Quản trị mua hàng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu hoá chất và thiết bị kim ngưu

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 Sự cần thiết khách quan phải quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thương mại 1.1.1 Một số khái n

Tôi xin cam đoan bản luận văn là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Nguyễn Thị Hòa

Trong suốt từ khi bắt đầu học tập tại trường Đại học Kinh tế Quốc Dân từ bậc đại học đến bậc cao học, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và bạn bè

Để hoàn thành luận văn thạc sĩ này, em xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới cô giáo: PGS.TS Phan Tố Uyên, Trường Đại học Kinh tế quốc Dân đã tận tâm hướng dẫn và động viên em rất nhiều trong quá trình làm luận văn

Em xin được gửi lời cảm ơn tới các Thầy, Cô giáo trong Viện Thương mại và Kinh tế quốc tế, Trường Đại học Kinh tế quốc Dân đã tận tình dạy dỗ, giúp đỡ và chỉ bảo em trong suốt quá trình học tập

Em xin chân thành cảm Ban Giám đốc Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu đã cho phép em được lấy số liệu và tạo mọi điều kiện để

em hoàn thành luận văn đúng hạn

Sau cùng, em xin kính chúc toàn thể quý Thầy, Cô giáo thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là dẫn dắt và truyền đạt kiến thức cho các thế hệ học trò mai sau Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị,

Em trong Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu luôn dồi dào sức khỏe và đạt được nhiều thành công trong công việc

Trân trọng cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH

TÓM TẮT LUẬN VĂN Error! Bookmark not defined.

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 6

1.1 Sự cần thiết khách quan phải quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thương mại 6

1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến quản trị mua hàng 6

1.1.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng đối với các doanh nghiệp thương mại 7

1.1.3 Tầm quan trọng của quản trị mua hàng đối với các doanh nghiệp thương mại 9

1.2 Nội dung quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thương mại 10

1.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng 10

1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp 13

1.2.3 Đàm phán các nội dung và đặt hàng 19

1.2.4 Theo dõi tiến độ mua hàng và bàn giao hàng hóa về kho 21

1.2.5 Đánh giá kết quả mua hàng 22

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến Quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thương mại 23

1.3.1 Những nhân tố khách quan 24

1.3.2 Những nhân tố chủ quan 26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÓA CHẤT VÀ THIẾT BỊ KIM NGƯU 29

2.1.1 Khái quát về Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim

Ngưu 29

2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim ngưu 35

2.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng công tác quản trị mua hàng của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu 38

2.2 Phân tích thực trạng quản trị mua hàng của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu 45

2.2.1 Kết quả mua hàng của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu trong năm 2010 - 2014 45

2.2.2 Thực trạng quản trị mua hàng trong nước của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu hóa chất và thiết bị Kim Ngưu 49

2.2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng 52

2.2.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp 53

2.2.2.3 Đàm phán các nội dung và đặt hàng 57

2.2.2.4 Theo dõi tiến độ mua hàng 59

2.2.2.5 Đánh giá kết quả mua hàng 60

2.2.3 Thực trạng quản trị mua hàng nhập khẩu của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu 63

2.2.3.1 Xác định nhu cầu mua hàng 65

2.2.3.2 Lựa chọn nhà cung cấp 67

2.2.3.3 Đàm phán các nội dung và đặt hàng 67

2.2.3.4 Theo dõi tiến độ mua hàng, thực hiện các thủ tục tiên quan 67

2.2.3.5 Đánh giá kết quả mua hàng 68

2.3 Những kết luận đánh giá qua thực trạng quản trị mua hàng của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu 69

2.3.1 Những kết quả đạt được 69

2.3.2 Những điểm còn hạn chế 71

TRỊ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÓA

CHẤT VÀ THIẾT BỊ KIM NGƯU 78

3.1 Định hướng phát triển của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hoá chất và Thiết bị Kim Ngưu đến năm 2020 78

3.1.1 Mục tiêu đến năm 2020 78

3.1.2 Định hướng phát triển của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị đến năm 2020 79

3.2 Một số giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường quản trị mua hàng của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu 81

3.2.1 Các giải pháp chung 81

3.2.2 Giải pháp nhằm tăng cường quản trị mua hàng trong nước của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu 91

3.2.3 Giải pháp nhằm tăng cường quản trị mua hàng nhập khẩu của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu 92

KẾT LUẬN 95

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 96

PHỤ LỤC 98

I Viết tắt Tiếng Việt

viết tắt Đầy đủ tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt

ISO International Organization for

Standardization Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế

TTP Trans-Pacific Strategic Economic

Partnership Agreement

Hiệp định Đối tác Kinh tế Chiến

lược xuyên Thái Bình Dương

WTO World Trade Organization Tổ chức thương mại thế giới

nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu từ 2010 - 2014 43

Bảng 2.5: Bảng phân tích tình hình mua hàng theo nguồn hàng từ năm 2010 đến

2014 46 Bảng 2.6: Phân tích tình hình mua hàng theo phương thức mua hàng từ năm

2010 đến năm 2014 48

Bảng 2.7: Nhu cầu mua một số mặt hàng trong nước của Công ty cổ phần Xuất

nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu qua các năm 2010 - 2014 53

Bảng 2.8: Kết quả mua hàng một số nhà cung cấp truyền thống của Công ty cổ

phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu 54 Bảng 2.9 Bảng đánh giá các nhà cung cấp của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu

Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu 57 Bảng 2.10: Bảng tổng hợp theo dõi hàng không đạt chất lượng, sai quy cách từ

nhà cung cấp trong nước của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa

chất và Thiết bị Kim Ngưu các năm 2011-2014 61

Bảng 2.11: Nhu cầu mua hàng theo nguồn hàng nhập khẩu của Công ty cổ phần Xuất

nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu qua các năm từ 2010 - 2014 66 Bảng 3.1 Bảng đánh giá nhà cung cấp theo phương pháp trọng số 84

Hình 1.2: Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp 18 Hình 1.3: Quá trình đánh giá mua hàng 22 Hình 2.1: Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp của Công ty cổ phần Xuất

nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu 32 Hình 2.2 : Tổ chức bộ phận mua hàng của 35 Hình 2.3: Biểu đồ tỷ lệ Tổng nợ phải trả trên vốn chủ sở hữu của Công ty cổ

phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu các năm 2010 -

2014 44 Hình 2.4 : Quy trình mua hàng trong nước của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu

Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu 51 Hình 2.5: Quy trình mua hàng nhập khẩu của Công ty cổ phần Hóa chất và

Thiết bị Kim Ngưu 64

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trước đây, hoạt động mua hàng chỉ được xem như là một dịch vụ hỗ trợ hoạt động sản xuất và lãnh đạo các doanh nghiệp chưa có sự quan tâm thích đáng đối với hoạt động này Tuy nhiên, với sự bùng nổ cạnh tranh toàn cầu và các biến động quan trọng trong phạm vi toàn thế giới vào những năm 1980, sự quan tâm của các lãnh đạo doanh nghiệp đối với hoạt động mua hàng cũng được cải thiện đáng kể Các doanh nghiệp đã nhận thức được sự tác động to lớn của hoạt động thu mua đối với giá thành sản phẩm, chất lượng sản phẩm, khả năng phát triển sản phẩm mới, thời hạn giao hàng và trên hết là khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Theo báo cáo thường niên về hoạt động sản xuất do Uỷ ban thống kê dân số

Mỹ công bố, từ năm 1977 đến năm 2000, chi phí nguyên vật liệu chiếm hơn 50%

so với doanh số bán hàng của các nhà sản xuất Đối với những doanh nghiệp thương mại, tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu còn cao hơn nữa Chẳng hạn, Walmart Stores, một hãng bán lẻ hàng đầu thế giới của Hoa Kỳ công bố, hơn 78% doanh thu thuần của Walmart là chi phí về bán hàng Điều này chỉ ra sự ảnh hưởng đáng kể của hoạt động mua hàng đối với lợi nhuận của doanh nghiệp Với tất cả các tác động trên, hầu như tất cả các lãnh đạo doanh nghiệp ngày nay đều xem hoạt động mua hàng như là một tiến trình kinh doanh chiến lược chứ không phải chỉ đơn thuần là những hoạt động hỗ trợ cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp

Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu là một doanh nghiệp thương mại hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực cung cấp hóa chất tinh khiết, hóa chất công nghiệp, các sản phẩm thiết bị ngành hóa chất Với mục tiêu tăng trưởng thị phần, Công ty

