Baocaothuctap hoàn thiện quản lý hàng tồn kho tại công ty cổ phần thương mại công nghệ giám sá

Qua sự giới thiệu và cho phép của nhà trường, em được nhận vào thực tập tại Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC được thành lập năm 2014, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất ki

i

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VIỆN KINH TẾ & QUẢN LÝ

*************

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỊA ĐIỂM THỰC TẬP CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ GIÁM SÁT HC

Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Trần Thị Bích Ngọc

Sinh viên thực hiện: Trần Thị Thanh Hương

MSSV: 20170359

Lớp: Quản lý công nghiệp 1-K62

ii

iii

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG v

DANH MỤC HÌNH v

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP 2

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp 2

1.2 Chức năng nhiệm vụ của Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC 3

1.3 Đặc điểm về hàng hóa 4

1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp 5

1.5 Khái quát kết quả kinh doanh của doanh nghiệp 7

PHẦN II: PHÂN TÍCH QUẢN LÍ HÀNG TỐN KHO CÔNG NGHIỆP 10

2.1 Cơ cấu tổ chức bộ phận kho 10

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ phận kho 10

2.2 Các phương pháp quản lý 13

2.3 Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC 14

2.3.1 Phân loại hàng tồn kho của Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC 14

2.3.2 Các quy định về quản lý hàng tồn kho 16

2.3.3 Tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho hàng hoá tại Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC 20

2.3.3.1 Quy trình nhập kho 23

2.3.3.2 Quy trình xuất kho 25

Hình 2.4 Quy trình quản lý hoạt động xuất kho hàng hóa 25

PHẦN III: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ LỰA CHỌN HƯỚNG ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 28

3.1 Đánh giá, nhận xét chung tình hình của công ty 28

iv

3.2 Hướng khóa luận tốt nghiệp 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

Phụ lục 1 Ảnh một số sản phẩm của công ty 31

Phụ lục 2 Ảnh kho của công ty 33

v

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Kết quả kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ

Giám sát HC 2018 – 2020 7

Bảng 2.1 tình hình hàng tồn kho năm 2018, năm 2019, năm 2020 15

DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty 5

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ phận kho 10

Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý kho 21

Hình 2.3 Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa 23

Hình 2.4 Quy trình quản lý hoạt động xuất kho hàng hóa……… 25

1

LỜI MỞ ĐẦU

Trước khi em kết thúc quãng thời gian ngồi trên ghế nhà trường, chăm sóc tận tình của thầy cô để bước sang một chặng đường mới với nhiều cơ hội và thách thức hơn Với sự quan tâm của trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tạo điều kiện cho em được tiếp xúc với thực tiễn thông qua 1 kỳ thực tập tốt nghiệp đầy ý nghĩa tại công ty đã giúp em khỏi bỡ ngỡ, cũng như có cái nhìn sâu sắc hơn để có thể hiểu rõ hơn về những lý thuyết mà em đã được học trên ghế nhà trường, và làm sao để ứng dụng vào thực tế

Qua sự giới thiệu và cho phép của nhà trường, em được nhận vào thực tập tại Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC được thành lập năm 2014, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh các thiết bị công nghệ điện tử, giám sát Tuy quy mô sản xuất còn nhỏ nhưng với 7 năm kinh nghiệm sản xuất kinh doanh công ty đã là đạt được nhiều thành tựu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và tạo được niềm tin trong lòng khách hàng Công

ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC liên tục đưa ra hàng loạt các sản phẩm, giải pháp mới thiết thực cho khách hàng, giúp khách hàng đạt được hiệu quả đáng kể trong các ứng dụng thông minh phục vụ cuộc sống

Trong thời gian hơn hai tháng thực tập tại công ty, em đã có cơ hội học hỏi được nhiều điều Để hoàn thành được bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Trần Thị Bích Ngọc thuộc Viện Kinh tế và Quản lý Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban Giám đốc và các anh, chị thuộc các bộ phận tại Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC

Bài báo cáo của em gồm 3 phần chính

- Phần I: Giới thiệu khái quát chung về doanh nghiệp

- Phần II: Phân tích Quản lý công nghiệp

- Phần III: Đánh giá chung và lựa chọn hướng đề tài

Mặc dù đã cố gắng trong công tác nghiên cứu, tìm hiểm và thu thập thông tin, nhưng do kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế còn chưa nhiều, thời gian thực tập hạn chế nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy

cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

2

PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI CÔNG NGHỆ GIÁM SÁT HC Tên giao dịch: HC MONITORING TECHNOLOGY TRADING.,JSC

Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC được thành lập vào năm

2014, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh doanh độc lập, tự điều chỉnh về tài chính Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có phạm vi hoạt động trên toàn bộ lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Tuy thành lập chưa lâu nhưng Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát

HC đã góp một phần công sức của mình vào công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế

xã hội nước nhà Công ty đã trải qua không ít khó khăn trong những năm đầu đi vào hoạt động, khi mà điều kiện kinh doanh còn thiếu thốn, tình hình trong nước đang bị suy thoái,

3

lạm phát kinh tế gia tăng, khách hàng thì ít biết đến công ty… Tuy nhiên với sự chỉ đạo đúng đắn của ban giám đốc, tinh thần hăng say lao động, phấn đấu vì lợi ích chung của công ty, sự hợp tác, giúp đỡ của đối tác, của khách hàng… công ty đã từng bước tạo dựng được chỗ đứng của mình trên thị trường và ngày càng phát triển ổn định Nhiều khách hàng trong nước đã biết đến và tin tưởng công ty Nên hoạt động kinh doanh của công ty có những biểu hiện tương đối tốt, công ty luôn có lợi nhuận và lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước

1.2 Chức năng nhiệm vụ của Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC

Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức Công ty bán buôn và bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thương mại…

Ngành nghề kinh doanh của Công ty gồm có

+ Nhập khẩu, lắp giáp và phân phối camera giám sát, đầu ghi hình kỹ thuật số mang thương hiệu VISIONCOP

+ Tư vấn, thiết kế và lắp đặt Camera giám sát

+ Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp

+ Lắp đặt hệ thống điện

+ Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình

+ Bán buôn đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện

+ Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

Chi tiết: - Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động cơ điện, dây điện và thiết bị khác dùng trong mạch điện) - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy văn phòng (trừ máy vi tính và thiết bị ngoại vi)

+ Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh

+ Lắp đặt hệ thống giám sát

 Chức năng:

4

- Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là buôn bán lẻ các ngành máy móc trang thiết bị như máy tính, máy photocopy, máy in mã số vạch, máy huỷ tài liệu, cung cấp và lắp đặt hệ thống camera, buôn bán bàn ghế, thiết bị giáo dục phục vụ các doanh nghiệp, tổ chức, người tiêu dùng trong và ngoài khu vực

- Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động

- Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, môi trường hoạt động kinh doanh vô cùng phức tạp và sôi động Sự cạnh tranh giữa các thành phần kinh tế diễn ra rất quyết liệt và các doanh nghiệp đều có quyền bình đẳng trước pháp luật thì việc đảm bảo thắng lợi trên thương trường, để hoạt động kinh doanh có lãi đòi hỏi doanh nghiệp phải hết sức khôn khéo và linh hoạt trong các quyết định kinh doanh

và nhất là phát huy hết thế mạnh tiềm năng sẵn có của công ty mình Công Ty Cổ Phần Thương Mại Công Nghệ Giám Sát HC là đơn vị kinh doanh thương mại nên ngoài những đặc điểm chung của hoạt động sản xuất kinh doanh

1.3 Đặc điểm về hàng hóa

Hàng hóa trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thức vật chất (dịch vụ) mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán Đối với Công Ty Cổ Phần Thương Mại Công Nghệ Giám Sát HC mặt hàng chủ yếu đưa ra tiêu thụ trên thị trường là các loại camerra như:

- Nhập khẩu, lắp giáp và phân phối camera giám sát, đầu ghi hình kỹ thuật số mang thương hiệu VISIONCOP

