Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng tại công ty cổ phần thang máy tân tiến 1

LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường cùng các thầy cô đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành chương trình học tập và hoàn thành luận văn của mình Đặc biệt, tôi xin gửi l[.]

\ LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường cùng cácthầy cô đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành chương trình học tập vàhoàn thành luận văn của mình

Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới người đã tận tìnhchỉ bảo, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện luận vănnày

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2021

Tác giả

1 Tạp chí kinh tế 32

2 Tạp chí ngân hàng tài chính 32

3 Tạp chí phát triển và hội nhập 32

4 Tạp chí nghiên cứu kinh tế 32

5 Tạp chí Phát triển kinh tế 32

6 Thời báo Kinh tế Việt Nam 32

7 Tạp chí ngân hàng 32

CHƯƠNG 4 Phương pháp so sánh 33

CHƯƠNG 5 SPSS 34

CHƯƠNG 6 Kích cỡ mẫu:34

CHƯƠNG 7 Mô hình chất lương của Parasuraman và các cộng sự ii

CHƯƠNG 8 LÝ THUYẾT NGƯỜI TIÊU DÙNG iii

CHƯƠNG 9 Mô hình chất lượng của GRONROOS iii

CHƯƠNG 10 PHIẾU ĐIỀU TRA iii

CHƯƠNG 11 KHUNG NGHIÊN CỨU ĐỊNH TÍNH viii

CHƯƠNG 12 5 chương định tính x

2 Chọn mục mũi tên nhỏ trong ô, chọn mục 2 chữ AA chọn đến thẻ Heading

và chọn SHOW xv

3 Chọn mục mũi tên nhỏ, chuột phải vào Heading chọn add to Gallary xv

12.1 Đổi lại tên chuẩn “ HEADING” chọn vào Rename “ để đổi lại CHƯƠNG 13 XÓA MỌI SECTION xv

CHƯƠNG 14 CTRL + H xv

14.1 Find what sẽ hiển thị giá trị ^b tương ứng với Section cần xóa.Khi đó bạn hãy nhấn Replace All để xóa CHƯƠNG 15 Font EXCEL: xvii

- Phải chuot Nomal-> Modify -> Format xvii

CHƯƠNG 16 Tính hàm hồi quy xvii

CHƯƠNG 17 BỆNH VIỆN 21

CHƯƠNG 18 HV BÁO CHÍ TUYÊN TRUYỀN 22

CHƯƠNG 19 THỊ TRƯỜNG CHỨNG KHOÁN 23

CHƯƠNG 20 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vốn lưu động 24

CHƯƠNG 21 Viết tắt UBND 27

CHƯƠNG 22 Viết tắt ngân hàng 30

CHƯƠNG 23 Viết tắt ODA FDI 30

CHƯƠNG 24 Viết tắt chiến lược kinh doanh 33

CHƯƠNG 25 QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU 46

CHƯƠNG 26 KHUNG NGHIÊN CỨU 48

49

CHƯƠNG 27 MÔ HÌNH THỐNG KÊ 51

CHƯƠNG 28 CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY 62

28.1 KÊNH BÁN HÀNG

CHƯƠNG 29 B Danh mục website 117

DANH MỤC VIẾT TẮT ST

T

Từ viết tắt Viết đầy đủ Nghĩa tiếng việt

1 ANOVA Analysis of Variance Phân tích phương sai.

2 EFA Exploratory Factor Analysis Phân tích nhân tố khám phá

3 KMO Kaiser - Mayer - Olkin Hệ số Kaiser Mayer

-Olkin

4 Sig Observed significance level Mức ý nghĩa quan sát

5 SPSS Statistical Package for the

Social Sciences

Phần mềm thống kê chokhoa học xã hội

6 T-Test Independent - Sample -Test Kiểm định giả thuyết về sự

bằng nhau giữa hai trungbình mẫu - trường hợp mẫuđộc lập

7 VIF Variance inflation factor Hệ số phóng đại phương

sai

8 BCKQHDKD Báo cáo kết quả hoạt động

kinh doanh

Báo cáo kết quả hoạt độngkinh doanh

9 BCĐKT Bảng cân đồi kế toán Bảng cân đồi kế toán

10 BCLCTT Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

13 HĐQT Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị

14 ISO Intenational Organization for

Standardization

Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốctế

15 LNST Lợi nhuận sau thuế Lợi nhuận sau thuế

ROE Return On Equity Lợi nhuận trên vốn chủ sở

hữu

18 ROA Return On Assets Tỷ suất thu nhập trên tài sản

19 SXKD Sản xuất kinh doanh Sản xuất kinh doanh

DANH MỤC HÌNH

Hình 1 1 Hình vẽ

Hình 2 1Hình vẽ

Hình 3 1Hình vẽ

Hình 4 1 Hình vẽ

Hình 5 1 Hình vẽ

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2 1Bảng Bảng 3 1Bảng Bảng 4 1Bảng 43

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Xu hướng phát triển và hội nhập của nước ta hiện nay đòi hỏi các doanhnghiệp phải luôn tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp mình Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệpDệt May nói riêng muốn đứng vững trên thị trường cần phải nắm bắt và đáp ứngđược nhu cầu, tâm lý của người tiêu dùng để có những phương án kinh doanhhiệu quả nhằm đưa ra những sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ, mẫu mãphong phú, đa dạng đến người tiêu dùng Muốn vậy, doanh nghiệp cần phát huytối đa tính năng động, sáng tạo, đổi mới và thích ứng với nhu cầu phát sinh trênthị trường, giám sát tất cả quy trình từ khâu mua hàng đến khâu tiêu thụ hànghoá để bảo toàn và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, tạo uy tín và niềm tinkhách hàng, cải thiện đời sống của CBCNV, khẳng định vị thế và uy tín củamình trên thị trường