CP XNK HC và TB Kim Ngưu cũng đã có sự thay đổi liên tục về phương thức bán hàng và đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh Hoạt động mua hàng cũng đang dần được công ty chú trọng do hàng hóa đầu vào đóng vai trò vô cùng quan trọng Quản trị tốt công việc mua hàng sẽ góp phần to lớn trong việc sử dụng hiệu quả dòng tiền,

giảm chi phí, giảm giá thành sản phẩm, dịch vụ; giúp nâng cao năng lực cạnh tranh công ty trên thị trường nội địa và quốc tế; góp phần vào việc tối đa hóa lợi nhuận Tuy nhiên, việc quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu còn nhiều hạn chế như trong công tác hoạch định nguồn hàng và tổ chức thực hiện mua hàng như: do chưa có kế hoạch mua hàng cụ thể nên vẫn sảy ra tình trạng hàng hóa mua về chưa đúng chủng loại, chất lượng chưa được đảm bảo; Công ty cũng chưa

có triển khai công tác đánh giá tình hình mua hàng để rút ra những hạn chế và những điểm cần phát huy Ngoài ra, việc mua hàng luôn cần nguồn vốn lớn và liên tục nhưng Công ty lại đang bị chiếm dụng vốn do thu hồi công nợ chưa tốt Công ty

CP XNK HC và TB Kim Ngưu cũng đang đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng khiến cho nguồn vốn mua hàng lại càng bị thiếu hụt trầm trọng Xuất phát từ những lý do trên

em đã chọn đề tài: “Quản trị mua hàng của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hóa Chất và Thiết Bị Kim Ngưu” làm đề tài cho luận văn cao học của mình

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu những vấn đề cơ bản và phân tích thực trạng quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu, luận văn đề xuất các giải pháp tăng cường quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu đến năm 2020

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Trình bày những vấn đề cơ bản về quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thương mại

- Phân tích thực trạng quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu

- Đề xuất giải pháp tăng cường quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC

và TB Kim Ngưu đến năm 2020

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu : Nghiên cứu những vấn đề cơ bản và thực trạng

quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu theo cách tiếp cận quản trị tác nghiệp

- Phạm vi nghiên cứu:

 Phạm vi không gian: Thực trạng quản trị mua hàng mặt hàng của Công ty

CP XNK HC và TB Kim Ngưu

 Phạm vi thời gian : Thực trạng quản trị mua hàng của Công ty CP

XNK HC và TB Kim Ngưu trong 5 năm (2010 – 2014) và đề xuất giải pháp đến năm 2020

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu chủ yếu sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính và sử dụng các phương pháp thu thập dữ liệu khác nhau để phản ánh một cách tổng hợp khách quan về công tác quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu Trong đó, nguồn dữ liệu cung cấp cho đề tài được thu thập và phân tích chủ yếu từ nguồn dữ liệu thứ cấp gồm:

- Các tài liệu bên ngoài doanh nghiệp: các giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại, Kinh tế thương mại được giảng dạy tại trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân; Các tài liệu về quản trị mua hàng tại các doanh nghiệp Việt Nam trên internet, sách báo…

- Các tài liệu nội bộ doanh nghiệp: Thông tin về Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, tình hình quản trị hiện tại, quan điểm chiến lược, mục tiêu hoạt động… Các tài liệu liên quan đến công tác quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu

Luận văn sử dụng các phương pháp sau: phương pháp thống kê, phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp phân tích - tổng hợp, phương pháp so sánh trên cơ

sở thu thập và sử dụng các tài liệu, số liệu, biểu đồ làm căn cứ để làm rõ công tác quản trị mua hàng từ năm 2010 đến năm 2014, tìm ra những hạn chế để từ đó làm

cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hoạt động mua hàng tại Công

ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu

5 Tổng quan các công trình nghiên cứu

Với đề tài trên, tác giả đã tìm hiểu và tổng quát được một số công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu:

- Đề tài: “Hoạch định chiến lược mua hàng tại Công ty Cổ phần FOCOCEV Quảng Nam” Luận văn Thạc sĩ quản trị kinh doanh của Ngô Như Hải, Đại học Đà Nẵng, năm 2011 Tác giả đã tiến hành quá trình nghiên cứu gồm: Quá trình phân loại mua sắm, phân tích nhu cầu, phân tích thị trường, thu thập thông tin, lập mô hình các giới hạn, dự báo và thực thi chiến lược …; Nghiên cứu các sản phẩm của công ty như: Nguyên liệu sắn KM94, Máy móc thiết bị (Máy trích ly, máy sàng dây…) Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và đánh giá tình hình thực tế tại công ty, tác giả đã đóng góp một số giải pháp về cấu trúc tổ chức mua hàng, nhân sự và quá trình thu mua

- Đề tài: “Quản trị chuỗi cung ứng xi măng tại Công ty cổ phần Petec Bình Định” Luận văn Thạc sĩ quản trị kinh doanh của Lê Thu Hòa Hậu, Đại học Đà Nẵng, năm 2012 Đề tài: “Định hướng và giải pháp xây dựng mô hình Quản trị chuỗi cung ứng nội bộ tại công ty SCAVI, tác giả Bùi Minh Nguyệt thực hiện năm 2007; Các đề tài trên tác giả đã sử dụng những phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh để phân tích và đánh giá các số liệu thống kê qua các năm để từ đó rút ra những ưu điểm, nhược điểm, đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của chuỗi cung ứng hiện hữu để làm cơ sở đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng cho các doanh nghiệp Việt Nam

Nhìn chung, các đề tài trên đều tập trung nghiên cứu đến hoạt động quản trị mua hàng các mặt hàng chủ yếu của của công ty họ, nhưng những mặt hàng này đều

là những mặt hàng phổ biến như xi măng, tinh bột sắn… từ đó đó đưa ra các đề xuất, giải pháp hoàn thiện công tác quản trị mua hàng cho từng công ty Với luận văn “Quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu” , tôi sẽ đi sâu vào nghiên cứu công tác quản trị mua hàng hóa chất, đây là mặt hàng kinh doanh có điều kiện, đặc thù Hóa chất là mặt hàng nằm trong danh mục những hàng hóa phải công bố tiêu chuẩn chất lượng nên nguồn hàng có thể được coi là hiếm, đôi khi

không thể tìm mua được nguồn hàng Tuy nhiên, việc quản trị mua hàng của Công

ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu lại chưa được quan tâm đúng mức, và cũng chưa

có một đề tài nào nghiên cứu vấn đề này tại công ty Vì vậy đề tài “Quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu” sẽ không bị trùng lắp, đảm bảo tính lý luận và thực tế đối với sự phát triển của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu

6 Nội dung nghiên cứu chính

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn được chia thành 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về quản trị mua hàng của các doanh nghiệp

thương mại

Chương 2: Thực trạng quản trị mua hàng của Công ty cổ phần Xuất nhập

khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu

Chương 3 : Phương hướng và giải pháp tăng cường quản trị mua hàng của

Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA

CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1 Sự cần thiết khách quan phải quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thương mại

1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến quản trị mua hàng

Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về công tác mua hàng, có thể kể đến một số các khái niệm điển hình sau:

Mua hàng là một hoạt động nhằm sở hữu hàng hóa vật tư hay bất kì một vật

thể nào thông qua việc trao đổi bằng tiền hoặc qua các công cụ tiền tệ khác

Mua hàng là quá trình mà một tổ chức nào đó ký hợp đồng với bên đối tác để

sở hữu những hàng hoá dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức

đó theo một cách tiết kiệm và nhanh chóng nhất (Integrating Purchasing & Logistics, Henrik Andersen, 2006)

Mua hàng là một hành động nhằm sở hữu hàng hóa, các công cụ vốn, nguyên

vật liệu, dịch vụ(bảo trì, sửa chữa, điều hành) thông qua việc trao đổi bằng tiền hoặc các công cụ tiền tệ tương đương (Principles of Supply Chain Managemnt, Joel D.Winser, Keong Leong and Keal-Choon Tan, Thomson Co., 2005)

Nói tóm lại, mua hàng là một hành vi nhằm sở hữu một sản phẩm hàng hóa dịch

vụ nào đó thông qua cơ chế trao đổi có sự thỏa thuận giữa người mua và người bán

Quản trị mua hàng là một quá trình từ khâu hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và

kiểm soát các hoạt động mua hàng của một doanh nghiệp, tổ chức nhằm mục tiêu tạo nguồn hàng, thực thi các nhiệm vụ mua hàng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Hiện nay, có hai phương diện tiếp cận Quản trị mua hàng đó là phương diện quản trị theo chức năng và phương diện quản trị tác nghiệp

Theo cách tiếp cận quản trị chức năng, quản trị mua hàng là tổng hợp các

hoạt động bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng

nhằm đạt được mục tiêu mua hàng và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đây cũng là cách tiếp cận phổ biến đối với quản trị mua hàng

Theo cách tiếp cận quản trị tác nghiệp, quản trị mua hàng là việc triển khai

quy trình mua hàng bắt đầu từ việc xác định nhu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, xác nhận đặt hàng và đàm phán nội dung, theo dõi tiến độ mua hàng và đánh giá kết quả mua hàng

Công tác mua hàng ngày càng đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo lập

vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp Để hoạt động này được diễn ra một cách hiệu quả, tiến trình quản trị công tác mua hàng phải được thực hiện một cách nghiêm túc, tuân thủ đúng các nguyên tắc về công tác quản trị từ khâu lên kế hoạch mua hàng,thực hiện kế họach cho đến giám sát, kiểm tra, đôn đốc việc mua hàng,… Nếu quy trình quản trị mua hàng được thực hiện hiệu quả sẽ giảm thiểu đáng kể các chi phí liên quan do việc mua sai hàng (qui cách, chất lượng, số lượng, chủng loại,…) gây ra cũng như góp phần bảo đảm chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp đồng thời nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

1.1.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng đối với các doanh nghiệp thương mại

Mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh thương mại, là điều kiện để hoạt động kinh doanh thương mại của doanh nghiệp tồn tại và phát triển Vì vậy, Quản trị mua hàng là một phần không thể tách rời trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Mục tiêu chung của quản trị mua hàng đối với các doanh nghiệp thương mại gồm:

Thứ nhất, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ngành

hóa chất có thể diễn ra trôi chảy Đây là mục tiêu cơ bản, quan trọng trọng nhất và

đây cũng chính là lý do tồn tại của bộ phận quản trị mua hàng

Thứ hai, đảm bảo có nguồn hàng ổn định, chất lượng đảm bảo Mục tiêu này

thể hiện trước hết là doanh nghiệp phải luôn có nguồn hàng ổn định, hàng mua phải

đủ số lượng, cơ cấu hàng hóa và phù hợp với nhu cầu của khách hàng Hàng mua vào cũng phải đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, công nghệ về quản lý chất lượng mà

khách hàng có thể chấp nhận được Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo sao cho thời gian giao hàng đúng hạn, vận chuyển ít gặp rủi ro…

Thứ ba, quản trị chi phí mua hàng, quản trị mức độ hàng tồn kho

Quản trị chi phí mua hàng là một trong những mục tiêu hàng đầu của quản trị mua hàng Nhân viên mua hàng phải luôn tìm kiếm nhà cung cấp có giá tốt nhất nhưng chất lượng vẫn phải được đảm bảo Nhân viên mua hàng còn phải đàm phán về giá cả, chi phí vận chuyển và phương pháp vận chuyển để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất

Quản trị mua hàng cũng bao gồm quản trị mức độ hàng tồn kho Một mục tiêu chính đó là duy trì nguồn hàng dự trữ càng thấp càng tốt, nhưng vẫn đảm bảo mọi hàng hóa cần thiết để kinh doanh luôn sẵn sang Khi một doanh nghiệp thương mại đầu tư quá nhiều vào lượng hàng dự trữ không cần thiết làm cho số vốn đầu tư bị đóng băng một cách lãng phí Bằng cách giám sát mức độ hàng tồn kho và theo dõi

xu hướng tăng giảm trong năm, quản trị mua hàng có thể quản trị mức độ hàng tồn kho luôn thích hợp và không lãng phí

Thứ tƣ, phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp , hợp tác đôi bên cùng có

lợi Quản trị mua hàng còn có mục đích xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp Doanh nghiệp thương mại có thể phát triển những nguồn nhà cung cấp hữu hiệu và đáng tin cậy đồng thời giữ vững mối quan hệ với các nhà cung cấp

hiện có

- Phát triển những nguồn cung cấp hữu hiệu và đáng tin cậy

Những nhà cung cấp sẵn sàng hợp tác để cùng giải quyết rắc rối và giảm thiểu tối đa chi phí vật tư của công ty mua hàng, đó chính là những nguồn lực vô giá của công ty đó

Ngày nay, những công ty tiên tiến có khuynh hướng “mua nhà cung cấp” chứ không đơn thuần là “mua hàng” Việc phát hiện, điều tra, lựa chọn và trong 1 số trường hợp phát triển những nhà cung cấp nhanh nhạy, thỏa mãn các yêu cầu đặt ra

là nhiệm vụ hàng đầu của người mua

Một công ty không thể đạt hiệu suất tối ưu nếu không nhận được nguồn hàng

ổn định từ 1 nhóm các nhà cung cấp đáng tin cậy Chính vì yêu cầu quan trọng này

mà rất nhiều công ty đã thiết lập các mối quan hệ chặt chẽ hoặc những liên minh sản xuất chiến lược với những cơ sở cung cấp – một phương pháp hữu hiệu để đạt được mục tiêu của đôi bên

- Giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp hiện có

Quan hệ tốt với những nhà cung cấp là hết sức cần thiết, và mối quan hệ với các nhà cung cấp tiềm năng là vô giá Về lâu dài, mục tiêu số 5 là khó lòng được đảm bảo nếu 2 bên không duy trì được sự hài lòng về nhau Những nhà cung cấp tiềm năng rất quan tâm và thiết tha được làm ăn với 1 công ty mà họ nhận thấy đấy

là 1 khách hàng tốt Và một khi hợp đồng được thỏa thuận sẽ không tránh khỏi có

vô số những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện Tuy nhiên mọi vấn đề sẽ được giải quyết dễ dàng và ổn thỏa nếu giữa 2 bên tồn tại 1 quan hệ tốt đảm bảo được lợi ích mỗi bên Khi ấy, nhà cung cấp sẵn sàng chia sẻ những thành quả nghiên cứu, cung cấp thông tin về các sản phẩm mới và giá của họ cho người mua hay nói chung họ phục vụ người mua tốt hơn

1.1.3 Tầm quan trọng của quản trị mua hàng đối với các doanh nghiệp thương mại

Quản trị mua hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp ngành thương mại, cụ thể như sau:

Thứ nhất, quản trị mua hàng giúp doanh nghiệp thương mại tạo nguồn hàng

phù hợp với yêu cầu của khách hàng, giúp cho hoạt động kinh doanh được tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hóa, giúp cho việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn, tạo điều kiện cho bán hàng được nhanh chóng Qua đó, nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng

Thứ hai, quản trị mua hàng cũng giúp cho hoạt động tài chính của doanh

nghiệp ngành hóa chất được thuận lợi: Bán hàng nhanh, thu hồi vốn nhanh, tận dụng được vốn của nhà cung cấp; có lợi nhuận để bù đắp chi phí và phát triển mở rộng kinh doanh; Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước

Thứ ba, quản trị mua hàng giúp cho các doanh nghiệp thương mại có nguồn

hàng hóa đầu vào ổn định giúp doanh nghiệp hóa chất tăng thêm khả năng cung ứng

cho thị trường trong nước và xuất khẩu; tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp đối với các doanh nghiệp khác cùng ngành

1.2 Nội dung quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thương mại

Quản trị mua hàng theo cách tiếp cận quá trình là việc triển khai quy trình mua hàng bắt đầu từ việc xác định nhu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, xác nhận đặt hàng và đám phán các nội dung, theo dõi tiến độ mua hàng và đánh giá kết quả mua hàng Đây thực chất là hoạt động nhằm triển khai một cách có hiệu quả quy trình mua hàng Hoạt động này liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố như đánh giá môi trường hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trường, cơ cấu thị trường sản phẩm, giá cả và dự báo, thời hạn giao hàng, khả năng tài chính, giao nhận hàng hoá, đánh giá hiệu quả mua hàng Về

cơ bản, quy trình triển khai mua hàng trong doanh nghiệp thương mại bao gồm 5 bước theo hình dưới đây:

Xác định

nhu cầu mua

hàng

Lựa chọn NCC

Đàm phán các nội dung và đặt hàng

Theo dõi tiến

độ mua hàng và bàn giao hàng hoá về kho công ty

Đạt yêu cầu

Không đạt yêu cầu

Hình 1.1: Quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Nguồn: Nguyễn Minh Thức (2007), giáo trình quản trị kinh doanh, Nhà xuất bản tài chính 1.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng

- Xác định mặt hàng cần mua

Mục đích việc mua hàng của doanh nghiệp thương mại là thỏa mãn nhu cầu

Đánh giá kết quả Mua

hàng

của khách hàng, tức là phải bán được hàng Bán hàng được nhanh, nhiều, doanh nghiệp thương mại mới tăng được lợi nhuận và sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả Vì vậy, xác định mặt hàng cần mua là một nội dung quan trọng của quá trình lập kế hoạch mua hàng, nhằm nắm bắt được danh mục hàng hóa cần mua để đáp ứng chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp

Để xác định xem mình cần mua cái gì? Doanh nghiệp cần phải đi nghiên cứu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thỏa mãn Mục đích của việc mua hàng là để bán ra nên doanh nghiệp cần phải lựa chọn danh mục hàng hoá có thể thoả mãn nhu cầu tối thiểu đó Cụ thể, các vấn đề được đặt ra:

 Cần xác định được rõ tên mặt hàng, mã hiệu của mặt hàng, các tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật

 Cần xác định được mặt hàng cần mua là mặt hàng thuộc danh mục mặt hàng truyền thống hay là những sản phẩm mới, mặt hàng đó có nguồn hàng cung ứng nội địa hay hàng ngoại nhập

 Cần trả lời ưu tiên mặt hàng nhập khẩu hay sản xuất trong nước

- Xác định số lƣợng hàng mua

Nội dung thứ hai cần làm rõ trong kế hoạch mua hàng là trả lời câu hỏi: với mỗi mặt hàng xác định ở trên, doanh nghiệp sẽ mua với số lượng bao nhiêu Các trường hợp sảy ra:

 Mua hàng với số lượng lớn và có định mức dự trữ lớn nhằm khai thác những

cơ hội thị trường (ví dụ mua hàng nhiều nếu doanh nghiệp dự báo giá mua sẽ tăng)

 Mua hàng với mức dự trữ là thấp nhất nhằm phòng tránh những rủi ro do nhu cầu thị trường thay đổi hoặc giá cả có thể giảm

Xác định nhu cầu hàng mua trong kỳ là vấn đề cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại Bởi nếu mua quá nhiều, doanh nghiệp thương mại không bán được hết, hàng hóa sẽ bị ứ đọng, chậm tiêu thụ, vốn chậm thu hồi Nếu mua quá

ít, doanh nghiệp thương mại sẽ bị đứt quãng không có hàng để bán, muốn có hàng ngay thì chi phí cho một lô hàng bổ sung thường cao, do đó doanh nghiệp sẽ không

có lãi Trên cơ sở dự báo mức sản phẩm, căn cứ vào lượng hàng dự trữ và căn cứ

vào kế hoạch bán ra, doanh nghiệp sẽ xác định số lượng hàng hoá mua vào trong kỳ qua công thức sau:

Trong đó:

M = Khối lượng hàng hóa cần mua vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh

Xkh = Khối lượng hàng hóa bán ra kỳ kế hoạch tính theo từng loại

Dck = Khối lượng hàng cần dự trữ ở cuối kỳ kế hoạch

Ddk = Khối lượng hàng dữ trữ còn lại đầu kỳ kế hoạch

Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu của từng mặt hàng Tổng lượng hàng mua vào doanh nghiệp bằng tổng các lượng mua vào của từng mặt hàng

- Chất lƣợng hàng hóa

Doanh nghiệp cần đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hóa mua vào căn cứ theo hợp đồng bán hàng hóa đầu ra hoặc các chuẩn mực chung của ngành hóa chất như: Luật hóa chất số 05/2007/QH12, Quy định về chất lượng sản phẩm, hàng hóa…

Do các loại hóa chất dễ bị hút ẩm, biến màu, hòa tan trong nước, tinh thể dễ bị dập nát, biến chất Các loại hóa chất thường là các sản phẩm độc hại, dễ bị tác động của môi trường dưới tác dụng của nước, tác dụng của các chất ở dạng khí tự do hay liên kết có trong không khí; gây nên những phản ứng hóa học làm biến đổi chất lượng Ngoài ra, trong quá trình bảo quản, vận chuyển và bốc xếp, do bao bì bị rách

vỡ, gặp sự cố như ướt nước mưa, nước biển, do kho chứa hàng /phương tiện vận chuyển không đảm bảo điều kiện bảo quản, chuyên chở …làm hóa chất rất dễ biến chất, hư hỏng, hao hụt…làm ảnh hưởng đến giá trị sử dụng, giá trị thương mại của hàng hóa

Nhằm đảm bảo quyền lợi của bên mua hàng, khi ký kết hợp động thương mại, bên mua hàng cần đưa vào hợp đồng điều khoản về giám định hàng hóa Kiểm tra chất lượng hàng hóa chất thường được tiến hành trong phòng thí nghiệm và theo các tiêu chuẩn kỹ thuật tương ứng Các tiêu chuẩn sử dụng để xác định chất lượng được

ưu tiên theo thứ tự như sau: tiêu chuẩn được chỉ định trong hợp đồng, tiêu chuẩn Quốc gia của nước sản xuất, tiêu chuẩn Quốc tế, tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn của

cơ sở sản xuất Thực tế, nhiều hóa chất Việt Nam nhập khẩu về là những loại mà trong nước chưa sản xuất được và thường là chưa có tiêu chuẩn cũng như phương pháp thử Vì vậy, trong hợp đồng thương mại các bên cần quy định rõ quy cách phẩm chất và phương pháp thử được thực hiện theo tiêu chuẩn nào để làm cơ sở cho việc phân tích, giám định chất lượng, tránh sự sai lệch kết quả giám định giữa các phòng thí nghiệm do việc sử dụng tiêu chuẩn/phương pháp phân tích khác nhau

1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp

Sau khi đã xác định được nhu cầu mua hàng của, doanh nghiệp cần phải tìm

và lựa chọn nhà cung cấp

- Các chiến lƣợc để lựa chọn danh sách nhà cung cấp

Có nhiều chiến lược để lựa chọn danh sách các nhà cung cấp có khả năng thoả mãn nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thương mại, lựa chọn một trong các cách sau:

 Chiến lƣợc đa dạng hóa nguồn cung cấp

Nhằm mục đích giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhà cung cấp, tăng tính chủ động của doanh nghiệp cũng như phòng tránh các bất trắc có thể xảy ra, chiến lược

đa dạng hoá nguồn cung cấp thường được lựa chọn thực hiện

Áp dụng chiến lược này, các doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn nhiều hơn một nhà cung cấp để hợp tác trong lĩnh vực cung ứng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị Doanh nghiệp có thể chia sẻ số lượng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị cần mua cho các nhà cung cấp khác nhau dựa trên uy tín, năng lực cung cấp, giá cả… của họ

Chiến lược này sẽ giúp doanh nghiệp cân bằng được ảnh hưởng của các nhà cung cấp đối với mình và tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà cung cấp Tuy nhiên không phải lúc nào chiến lược nhiều nhà cung cấp cũng được lựa chọn bởi lẻ không có chiến lược nào là hòan hảo và đúng trong mọi tình huống

Dưới đây là bảng liệt kê lý do mà chiến lược một nhà cung cấp hay nhiều nhà cung cấp sẽ được chọn

Bảng 1.1: So sánh chiến lƣợc cung cấp

1 Tạo quan hệ tốt với nhà cung cấp

Phương án này cho phép doanh nghiệp có thể

dễ dàng tạo dựng mối quan hệ đối tác tin cậy

và cùng chia sẽ lợi ích, đặc biệt trong trường

hợp doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ việc chia

sẽ công nghệ với nhà cung cấp

2 Sản phẩm đồng nhất

Sản phẩm từ một nhà cung cấp với cùng một

công nghệ sản xuất sẽ ít tạo ra sự khác biệt về

chất lượng và thiết kế của sản phẩm cung cấp,

tạo điều kiện giảm thiểu sự hao hụt cho doanh

nghiệp

3 Giá mua hàng thấp

Doanh nghiệp có thể tận dụng được các khoản

giảm trừ từ nhà cung cấp do mua với khối

lượng lớn

4 Giảm chi phí vận tải

Mua hàng từ một nhà cung cấp sẽ luôn tạo cho

doanh nghiệp ưu thế về lựa chọn phương tiện

vận tải do khối lượng hàng cần vận chuyển

lớn

5 Bằng phát minh sáng chế

Trong trường hợp nhà cung cấp là chủ sở hữu

các phát minh sáng chế tạo ra sản phẩm hoặc

công nghệ mà doanh nghiệp đang có nhu cầu

mua thì buộc doanh nghiệp phãi mua từ nhà

cung cấp này

6 Khối lượng mua quá nhỏ

Khi mà khối lượng mua hoặc giá trị cần mua

quá nhỏ thì phương án một nhà cung cấp là

hiệu quả hơn

1 Nhu cầu mua lớn Khi nhu cầu mua là quá lớn và vượt quá khả năng cung cấp của một nhà cung cấp đơn lẻ

2 Phân tán rủi ro do gián đoạn cung cấp

Nhằm hạn chế sự gián đoạn cung cấp

do các yếu tố như đình công, sự cố

về chất lượng, qui trình công nghệ, bất ổn chính trị, thiên tai,…

3 Hạn chế ảnh hưởng của các nhà cung cấp

Nhằm tránh bị nhà cung cấp gây sức

ép về các vấn đề liên quan cũng như doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ sự cạnh tranh bình đẳng giữa các nhà cung cấp về giá và chất lượng, đặc biệt đối với các chủng loại hàng hoá

mà ảnh hưởng ít đến lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp

4 Đa dạng về sản phẩm mới, công nghệ mới

Nhiều nhà cung cấp sẽ đưa đến cho doanh nghiệp nhiều thông tin về thị trường nguyên vật liệu, khả năng phát triển sản phẩm mới, khả năng chia sẽ nhiều qui trình công nghệ mới

 Chiến lƣợc nhà cung cấp là một bộ phận của doanh nghiệp

Chiến lược này nhằm biến nhà cung cấp trở thành một bộ phận không thể tách rời của doanh nghiệp Đây hoàn toàn ngược lại với quan điểm cho rằng nhà cung cấp là một thực thể tách biệt rạch ròi với doanh nghiệp và chỉ nhằm mục đích cung cấp vật tư thiết bị

Chiến lược này sẽ tạo điều kiện để các nhà cung cấp tham gia vào một số hoạt động của doanh nghiệp ngay từ khâu thiết kế sản phẩm của doanh nghiệp Giải pháp này sẽ tận dụng tối đa khả năng và kinh nghiệm của nhà cung cấp trong các khâu như qui cách, chủng loại vật tư, công nghệ, vận tải,…

Sự tư vấn này của các nhà cung cấp sẽ là một tài sản quí giá mà các doanh nghiệp mua hàng cần tận dụng tối đa vì sẽ giúp tiết kiệm chi phí, giảm lượng vốn bị

ứ đọng, tăng vòng quay vốn và gia tăng thông lượng hàng hoá

Sử dụng chiến lược này sẽ gắn kết các nhà cung ứng với sự tồn vong và phát triển của doanh nghiệp mua hàng, buộc họ phải phần nào lo cái lo chung của doanh nghiệp liên quan đến sự ổn định nguồn cung cấp và giảm thiểu chi phí đầu vào cho doanh nghiệp

 Chiến lƣợc nhà cung cấp thời điểm

Theo mô hình truyền thống, các doanh nghiệp, sau khi có các dự báo về nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu từ các bộ phận liên quan, sẽ tiến hành đặt mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp để dự trữ và tiến hành sản xuất kinh doanh

Mô hình truyền thống này có một nhược điểm lớn là sẽ tạo ra một lượng hàng tồn kho lớn, gây lãng phí về tiền của cho doanh nghiệp

Mô hình nhà cung cấp thời điểm sẽ cố gắng khắc phục nhược điểm trên thông qua yếu tố thời gian và kích thước lô hàng nhỏ Tức là, nhà cung cấp chỉ cung cấp cho doanh ngiệp mua hàng các đơn hàng với kích thước nhỏ bằng đúng với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp tại thời điểm đó Dĩ nhiên lúc này tần suất giao hàng của nhà cung cấp sẽ tăng lên

Thực hiện phương án này sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ tồn kho một cách triệt để và gia tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

- Lựa chọn đƣa vào danh sách ngắn

Căn cứ trên danh sách các nhà cung cấp tiềm năng đã thu thập được, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành đánh giá từng nhà cung cấp thông qua một số các tiêu chí nhất định Để lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất và phù hợp với chính sách mua hàng của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp:

 Chất lượng của nhà cung cấp: nhãn hiệu, chất lượng, quy cách hàng hóa….điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được thông qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng

 Thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng có được đảm bảo không? Nhà cung cấp có thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn

 Vị trí địa lý của nhà cung cấp: Nhà cung cấp trong nước hay nhập khẩu…

 Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán … Để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hang

 Năng lực của nhà cung cấp: đảm bảo tính liên tục của hàng hóa

 Các dịch vụ sau bán: Đây là tiêu chí quan trọng thể hiện trách nhiệm và mức

độ cam kết của nhà cung cấp

 Khả năng tài chính của nhà cung cấp: cần tìm hiểu nhà cung cấp có ổn định

về tài chính hay đang thua lỗ gặp khó khăn, tránh trường hợp đã thanh toán mà không nhận được hàng

Trên cơ sở các tiêu chí này, bộ phận mua hàng sẽ loại bỏ một số nhà cung cấp không đạt yêu cầu để thành lập một danh sách ngắn các nhà cung cấp tiềm năng nhất Danh sách này thường có từ 3-5 nhà cung cấp để xem xét lựa chọn

Cần lưu ý rằng, quá trình sàng lọc để xây dựng danh sách ngắn này cần phải được thực hiện một cách cẩn thận, có sự quan tâm thích đáng đối các yếu tố nêu trên Việc sai sót, bỏ qua một trong các yếu tố trên có thể gây ra cho doanh nghiệp các thiệt hại đôi khi là rất lớn

Để lựa chọn được các NCC tốt nhất, người mua hàng có thể sử dụng hai phương pháp cơ bản sau:

Phương pháp thứ nhất, dựa vào kinh nghiệm: Người mua hàng có thể bằng kinh nghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản thân trong suốt quá trình hoạt động của mình để lựa chọn NCC Phương pháp này đơn giản, các quyết định được đưa ra nhanh chóng, song mang tính chủ quan, định kiến hoặc có thiên kiến, có thể mắc sai lầm trong việc đánh giá và lựa chọn

Phương pháp thang điểm: Nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đối với NCC, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo các tiêu chuẩn, sắp xếp thứ

tự ưu tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với từng NCC từ đó đưa ra các quyết định lựa chọn mang tính khách quan

Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác doanh nghiệp thường tuân thủ quy trình lựa chọn NCC Quy trình này nhằm mục đích đánh giá và lựa chọn được NCC phù hợp với yêu cầu của công ty và thoả mãn nhu cầu vật tư từ các bộ phận có nhu cầu Quy trình này cần được vận dụng sao cho phù hợp nhất với

cơ cấu tổ chức, năng lực mua hàng và các nguồn lực đang có của từng doanh nghiệp,

về cơ bản quy trình mua hàng của doanh nghiệp thường được xây dựng như sau:

Yêu cầu đánh giá NCC

Thu thập thông tin

Lựa chọn NCC chính thức

Lập tiêu chí đánh giá Tiến hành đánh giá

Danh sách NCC ban đầu

đ

Có/Không

Trình giám đốc phê duyệt

Tiêu chuẩn đánh giá nhà NCC

Danh sách NCC chính thức

Làm lại quy

trình

Hình 1.2: Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Nguồn: Lê Quân (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại,

Nhà xuất bản Thống kê

1.2.3 Đàm phán các nội dung và đặt hàng

Đàm phán, thương lượng với NCC được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán với NCC để đi đến những thoả thuận giữa hai bên (Người mua và người bán) nhằm mục đích đôi bên cùng có lợi Về cơ bản, quá trình đàm phán các nội dung và

đặt hàng gồm có 3 bước như sau:

- Yêu cầu báo giá và thông tin kỹ thuật

Dựa vào danh sách ngắn trên, bộ phận mua hàng tiến hành liên lạc và đặt vấn

đề với các nhà cung cấp này và yêu cầu họ cung cấp thông tin, xuất xứ của các mặt hàng hóa chất và bảng báo giá các mặt hàng trên

Khi thu thập được các thông tin trên từ các nhà cung cấp, cán bộ mua hàng sẽ tiến hành đối chiếu các thông tin và tài liệu kỹ thuật của nhà cung cấp với các yêu cầu về mặt kỹ thuật do doanh nghiệp đặt ra Chọn ra những nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu từ phía doanh nghiệp Sau đó tiến hành so sánh giữa các nhà cung cấp để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất Yếu tố giá cả cũng cần được xem xét một cách

kỹ lưỡng trên cơ sở cân đối với khả năng chi trả của doanh nghiệp

Tổng hợp tất cả các yếu tố tìm hiểu trên, cán bộ cung ứng sẽ quyết định chọn

ít nhất 2 nhà cung cấp phù hợp nhất với các tiêu chí đề ra để tiến hành đàm phán trực tiếp về tất cả các điều khoản liên quan

- Đàm phán với nhà cung cấp

Đàm phán là quá trình mà 2 bên, bên mua và bên bán, gặp nhau để tiến hành thương thảo các vấn đề liên quan đến quá trình mua bán từ giá cả, phương thức thanh toán, giao nhận; Hình thức, thời gian, địa điểm giao hàng cho đến dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng của nhà cung cấp

Trong quá trình đàm phán này, bên mua hàng phải nêu lên tất cả các mối quan tâm của mình đối với yêu cầu cung ứng mặt hàng hóa chất Bên mua phải khéo léo đàm phán với bên bán để có thể có được một mức giá hợp lý nhất, chất lượng hàng hóa tốt nhất, phương thức thanh toán linh hoạt nhất và các dịch vụ hậu mãi chu đáo nhất

Đối với các mặt hàng quan trọng, các nhà đàm phám của bên mua phải yêu cầu bên bán tạo điều kiện cho bên mua có thể kiểm soát được qui trình sản xuất các mặt hàng này từ việc kiểm soát chất lượng NVL, qui trình công nghệ, chất lượng hàng hóa cho đến trình độ tay nghề công nhân Ngòai ra, trong một số trường hợp bên mua cần yêu cầu nhà cung cấp thu xếp để mời bên người mua tham quan nhà máy và nghe thuyết trình về sản phẩm tại nhà máy cũng như yêu cầu bên cung cấp phải xuất trình các bản đánh giá chất lượng sản phẩm do một cơ quan độc lập tiến hành Việc làm này nhằm đảm bảo cho nhà cung cấp có thể giao hàng đúng hạn, đúng chất lượng và đủ số lượng

- Ra quyết định mua hàng và ký hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng, thƣ xác nhận đặt hàng

Kết thúc quá trình đàm phán, nếu chọn được nhà cung cấp thì tiến hành ra quyết định mua hàng Ngược lại phải tiến hành từ bước thu thập và xử lý thông tin

về nhà cung cấp

Khi ra quyết định mua hàng, bên mua tự mình hoặc yêu cầu bên bán tiến hành soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn bán hàng, hoặc thư xác nhận đơn hàng Trong đó, hợp đồng mua bán hàng là quan trọng và có tính pháp lý cao nhất Nếu lựa hình thức hợp đồng mua bán, hai bên phải cùng nhau duyệt xét lại bộ hợp đồng này trước khi đi đến ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa chính thức Hợp đồng mua bán là cơ sở để các bên ký kết làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn cứ pháp lý để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng

Trong hợp đồng mua bán phải qui định, ngoài các điều khoản chung khác, cụ thể rõ ràng đối tượng mua bán của hợp đồng, chất lượng, chủng loại, qui cách, giá

cả, giao nhận, phương thức thanh toán, bảo hành, trách nhiệm do vi phạm hợp đồng, các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng Đây là vấn đề quan trọng vì những gì

đã qui định trong hợp đồng chính là luật mà các bên phải thực thi và chỉ thực thi đúng với những gì đã được qui định trong hợp đồng Chính vì vậy việc thiếu chặt chẽ hay sử dựng câu chữ không rõ ràng, hai nghĩa sẽ dễ dẫn đến các tranh chấp hợp đồng mà đa phần bên mua là người bị thiệt hại

Trong một số trường hợp, khi quyết định mua hàng đã được duyệt thì bên mua tiến hành soạn thảo một đơn đặt hàng và gởi cho nhà cung cấp đã được lựa chọn Thông thường, các điều khoản liên quan đến việc mua bán này được qui định tại mặt sau của đơn đặt hàng này Đơn đặt hàng này được xem như là bảng gọi thầu của bên mua và sẽ có giá trị pháp lý ngay sau khi bên bán đồng ý với các điều khoản này

Đây là một bước quan trọng của tiến trình mua hàng vì đã được qui định bằng văn bản và có giá trị pháp lý nên các bên cần thận trọng, đặc biệt là bên mua

Yêu cầu một công ty tư vấn, trong trường hợp giá trị hợp đồng lớn, soạn thảo văn bản hợp đồng và tham gia tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan là ý tưởng không tồi vì điều đó có thể giúp doanh nghiệp tránh được rất nhiều rắc rối có khả năng nảy sinh do hợp đồng bị vi phạm

1.2.4 Theo dõi tiến độ mua hàng và bàn giao hàng hóa về kho

Sau khi hợp đồng cung ứng đã được ký kết và có hiệu lực thì doanh nghiệp cần tiến hành việc theo dõi thời gian giao hàng và tiến hành đôn đốc thúc giục nhà cung cấp khi thời gian giao hàng sắp đến hoặc đã hết nhằm tránh tình trạng hàng chậm làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các bên tham gia hợp đồng tiến hành tổ chức giao nhận hàng một cách nghiêm túc trên cơ sở tuân thủ và tôn trọng các điều khoản ghi trong hợp đồng

Tuỳ theo thoả thuận mà quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng cung ứng sẽ có sự khác biệt đáng kể Tuy nhiên, theo thông lệ thì khi thực hiện hợp đồng cung ứng bên mua phải thực hiện các công việc sau:

 Kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa về mặt chất lượng và số lượng, chủng loại, quy cách hàng hóa thực tế đã nhận được so với các điều khoản đã ghi trong hợp đồng

 Kiểm tra hoá đơn chứng từ liên quan

 Đối chiếu hàng hoá thực tế với hoá đơn chứng từ

 Nhận hàng

 Thanh toán

 Nhập kho

Nếu trong quá trình giao nhận hàng có phát hiện các sai sót, chênh lệch liên quan đến hàng hóa, giá cả, thì 2 bên cần lập biên bản ghi nhận sự sai sót chênh lệch này và đưa ra các giải pháp khắc phục Đối với những trường hợp vi phạm lớn, bên mua có thể từ chối nhận hàng

1.2.5 Đánh giá kết quả mua hàng

Mua hàng là hoạt động thường xuyên sảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Hoạt động này phải được đánh giá một cách liên tục, chính xác và phải được đánh giá một cách thường xuyên thông qua các kết quả đạt được từ trước Đánh giá kết quả mua hàng được tiến hành theo mô hình sau:

Không đạt

Hình 1.3: Quá trình đánh giá mua hàng

Các tiêu chuẩn đánh giá như:

- Mức độ đáp ứng yêu cầu lô hàng mua về số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa

- Thời gian mua, tính chính xác về thời gian và địa điểm giao hàng

- Mức độ tiết kiệm chi phí trong khâu mua hàng

Việc đánh giá kết quả mua hàng thường được tiến hành dưới hai góc độ: Đánh

Xác định chỉ tiêu

đo lường

Thiết lập tiêu chuẩn so sánh

Đo lường kết quả mua hàng

So sánh với kết quả tiêu chuẩn

Tiếp tục mua hàng

Tìm nhà cung cấp mới Đạt

giá kết quả mua hàng sau kỳ thực hiện và sau mỗi lần mua hàng (hoặc sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng)

Đánh giá kết quả mua hàng sau kỳ thực hiện kế hoạch (tháng, quý, năm): Việc đánh giá được tiến hành trên cơ sở kế hoạch mua hàng mà doanh nghiệp đã xây dựng bằng cách so sánh kết quả đạt được (số liệu thực tế hoặc dự tính) với các chỉ tiêu kế hoạch cụ thể như: tổng giá trị hàng mua vào trong kỳ, trị giá mua theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh , giá trị mua theo nguồn hàng, theo thời gian….Từ đó xác định được mức độ hoàn thành hoặc chưa hoàn thành kế hoạch mua hàng và nguyên nhân của chúng

