Bài tập lớn môn quản lý dự án công nghệ thông tin chủ đề quản lý truyền thông trong dự án

ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÀI TẬP LỚN MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHỦ ĐỀ QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG TRONG DỰ ÁN NHÓM 7 LỚP 19CN3 Vũ Bình Minh 1955010139 Bùi Thức Thành Lon[.]

ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -

BÀI TẬP LỚN MÔN QUẢN LÝ

DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHỦ ĐỀ: QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG

TRONG DỰ ÁN

NHÓM 7 - LỚP 19CN3 Vũ Bình Minh - 1955010139

Bùi Thức Thành Long – 1955010131

Nhóm trưởng Mai Tố Uyên – 1955010215

Giảng Viên Hướng dẫn : Nguyễn Đăng Khoa

Hà Nội, 2023

Chương 10 Quản lý truyền thông trong dự án

Mục tiêu bài học

Sau khi đọc xong chương này, bạn sẽ có thể:

 Thảo luận về vai trò của các kỹ năng mềm trong quản lý dự án CNTT vànhấn mạnh tầm quan trọng của truyền thông như một phương tiện để đạtđược thành công trong một dự án

 Đánh giá các khái niệm chính liên quan đến truyền thông

 Giải thích các yếu tố của việc lập kế hoạch truyền thông trong dự án và cáchtạo kế hoạch quản lý truyền thông

 Mô tả cách quản lý truyền thông, bao gồm công nghệ truyền thông, phươngtiện và báo cáo hiệu suất

 Các phương pháp thảo luận để kiểm soát truyền thông, đảm bảo rằng nhu cầuthông tin được đáp ứng trong suốt vòng đời của dự án

 Danh sách các phương pháp khác nhau để cải thiện truyền thông trong dự án,chẳng hạn như tổ chức các cuộc họp, sử dụng các công nghệ khác nhau mộtcách hiệu quả và sử dụng các mẫu

 Mô tả cách mà phần mềm có thể tăng cường quản lý truyền thông trong dựán

 Thảo luận và cân nhắc về một môi trường dễ thích ứng và năng động

Trường hợp mở đầuing Case

Peter Gumpert, đã leo lên các nấc thang sự nghiệp trong một công ty viễn thônglớn Anh ấy thông minh, có năng lực và là một nhà lãnh đạo mạnh mẽ, nhưngchương trình cáp quang viễn thông dưới biển mới của công ty lớn hơn và phức tạphơn nhiều so với bất cứ điều gì anh ấy đã làm trước đây Chương trình này baogồm một số dự án riêng biệt, và Peter chịu trách nhiệm giám sát tất cả các dự án

Sự thay đổi của thị trường đối với các hệ thống viễn thông dưới biển và số lượnglớn các dự án liên quan đã tạo ra mối quan ngại về sự giao tiếp và tính linh hoạt vớiPeter Đối với các hao hụt về cột mốc và tiến độ hoàn thành, công ty của anh ấy sẽphải chịu các hình phạt tài chính từ hàng ngàn đô la mỗi ngày cho các dự án nhỏhơn và lên đến hơn 250.000 đô la mỗi ngày cho các dự án lớn hơn Nhiều dự ánnày phụ thuộc vào sự thành công của các dự án khác, vì vậy Peter phải hiểu và chủ

động quản lý những vấn đề quan trọng đó Peter đã tổ chức một số cuộc thảo luậnchính thức và không chính thức với những người quản lý dự án, những người đãbáo cáo cho anh ấy về chương trình Anh ấy đã làm việc với họ và trợ lý điều hành

dự án của mình, Christine Braun, để phát triển một kế hoạch truyền thông chochương trình Tuy nhiên, anh ấy vẫn không chắc chắn về cách tốt nhất để phân phốithông tin và quản lý tất cả những rủi ro không đáng có sẽ xảy ra Anh ấy cũngmuốn phát triển nó theo những cách nhất quán để các nhà quản lý dự án có thể pháttriển và theo dõi hiệu suất kế hoạch của họ mà không bị bóp nghẹt sự sáng tạo và tựchủ của chính họ Christine đề nghị họ sẽ xem xét sử dụng một số công nghệ truyềnthông mới để cập nhật và đồng bộ hóa các thông tin quan trọng của dự án Mặc dùPeter biết rất nhiều về viễn thông và đặt đường cáp quang, thì ông không phải làmột chuyên gia trong việc sử dụng công nghệ thông tin (CNTT) để cải thiện quátrình truyền thông Đó là một phần lý do ông đã yêu cầu Christine làm trợ lý củamình Liệu họ có thể thực sự phát triển một quy trình truyền thông linh hoạt và dễ

sử dụng không? Thời gian là điều cốt yếu, vì vậy nhiều dự án đã được thêm vàochương trình cáp quang viễn thông dưới biển mỗi tuần

Tầm quan trọng của quản lý truyền thông trong dự án

Nhiều chuyên gia đồng ý rằng mối đe dọa lớn nhất đối với sự thành công của bất

kỳ dự án nào, đặc biệt là các dự án CNTT, đó là vấn đề về giao tiếp Nhiều vấn đềthuộc các lĩnh vực và kiến thức khác nhau, chẳng hạn như về một phạm trù không

rõ ràng hay một lịch trình không thực tế, đã chỉ ra các vấn đề về giao tiếp Điềuquan trọng đối với các nhà quản lý dự án và các nhóm của họ đó là ưu tiên mộtcách truyền tải thông tin thật tốt, đặc biệt là với các nhà quản lý hàng đầu và cácbên liên quan khác Lĩnh vực CNTT liên tục thay đổi và những thay đổi này đi kèmvới rất nhiều thuật ngữ kỹ thuật khác nhau Khi các chuyên gia về máy tính giaotiếp với những người không thông thạo hoặc hiểu biết về máy tính, như một nhómbao gồm nhiều chuyên gia kinh doanh và nhà quản lý cấp cao – các thuật ngữ kỹthuật thường có thể làm phức tạp vấn đề và tạo ra những sự khó hiểu Mặc dù ngàynay hầu hết mọi người đều sử dụng máy tính, thì khoảng cách giữa người dùng vànhà phát triển ngày càng tăng lên theo sự phát triển của công nghệ Khoảng cách vềkiến thức và kinh nghiệm này gây ra một số vấn đề giao tiếp giữa các chuyên gia

kỹ thuật và các đồng nghiệp kinh doanh của họ Tất nhiên, không phải mọi chuyêngia máy tính đều là những người giao tiếp kém, hầu hết mọi người trong bất kỳ lĩnhvực nào đều có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ Ngoài ra, nhiều hệ thốnggiáo dục cho sinh viên tốt nghiệp CNTT thúc đẩy các kỹ năng kỹ thuật mạnh mẽ

vượt trội về giao tiếp và kỹ năng xã hội Hầu hết các chương trình tốt nghiệp liênquan đến CNTT đều có nhiều yêu cầu về kỹ thuật, nhưng lại có rất ít yêu cầu vềcác khóa học truyền thông (nói, viết, nghe), tâm lý học, xã hội học và nhân văn.Mọi người thường cho rằng việc học các kỹ năng mềm là thứ yếu, nhưng chúng lànhững kỹ năng quan trọng, vì vậy mọi người đều phải học và phát triển chúng.Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng các chuyên gia CNTT cần những kỹ năng mềmnày rất nhiều hoặc thậm chí nhiều hơn các kỹ năng khác Bạn không thể tách biệthoàn toàn các kỹ năng về kỹ thuật và các kỹ năng mềm khi làm việc trong các dự

án CNTT Để một dự án có thể thành công, mọi thành viên trong nhóm dự án cần

cả hai loại kỹ năng và cần phát triển chúng liên tục thông qua giáo dục chính quy

và đào tạo tại chỗ Các nghiên cứu tiếp tục cho thấy nhu cầu cao đối với các chuyêngia CNTT cùng tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp và kinh doanh tốt Theo mộtbài báo trên Tạp chí Quốc tế về Kinh doanh và Khoa học Xã hội:

 Các tổ chức đang tìm kiếm những người lao động có sự đồng đều về các kỹthuật, kỹ năng mềm và đầu óc kinh doanh

 Các kỹ năng phi kỹ thuật quan trọng nhất là giải quyết vấn đề, làm việcnhóm, lắng nghe, khả năng thích ứng với các công nghệ và ngôn ngữ mới,quản lý thời gian, khả năng chuyển giao kiến thức cho ứng dụng, đa nhiệm,giao tiếp bằng lời nói, khả năng hình dung và khái niệm hóa, tâm lý kháchhàng, kỹ năng giao tiếp, hiểu văn hóa kinh doanh, giao tiếp giữa các nhóm,đưa ra và đón nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng

 “Nhu cầu về các kỹ năng phi kỹ thuật này rất lớn, đến nỗi một số công tyCNTT cho biết họ sẽ thuê các cá nhân kỹ thuật tối thiểu miễn là họ thể hiệnđược các kỹ năng mềm và kinh doanh vững chắc.”*

Chương này nêu bật chìa khóa để có thể giao tiếp tốt, mô tả các quy trình quản lýtruyền thông dự án, cung cấp các đề xuất để cải thiện truyền thông và mô tả cáchphần mềm có thể hỗ trợ quản lý truyền thông trong một dự án

Mục tiêu của quản lý truyền thông dự án là đảm bảo phân loại, thu thập, phổ biến,lưu trữ và xử lý thông tin dự án kịp thời và phù hợp Có ba quy trình chính trongquản lý truyền thông dự án:

1 Lập kế hoạch quản lý truyền thông liên quan đến việc xác định nhu cầu thông tin

của các bên liên quan Ai cần thông tin gì? Khi nào thì họ cần nó? Thông tin sẽ

được cung cấp đến cho họ như thế nào? Các đầu ra của quy trình này bao gồm kếhoạch quản lý truyền thông, cập nhật kế hoạch quản lý dự án và cập nhật tài liệu dựán.

2 Quản lý truyền thông liên quan đến việc tạo, phân phối, lưu trữ, truy xuất và xử

lý thông tin liên lạc trong dự án dựa trên kế hoạch quản lý truyền thông Các đầu rachính của quy trình này là truyền thông dự án, cập nhật kế hoạch quản lý dự án, cập

nhật tài liệu dự án và cập nhật tài sản quy trình tổ chức Nhớ lại từ Chương 4 rằngquy trình tổ chức bao gồm các kế hoạch, chính sách, thủ tục, hướng dẫn, hệ thốngthông tin, hệ thống tài chính, hệ thống quản lý, bài học kinh nghiệm và thông tinlịch sử chính thức và không chính thức Những điều này giúp mọi người hiểu, theodõi và cải thiện các quy trình kinh doanh trong một tổ chức

3 Giám sát truyền thông liên quan đến việc đảm bảo rằng các nhu cầu truyền thông

của các bên liên quan được đáp ứng

Hình 10-1 tóm tắt các đầu vào, công cụ và kỹ thuật và đầu ra của quản lý dự ántruyền thông

Hình 10-1 Tổng quan về quản lý truyền thông dự án

Source: Hướng dẫn PMBOK®– Ấn bản thứ sáu Viện Quản lý Dự án (2017) Copyright and all rights reserved Tài liệu từ ấn phẩm này đã được sao chép với sự cho phép củaPMI.

Chìa khóa để có thể truyền thông tốt

Các nhà quản lý dự án nói rằng họ dành khoảng 90% thời gian của họ để giao tiếpvới nhau Rất khó để hiểu con người và động lực của họ, cũng rất khó để giao tiếpvới mọi người một cách hiệu quả Một số khái niệm quan trọng có thể sẽ giúp íchđược cho chúng ta, chẳng hạn như tập trung vào nhu cầu giao tiếp cá nhân vànhóm, sử dụng nhiều hình thức để giao tiếp, cung cấp thông tin quan trọng mộtcách hiệu quả và kịp thời, thiết lập giai đoạn truyền đạt tin xấu và hiểu các kênhgiao tiếp

Tập trung vào nhu cầu giao tiếp của nhóm và cá nhân

Nhiều nhà quản lý hàng đầu nghĩ rằng họ chỉ cần bổ sung thêm nhân lực vào một

dự án đang bị chậm tiến độ Thật không may, cách tiếp cận này thường gây ranhiều trở ngại hơn vì sự phức tạp ngày càng tăng của giao tiếp Trong cuốn sáchnổi tiếng The Mythical Man-Month, Frederick Brooks minh họa khái niệm này rất

rõ ràng.* Con người không phải là bộ phận để ta có thể thay thế cho nhau Bạnkhông thể chắc chắn rằng một công việc của một người làm trong hai tháng lại cóthể được hoàn thành trong một tháng bởi hai người Một ví dụ tương tự phổ biến làbạn không thể lấy chín phụ nữ ra và bảo họ hãy sinh một đứa con trong vòng mộttháng được! Điều quan trọng là phải hiểu được sở thích của từng cá nhân và nhómkhi giao tiếp Như đã học trong Chương 9, mọi người đều có các đặc điểm tínhcách khác nhau và thường ảnh hưởng đến sở thích trong giao tiếp của họ Ví dụ:nếu bạn muốn khen ngợi một thành viên trong dự án nhóm vì đã làm tốt công việc,hầu hết những người hướng nội sẽ thoải mái hơn khi nhận được lời khen đó mộtcách riêng tư, trong khi hầu hết những người hướng ngoại lại muốn mọi người cùngnghe những lời khen đó Một người có trực giác sẽ muốn hiểu làm thế nào mà mộtcái gì đó lại phù hợp với bức tranh lớn này, trong khi một người thiên về cảm nhận

sẽ thích có nhiều chi tiết cụ thể hơn, từng bước một Người có tư duy mạnh mẽ sẽmuốn biết logic đằng sau thông tin, trong khi cảm thấy mọi người sẽ muốn biếtthông tin ảnh hưởng đến cá nhân họ cũng như những người khác như thế nào Mộtngười hay phán xét sẽ thúc đẩy để đáp ứng thời hạn với một vài lời nhắc nhở, trongkhi một người có nhận thức tốt sẽ cần nhiều sự hỗ trợ hơn để phát triển và tuân theocác kế hoạch đã đề

Tuy nhiên, mỗi người lại là độc nhất, vì vậy bạn không thể đơn giản khái quát hóa

họ dựa trên hồ sơ cá nhân hoặc các đặc điểm khác Trước tiên bạn cần phải tìm

hiểu, như tác giả Stephen Covey gợi ý trong 7 Thói quen của Những người có năng

suất cao, và đặt mình vào vị trí của người khác trước khi bạn giao tiếp với họ Điều

quan trọng đối với người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm của họ làphải nhận thức được phong cách giao tiếp của chính họ Như đã học trong Chương

9, nhiều chuyên gia CNTT có đặc điểm tính cách khác với đa số nói chung, chẳnghạn như là một người hướng nội, trực giác và thiên về suy nghĩ (đối lập cảm xúc).Những khác biệt về tính cách này có thể dẫn đến việc khó giao tiếp với nhữngngười hướng ngoại, một người thiên về cảm xúc và cảm giác Ví dụ: hướng dẫn sử

dụng được viết bởi một chuyên gia CNTT có thể không cung cấp được các bướcchi tiết mà hầu hết người dùng cần Nhiều người dùng cũng thích các cuộc họp trựctiếp hoặc video ngắn để tìm hiểu cách sử dụng hệ thống mới thay vì cố gắng làmtheo hướng dẫn bằng văn bản Họ có thể sẽ thích có một cuộc trò chuyện hai chiều,trong đó họ có thể có được kinh nghiệm thực hành và có thể hỏi đáp ngay tại chỗ

Ngoài ra, người nhận thông tin hiếm khi có thể diễn giải chính xác như người gửi

đã dự tính Do đó, điều quan trọng là phải cung cấp một số phương pháp giao tiếp,chẳng hạn như chữ viết, hình ảnh, video và các cuộc họp, và một môi trường thúcđẩy đối thoại cởi mở Thay vì nghĩ rằng người nhận có thể hiểu được nó, bạn cóthể xây dựng trong một vòng phản hồi để đảm bảo được điều đó Ví dụ,một số giáoviên sử dụng các công cụ để nhanh chóng đánh giá mức độ am hiểu của học sinh vềmột khái niệm Nhiều người ngạc nhiên về sự khác biệt trong những gì họ nghĩ mọingười hiểu và những gì họ thực sự làm Cũng rất khó để nhiều người thừa nhậnrằng họ không hiểu điều gì đó Người quản lý dự án và nhóm của họ phải kiênnhẫn và linh hoạt khi truyền đạt thông tin và tập trung vào việc đảm bảo thông điệp

mà họ muốn truyền tải được tiếp thu Đừng cung cấp quá nhiều thông tin không cầnthiết!

