 2 tuần một lần, Thảo sẽ có buổi họp cập nhật tiến độ

dự án, đồng thời đưa ra phản hồi về những gì Mai Anh làm được cũng như chỉ ranhững điểm cần cải tiến hay những yêu cầu tiếp theo cho dự án Với lượng kiến thứcchuyên môn của mình, Mai Anh ngay lập tức có thể bắt tay vào việc Cô ấy luôn luôntheo dõi được tiến độ công việc của mình và tham khảo ý kiến của sếp những khi cần.Sau khi dự án kết thúc, kết quả đạt được ngoài sự mong đợi Thảo vô cùng ấn tượngvới khả năng làm việc của Mai Anh và cảm thấy rằng mình thật may mắn Riêng về MaiAnh, cô ấy thấy rằng mình đã hoàn toàn hòa nhập vào công ty, đặc biệt là nhóm của

mình, cô ấy tự hào về bản thân, cảm giác tự tin hơn vì được cống hiến và được ghinhận Cô ấy luôn xuất hiện với tinh thần hào hứng, phấn khởi khi đi làm.

Bạn thấy đấy, trong câu chuyện ở trên có một yếu tố để làm nên kết thúc có hậu

Đó chính là người quản lý, Thảo đã giao việc một cách hiệu quả không phải vì côngviệc Thảo đã giao mà là do Thảo đã làm được ba việc sau đây:

1 Thảo hiểu được giá trị của Mai Anh bao gồm kiến thức, kỹ năng, tính cách và kinh nghiệm.

2 Thảo biết rõ nội dung công việc mà mình sẽ giao và mô tả cụ thể mong muốn với Mai Anh.

3 Cùng với sự hỗ trợ được sắp xếp theo kế hoạch và phản hồi, đồng hành của chính Thảo từ bước đầu Mai Anh tham gia vào dự án cho đến khi dự án hoàn thành.

Và tất nhiên kết quả là tổ chức có thêm một nhân viên ưu tú, Thảo có thêm mộttrợ thủ đắc lực và Mai Anh thì tìm được bến đỗ của mình Bạn hãy thử nghĩ ngược lại,nếu thiếu một trong ba yếu tố trên thì có thể câu chuyện sẽ rẽ nhánh sang một hướngkhác Việc thành thục kỹ năng giao việc đặc biệt là với tân binh theo chúng tôi là một kỹnăng sống còn đối với người quản lý Kỹ năng này không chỉ giúp bạn nâng cao đượcnguồn lực của tổ chức, mà còn xây dựng được sự gắn kết giữa các thành viên và quantrọng nhất là giảm áp lực lên bạn

Chương II: Một “tấm chiếu” mới - tân binh

Để giúp tân binh hòa nhập với văn hóa công ty

Như những sinh viên năm nhất mới bước vào giảng đường, những nhân viênmới của chúng ta sẽ có cảm giác háo hức và bỡ ngỡ, đôi lúc sẽ thấy căng thẳng trongngày đầu tiên đi làm Hãy tưởng tượng khi phòng nhân sự trao tay nhân viên đó chobạn, bạn sẽ làm gì đầu tiên? Ngay lập tức kéo mọi người vào phòng họp để triển khai

dự án đang chuẩn bị khởi động, hay sẽ dành một buổi sáng chia sẻ với họ tất cả những

gì bạn đã biết về công ty, hay là bạn sẽ giao ngay cho họ một nhiệm vụ nào đó để nhânviên mới tự tìm hiểu rồi kiểm tra sau giờ nghỉ trưa? Tôi hy vọng bạn sẽ không làm nhưvậy

