kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty xăng dầu khu vực iii

Theo đó, chi nhánh dầu lửa Hải Phòng được hợp nhất vớiCông ty xăng dầu khu vực III và tên gọi là Công ty xăng dầu khu vực III.Cùng với sự chuyển hướng chung của các ngành kinh tế quốc dâ

LỜI MỞ ĐẦU

Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thốngcông cụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điềuhành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Trong cơ chế thị trường các doanhnghiệp muốn tồn tại và phát triển phải chủ động trong công tác tổ chức kinhdoanh và hạch toán kinh tế để thu được hiệu quả cao nhất Việc tổ chức thựchiện hệ thống thông tin kế toán khoa học, hợp lý sẽ góp phần đáng kể vàoviệc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,đồng thời cũng quyết định đến sự thành công hay thất bại của các doanhnghiệp Trong hệ thống thông tin kế toán, kế toán về chi phí, doanh thu và xácđịnh kết quả kinh doanh tại các doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý trongdoanh nghiệp chú trọng đến đầu tiên bởi các thông tin của kế toán về chi phí,doanh thu và kết quả kinh doanh giúp họ có thể đánh giá được thực tế hoạtđộng của doanh nghiệp mình ra sao, để từ đó đưa ra được những quyết địnhchính xác và phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình

Vậy nội dung của kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinhdoanh như thế nào, được áp dụng trong doanh nghiệp ra sao, để cụ thể hóa

hơn em đã lựa chọn nghiên cứu đề tài “Kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty xăng dầu khu vực III”.

PHẦN I: NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA

CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC III 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty xăng dầu khu vực III được thành lập ngày 29 tháng 7 năm

1955 trên cơ sở tiếp quản toàn bộ cơ sở vật chất tại Sở dầu Thượng Lý (kho dầu lớn nhất miền Bắc thời Pháp thuộc được 3 hãng Shell, Caltex, Chocony xây dựng và đưa vào hoạt động từ năm 1904) với tên gọi ban đầu là Tổng kho

xăng dầu mỡ Thượng Lý Hải Phòng trực thuộc Tổng Công ty Bách hóa BộCông thương

Thời kỳ đầu, hầu hết cơ sở vật chất của Sở dầu Thượng Lý tiếp quảnđược từ tay Pháp đều trong tình trạng xuống cấp, hư hỏng không hoạt độngđược cần phải sửa chữa Nhận thức được vị trí quan trọng của xăng dầu trongnền kinh tế quốc dân, Sở dầu đã nhanh chóng được khôi phục lại và đưa vàohoạt động Tổng kho xăng dầu mỡ Thượng Lý trở thành đầu mối duy nhấttiếp nhận xăng dầu từ tàu nước ngoài cung cấp cho công cuộc khôi phục vàxây dựng miền Bắc XHCN Đến năm 1960, Công ty được đổi tên thành Chicục xăng dầu Hải Phòng (trực thuộc Cục xăng dầu Hóa chất), năm 1973 đổitên là Công ty xăng dầu Hải Phòng trực thuộc Tổng Công ty xăng dầu và làmột trong ba công ty đầu mối có nhiệm vụ tiếp nhận và cung ứng cho cáccông ty xăng dầu ở phía sau, trực tiếp cung ứng xăng dầu cho khu vực HảiPhòng và các ngành điện, than ở vùng mỏ Quảng Ninh Năm 1980, TổngCông ty tổ chức lại hệ thống các công ty thành viên hoạt động trong mộtphạm vi rộng lớn hơn, Công ty xăng dầu hải phòng được đổi tên thành Công

ty xăng dầu khu vực III tiếp tục là một đầu mối tiếp nhận xăng dầu và cungcấp cho các công ty khác trong ngành, trung chuyển cho các công ty vật tưphía Bắc, trực tiếp cung ứng cho 3 tỉnh Hải Phòng, Quảng Ninh và Hải Hưng

cũ Đến năm 1983, công ty tiếp nhận thêm một số xí nghiệp xăng dầu khác vàtrở thành một đầu mối tiếp nhận và cung ứng quan trọng của toàn ngành, tổchức kinh doanh cung ứng xăng dầu trên địa bàn 7 tỉnh miền duyên hải từvùng biên giới Đông Bắc đến tận chân đèo Ngang Mặc dù địa bàn quản lýrộng và phức tạp nhưng năm nào công ty cũng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ,khối lượng nhập xuất bình quân trên 700 000 tấn xăng dầu các loại.

Ngày 19/01/1995 Bộ Thương Mại ra quyết định số 52/TM/TCCB hợpnhất Tổng công ty dầu lửa và Tổng công ty xăng dầu thành Tổng Công tyxăng dầu Việt Nam Theo đó, chi nhánh dầu lửa Hải Phòng được hợp nhất vớiCông ty xăng dầu khu vực III và tên gọi là Công ty xăng dầu khu vực III.Cùng với sự chuyển hướng chung của các ngành kinh tế quốc dân, hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty từng bước chuyển dần và hạch toán kinhdoanh theo cơ chế thị trường, không ngừng nâng cấp, cải tạo cơ sở vật chất kỹthuật, đổi mới phong cách và phương thức phục vụ, mở rộng mạng lưới bán lẻxăng dầu và thực sự đủ mạnh để cạnh tranh với các doanh nghiệp kinh doanhxăng dầu khác trong địa bàn khu vực

Công ty đã nhận được nhiều danh hiệu cao quý do Đảng và Nhà nướctrao tặng như: Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân, 1 huân chương laođộng hạng nhất, 3 huân chương lao động hạng 2, …cùng nhiều cờ thưởng thiđua xuất sắc của chính phủ, uỷ ban nhân dân Thành phố Hải Phòng

1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Công ty xăng dầu khu vực III là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộcTổng Công ty xăng dầu Việt Nam, có chức năng: Tổ chức kinh doanh, đảmbảo thỏa mãn các loại xăng dầu và dịch vụ xăng dầu cho các đơn vị kinh tế,quốc phòng và tiêu dùng xã hội trên địa bàn Hải Phòng và khu vực, tổ chứchạch toán quản lý và kinh doanh có lãi trên nguyên tắc bảo toàn và phát triển

vốn được giao, thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước, nâng cao đời sốngcán bộ công nhân viên, xây dựng Công ty ngày càng phát triển Do đó hoạtđộng sản xuất kinh doanh của Công ty có những đặc điểm sau:

1.2.1 Mặt hàng kinh doanh

Các mặt hàng kinh doanh hiện nay là: xăng, dầu diezel các loại, mazutđốt lò, mazut hàng hải, nhiên liệu máy bay Jet A1, dầu hỏa, hơi đốt (gas) vàcác thiết bị dùng gas cho công nghiệp và dân dụng Với lợi thế về vị trí ởthành phố cảng, công ty trực tiếp xây dựng, quản lý và khai thác cảng dầuphục vụ cho công tác tiếp nhận xăng dầu bằng đường biển Ngoài nhiệm vụkinh doanh xăng dầu là mặt hàng chính, công ty còn tổ chức kinh doanh một

số mặt hàng khác mang tính chất kinh doanh phụ và dịch vụ chuyên ngànhbao gồm tiếp nhận, giữ hộ, bảo quản, bơm rót, vận chuyển, kiểm tra, phân tíchcác loại xăng dầu và nhận làm các dịch vụ kỹ thuật chuyên ngành khác, tổchức thu mua các loại xăng dầu, pha chế tái sinh xử lý các loại xăng dầu kémphẩm chất, kiểm định dung tích xe ô tô, làm dịch vụ rửa xe, thay dầu ô tô, xemáy các loại

Do đó, hoạt động kinh doanh của công ty được chia làm ba nhómchính:

+ Kinh doanh xăng dầu chính gồm xăng, diezel, nhiên liệu máy bay JetA1, dầu hỏa, mazut

Công ty nhận hàng theo kế hoạch điều động của ngành Việc hợp tácvới các hãng xăng dầu nước ngoài để tạo nguồn hàng do Tổng công ty đảmnhiệm Giá hàng nhập kho và giá bán ra được qui định thống nhất trong toànngành theo từng khu vực

+ Kinh doanh dầu nhờn, gas hóa lỏng và các thiết bị sử dụng gas:Công ty làm Tổng đại lý bán cho công ty dầu nhờn và công ty gas, hưởng hoahồng đại lý trên doanh số bán ra

+ Sản xuất phụ, kinh doanh dịch vụ hàng giữ hộ, vận tải: Công tyhưởng 100% phần chênh lệch giữa giá mua và giá bán.

1.2.2 Quy trình công nghệ tiếp nhận và cấp phát xăng dầu

Hầu hết các mặt hàng kinh doanh của công ty đều ở dạng thành phẩm,nhập ngoại, dạng lỏng đặc biệt dễ cháy nổ nên hệ thống máy móc, trang thiết

bị, kho tàng, bến bãi,… của công ty được đầu tư và xây dựng phù hợp với mặthàng kinh doanh, đáp ứng công tác giao nhận, bảo quản, dự trữ, cấp phát

Hệ thống kho tàng, thiết bị gồm một số loại chính sau:

+ Kho chứa hàng

+ Hệ thống bể chứa xăng dầu

+ Cầu cảng tiếp nhận xăng dầu

+ Máy bơm xăng dầu các loại

+ Hệ thống đường ống dẫn xăng dầu

+ Dàn xuất xăng dầu

+ Nhà kho chứa dầu phuy, bếp gas và các mặt hàng khác

+ Các cột bơm xăng dầu

+ Hệ thống đường ống bơm nước và các phương tiện cứu hỏa

+ Các phương tiện vận tải đường bộ, đường thủy

Quy trình tiếp nhận và cấp phát xăng dầu:

- Khâu nhập: Các loại xăng dầu được nhập trực tiếp từ tàu nội địa tạicảng Thượng Lý, sau khi làm các thủ tục kiểm tra, giám định để xác định sốlượng và chất lượng theo quy trình, quy chế giao nhận được tàu bơm lên các

bể trụ đứng của tổng kho để tồn chứa, dự trữ và xuất cấp hàng ngày Mỗi loạixăng dầu được chứa vào một bể riêng biệt theo hệ thống đường ống riêng đểđảm bảo phẩm chất và tránh nhầm lẫn khi giao nhận Sau khi nhập và trướckhi xuất, xăng dầu được kiểm tra phân tích chất lượng tại bể chứa, đảm bảochỉ xuất những loại xăng dầu có đủ tiêu chuẩn chất lượng

- Khâu xuất: Xăng dầu được bơm từ bể chứa đến bến xuất đường thủy,đường sắt, đường bộ để giao hàng cho tầu, xà lan, wagon đường sắt, ôtô xitéc.Khách hàng có thể nhận tại kho của mình hoặc trực tiếp đến tổng kho Thượng

Lý nhận hàng bằng phương tiện của khách hàng hoặc thuê phương tiện củacông ty Các cửa hàng của công ty được xe xitéc của đội xe công ty vậnchuyển đến giao hàng tại cửa hàng theo số lượng, chủng loại, thời gian màcửa hàng yêu cầu Các cửa hàng được phép bán buôn, bán lẻ không hạn chếkhối lượng cho các khách hàng trả tiền ngay, trường hợp khác phải có sựđồng ý của giám đốc công ty và cửa hàng phải chịu trách nhiệm thu hồi công

nợ trong thời gian nhanh nhất

1.2.3 Các phương thức bán hàng

Xăng dầu là mặt hàng chiến lược phục vụ cho sản xuất, quốc phòng vàđời sống Tổng công ty xăng dầu và các đơn vị trực thuộc được giao nhiệm vụtiếp nhận và cung ứng mặt hàng này đáp ứng mọi nhu cầu tiêu dùng trong cảnước Để góp phần hoàn thiện tốt nhiệm vụ này, công ty xăng dầu khu vực III

đã nghiên cứu và xây dựng các kênh tiêu thụ với các phương thức bán hàng

đa dạng, linh hoạt đảm bảo lưu thông mạch máu xăng dầu trên khắp địa bàn.Hiện nay, công ty có 19 cửa hàng xăng dầu tại nội, ngoại thành Hải Phòng, 12đại lý ở Hải Phòng, 6 đại lý ở Thái Bình, 2 đại lý ở Hưng Yên và 1 đại lý ởQuảng Ninh Các kênh tiêu thụ của công ty gồm:

- Kênh tiêu thụ trực tiếp (chiếm 80% lượng xăng dầu tiêu thụ của côngty): Công ty trực tiếp bán hàng cho các khách hàng có nhu cầu sử dụng lớntheo phương thức bán buôn tại kho Thượng Lý hoặc bán lẻ tại các cửa hàngbán xăng dầu của công ty

- Kênh tiêu thụ gián tiếp: công ty thông qua các đại lý để cung ứngxăng dầu đến người tiêu dùng Các đại lý nhận hàng từ kho Thượng Lý và

được hưởng hoa hồng Hình thức này chủ yếu được áp dụng với các đại lýxăng dầu ở các huyện ngoại thành hoặc các tỉnh Thái Bình, Hưng Yên.