5

- Tư vấn, thiết kế và lắp đặt Camera giám sát

- Cung cấp tư vấn các giải pháp về giám sát theo dõi - giải pháp kết nối Công ty Công Ty Cổ Phần Thương Mại Công Nghệ Giám Sát HC xuất hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp: Công ty CP Intimex Việt Nam, Công ty CP Nhất Nam, Ngân hàng TMCP Quân đội, Nhà hàng Cảnh Hồ, Công ty TNHH giải trí Làn Sóng Xanh…và một số doanh nghiệp khác

 Đặc điểm về lưu chuyển hàng hóa

- Lưu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thương mại có thể theo một trong hai phương thức là bán buôn và bán lẻ Bán buôn hàng hóa là một hình thái phân hóa của hoạt động doanh nghiệp nhằm mục đích chuyển bán và tiếp cận dòng hàng hóa và dịch vụ vào mạng lưới bán lẻ Bán lẻ hàng hóa chỉ loại hình hành vi bán hàng ở mức “nhỏ lẻ, cá biệt ” nói cách khác bán lẻ là một hành vi trao đổi thương mại, trong đó người mua là người tiêu dùng cuối cùng và động cơ để thoả mãn nhu cầu cá nhân Hiện nay Công ty Công Ty Cổ Phần Thương Mại Công Nghệ Giám Sát HC đang áp dụng cả hai hình thức này

1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp

Hình 1.2 Cơ cấu tổ chức công ty

* Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

+ Tính toán lập các khoản phải nộp ngân sách, nộp cấp trên các khoản phải thu, phải trả

- Phòng hành chính nhân sự: là bộ phận chuyên quản lý vấn đề nhân sự của công ty, phụ trách vấn đề tuyển dụng nhân sự

+ Đứng đầu các phòng là trưởng phòng, có nhiệm vụ điều hành phòng mình theo hoạt động chuyên môn

- Phòng kinh doanh: đây là bộ phận giữ chức vụ quan trọng nhất của công ty, vì vậy

số lượng nhân viên của bộ phận này khá lớn Số lượng hợp đồng của họ mang về sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của công ty

- Phòng sản xuất: theo dõi tình hình về sản xuất của công ty, đảm bảo các yếu tố về

kỹ thuật, các hoạt động xuất nhập khẩu, các hoạt động nghiên cứu để đổi mới sản phẩm, hoạt động đánh giá chất lượng sản phẩm, hoạt động vận chuyển sản phẩm đến với khách hàng, hoạt động quản lý sản phẩm theo đúng chất lượng,…

7

1.5 Khái quát kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Trong hơn 6 năm hoạt động Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC luôn đạt được thành công trong mọi công trình, dự án và được đối tác, khách hàng và các nhà đầu tư tin cậy, đánh giá cao Hoạt động kinh doanh của công ty đang ngày càng phát triển

Bảng 1.1 Kết quả kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát

3.Doanh thu thuần về bán hàng và

cung cấp dịch vụ 19.769.807 24.372.509 27.654.992

4 Giá vốn hàng bán 17.245.476 22.295.136 26.027.574 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và

9.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh

8

13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 272.894 (597.842) (1865.324)

14 Chi phí thuế thu nhập doanh

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tổng doanh thu của công ty tăng dần

qua các năm 2018, 2019 và 2020 Cụ thể, năm 2018 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ là hơn 19 tỷ đồng Đến năm 2019, con số này tăng lên đáng kể đến hơn 24 tỷ đồng, tăng 4,6 tỷ đồng, tương ứng tăng 23,28% so với năm 2018 Năm 2020, con số này tiếp tục tăng đến hơn 27 tỷ đồng, tăng hơn 3,2 tỷ đồng, tương ứng tăng 13,47% so với năm 2019 Sự tăng trưởng về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giai đoạn 2018 – 2020 là do hai lý

do chính Lý do thứ nhất là: sau một thời gian tìm hiểu và làm quen với thị trường, công ty

đã gây dựng được các mối quan hệ làm ăn với khách hàng, những mối làm ăn đó tăng dần theo thời gian dẫn đến số lượng hàng bán được tăng lên qua các năm Lý do thứ hai là: do giá xăng tăng giá3 từ năm 2018 – 2020 làm cho chi phí vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến công ty tăng; giá xăng tăng cũng làm cho chi phí đầu vào của nhà cung cấp tăng, kéo theo sự tăng lên của giá bán ra của nhà cung cấp cho công ty Từ đó làm tăng chi phí giá vốn hàng bán đơn vị của công ty Giá vốn hàng bán tăng đòi hỏi công ty phải bán ra với giá cao hơn để không làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của mình Do vậy, giá bán đơn vị của một sản phẩm tăng kéo theo sự tăng lên của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2019, 2020 so với năm 2018

Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp: Vì trong cả ba năm 2018, 2019, 2020

chi phí thuế thu nhập của doanh nghiệp đều bằng 0 nên tổng lợi nhuận kế toán sau thuế của

9

công ty bằng tổng lợi nhuận kế toán trước thuế Cụ thể, năm 2019 công ty thua lỗ 597 triệu đồng, giảm 319,07% so với năm 2018 Năm 2020, công ty tiếp tục thua lỗ 1,86 tỷ đồng, mức thua lỗ tăng 212,01% so với năm 2019 Trong hai năm 2019 và 2020, tổng doanh thu

và tổng chi phí của công ty đều tăng lên so với năm 2018 Tuy nhiên, mức tăng của tổng chi phí lớn hơn mức tăng của tổng doanh thu Vì vậy, công ty liên tục bị thua lỗ trong hai năm 2019 và 2020

Nhiệm vụ/trách nhiệm của Quản lý kho bao gồm:

+ Tiếp nhận thông tin xuất nhập hàng, tổ chức sắp xếp giao nhập hàng, xuất hang

+ Thực hiện đơn hàng, tổ chức người giao hàng tới khách hàng

+ Chịu trách nhiệm chính chất lượng, số lượng: hàng nhấp xuất và tồn kho

+ Lên kế hoạch nhập hàn

+ Chủ động giải quyết công việc có liên quan, giải quyết và khắc phục rốt ráo công việc đáp ứng thỏa mãn yêu cầu khách hàng và nội bộ có liên quan

Thủ Kho

+ Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng hóa

+ Kiểm tra các chứng từ khi có yêu cầu nhập, xuất hàng theo đúng quy định

+ Thực hiện nhập và xuất hàng hóa khi có yêu cầu

+ Ghi và lưu trữ phiếu nhập, phiếu xuất kho

+ Nhận các chứng từ giao hàng, xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định

+ Theo dõi hàng hóa xuất, nhập và tồn kho hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu

+ Theo dõi hàng tồn kho

Quản lý kho

11

+ Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hàng ngày

+ Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu

+ Thực hiện các thủ tục đặt hàng của kho

+ Theo dõi quá trình nhập hàng

+ Lập các phiếu yêu cầu mua hàng, đơn hàng nhập khẩu theo kế hoạch định kỳ

+ Làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng

+ Thực hiện các công việc khác

+ Cùng với nhân viên quản lý kho sắp xếp các loại hàng hóa theo đúng quy định

+ Đảm bảo nguyên tắc phòng cháy chữa cháy và an toàn trong kho

+ Báo cáo đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến kho hàng khi có yêu cầu từ Trưởng

bộ phận hoặc Ban giám đốc

Kế toán kho

+ Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi thực hiện Nhập/Xuất kho

+ Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất, xử lý tất cả các trường hợp thiếu hụt hàng hóa trong phạm vi quyền hạn hoặc báo cáo lên cấp trên để kịp thời giải quyết

+ Kiểm tra và nhập các chứng từ, số liệu hàng hóa vào phần mềm hệ thống

+ Kiểm soát nhập xuất tồn kho

+ Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hóa vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các qui định của công ty

