Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án: mua sắm đấu thầu

Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án: mua sắm đấu thầu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ

NGÂN HÀNG THẾ GIỚI

DỰ ÁN GIẢM NGHÈO CÁC TỈNH MIỀN NÚI PHÍA BẮC

GIAI ĐOẠN 2 (2010 – 2015) KHOẢN TÍN DỤNG CR 4698-VN

SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN

CHƯƠNG IV MUA SẮM ĐẤU THẦU

III CÁC PHƯƠNG PHÁP VÀ THỦ TỤC ĐẤU THẦU ĐƯỢC ÁP DỤNG 10

3.1 Chung 10

3.2 Hướng dẫn từng bước thực hiện các phương pháp mua sắm hàng hóa và công trình .10

3.3 Hướng dẫn các bước triển khai các Phương pháp Tuyển chọn tư vấn 18

IV QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG 25

4.1 Giám sát của Ban QLDA: 25

4.2 Các sửa đổi 25

4.3 Việc thực hiện không đáp ứng yêu cầu 25

V LƯU GIỮ HỒ SƠ, XÉT DUYỆT CỦA CHÍNH PHỦ VÀ WB 26

5.1 Lưu giữ hồ sơ 26

5.2 Xét duyệt của WB 26

5.3 Xét duyệt của Chính phủ 27

VI NGĂN CHẶN VÀ CHỐNG LẠI GIAN LẬN VÀ THAM NHŨNG TRONG MUA SẮM 28

VII CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 29

CÁC TỪ VIẾT TẮT

Dự án GNMNPB -2 Dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc giai đoạn 2NSPTX Ngân sách Phát triển xã

Ban ĐPDATW Ban Điều phối Dự án Trung ương

Ban QLDA Ban Quản lý Dự án

Ban PTX Ban Phát triển xã

ICB Đấu thầu cạnh tranh quốc tế

NCB Đấu thầu cạnh tranh trong nước

SH Chào hàng cạnh tranh

QCBS Tuyển chọn trên cơ sở Chất lượng và Chi phí

QBS Tuyển chọn trên cơ sở Chất lượng

LCS Tuyển chọn tư vấn có chi phí thấp nhất

CQS Tuyển chọn dựa trên năng lực

SSS Tuyển chọn từ một nguồn duy nhất

TOR Điều khoản tham chiếu

UBND Uỷ ban Nhân dân

KBNN Kho bạc Nhà nước

Phòng TC- KH Phòng Tài chính – Kế hoạch

Sở KH&ĐT Sở Kế hoạch và Đầu tư

Sở NN&PTNT Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

NHNo Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

WB Ngân hàng Thế giới

I GIỚI THIỆU

Chương này nhằm hướng dẫn các Ban QLDA biết phải tiến hành đấu thầumua sắm hàng hóa, công trình và dịch vụ sử dụng vốn IDA tài trợ cho dự án Giảmnghèo CTMNPB GĐ2 như thế nào Hiệp định Tài trợ cho dự án Giảm nghèoCTMNPB GĐ2 đã quy định việc đấu thầu mua sắm sử dụng vốn IDA sẽ phải đượcthực hiện theo các hướng dẫn của WB “Hướng dẫn: Mua sắm đấu thầu bằng vốnvay IBRD và vốn tín dụng IDA” tháng 5/2004, sửa đổi tháng 10/2006 (sau đây gọitắt là Hướng dẫn mua sắm); và “Hướng dẫn: Tuyển chọn và Thuê tư vấn do Bênvay của Ngân hàng Thế giới thực hiện” tháng 5/2004, sửa đổi tháng 10/2006 (sau đâygọi tắt là Hướng dẫn Tư vấn) Bất kỳ chính sách, thủ tục đấu thầu và hướng dẫn thựchành nào mô tả trong chương này chỉ để các Ban QLDA tham khảo chứ không nhấtthiết phải thực hiện đầy đủ Trong trường hợp có xung đột hoặc mâu thuẫn, nhữngquy định nêu trong Hướng dẫn Mua sắm và Hướng dẫn Tư vấn sẽ được áp dụng

1.1 Những vấn đề chung quan trọng

1.1.1 Việc áp dụng Hướng dẫn Mua sắm và Hướng dẫn Tư vấn của WB

Các thủ tục nêu trong Hướng dẫn Mua sắm và Hướng dẫn Tư vấn áp dụng cho tất

cả các hợp đồng hàng hóa, xây lắp và dịch vụ tư vấn được tài trợ một phần hoặctoàn bộ bằng vốn IDA của dự án Giảm nghèo CTMNPB GĐ2 Nói cách khác, đốivới các hợp đồng do WB tài trợ, các Ban QLDA phải sử dụng các thủ tục đấu thầuthích hợp theo quy định của Hướng dẫn Mua sắm và Hướng dẫn Tư vấn của WB,chứ không phải quy định nêu trong Luật Đấu thầu của Chính phủ Đối với việc muasắm đấu thầu các hàng hóa và công trình không sử dụng vốn IDA, các Ban QLDA

áp dụng các thủ tục khác Ví dụ, nếu Ban QLDA muốn sử dụng vốn đối ứng củachính phủ cho một hợp đồng nào đó, việc mua sắm đấu thầu của hợp đồng đó theoLuật Đấu thầu và các nghị định kèm theo

1.1.2 Những nguyên tắc chính của quá trình đấu thầu mua sắm

Các quá trình đấu thầu mua sắm do các Ban QLDA tiến hành phải đáp ứng cácnguyên tắc chính sau (i) tính kinh tế và hiệu quả; (ii) cơ hội bình đẳng cho tất cả cácnhà thầu/tư vấn hợp lệ để cạnh tranh; (iii) khuyến khích sự phát triển của các ngànhcông nghiệp xây lắp và chế tạo nội địa và tư vấn trong nước; (iv) tính minh bạch và(v) lựa chọn các tư vấn và dịch vụ chất lượng cao

a Tính hợp lệ

Theo quy định chung, để thúc đẩy tính cạnh tranh WB cho phép các đơn vị và cánhân từ mọi quốc gia được chào hàng hóa, công trình và dịch vụ cho các dự án WBtài trợ Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ mà một tổ chức hay cá nhân bị coi

là không hợp lệ để tham gia đấu thầu các hoạt động do WB tài trợ Trên thực tế,các Ban QLDA cần lưu ý một số trường hợp cụ thể một tổ chức bị coi là không hợp

lệ tham gia đấu thầu của dự án như sau:

(i) Các công ty, tư vấn của một nước hoặc hàng hóa sản xuất tại mộtnước mà luật hoặc quy định chính thức của nước vay cấm các quan hệ thương mạivới nước đó hoặc theo một đạo luật tuân theo quyết định của Hội đồng Bảo an LiênHợp Quốc được thông qua tại Chương VII của Hiến chương Liên Hợp Quốc, nướcvay cấm nhận bất kỳ mặt hàng nào từ nước đó, hoặc cấm bất kỳ khoản thanh toánnào cho người nào hoặc tổ chức nào tại nước đó

(ii) Một công ty có mâu thuẫn về lợi ích (xem chi tiết trong đoạn 2.4) (iii) Các doanh nghiệp nhà nước tại Việt nam chỉ có thể được dự thầu nếuxác minh được rằng (i) độc lập về pháp lý và tài chính, (ii) hoạt động theo luậtthương mại, và (iii) không phải là đơn vị phụ thuộc của Chủ đầu tư/Người muahàng/Khách hàng Ngoài một số yêu cầu nêu trên, các doanh nghiệp nhà nước đã cổphần hóa trong đó Nhà nước giữ ít hơn 50% cổ phiếu sẽ đủ tư cách hợp lệ để tham

gia, với điều kiện là chủ đầu tư hoặc bên mời thầu không sở hữu những cổ phiếu đó

(hoặc đại diện cổ phiếu của Chính phủ ) tại doanh nghiệp và thành viên ban điềuhành và ban quản lý là độc lập với bên mời thầu và chủ đầu tư Các tổ chức vàdoanh nghiệp quân đội và công an do Bộ Quốc phòng và Bộ Công an thành lập,nhận báo cáo trực tiếp hoặc gián tiếp, sở hữu toàn bộ hoặc một phần, đều khôngđược tham gia đấu thầu

(iv) nếu các dịch vụ do các trường đại học và trung tâm nghiên cứu của nhànước tại Việt Nam là duy nhất và đặc biệt, và sự tham gia của các đơn vị này có ýnghĩa quan trọng đối với việc thực hiện dự án, WB có thể đồng ý thuê những tổchức này trong từng trường hợp cụ thể Tương tự, các giáo sư đại học hoặc các nhàkhoa học của các viện nghiên cứu có thể được phép ký hợp đồng cá nhân trong dự

án sử dụng vốn tài trợ của WB

(v) Các công chức và cán bộ nhà nước chỉ có thể được thuê trong các hợpđồng tư vấn, hoặc với tư cách cá nhân hoặc với tư cách thành viên trong một nhómthuộc 1 công ty tư vấn, nếu họ (i) đang nghỉ không lương; (ii) không được thuê bởichính cơ quan họ đã làm việc ngay trước khi nghỉ; và (iii) việc tham gia của họkhông gây ra sự mâu thuẫn về lợi ích

(vi) Một công ty bị WB tuyên bố không đủ tư cách hợp lệ nếu tham giavào gian lận và tham nhũng trong đấu thầu dự án do WB tài trợ Danh sách đầy đủcác công ty trong danh sách đen này có thể xem từ trang điện tửwww.worldbank.org

Để biết thêm chi tiết, các Ban QLDA cần tham khảo đoạn 1.6 của Hướng dẫn Muasắm và đoạn 1.11 của Hướng dẫn Tư vấn

b Mâu thuẫn lợi ích

Chính sách của WB yêu cầu chuyên gia tư vấn phải thực hiện việc tư vấn có tínhchất chuyên môn, khách quan, và trung lập và luôn luôn đặt lợi ích của khách hànglên trên hết, không xét đến công việc có thể được giao trong tương lai, và mâu thuẫn

với các công việc khác hoặc với lợi ích riêng của công ty tư vấn Tư vấn sẽ khôngđược thuê để thực hiện bất kỳ công việc nào có thể dẫn đến mâu thuẫn với nghĩa vụtrước đây hoặc hiện nay của chuyên gia tư vấn đối với khách hàng khác, hoặc côngviệc có thể đặt họ vào tình thế không thể thực hiện công việc mang lại lợi ích caonhất cho Bên vay Không xét đến giới hạn của tính tổng quát của chính sách nóitrên, tư vấn cũng sẽ không được thuê trong những tình huống được nêu dưới đây:

(i) Mâu thuẫn giữa các hoạt động tư vấn và mua sắm hàng hóa, côngtrình hoặc dịch vụ tư vấn (những dịch vụ tư vấn khác): Một công ty đã được Bênvay thuê cung cấp hàng hóa, công trình hoặc dịch vụ (không phải dịch vụ tư vấnnêu trong Hướng dẫn này) cho một dự án, và mỗi chi nhánh của công ty sẽ bị coi làkhông đủ tư cách để cung cấp dịch vụ tư vấn liên quan đến hàng hóa, công trình vàdịch vụ đó Ngược lại, một công ty được thuê cung cấp dịch vụ tư vấn chuẩn bịhoặc thực hiện dự án, và mỗi chi nhánh của công ty đó, sẽ bị coi là không đủ tưcách để sau đó cung cấp hàng hóa, công trình hoặc dịch vụ (những dịch vụ tư vấnkhác) là kết quả hoặc trực tiếp có liên quan đến dịch vụ tư vấn của công ty đã cungcấp cho quá trình chuẩn bị hoặc thực hiện

(ii) Mâu thuẫn giữa các công việc tư vấn: Không tư vấn nào (bao gồm cảnhân viên và tư vấn phụ của họ) hay bất kỳ chi nhánh nào của tư vấn đó được thuê

để thực hiện một công việc tư vấn mà về tính chất, công việc đó có thể gây mâuthuẫn với công việc khác của nhà tư vấn Ví dụ, tư vấn được thuê chuẩn bị thiết kế

kỹ thuật cho một dự án hạ tầng sẽ không được thuê cho việc đánh giá độc lập vềmôi trường cho cùng dự án đó, và tư vấn hỗ trợ một khách hàng để tư nhân hóa tàisản công sẽ không được mua hoặc tư vấn cho người mua những tài sản đó Tương

tự như vậy, tư vấn được thuê để chuẩn bị Điều khoản tham chiếu (TOR) cho mộtcông việc nào sẽ không được thuê thực hiện công việc được đề cập đó

