Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa.DOC

Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa.

LỜI MỞ ĐẦU

Một trong những điều kiện quan trọng nhất giúp một doanh nghiệp cóthể đứng vững trên thị trường chính là sản phẩm mà họ mang lại Sản phẩm làthứ liên kết chặt chẽ giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng Nó ảnh hưởng rấtlớn tới sự trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp Vì thế, càngmuốn đạt được lợi nhuận như mong muốn thì doanh nghiệp càng phải chú ýtới việc phát triển sản phẩm của mình càng ngày càng phù hợp với nhu cầucủa người tiêu dùng với chất lượng tốt nhất và chi phí thấp nhất có thể

Việt nam đã gia nhập WTO đòi hỏi các sản phẩm của các doanh nghiệptrong nước càng phải cố gắng hơn nữa để tạo ra sản phẩm có chất lượng tốtnhất Từ đó mới có thể chiếm lĩnh thị trường nước ngoài và cạnh tranh với cácsản phẩm nhập ngoại của thị trường trong nước

Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh Thựchiện tốt quá trình này doanh nghiệp sẽ có điều kiện thu hồi vốn, bù đắp chiphí, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước, đầu tư phát triển và nâng cao đờisống cho người lao động

Để có thể quản lý một cách chính xác, kịp thời tình hình hoạt động sảnxuất kinh doanh nói chung và tình hình tiêu thị hàng hóa nói riêng thì kế toánnghiệp vụ bán hàng có vai trò hết sức quan trọng

Nhận thức được vai trò tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toánnghiệp vụ bán hàng đối với các doanh nghiệp thương mại, cùng với nhữngkiến thức đã được học tập ở trường và qua thời gian thực tập tại Công ty cổphần điện máy hóa chất Thanh Hóa, em đã lựa chọn đề tài :

“Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa”

Báo cáo chuyên đề có bố cục 3 chương :

Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công

ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa

Chương 2 : Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần điện máyhóa chất Thanh Hóa

Chương 3 : Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần điện máyhóa chất Thanh Hóa

Để hoàn thành được đề tài luận văn của mình, em đã có được sự giúp

đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của công ty và sựhướng dẫn tận tình của thầy giáo – TS Trần Quý Liên

Với thời gian thực tập có hạn, khả năng lý luận cùng trình độ hiểu biếtcòn hạn chế nên báo cáo chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót

Em rất mong được sự góp ý, chỉ vảo của thầy cũng như tập thể cán bộ nhânviên phòng kế toán của Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa đểgiúp em củng cố kiến thức của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY

HÓA CHẤT THANH HÓA1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty

1.1.1 Danh mục hàng bán (hoặc dịch vụ) của Công ty

Để hoạt động có hiệu quả và tăng năng suất cho cán bộ công nhân viêntrong công ty và tìm chỗ đứng vững chắc trong cơ chế thị trường, đòi hỏi cácdoanh nghiệp phải đổi mới các hoạt động, tổ chức kinh doanh đa dạng, phongphú hơn Với thời gian hơn 8 năm hoạt động theo hình thức cổ phần hóa, đếnnay công ty đã phát triển và mang lại một số lợi nhuận đáng kể

Các ngành hàng kinh doanh của công ty bao gồm :

 Kinh doanh, sản xuất mua bán hàng điện máy hóa chất, vật liệu xâydựng, vât tư thiết bị máy móc phụ tùng, xăng dầu, mỡ, gas hóa lỏng

 Kinh doanh vật liệu xây dựng, sắt thép,xi măng, giấy dầu, than củi

 Kinh doanh gia công các mặt hàng trang trí nội thất bằng vật liệu từnhôm, kính, gỗ, nhựa, tự nhiên và nhân tạo

 Sản xuất kinh doanh phần mềm máy vi tính

 Kinh doanh xuất nhập khẩu vât tư phục vụ sản xuất và đời sống

 Kinh doanh dịch vụ du lich, khách sạn, tư vấn

1.1.2 Thị trường của Công ty

Công ty hướng đến thị trường là các siêu thị điện máy, các cửa hàng bán

lẻ đồ điện máy và người tiêu dùng trong thành phố Thanh Hóa Đối với cácsiêu thị điện máy công ty thực hiện hình thức bán buôn Đối với các cửa hàngbán lẻ trong thành phố và các thị xã, huyện lân cận, công ty thực hiện chủ yếu

là hình thức bán lẻ lớn Và với người tiêu dùng trong thành phố và các vùnglân cận công ty sử dụng hình thức bán lẻ hàng hóa.

