Các loại hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý

Trang 1

Chương 4

Các loại hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý

Trang 2

Nội Dung

• Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai trò của nó

Trang 3

CÁC CẤP RA QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔ CHỨC

Trang 4

2 CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

Trang 5

Các loại HTTT chính trong doanh

nghiệp và vai trò của nó

 HT cấp tác nghiệp (Operational-level system):

Giám sát các giao dịch & các hoạt động cơ bàn của tổ chức

 HT cấp chuyên gia & văn phòng

(Knowledge-level system): hổ trợ chuyên gia & nhân viên văn phòng

 HT cấp chiến thuật (management-level system):

hỗ trợ giám sát, kiểm soát, ra quyết định & các

hoạt động quản trị của nhà QL cấp trung

 HT cấp chiến lược (strategic-level system): hỗ trợ các hoạt động lập kế hoạch dài hạn của nhà quản

lý cấp cao

Trang 6

Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai trò của nó

Trang 7

Các loại HTTT chính trong doanh

nghiệp và vai trò của nó

 HT xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems - TPS)

 HT làm việc tri thức (Knowledge Work Systems -

KWS)

 HTTTQL (Management Information Systems - HTTTQL (Management Information Systems - MIS)

 HT hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems - DSS)

 HT hỗ trợ cho lãnh đạo (Executive Support Systems - ESS)

Trang 8

Trang 9

Trang 10

Hệ thống xử lý giao dịch

(Transactions Processing System, TPS)

 Mục đích

• TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những

hoạt động hàng ngày (các giao dịch)

• hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch; có thể kiểm soát các quyết định được tạo ra như một phần trong giao dịch

 Truy vấn các thông tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý

VD: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng?

Giá trị là bao nhiêu?

Khách hàng X có mua hàng trong tháng tới (có đơn đặt hàng chưa)?

Danh sách các khách hàng

Trang 11

 TPS theo lô (batch)

Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý chung 1 lần.

 Nhập liệu:

• Thủ công

• Bán tự động

• tự động

Trang 12

Hệ thống xử lý giao dịch (tt)

 Cấu trúc của TPS trực tuyến (on-line)

Chöông trình TPS

Trang 13

 Cấu trúc của TPS theo lô (batch)

Các sự kiện/

giao dịch

Tập tingiao dịch

Tập tingiao dịchđược sắp xếp

Chương trìnhsắp xếp

Chương trìnhTPSĐịnh kỳ

Cơ sở dữ liệucủa TPSGiao diện

Trang 14

 Ðặc diểm các thành phần của hệ thống TPS

Thành phần Đặc điểm

Đối tượng sử dụng Các nhân viên và các nhà quản lý cấp

thấp (các tác nghiệp)

Dữ liệu Các giao dịch hàng ngày (cụ thể, chi tiết)

Thủ tục Có cấu trúc và chuẩn hóa

Trang 15

Trang 16

Các HT TPS

Trang 17

HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)

thống dựa trên máy tính nhằm thu thập,

xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân, các nhóm làm việc, và các

tổ chức khác nhau

Trang 18

Trang 19

Ví dụ về hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng

Trang 20

 Ưu điểm

• Truyền thông hiệu quả hơn

• Truyền thông trong thời gian ngắn hơn

• Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax)

• Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi

Trang 21

HTTT quản lý tri thức (KWS)

 Tri thức là gì?

Tri thức có thể được xem như thông tin mà nó

đạt tới sự sáng tỏ, sự phán quyết, và những giá trị Trong nhiều trường hợp, tri thức thể hiện sự thật và vì vậy nó cung cấp, tạo ra những cơ sở đáng tin cậy cho hành động Tri thức là kho tàng của sự hiểu biết và các kỹ năng được tạo ra từ trí tuệ của con người (đặc biệt từ những người

khác).

Trang 23

HTTT quản lý tri thức (KWS): các hệ thống

được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức

hơn là chia sẻ thông tin.

Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hành động, tạo ra các giải pháp khác nhau để giải quyết cho một vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp

Phân biệt 2 loại tri thức :

Tri thức ẩn tàng

Tri thức hiện hữu (tường minh)

Trang 24

Tri thức hiện hữu và tri thức ẩn tàng

 Tri thức hiện hữu : là các tri thức được hệ thống

hóa trong các văn bản, tài liệu, hoặc các báo cáo, CSDL, chúng có thể được chuyển tải trong những ngôn ngữ chính thức và có hệ thống.

