Bài giảng Quản lý dự án xây dựng: Chương 4 - ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh

Bài giảng Quản lý dự án xây dựng: Chương 4 - ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh

QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG

CONSTRUCTION PROJECT MANAGEMENT

ThS Đặng Xuân Trường - ThS Hoàng Quỳnh Anh

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Parviz F Rad, Project estimating and cost

management, Copyright 2002 by Management Concepts, Inc

2. Dr Takayuki Minato - SET, AIT Bangkok in

collaboration with AIT Vietnam, Project Cost

and Financial Management

3. Đỗ Thị Xuân Lan, Quản lý Dự án xây dựng, Nhà

xuất bản ĐHQG TP HCM

4. TS Lưu Trường Văn - Đại học Mở TP HCM, Bài

giảng Quản lý chi phí

 Lợi ích của dự án / Cấu trúc chi phí

MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Kinh tế - xã hội

Tài chính

Xây dựng (Vốn đầu tư)

Đất (Vốn đầu tư)

Hoạt động và quản lý

Vốn đầu tư bao gồm các thành phần chi phí biến

đổi

 Kinh tế: Giao thông, năng lượng, kết nối…

 Xã hội: Hệ thống xử lý nước thải, xử lý chất thải

6 Chi phí gián tiếp

7 Các chi phí vốn khác

8 Chi phí khấu hao

9 Lãi suất ngân hàng 10.Thanh toán vốn vay (11) = (5) + (6) + (7) + (9) +(10)

12 Lợi ích hoạt động

= (4) – (11) – (8)

13 Thuế thu nhập doanh nghiệp

14 Thu nhập sau thuế = (12) – (13)

KHÁI NIỆM LẬP KẾ HOẠCH VÀ KIỂM SOÁT – CHU TRÌNH PDCA

 Làm cho thực tế tốt đẹp hơn kỳ vọng hoặc kế hoạch.

CÁC KHÁI NIỆM QUAN TRỌNG

 Chi phí cố định: Chi phí không phụ thuộc vào sự

thay đổi quy mô sản phẩm, hoặc tổng chi phí chung.

CHI PHÍ TRỰC TIẾP VÀ CHI PHÍ GIÁN TIẾP

Chi phí

Chi phí cố định

Chi phí biến đổi

Sản phẩm

 Chi phí biến đổi: các chi

phí khác bao gồm chi phí

vật liệu, nhân công, thiết

bị, công việc gián tiếp,

v.v… Đây là thành phần có

thể giảm bởi cách quản lý

tốt.

 Chi phí cơ hội: giá trị được cung cấp bởi các khoản đầu tư

tương đương, thông thường trong thị trường vốn.

 Chi phí chìm: chi phí đầu tư thời gian và tiền bạc không thể lấy

lại được do những quyết định sai lầm trong quá khứ.

CHI PHÍ TRỰC TIẾP VÀ CHI PHÍ GIÁN TIẾP (tt1)

 Chi phí trực tiếp: những chi phí có thể nhận biết

với việc hoàn thành một công việc cụ thể.

CHI PHÍ TRỰC TIẾP VÀ CHI PHÍ GIÁN TIẾP (tt2)

 Chi phí gián tiếp:

tất cả các chi phí khác, chi phí chung

Công việc gián tiếp được kiểm soát dựa trên ngân sách dự

án, trong khi chi phí chung được kiểm

soát tại trụ sở dựa trên một ngân sách riêng

 Tiền lương trực tiếp

Năng suất x Số lượng x Đơn giá theo thời gian

 Phụ cấp theo chế độ: là lợi ích ngoài lương như nhà

ở, bảo hiểm y tế, trợ cấp hưu trí, nghỉ ốm, nghỉ phép v.v

 An sinh xã hội: lương hưu…

 Bảo hiểm thất nghiệp

 Bảo hiểm an toàn lao động: chi trả cho chấn

thương do tai nạn lao động

 Trách nhiệm cộng đồng/ Bảo hiểm tài sản: bảo

hiểm cho người hoặc là hư hỏng đối với tài sản ở khu vực lân cận.

CHI PHÍ NHÂN CÔNG/ THỜI GIAN

 VD: Chi phí nhân công theo giờ

CHI PHÍ NHÂN CÔNG/ THỜI GIAN (tt)

Lương trực

tiếp

Tỷ lệ cơ bản = 10/giờ

Tỷ lệ có bảo hiểm = 12/giờ

= 29.1

Thất nghiệp 0.05 x 720 = 36

Tổng 860.1 Chi phí nhân công theo giờ trung bình 860.1/60 =

 Chi phí sở hữu: là những chi phí cố định phải chịu hàng năm

 Khấu hao = sự giảm trong giá trị thị trường

 Chi phí đầu tư = Lãi suất vay

 Bảo hiểm

 Thuế

 Chi phí bảo quản

 Chi phí hoạt động: là những chi phí biến đổi (/giờ) và chỉ phải chịu khi thiết bị được sử dụng.

 Chi phí nhiên liệu

 Chi phí dịch vụ = dầu, mỡ, vv…

 Chi phí sửa chữa

 Chi phí vỏ bánh xe

 Chi phí cho các mặt hàng đặc biệt = cạnh cắt, bít…

CHI PHÍ THIẾT BỊ/ THỜI GIAN (tt)

 Mối quan hệ cơ bản

 Sản xuất = Khối lượng/chu kỳ x chu kỳ / giờ

 Chi phí / đơn vị sản xuất = Chi phí / giờ / Sản xuất

 Ví dụ: Máy xúc thủy lực

 Sản lượng chu kỳ = 200 chu kỳ / giờ

 Khối lượng / chu kỳ = 0,6 m3,

(yếu tố lấp đầy ống bơm = 0.9)

 Hiệu quả công việc = 50/60 = 0,833

 Sản lượng = 200 x 0,6 x 0,9 x 0,833 = 90 m 3 /giờ

THIẾT BỊ SẢN XUẤT

 Chi phí mua: giá thực tế

 Chi phí đặt hàng: tổng các chi phí yêu cầu

 Chi phí thực hiện: lưu trữ/ tổng kho, bảo hiểm/ thuế, tái xử lý

 Chi phí stock-out: chi phí liên quan đến cơ hội bịmất do sự cạn kiệt của hàng tồn kho, gây ra trì

hoãn và gián đoạn công việc

CHI PHÍ VẬT LIỆU

QUẢN LÝ CHI PHÍ

CHƯƠNG 4

QUẢN LÝ CHI PHÍ

Quản lý chi phí dự án bao gồm các quy trình liên quan

tới kế hoạch, dự toán, ngân sách, tài chính, nguồn vốn, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có thể hoàn thành trong ngân sách được chấp thuận

Quy trình quản lý chi phí bao gồm:

• Kế hoạch quản lý chi phí (Plan Cost Management)

• Ước lượng chi phí (Estimate Costs)

• Lập ngân sách dự án (Determine Budget)

 Kế hoạch quản lý chi phí: là quy trình thiết lập các

chính sách, thủ tục, và văn bản cho việc lập kế hoạch, quản lý, sử dụng và kiểm soát chi phí dự án.

 Lợi ích: cung cấp hướng dẫn và định hướng quản lý

chi phí trong suốt toàn bộ dự án.

4.1 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ

• Kỹ thuật phân tích

• Các cuộc họp

Kết quả

• Kế hoạch quản lý chi phí

 Ý kiến chuyên gia (Expert judgment):

 Dựa trên các thông tin đã có và các dự án tương tự trước đây.

 Đánh giá từ nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau mà phù hợp với việc phát triển kế hoạch quản lý chi phí.

 Kỹ thuật phân tích (Analytical Techniques)

 Lựa chọn nguồn vốn dự án: vốn tự có, vốn cổ phần, vốn vay

 Nguồn lực: sản xuất, mua, thuê hoặc cho thuê

 Các kỹ thuật tài chính: thời gian hoàn vốn (Payback period), hoàn vốn đầu tư (ROI), tỷ lệ hoàn vốn nội bộ (IRR), dòng tiền chiết khấu , giá trị hiện tại ròng (NPV).

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

 Kế hoạch quản lý chi phí là môt phần của kếhoạch quản lý dự án.

 Kế hoạch quản lý chi phí mô tả cách chi phí dự án

sẽ được quy hoạch, tổ chức và kiểm soát

 Các quy trình quản lý chi phí và phương phápthực hiện được diễn tả trong kế hoạch quản lý chiphí

KẾT QUẢ

 Ví dụ, kế hoạch quản lý chi phí có thể thiết lậpnhư sau:

 Đơn vị đo: giờ làm việc, ngày làm việc, tuần, mét, km…

 Mức độ làm tròn: VD: 100,49 -> 100; hoặc 995,59 -> 1.000, phụ thuộc quy mô công tác và tầm quan trọng của dự án.

 Độ chính xác: giới hạn có thể chấp nhận (VD:  10%) khi xác định chi phí ước tính thực tế, có thể bao gồm chi phí dự phòng.

 Mối liên hệ tổ chức: Dựa trên cấu trúc công việc (WBS), mỗi công tác gắn với một mã số duy nhất liên kết trực tiếp tới hệ thống kế toán của tổ chức.

KẾT QUẢ (tt1)

 Ngưỡng kiểm soát: thường diễn tả theo độ lệch

% so với kế hoạch ban đầu

 Quy định về xác định hiệu quả: thiết lập phươngpháp giá trị đạt được (EVM) VD, kế hoạch quản lýchi phí có thể:

• Xác định các công tác của WBS mà tại đó thực hiện xem xét hiệu quả chi phí.

• Thiết lập kỹ thuật xác định giá trị đạt được (VD: những sự kiện quan trọng, công thức, phần trăm hoàn thành,v.v.)

• Xác định phương pháp theo dõi và cân bằng tính toán giá trị đạt được để ước tính chi phí dự án tại thời điểm hoàn thành (EAC).

KẾT QUẢ (tt2)

 Hình thức báo cáo.

 Mô tả quy trình: quy trình quản lý chi phí đượcghi thành văn bản

 Các chi tiết bổ sung:

• Mô tả chiến lược lựa chọn nguồn vốn

• Thủ tục về biến động tỷ giá

• Thủ tục ghi lại chi phí dự án

KẾT QUẢ (tt3)

 Ước tính chi phí là quá trình phát triển các nguồnlực tài chính cần thiết để hoàn thành các hoạtđộng dự án.

 Lợi ích: xác định số lượng chi phí cần thiết đểhoàn thành công tác dự án

 Dự toán chi phí là một ước tính dựa trên cácthông tin được biết đến tại một thời điểm nhấtđịnh

 Đơn vị: thường được thể hiện bằng đơn vị tiền tệ,trong một số trường hợp sử dụng đơn vị đo khác,như giờ làm việc hoặc ngày …

 Dự toán cần được xem xét và chỉnh sửa trongsuốt quá trình dự án

4.2 ƯỚC TÍNH CHI PHÍ

• Đánh giá của chuyên gia

• Ước lượng tương tự

• Ước lượng tham số

• Ước lượng Bottom-up

• Ước lượng 3 điểm

• Phân tích dự phòng

• Phần mềm QLDA

• Phân tích giá nhà cung cấp

• Kỹ thuật quyết định nhóm

Kết quả

• Dự toán chi phí công tác

• Cơ sở của dự toán

• Cập nhật tài liệu dự án

4.2 ƯỚC TÍNH CHI PHÍ

 Đánh giá của chuyên gia

 Ước lượng tương tự

 Ước lượng tham số

 Ước lượng Bottom-up

 Ước lượng 3 điểm

Ước tính tương tự (Analogous Estimating)

 Còn được gọi là top-down estimating, tức là sửdụng các chi phí thực của những dự án tương tựtrước đó như là cơ sở cho việc ước tính chi phí cho

dự án hiện hành

 Nó thường được dùng khi chúng ta có rất ít thôngtin về dự án, VD: trong giai đoạn đầu của dự án

 Ít tốn chi phí hơn nhưng cũng ít chính xác hơn

 Ước tính tương tự sử dụng thông tin trước đó vàđánh giá của chuyên gia

ƯỚC TÍNH TƯƠNG TỰ

 Dự toán tương tự có thể áp dụng cho toàn bộ dự

án hoặc một phần dự án, kết hợp với các phươngpháp tính toán khác

 Dự toán tương tự đáng tin cậy nhất khi các dự ántrước đó tương tự trong thực tế

ƯỚC TÍNH TƯƠNG TỰ (tt)

Ưu điểm:

 Tương đối nhanh

 Áp dụng tốt cho hoạch định của lãnh đạo.

 Thường dùng trong giai đoạn ban đầu của dự án, khi mà các thông tin chi tiết về dự án hầu như

Nhược điểm:

 Không chính xác vì không nhận ra được sự khác

biệt giữa các dự án Vì thế không thể sử dụng

nó như là cơ sở cho việc kiểm soát chi phí dự án.

ƯỚC TÍNH TƯƠNG TỰ

Phương pháp ước lượng tham số - Parametric Estimating

 Dự toán tham số sử dụng một mối quan hệ thống kê giữa dữ liệu lịch sử liên quan với các biến số khác (VD: m 2 trong xây dựng).

 Có thể tạo ra mức độ chính xác cao hơn

 Có thể áp dụng cho toàn bộ dự án hoặc từng phần dự án, kết hợp với các phương pháp tính toán khác.

PHƯƠNG PHÁP ƯỚC LƯỢNG THAM SỐ

 Kỹ thuật này liên quan đến ước lượng chi phí củacác công việc riêng, sau đó sẽ cộng dồn lên mứccao hơn để có được tổng chi phí của dự án.

 Khi công việc được chia càng nhỏ thì độ chính xáccủa ước tính sẽ gia tăng

 Chi phí va mức chính xác của phương phápbottom-up thường bị ảnh hưởng bởi quy mô và độphức tạp của từng công tác

PHƯƠNG PHÁP ƯỚC TÍNH BOTTOM-UP

 Có thể ước lượng lớn hơn so với mức cần thiết.

PHƯƠNG PHÁP ƯỚC TÍNH BOTTOM-UP (tt)

 Tính chính xác của dự toán đơn điểm có thể cảithiện bằng cách xem xét dự toán không chắcchắn và rủi ro và sử dụng ba ước tính để xác địnhmột phạm vi tương đối cho chi phí của một côngtác:

 Rất có thể (Most likely - cM): chi phí dựa trên đánh giá nỗ lực thực tế cho công việc và các chi phí dự đoán.

 Lạc quan (Optimistic - cO): chi phí dựa trên phân tích tính huống tốt nhất của công tác.

 Bi quan (Pessimistic - cP): chi phí dựa trên phân tích tình huống xấu nhất của công tác.

PHƯƠNG PHÁP ƯỚC TÍNH 3 ĐIỂM

 Tùy thuộc vào sự phân bố giả định của các giá trịtrong phạm vi của ba ước tính chi phí dự kiến, cóthể tính toán theo công thức Hai công thức phổbiến được sử dụng là phân phối tam giác và phânphối beta:

 Phân phối tam giác (Triangular Distribution):

vi không chắc chắn xung quanh chi phí dự kiến

PHƯƠNG PHÁP ƯỚC TÍNH 3 ĐIỂM (tt)

 Dự toán có thể bao gồm chi phí dự phòng (đôi khiđược gọi là phụ cấp dự phòng) cho những chi phíkhông chắc chắn.

 Chi phí dự phòng thường được xem như là mộtphần của ngân sách nhằm giải quyết những vấn

đề biết và chưa biết rõ có thể ảnh hưởng đến một

dự án

VD: một số công việc phải sửa chữa có thể dự tính trước, nhưng không biết rõ khối lượng của những công việc này

 Chi phí dự phòng có thể ước tính cho một côngtác cụ thể hoặc cho toàn bộ dự án

PHÂN TÍCH DỰ PHÒNG

 Chi phí dự phòng có thể tính theo tỷ lệ phần trămcủa dự toán, có thể là số cố định hoặc có thể sửdụng phương pháp phân tích định lượng

 Khi thông tin của dự án chính xác hơn, chi phí dựphòng có thể được sử dụng, giảm hoặc loại bỏ

 Chi phí dự phòng cần được xác định rõ trong cácvăn bản

 Giả thiết về chi phí của chất lượng có thể được sửdụng để tính chi phí công tác.

 Chi phí chất lượng bao gồm tất cả các chi phí phátsinh trong vòng đời sản phẩm bằng cách đầu tư

vào việc ngăn ngừa sự không đáp ứng các yêu

cầu, đánh giá sản phẩm phù hợp với yêu cầu hay cần sửa chữa

 Chi phí sửa chữa thường được phân loại: nội bộ

(thuộc dự án) và bên ngoài (khách hàng)

 Chi phí sửa chữa còn được gọi là chi phí của sự

thiếu chất lượng

CHI PHÍ CỦA CHẤT LƯỢNG – COST OF QUALITY (COQ)

CHI PHÍ CỦA CHẤT LƯỢNG – COST OF QUALITY (COQ)

 Ứng dụng phần mềm quản lý dự án, bảng tính,

mô phỏng, và các công cụ thống kê

 Đơn giản hóa việc sử dụng những kỹ thuật tínhtoán chi phí

 Tạo thuận lợi cho việc xem xét nhanh chóngphương án tính toán thay thế

PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Lập ngân sách là quá trình tập hợp chi phí ước tính của các hoạt động riêng lẻ hoặc các công tác để thiết lập một chi phí cơ bản.

 Lợi ích: xác định đường chi phí cơ bản dựa trên việc thực hiện dự án có thể theo dõi và kiểm soát.

4.3 LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN

(Determine Budget)

• Đánh giá của chuyên gia

• Mối liên hệ trong quá khứ

• Điều hòa giới hạn vốn

 Các chi phí ước tính được tập hợp theo các côngviệc trong WBS.

 Dự toán từng công việc sau đó được tập hợp chomức cao hơn của WBS (như là cấp quản lý) vàcuối cùng là cho toàn bộ dự án

TẬP HỢP CHI PHÍ

TẬP HỢP CHI PHÍ (tt)

 Được hướng dẫn bởi các chuyên gia trong các lĩnhvực ứng dụng, chuyên môn, nghề nghiệp hoặc dự

án tương tự

 Tư vấn chuyên môn có thể được cung cấp bởi bất

kỳ nhóm hoặc cá nhân có kiến thức chuyênngành, kỹ năng, kinh nghiệm

 Các chuyên gia có thể là:

 Các đơn vị trong việc tổ chức thực hiện,

 Tư vấn,

 Các bên liên quan, bao gồm khách hàng,

 Hội nghề nghiệp và kỹ thuật

Các nhóm ngành

ĐÁNH GIÁ CỦA CHUYÊN GIA

 Bất kỳ mối liên hệ nào trong quá khứ mà kết quảtrong ước tính thông số và ước tính tương tự liênquan tới việc sử dụng các thông số dự án để pháttriển mô hình toán học ước tính tổng chi phí dựán.

 Những mô hình như vậy có thể đơn giản (VD: tínhtoán theo đơn giá) hoặc phức tạp (sử dụng phầnmềm có nhiều yếu tố điều chỉnh riêng biệt)

MỐI LIÊN HỆ TRONG QUÁ KHỨ

 Cả chi phí và độ chính xác của các mô hình tương

tự và tham số có thể rất khác nhau Chúng đángtin cậy khi:

 Thông tin sử dụng để phát triển các mô hình là chính xác.

 Các thông số được sử dụng trong các mô hình có thể dễ dàng xác định số lượng.

 Mô hình có thể mở rộng, như vậy chúng có thể sử dụng cho các dự án lớn, dự án nhỏ hoặc các giai đoạn của 1 dự án.

MỐI LIÊN HỆ TRONG QUÁ KHỨ

 Chi phí vốn nên được hài hòa với bất kỳ giới hạnvốn nào trên cam kết vốn của dự án.

 Sự chênh lệch giữa các giới hạn vốn và chi phítheo kế hoạch đôi khi cần có sự điều chỉnh tiến độcông việc để cân bằng tỷ lệ của chi phí

 Điều này được thực hiện bằng cách đặt ra nhữngràng buộc về kỳ hạn đối với công việc vào tiến độ

dự án

ĐIỀU HÒA GIỚI HẠN VỐN

 Đường chi phí cơ sở là ngân sách dự án theo từnggiai đoạn đã được phê duyệt.

 Được sử dụng làm cơ sở để so sánh với kết quảthực tế

ĐƯỜNG CHI PHÍ CƠ SỞ

 Với các dự án có thời gian thực hiện dài hơn,

đường chi phí cơ sở được sử dụng để xác định

và đảm bảo nguồn vốn dự án

 Nếu phạm vi dự án thay đổi, các đường chi phí

cơ sở và ngân sách đã được phê duyệt phải sửađổi cho phù hợp

ĐƯỜNG CHI PHÍ CƠ SỞ (tt)

 Trong giai đoạn thực hiện dự án, cần theo dõi tìnhtrạng của các hoạt động.

 Bất kỳ sai lệch tiến độ, chất lượng hoặc phạm vicho một hoạt động rất có thể tác động tới chi phí

4.4 KIỂM SOÁT CHI PHÍ

 Kiểm soát chi

 Cần đánh giá tình trạng hiện tại so với đường chiphí cơ sở để xác định bất kỳ thay đổi chi phí cho

dự án:

 Dự án tiến triển theo đúng tiến độ:

 Dự án đáp ứng mục tiêu chất lượng?

 Dự án đảm bảo chi phí theo kế hoạch?

 Giúp đưa ra các khắc phục cần thiết và cho phép

dự đoán tổng chi phí dự án tại thời điểm hoànthành

 Nếu chi phí dự án đi quá xa với đường chi phí cơ

sở, cần thay đổi kế hoạch dự án

KIỂM SOÁT CHI PHÍ (tt1)

CV = BCWP - ACWP

TÍNH TOÁN SỰ CHÊNH LỆCH CHI PHÍ

CHÊNH LỆCH TIÊU CỰC CHỈ RA CHI PHÍ VƯỢT MỨC

CHÊNH LỆCH TIÊU CỰC CHỈ RA CHI PHÍ VƯỢT MỨC