Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng

Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan :

1 Những nội dung trong bài báo cáo này là do em thực hiện dưới sự

hướng dẫn trực tiếp của TS Hoàng Thị Thanh Hà, Khoa Thống kê –

Tin học, Trường Đại học Kinh Tế - Đà Nẵng

2 Mọi tham khảo dùng trong báo cáo này đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố

3 Mọi sao chép không hợp lệ, vi pham quy chế đào tạo, hay gian trá, emxin chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm

Đà Nẵng, ngày 24 tháng 11 năm 2012.

Sinh viên thực hiện

Cáp Văn Hiệp

LỜI CẢM ƠN

Chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng” là nỗ lực làm việc của em trong thời

gian qua Trong thời gian thực hiện chuyên đề tốt nghiệp em đã cố gắng hết mình đểhoàn thành chuyên đề tốt nghiệp đúng thời gian Bên cạnh đó là sự tận tình chỉ bảocủa các thầy cô trong bộ môn Tin Học Quản Lý – Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô ở làm việc ở Thư Viện Trường Đại HọcKinh Tế Đà Nẵng, là đơn vị thực tập đã tạo điều kiện thuận lợi để bản thân em thựchiện tốt đề tài này

Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS Hoàng Thị Thanh Hà đã tận

tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện chuyên đề tốtnghiệp

Ngoài ra em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình và các bạn của em đã luôn giúp đỡ,ủng hộ em trong thời gian học tập và thực hiện chuyên đề tốt nghiệp

Mặc dù bản thân đã cố gắng rất nhiều để thực hiện và hoàn thành chuyên đề tốtnghiệp của mình Nhưng bên cạnh những điều đã đạt được thì ít nhiều đề tài cũng cóthể gặp một vài sai sót và nhiều khi chưa đạt được như thầy cô mong muốn Vì thế emluôn mong được lời góp ý của thầy cô và các bạn Từ đó em sẽ rút ra cho mình bài họckinh nghiệm và hướng khắc phục

Một lần nữa em xin kính chúc quý Thầy Cô sức khỏe và công tác tốt

Đà Nẵng, ngày tháng năm 2012

Sinh viên thực hiện

Cáp Văn Hiệp

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ vii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ix

DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU x

MỞ ĐẦU 1

1 Lời mở đầu 1

2 Tên đề tài 1

3 Lý do chọn đề tài 1

4 Mục tiêu đề tài 2

5 Phạm vi nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THƯ VIỆN 4

1.1 Các chức năng của công tác quản lý Thư Viện 4

1.2 Các khái niệm trong công tác quản lý thông tin Thư Viện 4

1.3 Một số nghiệp vụ cơ bản trong quản lý Thư Viện 8

1.3.1 Bổ sung nguồn tài liệu 8

1.3.2 Xử lý kỹ thuật 8

1.3.3 Phục vụ độc giả mượn – trả tài liệu 8

1.4 Vai trò của tin học hóa trong công tác quản lý Thư Viện 8

1.4.1 Đối với cán bộ thư viện 8

1.4.2 Đối với độc giả 9

1.5 Bài toán quản lý hệ thống thông tin thư viện 9

1.5.1 Độc giả 10

1.5.2 Cán bộ thư viện 10

CHƯƠNG II KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHKT ĐÀ NẴNG 11

2.1 Khảo sát thực tế 11

2.1.1 Giới thiệu về thư viện trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng 11

2.1.2 Nội dung khảo sát 12

2.1.3 Phương pháp khảo sát 12

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng 13

2.2 Phân tích nghiệp vụ quản lý trong thư viện trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng 13

2.2.1 Quản lý đặt sách 13

2.2.2 Quản lý mượn, trả 15

2.3 Một số nhược điểm trong hệ thống thư viện 18

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHKT ĐÀ NẴNG 20

3.1 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) 20

3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 21

3.2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh 21

3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 22

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý độc giả 23

3.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý nhà cung cấp 24

3.2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý thủ thư 25

3.2.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý sách 26

3.2.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý mượn trả 27

3.2.8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý nhập sách 28

3.2.9 Sơ đồ luồng dữ liệu múc 1: Thống kê báo cáo 29

3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 30

3.3.1 Từ điển dữ liệu 30

3.3.2 Biễu diễn các thực thể 33

3.3.3 Mối quan hệ giữa các thực thể 37

3.3.4 Mô hình ER 42

3.3.5 Lược đồ quan hệ 42

3.3.6 Mô hình dữ liệu quan hệ D-R 44

3.3.7 Mô hình vật lý 44

CHƯƠNG IV CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 51

4.1 Công cụ sử dụng để xây dựng hệ thông 51

4.1.1 Ngôn ngữ lập trình VisualBasic 6.0 51

4.1.2 Cơ sỡ dữ liệu ACCESS 52

4.2 Các kết quả đạt được 53

KẾT LUẬN 61

PHỤ LỤC 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 68

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 69

NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG PHẢN BIỆN 70

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1-Từ điển dữ liệu 32

Bảng 3.2- Bảng thực thể Sach 33

Bảng 3.3- Bảng thực thể DocGia 33

Bảng 3.4- Bảng thực thể MuonTra 33

Bảng 3.5- Bảng thực thể Lop 33

Bảng 3.6- Bảng thực thể LoaiDocGia 34

Bảng 3.7- Bảng thực thể Kho 34

Bảng 3.8- Bảng thực thể NhaXuatBan 34

Bảng 3.9- Bảng thực thể TacGia 34

Bảng 3.10- Bảng thực thể TheLoai 35

Bảng 3.11- Bảng thực thể NgonNgu 35

Bảng 3.12- Bảng thực thể NhaCungCap 35

Bảng 3.13- Bảng thực thể PhieuNhapSach 35

Bảng 3.14- Bảng thực thể ThuThu 36

Bảng 3.15- Bảng thực thể Quyen 36

Bảng 3.16- Bảng thực thể TaiKhoan 36

Bảng 3.17- Bảng thực thể Khoa 36

Bảng 3.18- Bảng Quyen 45

Bảng 3.19- Bảng TaiKhoan 45

Bảng 3.20- Bảng ThuThu 45

Bảng 3.21- Bảng PhieuNhapSach 46

Bảng 3.22- Bảng NhaCungCap 46

Bảng 3.23- Bảng ChiTiet-PN 46

Bảng 3.24- Bảng TheLoai 47

Bảng 3.25- Bảng NhaXuatBan 47

Bảng 3.26- Bảng NgonNgu 47

Bảng 3.27- Bảng TacGia 48

Bảng 3.28- Bảng Lop 48

Bảng 3.29- Bảng LoaiDocGia 48

Bảng 3.30- Bảng DocGia 49

Bảng 3.31- Bảng MuonTra 49

Bảng 3.32- Bảng ChiTiet-MT 49

Bảng 3.33- Bảng Kho 50

Bảng 3.34- Bảng Sach 50

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 2.1 - Cơ cấu tổ chức Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng 13

Hình 2.2 - Quy trình đặt sách 14

Hình 2.3 - Quy trình mượn sách giáo trình 15

Hình 2.4 - Quy trình mượn sách tham khảo 16

Hình 2.5 - Quy trình trả sách 17

Hình 2.6 - Quy trình gia hạn sách 18

Hình 2.7 - Hình ảnh khảo sát 19

Hình 3.1 - Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) 20

Hình 3.2 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 21

Hình 3.3 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 22

Hình 3.4 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý độc giả 23

Hình 3.5 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý nhà cung cấp 24

Hình 3.6 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý thủ thư 25

Hình 3.7 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý sách 26

Hình 3.8 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý mượn trả 27

Hình 3.9 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý nhập sách 28

Hình 3.10 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Thống kê báo cáo 29

Hình 3.11 - Mối quan hệ giữa Quyen và TaiKhoan 37

Hình 3.12 - Mối quan hệ giữa TaiKhoan và ThuThu 37

Hình 3.13 - Mối quan hệ giữa ThuThu và PhieuNhapSach 37

Hình 3.14 - Mối quan hệ giữa ThuThu và MuonTra 38

Hình 3.15 - Mối quan hệ giữa PhieuNhapSach và NhaCungCap 38

Hình 3.16 - Mối quan hệ giữa PhieuNhapSach và Sach 38

Hình 3.17 - Mối quan hệ giữa Sach và PhanLoai 39

Hình 3.18 - Mối quan hệ giữa MuonTra và Sach 39

Hình 3.19 - Mối quan hệ giữa MuonTra và DocGia 39

Hình 3.20 - Mối quan hệ giữa DocGia và LoaiDocGia 40

Hình 3.21 - Mối quan hệ giữa DocGia và Lop 40

Hình 3.22 - Mối quan hệ giữa Sach và TacGia 40

Hình 3.23 - Mối quan hệ giữa Sach và NgonNgu 41

Hình 3.24 - Mối quan hệ giữa Sach và NhaXuatBan 41

Hình 3.25 - Mối quan hệ giữa Khoa và Lop 41

Hình 3.26 - Mô hình E-R 42

Hình 3.27 - Mô hình D-R 44

Hình 4.1 - Giao diện chính 53

Hình 4.2 - Form đăng nhập 54

Hình 4.3 - Form quản lý sách 54

Hình 4.4 - Form quản lý độc giả 55

Hình 4.5 - Form quản lý thủ thư 55

Hình 4.6 - Form quản lý nhà cung cấp 56

Hình 4.7 - Form danh sách độc giả mượn sách 56

Hình 4.8 - Form mượn sách 57

Hình 4.9 - Form thông tin chi tiết về độc giả mượn sách 57

Hình 4.10 - Form trả sách 58

Hình 4.11 - Xử lý vi phạm 58

Hình 4.12 - Dành cho độc giả tra cứu tài liệu 59

Hình 4.13 - Report sách 60

Hình 4.14 - Report độc giả 60

Hình 5.1 - Phiếu xử lý vi phạm tại Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng 63

Hình 5.2 - Phiếu kiểm kê tài liệu 64

Hình 5.3 - Thông tin độc giả 65

Hình 5.4 - Mượn tài liệu 65

Hinh 5.5 - Trả tài liệu 66

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU

Lưu đồ hệ thống Tài liệu

bằng tay

phiên

Mô hình Thực thể - Mối quan hệ Quan hệBiểu đồ luồng dữ liệu logic Tiến trình

Mô hình Thực thể - Mối quan hệ Thực thể

Biểu đồ luồng dữ liệu Luồng dữ liệuBiểu đồ luồng dữ liệu Tác nhân lặp lại

Biểu đồ luồng dữ liệu Kho dữ liệu lặp lại

MỞ ĐẦU

1 Lời mở đầu

Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa họccông nghệ thực sự đã đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội, cho các tổ chứctrong giai đoạn mở cửa hiện nay, đặc biệt là nâng cao hiệu quả trong quá trình quảnlý