(iii) Mối quan hệ với nhân viên của Bên vay: Các tư vấn (bao gồm nhânviên và tư vấn phụ của họ) có quan hệ kinh doanh hoặc gia đình với một thành viêncủa đội ngũ cán bộ Bên vay (hoặc nhân viên của cơ quan thực hiện dự án hoặc củabên hưởng lợi của khoản vay) trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến bất kỳ phần nàocủa: (i) việc chuẩn bị TOR của hợp đồng, (ii) quá trình tuyển chọn tư vấn cho hợpđồng đó, hoặc (iii) giám sát hợp đồng đó, có thể không được trao hợp đồng trừ khimâu thuẫn bắt nguồn từ mối quan hệ này đã được giải quyết theo cách được WBchấp thuận trong suốt quá trình tuyển chọn và thực hiện hợp đồng

c Ký hợp đồng trước và Tài trợ hồi tố

Trong dự án Giảm nghèo CTMNPB GĐ2, Chính phủ dự kiến tiến hành mua sắmđấu thầu một số hàng hóa và hợp đồng tư vấn trước khi Hiệp định Tài trợ có hiệulực Quy trình này được gọi là ký hợp đồng trước và các hợp đồng này sẽ phải đượcthống nhất với WB trong Kế hoạch Đấu thầu Trong những trường hợp đó, các thủtục đấu thầu, bao gồm cả quảng cáo, sẽ phải tuân thủ theo Kế hoạch Đấu thầu đãthống nhất và Hướng dẫn Mua sắm/Tư vấn, và WB sẽ xét duyệt quy trình mà Bên

vay sử dụng Nếu hợp đồng được ký kết, việc hoàn vốn từ WB cho bất kỳ khoảnnào mà Chính phủ đã thực hiện theo hợp đồng, trước ngày ký khoản vay được gọi làtài trợ hồi tố và chỉ được phép trong khuôn khổ các giới hạn được nêu trong Hiệpđịnh Tài trợ.

d Mua sắm sai quy định

WB sẽ không tài trợ cho các chi tiêu cho hàng hóa và công trình mua sắm khôngtheo đúng các thủ tục đã thỏa thuận trong Hiệp định Tài trợ và như được trình bày

kỹ hơn trong Kế hoạch đấu thầu Trong những trường hợp như vậy, WB sẽ tuyên bốmua sắm sai quy định, và chính sách của WB là hủy bỏ phần vốn vay đã phân bổcho những hàng hóa và công trình đã mua sắm sai quy định Hơn nữa, WB có thểthực hiện các biện pháp chấn chỉnh khác theo Hiệp định Tài trợ Ngay cả khi hợpđồng được trao sau khi có thư “không phản đối” của WB, WB vẫn có thể tuyên bốmua sắm sai quy định nếu WB kết luận rằng ý kiến “không phản đối” được đưa radựa trên những thông tin không đầy đủ, không chính xác, hoặc sai lạc do bên vaycung cấp, hoặc các điều khoản và điều kiện của hợp đồng đã bị sửa đổi mà không

có sự phê duyệt của WB

e Gian lận và Tham nhũng

Chính sách của WB yêu cầu Bên vay (bao gồm cả những người thụ hưởng khoảnvay của WB), cũng như người tham gia đấu thầu, nhà cung ứng, và các nhà thầu vànhà thầu phụ trong khuôn khổ các hợp đồng do WB tài trợ phải tôn trọng những tiêuchuẩn đạo đức cao nhất trong quá trình mua sắm và thực hiện các hợp đồng đó.Theo chính sách này, WB:

(a) định nghĩa những thuật ngữ dưới đây, cho mục đích của điều khoảnnày, như sau:

(i) “hành động tham nhũng” là chào mời, cho, nhận hoặc xin, trực tiếphoặc gián tiếp, bất cứ một thứ gì có giá trị làm ảnh hưởng khôngđúng tới hành động của một bên khác;

(ii) “hành động gian lận” là bất cứ hành động hay bỏ sót nào, bao gồm

cả trình bày sai sự thật hoặc bỏ sót một cách cố tình hay khôngnghĩ đến hậu quả, hoặc hành động lừa dối một bên để đạt được lợiích tài chính hay lợi ích khác hay để tránh một nghĩa vụ;

(iii) “hành động câu kết, thông đồng” là một mưu đồ hoặc sắp xếp giữahai hoặc nhiều bên để đạt được một mục đích không đúng bao gồm

cả việc gây ảnh hưởng không đúng đến hành động của một bênkhác;

(iv) “hành động ép buộc” là làm hại hoặc đe dọa làm hại trực tiếp hoặcgián tiếp đến một bên hay tài sản của bên đó để gây ảnh hưởng saiđến hành động của bên đó;

(v) “hành động ngăn cản” là

(aa) cố tình phá hủy, làm giả, thay đổi hoặc che giấu vật chứng

liên quan đến điều tra hoặc cung cấp thông tin sai cho ngườiđiều tra nhằm ngăn cản đánh kể việc điều tra của WB về cáccáo buộc tham nhũng, gian lận, ép buộc hay thông đồng;và/hoặc đe dọa, quấy nhiễu bất cứ bên này nhằm ngăn cảnviệc cung cấp thông tin liên quan đến điều tra hay tiến trìnhđiều tra, hoặc

(bb) hành động cố ý cản trở đáng kể quyền thanh tra và kiểm toán

của WB theo đoạn (e) dưới đây

(b) sẽ bác bỏ đề nghị trao hợp đồng nếu WB xác định được rằng người dựthầu được kiến nghị để trao hợp đồng có hành đồng, trực tiếp hoặc thông qua mộtngười thay mặt, tham nhũng, gian lận, thông đồng, hoặc ép buộc hay ngăn cản trongkhi cạnh tranh giành hợp đồng đó;

(c) sẽ hủy bỏ phần vốn vay đã phân bổ cho một hợp đồng nếu xác địnhđược rằng đại diện của Bên vay hoặc người hưởng lợi từ vốn vay có hành độngtham nhũng, gian lận, thông đồng, hoặc ép buộc trong quá trình mua sắm hoặc thựchiện hợp đồng mà Bên vay không có hành động kịp thời và phù hợp để chấn chỉnhtình hình thỏa mãn được yêu cầu của WB;

(d) sẽ trừng phạt công ty hoặc cá nhân, bao gồm cả việc tuyên bố làkhông đủ tư cách hợp lệ để được trao hợp đồng do WB tài trợ vĩnh viễn hoặc trongmột thời gian nhất định nếu vào bất kỳ lúc nào WB xác định được rằng công ty đó

có những hành động, trực tiếp hoặc thông qua một người thay mặt, tham nhũng,gian lận, thông đồng, hoặc bắt ép, trong khi cạnh tranh để giành hợp đồng, hoặc khithực hiện một hợp đồng do WB tài trợ; và

(e) có quyền yêu cầu đưa vào hồ sơ mời thầu và hợp đồng do WB tài trợmột điều khoản buộc những người dự thầu, các nhà cung ứng và nhà thầu xây dựngcho phép WB thanh tra các tài khoản và hồ sơ và các tài liệu khác liên quan đến hồ

sơ dự thầu và thực hiện hợp đồng của họ và có quyền đưa kiểm toán viên do WB bổnhiệm tiến hành kiểm toán các tài khoản và hồ sơ đó

f Kế hoạch mua sắm

Kế hoạch đấu thầu của dự án cho 18 tháng đầu tiên đã được chuẩn bị và thống nhấtvới WB trong quá trình đàm phán dự án Các cơ quan thực hiện phải thực hiện kếhoạch này theo đúng phê duyệt Trong trường hợp cần điều chỉnh, bất kỳ điều chỉnhnào cũng phải được thông tin đến WB và xin ý kiến không phản đối Các cơ quanthực hiện phải cập nhật kế hoạch đấu thầu hàng năm hoặc khi cần thiết trong suốtthời gian thực hiện dự án Kế hoạch đấu thầu cập nhật phải trình WB xin ý kiếnkhông phản đối

g Sử dụng các Tài liệu đấu thầu mẫu của WB

Tất cả các hồ sơ mời thầu (cho gói thầu ICB/NCB), yêu cầu chào giá (chào hàngcạnh tranh), yêu cầu nộp đề xuất (đấu thầu dịch vụ tư vấn), các báo cáo đánh giá vàcác tài liệu đấu thầu có liên quan khác được sử dụng trong dự án đều phải đượcchuẩn bị theo tài liệu mẫu do WB ban hành Các đơn vị thực hiện phải sử dụng cáctài liệu chuẩn/mẫu này với những thay đổi tối thiểu, được WB chấp thuận, khi cầnthiết để giải quyết những điều kiện cụ thể liên quan đến dự án Những thay đổi nàychỉ có thể được đưa vào bảng dữ liệu mời thầu hoặc dữ liệu hợp đồng, hoặc trongđiều kiện riêng của hợp đồng, và không được đưa bất cứ thay đổi nào về từ ngữchuẩn của các hồ sơ chuẩn/mẫu Nếu không được WB đồng ý trước thì sẽ khôngđược sử dụng các tài liệu khác.

II CHUẨN BỊ VÀ CẬP NHẬT KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU

Kế hoạch Đấu thầu cho 18 tháng đầu tiên của dự án đã được chuẩn bị vàthống nhất với WB trong giai đoạn đàm phán dự án Các cơ quan thực hiện phảithực hiện Kế hoạch đấu thầu theo đúng phê duyệt Các cơ quan thực hiện phải cậpnhật Kế hoạch đấu thầu hàng năm hoặc khi cần thiết trong suốt thời gian thực hiện

dự án Kế hoạch đấu thầu cập nhật phải trình WB không phản đối Để thống nhất,tất cả các kế hoạch đấu thầu cập nhật phải sử dụng cùng biểu mẫu của Kế hoạch đấuthầu 18 tháng đầu tiên Kế hoạch Đấu thầu cập nhật phải trình WB không phản đốichậm nhất vào tháng 12 của năm trước

Mỗi cơ quan thực hiện có trách nhiệm chuẩn bị và cập nhật kế hoạch đấuthầu các tiểu dự án của mình Đối với từng tỉnh dự án, Ban QLDA tỉnh chịu tráchnhiệm xem xét và tổng hợp tất cả các kế hoạch đấu thầu của các ban quản lý cấpdưới thành Kế hoạch đấu thầu chung của tất cả các tiểu dự án trong tỉnh Ban Điềuphối DATW có trách nhiệm điều phối, hướng dẫn và hỗ trợ các Ban QLDA lập vàcập nhật các kế hoạch đấu thầu này Đồng thời, Ban Điều phối DATW cũng cótrách nhiệm xây dựng và cập nhật kế hoạch đấu thầu cho các hoạt động do CPOquản lý Các Kế hoạch đấu thầu chung của từng tỉnh và kế hoạch đấu thầu của CPOcho năm sau phải được trình WB xem xét và không phản đối chậm nhất vào tháng

12 của năm trước Căn cứ kế hoạch đấu thầu được WB không phản đối, Ban QLDAtỉnh trình UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch đấu thầu làm cơ sở thực hiện Khôngđược phép tiến hành bất kỳ hoạt động mua sắm nào trước khi Kế hoạch đấu thầuđược WB và người có thẩm quyền quyết định dự án phê duyệt Khuyến nghị cáctỉnh nên thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư trước khi xây dựng kế hoạch đấu thầuhàng năm

Trong trường hợp cần có những điều chỉnh đáng kể, những điều chỉnh nàyphải được thông báo cho WB và xin ý kiến không phản đối, ví dụ thay đổi tên góithầu hoặc thay đổi hình thức đấu thầu

Để chuẩn bị và cập nhật Kế hoạch đấu thầu, các Ban QLDA cần xem xét những yếu

tố sau:

(a) Xác định hợp đồng: hàng hóa, công trình và dịch vụ tư vấn cần được đưavào các hợp đồng với quy mô phù hợp tùy theo đặc điểm và độ phức tạp nhằm tối đahóa tính kinh tế, hiệu quả và sự minh bạch của quá trình mua sắm Các hợp đồngkhông được phép chia nhỏ để sử dụng các phương pháp đấu thầu ít cạnh tranh hơn;

(b) Lựa chọn phương pháp đấu thầu: Luôn luôn ưu tiên lựa chọn cácphương pháp đấu thầu có tính cạnh tranh cao hơn Khi lựa chọn phương pháp đấuthầu phù hợp, các Ban QLDA cần lưu ý các ngưỡng giá trị của các phương phápđấu thầu sau được áp dụng cho dự án:

1 Công trình xây lắp: ICB: những công trình có giá trị từ 3 triệu USDtrở lên NCB: từ dưới 3 triệu USD; Chào hàng cạnh tranh (SH): từ100.000USD trở xuống; Chỉ định thầu: chỉ trong những trường hợpngoại lệ; Sự tham gia của Cộng đồng: cho những công trình cần nhiềulao động thuộc Hợp phần 2 của dự án;