Đối với mọi Doanh nghiệp thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vaitrò quan trọng và hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng đótrong mọi quy trình quản lý của đơn vị Hệ thống KSNB một khi vững mạnh sẽgóp phần không nhỏ cho thành công của doanh nghiệp, bảo đảm các nguồn lựcđược sử dụng tối ưu, bảo vệ tài sản không bị thất thoát, hư hỏng hoặc sử dụng saimục đích, BCTC chính xác và tin cậy Thêm vào đó, mọi thành viên trong doanhnghiệp một khi tuân thủ chính sách và quy trình được thiết lập sẽ ngày cànggiảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Công tác KSNB đối với hoạt động bán hàng đặc biệt có ý nghĩa quantrọng trong hoạt động của Công ty cổ phần thang máy Tân Tiến vì nó bảo đảmcho hoạt động tiêu thụ được diễn ra suôn sẻ, theo đúng kế hoạch, đáp ứng kịpthời nhu cầu thị trường, đem lại lợi ích cho Công ty, ngăn chặn gian lận, giảmthiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động Hơn nữa Công ty cổ phần thangmáy Tân Tiến là một Công ty không chỉ bán hàng trong nước mà còn xuất khẩu

ra nước ngoài với số lượng lớn, phát sinh nhiều nghiệp vụ vì vậy đòi hỏi Công ty

cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng bán đạt tiêu chuẩn chất lượng

đề ra, giá cả hợp lý giúp Công ty có thể cạnh tranh được về giá cả và chất lượngtrên thị trường

Ý thức được tầm quan trọng của công tác KSNB và đặc biệt là đối vớihoạt động bán hàng, qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần thang máy Tân

Tiến, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng tại công ty cổ phần thang máy Tân Tiến” để hoàn thành luận

văn tốt nghiệp của mình

2 Mục đích nghiên cứu đề tài

Hệ thống hóa lý thuyết về hoạt động KSNB hoạt động bán hàng

Tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB hoạt động bán hàng tại Công ty cổphần thang máy Tân Tiến

Nhận biết được quá trình, mức độ vận dụng lí thuyết về hoạt động KSNBhoạt động bán hàng vào thực tiễn tại Công ty cổ phần thang máy Tân Tiến

Thông qua nhận thức về lý luận và tổng kết thực tiễn, đề xuất các giảipháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB đối với việc ngănngừa rủi ro trong hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần thang máy Tân Tiến

3 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống KSNB hoạt động bán hàng tạiCông ty cổ phần thang máy Tân Tiến

4 Phạm vi nghiên cứu

Thời gian nghiên cứu: Đề tài bắt đầu nghiên cứu từ 21/04/2021 - 11/5/2021.+ Số liệu dùng để phân tích về tình hình lao động, tài sản - nguồn vốn, kết quảhoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm: Năm 2018, năm 2019 vànăm 2020

+ Số liệu tìm hiểu về hoạt động bán hàng tại Công ty: Quý I năm 2021

Không gian nghiên cứu: Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi Công ty

cổ phần thang máy Tân Tiến

Nội dung nghiên cứu: Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu, tìm hiểu hoạt độngbán hàng và các hoạt động kiểm soát chủ yếu, đề xuất một số giải pháp nhằmhạn chế các rủi ro phát sinh trong hoạt động bán hàng tại Công ty

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu các giáotrình được học, các thông tư, chuẩn mực, trang web về kế toán, kiểm toán cũngnhư các khóa luận tại thư viện trường Đại Học Kinh Tế Huế nhằm tổng hợp lýluận cơ bản làm cơ sở cho việc tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB hoạt độngbán hàng

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Tiến hành hỏi trực tiếp các anh chị côchú trong phòng Tài chính kế toán, phòng Kinh doanh, phòng Kế hoạch - XNKđể hiểu rõ hơn về nội dung của các bước trong quy trình thiết kế và vận hành cácthủ tục kiểm soát liên quan đến đề tài thực hiện

Phương pháp quan sát: Qua quá trình đến thực tập tại Công ty, quan sátcông việc của các nhân viên ở các phòng Tài chính - kế toán, phòng Kinh doanh,phòng Kế hoạch - XNK để hiểu rõ hơn công việc, trình tự thực hiện, quá trình xử

lý, luân chuyển chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ trong hoạt động bán hàng tạiCông ty

Phương pháp đối chiếu, so sánh: Từ cơ sở lý luận và quá trình tìm hiểuthực trạng tại Công ty cổ phần thang máy Tân Tiến tiến hành đối chiếu, so sánhđể tìm ra những điểm khác biệt giữa lý thuyết với thực tế các thủ tục kiểm soáttại Công ty

Phương pháp phân tích số liệu: Sau khi thu thập xong các số liệu cần thiếttiến hành phân tích, so sánh, tổng hợp các thông tin từ chứng từ, sổ sách kế toánthu thập được, qua bảng hỏi Từ đó đưa ra những nhận định tổng hợp, kháchquan về những ưu nhược điểm và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiệncông tác KSNB hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần thang máy Tân Tiến

6 Kết cấu khóa luận

CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm

Theo IAS 400: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách

và thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việcquản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủtục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa

và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kếtoán và đảm bảo lập BCTC trong thời gian mong muốn”

Theo COSO (Committee of Sponsoring Organization ), Ủy ban thuộc Hộiđồng Quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận BCTC đưa ra vào năm 1992:

“Kiểm soát nội bộ là 1 quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhàquản lý và các nhân viên khác của 1 tổ chức, được thiết kế để cung cấp sự đảmbảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà Hội đồng quản trị, các nhà quản

lý mong muốn là:

Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt độngTính chất đáng tin cậy của các BCTC

Sự tuân thủ các luật lệ và qui định hiện hành”

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ làkế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhàquản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhàquản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh cóhiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn,phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập BCTCkịp thời, đáng tin cậy”

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là cácquy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và ápdụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra,

kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực vàhợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệthống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tụckiểm soát”.

Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of CertificatedPublic Accountant – AICPA): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức

và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanhnghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậycủa dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khíchviệc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”

Như vậy, hệ thống KSNB trong một tổ chức có thể được hiểu là hệ thốngcác thủ tục, chính sách được thiết kế và thực hiện trong nội bộ một tổ chức nhằmđạt được các mục tiêu quản lý, bao gồm:

Đảm bảo sự tuân thủ các quy định trong nội bộ tổ chức cũng như của Nhànước

Đảm bảo đến mức độ thấp nhất việc thất thoát tài sản trong tổ chức

Đảm bảo sử dụng có hiệu quả các nguồn lực trong tổ chức

Đảm bảo các thông tin đưa ra là trung thực, hợp lí và đáng tin cậy

Đảm bảo đạt được các mục tiêu đã định

1.1.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Tiến sĩ Lê Văn Luyện, Lý thuyết kiểm toán (2008), Học viện NgânHàng thì mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống KSNB được xác định như sau:

1.1.2.1 Mục tiêu

Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng hoạt động

Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác

Hạn chế rủi ro

Đảm bảo sự phối hợp cùng làm việc của toàn bộ nhân viên trong doanhnghiệp để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu năng và sự nhất quán

Tránh được các chi phí không đáng có, việc đặt lợi ích khác (của nhânviên, của khách hàng ) lên trên lợi ích của doanh nghiệp

Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật thông tin tàichính, quản lý

Các báo cáo cần thiết được lập đúng hạn và đáng tin cậy để ra quyết địnhnội bộ trong doanh nghiệp

Thông tin gửi đến Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị, các cổ đông và cáccơ

quan giám sát phải có đủ chất lượng và tính nhất quán

BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày một cách hợp lý vàdựa trên các nguyên tắc kế toán đã được xác định rõ ràng

Mục tiêu tuân thủ: Đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tuânthủ:

Các luật và quy định của pháp luật

Các yêu cầu quản lý

Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp

Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát có thể tránh

Đơn vị phải thiết lập các quy trình hoạt động, xác định rõ giới hạn tự do

cá nhân và lập ra một hệ thống KSNB chặt chẽ đối với tài sản - nguồn lực cơ bảncủa sản xuất

Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh

- Cơ cấu KSNB cần được thiết lập bao gồm những thủ tục để đảm bảochính sách kinh doanh của đơn vị được tất cả các nhân viên chấp hành

1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vìphụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu củatừng nơi, thế nhưng bất kì hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộphận cơ bản Theo COSO (Committee of Sponsoring Organizations), Ủy banthuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận BCTC, hệ thống KSNBbao gồm các bộ phận sau:

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát (Control Environment)

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ýthức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộphận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tố chính thức thuộc môi trường kiểmsoát là:

 Tính chính trực và giá trị đạo đức

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực vàviệc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trìnhkiểm soát Các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đứctrong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên cócác hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn vậy, những nhà quản lý cầnphải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phổ biếnnhững quy định đến mọi thành viên

Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạođức, đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫnđến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực

 Đảm bảo về năng lực

Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiếtđể thực hiện được nhiệm vụ của mình Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhânviên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao và phảigiám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên

 Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán

Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán là những thành viên có kinhnghiệm, uy tín trong doanh nghiệp Ủy ban Kiểm toán trực thuộc Hội đồng quảntrị, gồm những thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không thamgia vào việc điều hành đơn vị Ủy ban Kiểm toán có thể có những đóng góp quantrọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua sự giám sát việctuân thủ pháp luật, giám sát việc lập BCTC, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ.

Do có các chức năng quan trọng nên hoạt động hữu hiệu của Hội đồng quản trị

và Ủy ban Kiểm toán có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát

Các nhân tố để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị hoặc của Ủyban Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viêntrong Hội đồng quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán và mối quan hệ của họ với bộphận kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập

 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý,phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điềuhành đơn vị Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnhhưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêucủa đơn vị

Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cáchthức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới Có nhiềunhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với cácnhân viên Ngược lại có những nhà quản lý thích điều hành công việc theo mộttrật tự đã được xác định

 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộphận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Một cơcấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát cáchoạt động Ngược lại khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho thủtục kiểm soát mất tác dụng Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ

tổ chức, trong đó phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách

nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Ngoài ra cơ cấu cần phù hợp vớiquy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.

 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơcấu tổ chức Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viêntrong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ cónhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đếnngười khác trong việc hoàn thành mục tiêu Do đó khi mô tả công việc, đơn vịcần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể củatừng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau

 Chính sách nhân sự

Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấnluyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật Chính sáchnhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thôngqua việc tác động đến các nhân tố khác như đảm bảo về năng lực, tính chính trực

và giá trị đạo đức

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro (Risk Assessment)

Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro

và khó có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải dựa trên những mụctiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích những nhân tố ảnhhưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu của đơn vị không đạt được và phải

cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên

 Xác định mục tiêu của đơn vị

Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêuchiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn vàdài hạn Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các vănbản hoặc đơn giản hơn qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý

 Nhận dạng rủi ro

Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnhhưởng đến từng hoạt động cụ thể Ở mức độ toàn đơn vị, nhân tố làm phát sinh

rủi ro như sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự cải tiến sảnphẩm của các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong các chính sách của Nhà nước,trình độ nhân viên không đáp ứng yêu cầu hoặc thay đổi cán bộ quản lý Trongphạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng, kế toán rủi ro có thể phátsinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dâychuyền đến toàn đơn vị Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiềuphương pháp khác nhau như sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữliệu quá khứ, rà soát thường xuyên đến các hoạt động.

 Phân tích và đánh giá rủi ro

Quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sauđây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêuđơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đốiphó với rủi ro

Trong kế toán, có thể kể những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lí củaBCTC như ghi nhận các tài sản không có thực, đánh giá tài sản và các khoảnphải trả không phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế toán; khai báo không đầy đủthu nhập và chi phí; trình bày những thông tin tài chính không phù hợp vớichuẩn mực và chế độ kế toán

1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát (Control Activities)

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho cácchỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thựcthi các hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vịđang, có thể gặp phải

Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giảiquyết

mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc

Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫnnhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, giảm cơ hội cho bất

kì thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếmsai phạm của mình.

Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau:Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán

Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản

Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

Để thông tin đáng tin cậy cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằmkiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Khi kiểm tra quátrình xử lý thông tin cần đảm bảo:

Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ sổ sách:

Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểmsoát,tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc càng sớmcàng tốt

Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, sử dụng cho nhiều công dụngkhác nhau

Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng

từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ và phải được xử lý nhanhchóng trước khi qua bộ phận tiếp theo

Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trangliên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát

Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quyđịnh và dễ dàng truy cập khi cần thiết

Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động:

Cần đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phêchuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép

Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sáchđể áp dụng cho toàn đơn vị

Phê chuẩn cụ thể: Là các trường hợp mà người quản lý xét duyệt từngnghiệp vụ riêng biệt chứ không thể đưa ra chính sách chung Phê chuẩn cụ thểđược áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên hoặc những nghiệp vụthường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép.

 Kiểm soát vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản kể cả những

ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếpcận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu

Việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tếbắt buộc phải thực hiện định kỳ Khi có bất kì chênh lệch nào cũng cần phải điềutra, xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủtục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan Nếu không thực hiện công việc này thìtài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc không phát hiện được những hành vi đánhcắp

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với

cá nhân, bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu kiểm tra độc lập xuất phát

từ hệ thống KSNB thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi cómột cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại

Yêu cầu đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là phải độc lập vớiđối tượng được kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu ngườithực hiện kiểm tra là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ hoặckhông độc lập

Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện

Là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với

số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan như nhữngthông tin phi tài chính, xem xét trong mối quan hệ với tổng thể để đánh giá quátrình thực hiện

Điều này giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên

có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không Nhờ

thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trìnhthực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược, kế hoạch, có nhữngđiều chỉnh thích hợp.

 Thông tin và truyền thông (Information and Communication )

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập,duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thànhcác báo cáo để cung cấp thông tin về HĐTC và sự tuân thủ bao gồm cả cho nộibộ và bên ngoài

Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin Hệ thống thôngtin có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai,miễn đảm bảo yêu cầu chất lượng thông tin là thích hợp, kịp thời, chính xác vàtruy cập thuận tiện

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra đểnhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin: Mọi thành viên của đơn vị phảihiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên,hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiệntruyền thông trong đơn vị Các thông tin từ bên ngoài cũng được tiếp cận và ghinhận một cách trung thực và đầy đủ, kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp yêucầu của pháp luật

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quantrọng

bao gồm các bộ phận: Chứng từ, sổ sách kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tayhướng dẫn

Chứng từ: Cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thôngqua thủ tục lập chứng từ Chứng từ giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạmđể bảo vệ tài sản của đơn vị và là căn cứ pháp lí để giải quyết các tranh chấpgiữa các đối tượng

Sổ sách kế toán: Là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầutrên chứng từ để xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên BCTC và báocáo quản trị Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học sẽ góp phần đáng kể

trong bảo vệ tài sản nhờ ở chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trìnhthực hiện nghiệp vụ.

Sơ đồ hạch toán: Mô tả về phương pháp xử lý các nghiệp vụ tại đơn vị,thường dưới dạng hình vẽ

Sổ tay hướng dẫn: Bao gồm bảng liệt kê, phân loại tài khoản sử dụng vàdiễn giải chi tiết về mục đích, nội dung của từng tài khoản, cách thức xử lý cácnghiệp vụ

Sổ tay đầy đủ giúp việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn, thống nhất trongtoàn đơn vị

Truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết vềvai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập BCTC Các nhânviên xử lý thông tin hiểu được công việc của họ có liên quan đến người khác và

họ được yêu cầu báo cáo ngay những tình huống bất thường cho cấp trên

 Giám sát (Monitoring)

Giám sát là quá trình mà nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thốngkiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hànhđúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp vớitừng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không Để đạt kết quả tốt nhà quản lýcần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kì

Giám sát thường xuyên: Đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp

ý của khách hàng, nhà cung cấp hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và pháthiện các biến động bất thường Giám sát thường xuyên áp dụng cho những yếu

tố quan trọng trong KSNB Giám sát để đánh giá việc thực hiện các hoạt độngthường xuyên của nhân viên nhằm xem xét hệ thống KSNB có nên tiếp tục thựchiện chức năng không

Giám sát định kì: Được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kì

do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện Qua đó pháthiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện

1.2 Kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng

Giải thích một số khái niệm liên quan đến hoạt động bán hàng (theo

chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14):

Doanh thu: Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong

kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường củadoanh nghiệp, góp phần làm tăng VCSH

Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yếtcho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn

Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kémphẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu

Giá trị hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định làtiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

Chiết khấu thanh toán: Là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua,

do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng

Thu nhập khác: Là khoản thu góp phần làm tăng VCSH từ hoạt độngngoài các hoạt động tạo ra doanh thu

Điều kiện ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khiđồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau:

Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền vớiquyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua

Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sởhữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá

Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bánhàng.

Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

1.2.2 Vai trò hoạt động bán hàng

Hoạt động bán hàng có vai trò rất lớn, là một bộ phận có liên quan đếnnhiều chỉ tiêu trên BCTC, là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ kết quả củamột chu kỳ hoạt động SXKD của doanh nghiệp

Đối với kiểm toán nội bộ, việc thực hiện tốt quy trình kiểm toán này sẽtiết kiệm được thời gian cũng như sức lực, nâng cao hiệu quả kiểm toán, đưa rakiến nghị hợp lý và cung cấp thông tin trung thực về tình hình kinh doanh, tiêuthụ của đơn vị

Đối với đơn vị được kiểm toán, sẽ giúp cho ban lãnh đạo thấy đượcnhững sai sót, yếu kém cần khắc phục về kế toán cũng như quản lý phần hànhnày, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh

Đối với nhà nước, để các cơ quan hữu quan xác định đúng đắn tráchnhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, có chínhsách hợp lý hơn để phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.3 Hoạt động bán hàng

Thông thường với một số doanh nghiệp, những biểu hiện cụ thể của mỗichức năng và bộ phận đảm nhiệm chức năng đó có khác nhau song chung nhấthoạt động bán hàng đều bao gồm các chức năng chính sau:

 Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

Người mua đặt hàng có thể thông qua ĐĐH, phiếu yêu cầu mua hàng, yêucầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hoá, dịchvụ… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo những điềukiện xác định Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình Trên

cơ sở này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ

và lập hoá đơn bán hàng

 Xét duyệt bán chịu

Việc xét duyệt bán chịu sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số bán hàngnhưng cũng gặp khá nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khả năngthanh toán.Vì thế việc bán chịu cần được xem xét chặt chẽ.

Trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xéttừng khách hàng cụ thể, khả năng nợ tối đa của từng khách hàng để từ đó đưaquyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng Tuy nhiên quyết định này cầnphải tính toán trên sự cân đối lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khíchngười mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán

 Chuyển giao hàng hóa

Là chức năng vận chuyển hàng hoá đến người mua, chuyển giao quyền sởhữu Đây là điểm bắt đầu của chu trình nên thường là điểm chấp nhận được ghi

sổ bán hàng Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập Chứng từvận chuyển thường là hóa đơn hoặc vận đơn Các Công ty có quy mô lớn, diễnbiến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhậtcác chứng từ vận chuyển

 Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng

Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã số lượng, giá cả hàng hoágồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theoluật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn được lập thành 3 liên: Liên 2 gửi cho kháchhàng, liên 1 và liên 3 lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền Việc gửi hóa đơn tínhtiền cho người mua, ghi rõ nghiệp vụ bán hàng vừa là phương thức chỉ rõ chokhách hàng về số tiền, thời hạn thanh toán của từng nghiệp vụ, vừa là căn cứ ghi

sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu

 Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng và ghi sổ kế toán về cácnghiệp vụ này cần thực hiện chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thường

và không bình thường Cần xem xét và đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được đãvào nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết Tiền mặt thu được cần gửi vàongân hàng một lượng hợp lý Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng thì phải

đảm bảo số tiền nhận được là của khoản phải thu, chứng từ ghi sổ là phiếu thuhoặc giấy báo Có.

 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn vềhàng hóa nhận được và thường là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng.Khi đó người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó so với trên

cơ sở thỏa thuận được với bên mua Trường hợp này phải lập bảng tổng ghi nhớhoặc thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trênđồng thời ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoảnbớt giá, sổ phụ của Công ty

 Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được

Có nhiều nguyên nhân khiến các khoản phải thu của doanh nghiệp không thuđược tiền vì thế phải có bộ phận thẩm định tìm hiểu lý do không thu được tiền.Sau khi thẩm định thấy các khoản này là khó hoặc không có khả năng thu được

do Công ty khách hàng bị phá sản hoặc vì một lý do nào đó cần chuyển thành nợkhó đòi hoặc xóa sổ các khoản này

Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay

nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, đã đòi nhiều lần những vẫn khôngthu được

Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tìnhtrạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn

Các chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng

Theo Alvin Arens & James K.Loebbecke- Đặng Kim Cương & PhạmVăn Dược dịch (2000), Auditing, NXB Thống Kê, Hà Nội:

- ĐĐH của khách hàng: Là sự yêu cầu về hàng hóa của khách hàng Nó

có thể được nhận bằng điện thoại, thư hoặc mẫu in sẵn đã được gửi cho kháchhàng tương lai hoặc hiện hữu, thông qua những người bán hàng hoặc bằng cáccách khác

- Phiếu xuất kho: Là loại chứng từ dùng để ghi sổ mẫu mã, số lượng vàcác thông tin liên quan với hàng hóa khách hàng đặt mua Phiếu này thườngđược dùng để chứng minh sự tán thành về phương thức bán chịu và sự phê chuẩncủa hàng gửi

- Chứng từ vận chuyển: Là loại chứng từ được lập vào lúc giao hàng, chỉ

rõ mẫu mã hàng hóa, số lượng được giao và các số liệu thích hợp khác Một loạichứng từ vận chuyển là vận đơn (bill of lading), là hợp đồng giữa người chuyênchở và người bán về việc nhận và chuyên chở hàng hóa Thường thì các vận đơnchỉ bao gồm số lượng các thùng hàng, số trọng tải chuyên chở hơn là các chi tiếtđầy đủ về số lượng và mẫu mã

Hóa đơn bán hàng: Là loại chứng từ chỉ rõ mẫu mã và số lượng của hànghóa được bán HĐBH gồm 3 liên: Liên 2 được gửi cho khách hàng, liên 1 và liên

3 được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền HĐBH còn là chứng từ gốc để vào sổdoanh thu và các sổ sách kế toán khác

Sổ nhật kí bán hàng: Sổ nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ Sổ nhật kýthường ghi rõ doanh thu của nhiều mặt hàng khác nhau, bút toán vào các khoảnphải thu và các số ghi nợ, chi có các loại Các bảng ghi chép của các HĐBH mỗingày được giữ lại và được cộng tổng để bằng với tổng doanh thu ghi trên sổ nhật

ký Các số tổng của các chi tiết trên sổ nhật ký thường được chuyển ghi hàngtháng vào sổ cái tổng hợp

Thư báo có: Là loại chứng từ chỉ rõ một khoản giảm trong số tiền kháchhàng nợ vì sự trả lại hàng hóa hay vì mức chiết khấu được hưởng Thư báo cóthường có mẫu chung như một HĐBH nhưng nó thường dùng chứng minh chocác khoản giảm của các khoản phải thu hơn là cho các khoản tăng

Sổ nhật ký doanh thu bị trả lại và giảm giá: Là sổ nhật ký về cơ bản giốngnhư sổ nhật ký bán hàng dùng để ghi lại doanh thu bị trả lại và doanh thu bị giảmgiá.