Có thể nói rằng với sự phát triển của hệ thông tin thì việc quản lý thủ công khôngcòn phù hợp nữa Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phươngpháp thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, không thườngxuyên cập nhật Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị khôngnhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian vàcông sức để thống kê, phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định Do

đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộngrãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý

cũ Các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hóa, tốigiản được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn rútngắn thời gian và nhân lực trong quá trình quản lý

2 Tên đề tài

“Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế

Đà Nẵng”

3 Lý do chọn đề tài

- Cơ sở lý luận

Quá trình triển khai tin học hóa trong công tác quản lý thư viện nhằm mục tiêuthúc đẩy và nâng cao hiệu quả trong công tác nghiệp vụ quản lý thư viện hiện vẫnchưa đồng bộ Xây dựng một hệ thống quản lý thư viện phù hợp với công tác quản lýthư viện có ý nghĩa to lớn trong chiến lược xây dựng các thư viện điện tử

- Cơ sở thực tiễn

Trong thực tế, việc quản lý trong quy trình nghiệp vụ thư viện của Trường ĐạiHọc Kinh Tế Đà Nẵng hiện đã được tin học hóa, các nghiệp vụ mượn trả, kiểm kê,

báo cáo đều được thực hiện trên máy tính Nhưng trong quá trình quản lý sách, phục

vụ độc giả vẫn còn một số nhược điểm chưa thể khắc phục được Do đó em muốn vậndụng những kiến thức đã học để phân tích hệ thống một cách khoa học về công tácquản lý trong một thư viện lớn và việc áp dụng hiệu quả công nghệ thông tin trongcông tác quản lý

- Lý do cá nhân

Là một người thích đọc sách em thường xuyên đến thư viện và nhà sách lớn đểđọc sách và thấy vấn đề phức tạp trong công tác quản lý thư viện Việc quản lý thưviện ở một số nơi còn thủ công Trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng là trường có hệthống thư viện tương đối lớn đã áp dụng tin học hóa trong công tác quản lý khá thànhcông, hơn nữa là một sinh viên khoa Thống Kê – Tin Học em muốn có cơ hội để gắnquá trình lý thuyết với thực hành và hiểu sâu hơn những công việc thực tế khi phân

tích và phát triển một hệ thống thông tin trong thực tế nên em đã chọn đề tài “Xây

Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng”

4 Mục tiêu đề tài

Trong một hệ thống Thư Viện, việc quản lý là một vấn đề quan trọng nhất, làm sao

để Sinh Viên mượn sách mà không cần phải mất thời gian? Làm sao tìm kiếm sáchcũng như thủ tục mượn trả nhanh chóng? Làm sao các thủ thư không mất nhiều thờigian trong quá trình quản lý sách? Đó là nhưng câu hỏi, mục tiêu đặt ra mà người lãnhđạo Thư Viện hướng tới nhằm quản lý Thư Viện một cách chặt chẽ, hiệu quả phục vụmột cách tốt nhất cho các độc giả

5 Phạm vi nghiên cứu

- Hệ thống lưu trữ các thông tin liên quan đến Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng

để phục vụ cho quá trình quản lý

- Phạm vi nằm trong giới hạn của chuyên đề tốt nghiệp

- Sử dụng hệ quản trị CSDL Access 2003 để thiết kế cơ sở dữ liệu

- Sử dụng ngôn ngữ lập VisualBasic 6.0 để cài đặt

6 Phương pháp nghiên cứu

Chuyên đề tốt nghiệp được thực hiện trên cơ sở :

- Thu thập, tổng hợp các số liệu thực tế về hoạt động quản lý thư viện

- Ghi nhận các ý kiến, nhận định của các thủ thư tại thư viện Trường ĐHKT ĐàNẵng về hạn chế còn tồn tại trong hệ thống

- Sử dụng phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc

- Sử dụng mô hình ER, DR để phân tích hệ thống về dữ liệu

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THƯ VIỆN

1.1 Các chức năng của công tác quản lý Thư Viện

Xuất phát từ nhu cầu về thông tin cho đông đảo bạn đọc, mô hình thư viện đã rađời Thư viện, xuất phát từ tên gọi của nó có nghĩa là nơi lưu trữ tài liệu cho phép mộtkhối lượng lớn độc giả có nhu cầu sử dụng nguồn tài liệu Nhiều tài liệu quý hiếm đãđược lưu trữ và bảo quản trong các thư viện trong suốt thời gian dài mà hiện naykhông đâu có thể có những tài liệu đó Sau đây là các chức năng chính không thể thiếutrong một thư viện bao gồm :

 Phát triển nguồn tài liệu : Bổ sung, trao đổi và nhận tặng tài liệu;

 Xử lý kỹ thuật các tài liệu thu thập được;

 Tổ chức và bảo quản các kho tài liệu;

 Phục vụ độc giả tra cứu và sử dụng tài liệu hiệu quả

Để đáp ứng được nhu cầu của độc giả và quản lý tài liệu trong thời kỳ bùng nổthông tin như hiện nay, nhiệm vụ của công tác thư viện càng trở nên khó khăn và phứctạp Việc ứng dụng tin học hóa vào quản lý thư viện sẽ giúp cho thư viện trở thành cửangõ của mọi thông loại thông tin, đơn giản hóa các nghiệp vụ thư viện, từ đó nâng caochất lượng phục vụ độc giả

1.2 Các khái niệm trong công tác quản lý thông tin Thư Viện

a Bản sách (Số sách của một đầu sách)

Tập hợp các cuốn sách có các thông tin giống hệt nhau (tên sách, tên tác giả)được gọi là các bản sách của một đầu sách

b Đầu sách

Một tập hợp các bản sách giống hệt nhau được gọi là một đầu sách

c Số đăng ký cá biệt

Số đăng ký cá biệt là số thứ tự của một bản sách trong kho Tên kho sách và sốđăng ký cá biệt là ký hiệu biễu diễn duy nhất cho mỗi bản sách trong thư viện Sốđăng ký cá biệt được lưu trong sổ đăng ký cá biệt

d Từ khóa

Từ khóa là những từ ngữ đặc biệt trong mỗi tài liệu có tính chất mô tả và đặc trưng cao cho nội dung của tài liệu đó hoặc là những danh từ riêng được nhắc đi nhắc lại nhiều lần trong tài liệu

e Khung phân loại

Khung phân loại là tập hợp các ký hiệu được sắp xếp theo một trật tự nhất định

Ký hiệu phân loại của mỗi tài liệu là tập hợp các ký hiêu trong khung phân loại

f Ký hiệu phân loại

Ký hiệu phân loại là những ký hiệu bằng số hoặc bằng chữ (hoặc cả hai) quyđịnh sẵn để biểu diễn các khái niệm khoa học thuộc toàn bộ các lĩnh vực tri thức

g Nhãn sách

Nhãn sách là những băng giấy nhỏ dán trên mỗi bản sách, trên có ghi rõ “Tênthư viện “ cùng với các thông tin (viết tắt theo những ký hiệu đã quy định) của chínhbản sách đó như ngôn ngữ, khổ cỡ, phòng phục vụ, vị trí kho, số đăng ký cá biệt (Kýhiệu xếp giá) của bản sách đó trong kho, tên viết tắt của tác giả, mã phân loại của bảnsách đó, năm xuất bản cuốn sách

h Phích sách

Phích sách là những thẻ bằng giấy trên có ghi rõ thông tin về từng đầu sách nhưtên tác giả, tên sách, mã phân loại, từ khóa, tóm tắt nội dung, được sắp xếp theo trật tựnhất định (hoặc theo chủ đề, hoặc theo chữ cái) đặt các ngăn gỗ để phục vụ cho việctra cứu của độc giả

i Phiếu mượn

Phiếu mượn là phiếu ghi các thông tin mượn trả dành cho mỗi độc giả của thưviện Trên phiếu có ghi ngày tháng năm sinh, tên tuổi, nghề nghiệp, địa chỉ, số thẻ vàảnh của độc giả sở hữu phiếu đó Trên phiếu có ghi tên những cuốn sách mà độc giảmượn Phiếu này được dùng làm biên bản pháp lý về việc giao nhận và trả sách giữađộc giả và thủ thư

j Phiếu yêu cầu

Phiếu yêu cầu là phiếu ghi tên cuốn sách muốn mượn mà độc giả sẽ đưa cho thủ thư khi có nhu cầu mượn sách

k Phiếu theo dõi

Phiếu theo là phiếu gắn trên mỗi bản sách, trên có ghi rõ ký hiệu sách, tên sách,tên tác giả, ngày mượn, người mượn, địa chỉ mượn Phiếu này dùng để theo dõi lượngngười đã mượn sách đó.

l Số đăng ký tổng quát

Số đăng ký tổng quát là sổ dùng để ghi chép các thông tin trong mỗi đợt bổsung tài liệu Sổ gồm 3 phần chính là :

 Tài liệu nhập kho :

Trong phần này có ghi rõ ngày tháng và sổ, số chứng từ (hóa đơn) của lần bổsung đó, nơi cung cấp tài liệu, tổng số tài liệu nhập về, số lượng của mỗi loại sách,tổng số tiền trả, số lượng tài liệu phân chia theo từng lĩnh vực, tổng số tài liệu phânchia theo từng ngôn ngữ

 Tài liệu xuất kho :

Trong phần này ghi rõ ngày vào sổ, số biên bản, ngày phê chuẩn biên bản, tổng

số tài liệu xuất kho, số lượng xuất kho của mỗi loại, tổng tiền, số lượng tài liệu phânchia theo từng khu vực, số lượng tài liệu phân chia theo từng ngôn ngữ

 Tình hình tài liệu hằng quí, hằng năm :

Trong phần này ghi rõ ngày kiểm kê, tổng số tài liệu kiểm kê, số tài liệu thuộc mỗi loại được kiểm kê

m Sổ đăng ký cá biệt

Sổ đăng ký cá biệt là sổ ghi chép thông tin từng bản sách trong mỗi kho Mỗi kho chỉ có một sổ đăng ký cá biệt duy nhất Trong sổ có ghi đầy đũ mọi thông tin như ngày vào sổ, số thứ tự của từng bản sách trong kho, tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, giá tiền mỗi bản, số vào sổ tổng quát của mỗi bản, loại tài liệu của bản sách đó, ngày vào số biên bản xuất , thông tin kiểm kê của từng bản sách ở từng quý

n Một số khung phân loại phổ biến

Sách được phân loại theo một số tiêu chuẩn (gọi là khung phân loại) Các khung phân loại phổ biến hiện nay là :

 Khung phân loại DDC (Mỹ)

 Khung phân loại BBK (Liên Xô)

 Khung phân loại PTB (Việt Nam)

Khung phân loại này thường được dùng trong công tác quản lý thư viện ở Việt Nam

Cấu trúc bảng chính.