Đánh giá kết quả mua hàng sau mỗi lần mua hàng: cơ sở của việc đánh giá này

là nhu cầu và mục tiêu mua hàng đã được xác định ngay từ đầu, cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của

doanh nghiệp Thông thường có hai khả năng xảy ra: Thứ nhất, kết quả mua hàng

không thoả mãn nhu cầu và chưa đáp ứng được các mục tiêu mua hàng, không phù hợp với các mục tiêu bán hàng và khả năng tài chính của doanh nghiệp thì nghiệp vụ mua hàng phải được bắt đầu lại từ khâu “Lựa chọn NCC” Nói cách khác doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm và lựa chọn NCC khác cho đến khi tìm được NCC thích

hợp Thứ hai, nếu kết quả mua hàng thoả mãn được những yêu cầu trên thì doanh

nghiệp có thể tiếp tục quá trình mua hàng sau khi đã xác định được nhu cầu mới Việc đánh giá kết quả mua hàng cần phải chỉ ra được những mặt tồn đọng của doanh nghiệp trong khâu mua hàng và tất nhiên không thể bỏ qua cả những mặt thành công mà doanh nghiệp đạt được trong mua hàng Nhà quản trị mua hàng nên

đo lường được sự đóng góp của từng cá nhân, từng bộ phận có liên quan , làm rõ được trách nhiệm của từng cá nhân và từng bộ phận

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến Quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thương mại

Trong hoạt động quản trị mua hàng có rất nhiều các nhân tố ảnh hưởng và tác động tích cực và tiêu cực đến hiệu quả quản trị Việc xác định được các nhân tố ảnh hưởng này có thể giúp doanh nghiệp có thể thích ứng được với những thay đổi đồng

thời cải thiện được chất lượng mua hàng Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị mua hàng đó là: Nhóm những nhân tố khách quan và nhóm những nhân tố chủ quan

1.3.1 Những nhân tố khách quan

Nhân tố thứ nhất, năng lực của NCC có ý nghĩa quan trọng đối với doanh

nghiệp, họ đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được tiến hành ổn định theo kế hoạch đã được định trước Yêu cầu đặt ra với NCC là cần phải đáp ứng đầy đủ về số lượng, đảm bảo chất lượng ổn định, kịp thời về mặt thời gian, giá cả phù hợp Mỗi sai lệch trong quan hệ đối với các NCC sẽ ngay lập tức ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mua Do đó, các nhà quản trị cần phải biết cách tìm đến các nguồn cung cấp đáng tin cậy Nếu lựa chọn không đúng NCC sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Nhân tố thứ hai, nhu cầu tiêu dùng của khách hàng về hàng hóa Khách hàng

là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Bởi vì mục đích cuối cùng của mỗi doanh nghiệp là phải tiêu thụ được hàng hoá do mình sản xuất ra để

có thể tạo ra doanh thu, lợi nhuận Việc xác định nhu cầu mua hàng xuất phát từ nhu cẩu của thị trường, từ xu hướng của người tiêu dùng Nhu cầu của khách hàng sẽ quyết định số lượng, chất lượng, giá cả, quy cách của hàng hoá mà doanh nghiệp sẽ mua vào, thông qua quá trình sản xuất kinh doanh biến đổi các yếu tố đầu vào thành các sản phầm đầu ra nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng Do đó, chỉ cần một sự thay đổi về nhu cầu của người tiêu dùng sẽ ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng trong tất cả các khâu

Nhân tố thứ ba, năng lực mua hàng và quản trị mua hàng của đối thủ cạnh

tranh Trong lĩnh vực mua hàng, doanh nghiệp cũng luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh Sự cạnh tranh trên thị trường cung ứng là sự cạnh tranh về giá nên để thắng đối thủ đòi hỏi doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi chính sách giá mua của đối thủ cạnh tranh để từ đó có thể đưa ra một mức giá phù hợp mà NCC có thể chấp nhận hợp tác Đặc biệt đối với trường hợp NCC là độc quyền phân phối một loại hàng hoá nào đó thì việc tìm hiểu về khả năng đàm phán và năng lực

mua hàng của đối thủ cạnh tranh là rất quan trọng để có thể tìm được một mặt bằng giá phù hợp, tránh bị NCC ép mua với giá cao hơn thực tế hoặc chí ít cũng phải mua được mặt hàng đó với mức giá bằng với mức giá mua của đối thủ cạnh tranh

Nhân tố thứ tƣ, chính sách kinh tế, pháp luật của nhà nước Những quy định

về mặt pháp lý có ảnh hưởng lớn đến các yếu tố thuộc về điều kiện vận hành của sản phẩm, cũng như các chi phí phát sinh khi triển khai mua hàng Những quy định khác về thủ tục chuyển nhượng, hải quan, thuế thường ảnh hưởng lớn đến thời hạn giao hàng và chi phí mua hàng Một chính sách kinh tế mới cũng sẽ ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của một doanh nghiệp như biến động tỷ giá, chính sách hỗ trợ giá, chính sách kích cầu, chính sách thắt chặt tiền tệ

Nhân tố thứ năm, hệ thống giao thông vận tải, liên lạc.Đây cũng là một trong

những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Thực tế cho thấy rằng sự phát triển của hệ thống thông tin như Fax, telex, DHL đã đơn giản hoá công việc của hoạt động mua hàng rất nhiều, giảm đi hàng loạt các chi phí, nâng cao kịp thời nhanh gọn và việc hiện đại hoá các phương tiện vận chuyển bốc dỡ bảo quản cũng góp phần làm nhanh chóng, an toàn quá trình thực hiện mua hàng

Hiện nay, hệ thống tài chính, ngân hàng đã phát triển lớn mạnh tạo nên ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động mua hàng Hoạt động mua hàng (nhập khẩu) sẽ không được thực hiện một cách thuận lợi nhanh chóng nếu như không có sự phát triển của hệ thống tài chính- ngân hàng Dựa trên quan hệ uy tín, nghiệp vụ thanh toán liên ngân hàng Dựa trên quan hệ uy tín, nghiệp vụ thanh toán liên ngân hàng rất thuận lợi mà các doanh nghiệp tham gia hoạt động mua hàng có thể được ngân hàng đứng ra bảo lãnh hoặc cho vay với khối lượng lớn, kịp thời tạo điều kiện cho doanh nghiệp chớp được những cơ hội mua hàng, hứa hẹn đem lại một khoản lợi nhuận lớn

Thứ sáu, các nhân tố khác (Tình hình kinh tế chính trị, mức phát triển khoa

học công nghệ… )

Tình hình kinh tế chính trị của một quốc gia hay một khu vực cũng là một nhân tố tác động trực tiếp đến quyết định mua hàng Khi một đất nước hay một khu

vực đang có một nền kinh tế không ổn định và khó dự đoán sẽ khiến cho nhà đầu tư thường không có hứng thú đầu tư, nền kinh tế yếu dẫn đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại không ổn định, kém hiệu quả dẫn đến khả năng cung ứng hàng hóa sẽ bị hạn chế Đồng thời tình hình chính trị của một quốc gia hay khu vực cũng ảnh hưởng tới việc ra quyết định mua hàng, một đất nước có tình hình chính trị

ổn định sẽ lấy được lòng tin và sự yên tâm của nhà đầu tư, ổn định sản xuất kinh doanh, tăng khả năng cung ứng và điều này sẽ có lợi cho người mua hàng

Trình độ phát triển khoa học công nghệ thế giới ngày càng phát triển, khoảng cách công nghệ giữa các quốc gia ngày càng được thu hẹp lại, các sản phẩm hàm chứa công nghệ mới liên tục được ra đời sẽ gây ra rủi ro cao trong quá trình mua hàng nếu doanh nghiệp không nắm bắt được thông tin và thời điểm mua hàng phù hợp Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có những sự chuẩn bị kỹ lưỡng về thông tin sản phẩm để có thể lập được kế hoạch mua hàng có hiệu quả

1.3.2 Những nhân tố chủ quan

Các nhân tố chủ quan là các nhân tố phát sinh từ trong bản thân của doanh nghiệp, những nhân tố này doanh nghiệp có thể kiểm soát và điều chỉnh được để phù hợp với môi trường kinh doanh thực tế, cụ thể như sau:

Thứ nhất, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp là căn cứ quan trọng nhất để xây dựng kế hoạch mua hàng, cụ thể

là xác định nhu cầu mua hàng Chiến lược kinh doanh là một kế hoạch lớn, đưa ra các xu hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tương đối dài Chiến lược kinh doanh đó sẽ giúp doanh nghiệp thấy được hướng đi, mục tiêu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thời cơ và tạo ra lợi thế cạnh tranh bằng cách tận dụng tối đa các nguồn lực mà doanh nghiệp đang có và đạt được mục tiêu kinh doanh của mình Chiến lược kinh doanh cần được định lượng một cách rõ ràng

để từ đó các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp có thể xây dựng được các kế hoạch phụ trợ nhằm phục vụ tốt nhất cho chiến lược kinh doanh đó Để công tác xây dựng mua hàng được tiến hành thuận lợi thì kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp phải được xây dựng chi tiết, đảm bảo rõ ràng theo từng mặt hàng, số lượng, kết cấu, thời gian

Thứ hai, năng lực tài chính của doanh nghiệp là căn cứ quan trọng để xác

định nhu cầu mua hàng Yếu tố này ảnh hưởng đến công tác xác định nhu cầu mua hàng trên một số phương diện dưới đây:

Số lượng hàng có thể mua được Thông thường nếu một doanh nghiệp có khả năng tài chính tốt có thể triển khai mua hàng với số lượng lớn, qua đó có thể hưởng một số ưu đãi như chiết khẩu bán hàng, chiết khấu thương mại từ NCC do mua hàng với số lượng lớn Tuy nhiên ngoài vấn đề về tài chính, doanh nghiệp khi mua hàng với số lượng lớn cần lưu ý về định mức tiêu hao của NVL và hạn sử dụng của hàng hoá để tránh lãng phí vốn kinh doanh

Thứ ba, uy tín của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp có uy tín, vị thế trên

thương trường thì việc đặt mua hàng hoá sẽ trở lên dễ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ được các NCC ưu tiên hơn trong việc chào hàng, các NCC sẽ chủ động chào hàng

và dành nhiều ưu đãi hơn cho doanh nghiệp, việc mua hàng có thể tránh được nhiều thủ tục rườm rà trong thanh toán, giao nhận, hồ sơ chứng từ liên quan, Có thể thấy

uy tín của doanh nghiệp trên thị trường có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng Trong bối cảnh thông tin về năng lực, uy tín của công ty ngày càng dễ tiếp cận hơn đòi hỏi doanh nghiệp cần có những hành động cụ thể nhằm nâng cao uy tín của mình trên thị trường, đặc biệt trong khâu thanh toán công nợ đối với NCC

Thứ tƣ, năng lực chuyên môn của lãnh đạo và đội ngũ nhân viên mua hàng

của doanh nghiệp Trình độ chuyên môn của nhân viên mua hàng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, chi phí trong công tác quản trị mua hàng Do đó, vai trò của nhân viên mua hàng có ảnh hưởng rất lớn trong quá trình mua hàng Nhà quản trị không thể giao trách nhiệm cho nhân viên còn thiếu kinh nghiệm để họ tham gia và hoạt động mua hàng đối với các mặt hàng quan trọng của công ty Những nhân viên mua hàng giỏi là những nhân viên hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình được giao, phải nắm được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, có khả năng phân tích được những ảnh hưởng của thị trường, phải có kinh nghiệm trong mua hàng, nắm được các chính sách kinh tế, pháp luật của nhà nước về mặt hàng họ quản lý Bên cạnh

đó, nhân viên mua hàng cũng cần có khả năng giao tiếp tốt, năng động, tỉnh táo

trong quá trình đảm phán với NCC để quy trình mua hàng đạt hiệu quả tốt nhất Bài toán đặt ra đối với nhà quản trị là cần phải đưa ra những định hướng, kế hoạch rõ ràng và truyền đạt lại cho nhân viên mua hàng thực hiện, đồng thời cũng cần phải chọn lựa đúng người, đánh giá đúng năng lực chuyên môn của nhân viên để đảm bảo hiệu quả mua hàng của cả doanh nghiệp

Trên đây là một số các nhân tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp Có những nhân tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh được nhưng cũng có những nhân tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể điều chỉnh được Đối với những nhân tố khách quan doanh nghiệp không nên tìm cách né tránh mà phải biết chấp nhận nó Một chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đường cho việc hoàn thành nghiệp vụ mua hàng Bởi một chính sách mua hàng tốt sẽ cân nhắc đúng và chỉ rõ người cung ứng

và nhân viên mua hàng, doanh nghiệp chỉ có thể bán cái mà khách hàng cần chứ không thể bán cái mà doanh nghiệp có

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÓA CHẤT

VÀ THIẾT BỊ KIM NGƯU

2.1 Đặc điểm kinh doanh của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa

chất và Thiết bị Kim Ngưu

2.1.1 Khái quát về Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết

bị Kim Ngưu

 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Xuất nhập

khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÓA CHẤT VÀ THIẾT BỊ KIM NGƯU

Tên thường gọi: Vietchem

Tên viết tắt: Kimex., Jsc

Địa chỉ trụ sở chính: Số 85 Phố Đức Giang, Phường Đức Giang, Quận Long

Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Giấy chứng nhận doanh nghiệp số 0101515887 do sở kế hoạch và đầu tư

Thành phố Hà Nội cấp, đăng ký lần đầu ngày 30/06/2004, đăng ký thay đổi lần 6

ngày 10/03/2014 Trải qua nhiều năm hoạt động, đến nay vốn điều lệ của công ty là

30.000.000.000 đồng

Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu tiền thân là là Công ty TNHH thương

mại và dịch vụ Kim Ngưu được thành lập năm 2000 tại Hà Nội Hoạt động chủ yếu

trong lĩnh vực cung cấp hóa chất tinh khiết và hóa chất công nghiệp

Năm 2004, với mục tiêu tăng trưởng thị phần và đa dạng hóa ngành nghề hoạt

động kinh doanh, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu

được thành lập theo hình thức Công ty cổ phần thay thế cho Công ty TNHH

Thương Mại và Dịch vụ Kim Ngưu Mặt khác, trong những năm gần đây, trong bối

cảnh toàn cầu hóa và hội nhập ngày sâu rộng, phải cạnh tranh ngày càng gay gắt cả trong nước và quốc tế, Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu đã có những bước phát triển vượt bậc trong kinh doanh, lao động sáng tạo, công tác xã hội từ thiện…… Yếu tố quan trọng dẫn đến thành công trong kinh doanh của công ty là sự chủ động quan hệ hợp tác với các đối tác Các mối quan hệ cởi mở chân thành đã hỗ trợ công ty nắm bắt được thị trường, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng

Trong thời gian tới, Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu sẽ tiếp tục phát triển

và mở rộng các mặt hàng kinh doanh, các dịch vụ đồng hành, từng bước mở rộng thị trường, tạo được thương hiệu, dấu ấn trên thị trường trong nước và ngoài nước

 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu

 Là một doanh nghiệp thương mại, Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu

có nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa, thúc đẩy nhanh tốc độ chu chuyển hàng hóa và dịch

vụ tạo ra hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh

 Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh phù hợp với nhu cầu, tình hình thị trường, khả năng phát triển của Công ty và tổ chức thực hiện chiến lược, kế hoạch đã đề ra

 Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển mạng lưới kinh doanh nhằm mục tiêu thu được nhiều lợi nhuận; Tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động; tăng lợi tức cho cổ đông, đóng góp cho ngân sách nhà nước và phát triển công ty ngày một lớn mạnh

 Bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi của tình hình phát triển kinh tế - xã hội đất nước

 Tổ chức và nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước nắm vững nhu cầu thị hiếu tiêu dùng để hoạch định chiến lược Marketing cho đúng đắn, đảm bảo kinh doanh cho đơn vị được chủ động, ít rủi ro và mang lại hiệu quả tốt

 Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và theo điều lệ của công ty

 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết

bị Kim Ngưu

Bộ máy quản lý của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, các bộ phận có mối quan hệ với nhau, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo kinh danh theo đúng tiến độ công ty

đề ra

Tình hình nhân sự tương đối ổn định, hầu hết là CB CNV trẻ tuổi, có trình độ

và được đào tạo chuyên môn tay nghề, đây là lợi thế cho sự tồn tại và phát triển lâu dài của công ty

Bảng 2.1: Tổng số nhân sự của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và

Thiết bị Kim Ngưu tại thời điểm 31/12/2014

Nguồn: Phòng Tổ chức – hành chính Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và

Thiết bị Kim Ngưu

Sau đây là Tổ chức quản lý hoạt động của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu: