kế toán thanh toán tiền hàng cho công ty cổ phần xây lắp điện duyên hải

Điều đó đã kéo theo quá trình thanh toán tiền hàng với khách hàng và với ngời bán giữ vai trò quan trọng trong các khâu hạch toán của doanh nghiệp.. Mục đích nghiên cứu, phạm vi nghiên c

Mục lục

Trang

Lời mở đầu 3

Chơng 1: Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp 5

1.1 Tổng quan về tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp…… 5

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của kế toán thanh toán tiền hàng……… 5

1.1.2 Phân loại kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp… 5

1.1.2.1 Quan hệ thanh toán với ngời bán ( Nhà cung cấp)……… 5

1.1.2.2 Quan hệ thanh toán với ngời mua (Khách hàng) 6

1.1.3 Vai trò của kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp……….6

1.2 Tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp 7

1.2.1 Nguyên tắc tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp 7

1.2.2 Kế toán thanh toán với ngời bán (Nhà cung cấp) 7

1.2.3 Kế toán thanh toán với ngời mua (Khách hàng) 10

1.3 Tổ chức sổ kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp……… 13

Chơng 2: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng tại công ty Cổ phần Xây lắp điện Duyên Hải 14

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần xây lắp điện Duyên Hải 14

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 14

2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh 15

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 15

2.1.4 Đặc điểm chế độ kế toán 16

2.1.5 Khái quát kết qủa kinh doanh của 3 năm 2008-2010 17

2.2 Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong công ty Cổ phần Xây lắp điện Duyên Hải 17 2.2.1 Đặc điểm, phân loại thanh toán tiền hàng tại công ty Cổ phần Xây lắp

điện Duyên Hải 17 2.2.2 Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng tại công ty Cổ phần

Xây lắp điện Duyên Hải 18 2.2.2.1 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp 18 2.2.2.2 Kế toán thanh toán với khách hàng 392.3 Đánh giá chung về tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng tại Công ty Cổ

phần Xây lắp điện Duyên Hải 62 2.3.1 Những kết quả đạt đợc 62 2.3.2 Những tồn tại cần khắc phục 63

Chơng 3:Biện pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tiền hàng

trong công ty Cổ phần xây lắp điện Duyên Hải 64

3.1 Định hớng phát triển của công ty trong thời gian tới 643.2 Biện pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tiền hàng trong công ty… 64

Kết luận 65

Lời mở đầu

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Trong thời đại ngày nay, sự phát triển nền kinh tế của một đất nớc phụ thuộc chủ yếu vào sự thành công trong kinh doanh của mỗi doanh nghiệp hay nói cách khác Doanh nghiệp chính là nhân tố quyết định sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia Nhận thức đợc vai trò to lớn của mình đối với sự phát triển của đất nớc, các doanh nghiệp ngày nay đang dần hoàn thiện tổ chức bộ máy cơ cấu cho phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trờng, cũng nh tìm cho mình con đờng đi phù hợp nhất Đối với các Doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xây lắp nói riêng thì quá trình mua, sản xuất và bán hàng (đối với doanh nghiệp xây lắp là việc bàn giao công trình xây dựng cơ bản) là một qúa trình không thể thiếu để doanh nghiệp

có thể tồn tại và phát triển Điều đó đã kéo theo quá trình thanh toán tiền hàng với khách hàng và với ngời bán giữ vai trò quan trọng trong các khâu hạch toán của doanh nghiệp Chính vì thế trong quá trình đi thực tế một tháng tại công ty Cổ phần xây lắp điện Duyên Hải, chúng em đã chọn cho mình đề tài để nghiên cứu và làm báo cáo kiến tập đó là : “Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp”

2 Mục đích nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu

Với đề tài đã chọn, chúng em có thể xác định đợc phạm vi nghiên cứu là tập trung vào các nghiệp vụ thanh toán với 2 đối tợng: ngời mua (khách hàng) và ngời bán ( Nhà cung cấp) của công ty CP Xây lắp điện Duyên Hải Thông qua đề tài nghiên cứu lần này chúng em sẽ có thêm nhiều hiểu biết về những kiến thức thực tế

về quá trình hạch toán thanh toán tiền hàng đợc vận dụng trong doanh nghiệp so với những lý thuyết mà chúng em đợc học trong nhà trờng

3 Đối tợng nghiên cứu

Để có thể nghiên cứu đợc thành công đề tài đã chọn thì việc xác định chính xác

đối tợng nghiên cứu là một công việc hết sức quan trọng Và ngay từ khi chọn đề tài, chúng em đã xác định đợc đối tợng nghiên cứu của đề tài là các chứng từ dùng

trong thanh toán với ngời mua, ngời bán cũng nh hệ thống sổ sách kế toán mà công

ty sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán đó

4 Nội dung, kết cấu của đề tài

Nội dung đề tài sẽ tập trung phản ánh các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua ngời bán từ lý thuyết chúng em đợc học trong sách vở đến việc áp dụng thực tế tại Công ty Cổ phần Xây lắp điện Duyên Hải Chính vì thế chúng em đã xây dựng đề tài có kết cấu gồm 3 chơng nh sau:

Chơng 1: Cơ sở lý luận của vấn đề thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp xây lắp

Chơng 2: Thực trạng vấn đề thanh toán tiền hàng trong công ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải

Chơng 3: Biện pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tiền hàng trong Công ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải

Do còn hạn chế về mặt thời gian và kiến thức nên đề tài nghiên cứu của nhóm chúng em chắc chắn sẽ còn nhiều thiếu sót, chúng em mong sẽ nhận đợc những ý kiến chỉ bảo nhận xét của các cô giáo cũng nh các cô, các chị của phòng kế toán công ty để đề tài nghiên cứu của chúng em đợc hoàn thiện hơn

ơng 1 : Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng

trong doanh nghiệp

1.1 Tổng quan về tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của kế toán thanh toán tiền hàng

- Kế toán thanh toán tiền hàng hay kế toán các khoản phải thu khách hàng, phải trả ngời bán là việc công tác hạch toán các khoản phải thu và các khoản phải trả phát sinh giữa doanh nghiệp với các đơn vị, tổ chức kinh tế khác khi xảy ra mối quan hệ mua, bán, trao đổi hàng hoá, lao động dịch vụ

- Đặc điểm của kế toán thanh toán tiền hàng

Kế toán các khoản phải thu khách hàng là việc hạch toán các khoản vốn của doanh nghiệp bị các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác chiếm dụng và doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi Tài khoản đợc sử dụng hạch toán là Tài khoản 131, Tài khoản “Phải thu của khách hàng”

Kế toán các khoản phải trả ngời bán là việc quản lý, hạch toán các nghiệp vụ

mà doanh nghiệp đi chiếm dụng vốn của các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác và doanh nghiệp có trách nhiệm phải hoàn trả sau một khoảng thời gian nhất định Tài khoản

đợc sử dụng là tài khoản 331

Tài khoản 131, 331 có thể d nợ, hoặc d có nên thuộc nhóm tài khoản hỗn hợp, vừa phản ánh tài sản vừa phản ánh nguồn hình thành nên tài sản của DN

1.1.2 Phân loại kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp

1.1.2.1 Quan hệ thanh toán với ng ời bán ( Nhà cung cấp)

Quan hệ thanh toán với ngời bán là quan hệ phát sinh khi mua tài sản cố định, vật t hàng hoá, lao động dịch vụ…của các tổ chức kinh tế khác nh các nhà máy, xí nghiệp, các tổ chức cung ứng vật t…cha thanh toán hoặc các khoản tiền ứng trớc cho ngời bán

Trong quá trình mua hàng hoá, sự vận động của các hàng hoá và tiền hàng ờng có khoảng cách với thời gian nên sẽ có phát sinh công nợ với ngời bán

th-1.1.2.2 Quan hệ thanh toán với ng ời mua (khách hàng)

Quan hệ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán vật t hàng hoá, cung ứng lao vụ cho các tổ chức kinh tế, các cơ quan khác nhng lại cha thu đợc tiền Cũng nh các doanh nghiệp nhận trớc tiền mua hàng và cung cấp lao vụ cho khách hàng đã đặt

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, tất yếu sẽ phát sinh các quan hệ thanh toán, các quan hệ thanh toán này phát sinh ở các xí nghiệp của doanh nghiệp rất nhiều và có tính chất công nợ khác nhau Vì vậy kế toán cần phân biệt rõ ràng từng quan hệ thanh toán để phản ánh đúng đắn trong sổ sách kế toán Kế toán phải theo dõi chặt chẽ các thanh toán dứt điểm từng khoản công nợ phát sinh đã đến thời hạn thanh toán Thờng xuyên kiểm tra đối chiếu với công nợ bán hàng và các bộ phận kinh doanh trực thuộc công ty nhằm có thông tin chính xác về diễn biến công nợ trong qúa trình kinh doanh, đôn đốc các bộ phận thu hồi và trả nợ đúng hạn, tránh thiệt hại cho công ty

1.1.3 Vai trò của kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp

Kế toán thanh toán tiền hàng nh đã nói ở trên là công tác hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp đối với khách hàng hay nhà cung cấp Nói cách khác, kế toán thanh toán tiền hàng liên quan đến việc hạch toán tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp Công tác hạch toán tốt sẽ giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp của doanh nghiệp từ tài sản lu động nh tiền mặt, tiền gửi, hàng hoá đến những khoản vay…Từ đó doanh nghiệp sẽ có những biện pháp, kế hoạch để quản lý thu hồi, trả nợ cho những đối t-ợng liên quan, đây là quá trình tất yếu để doanh nghiệp có thể tồn tại, phát triển cũng nh giữ vững đợc uy tín trên thị trờng Tóm lại có thể khái quát tầm quan trọng của kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp nh sau:

- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán giúp cho nhà quản trị có cách nhìn tổng quát

về tình hình doanh nghiệp từ đó tạo điều kiện cho doanh nghiệp đề ra phơng hớng hoạt động kinh doanh mới

- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán là cơ sở để cung cấp số liệu, thông tin cho một số phần hành, cho các phòng ban có liên quan lập kế hoạch, các báo cáo, lập dự toán tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn

- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nhằm giúp kiểm tra giám sát chặt chẽ mọi sự vận động của các khoản phải thu, các khoản phải trả giúp cho việc quản lý và sử dụng vốn đúng mục đích, đúng nguyên tắc

1.2 Tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp

1.2.1 Nguyên tắc tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp

Hạch toán thanh toán với ngời mua, ngời bán phải tuân thủ một số nguyên tắc chủ yếu sau đây:

+ Phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng đối tợng, không đợc phép bù trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tợng khác nhau ( trừ khi có sự thỏa thuận giữa các đối tợng với doanh nghiệp),

+ Phải tổng hợp tình hình thanh toán với ngời mua, ngời bán theo tính chất nợ phải thu hay nợ phải trả trớc khi lập báo cáo kế toán

Riêng đối với các khoản nợ phải thu cần phải tiến hành phân loại thành các loại:

Có thể trả đúng hạn, khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định

số dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý

+ Đối với khoản phải thu, phải trả có gốc là ngoại tệ thì vừa phải theo dõi đợc bằng

đơn vị nguyên tệ, vừa phải quy đổi thành VND theo tỷ giá hối đoái thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo kế toán năm

1.2.2 Kế toán thanh toán với ngời bán ( Nhà cung cấp)

1.2.2.1 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, kế toán sử dụng tài khoản 331 "

Kết cấu tài khoản này đợc quy định nh sau:

Bên nợ:

• Số nợ phải trả ngời bán đã trả

• Số nợ đợc giảm do ngòi bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu

• Số nợ giảm do trả lại hàng cho ngời bán

• Số tiền ứng trớc cho ngời bán để mua hàng

• Xử lý nợ không có chủ

• Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái

Bên có:

• Số nợ phải trả phát sinh trong khi mua hàng

• Trị giá hàng nhận của ngời bán khi có tiền ứng trớc

• Ngời bán trả lại tiền cho doanh nghiệp

• Chênh lệch khi điều chỉnh tỷ giá hối đoái

Tài khoản 331 có thể có số d Bên Có hoặc số d bên nợ:

+ Số d Có: Số tiền còn phải trả nhà cung cấp

+ Số d Nợ : chi tiết trong các trờng hợp: ứng trớc tiền hàng đến cuối kỳ hàng cha nhận hoặc số tiền trả thừa cho ngời bán hoặc ngời bán chấp nhận chiết khấu sau khi doanh nghiệp đã trả đủ tiền

1.2.2.2 Ph ơng pháp kế toán

 Trờng hợp mua chịu ( mua trả chậm)

- Mua vật t, TSCĐ, căn cứ chứng từ ( hóa đơn, biên bản giao nhận…), kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153: Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thực nhập (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên)

Nợ TK 611: Mua hàng (theo phơng pháp Kiểm kê định kỳ)

Nợ TK 211, 213: TSCĐ đã đa vào sử dụng

Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp

- Mua chịu vật t, dịch vụ sử dụng ngay trong quá trình sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 627,641,642,241,242…

Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp

- Trờng hợp nợ ngời nhận thầu XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ

Nợ TK 2412: XDCB

Nợ TK 2413: Sửa chữa lớn

Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp

- Khi trả nợ cho ngời bán, kế toán ghi:

Có TK 133: Giảm thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)

Có TK 152, 153: (Phơng pháp kê khai thờng xuyên)

Có TK 611: ( Phơng pháp kiểm kê định kỳ)

