Chuyên đề tốt nghiệp: Xây dựng Phần mềm Hệ thống quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang

Chuyên đề tốt nghiệp: Xây dựng Phần mềm Hệ thống Quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang, trình bày các nội dung chính: giới thiệu chung về công ty, cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa, kết luận. Đây là tài liệu tham khảo dành cho sinh viên ngành Công nghệ thông tin.

KHOA TIN HỌC KINH TẾ

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

Tên đề tài:

XÂY DỰNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT:………

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ:………

LỜI MỞ ĐẦU:………1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG……… 3

1.1 Những thông tin về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang….…3 1.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang………… 3

1.1.2 Hệ thống chức năng của công ty………3

1.2 Khái quát về Bộ phận kế hoạch hàng hoá……….…7

1.2.1.Nhiệm vụ của quản lý hàng hoá……… 7

1.2.2 Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá……….…7

1.2.3.Chứng từ trong Quản lý hàng hoá……… 8

1.2.4 Quy trình thực hiện quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang………8

1.3 Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty……….……….10

1.4 Tính cấp thiết của đề tài……… ……….11

1.5 Một số vấn đề về đề tài nghiên cứu……….……12

1.5.1 Mục Tiêu Của Đề Tài……… ……12

1.5.2 Chức năng của đề tài……… …12

1.5.3.Phương pháp nghiên cứu……….13

1.5.4.Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang……… 13

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN ……….14

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý……… … 14

2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin……….15

2.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin……….…16

2.3.Các khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu……….….19

2.3.1 Cơ sở dữ liệu và Hệ cơ sở dữ liệu……….…19

2.3.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu……….… 20

2.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu……….… 22

2.4.1 Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra……… 22

2.4.2 Mã hoá dữ liệu……… 24

2.4.3.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá……… 26

2.4.3.1.Mô hình thực thể liên kết (mô hình E-R)………26

2.4.3.2 Các loại mô hình dữ liệu………29

2.4.4.Chuẩn hóa trong CSDL quan hệ và mối quan hệ giữa các file dữ liệu….…30 2.4.4.1.Tại sao phải chuẩn hóa? 30

2.4.4.2 Định nghĩa về dạng chuẩn của các hệ khóa……….….31

2.5 Khái quát hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Basic…… 32

2.5.1.Khái niệm vềCSDL………32

2.5.2.Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic……… 33

2.5.3 Cấu trúc một ứng dụng VB……… … 33

2.5.4 Những thao tác áp dụng trên VB……… 34

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNG HOÁ……… 36

3.1 Khái quát hệ thống thông tin Quản lý hàng hoá……… 36

3.1.1.Nghiệp vụ nhập kho……… 36

3.1.2.Nghiệp vụ xuất kho……… … 37

3.1.3.Nghiệp vụ báo cáo……… 37

3.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống (BDF)……… 37

3.2.2.Biểu đồ chức năng của hệ thống……… ….37

3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống (DFD)……… ………… 40

3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu……… ………45

3.4.1 Cấu trúc của các bảng trong cơ sở dữ liệu……… …45

3.4.2 Mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL……… 49

3.5 Một số thuật toán sử dụng trong chương trình………50

3.5.1.Một số ký hiệu sử dụng trong giải thuật……… 51

3.5.2.Thuật toán Đăng nhập chương trình……….51

3.5.3.Thuật toán cập nhật phiếu nhập kho……….52

3.5.4.Cập nhật phiếu xuất kho………53

3.5.5 Thuật toán báo cáo……… 54

3.6 Cài đặt, sử dụng và hướng phát triển……… 55

3.6.1 Cài đặt sử dụng……….55

3.6.2 Hướng phát triển……… 55

KẾT LUẬN………56

NHẬN XÉT CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT HTTT: Hệ thống thông tin CSDL: Cơ sở dữ liệu HQTCSDL: Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu VB: Visual Basic DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chứ……….…… 5

Hình 1.3: Sơ đồ xử lý dữ liệu……… 14

Hình 1.4: Sơ đồ chức năng của hệ thống( BFD)……… 39

Hình 1.5: Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh……… 40

Hình 1.6: Sơ đồ DFD mức đỉnh……… 41

Hình 1.7: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục……….42

Hình 1.8: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục……….43

Hình 1.9: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý xuất………44

Hình 1.10: Mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL……….….45

Hình 1.11: Thuật toán Đăng nhập chương trình………49

Hình 1.12: Thuật toán cập nhật phiếu xuất kho……… 51

Hình 1.13: Thuật toán báo cáo……… 53

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay cùng hoà nhịp với sự phát triển chung của nền công nghệ thông tintrên thế giới, thì nền công nghệ thông tin của nước ta trong những năm gần đây đã

có những bước phát triển mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực Cụ thể là trong lĩnh vực

quản lý, đây là lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất Máy tính điện tử

không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người và làmột phương án tối ưu trong công việc quản lý và sử dụng thông tin

Trước sự chuyển dịch của nền kinh tế thị trường, thì sự cạnh tranh giữa cácdoanh nghiệp là điều không thể tránh được, và lợi nhuận luôn là mục tiêu hướngtới của các doanh nghiệp Để có thể đứng vững trong cạnh tranh và không ngừngphát triển mở rộng thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng tới tất cả cáckhâu của quá trình kinh doanh từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu được vốn về, làmsao thu được hiệu quả kinh tế cao nhất trong khi bỏ ra chi phí thấp nhất Đồng thờicác doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp tổ chức quản lý theo một quy trìnhcông nghệ hiện đại, và có sự quản lý chặt chẽ của con người