Giới thiệu lại về công ty và các thành viên khác

Ở một số doanh nghiệp, phòng nhân sự thường sẽ dẫn nhân viên mới giới thiệumột vòng quanh công ty và người đồng nghiệp mới này của bạn sẽ không có thời giandừng lại đủ lâu để nhớ mặt hết tất cả thành viên trừ phi công ty của bạn quy mô nhỏ,chỉ khoảng 20 nhân sự Do đó với cương vị là một quản lý, việc đầu tiên bạn nên làm làdẫn họ giới thiệu lại một vòng có chủ đích Nếu bạn đang có dự án chuẩn bị triển khaithì cần dẫn người bạn đó đi tới những nhóm, phòng ban khác mà sau này sẽ cùng hợptác làm việc, việc lặp lại này vừa làm cho người mới sẽ nhớ mặt được các nhân sựtrong công ty, vừa khơi gợi cho họ được sự hứng thú cho nhiệm vụ bạn chuẩn bị giao.Hãy giới thiệu quản lý trực tiếp của nhóm cho người mới biết - người đó có thể là bạn,

và giới thiệu những nhóm, phòng ban ngồi lân cận hay đơn giản chỉ là giới thiệu những

cá nhân hoặc “hội bạn thân” của bạn Mặc dù không quá cao siêu nhưng vô hình chungbạn đang tạo ra ấn tượng về nhân viên của công ty đối với người mới, mở đường choviệc hòa nhập vào công ty

Chia sẻ những ưu điểm về nhóm của bạn

Sau một vòng giới thiệu lại, tôi tin rằng nhân viên mới đã sơ bộ khái quát đượchình ảnh của công ty trong đầu Lúc này bạn hãy dẫn họ về lại chỗ ngồi, và giới thiệu lại

các thành viên trong nhóm Hãy thoải mái chia sẻ nhiều hơn về những ưu điểm của cácthành viên trong nhóm của bạn, giới thiệu những kỹ năng đặc biệt, những điểm mạnhvượt trội của các bạn Bạn đang tạo cho tân binh này một cảm giác tôi đang được đứngtrong một nhóm đầy những người tài năng và những thứ để học hỏi.

Tìm cho tân binh một người bạn

Sau đó hãy tìm bạn ấy cho một người đồng hành ngồi kế bên để hướng dẫncách làm việc và trả lời những câu hỏi thắc mắc mà bạn nhân viên mới có thể gặp phảitrong quá trình hòa nhập Chú ý là bạn chỉ nên giao nhiệm vụ này cho những nhân viên

có thâm niên, hiểu rất rõ văn hóa nhóm và công ty mà không nên giao cho một ngườimới

Tạo kết nối ngoài giờ làm việc

Sau khi người mới đã ổn định vị trí làm việc của mình, lúc này cũng bắt đầu giờnghỉ trưa Nếu có thể bạn hãy mời cả nhóm ra ngoài ăn trưa hoặc ăn trưa cùng nhau ởcông ty

Hãy nhớ rằng xuyên suốt một tuần đầu làm việc của nhân viên mới, bạn cầnthường xuyên trao đổi với họ về cảm nhận và những khó khăn họ gặp phải trong côngviệc, nếu có hãy giải quyết những vấn đề đó ngay lập tức Và cũng trong tuần đó bạn

có thể rủ cả nhóm đi nhậu Bạn nên duy trì việc đi nhậu đó vào ngày lãnh lương hằngtháng (chẳng hạn), vì biết đâu ở trên bàn nhậu, ta có thể tạo được tình đồng chí

Chương III: Cách chúng tôi giao việc cho tân binh

Giao việc không phải đơn giản là bắt ai đó làm một việc đúng thời hạn.

