đồ án xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cán bộ công chức của sở giao thông vận tải - tuyên quang

Về tin học hoá công tác quản lý số liệu về cán bộ đã được triển khai tại các cơ quan tổ chức cán bộ ở nhiều bộ nghành, mà xây dựng các phần mềm riêng để quản lý cho phù hợp, trước xu thế

CHƯƠNG II :PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ KHẢO SÁT 8

T Tinh cap thiét ctha d6 tai ceeeececeeeseeeeseseeceeseseeeseeneeeeeneneeeseseees 8

II Yêu cầu của hệ thống quản lý cán bộ công chức - 9

2.1 Yêu cầu về quản lý hô sơ - wD 2.3 Yêu cầu về thống kê báo CáO -.-« se es+s+s+seeeeeese 9

II Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Sở giao thông vận tải - Tuyên

k7» 9 3.2 Thực trạng công tác quản lý cán bộ công chức tại Sở giao thông

IV Hoạt động của hệ thống hiện tại và những thông tin đang quản lý 10

4.1 Những thông tin hiện đang quởn lý: 5 << << << 10

4.2 Cách: tHhứC ÍÏLC THIỆP - - << «<< << se se 11 4.3 Trang thiết bi và con người:

4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại: <s<« 13

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ NHÂN SỰ 2 sscsesese 15

L Biểu đồ phân cấp chức năng: ¿2+ + s+s+sz+++xe=+zxzze>ezxzx 15

TD, Qu LY UY 2000e 17

a Cap nhap ly Lich eee eseeseeeeseeseeceeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeaeeaeeaees 17

b Cập nhập danh mục - - << «+ «+ + £seeexrsrxe 17

c In trích ngang lý lỊCH - - 5 «+ £+vEeseeververereve 17

2 TÍÍHLĨ! ÏLOHIE c 5< << << << <0 000806 17

ki 7.7.7 - 17

J7, nh DD 17

I Biểu đồ luồng đữ liệu: ¿2525252 S+£++E+Eexzxexerezxerererre 18 2 1 Biểu đô luông dữ liệu mức khung cảnh - 18

2.2 Biểu đô luông dữ liệu mức đỉnh: .- << << <s<s=sese 19 2.3 Biểu đô luông dữ liệu mức dưới đỉnh:: - 5 5s «s2 20 a Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý lý lịch: 20

HI Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu: - 2-22 s52 5s>s+s 22 ky an 22