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty

Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa là một công ty hoạt độngtrong lĩnh vực thương mại Vì thế, nghiệp vụ bán hàng là một trong nhữngnghiệp vụ lớn và phức tạp nhất Công ty cổ phần điện máy hóa chất ThanhHóa sử dụng 2 hình thức bán hàng Đó là:

 Bán buôn

Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá đượcbán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông Khi nghiệp vụ bán buôn phátsinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được

ký kết phòng kế toán của công ty lập hoá đơn GTGT Hoá đơn được lập thành

ba liên: liên 1lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanhtoán Phòng kế cũng lập toán phiếu xuất kho, phiếu nhập kho cũng được lậpthành 3 liên

Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn GTGTđược dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viếtphiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ tiền hàng

Khi đã kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT của nhân viên bán hàng,

kế toán công nợ và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, Nếu khách hàng yêu cầucho 1 liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết 3 liênphiếu thu sau đó xé 1 liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việcthanh toán đã hoàn tất

Trong phương thức bán buôn, công ty sử dụng hình thức bán buôn quakho:

Theo hình thức này, công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhânviên bán hàng Nhân viên bán hàng cầm hoá đơn GTGTvà phiếu xuất kho dophòng kế toán lập đến kho để nhận đủ hàng và mang hàng giao cho ngườimua Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhậntrên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Việc thanh toán tiền hàng có thể bằng tiềnmặt hoặc tiền gửi.

 Bán lẻ lớn

Phương thức bán lẻ lớn thì cũng tương tự giống như phương thức bánbuôn tuy nhiên bán với số lượng ít hơn bán buôn, khách hàng không thườngxuyên như bán buôn

Trên cơ sở đặt hàng của người mua, phòng kế toán lập hoá đơn GTGT,hoá đơn GTGT được viết thành 3 liên: liên1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho kháchhàng, liên 3 dùng để thanh toán

Dựa vào hoá đơn GTGT kế toán công nợ viết phiếu thu và thủ quỹ dựavào phiếu thu đó để thu tiền hàng Khi đã nhận đủ số tiền hàng theo hoá đơncủa nhân viên bán hàng thủ quỹ sẽ ký vào phiếu thu

Phương thức bán lẻ lớn, công ty áp dụng hình thức bán qua kho

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty

1.2.1 Bộ máy quản lý của công ty

- Đại hội đồng cổ đông : Quyết định mọi hoạt động trong công ty

- Hội đồng quản trị : Chịu trách nhiệm điều hành theo điều lệ của đại hội

đồng cổ đông quyết đinh Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hànhchịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt đông theo quyết định của hội đồng quảntrị ủy nhiệm Phó chủ tịch hội đồng quản trị giúp việc cho hội đồng quản trịkhi đi vắng và phụ trách việc kinh doanh của toàn công ty

- Ban kiểm soát : Do đại hội đồng cổ đông bầu ra và họ có trách nhiệm

kiểm tra mọi hoạt động về tài chính và chịu trách nhiêm trước hội đồng quảntrị về việc xử lý công tác tài chính của mình trong toàn công ty

- Phòng kế toán : Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán tài chính của

công ty, ghi chép chính xác, phản ánh kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản và phântích kết quả hoạt động của công ty, theo dõi tình hình mua, bán, tồn kho, kiểmtra kế toán nội bộ công ty và các chi nhánh nhằm giúp cho giám đốc điềuhành nắm bắt được các thông tin về tình hình tài chính của công ty, việc thựchiện chế độ hạch toán theo quy định của nhà nước

- Phòng tài chính : Có nhiệm vụ sắp xếp tổ chức lao động, tiền lương, đào

tạo cán bộ công nhân viên trong công ty, thực hiện các chỉ thị của cấp trên vềcông tác tổ chức hành chính, quản trị văn phòng, làm báo cáo rồi gửi lên cấptrên

