Ngoài chức năng chính là quản lý BĐS, các công ty quản lý BĐS quốc tế còn góp phần quan trọng vào tư vấn, góp ý, bổ sung cho những thiết kế xây dựng phù họp với việc quản lý chúng trong
C ơ SỞ KHOA HỌC VÈ QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢ N
Tổng quan về quản lý bất động sản
Hiện tại, chưa có khái niệm hay định nghĩa chính thức về quản lý bất động sản (BĐS), mà chủ yếu dựa trên các quan niệm khác nhau về quản lý và quản trị nói chung Theo từ điển Tiếng Việt, quản lý được hiểu là việc trông nom, giữ gìn, tổ chức, điều khiển và theo dõi việc thực hiện theo các đường lối đã đề ra, còn quản trị là quá trình quản lý, điều hành công việc một cách có hệ thống và hiệu quả.
Quản trị được hiểu là quá trình thiết kế và duy trì một môi trường làm việc nơi các cá nhân và nhóm có thể hợp tác để hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu đã đề ra, như quan điểm của Koontz và O'Donnell Theo Mary Parker Follett, quản trị là nghệ thuật đạt mục đích qua sự dẫn dắt và tác động đến người khác James Stoner và Stephen Robbins mô tả quản trị như quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động của tổ chức sử dụng mọi nguồn lực nhằm đạt hiệu quả cao nhất Một số ý kiến khác nhấn mạnh quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng để đạt được kết quả tối ưu, hoặc là quá trình bố trí, sắp xếp nhân lực và tài nguyên một cách hợp lý để hướng tới mục tiêu tổ chức.
Quản trị được định nghĩa là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường Quản trị tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức để đạt được mục tiêu với hiệu quả cao trong môi trường luôn biến động.
Quản lý bất động sản (BĐS) là hình thức kinh doanh dịch vụ quan trọng trong ngành bất động sản, đóng vai trò hỗ trợ hoạt động kinh doanh và thị trường BĐS Hoạt động này bao gồm việc giữ gìn, bảo quản, trông coi, vận hành, khai thác và sử dụng tài sản BĐS Quản lý BĐS được thực hiện theo ủy quyền của chủ sở hữu hoặc chủ sử dụng qua hợp đồng quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả khai thác và giá trị của bất động sản.
Quản lý BĐS nhằm mục đích đưa BĐS vào sử dụng, khai thác một cách hiệu quả thông qua các công việc:
Việc bán, chuyển nhượng, thuê và thuê mua bất động sản được thực hiện theo ủy quyền của chủ sở hữu hoặc chủ sử dụng Các tổ chức, cá nhân quản lý bất động sản gián tiếp dưới sự ủy quyền này đảm nhận các công việc đàm phán, thỏa thuận, soạn thảo hợp đồng một cách chuyên nghiệp Đảm bảo tất cả các giao dịch đều tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành Đồng thời, các hoạt động này cần đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, mang lại sự hài lòng và tin tưởng trong quá trình thực hiện.
Vận hành an toàn và hiệu quả bất động sản đòi hỏi cung cấp các dịch vụ đảm bảo duy trì hoạt động bình thường của bất động sản Điều này bao gồm tổ chức quản lý các bộ phận chức năng như hệ thống an ninh, vệ sinh, trông giữ xe, cấp thoát nước, thang máy, lễ tân, tài chính, máy lạnh, điện, PCCC và xử lý nước thải, nhằm duy trì và vận hành bất động sản một cách hiệu quả Nhà quản lý hoặc cá nhân trực tiếp có trách nhiệm thực hiện và quản lý các công việc này dựa trên kiến thức và sự hiểu biết về bất động sản, đảm bảo cung cấp dịch vụ phù hợp để hoạt động của bất động sản luôn thông suốt và ổn định.
Việc thực hiện bảo trì định kỳ và sửa chữa kịp thời hệ thống máy móc giúp hạn chế và giảm thiểu rủi ro cho người sử dụng, bao gồm chủ đầu tư và khách hàng Bảo trì định kỳ không chỉ duy trì tuổi thọ vật lý của bất động sản mà còn đảm bảo an toàn trong quá trình sử dụng Việc xử lý nhanh chóng các sự cố hỏng hóc hệ thống máy móc góp phần bảo vệ quyền lợi người dùng, nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu các rủi ro tiềm tàng.
Duy trì chất lượng và hiệu quả của bất động sản (BĐS) đòi hỏi việc quản lý và giám sát chặt chẽ hoạt động khai thác, sử dụng BĐS của khách hàng theo đúng công năng, thiết kế và hợp đồng đã ký kết Đây là nhiệm vụ quan trọng mà tổ chức, cá nhân quản lý BĐS nào cũng cần thực hiện để bảo vệ giá trị và hình ảnh của bất động sản Quản lý hiệu quả giúp đảm bảo sự bền vững trong khai thác, giảm thiểu rủi ro và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Trong quản lý bất động sản, việc chú trọng vào 7 yếu tố then chốt là vô cùng quan trọng Kết hợp hoạt động tìm kiếm khách hàng thuê, bao gồm cả tổ chức và cá nhân có nhu cầu thuê để duy trì hoạt động của BĐS, như bảo trì và sửa chữa, đóng vai trò thiết yếu nhằm đảm bảo BĐS được đưa vào sử dụng với chất lượng cao, khai thác hiệu quả và nâng cao hình ảnh thương hiệu Công tác quản lý, giám sát chặt chẽ của nhà quản lý BĐS đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì giá trị và hiệu quả hoạt động của bất động sản.
Thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng bằng cách thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ đối với khách hàng, Nhà nước theo ủy quyền của chủ sở hữu và chủ sử dụng Bất Động Sản Hợp đồng quản lý giữa chủ sở hữu và tổ chức hoặc cá nhân quản lý BĐS quy định rõ trách nhiệm của nhà quản lý đối với chủ sở hữu Quản lý BĐS tập trung vào việc duy trì mối quan hệ hợp pháp và hiệu quả với khách thuê cũng như đảm bảo các nghĩa vụ pháp lý với các cơ quan chức năng có liên quan Các điều khoản trong hợp đồng quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc xác định trách nhiệm pháp lý của nhà quản lý trong quản lý Bất Động Sản.
Quản lý bất động sản thương mại là hoạt động phổ biến nhằm vận hành và khai thác BĐS để giảm thiểu chi phí, tạo ra thu nhập và tối đa hóa lợi nhuận cho chủ sở hữu hoặc chủ sử dụng dựa trên công năng, thiết kế của BĐS Việc quản lý các cao ốc văn phòng cho thuê, căn hộ cao cấp, trung tâm thương mại, dịch vụ không chỉ giúp duy trì giá trị BĐS mà còn đảm bảo giá trị này không ngừng tăng lên Ngoài ra, quản lý BĐS thương mại còn nhằm duy trì chất lượng, gia tăng giá trị danh tiếng của BĐS, đồng thời bảo vệ lợi ích của các bên liên quan.
Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển nhanh chóng, các tòa nhà cao tầng với kiến trúc đa dạng và thiết kế hiện đại xuất hiện ngày càng nhiều, đòi hỏi công tác vận hành và quản lý chuyên nghiệp Quản lý bất động sản hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa lợi nhuận và tránh lãng phí trong sử dụng tài sản mà còn nâng cao hiệu quả trong vận hành và sử dụng công trình Việc này còn đóng vai trò quan trọng đối với chủ đầu tư, khách hàng, xã hội và sự phát triển chung của thị trường bất động sản, đồng thời thúc đẩy các cơ quan nhà nước nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững.
Trong bối cảnh thị trường bất động sản ngày càng phát triển sôi động và đa dạng theo xu hướng của kinh tế, việc đa dạng hóa các chức năng của tòa nhà kết hợp với các dịch vụ liên quan là cần thiết để mở rộng sản phẩm trên thị trường; tuy nhiên, vì diện tích đất đai có hạn, số lượng sản phẩm bất động sản bị giới hạn, điều này làm tăng tầm quan trọng của công tác quản lý bất động sản để thúc đẩy sự phát triển bền vững của thị trường.
Quản lý bất động sản (BĐS) là hoạt động liên quan đến việc cung cấp dịch vụ và quản lý các hoạt động tại khu vực sinh sống, nhằm đảm bảo an ninh, trông giữ tài sản, vệ sinh môi trường và duy trì hệ thống kỹ thuật của tòa nhà như máy bơm, thang máy, hệ thống PCCC, cấp thoát nước, điện và thông tin liên lạc Việc quản lý BĐS hiệu quả giúp duy trì các tiện ích, cơ sở hạ tầng trong tình trạng hoạt động tốt, tối ưu hóa dịch vụ, tạo ra môi trường sống lý tưởng, bền vững trong ngân sách hạn chế Đồng thời, quản lý tốt còn góp phần gia tăng giá trị của bất động sản cho chủ sở hữu, khách hàng thuê và cư dân sinh sống trong khu vực.
Chủ đầu tư là các tổ chức, công ty hoặc cá nhân sở hữu bất động sản như một khoản đầu tư nhằm bảo toàn vốn, xây dựng uy tín hoặc nâng cao thương hiệu Mục tiêu chính của hoạt động đầu tư này là tối đa hóa lợi nhuận từ kinh doanh bất động sản hoặc các dịch vụ liên quan Quản lý bất động sản đóng vai trò quyết định trong việc đem lại lợi nhuận cho chủ đầu tư thông qua việc khai thác tối đa công năng của bất động sản và các dịch vụ đi kèm Chủ đầu tư mong muốn bất động sản của họ được quản lý và giám sát hiệu quả với chi phí thấp nhất có thể để đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận.
+ T ă n g t h ê m l ợ i n h u ậ n : Tòa nhà (BĐS) được quản lý chuyên nghiệp sẽ làm hài lòng người thuê mua, khách hàng sẵn sàng trả giá cao hơn để có được những
Những nội dung cơ bản của quản lý bất động sản
Quản lý bất động sản là hoạt động phức tạp, đòi hỏi sự cân đối giữa quyền lợi và trách nhiệm của nhiều bên liên quan Để đảm bảo lợi ích và quyền hạn của các đối tượng tham gia, việc quản lý hiệu quả các nội dung cụ thể là vô cùng quan trọng, góp phần duy trì sự ổn định và phát triển của thị trường bất động sản.
1.2.1.1 Chuẩn bị bất động sản Đe khách hàng nhận biết được sản phẩm, dịch vụ và mong muốn sử dụng sản phẩm, dịch vụ của mình thì các hoạt động marketing phải được thực hiện tốt Do vậy, nhà quản lý BĐS cần đặc biệt chú trọng đến công tác quản lý marketing, từ khâu chuẩn bị cho đến việc giới thiệu sản phẩm, xây dựng và thực hiện chiến dịch quảng cáo, xúc tiến bán hàng đến các hoạt động bán hàng cá nhân Như vậy khâu chuẩn bị BĐS được coi là sản phẩm cung cấp cho khách hàng tốt với các tính năng vượt trội và các giá trị của BĐS có thể đem lại sự lôi cuốn từ khách hàng cho chính BĐS.
Để chuẩn bị giới thiệu Bất Động Sản (BĐS), nhà quản lý cần đảm bảo mọi khía cạnh trong tòa nhà đều sạch sẽ, các thiết bị và hệ thống hoạt động ổn định và trong tình trạng tốt nhất Việc kiểm tra kỹ lưỡng từng bộ phận cấu thành của BĐS giúp xác định những đặc điểm ưu việt so với các BĐS khác, từ đó làm nổi bật giá trị của bất động sản khi giới thiệu tới khách hàng.
Trong lĩnh vực bất động sản, việc tận dụng các khách hàng hiện có để giới thiệu là một chiến lược hiệu quả nhất, giúp nâng cao uy tín và mở rộng mạng lưới khách hàng một cách tự nhiên Hơn nữa, việc khuyến khích khách hàng giới thiệu qua các người dùng đã hài lòng sẽ tạo ra các cơ hội kinh doanh bền vững và đáng tin cậy Bên cạnh đó, nên xem xét thuê các chuyên gia tư vấn hoặc công ty quảng cáo để thực hiện các hoạt động giới thiệu có trả phí, nhằm mở rộng phạm vi tiếp cận và tăng khả năng bán hàng nhanh chóng.
Là một nhà quản lý bất động sản chuyên nghiệp, việc hiểu rõ rằng marketing bất động sản có đặc thù và khác biệt là điều vô cùng quan trọng Người làm marketing BĐS cần có kiến thức tổng thể về nền kinh tế, tài chính, sự phát triển của cơ sở hạ tầng và đặc điểm vị trí để định vị sản phẩm hiệu quả Hiểu biết về xu hướng xã hội trong quá khứ, hiện tại và dự đoán tương lai cùng với các quy định của luật pháp giúp xây dựng thông điệp thuyết phục khách hàng mục tiêu Điều này đảm bảo chiến lược marketing phù hợp và hiệu quả trong lĩnh vực bất động sản.
+ Xây dựng và thực hiện chiến dịch quảng cáo
Xây dựng kế hoạch chiến dịch quảng cáo là bước đầu tiên trong hoạt động marketing, giúp doanh nghiệp có sự chủ động và định hướng rõ ràng cho quá trình thực hiện Ba yếu tố cơ bản để xây dựng một kế hoạch quảng cáo khả thi gồm có: mục tiêu rõ ràng, đối tượng khách hàng mục tiêu và ngân sách phù hợp Việc xác định chính xác các yếu tố này sẽ giúp chiến dịch quảng cáo đi đúng hướng, đạt hiệu quả cao và tối ưu hóa nguồn lực đầu tư.