Đối với doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng trên một thị trường rộng lớn và

có tính cạnh tranh cao như Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trangthì việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng và tiệnlợi sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng và từ đó đem lại hiệu quả kinh tế caocho công ty Điều đó đòi hỏi công ty phải tìm mọi biện pháp để xây dựng hoànthiện hệ thống thông tin nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của các đơn vị

và trong việc quản lý kinh doanh của công ty

Sau một thời gian thực tập tại bộ phận Kế hoạch hàng hoá của công ty em đãchọn đề tài: ”Xây dựng phần mềm hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty TNHH

Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang” với ngôn ngữ để xây dựng phần mềm nàylà:”Visual Basic 6.0”, từ đó đi sâu tìm hiểu về công tác quản lý hàng hoá củadoanh nghiệp để tìm ra những nhược điểm, ưu điểm và qua đó có thể đề xuấtnhững biện pháp, cách quản lý để công tác quản lý hàng hoá của công ty đượchoàn thiện hơn Em xin giới thiệu một cách tổng quát về Công ty TNHH kỹ thuật

và thương mại Hoàn Trang và tình hình ứng dụng tin học tại công ty qua bản báo

cáo này

Hà Nội, ngày 25 tháng 03 năm 20…

Sinh viên thực hiện

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG

1.1 Những thông tin về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang 1.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang

Công ty là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập và đi vào hoạt động từtháng 8/2001 Trong những năm qua Công ty đã cung cấp một số mặt hàng vật liệuxây dựng cho các cửa hàng, công trình khu vực Hà Nội và một số vùng lân cận

Với lòng nhiệt tình và mong muốn mang đến cho khách hàng sự hài lòng vềnhững sản phẩm chất lượng cao và mang tính thẩm mĩ, Công ty luôn cải tiến và tìmnhững giải pháp mới để giải quyết các vướng mắc trong hoạt động quản lý cũngnhư hoạt động kinh doanh của khách hàng Hoàn Trang tin rằng các tiêu chí để tạo

sự tin tưởng nơi khách hàng chính là: sự phục vụ nhiệt tình của đội ngũ nhân viêngiàu kinh nghiệm; áp dụng quy trình kiểm tra chất lượng một cách nghiêm ngặt;chính sách không ngừng cải tiến và hoàn thiện mẫu mã sản phẩm Quan trọng hơn

cả, Hoàn Trang xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp, chuyên sâu để nắm vững nghiệp

vụ và giải pháp về mẫu mã ,chất lượng và giá cả cho từng loại công trình, từ đó thấuhiểu công việc và mong muốn của khách hàng, cùng khách hàng chia sẻ kinhnghiệm để cùng đi tới thành công

Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp chính cho hệ thống các cửa hàng vậtliệu xây dựng tại khu vực, Hoàn Trang cam kết duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dàivới khách hàng Trên nguyên tắc “cùng đi tới thành công”, sự thành công của kháchhàng chính là động lực để Hoàn Trang phát triển và hướng tới

Công ty chuyên cung cấp các loại sản phẩm gạch ốp lát, các loại thiết bị sứ vệsinh và các sản phẩm sen vòi cho các cửa hàng khu vực Hà nội và một số vùng lâncận

Tên công ty: Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang

Địa chỉ: Số 10 Tổ dân phố Kiên Thành – Trâu Quỳ - Gia Lâm – Hà Nội

Mã sồ thuế: 0105822744

Điện thoại: 043.85852258

Trong kinh doanh, công ty luôn chú trọng việc mở rộng thị trường và đáp ứng nhucầu của khách hàng Do đó hàng hoá của công ty đa dạng về chủng loại, đảm bảo vềchất lượng với mức giá hợp lý Khi mới thành lập công ty chỉ kinh doanh trên mộtthị trường nhỏ, sau một thời gian tiến hành khảo sát, ban lãnh đạo công ty nhận thấy

Hà Nội là một thị trường tiềm năng trong ngành xây dựng đã quyết định nâng cấp

và mở rộng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ côngnhân viên, từng bước tiếp cận các khu vực thị trường lân cận

Hoạt động của công ty

- Cung cấp các mặt hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu :

• Gạch men, granit ốp lát cao cấp: đây là mặt hàng chính của công ty, sản phẩm củacác hãng : Long Hầu, Viglacera, Prime, Mikado, và sản phẩm nhập khẩu Venus,Shinchen

• Thiết bị sứ vệ sinh: American Standard, Viglacera

• Các sản phẩm sen vòi: American Standard, Viglacera, Selta

• Các dịch vụ: Vận tải hàng hoá, lắp đặt, sửa chữa các thiết bị sứ vệ sinh và sản phẩmsen vòi, bình nóng lạnh

1.1.2 Hệ thống chức năng của công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có: Giám đốc, phó Giám đốc và các bộ phậnđược thể hiện dưới đây :

Kế toán

Bộ phận Kinh doanh

Bộ phận

Kế hoạch hàng hoá

Bộ phận

Kỹ thuật

Bộ phận Bán hàng

Bộ phận

Kế toán

+Tiếp nhận những yêu cầu thông tin về hàng hoá từ khách hàng, kiểm tra và thôngbáo về số lượng còn tồn, quy cách của mặt hàng mà khách hàng yêu cầu

+Tổng hợp số liệu của các hoá đơn bán hàng để cuối kỳ lập báo cáo và đối chiếu sổsách chứng từ với bộ phận kho và kế toán

-Bộ phận Kế toán:

+Mọi số liệu chứng từ liên quan đến tài chính của công ty do bộ phận này quản lýxác nhận, giám sát kiểm tra trình duyệt theo vụ việc, hoặc theo yêu cầu đột xuất.Hàng năm sẽ thực hiện quyết toán theo định kỳ của công ty

