thực trạng và giải pháp hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện hợp động xuất khẩu tại công ty tnhh dream vina

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI  VĂN THN CẨM DUYÊN LỚP: 10CKQ1 KHÓA:16 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Đề tài: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG GI

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI



VĂN THN CẨM DUYÊN LỚP: 10CKQ1 KHÓA:16

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

Đề tài:

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO DNCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT, THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH DREAM

VINA

CHUYÊN NGÀNH: KINH DOANH QUỐC TẾ

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS MAI XUÂN ĐÀO

Tp.HCM, THÁNG 5 NĂM 2013

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI



VĂN THN CẨM DUYÊN LỚP: 10CKQ1 KHÓA:16

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

Đề tài:

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO DNCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT, THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH DREAM

VINA

Tp.HCM, THÁNG 5 NĂM 2013

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, con xin chân thành cảm ơn Cha mẹ đã tạo điều kiện tốt nhất và thuận lợi nhất để con có thể hoàn thành tốt chương trình học ở ngôi trường Đại Học

Tài Chính Marketing này

Em xin cảm ơn Quý Thầy Cô trong khoa Thương Mại và tất cả Quý Thầy Cô trong trường đã tận tâm dạy bảo và truyền đạt cho em những kiến thức quý báu để

làm hành trang bước vào đời

Trong thời gian làm chuyên đề tốt nghiệp, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của Cô Mai Xuân Đào và sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kinh doanh xuất nhập khNu của công ty, đặc biệt là chú Quyên Từ đó đã giúp em

hoàn thành tốt hơn chuyên đề tốt nghiệp của mình

Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các cô, chú, anh chị nhân viên của các phòng ban trong công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện chuyên đề này Và đặc biệt là chú Quyên đã tạo điều kiện tốt nhất để em vận dụng những kiến

thức lý thuyết vào thực tiễn tại công ty

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Cô Mai Xuân Đào -

Người đã tận tình hướng dẫn để em làm tốt chuyên đề tốt nghiệp này

XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN!

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Công ty : Công ty trách nhiệm hữu hạn Dream Vina

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn

KNXK : Kim ngạch xuất khNu

KNXNK : Kim ngạch xuất nhập khNu

HQ : Hải quan

L/C : Letter of Credit

B/L : Bill of Lading

C/O : Certificate Origin

C/I : Commercial Invoice

P/L : Packing List

T/T : Telegraphic Transfers

CIF : Cost, Insurance and Freight

CFR : Cost and Freight

CPT : Carriage Paid to

CIP : Carrage and Insurance Paid To

EXW : Ex works

FCA : Free Carrier

FAS : Free Alongside Ship

FOB : Free On Board

DAT : Delivered At Terminal

DAP : Delivered At Place

DDP : Delivered Duty Paid

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, ĐỒ THN, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty……….22Bảng 2.1a: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2008 –

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO DNCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 1

1.1 Hoạt động giao dịch đàm phán, ký kết 1

1.1.1 Khái niệm về hoạt động giao dịch đàm phán, ký kết 1

1.1.2 Phương thức giao dịch đàm phán 2

1.1.3 Quá trình đàm phán hợp đồng xuất nhập khNu 5

1.1.3.1 Giai đoạn chu n bị 5

1.1.3.2 Giai đoạn tiếp xúc 7

1.1.3.3 Giai đoạn đàm phán 8

1.1.3.4 Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng 11

1.1.3.5 Giai đoạn rút kinh nghiệm 11

1.2 Hợp đồng ngoại thương 12

1.2.1 Khái niệm về hợp đồng ngoại thương 12

1.2.2 Đặc điểm của hợp đồng ngoại thương 12

1.2.3 Kết cấu nội dung của hợp đồng ngoại thương 12

1.2.3.1 Phần mở đầu 13

1.2.3.2 Phần các điều khoản nội dung 13

1.3 Thực hiện hợp đồng ngoại thương – hợp đồng xuất kh+u 14

1.3.1 Xin giấy phép xuất khNu 14

1.3.2 ChuNn bị hàng hóa xuất khNu 14

1.3.3 Làm thủ tục Hải Quan 15

1.3.4 Thuê phương tiện vận tải 15

1.3.5 Giao hàng cho người vận tải 16

1.3.6 Mua bảo hiểm 16

1.3.7 Lập bộ chứng từ thanh toán 18

1.3.8 Khiếu nại và giải quyết định khiếu nại 18

CHƯƠNG 2 19

THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO DNCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH DREAM VINA 19

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Dream Vina 19

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Dream Vina 19

2.1.2 Mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của Công ty 20

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dream Vina 22

2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Dream Vina những năm gần đây (từ năm 2008 – 2012) 24

2.1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 24

2.1.4.2 Tổng kim ngạch xuất nhập kh u của Công ty 26

2.1.4.3 Kim ngạch xuất kh u theo thị trường của công ty từ năm 2008 đến 2012………30

2.1.4.4 Cơ cấu mặt hàng xuất kh u của công ty 35

2.1.5 Tình hình hoạt động marketing của công ty 39

2.16 Đánh giá thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của công ty 39

2.2 Thực trạng hoạt động giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất kh+u tại công ty TNHH DREAM VINA 42

2.2.1 Đàm phán 42

2.2.1.1 Nghiên cứu sản ph m 42

2.2.1.2 Nghiên cứu tiếp cận thị trường 43

2.2.1.3 Lựa chọn đối tác 44

2.2.1.4 Lập phương án kinh doanh 44

2.2.2 Ký kết hợp đồng xuất khNu với đối tác của công ty TNHH DREAM VINA 51 2.2.2.1 Một số vấn đề thường được Công ty lưu ý khi soạn thảo và ký kết hợp đồng xuất kh u 51

2.2.2.2 Phân tích cụ thể hợp đồng xuất khNu của Công ty DREAM VINA 52

2.2.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khNu………60

2.2.3.1 Những công việc khởi đầu của khâu thanh toán 61

2.2.3.2 Chu n bị hàng hóa để xuất kh u 61

2.2.3.3 Kiểm tra hàng hóa xuất kh u 62

2.2.3.4 Làm thủ tục hải quan 63

2.2.3.5 Thuê phương tiện vận tải 64

2.2.3.6 Giao hàng cho người vận tải 65

2.2.3.7 Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất kh u 66

2.2.3.8 Lập bộ chứng từ thanh toán 67

2.2.3.9 Khiếu nại 72

2.2.3.10 Thanh lý hợp đồng 73

2.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khNu tại Công ty TNHH Dream Vina 73

2.2.5 Đánh giá hoạt động giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khNu tại công ty TNHH Dream Vina 78

CHƯƠNG 3 81

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO DNCH ĐÀM

PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG

TY TNHH DREAM VINA……….81

3.1 Định hướng và mục tiêu đề xuất giải pháp 81

3.2 Phân tích SWOT 82

3.2.1 Những điểm mạnh (S) 82

3.2.2 Những điểm yếu (W) 84

3.2.3 Cơ hội (O ) 85

3.2.4 Những thách thức ( T ) 86

3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất kh+u tại công ty TNHH Dream Vina 88

3.3.1 Giải pháp hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán 88

3.3.2 Giải pháp hoàn thiện hoạt động ký kết hợp đồng 91

3.3.3 Giải pháp hoàn thiện thực hiện hợp đồng xuất khNu 93

3.4 Kiến nghị đối với chính phủ 97

K ẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Có một triết gia đã nói rằng “Không ai tắm hai lần trên một dòng sông ” Con sông của hôm nay, hôm qua và con sông của ngày mai vẫn mãi chỉ là một con sông nhưng dòng nước của nó thì không ngừng thay đổi Trong kinh tế cũng vậy, các doanh nghiệp không thể cứ bằng lòng với những gì hiện tại mình có mà phải không ngừng cải tiến, mở rộng, phát triển để tồn tại trong nền kinh tế hiện nay Và công ty TNHH DREAM VINA cũng phát triển theo xu thế đó

Trong xu thế toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới, Việt Nam cũng đã có những bước tiến phát triển trong nền kinh tế.Và hiện đã là thành viên của WTO - Tổ Chức Thương Mại Thế Giới với mục đích thúc đNy nền kinh tế trong nước phát triển, mở rộng quan hệ hợp tác với các quốc gia khác trên thế giới

Sau hơn hai mươi năm thực thi chủ trương xây dựng một nền kinh tế mở do Đảng và Nhà Nước đề ra nên chúng ta đã có những bước tiến nhất định trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, đặc biệt là kinh tế Trong đó không thể không nhắc đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khNu, sự tăng dần qua từng năm của kim ngạch xuất nhập khNu chính là biểu hiện rõ nét nhất cho định hướng đúng đắn trong chính sách phát triển hoạt động ngoại thương của Nhà Nước ta Kim ngạch xuất khNu hằng năm tăng lên nhờ vào chính sách đầu tư tốt cho công tác nhập khNu phục vụ cho xuất khNu Và xuất khNu đóng vai trò quan trọng không kém trong sự tăng trưởng nền kinh tế của đất nước

Trong suốt quá trình thực tập tại Công ty TNHH DREAM VINA, đã giúp cho

em có cơ hội quan sát, nghiên cứu và quan tâm đặc biệt đến mãng đề tài này Và

đây cũng chính là lý do để em chọn đề tài “THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO DNCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH DREAM VINA” làm

chuyên đề tốt nghiệp của mình với mong muốn có thể tìm hiểu, tiếp cận kỹ thuật đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương trong một công ty kinh doanh xuất nhập khNu

Mục tiêu nghiên cứu: tìm hiểu về thực trạng và các giải pháp hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán,ký kết, thực hiện hợp đồng xuất khNu tại công ty

Đối tượng nghiên cứu: hoạt động giao dịch đàm phán,ký kết, thực hiện hợp đồng xuất khNu

Phạm vi nghiên cứu: tình hình hoạt động từ năm 2008 đến 2012 tại công ty TNHH Dream Vina

Phương pháp nghiên cứu của đề tài: trực tiếp quan sát nghiệp vụ tại Công ty,

so sánh đối chiếu giữa lý thuyết đã được nghiên cứu tại trường với thực tiễn, đồng thời tham khảo thêm các sách chuyên ngành, báo chí và internet

Kết cấu đề tài gồm có ba chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động giao dịch đàm phán, ký kết và thực

hiện hợp đồng xuất khNu

Chương 2: Thực trạng về hoạt động giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện

hợp đồng xuất khNu tại công ty TNHH Dream Vina

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán, ký

kết và thực hiện hợp đồng xuất khNu tại công ty TNHH Dream Vina

Do sự hạn chế về thời gian cũng như chiều sâu về kiến thức nên bài viết không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của Thầy

Cô để chuyên đề tốt nghiệp được hoàn thiện hơn

Em xin trân trọng cảm ơn!

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO DNCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ

THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

Cơ chế giải quyết phổ biến và hiệu quả nhất để giải quyết những xung đột đó là thông qua đàm phán thương lượng, tức là quá trình tìm hiểu lẫn nhau và trao đổi ý kiến về những vấn đề quan tâm giữa hai bên trong giao dịch ngoại thương Cơ chế giải quyết xung đột này trong mua bán quốc tế được gọi là đàm phán thương mại Người ta định nghĩa về đàm phán thương mại là quá trình trao đổi

ý kiến giữa các chủ thể trong một xung đột nhằm đi tới thống nhất về cách nhận định, thống nhất quan niệm và cách xử lý các vấn đề nảy sinh trong quan hệ buôn bán giữa hai hoặc nhiều chủ thể Như vậy có thể nói rằng:

- Đàm phán hợp đồng ngoại thương là một quá trình trong đó hai hay nhiều bên mua bán tiến hành thương lượng, thảo luận về các điều khoản, điều kiện của hợp đồng ngoại thương nhằm mục đích ký kết được hợp đồng mà các bên đều

có lợi Có thể nói hoạt động giao dịch, đàm phán là những hoạt động không thể thiếu trong lĩnh vực ngoại thương

- Giao dịch là sự tiếp xúc, quan hệ giữa các cá nhân để trao đổi thông tin hoặc thoả mãn một nhu cầu nào đó Giao dịch kinh doanh là sự tiếp xúc, quan hệ giữa các chủ thể kinh doanh nhằm trao đổi các thông tin về thị trường, hàng hoá, giá

cả, kinh nghiệm kinh doanh …

- Đàm phán kinh doanh là bàn bạc, thoả thuận giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau nhất trí hay thoả hiệp giải quyết những vấn đề về kinh doanh có liên

quan đến các bên

- Đàm phán “hợp đồng kinh doanh quốc tế”: Là một loại đàm phán “hợp đồng kinh doanh”, trong đó yếu tố quốc tế được thể hiện ở việc có ít nhất hai chủ thể có quốc tịch khác nhau tham gia đàm phán để lập nên (ký kết) các hợp đồng

kinh doanh quốc tế

- Giao dịch đàm phán trong hoạt động xuất khNu là một quá trình trong

đó diễn ra sự trao đổi, bàn bạc giữa doanh nghiệp ngoại thương và khách hàng nước ngoài về các điều kiện mua bán một loại hàng hoá để đi đến thoả thuận, nhất trí giữa hai bên

Theo Joseph Burnes: “Đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều bên để

đi đến một mục đích chung là đặt được thoả thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh hoặc có đủ sức mạnh nhưng không muấn sử dụng để giải quyết những vấn đề ngăn cách đó”

Mục đích của đàm phán là tìm ra các giải pháp nhằm giải quyết các mâu

thuẫn còn tồn tại giữa các bên tham gia đàm phán

Một khái niệm được nhiều người chấp nhận là: “Đàm phán thương mại quốc tế là một quá trình mà các bên đàm phán có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau tiến hành thảo luận, thương lượng nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi tới một hợp đồng thương mại”

1.1.2 Phương thức giao dịch đàm phán

- Giao dịch, đàm phán qua thư tín:

Là phương thức được sử dụng phổ biến trong kinh doanh Phương thức này thường là sự khởi đầu và giúp cho việc duy trì những giao dịch lâu dài So với phương thức gặp gỡ trực tiếp, giao dịch qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí, các quyết định đưa ra thường được cân nhắc kỹ càng và tranh thủ được nhiều ý kiến của tập thể

Điều cần lưu ý là sau khi hai bên giao dịch thống nhất với nhau qua điện

tín hoặc internet thì nên có xác nhận bằng văn bản có chữ ký của hai bên

Phạm vi áp dụng:

+ Thường được sử dụng cho các cuộc tiếp xúc ban đầu

+ Đàm phán để thay đổi các điều khoản của hợp đồng

+ Giải quyết các tranh chấp

- Giao dịch, đàm phán qua điện thoại:

Là trao đổi bằng miệng Trao đổi qua điện thoại đảm bảo tính khNn trương, đúng thời điểm cần thiết Do không có gì làm bằng chứng do đó phương thức này chỉ được sử dụng trong những trường hợp cần thiết như sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ chờ xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng

Ưu điểm:

+ Đảm bảo tính thời điểm

+ Một khoảng thời gian có thể đàm phán với nhiều đối tác

+ Sau khi đàm phán nên xác nhận lại ngay bằng văn bản

+ Người đàm phán cần phải sáng tạo, có khả năng phán đoán và phản ứng rất linh hoạt trước những vấn đề đối phương đưa ra

+ Cần chuNn bị chu đáo cNn thận trước khi đàm phán

Phạm vi áp dụng:

+ Trong những trường hợp cần thiết, sợ lỡ thời cơ

+ Trường hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết trong hợp đồng

- Giao dịch, đàm phán trực tiếp: là giao dịch mà người mua và người bán cùng

thoả thuận, bàn bạc, thảo luận trực tiếp về hàng hoá, giá cả, điều kiện giao dịch, phương thức thanh toán…Phương thức đàm phán này đNy nhanh tốc độ giải quyết những bất đồng và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán như thư tín, điện thoại đã kéo dài quá lâu không có kết quả Phương thức này phù hợp cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn

Ưu điểm:

+ Hiệu suất trao đổi thông tin rất cao

+ Tránh được sự hiểu lầm

+ Thăm dò được ý đồ của đối tác

+ ĐNy nhanh được tốc độ để đi đến ký kêt các hợp đồng và nhiều khi

là lối thoát cho các hình thức khác kéo dài mà không có hiệu quả

+ Luôn luôn chăm chú lắng nghe và quan sát đối tác

+ Không biểu lộ ý định của mình bên ngoài

+ Kiên nhẫn theo đuổi mục đích của mình

+ Tạo ra được kết quả đàm phán là hai bên cùng có lợi

+ Người tiến hành đàm phán phải có tính sáng tạo, tự chủ, phản ứng linh hoạt , có khả năng nhận xét, phân tích, phán đoán, nắm được ý đồ, sách lược của đối phương

+ Nhanh chóng có các quyết định và biện pháp đối phó trong những trường hợp cần thiết

Phạm vi áp dụng:

+ Đàm phán những hợp đồng có giá trị lớn

+ Hàng hoá có tính phức tạp

+ Các bên có nhiều điều khoản cần trao đổi thuyết phục nhau

+ Các bên lần đầu tiên tiến hành giao dịch với nhau

Các yếu tố tạo nên thành công của đàm phán bao gồm:

Yếu tố ngôn ngữ

Yếu tố thông tin

Yếu tố năng lực của đoàn đàm phán

Yếu tố về thời gian và địa điểm đàm phán

1.1.3 Quá trình đàm phán hợp đồng xuất nhập kh u

1.1.3.1 Giai đoạn chuNn bị

- ChuNn bị là công việc thiết yếu để đàm phán thành công ChuNn bị giúp cho người đàm phán sự tự tin cần thiết khi đàm phán Ngược lại, nếu không chuNn bị hoặc chuNn bị không chu đáo sẽ khiến người đàm phán bị động, bộc lộ điểm yếu và

có thể rơi vào thế bất lợi Chính vì vậy, giai đoạn chuNn bị có vai trò rất quan trọng đối với mỗi cuộc đàm phán

- Trong giai đoạn này, trước tiên các bên đàm phán cần xác định rõ mục tiêu của mình trên cơ sở phân biệt những gì mình muốn và những gì mình thực sự cần Sau đó các bên đàm phán sẽ thu thập thông tin cần thiết để đưa ra đề xuất của mình

và tìm hiểu vị thế của đối tác đàm phán Cuối cùng, các bên đàm phán sẽ thành lập đoàn đàm phán, lựa chọn chiến lược và chiến thuật đàm phán phù hợp, xác định địa điểm, thời gian, lịch trình làm việc, chuNn bị kỹ năng đàm phán, tài liệu đàm phán… ChuNn bị đàm phán bao gồm các công việc cụ thể sau:

Xác định các mục tiêu đàm phán: Một trong những nguyên nhân đàm

phán thất bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi Do vậy cần xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì Trong giai đoạn này cũng cần xác định rõ nhu cầu đàm phán, xác định các phạm vi đàm phán

Thu thập thông tin: Thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán vì

nó mang đến cho người đàm phán những lợi thế trong quá trình đàm phán và giúp cho người đàm phán tự tin hơn khi đánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng như những thông tin mà họ đưa ra

Có nhiều cách thu thập thông tin: Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng; thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới; kinh nghiệm của bạn bè, đồng nghiệp…

Kết quả của việc thu thập thông tin là giúp được người đàm phán đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu, lựa chọn một hoặc một vài đối tác đàm phán, đồng thời xác định được các phương án khác nhau có thể thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp

Xác định các phương án thay thế tốt nhất: Phương án thay thế tốt nhất

cho một cuộc đàm phán là giải pháp thoả mãn nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia cuộc đàm phán đó Trong thực tế, các nhà đàm phán thường quá chú trọng việc đàm phán mà quên xem xét những phương án thay thế cho cuộc đàm phán đó Hiểu được giá trị của phương án thay thế tốt nhất

có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Nó không chỉ giúp người đàm phán tránh được những cuộc đàm phán không cần thiết mà còn giúp họ tránh được những thoả thuận bất lợi Ngoài ra phương án thay thế tốt nhất còn là cơ sở khách quan để biết được khi nào thì nên rút lui

Tìm hiểu về đối tác đàm phán: Sau khi đã chọn được đối tác đàm phán,

doanh nghiệp cần tìm hiểu các thông tin về đối tác đàm phán Chưa hẳn có nhiều thông tin thì là tốt mà quan trọng phải có những thông tin cần thiết Thường thì chúng ta sẽ không thể biết tất cả các thông tin về đối tác đàm phán, do vậy chúng ta

sẽ phải đưa ra những giả định dựa trên kinh nghiệm của mình hoặc dựa trên những nguồn thông tin sẵn có Trên cơ sở những thông tin về mục tiêu đàm phán của đối tác, đối chiếu với mục tiêu đàm phán của mình để dự đoán những vấn đề đàm phán

Xác định chiến lược và chiến thuật đàm phán: Phải xác định một chiến

lược cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra Trong giai đoạn này, phải thực hiện một số công việc như thành lập đoàn đàm phán, chuNn bị chương trình và nội dung đàm phán, đặc biệt là cần xác định những chiến thuật sẽ sử dụng trong đàm phán Một chiến thuật thường liên quan đến hoàn cảnh và bối cảnh của từng cuộc đàm phán cụ thể chứ không có một chiến thuật cho mọi cuộc đàm phán Nhưng tất cả các chiến thuật đều phải bổ sung và phù hợp với chiến lược

Một số chiến lược thường được sử dụng như: Nếu là người bán, đề nghị cao sau đó giảm từ từ Nếu là người mua, đề nghị thấp sau đó tăng dần; không cường điệu về mình và sản phNm; khi đạt được thoả thuận về một vấn đề, nhanh chóng chuyển qua vấn đề khác; giữ lời hứa; biết tạm ngưng đúng lúc; không bao giờ nhượng bộ một cách vô điều kiện; nhượng bộ từ từ và ngày càng ít hơn; để cho đối

tác có cảm giác họ đã đạt được một thoả thuận tốt; thay đổi giá; sử dụng thời gian làm vũ khí thương lượng; hứa với đối phương một cách chung chung đề giành ưu thế; không gây áp lực; ghi chép tỉ mỉ; xây dựng các biểu mẫu để văn bản của mình

có vẻ chính thống; lấy chính sách của công ty làm công cụ thương lượng; sẵn sàng chấp nhận những rủi ro đã lường trước; chỉ có một sự lựa chọn…

Ngoài ra chúng ta cũng nên chú ý tới việc chuNn bị một số các công việc khác như: địa điểm đàm phán, vị trí trên bàn đàm phán, phong cách đàm phán và các tài liệu cần thiết…

1.1.3.2 Giai đoạn tiếp xúc

Tạo không khí tiếp xúc

Để cuộc thương lượng đạt kết quả thì việc tạo ra bầu không khí cởi mở, tin cậy lẫn nhau, thành thật hợp tác là vô cùng cần thiết Trước khi bước vào cuộc đàm phán, đôi bên cần dành ra một ít thời gian nói về những vấn đề không liên quan gì đến đàm phán khiến đôi bên cảm thấy hứng thú như: về thời tiết, về thể thao, phim ảnh, tin tức trong ngày, v.v…

Tạo sự tin cậy từ nơi đối tác

Chu đáo, tận tình đối với các công việc của đối tác và cả những quan hệ cá nhân đều khiến họ tin cậy mình Nhiều khi chỉ vì một câu nói không đúng chỗ, một động tác không hợp lễ nghi, một lần sắp đặt không suy tính chu đáo, điều có ảnh hưởng đến niềm tin của họ đối với mình Điều đó cần phải coi trọng đối với những đối tác mà mình mới có quan hệ làm ăn lần đầu tiên

Tìm cách thể hiện những thiện chí

Khi đàm phán với những đối tác mới, việc tỏ rõ thiện chí của mình đối với họ là việc làm hết sức cần thiết Để thể hiện thiện chí của mình, có thể lợi dụng những trường hợp không chính thức nào đó, kể cho họ nghe thí dụ về sự lấy lòng thành đãi người trong những cuộc giao dịch cùng loại trước đây Cũng có thể trước khi đàm phán bắt đầu, cần phải sắp xếp một số hoạt động có lợi cho việc xây dựng tình cảm tin cậy giữa đôi bên, khiến đối tác nhận thấy mình có thiện chí

Cần chú ý làm đối tác tin cậy mình là ở hành động chứ không phải ở lời nói Nên thực hiện những việc đã hứa, đến đúng thời gian như giao ước vì có khi chỉ cần một lần thất hứa thì sự tin cậy giữa hai bên cũng giảm bớt khó lòng mà lấy lại

Khi đối tác hỏi phải kịp thời trả lời, không kể trả lời khẳng định hay phủ định, nhưng cần nói cho họ biết Đối với những việc mà mình không thể làm được, nên thành thật giải thích thêm để đối tác thông cảm và chấp nhận

Thăm dò đối tác

Cần phải thăm dò lại xem đối tác có đáng tin cậy hay không, có tuân thủ lời hứa hay không, họ có thành ý hợp tác đến mức nào Phải đánh giá về kinh nghiệm thương lượng, tác phong của đối tác, những điểm mạnh, điểm yếu của họ Phải thăm dò nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo và trên vấn đề nào có thể nhượng

bộ

Muốn thực hiện việc thăm dò có hiệu quả, bạn có thể quan sát qua hành

vi, cử chỉ, lời nói của họ trên cơ sở thận trọng và tế nhị

Sửa đổi kế hoạch thương lượng

Tiến hành phân tích kỹ lưỡng về những thông tin đó, chính xác hoá những nhận định ban đầu để thNm tra lại những vấn đề nào đó mà trước đây chưa rõ

Phải thay đổi kế hoạch phù hợp với tình hình mới để tranh thủ quyền chủ động trong thương lượng, bảo đảm lợi ích của mình, mà cũng là lợi ích của hai bên

Tiếp tục tìm hiểu, phân tích kỹ để điều chỉnh kịp thời sách lược thương lượng

1.1.3.3 Giai đoạn đàm phán

Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đàm phán, trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề đôi bên cùng quan tâm như: hàng hóa, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán…nhằm đi đến ý kiến thống nhất: ký được hợp đồng mua – bán hàng hóa Giai đoạn này bao gồm:

Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày yêu cầu của họ

Nhận và đưa ra nhượng bộ

Phá vỡ những bế tắc

Tiến tới thỏa thuận

Thứ nhất: Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày

Khi đưa ra yêu cầu, cần chú ý:

Đưa ra yêu cầu một cách hợp lý

Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ, có căn cứ khoa học

Luôn nhớ rõ những lợi ích cơ bản Lên danh sách các lợi ích và đặt chúng trên mặt bàn

Đảm bảo sự đoàn kết, nhất trí trong nội bộ đàm phán

Đừng sử dụng cách nói “mềm yếu” trong đàm phán, ví dụ như: “Chúng tôi hy vọng rằng…”, “Chúng tôi mong rằng…” hay “Chúng tôi thích cái này hơn…” Mà hãy nói: “Chúng tôi cần…”, “Chúng tôi yêu cầu…”, “Chúng tôi đòi hỏi…”

Trong giai đoạn này của cuộc đàm phán, một điều rất quan trong là bạn phải gợi cho đối tác trình bày hết ý kiến của họ, lắng nghe trước khi trả lời Để làm được việc này cần chú ý:

Không cắt ngang lời nói của đối tác

Kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp

Chỉ nói khi cần thiết Nên nhớ rằng các nhà đàm phán chuyên nghiệp dành nhiều thời gian để nghe hơn là nói

Thường xuyên tóm lược lại những gì vừa được nói Nên tóm tắt theo ý riêng của bản thân chứ không nên bắt chước hy nhai lại những gì đối tác vừa nói

Tránh bị lạc đề

Thứ hai: Nhận và đưa ra nhượng bộ

Nhượng bộ là sự xem xét lại vị thế trước đây của mình trong đàm phán và thay đổi nó sao cho thích hợp Đàm phán luôn luôn có những nhượng bộ, tuy nhiên các bên luôn cố gắng nhượng bộ càng ít càng tốt

Mỗi sự nhượng bộ luôn đặt ra trước người đàm phán ba vấn đề sau:

Người đàm phán có nên đưa ra nhượng bộ đó bây giờ không?

Người đàm phán sẽ cho đi bao nhiêu?

Và người đàm phán sẽ đạt những gì?

Có rất nhiều kỹ thuật mà ta có thể sử dụng để giải quyết vấn đề này Một trong

số đó là đưa ra những nhượng bộ có điều kiện Bằng cách gắng điều kiện vào với nhượng bộ, người đàm phán sẽ không sợ bị “mất trắng” Do vậy bất cứ khi nào có thể, hãy cố gắng kiếm được một cái gì đó để đổi lấy nhượng bộ cho bản thân Khi đưa ra nhượng bộ người đàm phán hãy nêu những điều kiện trước mà không đưa ra

những chi tiết của sự nhượng bộ cho đến khi phía đối tác muốn bàn luận đến những điều kiện đó

Đơn phương phá vỡ bế tắc bằng nhiều kỹ thuật khác nhau

Nhờ sự trợ giúp của bên thứ ba như: trung gian hòa giải nhờ dàn xếp hay phân xử

Thứ tư: Tiến tới thỏa thuận

Mục đích của cuộc đàm phán là tiến tới thỏa thuận Càng tiến gần đến thỏa thuận thì cuộc đàm phán càng trở nên tinh tế, nên người đàm phán càng phải tập trung, cố gắng sử dụng những kỹ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất

Để tiến tới thỏa thuận cần phải:

Giữ bầu không khí chan hòa, cởi mở, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực, tránh những cơn xúc động bộc phát, đừng ngắt lời nhau và đổ lổi cho nhau,đừng bao giờ tỏ ra là người quá thông minh

Cần chú ý lắng nghe ý kiến của đối tác, đừng cướp lời họ, đừng vội vàng đưa ra nhận xét

Nói ít, nghe nhiều và luôn đặt câu hỏi

Tóm tắt lại ý kiến cùa đối tác để xem có hiểu đúng ý họ không

Cần diễn đạt chính xác ý kiến của mình, cố gắng làm cho lời nói có sức thuyết phục Nên dùng cách diễn giải chậm rãi, rõ ràng, thân thiện, đôi chỗ có chút hài hước để tạo bầu không khí tốt

Cần lường trước những câu hỏi mà đối tác có thể đặt ra và sẵn sàng trả lời những câu hỏi đó

Bình tĩnh tìm cách phá vỡ những bế tắc trong đàm phán nếu có

Đừng bao giờ làm cho đối tác mất thể diện

1.1.3.4 Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng

Đàm phán thành công, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng

Khi soạn thảo, ký kết hợp đồng cần lưu ý những điểm sau:

Cần thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản cần thiết trước khi ký hợp đồng

Cần đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết tranh chấp những phát sinh sau này

Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành

Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng những từ mập mờ có thể suy luận ra nhiều cách

Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết bên kia cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán

Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thNm quyền

Ngôn ngữ dùng để xây đựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên cùng thông thạo

1.1.3.5 Giai đoạn rút kinh nghiệm

Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước, nhằm rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau Sau những cuộc đàm phán quan trọng cần tổ chức hợp để đánh giá ưu, nhược điểm, tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục, Nhưng nếu chỉ dừng tại đó là chưa đủ, mà cón phải theo dõi suốt quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, ghi nhận lại những vướng mắc, đặc biệt những vướng mắc do hợp đồng gây ra, để lần sau kịp thời sửa chữa

1.2 Hợp đồng ngoại thương

1.2.1 Khái niệm về hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là sự thỏa thuận giữa các bên mua và bán ở các nước khác nhau trong đó quy định bên bán có nghĩa vụ cung cấp hàng hóa, giao chứng từ sở hữu hàng hóa và chứng từ liên quan đến hàng hóa, còn bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và thanh toán tiền hàng

Mục đích của hợp đồng ngoại thương:

Làm cơ sở cho các bên thực hiện nghĩa vụ

Để giải quyết các tranh chấp kiện tụng ( nếu có)

Để thực hiện các công việc mang tính thủ tục ( khai báo hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ…)

1.2.2 Đặc điểm của hợp đồng ngoại thương

- Luật điều chỉnh:

+ Luật quốc gia

+ Điều ước quốc tế

+ Tập quán thương mại quốc tế

- Đồng tiền thanh toán: có thể là ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc với

cả hai

- Thủ tục hải quan: phân chia nghĩa vụ các bên trong việc thực hiện thủ tục hải quan

- Có mối liên hệ mật thiết với một số hợp đồng thương mại khác

- Quy định trường hợp bất khả kháng trong hợp đồng

- Giải quyết tranh chấp (thỏa thuận trọng tài)

1.2.3 Kết cấu nội dung của hợp đồng ngoại thương

1.2.3.1 Phần mở đầu

Số và ký hiệu hợp đồng

Tên hợp đồng

Những căn cứ xác lập hợp đồng

Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng

Tên của người mua và người bán

Địa chỉ, điện thoại, email, fax của đương sự

Tài khoản mở tại ngân hàng

Người đại diện

1.2.3.2 Phần các điều khoản nội dung

Nhóm điều khoản cơ bản

Điều kiện tên hàng

Điều kiện phNm chất hàng

Điều kiện về số lượng

Điều kiện giao hàng

Điều kiện thanh toán

Điều kiện giá cả

Nhóm điều kiện khác

Điều kiện về bao bì

Điều kiện về bảo hành

Điều kiện khiếu nại

Điều kiện về miễn trách nhiệm

Điều kiện trọng tài

1.3 Thực hiện hợp đồng ngoại thương – hợp đồng xuất kh+u

Trong thực tiễn, việc tổ chức thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế thường phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố Doanh nghiệp xuất khN u phải thực hiện việc xin giấy phép xuất khN u, chuN n bị hàng hóa xuất khN u, kiểm tra hàng xuất khN u, làm thủ tục hải quan, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, lập bộ chứng từ thanh toán… 1.3.1 Xin giấy phép xuất khN u

Xin giấy phép xuất khN u là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý hoạt động xuất khN u, vì thế sau khi ký hợp đồng doanh nghiệp phải xin giấy phép xuất khN u để thực hiện hợp đồng đó Do xu thế tự do hóa mậu dịch quốc tế nhiều nước đã giảm bớt số lượng hàng hóa cần phải có giấy phép xuất khN u khi xuất khN u

Ở nước ta hằng năm nhà nước thường công bố danh mục hàng hóa khi xuất khN u phải có giấy phép xuất khN u Danh mục hàng hóa có thể thay đổi trong năm, thường thì thay đổi từng năm

Khi hàng hóa đối tượng của hợp đồng thuộc danh mục hàng hóa phải xin giấy phép thì doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin giấy phép, bao gồm: hợp đồng, phiếu hạn ngạch (nếu là hàng hóa quản lý theo hạn ngạch) hợp đồng uỷ thác xuất khN u ( nếu hàng hóa xuất khN u theo phương thức ủy thác), giấy báo trúng thầu của

Bộ Tài Chính (nếu là hàng xuất trả nợ nước ngoài…)

1.3.2 ChuN n bị hàng hóa xuất khN u

+ Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khN u

+ Đóng gói bao bì xuất khN u

+ Ký mã hiệu hàng xuất khN u: Là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên bao bì nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa

+ Kiểm tra chất lượng

Kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hóa xuất khN u

Việc kiểm nghiệm ở cấp cơ sở do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phN m tiến hành, nhưng thủ trưởng vẫn là người chịu trách nhiệm chính về phN m chất hàng hóa cho nên bên cạnh chữ ký của bộ phận kiểm tra chất lượng sản phN m phải có chữ

ký của thủ trưởng đơn vị

Việc kiểm dịch thực vật và động vật là do phòng bảo vệ thực vật và phòng hoặc trạm thú y của các quận huyện tiến hành

Cục thú y và cục bảo vệ thực vật cũng như công ty giám định hàng hóa xuất nhập khN u đều có các trạm hoặc các chi nhánh công ty

Nếu có yêu cầu kiểm tra hàng hóa ở cửa khN u trước khi gửi hàng xuất khN u, chủ hàng phải đề nghị các cơ quan chứng nhận về phN m chất hoặc về sự kiểm dịch đối với hàng hóa trong thời hạn là 7 ngày trước khi hàng được bốc xuống tàu 1.3.3 Làm thủ tục Hải Quan

Làm thủ tục hải quan bao gồm các chi tiết sau:

Khai báo Hải Quan:

Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ quan Hải Quan kiểm tra hàng hóa theo các thủ tục giấy tờ Tờ khai Hải Quan phải được xuất trình cùng một số chứng từ khác, mà chủ yếu là giấy phép xuất khNu, hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết…

Xuất trình hàng hóa:

Hàng hóa xuất khNu phải được sắp sếp theo trật tự để thuận lợi cho Hải Quan kiểm tra tại nơi quy định

Thực hiện các quyết định của Hải Quan:

Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hóa, Hải Quan sẽ ra quyết định:

+ Thông quan

+ Cho hàng đi qua một cách có điều kiện

+ Cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế

+ Lưu kho ngoại quán

+ Hàng không được thông quan

Nếu vi phạm các quy định của Hải Quan có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự

1.3.4 Thuê phương tiện vận tải

Nếu hợp đồng xuất khN u quy định việc người bán thuê phương tiện để chuyên chở hàng đến địa điểm đích ( theo Incoterm 2010, điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khN u là CIF, CFR, CPT, CIP, DAT, DAP, DDP ) thì người xuất khN u phải tiến hành thuê phương tiện vận tải

Nếu hợp đồng quy định giao hàng tại nước người xuất khN u thì người nhập khN u phải thuê phương tiện chuyên chở về nước ( điều kiện cơ sở giao hàng EXW, FCA, FAS, FOB)

Việc thuê tàu, lưu cước là một nghiệp vụ không đơn giản, đòi hỏi phải có kinh nghiệm, có thông tin về tình hình vật giá và giá cước, hiểu biết tinh thông về các điều khoản của hợp đồng thuê tàu nên trong nhiều trường hợp đơn vị kinh doanh xuất nhập khN u thường ủy thác việc thuê tàu cho môi giới

1.3.5 Giao hàng cho người vận tải

Hàng xuất khN u hiện nay chủ yếu bằng đường biển, khi giao hàng chủ hàng phải làm các công việc sau:

+ Lập bảng đăng ký hàng chuyên chở với người vận tải để lấy sơ đồ xếp hàng

+ Liên hệ với điều độ cảng để lấy ngày giờ làm hàng

+ Đưa hàng vào cảng và xếp hàng lên tàu

+ Lấy biên lai thuyền phó sau đó đổi lấy vận đơn đường biển

1.3.6 Mua bảo hiểm

Hàng hóa chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất Vì thế việc bảo hiểm hàng hóa đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong hoạt động ngoại thương

Chọn điều kiện để mua bảo hiểm

Nếu bán hàng theo điều kiện CIF hoặc CIP thì người bán phải mua bảo hiểm đúng theo điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng Nếu trong hợp đồng không quy định cụ thể thì người bán chỉ cần ua bảo hiềm theo điều kiện tối thiểu (FPA hoặc ICC)

Nếu bán hàng theo các điều kiện thuộc nhóm D của Incoterms 2010 thì người bán phải tự cân nhắc lựa chọn điều kiện sao cho đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt hiệu quả kinh tế cao nhất

Làm giấy yêu cầu mua bảo hiểm

Căn cứ vào hợp đồng điền đầy đủ các nội dung sau trong giấy yêu cầu bảo hiểm:

Tên người được bảo hiểm

Tên hàng hóa cần bảo hiểm

Loại bao bì, cách đóng gói và ký mã hiệu của hàng hóa được bảo hiểm Trọng lượng hay số lượng hàng hóa cần bảo hiểm

Tên tàu biển hoặc phương tiện vận chuyển

Cách thức xếp hàng được bảo hiểm xuống tàu ( xếp hàng trên boong, dưới hầm tàu, chở rời…)

Nơi bắt đầu vận chuyển, chuyển tải và nơi nhận hàng hóa được bảo hiểm

Ngày, tháng phương tiện chở hàng được bảo hiểm bắt đầu rời bến Giá trị hàng hóa được bảo hiểm và số tiền bảo hiểm

Điều kiện bảo hiểm

Nơi thanh toán bồi thường

Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm

Sau khi nộp giấy yêu cầu bảo hiểm cho người bảo hiểm, người bảo hiểm sẽ xác định số phí phải đóng, nhà xuất khN u đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm, ký hậu chuyển nhượng và gửi cho nhà nhập khN u Cần lưu ý chứng thư bảo

hiểm phải là một văn bản hoàn chỉnh, không có vấn đề khai báo bổ sung sau đối với bất cứ chi tiết nào trong chứng thư bảo hiểm Đặc biệt nếu thanh toán bằng L/C thì chứng thư bảo hiểm phải hoàn toàn phù hợp với mọi yêu cầu của L/C, nếu làm khác

đi thì ngân hàng sẽ không chấp nhận thanh toán

1.3.7 Lập bộ chứng từ thanh toán

Bộ chứng từ thanh toán thông thường gồm: phương tiện thanh toán ( thường là hối phiếu) và các chứng từ gửi hàng ( Shipping document ) Cụ thể thường có:

Hối phiếu thương mại

Vận đơn đường biển sạch

Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm ( nếu bán theo điều kiện CIF, CIP )

Hóa đơn thương mại

Giấy chứng nhận phNm chất hàng hóa

Giấy chứng nhận trọng/ khối lượng

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Phiếu đóng gói hàng hóa

Giấy kiểm dịch thực vật ( nếu hàng bán phải kiểm dịch )

1.3.8 Khiếu nại và giải quyết định khiếu nại

Nếu chủ hàng bị khiếu nại đòi bồi thường cần phải có thái độ nghiêm túc trong việc xem xét yêu cầu của người nhập khN u Nếu thấy việc khiếu nại là có cơ

sở, sai sót thuộc về phần mình thì phải tìm cách sửa sai hợp lý nhất, tránh được thiệt hại càng nhiều càng tốt kể cả việc phải thực hiện yêu cầu của khách hàng Trường hợp khiếu nại không hợp lý, không có cơ sở xác định là lỗi của mình thì người xuất khN u phải cùng khách hàng xem xét nghiêm túc, xác định rõ phần trách nhiệm của các bên và phải khéo léo chứng minh được là mình không có lỗi Đây là một công tác rất khó và tế nhị, đòi hỏi người thực hiện công vụ có trình độ nghiệp vụ giỏi, có tác phong ngoại giao khéo léo, lập luận vững vàng và có sức thuyết phục

Nếu các bên tranh chập không tự giải quyết được với nhau một cách thỏa đáng thì có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài hoặc tòa án

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO DNCH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT

VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH DREAM

VINA 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Dream Vina

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Dream Vina

Công ty TNHH DREAMVINA là chi nhánh của công ty DREAM INTERNATIONAL LIMITED,8 Floor, Tower 5,China HongKong City, 33 canton road, Tsimshutsui, Kln, HongKong DREAM VINA được thành lập theo Quyết định số 259/GP- KCN BD, do trưởng ban các khu công nghiệp Bình Dương cấp

ngày 16/06/2002

- Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn DREAM VINA

- Tên giao dịch: DREAM VINA CO, LTD

- Ngành nghề kinh doanh: kinh doanh xuất nhập khNu hàng tiêu dùng, ô tô, sản

xuất hàng may mặc, nón, găng tay, vớ, dép, đồ chơi trẻ em

- Địa chỉ: tổ 3, khu phố 5, thị trấn Uyên Hưng, huyện Tân Uyên, tỉnh Bình

Dương.Fax: 84-650-641389; Điện thoại: 0650- 3641380/8

- Mã số thuế: 3700574767

- Vốn pháp định: 1.690.000 USD

Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có điều lệ tổ chức và hoạt

động theo các quy định của pháp luật Việt Nam

Sự phát triển của Công ty đi cùng với sự phát triển của nền kinh tế tỉnh Bình Dương và của cả nước Công ty đã từng bước mở rộng địa bàn kinh doanh và không ngừng tìm kiếm thị trường, mở rộng quan hệ buôn bán với các đối tác ở những quốc

gia khác Chính vì mục tiêu đó mà Công ty đã quyết định thành lập Chi Nhánh tại

o Công ty nhập khN u nguyên vật liệumay mặc, máy móc, thiết bị để phục

vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong nước

Nhiệm vụ của Công ty:

- Bảo vệ tài sản, giiữ gìn trật tự an toàn xã hội

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh, giao

dịch của Công ty theo đúng pháp luật

- Nghiên cứu tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước nhằm xây dựng và

thực hiện các phương án kinh doanh một cách có hiệu quả

- Quản lý và sử dụng nguồn vốn kinh doanh hợp lý theo đúng quy định của Nhà Nước đồng thời cũng mang lại hiệu quả cho Công ty Chấp hành đầy đủ các chính sách, chế độ của Nhà Nước, Bộ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh

doanh của Công ty

- Thực hiện quá trình hạch toán kế toán tuân thủ theo chế độ ban hành của

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dream Vina

PHÒNG KCS

PHÁT TRIỂN

TRƯỞNG PHÒNG XUẤT

NHẬP KHẨU

TRƯỞNG PHÒNG KẾ

PHÁT

BỘ PHẬN CHỨNG TỪ

LƯƠNG

THỦ QUỸ PHÓ GIÁM ĐỐC

Chức năng của từng bộ phận

Giám đốc: là người quyết duyệt mọi vấn đề của công ty, là chủ tài khoản, trực tiếp duyệt thu chi tài chính, ký kết, thanh lý hợp đồng, ký quyết toán và

kế hoạch sản xuất kinh doanh, quyết định bổ nhiệm hay miễn nhiệm

Phó giám đốc: được phân công trực tiếp công tác kinh doanh xuất nhập khN u và chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc được giao Khi giám đốc đi vắng thì phó giám đốc sẽ thay thế điều hành công việc từ sự ủy quyền của giám đốc

Phòng Tổ chức – Hành Chính – Nhân Sự ( TC – HC – NS): có nhiệm

vụ quản lý nhân sự, đào tạo và phát triển nhân công cho công ty, quản lý hành

chánh văn phòng, bảo vệ quyền lợi của nhân viên cán bộ của công ty

Phòng phát triển kinh doanh: lập kế họach sản xuất bán sản phN m tìm các đối tác trên nhiều thị trường và khách hàng để tiêu thụ sản phN m hay nhận đơn hàng sản xuất và gia công Lên kế hoạch quảng cáo marketing cho công ty nhằm tìm kiếm các đối tác trên thị trường thế giới Nghiên cứu và phát triển sản phN m, cải tiến mẫu mã cũng như chất lượng sản phN m Nhằm nâng cao độ bền và chất lượng

của sản phN m

Phòng xuất nhập khN u: quản lý các công việc liên quan đến việc xuất thành phN m và nhập nguyên vật liệu Quản lý chứng từ xuất nhập khN u liên quan đến các lô hàng Chịu tránh nhiệm về việc thanh khoản các hợp đồng gia công của

công ty Quản lý đội ngũ giao nhận

Phòng kế toán: lập kế họach tài chính, định mức vốn lưu động cần thiết đảm bảo cho sản xuất kinh doanh, đôn đốc thu hồi công nợ, ghi sổ sách chứng từ kế

toán khi có nghiệp vụ quản lý kinh tế tại công ty

Phòng KCS: Đây là bộ phận kiểm tra chất lượng sản phN m, tái tạo,

đóng gói sản phN m

2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Dream Vina những

năm gần đây (từ năm 2008 – 2012)

2.1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Công ty DREAM VINA là chi nhánh của công ty nước ngoài tại Việt Nam

và là công ty được thành lập nhằm mục đích khai thác các nguồn tài nguyên có sẵn

để thu về tối đa lợi nhuận cho Công ty Và dưới đây là kết quả hoạt động kinh

doanh xuất nhập khNu của Công ty trong những năm gần đây

Bảng 2.1a Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2008 –2012

Năm 2009

Năm 2010

Năm 2011

Năm 2012

Tỷ lệ % Năm

2009/

2008

Năm 2010/

2009

Năm 2011/

2010

Năm 2012/ 2011

Nhận xét:

Qua bảng số liệu ở bảng 2.1 ta thấy kết quả kinh doanh của Công ty TNHH

DREAM VINA trong 5 năm qua cũng đã có sự biến đổi lớn

Năm 2008 kết quả hoạt động kinh doanh của DREAM VINA đạt được lợi nhuận chưa cao ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính cụ thể là 10.069.000 USD, đến năm 2009 kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty đạt được lợi nhuận cao đáng

kể 15.262.436 USD Nhưng sang năm 2010, do tình hình chung của thị trường trong

và ngoài nước gặp nhiều biến động trong hoạt động kinh doanh Vì vậy, lợi nhuận năm 2010 giảm nhiều so với 2009, từ 15.262.436 USD năm 2009 còn 13.602.569 USD năm 2010 Và năm 2011 cũng giảm cả về doanh thu và lợi nhuận so với năm

2009 và năm 2010 cụ thể là còn 9.592.342 USD về lợi nhuận và 124.671.524 về doanh thu Nguyên nhân giảm là do có sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác về cùng mặt hàng nhập khNu, có sự biến động của giá cả trên thị trường do giá xăng dầu, giá vàng trong nước và trên thế giới cũng thay đổi làm cho tỷ suất ngoại tệ thay đổi theo làm ảnh hưởng đến lợi nhuận và doanh thu của doanh nghiệp Năm 2012, DREAM VINA cũng đã đạt được doanh thu là 255.148.039 USD, ổn định so với năm 2011 Sự biến động tăng giảm của lợi nhuận đã phản ánh phần nào hoạt động kinh doanh của Công ty Trong những năm qua tổng kim ngạch xuất nhập khNu của Công ty tăng ổn định, đem lại nhiều nguồn lợi cho Công ty và góp phần tăng ngân sách Nhà Nước Các mối quan hệ kinh doanh mua bán trên thị trường ngày càng mở rộng và đạt hiệu quả cao Qua kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, cho thấy Công ty đã nổ lực không ngừng phát huy hết lợi thế thị trường sẵn có của mình,

khai thác những thông tin và những mối quan hệ để đạt hiệu quả cao

2.1.4.2 Tổng kim ngạch xuất nhập kh u của Công ty

Đơn vị tính: USD

Bảng 2.1b: Tổng kim ngạch xuất nhập kh+u của công ty

(Nguồn số liệu: phòng xuất nhập khNu)

Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012

KIM

NGẠCH

TỶ TRỌNG

%

KIM NGẠCH

TỶ TRỌNG

%

KIM NGẠCH

TỶ TRỌNG

%

KIM NGẠCH TỶ

TRỌNG

%

KIM NGẠCH TỶ

Nhận xét:

Từ bảng số liệu trên cho ta thấy tổng kim ngạch xuất nhập khN u của công ty trong 5 năm đều tăng, tuy nhiên trong cơ cấu kim ngạch xuất nhập khN u thì kim ngạch xuất khN u luôn chiếm tỷ trọng cao hơn kim ngạch nhập khN u, vì công ty chuyên xuất khN u các mặt hàng đã thành phN m: găng tay, thú nhồi bông các loại…để tiêu dùng trong nước và xuất khN u ra nước ngoài Chính điều đó đã làm cho kim ngạch xuất khN u của công ty cao hơn kim ngạch nhập khN u Tỷ trọng kim

ngạch xuất nhập khN u của Công ty biến động trong các năm như sau:

Kim ngạch xuất khN u năm 2008 đạt 401.027 USD, đến năm 2009 con số tăng nhanh 490.821 USD chiếm 53,70% tỷ trọng của công ty Đến năm 2010 kim ngạch xuất khN u tăng hơn với năm 2009, đạt mức 513.349 USD chiếm 53,00% tỷ trọng, giảm 0,7% Trong năm 2011 kim ngạch xuất khN u đạt 604.847 USD Tỷ trọng xuất khN u năm 2011 giảm 1,98% so với năm 2010 là 53,00% Đến năm 2012 kim ngạch xuất khN u tăng nhẹ đạt 692.348 USD chiếm 55,49% tỷ trọng kim ngạch của công ty, kim ngạch xuất khN u trong năm 2012 tăng 357.501 USD so với năm 2011, tỉ trọng

năm 2012 tăng 4,47% so với năm 2011

Kim ngạch nhập khN u năm 2008 đạt 390.118 USD chiếm 47.31% tỷ trọng của công ty Năm 2009 kim ngạch nhập khN u đạt 423.197 USD, tăng 63.079 USD chiếm 44,99% tỷ trọng của doanh nghiệp, tỉ trọng giảm 1,01% so với năm 2008 Năm 2010 là năm biến động của thị trường điều đó cũng có ảnh hưởng đến doanh nghiệp, kim ngạch nhập khN u 2010 lại tăng, tăng so với năm 2009, cụ thể năm 2010 đạt ở mức 455.298 USD chiếm 47,00% tỷ trọng của công ty, tăng 32.092 USD so

với năm 2009, tỷ trọng năm 2010 tăng 0,7% so với năm 2009

Trong năm 2011 kim ngạch nhập khN u của công ty đạt 580,623 USD tăng 125,334 USD so với năm 2010, tỷ trọng tăng 1,98% Đến năm 2012 kim ngạch nhập khN u của công ty là 555.379 USD, giảm 25.344 USD so với năm 2011, chiếm 44,51% tỷ trọng của công ty, giảm 4,47% so với năm 2011