2 Hàng hóa: ICB: những hợp đồng có từ giá trị 300.000USD trở lên.NCB: hợp đồng có giá trị từ dưới 300.000USD; Chào hàng cạnhtranh: từ 50.000USD trở xuống; Chỉ định thầu: Chỉ trong nhữngtrường hợp ngoại lệ;

3 Dịch vụ tư vấn: QCBS luôn luôn là phương pháp chính Nếu QCBSkhông phù hợp, có thể áp dụng các phương pháp khác, bao gồm QBS,LCS, CQS, tư vấn cá nhân, phụ thuộc vào đặc điểm và độ phức tạpcủa công việc Tuyển chọn từ một nguồn duy nhất (SSS): chỉ được sửdụng trong những trường hợp ngoại lệ

(c) Tiến độ mua sắm: Đấu thầu của từng hợp đồng cần được lập tiến độmột cách phù hợp nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện chung toàn dự án Để làm đượcviệc này, cần lưu ý một số yếu tố khác nhau như: tính sẵn sàng để thực hiện côngtác mua sắm, đặc điểm kỹ thuật, điều kiện thời tiết, những yêu cầu hành chính, v.v (d) Thủ tục xét duyệt của WB: WB sẽ xem xét các quyết định đấu thầucủa Bên vay thông qua 2 cách: xét duyệt trước và xét duyệt sau Đối với từng hợpđồng, các Ban QLDA phải quyết định xem hợp đồng đó thuộc diện WB xét duyệttrước hay xét duyệt sau Các ngưỡng WB xét duyệt trước được nêu trong Mục 5.2.1của chương này

Lưu ý quan trọng đối với các Ban QLDA: Trước khi tiến hành mua sắm

một hợp đồng nào, các Ban QLDA phải chắc chắn rằng hợp đồng đó đã có trong Kế hoạch đấu thầu đã thống nhất Ký kết hợp đồng trước khi Kế hoạch đấu thầu được phê duyệt sẽ bị WB từ chối tài trợ

III CÁC PHƯƠNG PHÁP VÀ THỦ TỤC ĐẤU THẦU ĐƯỢC ÁP DỤNG

3 1 Chung

Hiệp định Tài trợ đã xác định các phương pháp mua sắm cụ thể sau được sử dụngcho dự án Đối với công trình và hàng hóa: ICB, NCB, Chào hàng cạnh tranh, Chỉđịnh thầu, Sự tham gia của Cộng đồng Đối với các dịch vụ tư vấn: QCBS, QBS,LCS, CQS, tư vấn cá nhân, tuyển chọn từ một nguồn duy nhất (SSS) Việc sử dụngcác phương pháp khác ngoài những phương pháp đã nêu trong Hiệp định Tài trợ sẽphải được WB đồng ý trước Một phương pháp mua sắm cụ thể cho một hợp đồng

cụ thể phải được nêu rõ trong Kế hoạch đấu thầu Các thủ tục chi tiết của cácphương pháp mua sắm nêu trên được đề cập trong Hướng dẫn Mua sắm và Hướngdẫn Tư vấn của WB và hướng dẫn cụ thể trong các Sổ tay Mua sắm và Tư vấn của

WB Hướng dẫn thực hành sau đây được chuẩn bị nhằm mục đích để các BanQLDA của dự án Giảm nghèo CTMNPB GĐ2 tham khảo Trong trường hợp có sựkhông phù hợp hoặc mâu thuẫn, những quy định nêu trong Hướng dẫn Mua sắm vàHướng dẫn Tư vấn của WB sẽ được áp dụng

3.2 Hướng dẫn từng bước thực hiện các phương pháp mua sắm hàng hóa và công trình

3.2.1 Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB): Xem Mục II của Hướng dẫn mua sắm

của WB

3.2.2 Đấu thầu cạnh tranh trong nước (NCB):

Bước 1: Chuẩn bị các hồ sơ mời thầu

Hồ sơ mời thầu phải được chuẩn bị theo Hồ sơ mời thầu mẫu (cho hàng hóa

và công trình) do Văn phòng Ngân hàng Thế giới tại Hà Nội ban hành Trong khichuẩn bị các hồ sơ mời thầu, các Ban QLDA không được thay đổi những mục từngữ chuẩn (Chỉ dẫn cho nhà thầu, Mẫu biểu và Điều kiện của hợp đồng) Nhữngthay đổi và điều chỉnh cần thiết phải được đưa vào các mục Dữ liệu mời thầu, Dữliệu hợp đồng hoặc Các điều kiện riêng của hợp đồng, các Đặc điểm kỹ thuật, Bảng

kê Khối lượng hoặc Tiến độ yêu cầu Trong trường hợp các hợp đồng xét duyệttrước, ngay khi hồ sơ mời thầu được chuẩn bị xong, Ban QLDA phải trình cho WBxét duyệt trước và không phản đối trước khi phát hành cho các nhà thầu Hồ sơ mờithầu được chuẩn bị bằng tiếng Việt và đồng tiền sử dụng là đồng Việt Nam

Bước 2: Quảng cáo và Phát hành hồ sơ mời thầu

Các Ban QLDA phải quảng cáo mời thầu trên ít nhất 1 số báo phát hànhtoàn quốc Cụ thể, các loại báo sau được chấp thuận để đăng quảng cáo mời thầu:

Nhân Dân, Lao Động, VietnamNews Việc quảng cáo trên các báo khác phải được

WB chấp thuận trước Ngoài ra, các Ban QLDA được khuyến khích đăng quảng cáotrên Báo Đấu thầu của Bộ KH&ĐT (tuy nhiên, chỉ đăng quảng cáo trên báo này làkhông phù hợp) Nội dung của quảng cáo (thư mời thầu) phải theo mẫu Thư mờithầu của WB Hồ sơ mời thầu phải có sẵn để các nhà thầu mua từ ngày quảng cáo

cho đến khi hết hạn nộp hồ sơ dự thầu Mức phí bán hồ sơ mời thầu chỉ nên nhỏ, để

đủ trang trải chi phí in ấn và chi phí gửi hồ sơ Không được phép hạn chế việc pháthành hồ sơ mời thầu

Bước 3: Chuẩn bị, Nộp, Nhận và Mở các hồ sơ dự thầu

Các nhà thầu phải có ít nhất 30 ngày (tính từ ngày phát hành hồ sơ mời thầuhoặc ngày đăng quảng cáo mời thầu, tùy thuộc ngày nào muộn hơn, đến khi hết hạnnộp hồ sơ dự thầu) để chuẩn bị hồ sơ dự thầu Trong thời gian này, nếu nhà thầu cócâu hỏi hoặc đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu nào, họ có thể gửi văn bản đến BanQLDA để có được câu trả lời hoặc giải thích thêm Ban QLDA phải nhanh chóngtrả lời/giải thích các câu hỏi này và gửi câu trả lời/lời giải thích cho tất cả các nhàthầu đã mua hồ sơ mời thầu Nếu cần thiết phải có những điều chỉnh, Ban QLDAphải phát hành một phụ lục của hồ sơ mời thầu (yêu cầu cần ý kiến không phản đốicủa WB nếu là hợp đồng xét duyệt trước) Nếu cần thiết, Ban QLDA có thể gia hạnthời gian nộp hồ sơ dự thầu để các nhà thàu có đủ thời gian cần thiết để xem xétnhững thay đổi và chuẩn bị hồ sơ dự thầu cho phù hợp

Các nhà thầu phải nộp hồ sơ dự thầu trong phong bì niêm phong trước thờiđiểm hết hạn nộp hồ sơ dự thầu Nếu họ muốn điều chỉnh hoặc rút lại hồ sơ dự thầu,thì việc điều chỉnh hoặc rút hồ sơ này phải trình trước thời điểm hết hạn nộp hồ sơ.Tất cả những nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm hết hạn nộp hồ sơ đềuđược chấp thuận và nhận Những hồ sơ dự thầu nộp muộn sẽ bị từ chối và trả lạinguyên vẹn cho nhà thầu

Việc mở các hồ sơ dự thầu phải được tiến hành ngay sau khi hết hạn nhận hồ

sơ dự thầu và tại địa điểm nêu trong thư mời thầu Ban QLDA phải mở các hồ sơ dựthầu một cách công khai, các nhà thầu hoặc đại diện của họ được phép tham dự BanQLDA phải đọc to tên nhà thầu, tổng giá trị dự thầu, đề nghị giảm giá hoặc bất kỳđiều chỉnh nào khác Ngoài việc đọc những thông tin trên, trong khi mở thầu, BanQLDA không được đề cập đến bất kỳ ý kiến hoặc quyết định nào khác liên quan đếnđánh giá các hồ sơ dự thầu Ban QLDA phải nhanh chóng chuẩn bị Biên bản mở thầuvới chữ ký của tất cả những người tham dự và gửi biên bản này cho tất cả nhà thầu đãnộp hồ sơ dự thầu và gửi cho WB (nếu hợp đồng WB xét duyệt trước)

Bước 4: Đánh giá Hồ sơ dự thầu

Ngay sau khi các hồ sơ dự thầu được mở, Ban QLDA cần tiến hành đánh giácác hồ sơ Ban QLDA phải giữ bí mật tất cả những thông tin liên quan đến quátrình xét thầu Ban QLDA không được gặp hoặc liên hệ trực tiếp với các nhà thầuhoặc một bên không liên quan trong quá trình xét thầu Trong trường hợp cần nhàthầu làm rõ thêm hồ sơ của họ để xem xét, Ban QLDA phải gửi đề nghị bằng vănbản đến nhà thầu và nhà thầu cũng trả lời bằng văn bản

Việc đánh giá các hồ sơ dự thầu phải được tiến hành chặt chẽ theo đúng cácthủ tục và tiêu chí đã nêu trong hồ sơ mời thầu Cụ thể, các hồ sơ dự thầu phải đượcđánh giá như sau:

(a) Kiểm tra sơ bộ : Kiểm tra sơ bộ bao gồm những kiểm tra sau:

i Kiểm tra: Ban QLDA cần kiểm tra xem hồ sơ dự thầu có

được ký đúng yêu cầu không; tuân thủ thời hạn hiệu lực của

hồ sơ theo yêu cầu không Trong trường hợp liên danh, BanQLDA cần kiểm tra thỏa thuận liên danh có được nộpkhông và nội dung của thỏa thuận liên danh có đáp ứng cácyêu cầu của hồ sơ mời thầu không

ii Bảo lãnh dự thầu: Ban QLDA cần kiểm tra xem bảo lãnh

dự thầu được nộp có phải do một ngân hàng uy tín pháthành và thỏa mãn những yêu cầu về giá trị bảo lãnh, thờihạn và nội dung theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu

iii Tính hợp lệ: Ban QLDA cần kiểm tra xem nhà thầu có đáp

ứng các yêu cầu về tính hợp lệ như nêu trong hồ sơ mờithầu không Đặc biệt trong trường hợp nhà thầu là mộtdoanh nghiệp nhà nước, Ban QLDA cần kiểm tra chi tiếtxem nhà thầu có đáp ứng các yêu cầu cụ thể nêu trong đoạn2.3(c) ở trên hay không Để xem xét tổng thể, Ban QLDAcần thu thập và xem xét các tài liệu sau để chứng minh tínhhợp lệ của doanh nghiệp nhà nước: Giấy phép kinh doanh;Quyết định thành lập doanh nghiệp; Điều lệ công ty; Danhsách cổ đông, v.v

iv Tính đầy đủ của hồ sơ dự thầu: Ban QLDA cần kiểm tra

xem hồ sơ dự thầu có bao gồm đầy đủ các tài liệu cần thiết

và chào giá cho những hạng mục/số lượng yêu cầu haykhông Thiếu sót nhỏ của một số hạng mục không quantrọng trong Bảng kê khối lượng hoặc Tiến độ yêu cầu hoặcmột số tài liệu năng lực không dẫn đến việc loại hồ sơ dựthầu

v Tính đáp ứng cơ bản: Ban QLDA đánh giá xem hồ sơ dự

thầu có đáp ứng cơ bản những yêu cầu kỹ thuật và thươngmại nêu trong hồ sơ mời thầu hay không Hiếm khi hồ sơ

dự thầu hoàn hảo ở tất cả các mặt Nếu hồ sơ dự thầu có sailệch, Ban QLDA cần đánh giá xem sự sai lệch đó là đáng

kể hay không đáng kể Những sai lệch đáng kể không đápứng những yêu cầu kỹ thuật quan trọng, từ chối thực hiệnnhững nghĩa vụ pháp lý quan trọng của hợp đồng, tham giavào hơn 1 hồ sơ dự thầu, v.v thì hồ sơ đó sẽ bị loại Các hồ