Vị trí địa lý và nền tảng văn hóa cũng ảnh hưởng đến sự phức tạp của truyền thôngtrong dự án Nếu các bên liên quan đến từ các quốc gia khác nhau, thường rất khóhoặc không thể lên lịch và thời gian đối thoại trong giờ làm việc bình thường Ràocản ngôn ngữ cũng có thể gây ra vấn đề giao tiếp; cùng một từ có thể có ý nghĩa rấtkhác nhau trong các ngôn ngữ khác nhau Thời gian, ngày tháng và các đơn vị đolường khác cũng được diễn giải khác nhau Những người từ một số nền văn hóakhác cũng giao tiếp theo những cách khác nhau mà có thể khiến cho nhiều ngườikhông thoải mái Ví dụ, các nhà quản lý ở một số quốc gia không cho phép phụ nữhoặc người lao động có cấp bậc thấp hơn được thuyết trình theo cách chính quy.Một số nền văn hóa cũng bảo lưu các tài liệu bằng văn bản mang các cam kết ràngbuộc Dành thời gian để nghiên cứu và hiểu những bản sắc truyền thông này có thểgiúp ích rất nhiều trong một dự án

Có gì đó sai sao? Went Wrong?

Các ví dụ thú vị về sai lầm trong giao tiếp rất phổ biến, đặc biệt là khi chúng liênquan đến việc sử dụng các công nghệ mới Ví dụ, tôi đã dạy một khóa học giớithiệu về hệ thống thông tin vài năm trước Các giảng viên khác thường sẽ tham gia

khóa học để tìm hiểu cách sử dụng các ứng dụng phần mềm mới nhất Một ngày

nọ, các học sinh đang học cách điều chỉnh cài đặt và sử dụng phím tắt trên máy tínhcủa họ Tôi bảo với các sinh viên “nhấp chuột phải” và sau đó chọn Thuộc tính,hay “nhấp chuột phải” và sau đó chọn Sao chép Vào cuối giờ học, một giảng viênlặng lẽ tiếp cận tôi, chờ cho đến khi những học sinh khác đi khỏi, và sau đó nói,

"Em không biết mình đã làm sai điều gì." Cô cầm lên một mảnh giấy mà cô đã viết

từ "nhấp chuột" khoảng chục lần Nói cách khác, cô ấy đã viết “nhấp chuột” theonghĩa đen khi được yêu cầu làm như vậy thay vì nhấp chuột phải Tôi hỏi: "Em là

Máy tính Macintosh thường không có chuột với hai nút, vì vậy người dùng khôngbao giờ phải nhấp chuột phải Tôi đã chỉ cho em ấy cách nhấp chuột phải, và trongcác lớp học trong tương lai tôi đảm bảo chỉ ra các thao tác khác nhau trên PC so vớiMac Khi công nghệ liên tục thay đổi, điều quan trọng là phải kiên nhẫn và dànhthời gian để làm cho các bên liên quan hiểu cách sử dụng các công cụ có liên quanđến dự án của họ

Các phương pháp truyền thông chính thức và không chính thức

Nó là không đủ để các thành viên trong nhóm dự án gửi báo cáo cho người quản lý

dự án của họ và các bên liên quan khác và sau đó khẳng định rằng tất cả nhữngngười cần biết thông tin này sẽ đọc báo cáo Đôi khi, cách tiếp cận đó có thể hiệuquả, nhưng nhiều người thích cách truyền thông không chính thức Khoảng mộtnửa dân số nói chung là người hướng ngoại, vì vậy họ thích nói chuyện với nhữngngười khác hơn Thông thường, nhiều chuyên gia phi kỹ thuật - từ đồng nghiệp đếnngười quản lý - thích trò chuyện đối thoại về một dự án hơn là đọc báo cáo chi tiết,email hoặc trang Web để cố gắng tìm thông tin thích hợp

Nhiều đồng nghiệp và người quản lý muốn biết thêm về những người làm việctrong cùng dự án với họ và phát triển và tạo dựng mối quan hệ với họ Họ sử dụngcác cuộc thảo luận không chính thức về dự án để phát triển các mối quan hệ này

Do đó, người quản lý dự án phải giỏi trong việc nuôi dưỡng mối quan hệ thông quagiao tiếp Nhiều chuyên gia tin rằng sự khác biệt giữa những nhà quản lý dự án giỏivới những nhà quản lý dự án xuất sắc là khả năng nuôi dưỡng và sử dụng các kỹnăng lắng nghe, đồng cảm, như được mô tả trong Chương 9, Quản lý tài nguyên

dự án

Giao tiếp bằng các cuộc trò chuyện cũng giúp xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ hơngiữa các nhân viên dự án và các bên liên quan của dự án Mọi người thích tương tácvới nhau để có được cảm giác thực sự về cách một dự án đang diễn ra Nghiên cứu

được thực hiện bởi Albert Mehrabian và được thảo luận trong cuốn sách Silent

Messages của ông chỉ ra rằng trong các tương tác trực tiếp, thông tin được truyền

đạt thông qua ngôn ngữ cơ thể, giọng nói và nội dung nói.* Bài học cho truyềnthông dự án ngày nay: điều quan trọng là phải chú ý đến nhiều hơn đến lời nói của

ai đó Một người có tiếng nói và ngôn ngữ cơ thể nói lên rất nhiều về cảm giác của

họ

Việc tạo và phân phối thông tin hiệu quả phụ thuộc vào người quản lý dự án và cácthành viên trong nhóm dự án có kỹ năng giao tiếp tốt Giao tiếp bao gồm nhiềukhía cạnh khác nhau như viết, nói và nghe, và nhân viên dự án cần sử dụng tất cảcác khía cạnh này trong thói quen hàng ngày của họ Ngoài ra, những người khácnhau sẽ phản ứng tích cực với các cấp độ hoặc các kiểu giao tiếp khác nhau Ví dụ,một nhà tài trợ dự án có thể sẽ thích nghe thông tin thông qua các cuộc thảo luậnkhông chính thức được tổ chức mỗi tuần một lần cùng với một tách cà phê Ngườiquản lý dự án cần nhận thức được sở thích này và tận dụng nó Nhà tài trợ dự án sẽđưa ra những phản hồi tốt hơn về dự án trong các cuộc trò chuyện hơn so với thôngqua một số hình thức truyền thông khác Các cuộc trò chuyện không chính thức chophép các nhà tài trợ dự án thực hiện vai trò lãnh đạo và cung cấp những hiểu biết,các thông tin quan trọng cho sự thành công của dự án và tổ chức nói chung Cáccuộc gặp mặt như vậy thường hiệu quả hơn so với truyền thông điện tử, đặc biệt làđối với thông tin mang tính nhạy cảm

Phân phối những thông tin quan trọng một cách hiệu quả và kịp thời

Điều quan trọng là phải bao gồm được những thông tin kỹ thuật chi tiết quan trọngảnh hưởng đến hiệu suất của các sản phẩm hoặc dịch vụ được phát triển trong một

dự án Việc ghi lại bất kỳ thay đổi nào về thông số kỹ thuật thậm chí còn quantrọng hơn, có thể ảnh hưởng đến hiệu suất sản phẩm Ví dụ, nếu chương trình cápquang viễn thông dưới biển được mô tả ở phần mở đầu của chương bao gồm một

dự án mua và cung cấp thiết bị lặn đặc biệt, và nhà cung cấp bình oxy sẽ tăngcường thêm các bình để thợ lặn có thể ở dưới nước lâu hơn, những người khác sẽcần phải biết về khả năng mới này Thông tin không nên được cất trong một tập tin

đính kèm với tài liệu sản phẩm mới của nhà cung cấp Mọi người có xu hướngtránh báo cáo các tin tức xấu Nếu nhà cung cấp bình oxy chậm sản xuất, người phụtrách dự án mua bình có thể sẽ chờ đến phút cuối rồi mới báo cáo thông tin quantrọng này Những kiểu tin tức này có thể được truyền tải nhanh chóng qua văn bảnthông qua trang web, e-mail, tin nhắn văn bản hoặc các phương tiện tương tự Tuynhiên, mọi người có xu hướng bị choáng ngợp bởi có quá nhiều thông tin và họ cóthể không hiểu hết ý nghĩa của nó đối với dự án cụ thể của họ Giao tiếp bằng cáchtrò chuyện thông qua các cuộc họp và nói chuyện không chính thức giúp đưa rađược các thông tin quan trọng - tích cực hoặc tiêu cực – và công khai Bởi vì các dự

