Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 2 - ThS. Thái Kim Phụng
Trang 1CHƯƠNG 2
Hệ Thống Thông Tin
Trang 2Nội dung
• Hệ thống
• Hệ thống thông tin
• Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
• Hiệu quả kinh tế của Hệ thống thông
tin dùng trong quản lý
Trang 31 Hệ thống
HT là 1 nhóm các thành phần có liên quan cùng làm việc với nhau hướng về mục tiêu
chung bằng cách tiếp nhận Input và sản xuất
Output trong 1 quá trình biến đổi có tổ chức
Trang 41 Hệ thống (tt)
Hệ thống thường có tính phân cấp: Hệ thống hợp thành từ nhiều
hệ thống con, và trong mỗi hệ thống con đó lại có các hệ thống nhỏ hơn, …
Sự hoạt động của hệ thống: thể hiện 2 mặt
Sự tiến triển: tức là các thành phần của nó (các phần tử và các
quan hệ) có thể có phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái, có mất đi.
Sự hoạt động: tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng
buộc đã định, cùng cộng tác với nhau để thực hiện 1 mục đích chung của hệ thống.
Mục đích của hệ thống: thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận
những cái vào để chế biến thành cái ra nhất định.
Trang 51 Hệ thống (tt)
Các đặc trưng của hệ thống
Mục tiêu: Lý do của sự tồn tại của nó và là cơ sở để
đánh giá / đo lường sự thành công của HT
Ranh giới: Xác định cái gì nằm trong HT & cái gì nằm
ngoài HT
Môi trường: là mọi cái tác động vào HT hoặc bị tác
động bởi HT, nhưng nằm ngoài ranh giới HT
Đầu vào: Các đối tượng vật lý & thông tin từ môi
trường xuyên qua ranh giới để vào HT
Đầu ra: Các đối tượng vật lý và thông tin đi từ HT ra
môi trường
Trang 6 Quan hệ giữa các phần tử: có tầm quan trọng sống còn
& tạo ra cho HT các đặc trưng & các điều kiện vận
hành Vị trí / chức năng của 1 phần tử trong HT phụ
thuộc vào thuộc tính lẫn quan hệ của nó với các phần tử khác
Thực thể: là những phần tử xác định có chứa thông tin.
Trang 7 Dữ liệu là tập hợp các dấu hiệu hay các quan sát
được ghi lại tại thời điểm không gây nên các tác động đến hành vi, đến việc ra quyết định.
Thông tin: là sự hiểu biết có được từ số liệu, là
sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó
giúp cho một con người ra quyết định hoặc đưa ra một cam kết.
2 Hệ thống thông tin
Trang 8 Đặc điểm của thông tin tốt:
• Thông tin phải thích hợp
• Thông tin phải kịp thời
• Thông tin phải chính xác
• Thông tin làm giảm điều chưa rõ
• Thông tin chứa yếu tố gây bất ngờ
2 Hệ thống thông tin
Trang 9Tiến trình biến đổi dữ liệu thành thông tin
Trang 102 Hệ thống thơng tin
• HTTT là một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để
tạo ra thông tin.
• HTTT gồm: con người, quy trình và dữ liệu.
• Hệ thống thông tin - một hệ thống xử lý thông tin để
hỗ trợ cho các hệ thống công việc
Thu thập thông tin
Truyền thông tin
Lưu trữ
Phục hồi
Xử lý
Hiển thị
Trang 11 Chương trình là các chỉ thị cho máy tính.
Các quy trình là các chỉ thị cho con người.
Trang 122 Hệ thống thơng tin (tt)
Vai trò của máy tính trong việc tạo ra thông tin
• Máy tính phục vụ như 1 kho dữ liệu và công cụ truy xuất
• Máy tính cung cấp các khả năng xử lý cho việc tạo ra thông tin
• Máy tính phục vụ như 1 công cụ giao tiếp để thu
nhận dữ kiện hay thông tin từ các máy tính khác
• Máy tính trình bày thông tin (bằng bảng biểu, báo
cáo, biểu đồ, đồ thị, các tài liệu đã được định dạng)
Trang 132 Hệ thống thông tin
Trang 142 Hệ thống thông tin
Trang 15Hệ thống tin
học
Hệ thống thông tin
Hệ thông tin tin học hóa
Quan hệ giữa 3 loại hệ thống trong một tổ chức
2 Hệ thống thông tin
Trang 16Hệ điều khiển
Hệ tác nghiệp
Dữ liệu vào
Mối quan hệ giữa 3 phân hệ trong một hệ tổ chức
Dữ liệu vào
Trang 172 Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (HTTT): là một tập hợp và kết hợp của
các thành phần sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối
và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức
Hệ thống tin học: là tập hợp các thiết bị xử lý thông tin, các
phần mềm cơ bản, tiện ích, mạng truyền thông
Hệ thống thông tin tin học hóa: Một phần của hệ thống
thông tin sử dụng hệ tin học để vận hành gọi là hệ thông tin tin học hóa Hệ thông tin tin học hóa là hệ thống bao gồm con người, các qui trình, dữ kiện chương trình và một hay nhiều máy tính Chương trình là các chỉ thị cho máy tính, cũng như các qui trình là các chỉ thị cho con người
Trang 182 Hệ thống thông tin
thông tin
Yếu tố trung gian
Ảnh hưởng qua lại giữa tổ chức và Hệ thống thông tin
qua một số nhân tố trung gian
Trang 19Quan hệ giữa thông tin và quản lý
2 Hệ thống thông tin
Trang 20Vai trò của HTTT trong tổ chức
Hỗ trợ quá trình kinh doanh và nghiệp vụ
Hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định
Hỗ trợ chiến lược tạo ưu thế cạnh tranh
2 Hệ thống thông tin
Trang 21Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Phân loại theo cấp sử dụng
2 Hệ thống thông tin
Trang 22Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Phân loại theo cấp sử dụng
2 Hệ thống thông tin
Trang 23Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Phân loại theo chức năng nghiệp vụ
2 Hệ thống thông tin
HTTT
Bán hàng & Tiếp thị
HTTT Sản xuất
HTTT Tài chính HTTT Kế toán HTTT Qlý Nguốn
nhân lực
Lập KH và phát triển sản phẩm Lập KH tài nguyên sản xuất Quản lý danh mục đầu tư Phân tích tỷ số
Dự báo về nhân sự
Xúc tiến bán hàng Hoạch định năng lực sản xuất Quản lý vốn
Phân tích chi phí Phân tích sự bồi hoàn Hướng dẫn hỏi đáp/khiếu nại Sử dụng tài nguyên
sản xuất Quản lý tiền mặt
Xử lý tiền lương Đánh giá kỹ năng nhân viên
Trang 243 Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tin
Khi ý niệm hóa HTTT, có nhiều vấn đề khác nhau cần giải quyết Ví dụ như:
Mô tả sự vận hành của hoạt động,
Định nghĩa các quy tắc quản lý,
Định nghĩa các thông tin,
Phân bố các xử lý giữa người và máy,
Trang 253 Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tin
Những vấn đề này dẫn đến các lựa chọn với các đặc tính khác nhau (quản lý, tổ chức, kỹ thuật, thiết bị, )
Do vậy, cần phải phân cấp hóa (hierachisation) tập
họp các mối quan tâm theo các mức “lợi ích” đồng nhất.
Trang 263 Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tin
Đầu vào (Input) Tiến trình xử lý (Process) Đầu ra (Output)
Trang 273 Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tin
Trang 284 Hiệu quả kinh tế của Hệ thống thông tin dùng trong quản lý
Phân tích chi phí-lợi ích (Cost-benefit analysis): xác định tất cả các chi phí & lợi nhuận liên quan đến dự án
• Lợi nhuận hữu hình & vô hình
• Chi phí hữu hình & vô hình
• Chi phí 1 lần và chi phí lặp lại
Trang 29Lợi nhuận hữu hình (Tangible Benefits)
Lợi nhuận có thể đo được bằng tiền
& chắc chắn
Trang 30Lợi nhuận vô hình không thể đo được bằng tiền hay không chắc chắn
Trang 31Các loại chi phí
Hữu hình (Tangible): có thể đo được bằng tiền
& chắc chắn
Vô hình (Intangible): không thể dễ dàng đo
được bằng tiền hay không chắc chắn
1 lần (One-time): chi phí liên quan đền việc
khởi động & phát triển dự án hay khởi động HT
Lặp lại (Recurring): chi phí liên quan đến việc đổi mới & sử dụng HT
Trang 32Chi phí 1 lần (One-time Costs)
Trang 33Chi phí lặp lại (Recurring Costs)
Trang 34Đo lường tài chính cho tính khả thi kinh tế
Giá trị hiện tại thuần (Net Present Value-NPV)
• Dùng tỉ suất chiết khấu để xác định giá trị hiện hành của dòng tiền
Lãi trên vốn (Return on Investment-ROI)
• Tỉ lệ lợi nhuận trên tiền đầu tư
Phân tích điểm hòa vốn (Break-Even Analysis-BEA)
• Số thời gian cần để tích lũy đủ dòng tiền thu hồi vốn đã bỏ ra
Trang 36Giá trị hiện tại thuần (Net Present Value)
PVn = Giá trị hiện tại của Y dollars trong năm n dựa trên tỉ suất chiết khấu i
Trang 37Phân tích Điểm hòa vốn (Break-Even Analysis)
Trang 38Nghề nghiệp trong ngành HTTT