sơ dự thầu có những sai lệch nhỏ có thể được coi là đáp ứng

cơ bản nhưng để đảm bảo tính công bằng, các sai lệch này

sẽ được lượng hóa thành tiền như là một hình thức phạt

được cộng thêm vào giá dự thầu để so sánh với các hồ sơ

dự thầu

Một hồ sơ dự thầu không vượt qua bất kỳ bước kiểm tra nào nêu trên sẽ bịloại Tuy nhiên, ở bước kiểm tra sơ bộ, Ban QLDA không đánh giá năng lực nhàthầu (kinh nghiệm chung và kinh nghiệm cụ thể, thiết bị và năng lực nhân sự,vốn lưu động, v.v) Đánh giá này sẽ được tiến hành ở giai đoạn sau – Đánh giánăng lực nhà thầu sau khi xét thầu Ban QLDA cũng không được loại bất kỳ hồ

sơ dự thầu nào vì có giá chào thầu cao hơn giá dự toán trước đấu thầu

(b) Đánh giá chi tiết : Chỉ những hồ sơ dự thầu vượt qua bước kiểm tra

sơ bộ mới được xem xét tại bước này Ở bước này, Ban QLDA cầntiến hành những việc sau:

i Sửa lỗi: Ban QLDA cần kiểm tra các lỗi số học bằng

phương pháp đã mô tả trong hồ sơ dự thầu

ii Sửa lỗi các khoản dự phòng: Nếu hồ sơ dự thầu có các

khoản dự phòng do Chủ đầu tư xác định trước trong hồ sơmời thầu, khoản dự phòng này cần được trừ đi khỏi giá đãcông bố

iii Điều chỉnh và Giảm giá: Những điều chỉnh hoặc giảm giá

do nhà thầu nộp trước khi mở thầu sẽ được đưa vào xem xétbằng cách giảm đi hoặc cộng thêm phù hợp để có giá dựthầu chính xác

iv Bổ sung thêm: Nếu một hồ sơ dự thầu thiếu một số hạng

mục nhỏ, Ban QLDA có thể tính toán chi phí của các hạngmục thiếu này sử dụng đơn giá trung bình cho hạng mụcnày do các nhà thầu khác chào và cộng thêm chi phí vào giáchào thầu để so sánh Nếu một hồ sơ dự thầu chào số lượngkhác với số lượng nêu trong hồ sơ mời thầu, Ban QLDAcần tính toán lại số tiền đúng theo số lượng nêu trong hồ sơmời thầu Tuy nhiên, nếu một hồ sơ dự thầu nêu một hạngmục nhưng không nêu giá, chi phí của hạng mục này sẽđược hiểu là đã được tính trong các hạng mục khác của hồ

sơ dự thầu

v Các điều chỉnh: Trong mua sắm hàng hóa, hồ sơ mời thầu

có thể cụ thể các yếu tố chi phí bổ sung (tiến độ giaohàng/thanh toán, chi phí phụ tùng, chi phí vận hành, v.v) đểxem xét bổ sung vào giá chào thầu Các chi phí này phảiđược ước tính theo phương pháp nêu trong hồ sơ mời thầu

và cộng vào giá dự thầu để so sánh

vi Phạt sai lệch: Các hồ sơ dự thầu có những sai lệch nhỏ có

thể được chấp nhận nhưng Ban QLDA cần phạt những sailệch này bằng cách lượng hóa thành tiền và cộng thêm vàogiá chào thầu để so sánh Ví dụ, nếu một hồ sơ chào thờigian hoàn thành muộn hơn ngày xác định trong hồ sơ mờithầu nhưng thời gian hoàn thành muộn này được BanQLDA chấp nhận về mặt kỹ thuật, thì thời gian dôi ra sẽđược lượng hóa dựa vào tỷ lệ thiệt hại phải thanh toán nhưxác định trong hồ sơ mời thầu và cộng vào giá dự thầu.Sau khi thực hiện các đánh giá nêu trên, Ban QLDA có thể xác định được giá

“đánh giá” cho từng hồ sơ dự thầu tương ứng Ban QLDA cần so sánh các giá đánhgiá và quyết định hồ sơ dự thầu nào có giá đánh giá thấp nhất

(c) Kiểm tra hậu tuyển : Ban QLDA cần kiểm tra xem nhà thầu có giá

đánh giá thấp nhất tương ứng ở bước đánh giá chi tiết có đủ nănglực để thực hiện hợp đồng hay không Đối với mua sắm côngtrình, Ban QLDA cần kiểm tra xem nhà thầu có đáp ứng các tiêuchí năng lực tối thiểu sau đây được nêu trong hồ sơ mời thầu haykhông (đối với mua sắm hàng hóa, Ban QLDA có thể sử dụng cáctiêu chí tương tự với những điều chỉnh phù hợp):

i Doanh thu thi công trung bình hàng năm: Một nhà thầu cần

phải có doanh thu xây dựng trung bình hàng năm của 3 nămgần nhất lớn hơn mức tối thiểu cần thiết Mức tối thiểu nàyđược tính toán theo kinh nghiệm bằng ít nhất 2 lần giá dựtoán của hợp đồng chia cho số năm thi công cần thiết Ví

dụ, nếu một hợp đồng có dự toán 9 tỷ đồng và dự kiến xâydựng trong 18 tháng, doanh thu xây dựng tối thiểu cần thiếtđược tính toán như sau: 9 : (18 : 12) x 2 = 12 tỷ đồng

ii Kinh nghiệm trong các công trình tương tự: Nhà thầu phải

chứng minh đã thực hiện thành công ít nhất một số lượnghợp đồng (thông thường là 2) có đặc điểm và độ phức tạptương tự trong vòng 3 năm gần đây

iii Năng lực của Nhân sự chủ chốt: Nhà thầu thành công cần

huy động nhân sự cho vị trí Quản trị hợp đồng có chấtlượng, là người có ít nhất 5 năm kinh nghiệm với nhữnghợp đồng tương tự và ít nhất 3 năm làm Quản trị hợp đồng.Tùy thuộc vào các hợp đồng cụ thể, Ban QLDA có thể đưathêm các yêu cầu năng lực tối thiểu của những vị trí nhân

sự chủ chốt khác

iv Khả năng thiết bị: Nhà thầu phải chứng minh việc sẽ huy

động được những thiết bị xây dựng cần thiết phù hợp vớiyêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu để thi công đúng tiến độ

v Tài sản lưu động và/hoặc khả năng tín dụng (vốn lưu động)/năng lực tài chính: Nhà thầu cần phải chứng minh có

