Xây dựng phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh vật tư, hàng hoá máy tàu biển cho công ty tnhh hải vân xanh

⮚ Bộ phận kho: Chịu trách nhiệm quản lý kho hàng cụ thể là : ● Quản lý việc nhập hàng từ nhà cung cấp ● Quản lý việc nhập/chuyển kho từ/tới kho hàng khác ● Quản lý việc xuất hàng tới cá

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VẬT

TƯ, HÀNG HOÁ MÁY TÀU BIỂN CHO CÔNG TY TNHH HẢI VÂN

XANH

Sinh viên thực hiện:

Trần Hoàng Long Nguyễn Thành Long Ngô Thanh Long Nguyễn Ngọc Hiếu

Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bùi Đình Vũ

HẢI PHÒNG – 2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VẬT

TƯ, HÀNG HOÁ MÁY TÀU BIỂN CHO CÔNG TY TNHH HẢI VÂN

XANH

NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN; MÃ SỐ: 114CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

LỜI MỞ ĐẦU 1

1.2 Thực trạng quá trình quản lý kho của công ty 5

1.2.1 Hiện trạng quản lý kho của Công ty TNHH Hải Vân Xanh 5 1.2.2 Yêu cầu của bài toán đưa ra và mục đích của chương trình

1.2.3 Nghiệp vụ của quản lý kho cho công ty TNHH Hải Vân Xanh 7

2.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu của quản lý hệ thống mức dưới đỉnh 34 2.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu của quản lý danh mục mức dưới đỉnh 36

2.3 Sơ đồ quan hệ các tập thực thể 42

Hình 1.1 Phiếu xuất hàng 11

Hình 2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 23

Hình 2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý hệ thống 28Hình 2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý danh mục 30Hình 2.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý nghiệp vụ 32Hình 2.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý công nợ 35Hình 2.8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý tk - bc 37Hình 2.9 Sơ đồ liên kết giữa các thực thể 46

Bảng 2.19 Bảng chi tiết phiếu hàng hủy 61

Cùng với sự phát triển của các ngành khoa học khác, ngày nay công nghệthông tin không ngừng phát triển một cách mạnh mẽ và hiện đại Công nghệthông tin ra đời là bước ngoạt lớn cho nền kinh tế xã hội chủa chúng ta Giúpcon người quản lý công việc đơn một cách hiệu quả hơn Sự xuất hiện của côngnghệ thông tin vào công tác quản lý trong các công ty lớn là vô cùng cần thiếttrong xã hội phát triển như hiện nay.

Ứng dụng công nghệ thông tin đem lại hiệu quả cao trong công tác quản lýkinh doanh, hàng hoá và kho hàng Giúp người sử dụng mất ít thời gian, nhâncông vào công tác quản lý trên Xuất phát từ những lý do trên, nhóm em đã

chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh vật tư,

hàng hoá máy tàu biển cho công ty TNHH Hải Vân Xanh” làm đề tài thực

tập tốt nghiệp với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản

lý kho hàng tại công ty

Nhóm em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.S Bùi Đình Vũ, các thầy

cô trong khoa CNTT cùng toàn thể nhân viên trong Công ty TNHH Hải VânXanh đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo tốt nghiệp này Nhưng do kiến thức cònhạn hẹp nên đồ án không tránh khỏi sai sót, em rất mong được sự đóng góp ýkiến của thầy để đồ án của em được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Hải Phòng, ngày 24 tháng 10 năm 2022 Các sinh viên thực hiện

Trần Hoàng Long Nguyễn Thành Long Ngô Thanh Long Nguyễn Ngọc Hiếu

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1 Giới Thiệu

1.1.1 Thông tin Công ty TNHH Hải Vân Xanh

- Tên doanh nghiệp là: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Hải Vân Xanh

- Đại diện pháp luật: Ông Vũ Tuấn Anh – Giám đốc

- Địa chỉ: Số 6/212 Đông Chính, Đằng Giang, Ngô Quyền, Hải Phòng

- Điện thoại: +84 225 2822 789

- Ngành nghề kinh doanh: Vật tư, đồ dùng hàng ngày, máy móc, thiết bị, phụtùng máy tàu biển, v.v…

1.1.2 Chức năng hoạt động của Công Ty

Công ty TNHH Hải Vân Xanh bắt đầu hoạt động vào năm 2015 Vớilĩnh vực hoạt động cung cấp các mặt hàng cung cấp cho tàu thuyền vàocảng Hải Phòng chủ yếu như:

- Đồ dùng hàng ngày, thiết yếu phẩm, đồ dùng các nhân, đồ dùng vệsinh chủ yếu đáp ứng nhu cầu hằng ngày cho thuỷ thủ đoàn, thuyềnviên (VD: Vali, cặp, túi, ví, chế phẩm vệ sinh, đồ điện gia dụng, đèn,

bộ đèn điện, sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm, v.v )

- Phụ tùng máy móc, thiết bị cho tàu biển, các loại máy móc liên quanđến tàu biển (VD: máy móc, thiết bị và phụ tùng tàu thủy, tời neo, xíchcẩu, thiết bị cứu sinh Máy móc, thiết bị và phụ tùng tàu biển, thiết bị

và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng, v.v…)

Trong các năm qua,công ty đã không ngừng hoàn thiện về cơ cấu tổ chức

và bộ máy quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của cán bộ công nhân viêntrong công ty để luôn đạt mức tăng trưởng và kim ngạch xuất khẩu cao Đồng

⮚ Giám đốc: Là người lãnh đạo, quản lý, giám sát mọi hoạt động của công

ty, trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch,chính sách, pháp luật của nhà nước đặt ra

⮚ Bộ phận kinh doanh:

● Tổ chức tiếp thị sản phẩm, các giải pháp, thu thập xử lý các thông

tin về thị trường

● Gửi báo giá, kí hợp đồng mua bán xuất nhập khẩu.

● Quản lý nắm bắt thông tin kho hàng, theo dõi thống kê xuất để trên

cơ sở đó nắm vững về số lượng tình trạng từng loại mặt hàng trongkho để có kế hoạch khai thác và tiêu thụ

⮚ Bộ phận kế toán:

● Tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê, hạch toán và giám sát

việc thực hiện các chế độ kế toán thống kê

● Phối hợp chặt chẽ với phòng kinh doanh để tổ chức thực hiện tốt

việc thanh quyết toán với khách hàng và đảm bảo tiền vốn cho hoạtđộng sản xuất kinh doanh, cân đối chi trả cho cán bộ công nhânviên

● Tổ chức luân chuyển, kiểm tra chứng từ và thống kê cập nhật số

liệu hàng ngày

● Theo dõi công nợ và thanh quyết toán công nợ với các nhà cung

cấp và khách hàng

⮚ Bộ phận kho:

Chịu trách nhiệm quản lý kho hàng cụ thể là :

● Quản lý việc nhập hàng từ nhà cung cấp

● Quản lý việc nhập/chuyển kho từ/tới kho hàng khác

● Quản lý việc xuất hàng tới các khách hàng

● Quản lý hàng tồn trong kho

● Quản lý việc nhập trả lại hàng khi có yêu cầu

● Báo cáo, thống kê số lượng hàng trong kho

● Báo cáo các rủi ro, sự cố về hàng hóa

1.2 Thực trạng quá trình quản lý kho của công ty

1.2.1 Hiện trạng quản lý kho của Công ty TNHH Hải Vân Xanh

Hiện tại các công việc quản lý kho của công ty đều quản lý bằng phươngpháp thủ công Các thao tác nhập xuất liên quan đến dữ liệu đều được thủ khothu thập và thống kê trên các hóa đơn biểu mẫu Sau khi kết thúc một ngày thủkho tổng hợp giấy tờ, hóa đơn liên quan lại gửi về trụ sở văn phòng của công ty

Do đặc thù là công ty kinh doanh các mặt hàng bao gồm những mặt hàng đồdùng hàng ngày và đặc biệt liên quan đến kim loại nặng và lớn, nên có một sốkho nằm ở khu vực cách xa văn phòng giao dịch Vì thế việc đi lại chuyển hóađơn, biểu mẫu rất bất tiện Công việc của thủ kho ngày càng tăng vì công tyngày càng mở rộng , khối lượng hóa đơn chứng từ, hàng hóa nhập về xuất đingày càng lớn do đó làm công việc thủ kho rất nhiều áp lực

1 Nếu các bộ phận kinh doanh và kế toán liên quan muốn tìm kiếm thông tinđến các mặt hàng thiết bị, máy móc xuất, nhập khẩu và tồn kho hiện cótrong kho thì mất rất nhiều thời gian tra cứu thông tin trên các phiếu nhập,xuất, nhiều cuốn sổ lưu trữ khác nhau trong tủ sổ sách theo thời gian mớitìm ra thông tin

2 Thao tác cân đối giữa nhập mới và xuất hàng lại phải được nhân viên thủkho thực hiện thủ công, xem lại sổ sách ghi chi tiết việc nhập và xuấthàng, từ đó xem lượng hàng tồn kho là bao nhiêu, những loại hàng nào hếthạn, hỏng

3 Các hồ sơ giấy tờ theo thời gian sẽ có những trường hợp bị thất lạc hay hưhỏng, khiến việc tìm kiếm lại rất khó khăn, thông tin đối chiếu sẽ không

⮚ Từ thực tế cho thấy chương trình cần đáp ứng được những điều sau:

- Phần mềm phải có tính thực tế cao, ứng dụng được vào quá trình làmviệc của công ty

- Thân thiện, dễ sử dụng với đa dạng người dùng

- Đảm bảo dược các nghiệp vụ quản lý kho hàng cho công ty

- Đưa ra được báo cáo thống kê chính xác trong một thời gian nhất định

- Chương trình cần đáp ứng được những yêu cầu cơ bản và có khả năngthay thế được các cách làm việc cũ

⮚ Mục đích của phần mềm hướng tới gồm 4 chức năng như sau:

1.2.3 Nghiệp vụ của quản lý kho cho công ty TNHH Hải Vân Xanh

1.2.3.1 Quá trình nhập hàng của công ty.

- Khi có nhu cầu mua mặt hàng nào đó, nhân viên sẽ lập danh sách cácmặt hàng cần mua trong thời gian tới trình lên ban lãnh đạo Nếu ban lãnh đạođồng ý ký duyệt những mặt hàng đó thì nhân viên sẽ tìm kiếm nhà cung cấp cógiá cả hợ lý nhất gửi đơn đặt hàng tới bên nhà cung cấp đó Theo thông tin haibên ký hợp đồng hàng hóa sẽ được giao đến kho theo đúng thời gian ghi tronghợp đồng

Tiếp theo quá trình đặt hàng là quá trình nhận hàng từ nhà cung cấpchuyển đến Quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp vào kho diễn ra như sau:

Bước 1: Kiểm tra điều kiện nhập hàng từ kho khác hoặc nhà cung cấp.

- Bộ phận kho kiểm tra, đối chiếu thông tin các giấy tờ, hóa đơn giá trịgia tăng, hợp đồng, danh sách các mặt hàng cần nhập

- Bộ phận kế toán, bộ phận kho, bộ phận kinh doanh cập nhật số hàngtồn, số lượng hàng nhập, số lượng hàng có thể chứa thêm, không gian,

vị trí để hàng…

Bước 2: Quá trình nhập hàng vào kho.

- Khi bộ phận giao hàng mang hàng tới, các nhân viên kho sẽ yêu cầukiểm tra hàng sơ bộ như số lượng hàng nhập về cần được giữ nguyênhiện trạng trong thùng, can, lô, gói,… có tem mác niêm phong Bộphận kho sẽ không chấp nhận hàng hóa mà bên giao hàng mang đến códấu hiệu mở hoặc hư hỏng

- Bộ phận nhập hàng sẽ thực hiện các thủ tục nhận hàng như: chuyểngiao các hóa đơn, hợp đồng, biên lai, của bên nhà cung cấp giao cùng

trường hợp hai mặt hàng khác nhau có chung một mã số Với nhữngsản phẩm có kích thước nhỏ, giá trị nhỏ, cho phép tạo mã theo nhóm,loại

- Đối với nhiều hàng hóa, việc tạo mã sẽ không cần thiết khi hai bênnhập xuất thống nhất tải file dữ liệu cho nhau giữ hai hệ thống Khibên xuất đã niêm phong lô hàng thì bên nhận sẽ k cần thực hiện tạo mãnữa, chỉ cần nhập thông tin trạng thái hàng hiện tại là đủ

- Hàng hóa khi đưa vào kho phải đảm bảo đầy đủ các thông tin như mãhàng, số lô… nếu không đầy đủ hàng sẽ bị chuyển ra ngoài và làm lạicác thủ tục nhập kho như bình thường Nhân viên kho sẽ có tráchnhiệm bố trí hàng hóa theo các cách đã quy định để tránh việc sau nàytìm hàng mất thời gian, việc tạo mã sẽ trùng với số lô hay số vị tríđược bố trí sẵn theo sơ đồ kho

- Khi hàng hóa hoàn thiện xong các thủ tục, thông tin sẽ được gửi lênphòng kế toán, việc thanh toán sẽ được bộ phận kế toán giữa hai bênlàm việc

Tổng tiền hàng = (Số lượng * đơn giá) – chiết khấu

▪ Lập các báo cáo thống kê

- Báo cáo hàng nhập xuất tồn

- Báo các hàng tồn kho gửi lên phòng kinh doanh, ban lãnh đạo, kếtoán…

- Báo cáo nhập hàng

- Báo cáo xuất bán

- Báo cáo hàng trả lại

- Báo cáo thẻ kho

- Báo cáo công nợ với nhà cung cấp/ khách hàng

1.2.3.2 Quá trình xuất hàng

Do tính chất công việc kinh doanh đồ dùng hàng ngày và các mặt hàngliên quan đến kim loại lớn của công ty nên các bộ phận như bộ phận kinhdoanh, bộ phận kế toán, phải liên tục cập nhật các thông tin từ kho Quy trìnhnghiệp vụ xuất hàng để bán diễn ra như sau:

Khi khách hàng có nhu cầu mua mặt hàng nào của công ty, nhân viênphòng kinh doanh sẽ dựa trên yêu cầu của khách hàng và căn cứ vào kết quảthống kê kho hàng để trả lời yêu cầu khách hàng Nếu mặt hàng đó trong khođáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành gửikhách hàng một bảng báo giá các mặt hàng mà khách hàng muốn mua Dựa vàokhách hàng là người Việt hay nước ngoài để gửi báo giá tiếng Việt hay tiếngAnh

Nếu hàng trong kho không đáp ứng ngay được nhu cầu của khách hàng thìnhân viên kinh doanh sẽ thương lượng với khách hàng để thay đổi, hoặc sắp xếplại thời gian giao hàng để công ty có thời gian nhập hàng về đáp ứng

Trường hợp đối với khách lẻ, khi khách hàng lẻ có yêu cầu mua hàng, bộphận kinh doanh sẽ kiểm tra thông tin hàng trong kho tiến hành lập phiếu xuấthàng gửi xuống bộ phận kho mà không cần thông qua việc lập đơn hàng

Nhân viên kho sẽ nhận đơn hàng từ phòng kinh doanh chuyển xuống Dựavào thông tin trong đơn hàng, các nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng, chuẩn bị cáchàng hóa cần xuất, đóng gói, lập phiếu xuất kho và nhận lệnh chuyển đến kháchhàng theo đúng thời gian quy định trong hợp đồng, đơn hàng

mặt Các hóa đơn về sự cố khách trả hàng đều được gửi đến phòng kế toán.

Hình 1.1 Phiếu xuất hàng

Hình 1.2 Phiếu xuất kho

Hình 1.3 Biên bản bàn giao

Hình 1.4 Mẫu báo giá tiếng Việt

Hình 1.5 Mẫu báo giá tiếng Anh

Hình 1.6 Mẫu hợp đồng

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Các chức năng chính của hệ thống

2.1.1 Các chức năng của hệ thống

⮚ Chức năng quản lý hệ thống: Cho phép người dùng phân quyền, backup dữ

liệu, xoá dữ liệu cũ, đổi mật khẩu, đăng nhập, đăng xu

⮚ Chức năng quản lý danh mục: Cho phép người dùng quản lý thông tin về

nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, các kho hàng, ngành hàng, loại hàng,mặt hàng, bảng giá Được phép thêm, sửa, xóa khi cần thiết

⮚ Chức năng quản lý nghiệp vụ:

▪ Chức năng quản lý khai báo tồn đầu kỳ: Chức năng này cho

phép người dùng quản lý việc tồn đầu Nhân viên sẽ cập nhật dữliệu về các mặt hàng tồn ngay khi cài đặt phần mềm lần đầu

▪ Chức năng quản lý phiếu nhập hàng: Chức năng này giúp

người dùng quản lý được nhập hàng vào kho Cho phép thêm,sửa, xóa, phiếu nhập hàng Khi nhà cung cấp giao hàng, dựa vàothông tin trong hợp đồng mua hàng và hóa đơn, nhân viên sẽtiến hành kiểm tra, tạo phiếu nhập hàng và lưu vào hệ thống

▪ Chức năng quản lý phiếu xuất chuyển kho: Chức năng này

dùng khi có yêu cầu luân chuyển hàng hóa từ các kho khácnhau Cho phép người sử dụng thêm, sửa, xóa, in phiếu xuấtchuyển kho

▪ Chức năng quản lý báo giá đơn hàng (hợp đồng): Chức năng

này giúp người dùng quản lý được các báo giá đơn hàng có

trong hệ thống Cho phép thêm, sửa, xoá, in các báo giá của cácđơn hàng có trong hệ thống.

▪ Chức năng quản lý phiếu xuất bán: Chức năng này giúp

người dùng nắm bắt được các hàng đã bán Cho phép thêm, sửa,xóa, in phiếu xuất hàng Dựa vào đơn hàng của khách nhân viênkinh doanh tạo phiếu xuất hàng trong đó cập nhật thông tin mặthàng, kho hàng, số lượng, giá bán… gửi thông tin cho nhân viênkho làm các thủ tục xuất kho

▪ Chức năng quản lý thanh toán với khách hàng: Thêm, sửa,

xóa, in phiếu thu Chức năng này giúp chúng ta quản lý khoảntiền khách hàng thanh toán với công ty Trong phiếu thu có ghi

rõ tên người nộp tiền, địa chỉ, lý do thu, số tiền, phần xác nhậncủa các bên chịu trách nhiệm

▪ Chức năng quản lý thanh toán với nhà cung cấp: Thêm, sửa,

xoá, in phiếu chi Chức năng này giúp người sử dụng quản lýđược khoản tiền thanh toán với nhà cung cấp Cho phép thêm,sửa, xóa phiếu chi Trong phiếu có ghi rõ họ tên người nhận, địachỉ, lý do chi, số tiền, xác nhận của các bên chịu trách nhiệm

⮚ Chức năng thống kê báo cáo

Báo cáo thống kê cho người dùng như:

- Báo cáo tồn kho

- Báo cáo nhập xuất tồn

- Báo cáo nhập hàng

- Báo cáo hàng trả lại

- Báo cáo thẻ kho

- Báo cáo công nợ khách hàng

2.1.2 Sơ đồ phân rã chức năng

Hình 2.1.Sơ đồ phân rã chức năng của quản lý kho

2.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Hình 2.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

❖ Chú thích

1 Thông tin dữ liệu khách hàng, đơn đặt hàng

2 Thông tin dữ liệu hàng hóa, phiếu xuất

3 Thông tin dữ liệu nhà cung cấp

4 Thông tin hóa đơn, đơn hàng

5 Thông tin dữ liệu yêu cầu cập nhật đơn hàng, phiếu xuất, phiếu nhập

6 Thông tin dữ liệu các phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, đơn đặt hàng

7 Thông tin yêu cầu dữ liệu phiếu điều hàng, ph húiếu hàng khách trả,phiếu hủy hàng,khai báo hàng tồn đầu, …

8 Thông tin dữ liệu phiếu điều hàng, phiếu hàng khách trả, phiếu hủyhàng,khai báo hàng tồn đầu, …

9 Thông tin yêu cầu cung cấp thống kê, báo cáo nhập xuất tồn kho, báocáo doanh số bán hàng…

10 Thông tin cung cấp thống kê, báo cáo nhập xuất tồn kho, báo cáodoanh số bán hàng…

11.Yêu cầu cập nhật dữ liệu công nợ đối với khách hàng, nhà cung cấp,doanh số, doanh thu…

12 Dữ liệu công nợ đối với khách hàng, nhà cung cấp, doanh số, doanhthu…

13 Dữ liệu yêu cầu cập nhật thông tin quản trị hệ thống

14 Thông tin quản trị hệ thống

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

❖ Chú thích

(1): Dữ liệu yêu cầu cập nhật thông tin khai báo hệ thống và thông tin người dùng

(2): Dữ liệu người dùng, khai báo hệ thống

(3): Dữ liệu yêu cầu cập nhật thông tin về danh mục nhà cung cấp

(4): Dữ liệu về danh mục nhà cung cấp

(5): Dữ liệu yêu cầu cập nhật thông tin về danh mục khách hàng

(6): Dữ liệu về danh mục khách hàng

(7): Dữ liệu yêu cầu cập nhật danh mục

(8): Dữ liệu danh mục

(9): Dữ liệu yêu cầu cập nhật kho danh mục

(10): Dữ liệu kho danh mục

(11): Dữ liệu cập nhật thông tin hàng hóa, ngày giao

(12): Dữ liệu phiếu nhập

(13): Dữ liệu thông tin về đơn đặt hàng

(14): Dữ liệu thông tin phiếu xuất hàng

(15): Dữ liệu yêu cầu cập nhật phiếu xuất hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhậphàng

(16): Dữ liệu phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, đơn đặt hàng

(17): Dữ liệu ghi đơn hàng vào kho dữ liệu hàng

(18): Dữ liệu đơn đặt hàng

(19): Dữ liệu yêu cầu cập nhật phiếu hàng khách trả ghi thông tin vào kho

dữ liệu