 Tri thức ẩn tàng : là nhưng tri thức không và rất

khó được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu, các tri thức này là cá nhân, gắn liền với bối cảnh

và công việc cụ thể Tri thức ẩn tàng là rất khó để hình thành các tài liệu, nhưng lại có tính vận hành cao trong bộ não của con người

Trang 25

Tri thức hiện hữu (Hồ sơ hóa)

Tri thức ẩn tàng (Bí quyết gắn liền với con người)

Đặc tính

• Dễ dàng được hệ thống hóa

 Có thể lưu trữ

 Có thể chuyển giao, truyền đạt

 Được diễn đạt và chia sẻ một cách dễ dàng

 Mang tính cá nhân

• Mang tính bối cảnh cụ thể

 Khó khăn trong việc chính thức hóa

 Rất khó tiếp nhận, truyền đạt và chia sẻ

Nguồn

 Các tài liệu chỉ dẫn họat động

 Các chính sách và thủ tục của tổ chức

• Các báo cáo và cơ sở dữ liệu

• Các quá trình kinh doanh và truyền đạt phi chính thức

 Các kinh nghiệm cá nhân

 Sự thấu hiểu mang tính lịch sử

Sơ đồ 2: Sự phân biệt giữa tri thức hiện hữu và tri thức ẩn tàng

Trang 26

Cơ sở hạ tầng CNTT cho việc cung cấp tri thức

Trang 27

Đặc điểm trong quản lý tri thức

• Quản lý tri thức là công việc tốn kém

• Quản lý tri thức hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống giải pháp lai ghép giữa con người và công nghệ

• Quản lý tri thức cần phải có những người quản lý có kiến thức

• Quản lý tri thức có lợi từ việc sắp xếp, định hướng nhiều hơn là từ các mô hình, được xây dựng từ thị trường hơn là từ hệ thống cấp bậc

• Chia sẻ và sử dụng thông tin thường không phải là một hành động

tự nhiên

• Quản lý tri thức có ý nghĩa là phát triển quá trình xử lý tri thức

• Truy cập dữ liệu mới là bước đầu tiên

• Quản lý tri thức không bao giờ có điểm dừng

Trang 28

Các loại HTTT quản lý tri thức

􀂄 Trí tuệ nhân tạo

􀂄 Hệ thống chuyên gia

Trang 29

Hệ thống trí tuệ nhân tạo

(Artificial Intelligence - AI)

􀂄 Phát triển các chương trình máy tính để thực hiện một số các hành vi tri thức của con người

􀂄 Giúp cho DN tạo một cơ sở dữ liệu kiến thức

􀂄 Phục vụ cho một số các lĩnh vực đặc biệt

Trang 30

Hệ thống trí tuệ nhân tạo

(Artificial Intelligence - AI)

Trang 31

Hệ chuyên gia

(Expert System, ES)

 Chuyên gia là những người có kiến thức và kinh nghiệm đặc

biệt trong lĩnh vực cần giải quyết vấn đề.

VD: Chọn lựa thiết bị, ngân sách cho quảng cáo, chiến lược

quảng cáo.

 ES là HT dựa trên máy tính (gồm phần cứng và phần mềm máy

tính) giúp nhà QL giải quyết các vấn đề hoặc RQĐ tốt hơn.

 ES là 1 nhánh của trí tuệ nhân tạo được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

VD: Chẩn đoán y học, thăm dò mìn, quản lý tài sản, lập kế

hoạch công ty, tư vấn thuế, đặt giá thầu, …

Trang 32

Hệ thống chuyên gia (Expert System - ES)

􀂄 Một hệ thống kiến thức sử dụng kiến thức cho các lĩnh vực ứng dụng và các thủ tục can thiệp để giải quyết các vấn đề mà

thông thường phải yêu cầu tới các chuyên gia giải quyết

􀂄 Kiến thức sâu trong một lĩnh vực hẹp

􀂄 Thường sử dụng quy luật nếu-thì

􀂄 Cơ sở dữ liệu chuyên gia

Trang 33

Các thành phần của hệ thống chuyên gia

Trang 34

Hệ chuyên gia (tt)

 Cấu trúc chung của ES

Nhà quản lý/Người sử dụng

Cơ sở kiến thức

Kiến thứcchuyên gia(các quy tắc)

Các sự kiệncụ thể(CSDL)

Trang 35

 Đặc điểm của ES

 Áp dụng kiến thức 1 lĩnh vực riêng biệt cho 1 hoàn cảnh hay

1 vấn đề không chắc chắn hay thiếu thông tin.

 Đưa ra những giải pháp về hiệu quả và kết quả, như chẩn

đoán 1 vấn đề, đánh giá 1 hoàn cảnh, cho lời khuyên, …

 Giải thích và lý giải các lời khuyên mà nó đưa ra.

