V I&vrt''''r'''' Vj ìề j "•)■ i f C i A j % ềf%ệ‘ì % • •’ ■■ ẶJ& ễr̂ ề ỵ ?v %$ ''''>a?Ệ ĩ % ’; } , ■ %''''\ '''' / '''' ? • • • VV V ■ "■ ;^ v L ỂỊ S•y b í , b• % * ĩ£> i i y i i s M If * Ị #1 XỔ 1 ¥¥;; ■ , líf w 11 ?ỷ[.]
Khái niệm, vai trò ý nghĩa, nội dung, các nhân tố ảnh hưởng trong phân tích công việc trong một tổ chức
1.1.1 K h á i n iệm về p h â n tích cô n g việc
1.1.2 Vai trò, ỷ n g h ĩa củ a p h â n tích cô n g việc tro n g m ộ t tổ ch ứ c
T r o n g x u t h ế c h u n g c ủ a n g à y n a y , c ô n g t á c q u ả n l ý n h â n s ự n g à y c à n g p h ả i t u â n thủ các yêu cẩu ngày càng c a o c ủ a pháp luật về nhân quyền và q u y ề n b ì n h đ ă n g c ủ a n g ư ờ i l a o đ ộ n g , v ì v ậ y p h â n t í c h c ô n g v i ệ c n g à y c à n g t r ở t h à n h m ộ t b ộ p h ạ n q u a n t r ọ n g c u a q u ả n l ý n g u ô n n h â n l ự c t r o n g c á c t ô c h ứ c N g o à i v i ệ c g i ú p c á c c ô n g t y đ á p ứ n g n h ữ n g q u y đ ị n h v ề m ặ t p h á p l ý t h ì p h â n t í c h c ô n g v i ệ c c ó m ố i l i ê n h ệ c h ặ t c h ẽ v ớ i n h ữ n g c h ư ơ n g t r ì n h v à h o ạ t đ ộ n g q u ả n t r ị n g u ồ n n h â n l ự c :
Phân tích công việc trong một tổ chức gồm các bước có hệ thống nhằm thu thập thông tin quan trọng liên quan đến lĩnh vực công việc và sản phẩm Quá trình này giúp xây dựng bản mô tả công việc và bản đặc tả công việc, đảm bảo tiêu chuẩn thực hiện và định hướng rõ ràng cho nhân viên.
Sơ đồ 1.1: Các bước trong phân tích công việc
Nguồn: Quản trị nhân lực - John M.Ivancevich, được dịch bởi Võ Thị Phương Oanh Nhà xuất bản Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh
Bước 1: Bước 2: Bước 3: Bước 4: Bước 5: Bước 6:
T h u th ậ p d ữ liệ u b ằ n g c á c p h ư o n g p h á p p h â n t íc h c ô n g v iệ c h ợ p lý
- Phần xác định công việc: t ê n c ô n g v i ệ c ( c h ứ c d a n h c ô n g v i ệ c ) , m ã s ố c ủ a c ô n g v i ệ c , t ê n b ộ p h ậ n h a y đ ị a d i ê m t h ự c h i ệ n c ô n g v i ệ c , c h ứ c d a n h l ã n h đ ạ o t r ự c t i ê p , s ô n g ư ờ i p h ả i l ã n h đ ạ o d ư ớ i q u y ê n , m ứ c l ư o n g P h ầ n n à y c ũ n g c ò n t h ư ờ n g b a o g ô m m ộ t h o ặ c v à i c â u t ó m t ă t v ê m ụ c đ í c h h o ặ c c h ứ c n ă n g c ủ a c ô n g v i ệ c
- Phân tóm tăt vê các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc: l à p h ầ n t ư ờ n g t h u ậ t v i ế t m ộ t c á c h t ó m t ắ t v à c h í n h x á c v ề c á c n h i ệ m v ụ v à t r á c h n h i ệ m t h u ộ c c ô n g v i ệ c P h ầ n n à y b a o g ồ m c á c c â u m ô t ả c h í n h x á c , n ê u r õ n g ư ờ i l a o đ ộ n g p h ả i l à m g ì , t h ự c h i ệ n c á c n h i ệ m v ụ v à t r á c h n h i ệ m n h ư t h ế n à o , t ạ i s a o p h ả i t h ự c h i ệ n n h ữ n g n h i ệ m v ụ đ ó
- Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện: l à b ả n l i ệ t k ê c á c đ ò i h ỏ i c ủ a c ô n g v i ệ c đ ố i v ớ i n g ư ờ i t h ự c h i ệ n v ề c á c k i ế n t h ứ c , k ỹ n ă n g , k i n h n g h i ệ m c ầ n p h ả i c ó ; t r ì n h đ ộ g i á o d ụ c v à đ à o t ạ o c ầ n t h i ế t ; c á c đ ặ c t r ư n g v ề t i n h t h ầ n v à t h ể l ự c ; v à c á c y ê u c ầ u c ụ t h ể k h á c
B ả n tiêu ch u ẩ n th ự c h iện cô n g việc:
Phương pháp làm bản câu hỏi Ở p h ư ơ n g p h á p n à y n h à q u ả n t r ị g ử i c á c c â u h ỏ i đ ế n c á c đ ố i t ư ợ n g c ó l i ê n q u a n đ ế n v i ệ c t ì m h i ể u c á c t h ô n g t i n c h o v i ệ c p h â n t í c h c ô n g v i ệ c C á c đ ổ i t ư ợ n g m à c á c n h à q u ả n t r ị t h ư ờ n g đ ề n g h ị h ọ c u n g c ấ p t h ô n g t i n b a o g ồ m :
Phươns vhảy chuyên sia ÍPhươns pháp hôi đồne)
1.1.4 C ác nhân tố ảnh h ư ở n g đến p h â n tích cô n g việc tro n g m ộ t tổ chứ c a) Quy mô của tổ chức
Q u y m ô c ủ a t ổ c h ứ c c ó t h ể r ấ t n h ỏ h o ặ c r ấ t l ớ n c ó t h ể c h ỉ t h ự c h i ệ n 1 c h ứ c n ă n g h o ặ c n h i ề u c h ứ c n ă n g , n h i ệ m v ụ k h á c n h a u D o v ậ y , v i ệ c t h ự c h i ệ n p h â n t í c h c ô n g v i ệ c g i ữ a n h ữ n g t ổ c h ứ c n h ỏ s ẽ k h á c v ớ i n h ữ n g t ổ c h ứ c c ó q u y m ô l ớ n Q u y m ô c ủ a t ổ c h ứ c s ẽ ả n h h ư ở n g đ ế n c ơ c ấ u h o ạ t đ ộ n g c ủ a t ổ c h ứ c ; c h ứ c n ă n g n h i ệ m v ụ q u y ề n h ạ n c ủ a t ổ c h ứ c , c ủ a c á c b ộ p h ậ n c ủ a t ổ c h ứ c , c ấ p q u ả n l ý , c h ứ c d a n h ; c ơ c ấ u t h ể c h ế v à c ơ c ấ u n g u ồ n l ự c b) Cơ sở vật chất nguồn tài chính của tổ chức
K h i t h ự c h i ệ n b ấ t c ứ m ộ t h o ạ t đ ộ n g g ì t h ì v ấ n đ ề v ề n g u ồ n l ự c t à i c h í n h đ ể t h ự c h i ệ n l u ô n đ ư ợ c đ ặ t l ê n x e m x é t , c â n n h ắ c m ộ t c á c h k ỹ l ư ỡ n g V i ệ c p h â n t í c h c ô n g v i ệ c m ộ t c á c h c h i t i ế t , c ụ t h ể t r ê n m ộ t p h ạ m v i r ộ n g , t o à n b ộ t ổ c h ứ c đ ò i h ỏ i m ộ t n g u ồ n l ự c r ấ t l ớ n d o v ậ y v ớ i n h ữ n g t ổ c h ứ c c ó h ạ n c h ế v ề n g u ồ n l ự c t à i c h í n h t h ì g ặ p n h i ề u c ả n t r ở t r o n g v i ệ c t h ự c h i ệ n p h â n t í c h c ô n g v i ệ c T u y n h i ê n , v i ệ c t i ê u t ố n n h i ề u n g u ồ n l ự c t à i c h í n h c h o p h â n t í c h c ô n g v i ệ c c ũ n g k h ô n g đ ả m b ả o r ằ n g p h â n t í c h c ô n g v i ệ c s ẽ đ ư ợ c t h ự c h i ệ n t ố t v à h i ệ u q u ả c) Nhân sự, đổi tượng thực hiện phân tích công việc, đổi tượng được phân tích
C ô n g v i ệ c l à m ộ t k h á i n i ệ m c h ỉ c h u n g , d o v ậ y t h ự c t ế m ỗ i c ô n g v i ệ c k h á c n h a u l ạ i c ó c á c h p h â n t í c h c ô n g v i ệ c k h á c n h a u , đ ộ k h ó d ễ k h á c n h a u Đ i ề u n à y t ù y t h u ộ c v à o l o ạ i h ì n h c ô n g v i ệ c v à đ ặ c t h ù c ủ a m ỗ i c ô n g v i ệ c d) Phạm vi công việc cần thực hiện phân tích