án CNTT thường đòi hỏi nhiều sự phối hợp, nên đó là một ý tưởng tốt để có cáccuộc họp ngắn một cách thường xuyên Ví dụ, một số nhà quản lý dự án CNTT sẽyêu cầu tất cả nhân viên dự án tham dự một cuộc họp “dự phòng” mỗi tuần hoặcthậm chí mỗi buổi sáng, tùy thuộc vào nhu cầu của dự án Các cuộc họp nàythường không có ghế, nên điều này buộc mọi người phải tập trung vào những gì họcần để giao tiếp Hãy nhớ rằng các dự án sử dụng phương pháp tiếp cận nhanh này

có các cuộc họp hàng ngày để đảm bảo rằng mọi người cùng đồng thuận về vấn đềnào đó Nếu mọi người không thể gặp mặt trực tiếp, họ có thể tổ chức các cuộc họptrực tuyến thay vào đó

Thiết lập một Sân khấu để truyền đạt tin xấu

Điều quan trọng là đưa thông tin vào ngữ cảnh, đặc biệt nếu đó là tin xấu Nếu cóvấn đề nào đó, hãy cho biết nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến toàn bộ dự án và tổchức Tin xấu có vẻ là một trở ngại lớn, nhưng bạn có thể đề xuất các bước đểgiảm thiểu sự cố xảy ra Các nhà tài trợ dự án và các nhà quản lý cấp cao khác sẽmuốn biết rằng bạn đã đánh giá các tác động của tình huống như thế nào, từ đó xemxét các lựa chọn thay thế và đưa ra khuyến nghị dựa trên chuyên môn của bạn.Người quản lý dự án nên biết làm thế nào mà một vấn đề lớn có thể ảnh hưởng đếnlợi nhuận của tổ chức và có thể sử dụng các kỹ năng lãnh đạo của họ để xử lýnhững thách thức Một ví dụ thú vị về cách giảm thiểu tin xấu được cung cấp trongbức thư sau đây từ một học sinh cao đẳng gửi về cho cha mẹ cô Các biến thể củabức thư này có thể được tìm thấy trên nhiều trang web

Gửi Cha và Mẹ yêu quý, hoặc con nên gọi là Bà & Ông nội,

Vâng, con đang mang thai Không, con chưa thể kết hôn vì Larry, bạn trai của con,đang không có việc làm Các nhà tuyển dụng của Larry dường như không đánh giá

cao những kỹ năng mà anh ấy đã học được kể từ khi anh ấy học trung học Larrytrông trẻ hơn nhiều so với cha đó, Cha, mặc dù anh ấy lớn hơn Cha ba tuổi Conđang bỏ học đại học và kiếm một công việc để chúng con có thể có được một căn

hộ trước khi em bé chào đời Con tìm thấy một căn hộ xinh đẹp phía trên một nhàsửa chữa ô tô với 24 giờ khí thải cách nhiệt tốt và tiếng ồn sẽ không làm phiềnchúng con Con rất vui Con nghĩ cha cũng vậy

Con gái yêu dấu, Ashley

Chú thích: Không có Larry nào ở đây cả Và con không có mang thai Con cũngchưa kết hôn Con không có bỏ học, nhưng mà con bị điểm “D” môn Hóa học Conchỉ muốn Cha có một góc nhìn khác như vậy thôi

Xác định số lượng các kênh truyền thông

Một khía cạnh quan trọng khác của truyền thông là số lượng người tham gia vàomột dự án Khi số lượng tăng lên, sự phức tạp trong giao tiếp tăng lên vì có nhiềukênh hoặc con đường mà mọi người có thể giao tiếp Bạn có thể sử dụng công thứcđơn giản sau đây để xác định số lượng kênh liên lạc khi số lượng người tham giavào một dự án tăng lên:

Trong đó, n là số người tham gia

Ví dụ, giữa hai người sẽ tồn tại một kênh truyền thông: (2(2-1))/2 = 1 Giữa bangười sẽ tồn tại ba kênh truyền thông: (3(3-1))/2 = 3 Bốn người sẽ là sáu kênh,năm người là mười kênh, và tương tự

Hình 10-2 sẽ minh họa khái niệm này Bạn có thể thấy rằng khi số lượng ngườităng lên, số lượng kênh truyền thông cũng tăng lên nhanh chóng Các nhà quản lý

dự án nên cố gắng giới hạn quy mô của các nhóm chính hoặc nhóm phụ để tránhlàm cho thông tin liên lạc quá phức tạp Ví dụ, nếu ba người đang làm việc cùngnhau trong một nhiệm vụ hay dự án cụ thể, họ có ba kênh truyền thông Nếu bạnthêm hai người nữa vào nhóm của họ, bạn sẽ có 10 kênh truyền thông, tăng thêmbảy Nếu bạn thêm ba người nữa thay vì hai, bạn sẽ có 12 kênh truyền thông Bạn

có thể thấy việc giao tiếp sẽ trở nên phức tạp nhanh như thế nào khi bạn tăng quy

mô nhóm lên

Hình 10-2 Sự ảnh hưởng của số lượng người lên các kênh truyền thông

Một nhà truyền thông giỏi sẽ xem xét nhiều yếu tố trước khi quyết định cách phânphối thông tin, bao gồm quy mô của nhóm, loại thông tin và phương tiện truyềnthông phù hợp Mọi người thường gửi tin nhắn email được viết một cách nhanhgọn, và do đó nó không được lên kế hoạch cẩn thận như họ dự tính Trong khi điềunày có thể là một vấn đề ngay cả với một nhóm nhỏ khoảng năm người nhận, cácvấn đề này sẽ nhân lên thêm nhiều lần khi gửi tin nhắn như vậy cho nhóm từ 500người trở lên Khi được hỏi tại sao bạn không thể luôn gửi email như cho mộtnhóm rất lớn như vậy giống như bạn có thể gửi cho một nhóm nhỏ, một CIO trả lời,

“Khi có một nhóm tăng số lượng người lên, bạn sẽ có một loạt các thách thức cầnquản lý Giao tiếp không tốt theo cấp số nhân sẽ làm tăng khả năng phạm phải cácsai lầm chết người Một dự án quy mô lớn có rất nhiều bộ phận như những chiếcbánh răng, điều này khiến việc nó bị phá vỡ dễ dàng hơn nhiều Giao tiếp giốngnhư là dầu nhớt để giữ cho mọi thứ hoạt động một cách bình thường Sẽ dễ dànghơn nhiều để giải quyết sự hoài nghi giữa các nhóm gồm năm thành viên trongnhóm hơn là với một nhóm gồm 500 thành viên.”*

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn sẽ không thể gặp mặt trực tiếp và phải gửiemail cho một nhóm người lớn Nhiều chuyên gia CNTT sẽ làm việc trên các dự án

ảo mà họ không bao giờ gặp gỡ các nhà tài trợ dự án của họ, hay các thành viênkhác trong nhóm hoặc các bên liên quan khác của dự án Trong môi trường dự án

ảo, điều quan trọng đối với các nhà quản lý dự án là phát triển các quy trình giaotiếp rõ ràng Họ phải sử dụng e-mail, hội nghị trên web, nhắn tin tức thời, chủ đềthảo luận, trang web dự án và các công nghệ khác để truyền đạt hầu hết các thôngtin Họ có thể thỉnh thoảng gọi điện thoại hoặc dùng các phương tiện truyền thôngkhác, nhưng nói chung, họ phải dựa vào giao tiếp bằng văn bản tốt Như bạn có thểthấy, giao tiếp dự án liên quan đến việc tạo và gửi báo cáo trạng thái hoặc tổ chứccác cuộc họp định kỳ Nhiều nhà quản lý dự án giỏi biết được các điểm mạnh vàđiểm yếu cá nhân của họ trong lĩnh vực này và có cho xung quanh mình nhữngngười có thể bù đắp được các yếu điểm của họ, giống như Peter Gumpert đã làmtrong trường hợp mở đầu bằng cách đề xuất Christine làm trợ lý của mình Đó làmột ví dụ thực tiễn tốt để chia sẻ trách nhiệm quản lý truyền thông dự án với toàn

bộ nhóm dự án

Lập kế hoạch quản lý truyền thông

Bởi vì giao tiếp rất quan trọng đối với các dự án, mọi dự án nên bao gồm kế hoạch quản lý truyền thông - một tài liệu hướng dẫn truyền thông dự án Kế hoạch nàyphải là một phần của kế hoạch quản lý dự án tổng thể, như bạn đã học trongChương 4, Quản lý tích hợp dự án Kế hoạch quản lý truyền thông thay đổi theonhu cầu của dự án, nhưng một số loại kế hoạch bằng văn bản phải luôn được chuẩn

bị sẵn Đối với các dự án nhỏ, chẳng hạn như dự án quản lý trang web mạng nội bộđược mô tả trong Chương 3, kế hoạch quản lý viễn thông có thể là một phần trongđiều lệ của nhóm Đối với các dự án lớn, nó nên là một tài liệu riêng biệt Kế hoạchquản lý truyền thông nên đề cập đến các mục sau:

1 Yêu cầu về truyền thông từ các bên liên quan

2 Thông tin cần truyền đạt, bao gồm định dạng, nội dung và mức độ chi tiết

3 Ai sẽ là người nhận được thông tin và ai sẽ cung cấp thông tin đó

4 Các phương pháp hoặc công nghệ được đề xuất để truyền đạt thông tin

5 Tần suất liên lạc

6 Những thủ tục cần phát triển để giải quyết vấn đề

7 Thủ tục cần sửa đổi để cập nhật kế hoạch quản lý truyền thông

8 Một bảng lý giải các thuật ngữ phổ biến

Điều quan trọng là phải biết loại thông tin nào sẽ được phân phối cho các bên liênquan cụ thể Bằng cách phân tích nhu cầu giao tiếp của các bên liên quan, bạn cóthể tránh lãng phí thời gian hoặc tiền bạc vào việc tạo hoặc phổ biến những thôngtin không cần thiết

Bảng 10-1 cung cấp một phần của phân tích giao tiếp của các bên liên quan mẫucho thấy các bên liên quan nào nên nhận được thông tin liên lạc bằng văn bản cụthể.Lưu ý rằng phân tích thông tin liên lạc của các bên liên quan bao gồm các bảngliệt kê người liên hệ để biết thông tin, khi nào thì thông tin đến hạn gửi và địnhdạng ưa thích đối với thông tin đó Lưu ý rằng các bên liên quan đầu tiên, nhữngngười quản lý khách hàng, muốn có một bản sao cứng của các báo cáo tình trạnghàng tháng cộng với một cuộc họp để nói thêm về nó Nó luôn luôn là một ý tưởngtốt để bao hàm các lưu ý với các loại bảng ghi lại những chú ý đặc biệt, hoặc chitiết liên quan đến mỗi bên liên quan, tài liệu, cuộc họp, hoặc thành phần khác Bạn

có thể tạo một bảng tương tự để hiển thị các bên liên quan nào thì nên tham dự cáccuộc họp chính thức về dự án cụ thể nào đó Yêu cầu các bên liên quan xem xét và phê duyệt những phân tích của họ để đảm bảo rằng thông tin là chính xác và hữuích nhất

Bảng 10-1 Sample stakeholder communications analysis

Bản sao cứng vàhọp mặt

Tina Erndt, Tom Silva

Đầu tháng

Quản lý khách

hàng doanh

nghiệp

Báo cáo tình trạng hàng tháng

Bản sao cứng Julie Grant, Sergey

E-mail Li Chau, Nancy

tháng

Quản lý nội bộ Báo cáo tình

trạng hàng tháng

Bản sao cứng vàhọp mặt

Intranet Angie Liu Đầu

tháng

Đào tạo các

nhà thầu phụ

Kế hoạch đào tạo

Bản sao cứng Jonathan Kraus Ngày 1

tháng 11Nhà thầu phụ

về công nghệ

Kế hoạch triển khai phần mềm

E-mail Najwa Gates Ngày 1

tháng 5Nhận xét: Đặt tiêu đề và ngày của tài liệu ở trên tiêu đề email và yêu cầu người

nhận xác nhận Nhiều dự án không bao gồm đủ các thông tin ban đầu trong khitruyền thông Các nhà quản lý dự án, quản lý cấp cao và các thành viên trong nhóm

dự án thường cho rằng việc sử dụng các kênh truyền thông hiện có để chuyển tiếpthông tin dự án như vậy là đủ Vấn đề với việc sử dụng các kênh hiện có là mỗinhóm (cũng như các bên liên quan khác) đều có các nhu cầu giao tiếp khác nhau.Tạo ra một số các kế hoạch quản lý truyền thông và xem xét nó với các bên liênquan dự án sớm nhất trong một dự án sẽ giúp ngăn ngừa hoặc giảm thiểu các vấn

đề về truyền thông sau này Nếu một tổ chức làm việc trên nhiều dự án, phát triển tính nhất quán trong việc xử lý truyền thông dự án giúp tổ chức hoạt động trơn truhơn Truyền thông phù hợp giúp các tổ chức cải thiện được việc truyền thông dự áncủa họ, đặc biệt đối với các chương trình bao gồm nhiều dự án Ví dụ, PeterGumpert, người quản lý chương trình trong trường hợp mở đầu, sẽ được hưởng lợirất nhiều từ việc có một kế hoạch quản lý truyền thông mà tất cả các nhà quản lý dự

án của anh ấy sẽ giúp anh phát triển nó và làm theo Bởi vì một số dự án sẽ có một

số bên liên quan giống nhau, thậm chí còn quan trọng hơn, để có thể phối hợp vàphát triển kế hoạch quản lý truyền thông Ví dụ, nếu khách hàng nhận được báo cáotrạng thái từ công ty của Peter có định dạng hoàn toàn khác nhau và không khớpvới thông tin từ các dự án liên quan trong cùng một công ty, họ sẽ đặt rạ câu hỏi vềkhả năng của công ty Peter để có thể quản lý được các chương trình lớn

Thông tin về nội dung về các truyền thông trong dự án thiết yếu đến từ cấu trúcphân chia công việc (WBS) Trên thực tế, nhiều WBS bao gồm một phần chotruyền thông dự án để đảm bảo rằng báo cáo thông tin cũng chính là một sản phẩmcủa dự án Nếu báo cáo thông tin thiết yếu là một hoạt động được xác định trongWBS, điều quan trọng hơn là phải biết thông tin dự án nào cần được báo cáo, khinào thì báo cáo, làm thế nào để báo cáo và ai chịu trách nhiệm báo cáo

Quản lý Truyền thông

Quản lý truyền thông là một phần lớn trong công việc của người quản lý dự án.Đưathông tin dự án đến đúng người vào đúng thời điểm và ở định dạng hữu íchcũng quan trọng như việc phát triển thông tin ngay từ ban đầu Các phân tích truyềnthông của các bên liên quan được coi là điểm khởi đầu tốt để quản lý truyền thông.Người quản lý dự án và nhóm của họ phải quyết định ai là người nhận được cácthông tin cụ thể, nhưng họ cũng phải xác định được cách tốt nhất để tạo và phânphối thông tin Gửi báo cáo bằng văn bản về thông tin dự án liệu có đủ không? Liệuvăn bản có phù hợp không, hay là hình ảnh hoặc thậm chí video sẽ truyền đạt thông

tin tốt hơn? Các cuộc họp đối mặt có hiệu quả trong việc phân phối một số cácthông tin dự án không? Các cuộc họp và thông tin liên lạc bằng văn bản có cầnthiết cho thông tin dự án không? Cách tốt nhất để cung cấp thông tin cho các thànhviên trong nhóm ảo là gì? Trong quá trình thực hiện dự án, các nhóm dự án phảigiải quyết các cân nhắc quan trọng để quản lý thông tin và cuối cùng họ thường cậpnhật các quy trình kinh doanh thông qua truyền thông được cải thiện Ví dụ, họ cóthể sửa đổi các chính sách và thủ tục, sửa đổi hệ thống thông tin hoặc kết hợp cáccông nghệ mới để cải thiện việc phân phối các thông tin Ví dụ, Peter Gumpert,người quản lý chương trình trong trường hợp mở đầu, có thể quyết định rằng việccung cấp cho các thành viên dự án chính các ứng dụng đặc biệt trên điện thoạithông minh sẽ tăng cường về truyền thông Anh ta sẽ cần yêu cầu thêm tiền để cungcấp các thiết bị và ứng dụng này rồi đào tạo về cách sử dụng chúng Sau khi trả lờicác câu hỏi chính liên quan đến truyền thông dự án, người quản lý dự án và nhómcủa họ phải quyết định cách tốt nhất để tạo và phân phối thông tin Các cân nhắcquan trọng bao gồm việc sử dụng công nghệ, các phương pháp và phương tiệnthích hợp để sử dụng và báo cáo hiệu suất.

