một số biện pháp quản trị tác nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần xây dựng và thương mại gia nguyễn

Trong đó đề cao đến các kỹ năng của người quản lý như kỹ năng kỹ thuật, nhân sự… Cùng với việc đổi mới hoàn thiện phong cách kinh doanh thì công tác tổ chứcsản xuất tại các doanh nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU

Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế tham gia các hoạt động sản xuất kinhdoanh, nhằm cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của thị trường và thu

về cho mình một khoản lợi nhuận nhất định Mỗi doanh nghiệp là một hệ thống cómối quan hệ chặt chẽ với môi trường bên ngoài và có cấu trúc bên trong gồm nhiềuphân hệ khác nhau Để thực hiện mục tiêu của mình, mỗi doanh nghiệp phải tổ chứctốt các bộ phận cấu thành nhằm thực hiện những chức năng cơ bản Sản xuất là mộttrong những phân hệ chính có ý nghĩa quyết định đến việc tạo ra sản phẩm hoặc cungcấp dịch vụ là chức năng nhiệm vụ cơ bản của từng doanh nghiệp Quản trị sản xuất làquá trình thiết kế, hoạch định, tổ chức điều hành và kiểm tra theo dõi hệ thống sảnxuất nhằm thực hiện những mục tiêu sản xuất đề ra

Khoa học về quản trị sản xuất và dịch vụ phát triển liên tục nhanh chóng cùngvới việc phát triển của khoa học công nghệ Trong hệ thống sản xuất không thể khôngnhắc đến vai trò của người quản lý trong sản xuất trong đó đề cao đến các kỹ năng củangười quản lý trong sản xuất Trong đó đề cao đến các kỹ năng của người quản lý như

kỹ năng kỹ thuật, nhân sự…

Cùng với việc đổi mới hoàn thiện phong cách kinh doanh thì công tác tổ chứcsản xuất tại các doanh nghiệp cũng phải đổi mới và hoàn thiện sao cho phù hợp Đồngthời việc xác định chính xác kết quả tiêu thụ nói riêng và kết quả doanh thu tiêu thụnói chung là một vấn đề đặc biệt quan trọng vì đó chính là kết quả sản xuất kinhdoanh của toàn doanh nghiệp

Áp dụng kiến thức thực tế đã học trong môn học vào doanh nghiệp em xin trình

bày “Một số biện pháp quản trị tác nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần xây dựng và thương mại Gia Nguyễn”.

1

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUẢN TRỊ

SẢN XUẤT VÀ TÁC NGHIỆP

1.1 Công tác dự báo trong doanh nghiệp

Dự báo là một phần quan trọng trong hoạch định để định hướng tương lai chocác họat động mà họ sẽ thực hiện Bước đầu tiên trong hoạch định là dự báo hay ướclượng nhu cầu cho tương lai của sản phẩm hay dịch vụ và các nguồn lực cần thiết đểsản xuất sản phẩm đó Như vậy dự báo là một khoa học và nghệ thuật tiên đoán sựviệc sẽ xảy ra trong tương lai trên cơ sở phân tích khoa học về các dữ liệu đã đượcthu thập Trong công tác dự báo thường sử dụng phương pháp định tính và địnhlượng dựa trên các ý kiến về khả năng có liên quan của những nhân tố và dãy các sốliệu, giá trị trong quá khứ và có thể liên quan đến tương lai thông qua chuỗi thời gian

từ đó để đề ra các biện pháp giám sát và kiểm soát dự báo

1.2 Hoạch định năng lực sản xuất

1.2.1 Thiết kế và phát triển sản phẩm

Việc thiết kế sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, chiphí sản xuất, mức độ thoả mãn của nhu cầu khách hàng Đây là công việc rất quantrọng trong cạnh tranh hiện nay đòi hỏi nhà quản trị phải nắm rõ những vấn đề liênquan đến sản phẩm như nguồn phát minh, đặc tính chi tiết, cách thức chế tạo, côngtác tổ chức nghiên cứu và thiết kế sản phẩm, quy trình phát triển sản phẩm mới,phương thức tiếp cận thị trường của sản phẩm

1.2.2 Lựa chọn quy trình sản xuất

Trong việc lựa chọn quy trình sản xuất, nhiều nhân tố cần phải đựơc xem xét,những nhân tố này là kích thước sản xuất hàng loạt sản phẩm, sự biến động về sảnphẩm, nhu cầu về vốn và phân tích kinh tế

Việc xác định số lượng vốn cần thiết cho hệ thống sản xuất có xu hướng khácnhau đối với từng loại quy trình sản xuất Nhu cầu về vốn của doanh nghiệp có thể là

2

nhân tố quan trọng trong việc chọn kiểu thiết kế quy trình và chiến lược kinh doanh

sẽ được điều chỉnh theo đó Cần sử dụng các phương pháp kinh tế như phân tích hàm

số chi phí của các loại quy trình sản xuất có nhu cầu số lượng vốn khác nhau

1.2.3 Hoạch định năng lực sản xuất dài hạn.

Hoạch định năng lực sản xuất cần có thời điểm bổ sung năng lực sản xuất, vịtrí bố trí nhà máy, phương tiện sản xuất dược thiết kế dựa trên cơ sở chiến lược dàihạn của các giai đoạn Điều này rất quan trọng vì vốn đầu tư vào máy móc, thiết bị,khoa học nhà xưởng rất lớn Hiệu quả hoạt động phụ thuộc vào năng lực của phươngtiện sản xuất

1.3 Bố trí mặt bằng sản xuất và dịch vụ

Bố trí mặt bằng sản xuất và dịch vụ là sắp xếp các loại máy móc, vật dụng,khu vực sản xuất của công nhân, khu vực phục vụ khách hàng, khu chứa nguyên vậtliệu, văn phòng làm việc Bố trí mặt bằng sản xuất cần quan tâm đến việc tối thiểuhoá chi phí vận chuyển, chi phí sản xuất và tồn trữ nguyên vật liệu trong hệ thốngsản xuất Có nhiều cách bố trí sản xuất như bố trí theo quá trình, bố trí theo sản phẩm

và bố trí theo năng lực sản xuất

Bố trí mặt bằng sản xuất cần quan tâm đến việc tối thiểu hoá chi phí vậnchuyển, chi phí sản xuất và tồn trữ nguyên vật liệu trong hệ thống sản xuất có nhiềucách bố trí mặt bằng sản xuất như bố trí theo quá trình, bố trí theo sản phẩm và bố trítheo khu vực sản xuất Các cách bố trí này đều mang lại cho hệ thống sản xuất tínhlinh họat cao, ít bị gián đoạn, chi phí bảo dưỡng thấp và tăng năng suất lao động,chuyên môn hoá cao, dễ dàng hạch toán và kiểm tra chất lượng

Mục tiêu của hoạch định tổng hợp là phát triển kế hoạch sản xuất, đảm bảo sửdụng có hiệu quả các nguồn lực, tối thiểu hoá các chi phí.

Xây dựng lịch trình sản xuất để xác định khối lượng sản phẩm cần hoàn thànhtrong từng thời điểm của kế họach để tránh quá tải đối với những phương tiện sảnxuất để giảm chi phí sản xuất, hoàn tất hợp đồng đã kí kết

Việc xác định mặt hàng phụ thuộc trong quá trình sản xuất gọi là phương pháphoạch định nhu cầu nguyên vật liệu bao gồm các công việc như phân tích kết cấu sảnphẩm bằng cách lập sơ đồ cầu trúc sản phẩm, trong đó mỗi hạng mục tương ứng vớitừng chi tiết, bộ phận cấu thành được biểu diễn dưới dạng cấp bậc theo trình tự sảnxuất hoặc lắp ráp

Xác định tổng nhu cầu nguyên vật liệu cần sử dụng căn cứ vào tổng số lượng

dự kiến của từng loại chi tiết, bộ phận, nguyên vật liệu cho từng giai đoạn Từ đó xácđịnh tổng nhu cầu thực trên tính toán từ nhu cầu thực ròng, tổng nhu cầu dự trữ antoàn, lượng dự trữ sẵn có, lượng dự trữ đầu kỳ, lượng hàng tiếp nhận trong kỳ