- Thư báo chuyển tiền: Là loại chứng từ đính kèm HĐBH được gửi chokhách hàng và sẽ được gửi trả lại cho người bán cùng với số tiền thanh toán Nóđược dùng để nhận diện tên khách hàng, số của HĐBH và số tiền ghi trên hóađơn khi nhận được khoản thanh toán Nếu khách hàng không thể điền vào thưbáo chuyển tiền khoản thanh toán của mình thì người mở thư phải lập một phiếungay lúc đó Thư báo chuyển tiền dùng để cho phép ký gửi ngay tiền mặt, kiểmsoát đối với quyền bảo quản tài sản

Sổ nhật ký thu tiền: Là sổ nhật ký dùng để ghi lại các khoản tiền mặt thuđược từ quá trình thu tiền, doanh thu bằng tiền mặt và tất cả khoản thu bằng tiềnmặt khác Nó chỉ rõ tổng số tiền mặt nhận được, số tiền bán chịu đối với khoảnphải thu theo tổng giá trị của doanh thu, các mức chiết khấu doanh nghiệp đượchưởng và các số dư nợ, có khác Các bút ký hàng ngày trong sổ nhật ký đượcchứng minh bằng các thư báo chuyển tiền

Các mẫu phê chuẩn các khoản không thu được: Là loại chứng từ chỉ sửdụng

nội bộ có tác dụng cho phép xóa sổ một khoản phải thu xem là khoảnkhông thu được

Sổ cái phụ các khoản phải thu: Dùng để ghi sổ các doanh thu cá thể, cáckhoản thu tiền mặt và doanh thu bị trả lại, được chiết khấu của từng khách hàng.Tổng số dư của các tài khoản cá thể trên sổ cái phụ bằng tổng số dư các khoảnphải thu trên sổ cái tổng hợp

- Báo cáo bán hàng: Là loại chứng từ được gửi cho từng loại khách hàngnêu rõ số dư đầu kỳ của các khoản phải thu, số tiền và ngày của từng thương vụ,khoản thanh toán đã nhận, các thư báo có đã công bố và số dư cuối kỳ còn nợ

Về thực chất đây là một bản chép lại phần của khách hàng trong sổ cái phụ cáckhoản phải thu

1.2.4 Kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng

1.2.4.1 Các rủi ro xuất hiện trong hoạt động bán hàng

Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong kho

Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một

số điều khoản bán hàng khác

Nhận ĐĐH từ khách hàng nợ nhiều, không có khả năng thanh toán

 Xét duyệt bán chịu

Bán hàng cho khách hàng có tình hình tài chính không tốt

Bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc chậm trễtrong việc thanh toán

Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnhdoanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức

 Chuyển giao hàng hóa

Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng

Hàng hóa vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt

Số hàng chuyển đi không khớp với số hàng khách hàng đặt mua

Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng

Giao hàng không kịp thời cho khách hàng

Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địađiểm

Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xácđịnh được người chịu trách nhiệm

Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng

 Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng

HĐBH được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo hoặc lập nhiều HĐBHcho mỗi lần vận chuyển.

Số hàng đã vận chuyển không được lập hóa đơn

HĐBH ghi số tiền không đúng

Ký duyệt giảm giá, chiết khấu không được thực hiện bởi người có thẩmquyền

HĐBH không được ghi sổ nhật ký và sổ chi tiết phải thu khách hàng.HĐBH ghi sổ chi tiết sai khách hàng, sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóađơn

 Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

Thu tiền mặt trực tiếp

Tiền mặt bị biển thủ trước khi ghi sổ

Số tiền thu được không đúng với giá bán

Thu tiền qua ngân hàng

Gửi nhầm tài khoản

Gửi nhầm số tiền

Ghi sổ số tiền thu được

Một số phiếu thu có thể không được ghi sổ

Ghi sổ sai số tiền đã thu được

Phiếu thu ghi sổ chi tiết sai khách hàng

 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

Hàng bán bị trả lại vì không đạt chất lượng nhưng nguyên nhân phát sinhtừ

phía khách hàng

Nhận hàng bán bị trả lại không đủ số lượng

Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu khó đòi

Xóa sổ khoản phải thu khi chưa được thẩm định

Xóa sổ các khoản phải thu nhưng trên thực tế đã thu tiền đối với cáckhoản đó

Lập dự phòng nợ khó đòi

- Không lập hoặc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi không đúng.

Không đánh giá nợ khoản phải thu có gốc ngoại tệ vào cuối kì

Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền đã phát sinh đều phảiđược ghi sổ Mục tiêu này yêu cầu tất cả doanh thu phát sinh hợp lý phản ánhđầy đủ không bị bỏ sót Nếu mục tiêu này không được tuân thủ sẽ ảnh hưởng đếnBCTC và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Sự đánh giá và tính toán: Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền phải đượcđánh giá và tính toán đúng đắn Thể hiện ở khoản tiền thu được đúng với số tiềntrên hoá đơn, phiếu thu; phải được kiểm tra, đối chiếu hợp đồng kinh tế hayĐĐH tương ứng

Sự phân loại: Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền đều phải đựơc phân loạiđúng đắn, rõ ràng từng nội dung

Tính đúng kỳ và kịp thời: Doanh thu phản ánh đúng kỳ, các khoản tiềnthu được phản ánh chính kịp thời tại thời điểm phát sinh

Quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền đượcghi chép đúng đắn vào các sổ chi tiết đã mở và tổng hợp chính xác

1.2.4.3 Thủ tục KSNB đối với hoạt động bán hàng

 Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và thực hiện bán hàng

Xác minh lại ĐĐH

Xây dựng quy trình uỷ quyền, xét duyệt nghiệp vụ: Kiểm tra ĐĐH, HTKtrước khi chấp nhận bán hàng; kiểm tra tài chính, tín dụng khách hàng; duyệtlệnh bán hàng.

Cập nhật chính xác và kịp thời dữ liệu HTK và công nợ khách hàng.Phê chuẩn các phương thức bán chịu

Trường hợp các ĐĐH đặc biệt phải có sự phê duyệt riêng

Trong tất cả các trường hợp, việc phê chuẩn phải để lại dấu vết như làmdấu, ký nháy hay lập Phiếu xác nhận ĐĐH đánh số thứ tự trước và lập thànhnhiều liên

 Xét duyệt bán chịu

Quyết định hạn mức tín dụng và lưu thành văn bản

So sánh ĐĐH và hạn mức tín dụng của từng khách hàng

Làm dấu, ký tên để xác nhận việc phê duyệt bán chịu trên ĐĐH

 Chuyển giao hàng hóa

Phiếu xuất kho được gửi đến cho thủ kho điền số lượng thực xuất

Thủ kho chỉ được xuất kho khi phiếu xuất kho đã có sự phê duyệt

Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng

Hạn chế tiếp cận HTK, tiến hành kiểm kê kho hàng

Việc ghi sổ và kiểm tra việc ghi sổ phải tách biệt với việc bảo quản hànghóa

Phòng vận chuyển khi nhận được hàng từ kho phải kiểm tra sự khớp đúnggiữa số hàng nhận được với ĐĐH và Phiếu xuất kho đã được phê duyệt

Phân ly trách nhiệm vận chuyển hàng với việc phê duyệt và điền Phiếuxuất kho

Phiếu vận chuyển được lập làm nhiều liên và được đánh số thứ tự trước.Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng

Lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng

Trước khi lập hóa đơn phải kiểm tra sự khớp đúng giữa ĐĐH với phiếuxuất kho, phiếu vận chuyển đã được phê duyệt do các bộ phận khác gửi tới

Ghi các dữ liệu cần thiết vào hóa đơn

Trước khi hóa đơn được gửi đi, cần có sự kiểm tra độc lập về giá và sựchính

xác của hóa đơn

Đối chiếu số tổng cộng trên Phiếu vận chuyển với số tổng cộng trên hóađơn

Tất cả hóa đơn được lập phải đánh số thứ tự trước

Ghi sổ nghiệp vụ bán hàng

Bộ phận kế toán ghi sổ phải tách biệt với các bộ phận còn lại

Việc ghi sổ Nhật ký bán hàng, chi tiết phải thu khách hàng 2 người thựchiện

Khi ghi sổ phải có đầy đủ chứng từ gốc

HĐBH được đánh số trước Đồng thời kế toán phải kiểm tra sự khớp đúnggiữa HĐBH với các nghiệp vụ trên Nhật ký bán hàng

Độc lập đối chiếu số dư định kỳ trên Sổ cái tổng hợp với sổ chi tiết

Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ và đúng đắn

Một người độc lập lập Bảng đối chiếu tiền hàng, gửi đến cho mỗi kháchhàng

Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

 Thu tiền mặt trực tiếp

Phân cách nghiệp vụ bán hàng và thu tiền

Sử dụng thiết bị thu tiền

Đối chiếu các chứng từ gốc trước khi lập Phiếu thu

Phiếu thu được đánh số thứ tự trước và có nhiều liên

Phiếu thu phải được phê duyệt bởi kế toán trưởng và Giám đốc Cuốingày, kế toán có trách nhiệm lập bảng kê thu tiền để làm căn cứ ghi sổ kế toán

Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu đã được duyệt, tiến hành thu tiền và ghi sốthực

tế đã nhập quỹ trước khi ký tên và yêu cầu người nộp ký tên

Có sự kiểm tra độc lập giữa số tiền trên Bảng kê với Sổ quỹ

 Thu tiền qua ngân hàng

Đính kèm chứng từ chứng minh nghiệp vụ đó vào giấy báo.

Phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báotheo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo

Thực hiện đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từ gốc đínhkèm

Gửi tiền vào ngân hàng

Tất cả tiền mặt thu được phải kịp thời gửi vào ngân hàng

Ghi sổ số tiền nộp vào ngân hàng sẽ xác minh nghiệp vụ thu tiền đã xảyra

Có một nhân viên độc lập kiểm tra sự khớp đúng giữa tiền gửi vào ngânhàng với số tiền ghi trong Bảng kê, giữa Phiếu nộp tiền với Bảng kê hàng ngày(định kỳ)

 Ghi sổ các khoản thu tiền

Phân cách nhiệm vụ ghi sổ Sổ quỹ với kế toán thu tiền

Có nhân viên độc lập kiểm tra việc khớp đúng giữa số tiền đã ghi sổ vớiBảng

kê tiền mặt và Bảng sao kê của ngân hàng

Lập bảng cân đối thu tiền và gửi cho khách hàng đều đặn (tuần, tháng hayquý)

Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

Kiểm tra, tìm hiểu nguyên nhân khiếu nại của khách hàng và chất lượnghàng hóa không đảm bảo yêu cầu

Lập bảng các tiêu chuẩn nhận lại hàng bán từ khách hàng

Đối chiếu và kiểm tra hàng hóa với các tiêu chuẩn đã lập trước khi nhậnhàng

 Kiểm tra số lượng hàng bán bị trả lại trước khi nhập kho

Kiểm tra các chứng từ về hàng bán bị trả lại và các khoản bớt giá đãđược phê duyệt đầy đủ và đúng đắn chưa trước khi vào sổ kế toán

Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được

Tiến hành thẩm định, xem xét nguyên nhân các khoản phải thu không thuđược.

Việc xóa sổ khoản phải thu khó đòi phải được phê duyệt bởi người có đầyđủ

thẩm quyền

Tiến hành xóa sổ nhưng vẫn phải theo dõi trên Tài khoản 004 “Nợ phảithu khó

đòi” để tiếp tục đòi nợ

Đối chiếu sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng với bảng phân tíchtuổi nợ để chứng minh việc xóa sổ do khách hàng không trả được nợ là có thật

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT

ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THANG MÁY TÂN

TIẾN 2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Thang Máy Tân Tiến

Hoạt động chính của Công ty là cung cấp chuyên cung cấp, lắp đặt, bảohành, bảo trì thang máy và thang cuốn Công ty CP thang máy Tân Tiến đạt tiêuchuẩn chất lượng quốc tế ISO 9001:2008

CÔNG TY TNHH Thang Máy Tân Tiến:

Địa chỉ: Số 2 Khu TT Xuất Nhập Khẩu Thủy sản, Lê Văn Lương,

Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội

Số điện thoại: +(84.4) 35690325

Số fax: +(84.4) 35539085 Email: kinhdoanhthangngoai.tte@gmail.com Giám đốc: Ông Phạm Công Quyết

2.1.2 Quá trình phát triển của Công ty

Công Ty Cổ Phần Thang máy Tân Tiến được thành lập từ 28/08/2008,hơn 12 năm hình thành và phát triển với phương châm “Niềm đam mê, đổi mới

về chất lượng - dịch vụ, công nghệ luôn đi trước một bước, lấy chữ tín và sự nỗlực phụng sự mới có thể dẫn đầu” Công ty ngày càng khẳng định được vị thếtrong thị trường thang máy Việt Nam

Phần lớn các chuyên gia kĩ thuật, nhân viên của Công ty được đào tạo ởcác trường đại học danh tiếng, có trình độ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệmtrong việc cung cấp, lắp đặt, bảo hành, bảo trì thang máy và thang cuốn.

Mạng lưới khách hàng của TanTien Elevator trải dài khắp toàn quốc vớinhiều khách hàng là các cơ quan, tổng công ty lớn

2.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ Phần Thang Máy Tân Tiến.

2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

Mục tiêu phát triển của Công ty Cổ Phần Thang Máy Tân Tiến là trởthành một trong những công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ thang máy hàngđầu tại Việt Nam, cung cấp các sản phẩm chất lượng tốt nhất và các dịch vụchăm sóc tốt nhất cho khách hàng thông qua phương pháp làm việc chuyênnghiệp, tiếp cận và ứng dụng công nghệ tiên tiến, tiết kiệm năng lượng, đầu tưvào việc phát triển nhân tố con người Thông qua các dịch vụ chuyên biệt đượccung cấp Không ngừng gia tăng giá trị cho khách hàng, người lao động và Công

ty bằng chất lượng dịch vụ và hiệu quả công việc là mục tiêu hoạt động củaCông ty

Hiện tại, Tân Tiến có đội ngũ nhân viên khoảng 60 nhân viên chuyênnghiệp được đào tạo trong nước và nước ngoài

2.1.3.2 1.2.2 Các dịch vụ, sản phẩm chủ yếu Công ty Cổ Phần Thang Máy Tân Tiến cung cấp

TAN TIEN ELEVATOR chuyên tư vấn thiết kế và trực tiếp cung cấp, lắp đặt,

bảo hành, bảo trì thang máy và thang cuốn cùng phụ tùng và linh kiện thangmáy, thang cuốn áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008:

 Cung cấp các loại thang máy:

- Thang Máy Dành Cho Các Dự Án VINHOMES

- Thang máy tải khách

- Thang máy dùng điện 1 pha ( phase )

- Thang máy tải hàng

- Thang máy gia đình

- Thang máy lồng kính

- Thang máy tải oto

- Thang máy bệnh viện

- Thang cuốn và băng truyền

- Thang máy Movilift – Italia

- Thang máy Misubishi

- Thang máy Sanyo

- Thang máy Fuji

- Thang máy Nippon

- Thang máy Tân Tiến cung cấp các gói giải pháp thiết kế:

- E - Apartment: Giải pháp thiết kế thang máy cho chung cư

- E – Impro: Giải pháp thiết kế thang máy cho nhà cải tạo

- E – Hotel: Giải pháp thiết kế thang máy cho khách sạn

- E – Home: Giải pháp thiết kế thang máy cho gia đình

- Cung cấp các dịch vụ bảo trì & bảo dưỡng thang máy

- Cung cấp các linh kiện phụ tùng thang máy và các linh kiện khác

2.1.4 Đặc điểm tổ chức hoạt động và cơ cấu quản lý của Công ty

2.1.4.1 1.3.1 Đặc điểm bộ máy quản lý

Hội đồng quản trị: gồm 5 người, là cơ quan ra quyết định cao nhất của

công ty

Giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách

nhiệm chung về mọi mặt hoạt động của công ty trước hội đồng thành viên vàtrước pháp luật

Phó giám đốc kỹ thuật: là người chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động

liên quan tới kỹ thuật, thiết kế, lắp ráp sản phẩm của công ty Trực tiếp chỉ đạo

kỹ thuật, đề ra biện pháp lắp ráp vận hành lô hàng mà khách hàng đã đặt hàng.Đồng thời, thực hiện lập kế hoạch công việc, thảo luận cùng với Bộ phận quảntrị của công ty để chỉ đạo nhân công triển khai theo yêu cầu đã đề ra

Phòng Kế toán: gồm hai bộ phận chính: kế toán và thư ký – lễ tân.

Nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức nhân sự, tổ chức hành chính, quan hệ khách hàng

và phụ trách về tài chính của công ty

Phòng kỹ thuật thi công: giúp việc giám đốc lập phương án tổ chức thi

công, phối hợp với phòng kinh doanh chuẩn bị và kiểm tra vật tư, thiết bị trướckhi thi công Tổ chức chỉ huy, giám sát, kiểm tra tiến độ, kỹ thuật thi công, đượcquyền đình chỉ thi công khi thấy chất lượng công tình không đảm bảo

Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm về giao dịch lập kế hoạch và tổ

chức hoạt động kinh doanh của công ty Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường,tìm kiếm khách hàng cũng như nhà cung cấp tốt nhất, hiệu quả nhất để tạo uy tíncho công ty Đồng thời tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc phát triển mởrộng thị trường, thị phần; nghiên cứu chiến lược thị trường, nghiên cứu và pháttriển sản phẩm thi công, dịch vụ mới giữ gìn và gia tăng giá trị thương hiệu củađơn vị

Tổ thi công: Là những đội trực tiếp tiến hành xây dựng, hoàn thành đơn

đặt hàng của khách hàng Là lực lượng đông đảo nhất trong công ty cũng nhưgiúp cho công ty hoàn thành được kế hoạch đề ra ngoài thực tế Tổ chức thi côngcác công trình của Công ty theo đúng tiến độ và yêu cầu kỹ thuật dưới sự quản lýtrực tiếp của đội trưởng, các nhân viên kinh tế kỹ thuật

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC