thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần dịch vụ phân phối tổng hợp dầu khí (petrosetco distribution jsc)

Lý do nghiên cứu đề tài Trong bối cảnh ngày càng có nhiều công ty dịch vụ, các nhà phân phối độc quyền ra đời và sự cạnh tranh giữa các công ty này cũng khá gay gắt, làm thế nào để thực

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

PHỐI TỔNG HỢP DẦU KHÍ (PETROSETCO DISTRIBUTION JSC)

CHUYÊN NGÀNH: THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD :Th.S MAI XUÂN ĐÀO

( BÌA NGOÀI)

Tp Hồ Chí Minh, Tháng 05 năm 2013

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

………… 0…………

SVTH: PHẠM ĐỖ THN NGỌC LIỆU LỚP: LTDH7TM1 – MSSV: 1132050062

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

Đề tài:

THỰC TRẠNG & GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DNCH VỤ PHÂN

PHỐI TỔNG HỢP DẦU KHÍ (PETROSETCO DISTRIBUTION JSC)

CHUYÊN NGÀNH: THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD :Th.S MAI XUÂN ĐÀO

( BÌA TRONG)

Tp Hồ Chí Minh, Tháng 05 năm 2013

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành Chuyên đề tốt nghiệp này, tác giả đã được sự hướng dẫn và giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn cũng như các anh chị tại các phòng ban của công ty CP Dịc Vụ phân Phối Tổng Hợp Dầu Khí (PSD)

Trước hết, em xin chân thành cảm ơn giảng viên ThS Mai Xuân Đào là người trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp từ cách lựa chọn đề tài cho đến hướng giải quyết đề tài một cách hiệu quả với các yêu cầu thực tiễn đề ra

Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến chị Trưởng Bp Xuất Nhập khNu – chị Phạm Tú Anh, cùng các anh chị trong phòng ban đã giúp đỡ em trong việc tạo điều kiện về thời gian, công việc, cung cấp các thông tin liên quan đến hoạt động xuất nhập khNu đang diễn ra tại công ty

Ngoài ra, Em cũng gửi lời cảm ơn đến các anh chị p Tài chính Kế toàn & P Kinh doanh,… giúp đỡ trong công tác thu thập số liệu cho báo cáo này

Sinh Viên Thực Hiện Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Tp Hồ Chí Minh ngày 08 tháng 05 năm 2013

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

A.M: Acount Manager – Chuyên viên quản lý nhãn hàng

ATVS & PCCC: An toàn vệ sinh & Phòng cháy chữa cháy

BCT: Bộ Công Thương

BTTTT: Bộ Thông Tin Truyền Thông

CIF: Cost, Insurance and Freight

FCA: Free carrier

FCL: Full Container Load – Hàng nguyên container

FOB: Free on board

FOC: Hàng không thanh toán, hàng tặng

GPKD: Giấy phép kinh doanh

TCS: Kho hàng của Chi cục Hải quan sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất

TT : Điện chuyển tiền

TKHQ: Tờ Khai hải quan

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty CP DV Phần PhốiTtổng Hợp Dầu Khí (PSD)……… … Trang 23 Bảng 2.2 Hoạt động kinh doanh của công ty từ 2008 – 2012 ……… Trang 31 Bảng 2.3 Kim ngạch nhập khNu của công ty từ 2008 – 2012 ……… Trang 33 Bảng 2.4 Kim ngạch nhập khNu theo cơ cấu mặt hàng từ 2008 – 2012……… Trang 34 Hình 2.6 Lưu đồ quy trình xin Chứng nhận hợp quy……… ……….Trang 38 Bảng 2.6 Số lượng đơn hàng xin giấy phép nhập khNu Bộ Thông Tin & Truyền Thông qua các năm……… Trang 39 Bảng 2.7 Số lượng đơn hàng xin giấy phép nhập khNu Bộ Công thương (Đvt: Hợp đồng/Đơn hàng)……… … Trang 40

Bảng 3.1 Ma trận SWOT đối với hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khNu Trang 70 Hình 3.2 Lưu đồ quy trình khai báo Hải quan điện tử Trang 74

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU………Trang 1

1.1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU

……… ………… … ……… ……Trang 1

1.1.1 Khái niệm ……….… …………Trang 1

1.1.2 Vai trò của hoạt động nhập khNu ……….… ……….………Trang 1

1.1.3 Đặc điểm của hoạt động nhập khNu … ……….……….Trang 2

1.2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU ………… …… ………Trang 3 1.2.1 Làm thủ tục nhập khNu theo quy định của Nhà nước ……… Trang 3 1.2.2 Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán ……… Trang 3 1.2.3 Thuê phương tiện vận tải ……… Trang 4 1.2.4 Mua bảo hiểm ……… Trang 9 1.2.5 Làm thủ tục hải quan……… ……… …Trang 9

2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY CP DV PHÂN PHỐI TỔNG HỢP DẦU KHÍ

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển ……….….Trang 19 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty ……… ………….Trang 21 2.1.3 Cơ cấu tổ chức ……… ……… Trang 22 2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh trong những năm qua ……….Trang 30

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG

TY ……… Trang 32

2.2.1 Tình hình nhập khNu tại công ty ……… Trang 32 2.2.1.1 Kim ngạch nhập khNu qua từng năm ……… ……… Trang 32 2.2.1.2 Kim ngạch nhập khNu theo từng mặt hàng ……… Trang 32 2.2.1.3 Kim ngạch nhập khNu theo thị trường ……….Trang 36

2.2.2.1 Xin giấy phép nhập khNu ……… Trang 37

2.2.2.2 Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán ……….Trang 41

2.2.2.3 Thuê phương tiện vận tải ……… Trang 41

2.2.2.4 Mua bảo hiểm cho lô hàng ………Trang 43

2.2.2.5 Làm thủ tục hải quan ……… Trang 45 2.2.2.6 Nhận hàng ……… ……… … ………Trang 47

2.2.2.7 Kiểm tra hàng hóa nhập khNu ……… Trang 51

2.2.2.8 Khiếu nại ………Trang 47

2.2.2.9 Thanh toán ……… ……… Trang 57

2.2.2.10 Thanh lý hợp đồng ……… Trang 57

2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khNu nhập khNu

……….….… Trang 58 2.2.3.1 Nhân tố khách quan ……….……Trang 58 2.2.3.1.1 Môi trường kinh tế ……….Trang 58 2.2.3.1.2 Môi trường pháp lý ……… Trang 59 2.2.3.1.3 Đối thủ cạnh tranh ……… Trang 61 2.2.3.1.4 Yếu tố thị trường trong nước, ngoài nước ……… Trang 61 2.2.3.2 Nhân tố chủ quan ……… ……… … Trang 62 2.2.3.2.1 Quy mô hoạt động của công ty ……… Trang 62 2.3.2.2.2 Chiến lược kinh doanh của công ty ……… Trang 63 2.3.2.2.3 Nhân tố con người – đội ngũ nhân viên xuất nhập khNu ………Trang 63 2.3.2.2.4 Các mối quan hệ tương tác với các đối tác ……… Trang 64 2.3.2.2.5 Các nghiệp vụ hỗ trợ ……… Trang 64

2.2.4 Đánh giá hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khNu tại công ty ….Trang 64 2.2.4.1 Những mặt đạt được ……… ……….………… Trang 65 2.2.4.2 Những hạn chế còn tồn tại ……….… Trang 65

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CP DNCH VỤ PHÂN PHỐI TỔNG HỢP DẦU KHÍ

……… Trang 68

3.1 ĐNNH HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN ……….… Trang 68

3.1.1 Định hướng phát triển chung ……… … Trang 68 3.1.2 Mục tiêu ……….….… Trang 69

3.2 PHÂN TÍCH SWOT TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CP DNCH VỤ PHÂN PHỐI TỔNG HỢP DẦU KHÍ………… … Trang 70

NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CP DNCH VỤ PHÂN PHỐI TỔNG HỢP DẦU KHÍ

……….…… … Trang 71 3.3.1 Hoàn thiện quy trình tổ chức nhập khNu hàng hóa ……… ….Trang 72 3.3.2 Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan ………Trang 73 3.3.3 Đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ vận tải, bảo hiểm ………… Trang 74 3.3.4 Bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ ngoại thương cho nhân viên tại phòng Xuất nhập khNu của công ty ……… Trang 76 3.3.5 Giải pháp nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban ……….Trang 77 3.3.6 Xây dựng các mối quan hệ với chi cục Hải quan ……….Trang 79

3.4 MỘT SỐ KIẾN NGHN ĐỐI VỚI CÔNG TY NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY ……….… ….Trang 79

3.4.1 Kiến nghị với Tổng công ty cổ phần dịch vụ tổng hợp dầu khi ……… Trang 79 3.4.2 Kiến nghị với công ty phát triển công nghệ phần mềm Thái Sơn ………… Trang 80 3.4.3 Kiến nghị với Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Chi cục hải quan…… ….Trang 80

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

1 Lý do nghiên cứu đề tài

Trong bối cảnh ngày càng có nhiều công ty dịch vụ, các nhà phân phối độc quyền ra đời và sự cạnh tranh giữa các công ty này cũng khá gay gắt, làm thế nào để thực hiện được định hướng chiến lược phát triển hoạt động nhập khNu với chi phí thấp, đạt hiệu quả trong công tác phân phối và kinh doanh hàng với lợi nhuận và uy tín cao là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực này Đặc biệt là Công ty

Cổ phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu khí, dù là một công ty có vốn cổ phần nhà nước còn non trẻ cũng đang đối mặt với những thử thách gian nan đó

Qua thực tế làm việc và tìm hiểu tại công ty, tác giả nhận thấy dù công ty còn non trẻ nhưng có những đóng góp đáng kể không ngừng trong việc hoàn thiện và nâng cao các dịch vụ nhập khNu và phân phối các ngành hàng điện tử, linh kiện điện tử và vi tính … Với mong muốn được đóng góp phần nào vào công tác hoàn thiện và nâng cao hiệu quả trong hoạt động nhập khNu tại công ty cũng như để củng cố thêm những kiến thức

đã được học tại trường, em đã chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy

trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập kh u tại Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu Khí (PetroSetco Distribution JSC)” làm đề tài thực tập tốt

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu là quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khNu tại Công ty

Cổ Phần Dịch Vụ Phân phối Tổng Hợp Dầu Khí - công ty Cổ phần có vốn điều lệ lớn tại Việt Nam hiện nay Công ty cũng được người tiêu dùng biết đến qua nhãn hiệu nhà phân phối độc quyền nhiều mặt hàng, sàn phNm tiêu dùng dưới dạng điện tử, linh kiện

chiều sâu, công ty đã triển khai và mở rộng thêm nhiều chi nhánh mới ở những vùng kinh tế có tiềm năng trên khắp cả nước

Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khNu trong khoảng thời gian từ năm 2008 đến năm 2012, những tháng đầu năm 2013

Trên cơ sở phân tích những thực trạng, đánh giá những hiệu quả của hoạt động trong những năm vừa qua, để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khNu tại Công ty rong những năm tới

4 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài:

Đề tài nghiên cứu này mang ý nghĩa thực tiễn đối với công ty cũng như với các doanh nghiệp hay những ai quan tâm đến hoạt động nhập khNu nói chung và hoạt động nhập

khNu các ngành hàng điện tử, linh kiện vi tính

5 Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài được nghiên cứu dựa trên các phương pháp thống kê, phương pháp nghiên cứu, phân tích, đánh giá, tổng hợp các số liệu của hoạt động trong những năm trước, kết hợp với những lý thuyết được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường, cùng các tạp chí, tài liệu, báo cáo qua sách vở, tài liệu của ngân hàng thông qua việc tiếp xúc thực tế

Những điểm mới thể hiện trong việc hệ thống hóa đầy đủ các lý luận thực tiễn, đánh giá các chỉ tiêu, kết quả liên quan đến hoạt động thanh toán quốc tế trong quá trình hội nhập toàn cầu này Từ đó, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khNu hàng hóa cho phù hợp với các chính sách phát triển kinh tế đối ngoại của nền kinh tế

6 Kết cấu của đề tài:

Kết cấu của đề tài ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục bảng biểu, danh

mục tài liệu tham khảo, đề tài gồm có 3 chương chính như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thực hiện hợp đồng nhập kh u

Chương 2: Thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng nhập kh u tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu khí (PETROSETCO DISTRIBUTION JSC)

Công ty Cở Phần Dịch Vụ Phân Phối Tổng Hợp Dầu Khí

Đề tài nghiên cứu tác giả không sao tránh khỏi những thiếu sót cũng như các lỗi có thể lặp lại trong bài viết này, mong giáo viên hướng dẫn nói riêng cũng như người đọc bài viết này thông cảm và đóng góp ý kiến để cho bài viết được hoàn chỉnh và mang ý nghĩa thực tiễn hơn

Chân thành cảm ơn./

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 1.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU

1.1.1 Khái niệm nhập kh u

Nhập khNu là hoạt động quan trọng của thương mại quốc tế Nhập khNu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống trong nước Có thể hiểu Nhập khNu là quá trình mua hàng hóa và nhập khNu hàng hóa từ nước ngoài để phục vụ nhu cầu trong nước

và tái nhập để thu lợi nhuận

Nhập khNu có thể bổ sung những hàng hóa mà trong nước không thể sản xuất được hoặc sản xuất không đáp ứng được nhu cầu trong nước Nhập khNu còn để thay thế, nghĩa là nhập về những hàng hóa mà sản xuất trong nước sẽ không có lợi bằng nhập khNu Hai mặt nhập khNu bổ sung và nhập khNu thay thế nếu được thực hiện tốt sẽ tác động tích cực đến

sự phát triển cân đối nền kinh tế quốc dân, trong đó, cân đối trực tiếp ba yếu tố của sản xuất: Công cụ lao động, đối tượng lao động và lao động Với tác động đó, Ngoại thương được coi như một phương pháp sản xuất gián tiếp

1.1.2 Đặc điểm cơ bản của nhập kh u

- Nhập khNu là hoạt động buôn bán giữa các quốc gia, là giao dịch buôn bán giữa các cá nhân và tổ chức có quốc tịch khác nhau ở những quốc gia khác nhau, hoạt động nhập khNu phức tạp hơn nhiều so với kinh doanh trong nước: thị trường rộng lớn, khó kiểm soát; chịu

sự ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau như: môi trường kinh tế, chính trị, luật pháp…của các quốc gia khác nhau; thanh toán bằng đồng tiền ngoại tệ, hàng hóa được vận chuyển qua biên giới quốc gia, phải tuân theo những tập quán, phải tuân theo tập quán buôn bán quốc tế

- Nhập khNu là hoạt động lưu thông hàng hóa, dịch vụ giữa các quốc gia rất phong phú và

đa dạng, thường xuyên bị chi phối bởi các yếu tố như: văn hóa, chính trị, luật pháp… của mỗi quốc gia khác nhau

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 2

- Nhà nước quản lý nhập khNu thông qua chính sách Thuế quan, hạn ngạch, các văn bản pháp luật, các quy định về mặt hàng nhập khNu

1.1.3 Vai trò của hoạt động nhập kh u

Trong điều kiện kinh tế nước ta hiện nay, vai tro` quan trọng của nhập khNu được thể hiện

ở khía cạnh sau đây:

1.1.3.1.Nhập kh u tạo điều kiện thúc đ y nhanh quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hóa đất nước

Công nghiệp hóa là quá trình chuyển đôi cơ cấu nền kinh tế một cách cơ bản từ lao động thủ công sang lao động cơ khí ngày càng hiện đại hơn

Kinh tế Việt Nam từ trước đến nay, cơ bản xuất phát từ một nền sản xuất nông nghiệp quy

mô nhỏ Văn kiện Đại hội Đảng lần thứ IX xác định đến năm 2010 tỷ trọng nông nghiệp chiếm 16-17%; công nghiệp chiếm khoảng 40-41% và dịch vụ chiếm 42-43% Để thực hiện được chỉ tiêu này, nhập khNu có vai trò rất quan trọng trong việc nhập khNu công nghệ mới trang bị cho các ngành kinh tế như điện và điện tử, công nghiệp đóng tàu, chế biến dầu khí, chế biến nông sản… từ đó sẽ hướng các ngành kinh tế theo hướng công nghiệp hóa

1.1.3.2 Nhập kh u giúp bổ sung kịp thời những mặt cân đối của nền kinh tế, đảm bảo phát triển kinh tế và ổn định

Một nền kinh tế muốn phát triển tốt cần đảm bảo sự cân đối theo những tỉ lệ nhất định như cân đối giữa khu vực 1 và khu vực 2; giữa tích lũy và tiêu dùng; giữa hàng hóa và lượng tiền trong lưu thông; giữa xuất khNu với nhập khNu và cán cân thanh toán

Nhập khNu có tác động tích cực thông qua việc đảm bảo các điều kiện đầu vào làm sản xuất phát triển, mặt khác tạo điều kiện cho các quốc gia chủ động hội nhập kinh tế, tận hưởng được những lợi thế từ thị trường thế giới và khắc phục những mặt mất cân đối, thúc đNy kinh tế quốc dân phát triển

1.1.3.3.Nhập kh u góp phần nâng cao và cải thiện mức sống nhân dân

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 3

Nhập khNu có vai trò làm thỏa mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về các mặt hàng tiêu dùng, mà trong nước không sản xuất được, hoặc sản xuất không đủ như thuốc chữa bệnh,

đồ điện gia dụng, lương thực, thực phNm,…

Đảm bảo đầu vào cho sản xuất, khôi phục những ngành nghề cũ và mở ra những ngành nghề mới, tạo nhiều việc làm ôn định cho người lao động, từ đó tăng khả năng thanh toán Mặt khác, nhập khNu còn trực tiếp góp phần xây dựng những ngành nghề sản xuất hàng tiêu dùng, làm cho cả số lượng và chủng loại hàng hóa tiêu dùng tăng, khả năng lựa chọn của người dân cũng được mở rộng, đời sống ngày càng tăng

1.1.3.4 Nhập kh u có vai trò tích cực đến thúc đ y xuất kh u

Sự tác động này thể hiện ở chỗ nhập khNu tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khNu, điều này đặc biệt quan trọng đối với những nước đang và kém phát triển, vì khả năng sản xuất của các quốc gia này còn có hạn Do vậy, nhiều quan niệm còn cho rằng, đây là hiện tượng

“lấy nhập khNu nuôi xuất khNu” và sự phát triển gia công sản xuất ở Trung Quốc, Việt Nam

là những minh chứng cụ thể

Tạo môi trường thuận lợi cho việc mở rộng thị trường xuất khNu hàng hóa của một quốc gia ra nước ngoài, thông qua quan hệ nhập khNu, cũng như các hình thức thanh toán, đòi hỏi phải kết hợp nhập khNu với xuất khNu

1.2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

1.2.1 Làm thủ tục nhập kh u theo quy định của Nhà nước

Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để thực hiện các khâu quan trọng trong một chuyến hàng nhập khNu Thủ tục xin giấy phép nhập khNu ở mỗi nước, trong mỗi kì có đặc điểm khác nhau Muốn tham gia nhập khNu thì phải có giấy phép kinh doanh nhập khNu do

Bộ Công Thương cấp Muốn nhập khNu một lô hàng, thì trước hết phải xem loại hàng đó có được nhập khNu hay không? Có phải xin giấy phép hoặc làm thủ tục đặc biệt không? Nếu

có thì là loại giấy gì? Do cơ quan nào cấp phép ?

1.2.2 Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán:

+ Nếu hợp đồng quy địnhnthanh toán bằng L/C thì cần thực hiện các công việc sau:

1.2.3 Thuê phương tiện vận tải

Nếu trong hợp đồng mua bán quy định: hàng được giao ở nước người xuất khNu, phương tiện vận tải do người mua lo (điều kiện giao hàng EXW, FAS, FCA, FOB) thì người mua

sẽ thuê phương tiện vận tải

Cách thức thuê:

* Phương thức thuê tàu chợ:

Chủ tàu là người chuyên chở Quan hệ giữa người chủ hàng và chuyên chở được điều chỉnh bằng vận đơn đường biến

Thuê tàu chợ còn gọi là cước lưu tàu chợ, là người chủ hàng thông qua môi giới hoặc tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu giành cho thuê một phần chiếc tàu chở hàng từ cảng này đến cảng khác

Thuê tàu chợ có đặc điểm: Khối lượng hàng nhỏ, hàng khô, mặt hàng đóng bao, thời gian tàu chạy được biết trước, cước phí được quy định trước, hai bên không đàm phán kí hợp đồng mà chỉ tuân theo những điều khoản có sẵn trên mặt trái của B/L in sẵn của chủ tàu Thuê tàu chợ tuy đơn giản nhưng có cước phí cao

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 5

Quy trình thuê tàu chợ có thể khái quát thành các bước cụ thể như sau: + Bước 1: Chủ hàng thông qua người môi giới, nhờ người môi giới tìm tàu hỏi tàu đề vận

+ Bước 2: Người môi giới chào tàu hỏi tàu bằng việc gửi giấy lưu cước tàu chợ (liner booking note) Giấy lưu cước thường được in sẵn thành mẫu, trên đó có các thông tin cần thiết để người ta điền vào khi sử dụng, việc lưu cước tàu chợ có thể cho một lô hàng lẻ và cũng có thể cho một lô hàng lớn thường xuyên được gửi Chủ hàng có thể lưu cước cho cả quý, cả năm bằng một hợp đồng lưu cuớc với hãng tàu + Bước 3: Người môi giới với chủ tàu thoả thuận một số điều khoản chủ yếu trong xếp dỡ

+ Bước 4: Người môi giới thông báo cho chủ hàng kết quả lưu cước với chủ tàu + Bước 5: Chủ hàng đón lịch tàu để vận chuyển hàng hoá ra cảng giao cho tàu Đối với hàng nhập khNu mua giá FOB, thì nhà nhập khNu là người mua cước, sẽ chọn tàu và book lịch tàu, hoặc thông qua các đại lý hang tàu Sau đó, nhà nhập khNu sẽ thông báo cho người xuất khNu thông tin con tàu và nhà vận chuyển để nhà xuất khNu giao hàng Dựa trên thông tin nhà nhập khNu cung cấp, người xuất khNu giao theo chỉ định để tàu vận chuyển hàng

+ Bước 6: Sau khi hàng hoá đã được xếp lên tàu, chủ tàu hay đại diện của chủ tàu sẽ cấp cho chủ hàng một bộ vận đơn theo yêu cầu của chủ hàng Qua các bước tiến hành thuê tàu chợ chúng ta thấy người ta không ký hợp đồng thuê tàu Khi chủ hàng có nhu cầu gửi hàng bằng tàu chợ chỉ cần thể hiện trên giấy lưu cước với hãng tàu và khi hãng tàu đồng ý nhận hàng để chở thì khi nhận hàng, hãng tàu sẽ phát hành vận đơn cho ngươì gửi hàng Vận đơn khi đã phát hành nghĩa là chủ tàu có trách nhiệm thực hiện việc vận chuyển lô hàng

* Phương thức thuê tàu chuyến:

Chủ tàu cho người thuê tàu thuê toàn bộ ha một phần chiếc tàu chạy rông để chuyên chở hàng hóa từ một hay vài cảng này đến cảng khác Mối quan hệ giữa người chủ tàu và người thuê tàu được điều chỉnh bằng văn bản được gọi là Hợp đồng thêu tàu chuyến

Tuỳ theo khối lượng hàng hoá cần chuyên chở cũng như đặc điểm của nguồn hàng, người

đi thuê tàu có thể lựa chọn một trong những hình thức thuê tàu chuyến như sau:

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 6

- Thuê tàu chuyến một (Single Voyage/Single Trip): là việc thuê tàu để chuyên chở một lô hàng giữa hai cảng Sau khi hàng được giao đến người nhận ở cảng đến thì hợp đồng thuê

- Thuê tàu chuyến khứ hồi (Round Voyage): với hình thức này chủ hàng thuê tàu chuyên chở hàng hoá từ cảng này đến cảng khác rồi lại chuyên chở hàng ngược lại cảng ban đầu hoặc cảng lân cận theo cùng một hợp đồng thuê tàu

- Thuê chuyến liên tục (Consecutive Voyage): với hình thức này chủ hàng thuê tàu chuyên chở hàng hoá liên tục trong một khoảng thời gian nhất định Chủ hàng dùng hình thức này khi có khối lượng hàng hoá lớn, nhu cầu chuyên chở hàng thường xuyên

- Thuê chuyến khứ hồi liên tục: chủ hàng thuê tàu chở hàng hoá liên tục cả hai chiều

- Thuê khoán: chủ hàng căn cứ vào nhu cầu chuyên chở hàng hoá để khoán cho tàu vận chuyển trong một khoảng thời gian nhất định

- Thuê bao (lumpsum): với hình thức này, chủ hàng thuê nguyên cả tàu Đối với thuê bao, hợp đồng thuê tàu thường không quy định rõ tên hàng, số lượng hàng Tiền cước thường tính theo trọng tải hoặc dung tích đăng ký của tàu

- Thuê định hạn: với hình thức này, chủ hàng thuê tàu trong một thời gian nhất định để chuyên chở hàng hoá Mục đích của chủ hàng khi áp dụng hình thức thuê bao định hạn để tránh sự biến động trên thị trường tàu và chủ động trong vận chuyển

Thuê tàu chuyến thực hiện các bước như sau:

+ Bước 1: Người thuê tàu thông qua người môi giới yêu cầu thuê tàu để vận chuyển hàng

Ở bước này, người thuê tàu phải cung cấp cho nhà môi giới tất cả các thông tin hàng hóa như tên hàng, bao bì, đóng gói, số lượng hàng, hành trình của hàng … để người môi giới

có cơ sở tìm tàu

+ Bước 2: Người môi giới chào hỏi tàu Trên cơ sở những thông tin hàng hóa mà người

thuê tàu cung cấp, người mọi giới sẽ tìm tàu, chào tàu và thuê tàu cho phù hợp nhu cầu chuyên chở hàng hóa

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 7

+ Bước 3: Nhà môi giới đàm phán với chủ tàu Sauk hi chào hỏi tàu Chủ tàu và nhà môi

giới sẽ đàm phán về các điều khoản của hợp đồng thuê tàu như điều kiện chuyên chở, cước phí, chi phí xếp dỡ

+ Bước 4: Nhà môi giới thông báo kết quả đàm phán với người thuê tàu, để người thuê tàu

chuển bị cho các việc ký kết hợp đồng thuê tàu

+ Bước 5: Người thuê tàu và chủ tàu ký kết hợp đồng Trước khi ký kết hai bên cần đọc rõ

các điều khoản cũng như yêu cầu sửa đổi và bổ sung các điều khoản cho hợp lý với nhu cầu cả hai bên

+ Bước 6: Thực hiện hợp đồng Sau khi hợp đồng được ký kết, hai bên thực hiện các điều

khoản đã quy định trong hợp đồng

Người thuê tàu vận chuyển hàng hóa ra cảng để xếp lên tàu Khi hàng hóa được xếp lên tàu, chủ tàu hoặc đại lý của tàu sẽ cấp vấn đơn cho người thuê tàu Vận đơn này được gọi

là vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (Bill of lading to charter party )

*Phương thức thuê tàu định hạn:

Chủ tàu cho người thuê con tàu để sử dụng vào mục đích chuyên chở hàng hóa hoặc cho thuê lại trong thời gian nhất định Chủ tàu có trách nhiệm chuyển giao quyền sử dụng chiếc tàu cho người thuê và đảm bảo khả năng đi biển của chiếc tàu trong suốt thời gian thuê Người thuê tàu có trách nhiệm trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác tàu, sau khi hết thời gian thuê tàu phải phải trả cho chủ tàu trong tình trạng kĩ thuật tốt tại cảng và trong thời gian qui định

Thuê tàu định hạn có thể chia ra thành sáu bước như sau:

+ Bước 1: Người thuê tàu thông qua người môi giới (Broker) yêu cầu thuê tàu để khai thác

trên vùng nào đó

Ở bước này người thuê tàu phải cung cấp cho người môi giới tất cả các thông tin về loại tàu, kích cỡ, tiêu chuNn kỹ thuật, hàng hóa dự kiến vận chuyển, vùng khai thác, … để

người môi giới có cơ sở tìm tàu

+ Bước 2: Người môi giới chào hỏi tàu

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 8

Trên cơ sở những thông tin về tàu và vùng khai thác do người thuê tàu cung cấp, người môi giới sẽ tìm tàu, chào tàu thuê cho phù hợp với nhu cầu của người thuê tàu

+ Bước 3: Người môi giới đàm phán với chủ tàu

Sau khi chào hỏi tàu, chủ tàu và người môi giới sẽ đàm phán với nhau tất cả các điều khoản của hợp đồng thuê tàu như trang bị kỹ thuật, việc sửa chữa, mức tiêu hao nhiên liệu, mức cước phí/ngày tàu, thời gian thuê, nơi giao nhận tàu, vùng khai thác, tình trạng thuyền viên,…

+Bước 4: Người môi giới thông báo kết quả đàm phán với người thuê tàu:

Sau khi có kết quả đám phán với chủ tàu, người môi giới sẽ thông báo kết quả đàm phán cho người thuê tàu để người thuê tàu biết và chuNn bị cho việc ký kết hợp đồng thuê tàu

+ Bước 5: Người thuê tàu với chủ tàu ký kết hợp đồng

Trước khi ký kết hợp đồng người thuê tàu phải rà soát lại toàn bộ các điều khoản của hợp đồng

+Bước6: Thực hiện hợp đồng

Sau khi hợp đồng đã được ký kết, hợp đồng thuê tàu sẽ được thực hiện

1.2.4 Mua bảo hiểm

Khi mua hàng theo các điều kiện EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CPT nhà nhập khNu cần mua bảo hiểm cho hàng hóa Nhà nhập khNu cần làm những việc sau đây:

Chọn điều kiện thích hợp để mua bảo hiểm:

Nhà nhập khNu cần căn cứ vào đặc tính của hàng hóa, cách đóng gói, phương tiện vận chuyển…để chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp: đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt hiệu quả kinh tế cao

Làm giấy yêu cầu bảo hiểm:

- Tên người được bảo hiểm

- Tên hàng hóa cần bảo hiểm

- Loại bao bì, cách đóng gói và kí mã hiệu cách đóng gói của hàng hóa được bảo hiểm

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 9

- Trọng lượng hay số lượng hàng được bảo hiểm

- cách thức xếp hàng được bảo hiểm xuống tàu

- Nơi bắt đầu vận chuyển, chuyển tải và nơi nhận hàng hóa được bảo hiểm

- Ngày tháng, phương tiện chở hàng được bảo hiểm rời bến

- Giá trị hàng hóa được bảo hiểm và số tiền bảo hiểm

- Điều kiện bảo hiểm

- Nơi thanh toán bồi thường

Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm:

Sau khi người bảo hiểm tính phí bảo hiểm, nhà nhập khNu đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm theo yêu cầu

1.2.5 Làm thủ tục hải quan

Khi làm thủ tục Hải quan thì người hải quan phải:

- Khai và nộp tờ khai Hải quan, nộp và xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan Trong trường hợp thực hiện hải quan điện tử, người khai hải quan phải được khai và gửi hồ sơ hải quan thông qua xử lý hệ thống dữ liệu điện tử của hải quan

- Đưa hàng hóa và phương tiện đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải

- Nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật

* Hồ sơ Hải quan gồm có:

- Tờ khai hải quan

- Hợp đồng mua bán hàng hóa và các giấy tờ có liên quan, có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng (1 bản sao)

- Hóa đơn thương mại (1 bản chính và 1 bản sao)

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 10

- vận tải đơn: gồm 1 bản sao chụp từ bản gốc hoặc bản chính của các vận tải đơn có ghi chữ copy

* Tùy trường hợp cụ thể mà bộ hồ sơ có thể thêm vào những chứng từ:

- Trường hợp hàng hóa có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất bản kê khai chi tiết hàng hóa: 1 bản chính và bản sao

- Trường hợp hảng hóa thuộc diện phải kiểm tra nhà nước và chất lượng: giấy đăng kí kiểm tra nhà nước và chất lượng hoặc giấy thông báo kiểm tra nhà nước vê chất lượng hàng hóa hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa do cơ quan quản lý nhà nước có thNm quyền cấp: 1 bản chính

- Trường hợp hàng hóa được giải phóng hảng trên cơ sở kết quả giám định: Chứng thư giám định: 1bản chính

- Trường hợp hàng hóa phải có giấy phép nhập- khầu theo quy định của pháp luật: giấy phep nhập khNu của cơ quan quản lý Nhà nước có thNm quyền: 1 bản ( là bản chính nếu nhập khNu 1 lấn và nhiều bản sao nếu là nhập khNu nhiều lần, và phải xuất trình bản gốc để đói chiếu)

- Trường hợp chủ hàng yêu cầu được hưởng thuế suất thuế nhập khNu ưu đãi đặc biệt: giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: 1 bản gốc và 1 bản sao thứ 3

- Nếu hàng hóa nhập khNu có tổng giá trị lô hàng (FOB) không vượt quá 200 USD thì không phải nộp hoặc xuất trình C/O

- Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật liên quan phải có 1 bản chính

1.2.6 Nhận hàng:

Theo quy định của nhà nước: “các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng

hóa nhập khNu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hóa đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị nhập khNu, theo lệnh giao hàng của đơn vị vận tải (hãng tàu, đại lý…) đã nhận hàng đó

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 11

Do đó, khi hàng nhập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng, rồi đưa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi

Chủ hàng phải ký hợp đồng ủy thác cho cảng làm việc này

Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ gửi “Giấy báo tàu đến” cho người nhận hàng, để họ biết và tới nhận “Lệnh giao hàng” (Delivery order – D/O) tại đại lý tàu Khi đi nhận D/O cần mang theo:

Original B/L và giấy giới thiệu của đơn vị Đại lý giữ lại B/L gốc và trao 3 bản D/O cho chủ hàng Một số đại lý có thể thu lệ phí nhận D/O, mức thu không thống nhất Có D/O nhà nhập khNu cần nhanh chóng làm thủ tục nhận lô hàng của mình Bởi nếu nhận chậm sẽ phải trả phí lưu kho, bãi nhiều và mọi rủi ro tổn thất phát sinh

Nếu trong trường hợp: hàng đến nhưng chứng từ chưa đến, nhà nhập khNu cần suy nghĩ kỹ

để chọn một trong hai giải pháp: tiếp tục chờ chứng từ hoặc gửi đến ngân hàng mở L/C xin giấy cam kết của ngân hàng để nhận hàng khi chưa có B/L gốc

Thủ tục nhận hàng:

+ Nhận hàng rời (số lượng không lớn, không đủ một tàu) hoặc hàng container rút ruột tại

cảng (gửi theo phương thức LCL/LCL): chủ hàng đến cảng hoặc chủ tàu (nếu hãng tàu đã thuê bao kho) để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy biên lai Sau đó đem: Biên lai lưu kho, 3 bản D/O còn lại đế bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ một D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng

+ Nhận nguyên container, hải quan kiểm tra tại kho riêng:

Sau khi đã cân nhắc kỹ đến hiệu quả kinh tế, chủ hàng muốn nhận nguyên container, kiểm tra tại kho riêng, trong trường hợp này cần làm những việc:

• Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng, nộp cùng bộ hồ sơ đăng ký thủ tục hải quan

Container chỉ được phép đưa về kho riêng khi đã đăng ký trước với hải quan và kho

đã được hải quan công nhận đủ điều kiện và cấp giấy phép (hiện nay hải quan quy định kiểm tra hàng hóa ngay tại cửa khNu)

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 12

• Làm thủ tục mượn container ngay tại hãng tàu, đóng tiền, ký quỹ, phí xếp dỡ, tiền vận

chuyển container từ cảng về kho riêng (nếu thuê xe của hãng tàu)

• Đem bộ chứng từ:

- D/O (3 bản) có chữ ký của nhân viên hải quan khâu đăng ký thủ tục, đóng dấu “đã tiếp

nhận tờ khai”

- Biên lai thu phí tiền lưu giữ container

- Đơn xin mượn container đã được chấp thuận; đến văn phòng đại lý hãng tàu để làm

giấy phép xuất container khỏi bãi Tại đây giữ một D/O Cùng nhân viên phụ trách bãi tìm container, kiểm tra tính nguyên vẹn của container, và SEAL (kẹp chì) Nhận hai bản “ Lệnh vận chuyển” của nhân viên kho bãi Mang toàn bộ hồ sơ đến hãi quan kho bãi để nhân viên hãi quan kiểm tra, ký xác nhận số container và số seal, tờ khai và lệnh vận chuyển Xuất container ra khỏi bãi, nộp 1 lệnh vận chuyển cho hải quan cổng cảng, một cho bảo vệ cảng, đưa container về kho riêng Đến phòng giám quản, hải quan thành phố

để đón hải quan đi kiểm tra Kiểm hóa xong, nếu không có vấn đề gì sẽ được xác nhận “ Hoàn thành thủ tục hải quan”

+ Nhận nguyên tàu hoặc nhận hàng với số lượng lớn:

Sau khi nhận D/O, nộp hồ sơ cho hải quan, nhận NOR ( Notice of readiness) thông báo sẵn sàn bốc hàng, nhân viên giao nhận tiến hành nhận hàng hóa Trước khi mở hầm tàu cần có đại diện của cơ quan:

• Đơn vị nhập hàng

• Đại diện người bán (nếu có văn phòng đại diện tại Việt Nam)

• Cơ quan kiểm định hàng hóa

• Đại diện tàu, đại lý tàu

• Hải quan giám sát, hải quan kiểm hóa

• Đại diện cảng

• Bảo hiểm, ( nếu nghi ngờ hàng có bảo hiểm bị hư hỏng)

Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường, cập nhật số liệu từng giờ, từng ca, từng ngày Kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 13

lý thích hợp Cơ quan giám định hàng hóa lấy mẫu, phân tích số lượng, chất lượng hàng có phù hợp với hợp đồng không Bảo hiểm xác định mức độ thiệt hại, lập biên bản giám định; cảng lập; ngoài ra còn lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu và bảng kê khai hàng hóa thiếu hoặc thừa so với sơ lược khai của tàu Khi giao hàng xong cần kí “Biên bản tổng kết giao nhận hàng hóa”

1.2.7 Kiểm tra hàng hóa nhập kh u:

Theo quy địng của nhà nước, hàng hóa nhập khNu khi qua cửa khNu cần phải kiểm tra kĩ lưỡng Đối với mỗi hàng hóa nhập khNu, mỗi cơ quan chức năng cần phải tiến hành công việc kiểm tra kĩ lưỡng

Cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện Nếu hàng có thể tổn thất hoặc xếp đặt không theo vị trí vận đơn thì cơ quan giao thông mời cơ quan giám định đến lập biên bản giám định Nếu hàng chuyên chở bằng đường biển mà thiếu hụt thì phải có biên bản kết toán nhận hàng đối với chủ tàu, còn nếu

đỗ vở thì phải có biên bản hàng đỗ vở hoặc hư hỏng

Đơn vị kinh doanh nhập khNu với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn phải lập thư dự kháng, nếu nghi ngờ hoặc thấy hàng thực sự có tổn thất, thì phải yêu cầu lập biên bản giám định, nếu hàng hóa thực sự bị tổn thất, thiếu hụt không đồng bộ, không phù hợp với hợp đồng…

Cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng hóa là động vật và thực vật

1.2.8 Khiếu nại:

Khiếu nại là một trong hai cách giải quyết tranh chấp phát sinh trong ngoại thương Bằng cách khiếu nại cac bên đương sự có thể thương lượng trực tiếp với nhau để giải quyết tranh chấp

* Khiếu nại người bán:

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 14

Người mua có quyền khiếu nại người bán không giao hàng hoặc giao hàng chậm, giao thiếu hoặc phNm chất không phù hợp với quy định của hợp đồng, bao bì xấu, mả hiệu sai, không giao hoặc giao chậm tài liệu kĩ thuật,…

Thể thức và hóa đơn:

Đơn khiếu nại làm bằng văn bản: Thư, Telex, Fax Nếu dùng Fax hoặc Telex thì phải có thư bảo đảm xác nhận

Nội dung thư khiếu nại:

-Tên, địa chỉ của bên khiếu nại và bến bị khiếu nại

- Cơ sở pháp lí của việc khiếu nại

- Lý do khiếu nại

-Yêu sách cụ thể đối với người bán

Trong hồ sơ khiếu nại còn có các chứng từ kèm theo làm bằng chứng khiếu nại, thông thườn gồm:

- Hợp đồng mua bán

- Vận đơn

- Biên bản giám định

* Khiếu nại người vận tải:

Tiến hành khiếu nại người chuyên chở khi bản thân họ vi phạm hợp đồng, cụ thể: Khi người chuyên chở không mang tàu hoặc mang tàu đến chậm, khi hàng hóa bị tổn thất hoặc

bị tổn thất, mất mát, thiếu hụt, hoặc khi hàng bị kém phNm chất, … do lỗi của người chuyên chở

• Hồ sơ khiếu nại gồm có: Đơn khiếu nại và chứng từ kèm theo Đơn khiếu nại còn làm bằng văn bản Nội dung đơn gồm tên và địa chỉ của bên khiếu nại, bên bị khiếu nại, số hợp đồng, khiếu nại về cái gì, yêu sách cụ thể

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 15

• Chứng từ kèm theo đơn khiếu nại:

- Hợp đồng chuyên chở hàng hóa

- Vận đơn đường biển

- Phiếu kiểm kiện hàng của bên giao hàng và bên nhận hàng

- Biên bản kết toán

- Giấy chứng nhận hàng thiếu

- Biên bản giám định khối lượng theo mớn nước

- Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng

- Biên bản giám định sắp xếp hàng trong hầm tàu

- Biên bản kiể hóa của Hải quan

* Khiếu nại bảo hiểm:

Những chứng từ cần thiết cho một hồ sơ khiếu nại

- Mỗi hồ sơ khiếu nại gồm có:

- Hợp đồng hoặc chứng nhận bảo hiểm gốc

- Vận đơn gốc

- Bản sao các hóa đơn gốc hoặc các hóa đơn chi phí

- Chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng hàng

- Thư kèm tính toán số tiền khiếu nại

Hồ sơ khiếu nại được gởi trực tiếp cho hãng bảo hiểm hoặc đại lý bảo hiểm trong thời gian sớm nhất song không được chậm quá 9 tháng kể từ khi hàng được dỡ khỏi tàu biển tại cảng

có ghi tên trong hợp đồng bảo hiểm trừ khi có thỏa thuận khác

1.2.9 Thanh toán:

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 16

Thanh toán là nghĩa vụ chủ yếu của người mua trong quá trình mua bán Tùy theo phương thức, công việc thanh toán có khác nhau

Có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau trong thanh toán quốc tế Dưới đây là một

số phương thức thanh toán cơ bản thường được áp dụng trong mua bán ngoại thương (sắp xếp theo mức độ rủi ro tăng dần về phía người bán):

- Điện chuyển tiền (T/T)

- Thư tín dụng (L/C)

- Nhờ thu trả chậm (documents against acceptance - viết tắt: D/A)

- Nhờ thu trả ngay (Documents against Payment - viết tắt: (D/P)

- Thanh toán Ghi sổ

Với người bán, họ quan tâm nhất là việc người mua thanh toán đầy đủ và đúng thời hạn, cho nên rủi ro là vấn đề mà họ lưu tâm nhiều nhất Một trong những yếu tố quan trọng để giảm thiểu rủi ro là biết rõ có những rủi ro gì Vì thế, bạn nên hỏi ý kiến ngân hàng để nhờ

họ tư vấn lựa chọn phương thức thanh toán hợp lí nhất cho từng lần giao dịch mua bán cụ thể

Phương thức chuyển tiền:

- Trong phương thức này, người nhập khNu sau khi kểm tra chứng từ lô hàng thì viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng phục vụ mình Trong lệnh nêu rõ các nội dung như: Tên

và địa chỉ người xin chuyển tiền, Số tài khoản, ngân hàng mở tài khoản, Số tiền xin chuyển, Lý do chuyển tiền Kèm theo là bộ chứng từ có lien quan: Tờ khai hải quan, Hợp đồng, Hóa đơn, Phiếu đóng gói hàng, Giấy phép nhập khNu, Vận đơn,…

- Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đề nghị chuyển tiền và tài khoản của nhà nhập khNu, ngân hàng trích tiền trong tài khoản nếu không đủ sẽ thông báo & đề nghị người nhập khNu ký quỹ để ngân hàng tiếp tục thực hiện thanh toán.Sau khi thanh toán xong, ngân hàng gửi giấy báo cho nhà nhập khNu

Thư tín dụng (L/C): Do phương thức trả tiền ngay mang lại nhiều rủi ro cho người mua

(có thể người xuất khNu không chuyển hàng ngay cả khi đã được thanh toán) nên trong hoạt động mua bán quốc tế, thư tín dụng được sử dụng phổ biến hơn nhằm bảo đảm lợi ích

mở một thư tính dụng thanh toán cho nhà xuất khNu

Sau khi kiểm tra thông tin, ngân hàng sẽ gửi lại cho nhà nhập khNu một bản đơn xin mở thư tín dụng có giá trị pháp lý Ngân hàng tiến hành kiểm tra tài khoản ký quỹ của nhà nhập khNu, , nếu tài tiển gửi ngoại tệ của nhà nhập khNu đủ 100% giá trị của LC trong trường hợp thanh toán ngay, hoặc theo tỉ lệ nào đó trong thanh toán chậm, Ngân hàng sẽ tiến hành viết L/C để gửi cho nhà xuất khNu

+Nếu trả ngay: người bán sẽ ký phát hối phiếu trả ngay Thời hạn trả tiền phải nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C

+ Nếu trả tiền có kỳ hạn: Thời hạn trả có thể nằm ngoài thời hạn hiệu lực của L/C nhưng lưu ý với hối phiếu kỳ hạn phải được xuất trình để người mua thuận nhận trong thời hạn hiệu lực của L/C

Để được thanh toán, nhà xuất khNu xuất trình bộ chứng từ liên quan đến thư tín dụng, với ngân hàng thanh toán Ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ Nếu phù hợp hay không phù hợp với thư tín dụng thì ngân hàng thông báo lập tức thông báo cho nhà xuất khNu để họ kịp thời bổ sung, tu chỉnh, sửa đổi Sau đó tiến hành thanh toán cho nhà xuất khNu Ngân hàng thanh toán gửi điện đòi tiền ngân hàng mở L/C và gửi chứng từ hàng hóa cho ngân hàng mở L/C

Ngân hàng sau khi kiểm tra chứng từ hợp lệ, sẽ thanh toán cho ngân hàng thông báo, đồng thời giao Bộ chứng từ hàng hóa cho nhà nhập khNu để đi nhận hàng khi tàu đến

Phương thức nhờ thu (D/A và D/P): Có hai loại phương thức nhờ thu “nhờ thu chấp nhận

chứng từ” (documents against acceptance - viết tắt: D/A) hoặc “nhờ thu đổi chứng từ” (Documents against Payment - viết tắt: (D/P)

Quy trình thực hiện của phương thức nhờ thu diễn ra như sau:

Người mua (người nhập khNu) và người bán (người xuất khNu) thống nhất với nhau về điều

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 18

kiện bán hàng, ngày giao hàng … và thanh toán sử dụng phương thức nhờ thu

Người xuất khNu chuNn bị giao hàng tới cảng/ sân bay đến qui định và chuNn bị bộ chứng

từ của lô hàng

Người xuất khNu xuất trình bộ chứng từ xuất khNu và gửi chỉ dẫn tới ngân hàng của mình Theo chỉ dẫn của người xuất khNu, ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ và chuyển cho ngân hàng người nhập khNu

Ngân hàng người nhập khNu, sau khi nhận được bộ chứng từ, liên hệ với người nhập khNu

và yêu cầu thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán hối phiếu từ phía người nhập khNu

Sau đó, ngân hàng sẽ chuyển bộ chứng từ cho người nhập khNu để làm thủ tục nhận hàng Ngân hàng người nhập khNu sẽ chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng người xuất khNu hoặc gửi thông báo rằng hối phiếu đã được chấp nhận

Phương thức ghi sổ: người xuất khNu mở một tài khoản để ghi nợ người nhập khNu yêu

cầu người nhập khNu trả tiền cho người xuất khNu vào thời điểm xác định trong tương lai Tuy nhiên, sử dụng phương thức ghi sổ có rất nhiều rủi ro Người xuất khNu sẽ rất khó khiếu nại do không có sự tham gia của Ngân hàng và các chứng từ của ngân hàng Là người xuất khNu, bạn có thể phải thu tiền hàng ở nước ngoài, mà việc này rất khó và tốn nhiều chi phí Ngoài ra, việc theo dõi và xử lí các khoản phải thu gặp rất nhiều khó khăn do không sử dụng hối phiếu hay bất kì chứng từ ghi nợ nào

1.2.10 Thanh lý hợp đồng

Sau khi hàng về đến kho, các khâu kiểm tra hàng đầy đủ, nếu không có bất cứ tỏn thất nào, Hoàn tất thủ tục thanh toán cho nhà xuất khNu, nhân viên xuất nhập khNu thực hiện các khâu lưu chứng từ và hồ sơ của lô hàng

Với trường hợp hàng nhập khNu có phát sinh tổn thất/ thiếu/ hư hoảng, mất mác… sau khi phối hợp với các phòng ban liên quan, có kết quả cuối cùng, mới đóng hồ sơ cho lô hàng Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ như những lô hàng bình thường

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 19

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

TẠI CÔNG TY CP DNCH VỤ PHÂN PHỐI TỔNG HỢP DẦU KHÍ

(PETROSETCO DISTRIBUTION JSC - PSD) 2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY CP DV PHÂN PHỐI TỔNG HỢP DẦU KHÍ

Tên Tiếng Việt: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí

Tên giao dịch tiếng Anh: PETROLEUM GENERAL DISTRIBUTION SERVICES JOINT STOCK COMPANY

Tên Viết tắt: PETROSETCO DISTRIBUTION JSC (PSD)

Địa chỉ: P.1001, Lầu 10, Tòa nhà Petrovietnam, Số 1-5 Lê DuNn, P Bến Nghé, Quận 1, TP

Hồ Chí Minh, Việt Nam

2007 với nhiệm vụ trọng yếu là trở thành Nhà phân phối điện thoại di động Nokia Sau 5 năm phát triển, PSD hiện là nhà phân phối chính thức của rất nhiều nhãn hàng công nghệ danh tiếng và danh mục sản phNm phân phối cũng không ngừng được mở rộng Với tinh thần làm việc chuyên nghiệp và cam kết dịch vụ tận tâm, PSD đã liên tục phát triển số lượng khách hàng từ con số 288 đại lý vào năm 2007 lên hơn 1.600 đại lý vào năm 2012 thông qua 11 chi nhánh trên toàn quốc Không ngừng tăng trưởng về doanh thu và lợi nhuận qua các năm, PSD hiện đang giữ vị trí 75 trong top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam theo VNR500

Năm 2006, đứng trước cơ hội NOKIA tuyển chọn nhà phân phối mới tại thị trường Việt Nam, PETROSETCO đã thành lập Ban dự án Nokia để tập trung xây dựng kế hoạch kinh doanh và thuyết phục Nokia lựa chọn PETROSETCO là Nhà phân phối chính thức Chi nhánh Xí nghiệp Viễn thông Dầu khí (PV Telecom, tên thương hiệu PVT) được

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 20

PETROSETCO thành lập vào tháng 4/2007, phụ trách triển khai phân phối điện thoại Nokia Tháng 6/2007, PETROSETCO ký hợp đồng phân phối và chính thức trở thành Nhà phân phối điện thoại Nokia tại Việt Nam

Tháng 2/2008, PV Telecom phát triển từ chi nhánh thành công ty với tên gọi Công ty TNHH 1TV Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí (Petrosetco Distribution, tên thương hiệu PSD) PSD được Sở KH-ĐT TP.HCM cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chính thức hoạt động theo mô hình Công ty TNHH do Tổng công ty PETROSETCO sở hữu 100% vốn Việc thay đổi tên gọi cho thấy mục tiêu phát triển của PSD trong giai đoạn mới là trở thành một công ty phân phối chuyên nghiệp đa ngành, đa sản phNm

Tháng 7/2008, PSD mở rộng dòng sản phNm phân phối sang máy tính xách tay khi trở thành Nhà phân phối chính thức của Máy tính Acer tại Việt Nam Liên tiếp nửa năm sau

đó, PSD trở thành nhà phân phối chính thức của nhiều nhãn hàng máy tính xách tay khác như Dell, HP, Lenovo, Emachines và Gateway Trong 2 năm 2009 – 2010, PSD tiếp tục

mở rộng dòng sản phNm phân phối sang hàng điện tử, linh kiện điện tử khi trở thành nhà phân phối của các sản phNm như usb/ổ cứng di động Adata, Kingston, Kingmax; chuột máy tính Genius; ram Elixir, Kingston; máy in Sam Sung; chip AMD, màn lọc 3M; mainboard Asus, usb 3G Huawei…Đến cuối năm 2010, PSD phân chia thành 2 mảng kinh doanh chính là phân phối điện thoại di động và phân phối sản phNm công nghệ thông tin Tháng 11/2011, PSD chính thức chuyển đổi mô hình hoạt động từ Công ty TNHH sang Công ty cổ phần với tên gọi chính thức Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí

Từ tháng 3/2012 – tháng 7/2012 PSD tiếp tục khẳng định vị thế và nhận được sự tín nhiệm của các thương hiệu công nghệ danh tiếng khi chính thức trở thành Nhà phân phối của ZyXEL, Lenovo, Transcend, Corsair

Tháng 7/2012, PSD ghi dấu bước ngoặc quan trọng trong chặng đường phát triển khi chính thức trở thành Nhà phân phối điện thoại di động Samsung tại thị trường Việt Nam Sự kiện này đánh dấu sự thay đổi mang tính chiến lược trong lĩnh vực kinh doanh điện thoại di động của PSD

Tháng 9/2012, PSD chính thức đNy mạnh kênh phân phối dự án thông qua việc cung cấp sản phNm và dịch vụ tốt nhất cho các khách hàng là các tổ chức, doanh nghiệp Cũng trong thời gian này Dell chính thức công nhận PSD là nhà phân phối của Dell trong mảng dự án Tháng 11/2012, PSD tiếp tục mở rộng ngành hàng phân phối khi trở thành nhà phân phối chính thức của các thương hiệu đồ chơi trí tuệ từ Đức gồm Big, Eitech, Ferbedo,

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 21

Fischertip, Kettler, Ravensburger, Teifoc, Fischertechnik PSD cũng đánh dấu bước phát triển mới trong chiến lược phát triển mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực bán lẻ khi chính thức khai trương chuỗi cửa hàng bán đồ chơi thông minh với thương hiệu Smarttoys

Tháng 12/2012, PSD đNy mạnh hoạt động kinh doanh bán lẻ thông qua việc khai trương cửa hàng bán lẻ đầu tiên trong chuỗi cửa hàng kinh doanh linh kiện, phụ kiện máy tính và điện thoại di động với tên gọi Gadget City Cùng với sự kiện này PSD chính thức trở thành nhà phân phối của các thương hiệu linh kiện nổi tiếng thế giới như Otterbox, iLuv, Anymode

Hơn 5 năm hoạt động, PSD liên tục có sự phát triển nhanh và vững chắc về doanh thu, lợi nhuận và mặt hàng phân phối Kiên trì mục tiêu trở thành nhà phân phối sản phNm chính hãng hàng đầu tại Việt Nam, PSD không ngừng đầu tư để phát triển đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, có tinh thần trách nhiệm cao bên cạnh việc chú trọng đầu tư vào hệ thống

cơ sở hạ tầng như kho bãi, phương tiện vận chuyển, đảm bảo cam kết dịch vụ tốt nhất cho khách hàng và thực sự trở thành cầu nối đưa các sản phNm và thương hiệu nổi tiếng thế giới đến với người tiêu dùng Việt Nam

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

và chinh phục đỉnh cao, PSD và Samsung đã gặp nhau và đã đi đến quyết định hợp tác chiến lược để chinh phục vị trí số 1 trong ngành hàng di động tại thị trường Việt Nam trong thời gian sớm nhất

Mảng Phân phối sản phNm IT tuy được sinh sau đẻ muộn nhưng đã nhanh chóng khẳng định vai trò quan trọng trong việc tăng trưởng liên tục qua các năm và đóng góp hiệu quả vào doanh thu và lợi nhuận của công ty Mảng phân phối sản phNm IT với các mặt hàng đa dạng hơn như máy tính xách tay, linh kiện điện tử Chưa đầy 4 năm kể từ ngày PSD chính thức phân phối các mặt hàng IT đầu tiên nhưng với phong cách làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả, PSD hiện là sự lựa chọn số một của những thương hiệu máy tính xách tay hàng đầu và nhiều nhãn hàng công nghệ danh tiếng Đặc biệt PSD đang rất chú trọng đầu tư và

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 22

phát triển kênh dự án cho ngành hàng IT, hướng tới các khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức, các đại lý kinh doanh hàng công nghệ trên toàn quốc Kênh dự án được dự đoán sẽ giữ vai trò quan trọng trong việc đóng góp vào doanh thu và lợi nhuận của PSD trong thời gian tới

Với việc cho ra mắt thương hiệu đồ chơi thông minh SMARTTOYS trong năm 2012, PSD

đã mở rộng ngành hàng phân phối của mình thêm sản phNm đồ chơi trí tuệ cho trẻ Theo chiến lược phát triển, bên cạnh việc phân phối đến các đại lý, tổ chức, doanh nghiệp, PSD cũng sẽ trực tiếp kinh doanh các mặt hàng đồ chơi thông mình thông qua chuỗi cửa hàng

đồ chơi Smarttoys tại các trung tâm thương mại cao cấp trên toàn quốc

Nhiệm vụ:

Là một nhà phân phối, PSD luôn hướng đến vai trò của một nhà phân phối hàng chính hãng hàng đầu tại Việt Nam, đem đến cho người tiêu dùng Việt Nam các sản phNm đảm bảo chất lượng Thông qua đó, nhà phân phối PSD góp phần vào việc chống các sản phNm hàng nhái, hàng giả, hàng kém chất lượng, để bảo vệ người tiêu dùng trong nước

Bên cạnh đó, nhiệm vụ của PSD vừa giúp quảng bá hình ảnh của nhà sản xuất nước ngoài vừa giúp cho vị trí hàng hóa của các nhà sản xuất trên thế giới được nâng cao trong lòng người tiêu dùng qua chất lượng & dịch vụ của sản phNm phân phối, đảm bảo cam kết dịch

vụ tốt nhất cho khách hàng và thực sự trở thành cầu nối đưa các sản phNm và thương hiệu nổi tiếng thế giới đến với người tiêu dùng Việt Nam

Với mảng đồ chơi thông minh mà công ty vừa gia nhập vào lĩnh vực này, thì công ty khá chú trọng đến nhiệm vụ mang lại cho thế giới trẻ thơ các khoảnh khắc vui chơi hết sức thoải mái, kỳ diệu, lý thú qua các đồ chơi trí tuệ, qua đó, cũng giúp nâng cao sự an tâm của phụ huynh qua sản phNm uy tín và chất lượng đến từ Đức

Như bao nhiêu công ty khác, PSD mang nhiệm vụ như một ông dân, làm tròn các nghĩa vụ

và trách nhiệm với đất nước mình thông qia việc hoàn thành các nghĩa vụ đóng thuế đầy đủ

từ thuế Thu nhập doanh nghiệp, đến thuế nhập khNu hàng hóa, thuê VAT,… đảm bảo vai trò của một công dân thực hiện đúng quy định của pháp luật

Đảm bảo chất lượng và cuộc sống an sinh của người lao động, là một mục tiêu cao nhất mà PSD luôn đặt lên hàng đầu Nhân lực là yếu tố đi đầu để làm nên mọi thành công, do đó, PSD không ngừng đầu tư để phát triển đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, với tinh thần trách nhiệm cao

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 23

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty CP DV Phần PhốiTtổng Hợp Dầu Khí (PSD)

Chức năng và nhiệm vụ của P kinh doanh ( điện thoại,, IT, bán lẻ)

1 Xây dựng kế hoạch ngắn, trung và dài hạn về chiến lược phát triển kinh doanh

2 Triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh đã được Công ty giao

3 Xây dựng kênh phân phối ( đại lý và bán lẻ) và triển khai hệ thống phân phối hàng hoá, dịch vụ trên toàn quốc

4 Phối hợp cùng Nhà Sản Xuất triển khai các chương trình marketing.quảng cáo Quản lý các kênh bán hàng nhằm tối ưu hóa doanh thu và thị phần tại kênh bán hàng

5 Xây dựng chính sách bán hàng, đàm phán ký kết các hợp đồng kinh tế với các nhà phân phối, đối tác và triển khai thực hiện hợp đồng sau khi đã ký kết

6 Theo dõi, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện hợp đồng, thu hồi công nợ;

7 Thu thập thông tin phản hồi của khách hàng về chất lượng hàng hoá, dịch vụ và báo cáo Giám Đốc để giải quyết kịp thời những phát sinh trong quá trình thực hiện

Chức năng và nhiệm vụ của P Tài chính – Kế toán

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PSD

Ban giám đốc

Bộ phận Hệ thống thông tin

Bộ phận Xuất nhập khẩu

Bộ phận Bảo hành

Bộ phận Mua hàng

Bộ phận Marketing

Bộ phận Phát triển – Đào tạo

Phòng Tài chính –

Kế toán

Bộ phận Kho Giao hàng Hồ Chí Minh

Phòng Hành chính

- Nhân sự

Phòng Kinh doanh bán lẻ

Chi nhánh HAN

Chi nhánh HAI

Chi nhánh VINH

Chi nhánh Cần Thơ

Bộ phận kinh doanh Điên thoại Miền Nam

Bộ phận Kinh doanh điện thoại Miền Bắc

Phòng Kinh Doanh Điện thoại

Phòng Kinh doanh

đồ chơi

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 24

1 Tham mưu giúp Ban Giám đốc trong công tác quản lý tài chính kế toán, hạch toán

kế toán, kiểm soát tài chính kế toán tại công ty; quản lý và sử dụng vốn ngân sách và các nguồn vốn do công ty huy động

2 Thực hiện chế độ kế toán, hạch toán, thu chi tài chính, kế toán vốn và các loại tài sản khác trong toàn công ty nhằm thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước đã quy định

3 Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty

4 Xây dựng dự toán và lập báo cáo quyết toán tài chính

5 Xây dựng kế hoạch tài chính của Công ty và các biện pháp quản lý thực hiện nhiệm

vụ kế hoạch đã được Công ty phê duyệt

6 Phân tích hoạt động kinh tế, xác định kết quả, hiệu quả kinh doanh và sử dụng vốn của toàn Công ty và đưa ra các kiến nghị với Giám đốc nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn vốn được giao

Chức năng và nhiệm vụ của BP kho và giao hàng

I Quản lý hàng hóa trong kho Hồ Chí Minh

1 Lập kế hoạch và triển khai xây dựng cơ sở hạ tầng kho hàng TP.HCM

2 Xây dựng, cập nhật quy trình lưu trữ, quản lý hàng hóa trong kho

3 Thiết kế và cập nhật sơ đồ tổ chức việc sắp xếp lưu kho

4 Tiếp nhận hàng về kho và sắp xếp lưu trữ, bảo quản

5 Báo cáo tình hình hàng trong kho theo thời điểm

6 Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ giao nhận hàng

7 Đề xuất và triển khai phương án nhận hàng

8 Giám sát việc thực hiện dịch vụ giao nhận hàng của đối tác

9 Quản lý nhân sự, quản lý khối lượng công việc

II Quản lý giao nhận hàng hóa

1 Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa

2 Đề xuất và triển khai phương án giao nhận hàng

3 Giám sát việc thực hiện dịch vụ giao nhận hàng của đối tác

4 Quản lý nhân sự, quản lý khối lượng công việc hàng tháng của nhà cung cấp dịch vụ giao nhận

Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và an toàn vệ sinh, Phòng cháy chữa cháy

• Kiểm kê tài sản định kỳ

• Lập hồ sơ theo dõi tài sản, CCDC

• Thực hiện kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng máy móc văn phòng làm việc

• Tổ chức hoạt động ATVS & PCCC

Pháp lý & thư ký hội hội đồng quản trị

• Kiểm tra tính pháp lý của các Hợp đồng, quy chế

• Đầu mối liên hệ với các tổ chức pháp lý

• Tham gia giải quyết các tranh chấp khiếu nại

• Thực hiện công tác pháp lý Công ty : GPKD, Visa…

• Tư vấn các quy định Pháp luật khi được yêu cầu

• ChuNn bị tài liệu cuộc họp HĐQT

• Thư ký các cuộc họp, quản lý, lưu trữ tài liệu văn bản của HĐQT

Nhân sự tiền lương, chế độ chính sách

• Tư vấn quản lý, sử dụng lao động hợp lý tại các Phòng, CN/BP

• Tuyển dụng, thủ tục tiếp nhận

• Đánh giá hiệu quả công việc

• Quản lý tiền tương, thưởng

SVTH: Phạm Đỗ Thị Ngọc Liệu Trang 26

• Quản lý Hô sơ, giải quyết chế độ chính sách

• Triển khai các quy định của Công

Chức năng và nhiệm vụ của BP Đào tạo & Phát triển

1 Đào tạo

• Xây dựng, rà soát chính sách đào tạo và phát triển của Công ty

• Xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác đào tạo nội bộ của Công ty

• Đào tạo kèm cặp nhân viên mới đến làm việc tại công ty

• Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo hàng quý/ năm của công ty

• Đánh giá kết quả sau khi đào tạo

• Lập hồ sơ/nhật ký đào tạo của CBNV

2 Phát triển

• Xây dựng bộ tiêu chuNn năng lực khung cho các ngạch (cấp) bậc của Công ty

• Xây dựng và triển khai kế hoạch phát triển năng lực nhân viên phù hơp với bộ tiêu chuNn năng lực theo cấp bậc

• Xây dựng sơ đồ phát triển nghề nghiệp mỗi chức danh công việc

• Báo cáo số liệu, kết quả hàng tháng/quý

Chức năng và nhiệm vụ của BP Marketing

Marketing hỗ trợ kinh doanh

• Xây dựng và triển khai các hoạt động Marketing:

• Hỗ trợ và phối hợp với các đối tác (các hãng sản xuất) trong việc lên kế hoạch và triển khai các hoạt động marketing, truyền thông cho các sản phNm PSD phân phối (xây dựng và triển khai các chương trình truyền thông, khuyến mãi; thiết kế và sản xuất POSM; tổ chức các sự kiện roadshow, activation, giới thiệu sản phNm mới; xin giấy phép khuyến mãi…)

• Phối hợp với Phòng Kinh doanh (Điện thoại di động và IT, bán lẻ) để lên kế hoạch

và triển khai các hoạt động marketing dành cho khách hàng của PSD

• Triển khai các hoạt động marketing, truyền thông quảng bá thương hiệu, hình ảnh

và sản phNm cho các đối tác (các hãng sản xuất) không có văn phòng tại Việt Nam