L7 17 8n 23

3.3 Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể: 23

CHƯƠNG III: GIỚI THIỆU HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ 25

DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS 25

1 Mô hình dữ liệu của Microsoft access: 25

2 Giao diện của MicrOSOft aCC€SS: - -+s>s5+ 27 3 Các thành phần của một cơ sở đữ liệu Microsoft access 28

3.1 Bảng dữ liệu (TÏeS) : . «<< << << «<< sssese 28 3.2 Bảng truy vấn (Query) 30

3.3 Biểu mẫu (Form): 34

CHƯƠNG IV : NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH 5 5° 41

1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic: - 42

CHƯƠNG V: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH - 44

1 Thiét k€ cdc bang vi) 01 44

1.1 Table HSNV ( Bảng Hồ sơ nhân viên ) «-«-«<« 45

1.2_Table_Chuyenmon (Bảng chuyên IÔN)) - 5< << << 45

1.3 Table QTCT (Bảng quá trình công tác) . <«<<«« 46

1.4 Table QTDT (Bảng quá trình đào fq0) <«<s<<<<« 46

1.5- Table_Dan_ toc (Bảng Dân KỘC) 5< << «<< sesesses 46

1.6- Table_hoc_vấn(Bởảng học VấT) . <<<<<<<«<<<<see+ 47

1.7- Table Ngach cong _chuc(Bảng Nhạc công chức) 4

1.8- Table_Gioi_ tỉnh (Bảng giới tÍnh) - << << «<<sssesees 47

1.9 Hợp đồng lao động (Bảng quá trình đi nước ngoài) 47

1.10 Table Qua_trinhCV (Bảng quá trình chức vụ) 48

1.11 Table_TONGIAO (Bảng tôn giáo) . -<<< 48

1.12_Table DONVI (Bảng đơn vị) << <5<s<s<s<s< 48

2 Thiết kế Giao diện người dùng: . - 5+ +s+x+ss+ex+exzerrerrx 51

2.1 ƒOTHHL CÏHÍHHĨ, 2G G5 << << 9 9 9 0 000 6 826 31

2.2 Form nhập hồ sơ lý lịch cán ĐỘ: <««<s<s<sses«ss 52

2.3 Form tìm Kiém CGN DO? c.sscsssscsssssesccssscenescsesecescsececscceeseeeees 53

2.4 Forim DaHÌÏ: HC (ÑƠTI VỆ .-< 5< << 5< < << << SE £ess£ese 54

2.5 Form Danh Mmuc CRUC VỊ: .25-< << <<=<< << s£s£=ss£ese 55

2.6 Form Danh ILtụC ÍÔFI gLÁOO- 5-5 5< < << < «5< s£ss£s£ess£ese 55

2.8 Form thống kê thâm niên:

KẾT LUẬN .2°-e°©+e£€CEE+e#€EEE+SeEEEEeeeEEvxdevEcvvesrrvvee 57

LỜI GIỚI THIỆU

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ và không ngừng của xã hội, thông tin

ngày càng trở nên phong phú đa dạng và phức tạp Công nghệ thông tin ra đời nhằm đáp ứng những vấn đề to lớn và quan trọng đó

Hiện nay Công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cụ trợ giúp rất đắc lực cho con người trong mọi lĩnh vực, nghành nghề

Một trong những lĩnh vực mà Công nghệ thông tin thâm nhập vào sâu

và thu được những thành tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý Các phần mềm nối

tiếp ra đời nhằm quản lý, xử lý thông tin trên máy tính đối với nhiều vấn đề

như: kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức, thời gian chi phí của các tổ chức cá nhân, giúp cho các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng như vi mô

Ở nước ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã được nhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết Về tin học hoá công tác quản

lý số liệu về cán bộ đã được triển khai tại các cơ quan tổ chức cán bộ ở nhiều

bộ nghành, mà xây dựng các phần mềm riêng để quản lý cho phù hợp, trước

xu thế hiện nay, ngoài việc ứng dụng công nghệ trong công tác tổ chức quản

lý cán bộ Sở giao thông vân tải- Tuyên Quang thấy rằng cần thiết phải nhanh

chóng xây dựng một phần mềm nhằm quản lý tổ chức và cán bộ trong sở

Chính vì vậy mà tôi chọn đề tài thực tập tốt nghiệp của mình là “Xây đựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cán bộ công chức của Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang” là một phần trong kế hoạch trên Sự thành

công của đề tài này sẽ tạo tiền đề, cơ sở cho việc xây dựng hệ thống quản lý

số liệu về tổ chức và cán bộ của Sở giao thông vận tải tuyên quang

CHUONG I DAT VAN DE

I Muc dich dé tai

Hệ thống quản lý Nhân sự - Lương được phân tích và thiết kế sao cho gần với công tác quản lý bằng phương pháp thủ công thường ngày Các chỉ tiêu quản lý và tra cứu được thiết kế để giúp người làm công tác quản lý dễ dàng trong điều hành Bài toán quản lý cán bộ được thiết kế nhằm giảm bớt

sự cồng kềnh, phức tạp trong công tác quản lý Nhân sự - Lương trước đây,

được quản lý bằng phương pháp thủ công Nhưng hệ thống cũng không có sự

thay đổi về mặt nghiệp vụ quản lý Nhân sự - Lương so với quản lý bằng thủ

công, mà nó cho phép thực hiện công tác quản lý nhanh, chính xác, tiết kiệm thời gian, gọn nhẹ và an toàn hơn

Hệ thống quản lý này có thể đưa ra các bản báo cáo và các thông tin của cán bộ, công nhân một cách nhanh nhất với độ chính xác cao nhất Công Việc tra cứu và tìm kiếm cũng được quan tâm với thiết kế và phân tích giúp cho hệ thống thao tác với độ chính xác cao Hệ thống cũng đảm nhận việc bảo vệ an toàn dữ liệu là cho phép sao chép dữ liệu nhằm tránh mất mát thông tin Bài toán được phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống không cồng kềnh, tránh tình trạng thừa thông tin nhưng vẫn đảm bảo các yêu

cầu của bài toán

II Phạm vi đề tài

Đề tài là một ứng dụng tin học với công tác quản lý, cụ thể là quản lý Nhân sự - Lương, giúp cho công tác quản lý Cán bộ, công nhân của phòng Tổ chức hành chính, quản lý lương Cán bộ, công nhân của phòng Tài vụ được