C ô n g v i ệ c c ó p h ạ m v i c à n g r ộ n g t h ì v i ệ c p h â n t í c h c à n g g ặ p n h i ề u k h ó k h ă n n h ấ t l à đ ố i v ớ i c ô n g v i ệ c m a n g t í n h c h ấ t q u ả n l ý t r ê n p h ạ m v i r ộ n g n h ư : G i á m đ ố c q u ả n l ý , g i á m đ ố c đ i ề u h à n h , e) Quan hệ phổi hợp phân tích công việc
V i ệ c t h ự c h i ệ n p h â n t í c h c ô n g v i ệ c s ẽ k h ô n g đ e m l ạ i h i ệ u q u ả n ế u k h ô n g n h ậ n đ ư ợ c s ự ủ n g h ộ c ủ a n g ư ờ i l ã n h đ ạ o , n g ư ờ i t h ự c h i ệ n c ô n g v i ệ c D o v ậ y s ự p h ố i h ọ p c ủ a c á c b ê n t r o n g v i ệ c t h ự c h i ệ n p h â n t í c h c ô n g v i ệ c l à r ấ t q u a n t r ọ n g g) Các phương pháp thu thập thông tin, kỹ thuật phân tích
M ỗ i p h ư ơ n g p h á p t h u t h ậ p t h ô n g t i n , k ỹ t h u ậ t p h â n t í c h đ ề u c ó ư u v à n h ư ợ c đ i ể m k h á c n h a u , p h ù h ợ p v ớ i t ừ n g c ô n g v i ệ c k h á c n h a u D o v ậ y v i ệ c l ự a c h ọ n c á c p h ư ơ n g p h á p t h u t h ậ p t h ô n g t i n , k ỹ t h u ậ t p h â n t í c h t h ể n à o c h o p h ù h ọ p v ớ i c ô n g v i ệ c đ a n g t i ế n h à n h p h â n t í c h c ũ n g r ấ t q u a n t r ọ n g h) Nguồn thông tin sử dụng để phân tích công việc
T h ô n g t i n l u ô n l à đ ầ u v à o c ủ a q u á t r ì n h p h â n t í c h , t r o n g p h â n t í c h c ô n g v i ệ c c ũ n g v ậ y , n h ữ n g t h ô n g t i n đ ầ u v à o đ ư ợ c c u n g c ấ p p h ả i đ ả m b ả o đ ộ c h í n h x á c v à t i n c ậ y c ầ n t h i ế t đ ể t h ô n g q u a c á c p h ư ơ n g p h á p p h â n t í c h n g ư ờ i p h â n t í c h c ô n g v i ệ c m ớ i c ó t h ể đ ư a r a đ ư ợ c b ả n m ô t ả c ô n g v i ệ c m ộ t c á c h c h í n h x á c , c ụ t h ể , đ ầ y đ ủ i) Thời hạn phân tích công việc
1.2 Khái niệm, nội dung, vai trò ý nghĩa, phưong pháp thiết kế công việc trong một tổ chức
1.2.1 T h iết k ế cô n g việc tro n g m ộ t tổ chứ c
Thiết kế công việc được thực hiện khi đã tiến hành phân tích công việc, sử dụng dữ liệu thu thập để tạo ra các yêu cầu, trách nhiệm và nhiệm vụ rõ ràng nhằm hỗ trợ lao động đạt thành tích tối ưu và sự hài lòng cao trong công việc Quá trình này còn giúp cơ cấu các yêu cầu tối ưu, trách nhiệm rõ ràng và gắn kết các bộ phận, nhóm nhân viên để thực hiện theo thứ tự hợp lý, phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận nhằm đạt hiệu quả tối ưu Kết hợp các phần việc rời rạc thành một công việc trọn vẹn, phù hợp với mục tiêu của tổ chức và khả năng của người thực hiện, góp phần nâng cao năng suất và sự thỏa mãn của người lao động trong quá trình hoạt động.