Khi giao việc cho nhân viên mới, bạn cần xác định rõ nhiệm vụ, công việc cầnlàm và các tiêu chí để đánh giá kết quả Ngoài ra, bạn cần đặt thời gian để hoàn thànhnhiệm vụ, xác định rõ tiêu chí đánh giá kết quả và cung cấp đầy đủ thông tin và hướngdẫn cần thiết để người được giao việc có thể thực hiện công việc một cách chính xác.Cuối cùng, bạn cần đảm bảo rằng công việc được sắp xếp hợp lý, logic để đảm bảohiệu suất làm việc cao nhất Nếu cần thiết, bạn nên cung cấp thêm thông tin về các tàiliệu hỗ trợ, hay những người cần liên hệ nếu gặp vấn đề

Phương pháp giao việc theo cách tiếp cận S-I-M-P-L-E

Tôi sẽ gọi đây là “phương pháp” ĐƠN GIẢN của Brian Phương pháp này hướng đến

sự tinh gọn, giản đơn để ai cũng có thể thực hiện tốt

Hẳn bạn vẫn còn nhớ, chúng ta đã có Module 1 để cùng nhau chia sẻ nhiềunhững vướng mắc xoay quanh vấn đề khi áp dụng Pomodoro hay Kanban trong quátrình làm việc cùng thầy Toàn Tôi tin rằng cả chúng tôi và chúng ta sẽ đều biết kết hợplinh hoạt các phương pháp này cùng các phương pháp khác thông qua quá trình thửnghiệm

Một vài phương pháp tôi kể phía trên tuy đơn giản nhưng khi áp dụng thì khó

Mà các bạn biết đấy, hiệu quả từ chúng mang lại rất khả thi, bởi vì chúng yêu cầu sựtập trung, chú ý đến chi tiết và nỗ lực liên tục để thực thi

Khi được áp dụng đúng cách, các phương pháp đều có thể giúp chúng ta cải thiện hiệuquả làm việc và đạt kết quả tốt Bởi mỗi phương pháp sẽ là cách tiếp cận để giúp bạngiải quyết một vấn đề hay đạt được một mục tiêu nhất định

Và tôi hi vọng khi SIMPLE được bạn tiếp cận, bạn có thể “mang về” cho mình đượccách làm bài bản, hoặc cách làm mới của chính bạn trong quá trình giao việc chonhững tân binh

Phương pháp ĐƠN GIẢN được tôi lượm lặt trong cuốn “Lãnh đạo giao việcđúng, nhân viên làm việc xuất chúng” của Brian Cole Miller Đây là một phương pháp

giao việc tôi đánh giá đặc biệt phù hợp để giao việc cho người mới bắt đầu để theo dõitiến độ của họ một cách nhanh chóng.

Ở đây, tôi sẽ dùng khái niệm my “insight” như cách chị Hà - cô chủ nhiệm của

chúng ta nhắc đến trong Module 3 khi tiếp cận một vấn đề hay tình huống chúng ta gặp.Vậy SIMPLE theo Brian được viết tắt bởi các chữ cái với ý nghĩa là:

● Set Expectations: thiết lập những kỳ vọng

● Invite Commitment: mời cam kết

● Measure Result: đánh giá những kết quả

● Provide Feedback: cung cấp phản hồi

● Link to Consequences: liên hệ đến kết quả

● Evaluate E ffectiveness: đánh giá sự hiệu quả

Các nguyên tắc trong SIMPLE được phát triển dựa trên các nguyên tắc trước,giống như quy trình, khi thực hiện xong bước này sẽ đến bước tiếp theo

S - Set Expectations: thiết lập những kỳ vọng

Đặt kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên mới là điều rất quan trọng đối với thành côngcủa họ và giúp đảm bảo rằng họ hiểu được vai trò và trách nhiệm của mình trong tổchức Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện khi đặt kỳ vọng cho nhân viên mới:

❖ Bước 1: Bắt đầu với trách nhiệm công việc

Bạn hãy bắt đầu bằng cách phác thảo các nhiệm vụ và trách nhiệm chínhtrong vai trò của nhân viên mới Càng tuyệt vời hơn khi bạn cụ thể và cungcấp các ví dụ về những gì họ sẽ phải làm hằng ngày

❖ Bước 2: Xác định thành công

Bạn cần xác định rõ ràng thành công trông như thế nào trên vai trò củanhân viên Điều bạn làm là cung cấp cho họ mục tiêu thật cụ thể mà họnên hướng tới để đạt được