Tương ứng với 2 kênh tiêu thụ này, công ty phân chia thành 5 hình thứcbán hàng sau:

- Bán buôn trực tiếp

- Bán buôn qua các tổng đại lý

- Bán buôn cho đại lý

- Bán lẻ trực tiếp

- Bán tái xuất

- Bán điều động nội bộ ngành

* Với phương thức bán buôn:

Công ty ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng Căn cứ vào hợp đồng đã

ký kết, khách hàng có thể nhận hàng tại Tổng kho Thượng Lý, tại cửa hànghoặc lấy trực tiếp tại cảng Căn cứ nhu cầu nhận hàng của khách hàng ở từngthời điểm mà cửa hàng lập kế hoạch xin hàng và chuyển hàng cho khách hàngngay tại cảng mà không nhập kho lô hàng đó (bán buôn vận chuyển thẳng)hoặc có thể chuyển hàng cho khách qua bể, bồn chứa (bán buôn qua kho)

* Với phương thức bán lẻ: Nhân viên bán hàng trực tiếp bơm rót cho

khách, đồng thời căn cứ vào lượng hàng xuất qua cột bơm và giá cả tại thờiđiểm bán thu tiền bán hàng

* Bán hàng qua đại lý: Công ty gửi hàng cho cho đại lý bán và trả hoa

hồng cho đại lý, đại lý có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho công ty, hoahồng cho đại lý (chênh lệch giá bán lẻ và giá bán đại lý) được thực hiện làmhai vòng, vòng một trừ ngay trên hóa đơn bán hàng từng lần xuất hàng, vònghai thực hiện khi đại lý thực hiện đủ các yêu cầu về sản lượng bán, thanh toánđúng hạn,…

* Xuất bán tái xuất: bán cho các tàu biển nước ngoài.

* Phương thức xuất bán điều động nội bộ ngành

Với lợi thế địa lý gần cửa biển cùng cơ sở vật chất hiện đại, Công ty làmột trong những đơn vị đầu mối lớn nhất phía Bắc được Tổng công ty xăngdầu Việt Nam cho phép dự trữ hàng hóa xăng dầu và một số mặt hàng khác

để thuận lợi cho việc xuất hàng hóa cho các công ty xăng dầu khác thuộcTổng công ty, đảm bảo hiệu quả kinh doanh Căn cứ vào hợp đồng công tyxuất hàng cho đơn vị mua và tiến hành thanh toán dựa trên hóa đơn xuất bántheo giá do Tổng công ty quy định Các đơn vị có thể thanh toán trực tiếp vớicông ty hoặc thanh toán qua Tổng công ty để bù trừ toàn ngành

1.2.4 Kết quả kinh doanh của Công ty từ năm 2006 – 2008

Để phục vụ cho sản xuất và kinh doanh, lãnh đạo và CBCNV công tybằng sự cố gắng và sáng tạo của mình đã vượt qua mọi khó khăn trở ngạitrong quá trình kinh doanh cũng như sự biến động của thị trường xăng dầutrên thế giới để duy trì sự tồn tại và đưa công ty ngày càng phát triển đứngvững trên thị trường, hoàn thành nhiệm vụ chính trị và các chỉ tiêu kinh tế củangành giao cho Điều này được thể hiện qua các chỉ tiêu trong báo cáo kết quả

kinh doanh của công ty qua 3 năm gần đây (biểu 1.1, trang 9).

Biểu 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty xăng dầu khu vực III

năm 2006 - 2008

1 Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ 1966 767 535 929 2418 636 656 016 3292 009 317 711

2 Giá vốn hàng bán 1916 788 245 883 2361 104 493 954 3211 363 612 215

3 Lợi nhuận gộp về bán hàng, cung cấp DV 49 979 290 046 57 532 162 062 80 645 705 496

4 Doanh thu hoạt động tài chính 196 613 766 319 776 723 261 581 159

7 Chi phí quản lý doanh nghiệp

8 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 582 023 306 1505 098 946 26 004 471 867

9 Thu nhập khác 680 377 191 1582 455 895 3263 664 408

10 Chi phí khác 93 980 793 725 509 526 312 591 602

11 Lợi nhuận khác 586 396 398 856 946 369 2951 072 806

12 Tổng lợi nhuận trước thuế 1168 419 704 2362 045 315 28 955 544 673

13 Chi phí thuế TNDN hiện hành 1277 183 486 1716 768 122 1524 018 026

14 Chi phí thuế TNDN hoãn lại

15 Lợi nhuận sau thuế (108 763 782) 645 277 193 27 431 526 647

(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty xăng dầu KVIII)

Qua số liệu ở bảng 1.2 ta thấy doanh thu của công ty không ngừng tăngqua các năm Năm 2006, doanh thu đạt 1.966.767.535.929đ, năm 2007 đạt2.418.636.656.016đ tăng 22.9% so với năm 2006 Năm 2008, đạt3.292.009.317.711đ, tăng 67.4% so với năm 2006 và 36.1% so với năm 2007.Đồng thời với sự gia tăng về doanh thu là sự gia tăng về các khoản mục chiphí về cả giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí lãi vay Sở dĩ như vậy là do ảnhhưởng của cuộc khủng hoảng tài chính thời gian vừa qua cũng như sự biếnđộng giá xăng dầu trên thế giới, đặc biệt là năm 2006, 2007 làm tăng giá nhậptrong khi khung giá bán lại do Nhà nước quy định, mặc dù đã có điều chỉnh

nhưng chưa đủ mức và kịp thời, gây khó khăn cho toàn ngành Bên cạnh đó,một số khách hàng lớn như khách hàng khối sông biển, khối sản xuất ximăng, sắt thép gặp khó khăn về tài chính, do đó tiến độ mua hàng và thanhtoán với công ty chậm, mức dư nợ lớn Năm 2006, tổng lợi nhuận trước thuếcủa công ty đạt 1168.419.704đ, năm 2007: 2362.045.315đ, năm 2008 đạt:28955.544.673đ Lợi nhuận của công ty tuy có tăng so với các năm song chưacao, Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu rất thấp, năm 2008 mới đạt 0,88% Do

đó, trong những năm tới, công ty cần xem xét đánh giá lại công tác quản lýchi phí tại đơn vị nhằm giảm bớt chi phí góp phần đẩy nhanh tốc độ tăng củalợi nhuận

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được xây dựng và đổi mới phù hợpvới đặc điểm quản lý, hạch toán kinh doanh của Tổng công ty Hiện nay, bộmáy tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng

(theo sơ đồ 1.1, trang 11):

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC NỘI CHÍNH PHÓ GIÁM ĐỐC

KỸ THUẬT

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty xăng dầu khu vực III

- Giám đốc: là người đứng đầu công ty, đại diện toàn quyền của công

ty trong mọi hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật và TổngCông ty về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, trực tiếp phụ trách côngtác tổ chức cán bộ, công tác tài chính, trực tiếp làm trưởng ban giá, trưởngban chống tham nhũng và buôn lậu của Công ty

- Phó giám đốc: giúp giám đốc trên từng mặt công tác, cụ thể:

+ Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách và chịu trách nhiệm về công tácquản lý kỹ thuật, vật tư

+ Phó giám đốc nội chính: Phụ trách khối nội chính, trực tiếp chỉ đạo

và chịu trách nhiệm về công tác thanh tra, bảo vệ, hành chính, lao động tiềnlương, công tác thi đua, khen thưởng, đoàn thể quần chúng