+ Xây dựng kế hoạch tài chính để giúp ban lãnh đạo chủ động cân đối việc đầu tư

và phát triển kinh doanh

+ Cùng với các bộ phận phối hợp để tổ chức thanh quyết toán, nghiệm thu các hợpđồng kinh tế, lên các báo cáo theo đúng yêu cầu của ban giám đốc

+ Bộ phận quản lý tài chính theo đúng pháp lệnh của nhà nước nói chung và củacông ty nói riêng

-Bộ phận Thị trường: Đây là phòng có đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực,chuyên môn cao

+ Toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty được bộ phận này thực hiện và chỉđạo, tham mưu cho giám đốc để định hướng chiến lược trong lĩnh vực kinh doanhthương mại của công ty để đạt hiệu quả cao nhất

+Xây dựng các kế hoạch tiêu thụ, quảng bá sản phẩm của công ty, nghiên cứu vàxâm nhập vào các thị trường mới và mở rộng thị trường tiêu thụ cho công ty, mởrộng lĩnh vực kinh doanh

+ Các nhân viên trong bộ phận sẽ giao dịch trực tiếp với các cửa hàng bán lẻ vàcác chủ công trình, do đó có trách nhiệm tạo dựng uy tín cho công ty và thực hiệntrên cơ sở những điều khoản đã cam kết

+Mọi phương án kinh doanh phải trình giám đốc phê duyệt để đảm bảo tính khả thicao nhất

+ Theo dõi, cập nhật thông tin với khách hàng về chất lượng, mẫu mã sản phẩm -Bộ phận Kỹ thuật:

+Nhiệm vụ của phòng này là lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành thiết bị nhằm đảm bảo

+Khảo sát và lập bản dự trù gửi lên ban lãnh đạo.

o 1.2 Khái quát về Bộ phận kế hoạch hàng hoá

1.2.1.Nhiệm vụ của quản lý hàng hoá

+ Cùng với bộ phận kinh doanh và bộ phận bán hàng tổ chức đánh giá phân loạihàng hoá cho phù hợp với nhu cầu thị trường thông qua việc tập hợp các Bản dự trùhàng hoá của các bộ phận này

+ Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp, ghi chép phản ánh tổnghợp số liệu tình hình mua vận chuyển, bảo quản nhập - xuất - tồn

+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo dưỡng và bảo hành hàng hoá, quản lý cácchi phí phát sinh trong quá trình bảo dưỡng, bảo hành

+ Tham gia kiểm tra đánh giá mẫu mã và chất lượng của hàng hoá Phân tích tìnhhình thu mua bảo quản dự trữ và bảo hành nhằm giảm thiểu các chi phí

+ Quản lý chặt chẽ trong quá trình nhập xuất hàng, tránh tình trạng thất thoát

1.2.2 Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá

Hạch toán chi tiết hàng hoá là một công việc có khối lượng lớn và là khâu hạchtoán phức tạp của doanh nghiệp Việc hạch toán chi tiết vật tư đòi hỏi phản ánh cảgiá trị số lượng và chất lượng vật liệu theo từng người phụ trách Trong thực tế có

ba phương pháp hạch toán chi tiết hàng hoá và tuỳ vào điều kiện của mình mỗidoanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp thích hợp:

-Phương pháp thẻ song song

-Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

-Phương pháp số dư

Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá của công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang Công ty tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và

cuối tháng lập các báo cáo tài chính

1.2.3 Chứng từ trong Quản lý hàng hoá

+ Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá

+ Phiếu nhập kho

+ Phiếu xuất kho

+ Hoá đơn cước vận chuyển

+ Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kỳ

+ Biên bản kiểm kê hàng hoá

Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang công tác quản lý hàng hoá

`

Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá

Phiếu xuất kho Sổ nhật ký

chung

Sổ cái tài khoản 152,154

Bảng tính giá thành sản phẩm

được giao cho phòng Kế hoạch hàng hoá Và các hoạt động chính của công tác quản

lý hàng hoá được diễn ra như sau: gồm hai bộ phận, bộ phận nhập hàng và xuấthàng

a Bộ phận nhập hàng

Bộ phận này có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ các bản dự trù mà các bộ phận,các đơn vị trong công ty gửi lên Và tổng hợp tất cả các bản dự trù này thành mộtbản dự trù chung gửi lên ban giám đốc, ban giám đốc sẽ duyệt và gửi cho bộ phậnđặt hàng Bộ phận đặt hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp, lập và gửi đơn đặt hàng đếncho nhà cung cấp

Khi hàng về cùng với hoá đơn bộ phận nghiệm thu sẽ có nhiệm vụ kiểm tra

số lượng, chất lượng hàng hoá vật tư

-Nếu như hàng hoá đúng như hoá đơn đặt hàng sẽ cho nhập vào kho

-Nếu không đáp ứng được các tiêu chuẩn như hoá đơn đã ghi thì sẽ lập biên bảnkiểm nghiệm, không nhận lượng hàng đó và trả lại cho nhà cung cấp

b Bộ phận xuất hàng

Sau khi nhận hoá đơn từ bộ phận bán hàng, tiến hành kiểm tra lượng hàng tồnphù hợp với số lượng yêu cầu, nhất là loại mặt hàng gạch ốp lát ,yêu cầu lượng hàngxuất ra phải cùng lô trong một ngày và một ca, tránh tình trạng chênh lệch về kíchthước và màu sắc đối với một mã hàng

-Khi kiểm kê hàng đủ số lượng yêu cầu tiến hành xuất hàng

-Nếu không đủ hàng gửi trả lại hoá đơn Tuy nhiên trong trường hợp số lượng hàngtrong hoá đơn lớn thì bộ phận xuất hàng sẽ yêu cầu bộ phận nhập hàng tiến hànhnhập đủ số lượng yêu cầu