Sử dụng công nghệ để tăng cường tạo và phân phối thông tin

Công nghệ có thể tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tạo và phân phối thông tin,khi được sử dụng một cách hiệu quả Hầu hết mọi người và doanh nghiệp đều dựavào e-mail, tin nhắn tức thời, trang web, điện thoại bàn, điện thoại di động, nhắn tin

và các công nghệ khác để liên lạc Sử dụng hệ thống quản lý thông tin dự án, bạn

có thể tạo và tổ chức các tài liệu dự án, lịch trình, biên bản cuộc họp và yêu cầu củakhách hàng, làm cho chúng luôn có sẵn ở định dạng điện tử Bạn có thể lưu trữthông tin này cục bộ hoặc trên lưu trữ đám mây Lưu trữ các mẫu của các tài liệu

dự án điện tử có thể làm cho việc truy cập các biểu mẫu tiêu chuẩn dễ dàng hơn, do

đó làm cho việc phân phối thông tin cũng sẽ dễ dàng hơn Điều quan trọng là phải

có các quy trình sao lưu tại chỗ trong trường hợp có sự cố với các công nghệ truyềnthông thông thường, như được mô tả trong “Các vấn đề toàn cầu” ở phần sau củachương này Hai cân nhắc quan trọng trong việc quyết định sử dụng công nghệ nào,bao gồm phương pháp truyền thông và phương tiện truyền thông, được mô tả trongcác phần gần đây Bạn sẽ tìm hiểu thêm về việc sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản

lý truyền thông dự án sau này trong chương này

Các vấn đề toàn cầu

Thảm họa tự nhiên thường làm gián đoạn truyền thông trên toàn thế giới Ví dụ,quy mô thiệt hại đối với cơ sở hạ tầng truyền thông của Nhật Bản sau trận động đất9,0 độ richter vào tháng 3 năm 2011 là chưa từng có May mắn thay, hàng ngànnhân viên từ Nippon Telegraph and Telephone (NTT) East đã làm việc suốt ngàyđêm để khôi phục lại liên lạc Nhờ những nỗ lực của họ, 4,75 triệu cuộc gọi điện

thoại công cộng đã được thực hiện vào ngày hôm sau của thảm họa Danh sách sau

đây sẽ tóm tắt một số sự kiện và số liệu về thiệt hại và các nỗ lực phục hồi:

 Khoảng 90 đường trục đã bị cắt đứt do thiệt hại cho cầu và đường sắt

 990 tòa nhà bị mất điện

 1.5 triệu hộ bị hư hỏng

 16 tòa nhà bị phá hủy

 2.700 km cáp trên cao đã bị hư hại

 Có 3.930 đường dây điện thoại công cộng sử dụng khẩn cấp đã được thiếtlập

 NTT East đã tặng 30.000 chiếc điện thoại cho chính quyền địa phương

 450 điểm truy cập Internet khẩn cấp đã được tạo ra.*

Thật tuyệt khi thông tin liên lạc có thể được khôi phục một ngày sau thảm họa,nhưng đó cũng là quá muộn Trận động đất Nepal tháng 4 năm 2015 đã giết chếthơn 8.800 người và khiến hơn 23.000 người bị thương Sau khi các kết nối điệnthoại di động và Internet biến mất, một số người đã chuyển sang các công nghệ cũ,như radio nghiệp dư, để truyền đạt thông tin về các nạn nhân mất tích một cách

Để cải thiện thông tin liên lạc khi thảm họa tiếp theo xảy ra, các nhà nghiên cứuđang nghiên cứu một giải pháp tốt hơn Hai nhà thiết kế người Đan Mạch làPernille Skjødt và Ida Stougaard đã tạo ra một thiết bị có tên là Reachi, thứ mà đãlọt vào chung kết trong Cuộc thi liên doanh xã hội toàn cầu năm 2015 Nó sử dụng một công nghệ gọi là mạng lưới gửi tín hiệu từ người này sang người khác – giống

với công nghệ được sử dụng trong ứng dụng điện thoại thông minh có tên FireChat.Reachi là một thiết bị đơn chức năng bền hơn điện thoại, có thể sống sót trong nước

và chạy bằng năng lượng mặt trời Các nhà thiết kế hiện đang hoàn thành cácchứng thực cuối cùng về các khái niệm và phối hợp với Hội Chữ thập đỏPhilippines để lên kế hoạch triển khai trên toàn quốc Họ cũng hy vọng sẽ có thểmang nó đến với các quốc gia khác Đó là điều có thể rấthữu ích ở bất cứ đâu; ngay

cả những nơi có nhiều nguồn kết nối nhất trên Trái đất cũng không thể dễ dànggiao tiếp khi các cơ sở hạ tầng tiêu chuẩn bị hỏng hóc.*

Lựa chọn các phương pháp và công cụ truyền thông thích hợp

Có ba loại phương pháp truyền thông phổ biến rộng rãi:

1 Giao tiếp tương tác: Như tên của nó, hai hoặc nhiều người tương tác để trao đổi

thông tin thông qua các cuộc họp, cuộc gọi điện thoại hoặc hội nghị truyền hình.Phương pháp này thường là cách hiệu quả nhất để đảm bảo sự hiểu biết chung giữacác bên

2 Giao tiếp đẩy: Thông tin được gửi hoặc đẩy đến người nhận mà không yêu cầu các báo cáo, email, fax, thư thoại và các phương tiện khác Phương pháp này đảm

bảo rằng thông tin được phân phối đi, nhưng không đảm bảo đưuọc rằng nó đãđược nhận hoặc hiểu rõ hay chưa

3 Giao tiếp kéo: Thông tin được gửi đến người nhận theo yêu cầu của họ thông

qua các trang web, bảng tin, e-learning, các kho kiến thức như blog và wiki, và cácphương tiện khác

Ngoài việc xác định phương pháp thích hợp để truyền đạt thông tin dự án cụ thể,điều quan trọng là phải xem xét phương tiện nào sẽ sử dụng Ví dụ: nếu bạn biết rằng bạn phải sử dụng phương pháp giao tiếp tương tác để nêu lên một chủ đề quantrọng với nhà tài trợ dự án, bạn vẫn cần xác định rằng phương tiện nào bạn sẽ sửdụng Bảng 10-2 cung cấp các hướng dẫn từ Practical Communications, Inc., mộtcông ty tư vấn truyền thông, về cách các loại phương tiện truyền thông khác nhauphù hợp với các nhu cầu truyền thông khác nhau Những phương tiện này bao gồmcác bản sao cứng, các cuộc điện thoại, thư thoại, e-mail, cuộc họp và trang web Vídụ: nếu bạn muốn đánh giá các cam kết của các bên liên quan dự án, thì tổ chứcmột cuộc họp sẽ là phương tiện phù hợp nhất (Một cuộc họp mặt đối mặt sẽ tốthơn, nhưng một cuộc họp qua Web, trong đó những người tham gia có thể nhìn và

nghe thấy nhau, cũng sẽ hiệu quả như là một cuộc họp thông thường.) Một cuộc gọiđiện thoại cũng sẽ thích hợp, nhưng các phương tiện truyền thông khác thì sẽ khôngphù hợp Các nhà quản lý dự án phải đánh giá nhu cầu của tổ chức, dự án và cánhân không xác định được rằng phương tiện truyền thông nào sẽ sử dụng và khinào sử dụng Họ cũng phải nhận thức được các công nghệ mới có thể tăng cườnggiao tiếp và hợp tác, như được mô tả trong phần Có gì đó sai sao?

Bảng 10 – 2 Bảng Lựa chọn các thiết bị

Bảng Lựa chọn các thiết bịMức độ phù hợp của thiết bị

dùng để:

Bản sao cứng

Cuộc điện thoại

Thư thoại

Email Cuộc

họp

Trang Web

Giải quyết hành vi tiêu cực 3 2 3 2 1 3

Đưa ra yêu cầu đơn giản 3 1 1 1 3 3

Có gì đó sai sao? Went Wrong?

Một nghiên cứu của Frost & Sullivan được tài trợ bởi Verizon Business vàMicrosoft Corp, được gọi là "Các cuộc họp trên khắp thế giới: Tác động của sự hợptác đối với hiệu suất kinh doanh", nhận thấy rằng sự hợp tác là động lực chính chohiệu suất tổng thể của các công ty trên toàn thế giới Tác động của sự hợp tác có ýnghĩa gấp đôi so với những sự tích cực của công ty trong việc theo đuổi các cơ hộithị trường mới và có ý nghĩa gấp năm lần so với môi trường bên ngoài Nghiên cứuđịnh nghĩa sự hợp tác là sự tương tác giữa văn hóa và công nghệ, chẳng hạn nhưcuộc họp thoại và cuộc họp qua web, e-mail và nhắn tin tức thời Các nhà nghiêncứu cũng tạo ra một phương pháp để đo lường mức độ cộng tác ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh

Trong tất cả các công nghệ cộng tác đã được nghiên cứu, có ba công nghệ thường

có mặt ở các công ty có hiệu suất cao hơn so với các công ty có hiệu suất thấp:Cuộc họp trên web, Cuộc họp thoại và công nghệ lập lịch họp “Nghiên cứu nàycho thấy một thước đo mới mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể sử dụng đểquản lý thành công hơn các công ty của họ và đạt được lợi thế cạnh tranh”, BrianCotton, phó chủ tịch của Frost & Sullivan cho biết Đo lường chất lượng và khảnăng hợp tác trong một tổ chức nhất định cho thấy một cơ hội để quản lý ưu tiênđầu tư công nghệ, khuyến khích việc áp dụng các công cụ mới và mở ra các đườngdây truyền thông để cải thiện sự hợp tác.”*

Nghiên cứu cũng cho thấy sự khác biệt trong khu vực về cách mọi người ở cácquốc gia khác nhau với sở thích giao tiếp với nhau Những khác biệt này làm nổi

bật cơ hội tuyệt vời để có thể hiểu biết thêm về văn hóa nhằm cải thiện các nỗ lựchợp tác trên toàn thế giới Ví dụ:

 Các chuyên gia Mỹ thích làm việc một mình và họ thích gửi e-mail hơn làgọi cho một người hoặc để lại tin nhắn thoại Họ cảm thấy thoải mái hơn vớicác công nghệ họp thoại, video và Web so với những người từ các khu vựckhác Ngoài ra, họ có xu hướng đa nhiệm nhiều nhất khi tham gia các cuộcgọi hội nghị

 Nngười châu Âu phát triển mạnh về tinh thần đồng đội nhiều hơn so với cácđối tác của họ ở nơi khác và thích tương tác trong thời gian thực với ngườikhác Họ cảm thấy rằng họ không vô trách nhiệm khi không nghe điện thoại,

và họ muốn mọi người gọi cho họ hơn là để lại một tin nhắn thư thoại

 Các chuyên gia trong khu vực châu Á-Thái Bình Dương, hơn bất cứ nơi nàokhác, muốn được giữ liên lạc liên tục trong ngày làm việc Dođó, họ thấyđiện thoại là công cụ không thể thiếu và thích nhắn tin tức thời hơn e-mail

Trong một nghiên cứu tiếp theo được tài trợ bởi Verizon và Cisco, Frost & Sullivan

đã kiểm tra vai trò của các giải pháp cộng tác trong việc cho phép tổ chức với hiệusuất cao và phát triển một mô hình để đo lường lợi nhuận khi hợp tác (ROC) Cáccuộc khảo sát từ 3.662 nhà quản lý trên toàn cầu đã được phân tích để ước tính lợinhuận được tạo ra từ việc triển khai công nghệ cộng tác trong các hoạt động kinhdoanh quan trọng từ sáu lĩnh vực chức năng: đổi mới và phát triển sản phẩm mới(Nghiên cứu & Phát triển), sử dụng lao động (Nhân sự), hiệu suất bán hàng (Bánhàng), khách hàng (Tiếp thị), giá trị cổ đông (Quan hệ nhà đầu tư) và đầu vào doanh nghiệp (Quan hệ công chúng) Kết quả nghiên cứu cho thấy lợi nhuận caonhất trong các lĩnh vực về hiệu suất bán hàng và đổi mới và phát triển sản phẩmmới “Phát hiện nổi bật chính của chúng tôi là: Khi các tổ chức triển khai và sửdụng các công cụ cộng tác tiên tiến, hỗ trợ IP trong các hoạt động của họ, họ có thểthực hiện tốt hơn các hoạt động kinh doanh quan trọng và nhận ra lợi nhuận caohơn từ sự hợp tác của họ.*

Báo cáo hiệu suất

Một công cụ quan trọng khác để quản lý truyền thông dự án là báo cáo hiệu suất Báo cáo hiệu suất giúp các bên liên quan được thông báo về cách các nguồn lựcđang được sử dụng để đạt được các mục tiêu của dự án Nó cũng thúc đẩy người

lao động có một số tiến bộ để báo cáo Nhớ lại từ Chương 1, rằng các báo cáo tiến

độ được coi là một siêu công cụ - một công cụ được sử dụng rộng, được phát hiện

ra để cải thiện hiệu suất dự án Báo cáo hiệu suất thường được được cung cấp dướidạng báo cáo tiến độ hoặc báo cáo trạng thái Nhiều người sử dụng hai thuật ngữnày như nhau, nhưng một số người lại có những sự phân biệt giữa chúng như sau:

 Báo cáo tiến độ mô tả những gì nhóm dự án đã hoàn thành trong mộtkhoảng thời gian nhất định Nhiều dự án yêu cầu mỗi thành viên trong nhómchuẩn bị báo cáo hàng tháng hoặc đôi khi báo cáo tiến độ vào hàng tuần Cáctrưởng nhóm thường tạo ra các báo cáo tiến độ tổng hợp dựa trên thông tinnhận được từ các thành viên trong nhóm Mẫu cho báo cáo tiến độ hàngtháng sẽ được cung cấp ở phần sau của chương này

 Báo cáo trạng thái mô tả vị trí của dự án tại một thời điểm cụ thể Báo cáotrạng thái giải quyết vị trí của dự án theo ba ràng buộc, phạm vi cuộc họp, thời gian và mục tiêu chi phí Bao nhiêu tiền đã được chi tiêu cho đến nay?Mất bao lâu để thực hiện một số nhiệm vụ nhất định? Công việc có đượchoàn thành như kế hoạch không? Báo cáo trạng thái có thể có nhiều địnhdạng khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của các bên liên quan Như được mô

tả trong Chương 2, khi sử dụng quản lý dự án linh hoạt, tiến độ được truyền

đạt thông qua các cuộc họp Scrum (Scrum là một khung quản lý dự án

thường được sử dụng trong phát triển phần mềm, mặc dù nó đã được sử dụng trong các lĩnh vực khác bao gồm nghiên cứu, bán hàng, tiếp thị và công nghệ tiên tiến.) hàng ngày và biểu đồ.

Dự báo dự đoán về tình trạng và tiến độ dự án trong tương lai dựa trên thông tin

và xu hướng trong quá khứ Sẽ mất bao lâu để hoàn thành dự án dựa trên mọithứ đang diễn ra như thế nào? Cần thêm bao nhiêu tiền để hoàn thành dự án?Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng quản lý giá trị thu được (xem Chương 7,Quản lý chi phí dự án) để trả lời những câu hỏi này bằng cách ước tính ngânsách khi hoàn thành và ngày hoàn thành dự kiến dựa trên tiến độ của dự án

Một kỹ thuật quan trọng để báo cáo hiệu suất là cuộc họp đánh giá trạng thái.Các cuộc họp đánh giá trạng thái, như được mô tả trong Chương 4 , Quản lýtích hợp dự án, là một cách tốt để làm nổi bật thông tin được cung cấp trong cáctài liệu dự án quan trọng, trao quyền cho mọi người chịu trách nhiệm về côngviệc của họ và thảo luận trực tiếp về các vấn đề quan trọng của dự án Nhiều nhà

quản lý chương trình và dự án tổ chức các cuộc họp đánh giá trạng thái định kỳ

để trao đổi thông tin dự án quan trọng và thúc đẩy mọi người tiến bộ trên cácphần của dự án Tương tự như vậy, nhiều nhà quản lý hàng đầu tổ chức các cuộchọp đánh giá trạng thái hàng tháng hoặc hàng quý, trong đó các nhà quản lýchương trình và dự án phải báo cáo thông tin trạng thái tổng thể Các cuộc họpđánh giá trạng thái đôi khi trở thành những chiến trường nơi xung đột giữa cácbên khác nhau xảy ra Các nhà quản lý dự án hoặc các nhà quản lý cấp cao hơnnên đặt nền tảng cho các cuộc họp đánh giá tình trạng để kiểm soát xung đột vànên làm việc để giải quyết bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào Điều quan trọng cần nhớ

là các bên liên quan dự án nên làm việc cùng nhau để giải quyết các vấn đề vềhiệu suất