Mỗi loại bất động sản có công năng và đặc điểm riêng biệt, do đó việc xây dựng kế hoạch và chiến dịch quảng cáo cần phải phù hợp với từng loại BĐS để đạt hiệu quả cao nhất Các chiến lược marketing phải nhấn mạnh những đặc trưng nổi bật và công năng của từng loại bất động sản, nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng mục tiêu Việc phân loại rõ ràng các loại bất động sản giúp tối ưu hóa quá trình quảng bá và nâng cao khả năng tiếp cận thị trường.
Phân tích mối quan hệ cung - cầu bất động sản giúp xác định tình trạng thị trường và điều chỉnh chiến lược marketing phù hợp Khi tỷ lệ bỏ trống bất động sản thấp, việc xây dựng chiến dịch quảng cáo là không cần thiết, vì khách đang sử dụng có thể giới thiệu trực tiếp Tuy nhiên, trong trường hợp có kế hoạch tăng giá thuê, việc triển khai chiến dịch quảng cáo vẫn nên thực hiện để thu hút khách hàng mới Việc theo dõi tỷ lệ bỏ trống là một công cụ quan trọng để lập kế hoạch marketing hiệu quả, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và đạt được doanh thu mục tiêu. -**Sponsor**Là một người sáng tạo nội dung, việc tối ưu hóa bài viết theo chuẩn SEO rất quan trọng [Blogify](https://pollinations.ai/redirect-nexad/TBbSEB05) có thể giúp bạn làm điều đó dễ dàng hơn Hãy biến nội dung hiện có của bạn thành những bài blog hấp dẫn và tối ưu, giúp bạn tiếp cận được nhiều độc giả hơn Ví dụ, từ phân tích cung - cầu bất động sản, bạn có thể tập trung vào việc quan sát tỷ lệ bỏ trống để lập kế hoạch marketing phù hợp, và Blogify sẽ giúp bạn diễn đạt điều đó một cách chuyên nghiệp và thu hút.
Nguồn lực tài chính: Chiến dịch quảng cáo phù họp phụ thuộc vào nguồn lực tài chính đã được chủ đầu tư quyết định mức chi phí.
+ Các phương pháp quảng cáo
Kết hợp các phương pháp quảng cáo đa dạng, đặc biệt là quảng cáo qua các phương tiện thông tin đại chúng như biển hiệu, băng rôn, báo chí, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, thư gửi, catalogue, tờ rơi và internet giúp nâng cao hiệu quả tiếp cận khách hàng phù hợp với quy mô và đối tượng mục tiêu của bất động sản Quản lý các nỗ lực xúc tiến bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng uy tín và mở rộng thị trường bất động sản, thông qua việc thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với cộng đồng cư dân, cơ quan truyền thông và các đối tác liên quan Việc này giúp đưa bất động sản đến gần hơn với xã hội, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh thành công.
Để thực hiện tốt các quan hệ trong lĩnh vực bất động sản, nhà quản lý cần nghiên cứu kỹ lưỡng và thực hiện nghiêm túc các quy định pháp luật liên quan Đồng thời, họ nên tích cực tham gia các hội nghị, hội thảo nhằm quảng bá hình ảnh ngành bất động sản rộng rãi tới công chúng Việc đăng bài trên các báo, tạp chí giúp người đọc hiểu rõ hơn về lĩnh vực này, bằng cách viết trực tiếp hoặc thuê nhà báo viết bài theo yêu cầu Ngoài ra, các thông tin về bất động sản cần được lưu giữ cẩn thận để có thể tra cứu khi cần thiết, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
+ Các hoạt động bán hàng trực tiếp
Các hoạt động bán, cho thuê, thuê mua bất động sản có thể được tiến hành thông qua các môi giới hoặc do chính các đơn vị quản lý thực hiện bán, cho thuê hoặc thuê mua trực tiếp Việc này giúp đa dạng hóa kênh phân phối và tăng cơ hội tiếp cận khách hàng nhanh chóng Chọn phương thức phù hợp sẽ tối ưu hóa quá trình giao dịch và nâng cao hiệu quả kinh doanh bất động sản.
Chọn đơn vị môi giới uy tín, chuyên nghiệp phù hợp với quy mô bất động sản để đảm bảo hiệu quả Khi ký hợp đồng môi giới, nhà quản lý cần xem xét năng lực của nhà môi giới, mức hoa hồng và yêu cầu gặp trực tiếp khách hàng để ký kết hợp đồng Nên chia nhỏ các công đoạn trong hợp đồng môi giới để dễ quản lý và kiểm soát Quản lý hoạt động bán bất động sản qua môi giới hiệu quả hơn đối với dự án mới, giúp nhanh chóng lấp đầy tỷ lệ bỏ trống, xây dựng mối quan hệ và nâng cao thương hiệu bất động sản trong giai đoạn đầu khai thác.
Bán bất động sản trực tiếp: Nhà quản lý để thực hiện hoạt động bán, cho thuê
Để đạt hiệu quả trong lĩnh vực bất động sản, nhà quản lý cần có kinh nghiệm trong việc thuyết phục và đàm phán với khách hàng nhằm giải quyết mâu thuẫn, bất đồng quan điểm và tìm ra tiếng nói chung Kỹ năng trả lời các câu hỏi liên quan đến BĐS của khách hàng và thương lượng các điều khoản trong hợp đồng là những yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả công việc Ngoài ra, khả năng đánh giá đặc điểm khách hàng và xử lý các phản ứng xã hội đa dạng là chìa khóa để đi đến các thỏa thuận và điều khoản hợp tác phù hợp giữa các bên.
+ Sử dụng các mô hình mẫu trong việc cho thuê bất động sản
Mô hình mẫu của bất động sản bán, cho thuê thường bao gồm đầy đủ thiết bị nội thất và chi phí thực hiện cao Chính vì vậy, mô hình mẫu chỉ phù hợp với các dự án lớn hoặc dự án lần đầu tiên cho thuê, nhằm tối ưu hóa hiệu quả tiếp thị Thông thường, mô hình mẫu được đặt tại trung tâm dự án kèm theo bàn hướng dẫn có nhân viên hỗ trợ khách hàng tìm hiểu dự án, ký kết hợp đồng và cung cấp các thông tin liên quan Mô hình mẫu đóng vai trò quan trọng trong chiến lược tiếp thị bất động sản, đặc biệt là đối với các dự án cho thuê nhằm thu hút khách hàng nhanh chóng.
1.2.1.3 Đánh giá chi phí-hiệu quả marketing Đe đánh giá chính xác hiệu quả thực tế của hoạt động marketing đem lại tất cả các thông tin, số liệu trong quá trình thực hiện phải được ghi chép đầy đủ, độ chính xác cao, đảm bảo độ tin cậy đáp ứng được mục tiêu đánh giá Đồng thời, trong quá trình thực hiện, phải dự đoán được số lượng khách hàng tiềm năng trước khi ký hợp đồng.
Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động công tác quản lý bất động sản 21 1 Sự phát triển của thị trường bất động sản
Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy hoạt động sôi động trên thị trường bất động sản, nhờ tốc độ tăng trưởng kinh tế ổn định, đô thị hóa cao và dân số trẻ Việc cải thiện môi trường pháp lý và bước chân của Việt Nam gia nhập WTO đã góp phần nâng cao sức hút đầu tư trong và ngoài nước vào thị trường bất động sản Hiện tại, thị trường bất động sản Việt Nam đang trở nên sôi động hơn bao giờ hết với sự có mặt của nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước, như Tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai, Nam Long, CT Group, Công ty Xây dựng 584, Vincom, và Hóa dầu Quân Đội Các nhà đầu tư quốc tế chủ yếu tập trung vào lĩnh vực căn hộ, với các tên tuổi như CBRE, Keppel Land (Singapore), Daewon, Lotte, Kumho (Hàn Quốc), Indochina, VinaCapital, góp phần phát triển các dự án lớn như Ciputra Mỹ Đình Hà Nội, Phú Mỹ Hưng, Daewon, Kumho Asiana tại các thành phố lớn.
Trong bối cảnh phát triển của nền kinh tế và xu hướng hội nhập quốc tế, hoạt động kinh doanh bất động sản (BĐS) và dịch vụ BĐS ngày càng mở rộng, nâng cao chất lượng và hiệu quả Sự phát triển của dịch vụ quản lý BĐS trở thành xu hướng phổ biến, đặc biệt đối với các BĐS thương mại Thị trường BĐS tăng trưởng nhanh chóng với đa dạng về quy mô và chức năng, kéo theo nhu cầu dịch vụ quản lý BĐS cũng gia tăng trong tương lai gần.
1.3.2 C ác y ế u tố từ chủ đầu tư
Thị trường bất động sản (BĐS) đang phát triển mạnh mẽ với lượng vốn lớn đổ vào các dự án cao ốc căn hộ cao cấp, văn phòng cho thuê và BĐS bán lẻ, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về nơi ở, nơi làm việc và kinh doanh Tuy nhiên, các dự án lớn chưa đủ để đáp ứng hoàn toàn nhu cầu này, trong khi số lượng các tòa nhà cao tầng hiện đại đạt tiêu chuẩn khu vực và quốc tế ngày càng tăng, đẩy mạnh việc chủ đầu tư chú trọng đến uy tín dự án và dịch vụ quản lý chuyên nghiệp để nâng cao giá trị BĐS và cạnh tranh Hiện nay, nhu cầu quản lý BĐS đang tăng mạnh, với xu hướng lựa chọn các nhà quản lý quốc tế có kinh nghiệm để thể hiện uy tín và danh tiếng của dự án, góp phần làm thay đổi thị trường dịch vụ quản lý BĐS theo hướng chuyên nghiệp và nâng cao giá trị đầu tư.
Nhu cầu quản lý bất động sản ngày càng cần thiết để đáp ứng kỳ vọng của chủ đầu tư Các chủ đầu tư mong muốn các công ty quản lý bất động sản sẽ cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, hiệu quả để tối ưu hóa giá trị dự án Sự thay đổi trong mong đợi của chủ đầu tư đòi hỏi các đơn vị quản lý cần nâng cao kỹ năng và dịch vụ, đảm bảo sự hài lòng và lợi nhuận cho các dự án bất động sản.
Kinh nghiệm về quản lý bất động sản thương mại của một số công
Dịch vụ quản lý bất động sản đa quốc gia đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế, với mô hình và bộ máy quản lý chuyên nghiệp giúp vận hành và khai thác BĐS hiệu quả Nhờ đó, nhu cầu dịch vụ quản lý bất động sản từ các công ty nước ngoài sẽ tăng lên, đồng thời tạo ra xu hướng phát triển mạnh mẽ trong ngành.
1.3.3 C ác y ế u tố từ khách h àn g
Khách hàng thuê hoặc mua bất động sản có thể dùng để làm văn phòng cho thuê tại các cao ốc văn phòng, để ở tại các tòa nhà căn hộ cao cấp hoặc kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ Đa số khách hàng ban đầu, bao gồm cả người nước ngoài và người Việt Nam, đều tin tưởng hơn khi bất động sản được quản lý bởi các công ty quản lý uy tín, có thương hiệu lớn Tâm lý này đã ảnh hưởng đến nhu cầu sử dụng dịch vụ quản lý bất động sản, thúc đẩy sự ưu tiên chọn các đơn vị quản lý chuyên nghiệp để đảm bảo an tâm và hiệu quả trong việc sử dụng bất động sản.
Nhu cầu khách hàng về các dịch vụ kèm theo khi sử dụng bất động sản ngày càng tăng về chất lượng và đa dạng về số lượng Quản lý bất động sản bởi các công ty có kinh nghiệm giúp mang lại tiện ích và sự tiện nghi tối đa cho khách hàng Việc này không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng tiềm năng mà còn giúp dịch vụ quản lý bất động sản trở nên phổ biến và phát triển bền vững.
1.4.1 K in h ngh iệm của các côn g ty trên th ế g iớ i
Trong lĩnh vực quản lý bất động sản, các tên tuổi lớn như CB Richard Ellis (CBRE) của Mỹ đã có mặt tại Việt Nam, góp phần nâng cao tiêu chuẩn quản lý các dự án cao cấp Hiện tại, CBRE đang quản lý nhiều dự án nổi bật như Vincom City Towers, The Lancaster, Capital Place, LTT Court, HBT Court, Pasteur Court, Avalon, và trung tâm mua sắm TD Plaza rộng 26.000 m² tại Hải Phòng Gần đây nhất, Công ty TNHH Đầu tư T&M Việt Nam cũng đã hợp đồng trao quyền quản lý dự án Melinh Plaza cho CBRE, khẳng định vị thế hàng đầu trong ngành quản lý bất động sản tại Việt Nam.
Công ty xây dựng tiếng tăm về chất lượng quản lý bất động sản nhờ đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên chuyên nghiệp, có kiến thức và kinh nghiệm trong quản lý các cao ốc hiện đại với hệ thống thiết bị phức tạp Nhà quản lý giỏi, chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong thành công của mô hình quản lý bất động sản Mô hình quản lý của công ty CB Richard Ellis và các công ty quản lý bất động sản danh tiếng của Mỹ tập trung vào nhiệm vụ quản lý và phát triển các cao ốc, đặc biệt là các tòa nhà văn phòng cho thuê.
Người quản lý chịu trách nhiệm về hoạt động marketing, cho thuê không gian, bảo trì bất động sản, giảm thiểu chi phí hoạt động và lập các báo cáo tài chính để trình cho chủ sở hữu xem xét và phê duyệt Để xây dựng kế hoạch cho thuê hợp lý và hiệu quả, quản lý cần phân tích chi tiết khu vực lân cận của bất động sản, đặc biệt là nhu cầu không gian của các doanh nghiệp mới, tỷ lệ mở rộng của khách thuê hiện tại và số lượng khách thuê mới muốn chuyển đến Dự đoán phí thuê cho một tòa nhà phụ thuộc không chỉ vào cung cầu trong khu vực mà còn vào các đặc điểm của tòa nhà, điều kiện của nó và mức độ cạnh tranh.