Đây là khung phân loại được các chuyên môn thư viện Quốc Gia Việt Nam biên soạn lại dựa trên cơ sỡ khung phân loại BBK Khung phân loại này có 19 lớp cơ bản

Ví dụ:

0: Tổng loại

1: Triết học Tâm lý học Logic học

2: Chủ nghĩa vô thần Tôn giáo

- Bảng trợ ký hiệu địa lý

- Bảng trợ ký hiệu ngôn ngữ

- Bảng trợ ký hiệu phân tích

1.3 Một số nghiệp vụ cơ bản trong quản lý Thư Viện

1.3.1 Bổ sung nguồn tài liệu

Đây là hoạt động đầu tiên trong chuỗi các nghiệp vụ của thư viện, tạo ra nguồnhay bản sưu tập tư bộ tài liệu Trong nghiệp vụ này, thư viện có nhiệm vụ đặt muasách, ấn phẩm định kỳ hay bất kỳ dạng tài liệu nào khác tuân theo một chiến lược xá cđịnh trong điều kiện kinh tế cho phép, nhằm phục vụ tốt nhất cho các đối tượng bạnđọc của mình

1.3.2 Xử lý kỹ thuật

Sau khi bổ sung sách, quá trình xử lý kỹ thuật có nhiệm vụ:

 Phân loại tài liệu: Là quá trình cán bộ nghiệp vụ dùng các ký hiệu đã đượcquy định để mô tả nội dung cuốn sách theo chuyên ngành học

 Tạo phích và tổ chức hệ thống tra cứu cho độc giả: Tạo phích là công việckhông thể bỏ qua Trên phích có đầy đủ thông tin cần thiết giúp độc giả xác định cuốnsách Phích được sắp xếp theo các tiêu chí khác nhau

1.3.3 Phục vụ độc giả mượn – trả tài liệu

- Tra cứu tài liệu: Độc giả sử dụng hệ thống các phích được sắp xếp theo trật tựtên tài liệu, tên tác giả hoặc chủ đề để có thể tìm được tài liệu mình cần

- Mượn tài liệu: Dựa vào thông tin trên phích sách, độc giả có thể tự mình tìmtài liệu hoặc viết phiếu yêu cầu đưa cho thủ thư Thủ thư ghi lại thông tin về bạn đọc

và tài liệu mà bạn đọc mượn vào phiếu theo dõi và đưa tài liệu cho độc giả mượn nếucó

- Trả tài liệu: Khi bạn đọc trả tài liệu, cán bộ thủ thư xóa tên tài liệu khỏi danhsách đang mượn của độc giả và xếp tài liệu vào vị trí cũ của nó

1.4 Vai trò của tin học hóa trong công tác quản lý Thư Viện

Thế giới đang chứng kiến sự bùng nổ dữ dội của Thông Tin Trong bối cảnh

đó, con người phải đối mặt với một mâu thuẫn gay gắt giữa một bên là lượng thông tinkhông ngừng tăng nhanh và một bên là khả năng lưu trữ và xử lý thông tin có hạn củacon người Vì thế mà tin học hóa có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý ThưViện

1.4.1Đối với cán bộ thư viện

Tin học hóa cho phép nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu, với một phần

mềm chuyên dụng, máy tính sẽ cho phép cập nhật thông tin nhanh chóng và nhấtquán Công tác biên mục, phân loại và xây dựng mục lục tra cứu trở nên chính xác,giảm thiểu sức lao động của cán bộ thư viện Lưu trữ thông tin về độc giả và tài liệu,máy tính tạo điều kiện cho việc thống kê quản lý tình trạng luân chuyển và nhu cầucủa độc giả Tuy nhiên, điều này đòi hỏi cán bộ thư viện phải có một trình độ tin họckhá căn bản để sử dụng trong công tác quản lý.

1.4.2Đối với độc giả

Giúp cho việc tìm kiếm thông tin trở nên hiệu quả và nhanh chóng Ta có thểthấy được tính ưu việt trong việc ứng dụng tin học vào trong quản lý thư viện hiện đại.Tuy nhiên hiệu quả phụ thuộc vào rất nhiều chính sách phát triển và khả năng tàichính của thư viện

1.5 Bài toán quản lý hệ thống thông tin thư viện

Trong một thư viện truyền thống, các hoạt động bắt nguồn từ việc bổ sungnguồn tài liệu Thư viện sẽ đặt mua tài liệu theo một chiến lược xác định phụ thuộcvào đối tượng phục vụ của thư viện Sau đó, người ta tiến hành phân loại tài liệu, mô

tả chúng, sắp xếp theo một trật tự nhất định và tổ chức hệ thống tra cứu cho độc giảdùng phích

Độc giả khi tìm một tài liệu mình cần có thể tra cứu hệ thống các phích đượcsắp xếp theo trật tư của tên tác giả, nhan đề tài liệu và chủ đề của tài liệu đó Sau khixác định được tài liệu mình cần thì dựa vào thông tin vị trí của tài liệu ghi trên phích,độc giả sẽ viết phiếu yêu cầu đưa cho thủ thư để lấy sách cho mình Thủ thư sẽ ghi lạinhững thông tin về bạn đọc và tài liệu mà bạn đọc mượn theo dõi việc thu hồi tài liệu

đó Khi bạn đọc vừa trả lại, thủ thư sẽ xóa tên cuốn sách khỏi danh sách đang mượncủa bạn đọc và xếp tài liệu vào vị trí cũ của nó

Việc thống kê số lượng tài liệu hiện có như tài liệu nhập mới trong một năm, sốlượng độc giả tới thư viện, loại sách mà độc giả mượn và đọc nhiều để căn cứ vào đó

có chiến lược bổ sung nguồn tài liệu thích hợp, đáp ứng nhu cầu của bạn đọc ở hiện tại

và trong tương lai

Đây là toàn bộ tiến trình nghiệp vụ của một thư viện Khi xây dựng một hệthống quản lý thì toàn bộ các quy trình sẽ được tư động hóa Khi sử dụng chương trình

quản lý thư viện, các đối tượng tham gia vào hệ thống sẽ giảm thiểu các thao tác vàthu được phản hồi một cách nhanh chóng.

1.5.1Độc giả

Khi sử dụng chương trình nghiên cứu tài liệu, độc giả có thể dễ dàng tìm đượctài liệu mình cần trong khoảng thời gian ngắn nhất Chương trình sẽ cung cấp cho độcgiả đầy đủ thông tin về tài liệu, vị trí, trạng thái tồn tại của từng bản tài liệu trong kho

Nếu tài liệu có trong thư viện, độc giả có thể yêu cầu mượn Ngược lại nếu đã

có người mượn, độc giả có xếp hàng đăng ký mượn tài liệu

1.5.2Cán bộ thư viện

 Cán bộ nghiệp vụ:

Cùng với những khả năng của máy tính, hệ thống có thể trợ giúp đắc lực trongviệc lưu trữ và cập nhật thông tin, tránh tình trạng quản lý bằng sổ sách rất phức tạp

và thiếu chính xác Do đó, thời gian và công sức quản lý cán bộ Thư Viện được giảmthiểu Thủ thư có thể kiểm tra thông tin mượn trả tài liệu của độc giả ngay lập tức.Việc báo cáo cũng trở nên nhanh hơn nhiều so với thao tác bằng tay như trước Hệthống sẽ trợ giúp cán bộ thư viện trong việc thống kê theo tiêu chí đã đề ra và tạo cácbản báo cáo

 Cán bộ quản lý:

Cán bộ quản lý có thể nắm được các hoạt động của toàn thư viện thông quaviệc lập các thống kê báo cáo do hệ thống trợ giúp Từ đó ban lãnh đạo có thể đưa ranhững chính sách phù hợp cho Thư Viện

CHƯƠNG II KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHKT

ĐÀ NẴNG

2.1 Khảo sát thực tế

2.1.1 Giới thiệu về thư viện trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng

Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng thành lập năm 1985 nằm trong khuôn viênTrường ĐHKT Đà Nẵng

Thông tin cơ bản về Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng

- Địa chỉ: 71 Ngũ Hành Sơn, Quận Sơn Trà, TP Đà Nẵng

- 86.832 sách tham khảo các loại

Hệ thống quản lý trong thư viện hầu như đã được tin học hóa, thư viện đã đượckết nạp vào Hội Liên Hiệp Thư viện Việt Nam

Thư viện gồm có 2 phòng mượn và một phòng đọc:

- Tầng 1: Phòng mượn sách giáo trình

- Tầng 2: Phòng mượn sách tham khảo, sách văn học (Kho sách tự chọn)

- Tầng 3: Phòng đọc, có: Phòng đọc chung cho mọi sinh viên, phòng đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án dành cho Học viên cao học và Sinh viên chất lương cao, phòng đọc sách mẫu, từ điển, báo và tạp chí

Thiết bị hỗ trợ gồm:

- Máy chủ: 2 cái

- Máy vi tính: 21 cái

- Máy in: 5 cái

- Máy photocopy: 2 cái

- Máy quét mã vạch: 7 cái

Ngoài ra thư viện còn có trang web tra cứu tài liệu tại địa chỉ:

http://lib.due.edu.vn

2.1.2 Nội dung khảo sát

2.1.2.1 Mục đích khảo sát

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn trong công tác quản lý của Thư ViệnTrường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng;

- Tìm hiểu vai trò, chức năng và cách thức hoạt động của hệ thống, qua đó rút

ra được những chức năng quan trọng trong hệ thống;

- Tìm ra được những khuyết điểm, những mặt hạn chế, bất cập của hệ thống

- Đề ra mục tiêu hướng tới để giải quyết vấn đề, nghiên cứu thay đổi hệ thống

2.1.2.2 Đối tượng khảo sát

 Cán bộ lãnh đạo, quản lý Thư Viện

Khi muốn tìm hiểu một cách chi tiết các vấn đề liên quan đến Thư Viện TrườngĐHKT Đà Nẵng, thì người tìm hiểu khảo sát phải được sự cho phép của ban lãnh đạoThư Viện Khảo sát Thư Viện từ cấp trên xuống, tìm hiểu từ vấn đề khái quát nhất đến

cụ thể chi tiết các vấn đề

 Tìm hiểu độc giả và nghiệp vụ của thủ thư

Thông tin mà ta tìm hiểu được từ ban lãnh đạo Thư Viện là những cái chungnhất, khái quat nhất Muốn đi sâu, đi sát vào vấn đề, vào từng chi tiết của hệ thống,chúng cần tiếp xúc trực tiếp với hiện trạng của hệ thống Thư Viện cụ thể nhưng chúng

ta có thể quan sát quy trình làm việc của một thủ thư, sau đó đặt ra những câu hỏi liênquan đến ngiệp vụ hoặc là trực tiếp làm độc giả tham gia vào quá trình mượn sách, từ

đó rút ra được ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại

2.1.2.3 Đối tượng tài liệu

Tìm hiểu nhu cầu và các chức năng cần thiết của Thư Viện Trường ĐHKT ĐàNẵng, ngoài tìm hiểu về đối tượng người dùng thì còn tìm hiểu thông qua các biểumẫu và các tài liệu của Thư Viện

 Biểu mẫu, tập tin, sổ sách

 Các thủ tục, quy trình

 Các thông báo

2.1.3 Phương pháp khảo sát

- Quan sát trực tiếp thư viện Trường ĐHKT Đà Nẵng:

Trong thời gian thực tập tại thư viện Trường ĐHKT Đà Nẵng giúp bản thân emquan sát được cách thức làm việc của các thủ thư trong thư viện Bên cạnh đó cũnggúp em nhìn nhận được một cách tổng quát về như cầu mượn sách của từng bộ phậnđộc giả.

- Phỏng vấn :

Trong quá trình thực tập tại thư viện, mặc dù đã quan sát các quy trình nghiệp

vụ và cách thức quản lý các đầu sách trong thư viện, em đã trực tiếp tiếp xúc với cácthủ thư để đặt các cầu hỏi thông qua đó giúp em hiểu sâu hơn về các quy trình trongthư viện

- Nghiên cứu tài liệu :

Nhờ sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trong thư viện nên em cũng có được một

số tài liệu cần thiết để nghiên cứu trong thời gian làm chuyên đề

Hình 2.1 - Cơ cấu tổ chức Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng

2.2 Phân tích nghiệp vụ quản lý trong thư viện trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng

2.2.1 Quản lý đặt sách

Khi nhà xuất bản chuyển đầu sách mới đến (theo phiếu yêu cầu) thì thư viện sẽtiến hành tiếp nhận và gửi các danh mục sách mới đến các khoa, các khoa chọn cácsách cần mua rồi gửi lại cho thư viện, tổ trưởng thư viện sẽ tiếp nhận danh mục sáchcần chọn rồi gửi đến ban Giám hiệu nhà trường kí xác nhận đặt sách, sau đó gửi danhmục sách cần mua đến nhà cung cấp, các phiếu đặt hàng, phiếu nhập, hóa đơn sẽ đượclưu trữ lại

VĂN PHÒNG

PHÒNG XỬ LÝ

KỸ THUẬT

PHÒNG MƯỢN

PHÒNG ĐỌC

Lập danh mục sách mới

Chọn sách cần mua

Danh mục sách khoa chọn

Ký xác nhận

Danh mục sách đã ký

Lọc sách khoa chọn

Danh mục sách chọn

Lập đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng

Lập phiếu nhập

PN

L p a đơn thanh n

Quy trình đặt sách

Danh mục sách

mới

Kiểm tra đơn

đặt hàng

Hình 2.2 - Quy trình đặt sách

Khi nhập sách về thư viện sẽ tiến hành biên soạn, phân loại từng mục sách,dán mã số ISBN, điền thông tin sách vào phiếu như tên sách, tên tác giả, ngôn ngữ,tóm tắt nội dung, năm xuất bản, ngày nhập, số lượng nhập để nhập sách mới vào cơ

sỡ dữ liệu

Hàng tháng dựa vào các báo cáo của bộ phận phòng đọc, phòng mượn/trả, bộphận quản lý sách sẽ tiến hành lập danh mục những sách cần nhập thêm về do nhu cầucủa bạn đọc nhiều hoặc đầu sách mới để gửi đến cho nhà xuất bản

2.2.2 Quản lý mượn, trả

Mượn sách :

- Khi cần mượn sách độc giả có thể tra cứu thông tin tại trang web

http://lib.due.edu.vn/ để tìm hiểu thông tin về sách trước

- Đối với sách giáo trình: Độc giả phải in thời khóa biểu cá nhân (thay cho phiếumượn) cùng với thẻ độc giả (thẻ sinh viên đối với loại độc giả Sinh Viên) đến phòngmượn xuất trình thời khóa biểu cá nhân cùng với thẻ độc giả để thủ thư kiểm tra Thủthư sử dụng máy quét để lấy thông tin từ thẻ độc giả, sau khi quét thẻ xong nếu không

có vấn đề gì thì thủ thư sẽ lấy sách mà bạn đọc yêu cầu mượn theo thời khóa biểu cánhân để cho mượn Thủ thư sử dụng máy quét mã vạch để đọc mã vạch của sách,chương trình sẽ lấy thông tin của sách từ mã vạch, nếu cuốn sách này có thể cho mượnthì cho mượn và cập nhật lại trọng thái của cuốn sách này, sau đó giao sách cho độcgiả

Thông tin thẻ và

thời khóa biểu

MT

Kiểm tra giáo trình mượn

Thông báo sách hết

Quy trình mượn sách

Không mượn

được

Kiểm tra thẻ

Hình 2.3 - Quy trình mượn sách giáo trình

- Đối với sách tham khảo: Độc giả vào phòng mượn sách tham khảo, trước khivào phải xuất trình thẻ độc giả, để thủ thư kiểm tra xem độc giả có hợp lệ không Nếu

không có trục trặc gì về thông tin độc giả thì độc giả có thể vào tìm kiếm sách cầnmượn Sau khi tìm được sách cần mượn độc giả xuất trình sách để thủ thư quét mãvạch xem cuốn sách đó có được mượn hay không, đồng thời quét lấy thông tin độc giả