Cuối mỗi ngày bộ phận quản lý hàng hoá sẽ tiến hành kiểm kê, tổng hợp và đưa

ra danh sách các hàng hoá về số lượng đã nhập xuất tồn Để từ đó giúp cho bộ phậnbán hàng nắm bắt được tình hình nhập - xuất - tồn khi cần thiết và phục vụ cho côngviệc bán hàng ngày hôm sau

Khi hàng về nhập vật tư vào trong kho thủ kho phải làm những công việc sau:

- Quản lý nhập hàng hoá:

+ Lập phiếu nhập kho hàng hoá

+ Cập nhật hoá đơn hàng về

Khi hàng hoá đã được nhập kho, công ty có thể lựa chọn các hình thức thanh toán

đó là: thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản hoặc cũng có thể là mua trảchậm nếu công ty chưa có điều kiện thanh toán khi bên bán chấp thuận

- Quản lý xuất hàng hoá:

- công ty xuất hàng hoá từ các kho trực tiếp cho các bộ phận bán hàng Thủ kho củacông ty quản lý hàng hoá theo sổ kho của mình

+ Nếu hàng hoá trong kho còn đủ đáp ứng yêu cầu thì thủ kho sẽ xuất hànghoá trực tiếp từ các kho và lập phiếu xuất kho

+ Nếu hàng hoá nào không đủ chất lượng mà đã nhập kho công ty sẽ trả lại Nhưng mặt hàng này sẽ được lưu tại kho để chờ xử lý

+ Nếu như hàng hoá trong kho đã hết và không đủ đáp ứng thì thủ kho phải lậpbản dự trù hàng nhập gửi lên ban giám đốc Cuối mỗi tuần, tháng, quý thủ kho sẽgửi thông tin lên phòng kế toán lập các báo cáo sản xuất kinh doanh gồm có: báocáo chi tiết hàng hoá, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn

Định kỳ hàng năm vào cuối năm thủ kho cùng các bộ phận thực hiện kiểm kê, xácđịnh chính xác số lượng , chất lượng và giá trị các mặt hàng hiện có Báo cáo lậpđịnh kỳ từ ngày 27 đến ngày 30 của tháng cuối quý và hàng năm từ ngày 1 đến ngày

10 tháng 1 của năm sau Các báo cáo gồm :

-Báo cáo chi tiết

-Báo cáo tổng hợp tình hình hàng hoá nhập – xuất – tồn

-Báo cáo chi tiết hàng tồn

1.3 Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty

Qua thời gian thực tập tại phòng kế hoạch hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ

thuật và thương mại Hoàn Trang, có thể đưa ra một số nhận xét về tình hình

quản lý của công ty như sau:

Tại bộ phận kế hoạch hàng hoá có ba máy tính :hai máy tính có cấu hình là 256

MB RAM, dung lượng đĩa cứng 40GB, hệ điều hành WINDOWS XP, máy còn lại

512 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 80 GB, hệ điều hành WINDOW XP Tại bộphận kế toán cũng được trang bị tương tự nhưng chỉ dùng để soạn thảo văn bản, in

các mẫu hoá đơn, mẫu phiếu thanh toán Các nhân viên trong công ty chủ yếu ghichép bằng tay, chỉ có kế toán làm những công việc liên quan đến máy tính nhưng rấthạn chế Công ty không sử dụng máy tính thường xuyên nên Giám đốc chưa có kếhoạch cho nhân viên đi học thêm tin học ứng dụng và mua thêm máy tính mới.Trong công ty, bộ phận quản lý hàng hoá luôn phải quản lý và cập nhật một khốilượng lớn hàng hoá mỗi ngày với hàng trăm mã hàng khác nhau, việc tính toán phứctạp dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách cồng kềnh, dễ nhầm lẫn, thất lạc Vì vậy khiBan Giám đốc cần thông tin thì sẽ không đáp ứng kịp thời, do đó không đảm bảođược sự nhanh nhạy chính xác trong việc xử lý thông tin

1.4.Tính cấp thiết của đề tài

Công ty chuyên cung cấp một số lượng lớn mặt hàng vật liệu xây dựng vàthiết bị vệ sinh cho các cửa hàng bán lẻ khu vực Hà Nội và một số vùng lân cận, vìvậy công việc quản lý về số lượng, qui cách, chủng loại hàng hoá đòi hỏi phải chínhxác và nhanh nhạy để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường Tuy công việc không quákhó khăn nhưng việc ghi chép nhiều, thao tác tìm kiếm mất nhiều thời gian và việctính toán dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách phức tạp dễ thất lạc không đảm bảochính xác trong việc xử lý thông tin Do đó việc xây dựng một chương trình quản lýhàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lýmột cách chính xác và nhanh chóng Vì vậy việc áp dụng công nghệ thông tin, đưamáy tính vào công tác quản lý vật tư là yêu cầu cấp bách cần được giải quyết Việc theo dõi tình hình nhập xuất, khối lượng tồn kho trong toàn công ty cònrất khó khăn Muốn biết tình hình kinh doanh của công ty tại một thời điểm nào đóthì nhà quản lý phải thông báo cho các bộ phận trong công ty, đưa ra các báo cáo vềtình hình nhập - xuất - tồn Sau đó lọc từng thông báo và so sánh, những công việcnày rất mất thời gian Công việc ghi chép quản lý tên, ký hiệu hàng hoá còn chưathống nhất gây khó khăn cho người có trách nhiệm theo dõi tổng hợp Từ đó có thểdẫn đến sai sót trong việc quản lý khối lượng hàng hoá lớn làm ảnh hưởng nghiêmtrọng trong quá trình hạch toán kinh doanh của công ty Với những lý do trên, việcxây dựng một chương trình quản lý hàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứngđược thông tin trong công tác quản lý một cách chính xác và nhanh chóng

Bài toán quản lý hàng hoá bằng máy tính phần nào thay thế được một phầncông việc cho nhân viên ở bộ phận kế hoạch hàng hoá đồng thời tạo điều kiện giúpcho nhân viên trong công ty tiếp xúc và làm quen với máy tính Thực hiện cơ chế tựđộng hoá trong các khâu quản lý bằng máy tính Do vậy nhân viên không phải thựchiện công việc ghi chép và tìm kiếm thủ công nữa, đồng thời đưa tin học vào ứngdụng rộng rãi

1.5 Một số vấn đề về đề tài nghiên cứu

1.5.1 Mục Tiêu Của Đề Tài

Lợi nhuận là cái đích cuối cùng của các doanh nghiệp Chính vì vậy mà việcgiải quyết những bất cập và hạn chế trong bộ máy quản lý hàng hóa, và việc phát

triển đề tài quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang là rất đúng đắn ,thực sự cần thiết cho công ty để có thể phát triển kinh doanh.

Đề tài này ra đời nhằm khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ và

hệ thống mới cần đạt những yêu cầu sau:

-Hệ thống mới phải tối ưu hoá về tính năng sử dụng như phải dễ dàng cập nhật cáchoá đơn nhập - xuất, đưa ra báo cáo tổng hợp tồn kho theo yêu cầu của nhà quản lý

-Tự động hoá hệ thống tránh việc cập nhật thông tin một cách thủ công

-Màn hình giao diện đẹp, bài trí rõ ràng và khoa học

-Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu

-Đảm bảo xử lý thông tin nhanh gọn, chính xác số lượng tồn - nhập - xuất hàng hoá

1.5.2 Chức năng của đề tài

 Hệ thống: Thực hiện quản lý tất cả các thông tin về người dùng và quyền hạn của

họ Phần chương trình này bao gồm:

 Quản lý nhóm người sử dụng

 Quản lý trực tiếp người sử dụng

 Danh mục: Thực hiện cập nhật toàn bộ các thông tin được sử dụng chung trongchương trình Phần này bao gồm :

 Danh mục hàng hoá

 Danh mục nhà cung cấp

 Danh mục tài khoản

 Danh mục loại chứng từ

 Danh mục kho

 Phân loại hàng hoá

 Cập nhật: Phần này bao gồm toàn bộ các quy trình nhập hoá đơn, chứng từ

 Chi tiết hàng tồn kho

1.5.3.Phương pháp nghiên cứu

- Các bước xây dựng một hệ thống quản lý hàng hoá

Thông qua việc khảo sát thực tế để từ đó đưa ra được những phân tích và thiết kế

cơ sở dữ liệu là ba việc rất quan trọng để xây dựng được một chương trình quản lý

và nó được xây dựng như sau:

Khảo sát: Đây là công việc rất quan trọng, tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thốnghiện tại, nhằm mục đích phát hiện ra những nhược điểm còn tồn tại của hệ thốnghiện tại, để từ đó đề xuất phương án khắc phục và đưa ra bài toán khả thi giúp tối

ưu hoá công tác quản lý cho giai đoạn tiếp theo trong hệ thông mới

Phân tích hệ thống: Tiền hành phân tích hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồkhái niệm cho hệ thống mới và việc phân tích được chia làm hai công đoạn :

+ Phân tích về xử lý: Sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữliệu

+ Phân tích về dữ liệu: Sử dụng lược đồ về dữ liệu theo mô hình thực thể liênkết

Thiết kế hệ thống: Bao gồm hai giai đoạn thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết

1.5.4.Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang

Phần mềm đó phải đạt được các yêu cầu sau:

 Xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất

 Đảm bảo các cập nhật, quản lý, tìm kiếm nhanh cho người quản lý

 Giao diện với người dùng phải thuận tiện và mang tính trực quan

Đặc biệt phải linh động và dễ dàng nâng cấp khi có nhu cầu

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý

2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Thông tin là các bản tin, thông báo, tài liệu được phát đi từ nguồn phát tin tớiđối tượng nhận tin nhằm cung cấp sự hiểu biết nào đó tới đối tượng nhận tin

Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp những con người, các thiết bịphần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý vàphân phối thông tin trong một tập hợp các rằng buộc được gọi là môi trường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết vị tin họchoặc không tin học Đầu vào của HTTT được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi

hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã đước lưu trữ từ trước Kết quả xử lý đượcchuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu

Hình 1.3: S đ x lý d li u ơ đồ xử lý dữ liệu ồ xử lý dữ liệu ử lý dữ liệu ữ liệu ệu

Đầu vào của hệ thống đó là các loại chứng từ: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,phiếu…

Phân phát Đích

Kho dữ liệu

Xử lý và lưu trữ Thu thập

Nguồn

Nguồn của hệ thống: Bên ngoài là nhà cung cấp, khách hàng và bộ phận bên trong

là kho hàng

Đích của hệ thống đó là Phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kinh doanh,khách hàng

2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin

* Các hệ thống thông tin có thể được phân loại theo các chức năng chúng phục vụ.

•Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system – TPS) là một hệthống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp

vụ

•Hệ thống thông tin quản lý (Management information system - MIS) là một hệthống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa trên việc

xử lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức

•Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision support system – DSS) là một hệ thốngthông tin vừa có thể trợ giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể cungcấp thông tin để trợ giúp việc ra quyết định

•Hệ thống thông tin điều hành (Excutive information system – EIS) là một hệthống thông tin hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch và đánh giá của các nhà quản lýđiều hành

•Hệ thống chuyên gia (Expert System) là hệ thống thông tin thu thập tri thứcchuyên môn của các chuyên gia rồi mô phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi íchcho người sử dụng bình thường

•Hệ thống truyền thông và cộng tác (Communication and collaboration system)

là một hệ thống thông tin làm tăng hiệu quả giao tiếp giữa các nhân viên, đốitác, khách hàng và nhà cung cấp để củng cố khả năng cộng tác giữa họ

•Hệ thống tự động văn phòng (Office automation system) là một hệ thống thôngtin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công việcgiữa các nhân viên

* Phân loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấpquản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ

Hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho thuộc loại hành chính tác nghiệp Các hệthống thông tin mức tác nghiệp có đặc trưng là hướng nghiệp vụ Chúng tập chungvào việc xử lý các nghiệp vụ tài chính, nhằm cung cấp các thông tin tài chính cầnthiết Vậy nên, các hệ thống thông tin tài chính mức tác nghiệp thừơng được gọi làcác hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ Thông tin đầu ra của hàng tồn kho đó là cácbáo cáo theo ngày, theo năm hay theo tháng của số lượng và giá trị hàng hoá

2.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin

Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm một dãy

các công đoạn được liệt kê dưới đây Cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc raquyết định về việc có tiếp tục hay chấm dứt việc phát triển của hệ thống Quyếtđịnh này được trợ giúp dựa trên báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tíchviên trình bày cho nhà sử dụng phát triển hệ thống là một quá trình lặp Tuỳ theokết quả một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước

để khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình

đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành,đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án Và sau đây là mô tả sơ lượccác giai đoạn của phát triển hệ thống thông tin

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám

đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quảcủa một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện khá nhanh vàkhông đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau :

1.1 Làm rõ yêu cầu

1.2 Khảo sát sơ bộ

1.3 Lập dự án sơ bộ

1.4 Đánh giá tính khả thi của dự án

1.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành ngay sau khi có sự đánh giá thuận lợi của giai đoạn

yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ những vấn đề đangnghiên cứu, xác định được đích thực nguyên nhân của những vấn đề đó, xác địnhnhững đòi hỏi và những giàng buộc áp đặt đối với hệ thống muốn đạt được Trên cơ

sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ được quýêt định tiến hành hay ngừng pháttriển một hệ thống mới Để làm được những công việc đó giai đoạn phân tích chi tiếtbao gồm những công đoạn sau :

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thông tin thực tại

2.4 Đưa ra chuẩn đoán, xây dựng mục tiêu của hệ thống

2.5 Viết chi tiết dự án

2.6 Đánh giá tính khả thi

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thôngtin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mụctiêu đã thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàmthông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ

sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phảithực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Inputs) Mô hình logic sẽphải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm nhữngcông đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu Logic

3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4 Viết tài liệu hệ thống

3.5 Hợp thức hoá mô hình logic

Giai đoạn 4 : Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic cua hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi môhình được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhómphân tích viên sẽ phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó làviệc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi phươngpháp là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng phải là một môhình chi tiết

Tất nhiên người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hìnhvật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn cácmục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợiích của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ đượctrình bày lên người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hịên Những người

sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ màvẫn tôn trọng các rang buộc của tổ chức Sau đâ y là các công đoạn của giai đoạn

đề xuất các phương án giải pháp:

4.1 Xác định các ràng buộc của tổ chức

4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của dự án

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn này

Giai đoạn 5 : Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn Thiết

kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có : trứơc hết là một tài liệu bao chứa tất

cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc sử dụng và nó mô tả cả phần thủ

công và cả những giao diện với phần tin học hoá Những công đoạn của thiết kếvật lý ngoài:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học

hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm

về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thaotác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triểnkhai thực hiện kế hoạch hệ thống là như sau:

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Mua sắm phần mềm và lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.5 Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7 : Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc truyền dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống

mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ítnhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này bao gồm các côngđoạn sau:

2.3.1 Cơ sở dữ liệu và Hệ cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu (viết tắt CSDL - database) được hiểu theo cách định nghĩa kiểu kĩthuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc Tuy nhiên, thuật ngữ này thườngdùng trong công nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tậphợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa haybăng Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điềuhành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ cơ sở dữ liệu: Hệ CSDL là một hệ thống gồm 4 thành phần:

-CSDL hợp nhất

-Những người sử dụng:

Người sử dụng của hệ là bất kỳ một con người nào có nhu cầu truy nhập vào CSDL,

có nghĩa là người sử dụng bao gồm tất cả những người sử dụng cuối, những ngườiviết các chương trình ứng dụng và những người điều khiển toàn bộ hệ thống

Phần cứng của hệ bao gồm các thiết bị nhớ thứ cấp được sử dụng để lưu trữ CSDL

Sự phân loại của các hệ CSDL:

Có hai loại kiến trúc hệ CSDL: tập trung và phân tán

-Các hệ CSDL tập trung: Hệ CSDL cá nhân, hệ CSDL trung tâm, hệ CSDLkhách/chủ

-Các hệ CSDL phân tán: Hệ CSDL phân tán thuần nhất, hệ CSDL phân tánkhông thuần nhất

2.3.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL Database Management System DBMS), là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một CSDL Cụ thể,các chương trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếmthông tin trong một CSDL Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần

mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trênmột hoặc nhiều siêu máy tính

Tuy nhiên, đa số hệ quản trị CSDL trên thị trường đều có một đặc điểmchung là sử dụng ngôn ngữ truy vấn theo cấu trúc mà tiếng Anh gọi là StructuredQuery Language (SQL) Các hệ quản trị CSDL phổ biến được nhiều người biết đến

là MySQL, Oracle, v.v Phần lớn các hệ quản trị CSDL kể trên hoạt động tốt trênnhiều hệ điều hành khác nhau như Window Linux, Unix và MacOS ngoại trừ SQLServer của Microsoft chỉ chạy trên hệ điều hành Windows

Các khả năng của một HQTCSDL:

- Khả năng quản lý dữ liệu tồn tại lâu dài

- Khả năng truy nhập các khối lượng dữ liệu lớn một cách hiệu quả

- Hỗ trợ ít nhất một mô hình dữ liệu hay một sự trừu tượng toán học mà qua đóngười sử dụng có thể quan sát dữ liệu

- Đảm bảo tính độc lập dữ liệu hay sự bất biến của các chương trình ứng dụng đốivới các thay đổi về cấu trúc trong mô hình dữ liệu

Hỗ trợ các ngôn ngữ cấp cao nhất dịnh cho phép người sử dụng định nghĩa cấu trúccủa dữ liệu, truy nhập và thao tác dữ liệu

- Quản trị giao dịch, có nghĩa là khả năng cung cấp các truy nhập đồng thời, đúngđắn đối với CSDL từ nhiều người sử dụng tại cùng một thời điểm

- Điều khiển truy nhập, có nghĩa là khả năng hạn chế truy nhập đến các dữ liệubởi những người sử dụng không được cấp phép và khả năng kiếm tra tính đúng đắncủa dữ liệu

- Phục hồi dữ liêu, có nghĩa là khả năng phục hồi, không làm mất dữ liệu đối vớicác lỗi hệ thống

- Bộ quản lý lưu trữ có nhiệm vụ lấy ra các thông tin được yêu cầu từ những thiết

bị lưu trữ dữ liệu và thay đổi những thông tin này khi được yêu cầu bởi các mứctrên nó của hệ thống

- Bộ xử lý câu hỏi điều khiển các câu hỏi, các yêu cầu thay đổi dữ liệu, tìm ramột cách tốt nhất một thao tác được yêu cầu và phát ra các lệnh đối với bộ quản lýlưu trữ để thực thi thao tác đó

- Bộ quản trị giao dịch có trách nhiệm đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống, đảmbảo rằng một số thao tác thực hiện đồng thời không cản trở mỗi thao tác khác và hệthống sẽ không mất dữ liệu thậm chí khi có lỗi hệ thống Nó tương tác với bộ xử lýcâu hỏi, biết dữ liệu nào được thao tác bởi các thao tác bởi các thao tác hiện thời đểtranh sự đụng độ các hành động và nó có thể cần thiết làm trễ một số truy vấn nhấtđịnh hay một số thao tác cập nhật để các đụng độ này không xảy ra Nó tương tácvới bộ quản lý lưu trữ bởi vì các sơ đồ đối với việc bảo vệ dữ liệu thường kéo theoviệc lưu trữ một nhật ký các thay đổi đối với dữ liệu

- Các truy vấn là các thao tác hỏi đáp về dữ liệu được lưu trữ trong CSDL

- Các cập nhật dữ liệu: Đây là các thao tác thay đổi dữ liệu Chúng có thể đượcphát ra hoặc thông qua một giao diện chung hoặc thông qua giao diện của mộtchương trình ứng dụng

Các thay đổi sơ đồ thường được phát ra bởi một người sử dụng được cấp phép,thường là những người quản trị CSDL mới được cấp phép thay đổi sơ đồ của CSDLhay tạo lập một CSDL mới

2.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thốngthông tin mới Công việc này đôi khi rất phức tạp Đó là không chỉ việc phân tíchviên gặp gỡ người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành cóhiệu quả công việc đang làm

2.4.1 Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra

Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương

pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL

từ các thông tin ra

Bước 1 : Xác định các thông tin đầu ra

- Liệt kê toàn bộ thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận chúng

Đối với hệ thống thông tin quản lý hàng việc nhập xuất tồn hàng hoá thì các đầu ra

đó là các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho,…

Bước 2 : Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra, liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin số phiếu xuất, tên mặthàng xuất, đơn vị, số lượng,… được gọi là các thuộc tính Liệt kê toàn bộ cácthuộc tính thành một danh sách Đánh dấu các thuộc tính lặp (R), đó là các thuộctính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S), đó cũng là những thuộc tính được tínhtoán ra hoặc sinh ra ra từ các thuộc tính khác như thành tiền,tổng cộng,… - Gạchchân các thuộc tính kháo cho các thông tin đầu ra

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ

sở Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

* Thực hiên việc chuẩn hoá mức 1 (1NF)

- Chuẩn hoá mức 1 (1NF) qui định rằng trong mỗi danh sách không được chứacác thuộc tính lặp, nếu có thuộc tính lặp thì phải tách những thuộc tính thành cácdanh sách con, có ý nghĩa dưới goc độ quản lý

- Tiến hành đặt tên , tìm một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính địnhdanh cho danh sách con vừa lập

* Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2NF)

- Chuẩn hoá mức 2 (2NF) quy định rằng trong một danh sách mỗi thuộc tính phảiphụ thuộc vào toàn bộ khoá chứ không phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có

sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào toàn bộ củakhoá thành một danh sách con mới

- Lấy toàn bộ khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt danh sách mới một tênriêng phù hợp với nội dung của thuộ tính trong danh sách

* Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3NF)

- Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sựbắc cầu giữa các thuộc tính Y và Y phụ thuộc vào hàm X thì phải tách chúng vàohai quan hệ chứa Z, Y và danh sách cha quan hệ Y và X

Bước 3 : Tích hợp một tệp để chỉ tạo ra một CSDL

Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách vàmỗi danh sách có liên quan đến một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đốiđộc lập Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể chỉ tích hợp lại nghĩa làtại thành một danh sách chung, bằng cách tích hợp tất cả các thuộc tính chung vàriêng của danh sách đó

Bước 4 : Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

-Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp

-Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho từng bản ghi

Bước 5 : Xác định liên hệ logíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu

có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó Biểu diễn các tệp và vẽ sơ

phương pháp mã hoá như sau:

* Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã hoá này rất đơn giản.Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống Và mã hoá được xây dựng từ trái quaphải các chữ số được kéo dài về phía phải để thể hiện sự phân cấp sâu hơn

* Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra một bởi một quy tắc tạodãy nhất định

* Phương pháp mã hoá liên tổng hợp: khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mãhoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hoá tổng hợp

* Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp này chính là sử dụng một tập hợptheo dãy gọi là xeri Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định

* Phương pháp gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng đểxây dựng Ví dụ nh là dùng việc viết tắt các chữ cái đầu nh VNĐ, USD để làm

mã tiền tệ quốc tế

* Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiềutrường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữanhững tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã

Tuỳ thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp có thể lựachọn cho mình một phương pháp mã hoá để quản lý

2.4.3.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá

2.4.3.1.Mô hình thực thể liên kết (mô hình E-R)

Mô hình thực thể liên kết dựa trên cơ sở nhận thức của thế giới thực bao gồmmột tập các đối tượng cơ sở được gọi là các thực thể và một tập các liên kết giữacác đối tượng này Nó được phát triển nhằm cho phép thiết kế CSDL bằng cách đặc

tả một sơ đồ xí nghiệp, biểu diễn cấu trúc logic tổng thể của CSDL xí nghiệp Môhình dữ liệu ER là một trong các mô hình dữ liệu ngữ nghĩa Khía cạnh ngữ nghĩacủa mô hình ở chỗ cố gắng biểu diễn các ngữ nghĩa của dữ liệu trong thế giới thực

Mô hình ER cực kỳ có ích trong việc ánh xạ các ngữ nghĩa và các tương tác của xínghiệp trong thế giới thực vào một sơ đồ khái niệm Do tính ích lợi, nhiều công cụ

thiết kế CSDL đã rút ra các khái niệm từ mô hình ER

Mục đích của mô hình ER là cho phép mô tả sở đồ khái niệm của một xínghiệp mà không quan tâm đến tính hiệu quả hay vấn đề thiết kế CSDL mức vật lý

mà hầu hết các mô hình dữ liệu khác mong muốn Thông thường người ta giả sửrằng sơ đồ ER được cấu trúc như vậy sẽ được biến đổi thành một mô hình dữ liệunào đó mà hệ CSDL sẽ sử dụng Tuy nhiên, việc xác định sơ đồ ER hiệu quả là rấtkhó khăn và đòi hỏi một sự hiểu biết sâu sắc cuác vấn đề thiết kế trong mô hìnhđích

a Các tập thực thể

Một thực thể là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng trong thế giới thực mà nótồn tại và có thể phân biệt được với các đối tượng khác Ký hiệu tập thực thể là kýhiệu mức sơ đồ Ký hiệu mức thể hiện tương ứng là một tập con các thực thể đã chohiện đang tồn tại trong CSDL Đặc biệt, một thực thể là một thể hiện của tập thựcthể

b.Các thuộc tính và khóa

Các tập thực thể có các đặc tính, được gọi là các thuộc tính, mà nó kết hợp vớimột thực thể trong tập thực thể một giá trị từ miền giá trị của thuộc tính Thôngthường, miền giá trị của một thuộc tính là một tập các số nguyên, các số thực haycác xâu ký tự Việc lựa chọn các thuộc tính thích đáng đối với các tập thực thể làmột bước quan trọng trong việc thiết kế sơ đồ CSDL khái niệm Một thuộc tính haymột tập con các thuộc tính mà giá trị của nó xác định duy nhất mỗi thực thể trongtập thực thể được gọi là một khóa đối với tập thực thể này Về nguyên tắc, mỗi tậpthực thể có một khóa do chúng ta giả định rằng mỗi thực thể là được phân biệt vớicác thực thể khác

Một liên kết là sự kết hợp giữa một số thực thể với nhau

c.Sơ đồ thực thể liên kết

Việc tóm tắt những thông tin cần lưu trữ trong một CSDL đối với một thiết kế

sử dụng các sơ đồ ER là rất có ích

- Thực thể (Entity): Thực thể trong mô hình logíc dữ liệu dung để biểu diễnnhững đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ vềchúng Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bêntrong

Nhà cungcấp

- Liên kết (association): Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với cácthực thể khác mà có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Cũng có thể gọi

là quan hệ với nhau Khái niệm liên kết hay quan hệ được dung để trình bày, thểhiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

* Sơ đồ mức độ liên kết

Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của hệ thống thông tin, ngoài việc biếtthực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuấtcủa thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại Người tadùng các ký hiệu 1@1, 1@N, N@M để chỉ các loại liên kết một - một, một - nhiều,nhiều - nhiều

Liên kết 1@1: Một thể hiện (một bản ghi) của thực thể A được kết hợp với 0hoặc 1 thể hiện của thực thể B và ngược lại

Liên kết 1@N : Một bản ghi của thực thể A kết hợp với 0,1 hoặc nhiều bảnghi thực thể B và một bản ghi của B kết hợp với một bản ghi duy nhất của thực thể

Liên kết N@M : Một bản ghi của thực thể A được kết hợp với 0,1 nhiều bảnghi của thực thể B và ngược lại

* Khả năng tuỳ chọn của liên kết

Trong thực tế, nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham gia vàoliên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B, trong tường hợp như vậy tagọi là liên kết tuỳ chọn

* Chiều của một liên kết

Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó Quan

hệ được chia ra làm 3 loại : một chiều, hai chiều, nhiều chiều

-Quan hệ một chiều là quan hệ mà một lần xuất của một thực thể đượcquan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó

-Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau

-Quan hệ nhiều chiều là quan hệ có hơn hai thực thể tham gia

Có

Khách hàng

Đơn hàng Đặt