thuận lợi và nhanh chóng khi tra cứu các thông tin có liên quan đến Cán bộ,

công nhân thuộc sở

Công tác quản lý của các phòng, ban hiện nay cụ thể là Sở giao

thông vận tải Tuyên quang tuy đã có nhiều cải tiến, song vẫn còn nhiều hạn

chế và mất nhiều công sức

Trên thực tế ở Sở giao thông vận tải Tuyên quang với số lượng cán bộ, công nhân viên chức đông do vậy việc đưa máy tính ứng dụng vào công tác

quản lý là một điều thiết yếu việc quản lý Hồ sơ, Lương đến xét thưởng, kỷ

luật đều phải được quản lý chặt chẽ, chính xác

Vì vậy, phạm vi của Đề tài này chỉ nêu ứng dụng tin học trong công tác quản lý Nhân sự - Lương của Cán bộ, công nhân viên Sở giao thông vận tải

Tuyên quang

Quản lý Nhân sự đã thuyên chuyển công tác, đã nghỉ hưu .bao gồm: Nhập vào và lưu trữ đầy đủ mọi thông tin từ trước và được bổ xung trong suốt quá trình công tác tại công ty để khi cần tìm hoặc kiểm tra lại thuận tiện

nhất như các thông tin về Quá trình công tác, hồ sơ gia đình, hồ sơ cá nhân,

hệ số lương, khen thưởng kỷ luật

Trong cơ sở phân tích trên đây, kết hợp với yêu cầu hiện tại cùng với những đặc tính của Sở giao thông vận tải Tuyên quang, Đồ án này sẽ giải quyết những vấn đề đó: xây dựng chương trình quản lý Nhân sự - Lương của công ty dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

CHUONG II

PHAN TICH YEU CAU VA KHAO SAT

L Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cụ trợ giúp rất đắc lực cho con người rất nhiều trong nghiên cứu khoa học và ứng dụng trong thực tế Tin học ứng dụng đang được triển khai rộng rãi trong các ngành học kỹ thuật, kinh tế, giáo dục, quản lý

Tuy nhiên hiện nay tại Sở giao thông vận tải Tuyên quang việc quản lý nhân sự vẫn còn được thực hiện theo cách làm thủ công truyền thống, hồ sơ của mỗi cán bộ được thiết lập tách rời nhau, các số liệu thiếu chính xác, trải qua thời gian và quá trình luân chuyển, nhiều hồ sơ bị mất, thất lạc Khi tìm

kiếm, xử lý, lưu giữ thông tin về một cán bộ mất rất nhiều thời gian và công

sức mà độ tin cậy và chính xác không cao Vì vậy, để khắc phục những nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về chính xác, đây đủ, nhanh chóng Ta thấy rằng việc cải tiến quản lý nhân viên trong hình thức tin học hoá sẽ đáp ứng được yêu cầu của Sở đặt ra Việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự nhằm các mục đích sau:

+ Cung cấp hệ thống thông tin liên quan tới mỗi cá nhân, (họ tên, quê quán, trình độ, chức vụ ) mỗi phòng ban (chuyên môn của phòng, số lượng, chất lượng cán bộ nhân viên của phòng )

+ Dựa vào đặc điểm của mỗi cán bộ để sắp xếp hệ thống những thông

tin cùng loại trên cơ sở đó sẽ giúp cho cơ quan đánh giá đúng đội ngũ cán bộ của mình Các số liệu sau khi xử lý được lưu giữ sẽ giúp cho cơ quan giảm

bớt thời gian nắm bắt thông tin đối với từng cán bộ, có thể phù hợp cho việc

bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên trong cơ quan

+ Thiết kế chương trình quản lý cán bộ công chức dựa trên cơ sở chủ

yéu la:

+ Những quy định của Chính phủ đối với Cán bộ viên chức Nhà nước + Quyết định phân cấp quản lý cán bộ công chức của uỷ ban nhân dân tỉnh

+ Tình hình thực tế của cơ quan

+ Khả năng sử dụng các lượng thông tin

+ Năng lực và vốn hiểu biết của bản thân

II Yêu cầu của hệ thống quản lý cán bộ công chức

2.1 Yêu cầu về quản lý hô sơ

La yéu cau đầu tiên và quan trọng nhất của chương trình gồm các chức

2.2 Yêu cầu về tìm kiếm, tra cứu dữ liệu

Tìm kiếm cán bộ công chức theo các tiêu chí (tìm kiếm theo các phòng ban,

theo chức danh, nam, nữ, đảng viên, trình độ chuyên môn, học vị )

2.3 Yêu cầu về thống kê báo cáo

- Thống kê danh sách cán bộ công nhân viên theo các tiêu chí: Đảng viên, cán bộ công chức đề nghị nâng lương, chuẩn bị nghỉ hưu

- Báo cáo về chất lượng cán bộ công chức

II Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Sở giao thông vận tải - Tuyên

trình giao thông, ban quan ly du 4n WB, ban Quan lý dự án cầu, Đội quy hoạch công trình giao thông

3.2 Thực trạng công tác quản lý cán bộ công chức tại Sở giao thông vận

tải - Tuyên Quang hiện nay:

Chức năng nhiệm vụ của hệ thống quản lý:

®$ Về cán bộ công nhân viên:

- Quản lý, xử lý các công việc về điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ

+ Khen thưởng kỷ luật

- Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của ban Giám đốc

Quản lý về tổ chức bộ máy và biên chế:

Xử lý các công việc liên quan đến xây dựng, điều chỉnh sửa dổi các

chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức

$ Quản lý việc thành lập, sát nhập giải thể của các tổ chức theo thẩm quyền

Theo dõi biên chế của các phòng ban đơn vị

Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo

1V Hoạt động của hệ thống hiện tại và những thông tin dang quan ly

4.1 Những thông tin hiện đang quản lý:

Trong những năm gần đây, do thực hiện chủ trương của Đảng nhà nước

về tinh gọn bộ máy tổ chức, giảm thiểu biên chế trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, nên các thông tin về tổ chức và cán bộ nhân viên trong

10

toàn Sở có nhiều biến động

- Thành lập tổ chức mới (sát nhập tổ chức), giải thể một số tổ chức không cần thiết

- Sắp xếp bố trí điều động cán bộ lãnh đạo, cán bộ công chức thừa hành

trong nội bộ của từng tổ chức

- Chuyển xếp nghạch, bậc lương công chức phù hợp với trình độ đào

tạo và chức danh công việc

Đồng thời vẫn có sự gia tăng của thông tin thường kỳ phải quản lý và

xử lý:

- Thông tin về công chức mới được tuyển dụng vào biên chế (do được

bổ xung, do còn biên chế trống: chết, thôi việc, ra khỏi nghành ) bao gồm

hồ sơ ban đầu: Quyển lý lịch công chức, các văn bản khác có liên quan đến

cá nhân công chức)

- Thông tin cần cập nhật thường xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đào tạo, nâng lương thường xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đào tạo, nâng lương thường xuyên, nhận xét, bổ nhiệm, miễm nhiệm cán bộ nhân

Viên

Thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý cán bộ công chức không chỉ cần chặt chẽ về mặt số lượng mà còn phải theo sát những biến động nhân sự, những thay đổi của mỗi cán bộ công chức trong quá trình làm việc công tác

4.2 Cách thức thực hiện:

Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức, cung cấp số liệu thống kê về tổ chức và nhân sự ở các phòng ban, bộ phận ở Sở giao thông vận tải-Tuyên Quang thực hiện chủ yếu bằng quản lý chủ yếu dựa trên sổ sách, giấy tờ Việc theo dõi số liệu thống kê chưa được thường xuyên, chủ yếu dựa vào các biểu mẫu do các phòng ban, bộ phận báo cáo theo định kỳ

Về những thay đổi của cá nhân nhân viên: Định kỳ 6 tháng, 1 nam, cán bộ nhân viên phải khai bổ xung lý lịch theo mẫu hoặc khi có sự thay đổi

11

đột biến về gia đình, chức vụ, bậc lương phục vụ cho việc điều động, bổ nhiệm mà cần thiết phải bổ xung ngay thì cán bộ phòng tổ chức yêu cầu cá nhân khai lại lý lịch theo mẫu và bổ xung thêm thông tin mới Sau đó lại phải lưu vào hồ sơ Vì vậy số lượng hồ sơ ngày một tăng, dẫn đến sự khó khăn cho công tác quản lý

- Dinh kỳ hàng tháng hàng quý, hàng năm đơn vị thu thập, xử lý các

số liệu về nhân sự bao gồm thông tin về biên chế, tổ chức bộ máy, chất lượng

đội ngũ công chức, và các chế độ chính sách khác có liên quan đến cán bộ

nhân viên để tổng hợp thông tin, đề xuất xử lý giải quyết, hoặc đề nghị lên

cấp trên giải quyết

Việc tổng hợp thông tin sẽ do cán bộ thống kê tính toán để đưa ra các biểu tổng hợp chung Có nhiều loại biểu, cán bộ thống kê phải thực hiện tính

toán thủ công, do đó thời gian xử lý kéo dài, đôi khi gặp phải nhầm lẫn sai sót Đôi khi số liệu thống kê còn không thống nhất theo mẫu quy định, gây khó khăn cho việc tổng hợp và phân tích số liệu của cán bộ thống kê

-_ Đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, khi lấy ra một hồ sơ cán bộ do cấp trên yêu cầu thì cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ sẽ tra sổ, sau đó tìm

trên ngăn, giá tư liệu để lấy ra hồ sơ cần tìm

Đồng thời việc lưu trữ hồ sơ cũng còn rất thủ công, thô sơ, gây khó khăn chậm trễ và tốn nhiều thời gian, phương tiện, công sức cho việc tra cứu thông tin phục vụ quản lý cán bộ công chức

4.3 Trang thiết bị và con người:

Trong những năm vừa qua Sở giao thông vận tải đã trang bị cho tất cả các phòng ban, bộ phận bộ ít nhất một máy vi tính gồm nhiều chủng loại, nguồn gốc khác nhau: Vấn đề đặt ra ở đây là đội ngũ những người sử dụng máy vi tính của các phòng chưa đồng đều và đa số chưa được đào tạo bài bản

Do đó việc đào tạo cũng như việc khai thác những ứng dụng của công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở mức làm một vài thao tác kỹ thuật

12

đơn giản như : Soạn thảo văn bản thông thường, Chưa phát huy được tính tích cực của công nghệ thông tin cũng như chưa có đủ trình độ, khả năng

khai thác, tính toán tổng hợp phân tích các dữ liệu để giải quyết các bài toán

trong công tác quản lý cán bộ, công chức, biên chế và quỹ tiền lương, tổ chức

bộ máy trao đổi các thông tin nói chung và những thông tin phục vụ cho nhiệm vụ của công tác quản lý nói riêng

4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại:

Từ những vấn đề nêu trên ta thấy rằng hệ thống thông tin quản lý cán

bộ nhân viên của Sở giao thông vận tải Tuyên quang hiện nay vẫn còn bị động, thủ công, chưa chuẩn xác, chưa khoa học Chưa xây dựng được một cơ

sở đữ liệu thường xuyên để đữ liệu luôn được tươi sống Vì vậy dù cán bộ tổ chức có cố gắng và tìm mọi cách cải tiến phương pháp làm việc thì vẫn luôn tồn tại một số vấn đề sau:

Thời gian tìm kiếm, ghi chép quá lớn Khi có thông tin cần thiết thì do tính phức tạp của mẫu biểu cho nên thời gian tổng hợp thông tin yêu cầu dài, không đáp ứng được yêu cầu

- Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, do thông tin đến từ nhiều người

sẽ không nhất quán, dễ bị nhầm lẫn

- Nhiều khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất

- Khi có sự thay đổi, điều chỉnh tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc

Đứng trước thực trạng nêu trên, được sự quan tâm của lãnh đạo, phòng

tổ chức cán bộ nhân viên đã và đang gấp rút chuẩn bị cơ sở cho việc xây

dựng chương trình ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự cho Sở

V.Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mới:

Hệ thống quản lý mới có vai trò rất quan trọng, nó là công cụ trợ giúp hữu ích cho các nhà quản lý cũng như giúp cho các nhân viên phát

13

huy tốt năng lực của mình trong công việc

Tính chất cơ bản hệ thống mới là tính khoa học, tính logic và tính hệ thống cao

Hệ thống mới được xây dựng trên nguyên tắc cũ nhưng hầu hết công việc quản lý được tự động hoá, do vậy nó khắc phục được tối đa các nhược

điểm của hệ thống cũ Các chứng từ sổ sách, các hồ sơ được thay thế bằng

các số liệu trên máy tính sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức giúp cho việc tính toán tìm kiếm, cập nhập, sửa chữa thông tin được nhanh chóng, dễ dàng, chính xác

Giải pháp: KHẢO SÁT - PHÂN TÍCH - THIẾT KẾ - CÀI ĐẶT, SỬ DỤNG

Giới hạn của chương trình :

Bài toán QL CÁN BỘ CÔNG CHỨC của Sở giao thông vận tải - Tuyên

Quang chỉ đi sâu vào công tác quản lý các thông tin về hồ sơ lý lịch của

cán bộ công chức trong sở

14

CHUONG III:

PHAN TICH THIET KE HE THONG

QUAN LY NHAN SU

1 Biểu đồ phân cấp chức năng:

Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý nhân sự của Sở giao thông vận tải Tuyên quang

- Phục vụ các yêu cầu tra cứu của ban lãnh đạo và những người có liên

quan

- Đầu vào của hệ thống gồm có

+ Lý lịch cán bộ nhân viên

+ Kê khai bổ xung lý lịch cán bộ nhân viên

+ Quyết định tăng lương

+ Quyết định chuyển công tác (đi, đến)

+ Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu

+ Bảng lương của cán bộ nhân viên

Những thông tin chính cần lưu trữ trong chương trình là:

Hồ sơ gồm có:

15

+ Hình thức đào tạo + Quê quán

+ Nghành

+ Trình độ

+ Năm ra khỏi ngành

+ Lý do ra khỏi ngành + Trình độ chuyên môn

+ Học vị

+ Mã ngành công chức + Chức danh

@ Nhiém vu cdc chitc ndng

1 Quan ly ly lich:

A CAP NHAP LY LICH

Cập nhập khi có sự thay đổi lớn về nhân sự như tiếp nhận cán bộ nhân viên mới hay cán bộ nhân viên trong cơ quan chuyển công tác

B CẬP NHẬP DANH MỤC

Cập nhập những thông tin thường xuyên thay đổi như thông tin về lãnh

đạo, ngoại ngữ, bậc lương, hệ số lương

Tìm kiếm thông tin về phòng hay cán bộ nhân viên nào đó với các điều

kiện như: Mã nhân viên, tên, ngày sinh, đơn vị, quê quán, trình độ

4 Xử lý hưu:

a Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu

b Danh sách cán bộ nghỉ hưu

c Lưu hồ sơ cán bộ nhân viên đã nghỉ hưu

5 Thống kê báo cáo:

a Báo cáo chất lượng cán bộ nhân viên

b Báo cáo danh sách cán bộ là lãnh đạo

c Báo cáo danh sách cán bộ là nam, nữ

17

II Biéu dé luéng dit liéu:

2 1 Biểu đồ luông dữ liệu mức khung cảnh

2

Ở mức này coi toàn bộ hệ thống là một chức năng duy nhất và được bao

bởi các tác nhân ngoài là: Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp, cán bộ nhân viên

Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp sẽ cộng nhất, tra cứu và hỏi đáp

các thông tin cần thiết đến mỗi cán bộ, một phòng nào đó và gửi kết quả đến

Luồng thông tin

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh đã thể hiện được mối quan hệ của

các tác nhân ngoài đối với hệ thống bao gồm Cán bộ nhân viên, Phòng tổ chức, Ban lãnh đạo trong đó Cán bộ nhân viên là đối tượng của hệ thống còn hai tác

18

nhân kia là các tác nhân trực tiếp tác động vào hệ thống để nhập vào và lấy ra những thông tin về đối tượng Cán bộ nhân

2.2 Biểu đô luông dữ liệu mức đỉnh

+ Quan ly lý lịch: Chức năng này cho phép cập nhật, sửa đổi, huỷ bỏ hồ

sơ, lý lịch của cán bộ, nhân viên trong cơ quan bao gồm các thông tin về Họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, dân tộc, tôn giáo .và quá trình công tác cũng

như là qúa trình đào tạo của nhân viên

+ Tính lương: Chức năng này sẽ tính lương thực lĩnh được cho các cán bộ, nhân viên của Sở giao thông vận tải Tuyên quang dựa trên hệ số lương, phụ cấp

trách nhiệm, phần trăm bảo hiểm ytế, bảo hiểm xã hội

+ Tìm kiếm: Chức năng này giúp người sử dụng có thể tìm nhanh được thông tin về nhân viên nào đó

+ Xử lý hưu: Hệ thống quản lý trực tiếp hồ sơ, lý lịch của các nhân viên đang công tác trong Sở giao thông vận tải Tuyên quang, còn đối với các nhân viên khi nghỉ hưu thì hồ sơ, lý lịch của họ sẽ được chuyển vào kho lưu trữ

+ In ấn, báo cáo: Chức năng này cung cấp cho người sử dụng các báo cáo

thống kê theo yêu cầu

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:

Ở mức dưới đỉnh ta tiến hành phân ra chỉ tiết các chức năng ở mức đỉnh Trong quá trình phân rã phải đảm bảo được giữ liệu ở mức trên và bảo toàn

được các tác nhân ngoài, khi phân rã có thể các luồng dữ liệu nội bộ và các kho

Quyết định Ban lãnh đạo Quyết định

Lý lịch bổ xung Hồ sơ Yí Danh mục

+ Cập nhập danh mục: Cập nhập những thông tin thường xuyên thay đổi như: Thông tin về lãnh đạo, nhân viên học vị

+ In trích ngang lý lịch: in trích ngang lý lịch các báo cáo về chất lượng

cán bộ nhân viên , danh sách đảng viên, nam, nữ, danh sách cán bộ nhân viên

21

Chức năng quản xử lý hưu bao gồm:

+ Danh sách CBNV chuẩn bị nghỉ hưu: Dựa trên quy định của nhà nước

về độ tuổi nghỉ hưu nam giới là 60 và nữ là 55, những người đến độ tuổi nghỉ

hưu sẽ được lựa chọn

+ Lưu hồ sơ CBNV nghỉ hưu: Khi một CBNV có quyết định nghỉ hưu, hồ

sơ, lý lịch của người này sẽ được chuyển vào kho hồ sơ lưu

+ Danh sách CBNV đã nghỉ hưu: Chức năng này sẽ liệt kê tất cả các cán

bộ nhân viên đã nghỉ hưu

II Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu:

Ở mức này ta phải xác lập được mô hình dữ liệu bao gồm: Mô hình thực

thể liên kết và mô hình quan hệ

+ Thong tin phong + Quan hé gia dinh

+ Quá trình công tác + Thông tin lãnh đạo

+ Quá trình đào tạo

+ Quá trình lương

3.2 Liên kết :

Là sự ràng buộc giữa 2 hoặc nhiều thực thể

Có các loại liên kết sau:

+ Liên kết 1 —I: là mối liên kết giữa một thực thể này với một thực thể khác

VD: I nhân viên chỉ có một mã nhân viên

+ Liên kết 1 — nhiều: Là mối liên kết giữa một thực thể này với nhiều thực

thể khác

VD: 1 phòng có nhiều nhân viên, nhưng 1 nhân viên chỉ thuộc 1 phòng

+ Liên kết nhiều — nhiều: Là mối liên kết giữa nhiều thực thể này với

nhiều thực thể khác

VD: 1 nhân viên biết nhiều ngoại ngữ , một ngoại ngữ có thể có rất nhiều nhân viên biết

3.3 Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể

Kiểu thuộc tính là một tập hợp các thuộc tính cùng loại: Có 3 loại thuộc tính sau:

+ Thuộc tính khoá: Một hay nhiều thuộc tính xác định duy nhất đối tượng + Thuộc tính liên kết: Là khoá bên ít và liên kết bên nhiều

+ Thuộc tính mô tả: Để mô tả thực thể

VD:

Nhân viên MSNV: —> Thuộc tính khoá

Họ tên —> Thuộc tính mô tả Công việc

Lương

23

Tổ —> Thuộc tính liên kết

*Biểu diễn thuộc tính mô tả CSDL Sở giao thông vận tải Tuyên quang

MANV TCONGTAC | SIT

NGAY SINH DEN NGAY

MADT MATG

QUE QUAN STT

SO CMTND TU NGAY

HESOLUONG GHI CHU BAO HIEM XH

BAO HIEM Y TE LUONG TL

PC TRACH NHIEM DON VI MADV TEN DV

TEN TG DAN TOC TEN DT GHI CHU GHI CHU

HOC VAN TEN HV MACM

CHUYEN MON |/ Ten cm

Sơ đồ thực thể liên kết:

CHUONG III:

GIGI THIEU HE QUAN TRI CO SO

DU LIEU MICROSOFT ACCESS

1 Mô hình dữ liệu của Microsoft access:

Microsoft access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, có

sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh ra các chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp cụ thể như các bài toán: Quản lý, thống kê, kế toán Với ACCESS người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức đữ liệu và thiết kế các yêu cầu cần giải quyết công việc Công cụ

25

mạnh mẽ của ACCESS cung cap tương tác cơ sở dữ liệu như bảng, truy vấn Truy vấn là công cụ mạnh dùng để xắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng, khi thực hiện truy vấn đề sẽ tập hợp được kết quả truy vấn hiện lên màn hình

Phân mã của ACCESS kết hợp với các công cụ có sẵn làm cho chương

trình mềm dẻo hơn và hoàn toàn có thể thiết kế, cài đặt các cơ sở dữ liệu cho bài toán, nó giúp các ứng dụng thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access

là thành phần được sử dụng trong việc xử lý cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft access khá rõ ràng và dễ sử dụng trong việc xử lý dữ liệu kiểu này một cách có hiệu quả Lợi ích của cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ chúng ta cần lưu trữ các dữ liệu có liên quan đến nhau Những thông tin bổ xung cần thiết sẽ được kiến tạo nhờ các tính chất liên kết giữa các bảng dữ liệu

Trong chương trình chúng ta không chỉ quan tâm đến những thông tin

riêng rẽ mà còn quan tâm đến những thông tin được tổng hợp từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau Muốn được những thông tin tổng hợp như vậy, chúng ta cần xác định các mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu

Cách thiết lập mối quan hệ trong Microsoft access cung cấp cho chúng ta một cách hết sức đơn giản

Microsoft access không những cho phép các trường kết nối của hai bang

dữ liệu mà còn cho phép quy định khả năng toàn vẹn dữ liệu của Microsoft

access Đó là tự động cập nhập thay xoá những thông tin có liên quan trong cơ

sở đữ liệu Nếu chúng ta cập nhật thông tin mà vi phạm những nguyên tắc toàn vẹn dữ liệu thì access sẽ tự động điều chỉnh để các ràng buộc toàn vẹn không bị

phá vỡ sẽ báo lỗi cho chúng ta biết

Table/Query: =— Related Table/Query: _— ry a Lx _] Ld

MaDV =] MaDV ‘a Carcel

-ÍŸ Erforce Referertial Irtegrity

M Cascade Update Related Fields

Để đảm bao toan ven dif liéu ta chon muc enforce Refrencial Intergrity

Cascade Delete cho phép xoá những mẩu tin có liên quan khi một mẩu tin bị xoá các Cascade Update sẽ sửa tất cả các giá trị tương ứng trong bảng có liên

kết nếu các giá trị khoá bị sửa đổi Để đặt kiểu liên kết trong hay liên kết ngoài,

ta bấm chọn Joint type thể hiện khung Joint propeties rồi thực hiện nốt công

viéc

Cc i Only include rows where the joined fields from both tables are equal

© 2: Include ALL records from 'DonvVi' and only those

records from 'HoSoNV where the joined fields are equal

© 3: Include ALL records from 'HoSoN¥ and only those records from 'Don\i' where the joined fields are equal

=e |

Thiết lâp kiểu liên kết

2 Giao diện của Microsoft access:

Cũng như tất cả các phần mềm chạy trên môi trường Windows, Microsoft access cung cấp cho người sử dụng một môi trường trực quan thuận tiện đó là giao diện đồ hoạ, giao diện đồ hoạ giúp cho người sử dụng làm việc một cách

27

rõ ràng và tạo một tâm lý thân thiện với người sử dụng do cách trình bày dé

hiểu

3 Các thành phân của một cơ sở dữ liệu Microsoft access

Microsoft access cung cấp các công cụ mạnh có thể giải quyết hầu hết những vấn đề áp dụng cơ sở dữ liệu nhờ các công cụ có sắn Mỗi cơ sở dữ liệu bao gồm 6 thành phần: bảng dữ liệu (Table), bảng truy vấn (Query),biểu mẫu (Form), báo biểu (Report), Macro và các đơn thể (module)

HinhThucDT _— Me | HocVan

thiết, đồng thời đảm bảo không dư thừa dữ liệu Việc hoàn thành các bảng dữ liệu là hoàn thành cơ bản, việc thiết kế một cơ sở dữ liệu Khi nhập dữ liệu vấn

đề cần quan tâm chính là sự chính xác của chúng Microsoft access có khả

năng giúp chúng ta quy định các hình thức biểu diễn dữ liệu và thông báo lỗi khi dữ liệu được nhập không đúng quy định Điều này được thực hiện khi thiết

kế một bảng dữ liệu Cấu trúc của mỗi trường một bảng gồm 3 phần, khi thiết kế

và mỗi trường có đặc tính riêng của mình Đó là tên các trường, biểu dữ liệu của trường và phần mô tả đữ liệu

Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access

- Text: Kiểu chữ tối đa là 255 ký tự

- Memo: Kiểu văn bản

- Number: Kiểu số, có thể là một byte, Integer, long integer, single

- Date/Time: Kiểu ngày giờ

- Curency: Kiểu tiền tệ

- Counter: Biến đếm

- Yes/NÑo: Đúng/ sai

- Ole: Nhúng và kết nối đối tượng Một đối tượng dữ liệu của phần mềm

khác cho phép lồng gắn hay liên kết vào Microsoft access

Tính chất của các trường

Fied size: Kích thước của trường được tính bằng Byte

Format: Hién thị kiểu số học và kiểu ngày theo một dạng thức

Input mask: Quy định khung nhập dữ liệu hiển thị các ký tự mà người sử

dụng định sắn trong khuôn mẫu, giúp người sử dụng không phải đánh vào các