4

Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ SẢN

XUẤT VÀ TÁC NGHIỆP CỦA CÔNG TY

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

2.1.1 Quá trình hình thành - phát triển, chức năng nhiệm vụ của Công ty

cổ phần xây dựng và thương mại Gia Nguyễn

Tên gọi: Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Gia Nguyễn

Trụ sở chính: Số 12 Lạch Tray – Ngô Quyền – Hải Phòng

Địa điểm sản xuất: Đường 208 – An Đồng – An Dương – Hải Phòng

- Ngành nghề kinh doanh:

+ Sản xuất và kinh doanh các loại sơn+ Kinh doanh vật tư, thiết bị, hoá chất+ Dịch vụ xuất nhập khẩu

- Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Gia Nguyễn có một quá trìnhhình thành, phát triển tương đối phức tạp và nhiều thăng trầm Để có được uy tín trênthị trường như hiện nay là cả một quá trình phấn đấu không ngừng của Ban lãnh đạo

và các thành viên trong Công ty

Trong quá trình trên 40 năm phát triển, Công ty không ngừng lớn mạnh về quy

mô, năng lực sản xuất, mở rộng thị trường trong và ngoài nước, tăng đóng góp choNgân sách và nâng cao đời sống người lao động

Hàng năm Doanh thu của công ty thường đạt từ 100 đến 150 tỷ đồng, lợinhuận sau thuế đạt khoảng hơn 4 tỷ đồng và nộp thuế cho nhà nước hơn 1 tỷ đồng

2.1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH

5

Với dây chuyền sản xuất đồng bộ, hiện đại, công nghệ được chuyển giaocủa hãng Chugoku Marine Paint (CMP) Nhật Bản – một trong những hãng sơn hàngđầu thế giới, Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Gia Nguyễn đã cho ra đờitrên 120 loại sơn phục vụ cho các lĩch vực như : tàu biển, công trình biển, côngnghiệp, công trình xây dựng, giao thông vận tải và dân dụng để đáp ứng nhu cầutrong và ngoài nước.

Sản phẩm chính của Công ty là các loại sơn cao cấp, chủ yếu được sản xuấttheo đơn đặt hàng nên đòi hỏi tiêu chuẩn chất lượng khá cao, sản xuất phải theo đúngđơn đặt hàng của khách hàng.Các loại sản phẩm này có tính năng sử dụng như: Bềnthời tiết, chịu va đập,chịu mài mòn, chịu hóa chất Số lượng sản phẩm sản xuấthàng tháng nhiều hay ít hoàn toàn phụ thuộc vào các đơn đặt hàng của khách hàngthông qua các hợp đồng kinh tế Với mặt hàng chủ yếu là sản phẩm sơn, nguyên vậtliệu nhập ngoại từ các nước như: Nhật Bản, Mỹ, Hà Lan, Bỉ chiếm 90% nên chấtlượng sản phẩm tốt và đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, được khách hàng trong vàngoài nước tín nhiệm

QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT SƠN NHƯ SAU:

6 Chất tạo màng

Muối sơn Nghiền Đóng Pha

2.1.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Xuất phát từ điều kiện kinh tế, nhằm đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản

lý tốt quá trình sản xuất nên bộ máy quản lý của Công ty được chỉ đạo trực tiếp đếntừng phòng ban, phân xưởng

SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

Tổ sx Sơn

Tổ sx nhựa

Tổ cơ điện, sửa chữa

chức hành chính

Phòng

market

DVKT

Chi nhánh TP.HCM

Phòng tiêu thụ

Phòng KH VT

Phòng tài vụ

- Giám đốc: Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động điều hành quyết định

chiến lược kinh doanh của Công ty

- Các phó giám đốc: Có trách nhiệm giúp việc cho Tổng giám đốc và chỉ đạo

các bộ phận được Tổng giám đốc uỷ quyền

8

- Các phòng ban chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác tổ

chức và quản lý sản xuất kinh doanh

Các phòng ban của Công ty bao gồm: Phòng tổ chức hành chính, Phòng QA,Phòng kỹ thuật thí nghiệm, Phòng market dịch vụ kỹ thuật, Phòng tiêu thụ, Phòng

Kế hoạch vật tư; Phòng Tài vụ Được chuyên môn hoá theo các chức năng quản trị,tham mưu giúp việc cho Giám đốc quản lý và điều hành công việc của Công ty trongviệc chuẩn bị các quyết định, theo dõi hướng dẫn các nhân viên cấp dưới thực hiệnđúng đắn, kịp thời các quyết định quản lý

- Các phòng ban có nhiệm vụ như sau:

+ Phòng Tổ chức hành chính: tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong

lĩnh vực quản lý nhân sự, sắp xếp cải tiến tổ chức quản lý, bồi dưỡng đào tạo taynghề cho người lao động, thực hiện chức năng lao động tiền lương và quản lý hànhchính văn phòng của Công ty

+ Phòng QA: tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực thiết kế,

kiểm tra chất lượng sơn, nghiên cứu đưa ra các loại sơn có tính năng hoàn hảo nhất

+ Phòng Kỹ thuật thí nghiệm: tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong

công tác theo dõi hệ thống điện phục vụ sản xuất, hướng dẫn kỹ thuật cho các phânxưởng sản xuất và sửa chữa bảo hành máy móc thiết bị của Công ty, đảm bảo sảnxuất sản phẩm theo đúng chất lượng

+ Phòng market dịch vụ kỹ thuật: chuyên tư vấn, kiểm tra việc thi công

sản phẩm sơn tại các công trình

+ Phòng tiêu thụ: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng

nhu cầu hoạt động của công ty Thực hiện các chế độ ghi chép ban đầu, thực hiện chế

độ thông tin báo cáo, tiếp thị và cung ứng trực tiếp hàng hoá cho khách hàng Khaithác thị trường tiêu thụ

9

+ Phòng Kế hoạch vật tư: tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh

vực nghiên cứu thị trường, ký kết hợp đồng kinh tế thương mại với khách hàng trong

và ngoài nước, lập kế hoạch sản xuất, điều phối sản xuất, khai thác nguồn thu, muavật tư cho sản xuất, thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu của Công ty

+ Phòng Tài vụ: tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác quản

lý toàn bộ các hoạt động về tài chính kế toán trong Công ty, phân phối và điều tiết tàichính trong phạm vi Công ty Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý kinh

tế nói chung và quản lý tài chính kế toán nói riêng, đảm bảo phản ánh kịp thời, chínhxác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công

ty, tổ chức, hướng dẫn và chỉ đạo hoạt động tài chính kế toán của Công ty

+ Ngoài ra công ty còn có Phòng Bảo vệ: làm nhiệm vụ kiểm tra tình hình

an ninh của Công ty, chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản của Công ty, thực hiện các côngtác phòng cháy, chữa cháy

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ SẢN XUẤT VÀ TÁC NGHIỆP

2.2.1 Thực trạng công tác dự báo nhu cầu sản xuất sơn dự trữ.

Đối với loại hình sản xuất như của công ty, chủ yếu là sản xuất theo đơn đặthàng, tuy nhiên công ty cũng có nhiều đại lý phân phối cũng như cửa hàng tiêu thụsản phẩm, bán lẻ theo nhu cầu của người tiêu dùng Do vậy, công ty cũng vẫn cần cólượng sản phẩm sản xuất để dự trữ Đây là rất quan trọng, nếu sản xuất ít thì không

đủ hàng để bán sẽ gây giảm lợi nhuận còn nếu sản xuất nhiều quá so với nhu cầuthực tế thì sẽ gây ứ đọng vốn Việc dự báo nhu cầu dự trữ lúc này sẽ vô cùng quantrọng, muốn làm được điều này thì công ty lại phải dựa vào kiến thức dự báo theophương pháp bình quân di động giản đơn của quản trị sản xuất và tác nghiệp Chúng

ta hãy cũng đi nghiên cứu xem công ty sẽ dự báo số xe cần nhập theo nhu cầu củatháng

10

Theo số liệu đã thống kê được của công ty từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2010

về số thùng tiêu thụ được như sau:

Tháng

Số thùng (nghìn thùng)

Thời gian ban đầu công ty có sử dụng cả hai cách dự báo là theo bình quân diđộng là 2 tháng và 4 tháng Ta được bảng như sau:

Qua bảng tính toán ta thấy rằng MAD theo 4 tháng sẽ cho độ lệch là nhỏ nhấtnên công ty sử dụng cách tính bình quân di động theo 4 tháng để dự báo nhu cầu chotháng 1 năm tới

Số thùng sơn sẽ được sản xuất dự trữ cho tháng tới là:

119 + 123 + 125 + 121

= 122 nghìn thùng4

12

2.2.2 Điều độ sản xuất trong doanh nghiệp

Sau khi dự báo được lượng thùng sơn sẽ sản xuất dự trữ cho tháng tới thìdoanh nghiệp sẽ tiến hành tổ chức, chỉ đạo triển khai hệ thống tổ chức sản xuất đãđược thiết kế Do đặc điểm của công ty là sản xuất với một khối lượng lớn đòi hỏi códây chuyền công nghệ, sản phẩm và thiết bị phải được tiêu chuẩn hóa cao, các hoạtđộng phải tương đối đồng nhất và tương tụ, sản phẩm di chuyển xuyên suốt cả dâychuyền công nghệ Muốn làm tốt điều này thì doanh nghiệp cần phải lập lịch trìnhsản xuất Đây là quá trình xác định số lượng và thời gian mà từng chi tiết, bộ phậnhoặc sản phẩm phải hoàn thành thông thường trong vòng 8 tuần

Công việc lập lịch trình sản xuất ở công ty được lập theo cách như sau biết:

- Theo như dự báo ở phần trên doanh nghiệp dự báo nhu cầu thị trường trongtháng 1 là 120 nghìn thùng, tháng 2 là 160 nghìn thùng

- Khối lượng dự báo được phân đều cho các tuần của mỗi tháng

- Dự trữ đầu kỳ của công ty là 150 nghìn thùng

- Mỗi loạt sản xuất là 50 sản phẩm

- Khối lượng sản phẩm của đơn đặt hàng từng tuần như sau:

Đơn vị tính: nghìn thùng

Bảng trên được lập như sau:

Tại tuần đầu tiên:

- Số lượng dự trữ kế hoạch hiện có = Dự trữ đầu kỳ - Max{Đh; Db}

= 150 – 30 = 120

- Ta thấy rằng đến tuần thứ 4, lượng dự trữ kế hoạch hiện có chỉ còn có

11 nghìn thùng, như vậy không thể đủ cung cấp cho đơn hàng cũngnhư đảm bảo lượng dự trữ phải có theo dự báo, do vậy tuần thứ 5 bắtđầu phải tiến hành sản xuất Do vậy khối lượng các đơn đặt hàng từtuần đầu tiên đến tuần bắt đầu sản xuất chính là tuần số 4

Dự trữ hứa hẹn sẵn có dự kiến = Dự trữ đầu kỳ - Khối lượng các đơn đặt hàng

từ tuần đó đến tuần bắt đầu sản xuất

14

Ta thấy tuần 6 lượng dự trữ chỉ có 21, không đủ cho tuần thứ 7 là 40 nên phảiđưa vào sản xuất

2.2.3 Xác định địa điểm đặt cửa hàng.

Khi sản xuất cũng như khi tiêu thụ, doanh nghiệp vẫn phải quan tâm đến chiphí Việc sản xuất ra sao, đặt địa điểm, đại lý bán hàng thế nào để chi phí vận chuyển

là thấp nhất

Hiện tại công ty có 4 đại lý bán sản phẩm đặt tại 4 đường là Điện Biên Phủ, TôHiệu, Trường Chinh và đường Trần Khánh Dư 4 đại lý này chủ yếu cung cấp sơncho 4 địa điểm miền Bắc là Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh và Hải Dương Ta cóbảng số liệu về cước phí vận chuyển và lượng hàng cung cấp cho từng điểm như sau:

Đơn vị tính: Số lượng: 10 3 thùng Chi phí vận chuyển: 10 6 đồng/10 3 thùng

Trạm phát (Trạm thu) Hải Phòng (100) Hải Dương(20) Quảng Ninh(50) Hà Nội (140)

Trước hết ta tiến hành kiểm tra mức độ tối ưu của cách đặt địa điểm cũng nhưlượng hàng

Ta có bảng như sau:

16