Quản trị mua sắm vật tư của công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng thành đông

Tuy nhiên, công tác quản trị mua sắm vật tư của công ty vẫn còn nhiều hạn chế, chủng loại vật tư mua về vẫn còn chưa đúng yêu cầu, chất lượng vật tư không đạt yêu cầu còn ở tỷ lệ cao, số

LỜI CAM ĐOAN

Tôi đã đọc và hiểu về các hành vi vi phạm sự trung thực trong học thuật Tôi cam kết bằng danh dự cá nhân rằng nghiên cứu này do tôi tự thực hiện và không vi phạm yêu cầu về sự trung thực trong học thuật Tôi xin cam đoan luận văn thạc sỹ

kinh tế “Quản trị mua sắm vật tư của Công ty cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Thành Đông” được thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Văn Tuấn

là công trình nghiên cứu riêng của tôi Các dữ liệu trong luận văn là trung thực, chính xác, các tài liệu trích dẫn có nguồn gốc rõ ràng Các kết quả nghiên cứu chưa từng được công bố dưới bất kỳ hình thức nào

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này!

Học viên

Ngô Nguyên Hải

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất tới Thầy PGS.TS Nguyễn Văn Tuấn -”Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân về những hướng dẫn nhiệt tình và trách nhiệm trong suốt quá trình nghiên cứu và viết Luận văn này

Nhân dịp này tôi xin gửi lời cảm ơn đến tập thể Cán bộ, Giảng viên Viện Thương mại và Kinh tế Quốc tế, Viện đào tạo sau đại học của Trường Đại học Kinh

tế Quốc dân

Tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Cán bộ,”Công nhân viên Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Thành Đông đã giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong quá trình học và hoàn thành Luận văn này

Mặc dù Tác giả đã rất cố gắng,”song do giới hạn kiến thức và thời gian nghiên cứu có hạn nên Luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các quý Thầy Cô,Đồng nghiệp và Bạn bè để Luận văn được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

Học viên

Ngô Nguyên Hải

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH

TÓM TẮT LUẬN VĂN Error! Bookmark not defined.

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA SẮM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP NGÀNH XÂY DỰNG 5

1.1 Những vấn đề cơ bản về quản trị mua sắm vật tư của doanh nghiệp ngành xây dựng 5

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại và vai trò của vật tư 5

1.1.2 Khái niệm về mua sắm vật tư 8

1.1.3 Ý nghĩa của mua sắm vật tư và vai trò của quản trị mua sắm vật tư 9

1.1.4 Mục tiêu quản trị mua sắm vật tư của các doanh nghiệp xây dựng 11

1.2 Nội dung quản trị mua sắm vật tư của doanh nghiệp xây dựng 13

1.2.1 Lập kế hoạch mua sắm vật tư 14

1.2.2 Tổ chức thực hiện mua sắm vật tư 18

1.2.3 Kiểm tra, kiểm soát hoạt động mua sắm vật tư 25

1.2.4 Đánh giá và điều chỉnh hoạt động mua sắm vật tư 26

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị mua sắm vật tư của doanh nghiệp xây dựng 28

1.3.1Những nhân tố khách quan 28

1.3.2 Những nhân tố chủ quan 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MUA SẮM VẬT TƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔNG 36

2.1 Đặc điểm công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông 36

2.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động của công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông 36

2.1.2 Đặc điểm nhân sự 37

2.1.3 Cơ sở vật chất, xe máy thiết bị của công ty 39

2.1.4 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông giai đoạn 2012 – 2015 và dự kiến năm 2016 40

2.2 Phân tích thực trạng quản trị mua sắm vật tư của công ty cổ phần kỹ

thuật và xây dựng Thành Đông 42

2.2.1Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua sắm vật tư của công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông 42

2.2.2 Phân tích kết quả mua sắm vật tư của công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông giai đoạn 2012 – 2015 và dự kiến trong năm 2016 54

2.2.3Phân tích thực trạng các nội dung quản trị mua sắm vật tư của công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông 62

2.3 Đánh giá công tác quản trị mua sắm vật tư của công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông 78

2.3.1 Những kết quả đã đạt được của công tác quản trị mua sắm vật tư 78

2.3.2 Những điểm hạn chế và nguyên nhân trong công tác quản trị mua sắm vật tư 80

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ MUA SẮM VẬT TƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT VÀ XÂY DỰNG THÀNH ĐÔNG 86

3.1 Phương hướng phát triển của công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông đến năm 2020 86

3.1.1 Mục tiêu đến năm 2020 86

3.1.2 Định hướng phát triển của công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông đến năm 2020 88

3.2Giải pháp tăng cường quản trị mua sắm vật tư của công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông 91

3.2.1 Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư 92

3.2.2 Lựa chọn tối ưu nhà cung cấp và xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp 94

3.2.3 Nâng cao trình độ năng lực nhân sự cho bộ phận mua sắm vật tư 99

3.2.4 Nâng cao năng lực tài chính của công ty nhằm phục vụ mua sắm vật tư 101

3.2.5 Nâng cao trình độ năng lực xe máy thiết bị thi công 103

3.2.6 Đầu tư thiết bị công nghệ, phần mềm chuyên dụng hỗ trợ công tác quản trị mua sắm vật tư 103

KẾT LUẬN 106

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 108

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Tiếng Việt

9 P.ĐT – KD Phòng Đầu tư – Kinh doanh

DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH

BẢNG

Bảng 1.1 Các tiêu chuẩn áp dụng cho vật liệu xây dựng đường giao thông 16 Bảng 1.2 Chỉ tiêu cơ lý của vật liệu cấp phối đá dăm 17 Bảng 2.1 Số lượng nhân sự của công ty cp kỹ thuật và xây dựng Thành Đông giai

đoạn 2012 - 2015 và dự kiến năm 2016 37 Bảng 2.2 Danh mục xe máy thiết bị của công ty cp kỹ thuật và xây dựng Thành Đông 39 Bảng 2.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng

Thành Đông giai đoạn 2012 - 2015 và dự kiến năm 2016 40 Bảng 2.4 Kết quả thực hiện mua sắm vật tư chính về mặt số lượng của công ty

Thành Đông giai đoạn 2012 – 2016 54 Bảng 2.5 Bảng tổng hợp chất lượng mua sắm vật tư chính của công ty Thành

Đông giai đoạn 2012 – 2015 và dự kiến 2016 56 Bảng 2.6 Bảng tổng hợp tiến độ cung cấp vật tư chính của công ty Thành Đông

giai đoạn 2012 – 2015 và dự kiến năm 2016 58 Bảng 2.7 Bảng tổng hợp đơn giá mua sắm vật tư chính của công ty Thành Đông

giai đoạn 2012 – 2015 và dự kiến năm 2016 59 Bảng 2.8 Bảng tổng hợp giá trị mua sắm vật tư chính của công ty Thành Đông giai

đoạn 2012 - 2015 và dự kiến năm 2016 60 Bảng 2.9 Bảng tổng hợp kế hoạch mua sắm vật tư chính về mặt số lượng của công

ty Thành Đông giai đoạn 2012 - 2015 và dự kiến năm 2016 63 Bảng 2.10 Bảng tổng hợp kế hoạch mua sắm vật tư chính về mặt đơn giá và giá trị

mua sắm của công ty Thành Đông 65 Bảng 2.11 Bảng tổng hợp kế hoạch mua sắm vật tư chính về phương thức mua sắm

của công ty Thành Đông giai đoạn 2012 - 2015 và dự kiến năm 2016 66 Bảng 2.12 Bảng thống kê thông tin báo giá của các nhà cung cấp bê tông 68 Bảng 2.13 Bảng đánh giá các nhà cung cấp theo tiêu chuẩn của Công ty Thành Đông71 Bảng 3.1 Bảng đánh giá các nhà cung cấp theo tiêu chuẩn của Công ty Thành Đông 98

HÌNH

Hình 1.2 Qui trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp 21 Hình 1.3 Qui trình đánh giá kết quả mua sắm vật tư 26 Hình 2.1 Biểu đồ kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần kỹ thuật và

xây dựng Thành Đông giai đoạn 2012 – 2015 và dự kiến năm 2016 41

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

”Công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông được thành lập năm

2012, là doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng công trình hạ tầng giao thông, với mong muốn tham gia đóng góp vào hoạt động xây dựng hệ thống hạ tầng giao thông hiện đại cho đất nước.”Trong xu thế toàn cầu hóa

và tự do kinh doanh hiện nay, công ty đang chịu sự cạnh tranh gay gắt và ngày càng khốc liệt của thị trường Ngoài việc phải cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước thì áp lực cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài ngày càng tăng lên Điều này đã tạo ra thách thức rất lớn với công ty, đòi hỏi để tồn tại và phát triển được công ty phải nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh nhằm đáp ứng được yêu cầu xây dựng công trình hoàn thành đảm bảo chất lượng tốt, tiến độ thi công nhanh, thi công phải đảm bảo sức khỏe, an toàn và môi trường, với chi phí cạnh tranh mà vẫn phải đảm bảo hiệu quả Để thực hiện được phương hướng phát triển công ty giai đoạn 2016 – 2020, ngoài việc phải nâng cao năng lực nhân sự, tài chính, công nghệ thiết bị, thì nâng cao năng lực quản trị mua sắm vật tư là yếu tố rất quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty

Thực tế thực hiện trong những năm vừa qua, công tác quản trị mua sắm vật

tư đã cơ bản đáp ứng được các yêu cầu, đóng góp quan trọng vào thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Tuy nhiên, công tác quản trị mua sắm vật tư của công ty vẫn còn nhiều hạn chế, chủng loại vật tư mua về vẫn còn chưa đúng yêu cầu, chất lượng vật tư không đạt yêu cầu còn ở tỷ lệ cao, số lượng vật tư chưa đủ, nhiều thời điểm thiếu tính đồng bộ, tiến độ cung cấp còn chậm đặc biệt là những thời điểm phải tăng cường đẩy nhanh tiến độ, giá thành và điều kiện thanh toán bị sai lệch nhiều so với kế hoạch của công ty đặt ra.”Điều này đã ảnh hưởng rất lớn đến kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng đáp ứng các yêu cầu của Chủ đầu tư/ Khách hàng về chất lượng, tiến độ, hiệu quả và xây dựng uy tín của công ty.”Với ý nghĩa to lớn và vai trò quan trọng của công tác quản trị mua sắm vật tư, là một

người lãnh đạo của Công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông,”Tôi xin lựa

chọn nghiên cứu đề tài “Quản trị mua sắm vật tư của Công ty Cổ phần Kỹ thuật

và Xây dựng Thành Đông” làm luận văn thạc sỹ, với mong muốn góp phần vào sự

phát triển bền vững của công ty

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu lý luận cơ bản về quản trị mua sắm vật tư của doanh nghiệp ngành xây dựng và thực tiễn quản trị mua sắm vật tư của công ty cổ phần kỹ thuật

3 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp biện chứng và lịch sử Phương pháp phân tích và tổng hợp; phương pháp bảng hình; phương pháp đối chiếu và so sánh

Sử dụng kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng: nghiên cứu định tính nhằm xác định các yếu tố có ảnh hưởng tác động đến quản trị mua sắm vật tư của Công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông Nghiên cứu định lượng nhằm làm rõ các mối quan hệ và mức độ tác động của các yếu tố đến quản trị mua sắm vật tư của Công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông

“Phương pháp thống kê: Luận văn thu thập để sử dụng dữ liệu thứ cấp từ các nguồn như: các cuốn sách, giáo trình, luận văn, tài liệu viết về quản trị cung ứng, quản trị mua hàng; các tài liệu,”hồ sơ của Công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng

Thành Đông như:“Điều lệ, Quy chế tổ chức và quản lý hoạt động, hồ sơ năng lực, báo cáo tổng kết của công ty và phòng ban chức năng, báo cáo tài chính, biên bản họp và nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông, Qui trình và các qui định về mua sắm vật tư,… “

Phương pháp thu thập số liệu: các số liệu thứ cấp của Công ty được thu thập trong giai đoạn từ năm 2012 – 2015 và kế hoạch năm 2016

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

4.1 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của luận văn là đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường hoạt động quản trị mua sắm vật tư của Công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông

4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để hoàn thành mục đích trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài, từng chương phải làm rõ và trả lời được những câu hỏi sau:

Chương 1: Cần trả lời được các câu hỏi

- Thế nào là vật tư và quản trị mua sắm vật tư?

- Vật tư ngành xây dựng có những đặc điểm gì và cách phân loại ra sao?

- Vai trò,“ý nghĩa của quản trị mua sắm vật tư trong sản xuất là gì?“

- Nội dung của quản trị mua sắm vật tư của doanh nghiệp bao gồm những công việc gì?

- Các tiêu chí đánh giá quản trị mua sắm vật tư của doanh nghiệp?

- Các nhân tố nào có ảnh hưởng tới quá trình quản trị mua sắm vật tư của doanh nghiệp?

Chương 2: Cần trả lời được các câu hỏi

- Cơ cấu tổ chức và đặc điểm nhân sự của công ty ra sao?

- Đặc điểm về tài chính của công ty thế nào?

- Đặc điểm về công nghệ thiết bị sản xuất của công ty thế nào?

- Đặc điểm về công nghệ thiết bị phục vụ quản lý mua sắm vật tư hiện nay ra sao?

- Kết quả mua sắm vật tư của công ty giai đoạn 2012 – 2016 thế nào?

- Thực trạng các nội dung quản trị mua sắm vật tư tại Công ty như thế nào, có những ưu điểm và những hạn chế gì?

- Nguyên nhân của hạn chế trong công tác quản trị mua sắm vật tư của Công

ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông là gì?

Chương 3: Cần trả lời được các câu hỏi

- Mục tiêu, định hướng sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần kỹ thuật và xây dựng Thành Đông đến năm 2020 như thế nào?

- Yêu cầu đặt ra cho quản trị mua sắm vật tư là gì?

- Nhằm đạt được những định hướng đã đề ra từ nay tới năm 2020, Công ty cần thực hiện những giải pháp nào để hoàn thiện quản trị mua sắm vật tư?

5 ” Kết cấu của luận văn ”

“Ngoài phần mở đầu,”kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, tóm tắt thì luận văn gồm có 3 chương:“

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị mua sắm vật tư của doanh nghiệp ngành xây

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA SẮM VẬT TƯ CỦA

DOANH NGHIỆP NGÀNH XÂY DỰNG

1.1 Những vấn đề cơ bản về quản trị mua sắm vật tư của doanh nghiệp ngành xây dựng

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại và vai trò của vật tư

1.1.1.1 Khái niệm

Hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp ít nhiều đều cần đến các tư liệu vật chất khác nhau như vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy móc…”Vật tư

kỹ thuật là một dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất.”

Có thể rút ra khái niệm:”Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất Đó là nguyên, nhiên, vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ phụ tùng” [GS.TS Đặng Đình Đào, GS.TS Hoàng Đức Thân]

1.1.1.2 Đặc điểm của vật tư ngành xây dựng

Vật tư của ngành xây dựng cũng có những đặc điểm chung của vật tư sản xuất, tuy nhiên do những đặc điểm riêng của sản xuất xây dựng nên vật tư xây dựng cũng có các đặc điểm riêng cụ thể như sau:

- “Sản xuất thiếu tính ổn định, có tính lưu động cao theo lãnh thổ“

Sản phẩm xây dựng”có thể thay đổi theo yêu cầu của chủ đầu tư về thiết kế hoặc thay đổi cho phù hợp với thực tế ở công trường xây dựng phát sinh sẽ làm vật

tư xây dựng thay đổi theo.”

“Các phương án công nghệ và tổ chức xây dựng phải luôn luôn biến đổi phù hợp với thời gian và địa điểm xây dựng.“Do đó gây khó khăn cho việc tổ chức sản xuất, phát sinh nhiều chi phí cho di chuyển lực lượng sản xuất và công trình tạm phục vụ thi công làm cho hoạt động cung cấp vật tư xây dựng cũng gặp nhiều khó khăn

Tính lưu động của sản xuất đòi hỏi phải tăng cường tính cơ động linh hoạt và gọn nhẹ của phương án tổ chức sản xuất, lợi dụng tối đa các lực lượng và tiềm năng sản xuất tại chỗ, nên phương án cung cấp vật tư cũng phải xây dựng trên cơ sở khai thác tối đa các nguồn lực tại chỗ và hạn chế tối thiểu di chuyển vật tư

- ”Thời gian xây dựng công trình dài, chi phí sản xuất lớn”

Thời gian xây dựng dài làm cho vốn sản xuất thường bị ứ đọng lâu tại công trình,“ảnh hưởng lớn đến khả năng mua sắm vật tư.“

”Do thời gian xây dựng dài nên dễ gặp phải các rủi ro ngẫu nhiên theo thời gian và thời tiết, chịu ảnh hưởng của sự biến động giá cả.”

- “Quá trình sản xuất mang tính tổng hợp, cơ cấu sản xuất phức tạp các công việc và ảnh hưởng lẫn nhau““

“Quá trình sản xuất xây dựng thường có nhiều đơn vị tham gia xây lắp một công trình Do đó công tác tổ chức quản lý trên công trường rất phức tạp, thiếu ổn định,“nhiều khó khăn khi phối hợp hoạt động của nhiều đơn vị làm các công việc khác nhau trên cùng một mặt trận công tác Điều này đòi hỏi công tác cung cấp và quản lý sử dụng vật tư phải được tổ chức chặt chẽ và nhịp nhàng giữa các lực lượng cùng tham gia xây dựng theo thời gian và không gian

- “Sản xuất xây dựng thực hiện ở ngoài trời nên chịu ảnh hưởng nhiều của điều kiện thiên nhiên“

Đặc điểm này làm cho hoạt động sản xuất xây dựng khó lường hết được trước những khó khăn phát sinh do điều kiện thời tiết, khí hậu, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình sản xuất có thể bị gián đoạn do mưa, bão hoặc có những rủi

ro bất ngờ cho sản xuất Điều này tác động đến rủi ro của hoạt động cung cấp vật tư phục vụ cho sản xuất xây dựng

- Công trình đường giao thông trải dài theo tuyến

Đặc điểm này làm cho hoạt động cung cấp vật tư phải đảm bảo tính toán chính xác và phân bổ hợp lý các kho bãi nhằm giảm thiếu tối đa việc trung chuyển nội bộ làm tăng chi phí thi công Công tác cung cấp vật tư tại các vị trí trên tuyến

phụ thuộc và ảnh hưởng nhiều vào các đường công vụ trên công trường Công tác bảo quản và bảo vệ vật tư gặp nhiều khó khăn

- Sản phẩm của ngành xây dựng thường sản xuất theo phương pháp đơn chiếc,”thi công công trình theo đơn đặt hàng của chủ đầu tư”

“Do phụ thuộc vào kết quả đấu thầu nên các doanh nghiệp xây dựng có tính

bị động và rủi ro cao, nên phương án cung cấp vật tư cũng bị ảnh hưởng và phụ thuộc vào kết quả đấu thầu.“

“Việc thống nhất hóa, điển hình hóa các mẫu sản phẩm và công nghệ chế tạo sản phẩm xây dựng gặp nhiều khó khăn,“vì cùng một loại công trình xây dựng, nhưng nếu được xây dựng ở các địa điểm khác nhau và thời điểm khác nhau, chúng

sẽ có cấu tạo và công nghệ chế tạo khác nhau Do đó phương án cung cấp vật tư cho sản xuất xây dựng hoàn toàn phụ thuộc vào đơn đặt hàng của chủ đầu tư và được cụ thể hóa trong hợp đồng giao nhận thầu

Ngoài những đặc điểm gây nên những bất lợi kể trên thì những đặc điểm mang tính thuận lợi tạo sự hấp dẫn trong sản xuất xây dựng đó là nhà thầu được biết trước: thị trường tiêu thụ, yêu cầu chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, thu nhập tính trước và được chủ đầu tư ứng vốn sản xuất theo tiến độ thi công Điều này tạo ra các thông tin và điều kiện rõ ràng giúp cho quá trình xây dựng và thực hiện phương án cung cấp vật tư được thuận lợi và chủ động

1.1.1.3 Phân loại vật tư

“Vật tư được sử dụng trong doanh nghiệp xây dựng có rất nhiều loại khác nhau nên để thuận tiện cho quản lý và hạch toán cần phải phân loại vật tư.“

- Phân loại vật tư theo vai trò, tác dụng của nó trong quá trình sản xuất xây dựng Đây là cách phân biệt chủ yếu, theo cách phân loại này vật tư xây dựng được phân làm các loại như sau:

 Vật tư chính:”là đối tượng lao động chính trong quá trình sản xuất xây dựng của doanh nghiệp, vật tư chính là vật chất chủ yếu tạo nên thực thể của sản phẩm xây dựng.”Vật tư chính của doanh nghiệp xây dựng như: đất, cát, đá, xi măng, thép xây dựng, cấu kiện cống, cấp phối đá dăm, bitum,

 Vật tư phụ: Là những vật tư có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất xây dựng.”Vật tư phụ sẽ được sử dụng kết hợp với vật tư chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm xây dựng.”

 Nhiên liệu: là loại vật tư dùng cho máy móc, thiết bị hoạt động như: dầu diezen, xăng, dầu mazut, gas…

 Phụ tùng thay thế sửa chữa: là những chi tiết, phụ tùng của máy móc thiết

bị dùng cho việc sửa chữa hoặc thay thế cho những bộ phận, chi tiết bị hỏng của máy móc, thiết bị, phương tiện

 Phế liệu: gồm các loại vật tư bị loại ra trong quá trình sản xuất nhưng vẫn thu hồi được và có giá trị sử dụng

- Phân loại theo mục đích cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật

tư trên các tài khoản kế toán vật tư được chia thành

 “Vật tư trực tiếp dùng cho sản xuất, thi công xây dựng

 Vật tư dùng cho nhu cầu quản lý của doanh nghiệp

Việc phân loại vật tư giúp doanh nghiệp đánh giá tính chất, mức độ quan trọng của từng loại vật tư, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp quản lý sử dụng vật tư đạt hiệu quả cao.“

1.1.1.4 Vai trò của vật tư xây dựng

Vật tư xây dựng là đối tượng lao động chính của sản xuất xây dựng, vật tư xây dựng ảnh hưởng trực tiếp và quan trọng đến chất lượng sản phẩm xây dựng Tiến độ cung cấp vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất thi công trên công trường Do

đó công tác cung cấp vật tư phải đảm bảo về chủng loại, chất lượng, khối lượng, tiến

độ và đồng bộ giúp cho quá trình sản xuất xây dựng đạt được hiệu quả cao

Giá trị vật tư chiếm tỷ trọng từ 60-70% giá trị của sản phẩm xây dựng,”do đó hoạt động cung cấp và quản lý sử dụng vật tư là nhân tố ảnh hưởng mang tính quyết định đến hiệu quả sản xuất xây dựng.”Đòi hỏi công tác tính toán, cung cấp, sử dụng vật

tư phải chính xác, tiết kiệm, hiệu quả và tránh lãng phí, giảm tồn kho tới mức tối thiểu

1.1.2 Khái niệm về mua sắm vật tư

“Mua sắm vật tư là hoạt động nhằm sở hữu hàng hóa, vật tư các công cụ vốn, nguyên vật liệu, dịch vụ (bảo trì, sửa chữa, điều hành) thông qua trao đổi

bằng tiền hoặc các công cụ tiền tệ tương đương” (Principles of Supply Chain

Managemnt, Joel D.Winser, Keong Leong and Keal – Choon Tan, Thomson Co., 2005)

“Quản trị mua sắm vật tư là một quá trình từ khâu hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động mua hàng của một Doanh nghiệp, Tổ chức nhằm mục tiêu tạo nguồn hàng, thực thi các nhiệm vụ mua sắm đáp ứng nhu cầu của Doanh nghiệp.“

Giống như các lĩnh vực quản trị khác,“quản trị mua sắm vật tư bao gồm bốn chức năng quản trị đó là lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra kiểm soát, đánh giá và điều chỉnh Đối tượng quản trị ở đây là toàn bộ hoạt động mua sắm vật tư của

tổ chức Mục đích của quản trị mua sắm vật tư đó là giúp cho tổ chức đạt được những mục tiêu đã đặt ra một cách hiệu quả nhất.“

1.1.3 Ý nghĩa của mua sắm vật tư và vai trò của quản trị mua sắm vật tư

1.1.3.1 Ý nghĩa của mua sắm vật tư

a.“Mua sắm vật tư là một hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp xây dựng“

Doanh nghiệp xây dựng nào cũng luôn phải thực hiện các chức năng cơ bản như: Kế hoạch, Tài chính, Nhân sự, Mua sắm vật tư, Sản xuất xây dựng Để thực hiện các hoạt động trên, các doanh nghiệp thường có các bộ phận tương ứng là phòng Kế hoạch, phòng Tài chính kế toán, phòng Tổ chức nhân sự, phòng Mua sắm vật tư, các đội thi công xây dựng

b.“Mua sắm vật tư là một nhân tố có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp“

Trong quản lý chất lượng toàn diện, từ lâu các nhà quản trị đã xem xét các nguồn lực tác động đến”hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo 5M đó là:”

Theo khái niệm về vật tư đã đề cập ở phần (1.1.1) thì vật tư chiếm 2 trên 5 nguồn lực chính đó là máy móc và nguyên vật liệu.”Nếu hoạt động quản trị mua sắm vật tư tốt thì hoạt động sản xuất mới có thể diễn ra nhịp nhàng, trơn tru, hiệu quả, tiết kiệm chi phí.”

c.“Mua sắm vật tư đóng vai trò quản lý hoạt động sản xuất từ bên ngoài“

Để đáp ứng vật tư đầu vào cho sản xuất xây dựng, có hai nguồn Một là, doanh nghiệp sẽ tự mua nguyên liệu về sản xuất ra vật tư Hai là, doanh nghiệp thu mua, đặt hàng từ nhà cung cấp vật tư có sẵn trên thị trường.“Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, phân công lao động quốc tế trở thành xu hướng chính, vì vậy nguồn thứ hai ngày càng phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất xây dựng.“

“Mua sắm vật tư có ý nghĩa vô cùng quan trọng.”Nếu vật tư đầu vào được mua đảm bảo đúng chất lượng, đủ về số lượng, kịp thời gian và chi phí thấp thì sản xuất sẽ được tiến hành liên tục, năng suất, hiệu quả.”Ngược lại thì sản xuất sẽ bị đình trệ, sản phẩm xây dựng đầu ra chất lượng không đảm bảo gây thiệt hại, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp

1.1.3.2 Vai trò của quản trị mua sắm vật tư

Hoạt động quản trị mua sắm vật tư có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp xây dựng bởi những lý do chính sau:

- “Quản trị mua sắm vật tư đảm bảo cho sản xuất xây dựng được nhịp nhàng

và liên tục;

- Quản trị mua sắm vật tư gia tăng giá trị và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp;

- Quản trị mua sắm vật tư xây dựng quan hệ các nhà cung cấp, đối tác;

- Quản trị mua sắm vật tư nâng cao chất lượng và danh tiếng của doanh nghiệp;

- Quản trị mua sắm vật tư tốt giúp đảm bảo tiến độ sản xuất xây dựng nhanh;

- Quản trị mua sắm vật tư góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.“

1.1.4 Mục tiêu quản trị mua sắm vật tư của các doanh nghiệp xây dựng

“Mua sắm vật tư là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động sản xuất xây dựng trong các doanh nghiệp xây dựng, là điều kiện để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển.“Vì vậy, quản trị mua sắm vật tư là hoạt động quan trọng không thể tách rời trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các mục tiêu chính của quản trị mua sắm vật tư đối với các doanh nghiệp sản xuất xây dựng là:

“Thứ nhất, đảm bảo cho hoạt động sản xuất, thi công của các doanh nghiệp ngành xây dựng có thể diễn ra liên tục nhịp nhàng và đạt hiệu quả Đây là mục tiêu

cơ bản, quan trọng nhất và đây cũng chính là lý do tồn tại của bộ phận quản trị mua sắm vật tư.“

Thứ hai, đảm bảo có đủ nguồn vật tư ổn định, chất lượng đảm bảo.“Mục tiêu này thể hiện trước hết là doanh nghiệp phải luôn có nhà cung cấp tin cậy, vật tư mua phải đủ số lượng, chất lượng vật tư được đảm bảo, cơ cấu chủng loại vật tư phù hợp với nhu cầu và điều kiện thi công công trình.“Vật tư mua vào cũng phải đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được Ngoài ra, nhà cung cấp cũng phải đảm bảo thời gian giao hàng đúng, vận chuyển ít gặp rủi ro…

Thứ ba, quản trị chi phí mua sắm, quản trị mức độ hàng tồn kho Quản trị chi

phí mua sắm là một trong những mục tiêu hàng đầu của quản trị mua sắm Cán bộ phụ trách mua sắm phải luôn tìm nhà cung cấp có giá thành vật tư tốt nhất nhưng

chất lượng vẫn phải được đảm bảo Cán bộ phụ trách mua sắm vật tư còn phải đàm phán về giá cả, phương pháp và chi phí vận chuyển, thời hạn thanh toán để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất

Quản trị mua sắm vật tư bao gồm quản trị mức độ tồn kho Mục tiêu quan trọng là duy trì nguồn vật tư dự trữ càng thấp càng tốt, nhưng vẫn đảm bảo mọi loại vật tư cần thiết để sản xuất luôn sẵn sàng Khi một doanh nghiệp xây dựng mua quá nhiều lượng vật tư không cần thiết hoặc chưa có tính cấp thiết thì làm cho số vốn bỏ

ra mua sắm bị đóng băng một cách lãng phí Bằng cách giám sát mức độ tồn kho và theo dõi tiến độ thi công tại các công trình, dự án để có thể đưa ra mức mua sắm vật

tư thích hợp mà không lãng phí

Thứ tư, phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp, hợp tác đôi bên cùng có

lợi Quản trị mua sắm vật tư còn có mục đích xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp.”Doanh nghiệp có thể phát triển những nguồn cung cấp hữu hiệu

và đáng tin cậy đồng thời giữ vững mối quan hệ với những nhà cung cấp hiện có.”“

 Phát triển những nguồn cung cấp hữu hiệu và đáng tin cậy

Do đặc điểm của các doanh nghiệp xây dựng là thường sản xuất xây dựng ở nhiều địa điểm, nhiều tỉnh thành vì vậy phát triển mạng lưới nhà cung cấp sẵn sàng hợp tác cung cấp vật tư trong điều kiện khó khăn cũng như giảm thiểu tối đa chi phí mua sắm vật tư của doanh nghiệp,”đó chính là nguồn lực vô giá của doanh nghiệp.”

Hiện nay, những doanh nghiệp thường có xu hướng phát triển mạng lưới các nhà cung cấp lâu dài.”Việc phát hiện, điều tra, lựa chọn và trong một số trường hợp phát triển những nhà cung cấp nhanh nhạy, thỏa mãn các yêu cầu đặt ra là nhiệm vụ hàng đầu của cán bộ mua sắm vật tư.”

“Một doanh nghiệp không thể đạt hiệu suất tối ưu nếu không nhận được nguồn vật tư ổn định từ một hệ thống các nhà cung cấp đáng tin cậy Chính vì yêu cầu quan trọng này mà rất nhiều doanh nghiệp đã thiết lập các mối quan hệ chặt chẽ hoặc những liên doanh sản xuất chiến lược với những đơn vị cung cấp, đây là một phương pháp hữu hiệu để đạt được mục tiêu của các bên.“

 Giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp hiện có

“Quan hệ tốt với những nhà cung cấp là hết sức cần thiết,và mối quan hệ với các nhà cung cấp tiềm năng là vô giá Về lâu dài, mục tiêu đó khó lòng được đảm bảo nếu hai bên không duy trì sự hài lòng về nhau Những nhà cung cấp tiềm năng rất quan tâm và thiết tha được làm ăn với doanh nghiệp mà họ nhận thấy là một đối tác uy tín.Khi hợp đồng được thỏa thuận ký kết sẽ không tránh khỏi có vô số những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.Tuy nhiên mọi vấn đề sẽ được giải quyết

dễ dàng và ổn thỏa nếu giữa hai bên tồn tại một quan hệ tốt đẹp đảm bảo được lợi ích của các bên.“

1.2 Nội dung quản trị mua sắm vật tƣ của doanh nghiệp xây dựng

Có nhiều cách phân chia nội dung của quản trị trị mua sắm vật tư, theo qui trình mua sắm hoặc theo chức năng quản trị Theo chức năng quản trị thì quản trị mua sắm vật tư gồm có 4 chức năng chính đó là Lập kế hoạch (Plan), Tổ chức thực hiện (Do), kiểm tra, kiểm soát (Check) và đánh giá, điều chỉnh (Act) Để thuận lợi cho quá trình nghiên cứu, đề tài chủ yếu xem xét nội dung quản trị theo chức năng

Hình 1.1 Vòng tròn Deming - PDCA

Nguồn: Theo W.E.Deming (1950)

1.2.1 Lập kế hoạch mua sắm vật tư

Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên của quản trị và cũng là công việc quan trọng nhất trong quá trình quản trị Trong quản trị Doanh nghiệp, lập kế hoạch bao gồm nhiều nội dung như xác định sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu, các chiến lược chung, các kế hoạch tác nghiệp, các phương án hành động, các yêu cầu kiểm soát,… nhằm đạt được những mục tiêu đã đặt ra một cách hiệu quả nhất

Trong quản trị mua sắm vật tư của doanh nghiệp sản xuất xây dựng nói riêng,”bước lập kế hoạch mua sắm vật tư được hiểu chính là bước hoạch định nhu cầu vật tư cho sản xuất, thi công bởi nhiệm vụ chính của hoạt động mua sắm vật tư

là đảm bảo nguyên vật liệu xây dựng, phụ tùng máy móc, thiết bị, nhiên liệu cho sản xuất xây dựng của doanh nghiệp.”

Vậy nhu cầu vật tư là gì? “Nhu cầu vật tư được định nghĩa là khối lượng vật

tư cần thiết để thực hiện một công việc hay sản xuất trong một thời kỳ nhất định”

[GS.TS Đặng Đình Đào, GS.TS Hoàng Đức Thân]

Để xác định nhu cầu vật tư cần dựa vào hai căn cứ sau:

- Căn cứ kế hoạch tiến độ thi công tại các công trường

“Nhu cầu vật tư phụ thuộc vào kế hoạch tiến độ thi công tại các công trường Nhu cầu vật tư tỷ lệ thuận với sản lượng được làm ra Do đó để biết được doanh nghiệp cần bao nhiêu vật tư thì bộ phận mua sắm cần căn cứ vào kế hoạch tiến độ sản xuất, thi công của các công trường tại từng thời điểm cụ thể Kế hoạch tiến độ thi công sẽ quyết định khối lượng công việc hoặc sản lượng cần thi công trong kỳ

kế hoạch (Qj) là bao nhiêu.“

- Căn cứ vào định mức xây dựng, lắp đặt, sử dụng vật tư

Trong nghành xây dựng, lượng tiêu hao vật tư, thiết bị để tạo một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh được căn cứ bởi các định mức phần xây dựng 1776/BXD-VP, định mức phần lắp đặt 1777/BXD-VP, định mức phần sửa chữa 1778/BXD-VP của

Bộ Xây dựng ban hành

Có thể dễ dàng nhận thấy, nắm được kế hoạch sản xuất thi công của doanh nghiệp chỉ là điều kiện cần để xác định nhu cầu vật tư.“Định mức sử dụng vật tư chính là điều kiện đủ, cho chúng ta biết chính xác cần sử dụng bao nhiêu đơn vị vật

tư để có thể làm ra một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh.“

Định mức sử dụng vật tư chính là biến số (mij) trong công thức xác định nhu cầu vật tư sau:

Ni = Trong đó:

“Ni – nhu cầu vật tư i để sản xuất thi công trong kỳ kế hoạch;“

“Qj – khối lượng sản phẩm công việc j cần sản xuất thi công trong kỳ kế hoạch;“

mij –”định mức sử dụng vật tư i để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm j.”

Ví dụ: Trong tháng 8 năm 2015 đơn vị thi công tại công trình Phủ Lý, Hà Nam cần phải thực hiện công việc đắp cát nền đường với độ chặt K95 là 2.000 m3, thì Qj = 2.000 m3, là khối lượng sản phẩm công việc cần thi công hoàn thành trong

kỳ kế hoạch, theo định mức phần xây dựng 1776/BXD-VP khi tiến hành thi công đắp hoàn chỉnh 1m3 cát nền đường với độ chặt k95 cần 1,22 m3 cát rời > mij = 1,22 Vậy nhu cầu vật tư cát cần sử dụng để thi công công việc đắp cát nền đường k95 cho công trình Phủ lý là: Ncát = 2.000*1,22 = 2.440 m3 cát

Chất lượng của vật tư

Đối với doanh nghiệp xây dựng, chất lượng vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình Tiêu chuẩn chất lượng của vật tư xây dựng được quy định cụ thể trong hợp đồng xây lắp, trong hồ sơ thầu công trình và chủ yếu áp dụng theo tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành Trên cơ sở tiêu chuẩn chất lượng đó, cán bộ mua sắm vật tư sẽ lấy đó làm tiêu chuẩn chất lượng để mua sắm vật tư Các tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn ngành thường áp dụng để kiểm soát chất lượng của một số vật tư xây dựng đường giao thông là:

Bảng 1.1 Các tiêu chuẩn áp dụng cho vật liệu xây dựng đường giao thông

2 Chất lượng đất – Lấy mẫu – Yêu cầu chung TCVN 5297:1995

3 Công tác đất - Thi công và nghiệm thu TCVN 4447:2012

4 Vải địa kỹ thuật trong xây dựng nền đắp trên đất yếu 22TCN 248:98

6 Lớp móng cấp phối đá dăm trong kết cấu áo đường

ôtô - Vật liệu thi công và nghiệm thu TCVN 8859:2011

7 Lớp kết cấu áo đường ôtô bằng cấp phối thiên nhiên-

8 Đá dăm sỏi và sỏi dăm dùng trong xây dựng- Yêu cầu

9 Nhũ tương nhựa đường polime gốc axit TCVN 8816:2011

12 Mặt đường bê tông nhựa nóng – yêu cầu thi công và

14 Cốt liệu cho bê tông và vữa- Yêu cầu kỹ thuật TCVN 7570:2006

15 Xi măng Pooclang- Yêu cầu kỹ thuật TCVN 2682:2009

16 Xi măng Pooclang hỗn hợp- Yêu cầu kỹ thuật TCVN 6260:2009

19 Nước trộn bê tông và vữa- Yêu cầu kỹ thuật TCVN 4506:2012

Ví dụ như: vật tư cấp phối đá dăm phải đạt đủ điều kiện về chỉ tiêu cơ lý và hóa học cụ thể như sau:

Bảng 1.2 Chỉ tiêu cơ lý của vật liệu cấp phối đá dăm

Nguồn: Chỉ tiêu cơ lý của của vật liệu cấp phối đá dăm TCVN 8859 : 2011

Trong quá trình mua vật tư cấp phối đá dăm cán bộ mua sắm phải dựa vào

bảng 1.2 để đánh giá được chất lượng của cấp phối đá dăm, căn cứ kết quả thí

nghiệm của một phòng thí nghiệm độc lập về vật liệu cấp phối đá dăm để so sánh với những chỉ tiêu của TCVN 8859:2011 xem có đạt yêu cầu hay không

Bước lập kế hoạch mua sắm vật tư là vô cùng cần thiết,”khi lập kế hoạch mua sắm vật tư doanh nghiệp cần trả lời được những câu hỏi như sau:”

- Công ty cần những loại nguyên vật liệu, cấu kiện, thiết bị gì?

- Cần bao nhiêu?

- Chất lượng đảm bảo theo tiêu chuẩn nào?

- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?

- Khi nào nhận được?

”Kết quả thu được là kế hoạch chi tiết về khối lượng các loại vật tư,”thiết bị với thời gian biểu cụ thể nhằm đáp ứng đúng tiến độ, kế hoạch thi công.”

1.2.2 Tổ chức thực hiện mua sắm vật tư

“Sau bước lập kế hoạch mua sắm vật tư, doanh nghiệp đã xác định được khối lượng vật tư cần mua trong kỳ kế hoạch là bao nhiêu Bước thứ hai trong nội dung quản trị mua sắm vật tư đó là bước tổ chức thực hiện Các nội dung cần nghiên cứu trong bước tổ chức thực hiện mua sắm vật tư bao gồm:“”

1.2.2.1 Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Tìm kiếm Nhà cung cấp

Để tìm kiếm được nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được các yêu cầu về vật tư, bộ phận mua sắm vật tư cần thực hiện các công việc sau đây:

Một là, xem lại hồ sơ lưu trữ tại phòng Kế hoạch – Quản lý dự án, phòng Kế

toán – Tài chính về danh mục các Nhà cung cấp đã hợp tác Thông tin về mỗi Nhà cung cấp được lưu lại trong một thẻ hoặc một tập tin riêng trên máy tính Hồ sơ lưu trữ về nhà cung cấp sẽ cho cán bộ mua sắm vật tư biết các thông tin về nhà cung cấp như: Tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc, số năm hợp tác, mật độ hợp tác của Nhà cung cấp, họ tên người đại diện, các điều kiện bán hàng, giao nhận hàng hóa và lịch

sử chất lượng hàng hóa, số lượng hàng hóa đã cung cấp cho Công ty qua các năm

Hai là, các thông tin trên mạng Internet, các nhà cung cấp trong công bố giá

của liên sở Tài chính – Xây dựng của địa phương nơi có địa điểm xây dựng, các phương tiện thông tin truyền thông, thông qua những mối quan hệ có sẵn với tổ chức hoặc cá nhân có uy tín giới thiệu

Ba là, khi nguồn thông tin thứ cấp không đáp ứng được đòi hỏi của công tác

tìm kiếm nhà cung cấp thì cán bộ mua sắm vật tư cần thực hiện đi khảo sát thực tế

để thu thập dữ liệu từ các cuộc điều tra, phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư ở tại khu vực địa bàn chuẩn bị thi công

Đánh giá nhà cung cấp

Căn cứ danh sách các nhà cung cấp tiềm năng đã thu thập được từ các nguồn như: hồ sơ lưu trữ tại công ty, qua giới thiệu của các mối quan hệ uy tín, mạng

internet, báo chí, hoặc qua khảo sát trực tiếp sẽ tiến hành đánh giá từng nhà cung cấp các tiêu chí theo tiêu chuẩn đánh giá của doanh nghiệp

Đánh giá nhà cung cấp tiềm năng đòi hỏi phải có phương pháp thích hợp và quá trình kỹ lưỡng, công phu Bộ phận mua sắm vật tư có thể sử dụng một hoặc kết hợp một số phương pháp sau để có thể đánh giá nhà cung cấp tiềm năng

 Tiến hành cho điểm theo trọng số

Để đánh giá tốt được nhà cung cấp và phù hợp với chính sách mua hàng của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phải xây dựng tiêu chuẩn đánh giá trên cơ sở các nội dung tiêu chí sau:

- “Vị trí địa lý của nhà cung cấp: từng công trình, dự án tại các tỉnh thành khác nhau doanh nghiệp sẽ lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp nhất;“có những nhà cung cấp có vật tư, thiết bị chất lượng tốt, giá thành đảm bảo nhưng ở xa tại địa điểm thi công và cũng có những nhà cung cấp ở gần địa điểm thi công nhưng giá thành và chất lượng chưa đảm bảo nên tùy vào kế hoạch, tiến độ, tính chất và mức

độ sử dụng vật tư để đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất

- Chất lượng vật tư: được thể hiện qua các đợt kiểm tra và đánh giá chất lượng, thông qua kiểm tra trực quan và lấy mẫu thí nghiệm ngẫu nhiên để tiến hành phân tích, so sánh và đánh giá với tiêu chuẩn kỹ thuật của công trình, dự án

- Tiến độ cung cấp: Khối lượng và thời gian cung cấp có đáp ứng được tiến

độ cung cấp theo yêu cầu của công trình không Tình trạng giao hàng của nhà cung cấp thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn

- Giá thành mua vật tư đã bao gồm giá mua, chiết khấu, chi phí mua vật tư

và điều kiện thanh toán, Để đánh giá giá thành mua vật tư cần căn cứ vào giá

trúng thầu của nhà thầu; giá cả thị trường, chi phí vận chuyển bốc xếp, thuế, khả năng hao hụt của hàng hóa và các ưu đãi trong thanh toán

- Khả năng tài chính của nhà cung cấp: cần tìm hiểu nhà cung cấp có ổn định về tài chính hay đang thua lỗ gặp khó khăn, tránh trường hợp đã thanh toán mà không nhận được hàng

- Thời điểm thanh toán: doanh nghiệp thường phải mua khối lượng vật tư rất lớn để phục vụ sản xuất, thi công vì thế số tiền bỏ ra mua vật tư là khá lớn, Nhà cung cấp có chấp nhận cho doanh nghiệp trả chậm và trả thành nhiều đợt để giảm sức ép tài chính cho doanh nghiệp

- Dịch vụ bán hàng: hỗ trợ kỹ thuật, dịch vụ hậu mãi, thái độ hợp tác, thời gian bảo hành vật tư cũng là yếu tố đánh giá nhà cung cấp

- Lịch sử hợp tác,”uy tín thương hiệu của nhà cung cấp trên thị trường.”

Trên cơ sở các tiêu chí này cán bộ mua sắm vật tư sẽ đánh giá và loại bỏ những nhà cung cấp không đạt yêu cầu và lập danh sách ngắn các nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu để làm cơ sở lựa chọn

Lựa chọn nhà cung cấp

Trên cơ sở danh sách ngắn các nhà cung cấp tiềm năng đã được tìm kiếm, đã được đánh giá đáp ứng yêu cầu các tiêu chí theo tiêu chuẩn đánh giá của doanh nghiệp Tùy vào nhu cầu mà doanh nghiệp lựa chọn số lượng nhà cung cấp có số điểm đánh giá từ cao xuống thấp cho phù hợp

“Để đảm bảo lựa chọn nhà cung cấp được khách quan, chính xác doanh nghiệp thường xây dựng và thực hiện theo qui trình lựa chọn nhà cung cấp Qui trình này nhằm mục đích đánh giá và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp và thỏa mãn nhu cầu vật tư từ bộ phận có nhu cầu Qui trình này cần được vận dụng sao cho phù hợp nhất với cơ cấu tổ chức, năng lực mua sắm

và các nguồn lực đang có của từng doanh nghiệp, về cơ bản qui trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp thường được xây dựng như sau:“

Người thực hiện Trình tự Tài liệu

Hình 1.2 Qui trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Nguồn: Lê Quân (2010), giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương

mại, Nhà xuất bản thống kê

1.2.2.2 Đàm phán và ký kết hợp đồng

Đàm phán với nhà cung cấp được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán, thương lượng với nhà cung cấp để đi đến những thống nhất giữa hai bên (người mua và người bán) nhằm mục đích đôi bên cùng có quyền lợi và trách nhiệm trước khi ký kết hợp đồng mua bán Về cơ bản, quá trình đàm phán các nội dung và đặt hàng gồm 3 bước như sau:

Không đạt

Không duyệt

Yêu cầu đánh giá NCC

Thu thập thông tin Danh sách sơ bộ NCC

Đánh giá các tiêu chí theo tiêu

Yêu cầu báo giá, chất lượng và khả năng cung cấp vật tư

Căn cứ vào nhu cầu cụ thể về vật tư cần cung cấp trong kỳ kế hoạch theo phiếu yêu cầu cấp vật tư được duyệt, dựa vào danh sách nhà cung cấp đã được lựa chọn, Cán bộ mua sắm vật tư tiến hành liên lạc và đề nghị các nhà cung cấp báo giá các loại vật tư cần cấp, yêu cầu về chất lượng, khối lượng, tiến độ cung cấp và điều kiện thanh toán

Sau khi thu thập được các thông tin trên từ các nhà cung cấp, cán bộ mua sắm vật tư sẽ tiến hành lập bảng tổng hợp so sánh các thông tin trong báo giá và đối chiếu với yêu cầu về tài chính và kỹ thuật công ty đề ra Căn cứ vào thông tin so sánh, Cán bộ mua sắm sẽ phân tích, đánh giá và đưa ra đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất Trường hợp chưa đủ thông tin hoặc thông tin chưa thỏa mãn nhu cầu để lựa chọn, thì Cán bộ mua sắm phải tiến hành đàm phán bổ sung với nhà cung cấp và/hoặc đàm phán với bộ phận yêu cầu cấp vật tư để thỏa mãn được các yêu cầu lựa chọn

Tổng hợp tất cả các yếu tố trên, bộ phận mua sắm sẽ trình lãnh đạo công ty quyết định lựa chọn ít nhất hai nhà cung cấp phù hợp nhất với các tiêu chí đề ra để tiến hành đàm phán các điều khoản liên quan

Đàm phán với Nhà cung cấp

Đàm phán là quá trình mà 2 bên cần thương lượng và thống nhất được các nội dung trong hợp đồng sẽ ký kết Bên mua vật tư phải nêu lên tất cả các mối quan tâm của mình đối với yêu cầu về cung ứng vật tư Bên mua phải khéo léo đàm phán với bên bán để có được chất lượng vật tư tốt, tiến độ cung cấp đảm bảo kịp thời cho nhu cầu thi công xây dựng, có giá mua hợp lý và điều kiện thanh toán phù hợp với khả năng tài chính của công ty, các trách nhiệm và quyền lợi được cụ thể chặt chẽ, các điều khoản thưởng phạt, chế tài xử lý chặt chẽ với bên bán và hợp lý có lợi cho công ty

Đối với các loại vật tư quan trọng, các nhà đàm phán của bên mua phải yêu cầu bên bán tạo điều kiện cho bên mua có thể kiểm soát được qui trình sản xuất các vật tư này từ việc kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, qui trình công

nghệ, chất lượng sản phẩm Ngoài ra, trong một số trường hợp bên mua cần yêu cầu bên bán thu xếp để mời bên mua trực tiếp khảo sát nhà cung cấp nguyên vật liệu cũng như yêu cầu nhà cung cấp của bên bán phải xuất trình các bản đánh giá chất lượng vật tư do một cơ quan độc lập tiến hành Việc làm này nhằm đảm bảo cho bên bán có thể giao hàng đúng hạn, đúng chất lượng và đủ số lượng

Ra quyết định mua sắm vật tư và ký hợp đồng mua bán

Kết thúc quá trình đàm phán, nếu lựa chọn được nhà cung cấp thì tiến hành

ra quyết định mua sắm Ngược lại phải tiến hành từ bước thu thập và xử lý thông tin

về nhà cung cấp Có 2 cách mua sắm vật tư cơ bản là ký hợp đồng mua bán và ký hợp đồng nguyên tắc kèm theo phụ lục hợp đồng là đơn hàng phát sinh theo kỳ kế hoạch cụ thể

Khi ra quyết định mua sắm, bên mua tự mình hoặc yêu cầu bên bán tiến hành soạn thảo hợp đồng mua bán vật tư, hoặc hợp đồng nguyên tắc và đơn đặt hàng theo nội dung đã thống nhất trong quá trình đàm phán để hai bên ký kết Hai bên phải cùng nhau xét duyệt lại bộ hợp đồng, đơn hàng trước khi ký hợp đồng Hợp đồng mua bán được ký kết là cơ sở để các bên thực hiện tốt nghĩa vụ của mỗi bên, là căn

cứ pháp lý để phân xử trách nghiệm mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng

Trong hợp đồng mua bán ngoài các điều khoản chung khác, hợp đồng mua bán phải quy định cụ thể rõ ràng các điều khoản của hợp đồng bao gồm:

- Số lượng, chất lượng

- Phương thức đóng gói, vận chuyển và giao nhận

- Thời hạn giao vật tư

- Trọng tài

Trường hợp hình thức mua bán là hợp đồng nguyên tắc và đơn đặt hàng thì trong nội dung hợp đồng sẽ không qui định cụ thể: chủng loại, khối lượng vật tư, thời hạn giao hàng, đơn giá, điều kiện thanh toán và các nội dung cụ thể khác của hợp đồng mà các nội dung này sẽ được cụ thể hóa trong phụ lục hợp đồng là các đơn đặt hàng phát sinh theo kỳ kế hoạch cụ thể

Các điều khoản trên là nội dung quan trọng cần quy định cụ thể trong hợp đồng, đơn đặt hàng Trường hợp nội dung hợp đồng, đơn hàng thiếu chặt chẽ hay sử dụng câu từ không rõ ràng, đa nghĩa sẽ dễ đến các tranh chấp hợp đồng mà đa phần bên mua là người bị thiệt hại nhiều hơn

1.2.2.3 Theo dõi hợp đồng mua sắm

Sau khi hợp đồng mua sắm đã được ký kết và có hiệu lực thì Cán bộ mua sắm cần tiến hành việc theo dõi các công tác trong hợp đồng mua sắm vật tư Tiến hành đôn đốc nhà cung cấp khi thời gian giao vật tư sắp đến hoặc vật tư trên công trường sắp hết nhằm tránh tình trạng vật tư chậm ảnh hưởng đến kế hoạch, tiến độ thi công của công trường và hoạt động sản xuất của công ty Các bên tham gia hợp đồng tiến hành tổ chức thực hiện giao nhận vật tư một cách nghiêm túc trên cơ sở tuân thủ và tôn trọng các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết

Tùy theo thỏa thuận mà quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng mua sắm sẽ có sự khác biệt Khi thực hiện hợp đồng mua sắm bên mua phải thực hiện theo dõi các công việc cơ bản sau:

- Kiểm tra kỹ lưỡng vật tư về chủng loại, quy cách, khối lượng và chất lượng vật tư thực tế giao nhận so với các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết;

- Kiểm tra hóa đơn chứng từ liên quan;

- Đối chiếu vật tư thực tế với hóa đơn chứng từ;

- Ký giao nhận vật tư;

- Tiến hành nhập kho, sản xuất, thi công;

- Hoàn thiện hồ sơ thanh toán và thanh toán theo qui định của hợp đồng đã ký

Nếu trong quá trình giao nhận vật tư có phát hiện sai sót, chênh lệch liên quan đến chủng loại, khối lượng, chất lượng, thời hạn, quy cách giao nhận,… thì hai bên cần lập biên bản ghi nhận sự sai sót chênh lệch này và đưa ra giải pháp khắc phục Đối với những trường hợp vi phạm lớn, công ty có thể từ chối nhận vật tư, thậm chí khởi kiện xử phạt vi phạm theo điều khoản trong hợp đồng đã ký kết

1.2.3 Kiểm tra, kiểm soát hoạt động mua sắm vật tư

Kiểm tra hoạt động mua sắm vật tư là một chức năng của hoạt động quản trị, mặc dù được xếp thứ ba sau chức năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện nhưng trên thực tế chức năng kiểm tra hoàn toàn không tách rời mà luôn luôn gắn liền với các chức năng quản trị khác, thực tế hoạt động kiểm tra diễn ra một cách liên tục Mục tiêu của hoạt động kiểm tra đó là để phục vụ cho những đánh giá xem hoạt động mua sắm vật tư có đảm bảo tính đúng đắn và phù hợp với yêu cầu của công tác sản xuất thi công hay không Từ những đánh giá thì nhà quản trị có thể đưa ra những hành động điều chỉnh kịp thời

Hoạt động kiểm tra bao gồm hai nội dung chính đó là: Xác định nội dung kiểm tra và xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra Mục tiêu của quá trình mua sắm vật

tư đó là “mua đúng”, “mua đủ” và “mua kịp thời”

Mua đúng: đúng hàng (về chủng loại và chất lượng vật tư); đúng nhà cung

cấp (theo phê duyệt của lãnh đạo công ty); đúng giá (càng thấp thì càng tốt và không vượt qua mức “giá trần”)

Mua đủ: đủ theo khối lượng được phê duyệt

Mua kịp thời: vật tư về kho kịp kế hoạch thi công

Trong quá trình mua sắm vật tư có thể xảy ra những rủi ro như: yêu cầu vật

tư không đúng nhu cầu; mua vật tư không đúng; mua không đúng nhà cung cấp được duyệt; mua giá cao; mua không đủ khối lượng; vật tư về không kịp tiến độ thi công Khi đó doanh nghiệp kiểm soát quá trình mua sắm vật tư bằng các cơ chế kiểm soát chính như sau:

- Phê duyệt: các quyết định cần phải được xác nhận, phê duyệt của các bộ phận có liên quan và các cấp quản lý theo qui trình

- So sánh: trường hợp xảy ra sai lệch giữa vật tư thực tế và hồ sơ chứng từ thì cần đối chiếu giữa các bên liên quan để xác định nguyên nhân nằm ở bước nào

và trách nhiệm thuộc về ai

- Mục tiêu: xác định các mục tiêu cụ thể sẽ giúp quá trình kiểm soát được chính xác hơn Mục tiêu chính là căn cứ để so sánh và đánh giá kết quả thực hiện tốt hay không tốt

- Hệ thống báo cáo: các báo cáo thường xuyên và báo cáo bất thường là công cụ hữu hiệu để kiểm soát được toàn bộ quá trình mua sắm vật tư của doanh nghiệp

1.2.4 Đánh giá và điều chỉnh hoạt động mua sắm vật tư

Mua sắm vật tư là hoạt động thường xuyên xảy ra trong quá trình hoạt động thi công xây dựng công trình Hoạt động này phải được đánh giá một cách liên tục, chính xác và phải được đánh giá một cách thường xuyên thông qua các kết quả đạt được từ trước Đánh giá kết quả mua sắm vật tư được tiến hành theo từng nội dung trong mô hình sau:

Hình 1.3 Qui trình đánh giá kết quả mua sắm vật tƣ

Nguồn: Lê Thị Bích Ngọc (2007), Quản trị chiến lược

Các tiêu chí quan trọng cần đánh giá như:

Không đạt Đạt

Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá

Kiểm tra đánh giá

So sánh kết quả với tiêu chuẩn giá

Xác định tiêu

chí đánh giá

Tìm Nhà cung cấp

mới giá Tiếp tục mua

hàng

- Mức độ đáp ứng yêu cầu về chất lượng, khối lượng, chủng loại vật tư;

- Thời gian mua, tính chính xác về thời gian và địa điểm giao hàng;

- Mức độ tiết kiệm chi phí trong khâu mua vật tư

Việc đánh giá kết quả mua sắm vật tư thường được tiến hành dưới hai góc độ: đánh giá kết quả mua sắm sau kỳ thực hiện và sau mỗi lần mua sắm (hoặc sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua sắm)

Đánh giá kết quả mua sắm vật tư sau mỗi kỳ thực hiện kế hoạch (tháng, quý, năm): việc đánh giá được tiến hành trên cơ sở kế hoạch mua sắm mà doanh nghiệp

đã xây dựng bằng cách so sánh kết quả đạt được (số liệu thực tế hoặc dự tính) với các chỉ tiêu kế hoạch cụ thể như: tổng giá trị mua sắm trong kỳ, giá trị mua theo từng loại vật tư, mức độ đảm bảo đúng chủng loại và chất lượng vật tư, mức độ đúng khối lượng và thời gian giao hàng,…Từ đó xác định được mức độ hoàn thành hoặc chưa hoàn thành kế hoạch mua sắm và nguyên nhân của chúng

Đánh giá kết quả mua sắm sau mỗi lần mua sắm: cơ sở của việc đánh giá này

là các nhu cầu và mục tiêu mua sắm vật tư đã được xác định cụ thể trong hợp đồng mua sắm Căn cứ vào kết quả mua sắm vật tư thực tế đối chiếu với các mục tiêu cụ thể được quy định trong hợp đồng mua sắm đã ký kết để đánh giá mức độ đáp ứng mục tiêu về chủng loại, khối lượng, chất lượng, thời gian và chi phí mua sắm vật tư Thông thường có hai khả năng xảy ra:

Thứ nhất, kết quả mua sắm vật tư không thỏa mãn nhu cầu và chưa đáp ứng

được kế hoạch mua sắm vật tư thì nghiệp vụ mua sắm phải được bắt đầu lại từ bước

“ Lựa chọn NCC” Nói cách khác doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp khác sao cho tìm được nhà cung cấp phù hợp

Thứ hai, nếu kết quả mua sắm vật tư thỏa mãn được những yêu cầu trên thì

doanh nghiệp có thể tiếp tục quá trình mua sắm vật tư khi có phát sinh nhu cầu mới

Thông qua việc đánh giá kết quả mua sắm vật tư, trong trường hợp kết quả mua sắm chưa đáp ứng được nhu cầu, thì bộ phận mua sắm sẽ chỉ rõ ra được những nguyên nhân còn tồn tại, khó khăn vướng mắc ở bước nào và liên quan đến bộ phận, cá nhân nào từ đó đề xuất ra những kiến nghị thay đổi nhằm kịp thời điều

chỉnh cho phù hợp Trường hợp kết quả đã đáp ứng được nhu cầu theo kế hoạch mua sắm đề ra, cũng cần có những xem xét điều chỉnh trong trường hợp môi trường kinh doanh có thay đổi và cần có sự ghi nhận, khen thưởng, khích lệ kịp thời đối với những bộ phận và cá nhân đã làm tốt công việc

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị mua sắm vật tư của doanh nghiệp xây dựng

Trong hoạt động quản trị mua sắm vật tư có rất nhiều các nhân tố ảnh hưởng

và tác động tích cực và tiêu cực đến hiệu quả quản trị Việc xác định được các nhân

tố ảnh hưởng này giúp cho doanh nghiệp có thể thích ứng được với những thay đổi đồng thời cải thiện được hiệu quả mua sắm vật tư Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị mua sắm gồm có 2 nhóm là: nhóm những nhân tố khách quan ( bên ngoài công ty) và nhóm những nhân tố chủ quan (bên trong công ty)

1.3.1 Những nhân tố khách quan

Các nhân tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp bao gồm môi trường vĩ mô

và môi trường vi mô

- Môi trường vĩ mô gồm có

 Môi trường kinh tế;

 Môi trường chính trị, luật pháp;

 Môi trường văn hóa, xã hội;

 Môi trường khoa học công nghệ;

 Môi trường tự nhiên

- Môi trường vi mô gồm có

 Chủ đầu tư, khách hàng;

 Nhà cung cấp;

 Đối thủ cạnh tranh hiện tại;

 Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn

Các nhân tố trên đều có tác động đến hoạt động của doanh nghiệp, tuy nhiên

đề tài sẽ chỉ phân tích những nhân tố có ảnh hưởng lớn, trực tiếp đến hoạt động quản trị mua sắm vật tư của doanh nghiệp thi công xây dựng hạ tầng giao thông, đó

là các nhân số sau:

1.3.1.1 Môi trường kinh tế

Môi trường kinh tế là môi trường có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là hoạt động quản trị mua sắm vật

tư bởi hoạt động mua và bán luôn chịu tác động của các yếu tố kinh tế như tỷ giá hối đoái, tỷ lệ lạm phát và lãi suất Hoạt động mua sắm vật tư hiện nay không chỉ đơn thuần là mua trong nước mà còn là hoạt động nhập khẩu từ nước ngoài

Tỷ lệ lạm phát: lạm phát ảnh hưởng tới giá cả vật tư Khi lạm phát tăng cao

đồng tiền trở nên mất giá, nghĩa là doanh nghiệp cần chi nhiều tiền hơn để mua cùng một lượng vật tư Vật tư đầu vào vì thế trở nên đắt đỏ hơn Yếu tố này ảnh hưởng đến tiêu chí đúng giá của quản trị mua sắm vật tư Như vậy, khi tỷ lệ lạm phát tăng cao, quá trình đàm phán ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp cũng khó khăn hơn do phải mua với đơn giá cao hơn đồng thời điều kiện thanh toán cũng chặt chẽ hơn

Tỷ giá hối đoái giữa đồng tiền trong nước và đồng ngoại tệ thanh toán: tỷ

giá hối đoái có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến hoạt động mua sắm vật tư đặc biệt là hoạt động nhập khẩu vật tư nước ngoài Tỷ giá hối đoái tăng có nghĩa là doanh nghiệp phải trả một lượng nội tệ nhiều hơn để mua về cùng một lượng vật tư như trước đây Điều này cũng dẫn đến việc vật tư nhập khẩu trở nên đắt đỏ hơn trước, quá trình đàm phán và quyết định mua sắm vật tư bị ảnh hưởng Các nhà quản trị vật tư lúc này phải cân nhắc và suy xét liệu có thể chuyển sang mua từ nhà cung cấp nội địa để tránh tác động của tỷ giá hay không?

Lãi suất: doanh nghiệp muốn hoạt động thì cần có vốn, ngoài vốn tự có

thì doanh nghiệp cần sử dụng đến vốn vay Lãi suất chính là chi phí vốn vay mà doanh nghiệp phải trả Khi lãi suất tăng lên, doanh nghiệp sẽ khó khăn trong việc vay vốn cũng như chịu chi phí tài chính tăng khi sử dụng vốn vay Khi không có vốn thì doanh nghiệp không thể mua được nguyên vật liệu đầu vào để sản xuất được Điều này dẫn đến ảnh hưởng không tốt đến việc đảm bảo yêu cầu của quản trị mua sắm vật tư

1.3.1.2 Môi trường chính trị, luật pháp

Môi trường chính trị: chính trị ảnh hưởng rất lớn đến nền kinh tế nói chung

và hoạt động đầu tư, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói riêng Khi chính trị

ổn định sẽ tạo được niềm tin từ các nhà đầu tư trong và ngoài nước, tạo động lực lớn cho các doanh nghiệp tham gia và mở rộng hoạt động đầu tư, sản xuất Ngược lại nếu chính trị bất ổn các doanh nghiệp sẽ có xu hướng hoạt động cầm chừng hoặc thậm chí chấm dứt hoạt động Điều này sẽ tác động lớn và ngay lập tức đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kéo theo sẽ tác động đến hoạt động quản trị mua sắm vật tư

Môi trường luật pháp: doanh nghiệp muốn sản xuất, kinh doanh thì cần

tìm hiểu rõ luật pháp của quốc gia mà doanh nghiệp sẽ tham gia đầu tư, sản xuất kinh doanh Trong điều kiện môi trường luật pháp được rõ ràng, cụ thể và ổn định sẽ tạo nhiều thuận lợi cho đầu tư, sản xuất; ngược lại hệ thống luật pháp liên tục thay đổi, thiếu rõ ràng và nhất quán sẽ gây ra phiền nhiễu, khó khăn cho doanh nghiệp Trong hoạt động quản trị mua sắm vật tư, khi nhập khẩu vật tư cần phải thực hiện đúng qui định về nhập khẩu, tuân thủ các thủ tục hành chính, thủ tục thông quan hàng hóa Hệ thống luật pháp càng hoàn thiện thì quản trị mua sắm vật tư càng nhanh chóng và giảm thiểu được chi phí Các qui định rõ ràng, đơn giản thì doanh nghiệp không mất nhiều thời gian để thực hiện thủ tục hành chính Thủ tục hải quan nhanh gọn sẽ giúp rút ngắn thời gian đưa vật tư về nơi sản xuất, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị mua sắm vật tư Ngược lại nếu thủ tục hải quan rườm rà, phức tạp sẽ làm cho doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian, chi phí để đưa vật tư về tiến hành sản xuất

1.3.1.3 Môi trường tự nhiên

Điều kiện tự nhiên bao gồm nhiều yếu tố như vị trí địa lý, khí hậu, thời tiết, cảnh quan thiên nhiên, các nguồn tài nguyên khoáng sản trong lòng đất, tài nguyên rừng và biển… Tuy nhiên, xét tác động của môi trường tự nhiên đến quản trị mua sắm vật tư thì cần chú ý 3 yếu tố đó là vị trí địa lý của nhà cung cấp, yếu tố thời tiết

và yếu tố nguồn tài nguyên khoáng sản

Vị trí địa lý của nhà cung cấp là vô cùng quan trọng Nhà cung cấp càng gần công trình bao nhiêu thì vận chuyển hàng hóa lại càng dễ dàng bấy nhiêu, tiết kiệm thời gian, chi phí vận chuyển, giảm thiểu thủ tục thông quan qua nhiều vùng, tác động thuận lợi đến giao nhận hàng hóa Đảm bảo tiêu chí đúng thời điểm và đúng giá của quản trị mua sắm vật tư

Thời tiết cũng tác động lớn tới vấn đề bảo đảm tiến độ giao hàng và chất lượng vật tư trong quá trình vận chuyển và lưu kho Bên cạnh đó, thời tiết xấu cũng làm cho việc bảo quản vật tư khó khăn hơn, vật tư dễ bị giảm chất lượng trong quá trình lưu kho

Tính sẵn có và trữ lượng của nguồn tài nguyên khoáng sản tác động rất lớn tới giá cả của nguyên vật liệu, nhất là trong hoạt động xây dựng hạ tầng và giao thông đòi hỏi sử dụng số lượng rất lớn tài nguyên như đất, cát, đá, dầu… Nếu nguồn tài nguyên dồi dào và dễ khai thác thì giá cả mua nguyên vật liệu sẽ rẻ cũng như điều kiện thanh toán được ưu đãi và ngược lại nếu nguồn tài nguyên khan hiếm, điều kiện khai thác khó khăn thì giá cả mua nguyên vật liệu sẽ cao và điều kiện thanh toán rất chặt chẽ, điều này tác động lớn đến tiêu chí đúng giá và điều kiện thanh toán

1.3.1.4 Môi trường khoa học công nghệ

Khoa học công nghệ có tác động rất lớn tới hoạt động quản trị mua sắm vật

tư của doanh nghiệp khi khoa học công nghệ mới tác động đến lĩnh vực khai thác tài nguyên và công nghệ sản xuất Nếu công nghệ sản xuất thay đổi sẽ dẫn tới chủng loại vật tư cũng như mức độ tiêu hao sẽ thay đổi theo Nếu công nghệ khai thác các nguồn tài nguyên thiên nhiên thay đổi cũng sẽ tác động lớn đến giá cả vật tư trên thị trường

1.3.1.5 Nhà cung cấp

Nhà cung cấp là những doanh nghiệp có khả năng sản xuất và cung ứng các yếu tố đầu vào như máy móc thiết bị, nguyên vật liệu sản xuất, lao động, vốn,…

Số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, các điều kiện cung cấp khác của vật

tư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Do đó, trong hoạt động mua sắm vật tư, nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng có ảnh hưởng lớn tới chi phí đầu vào của doanh nghiệp

Nếu như số lượng nhà cung cấp dồi dào, doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội để tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, cũng như tạo được lợi thế khi đàm phán và thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng

Nếu công ty chọn được một nhà cung cấp có năng lực cung cấp tốt, có bộ máy quản trị qui củ, có thái độ hợp tác thiện chí với công ty thì hoạt động quản trị mua sắm vật tư sẽ dễ đạt được cả 5 tiêu chí đó là đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng thời điểm, đúng giá và đúng nhà cung cấp

1.3.1.6 Chủ đầu tư, khách hàng

Chủ đầu tư, khách hàng là những cá nhân, tổ chức có nhu cầu xây dựng các công trình, dự án là đối tượng thị trường mà doanh nghiệp cần phục vụ Chủ đầu tư quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường, Chủ đầu tư, khách hàng là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp, do đó các doanh nghiệp luôn muốn làm vừa lòng khách hàng bằng mọi cách Chủ đầu tư không những ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến hoạt động mua sắm vật tư Nhu cầu giảm đột ngột dẫn đến dư thừa vật tư, tồn kho tăng cao dẫn đến tăng chi phí Ngược lại nhu cầu tăng đột ngột, các nhà cung cấp không kịp chuẩn

bị hàng hóa để giao hàng dẫn đến tình trạng thiếu hụt vật tư, chậm giao hàng, giao hàng kém chất lượng, không hoàn thành kế hoạch sản xuất Xây dựng được mối quan

hệ tốt với Chủ đầu tư, khách hàng sẽ hỗ trợ thúc đẩy nhanh công tác sản xuất, thi công và công tác nghiệm thu thanh toán để thu hồi được dòng tiền sớm, làm tăng vòng quay vốn sẽ hỗ trợ tốt cho hoạt động mua sắm vật tư Những vấn đề này sẽ tác động trực tiếp đến kết quả của hoạt động quản trị mua sắm vật tư

1.3.2 Những nhân tố chủ quan

Các nhân tố chủ quan là các nhân tố phát sinh từ trong bản thân doanh nghiệp, những nhân tố này doanh nghiệp có thể tự kiểm soát và điều chỉnh được phù hợp với tình hình thực tế, cụ thể như sau:

1.3.2.1 Chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp

Chiến lược phát triển chung của Công ty là cơ sở để xây dựng các chiến lược thành phần trong đó chiến lược phát triển mạng lưới nhà cũng cấp là một chiến lược thành phần quan trọng Dựa trên chiến lược phát triển thị trường của Công ty,

bộ phận mua sắm vật tư sẽ xây dựng chiến lược phát triển mạng lưới nhà cung cấp phù hợp về quy mô, vị trí địa lý và cơ cấu chủng loại vật tư liên quan đến công trình dự án nhằm tạo ra sự chuẩn bị tốt nhất cho mục tiêu đảm bảo vật tư Kế hoạch sản xuất, thi công là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư Việc xác định sớm được kế hoạch sản xuất thi công một cách rõ ràng sẽ giúp cho các bộ phận liên quan xây dựng được kế hoạch mua sắm vật tư cụ thể nhằm đáp ứng tốt nhất cho sản xuất, thi công

1.3.2.2 Nguồn nhân lực của doanh nghiệp

Theo ThS Nguyễn Văn Điềm, PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007) đã đề cập

trong cuốn giáo trình Quản trị nhân lực: “Nguồn nhân lực của một tổ chức bao gồm tất cả những người lao động làm việc trong tổ chức đó, còn nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này gồm có thể lực và trí lực”

Có thể nói, nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực quan trọng nhất đối với mọi doanh nghiệp, vì tất cả các hoạt động đều cần có sự tham gia của con người Hoạt động mua sắm vật tư cũng cần sự tham gia của con người Để có thể đạt được kết quả tốt trong quản trị mua sắm vật tư thì cần có nguồn nhân lực đáp ứng được yêu cầu công việc

Để nguồn nhân lực đáp ứng được yêu cầu của quản trị mua sắm vật tư thì: thứ nhất, xét trên khía cạnh số lượng, nguồn nhân lực phải đủ Nếu thiếu nhân lực thì không thể quản trị mua sắm vật tư tốt được vì mỗi một con người chỉ có thể làm việc với cường độ và thời gian trong giới hạn sức khỏe của họ, hơn thế nữa doanh nghiệp cũng chỉ có thể yêu cầu người lao động làm việc số giờ theo qui định của luật lao động Thiếu nhân lực thì mua sắm vật tư bị chậm trễ dẫn đến thiếu hụt vật

tư cho sản xuất Thứ hai, xét trên khía cạnh chất lượng, nguồn nhân lực phải có trình độ đáp ứng yêu cầu công việc Nếu nhân lực có trình độ quá thấp so với yêu cầu của vị trí công việc họ đang đảm nhận thì họ sẽ dễ dàng mắc những sai lầm do

sự thiếu hiểu biết Ảnh hưởng rõ nhất đó là trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và ký kết hợp đồng Một sai lầm nhỏ cũng có thể dẫn đến thiệt hại lớn cho doanh nghiệp

Để quản trị mua sắm vật tư tốt thì doanh nghiệp đặc biệt cần quan tâm đến vấn đề nguồn nhân lực, bởi nguồn nhân lực sẽ quyết định việc mua sắm vật tư có đạt được kết quả mong muốn hay không

1.3.2.3 Năng lực công nghệ thiết bị sản xuất của doanh nghiệp

Năng lực công nghệ thiết bị sản xuất của doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và hiệu quả sản xuất, thi công của doanh nghiệp Nếu năng lực công nghệ thiết bị sản xuất thi công tiên tiến, hiện đại sẽ làm tăng năng suất, tiết kiệm vật tư, giảm thiểu những sản phẩm bị lỗi, hỏng Ngược lại, nếu năng lực công nghệ thiết bị cũ, lạc hậu thì tốc độ sản xuất, thi công chậm, đồng thời tiêu hao nhiều vật tư, tỷ lệ sản phẩm công việc bị lỗi, hỏng nhiều làm cho doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn vướng mắc gây tốn kém chi phí, thời gian và kém hiệu quả

1.3.2.4 Năng lực tài chính của doanh nghiệp

Năng lực tài chính của doanh nghiệp là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư Tùy theo khả năng chi trả mà bộ phận mua sắm vật tư sẽ xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư cho phù hợp với khả năng tài chính Đặc điểm của công ty thi công xây dựng công trình hạ tầng giao thông đó là chi phí vật tư chiếm

từ 60 – 70% giá trị công trình Nếu công ty đủ năng lực tài chính sẽ chủ động được thời gian cung cấp vật tư, chất lượng, khối lượng vật tư được đảm bảo, đơn giá mua thấp Nhưng ngược lại nếu công ty gặp khó khăn về tài chính, khả năng thanh khoản yếu mà bắt buộc phải cung ứng đầy đủ vật tư cho các đơn vị thi công để đảm bảo tiến độ, thì phải mua vật tư dưới hình thức thanh toán trả chậm đến khi nhận được tiền thanh toán từ chủ đầu tư, hoặc có nguồn vốn khác để chi trả Việc mua vật tư với hình thức này thường bị nhà cung cấp nâng giá vật tư cao hơn mức bình thường

và đặc biệt chất lượng, tiến độ cung cấp không được đảm bảo Vì thế công ty phải hết sức thận trọng để lựa chọn nhà cung cấp vật tư cho mình

1.3.2.5 Hệ thống quản trị của doanh nghiệp

Hệ thống quản trị của doanh nghiệp có tác động rất lớn đến năng lực thực hiện mục tiêu chiến lược, cũng như khả năng phát triển bền vững của doanh nghiệp Một hệ thống quản trị tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có bộ máy tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt; có hệ thống văn bản hướng dẫn rõ ràng về thủ tục và trình tự