Có TK 515: Số tiền chiết khấu thanh toán đợc hởng

- Khi trả vật t cho ngời bán và đợc ngời bán xóa nợ hoặc ghi nhận nợ với doanh nghiệp, kế toán ghi:

- Khi ứng tiền cho nhà cung cấp để mua hàng:

Nợ TK 331

Có TK 111: ứng trớc bằng tiền mặt

Có TK 112: ứng trớc bằng tiền gửi ngân hàng

- Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trớc, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153, 156…Nhập hàng theo phơng thức kê khai thờng xuyên

- Thanh toán chênh lệch giữa trị giá hàng nhập với số tiền ứng trớc :

+ Nếu ứng trớc nhỏ hơn trị giá hàng mua đã nhập và doanh nghiệp trả số tiền còn thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK 331: Trả nợ nhà cung cấp số thiếu

Có TK 111,112:

+ Nếu ứng trớc lớn hơn trị giá hàng nhập thì phải thu, kế toán ghi:

Nợ TK 111,112: Số tiền thực thu

Có TK 331: Phải thu nhà cung cấp đã thu đợc

 Trờng hợp nợ phải trả ngời bán không có ai đòi, ghi tăng thu nhập khác:

Nợ TK 331: Xóa nợ không có ai đòi

Có TK 711: Thu nhập khác

1.2.3 Kế toán thanh toán với ngời mua (khách hàng)

1.2.3.1 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, kế toán sử dụng tài khoản 131

"Phải thu của khách hàng"

Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên Nợ:

• Số tiền phải thu khách hàng mua chịu vật t, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.

• Trả lại tiền cho khách hàng

• Xóa sổ khoản phải thu khách hàng mà không thu đợc

• Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái

Bên Có:

• Số nợ phải thu của khách hàng đã thu đợc

• Nợ phải thu giảm bớt do chấp thuận giảm giá, chiết khấu, hoặc do khách hàng trả lại hàng đã bán

 Trờng hợp bán chịu cho khách hàng:

- Khi bán chịu vật t, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, căn cứ hóa đơn bán hàng kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 511: Doanh thu bán hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Có TK 3387, 515: Lãi do bán trả góp

- Khi bán chịu TSCĐ, kế toán ghi:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 711: Thu nhập khác

Có TK 3331: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

- Khi chấp thuận giảm giá, chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 521: Chiết khấu thơng mại

Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán

Nợ TK 635: Chiết khấu thanh toán cho khách hàng

Nợ TK 3331: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ (nếu có)

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

- Khi khách hàng trả nợ, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112: Thu tiền nợ

Nợ TK 311: Thu nợ và thanh toán tiền vay ngắn hạn

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

Nợ TK 111, 112

Có TK 131 ( chi tiết đối tợng)+ Số tiền phải thu khách hàng nhỏ hơn số tiền khách hàng ứng trớc khi doanh nghiệp thanh toán số tiền ứng trớc còn thừa:

Nợ TK 131: (chi tiết đối tợng)

Có TK 111, 112

 Trờng hợp khách hàng thanh toán tiền hàng theo phơng thức đổi hàng thì căn cứ vào giá trị vật t hàng hoá nhập kho do trao đổi trừ vào số phải thu, ghi:

Khi thu đợc khoản nợ khó đòi đã xử lý, ghi:

Nợ TK 111,112

Có TK 7111.3.Tổ chức sổ kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp

Các DN phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các quy định của Nhà nớc về

kế toán và yêu cầu quản lý của DN để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết cần thiết Việc căn cứ vào chứng từ kế toán Mọi số liệu thông tin trên

sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán chứng minh Sổ kế toán đợc quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, chúng em sẽ sử dụng các sổ chi tiết cũng

nh các sổ tổng hợp liên quan đến các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, ngời bán trong doanh nghiệp Tuỳ theo hình thức kế toán cụ thể tại doanh nghiệp, kế toán có thể áp dụng một trong các hình thức sổ kế toán nh : Nhật ký-sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ Trờng hợp sử dụng chơng trình phần mềm kế toán thì hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc ghi chép theo một hình thức

kế toán đã lựa chọn và cuối tháng phải in ra các sổ kế toán để sử dụng và lu trữ

ơng 2 : Thực trạng về tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng tại

công ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần xây lắp điện Duyên Hải

- Tên viết tắt: duyen hai e.a.c

- Địa chỉ trụ sở chính : Số 163 Nguyễn Đức Cảnh, phờng Cát Dài, quận Lê Chân, Hải Phòng

Điện thoại: 031.8600994 Fax: 031.3513279

- Công ty đợc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty cổ phần số:

0203000598 do Sở Kế hoạch và đầu t thành phố Hải Phòng cấp lần đầu ngày 22/10/2003, thay đổi lần thứ 1 ngày 10/9/2009, thay đổi lần thứ 2 ngày 4/5/2010

- Công ty đăng ký số vốn điều lệ là 8.000.000.000 đồng

- Ngời đại diện theo pháp luật của công ty:

Ông Nguyễn Văn Tới

Chức danh: Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc

Nắm bắt đợc nhu cầu ngày càng cao trong lĩnh vực xây lắp, công ty đã đầu t mua sắm, trang bị đầy đủ máy móc thiết bị chuyên gia công các thiết bị phụ kiện

đáp ứng việc xây lắp đờng dây và trạm biến áp, không những phục vụ việc xây dựng các công trình điện của công ty mà còn phục vụ khách hàng với độ chính xác và chất lợng cao Cho đến nay, công ty đã và đang tham gia xây lắp nhiều công trình trọng điểm nh: Xây lắp đờng không dây, đờng cáp ngầm cấp điện áp 110kV trở xuống, thi công các loại trạm biến áp kiểu kín, hở, kios thuộc nội, ngoại thành Hải Phòng và các tỉnh Duyên Hải Bắc Bộ; Lắp đặt hệ thống chiếu sáng công cộng, hệ

thống hạ thế cấp điện ngoài nhà cho các khu chung c; Các công trình điện phục vụ sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, quốc phòng, giao thông vận tải, du lịch…

2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh

Công ty có chức năng nhiệm vụ chính nh sau:

(1) Xây lắp đờng dây và trạm biến áp đến 35KV; Kinh doanh các loại vật t, máy móc thiết bị, hàng kim khí, phụ tùng, khí cụ điện, vật liệu xây dựng, kinh doanh phát triển nhà và bất động sản; Dịch vụ xuất nhập khẩu; Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, các công trình hạ tầng (cung cấp điện, nớc, thoát nớc, vệ sinh), công trình điện chiếu sáng công cộng, trang trí nội ngoại thất, san lấp mặt bằng

(2) Thi công, lắp đặt đờng dây và trạm biến áp đến 110KV

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

- Kế toán trởng: Tham mu giúp giám đốc trong công tác quản lý tài chính Chỉ

đạo tất cả các kế toán và chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác tài chính của cong ty Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp đồng Theo dõi sổ cái, báo cáo tài chính, tính toán các khoản phải nộp ngân sách

Kế toán trởng

Kế toán chi tiết Kế toán kho Thủ quỹ

- Kế toán chi tiết: Trợ giúp kế toán trởng trong quá trình hạch toán Thu thập

chứng từ, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ Ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong kì theo đúng trình tự hạch toán

- Kế toán kho:Lập chứng từ nhập xuất, kiểm soát nhập xuất tồn, lập báo cáo nhập

xuất tồn, tham gia kiểm kê định kì (hoặc đột xuất)

- Thủ quỹ: Lĩnh tiền mặt tại ngân hàng và các khoản thanh toán khác Chi tiền mặt

theo phiếu chi kèm theo chứng từ gốc đã đợc giám đốc và kế toán trởng duyệt Lập bảng kê và theo dõi thu chi tiền mặt hàng ngày

2.1.4 Đặc điểm chế độ kế toán

- Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

- Niên độ kế toán: từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 hàng năm

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thờng xuyên

- Phơng pháp khấu hao tài sản cố định: đờng thẳng

- Phơng pháp tính giá hàng tồn kho: nhập trớc - xuất trớc

2.1.5 Khái quát kết quả kinh doanh của 3 năm 2008 - 2010

Trong những năm gần đây, cuộc suy thoái kinh tế toàn cầu đã gây ảnh hởng không nhỏ đến các doanh nghiệp Việt Nam Công ty Cổ phần xây lắp điện Duyên Hải cũng gặp phải rất nhiều khó khăn nh lãi suất vay ngân hàng cao, chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh tăng do giá cả của mọi yếu tố đầu vào đều tăng đột biến, chi phí nhân công tăng… Lợi nhuận sau thuế năm 2008 tăng 248,97%, năm

2009 tăng 45,75%, tuy nhiên năm 2010, lợi nhuận sau thuế giảm 58,91%

2.2 Thực trạng tổ chức kế toán tiền hàng trong công ty Cổ phần xây lắp điện Duyên Hải

2.2.1 Đặc điểm, phân loại thanh toán tiền hàng tại công ty Cổ phần xây lắp điện Duyên Hải

- Đặc điểm:

Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, Công ty CP Xây lắp điện Duyên Hải với vai trò là nhà thầu chủ yếu thực hiện các hợp đồng xây dựng theo yêu cầu của một doanh nghiệp khác hay của một cơ quan chức năng của Nhà nớc Trong đó hợp đồng xây dựng có thể là hợp đồng xây lắp đờng dây và các trạm biến áp; Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, các công trình hạ tầng (cung cấp điện, nớc, thoát nớc, vệ sinh), công trình điện chiếu sáng công cộng…

Nhà thầu có thể đợc thanh toán theo 2 trờng hợp tuỳ theo Hợp đồng xây dựng quy định:

+ Trờng hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu đợc thanh toán theo tiến độ kế hoạch: khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng đợc ớc tính một cách đáng tin cậy,

thì doanh thu và chi phí liên quan đến hợp đồng đợc ghi nhận tơng ứng với phần công việc đã hoàn thành do nhà thầu tự xác định vào ngày lập báo cáo tài chính mà không phụ thuộc vào hoá đơn thanh toán theo tiến độ kế hoạch đã lập hay cha và số tiền ghi trên hoá đơn là bao nhiêu.

+ Trờng hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu đợc thanh toán theo giá trị khối lợng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng đợc xác định một cách

đáng tin cậy và đợc khách hàng xác nhận, thì doanh thu và chi phí liên quan đến hợp đồng đợc ghi nhận tơng ứng với phần công việc đã hoàn thành đợc khách hàng xác nhận trong kỳ đợc phản ánh trên hoá đơn đã lập

*Bên cạnh vai trò là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, công ty CP Xây lắp điện Duyên Hải cũng hoạt động mang tính chất một doanh nghiệp thơng mại nh mua bán hàng hoá trong lĩnh vực xây dựng

- Công tác thanh toán tiền hàng tại công ty CP xây lắp điện Duyên Hải bao gồm: nghiệp vụ thanh toán với ngời mua (khách hàng) và nghiệp vụ thanh toán với ngời bán (nhà cung cấp):

+ Kế toán thanh toán với khách hàng là công tác hạch toán các khoản phải thu của khách hàng theo các hợp đồng kinh tế mua bán các thiết bị vật t xây dựng hay hợp

đồng xây dựng đã ký kết giữa 2 bên

+ Kế toán thanh toán với nhà cung cấp là công tác hạch toán việc công ty đã mua các vật t, máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ…của các đơn vị cung cấp để phục vụ cho công trình xây lắp

Các phơng thức thanh toán với ngời mua, ngời bán tại công ty chủ yếu là dới hình thức tiền mặt và tiền gửi

2.2.2 Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng tại công ty Cổ phần xây lắp điện Duyên Hải

2.2.2.1 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp

2.2.2.1.1 Hệ thống tài khoản và chứng từ,bộ sổ sử dụng:

* Chứng từ chủ yếu sử dụng:

Hợp đồng kinh tế ; biên bản giao nhận hàng hóa ; Hoá đơn GTGT; Phiếu nhập kho; Phiếu chi; Uỷ nhiệm chi; Phiếu báo nợ (kèm sổ phụ Ngân hàng)…

* Bộ sổ sử dụng:

- Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi Ngân hàng, Thẻ kho (Sổ kho) , Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua-ngời bán…

* Các tài khoản thờng sử dụng hạch toán:

Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, hệ thống tài khoản ờng đợc sử dụng đó là các TK 111, 112, 331, 133, 621,152

th-2.2.2.1.2 Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp

Để xem xét công tác thanh toán với nhà cung cấp tại công ty CP xây lắp điện Duyên Hải, chúng em đã tìm hiểu các nghiệp vụ liên quan đến việc thanh toán với nhà cung cấp trong tháng 01/2011, cụ thể gồm các nghiệp vụ sau:

Nghiệp vụ 1: Ngày 01/01/2011, Công ty CP xây lắp điện Duyên Hải mua của

công ty TNHH Tín Lan một lô hàng là 1067 cọc tre Đồng thời công ty đã thanh toán tiền hàng cho công ty TNHH Tín Lan bằng tiền mặt

Từ nghiệp vụ phát sinh trên, có thể xác định:

- Bộ chứng từ gồm:

+ Biên bản giao nhận hàng hoá

+ HĐ GTGT số 0095197 ( liên 2) (nhận của công ty TNHH Tín Lan)

+ Phiếu chi số 01/01(liên 2)

- Quy trình luân chuyển và sử dụng chứng từ:

+ Dựa vào Biên bản giao nhận hàng hoá do 2 bên cùng lập và Hoá đơn GTGT số

0095197 nhận đợc của Công ty TNHH Tín Lan, kế toán sẽ lập phiếu chi tiền mặt để thanh toán tiền hàng cho Công ty TNHH Tín Lan Phiếu chi đợc lập thành 3 liên, 3 liên đều phải có chữ kí trực tiếp của Ngời lập, kế toán trởng và Giám đốc (không ký qua giấy than) thì thủ quỹ mới đợc xuất quỹ Sau khi nhận đủ tiền, ngời nhận ghi số tiền đã nhận bằng chữ, và cùng với thủ quỹ kí vào phiếu chi

Các liên đợc sử dụng nh sau: Liên 1 đợc lu tại quyển Liên 2 thủ quỹ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán vào sổ Liên 3 giao cho ngời nhận tiền.