- Phòng kinh doanh : Có nhiệm vụ tiếp thị giúp tổng giám đốc nắm được

thông tin kinh doanh về thị trường, lập phương án kinh doanh của toàn công

ty, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các cửa hàng và trực tiếp khai tháccác nguồn hàng theo yêu cầu của thị trường

Ở 5 chi nhánh của công ty có giám đốc và kế toán chịu trách nhiệm tổchức quản lý kinh doanh theo phương án kinh doanh của công ty, khai tháctrên thị trường và nguồn hàng mới để kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn.

1.2.2 Bộ máy kế toán của công ty

Bộ máy kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thốngcông cụ quản lý kinh tế, tài chínhvới chức năng và nhiệm vụ là ghi chép, phảnánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, cung cấp thông tin chính xác,kịp thời Bộ máy kế toán có vai trò tích cực trong việc điều hành, quản lý quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do vây, bất cứ doanhnghiệp nào cũng phải tổ chức bộ máy kế toán một cách đúng đắn phù hợp vớiđặc điểm quy mô kinh doanh đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất Trongnền kinh tế thị trường hiện nay cùng với sự chuyển mình của đất nước cũngnhư các ngành kinh tế, kỹ thuật trong cả nước ngành công nghiệp hóa chất nóichung và Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa nói riêng đang cónhững nỗ lực trong việc đổi mới phương thức hoạt động, hình thức tổ chứckinh doanh mới để phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của mình.Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo sơ đồ sau :

Sơ đồ 1-2

Ghi chú:

: Quan hệ qua lại : Quan hệ chỉ đạoCông ty có 5 chi nhánh trên toàn địa bàn nên kế toán tổng hợp sẽ chỉ đạo

các kế toán chi nhánh đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Kế toán quỹ

đồng thời cũng thực hiện chỉ đạo các kế toán chi nhánh về nghiệp vụ quỹ tiền

Chứng từ phát sinh ở đơn vị nào thì lưu lại ở đơn vị đó, các đơn vị vào

sổ sách đến bản kê cuối tháng các kế toán đơn vị báo cáo thuế, báo cáo sử

dụng hóa đơn, vào bảng kê, cân đối tài khoản, lập thành hai bản, công ty một

bản,chi nhánh một bản chuyển lên công ty và tổng hợp thanh toán Khi đã

kiểm tra số liệu chứng từ kế toán về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ định

thì kế toán định khoản kế toán vào các sổ sách có liên quan tính kết quả tài

chính của chi nhánh để làm căn cứ chi lương cho cán bộ công nhân viên trong

Kế toán

CN Nội thất Hong Kong

Kế toán xăng dầu Trần Phú

Kế toán điện máy vật liệu XD Bỉm Sơn

Tại phòng kế toán của công ty gồm 3 nhân viên kế toán với số lượngcông việc nhiều nên mỗi người cần phải đảm nhận nhiều công việc khác nhaunhư:

Kế toán trưởng :Chịu trách nhiệm theo dõi tổng hợp chỉ đạo toàn bộ hoạt

động của công ty xuống đến các cửa hàng, giúp tổng giám đốc phân tích hoạtđộng kinh tế trong tổng công ty một cách thường xuyên nhằm đánh giá đúngđắn hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổng công ty Đồng thời kế toán trưởngphải chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và nhà nước về công tác thôngtin số liệu mà kế toán cung cấp

Kế toán tổng hợp : Có nhiệm vụ tổng hợp từ các phần hành kế toán như :

xuất, nhập, tồn kho hàng hóa; tình hình tăng giảm tiền mặt, tình hình chi trảkhoản bảo hiểm xã hội cho người lao động … Kế toán tổng hợp phải chiụtrách nhiệm trước cấp trên về tính trung thực, chính xác của số liệu trong báocáo, sổ sách kế toán