Người quản lý bất động sản cần nắm rõ tổng chi phí thuê tối thiểu để đảm bảo trang trải chi phí và giúp chủ sở hữu hoàn vốn đầu tư Nghiên cứu thị trường và phân tích kế hoạch cho thuê của các bất động sản trong khu vực giúp xác định mức phí thuê cơ bản phù hợp cho không gian văn phòng Mức phí này phải cao hơn phí thuê tối thiểu đã tính toán để đảm bảo lợi nhuận hợp lý Việc phân loại không gian văn phòng theo tiêu chuẩn cao cấp hoặc trung bình dựa trên đặc điểm và giá thuê là yếu tố quan trọng để định vị thị trường và tối ưu doanh thu.
Quản lý marketing và cho thuê không gian văn phòng có thể được thực hiện qua nhiều phương pháp khác nhau, bao gồm chiến dịch bảng hiệu, tờ rơi, quảng cáo trên báo và tạp chí, cùng với thư trực tiếp Các hoạt động quan hệ công chúng hướng tới người ra quyết định trong tổ chức khách hàng tiềm năng đóng vai trò rất quan trọng, đặc biệt là liên quan đến các người thuê hiện tại và các công ty quen biết Việc này giúp tăng cường nhận diện thương hiệu và mở rộng mạng lưới khách hàng phù hợp, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh trong lĩnh vực cho thuê văn phòng.
Trong quá trình quản lý bất động sản, việc xác định rõ nhu cầu về không gian của khách hàng tiềm năng là bước quan trọng nhất Người quản lý cần phân tích đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng, bao gồm các vị trí nhân viên, số lượng nhân viên trên mỗi vị trí và nhiệm vụ của từng người để đưa ra giải pháp tối ưu Ngoài ra, việc hợp tác với các trung tâm cho thuê bên ngoài và áp dụng các phương pháp khác để cho thuê không gian văn phòng giúp mở rộng cơ hội kinh doanh Thông tin này có thể được thu thập bằng cách đến tận nơi khách hàng hiện đang thuê để đánh giá chính xác nhu cầu thực tế.
Các loại không gian cần thiết bao gồm văn phòng dành cho cá nhân, khu vực làm việc nhóm cho nhiều người, khu vực tiện ích đặc biệt và khu vực sử dụng hỗn hợp Số lượng người trên mỗi tầng và hình ảnh của khách hàng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng không gian phù hợp với mong đợi của khách hàng tiềm năng Một không gian hài hòa, phù hợp với quy mô và nhu cầu của khách hàng sẽ nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng Việc thiết kế các loại không gian này cần tuân thủ các nguyên tắc SEO để tăng khả năng tiếp cận và thu hút khách hàng tiềm năng.
Quản lý đàm phán và hợp đồng cho thuê là yếu tố quan trọng giúp thể hiện rõ các lợi thế của không gian văn phòng đến khách hàng tiềm năng Việc này đảm bảo phản ứng tích cực hoặc tiêu cực của khách hàng trong quá trình đàm phán hợp đồng thuê, một quá trình thường phức tạp và mất nhiều thời gian Hầu hết các điều khoản trong hợp đồng cho thuê đều là kết quả của các cuộc đàm phán, trong đó quyền chuyển đổi hoặc cho thuê lại không gian trống và điều khoản thu hồi là những yếu tố cần được khách hàng xem xét kỹ lưỡng.
Quản lý bảo dưỡng và các dịch vụ trong tòa nhà văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ tốt giữa người thuê và chủ sở hữu Việc duy trì thường xuyên các hoạt động như bảo trì thang máy, dịch vụ vệ sinh và xây dựng mới giúp nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu sự cố Thang máy trong tòa nhà văn phòng thường hoạt động nhiều hơn so với nhà ở, do đó cần có kế hoạch duy trì, sửa chữa và vệ sinh định kỳ để đảm bảo an toàn và tiện nghi cho người thuê Đội ngũ vệ sinh làm ca đêm có trách nhiệm lau chùi khu vực chung và văn phòng cá nhân, trong khi nhân viên ngày đảm nhiệm vệ sinh các khu vực như phòng rửa, hành lang và lan can, đảm bảo môi trường sạch sẽ, chuyên nghiệp và an toàn hơn cho toàn bộ tòa nhà.
Một văn phòng trung tâm hoặc công ty cần có hệ thống quản lý và giám sát phù hợp để điều hành các dự án Bất động sản có quy mô khác nhau Khung mẫu và hệ thống kế toán của Hiệp hội quốc tế BOMA hỗ trợ tạo ra các báo cáo chuẩn về Bất động sản văn phòng, giúp người quản lý dễ dàng chuẩn bị các báo cáo hoạt động cụ thể Các báo cáo này dựa trên tiêu chuẩn của BOMA cho phép so sánh các con số về thu nhập và chi phí trung bình theo từng địa phương, vùng và quốc gia một cách chính xác và minh bạch.
Quản lý tòa nhà cao tầng là một lĩnh vực kinh doanh đòi hỏi các hoạt động phức tạp, tỉ mỉ và chi tiết Để đảm bảo hiệu quả, quy trình quản lý cần phải theo chuẩn mực chuyên nghiệp và đồng bộ, giống như một phần mềm tin học yêu cầu người dùng phù hợp Các công ty quản lý bất động sản của Mỹ nổi bật hơn nhờ có lợi thế trong việc áp dụng các quy trình quản lý chuyên nghiệp và công nghệ tiên tiến.
1.4.2 K in h n gh iệm của các công ty tron g nư ớc về nhận thức, ngoài chức năng chính là quản lý BĐS các công ty quản lý BĐS nên góp phần quan trọng vào tư vấn, góp ý, bổ sung cho những thiết kế xây dựng phù họp với việc quản lý chúng trong tương lai nhằm đáp ứng nhu cầu đòi hỏi càng cao của khách hàng tiềm năng thông qua việc tìm kiếm và tư vấn cho chủ đầu tư các họp đồng về cung cấp dịch vụ an ninh, thông tin liên lạc, viễn thông, hệ thống bảo trì máy móc thiết bị, bảo vệ và cải thiện cảnh quan môi trường Vì vậy, lựa chọn phương án quản lý cho BĐS sẽ được tiến hành từ khi lập dự án. về nhân sự, nhà quản lý đảm nhiệm quản lý và phát triển BĐS, để thực hiện tốt công việc này, đòi hỏi nhà quản lý phải là nhà kinh tế, phải có những hiểu biết sâu rộng về nhiều lĩnh vực như marketing BĐS, pháp luật liên quan đến BĐS, khả năng dự báo tiềm năng về BĐS trong tương lai Hơn nữa, nhà quản lý có kiến thức chuyên môn cao, sử dụng thành thạo các kỹ năng nghề nghiệp trong quản lý BĐS. v ề công cụ hỗ trợ quản lý, áp dụng những phần mềm chức năng trong quản lý nhằm giúp công việc được giải quyết nhanh chóng, chuyên nghiệp và vẫn đảm bảo độ chính xác cao Công cụ hỗ trợ quản lý quan trọng khác đó là những tiêu chuẩn trong quản lý, đặc biệt là những tiêu chuẩn chung trong tính toán chi phí, báo cáo tài chính để có thể so sánh với các chỉ tiêu thống kê, con số thu nhập của vùng, địa phương và quốc gia để có những biện pháp điều chỉnh phù họp, kịp thời nhàm tăng tính cạnh tranh của công ty quản lý trong phạm vi rộng.
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG CÁC TÒA NHÀ THUỘC TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA VIỆT NAM
Giói thiệu tổng quát về hệ thống các tòa nhà thuộc Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt N a m
2.1.1 S ự hình thành và đ i vào h o ạ t độn g của Trung tâm H ộ i n gh ị Q uốc g ia Việt N am từ năm 2 0 0 6 đến năm 2012
Việt Nam đang nỗ lực chủ động hội nhập kinh tế quốc tế như một yếu tố then chốt để tránh bị lạc hậu và cô lập trên trường quốc tế Việc xây dựng Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam, được phê duyệt ngày 25/10/2004 theo Quyết định số 1133/2004/QĐ-TTg, phản ánh ý chí của đất nước trong việc nâng cao vị thế quốc gia trên bình diện quốc tế Dự án gồm các hạng mục quan trọng như công trình phụ trợ, quảng trường, bãi đỗ xe ngầm, và hệ thống hạ tầng kỹ thuật trên phạm vi 64 ha, thể hiện sự tập trung đầu tư nhằm phục vụ các hoạt động quốc tế quan trọng Quá trình thi công bắt đầu ngày 15/11/2004 và hoàn thành sau 22 tháng, vào ngày 15/10/2006, góp phần nâng cao hạ tầng và hình ảnh quốc gia trên trường quốc tế.
- Công trình Trung tâm Hội nghị Quốc Việt Nam gia có diện tích sàn khoảng 60.000m2; trong đó phòng họp chính có quy mô khoảng 3.800 chỗ.
Các công trình phụ trợ và kiến trúc cảnh quan đều được thiết kế hài hòa với Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam, tạo nên một khu vực đồng bộ và chuyên nghiệp Hệ thống quảng trường, bãi đỗ xe ngầm, sân vườn, cây xanh, mặt nước, đường nội bộ cùng hệ thống hạ tầng kỹ thuật trên diện tích khoảng 64 ha đảm bảo sự tiện nghi, hiện đại và thân thiện với môi trường.
- Đường giao thông đô thị phía Tây và phía Bắc khu đất 64 ha.
- Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam là công trình chủ thể, nằm trên diện tích 30 ha.
Cấp công trình: cấp đặc biệt (trên cấp 1 theo Quy chuẩn xây dựng Việt Nam). Tổng mức đầu tư:
Tổng mức đầu tư Dự án khoảng 4.281,2 tỷ VNĐ (theo giá quỷ III năm 2004, tỷ giá 1 USD = 15.740 VNĐ,1 EUR = 19.180 VNĐ), với cơ cấu chính như sau:
+ Chi phí giải phóng mặt bằng toàn bộ khu đất 64 ha: 170,1 tỷ VNĐ.
+ Toà nhà Trung tâm Hội nghị Quốc gia: 2.648,9 tỷ VNĐ, bao gồm :
- Chỉ phí xây lắp: 1.917,8 tỷ VNĐ, trong đó giá trị nhập khẩu 881,8 tỷ VNĐ.
- Chi phỉ thiết bị và nội thất: 731,1 tỷ VNĐ, trong đó giả trị nhập khẩu 651,8 tỷ VNĐ.
+ Các hạng mục hạ tầng kỹ thuật ngoài Toà nhà Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam (gồm cả gara ngầm): 780,1 tỷ VNĐ, bao gồm:
- Chỉ phí xây lắp: 735 tỷ VNĐ.
- Chi phỉ thiết bị: 45, ỉ tỷ VNĐ.
+ Chi phí khác: 478,2 tỷ VNĐ.
+ Dự phòng phí: 203,9 tỷ VNĐ.
Tỏng sổ giá trị nhập khẩu của Dự án là 1.579,9 tỷ VNĐ, trong đó thuế nhập khẩu là 282,2 tỷ VNĐ.
Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam (NCC) là một trong ba trung tâm hội nghị lớn nhất khu vực Đông Nam Á, góp phần nâng cao vị thế quốc gia và quốc tế của Việt Nam Tòa nhà chính của NCC nổi bật với kiến trúc độc đáo và hiện đại, từng nhận giải thưởng kiến trúc Việt Nam năm 2006 Thiết kế của trung tâm lấy cảm hứng từ cảnh quan di sản vịnh Hạ Long, mang tên “Lượn sóng biển Đông”, do kiến trúc sư danh tiếng người Đức, TS, thực hiện.
Kiến trúc sư Meinhard Von Gerkar là người đoạt giải nhất cuộc thi thiết kế mẫu tòa nhà Quốc hội Ông đã giới thiệu sang Việt Nam bốn mẫu thiết kế mang tên "Lượn sóng biển Đông", "Ngôi sao rạng ngời", "Trang viên hội ngộ" và "Đóa hoa trên hồ" Để chọn mẫu thiết kế chính thức trình Chính phủ, Ban Quản lý dự án đã mời 31 kiến trúc sư hàng đầu chấm điểm các mẫu, và kết quả đáng ngạc nhiên là tất cả đều chọn mẫu "Lượn sóng biển Đông".
Trong thiết kế này, phần mái lượn sóng từ đại sảnh được dâng cao đến hội trường lớn, mang lại vẻ đẹp độc đáo và ấn tượng Mái gồm bảy lớp vật liệu đặc biệt, từ trên xuống dưới: lưới quang, nhôm Kalzip, bông khoáng, màng bitum, tấm cement và tôn sóng, đảm bảo khả năng cách nhiệt và chống thấm hiệu quả Hệ thống dàn mái sử dụng kết cấu thép vượt nhịp lớn, liên kết chắc chắn với các đầu cột của nhà qua các gối đỡ chuyên dụng, giúp chịu lực theo cả ba phương và cho phép xoay hai phương với góc nhỏ, tăng tính linh hoạt và ổn định của kết cấu.
Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam được thiết kế với yếu tố dân tộc đặc trưng như tựa lưng vào núi và hai bên là hồ nước, mang lại phong thủy tốt Hệ thống giao thông mở thông thoáng giúp việc đi lại thuận tiện và đảm bảo an ninh cao Sau khi đi vào khai thác, trung tâm đã đáp ứng nhu cầu của giai đoạn đổi mới và trở thành một công trình trọng điểm của đất nước Kiến trúc của trung tâm nổi bật với sự hài hòa, hiện đại phù hợp tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời mang đậm nét dân tộc, thể hiện biểu tượng kiến trúc Việt Nam trong thế kỷ mới.
Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam là đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng Chính phủ, là địa điểm tổ chức các sự kiện chính trị quan trọng của Đảng và Nhà nước, cũng như các hoạt động ngoại giao, họp, hội nghị trong và ngoài nước của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ Ngoài ra, trung tâm còn là nơi diễn ra các sự kiện của các cơ quan Đảng, Quốc hội, các Bộ ngành và địa phương, đồng thời tổ chức nhiều sự kiện lớn của doanh nghiệp trong nước và quốc tế Trung tâm góp phần khẳng định quy mô của các sự kiện, là điểm đến lý tưởng để tổ chức các hoạt động mang tầm vóc quốc gia, từ chính trị đến phi chính trị.
Tháng 10 năm 2006, Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam được hoàn thành sau 22 tháng thi công đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng nhằm thực hiện các mục tiêu lớn của Đảng, Nhà nước Sự kiện đầu tiên đánh dấu quá trình đi vào khai thác sử dụng là Hội nghị thượng đỉnh Diễn đàn Hợp tác Kinh tế châu Á - Thái Bình Dương (APEC) vào ngày 18 và 19 tháng 12 năm 2006.
Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam là công trình đa năng với diện tích sàn lên đến 60.000m², nổi bật với tòa nhà chính cao 50m gồm 5 tầng Phòng họp chính tại tầng 2 có diện tích 4.256m², sức chứa 3.800 chỗ ngồi, được trang bị hệ thống sân khấu đa chức năng và 3 màn hình máy chiếu phù hợp cho các hoạt động nghệ thuật Phòng họp này còn có khả năng chia thành hai không gian riêng biệt nhờ hệ thống vách ngăn tự động, đáp ứng linh hoạt các yêu cầu của các hoạt động khác nhau.
Phòng khánh tiết nằm tại tầng 1 tòa nhà có diện tích 2.100 m2 Phòng khánh
31 tiết có hệ thống sân khấu để phục vụ cho các buổi biểu diễn nghệ thuật, có thể tự động chia làm hai không gian riêng biệt.
Hai phòng họp nguyên thủ được trang bị hệ thống micro và tai nghe nhiều thứ để đảm bảo liên lạc rõ ràng Ngoài ra, có tổng cộng hai mươi bốn phòng họp nhỏ, mỗi phòng có thể phân chia thành ba phòng nhỏ hơn khi cần thiết Như vậy, tổng cộng có thể có tới bảy mươi hai phòng họp nhỏ, đáp ứng đầy đủ nhu cầu họp nhóm và hội nghị đa dạng.
Trung tâm báo chí và truyền hình ở đây có 3 phòng riêng biệt dành cho truyền hình, phát thanh và báo viết.
Phòng khánh tiết nổi bật với hai bức tranh Hạ Long đỏ và Hạ Long vàng bằng sơn mài, nằm đối xứng nhau trên hai bức tường, được xem là những bức tranh sơn màu lớn nhất thế giới với kích thước 4,2m x 33m Bức tranh Hạ Long vàng được làm bằng vàng, trong khi Hạ Long đỏ sử dụng chất liệu son trai truyền thống, thể hiện sự tinh xảo và độc đáo của nghệ thuật sơn mài Việt Nam Ngoài ra, Trung tâm Hội nghị Quốc gia còn trang trí với 12 bức tranh khổ lớn chủ yếu bằng sơn mài, trong đó có tác phẩm "Thiếu nữ trong vườn" của Nguyễn Gia Trí và "Chùa Thầy" của Hoàng Tích Chù, cùng 60 bức tranh khác đa dạng về loại hình Những tác phẩm này góp phần làm nổi bật nét đẹp và giá trị nghệ thuật của văn hóa Việt Nam trong không gian trang nghiêm của trung tâm.
Ba bãi đỗ xe nổi và hệ thống gara ngầm với sức chứa gần 1.100 ôtô các loại, riêng hệ thống gara ngầm là hơn 500 xe ôtô.
Hệ thống sân đỗ trực thăng lên thẳng và sân khấu ngoài trời được trang bị đầy đủ các hệ thống cung cấp điện đảm bảo hoạt động liên tục Ngoài nguồn điện lưới quốc gia, khu vực còn có hệ thống cung cấp điện dự phòng và nguồn pin năng lượng mặt trời, giúp sưởi ấm toàn bộ tòa nhà và duy trì hoạt động trong các tình huống khẩn cấp.
Quảng trường phía trước rộng gần 10.000 m2 với cây xanh, thảm cỏ, hệ thống hồ điều hòa khí hậu, và 30 bức tượng đá của nhà điêu khắc Nguyễn Long Bửu.
2.1.2 M ô tả hệ thống các ban chức năng của Trung tâm H ội nghị Quốc gia Việt N am từ năm 2006 đến năm 2012
Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam (NC€) là tổ chức có tư cách pháp nhân, được cấp con dấu riêng và mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước cùng ngân hàng Nhiệm vụ, quyền hạn của trung tâm bao gồm thực hiện các hoạt động tổ chức sự kiện lớn, quản lý cơ sở vật chất và đảm bảo hoạt động liên tục của các hội nghị quốc gia Với vai trò trung tâm tổ chức các sự kiện chính trị, kinh tế và văn hoá lớn của đất nước, NCC đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy phát triển ngoại giao và giao lưu quốc tế Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam còn chịu trách nhiệm đảm bảo tiêu chuẩn an ninh, kỹ thuật và dịch vụ chuyên nghiệp để đáp ứng mọi yêu cầu của các sự kiện tầm cỡ quốc tế.
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan để trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ phê duyệt các kế hoạch, dự án, đề án quan trọng của Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam theo thẩm quyền Ngoài ra, tổ chức phối hợp với các cơ quan chức năng để thực hiện các dự án sau khi được phê duyệt theo quy định của pháp luật, đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc.
Chủ trì và phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan trong việc biên soạn các quy trình tổ chức hội nghị của Đảng, Nhà nước, các hội nghị trong nước và quốc tế diễn ra tại Trung tâm Việc này đảm bảo quy trình tổ chức hội nghị được thực hiện chuyên nghiệp, cạnh tranh và đúng quy chuẩn, góp phần nâng cao hiệu quả các sự kiện quan trọng của quốc gia.
Đánh giá công tác quản lý hệ thống các tòa nhà thuộc Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt N a m
Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam là một tổ hợp công trình đa năng, hiện đại bậc nhất Việt Nam và là một trong những trung tâm hội nghị lớn nhất khu vực Đông Nam Á Đây là địa điểm quan trọng để tổ chức các sự kiện chính trị quan trọng của Đảng và Nhà nước, các hoạt động ngoại giao, họp hội nghị trong nước và quốc tế của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ cũng như các cơ quan Đảng, Quốc hội, Bộ ngành, địa phương Ngoài ra, trung tâm còn là nơi tổ chức nhiều sự kiện lớn của các doanh nghiệp nhà nước và tư nhân, góp phần quảng bá uy tín và tầm vóc của các sự kiện, tạo hình ảnh trung tâm như điểm đến lý tưởng cho các sự kiện quy mô lớn trong cả nước, không chỉ dành cho các hoạt động chính trị mà còn cho các sự kiện phi chính trị.