1 2 2 N ộ i d u n g th iết k ế cô n g việc tro n g m ộ t tồ ch ứ c
“Sắp xếp công việc hợp lý: b a o g ồ m t ổ n g t h ể c á c h o ạ t đ ộ n g , c á c n g h ĩ a v ụ , c á c n h i ệ m v ụ , c á c t r á c h n h i ệ m t h u ộ c c ô n g v i ệ c c ầ n p h ả i t h ự c h i ệ n ; c á c m á y m ó c c á c t r a n g t h i ế t b ị , d ụ n g c ụ c ầ n p h ả i s ử d ụ n g v à c á c q u a n h ệ c ầ n p h ả i t h ự c h i ệ n
Tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động làm việc: b a o g ồ m m ộ t t ậ p h ọ p c á c y ế u t ố t h u ộ c m ô i t r ư ờ n g v ậ t c h ấ t c ủ a c ô n g v i ệ c n h ư n h i ệ t đ ộ , c h i ế u s á n g , c á c đ i ề u k i ệ n a n t o à n , t ư v ấ n p h ư ơ n g p h á p l à m v i ệ c , n â n g c a o c h ấ t l ư ợ n g c u ộ c s ố n g , t ạ o s ự p h ấ n k h ở i t r o n g c ô n g v i ệ c ,
“Tập hợp các kỹ năng hợp lý: l à m ứ c đ ộ y ê u c ầ u c ủ a c ô n g v i ệ c v ề m ộ t t ậ p h ọ p c á c h o ạ t đ ộ n g k h á c n h a u c ầ n đ ư ợ c t h ự c h i ệ n đ ể h o à n t h à n h c ô n g v i ệ c , đ ò i h ỏ i s ử d ụ n g m ộ t l o ạ t c á c k ỹ n ă n g v à t à i k h é o c ủ a c o n n g ư ờ i
Xác định nhiệm vụ toàn diện sắp xếp theo một trình tự hợp lý: l à n h ữ n g y ê u c ầ u c ủ a c ô n g v i ệ c đ ể h o à n t h à n h t o à n b ộ h a y m ộ t p h ầ n c á c h o ạ t đ ộ n g t h e o m ộ t t r ì n h t ự h ọ p l ý đ ể t h ự c h i ệ n c ô n g v i ệ c t ừ b ắ t đ ầ u c h o đ ế n k ế t t h ú c v ớ i m ộ t k ế t q u ả t ố i ư u
Tầm quan trọng của nhiệm vụ: l à m ứ c đ ộ ả n h h ư ở n g c ủ a c ô n g v i ệ c t ớ i n h ữ n g n g ư ờ i k h á c , t ớ i t ổ c h ứ c n ó i c h u n g h a y t ớ i t o à n x ã h ộ i
Mức độ tự quản: là m ứ c đ ộ t ự d o v à l à m v i ệ c đ ộ c l ậ p c ủ a n g ư ờ i l a o đ ộ n g k h i t h ự c h i ệ n c ô n g v i ệ c n h ư s ắ p x ế p l ị c h l à m v i ệ c , l ự a c h ọ n c á c h t h ứ c t h ự c h i ệ n c ô n g v i ệ c ,
1.2.3 Ỷ n g h ĩa củ a th iế t k ế cô n g việc tro n g m ộ t tổ chứ c Đ ể c â n b ằ n g đ ư ợ c g i ữ a n h ữ n g n h u c ầ u , h a m m u ố n c ủ a n g ư ờ i l a o đ ộ n g t r o n g c ô n g v i ệ c v à k h ả n ă n g đ á p ứ n g n h ữ n g n h u c ầ u , h a m m u ố n đ ó c ủ a t ổ c h ứ c l à m ộ t v i ệ c k h ô n g d ễ d à n g , m ộ t b à i t o á n k h ó l u ô n l à m đ a u đ ầ u c á c n h à q u ả n l ý n h â n s ự
1 2 4 C ác p h ư ơ n g p h á p th iết k ế cô n g việc tro n g m ộ t tổ chức:
Quản lý khoa học hiện đại nhấn mạnh vai trò xác định rõ nhiệm vụ trong công tác quản lý, theo quan điểm của F.W Taylor từ năm 1911 Ông đề xuất kế hoạch phân công công việc, trong đó mỗi nhân viên nhận được một bản hướng dẫn viết tay chi tiết về nhiệm vụ, phương pháp thực hiện và thời gian hoàn thành, giúp nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc Quản lý theo phương pháp này còn hướng đến việc chuyển đổi các nhiệm vụ thành các chuyên môn hóa cụ thể của từng lao động, từ đó nâng cao năng suất và tối ưu hóa quá trình làm việc.
1.2.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến thiết kể công việc a ) T í n h t h ô n g l ệ c ủ a c ô n g v i ệ c
TT THỒNG TIN THƯ VIỆN
PHÒNG LUẬN ẤN-TƯ LIỆU life Đ â y l à m ộ t k h á i n i ệ m k h á m ớ i , t u y n h i ê n n ó l à m ộ t k h á i n i ệ m k h á q u e n t h u ộ c đ ố i v ớ i n h ữ n g n g ư ờ i q u ả n l ý t h e o t r ư ờ n g p h á i n h â n v ă n C h ấ t l ư ợ n g c u ộ c s ố n g c ủ a m ộ t n g ư ờ i n à o đ ó c h í n h l à m ứ c đ ộ t h ỏ a m ã n c á c n h u c ầ u k h á c n h a u c ủ a h ọ t r o n g c u ộ c s ố n g h ằ n g n g à y V ì t r o n g t h ờ i đ ạ i n g à y n a y , c u ộ c s ố n g r i ê n g t ư c ủ a m ỗ i c á n h â n v à c ô n g v i ệ c h ọ đ a n g l à m k h ô n g c ò n m ộ t r a n h g i ớ i r õ r à n g , n ó c ó x u h ư ớ n g n g à y c à n g x ó a n h ò a đ i r a n h g i ớ i đ ó , c h o n ê n k h i n g h i ê n c ứ u c h ấ t l ư ợ n g c u ộ c s ố n g n g ư ờ i t a p h ả i q u a n t â m đ ế n c h ấ t l ư ợ n g t o à n d i ệ n đ ó là : “ c h ấ t l ư ợ n g c u ộ c s ố n g l a o đ ộ n g ” d ) K h ả n ă n g c ủ a n g ư ờ i l a o đ ộ n g
1.3 Kỉnh nghiệm về phân tích, thiết kế công việc trong tổ chức
Kinh nghiệm về Phân tích công việc: Đ ể t h ự c h i ệ n t ố t đ ư ợ c v i ệ c p h â n t í c h c ô n g v i ệ c t h e o c á c b ư ớ c t h ì v i ệ c l ậ p k ể h o ạ c h v à t i ế n h à n h t h e o d õ i q u á t r ì n h t h ự c h i ệ n l à m ộ t đ i ề u q u a n t r ọ n g P h ầ n l ậ p k ế h o ạ c h s ẽ b a o g ồ m b ư ớ c l ự a c h ọ n c ẩ n t h ậ n n h ữ n g n g ư ờ i c h ị u t r á c h n h i ệ m p h â n t í c h c ô n g v i ê c Đ ố i v ớ i m ộ t t ổ c h ứ c c h ỉ t h i t h o ả n g m ớ i c ầ n s ử d ụ n g đ ế n đ ế n n h ữ n g t h ô n g t i n p h â n t í c h c ô n g v i ệ c t h ì c ó t h ể t h u ê m ộ t n h â n v i ê n p h â n t í c h c ô n g v i ệ c t ừ b ê n n g o à i v ề l à m v i ệ c t ạ m t h ờ i Đ ổ i v ớ i t ổ c h ứ c c ó n h u c ầ u c a o h ơ n t h ì c ó t h ể c ầ n c á c c h u y ê n g i a p h a n t í c h c o n g v i ẹ c l a m v i ệ c t o à n t h ờ i g i a n M ô i p h ư ơ n g á n l ự a c h ọ n n g ư ờ i p h â n t í c h c ô n g v i ệ c đ ề u c ó n h ữ n g ư u đ i ể m v à k h u y ế t đ i ể m r i ê n g T u y n h i ê n d ù l à a i đ i n ữ a t h ì đ ê u p h ả i t h â u h i ể u t h ấ u đ á o v ề c o n n g ư ờ i , c ô n g v i ệ c v à t o à n b ộ h ệ t h ố n g c ủ a t ô c h ứ c v à n g o à i r a h ọ c ũ n g n ê n h i ể u c ô n g t y m o n g m u ố n c á c h o ạ t đ ộ n g t r o n g t ô c h ứ c s ẽ v ậ n h à n h n h ư n à o
Kinh nghiệm về Thiết kế công việc:
CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH VÀ THIÉT KÉ CÔNG VIỆC TẠI VỤ BẢO HIỂM XÃ HỘI THUỘC B ộ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
2.1 Giới thiệu khái quát v ề Vụ BHXH thuộc Bộ Lao động — Thuo’ng binh và Xã hội
2.1.2 Tổ chức công việc tại Vụ BHXH
2 2 D ặ c đ iểm củ a tổ ch ứ c ảnh h ư ở n g đến p h â n tích và th iết k ế cô n g việc tạ i Vụ B H X H th u ộ c B ộ L a o đ ộ n g - T hư ơng binh và X ã h ộ i a) Chính sách bảo hiểm xã hội rộng và phức tạp:
V ì c h í n h s á c h b ả o h i ể m x ã h ộ i r ấ t r ộ n g v à p h ứ c t ạ p , d o v ậ y đ ò i h ỏ i n g ư ờ i t h ự c h i ệ n p h ả i p h ả n á n h đ ư ợ c t í n h p h ứ c t ạ p n à y t r o n g k ế t q u ả p h â n t í c h c ô n g v i ệ c v à t h i ế t k ế c ô n g v i ệ c V i ệ c đ ể c ó đ ư ợ c k ế t q u ả p h â n t í c h v à t h i ế t k ế c ô n g v i ệ c g i ú p n g ư ờ i t h ự c h i ệ n t h ấ y đ ư ợ c m ứ c đ ộ c ô n g v i ệ c p h ả i đ ả m n h ậ n v à n h ữ n g k ỹ n ă n g , k i ế n t h ứ c , t r á c h n h i ệ m t r o n g v i ệ c t h ự c h i ệ n đ ư ợ c c ô n g v i ệ c t ạ i V ụ B H X H l à k h ô n g h ề d ễ d à n g b) Chỉnh sách bảo hiểm xã hội thay đổi theo từng thời kỳ:
N h ư v ậ y , v i ệ c p h â n t í c h v à t h i ế t k ế c ô n g v i ệ c đ ò i h ỏ i n g ư ờ i t h ự c h i ệ n p h ả i t h ể h i ệ n đ ư ợ c n h ữ n g n ộ i d u n g c ố t l õ i c ủ a c ô n g v i ệ c đ ể g i ú p c h o n g ư ờ i l a o đ ộ n g v ẫ n c ó t h ể đ ả m b ả o h o à n t h à n h đ ư ợ c c ô n g v i ệ c d ù c ó s ự t h a y đ ổ i v ề c h í n h s á c h b ả o h i ể m x ã h ộ i Đ ồ n g t h ờ i v i ệ c p h â n t í c h c ô n g v i ệ c v à t h i ế t k ể c ũ n g c ầ n p h ả i đ ư ợ c t h ự c h i ệ n , đ i ề u c h ỉ n h t h ư ờ n g x u y ê n t h e o c h í n h s á c h m ớ i c) Khối lượng công việc của Vụ BHXH lớn
D o k h ố i l ư ợ n g c ô n g v i ệ c l ớ n n h ư v ậ y , c h o n ê n s ố l ư ợ n g n h i ệ m v ụ c ầ n x á c đ ị n h n h i ệ m v ụ t r o n g p h â n t í c h v à t h i ế t k ế c ô n g v i ệ c t ạ i V ụ B H X H l à r ấ t n h i ề u D o v ậ y , n g ư ờ i t h ự c h i ệ n p h â n t í c h v à t h i ế t k ế c ô n g v i ệ c c ầ n p h ả i c ó k h ả n ă n g t ổ n g h ợ p t ố t đ ể c ó t h ể x á c đ ị n h đ ầ y đ ủ , h ọ p l ý n h i ệ m v ụ t r o n g c ô n g v i ệ c t ạ i V ụ B H X H d) Đội ngũ cán bộ công chức còn mỏng
Trong năm 2015, tổ chức của Vụ Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được giao chỉ tiêu biên chế là 15 người theo Quyết định số 180/QĐ-LĐTBXH ngày 6/4/2015 Hiện tại, Vụ có tổng số cán bộ, công chức là 13 người, cho thấy quy mô tổ chức phù hợp với kế hoạch được phê duyệt.
+ Giới tính: có 05 nam và 08 nữ
+ v ề ngạch công chức: chuyên viên cao cấp: 01 chuyên viên chính: 03 người: chuyên viên: 9 người.
+ v ề chuyên môn: 100% công chức có trình độ từ Đại học trở lên, trong đó có 10/13 cán bộ có trình độ thạc sỹ;
+ về trình độ chính trị: có 01 người có trình độ cao cấp, có 9 người có trình độ trung cấp, 3 người trình độ sơ cấp;
+ Vụ hiện có 04 đảng viên;
+ v ề vị trí lãnh đạo : Vụ có 01 “Vụ trưởng „ và 02 “Phó Vụ trưởng,,.
Quy mô nhân sự của Vụ BHXH không lớn, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích công việc tập trung và chính xác Tuy nhiên, quy mô hạn chế cũng gây ra những bất lợi như hạn chế về nguồn lực và khả năng mở rộng các hoạt động phân tích công việc trong bộ phận Việc hiểu rõ ưu điểm và nhược điểm này giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự tại Vụ BHXH.
Thuận lợi của địa phương là số lượng cán bộ công chức ít, giúp giảm thiểu số lượng vị trí công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập số liệu cũng như quan sát người lao động dễ dàng hơn.
Một trong những khó khăn của Vụ BHXH là số lượng nhiệm vụ liên quan đến các vị trí công việc ngày càng nhiều, đòi hỏi việc xác định rõ ràng các nhiệm vụ, kỹ năng, trình độ, yêu cầu và điều kiện đối với từng vị trí trở nên phức tạp hơn Việc này đòi hỏi sự chính xác và chi tiết để đảm bảo đáp ứng đúng tiêu chuẩn công việc, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và thực thi các nhiệm vụ của Vụ BHXH.
Ngoài ra, thì việc xác định khối lượng công việc để phân tích công việc tại
Vụ Bảo hiểm là một lĩnh vực phức tạp với khối lượng công việc lớn, đa dạng và thường xuyên thay đổi theo chính sách bảo hiểm xã hội Do đó, người phân tích công việc cần xác định rõ từng nhiệm vụ cụ thể để đặt ra mục tiêu phù hợp và thực hiện phân tích một cách toàn diện Đồng thời, cơ sở vật chất và nguồn tài chính của tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của Vụ Bảo hiểm.
Vụ BHXH gặp nhiều khó khăn về nguồn lực do là đơn vị quản lý nhà nước cấp Vụ, hoàn toàn phụ thuộc vào ngân sách Nhà nước Nguồn tài chính hạn chế khiến Vụ không có đủ kinh phí để thực hiện các hoạt động như phân tích công việc Cơ sở vật chất của Vụ được bố trí và phân bổ hàng năm bởi Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế trong việc đáp ứng nhu cầu hoạt động của đơn vị.