Kế toán quỹ : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ của

doanh nghiệp, phải kiểm tra, theo dõi đảm bảo thu chi đúng mục đích, có hiệuquả

Ở mỗi đơn vị trực thuộc đều có kế toán để hạch toán kết quả kinh doanhcủa từng cửa hàng Các đơn vị phụ thuộc tập hợp chứng từ ban đầu, hạch toáncác nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bảng kê các tài khoản Mỗi tài khoản vàomột bảng kê, kế toán tập hợp các bảng kê theo yêu cầu hạch toán kế toán cuảcông ty rồi gửi về phòng kế toán để phòng kế toán tổng hợp chứng từ gốc,kiểm tra độ chính xác, từ đó tổng hợp toàn bộ và lập báo cáo tài chính Nhưvậy số liệu sẽ mang tính chính xác và trung thực cao

Với mô hình tổ chức bộ máy kế toán như hiện trạng của công ty là rấtphù hợp cho việc quản lý sản xuất kinh doanh của đơn vị Vì mỗi kế toán có

phần hành, trách nhiệm rõ ràng cụ thể Điều này cũng giúp cho lãnh đạo công

ty nắm bắt được những thông tin, số liệu một cách kịp thời, nhanh chóng để

có biện pháp chỉ đạo cụ thể

Hình thức tổ chức hạch toán kế toán.

Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần điện máy hóa chấtThanh Hóa là hình thức “nhật kí chứng từ”, được hỗ trợ bằng các phần mềmOffice như Microsoft Word, Excel

Sơ đồ 1-3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức “nhật kí chứng từ”

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã kiểm tra lấy số liệughi trực tiếp vào các Nhật kí- chứng từ hoặc Bẳng kê, sổ chi tiết có liên quan

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

NHẬT KÍ CHỨNG

TỪ

Sổ thẻ kế toán chi tiết

hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNHBảng kê

Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặcmang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loạitrong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của Bảng phân bổ ghi vàocác Bảng kê và Nhật kí- Chứng từ có liên quan.

Đối với các Nhật kí- Chứng từ được ghi căn cứ vào Bảng kê, sổ chi tiếtthì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển sốliệu vào Nhật kí- Chứng từ

(2) Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật kí- Chứng từ, kiểm trađối chiếu số liệu trên các Nhật kí- Chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết,bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật kí-Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái

Đối với các chứng từ có liên quan tới các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đượcghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ thẻ kế toánchi tiết và căn cứ vào các sổ, thẻ chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theotừng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái

Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật Chứng từ, Bảng kê và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tàichính

kí-Hiện nay, công ty đang áp dụng chế độ kế toán dành cho doanh nghiệpvừa và nhỏ theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC Việc áp dụng chế độ kếtoán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là hoàn toàn phù hợp với tổng số vốn điều

lệ và số lượng nhân viên trong công ty giúp công ty đơn giản hơn trong côngtác hạch toán kế toán Tuy nhiên bên cạnh đó công ty vẫn thực hiện hạch toánriêng một số tài khoản để phù hợp với hình thức tổ chức kế toán của mình

Niên độ kế toán: theo năm tài chính từ 01/01 tới 31/12.

Đơn vị tiền tệ sử dụng : Việt Nam đồng

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp khấu hao tài sản cố định: khấu hao theo đường thẳng.

Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ.

Phương pháp tính giá xuất kho : Phương pháp thực tế đích danh

Hệ thống báo cáo kế toán:

Báo cáo bắt buộc gửi cho cơ quan thuế:

- Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DNN

- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DNN

- Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DNN

- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DNN

Thời hạn nộp báo cáo tài chính là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tàichính nên thời hạn nộp báo cáo của công ty thường là cuối tháng 3

1.2.3 Các phòng ban liên quan đến hoạt động bán hàng

- Phòng kế toán : Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán tài chính của

công ty, ghi chép chính xác, phản ánh kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản và phântích kết quả hoạt động của công ty, theo dõi tình hình mua, bán, tồn kho, kiểmtra kế toán nội bộ công ty và các chi nhánh nhằm giúp cho giám đốc điềuhành nắm bắt được các thông tin về tình hình tài chính của công ty, việc thựchiện chế độ hạch toán theo quy định của nhà nước

- Phòng kinh doanh : Có nhiệm vụ tiếp thị giúp tổng giám đốc nắm được

thông tin kinh doanh về thị trường, lập phương án kinh doanh của toàn công

ty, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các cửa hàng và trực tiếp khai tháccác nguồn hàng theo yêu cầu của thị trường

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÓA CHẤT THANH HÓA

Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty Ở bước này, vốn của doanh nghiệp sẽ được chuyển từ hình thái vậtchất sang hình thái giá trị, nó quyết định các khâu khác của quá trình lưuthông hàng hóa cả về nội dung, quy mô và tốc độ Mục tiêu cuối cùng của cácdoanh nghiệp là lợi nhuận Để có được lợi nhuận các doanh nghiệp phải đẩymạnh quá trình tiêu thụ hàng hóa, tăng tốc độ chu chuyển hàng hóa giúp dòngvốn luân chuyển nhanh, chu kỳ kinh doanh được rút ngắn và doanh thu tănglên Từ đó doanh nghiệp mới tăng được lợi nhuận Đây chính là kết quả màcác doanh nghiệp đều mong muốn bên cạnh đó, việc tiêu thụ hàng hóa đượcđẩy mạnh cũng giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trường, khẳng định vịthế của mình

Như vậy, kế toán bán hàng là một nghiệp vụ hết sức quan trọng tronghoạt động kinh doanh của công ty

Hạch toán kế toán bán hàng là cơ sở để lập các báo cáo đồng thời xácđịnh kết quả kinh doanh của công ty Do đó, hạch toán nghiệp vụ bán hàngmột cách chính xác, kịp thời là rất cần thiết

Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa là một công ty hoạt độngtrong lĩnh vực thương mại Vì thế, nghiệp vụ bán hàng là một trong nhữngnghiệp vụ lớn và phức tạp nhất

Trong đó chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu các nghiệp vụ kế toán về doanhthu, giá vốn, chi phí bán hàng

2.1 Kế toán doanh thu

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa hiện nay đang sử dụngcác chứng từ theo đúng quy định của nhà nước bao gồm các chứng từ nhưsau:

 Chứng từ sử dụng:

- Hoá đơn GTGT_mẫu số 01/GTGT_3LL

- Phiếu xuất kho_mẫu số 02_VT

- Phiếu thu mẫu số 01 _VT

- Phiếu thu, phiếu chi

- Bảng kê bán lẻ hàng hoá

 Tài khoản sử dụng

TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu tiêu thụ sản phẩm hànghoá,dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ

TK 511 không có số dư và được chi tiết thành 4 tài khoản cấp hai:

- TK 5111 “Doanh thu bán hàng hoá”

- TK 5112 “Doanh thu bán các sản phẩm”

- TK 5113 “Doanh thu cung cấp dich vụ”

TK 521 “Chiết khấu thương mại”

TK này dùng để phản ánh các khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêmyết cho khách hàng mua với lượng lớn

TK 531 “Hàng bán bị trả lại”

TK này dựng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm hàng hoá đã tiêu thụ

bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân (kém phẩm chất,quy cách…) đượcdoanh nghiệp chấp nhận

TK 531 không có số dư

TK 532 “ Giảm giá hàng bán”

TK này dùng để phản ánh các khoản giảm giá hàng bán phát sinh trong

kỳ hoạch toán được người bán chấp nhận trên giá thoả thuận

TK 532 không có số dư

 Quy trình luân chuyển và ghi sổ

Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức kế toán nhật kí chứng từ

Sơ đồ 1- 4 : quy trình luân chuyển ghi sổ

Hiện nay, Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa áp dụng 2phương thức thanh toán chủ yếu là:

a) Bán hàng thu tiền ngay (thanh toán nhanh)

Theo phương thức này,hàng hoá của công ty sau khi giao cho kháchhàng phải được thanh toán ngay bằng mặt,séc hoặc chuyển khoản

b) Bán hàng chưa thu được tiền ngay(thanh toán chậm)

Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập xuất kho

NHẬT KÍ CHỨNG

TỪ SỐ 8

Sổ chi tiết các tài khoản 511

Sổ cái các TK

511, 3331

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNHBảng kê số

8

Sơ đồ 1- 5 : quy trình bán hàng chưa thu tiền ngay

Đây là hình thức mua hàng trả tiền sau.Theo hình thức này khi công ty

xuất hàng thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và kế toán tiến hành ghi nhận

doanh thu và theo dõi trên(sổ chi tiết công nợ)

Ví dụ : Ngày 3/10/2009 chi nhánh điện máy số 2 xuất hàng cho khách

hàng là bà Vân thanh toán ngay bằng tiền mặt

Liên 3 : giao cho thủ kho

Vào thẻ kho (sổ kho)

Các sổ liên quan

111, 511, 3331

xuất kho

Biểu 1 : Hóa đơn giá trị gia tăng

Mẫu số 01/GTGT_3LL

Hoá đơn GTGT

Liên 1(lưu) Ngày 3 tháng 10 năm 2009

Ký hiệu:BA/2009A

Số : 0052311Đơn vị bán hàng : Chi nhánh điện máy số 2 – Công ty cổ phần Điện

máy Hóa chất Thanh Hóa

Họ Tên người mua : Vũ Thị Vân

Hình thức thanh toán : Tiền mặt

Chủng loại Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 512.000Tổng cộng thanh toán: 5.632.000

Số tiền viết bằng chữ: năm triệu sáu trăm ba hai ngìn đồng

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

- Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho do thủ kho của công ty lập trên cơ sở

Biểu 2 : Phiếu xuất kho

Đơn vị: Chi nhánh điện máy số 2

Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa

Phiếu xuất kho

Đơnvitính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Yêu cầu Thực

xuất

Tổng số tiền (bằng chữ):ba triệu bảy trăm chín lăm nghìn đồng

Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho sử dụng

- Kế toán viết phiếu thu và thu tiền

Theo hoá đơn GTGT, bà Vũ Thị Vân thanh toán tiền ngay Vì vậy sau khigiao hàng, kế toán bán hàng chuyển hoá đơn GTGT (liên 1) cho kế toán đểviết phiếu thu và thu tiền

Biểu 3 : Phiếu thu

Đơn vị : Chi nhánh điện máy số 2

Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa

Họ tên người nộp tiền : Vũ Thị Vân

Địa chỉ : 88 Ngô Quyền – Thành phố Thanh Hóa

Lý do nộp : Trả tiền mua hàng theo hoá đơn số 0052311

Viết bằng chữ : Năm triệu sáu trăm ba mươi hai nghìn đồng

Kế toán trưởng Người lập phiếu

Đã nhận đủ số tiền: Năm triệu sáu trăm ba mươi hai nghìn đồng

Ngày 3 tháng 10 năm 2009 Thủ quỹ

( Ký ,ghi rõ họ tên)

+ Trường hợp bán hàng chưa thu tiền

Sơ đồ 1 - 6 : quy trình bán hàng chưa thu tiền

Trong trường hợp này,trình tự kế toán bán hàng được tiến hành như sau:Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết tại phòng kinh doanh ,kế toán bánhàng lập hoá đơn GTGT( 3 liên), liên 3 chuyển xuống cho thủ kho,thủ khocăn cứ vào hoá đơn GTGT đó để viết phiếu xuất kho cho hàng xuất.Sau khixuất hàng,thủ kho căn cứ vào Hoá đơn GTGT (3 liên) để ghi vào sổ kho (ghi

số lượng hàng xuất) Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ ghi vào sổ chi tiếttheo dõi công nợ sổ theo dõi doanh thu

Ví dụ: Ngày 6 tháng 10 năm 2009 chi nhánh điện máy số 2 bán hàng

cho cửa hàng Trung Chiến, cửa hàng Trung Chiến chưa thanh toán tiền hàng

Liên 3 : giao cho thủ kho

Vào thẻ kho (sổ kho)

Liên 1 (lưu) Ngày 6 tháng 10 năm 2009 Ký hiệu MQ/ 2003 A

Số : 0091254

Đơn vị bán hàng: Chi nhánh điện máy số 2

Công ty cổ phần Điện máy Hóa chất Thanh Hóa

Địa chỉ: Số tài khoản:

Điện thoại: Mã số:

Họ tên người mua hàng: Cửa hàng Trung Chiến

Địa chỉ : Số 7 Trần Phú Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Thanh toán sau Mã số:

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT :10% Tiền thuế GTGT 283.800

Số tiền viết bằng chữ : ba triệu một trăm hai mươi mốt ngìn tám trăm đồng

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vịThủ kho viết phiếu xuất kho và vào thẻ kho tương tự như trường hợp bánhàng thu tiền ngay

Một số hóa đơn GTGT cho các hình thức bán hàng của công ty như sau : Biểu 4 : Hóa đơn giá trị gia tăng

Mẫu số 01/GTGT_3LL

Hoá đơn GTGT

Liên 1(lưu) Ngày 6 tháng 10 năm 2009

Ký hiệu:BA/2009A

Số : 0052721Đơn vị bán hàng : Chi nhánh điện máy số 2 – Công ty cổ phần Điện

máy Hóa chất Thanh Hóa

Họ Tên người mua : Vũ Thị Ngọc

Hình thức thanh toán : Tiền mặt

Chủng loại Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 140.000Tổng cộng thanh toán: 1.540.000

Số tiền viết bằng chữ: một triệu năm trăm bốn mươi ngìn đồng

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Biểu 5 : Hóa đơn GTGT nghiệp vụ bán buôn ngày 6/10/09

Mẫu số 01/GTGT_3LL

Hoá đơn GTGT

Liên 1(lưu) Ngày 6 tháng 10 năm 2009

Ký hiệu:BA/2009A

Số : 0052726Đơn vị bán hàng : Chi nhánh điện máy số 2 – Công ty cổ phần Điện

máy Hóa chất Thanh Hóa

Họ Tên người mua : Vũ Thị Ngọc

Hình thức thanh toán : Tiền mặt

Chủng loại Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu

Quy trình ghi sổ

 Sổ chi tiết doanh thu

Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn bán hàng,bảng kê bán lẻ hàng hóa nhânviên hạch toán vào sổ chi tiết bán hàng và các bảng kê có liên quan Sổ chitiết bán hàng được lập cho từng loại hàng hoá

Cụ thể đối với hoá đơn bán hàng kế toán sẽ vào sổ chi tiết bán hàng chomặt hàng két sắt

Sổ chi tiết bán hàng được lập theo mẫu sau :

Biểu 6 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng

Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa

Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng

Tên hàng hoá: Két sắt

Từ ngày 01/10/09 đến ngày 31/10/09

Đơn vị tính:Chi cếc

Thuế10%

Tổng thanhtoán

Biểu 7 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng

Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng

Tên hàng hoá: Cân điện tử

Thuế10%

Tổng thanhtoán

Biểu 8 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng

Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng

Tên hàng hoá: Quạt tường

Từ ngày 01/10/09 đến ngày 31/10/09

Đơn vị tính: Chi cếcChứng từ Tên vật tư,

hàng hoá

Đơn giá Số

lượng

Doanh thuchưa thuế

Thuế10%

Tổng thanhtoán

Biểu 9 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng

Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng

Tên hàng hoá: Nồi cơm điện

Thuế10%

Tổng thanhtoán

6/10/09 052721 Nồi cơm điện 275.000 2 550.000 55.000 605.000

9/10/09 052732 Nồi cơm điện 275.000 1 275.000 27.500 302.500

15/10/09 052745 Nồi cơm điện 275.000 1 275.000 27.500 302.500

Biểu 10 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng

Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng

Tên hàng hoá: Máy bơm

Từ ngày 01/10/09 đến ngày 31/10/09

Đơn vị tính: Chi cếcChứng từ Tên vật tư,

hàng hoá

Đơn giá Số

lượng

Doanh thuchưa thuế

Thuế10%

Tổng thanhtoán

Người lập sổ Kế toán trưởng

 Sổ chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu

Doanh thu hàng bán bị trả lại

Khi bán hàng cho khách nếu khách trả lại hàng mà nguyên nhân thuộc vềcông ty như vi phạm hợp đồng, hàng kém chất lượng thì công ty cho phépkhách hàng có quyền trả lại một phần hay toàn bộ số hàng đó mua

Trị giá hàng trả lại đúng bằng trị giá ghi trên hoá đơn bán hàng Kế toán

sử dụng tài khoản 531 "Hàng bán bị trả lại " để theo dõi Khi phát sinh nghiệp

vụ này kế toán lập phiếu nhập kho và vào thẻ kho Cuối kỳ kết chuyển hàngbán bị trả lại sang tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng".

Riêng đối với bán lẻ tại các chi nhánh, vì lượng hàng bán bị trả lạithường rất ít nên khi khách hàng trả lại thì nhân viên thu ngân sẽ nhập trựctiếp vào phiếu nhập lại chứ không phản ánh vào tài khoản 531 "Hàng bán bịtrả lại "

Ví dụ:

Nhập hàng trả lại của công ty TNHH Bỉm Sơn ngày 03/10/2009, giá vốncủa lô hàng là 8.050.000 đồng, doanh thu đó ghi nhận của lô hàng là9.035.000 đồng, Thuế GTGT phải nộp cho lô hàng 903.500 đồng

+ Phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại:

Biểu 11 : Sổ chi tiết TK 531

Công ty CP điện máy hóa chất Thanh Hóa

Địa chỉ : số 5 – phố Hàng Đồng Phường Điện Biên – Thành phố Thanh Hóa

Biểu 12 : Sổ cái tài khoản Hàng bán bị trả lại

SỔ CÁI( Trích sổ cái TK 531) Tài khoản: 531 “Hàng bán bị trả lại”

Từ ngày 01/10/2009 đến ngày 31/10/2009(Dùng cho hình thức Nhật ký - chứng từ)

Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu

Quy trình ghi sổ

Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết bán hàng được lập cụ thể như trênnhân viên hạch toán ở trung tâm sẽ tổng hợp vào bảng kê tổng hợp hoá đơnhàng hoá - dịch vụ bán ra Đây sẽ là căn cứ để kế toán phản ánh vào nhật kýchứng từ số 8 và đối chiếu khớp số liệu với bảng kê 1, 2, 11 đồng thời cũng làcăn cứ để công ty hạch toán thuế phải nộp Bảng kê hoá đơn dịch vụ – hànghoá bán ra tổng hợp tất cả các hoá đơn dịch vụ – hàng hoá bán ra theo chủngloại , số lượng , doanh thu và thuế GTGT đầu ra bao gồm :

Biểu 13 : Bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra

Công ty CP điện máy hóa chất Thanh Hóa

Địa chỉ : số 5 – phố Hàng Đồng Phường Điện Biên – Thành phố Thanh Hóa

- Đối với những hàng hoá công ty trực tiếp bán, thu tiền ngay và xuất hoá đơn GTGT nhân viên hạch toán ở công ty sẽ vào bảng kê số 1 theo định khoản sau:

Nợ TK 1111 : Tổng doanh thu bằng tiền mặt

Có TK 5111 : Doanh thu không bao gồm thuếGTGT

Có TK 33311 Thuế GTGT đầu ra

Bảng kê số 1 phản ánh những khoản thu bằng tiền mặt bao gồm các khoản :doanh thu bán hàng hoá dịch vụ, thuế………

Cụ thể đối với hóa đơn bán lẻ trên kế toán sẽ vào bảng kê số 1 như sau :

STT Ngày Ghi nợ TK 111, ghi có các TK

số 11 (TK131 – phải thu của khách hàng ) theo định khoản :

Nợ TK 131 : Tổng doanh thu phải thu

Có TK 5111 : Doanh thu không bao gồm thuế GTGT

Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra

Bảng kê số 11 phản ánh những khoản phải thu của khách hàngvà nhữngkhoản phải thu khác đã được thanh toán.

Cụ thể đối với hóa đơn bán buôn trên kế toán hạch toán vào bảng kê số

11 như sau:

Chuyên đề thực tập TS Trần Quí Liên

Biểu 14 : Bảng kê số 11

Bảng kê số 11 PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG

Tháng 10 n m 2009ăm 2009Số

NợTK131

CóTK131