Lời khuyên cho các chuyên gia trẻ tuổi

Nếu bạn đang làm việc trong một nhóm bảo vệ nhưng chưa từng tham dự mộtcuộc họp đánh giá trạng thái, hãy hỏi người quản lý dự án của bạn rằng bạn cóthể tham dự không Bạn có thể tìm hiểu rất nhiều về dự án của riêng bạn và các

dự án khác đang diễn ra trong tổ chức Bạn cũng sẽ thấy trực tiếp cách nhà quản

lý cấp cao phản ứng với các thông tin khác nhau và mối quan tâm chính của họ

là gì Hy vọng sẽ có một cuộc thảo luận tốt về các vấn đề quan trọng Nếu bạntiếp tục tham dự hoặc trình bày trong các cuộc họp đánh giá tình trạng trong tương lai, đừng ngại đặt câu hỏi và cung cấp các đề xuất của bạn trong các cuộcthảo luận

Giám sát truyền thông

Mục tiêu chính của giám sát truyền thông là đảm bảo luồng thông tin tối ưu trong toàn bộ vòng đời của dự án Người quản lý dự án và nhóm dự án nên sửdụng phán đoán chuyên môn, hệ thống thông tin quản lý dự án, đại diện dữ liệu,

kỹ năng giữa các cá nhân và nhóm, và các cuộc họp để đánh giá mức độ hoạtđộng của truyền thông Nếu có các vấn đề truyền thông tồn tại, người quản lý dự

án và nhóm cần phải hành động, nó thường đòi hỏi phải thay đổi các quy trìnhlập kế hoạch và quản lý truyền thông dự án trước đó Các đầu ra chính của giámsát truyền thông là thông tin hiệu suất công việc, yêu cầu thay đổi, cập nhật kếhoạch quản lý dự án và cập nhật tài liệu dự án

Thường sẽ có lợi hơn khi có một người hỗ trợ từ bên ngoài nhóm dự án đánh giámức độ hoạt động của truyền thông Người hướng dẫn cũng có thể giúp nhómgiải quyết bất kỳ các vấn đề về truyền thông nào Nhiều nhóm dự án cần giúp đỡtrong việc cải thiện thông tin liên lạc, và rất nhiều chuyên gia nội bộ và bênngoài luôn sẵn sàng giúp đỡ Phần sau đây cũng cung cấp các đề xuất để cảithiện dự án truyền thông.

Các đề xuất để cải thiện dự án truyền thông

Truyền thông tốt là rất quan trọng đối với việc quản lý và thành công của các dự

án CNTT Cho đến nay trong chương này, bạn đã biết rằng quản lý dự án truyềnthông có thể đảm bảo rằng thông tin cần thiết đến đúng người vào đúng thờiđiểm, rằng những phản hồi và báo cáo là phù hợp và hữu ích, và có các quytrình chính thức để lập kế hoạch, quản lý và kiểm soát truyền thông Phần nàynêu bật lên một vài lĩnh vực mà tất cả các nhà quản lý dự án và các thành viêntrong nhóm dự án nên xem xét trong các nhiệm vụ của họ để cải thiện truyềnthông dự án Phần này cung cấp các hướng dẫn để phát triển các kỹ năng giaotiếp tốt hơn, các cuộc họp hiệu quả, sử dụng e-mail, nhắn tin tức thời, nhắn tin

văn bản, bảng kanban (Kanban trong tiếng Nhật có nghĩa là bảng hiệu, là một

phương pháp tinh gọn để quản lý và cải tiến công việc trên toàn hệ thống của con người Cách tiếp cận này nhằm mục đích quản lý công việc bằng cách cân bằng nhu cầu công việc với năng lực hiện có và cải thiện việc xử lý vấn đề thắt

cổ chai ở cấp hệ thống.), sử dụngcác công cụ cộng tác một cách hiệu quả và các

mẫu để truyền thông dự án

Phát triển kỹ năng giao tiếp tốt hơn

Một số người dường như được sinh ra với các kỹ năng giao tiếp tuyệt vời.Những người khác dường như có sở trường để chọn cho mình các kỹ năng, kỹthuậtRất hiếm khi tìm thấy một người có cả hai Tuy nhiên, cả hai loại kỹ năngnày đều có thể được phát triển hơn nữa Hầu hết các chuyên gia CNTT bước vàolĩnh vực này vì các kỹ, năng kỹ thuật của họ Tuy nhiên, hầu hết các công ty đềuthấy rằng kỹ năng giao tiếp chính là chìa khóa để thúc đẩy sự nghiệp của họ, đặcbiệt nếu họ muốn trở thành một người quản lý dự án tốt Hầu hết các công ty chirất nhiều tiền vào đào tạo kỹ thuật cho nhân viên của họ, ngay cả khi nhân viên

có thể được hưởng lợi nhiều hơn từ đào tạo truyền thông Các cá nhân cũng cónhiều khả năng đăng ký tự nguyện vào các lớp học để tìm hiểu công nghệ mới

nhất hơn trong các lớp học phát triển kỹ năng mềm Đào tạo kỹ năng giao tiếpthường bao gồm các hoạt động nhập vai, trong đó người tham gia học các kháiniệm như xây dựng mối quan hệ, như được mô tả trong Chương 9, Quản lý tàinguyên dự án Các buổi đào tạo cũng cung cấp cho người tham gia một cơ hội

để phát triển các nhóm kỹ năng cụ thể Các phiên tập trung vào kỹ năng thuyếttrình thường sử dụng video để ghi lại các bài thuyết trình của người tham gia.Hầu hết mọi người đều ngạc nhiên khi thấy một số các ứng xử mà họ chưa biếtđến và tận hưởng những thách thức của việc cải thiện kỹ năng của họ Mộtkhoản đầu tư tối thiểu vào đào tạo giao tiếp và thuyết trình có thể mang lại lợiích to lớn cho các cá nhân, dự án và tổ chức của họ Khi các tổ chức trở nên toàncầu hơn, họ nhận ra rằng họ cũng phải đầu tư vào các cách để cải thiện giao tiếpvới mọi người từ các quốc gia và nền văn hóa khác nhau Ví dụ, Apple đã pháthành hệ điều hành 2015 mới của họ, bao gồm hàng trăm biểu tượng cảm xúc đadạng hấp dẫn người dùng trên toàn thế giới

Nhiều người Mỹ được nuôi dạy từ bé để có thể nói lên suy nghĩ của họ, trongkhi ở một số nền văn hóa khác, trong khi ở một số nền văn hóa khác, mọi người

bị xúc phạm bởi sự thẳng thắn Những người ra quyết định từ một số quốc gia,chẳng hạn như Trung Quốc, tập trung vào việc xây dựng các mối quan hệ cánhân và niềm tin hơn là vào các sự kiện và phản ứng nhanh, như người Mỹ.Không hiểu cách giao tiếp hiệu quả với những người thuộc các nền văn hóakhác và nguồn gốc đa dạng sẽ làm tổn thương các dự án và doanh nghiệp Nhiềukhóa đào tạo có sẵn để giáo dục mọi người về nhận thức văn hóa, kinh doanhquốc tế và xây dựng đội ngũ quốc tế Người lao động cũng cần học cách thamgia các cuộc họp và hội nghị trực tuyến Một số người coi những kỹ năng này làđiều hiển nhiên, nhưng nhiều người lại cần sự hỗ trợ để có thể trở nên thoải mái

và hiệu quả hơn trong môi trường làm việc mới

Cần có sự lãnh đạo để giúp có cải thiện trong giao tiếp Nếu quản lý cấp cao đểnhân viên trình bày kém, viết báo cáo cẩu thả, xúc phạm những người đến từcác nền văn hóa khác nhau hoặc cư xử kém tại các cuộc họp, nhân viên sẽkhông muốn cải thiện các kỹ năng giao tiếp của họ Quản lý cấp cao cần phảiđặt ra những kỳ vọng cao và dẫn dắt bằng ví dụ Một số tổ chức gửi tất cả cácchuyên gia CNTT để đào tạo bao gồm phát triển kỹ năng, kỹ thuật và giao tiếp.Các tổ chức thành công phân bổ thời gian trong lịch trình dự án để chuẩn bị dựthảo cácbáo cáo và thuyết trình quan trọng và kết hợp phản hồi về dự thảo Đó