Microsoft access 2003 nguyễn thiện tâm tập 1 đại học quốc gia tp HCM, 2007

Trong gido trinh nay, chúng tôi sẽ cung cốp cho các bạn một số khiến thức cơ bản vé khái niệm cơ sở dữ liệu quan hệ uà một số kỹ năng trong Microsoft Access dé gitip cdc bạn có thể xâ

DAI HOC QUOC GIA TP HO CHI MINH

ba TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN

ba TRUNG TAM TIN HOC

NGUYEN THIEN TAM

TK 01 TH(V) 6-11/DHQGTPHC

BHOG.HCM-06 °°! TPHCM TH.TK.676 - 06(T)

cCờ¿ nóc cúc ầ

Trong thời đợi ngày nay, máy tính đã có mặt trong mọi

lĩnh uực xã hội, đặc biệt nó là một công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong công tác quản lý Với lĩnh uực xử lý thông tin va các số liệu thì yêu cầu hàng đâu là : Nhanh chóng —

Chính xúc - Lưu tri? gon va tính Bảo một cao

Hiện nay có rất nhiều phần mềm cơ sở dữ liệu khác nhau, để giúp cho các bạn có thể lua chon va sit dung tét

một phân mềm, chúng tôi xin giới thiệu phân mềm quản trị

cơ sở dữ liệu quan hệ — “Microsoft Access 2003” - một phân

mém khá mạnh, dễ sử dụng uà có nhiều ưu điểm so tới

Microsoft Access 97, 2000 truéc do Trong gido trinh nay,

chúng tôi sẽ cung cốp cho các bạn một số khiến thức cơ bản

vé khái niệm cơ sở dữ liệu quan hệ uà một số kỹ năng trong

Microsoft Access dé gitip cdc bạn có thể xây dựng nhanh cúc

ứng dụng nhỏ, nhằm phục uụ công tác quản lý của các bạn được tốt hơn Giáo trình này gôm có ba tập:

® Tệp 1: gôm có năm chương (1 - 5ð), giới thiệu cho các

bạn biết vé khdi niệm uề bảng, quan hệ các bảng, các đối tượng có trong tập tin cơ sở dữ liệu Access, sử dụng công cụ trình thông mãnh để tạo nhanh các đối tượng nay

lệnh, cách tạo lập các báo biểu theo nhiều dạng khác

@ Tap 3: gôm hai chuong (9-10), gidi thiéu ngén ngit lép trinh Visual Basic for Applications (VBA), dé có thể hết các đối tượng trong tập tin cơ sở dữ ligu Access lai thành một ứng dụng thật sự, làm cho ứng dụng có thể

sử dụng trên môi trường nhiều người dùng

Dù đã cố gắng biên soạn kÿ, uới mong muốn hỗ trợ các bạn tiếp cận một công cụ phân mềm tiên tiến, song chốc rằng cuốn sách này không tránh khỏi những sơ sót Chúng tôi mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các bạn

Cuốt cùng xin chúc các bạn thành công trong uiệc xây dựng các ứng dụng tin học trong công tác quản lý

TRUNG TAM TIN HỌC - TRƯỜNG ĐHKHTN - ĐHQG TP.HCM

Chương

TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS

Chương này đề cập đến các vấn đề sau:

e Khai niệm về cơ sở dữ liệu quan hệ

« - Các đối tượng trong tập tin cơ sở dữ liệu của Microsoft

Access: bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, tập lệnh,

bộ mã lệnh

e Tạo nhanh một ứng dụng bằng công cụ trình thông minh

l._ KHÁI NIỆM VỀ MICROSOFT ACCESS

I.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database)

Nguồn gốc của mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ đầu tiên

là do tiến sĩ E.F.Codd thiết kế, đã được công bố rộng rãi trên

tạp chí vào tháng 07/1970 với bài “Mô hình dữ liệu quan hệ

cho các ngân hàng dữ liệu lớn” Theo mô hình này, các dữ liệu sẽ được lưu vào máy tính dưới dạng các bảng hai chiều

gọi là các quan hệ và giữa các bảng sẽ có các mối liên hệ

được định nghĩa, nhằm phản ánh mối liên kết thật sự của các

đối tượng dữ liệu ở bên ngoài thế giới thật Trong mô hình này

có một số khái niệm cơ ban: sau:

Bang (Table) hay quan hệ: gồm có nhiều dòng và nhiều cột Trong một bảng phải có ít nhất là một cột

"Cột (Column) hay trường (Field): nam trong bang Trong một bảng thì không thể có hai cột trùng tên

':* nhau Trên mỗi cột chỉ lưu một loại dữ liệu Thứ tự:

_ trước sau của các cột trong bảng là không quán

trọng Các thuộc tính cơ sở của một trường là: tên

trường (Field Name), kiểu dữ liệu (Data Type), độ

Trong bảng này có hai cột: Mã môn học và tên môn học

Các thuộc tính cơ sở của các cột này là:

Mã môn học | MA_MON_HOC Chuỗi 2-

Tên môn học | TEN_MON_H0C Chuỗi 30

Dòng (Row): nằm trong bảng Trong một bang thi

không thể có hai dòng trùng lặp nhau về thông tin

lưu trữ Thứ tự trước sau của các dòng trong bảng

cũng không quan trọng :

Khóa chính (Primary key): Là một hoặc nhiều

_ trường trong một bảng mà dữ liệu tại các cột này

phải bắt buộc phải có (không được để trống) và

Chuong 1: Téng quan vé Microsoft Access

đồng thời phải duy nhất không được phép trùng lặp

(tính duy nhất của dữ liệu) Hơn thế nữa, giá trị dữ liệu của khóa chính xác định duy nhất các giá trị của

các trường khác trong cùng một dòng :

Khóa ngoại (Foreign key): Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà các trường này là khóa

chính của một bảng khác Do đó dữ liệu tại các cột

này bắt buộc phải tổn tại có trong một bảng khác

- (tính tồn tại của dữ liệu)

Thí dụ: Đề lưu trữ và quản lý thông tin của các sinh viên, ta tổ

chức các bảng đơn giản sau:

+ Bằng MÔN HỌC: Lưu trữ thông tin về các môn học

*

+ Bảng SINH VIÊN: Lưu trữ thông tin của các sinh viên: mã

số, ngày sinh, họ tên, địa chỉ, nơi sinh

Mã số Họ lên - Ngày sinh Thông tin khác

Dòng “PAT `| Nguyễn Hồng _- :Í 114 Too

trong đó:

Bảng MÔN HỌC có cột mã môn học là khóa chính

Thông thưởng trong mô hình quan hệ, để viết gọn, chúng

ta có thể viết bảng theo cú pháp sau:

Môn học (Mã môn học, Tên môn học)

Các cột được gạch dưới trong bảng chính là khóa chính của bảng Để thể hiện một phụ thuộc hàm trong

bảng MÔN HỌC chúng ta có thể viết:

Mã môn học — Tên môn học

Bảng SINH VIÊN có cột mã số là khóa chính khi đó sẽ thể hiện:

Sinh viên (Mã số, Họ tên, Ngày sinh, Địa chi, .)

Mã số —> Họ tên, Ngày sinh, Địa chỉ,

Bảng KẾT QUẢ THỊ có cột mã số và mã môn học (hai

cột) là khóa chính

Kết quả thi (Mã số, Mã môn học, Điểm)

Trong bảng KẾT QUẢ THỊ có cột mã môn học là một

khóa ngoại và cột mã sinh viên cũng là một khóa ngoại

Chúng ta có thể thấy rằng trong bảng KẾT QUẢ THỊ tại

cột mã sinh viên chỉ cho phép chứa các mã sinh viên có

trong bảng SINH VIÊN và cột mã môn học chỉ cho phép

chứa các môn học trong bảng MÔN HỌC Điều này thì hiển nhiên vì chúng ta chỉ lưu trữ điểm thi của các sinh viên thật sự có tồn tại trong bảng SINH VIÊN và môn học

phải có trong bảng MÔN HỌC

Theo thí dụ trên thì ta có mã sinh viên trong bảng KẾT

Thí dụ: Trong bảng KẾT QUÁ THỊ tồn tại hai phụ thuộc -

hàm tồn tại là:

Kết quả thí [Mã số] c Sinh viên [Mã số] và

Kết quả thí [Mã môn học] c Môn học [Mã môn học]

J.2, Một số các phép toán quan hệ trong mô hình cơ sở dữ liệu

quan hệ

e Phép han ché (Restriction): Trong trường hợp muốn thể hiện dữ liệu của tất cả các dòng hay chỉ lọc một số dòng nào đó thỏa điều kiện đưa ra trước

Thí dụ: Trên bảng KẾT QUẢ THỊ chỉ muốn thể hiện

những sinh viên thi môn học 01

Kết quả thể hiện là:

« - Phép tích ĐềCác (Product): Liên kết dữ liệu của hai

bảng theo tích ĐềCác

-Thí dụ: Liên kết dữ liệu hai bảng SINH VIÊN va KHOA lai

Mã số Tên khoa Kết quả | Mã số | Tên khoa

A0{ | Product |Anhvăn | ‘| aot | Anh văn

A02 Tin học A01 Tin học

A02 Anh văn

A02 | Tin học

© _ Phép liên kết (Join): Liên kết dữ liệu của hai bảng lại

theo điều kiện là cả hai bằng phải có chung với nhau một

hoặc nhiều cột

Thí dụ: Muốn thể hiện thông tin kết hợp gồm: mã số sinh

viên, tên khoa từ hai bảng Sinh viên và Khoa `

Mã |Khoa Khoa | Tên khoa Mã | Tên khoa

A0{ |AV |don |AV [Anh van |Kết quả |A01 {Anh van

A02 |TH TH |Tinhọc | —— A02 |Tin học

° 'Phép hợp (Union): Lấy tất cả dữ liệu của hai bên bảng

lại với nhau Thí dụ chúng ta có bảng thứ nhất (Table 1)

chứa danh sách sinh viên khoa Anh văn, và bảng thứ hai

(Table 2) chứa danh sách sinh viên khoa Tin học thì khi

chúng ta sử dụng phép hợp, kết quả sẽ cho ra danh sách

các sinh viên của hai khoa Anh văn và Tin học

Table 2

Chương 1: Tổng quan về Microsoft Access_— 7?