sẵn hoặc có thể tiếp cận các tài sản lưu động và/hoặc khảnăng tín dụng (không bao gồm những cam kết của các hợpđồng khác và thanh toán tạm ứng) vượt mức tối thiểu cầnthiết Mức tối thiểu này được tính toán theo kinh nghiệmphải bằng 3-4 lần dự toán gói thầu chia cho số tháng thicông cần thiết Ví dụ, nếu một công trình có giá dự toán 9

tỷ đồng và dự kiến thi công trong 18 tháng, lượng vốn lưuđộng tối thiểu cần thiết được tính toán như sau: 9 : 18 x 3(hoặc 4) = 1,5 (hoặc 2) tỷ đồng Ngoài ra, nhà thầu phảichứng minh rằng họ có tình hình tài chính lành mạnh vớihoạt động có lợi nhuận trong vòng 3 năm gần nhất

vi Lịch sử tranh chấp/kiện tụng: Nếu nhà thầu có lịch sử tranh

chấp hoặc kiện tụng với bản thân doanh nghiệp hoặc cácđối tác của doanh nghiệp (trong trường hợp liên doanh), cóthể bị đánh giá là không đủ năng lực Tương tự, nếu nhàthầu có lịch sử thực hiện công việc kém cũng có thể bị coi

là không đủ năng lực thực hiện

Nếu nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất đáp ứng đầy đủ các tiêu chínêu trên thì sẽ được trao thầu Nếu không đáp ứng bất kỳ tiêu chí đánh giá năng lựcsau nào thì sẽ bị coi là không đủ năng lực và nhà thầu tiếp theo sẽ được đưa vàođánh giá năng lực sau khi xét thầu và quá trình đánh giá lại thực hiện tương tự chođến khi xác định được nhà thầu có đủ năng lực Khi quá trình đánh giá kết thúc, BanQLDA cần chuẩn bị Báo cáo đánh giá thầu theo Mẫu Báo cáo Đánh giá thầu của

WB và nộp cho WB (nếu là hợp đồng kiểm tra trước) và các cơ quan có liên quan

để phê duyệt

Bước 5: Trao hợp đồng

Ban QLDA mời nhà thầu đủ năng lực có giá đánh giá thấp nhất đến thươngthảo và hoàn thiện hợp đồng Việc trao hợp đồng phải được thực hiện trong thờigian hiệu lực của hồ sơ dự thầu Trong trường hợp đặc biệt, nếu đánh giá thầu vàtrao hợp đồng không thể hoàn thành trong thời gian hiệu lực ban đầu của hồ sơ dựthầu, trước khi hết hạn hiệu lực ban đầu của hồ sơ, Ban QLDA cần đề nghị tất cảcác nhà thầu gia hạn hiệu lực của hồ sơ trong một thời gian phù hợp Một nhà thầu

có thể từ chối gia hạn khi bảo lãnh dự thầu bị thu hồi Nếu đồng ý, nhà thầu cầnphải gia hạn hiệu lực của bảo lãnh dự thầu tương ứng Đối với những hợp đồng xét

duyệt trước, trước khi đề nghị đầu tiên gia hạn hiệu lực của hồ sơ dự thầu hơn 28ngày và những đề nghị sau đó, Ban QLDA phải xin ý kiến không phản đối của WB.

Các điều khoản và điều kiện của hợp đồng được ký kết với nhà thầu thắngthầu phải theo những nội dung đã nêu trong hồ sơ mời thầu Không được phép đàmphán hợp đồng trừ khi nhằm hoàn thiện những chi tiết cần thiết như xác định đơngiá hợp đồng sau khi đã giảm giá, cập nhật tiến độ thực hiện, v.v Ban QLDA khôngđược yêu cầu hoặc cho phép nhà thầu thay đổi giá đã chào hoặc điều chỉnh nội dungcủa hồ sơ dự thầu đã nộp

Bước 6: Đăng thông báo trao hợp đồng

Ban QLDA phải đăng các thông tin sau về việc trao hợp đồng trên Báo Đấuthầu hoặc trên một trang web miễn phí và tự do truy cập hoặc một phương tiệnthông tin khác được WB chấp thuận: (a) tên của các nhà thầu đã nộp hồ sơ dự thầu;(b) giá dự thầu công bố tại buổi mở thầu; (c) tên và giá đánh giá của từ hồ sơ đượcđánh giá; (d) tên của các nhà thầu bị loại hồ sơ và lý do loại; và (e) tên của nhà thầuthắng thầu, giá chào cũng như thời hạn và quy mô tóm tắt của hợp đồng được trao.Việc đăng thông tin này phải được cập nhật thường xuyên

3.2.3 Chào hàng cạnh tranh của Hàng hóa và Công trình

Bước 1: Chuẩn bị Hồ sơ chào giá

Hồ sơ chào giá (RFQ) cần được chuẩn bị theo Hồ sơ chào giá mẫu (SRFQ)cho hàng hóa hoặc cho công trình do Văn phòng WB Hà nội chuẩn bị Để chuẩn bịRFQ, Ban QLDA cần nghiên cứu cẩn thận RFQ mẫu của WB bao gồm cả nhữnghướng dẫn in nghiêng trong đó

Bước 2: Lựa chọn các công ty để mời chào giá

Các Ban QLDA sẽ sử dụng kiến thức của mình để xác định việc các công tyđược mời chào giá là hợp lệ, có uy tín, hoạt động tốt và có năng lực Do thủ tụcchào hàng cạnh tranh cần ít nhất 3 hồ sơ để so sánh, nên các Ban QLDA cần mờinhiều hơn 3 công ty chào giá

Bước 3: Nộp và Nhận các Báo giá

RFQ cần phát hành miễn phí cho các công ty được chọn để mời chào giá.Cần đưa ra một thời gian hợp lý (có thể là 1 hoặc 2 tuần) để nhà thầu chuẩn bị báogiá của họ Báo giá có thể được nộp bằng văn bản qua fax, telex, thư hoặc thư điện

tử (các bản sao được lưu) Không yêu cầu bảo lãnh dự thầu Trong trường hợp BanQLDA không nhận được ít nhất 3 báo giá trong thời gian xác định, cần phải làm rõvới nhà thầu còn thiếu xem họ có dự định nộp báo giá không và khi nào Nếu chưa

có đủ 3 báo giá, Ban QLDA có thể cho kéo dài thêm thời gian hợp lý, ví dụ thêm 3ngày, để lấy thêm báo giá

Bước 4: Đánh giá các báo giá