 Cung cấp thông tin thêm về lĩnh vực chuyên gia.

 Nhận ra những hạn chế của mình trong lĩnh vực này và biết luôn những chuyên gia khác có thể cho lời khuyên.

 Cải thiện kiến thức và chuyên môn nếu được “học” thêm

bằng cách cho thêm kiến thức vào.

Trang 36

 Ích lợi của ES

 Bảo tồn được tri thức của chuyên gia.

 Giúp cho nhiều người có cùng trình độ “chuyên gia” để RQĐ.

 Tăng hiệu quả của quá trình RQĐ.

 QĐ nhất quán, ít phụ thuộc vào con người.

 Có thể dùng làm công cụ huấn luyện tuyệt vời.

Trang 37

􀂄 Tỷ lệ sai sót khá thấp (đôi khi còn thấp hơn một chuyên gia)

􀂄 Có khả năng tạo được những lời khuyên phù hợp và không thay đổi

􀂄 Có thể đóng vai trò của một chuyên gia hiếm ở một lĩnh vực hẹp

􀂄 Khi được sử dụng cho mục đích đào tạo, ES giúp quá trình học hiệu quả hơn

􀂄 Có thể sử dụng ES cho những môi trường gây nguy hiểm cho con người

􀂄 Có thể sử dụng để tạo kiến thức của một tổ chức

􀂄 Có thể cung cấp kiến thức tại bất kỳ thời điểm nào

Trang 38

Nhược điểm của ES

􀂄 Giới hạn về mặt công nghệ

􀂄 Khó thu thập kiến thức cho ES

􀂄 Phải xác định được ai là chuyên gia cho lĩnh vực đang quan tâm

􀂄 Phải có sự thống nhất giữa các chuyên gia trong cùng lĩnh vực về giải pháp cho một vấn

Trang 40

Hệ thống thông tin quản lý

(Management Information System, MIS)

 Mục đích

 Tạo ra các báo cáo thường xuyên hoặc theo yêu cầu dưới

dạng tóm tắt về hiệu quả hoạt động nội bộ của tổ chức hoặc

hiệu quả đóng góp của các đối tượng giao dịch (khách hàng

Trang 41

Hệ thống thông tin quản lý

􀂄 Hệ thống thông tin quản lý (MIS) – cung cấp

thông tin cho việc quản lý tổ chức

􀂄 Lấy và tổng hợp dữ liệu từ TPSs

􀂄 Cho phép các nhà quản lý kiểm soát và điều khiển các tổ chức

􀂄 Cung cấp những thông tin phản hồi chính xác

􀂄 Cung cấp các báo cáo đặc biệt trên cơ sở đã được lập kế hoạch

Trang 42

Hệ thống thông tin quản lý (tt)

 Cấu trúc chung của MIS

Trang 43

 Đặc điểm MIS

 TPS Hỗ trợ cho trong xử lý và lưu trữ giao dịch

 MIS sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng trong tổ chức

 MIS đủ mềm dẻo để có thể thích ứng được với những nhu cầu về thông tin của tổ chức

 MIS tạo lớp vỏ an toàn cho HT và phân quyền cho việc truy nhập HT

 MIS cung cấp thông tin theo thời gian cho các nhà QL, chủ yếu là các thông tin có cấu trúc

Trang 44

Hệ thống thơng tin quản lý (tt)

 Đặc điểm các thành phần của MIS

Đối tượng sử dụng Các nhà QL cấp trung Nhà QL hợp tác với phân tích

viên trong quá trình xây dựng MIS

Dữ liệu Có cấu trúc Từ 2 nguồn: (1) từ TPS, (2) từ nhà quản

lý (kế hoạch)

Thủ tục Có cấu trúc Thông tin cần tạo ra: (1) Báo cáo tóm

tắt định kỳ, (2) Báo cáo theo yêu cầu, (3) Báo cáo ngoại lệ

Trang 45

Ví dụ về HTTT quản lý

Trang 46

V í dụ :

• D ự báo bán hàng ( Sales forecasting)

• D ự báo & quản lý tài chánh ( Financial management and forecasting)

• L ập lịch & lập kế hoạch sản xuất ( Manufacturing planning and scheduling)

• L ập kế hoạch & quản lý tồn kho ( Inventory

management and planning)

• Định giá sản phẩm & Qu ảng cáo ( Advertising and product pricing)

Trang 47

 VD: Xác định số lượng đặt hàng, thời điểmmua NVL

 Máy tính hóa hoàn toàn (HTTT xử lý giao dịch)

Quyết định bán cấu trúc: các nhà quản lý ra quyết định một phần dựa trên kinh nghiệm đã có, ít có tính lặp lại

 VD: Dự báo bán hàng, Dự trù ngân sách, Phân tích rủi ro

 Con người ra quyết định với sự hỗ trợ của máy tính

Quyết định phi cấu trúc: nhà quản lý phải tự đánh giá, và hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường không có tính lặp lại

 VD: Thăng tiến cho nhân sự, Giới thiệu công nghệ mới

 Con người ra quyết định và máy tính có thể hỗ trợ một số phần

việc

Trang 48

Hệ hỗ trợ quyết định

(Decision Support System, DSS)

Định nghĩa:

 DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng

của MT, cải thiện chất lượng QĐ, là 1 HT hỗ trợ dựa trên MT

giúp cho những nhà QL giải quyết những vấn đề bán cấu trúc.

 DSS là hệ hỗ trợ RQĐ cho các nhà QL về các vấn đề bán cấu

trúc trong 1 hoàn cảnh nhất định / không thường xuyên.

 HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS)– một hệ thống thông tin

tương tác cung cấp thông tin, các mô hình, và các công cụ xử

lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc

Trang 49

Hệ hỗ trợ quyết định (tt)

 Vấn đề đặt ra

 DSS dùng để trả lời những câu hỏi bất thường (lâu

lâu mới đặt ra và không lặp lại)

 Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc.

 Mục tiêu không rõ hoặc nhiều mục tiêu

 Số liệu thu thập được không chính xác

 Quá trình xử lý số liệu không chặt chẽ, không rõ ràng

 Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia của người RQĐ là cực kỳ quan trọng.

Trang 50

􀂄 Các mô hình cơ sở: Các mô hình phân tích

và toán học giải đáp; ví dụ: mô hình nếu – thì

và các dạng phân tích dữ liệu khác

􀂄 Hệ thống phần mềm hỗ trợ quyết định: cho phép người sử dụng can thiệp vào CSDL &

cơ sở mô hình

Trang 51

Hệ hỗ trợ quyết định

Trang 52

 Cấu trúc chung của DSS

Người sử dụng

DSS

Quản lýmô hình

Quản lýdữ liệu

Quản lýđối thoại

Dữ liệu từ

MIS

Các mô hìnhDSS

Chương trình DSS

Tươngtác

-Khách hàng-Đối thủ-Ngành công nghiệp-Nền kinh tế

Dịch vụdữ liệu ngoài

Trang 53

 Đặc điểm của DSS

I Linh động (Flexible)

II Tương tác giữa người và

máy (interactive)

III Không thay thế người

RQĐ

IV Thời gian sống ngắn

V Mô phỏng theo sự thay đổi của thế giới thực

VI Tính đến hiện tại và dự báo tương lai

VII Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề

VIII Người không chuyên có thể s d ng đ c ử dụng được ụng được ược

Trang 54

 Đặc điểm các thành phần của HT DSS

Đối tượng sử dụng Các nhà QL các cấp (thấp/trung/cao) NSD

cũng là người tạo ra DSS.

Dữ liệu 2 loại dữ liệu: từ bên trong (TPS/MIS), từ bên

ngoài (nghiên cứu thị trường, thống kê,…) Thủ tục Các mô hình/công cụ của DSS Thông tin cần

tạo ra: Độ nhạy và Dạng thức/quan hệ.

Trang 55

Trang 56

Ví dụ về HTTT hỗ trợ ra quyết định

American Airlines Lựa chọn giá và tuyến bay

Công ty vốn Equico Đánh giá đầu tư

Công ty dầu Chaplin Lập kế hoạch và dự báo

Frito-Lay, Inc Định giá, quảng cáo, & khuyến mại Juniper Lumber Tối ưu hóa quá trình sản xuất

Southern Railway Điều khiển tàu & tuyến đi

Kmart Đánh giá về giá cả SP

United Airlines Lập kế hoạch các chuyến bay

Bộ quốc phòng Mỹ Phân tích hợp đồng cho quốc phòng

Trang 57

 So sánh DSS và ES

Đặc điểm DSS ES

Mục tiêu Hỗ trợ người RQĐ bằng

cách trả lời truy vấn của người RQĐ

Thay thế và lặp lại lời khuyên của các chuyên gia

Ai khuyên /RQĐ Con người và / hay hệ

Sự định hướng

chính RQĐ Truyền đạt chuyên môn (người-máy-người) và cho lời

khuyênHướng hỏi Người hỏi máy Máy hỏi người

Bản chất hỗ trợ Cá nhân, nhóm, tổ chức Cá nhân (chủ yếu), và nhóm

Định dạng
Số trang	69
Dung lượng	2,18 MB