Biểu mẫu số 01: Biên bản giao nhận hàng hoá

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-*** -biên bản giao nhận hàng hoá

Hôm nay, ngày 01 tháng 01 năm 2011 Chúng tôi gồm:

I- đại diện bên giao : công ty TNHH Tín Lan

1- Ông : Phạm Thế Tín Chức vụ : Giám Đốc

2- Ông : Nguyễn Văn Thành Chức vụ : Cán bộ kinh doanh

II - đại diện bên nhận : công ty Cổ phần xây lắp điện duyên hải

1- Ông : Nguyễn Văn Tới Chức vụ : Giám Đốc

2- Ông : Nguyễn Văn Chung Chức vụ : Cán bộ kinh doanh

Cùng thống nhất lập biên bản xác nhận số lợng cọc tre của Công ty TNHH Tín Lan giao bán cho Công ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải theo thoả thuận của 2 bên

( Đơn giá trên đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng 5%)

Hàng giao tại : Kho hàng hoá của công ty TNHH Tín Lan

Biên bản lập thành 02 bản có nội dung và giá trị nh nhau Mỗi bên giữ 01 bản

bên giao bên nhận

Biểu mẫu số 02: Hoá đơn GTGT số 0095197:

Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thị Hạnh

Tên đơn vị: Công ty Xây lắp điện Duyên Hải

Địa chỉ: 163 Nguyễn Đức Cảnh-Lê Chân- Hải Phòng

Tổng cộng tiền thanh toán: 6.401.679

Số tiền bằng chữ: Sáu triệu bốn trăm lẻ một ngàn sáu trăm bảy chín đồng.

Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị

( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Hạnh Trần Văn Dũng Phạm Thế Tín

Biểu mẫu số 03: Phiếu chi số 01

Đơn vị: CTCP XL điện Duyên Hải

Họ và tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thị Hạnh

Địa chỉ: Công ty CP Xây lắp điện Duyên Hải

Lý do chi: Trả mua cọc tre phục vụ CT: Phát triển nhà

Số tiền: 6.401.679,00 (viết bằng chữ) : Sáu triệu bốn trăm linh một ngàn, sáu trăm bảy chín đồng chẵn

BiÓu mÉu sè 04: Sæ chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh

§¬n vÞ: C«ng ty CP X©y l¾p ®iÖn Duyªn H¶i

§Þa chØ:163 NguyÔn §øc C¶nh-C¸t Dµi-Lª Ch©n-HP

MÉu sè S36-DN (Ban hµnh theo Q§ sè 15/2006/Q§-

BTC ngµy20/03/2006 cña Bé trëng BTC)

Sæ chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh

Tµi kho¶n: 621Tªn s¶n phÈm, dÞch vô: Cäc tre

Tªn ph©n xëng:

BiÓu mÉu sè 05: Sæ quü tiÒn mÆt

§¬n vÞ: C«ng ty CP X©y l¾p ®iÖn Duyªn H¶i

§Þa chØ: 163 NguyÔn §øc C¶nh-C¸t Dµi-Lª Ch©n-HP

MÉu sè S07-DN (Ban hµnh theo Q§ sè 15 /2006/Q§-BTC

+ Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đã đợc kiểm tra, đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ,sau đó dùng để ghi vào sổ cái.