- Các Phòng nghiệp vụ: giúp việc cho giám đốc (phó giám đốc) vềtừng mặt công tác trong đó trưởng phòng là người chịu trách nhiệm trướcgiám đốc công ty về phần nghiệp vụ của Phòng được giao, có trách nhiệmhướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về kỹ thuật, nghiệp vụtheo chức năng, nhiệm vụ của phòng

PHÒNG HÀNH CHÍNH

PHÒNG

TỔ CHỨC

PHÒNG KINH DOANH XĂNG DẦU

PHÒNG KINH DOANH GAS

PHÒNG

KẾ TOÁN

PHÒNG KỸ THUẬT

19 CỬA HÀNG XĂNG DẦU

ĐỘI BẢO

VỆ CỨU HỎA

Mối quan hệ giữa các phòng là bình đẳng, hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau

để hoàn thành nhiệm vụ được giao Bao gồm 7 phòng nghiệp vụ:

+ Phòng quản lý kỹ thuật

+ Phòng tin học

+ Phòng kinh doanh xăng dầu

+ Phòng kinh doanh gas

+ Phòng kế toán tài chính

+ Phòng tổ chức cán bộ, lao động tiền lương

+ Phòng hành chính quản trị

- Khối các đơn vị trực thuộc bao gồm:

+ Tổng kho xăng dầu Thượng Lý

+ Trung tâm gas dầu mỡ nhờn

+ Đội xe

+ Đội bảo vệ, cứu hỏa

- Khối các cửa hàng bán lẻ: gồm 19 cửa hàng trên địa bàn TP HảiPhòng

+ Cửa hàng xăng dầu Hải Phòng

+ Cửa hàng xăng dầu Thượng Lý

+ Cửa hàng xăng dầu Quán Toan

+ Cửa hàng xăng dầu Trúc Sơn

+ Cửa hàng xăng dầu Đại Bản

+ Cửa hàng xăng dầu Thủy Tinh

+ Cửa hàng xăng dầu Lê Lai

+ Cửa hàng xăng dầu Lạch Tray

+ Cửa hàng xăng dầu Đổng Quốc Bình

+ Cửa hàng xăng dầu Tam Bạc

+ Cửa hàng Gas Chợ Sắt

+ Cửa hàng xăng dầu Đồ Sơn

+ Cửa hàng xăng dầu Quán Trữ

+ Cửa hàng xăng dầu Kiến An

+ Cửa hàng xăng dầu An Tràng

+ Cửa hàng xăng dầu Tiên Lãng

+ Cửa hàng xăng dầu Vĩnh Bảo

+ Cửa hàng xăng dầu Minh Đức

+ Trạm vận chuyển kinh doanh xăng dầu đường thủy

Đây là những bộ phận trực tiếp quản lý, điều hành và tổ chức thực hiệncác nhiệm vụ kinh doanh được giao Tổ chức có hiệu quả các hoạt động sảnxuất kinh doanh, dịch vụ trên nguyên tắc phục vụ kinh doanh chính và có lãi.Tham mưu đề xuất với giám đốc các vấn đề về tổ chức sản xuất, kinh doanh,dịch vụ của bộ phận

Về số lượng và chất lượng lao động công ty đã có những tiến bộ rõ rệt,tổng số CBCNV trong công ty hiện nay là 615 người trong đó số người cótrình độ đại học là: 150 người, cao đẳng: 105 người, công nhân kỹ thuật: 300người Công ty đã mạnh dạn bố trí sắp xếp những cán bộ trẻ có năng lực vàocác phòng, ban, đơn vị chủ chốt, dây chuyền sản xuất cho phù hợp, cử cácCBCNV có năng lực đi học thêm để nâng cao nghiệp vụ, ngoại ngữ

1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

1.4.1 Chức năng, nhiệm vụ

Phòng kế toán công ty có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp cácthông tin về tài sản, nguồn vốn và sự vận động của chúng phục vụ cho côngtác quản lý, tham mưu giúp việc cho giám đốc giám sát, quản lý, điều hành tàichính và cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty Hướng dẫn, kiểm tra các phòng

ban, các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng quy định của ngành, của Nhà nước

về chế độ kế toán, tài chính, thống kê

Nhiệm vụ của Phòng kế toán:

- Tổ chức công tác hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm, tính chất sảnxuất kinh doanh của công ty trên cơ sở chế độ kế toán doanh nghiệp của ViệtNam và các quy định về hạch toán hiện hành của Tổng công ty xăng dầu ViệtNam

- Ghi chép, tính toán chính xác, đầy đủ, trung thực, kịp thời các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh cũng như tình hình vốn, tài sản hiện có, tình hình luânchuyển, sử dụng chúng và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tàichính, chế độ phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, kiểmtra việc thực hiện, giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, kinhphí

- Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và thu thập kịp thời, đầy đủ toàn bộchứng từ kế toán của công ty Hướng dẫn các bộ phận liên quan, các đơn vịtrực thuộc thực hiện tốt chế độ ghi chép, thống kê, luân chuyển chứng từ vàcác nghiệp vụ kế toán

- Cung cấp số liệu, tài liệu, thông tin kinh tế cho việc điều hành sản xuấtkinh doanh, tổng hợp, phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính của công ty,tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý kinh doanh nhằm khaithác có hiệu quả mọi tiềm năng, thế mạnh của công ty, nâng cao hiệu quả sảnxuất kinh doanh của công ty

1.4.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Phòng kế toán gồm có 13 người, đứng đầu là kế toán trưởng Các nhânviên kế toán đều có trình độ đại học, cao đẳng Bộ máy kế toán của Công tyđược tổ chức như trên sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty xăng dầu khu vực III

- Kế toán trưởng: có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, phụ trách chung

về mọi công việc của Phòng, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty vềcông tác kế toán, thống kê, tài chính chung toàn công ty

- Phó phòng kế toán: giúp việc cho kế toán trưởng, có trách nhiệm hướngdẫn các nhân viên kế toán về công tác hạch toán kế toán

- Kế toán tổng hợp (01 người): tập hợp tài liệu của các kế toán từng phầnhành, lập các bảng kê, bảng phân bổ, lập các báo cáo kế toán định kỳ

- Một kế toán ngân hàng: theo dõi và thực hiện các giao dịch giữa công

NGÂN

HÀNG

KẾ TOÁN BÁN HÀNG

KẾ TOÁN CÔNG NỢ

KẾ TOÁN CHI PHÍ

KẾ TOÁN TSCĐ

VÀ XDCB

KẾ TOÁN KHO HÀNG

THỦ QUỸ

KẾ TOÁN CÁC ĐƠN VỊ

TRỰC THUỘC

KẾ TOÁN CÁC CỬA HÀNG

BÁN LẺ

- Một kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng: theo dõi việc bán hàng

và thanh toán với từng khách hàng

- Ba kế toán công nợ: theo dõi các khoản công nợ của khách hàng, cửahàng và nội bộ ngành

