thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị hoạt động đấu thầu tại công ty cổ phần bạch đằng

1.1 Khái quát chung về đấu thầu1.1.1 Các khái niệm Thuật ngữ đấu thầu đã trở nên quen thuộc ở Việt Nam trong hơn chục nămgần đây mặc dù nó đã được xuất hiện từ lâu trên thế giới bởi thuậ

Môc lôc

Danh môc b¶ng vµ h×nh

LỜI MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐẤU THẦU XÂY LẮP 7

VÀ QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU 7

1.1 Khái quát chung về đấu thầu 7

1.1.1 Các khái niệm 7

1.1.2 Đặc điểm, nguyên tắc trong hoạt động đấu thầu 8

1.1.3 Các phương thức đấu thầu : 9

1.1.4 Các loại hình đấu thầu 11

1.2 Đấu thầu xây lắp 12

1.2.1 Nôi dung của đấu thầu xây lắp 12

1.2.2 Đặc điểm của đấu thầu xây lắp 12

1.2.3 Các điều kiện của doanh nghiệp xây dựng khi tham gia đấu thầu : 12

1.2.4 Trình tự thực hiện đấu thầu xây lắp 13

1.2.5 Vai trò, tầm quan trọng của hoạt động đấu thầu xây lắp của doanh nghiệp xây dựng 15

1.3 Quản trị hoạt động đấu thầu ở các doanh nghiệp xây dựng 17

1.3.1 Các bước quản trị đấu thầu 17

1.3.2 Nâng cao hiệu quả quản trị hoạt động đấu thầu 23

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẠCH ĐẰNG 7 31

2.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần Bạch Đằng 31

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 31

2.1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức và vai trò của các phòng ban 31

2.2 Thực trạng hoạt động đấu thầu tại công ty cổ phần Bạch Đằng 7 35

2.2.1 Quy trình thực hiện công tác dự thầu của công ty 35

2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động đấu thầu của công ty cổ phần Bạch Đằng 7 46

2.3 Đánh giá về tình hình đấu thầu và sức cạnh tranh trong hoạt động đấu

2.3.1 Kết quả đạt được 56

2.3.2 Những thuận lợi và khú khăn 58

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẮM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU CỦA CễNG TY CỔ PHẦN BẠCH ĐẰNG 7 65

3.1 Định hướng phỏt triển của cụng ty 65

3.2 Một số giải phỏp nhằm nõng cao hiệu quả hoạt động đấu thầu 66

3.2.1 Tăng cường cụng tỏc thu thập thụng tin về cỏc gúi thầu 66

3.2.2 Tăng cường cụng tỏc quản lý chất lượng, xõy dựng hệ thống chất lượng theo tiờu chuẩn ISO9000 trong xõy lắp, tạo dựng uy tớn và mở rộng thị trường 68

3.2.3 Tăng cường liờn danh trong đấu thầu 70

2.3.4 Tăng cờng công tác Marketing, sử dụng các chính sách Marketing để nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu 70

3.2.5 Nâng cao uy tín của công ty đối với các chủ đầu t , tạo mối quan hệ tốt với các chủ đầu t, các ngân hàng, các nhà cung cấp, các cơ quan chính quyền Nhà n-ớc, các địa phơng 72

3.2.6 Đào tạo, bồi dỡng trình độ chuyên môn và các kiến thức về đấu thầu, tin học, ngoại ngữ cho cán bộ để nâng cao chất lợngcủa công tác lập hồ sơ dự thầu, thực hiện kế hoạch hóa nguồn nhân lực 74

3.3 Một số kiến nghị 74

3.3.1 Kiến nghị đối với Nhà Nước 74

3.3.2 Kiến nghi với cỏc cơ quan địa phương nơi cú cụng trỡnh thi cụng 75

3.3.3 Kiến nghị với Tổng công ty xõy dựng Bạch Đằng 75

KẾT LUẬN 77

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH

1 1.1 Sơ đồ quy trình thực hiện tổ chức đấu thầu

2 1.2 Quy trình tham gia dự thầu

3 1.3 Tổng hợp và so sánh kết quả dự thầu qua các năm

4 1.4 Các chỉ tiêu đánh giá lợi nhuận đạt được trong năm

5 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý

6 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất

7 2.3 §Þnh møc c«ng t¸c x©y dựng

8 2.4 ĐÞnh møc cÊp phèi v÷a tam hîp c¸t ®en

9 2.5 Chi phÝ trùc tiÕp cho 1m2 x©y t¬ng

10 2.6 Hồ sơ kinh nghiệm

11 2.7 Một số chỉ tiêu về doanh lợi

12 2.8 Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình hoạt động của công ty

13 2.9 Chỉ tiêu bố trí cơ cấu vốn

14 2.10 Bảng kê MMTB được huy động để thi công

15 2.11 Tổng hợp các loại thợ

16 2.12 Danh sách cán bộ chuyên môn hiện đang công tác tại công ty

17 2.13 Danh sách các hợp đồng đã và đang thực hiện trong vòng 5 năm

gần đây

18 2.14 Chỉ tiêu vê số lượng công trình trúng thầu và giá trị trúng thầu

19 2.15 Bảng tổng hợp kết quả dự thầu từ năm 2007 – 2009

20 3.1 Định hướng phát triển của công ty trong năm 2010

LỜI MỞ ĐẦU

1, Tớnh cấp thiết của đề tài

Là một nớc đang phát triển nhu cầu đầu t xây dựng ở nớc ta rất lớn baogồm đầu t cho cơ sở hạ tầng giao thông, thuỷ lợi, điện lực, xây dựng công nghiệp,dân dụng… với tổng mức vốn đầu t với tổng mức vốn đầu t hàng năm cho lĩnh vực này chiếm tỷ lệ khôngnhỏ trong GDP Để thực hiện các dự án đầu t xây dựng cơ bản một cách hiệu quảcần thiết phải tạo ra một môi trờng cạnh tranh tốt cho các Doanh nghiệp xây dựng Trong quản lý đầu t xây dựng cơ bản , phơng thức đấu thầu đã đợc áp dụng đểdần dần thay thế cho phơng thức chỉ định thầu không còn phù hợp với cơ chế thịtrờng cũng nh thông lệ quốc tế Đấu thầu xây dựng cơ bản là hình thức tổ chứckinh doanh hiệu quả nhất đối với cả chủ đầu t cũng nh đối với các Doanh nghiệptham gia Đấu thầu ,đồng thời nó mang lại lợi ích lớn cho xã hội

Tuy nhiên, ở nớc ta, hoạt động đấu thầu nhìn chung mới chỉ tiến hành ởmột vài năm trở lại đây và cha hoàn chỉnh về nhiều mặt Cùng với điều này, nhiềudoanh nghiệp xây dựng cũng đang phải tự điều chỉnh để tiến tới thích ứng hoàntoàn với phơng thức cạnh tranh mới Vì thế, công tác đấu thầu tại các doanhnghiệp này không tránh khỏi bất cập và gặp những khó khăn dẫn đến hiệu quảkhông cao, ảnh hởng trực tiếp tới đời sống, việc làm của ngời lao động cũng nhtình hình sản xuất chung của đơn vị

Đối với cụng ty Cổ phần Bạch Đằng 7, trong những năm qua, cụng tỏc đấu thầunúi chung và cụng tỏc đấu thầu của cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng núi riờng đó được thựchiện phự hợp với cỏc quy định của Nhà nước Tuy nhiờn, cụng tỏc đấu thầu của cụng ty

Cổ phần Bạch Đằng 7 vẫn cũn tồn tại một số vấn đề như: đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏcđấu thầu cũn rất ớt, vỡ vậy, khi tham gia tranh thầu thỡ cụng tỏc chuẩn bị và cụng tỏc hoạtđộng đạt hiệu quả chưa cao, thời gian triển khai và tổ chức đấu thầu cũn chậm

Trong những năm tới, cụng ty Cổ phần Bạch Đằng 7 sẽ được đầu tư nõng cấpcỏc cơ sở làm việc hiện cú và xõy dựng mới một số cơ sở làm việc Vỡ vậy, cụng tỏcquản lý cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng của cụng ty Cổ phần Bạch Đằng 7 cần được hoànthiện, đặc biệt là cụng tỏc đấu thầu để đỏp ứng được với tỡnh hỡnh thực tế nhằm nõngcao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Với mong muốn đợc góp phần giải quyết yêu cầu đó, tôi mạnh dạn đi sâutìm hiểu và nghiên cứu đề tài : “ Thực trạng và giải phỏp nõng cao hiệu quả quảntrị hoạt động đấu thầu tại cụng ty cổ phần Bạch Đằng 7 ” để hoàn thành luận văn.