Tòa nhà Trung tâm nổi bật với nhiều phòng rộng lớn và nội thất hiện đại, nhưng vẻ đẹp bên trong còn phụ thuộc vào việc trang trí các bức tường Những tác phẩm nghệ thuật do các họa sĩ trong nước sáng tác đã làm nổi bật không gian này, đặc biệt là bức tranh sơn màu lớn nhất thế giới và hàng chục tác phẩm hội họa khác Các bức tranh không chỉ tạo điểm nhấn thẩm mỹ mà còn góp phần thể hiện nét đẹp văn hóa, làm cho tòa nhà thêm phần đặc sắc và ấn tượng.
Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam được xây dựng với tiêu chuẩn an toàn cao, sử dụng hệ thống quản lý tòa nhà thông minh (BMS) để đảm bảo an toàn cho người dùng Tất cả hệ thống cửa đều được điều khiển tự động, quy trình ứng cứu trong tình trạng khẩn cấp được vận hành hoàn toàn tự động, bao gồm hệ thống báo cháy kích hoạt thang máy tự động tụt xuống tầng 1 để người dân thoát hiểm Các cửa sổ và rèm các tầng sẽ tự động mở hoặc kéo lên nhằm tạo lối thoát an toàn, trong khi hệ thống quạt thông gió hoạt động để hút khói ra ngoài Ngoài ra, hệ thống phun nước chữa cháy tự kích hoạt khi có tín hiệu báo cháy, đảm bảo an toàn tối đa trong mọi tình huống Hệ thống an ninh của tòa nhà còn có khả năng phát hiện người lạ trong thời gian phong tỏa, kịp thời báo về trung tâm điều hành để xử lý nhanh chóng.
Bên cạnh những kết quả đạt được của Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam thì vẫn tồn tại những khó khăn, vướng mắc nhất định đó là:
Thứ nhất, vị trí của Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam khá xa trung tâm, các khu vực xung quanh thì tắc đường vào giờ cao điểm.
Thứ hai, trung tâm thường được sử dụng để tổ chức các hội nghị và đại hội lớn của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, do đó các dịch vụ thương mại không phải là ưu tiên hàng đầu tại đây.
Thứ ba, Trung tâm là cơ quan nhà nước, vì vậy cách làm việc rất "nhà nước" khiến các dịch vụ trang thiết bị và tổ chức thường tính phụ phí, làm tăng chi phí tổ chức các dịch vụ thương mại so với các địa điểm khác.
Mô hình tổ chức quản lý hoạt động của Trung tâm hiện được quản trị theo chức năng, tuy nhiên các ban chuyên trách mới chỉ phân cấp đơn giản và chưa có sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban chức năng và ban lãnh đạo Điều này gây ra tình trạng thông tin sai lệch, thiếu sót và gặp khó khăn trong việc phối hợp, giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và kịp thời.
Các vị trí quản lý từ cấp trưởng ban trở lên được Bộ trưởng, Chủ nhiệm bổ nhiệm dựa trên đề nghị của Giám đốc Trung tâm, tuy nhiên, quy trình này chưa đảm bảo tính khách quan và hiệu quả trong công việc cũng như phương pháp quản lý.
Nguyên nhân dẫn đến các thực trạng hoạt động quản lý hệ thống tòa nhà tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam bắt nguồn từ nhiều yếu tố như chính sách quản lý Nhà nước, cách thức tổ chức nhân sự, sắp xếp các bộ phận, cũng như chất lượng nguồn nhân lực Việc này ảnh hưởng lớn đến hiệu quả vận hành và khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng Để nâng cao hiệu quả quản lý, cần xem xét cải thiện các chính sách nhà nước, nâng cao chất lượng đào tạo và sắp xếp tổ chức nhân sự hợp lý Các chiến lược này hướng tới đảm bảo sự phát triển bền vững và nâng cao năng lực quản lý hệ thống tòa nhà của Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam.
Sắp xếp tổ chức nhân sự trong từng bộ phận còn chưa thực sự hiệu quả hoàn thành được chức năng, nhiệm vụ đã đề ra theo yêu cầu của quản lý hệ thống các tòa nhà thuộc Trung tâm hội nghị Quốc gia Việt Nam Đó là nguyên nhân chính dẫn đến đánh giá chưa cao của khách hàng về tốc độ phục vụ của Dịch vụ khách hàng.
Trong quản lý hệ thống tòa nhà tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam, vẫn còn nhiều công việc chưa được thực hiện đúng theo quy trình chuẩn, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành của toàn bộ tổ chức Việc xử lý các tồn tại này đảm bảo sự thông suốt và an toàn cho hệ thống, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ Áp dụng quy trình chuẩn trong quản lý là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của trung tâm, đảm bảo khả năng đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng.
Hiện tại, chưa có quy định rõ ràng về thời gian, nhân viên phụ trách và phương thức thực hiện công việc đối với các nhiệm vụ thuộc phạm vi của từng bộ phận chức năng, đặc biệt là ở bộ phận Dịch vụ khách hàng Tình trạng này gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ, cần có các chính sách rõ ràng để đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Như vậy, nhiều công việc được xử lý theo cảm tính và thiếu tính chuyên nghiệp, dẫn đến hiệu quả làm việc không cao Điều này gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và không đáp ứng được mong đợi của khách hàng Việc nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc là yếu tố then chốt để cải thiện hiệu quả và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Trong thực tế, nhiều vấn đề liên quan đến việc hai hoặc ba bộ phận chức năng không được quy định rõ nhiệm vụ cụ thể trong quy trình làm việc, dẫn đến tình trạng chồng chéo nhiệm vụ và công việc thường xuyên phát sinh Điều này gây ra sự mất rõ ràng về trách nhiệm và làm giảm hiệu quả công việc Ngoài ra, còn tồn tại những công việc chưa được phân công rõ ràng cho bất kỳ bộ phận nào, ảnh hưởng tới quá trình giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng chưa được xác định rõ ràng, cụ thể hóa, và chuyên môn hóa theo quy trình chuẩn, dẫn đến việc các công việc liên quan đến nhiều bộ phận cùng lúc chưa được giải quyết hiệu quả Điều này gây ra tình trạng xử lý công việc không chuyên nghiệp và không đạt hiệu quả cao trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh Thiết lập quy trình rõ ràng và phân rõ trách nhiệm là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả công việc liên bộ phận Khi các bộ phận chức năng làm việc theo các quy trình chuẩn, tình trạng xử lý chồng chéo và trì hoãn các nhiệm vụ sẽ giảm đáng kể, góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc chung.
Thái độ và phong cách phục vụ đóng vai trò quan trọng để đáp ứng nhu cầu về tính chuyên nghiệp của khách hàng Tuy nhiên, chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên tại một số bộ phận còn chưa đáp ứng đủ yêu cầu này Ngoài ra, các hoạt động đào tạo và nâng cao chất lượng nhân sự chưa được chú trọng đúng mức, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng và sự phát triển của doanh nghiệp.