Phép giao (Intersection): Chi lấy phần dữ liệu chung

Khái niệm về hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ

(Relational DataBase Management System): Là hệ thống các

chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo

mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ

Microsoft Access cũng là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

quan hệ nó trợ giúp cho người sử dụng lưu trữ thông tin dữ

liệu bên ngoài vào máy tính dưới dạng các bảng và có thể

tính toán, xử lý trên dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ -

Các đặc điểm của Microsoft Access

Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị của dữ liệu bên trong các bảng một

cách chặt chẽ

_ Với công cụ trình thông minh (Wizard) cho phép người sử

dụng có thể thiết kế các đối tượng trong Microsoft

Access mét cach nhanh chóng

Với công cụ truy vấn bằng thí dụ QBE (Query By

Example) sẽ hỗ trợ cho người sử dụng có thể thực hiện

các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp của

Các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL

(Structure Query Language) được viết như thế nào

Với kiểu trường đối tượng kết nhúng OLE (Object Linking

and Embeding) cho phép người sử dụng có thể đưa vào

bên trong tập tin cơ sở dữ liệu Access các ứng dụng

khác trên Windows như: tập tín văn bản Word, bảng tính

Excel, hình ảnh BMP, âm thanh WAV

Dữ liệu được lưu trọn gói trong một tập tin: Tất cả các đối

tượng của một ứng dụng chỉ được lưu trong một tập tin cơ

sở dữ liệu duy nhất đó là tập tin cơ sở dữ liệu Access

(MDB)

Ứng dụng có thể sử dụng trên môi trường mạng máy tính

nhiều người sử dụng, cơ sở dữ liệu được bảo mật tốt

Có khả năng trao đổi dữ liệu qua lại với các ứng dụng

khác, có thể chuyển đổi dữ liệu qua lại với các ứng dụng

như Word, Excel, Fox, Dbase, HTML

Kết nối trực tiếp vào hệ cơ sở dữ liéu Microsoft SQL

Server để phát triển các ứng dụng theo mô hình chú

khách (Client/Server)

ll KHỞI ĐỘNG MÍCROSOFT ACCESS

I.1 Các bước thực hiện

Khởi động Windows

Mở Programs, nhấn vào biểu tượng Microsoft Access

Get the latest news about using

Access icaby update this list

From the web

Post

Hình I.2: Màn hình của Microsoft Access sau khi khởi động

Sau khi khởi động Microsoft Access, chúng ta sẽ có thể

chọn lựa các hành động sau:

Create a new file: Khi chúng ta muốn sử dụng chức

năng tạo mới cơ sở dữ liệu

More : Khi chúng ta muốn mở một tập tin cơ sở dữ liệu

Access đã được tạo trước đó

II.3 Các thành phần trong màn hình Microsoft Access

Sau khi khởi động Microsoft Access, cửa sổ Microsoft

Access sẽ xuất hiện Các thành phần trong cửa sổ này gồm:

Thanh thực đơn (Menu bar): Chứa các chức năng trong

từng thực đơn và các chức năng này sẽ được thay đổi tùy

thuộc vào đối tượng làm việc hiện hành của Microsoft

Access

Thanh công cụ (Tool bar): Chứa các biểu tượng (Icon)

đại diện cho một hành động nào đó mà khi người sử

dụng nhấn vào thì nó sẽ thực hiện Các thanh công cụ

này cũng sẽ được thay đổi tùy vào đối tượng làm việc

hiện hành của Microsoft Access Mỗi một thanh công cụ

đều có một tên riêng để phân biệt Thông thường chúng

ta nên nhớ ý nghĩa của các biểu tượng trên các thanh

công cụ để có thể thực hiện nhanh một hành động nào

đó thay vì phải vào từng cấp của thực đơn

Thí dụ: Để mở một tập tin cơ sở dữ liệu Access chúng ta

phải vào thực đơn File —› Open, nhanh hơn chúng ta có

thể nhấn vào biểu tượng có hình “quyển tập mở" trên

thanh công cụ Database (biểu tượng thứ hai từ nhìn từ

trái qua)

Thanh trạng thái (Status bar): Thể hiện tình trạng hiện

hành của các phím đặc biệt (CapsLock, NumLock ),

các thông báo, hướng dẫn của ứng dụng trong quá trình

sử dụng Microsoft Access

L_ Thanh thực đơn L Tam công cụ

Thanh trang thai

Hinh 1.3: Man hinh giao diện của Microsoft Access

MG TAP TIN CO SO DU LIEU ACCESS

_ Với mục đích muốn xem hay sửa đổi các đối tượng hoặc _

cho thực hiện (Run) một tập tỉn cơ sở dữ liệu Access thi viéc làm đầu tiên là chúng ta phải mở tap tin do ra ae

Các bước thực hiện:

e — File —> Open (cd thể nhấn phím Ctrl+O}

-e Chọn tập tin cơ sở dữ liệu Access, muốn mở ra trên hộp thoại Open File, sau đó chọn nút Open _

Trong trường hợp nếu muốn mở tập tin cơ sở dữ liệu

Access ở chế độ độc quyển (chỉ cho một người sử dụng) thì

chung ta phải chon muc Open Exclusive Thong thudng khi một tập tin cơ sở dữ liệu Access đã có chia sẻ cho nhiều người sử dụng trên mạng thì chỉ các trường hợp cần thiết phải sửa đổi nhiều bên trong tập tin cơ sở dữ liệu Access Khi đó

bắt buộc chúng ta phải mở tập tin ở chế độ độc quyền Tuy

nhiên, trước khi mở tập tin ra phải yêu cầu các người sti dung

khac phai tam ngung truy cap vao tập tin cơ sở dữ liệu

Access này :

Mở tập tin chỉ đọc ——_ Open Read-Only

Mở tập tin độc quyển — —= Open Exclusive

Open Exclusive Read-Only

Hình I.4: Màn hình mở tập tin cơ sở dữ liệu Access

IV CÁC ĐỐI TƯỢNG BÊN TRONG TẬP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS

Một tập tin cơ sở Access dữ liệu gồm:

- Cấu trúc cơ sở dữ liệu

- Các màn hình nhập liệu và khuôn dạng kết xuất

- Công cụ khai thác dữ liệu

Cụ thể được chia thành bảy đối tượng cơ bản như sau:

© Bang (Table): La thanh phan cơ sở của tập tin cơ sở dữ

liệu Access, dùng để lưu trữ dữ liệu, nó chính là cấu trúc

cơ sở dữ liệu Do đó, đây là đối tượng đầu tiên phải được

tạo ra trước Bên trong một bảng, dữ liệu được lưu thành

nhiều cột và nhiều dòng

Chuong 1: Téng quan vé Microsoft Access 13

Thí dụ: Một bảng SINH VIÊN dùng lưu thông tin của các

sinh viên học trong một trường gồm các cột: mã số sinh

viên, họ tên, dia chi

: {oSV:.-.] TenSV.] Nam |: Ngay: sinh | 23 DiaChies,

'Nguyễn Thị :Hải - D 22039771 12 Bis Võ Văn Tân "

Trần Van Chính A 10/05/1971:34 Nguyễn Bính Khiêm -

'Lê ThuBảo Yên ¡ LÍ 21/02/1978:757 Pasteur

‘Tran Anh _M 12/08/1975.12 Điện Biên Phủ

¡Trần Thanh Triéu _ _đ2/01/1977:3 Nguyễn Thiện Thuật

'Nguyễn Văn Chính j 01/0171977 5 Nguyễn Văn Cừ

¡Trần Thanh _:Mai [1 - 20/12/1976:567 Hai Bà Trưng

Hình I.5: Màn hình hiển thị dữ liệu bằng sinh viên

« = Truy vấn (Query): Là công cụ cho phép người sử dụng

dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structure Query Language) hoặc công cụ truy vấn bằng thí dụ QBE (Query By Example) để thực hiện các truy vấn rút

trích, chọn lựa đữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thêm, sửa,

xóa) trên các bảng Truy vấn bằng thí dụ là một công cụ

hỗ trợ việc thực hiện các truy vấn mà không cần phải viết các lệnh SQL, mà chủ yếu chỉ dùng kỹ thuật kéo — thả (Drag ~ Drop) trên cơ sở đồ họa

Thí dụ: Cho biết mã sinh viên của các sinh viên có tên là

- Khi sd dung céng cu QBE để thực hiện truy van, trén màn hình nay, chúng ta chỉ việc kéo các cột mã số

sinh viên và họ sinh viên từ bằng xuống vùng lưới QBE

‘ Tensv ~

SINH_VIEN SINH_VIEN

Hinh 1.7: Man hinh tao truy van bằng công cụ QBE

Biéu mau (Form): Cho phép người sử dụng xây dựng

nên các màn hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu

lưu trong các bảng, ngoài ra cũng cho phép người sử

dụng tạo ra các hộp thoại hỏi đáp giữa người sử dụng và

hệ thống ứng dụng

Thí dụ: Sử dụng biểu mẫu sau để cập nhật các sinh viên

trong bảng SINH VIÊN

Chuong 1: Téng quan vé Microsoft Access 15

| Danh sach sinh T=) a

31/12/1872 11 02/12/1978

Hình I.8: Màn hình biểu mẫu hiển thị dữ liệu bằng sinh viên

Thí dụ: Sử dụng biểu mẫu bên dưới cho phép người sử dụng lọc danh sách các sinh V viên thí theo tung môn học

E rere diem cua sinh vien l

Hinh 1.9: Man hinh hép thoai tra cúu danh sách các sinh viên thi theo

từng môn học

» Báo cáo (Report): Cho phép chúng ta tạo ra kết xuất từ

các dữ liệu đã lưu trong các bảng, sau đó sắp xếp lại và

định dạng theo một khuôn dạng cho trước và từ đó có thể

đưa kết xuất này ra màn hình hoặc máy in hoặc các dạng

LE THU BACH 2102/78 HANOI

2012/78 BEN TRE

Hình I.10: Màn hình hiển thị báo cáo danh sách sinh viên

« Tap lénh (Macro): Là công cụ cung cấp cho người sử

dụng tạo ra các hành động đơn giản trong Microsoft

Access như mở biểu mẫu, báo cáo, thực hiện một truy

vấn mà không cần phải biết gì nhiều về ngôn ngữ lập

trình Visual Basic

Thí dụ: Để có một thông báo xuất hiện trên màn hình như

sau:

Chương 1: Tổng quan vé Microsoft Access 17

Hình I.11: Màn hình hiển thị thông báo

Chúng ta phải tạo một tập lệnh có chứa hành động có tên là MsgBox (Message Box - hộp thoại thông báo) như sau:

riêng mình để thực hiện một hành động phức tạp nào đó

mà không thể làm bằng công cụ tập lệnh, hoặc với mục đích cho chương trình chạy nhanh hơn

Thí dụ: Các hành động mở biểu mẫu hoặc đóng biểu mẫu được viết lại bằng ngôn ngữ Visual Basic

| Form_Form Sinh vien{Main] : Class Modute

Private Sub Edit Click()

Dim dkloc as String dkloc = "Masyv« '" ¢ Me! (Sinhvien].Form'masv ¢ "'*

3 ĐoCmd.Openform "Focm Sinh vien(Single) ", acNormal,

=i] End Sub

Hình I.13: Màn hình hiển thị các thủ tục / hàm trong bộ mã lệnh

Ý nghĩa chung khi sử dụng tập lệnh hoặc bộ mã lệnh là

để liên kết các thành phần khác trong tập tin cơ sở dữ liệu

Access lại với nhau, nhằm tự động hóa các thao tác cần thiết

khi có tác động từ người sử dụng

Các trang web đữ liệu (Pages): Cho phép chúng ta có

thể tạo ra các trang web di liệu mà trên đó có chứa dữ

liệu động lấy tử một cơ sở dữ liệu nào đó Người sử dụng

có thể cập nhật dữ liệu trực tiếp vào cơ sở dữ liệu thông

qua các trình duyệt web (Microsoft Internet Explorer)

Thí dụ: Khi hiển thị trang Web dữ liệu của bảng môn học

trực tiếp trong Access

Thí dụ: Khi hiển thị trang web dữ liệu của bảng môn học

bằng trình duyệt web Microsoft Internet Explorer

Hình I.15: Màn hình hiển thị dữ liệu bằng môn học khi xem

bằng Microsoft Internet Explorer

V LÀM VIỆC VỚI CỬA SỐ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG MICROSOFT ACCESS

Cửa sổ cơ sở dữ liệu (Database Window) là cửa sổ làm

việc chính của Microsoft Access, trên cửa sổ này cho phép

người sử dụng tạo mới, sửa đổi hoặc xóa các đối tượng cơ

bản trong tập tin cơ sở dữ liệu Access bằng cách chọn các

dãy nút dọc và ngang

V.1 Các thành phần trong cửa sổ cơ sở dữ liệu

Ga ketqua een Sf Danh sách

ie go)

Reports ae (i Các đối tượng

Ha

rege ale Bat

Faycrite :

Hình I.16: Cửa sổ cơ sở dữ liệu

Chức năng của các nút đối tượng (Objects) Tables,

Queries, Forms, Reports, Pages, Macros va Modules:

cho phép chúng ta chọn lựa một loại đối tượng làm việc

hiện hành trong cửa sổ cơ sở dữ liệu

Chức năng của các nút hành động Open, Design, New

cho chúng ta mở, sửa và tạo mới các đối tượng làm việc

hiện hành (là đối tượng đang được chọn trong danh sách

các đối tượng)

Chức năng của các nút nhóm (Groups) cho phép chúng

ta có thể nhóm các đối tượng khác loại nhau thành từng

nhóm riêng biệt đế có thể dễ dàng truy cập nhanh đến

đúng đối tượng đó Nhóm Favorites là do hệ thống tự tạo

-_ Va chúng ta không thể xóa được, trong nhóm này sẽ

chứa những đối tượng được ưa thích nhất

V.2 Đóng một đối tượng dang mở

Cùng một thời điểm, Microsoft Access cho phép chúng ta

mở ra nhiều đối tượng khác nhau, tuy nhiên để dễ xem các

đối tượng trên màn hình thì chúng ta nên đóng lại các đối

tượng không cần thiết bằng cách:

e Eile + Close hoặc nhấn vào nút Close trên cửa số muốn

Hình I.18: Sử dụng chúc năng Close để đóng một đối tượng đang mở

V.3 An hoặc hiện cửa sổ cơ sở dữ liệu

Cùng một lúc đôi khi chúng ta có thể mở ra nhiều đối

tượng trên màn hình, do đó muốn màn hình được nhiều

khoảng trống hơn thì chúng ta nên che lại cửa sổ cơ sở dữ

liệu khi không cần thiết

¢ Để ẩn cửa sổ cơ sở dữ liéu: Window + Hide

« é hiện lại cửa sé cơ sở dữ liệu: Window — Unhide

(hoặc nhấn phím F11).

Chuong 1: Téng quan vé Microsoft Access 23

Vi QUAN LY CAC DOI TUGNG TRONG TAP TIN CO s6 DU LIEU ACCESS

VI.1.Xóa một đối tượng

Khi một đối tượng khôhg còn sử dụng trong tập tin cơ sd

dữ liệu Access thì chúng ta nên xóa bỏ đối tượng này đi bằng cách:

e Chọn đối tượng cần xóa

e Edit -> Delete (hoặc nhấn phim Del)

° _Xác nhận lại đồng yx xóa thật không

VI.2 Đổi tên một đối tượng:

Khi muốn đổi tên một đối tượng thì chúng ta phải lưu ý cập nhật lại những gì tham chiếu đến tên của đối tượng mà trước đó chúng ta đã thực hiện Do đó, thông thường nên hạn chế việc đổi tên của các đối tượng, chỉ nên đổi tên các đối tượng mới vừa tạo hoặc khi thật sự cần thiết

© Chon déi tượng muốn thay đổi tên

e Edit > Rename

» Ghi vào tên mới (Esc dé trả lại tên cũ trước đó)

Lưu ý

Khi tạo mới một đối tượng thì việc đặt tên của nó phải

nên ghi rõ ràng và đặc biệt chỉ có tên của các đối tượng bảng

và truy vấn là hoàn toàn không được phép trùng nhau Nếu vi

phạm thì Microsoft Access sẽ xuất hiện thông báo lỗi

icrosoft Acces

ES ies eae

Hinh 1.20: Man hinh hién thi lỗi khi tên của bảng và truy vấn trùng nhau

VI.3 Sao chép một đối tượng

Nếu như khi tạo mới một đối tượng mà đối tượng này có

một số đặc trưng giống một phần hoặc hoàn toàn các đối

tượng đã tạo ra trước đó thì cách nhanh nhất là chúng ta sao

chép đối tượng cũ thành đối tượng mới và sau đó quay lại sửa

đổi lại đối tượng vừa mới sao chép (nếu cần)

* _ Sao chép đối tượng hiện hành bằng cách: Edit > Copy | (hoặc Ctrl+C)

e Dan đối tượng đã sao chép bằng cách: Edit + Paste

(hoặc Ctrl+V)

« Gõ vào tên đối tượng mới Sau đó nhấn nút OK.

nguồn (Structure Only) hay cấu trúc và dữ liệu (Structure and

Data) của đối tượng nguồn

Hình I.21: Các màn hình cho phép ghi vào tên đối tượng mới được

sao chép

Trong đó:

e Structure Only: Xác định chỉ sao chép cấu trúc

e Structure and Data: Sao chép cả hai cấu trúc và dữ liệu

e Append Data to Existing Table: Thêm dữ liệu vào cuối một bảng đã tồn tại có trong tập tin cơ sở dữ liệu Access hiện hành

VI.4 In xem trước một đối tượng

Trong các loại đối tượng của Microsoft Access, có một số

loại chúng ta có thể in xem trước nội dung và cách trình bày

của đối tượng này Đặc biệt chúng ta có thể in xem trước dữ liệu của các bảng hoặc các truy vấn mà không cần dùng đến

céng cy bao cao (report)

s Chọn đối tượng để in trong danh sách các đối tượng

e = File — Print Preview

Thí dụ: In xem trước dữ liệu bên trong của bảng SINH VIÊN

sinhvien

VAN CHINH 24/2/71 ‘GON NG.BINH KHI THA 20/12/7 N TRE HAI BA TRUNIQT THU 13/02/70 GON /3 AN LAC THI 31/12/72 GON {103 NG TMINH ANH 12/08/75 A_{l2 DIEN BIEN PH THA EU 021 No! NG THIEN THU

1

Hình I.22: Màn hình in xem trước dữ liệu bang sinh viên

Vil SU DUNG THANH CONG CU (TOOLBAR) TRONG

MICROSOFT ACCESS

VIL1 Khai niém thanh céng cu

Là thanh lệnh (Command bar) trên đó chỉ có chứa các

biểu tượng (Icon) khi người sử dụng nhấn vào một biểu tượng

thì hành động tương ứng bên dưới của biểu tượng đó sẽ được

thực hiện

VII.2 Hiện hoặc ẩn các thanh công cụ cần thiết

Đôi khi vì một lý do nào đó mà các thanh công cụ của

Microsoft Access không xuất hiện trên màn hình và khi đó

chúng ta lại muốn chúng phải xuất hiện trở lại Khi đó chúng

ta sẽ thực hiện

e View > Toolbars > Customize

e« Nhấn vào ô kiểm tra ở phía trước các thanh công cụ mà

chúng ta muốn chúng hiện hoặc ẩn trong danh sách các thanh công c cụ ụ hiện e có

Danhsách các

thanh công cụ

hiện có

} Print Preview Query Datasheet

Query Design

Hình I.23: Màn hình hiển thị danh sách các thanh công cụ

VII.3 Thay đổi vị trí cho một thanh công cụ

Nhấn chuột tại vị trí tiêu đề của thanh công cụ, sau đó kéo chuột di chuyển đến vị trí mong muốn Chúng ta có thể thay đổi vị trí của các thanh công cụ có thể theo chiều ngang hoặc theo chiều dọc (mặc định là chiều ngang)