2, Mục đớch nghiờn cứu

Trờn cơ sở những vấn đề cơ bản về cụng tỏc đấu thầu, phõn tớch thực trạngcụng tỏc đấu thầu của Cụng ty cổ phần Bạch Đằng 7, rỳt ra nhận xột về nhữngkết quả đạt được và những mặt cũn hạn chế cựng với nguyờn nhõn chủ yếu của

nú Từ đú, đưa ra một số biện phỏp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cụng tỏc tổchức đấu thầu xõy lắp của cụng ty cổ phần Bạch Đằng 7

3, Đối tượng nghiờn cứu

Luận văn tập trung nghiờn cứu cụng tỏc đấu thầu xõy lắp của cụng ty cổphần Bạch Đằng 7 trong cỏc năm qua (từ năm 2007 - 2009)

4, Phạm vi nghiờn cứu

Nghiờn cứu khõu tổ chức đấu thầu xõy lắp của cụng ty cổ phần Bạch Đằng

7 trong những năm qua (từ năm 2007  2009)

5,Phương phỏp nghiờn cứu

Luận văn sử dụng phương phỏp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, lýthuyết hệ thống, điều tra, phương phỏp phõn tớch tổng hợp, phõn tớch thống kờ, sosỏnh…

6, Những đúng gúp khoa học của luận văn

Vận dụng những vấn đề cơ bản về cụng tỏc đấu thầu để làm rừ được cụngtỏc tổ chức đấu thầu xõy lắp của cụng ty cổ phần Bạch Đằng 7

Phõn tớch, đỏnh giỏ thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu xõy lắp của cụng

ty cổ phần Bạch Đằng 7 đó thực hiện trong những năm qua nhằm phỏt hiện ranhững vấn đề cần nghiờn cứu, giải quyết;

Đề xuất những giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc tổ chức đấu thầu xõylắp của cụng ty cổ phần Bạch Đằng 7

7, Giới thiệu khỏi quỏt kết cấu của luận văn

Về kết cấu, ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn đợc chia làm bachơng chính nh sau :

Chơng 1: Tổng quan về đấu thầu xõy lắp và quản trị hoạt động đấu thầuChơng 2: Thực trạng hoạt động đấu thầu xõy lắp tại Công ty cổ phần Bạch

Đằng 7Chơng 3: Một số giải pháp nhằm tăng khả năng cạnh tranh trong dự thầu

xây dựng tại công ty cổ phần Bạch Đằng 7

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐẤU THẦU XÂY LẮP

VÀ QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU

1.1 Khái quát chung về đấu thầu

1.1.1 Các khái niệm

Thuật ngữ đấu thầu đã trở nên quen thuộc ở Việt Nam trong hơn chục nămgần đây mặc dù nó đã được xuất hiện từ lâu trên thế giới bởi thuật ngữ này gắnliền với một hoạt động chỉ xuất hiện trong nền kinh tế thị trường Đấu thầu là quátrình thực hiện một hoạt động mua bán đặc biệt mà người mua yêu cầu một hoặcnhiều người bán cung cấp những bản chào hàng cho một dịch vụ , công trìnhhoặc một hàng hoá cần mua nào đó và trên cơ sở những bản chào hàng , ngườimua sẽ lựa chọn cho mình một hoặc một vài người bán tốt nhất (5, tr5)

Bên mời thầu là chủ dự án, chủ đầu tư hoặc pháp nhân đại diện hợp phápcủa chủ dự án, chủ đầu tư được giao trách nhiệm thực hiện công việc đấu thầu (5,tr7)

Nhà thầu là tổ chức kinh tế có đủ tư cách pháp nhân tham gia đấu thầu.Trong trường hợp đấu thầu tuyển chọn tư vấn, nhà thầu có thể là cá nhân Nhàthầu là nhà xây dựng trong đấu thấu xây lắp ; là nhà cung cấp trong đấu thầu muasắm hang hóa ; là nhà tư vấn trong đấu thầu tuyển chọn tư vấn ; là nhà đầu tưtrong đấu thầu lựa chọn đối tác đầu tư (5, tr7+8)

Gói thầu là toàn bộ dự án hoặc một phần công việc của dự án được phânchia theo tính chất kĩ thuật hoặc trình tự thực hiện dự án có quy mô hợp lý vàđảm bảo tính đồng bộ của dự án (5,tr9)

Đấu thầu rộng rãi là hình thức đấu thầu không hạn chế số lượng nhà thầutham gia Bên mời thầu phải thông báo công khai về các điều kiện, thời gian dựthầu trên các phương tiện thông tin đại chúng trước khi phát hành hồ sơ mờithầu Đấu thầu rộng rãi là hình thức chủ yếu được áp dụng trong đấu thầu Hìnhthức đấu thầu này có ưu điểm nổi bật là tính cạnh tranh trong đấu thầu cao, hạnchế tiêu cực trong đấu thầu, kích thích các nhà thầu phải thường xuyên nâng caonăng lực cạnh tranh, mang lại hiệu quả cao cho dự án (5,tr33)

Đấu thầu hạn chế là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời một số nhàthầu (tối thiểu là 5) có đủ năng lực tham dự Danh sách nhà thầu tham dự phảiđược người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền chấp thuận (5,tr34)

1.1.2 Đặc điểm, nguyên tắc trong hoạt động đấu thầu

● Đặc điểm

Thứ nhất đấu thầu với bản chất là một hoạt động mua bán Tuy nhiên đây

là một hoạt động mua bán đặc biệt, vì khi đó người mua (hay còn gọi là bên mờithầu) có quyền lựa chọn cho mình người bán (hay còn được gọi là nhà thầu) tốtnhất một cách công khai và theo một quy trình nhất định

Thứ hai, đấu thầu mang tính cạnh tranh gay gắt, do vậy mà hoạt động nàychỉ có trong nền kinh tế thị trường khi xã hội đã phát triển đến một mức tươngđối ổn định Lúc này người ta phải cạnh tranh với nhau để giành khách hàng.Tức là những người mua, còn khách hàng được tuỳ ý lựa chọn người bán phùhợp với yêu cầu và chủng loại hàng hoá mà mình cần mua

● Các nguyên tắc trong hoạt động đấu thầu :

Trong đấu thầu , có một số nguyên tắc mà cả bên mời thầu lẫn nhà thầuđều phải tìm hiểu và tuân thủ một cách nghiêm túc khi tham gia dự thầu , đó là

những nguyên tắc : hiệu quả , cạnh tranh , công bằng và minh bạch

Hiệu quả : Được tính cả trên hai phương diện : hiệu quả về mặt thời gian

và hiệu quả cả về mặt tài chính.Về thời gian, sẽ được đặt lên hàng đầu khi yêucầu về tiến độ là cấp bách Còn nếu thời gian không yêu cầu phải cấp bách thìquy trình đấu thầu phải được thực hiện từng bước theo đúng kế hoạch để lựachọn nhà thầu đạt hiệu quả về mặt tài chính

Cạnh tranh : là nguyên tắc nổi bật trong đấu thầu Nó đòi hỏi bên mời

thầu phải tạo điều kiện cho các nhà thầu được tham gia một cách tối đa

Công bằng : Khi tham gia dự thầu các nhà thầu đều phải được đối xử như

nhau (thông tin đều được cung cấp như nhau) Tuy nhiên, nguyên tắc này chỉ làtương đối, vì có một số nhà thầu vẫn được ưu tiên và điều này được ghi cụ thểtrong hồ sơ mời thầu

Minh bạch : Không được phép có bất kì sự khuất tất nào đó làm nảy sinh

nghi ngờ của bên mời thầu đối với nhà thầu và có điều gì đó khiến các nhà thầunghi ngờ lẫn nhau

1.1.3 Các phương thức đấu thầu :

Dựa vào cách thức nộp hồ sơ dự thầu mà bên mời thầu yêu cầu , người tachia phương thức đấu thầu thành 3 loại cơ bản :

- Một túi hồ sơ , một giai đoạn

- Hai túi hồ sơ một giai đoạn

- Hai giai đoạn , một túi hồ sơ

1.1.3.1.Một túi hồ sơ , một giai đoạn

Khi đưa ra yêu cầu thực hiện theo phương thức một túi hồ sơ , một giaiđoạn tức là nhà thầu phải bỏ cả hai đề xuất : đề xuất kĩ thuật và đề xuất tài chínhvào chung một túi hồ sơ và túi đó được niêm phong Bên mời thầu được bóc vàchấm thầu riêng cho từng đề xuất ( 5,tr 41)

Phương thức này thường được sử dụng với đầu thầu xây lắp và mua sắmhàng hoá Khi đó các bên tham dự thầu đều biết rõ về giá của nhau

1.1.3.2.Hai túi hồ sơ , một giai đoạn

Đấu thầu hai túi hồ sơ là phương thức mà nhà thầu nộp đề xuất kĩ thuật và

đề xuất về giá trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm Túi hồ sơ kĩthuật sẽ được xem xét trước để đánh giá Trong quá trình đánh giá, nếu nhữngnhà thầu không đạt tiêu chuẩn kĩ thuật thì hồ sơ tài chính được trả lại còn nguyênniêm phong, các nhà thầu đạt điểm kĩ thuật từ 70% trở lên, trường hợp gói thầu

có yêu cầu kỹ thuật cao thì mức yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật phải quy địnhkhông thấp hơn 80% sẽ được mở tiếp túi hồ sơ đề xuất về giá để đánh giá trườnghợp nhà thầu không đáp ứng được các yêu cầu về tài chính và các điều kiện củahợp đồng, bên mời thầu phải xin ý kiến của người có thẩm quyền quyết định đầu

tư, nếu được chấp thuận mói được xem xét thay đổi giá Phương thức này chỉđược áp dụng với đấu thầu tuyển chọn tư vấn (5, tr41)

1.1.3.3.Hai giai đoạn , một túi hồ sơ

Phương thức này được áp dụng cho những trường hợp sau :

● Các gói thầu mua sắm hàng hóa và xây lắp có giá từ 500 tỷ đồng trở lên

● Các gói thầu mua sắm hàng hóa có tính chất lựa chọn công nghệ thiết bịtoàn bộ, phức tạp về công nghệ và kĩ thuật hoặc gói thầu xây lắp đặc biệt phứctạp

● Dự án thực hiện theo hợp đồng chìa khóa trao tay

Hai giai đoạn đó như sau :

Giai đoạn sơ tuyển lựa chọn nhà thầu : tùy theo quy mô, tính chất góithầu, chủ đầu tư thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúnghoặc gửi thư mời thầu Chủ đầu tư có trách nhiệm cung cấp cho các nhà thầutham dự hồ sơ mời dự thầu bao gồm các thong tin sơ bộ về gói thầu và các nộidung chính của hồ sơ mời dự thầu nhà thầu tham dự sơ tuyển phải nộp hồ sơ dựthầu kèm theo bảo lãnh dự thầu nhằm đảm bảo nhà thầu đã qua giai đoạn sơtuyển phải tham dự đấu thầu Mức bảo lãnh dự thầu do chủ đầu tư quyết địnhnhưng không vượt quá 1% giá gói thầu Tiêu chuẩn đánh giá ở vòng sơ tuyển baogồm :

- Các hiệu quả khác của nhà thầu đề xuất nhằm đạt mục tiêu đầu tư vàhiệu quả cho dự án.

Phương thức này thường được áp dụng với công việc có nhiều phương ánthực hiện mà bên mời thầu chưa biết lựa chọn phương án nào Và thường đó lànhững công trình xây dựng mà hai bên kí kết với nhau theo loại hợp đồng “chìakhoá trao tay” – là loại hợp đồng mà nhà thầu phải thực hiện tất cả các công việc

từ : lập dự án, lắp đặt, thi công xây lắp, vận hành chạy thử Sau đó mới bàn giaocho bên mời thầu (5, tr42)

1.1.4 C á c loại h ì nh đấu thầu

Dựa vào đặc điểm hay bản chất của đấu thầu (là hoạt động mua bán) cóthể chia đấu thầu làm bốn loại hình :

Đấu thầu tuyển chọn tư vấn : trong lĩnh vực đầu tư, tư vấn được hiểu là

việc cung cấp những kinh nghiệm, chuyên môn cần thiết cho chủ đầu tư trongquá trình xem xét, kiểm tra và ra quyết định ở tất cả các giai đoạn của một dự ánđầu tư Như vậy đấu thầu tuyển chọn tư vấn là quá trình lựa chọn nhà thầu tư vấncung cấp kinh nghiệm , kiến thức và chuyên môn cho bên mời thầu một cách tốtnhất hay nói một cách khác là lựa chọn nhà thầu tư vấn có chất lượng dịch vụ tốt

và giá cả hợp lí

Đấu thầu xây lắp : là quá trình lựa chọn nhà thầu để thực hiện các công

trình trong lĩnh vực xây lắp như xây dựng công trình, hạng mục công trình và lắpđặt thiết bị cho các công trình, hạng mục công trình

Đấu thầu mua sắm hàng hoá và các dịch vụ khác : Đây chính là quá trình

lựa chọn nhà thầu cung cấp hàng hoá , dịch vụ đạt yêu cầu về chất lượng và cógiá cả hợp lí nhất

Đấu thầu lựa chọn đối tác thực hiện dự án: Khi chủ đầu tư có ý tưởng về

một dự án dầu tư nhưng do một hạn chế nào đó (có thể là hạn chế về tài chínhhoặc kĩ thuật) mà không thể tiến hành chuẩn bị đầu tư , thực hiện đầu tư và có thể

là cả vận hành kết quả đầu tư thì chủ đầu tư có thể tổ chức đấu thầu để chọn mộtđối tác thực hiện ý tưởng của mình và sau đó có thể bàn giao dự án vào một thời

điểm thoả thuận giữa hai bên Đối với loại hình này, đối tượng mà bên mời thầumuốn mua là toàn bộ một dự án chứ không phải một phần công việc cụ thể nào.

1.2 Đấu thầu xây lắp

1.2.1 Nôi dung của đ ấu thầu x â y lắp

Nội dung công việc chủ yếu của đấu thầu xây lắp bao gồm :

- Chủ đầu tư (người có nhu cầu xây dựng) nêu rõ các yêu cầu của mình vàthông báo cho các nhà thầu biết

- Các nhà thầu căn cứ vào yêu cầu của chủ đầu tư sẽ trình bày năng lực,đưa ra giải pháp thi công xây lắp cho chủ đầu tư xem xét, đánh giá

- Chủ đầu tư đánh giá năng lực và các giải pháp của nhà thầu để chọn ranhà thầu thích hợp nhất

1.2.2 Đặc điểm của đấu thầu xây lắp

Chủ yếu có ở giai đoạn thực hiện dự án khi mà những ý tưởng đầu tư đượcthể hiện trong báo cáo nghiên cứu khả thi sẽ trở thành hiện thực Tuy nhiên khisang đến giai đoạn vận hành kết quả đầu tư của chủ đầu tư có nhu cầu sửa chữanâng cấp thì đấu thầu xây lắp vẫn xuất hiện

Nhà thầu xây dựng phải là một tổ chức có tư cách pháp nhân và luôn phảilàm việc tại một địa điểm cố định ghi trong hồ sơ mời thầu

Việc xem xét đánh giá năng lực của nhà thầu xây dựng dựa trên hai nộidung chính đó là về tài chính và kĩ thuật Và năng lực tài chính bao giờ cũngđược quan tâm trước tiên bởi đặc điểm quan trọng nhất của đấu thầu xây lắp lànhà thầu phải thực hiện trước một phần công việc bằng vốn của mình, chính vìthế mà những đảm bảo về tài chính là rất quan trọng

1.2.3 Các điều kiện của doanh nghiệp xây dựng khi tham gia đấu thầu :

● Có giấy phép kinh doanh hoặc dăng kí ngành nghề

Đây là các giấy tờ có tính chất pháp lý của nhà thầu được các cơ quan Nhànước có thẩm quyền chứng nhận cho nhà thầu được quyền hoạt động trên thị

trường về những ngành nghề kinh doanh mà nhà thầu đăng kí trong thời giannhất định được ghi trong hai loại giấy tờ trên

● Đủ năng lực kĩ thuật, tài chính đáp ứng yêu cầu trong hồ sơ mời thầu.Đây là những điều kiện có tính chất cụ thể, thực tế hơn Điều kiện baogồm

- Đủ năng lực kĩ thuật : Doanh nghiệp phải có đủ máy móc, thiết bị côngnghệ để thi công công trình, điều này được nêu trong hồ sơ mời thầu Về nănglực máy móc thiết bị và công nghệ được thể hiện trong bảng kiểm kê máy mócthiết bị hàng năm trong những công trình mà doanh nghiệp đã thi công

- Đủ năng lực tài chính : Khả năng về tài chính và thanh toán được thểhiện ở báo cáo tài chính hàng năm của doanh nghiệp

● Hồ sơ dự thầu hợp lệ : Điều này có nghĩa là hồ sơ dự thầu của nhà thầuphải đủ giấy tờ hợp pháp được các cấp thẩm quyền xác nhận mà bên mời thầuyêu cầu Hồ sơ dự thầu phải được niêm phong cẩn thận và nộp cho bên mời thầutheo thời gian quy định trong hồ sơ mời thầu Mỗi nhà thầu chỉ được tham giamột đơn dự thầu trong một gói thầu dù đơn phương hay liên doanh dự thầu vàmỗi nhà thầu chỉ được nộp 1 hồ sơ dự thầu trường hợp Tổng công ty đứng tên

dự thầu thì các đơn vị trực thuộc không được tham dự với tư cách là nhà thầu độclập trong cùng một gói thầu

Bên mời thầu không được tham gia với tư cách là nhà thầu đối với các góithầu do mình tổ chức

1.2.4 Trình tự thực hiện đấu thầu xây lắp

1.2.4.1 Trình tự thực hiện tổ chức đấu thầu (chủ đầu tư )

Biểu 1.1 : Sơ đồ quy trình thực hiện tổ chức đấu thầu

1.2.4.2 Quy trình tham gia dự thầu ( các công ty xây dựng )

Biểu 1.2 : Quy trình tham gia dự thầu

Sơ tuyển nhà thầu( nếu có )Chuẩn bị hồ sơ mời thầu

Mời thầu

Nhận hồ sơ dự thầu

Mở thầu

Đánh giá hồ sơ dự thầu

Trình duyệt kết quả đấu thầu

Công bố kết quả đấu thầu

Thương thảo

và kí kết hợp đồng

1.2.5 Vai trò, tầm quan trọng của hoạt động đấu thầu xây lắp của doanh nghiệp xây dựng

So với phương thức tự làm và phương thức giao thầu, phương thức đấuthầu có những ưu điểm nổi trội, mang lại lợi ích to lớn cho cả chủ đầu tư và nhàthầu Việc vận dụng rộng rãi phương thức đấu thầu trong xây dựng cơ bản khôngnhững ở nước ta mà còn ở nhiều nước trên thế giới là vai trò to lớn của nó Vaitrò đó được đánh giá cụ thể dưới ba góc độ sau :

● Đối với chủ đầu tư :

Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư sẽ lụa chọn được nhà thầu có khả năngđáp ứng được tốt nhất các yêu cầu về kinh tế kĩ thuật, tiến độ đặt ra của côngtrình Trên cơ sở đó giúp cho chủ đầu tư vừa sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vốn đầu

tư, đồng thời vẫn đảm bảo được chất lượng cũng như tiến độ công trình

Tìm kiếm thông tin về công trình

Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư cũng sẽ nắm bắt được được quyền chủđộng quản lý có hiệu quả và giảm thiểu được các rủi ro phát sinh thong quá trìnhthực hiện dự án đầu tư do toàn bộ quán trình tổ chức đấu thầu và thực hiện kếtquả đấu thầu được tuân thủ chặt chẽ theo quy định của pháp luật và sau khi chủđầu tư đã có sự chuẩn bị kĩ lưỡng về mọi mặt.

Để đánh giá đúng các hồ sơ dự thầu đòi hỏi đội ngũ cán bộ thực hiện côngtác đấu thầu của chủ đầu tư phải tự nâng cao trình độ của mình về các mặt nênviệc áp dụng phương thức đấu thầu còn giúp cho chủ đầu tư nâng cao trình độ vànăng lực của cán bộ công nhân viên

● Đối với các nhà thầu :

Hoạt động đấu thầu được tổ chức theo nguyên tắc công khau và bìnhđẳng, nhờ đó các nhà thầu (các đơn vị xây lắp) sẽ có điều kiện để phát huy đếnmức cao nhất cơ hội tìm kiếm công trình và khả năng của mình để trúng thầu, tạocông ăn việc làm cho người lao động phát triển sản xuất kinh doanh

Việc tham gia đấu thầu, trúng thầu và thực hiện dự án đầu tư theo hợpđồng làm cho nhà thầu phải tập trung vốn của mình và lựa chọn trọng điểm đầu

tư để nâng cao cơ sở vật chất kĩ thuật, công nghê, nhân lực theo yêu cầu của côngtrình Qua đó giúp cho các nhà thầu nâng cao năng lực về mọi mặt của mình

Công việc thực tế sẽ giúp cho các nhà thầu hoàn thiện về tổ chức quản lý,

tổ chức sản xuất, nâng cao trình độ và năng lực của cán bộ công nhân viên củamình

Khi tham gia đấu thầu và thắng thầu nhiều thì doanh nghiệp tạo được quan

hệ tốt với chủ đầu tư, với cơ quan nhà nước, với các bạn hang khác Điều nàygiúp cho doanh nghiệp đứng vững nâng cao uy tín trên thị trường xây dựng

● Đối với nhà nước

Đấu thầu góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý Nhà nước vềđâu tư và xây dựng, quản lý và sử dụng vốn một cách có hiệu quả hạn chế và loạitrừ được các tình trạng như thất thoát lãng phí vốn đầu tư, đặc biệt là vốn ngânsách, các hiện tượng tiêu cực khác phát sinh trong xây dựng cơ bản

Đấu thầu xây lắp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của ngành xâydựng cơ bản ở nước ta, là động lực, diều kiện để cho các doanh nghiệp xây dựngcạnh tranh lành mạnh trong cơ chế thị trường, thúc đẩy sự phát triển của ngànhcông nghiệp xây dựng.

1.3 Quản trị hoạt động đấu thầu ở các doanh nghiệp xây dựng

1.3.1 Các bước quản trị đấu thầu

1.3.1.1 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phươngthức để đạt được các mục tiêu đó (2, tr137)

Trong quản trị hoạt động đấu thầu, chức năng này được hình thành ngay

từ những bước đầu tiên : Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu

Đây là bước đầu tiên của quy trình dự thầu trong các doanh nghiệp xâydựng bởi lẽ nó chính là bước để người bán (các doanh nghiệp xây dựng) tiếp cậnđược với người mua (chủ đầu tư) và từ đó mới dẫn đến quan hệ giao dịch muabán thông qua phương thức đấu thầu Các nhà đầu tư (các đơn vị xây lắp) có thểtìm kiếm thông tin về công trình cần thầu thông qua kênh thông tin sau :

- Thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phương tiện thông tin đạichúng : đối với các công trình được tổ chức đấu thầu theo hình thức đấu thầurộng rãi hoặc có sơ tuyển thì bên mời thầu sẽ tiến hành thông báo trên cácphương tiện thông tin đại chúng, nội dung thông báo mời thầu gồm : tên và địachỉ bên mời thầu, mô tả tóm tắt dự án, địa chỉ và thời gian xây dựng, chỉ dẫn tìmhiểu hồ sơ mời thầu, thời gian và địa chỉ cung cấp hồ sơ mời thầu

- Thư mời thầu do bên mời thầu gửi đến : do mối quan hệ từ trước giữabên mời thầu với nhà thầu hoặc nhờ vào uy tín, vị trí của nhà thầu trên thị trường,các nhà thầu có thể được bên mời thầu trực tiếp mời dự thầu thông qua thư mờithầu trong trường hợp công trình được tổ chức đấu thầu theo hình thức đấu thầuhạn chế

- Thông qua giới thiệu của các bên trung gian : vì một lý do nào đó đặcbiệt là do thị trường chưa hoàn chỉnh, các nhà thầu có thể không biết được vềcông trình cần đấu thầu một cách trực tiếp, họ cũng có thể có thông tin về côngtrình cần đấu thầu thông qua giới thiệu của một nhà môi giới Thông thường cácnhà thầu phải trả một chi phí hoa hồng nhất định cho nhà môi giới Nhà môi giới

có thể là cá nhân hoặc tổ chức thậm chí là cán bộ công nhân của nhà thầu Đây làcách thức tìm kiếm thông tin khá phổ biến của các nhà thầu hiện nay

Điều cần chú ý ở bước này là dù cho nhà thầu tìm kiếm thông tin theohình thức nào thì cũng phải nắm bắt được những thông tin cần thiết ban đầu vềcông trình đấu thầu lấy đó làm cơ sở phân tích để đưa ra được những quyết định

có hoặc không dự thầu việc này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc phải bỏ ranhững chi phí tiếp theo mà không đem lại cơ hội tranh thầu thực tế

1.3.1.2 Tổ chức

Tổ chức là hoạt động quản trị nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí chomỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhaumột cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức Công tác tổ chứcđược bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức, sau đó là xácđịnh, phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu; phân chia tổ chứcthành các bộ phận để thực hiện các hoạt động; xác định vị trí của từng bộ phận và

cá nhân trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền và trách nhiệm củatừng bộ phận; đảm bảo nguồn nhân lực cho hoạt động của tổ chức (2, tr169)

Đây là chức năng hết sức quan trọng, xuyên suốt quá trình dự thầu vàtham gia tranh thầu của bất kì một đơn vị tham gia dự thầu nào

● Tham gia sơ tuyển

Nếu công trình cần đấu thầu được bên mời thầu tổ chức có tiến hành sơtuyển thì các nhà thầu sẽ phải nộp cho bên mời mời thầu một bộ tài liệu sơ tuyển.thông thường, các nhà thầu sẽ phải trình bày trong tài liệu sơ tuyển những nộidung sau đây :

- Cơ cấu tổ chức sản xuất của nhà thầu

- Kinh nghiệm trong các loại hình công tác.

- Nguồn nhân lực, trình độ quản lý, kĩ thuật, quy mô doanh nghiệp

- Tình trạng tài chính trong những năm gần đây

Mục tiêu của bước này là vượt qua giai đoạn thi tuyển Tuy vậy, một sốvấn đề khác ở giai đoạn này mà nhà thầu cần chú ý đó là nắm bắt được các đốithủ cùng vượt qua vòng sơ tuyển và tiến hành tìm kiếm thông tin về họ làm căn

cứ để đưa ra chiến lược tranh thầu thích hợp trong bước tiếp theo

● Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu

Trong bước này trước hết nhà thầu sẽ nhận được một bộ hồ sơ mời thầu

do bên mời thầu cung cấp bao gồm các nội dung sau :

- Thư mời thầu

- Chỉ dẫn đối với nhà thầu

- Hồ sơ thiết kế kĩ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kĩ thuật

- Tiến độ thi công

- Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng

- Mẫu thỏa thuận hợp đồng và bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Công việc đầu tiên của nhà thầu là tiến hành nghiện cứu kĩ hồ sơ mờithầu Đây là công việc rất quan trọng vì nó là xuất phát điểm để nhà thầu lập hồ

sơ thầu và xác định xem khả năng của mình có thể đáp ứng được các yêu cầu củabên mời thầu hay không Đối với những vấn đề chưa rõ trong hồ sơ mời thầu nhàthầu có thể tìm được lời giải thông qua hội nghị tiền thầu do bên mời thầu tổchức hoặc trao đổi công khai bằng văn bản với bên mời thầu Một điều đángquan tâm trong việct hực hiện những công việc tiếp theo là nhà thầu nên thựchiện đúng theo những điều đã chỉ ra trong phần chỉ dẫn đối với nhà thầu của hồ

sơ mời thầu

Tiếp theo, nhà thầu có thể xin phép chủ đầu tư cho đi thăm công trường đểkhảo sát nếu thấy cần thiết Chi phí cho việc đi thực tế này do nhà thầu chịu Nhàthầu nên cử những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm về mặt kĩ thuật đi khảo sáthiện trường Điều này giúp cho nhà thầu nắm được tình hình thực địa làm cơ sở

xây dựng giải pháp kĩ thuật thi công hợp lý cũng như nắm được tình hình thịtrường nơi đặt công trình, đặc biệt là thị trường các yếu tố đầu vào cần cung cấpcho thi công công trình để có cơ sở thực tế cho việc lập giá dự thầu mà thực chất

là chiến lược nhận thầu

Sau khi nắm chắc nhiều thông tin về các phương diện, nhà thầu mới tiếnhành công việc quan trong nhất của quá trình dự thầu và quyết định khả năngthắng thầu đó là lập hồ sơ dự thầu Khi tiến hành công việc này, nhà thầu có thể

sử dụng tư vấn, đặc biệt là tư vấn liên quan đến việc lập biện pháp thi công vàcác giải pháp kĩ thuật Nội dung cả hồ sơ dự thầu thường bao gồm :

- Đơn dự thầu

- Bản sao đăng kí kinh doanh hoặc chứng chỉ nghề nghiệp

- Tài liệu giới thiệu năng lực nhà thầu

- Biện pháp thi công tổng thể và biện pháp thi công chi tiết các hạng mụccông trình

- Tổ chức thi công và tiến độ thực hiện hợp đồng

- Bản dự toán giá dự thầu

● Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu

Việc nộp hồ sơ dự thầu sẽ diễn ra theo đúng thời gian và địa điểm đã quyđịnh trong hồ sơ mời thầu Nhà thầu sẽ phải nộp bộ hồ sơ dự thầu cho bên mờithầu trong tình trạng niêm phong Thông thương, bên mời thầu sẽ yêu cầu nhà

thầu nộp một bộ hồ sơ dự thầu gốc và một số nhất định các bản sao được bỏchung vào 1 gói bọc.

Cùng với việc nộp hồ sơ dự thầu, nhà thầu cũng sẽ phải nộp cho bên mờithầu một số tiền bảo lãnh dự thầu băng 1% đến 3% tổng giá trị ước tính gía bỏthầu hoặc một mức giá nhất định Tiền bảo lãnh dự thầu sẽ được trả lại chonhững nhà thầu không đạt kết quả sau khi công bố trúng thầu không quá 30 ngày

kể từ ngày công bố Nhà thầu không được nhận lại tiền bảo lãnh dự thầu trongcác trường hợp:

- Trúng thầu nhưng từ chối thực hiện hợp đồng

- Rút đơn thầu sau thời gian nộp thầu

- Do vi phạm nghiêm trọng các quy định trong quy chế đấu thầu

Đến thời gian quy định (có thể trùng với thời gian nộp hồ sơ dự thầu), nhàthầu được tham gia vào cuộc mở thầu do bên mời thầu tổ chức tại địa điểm màbên mời thầu đã quy định trong hồ sơ dự thầu Trong cuộc họp mở thầu, bên mờithầu thường công khai hai chỉ tiêu là giá bỏ thầu và thời gian thi công của từngnhà thầu Đây là những thông tin mà nhà thầu cần lưu giữ để làm căn cứ rút kinhnghiệm và đánh giá đối thủ cạnh tranh cho những lần dự thầu tiếp theo

● Ký kết hợp đồng thi công (nếu trúng thầu)

Nếu nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, nhà thầu trúngthầu phải gửi cho bên mời thầu thông báo chấp nhận đàm phán hợp đồng trongthời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo trúng thầu Sau đó, theo lịch đãthống nhất, hai bên tiến hành đàm phán và kí kết hợp đồng Nhà thầu trúng thầucũng phải nộp cho bên mời thầu một khoản bảo lãnh hợp đồng bằng từ 10% đến15% tổng giá trị hợp đồng và nhận lại bảo lãnh dự thầu Bảo lãnh thực hiện hợpđồng có hiệu lực đến khi thời gian bảo lãnh của hợp đồng hết hạn Việc tiến hànhđàm phán, kí kết hợp đồng bao thầu công trình phải đúng theo luật để hợp đồngphù hợp với luật pháp quy định và kế hoạch của nhà nước, phù hợp với nguyêntắc bình đẳng 2 bên cùng có lợi

1.3.1.3 Lãnh đạo

Lãnh đạo là việc định ra chủ trương, đường lối, mục đích, tính chất,nguyên tắc hoạt động của hệ thống trong các điều kiện môi trường nhất định.Lãnh đạo là một hệ thống tổ chức bao gồm 5 yếu tố : người lãnh đạo, người bịlãnh đạo, mục đích của hệ thống, các nguồn lực (ngoài con người) và môi trường(hoàn cảnh) (2, tr241).

Trong quản trị hoạt động đấu thầu, ta có thể xác định được rõ 5 yếu tố trên

cụ thể như sau :

Người lãnh đạo là người (tập thể) thuộc các công ty, doanh nghiệp hoặccác tập đoàn trong ngành xây dựng và tham gia vào hoạt động đấu thầu, giữ vị trívạch ra đường lối, mục đích của hệ thống, khống chế và chi phối hệ thống

Người bị lãnh đạo là cá nhân, tập thể, các phân hệ và con người thuộc hệthống nói trên, phải phục tùng và thực hiện các mục tiêu và nguyên tắc tổ chức

mà người lãnh đạo đề ra

Mục đích của hệ thống (tổ chức) là những mục tiêu dài hạn mang tínhđịnh hướng lâu dài mà hệ thống phấn đấu đạt tới trong tương lai xa : sản xuấtkinh doanh có hiệu quả, xây dựng uy tín và vị trí vững chắc trên thị trường, đápứng một cách tối đa nhất yêu cầu của xã hội…Nó được cụ thể hóa thành các mụctiêu cụ thể và ngắn hạn nhằm quy tụ mọi nguồn lực và con người trong hệ thống :trúng gói thầu mà hệ thống tham gia tranh thầu, đạt được lợi nhuận cao nhất vàchất lượng công trình là tốt nhất

Các nguồn lực (ngoài con người) là các yếu tố đầu vào cần thiết và thuộcphạm vi chi phối, sử dụng của hệ thống; được người lãnh đạo sử dụng để đạt đếncác mục tiêu cụ thể : năng lực tài chính, năng lực kĩ thuật, máy móc thiết bị vàcác phát minh sáng chế, khoa học công nghệ hiện đại tân tiến đang được áp dụng

Môi trường của hệ thống, đó là các ràng buộc, các rào cản, các hệ thốngkhác mà hệ thống có quan hệ tác động biện chứng (có lúc hệ thống lệ thuộc vào

nó, có lúc hệ thống tác động mang tính liên kết với nó để cùng tồn tại và phấttriển, có lúc hệ thống khống chế và tìm cách loại bỏ nó) cụ thể ở đây là các hàng

rào pháp lý của Nhà Nước, tình hình kinh tế chính trị của quốc gia, nhu cầu củathị trường và các đối thủ cạnh tranh.

1.3.1.4 Kiểm tra

Kiểm tra là một chức năng quan trọng trong quản trị hoạt động đấu thầu.kiểm tra là qua trình xem xét các hoạt động nhằm mục đích làm cho các hoạtđộng đạt kết quả tốt hơn, đồng thời kiểm tra giúp phát hiện ra những sai sót lệchlạc để có biện pháp khắc phục kịp thời, bảo đảm cho hoạt động thực hiện đúnghướng (2, tr284)

Trươc tiên ở công tác dự thầu, chức năng kiểm tra giúp nhà quản trị xácđịnh được mức giá bỏ thầu mà đơn vị mình đưa ra đã hợp lý chưa, đã là mức giáthấp nhất mà vẫn chắc chắn thu về lợi nhuận chưa… từ đó để đưa ra các giảipháp như thư giảm giá hay đơn đề nghị xin điều chỉnh mức giá lên hội đồng xétthầu Chất lượng các công trình xây dựng là mối quan tâm của toàn xa hội, bởi vìnhững sai hỏng về chất lượng của loại sản phẩm này có thể gây ra những hậu quả

xấu về an toàn và khắc phục rất khó khăn tốn kém Hơn nữa, khác với những sản

phẩm thông thường, khi phát hiện ra sai hỏng không thể trả lại để đổi lấy sảnphẩm khác mà chỉ trông chờ vào những biện pháp sửa chữa khắc phục tại chỗ,thậm chí có trường hợp phải phá đi xây lại Chính vì vậy mà kiểm tra không chỉ

là một công cụ giúp nhà quản trị phát hiện ra sai hỏng và có biện pháp điều chỉnh

mà thông qua kiểm tra, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớtđược sai sót có thể nảy sinh

1.3.2 Nâng cao hiệu quả quản trị hoạt động đấu thầu

1.3.2.1 Cạnh tranh của các doanh nghiệp trong đấu thầu xây lắp.

Đấu thầu xây lắp là loại hình đấu thầu khá phổ biến ở nước ta và có sựtham gia đông đảo của nhiều doanh nghiệp nhà nước cũng như tư nhân Chính vìthế mà dù thị trường xây dựng công trình là vô cùng rộng lớn và có sức hấp dẫn,song để có thể tìm được chỗ đứng vững chắc và uy tín nhất định, các doanhnghiệp đều phải liên tục đưa ra những phương pháp và đối sách cạnh tranh phùhợp để tồn tại trong cuộc cạnh tranh khốc liệt trên thương trường Tuy nhiên, với

đấu thầu xây lắp, do đặc điểm tính chất công trình mà năng lực tài chính là yếu tốđược quan tâm hàng đầu khi xét tuyển hồ sơ dự thầu Chính vì vậy mà hình thứccạnh tranh chủ yếu và phổ biến của các nhà thầu xây dựng vẫn là cạnh tranh vềgiá.

Bằng cách hoàn thiện bộ máy nhân sự và máy móc thiết bị kĩ thuật hiệnđại, bỏ thầu với mức giá hợp lý, các doanh nghiệp có thể tạo được thế mạnhtrong cạnh tranh với các doanh nghiệp khác

Bởi đấu thầu là một hoạt động cạnh tranh công bằng và minh bạch, do đónhà thầu chỉ có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp khác về mức giá mà thôi Vì

bỏ giá thấp hợp lý là điều kiện tiên quyết đưa nhà thầu đến với thắng lợi trongcuộc cạnh tranh với các nhà thầu khác Mà để có được giá dự thầu thấp lại không

bị lỗ vốn đó là một bài toán nan giải mà chỉ có những nhà thầu có năng lực thực

sự mới có thể giải quyết được

Ngoài ra trong đấu thầu còn có một mục tiêu tối quan trọng nữa mà chủđầu tư luôn đặt lên hàng đầu, đó là hiệu quả Hiệu quả cả về mặt tài chính và thờigian Nghĩa là nhà thầu được chọn sẽ phải đáp ứng được yêu cầu với giá thấpnhất và thời gian thực hiện gói thầu phải đảm bảo để dự án phát huy tác dụng

1.3.2.2 Những nhân tố ảnh hưởng tới cạnh tranh trong đấu thầu xây dựng.

● Kinh nghiệm nhà thầu

Đây là yếu tố quyết định loại bỏ hồ sơ sơ tuyển với các dự án đấu thầu xâylắp có đòi hỏi hồ sơ dự tuyển Mục đích của việc sơ tuyển là chọn ra các nhà thầu

có đủ kinh nghiệm và giá thầu thấp hơn trong số các nhà thầu tham gia sơ tuyển.Chính vì thế kinh nghiệm là một trong số nhiều yếu tố quan trọng đối với nhàthầu xây dựng Đây cũng là một đòi hỏi chính đáng của chủ đầu tư vì công trìnhxây dựng là sản phẩm quan trọng và là thứ hàng hóa đặc biệt không thể thườngxuyên thay đổi hay xây dựng mới Một nhà thầu mới bước chân vào thị trường,vốn liếng dù nhiều nhưng kinh nghiệm non nớt thì cũng không thể giành thắnglợi trong cuộc cạnh tranh với các doanh nghiệp khác vừa có lợi thế hơn hẳn vềkinh nghiệm mà tài chính cũng không hề thua kém

Kinh nghiệm thực tế của nhà thầu thường được quan tâm trên số năm kinhnghiệm và lĩnh vực kinh doanh cùng các dự án có liên quan cũng như các dự ánkhác đã từng thực hiện Rõ ràng một nhà thầu với chuyên môn và kinh nghiệmvững vàng sẽ có rất nhiều ưu thế trong buổi đầu cạnh tranh với các doanh nghiệpkhác Chính vì lẽ đó mà hiện nay muốn nâng cao khả năng cạnh tranh với cácdoanh nghiệp xây dựng trong lĩnh vực đấu thầu xây lắp thì trước tiên nhà thầuxây dựng phải tạo cho mình một hồ sơ kinh nghiệm vững chắc, đủ sức thuyếtphục các nhà đầu tư ngay từ buổi ban đầu, có như vậy mới có thể đường hoàngtiến vào “vòng trong” tiếp tục cuộc chiến cùng các doanh nghiệp khác.

● Số liệu tài chính

Qua được vòng loại tức là đánh giá hồ sơ sơ tuyển, các nhà thầu bây giờmới thực sự bước vào cuộc cạnh tranh khốc liệt khi bên mời thầu tiến hành đánhgiá chi tiết hồ sơ dự thầu mà trong đó năng lực tài chính là yếu tố được xem xéthang đầu và cũng là yếu tố chủ đạo tạo ra sự khác biệt giữa các nhà thầu Cònnăng lực kĩ thuật, thực ra đã vào đến vòng này thì hầu hết các nhà thầu đều đảmbảo rất tốt về mặt kĩ thuật Do vậy tài chính chính là yếu tố trực tiếp ảnh hưởngtới cuộc cạnh tranh trong lúc này

Phần lớn các công trình xây dựng đều được tiến hành với số vốn khôngnhỏ, mà chủ thầu lại phải chi phần nhiều số vốn đó cho việc thi công công trình,thường là chỉ đến khi hoàn thành được 80% công việc nhận thầu thì chủ đầu tưmới thanh toán cho nhà thầu theo đợt hoặc theo thỏa thuận từ trước Chính ví thế

mà chủ thầu xây dựng phải đảm bảo các điều kiện về năng lực tài chính : vốn tự

có, vốn vay, lợi nhuận 3 năm liên tiếp, thu nhập bình quân của lao động trongdoanh nghiệp… theo đúng các yêu cầu mà bên mời thầu đưa ra Đảm bảo đượcnhững điều này, nhà thầu có thể tạo niềm tin trong lòng đối tác là các nhà đầu tư,đồng thời bên mời thầu cũng được bảo đảm về mặt tiến độ, chất lượng cũng nhưchi phí để hoàn thành công trình Nhược bằng nhà thầu không thể đáp ứng nhữngđiều kiện mà bên mời thầu đã nêu ra trong hồ sơ mời thầu thì sẽ không có tư cách

để tham gia gói thầu này Đó là điều hiển nhiên không thể chối cãi, vì tất cả

những yêu cầu về năng lực tài chính là những tiêu chí cơ bản cho thấy khả năngtồn tại và phát triển của doanh nghiệp Nhà đầu tư cần hợp tác với 1 doanhnghiệp đang sống chứ không cần làm ăn với một doanh nghiệp đứng trước nguy

cơ phá sản, nợ nần chồng chất, đời sống công nhân viên không được đảm bảo

Bản chất của đầu tư là bỏ vốn sinh lợi nhuận, vốn ít mà lợi nhuận cao vàđồng vốn bỏ ra luôn an toàn là mong muốn lớn nhất và là mối quan tâm hang đầucủa nhà đầu tư “Chọn mặt gửi vàng” nên nhà đầu tư đương nhiên phải quan tâmđến yếu tố tài chính của nhà thầu và đó cũng là lý do khiến cho năng lực tài chínhtrở thành yếu tố cạnh tranh giữa các nhà thầu xây dựng

● Giá dự thầu

Với bản chất là quan hệ giữa người mua và người bán nên chủ đầu tư –người mua luôn muốn mua hàng với giá thấp nhất, còn người bán – nhà thầu xâydựng thì muốn bán với với giá cao nhất có thể Chính ví thế mà giá dự thầu trởthành nhân tố quan trọng bậc nhất trong cạnh tranh về đấu thầu giữa các doanhnghiệp xây dựng Có rất nhiều nhà thầu trong cuộc cạnh tranh đó có những điềukiện tương đồng về kinh tế, tài chính, năng lực kĩ thuật… tuy nhiên nhà thầugiành phần thắng lợi là nhà thầu bỏ thầu với mức giá thấp nhgiữa nhà thầu và bênmời thầuất, hợp lý nhất Nói hợp lý bởi vì để tránh tình trạng móc ngoặc giữa nhàthầu và bên mời thầu trong một số trường hợp (như các công trình của nhà nước)thì pháp luật về đấu thầu đã quy định mức giá bỏ thầu thấp nhất cũng khôngchênh lệch quá 15% so với mức giá mà chủ đầu tư đưa ra, nếu vượt quá con số

đó sẽ bị loại trực tiếp hồ sơ dự thầu Điều này đòi hỏi các nhà thầu phải tính toánchi tiết cặn kẽ các loại chi phí phát sinh để có thể có được mức giá dự thầu tốtnhất, tính chất cạnh tranh cũng sẽ công bằng và lành mạnh hơn

● Mức độ đáp ứng các mục tiêu của chủ đầu tư

Các yêu cầu của chủ đầu tư đưa ra trong hồ sơ mời thầu đòi hỏi các nhàthầu khi tham gia đấu thầu phải tuân thủ nghiêm ngặt các nội dung cũng như thứ

tự sắp xếp các nội dung trong đó, đặc biệt bên mời thầu quan tâm nhiều đến mụctiêu quan trọng, đó là hiệu quả Với mục tiêu này, yêu cầu chủ đầu tư phải đảm

bảo cả về mặt chi phí hợp lý lẫn thời gian hoàn thành công việc Bên cạnh đó nhàthầu cũng cần phải tham dự đấu thầu một cách trong sáng lành mạnh và đảm bảokhông có gì thiên vị hay khuất tất Nói tóm lại bốn mục tiêu mà cả bên mời thầulẫn nhà thầu đều quan tâm, đó là làm sao bảo đảm tính hiệu quả cạnh tranh côngbằng minh bạch.

Ngoài ra vì là khách hàng nên bên mời thầu có quyền bỏ tiền ra mua sảnphẩm hợp ý mình, cho nên nhà thầu vì thế phải đảm bảo những yêu cầu bên mờithầu đưa ra, nhược bằng không thể làm được hoặc làm không đúng theo nhữngyêu cầu đó nhà thầu có thể không tham gia dự thầu hoặc sẽ bị loại khỏi cuộcchơi Như vậy bên cạnh việc xem xét những yếu tố về giá, kinh nghiệm và tàichính, việc đưa ra những mục tiêu tối cần thiết và bắt buộc đối với các nhà thầunhằm tạo ra một sân chơi lành mạnh cho các nhà thầu khi tham dự vào cuộc đấuthầu cũng là một trong những tiêu chí có tầm quan trọng ảnh hưởng lớn tới sứccạnh tranh trong đấu thầu của các nhà thầu

1.3.2.3 Các tiêu thức đánh giá khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp xây dựng trong hoạt động đấu thầu.

● Chỉ tiêu số lượng công trình trúng thầu và giá trị trúng thầu hàng năm.Giá trị trúng thầu hang năm là tổng giá trị của tất cả các công trình màdoanh nghiệp xây dựng đã tham gia đấu thầu và trúng thầu qua các năm cho tabiết một cách khái quát nhất tình hình kết quả dự thầu của các doanh nghiệp xâydựng Thông qua đó để đánh giá chất lượng công tác dự thầu trong năm Xem xétchỉ tiêu này ta có thể lập bảng sau:

Biểu 1.3 : Tổng hợp và so sỏnh kết quả dự thầu qua cỏc nămNăm Cụng trỡnh

trỳng thầu

Mức tăng trưởng

(%)

Giỏ trị trungbỡnh một cụngtrỡnh trỳng thầu

Số lượng Giỏ trị Số lượng Giỏ trị

Về việc xem xột theo từng cột : cột 1 và cột 2 cho biết quy mụ trỳng thầuhàng năm; cột 3 và cột 4 cho biết mức tăng trưởng qua từng năm được tớnh toỏnbằng việc so sỏnh quy mụ của năm sau với năm trước; cột 5 cho biết quy mụ giỏtrị bỡnh quõn một cụng trỡnh trỳng thầu biểu hiện khả năng của doanh nghiệp cúthể tham gia đấu thầu và trỳng thầu cỏc cụng trỡnh cú quy mụ lớn hay nhỏ

● Chỉ tiờu xỏc xuất trỳng thầu

Chỉ tiờu này được xỏc định theo hai mặt biểu hiện là :

Tổng số công trình trúng thầu

* Xác suất trúng thầu theo số công trình =

Tổng số công trình đã dự thầu

Tổng giỏ trị trỳng thầu

* Xỏc suất trỳng thầu theo giỏ trị =

Tổng giỏ trị cụng trỡnh đó dự thầu

Cỏc chỉ tiờu này cũng được đỏnh giỏ theo từng năm Trờn thực tế hai chỉtiờu này khụng bằng nhau do giỏ trị cỏc cụng trỡnh đấu thầu khỏc nhau Việc đỏnhgiỏ cần căn cứ vào từng kết quả cụ thể

● Chỉ tiờu thị phần của doanh nghiệp xõy dựng trờn thị trường xõy dựng

Do đấu thầu là một hỡnh thức cạnh tranh đặc thự của cỏc doanh nghiệp xõydựng nờn chất lượng của cụng tỏc dự thầu, xột cho cựng cũng là một trong cỏcbiểu hiện chủ yếu khả năng canh tranh của cỏc doanh nghiệp Mặt khỏc, khả năngcạnh tranh lại được đỏnh giỏ thụng qua hai chỉ tiờu tổng quỏt là thị phần và uy tớndoanh nghiệp

Chỉ tiêu thị phần cũng được đo bằng hai mặt biểu hiện đó là phần thịtrường tuyệt đối và thị trường tương đối.

Giá trị SLSX do DN thực hiện

Phần thị trường tuyệt đối =

Tổng giá trị SLSX thực hiện của toàn ngànhPhần thị trường tương đối của doanh nghiệp được xác định trên cơ sở sosánh phần thị trường tuyệt đối của doanh nghiệp với phần thị trường tuyệt đốicủa một hoặc một số đối thủ cạnh tranh mạnh nhất

Sự thay đổi của chỉ tiêu thị phần qua các năm cũng sẽ cho phép đánh giáchất lượng của công tác dự thầu tong doanh nghiệp

● Chỉ tiêu về lợi nhuận đạt được

Đây là một chỉ tiêu tổng hợp phản ánh kết quả kinh doanh của doanhnghiệp nói chung và kết quả cạnh tranh trong đấu thầu của doanh nghiệp xâydựng nói riêng

Khi tính toán chỉ tiêu này cần tính toán cho nhiều năm ( từ 3 đến 5 năm )

Và tính tốc độ tăng trưởng của lợi nhuận hàng năm, để đánh giá nên tính kèm chỉtiêu lợi nhuận với chỉ tiêu sản lượng xây lắp hoàn thành các năm

Để thuận lợi khi đánh giá chúng ta có thể lập bảng sau :

Biểu 1.4 : Các chỉ tiêu đánh giá lợi nhuận đạt được trong năm

Giá trị Mức tăng trưởng Giá trị Mức tăng trưởngGTTSL

tăng thì doanh nghiệp có thể vận dụng chiến lược đặt giá bỏ thầu thấp để giảiquyết công ăn việc làm cho người lao động

● Chỉ tiêu uy tín của doanh nghiệp

Đây là chỉ tiêu định tính mang tính chất bao trùm Nó liên quan tới tất cảcác chỉ tiêu nêu trên và nhiều yếu tố khác như chất lượng xây lắp, hoạt độngMarketing, quan hệ của doanh nghiệp với các tổ chức khác…

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU XÂY LẮP TẠI

2.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần Bạch Đằng.

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

- Tên quốc tế: Bach Dang 7 Joint Stock Company

- Địa chỉ: Cụm 6 - Quán Trữ, Kiến An, Hải Phòng

Công ty hoạt động với các ngành nghề và dịch vụ như:

- Sản xuất kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng; Xây dựng các công trìnhcông nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy lợi, bưu điện, các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, đường dây, trạm biến áp; Xây dựng bến cảng, cầu tàu, ụ đà tàu, sân bay;

- Tư vấn đầu tư xây dựng;

- Kinh doanh phát triển nhà, kinh doanh khách sạn, nhà hàng, du lịch lữ hành và dịch vụ du lịch khác

- Vận tải hàng hóa, hành khách thủy, bộ;

- Kinh doanh vật tư vật liệu, thiết bị, phụ tùng ngành Xây dựng;

- Sản xuất và gia công kết cấu thép, đóng mới và sửa chữa tàu thủy đến 10.000 tấn

- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật

2.1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức và vai trò của các phòng ban

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý

Biểu 2.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý

Toàn bộ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty xây dựng Bạch Đằng 7 đượcthể hiện ở sơ đồ trên Theo sơ đồ này có thể thấy bộ máy tổ chức quản lý củacông ty được thiết lập theo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng Nghĩa làtrong công ty giám đốc là người lãnh đạo cao nhất và nắm quyền ra quyết định vềtất cả các vấn đề sản xuất kinh doanh của công ty Giúp việc và tham mưu chogiám đốc có hai phó giám đốc và các phòng chức năng Các phòng chức năng cótrách nhiệm tham mưu cho hệ thống trực tuyến Những quyết định quản lý do cácphòng chức năng nghiên cứu đề xuất khi được Giám đốc thông qua mới biếnthành mệnh lênh được truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã quy định.

Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý của công ty như sau :

● Giám đốc công ty : là người lãnh đạo cao nhất, quán xuyến các côngviệc cho các phó giám đốc và các phòng chức năng Giám đốc công ty là ngườichịu trách nhiệm trước Tổng công ty về việc thực hiện kế hoạch được giao vàđiều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

PGĐ

KĨ THUẬT THI CÔNG

PGĐKINH TẾ

PHÒNGTÀICHÍNHKẾTOÁN

PHÒNGTỔCHỨCHÀNHCHÍNH

PHÒNGTIẾPTHỊ

● Phó giám đốc Công ty : có 2 phó giám đốc giúp việc cho giám đốc trong

đó :

- Phó giám đốc kĩ thuật thi công : giúp giám đốc công ty về các mặt giảipháp kĩ thuật, chất lượng, tiến độ, an toàn các công trình do công ty thi công,giúp giám đốc trong việc lập kế hoạch theo dõi quản lý vật tư, máy móc thiết bi,công nghệ xây dựng… thay mặt giám đốc công ty điều hành khi giám đốc đivắng

- Phó giám đốc kinh tế : giúp giám đốc công ty trong công tác kinh tế kếhoạch, định mức, đơn giá dự toán và tiền lương, công tác hạch toán kinh tế, côngtác tiếp thị, đấu thầu , thu hồi vốn

● Phòng tổ chức hành chính : nhiệm vụ nghiên cứu cải tiến tổ chức quản

lý, xây dựng các chức năng và nhiệm vụ cho các bộ phận, thực hiên tuyển chọn,

đề bạt sử dụng cán bộ, lập kế hoạch về nhu cầu lao động, đào tạo, phục vụ kịpthời chonhu cầu thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

● Phòng kế hoạch tổng hợp : có nhiệm vụ lập kế hoạch ngắn hạn và dàihạn báo cáo về tổng công ty triển khai thực hiện kế hoạch trong nội bộ Công ty,nắm bắt và khai thác các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

● Phòng tài chính kế toán : có nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính cung cấptài chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như các xí nghiệp

và các đội sản xuất kinh doanh của công ty cúng như các xí nghiệp cà các đội sảnxuất trực thuộc Lập báo cáo tài chính hang kì, theo dõi sự biến động về tàichính , đảm bảo thực hiện tiết kiệm và kinh doanh có lãi

● Phòng tiếp thị : có nhiệm vụ thu nhập thông tin về các công trình cầnđấu thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng sau đó phân tích để lập hồ sơ

dự thầu Phòng này có nhiệm vụ chuyên trách về vấn đề đấu thầu

● Phòng kĩ thuật thi công : có nhiệm vụ thiết lập các giải pháp thi công vàtiến độ thi công cho các hạng mục công trình Thiết kế cấc bản vẽ kĩ thuật củacác công trình

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất

Biểu 2.2 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất

Như vây công ty gồm có 3 xí nghiệp, trực thuộc các xí nghiệp là các đội

và các phân xưởng Cụ thể các bộ phận có chức năng nhiệm vụ như sau

● Cơ quan công ty : có nhiệm vụ quản lý mọi hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty

● xí nghiệp xây dựng : có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động thi công xâylắp các công trình, trực thuộc nó có 5 đội độc lập đó là: đội xxaay dựng số 1 đội

xây dựng số 2, đội xây dựng số 3, đội điện nước và đội máy xây dựng 3 đội xây

dựng nhận các công trình từ công ty sau đó thực hiện hạch toán gần như độc lập

về giá trị và lãi của các công trình Các đội này được sự trợ giúp của các đội khác

và các phân xưởng khác 2 đội là đội điện nước và đội máy xây dựng đảm nhiệm

các công việc thuộc về máy móc thi công công trình và công tác điện nước phục

vụ công trình

● Xí nghiệp sản xuất công nghiệp có nhiệm vụ sản xuất các vật liệu xâydựng phục vụ cho các đội thi công công trình, đồng thời nó cũng thực hiện việc

Các cơ quan của công ty

XN xây dựng XN sản xuất công nghiệp XN hoàn thiện

Độiđiệnnước

Độimáyxâydựng

Phân

xưởng

mộc 1

Phân

xưởng

mộc 2

Phân

xưởng

mộc 3

Xưởng

nhôm Xưởngnội

ngoạithất

hoạt động kinh doanh trên thị trường Đặc biệt với thế mạnh về sẩn xuất gỗ nên

xí nghiệp này bao gồm ba phân xưởng mộc, thực hiện việc gia công các đồ gỗxây dựng và dân dụng Và một xưởng nhôm thực hiện khâu cuối cùng của quátrình thi công công trình

● Xí nghiệp hoàn thiện : có nhiệm vụ thực hiên khâu cuối cùng của quátrình thi công công trình Nó hoàn thiện về mặt kĩ thuật, chất lượng cũng nhưmẫu mã công trình

Như vậy, trực tiếp tham gia thi công trên các công trường là các xí nghiệp

và các đội Do sản phẩm xây dựng có tính đơn chiếc nên quá trình sản xuấtkhông ổn định, tổ chức sản xuất phải đảm bảo tính linh hoạt cao để có thể thựchiện thi công nhiều công trình cùng một lúc vì vậy các đội này được tổ chức theohình thức chuyên môn hóa Đây là một điều kiện thuận lợi cho công ty khi thamgia đấu thầu

2.2 Thực trạng hoạt động đấu thầu tại công ty cổ phần Bạch Đằng 7

2.2.1 Quy trình thực hiện công tác dự thầu của công ty

Kết quả mà công ty đạt được trong hoạt động đấu thầu chịu ảnh hưởngkhông nhỏ của quá trình thực hiện công tác này Nắm bắt được vị trí của công tácnày đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, ban lãnh đạo cũng đã lựachọn những cán bộ có năng lực nhất về các lĩnh vực có liên quan để giao nắm cáctrọng trách chủ yếu trong việc thực hiện công tác dự thầu Quy trình này bao gồmnhững bước sau

2.2.1.1 Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu

Bước công việc này hiện tại do phòng tiếp thị của công ty đảm nhiệm vàđặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty Để có công trình tham giađấu thầu xây lắp, Công ty đã sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và cách tiếp cậnkhác nhau cụ thể là :

- Thu thập các thông tin quảng cáo về công trình cấn đấu thầu trên cácphương tiện thông tin đại chúng như báo chí, tivi, internet Đồng thời cũng quantâm đến các thông tin về những công trình dự định đầu tư trong tương lai gần

trên các phương tiện thong tin này, mà chủ yếu là để xác định chủ đầu tư vànguồn vốn đầu tư.

- Duy trì mối quan hệ với những chủ đầu tư mà công ty từng có công trìnhđược công ty thi công xây lắp, thông qua chất lượng của những công trình này để

có được các thư mời thầu

- Tạo lập mối quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước các cấp chínhquyền…để lấy thông tin về kế hoạch đầu tư của các bộ, ngành cũng như nhànước

- Sử dụng môi giới để tìm kiếm thông tin về các công trình cần đấu thầu

2.2.1.2 Đánh giá thông tin về các gói thầu

Sau khi thu thập được các thông tin, Công ty có bộ phận để đánh giá xemxét lại đã chính xác chưa, còn hiệu lực không và có thể khai thác được không,phân tích xem công ty có thể dự thầu công trình nào, các đối thủ cạnh tranh củanhững công trình đó là ai Việc đánh giá này gồm 2 giai đoạn :

● Giai đoạn sơ lược : bao gồm xem xét những thông tin thu thập được cóchính xác không, còn hiệu lực không và có thể khai thác được không, cấp quyếtđịnh đầu tư, chủ đầu tư là ai, nguồn vốn có dự án từ đâu, tính hợp pháp của côngtrình

● Giai đoạn chi tiết : trong giai đoạn này những người có trách nhiệm phảitính toán chi tiết từng hạng mục công trình để tính giá thành xây lắp là bao nhiêu

và xem xét những yêu cầu của dự án công ty có thể đáp ứng được không về nănglực cũng như kinh nghiệm Từ việc đánh giá đó công ty quyết định tham gia đấuthầu hay không Nếu tham gia thì sẽ tổ chức lập hồ sơ dự thầu

2.2.1.3 Chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Đây là bước công việc chủ yếu trong toàn bộ quá trình dự thầu của công

ty Trước khi lập hồ sơ dự thầu, công việc chuẩn bị đều được thực hiện chu đáovới các phần việc như : làm rõ các nội dung yêu cầu trong hồ sơ dự thầu, khảo sát

và tham quan hiện trường, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận tham gialập hồ sơ, thực hiện các thủ tục…trong đó công ty đặc biệt quan tâm đến cáccông việc sau :

- Bố trí các cán bộ, chuyên gia giỏi có kinh nghiệm đi khảo sát thực tếcông trình để tìm hiểu thêm về yêu cầu kĩ thuật của công trình kết hợp với việctìm kiếm nguồn cung ứng các yếu tố đầu vào, chủ yếu là vật tư nguyên vật liệunhằm tạo thêm căn cứ để đảm bảo tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu

- Liên hệ với ngân hàng nơi công ty mở tài khoản để xin cung cấp bảolãnh dự thầu theo yêu cầu của chủ đầu tư Đây là công việc quan trọng vì nó sẽđảm bảo tính pháp lý cho hồ sơ dự thầu

● Về việc chuẩn bị các tài liệu thông tin chung :

Các tài liệu trong hồ sơ dự thầu thông thường bao gồm những tài liệu sau :

- Đơn dự thầu

- Giấy bảo lãnh dự thầu của ngân hàng

- Các tài liệu xác nhận tư cách pháp nhân của nhà thầu : thông tin chung,quyết định thành lập doanh nghiệp, giáy phép hành nghề, đăng kí kinh doanh

- Các tài liệu giới thiệu năng lực nhà thầu : số liệu về tài chính (đã được cơquan kiểm toán hoặc cơ quan tài chính xác nhận); hồ sơ kinh nghiệm; bảng kêkhai về thầu phụ; bảng kê khai phương tiện trang thiết bị thi công được huy độngcho công trình; bảng kê dự kiến bố trí cán bộ và nhân lực cho công trình

- Thiết kế tổ chức xây dựng, biện pháp tổ chức thi công tổng thể và chi tiếtcho từng hạng mục công trình : thuyết minh về phương án thi công ; các bản vẽthiết kế các bước thi công ; phương pháp đảm bảo chat lượng thi công côngtrình

- Sơ đồ tổ chức hiện trường

- Biểu tiến độ thi công

- Bảng dự toán giá dự thầu

Các tài liệu trên sẽ được bộ phận tiếp thị căn cứ vào đặc điểm yêu cầu củacông trình để có sự lựa chọn bố trí hợp lý, đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư

● Về việc lập biện pháp thi công :

Các kĩ sư, kiến trúc sư của phòng kĩ thuật thi công sẽ căn cứ vào thông tin

từ việc khảo sát hiện trường và các yêu cầu kĩ thuật trong hồ sơ mời thầu để tiếnhành kiểm tra lại thiết kế mĩ thuật mà bên mời thầu cung cấp, phát hiện kịp thờinhững bất hợp lý và đưa ra các giải pháp kĩ thuật để điều chỉnh nâng cao uy tíncủa công ty với chủ đầu tư

Trong việc lập biện pháp thi công, các cán bộ phòng kĩ thuật thi công luôn

cố gắng đưa ra các giải pháp bố trí thi công hợp lý và có tính khả thi Đồng thờirút ngắn tiến độ thi công công trình, coi đây là một yếu tố để cạnh tranh

● Công tác xác định giá bỏ thầu

Sau khi đạt tiêu chẩn kĩ thuật thì đến việc xét giá dự thầu của các nhà thầu

và đây là một yếu tố quan trọng quyết định doanh nghiệp có trúng thầu haykhông Vì mục đích của hình thức này đối với chủ đầu tư chủ yếu là tối thiểu hóachi phí giá thành sản phẩm nên trong việc lập giá để đảm bảo sản xuất có lãi vừathắng thầu là điều rất thiết thực đối với một tổ chức xây lắp hay một hãng thầu

Khi tham gia đấu thầu, phòng kế hoạch có nhiệm vụ lập giá dự thầu, dựavào các định mức dự toán xây lắp và đơn giá ca máy của Nhà nước, đơn giánguyên vật liệu tại thời điểm lập hồ sơ của địa phương hay của Ủy ban vật giánhà nước… nhằm đưa ra mức giá có sức cạnh tranh cao Tuy nhiên để giá dựthầu có sức cạnh tranh cao thì nó phải phù hợp với giá xét thầu của chủ đầu tư,

mà giá xét thầu của chủ đầu tư chủ yếu được lập dựa vào giá dự toán xây lắpcông trình trên cơ sở khối lượng công tác xây dựng và định mức đơn giá của nhànước Do vậy để tính toán đơn giá dự thầu cho từng công tác xây lắp, cán bộphòng kế hoạch của công ty đã phải căn cứ vào định mức do nhà nước quy định,

cụ thể:

Trong gói thầu 03 : “Nhà ăn 250 chỗ và nhà nồi hơi thuộc dự án : đầu tư

mở rộng nâng công suất khai trường Bắc Đồng Vông (Tân Dân) công suất500.000 tấn/năm – XN than Hoành Bồ - công ty than Uông Bí – TKV”

Trong bản thuyết minh cơ sở tính toán giá đề xuất bao gồm 4 khoản mục :