+ Thường xuyên cập nhật tình hình hàng hóa trong kho, lên kế hoạch xuất – nhập hàng hóa trình Kế toán trưởng xem xét và phê duyệt

+ Thường xuyên theo dõi công nợ nhập – xuất hàng hóa; định kỳ lập biên bản xác minh công nợ theo quy định

+ Định kỳ 3 tháng 1 lần phối hợp với thủ kho kiểm kê toàn bộ hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho Xử lý những hàng hòa hư hỏng, hết hạn sử dụng

+ Lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu phát hiện có sự chêch lệch giữa số liệu thực tế với sổ sách, nộp về phòng Kế toán để được xử lý

+ Hạch toán việc xuất – nhập hàng hóa, nguyên vật liệu; thực hiện hạch toán doanh thu, giá vốn và chi phí

+ Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán

+ Trực tiếp tham gia kiểm kê đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận

+ Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất)

+ Chịu trách nhiệm biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế

+ Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo quy định

Nhân viên tổng hợp

+ Phụ trách sắp sếp hàng hóa trong kho

+ Vận chuyển khi nhập, xuất hàng hóa

+ Hỗ trợ kế toán kho và thủ kho thực hiện kiêm kê hàng

+ Dán Mã hàng cho từng loại sản phẩm

Bảo vệ kho

+ Đảm bảo an toàn cho người và tài sản trong kho

+ Phát hiện và ngăn chặn kịp thời các mối đe dọa đối với người và tài sản trong kho + Đảm bảo chỉ có nhân viên được ủy quyền mới được phép vào kho

+ Đảm bảo tất cả hàng hóa ra vào kho phải có chứng từ hợp lệ và phải được kiểm soát chặt chẽ về số lượng và chủng loại

+ Giám sát, kiểm tra theo chứng từ hàng hóa nhập khẩu vào kho; giám sát, kiểm tra quá trình phân loại và xuất khẩu hàng hóa để đảm bảo không mất mát

+ Đăng ký đầy đủ thông tin ra vào bao gồm: thời gian, thông tin của nhân viên giao hàng, thông tin của tài xế giao hàng, số xe, công ty, tên hàng hóa, số lượng

- Mỗi sản phẩm/gói sản phẩm phải có mã vạch khác nhau Mã sản phẩm sẽ được đánh theo

lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý của công ty tuy nhiên lại giúp

có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác

- Điều này nảy sinh sự phức tạp trong quản lý mã vạch do số lượng seri quá khổng lồ tuy nhiên công ty kết hợp với phần mềm quản lý Sapo POS, quản lý kho bằng giải pháp mã vạch, các sản phẩm trong cùng 1 lô hàng sẽ được đánh cùng 1 mã vạch

- Với các sản phẩm có mã IMEI như hàng điện tử của công ty, công ty quản lý theo serial của từng sản phẩm đơn nhất, giúp định danh chính xác sản phẩm đó cũng như thuận tiện cho quá trình bảo hành sau này

 Phương pháp kiểm kê thường xuyên

- Đối với các hàng hóa đang có sẵn trong kho Kế toán kho sẽ thực hiện theo dõi và kê khai thường xuyên về tình hình hàng hóa có sẵn trong đó Và sau đó kế toán sẽ thể hiện tính hệ thống của hàn hóa ở trong sổ kế toán

- Kế toán viên sẽ sử dụng những tài khoản kế toán để xác định các thông tin liên quan đến tài khoản kế toán

- Kế toán kho cần phải xác định liên tục và tại mọi thời điểm, kế toán viên cần phải đánh giá được giá trị của hàng tồn kho

Nguồn hàng chủ yếu của công ty là các sản phẩm mang thương hiệu VISIONCOP và

HP Hàng tồn kho chủ yếu của Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC là các loại máy móc thiết bị máy tính, thiết bị giám sát, thiết bị điện tử, linh kiện, thiết bị phần mềm, con chíp điện tử v.v…

- Nguyên liệu vật liệu: máy móc, thiết bị, phần mềm, con chíp, vi mạch điện tử v.v…

- Công cụ, dụng cụ: Máy móc cắt tạo khuôn, khuôn mẫu máy, dụng cụ kiểm tra, sửa chữa, bảo hành, bảo hộ, bảo vệ và thiết bị tăng tính an toàn cho máy v.v…

- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

- Thành phẩm: Máy tính xách tay hoàn thiện chờ bán và nằm trong đơn đặt hàng của đối tác và khách hàng, thiết bị giám sát, linh kiện điện tử v.v…

- Hàng gửi đi bán: là những sản phẩm hàng hoá đã hoàn thiện của công ty được chuyển gửi phân phối đến các đại lý, các nhà phân phối, trung tâm giới thiệu sản phẩm của công

ty

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Đây là nhóm hành động đưa ra những chỉ tiêu, lên

kế hoạch dự phòng để giảm bớt giá một số hàng hoá lưu trong kho của công ty Công ty sẽ lên kế hoạch tính toán chi phí cũng như những điều kiện để đi đến kế hoạch giảm giá hàng tồn kho khi cần thiết

Sau đây là bảng số lượng hàng hóa được nhập kho trong các năm 2018, 2019 và 2020 của công ty:

15

Bảng 2.1 tình hình hàng tồn kho năm 2018, năm 2019, năm 2020

ĐVT: 1000đ

Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lương Giá trị

Tồn kho

Nguyên vật liệu 296 3,449,095.2 204 2,459,027.2 312 4,005,514.8 Công cụ dụng cụ 444 5,173,642.8 306 3,688,540.8 468 6,008,272.2 Thành phẩm 592 6,898,190.4 408 4,918,054.4 624 8,011,029.6

16

2.3.2 Các quy định về quản lý hàng tồn kho

 Nhập kho

- Mua hàng: Khi có nhu cầu mua linh phụ kiện thì các bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu

đề nghị mua hàng cho Ban Giám Đốc Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát

HC Sau khi phiếu đề nghị mua hàng được phê chuẩn bộ phận cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn Phiếu yêu cầu mua hàng do bộ phận có trách nhiệm lập Phiếu được lập theo kế hoạch sản xuất hoặc lập đột xuất

- Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê chuẩn của Giám đốc (hoặc người phụ trách) bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp Mẫu của đơn đặt hàng được thiết kế sẵn có đầy đủ các cột cần thiết nhằm hạn chế tối đa các sai sót

- Nhận hàng: Khi bên nhà cung cấp giao hàng bộ phận nhận hàng của Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC sẽ dựa trên đơn đặt hàng để kiểm tra về mẫu

mã, số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và thời gian gia hàng, cuối cùng trưởng nhóm vật tư Công ty Cổ Phần Thương mại Công nghệ Giám sát HC phải lập biên bản kiểm nhận hàng Bộ phận nhận hàng Công ty độc lập với bộ phận kho Công ty và bộ phận kế toán Công ty

- Kiểm tra nguyên phụ liệu: toàn bộ nguyên phụ liệu được nhập về kho đều được kiểm tra chất lượng đảm bảo đúng như yêu cầu kỹ thuật mới được đưa vào kho và được kiểm tra theo quy định

- Công ty tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra về số lượng, chất lượng hàng hóa Trong trường hợp phát hiện số lượng hàng hóa bị thiếu hụt hoặc chất lượng hàng hóa không đạt yêu cầu, công ty lập tức báo ngay cho nhà cung cấp để giải quyết; Đảm bảo yêu cầu chất lượng hàng hóa ngay từ đầu, kiên quyết không nhập những hàng hóa không đạt tiêu chuẩn, nâng cao chất lượng sản phẩm do công ty lắp ráp và cung cấp ra thị trường

- Khi kiểm soát bán thành phẩm, các bán thành phẩm và sản phẩm lỗi đều được trả lại về nơi sản xuất để điều chỉnh và sửa chữa lại, nếu bán thành phẩm, sản phẩm hỏng không sửa chữa được đều lập biên bản đẻ kiểm soát và đề ra các biệp pháp khắc phục, phòng ngừa