Vị trí tiêu để của

thanh công cụ

VII.4 Sử dụng thực đơn tắt (ShortCut Menu) ws *

Thông thường muốn thực hiện một hành động lên trên

một đối tượng trong tập tin cơ sở dữ liệu Access thì chúng ta

có hai cách cơ bản:

- Chọn một chức năng trong thực đơn hệ thống cho

một hành động mong muốn

- Nhấn vào biểu tượng tương ứng trên thanh công cụ

hiện hành để thực hiện hành động mong muốn

Nhưng đôi khi muốn nhanh hơn, chúng ta có thể nhấn

chuột phải để xuất hiện thực đơn tắt và sau đó chọn một chức

năng mong muốn trong thực đơn tắt Giống như thực đơn và

thanh công cụ, thực đơn tắt cũng thay đổi tùy thuộc vào loại

đối tượng làm việc hiện hành

Thí dụ: Muốn đổi tên của một đối tượng thì chúng ta có thể

chọn chức năng Renamae trên thực đơn tắt sau:

Các chức năng trong thực đơn tất Các hành động tương ứng

se : Mở đổi tượng

Sửa đổi đối tượng

In đối tượng ra máy in

In đối tượng xem trước

Cat đối tượng

Sao chép đối tượng Xóa đối tượng Đổi tên đối tượng

Vill DONG TAP TIN CO SG DU LIEU ACCESS

Sau khi đã mở và làm việc trên tập tin cơ sở dữ liệu

Access Sau đó muốn đóng tập tin cơ sở dữ liệu Access lại và

thoát khỏi Microsoft Access thì chúng ta nên đóng và lưu tất

cả các đối tượng đã mở trước đó và sau cùng trên màn hình

chỉ còn cửa sổ cơ sở dữ liệu đang mở, cuối cùng là thực hiện:

File —> Close

Cách nhanh nhất để có thể đóng một tập tin cơ sở dữ

liệu Access đang mở là:

- Quay trở lại cửa sổ cơ sở dữ liệu bằng cách nhấn

phim Fit

- _ Nhấn vào nút Close để đóng cửa sổ

Tuy nhiên, với cách này nếu có các đối tượng đang bị

sửa đổi và chưa được lưu lại thì khi đóng tập tin cơ sở dữ liệu

Access, Microsoft Access sẽ hồi người sử dụng xác nhận việc

lưu lại những gì mà mình đã sửa đổi không Chúng ta chọn

Yes nếu muốn lưu lại, No nếu không muốn lưu lại và Cancel khi muốn ngưng hành động đóng tập tin cơ sở dữ liệu Access

đã thực hiện trước đó

Thí dụ: Khi đóng tập tin cơ sở dữ liệu Access mà bảng SINH

VIÊN hiện còn đang sửa đổi cấu trúc dở dang Khi đó Microsoft Access sẽ xuất hiện thông báo hỏi chúng ta có

muốn lưu lại các thay đổi trên bảng SINH VIÊN không

ee Hình I.24: Màn hình hồi xác nhận có lưu lại các thay đổi trên bảng

IX TẠO MỚI TẬP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS

Thông thường khi mới bắt đầu xây dựng một ứng dụng

thì việc đầu tiên chúng ta sẽ làm là tạo ra một tập tin cơ sở dữ liệu của Access, tập tin này sẽ chứa các đối tượng cơ sở bên

trong mà ứng dụng sé sti dung Microsoft Access cung cấp cho chúng ta ba loại tập tin ứng dụng

e Database: la dang tap tin Ung dụng mà cơ sở dữ liệu của

ứng dụng hầu hết sẽ được lưu trong Microsoft Access

Database Tập tin này có phần mở rộng là MDB (loại tập tin này giống như tập tin cơ sở dữ liệu của Microsoft Access ở các phiên bản trước đây)

»s Data Access Page: la dang tap tin ứng dụng, cho phép

xây dựng các trang web mà trên đó sẽ hiển thị dữ liệu từ

một cơ sở dữ liệu và qua đó người sử dụng có thể cập

nhật dữ liệu thông qua các trình duyệt web Tập tin này

có phần mở rộng là HTM hoặc HTML

e Project: la dạng tập tin ứng dụng mà cơ sở dữ liệu của

ứng dụng hoàn toàn được lưu trong Microsoft SQL

Server Khi đó chúng ta có thể truy cập trực tiếp vào các

thành phần bên trong của cơ sở dữ liệu Microsoft SQL

Server ngay trong Microsoft Access mà không cần thông

qua ODBC

IX.1 Tạo tập tin ứng dụng mới

Khi muốn xây dựng một ứng dụng (Application) mới thì

chúng ta sẽ tạo mới một tập tin ứng dụng cơ sở dữ liệu

Access

e - File New (hoặc Ctrl+N)

s Chọn loại ứng dụng tưởng ứng, chọn OK

s._ Ghi vào tên và vị trí của tập tin ứng dụng mà chúng ta

muốn tạo mới

Chuong 1: Téng quan vé Microsoft Access 31

Tập tin ứng dụng

co 66 di ligu SQL Serer

Tập tin trang Web dữ liệu

Tập tin ứng đụng cơ sở dữ liệu Access

Hình I.25: Màn hình tạo tập tin cơ sở dữ liệu Access rỗng

IX.2 Tạo tập tin cơ sở dữ liệu Access từ một số cơ sở dữ liệu

đã có trong Microsoft Access

e - File — New (hoặc Ctrl+N)

e Chọn trang Databases hoặc Office 97 Templates

e Chọn mội tập tin cơ sở dữ liệu muốn tạo trong danh sách

các tập tin cơ sở dữ liệu hiện có của Microsoft Access và chọn OK ,

e - Lần lượt trả lời một số các thông tin trong khi xây dựng

tập tin cơ sở dữ liệu Access

thì thường có thói quen là tạo mỗi một bảng nằm bên trong

một tập tin cơ sở dữ liệu Access Điều này hoàn toàn không

hợp lý Chúng ta phải nhớ rằng tất cả các bảng của một ứng dụng trong cùng một cơ sở dữ liệu phải được đặt duy nhất

THOÁT KHỎI MICROSOFT ACCESS

Khi không muốn làm việc tiếp với Microsoft Access, chúng ta có thể thoát trở về Windows bằng cách vào thực

đơn:

File — Exit

Chuong 1: Téng quan vé Microsoft Access 33

XI CÁC BƯỚC TẠO MOT TAP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS BẰNG CÔNG CỤ TRÌNH THÔNG MINH

Bên trong Microsoft Access đã có tạo sẵn một số các

ứng dụng đơn giản để quản lý các công việc nhỏ như quản lý

thông tin các cuộc hẹn, cuộc gọi điện làm việc, các giao dịch

trên sổ cái kế toán Trong trường hợp nếu chúng ta cần quần lý các thông tin tựa hoặc gần giống như thế thì chúng ta

có thể tạo nhanh tập tin cơ sở dữ liệu Access dựa theo một số các tập tin cơ sở dữ liệu mà Microsoft Access đã có, tuy nhiên

chúng ta phải trả lời từng câu hỏi của Microsoft Access thông

qua từng cấp của các màn hình hộp thoại

Thí dụ: Tạo một tập tin cơ sở dữ liệu Access dùng quản lý

việc mua bán hàng hóa

e - File — New (hoặc Ctrl+N)

e Chon trang Databases

e Chon tap tin co sé dd liéu cé tén la Order Entry trong

danh sách các tập tin cơ sở dữ liệu hiện có của Microsoft Access và nhấn OK

Hình I.27: Màn hình hiển thị danh sách các tập tin cơ sở dữ liệu của

Microsoft Access

Chương 1: Tổng quan về Microsoft Access 34

e Ghi vào tên và đường dẫn của tập tin cơ sở dữ liệu

Access tạo mới, nhấn nút Create để bắt đầu từng bước

tạo ứng dụng bằng công cụ trình thông minh

Hinh 1.28: Man hình cho phép ghi vào tên và đường dẫn tên tập tin

cơ sở dữ liệu mới

e Microsoft Access giới thiệu với chúng ta là ứng dụng này

sẽ lưu trữ những thông tin gì, sau khi xem qua chúng ta

nhấn nút Next để tiếp tục sang bước kế tiếp

bi

Hình I.29: Mân hình hiển thị các thông tin mà ứng dụng sẽ lưu trữ

Chương 1: Tổng quan về Microsoft Access 35

e Giới thiệu các bảng sẽ được dùng bên trong ứng dụng và

chỉ tiết các cột trong từng bảng, tuy nhiên có một số cột trong các bảng Microsoft Access sẽ không chọn Nếu người sử dụng cần lưu thêm các thông tin này thì chúng

ta đánh dấu chọn vào trước các cột tương ứng trong bảng Sau đó nhấn nút Next để tiếp tục sang bước kế

tiếp

My Company Information

Hinh 1.30: Man hinh hién thị danh sách các bảng sẽ được tạo trong

tập tin cơ sở dữ liệu

e Chọn kiểu định dạng chung cho các biểu mẫu trong ứng

dụng này, nhấn nút Next để tiếp tục sang bước kế tiếp

e Chọn kiểu định dạng chung cho các báo cáo trong ứng

dụng, nhấn nút Next để tiếp tục sang bước kế tiếp

lhe Aree

Label above Detail

Consrol from Detail

Hinh 1.32: Man hinh cho phép dinh dang kiéu của các báo cáo trong

Ứng dụng