Biểu mẫu số 06 : Chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Số: 04 Ngày 31 tháng 01 năm 2011

Kèm theo: 01 Chứng từ gốc: Phiếu chi

Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Kí,họ tên) (Kí,họ tên)

BiÓu mÉu sè 08: Sæ c¸i tµi kho¶n 111

§¬n vÞ: C«ng ty CP X©y l¾p ®iÖn Duyªn H¶i

§Þa chØ: 163 NguyÔn §øc C¶nh-C¸t Dµi-Lª Ch©n-HP

MÉu sè S02c1-DN (Ban hµnh theo Q§ sè 15 /2006/Q§-BTC ngµy 20/03/2006 cña Bé trëng BTC)

§¬n vÞ: C«ng ty CP X©y l¾p ®iÖn Duyªn H¶i

§Þa chØ: 163 NguyÔn §øc C¶nh-C¸t Dµi-Lª Ch©n-HP

MÉu sè S02c1-DN (Ban hµnh theo Q§ sè 15 /2006/Q§-BTC ngµy 20/03/2006 cña Bé trëng BTC)

Nghiệp vụ 2: Ngày 18/01/2011, Công ty cổ phần Xây lắp điện Duyên Hải thanh

toán tiền mua Máy biến áp cho Công ty CP chế tạo thiết bị điện Việt Nam theo HĐ

số 72 ngày 24/11/2010 bằng hình thức chuyển khoản

- Ta xác định đợc bộ chứng từ :

+ Hoá đơn mua bán máy biến áp số 0043751

+ Uỷ nhiệm chi số 01;

+ Phiếu báo nợ + Sổ phụ Ngân hàng Techcombank

- Quy trình luân chuyển :

Khi đến thời hạn thanh toán đợc ghi trong hợp đồng số 72 ngày 24/11/2010, bên mua, tức công ty CP xây lắp điện Duyên Hải sẽ lập uỷ nhiệm chi gửi cho ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của công ty trả tiền cho bên bán

là công ty CP chế tạo thiết bị điện Việt Nam

Sau khi nhận đợc uỷ nhiệm chi, Ngân hàng sẽ kiểm tra tính hợp lệ của uỷ nhiệm chi, nếu ủy nhiệm chi hợp lệ, Ngân hàng sẽ trích tài khoản đơn vị mua ghi nợ và gửi giấy báo nợ cho đơn vị mua

Biểu mẫu số 10 : Hoá đơn GTGT số 0043751

Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL

Giá trị gia tăng AV/2010B

Liên 2: Giao khách hàng 0043751

Ngày 12 tháng 01 năm 2011

Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần chế tạo thiết bị điện Việt Nam

Địa chỉ: Khu công nghiệp Đình Vũ, Đông Hải, Hải An, Hải Phòng

Số tài khoản.105.10641623.01.1

Điện thoại: 0313.769788 MS:

Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thị Hạnh

Tên đơn vị: Công ty Xây lắp điện Duyên Hải

Địa chỉ: 163 Nguyễn Đức Cảnh-Lê Chân- Hải Phòng

Tổng cộng tiền thanh toán: 173.800.000

Số tiền bằng chữ: Một trăm bảy mơi ba triệu tám trăm nghìn đồng chẵn.

Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị

( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Hạnh Bùi Văn An Nguyễn Trọng Khải

Biểu mẫu số 11: Uỷ nhiệm chi số 01/01

Uỷ nhiệm chi Số 01/01

Chuyển khoản, chuyển tiền th, điện

Tên đơn vị nhận tiền: Công ty CP chế tạo thiết bị điện

Việt Nam

Số tài khoản: 21310000195095

Tại ngân hàng: Đầu t và phát triển Việt Nam

Chi nhánh: Nam Hà Nội Tỉnh, TP: Hà Nội

Tài khoản có

Số tiền bằng chữ: Một trăm bảy mơi triệu đồng chẵn./.

Nội dung: Tạm ứng mua MBA theo HĐ số 72 ngày

Biểu mẫu số 12: Phiếu báo nợ kèm sổ phụ Ngân hàng

Theo công văn số 21208/CT/AC Cục thuế Hà Nội

Kính gửi: CTCP Xây lắp điện Duyên Hải

Loại tài khoản: TIEN GUI THANH TOAN

Số bút toán hạch toán: FT1101800319 Chúng tôi xin thông báo đã ghi nợ tài khoản của Quý khách số tiền theo chi tiết sau:

Số tiền bằng chữ: Một trăm bẩy mơi triệu VND chẵn.

Trích yếu :CT CP Xây lắp điện Duyên Hải trả tiền mua MBA theo HĐ số 72 ngày 24/11/2010

Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trởng

Loại tài khoản: TIEN GUI THANH TOAN

Khách hàng: CTCP Xây lắp điện Duyên Hải

Loại tiền : VND

Số ID khách hàng: 10901785

18/01/2011 CTY CP xây lắp điện

Duyên Hải trả tiền mua MBA theo HD số ngày 24/11/2011

FT1101800319 173.800.000

Kế toán Kiểm soát

- Định khoản nghiệp vụ 2:

Nợ TK 331 ( Công ty CP chế tạo thiết bị điện Việt Nam) : 173.800.000

Có TK 112 : 173.800.000