- Hai kế toán chi phí: theo dõi và tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh trongquá trình hoạt động kinh doanh của công ty

- Một kế toán kho hàng: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của hànghóa

- Một kế toán TSCĐ và XDCB: Theo dõi và phản ánh tình hình tăng,giảm và trích khấu hao tài sản cố định, theo dõi, tập hợp các khoản chi đầu tưxây dựng cơ bản

- Một thủ quỹ: thực hiện thu chi và theo dõi các khoản thu, chi, tồn quỹtiền mặt của công ty

Mỗi đơn vị trực thuộc của công ty đều có một kế toán viên thực hiệnviệc lập chứng từ ban đầu của các nghiệp vụ phát sinh, sau đó định kỳ lậpbảng kê tổng hợp chứng từ theo từng loại nghiệp vụ gửi về phòng kế toáncông ty

Mỗi bộ phận, mỗi phần hành kế toán tuy có chức năng và nhiệm vụriêng song giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vichức năng và quyền hạn của mình

1.5 Đặc điểm công tác hạch toán kế toán

1.5.1 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

Việc hạch toán kế toán tại công ty được thực hiện theo chế độ kế toánngành xăng dầu do Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam xây dựng trên cơ sở vàtuân thủ các quy định của Chế độ kế toán kế toán doanh nghiệp ban hành theoQuyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp và đã được Bộ tài chính chấpthuận tại công văn số 956/BTC-CĐKT ngày 18/01/2007 về việc “Chấp thuậnchế độ kế toán đối với Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam”

Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi sổ kế toán là ĐồngViệt Nam, trong trường hợp có phát sinh ngoại tệ sẽ được chuyển đổi theo tỷgiá hạch toán quy định của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam

Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thườngxuyên, tính trị giá hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp nhập trước xuấttrước Đối với tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình ghi nhậntheo nguyên giá và thực hiện khấu hao theo phương pháp đường thẳng

1.5.2 Hệ thống chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty được thực hiện theo quy định

về chứng từ kế toán của Luật Kế toán và chế độ chứng từ kế toán của Chế độ

kế toán doanh nghiệp hiện hành, đồng thời tuân thủ theo chế độ chứng từ kếtoán của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam

Do công ty xăng dầu KVIII là một doanh nghiệp có quy mô vừa vớinhiều đơn vị, cửa hàng phụ thuộc hoạt động trên một địa bàn tương đối rộngnên công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán Mọinghiệp vụ kinh tế phát sinh (phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổsách kế toán và hệ thống báo cáo) đều được thực hiện ở phòng kế toán, tuynhiên có phân tán nghiệp vụ xuống đơn vị trực thuộc, các cửa hàng Các đơn

vị trực thuộc lập chứng từ và kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán các nghiệp vụphát sinh Tại các cửa hàng công việc kế toán chỉ giới hạn trong việc lậpchứng từ ban đầu của các nghiệp vụ phát sinh, sau đó định kỳ lập bảng kêtổng hợp chứng từ theo từng loại nghiệp vụ gửi về phòng kế toán công ty để

phòng kế toán tiến hành hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết và lập các báocáo quyết toán của công ty

1.5.3 Hệ thống tài khoản kế toán

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ngành xăng dầu do Tổngcông ty xăng dầu Việt Nam xây dựng dựa trên quyết định 15/2006QĐ-BTCngày 20/03/2006 Việc áp dụng hệ thống tài khoản này vào công tác hạch toánđược thực hiện theo nguyên tắc: Nhà nước quản lý các tài khoản cấp 1 và tàikhoản cấp 2, Tổng công ty quy định quản lý nhóm tài khoản cấp 3, công tychỉ được phép mở thêm từ tài khoản cấp 4 (đối với các tài khoản Tổng Công

ty chưa quy định trong hệ thống tài khoản) để theo dõi cho phù hợp với đặcđiểm kinh doanh của đơn vị

1.5.4 Hệ thống sổ kế toán

Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và tuân thủ các quyđịnh về sổ kế toán áp dụng cho Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, do đó hệthống sổ kế toán của Công ty bao gồm:

+ Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái, sổ nhật ký

+ Sổ kế toán chi tiết

+ Bảng chi tiết số phát sinh

+ Bảng cân đối tài khoản

Trình tự ghi sổ kế toán được thể hiện như trên sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung

Hàng ngày kế toán tiến hành cập nhật chứng từ và xử lý dữ liệu trênmáy tính:

- Đối với các chứng từ do bộ phận kế toán phát hành như phiếu thu,phiếu chi, phiếu kế toán,… cập nhật vào máy tính theo yêu cầu thiết kế củaphần mềm kế toán

- Đối với các chứng từ ngoại lai hoặc chứng từ do bộ phận khácchuyển đến dưới dạng dữ liệu điện tử như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,hóa đơn bán hàng,… kế toán tiến hành kiểm tra các yếu tố của chứng từ, cậpnhật bổ sung dữ liệu kế toán và định khoản kế toán cho các chứng từ

- Cùng với việc định khoản, máy tự động cập nhật số liệu vào các sổ

kế toán liên quan Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, kế toán chỉ cần chọn loại sổcần dùng, xác định thời gian cần tập hợp số liệu và in ra sổ Định kỳ kế toán

in các sổ chi tiết, đối chiếu với các bộ phận liên quan, ký xác nhận vào sổ chitiết hoặc bảng kê chi tiết để phân định trách nhiệm quản lý của các phần hành

kế toán

- Cuối tháng kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra, đối chiếu các nhật

ký, bảng kê, bảng cân đối phát sinh do các phần hành kế toán chi tiết chuyểnđến, lập Bảng cân đối phát sinh chi tiết, bảng cân đối tài khoản để lưu trữ thay

Sổ quỹ

Sổ cái

Bảng cân đốitài khoản

Báo cáo tàichínhBảng chi tiết số

phát sinh

sổ cái hàng tháng đồng thời tiến hành đối chiếu, rút số dư các tài khoản, lậpbáo cáo theo chế độ Cuối năm tài chính in các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản đểphục vụ cho việc lưu trữ và kiểm tra đối chiếu.

1.5.5 Hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo tại Công ty bao gồm:

- Hệ thống báo cáo tài chính: là các báo cáo theo quy định của chế độ

kế toán doanh nghiệp Đơn vị phải nộp cho các cơ quan quản lý và TổngCông ty theo thời gian quy định

- Hệ thống báo cáo quản trị: là hệ thống báo cáo phục vụ công tác quảntrị nội bộ Công ty, Tổng Công ty, bao gồm: Báo cáo chi tiết kết quả hoạt độngkinh doanh, báo cáo chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, báo cáo tiêuthụ, báo cáo quỹ tiền lương, báo cáo nhập - xuất - tồn kho hàng hóa,…

- Hệ thống báo cáo kiểm kê: Báo cáo kiểm kê vốn bằng tiền, báo cáokiểm kê xăng dầu tồn kho, báo cáo kiểm kê nguyên vật liệu, báo cáo kiểm kêgiá trị TSCĐ, …

Các báo cáo quản trị và báo cáo kiểm kê Công ty phải lập và nộp vềTổng Công ty bằng văn bản đồng thời với gửi các File báo cáo tương ứngtheo cấu trúc vào địa chỉ do Tổng Công ty quy định

PHẦN II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ, DOANH THU

VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC III 2.1 Kế toán chi phí kinh doanh tại Công ty

2.1.1 Nội dung và phân loại chi phí kinh doanh tại Công ty

Do đặc điểm tổ chức kinh doanh cua Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam,Văn phòng Tổng công ty là đầu mối duy nhất chịu trách nhiệm tạo nguồnhàng hóa xăng dầu và giao cho các đơn vị bán ra theo phương thức xuất bánnội bộ, các đơn vị không được tự ý khai thác nguồn hàng xăng dầu bên ngoài

để bán Các chi phí phát sinh liên quan đến việc tạo nguồn hàng của TổngCông ty được hạch toán vào giá vốn hàng hóa, các chi phí phát sinh trong việcđưa hàng đến các Công ty, chi nhánh, đơn vị trực thuộc là chi phí bán hàngcủa Tổng Công ty và được Tổng công ty giao cho các đơn vị trong kế hoạchtài chính hàng năm Các chi phí phát sinh tại các đơn vị chủ yếu là chi phí đểthực hiện nhiệm vụ bán hàng Do đó, việc hạch toán chi phí tại Công ty xăngdầu khu vực III cũng giống như các đơn vị khác thuộc TCTXDVN đều tậphợp chung chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành “chi phíbán hàng và quản lý doanh nghiệp”, sử dụng tài khoản 641 “Chi phí bánhàng” để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, không sử dụng tài khoản 642

“Chi phí quản lý doanh nghiệp”

Thực hiện Chế độ kế toán áp dụng tại Tổng Công ty xăng dầu ViệtNam ban hành theo quyết định số 049/XD-QĐ-HĐQT ngày 13/02/2008 củaTổng Công ty xăng dầu Việt Nam, chi phí chi phí kinh doanh của Công tyđược phân loại thành 17 khoản mục chi phí:

- Chi phí tiền lương: Chi phí tiền lương được xác định trên cơ sở định

mức lao động và đơn giá tiền lương do HĐQT Tổng Công ty giao theo kế

hoạch hàng năm Trên cơ sở đơn giá tiền lương được giao đơn vị xác địnhquỹ lương và hạch toán tạo nguồn quỹ tiền lương của đơn vị ghi vào Bên CóTK334.

- Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn và

kinh phí khác: Bao gồm các khoản chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,

bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn Công ty phải trích nộp theo quyđịnh của Nhà nước, không bao gồm phần thuộc trách nhiệm người lao độngphải nộp

- Chi phí công cụ, dụng cụ và bao bì: Bao gồm các loại tài sản dùng

trong kinh doanh không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ theo quy định hiện hành

- Chi phí khấu hao TSCĐ

- Chi phí sửa chữa TSCĐ: Bao gồm cả chi phí sửa chữa lớn TSCĐ và

chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ thực tế phát sinh trong kỳ

- Chi phí nguyên liệu, vật liệu

- Chi phí bảo quản: Là những chi phí phát sinh trong quá trình bảo quản

hàng hóa trong các khâu nhập, xuất, tồn, chứa và bán hàng nhằm giữ gìnphẩm chất mặt hàng xăng dầu, bảo vệ an toàn kho xăng dầu, cảng dầu, đườngống dẫn dầu, cửa hàng xăng dầu Khoản mục chi phí này được tập hợp từ cáckhoản mục chi phí sau:

+ Chi phí giữ gìn phẩm chất xăng dầu

+ Chi phí chống hư hao, tổn thất hàng hóa, chi phí chống nóng, phònghỏa, đảo kho, vệ sinh kho tàng, súc rửa bồn bể

+ Chi phí bảo vệ an toàn kho tàng, bảo quản an toàn xăng dầu, bảo vệđường ống, thuê kho, bốc xếp, …

- Chi phí vận chuyển: Là các chi phí phát sinh trong quá trình vận

chuyển hàng hóa, bao gồm cả chi phí vận chuyển từ kho đầu mối về kho

Công ty, vận chuyển hàng hóa đến các cửa hàng bán lẻ, vận chuyển chokhách hàng theo hợp đồng và vận chuyển nội bộ khác.

- Chi phí bảo hiểm: Bao gồm bảo hiểm hàng hóa vận chuyển nội địa,

bảo hiểm tài sản, bảo hiểm thiên tai, bảo hiểm an toàn cho người lao động,…

- Chi phí hoa hồng, môi giới, hỗ trợ bán hàng và bảo hành sản phẩm

hàng hóa: Bao gồm chi phí hoa hồng trả cho đại lý, tổng đại lý , chi phí môi

giới bán hàng cho Công ty, chi phí đầu tư tiếp thị bán hàng theo Quy chế đầu

tư hỗ trợ bán hàng của Tổng Công ty, chi phí bảo hành sản phẩm

- Chi phí đào tạo, tuyển dụng: Bao gồm các khoản chi phí cho việc đào

tạo mới, đào tạo lại chuyên môn kỹ thuật cho người lao động, đào tạo nângcao trình độ nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu quản lý mới và các chi phí phátsinh cho quá trình tuyển dụng lao động vào làm việc tại Công ty

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm chi phí điện, nước, điện thoại,

chi phí thuê kiểm toán, chi phí mua ngoài khác

- Chi phí văn phòng và chi phí công tác: Bao gồm các khoản chi phí

phục vụ công tác kinh doanh, công tác hành chính văn phòng của bộ máyquản lý, và các khoản thưởng sáng kiến cải tiên kỹ thuật, thưởng tăng năngsuất, thưởng tiết kiệm vật tư, …

- Chi phí dự phòng: Bao gồm chi phí dự phòng phải thu khó đòi, và

trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm

- Chi phí theo chế độ cho người lao động: Là các khoản chi cho người

lao động theo chế độ, bao gồm:

+ Chi ăn ca

+ Chi cho lao động nữ theo quy định

+ Chi trợ cấp thôi việc, mất việc cho người lao động khi thiếu quỹ dựphòng trợ cấp mất việc làm

+ Chi phí khám sức khỏe cho CBCNV, chi bảo hộ lao động, …

- Chi phí quảng cáo, tiếp thị và giao dịch: Là các chi phí phát sinh cho

việc chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp tân, khánh tiết, giao dịch, đốingoại và các loại chi phí khác

- Chi phí thuế, phí và lệ phí : Bao gồm các khoản thuế, phí, lệ phí phải

nộp theo quy định của Nhà nước và các khoản phí, lệ phí phát sinh khác nhưtiền thuê đất xây dựng các cửa hàng bán lẻ, tiền thuê kho bãi, cầu cảng, …

2.1.2 Hạch toán giá vốn tại Công ty

- Trị giá vốn hàng hóa (theo giá hạch toán)

- Các khoản hao hụt mất mát trong định mức

- Xăng dầu là mặt hàng chiến lược do Nhà nước quản lý, Tổng công ty

là đầu mối nhập khẩu duy nhất, sau đó sẽ điều động đến các công ty thànhviên, Vì vậy giá vốn (giá hạch toán) sẽ là giá hạch toán hàng tồn kho do tổngcông ty quy định thống nhất toàn ngành Mức giá vốn có thể được Tổng công

ty thay đổi theo từng kỳ quyết toán cho phù hợp với giá mua (giá nhập)

Khi hàng hóa được xuất bán, kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng ghi:

Nợ TK 63211: Giá vốn hàng hóa

Có TK 15611: Giá hạch toán (giá trị hàng bán theo giá hạch toán)

Cuối tháng xác định giá trị hàng xuất kho theo phương thức nhập trước,xuất trước:

+ Nếu giá vốn hàng bán xác định lại theo giá gốc lớn hơn giá trị đãhạch toán trong kỳ thì phần chênh lệch ghi:

Nợ TK 63211: Giá vốn hàng hóa (số chênh lệch)

Có TK 15612: Chênh lệch giá gốc và giá hạch toán

+ Nếu giá vốn hàng bán xác định lại theo giá gốc nhỏ hơn giá trị đãhạch toán trong kỳ thì phần chênh lệch ghi:

Nợ TK 15612: Chênh lệch giá gốc và giá hạch toán

Có TK 63211: Giá vốn hàng hóa (số chênh lệch)

- Xăng dầu có đặc tính chung là ở dạng lỏng, dễ bay hơi, dễ cháy nên

có sự chênh lệch khối lượng hàng nhập vào, xuất ra Khi xuất hàng cho khách

sẽ bơm và ghi trên hóa đơn bán hàng đúng số thực tế khách yêu cầu và phảithanh toán Còn về phía công ty, phòng kỹ thuật sẽ quy đổi lượng hao hụtxăng dầu thực tế xuất bán theo thể tích V15oC theo quy định của Tổng công

ty Khối lượng xăng dầu tính theo thể tích này sẽ là căn cứ để tính giá vốnhàng xuất bán

Ví dụ như trong hóa đơn bán hàng tại biểu 2.1, trang 28, kế toán hạchtoán giá vốn như sau:

- Khi phát sinh chi phí thực tế của hoạt động kinh doanh dịch vụ, ghi:

Nợ TK 1542: Chi phí dịch vụ dở dang – chi tiết theo khoản mục phí

- Cuối kỳ, kết chuyển chi phí kinh doanh dịch vụ, ghi:

Nợ TK 63213: Giá vốn cung cấp dịch vụ

Có TK 1542: Chi phí dịch vụ dở dang

Cuối quý khi xác định kết quả kinh doanh, giá vốn hàng hóa, dịch vụ sẽđược chuyển sang TK 91111 - Kết quả hoạt động kinh doanh hàng hóa , TK

91113 - Kết quả kinh doanh dịch vụ

Đồng thời với việc định khoản kế toán trên phần mềm máy tính sẽ tựđộng chuyển số liệu vào các sổ chi tiết TK 63211, sổ chi phí TK 1542, sổ cái

TK 63211, TK 63213, TK 1542 đồng thời tổng hợp số liệu về giá vốn theotừng mặt hàng, từng phương thức xuất để ghi vào các bảng kê xuất bán và cácbáo cáo có liên quan

Biểu 2.1: Mẫu hóa đơn bán hàng của công ty xăng dầu khu vực III

Mã số thuế: 0200 1 20833-1 Chứng từ số: KV3001100-50-1298

Mã đơn vị: 11003300 Tel: 031.850533 Có giá trị đến ngày:

Số TK: 0031 00 0001560 Mã xuất : 50 - Xuất bán buôn trực tiếp

Ngân hàng: Ngoại thương Hải Phòng Mã nguồn: 20 Tổng công ty

Đơn vị mua: Sư đoàn 363 – QCPK không quân Người nhận hóa đơn: Phan Anh

Mã đơn vị:

Địa chỉ: Phường Nam Sơn, Kiến An, Hải Phòng Số hợp đồng: 03/HĐMB 2009

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

3 Lệ phí xăng dầu: 500đ/lít 2 005 000

4 Tổng cộng tiền thanh toán 42 008 756 VNĐ

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi hai triệu tám nghìn bẩy trăm năm sáu đồng.

Người lập phiếu Người vận chuyển Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty xăng dầu khu vực III)

Mẫu số: 02

Ký hiệu: KV3/2007T Số: 007173

Biểu 2.2.: Sổ chi tiết TK 63211 (trích)

TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM

CÔNG TY XĂNG DẦU KV3

SỔ CHI TIẾT TÙY CHỌN KẾ TOÁN

MÃ VỤ VIỆC

TÊN KHÁCH

HH2 54-001 01/03/2009 Xăng không chì Mogas 92 13 890 072 63211 15611

HH2 54-002 01/03/2009 Xăng không chì Mogas 95 2 181 015 63211 15611

HH2 54-003 01/03/2009 Xăng không chì Mogas 92 898 065 63211 15611

HH2 54-003 01/03/2009 Xăng không chì Mogas 92 25 744 530 63211 15611

Ngày lập

(Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty xăng dầu KVIII)

Biểu 2.3.: Sổ cái TK 63211

TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM

CÔNG TY XĂNG DẦU KV3

SỔ CÁI TÀI KHOẢN 63211: GIÁ VỐN HÀNG HÓA

Từ ngày: 01/03/2009 Đến ngày 31/03/2009

ĐẦU KỲ 317 189 509 857

Đơn vị tính: VNĐ PHÁT SINH PS NỢ PS CÓ TK DU

(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty xăng dầu KVIII)

Biểu 2.4 : Sổ cái TK 1542

TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM

CÔNG TY XĂNG DẦU KV3

SỔ CÁI TÀI KHOẢN 1542: CHI PHÍ DỊCH VỤ DỞ DANG

Từ ngày: 01/03/2009 Đến ngày 31/03/2009

ĐẦU KỲ 73 296 250

Đơn vị tính: VNĐ PHÁT SINH PS NỢ PS CÓ TK DU

(Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty xăng dầu KVIII)

Biểu 2.5 : Sổ cái TK 63213

TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM

CÔNG TY XĂNG DẦU KV3

SỔ CÁI TÀI KHOẢN 63213: GIÁ VỐN CUNG CẤP DỊCH VỤ

Từ ngày: 01/03/2009 Đến ngày 31/03/2009

ĐẦU KỲ

Đơn vị tính: VNĐ PHÁT SINH PS NỢ PS CÓ TK DU

(Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty xăng dầu KVIII)

2.1.3 Kế toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp tại Công ty

Theo quy định của TCTXDVN, chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp được tập hợp chung trên khoản 641 “Chi phí bán hàng” để hạchtoán các nghiệp vụ phát sinh, không sử dụng tài khoản 642 “Chi phí quản lýdoanh nghiệp” Như vậy TK 641 – chi phí bán hàng của công ty gồm có cáckhoản mục chi phí như đã trình bày trong phần 2.1.1, trang 21

Kết cấu TK 641 như sau:

Bên Nợ: Phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh trong kỳ

Bên Có:

- Phản ánh các khoản làm giảm chi phí

- Kết chuyển sang TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

TK 641 được chi tiết theo từng loại hình kinh doanh và khoản mục chiphí:

TK 6411: Hàng hóa

TK 6413: Dịch vụ

TK 6419: Chi phí bán hàng chung

Các TK này còn được bổ trợ bởi một bộ mã để theo dõi chi tiết từngkhoản mục chi phí như trong biểu 2.6, trang 32:

Biểu 2.6: Bảng mã hóa theo loại hình kinh doanh và khoản mục chi phí

áp dụng trong hạch toán kế toán tại công ty xăng dầu khu vực III

IV Các khoản mục chi phí

- Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ& KP khác 02

- Chi phí công cụ, dụng cụ & bao bì 03

- Chi phí nguyên liệu vật liệu 06

- Chi phí hoa hồng môi giới, hỗ trợ bán

hàng và bảo hành sản phẩm hàng hóa

10

- Chi phí văn phòng và chi phí khác 13

- Chi phí theo chế độ người lao động 15

- Chi phí quảng cáo, tiếp thị & giao dịch 16

(Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Xăng dầu khu vực III)

Việc theo dõi và hạch toán chi phí kinh doanh tại Công ty do kế toánchi phí đảm nhận dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng Chi phí bánhàng liên quan trực tiếp đến loại hình kinh doanh nào thì hạch toán trực tiếpvào loại hình kinh đó theo khoản mục chi phí Đối với kinh doanh hàng hóa,tập hợp vào TK 6411, kinh doanh dịch vụ tập hợp vào TK 6413 Đối với cáckhoản chi phí bán hàng không thể phân biệt để tập hợp trực tiếp theo loại hìnhkinh doanh thì tập hợp chung vào tài khoản 6419 “chi phí bán hàng chung”,cuối kỳ phân bổ cho các loại hình kinh doanh liên quan và kết chuyển sang

TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

Ví dụ, đối với kinh doanh xăng dầu chính, các chi phí hợp lý phát sinhtrong quá trình bán hàng, căn cứ vào nội dung của từng khoản mục phí, kếtoán định khoản:

Nợ TK 6411: chi tiết theo từng mã khoản mục phí

Nợ TK 1331 (nếu có)

Có TK 1111, 1121, 3311, 33888, …

Chẳng hạn, ngày 20/03/2009, cửa hàng xăng dầu Quán Toan thanh toánchi phí sửa chữa cột bơm xăng dầu, số tiền là 6.600.000 đồng (thuếVAT10%), kế toán định khoản:

TK 6419

Biểu 2.7: Sổ chi phí TK 6411 – CPBH&QLDN: KD hàng hóa (trích)

TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM

CÔNG TY XĂNG DẦU KV3

PB 01 31/03/2009 Phân bổ 6419-6411, CCDC 21 229 119 6419

04 Chi phí khấu hao TSCĐ 1 574 554 638

CN06 200 31/03/2009 PB KH TSCĐ Quý I/09 cho khối CH 914 105 218 21411

201 31/03/2009 PB KH TSCĐ Quý I/09 cho khối CH 407 805 152 21412

202 31/03/2009 PB KH TSCĐ Quý I/09 cho khối CH 20 080 352 21413

203 31/03/2009 PB KH TSCĐ Quý I/09 cho khối CH 12 725 000 21435

PB 204 31/03/2009 PB 6419-6411, Khấu hao TSCĐ 219 838 916 6419

05 Chi phí sửa chữa TSCĐ 711 511 873

NH2 042 03/03/2009 trả tiền sửa chữa hệ thống ATS kho 3 40 940 000 1121 CN01 075 07/03/2009 Lê An ttt tạm ứng sửa hệ thống ATS 19 000 000 141 CN06 24

(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty xăng dầu KVIII)

Biểu 2.8: Sổ cái TK 6411 – CPBH&QLDN: KD hàng hóa

TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM

CÔNG TY XĂNG DẦU KV3

SỔ CÁI TÀI KHOẢN 6411: HÀNG HÓA

(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty xăng dầu KVIII)

Biểu 2.9: Sổ chi phí TK 6419 – Chi phí bán hàng chung (trích)

TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM

CÔNG TY XĂNG DẦU KV3

SỔ CHI PHÍ

04 Chi phí khấu hao TSCĐ 1 511 036 418

CN06 200 31/03/2009 PBKHTSCĐ Quý I/09cho văn phòng CTy 16 593 946 21411 CN06 200 31/03/2009 PB KH TSCĐ Quý I/09 cho Tổng kho 1 330 576 032 21411 CN06 201 31/03/2009 PBKHTSCĐ Quý I/09cho văn phòng CTy 33 755 284 21412 CN06 201 31/03/2009 PB KH TSCĐ Quý I/09 cho Tổng kho 21 338 258 21412 CN06 202 31/03/2009 PBKHTSCĐ Quý I/09cho Tổng kho 17 225 479 21413 CN06 203 31/03/2009 PBKHTSCĐ Quý I/09cho văn phòng CTy 64 813 880 21414 CN06 204 31/03/2009 PBKHTSCĐ Quý I/09cho văn phòng CTy 26 733 539 21435

05 Chi phí sửa chữa TSCĐ 1 052 166 764

CN06 182 31/03/2009 Bảo dưỡng đường ống cửa hàng, bể S1 46 026 676 33123 CN06 183 31/03/2009 Thanh toán chi phí nạo vét cầu cảng cũ 400 000 000 3351 CN06 183 31/03/2009 TT chi phí sửa chữa khuôn viên kho II 43 939 936 3351 CN06 183 31/03/2009 TT chi phí sửa chữa tàu TH01 431 000 000 3351

Ngày lập

(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty xăng dầu KVIII)

Biểu 2.10: Sổ cái TK 6419 – Chi phí bán hàng chung

TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM

CÔNG TY XĂNG DẦU KV3

SỔ CÁI TÀI KHOẢN 6419: CHI PHÍ BÁN HÀNG CHUNG

Từ ngày: 01/03/2009 Đến ngày 31/03/2009