Người thực hiện công việc thường thiếu động lực để phân tích công việc, dẫn đến kết quả phân tích không đạt chất lượng cao Đối tượng được phân tích là nhân sự hoặc các đối tượng liên quan, nhưng sự thiếu cam kết và ý thức rõ ràng về mục tiêu khiến quá trình phân tích trở nên kém hiệu quả Việc đảm bảo nguồn lực và động lực cho người thực hiện là yếu tố quyết định thành công của quá trình phân tích công việc.
Người thực hiện phân tích công việc là cán bộ, công chức trong Vụ nhưng không có kiến thức hoặc kinh nghiệm chuyên môn về phân tích công việc, gây ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình này Đối tượng được phân tích lại rộng và phức tạp, đặt ra nhiều thách thức trong việc thu thập và đánh giá thông tin chính xác, từ đó ảnh hưởng đến chất lượng phân tích công việc Để nâng cao hiệu quả, cần có nhân sự có đủ kiến thức và kỹ năng phù hợp, đồng thời xây dựng quy trình rõ ràng phù hợp với đặc điểm của đối tượng phân tích.
Vụ BHXH. d) Phạm vi công việc cần thực hiện phân tích
Phạm vi công việc của Vụ BHXH được xác định theo "Quyết định số 283/QĐ-LĐTBXH ngày 05 tháng 2 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ LĐ-TB&XH," tuy nhiên, các đầu công việc này chưa phản ánh đầy đủ phạm vi thực tế mà Vụ BHXH đang thực hiện Do đó, phân tích công việc cần dựa trên việc thực hiện tại cơ quan và đòi hỏi người thực hiện phải quan sát kỹ lưỡng quá trình công việc Trong bối cảnh số lượng cán bộ, công chức ít, việc phối hợp phân tích công việc thuận lợi hơn, nhưng do khối lượng công việc lớn và thiếu kinh phí hỗ trợ, quá trình này thường chỉ diễn ra giữa một cán bộ thực hiện và lãnh đạo phụ trách, nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác phân tích và thu thập thông tin Các phương pháp thu thập dữ liệu và kỹ thuật phân tích cần phù hợp để đảm bảo chính xác và toàn diện trong quá trình đánh giá nhiệm vụ của Vụ BHXH.
Do đặc thù công việc và tổ chức, việc thu thập thông tin và phân tích kỹ thuật của người thực hiện gặp nhiều khó khăn như thiếu sự phối hợp, không có đủ kiến thức chuyên môn và hạn chế về kinh phí Những yếu tố này ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình phân tích công việc, gây ra những trở ngại trong việc đưa ra các giải pháp hiệu quả Do đó, cần có các chiến lược phù hợp để nâng cao kỹ năng, tăng cường phối hợp và mở rộng nguồn lực tài chính để đảm bảo hoạt động phân tích công việc diễn ra thuận lợi, chính xác hơn.
Phương pháp thu thập thông tin của cán bộ công chức phụ trách dựa trên khối lượng công việc của bản thân, của Vụ và kinh nghiệm cá nhân để ước lượng các thông tin cần thiết Nguồn thông tin chính được lấy từ các dữ liệu nội bộ, công tác thực địa, và các tài liệu liên quan nhằm đảm bảo độ chính xác và đầy đủ cho quá trình phân tích Việc phân tích nguồn thông tin này giúp nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng yêu cầu của các dự án, đồng thời hỗ trợ việc xây dựng chiến lược phù hợp.
Quá trình phân tích công việc chủ yếu dựa trên cảm nhận và kinh nghiệm của người thực hiện, gây ảnh hưởng đến độ chính xác của kết quả Việc xác định các nhiệm vụ phụ thuộc nhiều vào khả năng cảm nhận, dễ dẫn đến thiếu khách quan và độ chính xác không cao Thời hạn phần lớn dựa trên ước lượng cá nhân, chưa thể đảm bảo chính xác tuyệt đối.