và làm thủ tục mượn sách cho độc giả

Thông tin thẻ và thời khóa biểu

MTSách được mượn

Cập nhật thông tin sách mượn

Quy trình mượn sách

Thông tin thẻ và

sách trả

MT

Chuyển sách vào kho

Thông tin vi

m

Cập nhật sách trả

Quy trình trả sách

Thông tin trả

X vi m

Kiểm tra thẻ

Thông tin thẻ và sách gia hạn

Gia hạn sách

Thông tin sách không gia hạn

Thông tin gia hạn

MT

Quy trình gia hạn sách

Thông báo không gia hạn được

Kiểm tra thẻ và sách gia hạn

Hình 2.6 - Quy trình gia hạn sách

2.3 Một số nhược điểm trong hệ thống thư viện

Qua quá trình khảo sát và nghiên cứu thực tế, hệ thống thư viện trường ĐHKT

Đà Nẵng tuy đã áp dụng tin học hóa vào trong công tác quản lý tuy nhiên vẫn còn một

số hạn chế sau :

- Hệ thống thư viện có nhiều phân hệ nhưng có một số phân hệ lại rất ít vầ hầunhư không được khai thác đến như: Ấn phẩm định kỳ, báo, tạp chí, cổng thông tin

- Ấn phẩm định kỳ, báo tạp chí thư viện nhập về chưa thể quản lý được

- Trong quá trình mượn sách giáo trình sinh viên phải xếp hàng chờ đợi trongmột thời gian dài mới có thể mượn được sách gây mất thời gian đồng thời phải có bảnphoto thời khóa biểu cá nhân mới mượn được

Hình 2.7 - Hình ảnh khảo sát

- Kho sách giáo trình là kho sách đóng sinh viên phải có thời khóa biểu cá nhânmới mượn được sách, nếu muốn mượn sách giáo trình khác không có trong thời khóabiểu cá nhân thì sinh viên phải đăng trước với cán bộ thư viện

- Hệ thống thư viện có trang web riêng để độc giả tra cứu sách nhưng hầu như

ít được khai thác, trong hệ thống cơ sỡ dữ liệu một số đầu sách đã được thanh lý hoặcquá cũ không thể mượn, lại không xóa bỏ gây lãng phí và làm khó khăn, mất thời giantìm kiếm của độc giả

- Hệ thống thư viện chỉ có một cổng thông tin tra cứu sách mà không có mộtcổng thông tin riêng phục vụ cho các nhu cầu khác như thông báo lịch mượn, trả,thông báo sinh viên quá hạn trả sách Các thông tin này đều được gián thông báo trướccửa thư viện, độc giả muốn biết ngày mượn, ngày trả, phải lên thư viện xem thôngbáo Đây là nhược điểm lớn nhất của hệ thống

- Phần mềm chuyên dụng trong quản lý thường xẩy ra lỗi khi in, gây khó khăncho cán bộ quản lý thư viện

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHKT ĐÀ NẴNG

3.1 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)

m Ki m NCC

a TT NCC

Cập nhật thông tin NCC

m Ki m Thư

M n ch

Thống kê –

o o M n,

Lập phi u mua ch

Tìm kiếm phiếu mua ch

Thống kê

-o -o

ch nhập

Thống kê – Báo cáo ĐG

Thống kê – Báo cáo T Thư Thống kê – Báo cáo ch

L p a đơn Thanh n NCC

Biên c ch

Hình 3.1 - Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)

3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

3.2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh

TT báo cáo

Y/c báo cáo

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHKT ĐÀ NẴNG

3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

o o

TT ĐG

TT ch Theo Phi u mua TT

ch Không

Đ t Yêu

c u

TT Thanh n

Hình 3.2 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý độc giả

1.1 Đăng TT ĐG

Thư

Yêu c u thông tin đăng ĐG

c

1.4 Tìm kiếm ĐG

Thông tin tìm kiếm

Kết quả

1.2

C p nh t TT ĐG

Yêu c u thông tin c p nh t ĐG

3.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý nhà cung cấp

2.1 Đăng TT NCC

T Thư

Yêu c u thông tin đăng NCC

H Sơ NCC

2.4 Tìm kiếm NCC

Thông tin NCC

Thông tin tìm kiếm

Thông tin NCC đã đăng

Kết quả

2.2

C p nh t TT NCC

Yêu c u thông tin c p nh t NCC

3.2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý thủ thư

3.1 Đăng TT TT

Th Thư

Yêu c u thông tin đăng TT

H Sơ TT

3.4 Tìm kiếm TT

Thông tin TT

Thông tin tìm kiếm

Thông tin TT đã đăng

Kết quả

3.2

C p nh t TT TT

Yêu c u thông tin c p nh t TT

3.2.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý sách

4.1 Đăng TT ch

Th Thư

Yêu c u thông tin đăng ch

Kho s ch

4.4 Tìm kiếm ch

Thông tin ch

Thông tin tìm kiếm

Thông tin ch đã đăng

Kết quả

4.2

C p nh t TT ch

Yêu c u thông tin c p nh t ch

3.2.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý mượn trả

n ch

TT L i Yêu C u

TT Vi m

S x vi m D5

3.2.8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý nhập sách

Thư

6.1

L p Phi u

Nh p ch

Nh p ch

6.2

L p a Đơn Thanh n

6.3

Biên c ch

Kho ch D3

D7

ch :

- TT :Thông tin

Ki m tra ch

3.2.9 Sơ đồ luồng dữ liệu múc 1: Thống kê báo cáo

7.1 TK-BC

c

T Tr ng

7.4 TK-BC

7.5 TK-BC Thư

7.3 TK-BC

M n

7.2 TK-BC ch