Thông thường để xác định được thành công, bạn sẽ có những hình dungtrước mắt về các mục tiêu trông như thế nào để nhân viên hiện thực hoá

nó Một mục tiêu để “xác định thành công” dễ dàng hơn sẽ gồm 5 tiêu chítheo mô hình SMART để đánh giá được: Cụ thể (Specific), Đo lường được

(Measurable), Khả thi (Achievable), Phù hợp (Relevant), Thời hạn(Time-bound) Chúng ta không thể xác định thành công đối với những mụctiêu chung chung như “Tăng doanh số bán hàng” thay vì “Tăng doanh sốbán hàng trực tuyến bằng cách tăng lượng khách hàng đăng ký tài khoảnmới tháng này lên 20% so với tháng trước.” Qua đó bạn sẽ giúp nhân viên

dễ dàng xác định được thành công

❖ Bước 3: Xác định các chỉ số hiệu suất chính

Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) mà nhân viên sẽ được đo lường.Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng các kỳ vọng là khách quan và có thể

đo lường được Nếu một mục tiêu không có cách đo lường cụ thể, sẽ khó

để đánh giá được kết quả đạt được Để có một mục tiêu đo lường được(Measurable), trước khi đặt mục tiêu ta nên trả lời các câu hỏi sau:

● Làm thế nào để tôi biết được nó hoàn thành?

● Số lượng/sản lượng cụ thể là bao nhiêu?

Ví dụ: “Tăng doanh số bán hàng trực tuyến” là một mục tiêu, nhưng không

đủ cụ thể để đo lường Thay vào đó, một mục tiêu đo lường được hơn sẽ là

‘Tăng doanh số bán hàng trực tuyến từ 1000 USD lên 1500 USD trong vòng 3 tháng.”

❖ Bước 4: Thảo luận về các mốc thời gian

Cùng nhân viên thảo luận về các mốc thời gian nhân viên phải đạt đượccác mục tiêu nhất định hoặc hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể Thời hạn(Time-bound) là một trong năm tiêu chí để có được sự kỳ vọng rõ ràngtrong SMART quan trọng hơn bao giờ hết Điều này sẽ giúp họ hình dungkhối lượng công việc và hiểu những gì bạn mong đợi ở họ Qua đó cũnggiúp ta có thêm cơ sở để phản hồi, đánh giá với họ khi định kỳ

❖ Bước 5: Làm rõ các chính sách của công ty

Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn hiểu các chính sách và thủ tục củacông ty Điều này bao gồm những thứ như quy trình, quy định về bảo mậtthông tin hay các quy định khác như: trang phục, nghỉ phép, OT, Điều

này cũng có thể được giới thiệu và đào tạo trong quá trình hội nhập củanhân viên mới.

Ở công ty tôi, nhân viên mới sẽ được cung cấp các tài liệu tham khảo vàthực hiện bài kiểm tra trắc nghiệm trên Quizizz để ghi nhớ những nội dungquan trọng và cần thiết

❖ Bước 6: Cung cấp đào tạo và hỗ trợ

Cung cấp cho nhân viên những hình thức đào tạo và hỗ trợ họ cần để đảmbảo kết quả công việc Điều này có thể bao gồm chương trình đào tạo như

on job training, mentoring hay các nguồn kiến thức khác

❖ Bước 7: Thiết lập các giao thức cộng tác, liên lạc

Bạn sẽ cần thiết lập các giao thức liên lạc thường xuyên để kiểm tra vớinhân viên, cung cấp phản hồi và giải quyết bất kỳ mối quan tâm hoặc câuhỏi nào mà họ có thể có

Trong giao tiếp cần lựa chọn phương pháp truyền tin nhanh nhất, hiệu quảnhất Ngoài các cơ hội gặp mặt trực tiếp chúng ta có hàng loạt các kênhliên lạc khác nhau để phục vụ công việc như mạng cộng đồng doanhnghiệp (ChatOps, Skype, Zalo for work, ) hay hội thoại trực tuyến (Zoom,Google meeting, Microsoft Teams )

Việc lựa chọn công cụ phù hợp trong từng trường hợp là rất quan trọng Vì

vậy, tôi thường trêu đùa với các thành viên trong nhóm là “không nên sử

dụng xà beng để xỉa răng thay vì tăm”, để nhấn mạnh tầm quan trọng của

việc chọn đúng công cụ trong quá trình quản lý dự án Như các công cụquản lý dự án phổ biến như Kanban, Jira hay Notion,… đều có đặc điểm

và ưu điểm riêng phù hợp với từng trường hợp cụ thể

❖ Bước 8: Nhận được sự đồng thuận

Đảm bảo rằng nhân viên của bạn hiểu được những kỳ vọng và họ đồng ývới bạn Điều này có thể liên quan đến việc xác nhận bằng văn bản về vaitrò và trách nhiệm, bạn có thể thể hiện điều đó trên Google Sheet hay mộtfile theo dõi excel chẳng hạn

Bằng cách làm theo các bước này, bạn và nhân viên mới có thể đặt ranhững kỳ vọng rõ ràng, điều này có thể giúp đảm bảo thành công bướcđầu của họ và góp phần đóng góp vào thành công chung của tổ chức.

I - Invite Commitment: mời cam kết

Khi bạn mời họ cam kết thì có nghĩa khi đó mục tiêu của bạn phải khiến họ chắcchắn tin và họ mong muốn hoàn thành chúng Các bước dưới đây bạn cần làm mànhân viên mới có thể thực hiện để cam kết đạt được mục tiêu và kỳ vọng của họ:

❖ Bước 1: Hiểu tầm quan trọng

Nhân viên cần hiểu tại sao các mục tiêu và kỳ vọng của họ lại quan trọngđối với tổ chức và cách họ đóng góp vào thành công chung của tổ chức.Điều này có thể giúp thúc đẩy họ cam kết đạt được chúng Bạn nên giảithích rõ ràng với nhân viên rằng những cố gắng và nỗ lực của họ sẽ hỗ trợnhư thế nào đến bức tranh của tổ chức

Bạn hãy lưu ý rằng nếu mục tiêu không đủ rõ ràng với bạn thì sẽ khôngbao đủ rõ ràng với nhân viên Vì vậy, bạn cần làm rõ từ bây giờ

❖ Bước 2: Hình dung thành công

Nhân viên có thể hình dung thành công sẽ như thế nào đối với họ và đối với

tổ chức Điều này có thể giúp họ duy trì động lực và tập trung vào mục tiêucủa mình

❖ Bước 3: Thảo luận với nhân viên về mục tiêu

Khi thảo luận về điều này, nhân viên của bạn sẽ tự hỏi: “Tôi làm việc này

để được gì?” Bạn càng trả lời tốt được câu hỏi trong tâm trí đó của họ thìbạn càng dễ dàng “lôi kéo” được họ về với mình

Chia mục tiêu của họ thành các nhiệm vụ hoặc cột mốc nhỏ hơn, để cókhả năng đạt được Điều này sẽ giúp nhân viên nhìn thấy sự tiến bộ vàduy trì động lực Bạn hãy sử dụng mô hình SMART để xác định tráchnhiệm với mỗi mục tiêu cụ thể

Mặc dù SMART có thể giúp người đặt mục tiêu đạt được kết quả tốt hơn, tuy nhiên, nếu không sử dụng đúng cách, nó có thể dẫn đến một số vấn đề sau:

> Quá khắt khe: Nếu đặt mục tiêu quá khắt khe, có thể dẫn đến sự cố gắng

quá mức hoặc sợ hãi vượt quá giới hạn, khiến người đặt mục tiêu không thể hoàn thành nhiệm vụ Ví dụ, việc đặt mục tiêu tăng doanh số lên 50% trong một tháng có thể quá khắt khe và không khả thi.

> Không đủ thời gian: Đặt mục tiêu quá ngắn có thể không đủ thời gian để

đạt được kết quả hoặc gây áp lực lớn cho người đặt mục tiêu Ví dụ, đặt mục tiêu tăng lợi nhuận trong vòng 1 tuần có thể không đủ thời gian để thực hiện và đạt được.

> Không cân nhắc tới mối quan hệ giữa các mục tiêu: Nếu đặt các mục tiêu

riêng lẻ mà không xem xét mối quan hệ giữa chúng, có thể dẫn đến mục tiêu không phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức hoặc của bản thân Ví

dụ, đặt mục tiêu tăng doanh số bán hàng trực tuyến nhưng không quan tâm đến chi phí quảng cáo, có thể dẫn đến tình trạng lỗ.

> Thiếu sự linh hoạt: Nếu chỉ tập trung vào các mục tiêu SMART, có thể bỏ

qua các cơ hội mới và không thích nghi với các thay đổi bất ngờ Điều này

có thể ảnh hưởng đến sự phát triển và đổi mới của tổ chức.

> Không đánh giá lại mục tiêu: Nếu không đánh giá lại và điều chỉnh các

mục tiêu đã đặt, có thể dẫn đến sự cố gắng không đáp ứng được mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không phù hợp với hoàn cảnh mới.

Bạn nên lường trước những phản ứng của nhân viên khi đối diện với cuộcđối thoại này để tạo ra môi trường khuyến khích sẻ chia và tích cực

❖ Bước 4: Lập kế hoạch

Nhân viên của bạn sẽ tạo bản kế hoạch phác thảo cách họ sẽ đạt đượcmục tiêu và kỳ vọng của mình Điều này có thể giúp giữ cho họ đi đúng

hướng và có trách nhiệm hơn trong công việc Sau đó bạn cẩn thận đọc kỹbản kế hoạch để cảm nhận được nhân viên có thực sự hiểu vấn đề haykhông Nếu có biểu mẫu kế hoạch, bạn hãy chia sẻ để nhân viên thực thikhông bị hiểu sai Trong trường hợp không có mentor để hướng dẫn vàđồng hành trong bước này, thì bạn hoàn toàn có thể gợi ý nhân viên sửdụng 5W2H để lập kế hoạch.

Bằng cách thực hiện các bước này, bạn sẽ sử dụng nó để nhắc nhở về sựcam kết và nhân viên dùng để ghi nhớ những điều họ đã cam kết, có tráchnhiệm để hoàn thành

M - Measure Result: đánh giá những kết quả

Đánh giá kết quả của nhân viên là một quá trình đánh giá hiệu suất, tính toán kếtquả làm việc trong một khoảng thời gian nhất định

❖ Bước 1: Xác định mục tiêu cần đo lường

Ở bước này, bạn cần xác định rõ mục tiêu cần đo lường, ví dụ như thay vìtăng doanh số, giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm, ta có thể kèmthêm các điều kiện để đạt được mục tiêu đó như: tăng doanh số tháng 3lên 20% Với mục tiêu này cũng sẽ giúp nhân viên của mình dễ dàng biếtđược khi nào họ đạt được mục tiêu này, cũng giúp ta dễ dàng đánh giá vàđưa ra phản hồi cho nhân viên khi cần thiết

❖ Bước 2: Lựa chọn các chỉ số đo lường

Từ mục tiêu đã định ra, bạn cần chọn các chỉ số đo lường phù hợp nhằm

đo lường mức độ đạt được mục tiêu Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là tăngdoanh số, thì bạn có thể sử dụng các chỉ số như doanh thu, số lượng sảnphẩm bán ra,

❖ Bước 3: Theo dõi tiến độ

Khi công việc đã được giao, điều quan trọng là phải theo dõi tiến độ củanhân viên để đảm bảo rằng họ đang đi đúng hướng để đáp ứng các mục