Hướng dẫn thiết kế chương trình cải tiến cho doanh nghiệp sản xuất

Thực trạng giá thành sản xuất cao là vấn đề chung của ngành và thị trường, nhưng chính điều này chứng minh rằng còn rất nhiều dư địa cho các hoạt động cải tiến” Diễn giả Phạm Minh Thắng kết luận. Cải tiến không phải đích đến, cải tiến là công cụ giúp doanh nghiệp vượt qua các rào cản để đi đến đích. Trong bối cảnh 2023 không có kịch bản tăng trưởng, cải tiến có thể giúp doanh nghiệp sản xuất khai thác các điểm có thể tối ưu thêm về chi phí, giá thành sản xuất và từ đó tăng thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ trong khuôn khổ sự kiện “DẪN DẮT CẢI TIẾN KIẾN TẠO ĐỔI THAY TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT” đã có thể mang lại những thông tin hữu ích trong bài toán cải tiến của doanh nghiệp sản xuất.

Làm thế nào để tăng trưởng lợi nhuận tốt trong những bối cảnh khó khăn nhất? Đơn cử như năm 2023 được dự báo không có kịch bản tăng trưởng do một loạt chuỗi biến động? Câu trả lời chính là “Cải tiến”!

Trước khi bàn đến cải tiến, hãy cùng chúng tôi làm một bài toán nhỏ

 Trong doanh nghiệp sản xuất cơ khí (thuộc nhóm ngành hỗ trợ), một dây chuyền quy mô 30 người trung bình 1 năm có thể tạo ra 21 tỉ đồng doanh số (trung bình một nhân sự ngành tạo được 700 triệu đồng/ năm). 

 Mức lợi nhuận trung bình của ngành là 5%, tương đương mỗi năm dây chuyền này mang lại cho doanh nghiệp 1 tỉ đồng lợi nhuận.

 Với nỗ lực thực hiện dự án cải tiến liên tục trong 6 tháng, dây chuyền này đã có thể giảm được 1,7 tỉ/năm giá thành sản xuất, nghĩa là giúp doanh nghiệp tăng thêm 170% lợi nhuận  (Phần ví dụ từ Chuyên gia Phạm Minh Thắng - Phó chủ tịch Hiệp Hội Công nghiệp Hỗ trợ Việt Nam VASI)

Có thể thấy, trong bối cảnh năm 2023 được dự báo không có kịch bản tăng trưởng cho ngành sản xuất Khi tăng trưởng lợi nhuận khó khăn, thực hiện cải tiến để giảm các chi phí sẽ là một hướng

đi cho doanh nghiệp Ngoài ra, cải tiến cũng giúp doanh nghiệp thích ứng với điều kiện khó khăn, có nền tảng cạnh tranh vững chắc khi thị trường thuận lợi hơn trong những năm tới

Để hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất những phương pháp và kinh nghiệm cải tiến hữu ích, Chuyên gia Phạm Minh Thắng từ Hiệp Hội Công nghiệp Hỗ trợ Việt Nam VASI đã có những chia sẻ hữu ích về cải tiến: 

 Bối cảnh ngành sản xuất năm 2023

 Các yếu tố cốt lõi quyết định thành công của cải tiến

 Hướng dẫn thiết kế chương trình cải tiến

 Các bước triển khai chương trình cải tiến

Hãy cùng theo dõi!

1 Vì sao doanh nghiệp sản xuất cần đề cao cải tiến trong năm 2023?

Cải tiến là khẩu hiệu muôn thuở, nhưng tại sao đến năm 2023 lại là vấn đề cấp thiết mà mọi  doanh nghiệp sản xuất cần đặc biệt quan tâm?

- Thứ nhất, sự thay đổi về các tiêu chuẩn trong ngành sản xuất

Một doanh nghiệp sản xuất tốt trong mắt khách hàng là doanh nghiệp đảm bảo tiêu chí QCD (Quality - Cost - Delivery) - chất lượng sản phẩm tốt, chi phí hợp lý, thời gian giao hàng nhanh chóng. 

Trong những năm gần đây, tiêu chuẩn của khách hàng đối với tiêu chí QCD đã có những thay đổi đáng kể:

 Chất lượng dần trở thành yếu tố “bắt buộc” mà mọi doanh nghiệp muốn đứng vững trong ngành đều cần phải đáp ứng Một sản phẩm chất lượng là điều kiện tốt thiểu để duy trì được mối quan hệ với khách hàng. 

 Trong khi đó, về chi phí, các doanh nghiệp Việt gặp rất nhiều khó khăn để cạnh tranh sòng phẳng với các nước láng giềng khi tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu Chúng ta

có Indonesia, Malaysia  - các nước có nền sản xuất bắt đầu sớm hơn; hay Trung Quốc - nước có nguồn nguyên liệu rất phong phú

 Khách hàng hiện nay cũng yêu cầu ngày càng cao về tốc độ giao hàng và tần suất giao hàng. Ngày xưa doanh nghiệp giao hàng tần suất 1 lần/tuần thì bây giờ giao hàng 1 lần/ngày, thậm chí nhiều lần 1 ngày

Doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam muốn đảm bảo lợi thế cạnh tranh thì không còn cách nào khác là gia tăng hiệu suất liên tục, liên tục nâng cao chất lượng - tối ưu chi phí - đẩy nhanh tốc

- Thứ hai, sự thay đổi quá nhanh về bối cảnh thị trường 

Bối cảnh của cái môi trường sản xuất thay đổi rất nhanh, mà doanh nghiệp nào không theo kịp sự thay đổi đó sẽ phải dừng lại Thực tế đã có nhiều doanh nghiệp rơi vào trường hợp như vậy  

Tuy nhiên việc thay đổi không hề dễ dàng Để thay đổi kịp thời và phù hợp với bối cảnh, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời 2 yếu tố: một là nắm chắc thực trạng bản thân, hai là triển khai một cách đồng bộ các thay đổi

- Thứ ba, cạnh tranh về lao động & công nghệ

Sau Covid-19, mức độ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp giảm sút, nhiều nhân sự nghỉ việc khiến doanh nghiệp lâm vào tình trạng thiếu hụt nhân công, đặc biệt là những nhân sự lành nghệ,

có trình độ cao

Bên cạnh đó, ở khía công nghệ, tỷ trọng công nghệ chung trong các nhà máy sản xuất tăng đòi hỏi doanh nghiệp cũng cần đầu tư và ứng dụng mạnh mẽ công nghệ để đảm bảo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác trên thị trường

Tổng kết lại, những thách thức chính của doanh nghiệp sản xuất trong năm 2023 bao gồm:  

 Thách thức gia tăng hiệu suất liên tục

 Thách thức tăng cường sự đồng bộ và phối hợp giữa các bộ phận, các cấp với nhau

 Thách thức phát triển năng lực nhân sự và đầu tư công nghệ

Những thách thức trên chỉ có thể giải quyết định được bằng cách cải tiến không ngừng nghỉ  

Đọc thêm: Đâu là giải pháp giúp doanh nghiệp sản xuất tối ưu vận hành, bứt phá tăng trưởng?

2 Triết lý dẫn dắt cải tiến thành công

Trên thế giới có nhiều hình mẫu cải tiến thành công, nhiều doanh nghiệp học tập theo những hình mẫu này nhưng mức độ thành công cũng rất hạn chế

Theo diễn giả Phạm Minh Thắng, có 2 nguyên nhân khiến doanh nghiệp cải tiến không thành công đó là: thiếu triết lý dẫn dắt cải tiến và chương trình cải tiến phù hợp

Triết lý dẫn dắt cải tiến cần đảm bảo 3 điều:

Ba triết lý cốt lõi dẫn dắt cải tiến thành công (Nguồn ảnh: P&Q Solutions)

- Thứ nhất, tôn trọng con người: 

Con người là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp mà không một máy móc nào có thể thay thế Khác với máy móc, con người có thể tự học, tự cải thiện, tự tiến bộ qua thời gian và thực hiện những mục tiêu thách thức Vì vậy con người phải là trung tâm của các chiến lược phát triển Ngoài ra, con người là loài mang tính xã hội, doanh nghiệp cần gắn nhân viên với các mối quan

hệ với nhóm với phòng ban để kích thích sự phát triển của họ

- Thứ hai, cải tiến liên tục không ngừng nghỉ: 

“Cải tiến” phải gắn với “không ngừng nghỉ” thì mới có thể tạo ra kết quả Cải tiến không phải  là những hoạt động phụ thuộc vào thời điểm, mang tính bộc phát, mà cần phải thực hiện đầy đủ tất

cả các bước trong vòng tròn PDCA một cách liên tục - từ nắm bắt hiện trạng, liên kế hoạch, kiểm tra, điều chỉnh và lặp lại. 

- Thứ ba, tư duy khoa học xuyên suốt quá trình cải tiến: 

Cải tiến phải xuất phát từ hiện trạng doanh nghiệp, hiện thực xung quanh Khi doanh nghiệp nắm

rõ hiện trạng, hiện thực thì những ý tưởng cải tiến sẽ đến. 

3 Hướng dẫn thiết kế chương trình cải tiến

Thiết kế chương trình cải tiến sẽ bao gồm: 

 Các yếu tố cốt lõi 

 Những người tham gia

 Các hình thức cải tiến

 Các bước triển khai chương trình cải tiến

3.1 Các yếu tố bắt buộc của chương trình cải tiến thành công

Theo diễn giả Phạm Minh Thắng, một chương trình cải tiến thành công bắt buộc cần phải đảm bảo 3 yếu tố sau:

Các yếu tố bắt buộc cần có trong chương trình cải tiến (Nguồn ảnh: P&Q Solutions)

- Tầm nhìn người lãnh đạo: 

Lãnh đạo cần có tầm nhìn rõ ràng về cải tiến giúp hiện thực hóa các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp như thế nào? Ví dụ như doanh nghiệp thực hiện cải tiến chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO để giảm sai lỗi sản phẩm và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. 

Vai trò lãnh đạo cũng cần thể hiện xuyên suốt quá trình cải tiến, không chỉ đặt ra bài toán mà còn cần dẫn dắt các hoạt động cải tiến, làm gương cho toàn bộ nhân viên, và luôn giữ tinh thần quyết liệt

- Sự tham gia của mọi người: 

Toàn bộ nhân viên từ các cấp, cấp xưởng, cấp quản lý chung, cấp lãnh đạo đều cần phải tham gia vào quá trình Đặc biệt là những nhân viên nhà xưởng, lao động trực tiếp, bởi họ là những người tiếp xúc gần nhất với công việc,  phát hiện ra các vấn đề sớm nhất

- Mô hình dẫn dắt cải tiến: Nếu không có mô hình dẫn dắt thì việc cải tiến sẽ mông lung như đi giữa sa mạc mà không có định vị Các mô hình cải tiến doanh nghiệp có thể tham khảo

như ISO, LEAN, 6Sigma, - chúng mang một bức tranh tổng thể, mà nhiệm vụ của doanh nghiệp là ghép nối các mảnh ghép để hoàn thiện bức tranh đó qua các giai đoạn cải tiến

3.2 Những người tham gia vào chương trình cải tiến

Có 4 cấp trong doanh nghiệp sản xuất là: Cấp tổ sản xuất, cấp quản lý hiện trường, cấp quản lý trung, cấp lãnh đạo. 

Vai trò của các cấp trong Chương trình cải tiến (Nguồn ảnh: P&Q Solutions)

- Vai trò của mỗi cấp trong cải tiến: 

lên, vai trò về duy trì các tiêu chuẩn về các đề xuất cải tiến sẽ giảm dần đi, vai trò về thực hiện các hoạt động cải tiến cũng như là đổi mới sẽ tăng dần lên. 

- Từ vai trò, chúng ta cũng xác định được các nhiệm vụ cho từng cấp trong cải tiến:

 Thành viên tổ sản xuất có nhiệm vụ duy trì tiêu chuẩn và đề xuất cải tiến

 Quản lý hiện trường có nhiệm vụ thực hiện các cải tiến nhỏ cấp dây chuyền, cấp công đoạn. 

 Quản lý cấp trung có nhiệm vụ thực hiện các cải tiến lớn hơn cấp dòng chảy. 

 Lãnh đạo cấp cao có nhiệm vụ đưa ra các sáng kiến đổi mới, đồng thời vẫn hỗ trợ duy trì tiêu chuẩn và xem xét các đề xuất đưa từ dưới lên

- Tần suất thực hiện trong các cấp cải tiến:

 Cấp lãnh đạo: Vài năm một lần

 Cấp quản lý trung: Vài lần trong một năm

 Cấp quản lý hiện trường, thành viên tổ sản xuất: Vài lần trong một tháng

 Các cấp càng bên dưới thì tần suất cải tiến sẽ tăng dần, ảnh hưởng mang lại giảm dần  

Dựa vào đây, doanh nghiệp cần thực hiện các cải tiến đan xen giữa các cấp để tạo ra một hệ thống phân cấp cải tiến hoàn chỉnh Giống như các cấp phối bê tông, doanh nghiệp cần trộn các hạt lớn, hạt nhỏ, hạt mịn với nhau để tạo ra một kết cấu chắc chắn, vững bền

3.3 Các hình thức cải tiến

Dưới đây là 6 hình thức cải tiến phổ biến nhất cho doanh nghiệp sản xuất Các hình thực được sắp xếp theo thứ tự tăng dần về mức độ ảnh hưởng, giảm dần về tần suất thực hiện Nhóm chất lượng, Đề xuất cải tiến, Kaizen nhỏ, Dự án/Sự kiện Kaizen, Cải tiến hiện trường sản xuất, Chuyển đổi doanh nghiệp Lean

6 hình thức cải tiến phổ biến nhất trong doanh nghiệp sản xuất (Nguồn ảnh: P&Q Solutions)

- Nhóm chất lượng (QCC): 

 Mục đích: Nâng cao sự chủ động tham gia của thành viên vào hoạt động cải tiến, tăng cường làm việc nhóm, cải thiện thực hành công cụ cải tiến, tư duy khoa học, và phát triển năng lực cho các nhóm trưởng

 Cách triển khai: Các thành viên từ cùng một bộ phận hình thành một nhóm cải tiến để cùng nhau lựa chọn một chủ đề và áp dụng các kỹ thuật cải tiến cơ bản và chu trình tiêu chuẩn để giải quyết vấn đề được lựa chọn Các hoạt động nhóm QCC được thực hiện sau giờ làm việc, thường là 30 phút, dưới sự dẫn dắt của tổ trưởng sản xuất

- Hệ thống đề xuất cải tiến: 

 Mục đích: Khuyến khích các đề xuất cải tiến nhỏ ngay tại khu vực làm việc của mỗi người nhằm loại bỏ lãng phí, nâng cao điều kiện an toàn và môi trường làm việc hứng khởi Hệ thống này cũng thể hiện sự trao quyền cho người lao động tham gia vào cải tiến dựa trên triết lý tôn trọng con người và cải tiến liên tục

 Cách triển khai: Nhân viên chủ động đề xuất hoặc doanh nghiệp tạo các buổi khảo sát ý kiến để thu thập đề xuất

 Mục đích: Tạo ra các cải tiến nhỏ, mang tính cục bộ.

 Cách triển khai: Được triển khai theo chu trình PDCA và nguyên tắc Hiện trường - Hiện vật Các hoạt động Kaizen thường được thực hiện bởi các cá nhân quản lý tại hiện trường sản xuất như là một phần trong công việc tiêu chuẩn của mình. 

- Dự án Kaizen (Kaizen workshop): 

 Mục đích: Tạo ra cải tiến quy mô vừa

 Cách triển khai: Thực hiện bởi một nhóm, thường là đa chức năng, để giải quyết một chủ

đề cải tiến theo hình thức dự án trong khoảng thời gian 1 tuần Số lượng các dự án Kaizen thường ít hơn và không thường xuyên như các hoạt động Kaizen điểm nhưng thường có đóng góp đáng kể vào lợi ích về tài chính trong chương trình cải tiến nói chung

- Cải tiến hiện trường sản xuất: 

 Mục đích: Chuyển đổi toàn diện dây chuyền hoặc xưởng sản xuất theo các nguyên lý và thực hành của Quản trị tinh gọn. 

 Cách triển khai: Các dự án này thường được dẫn dắt bởi quản lý cấp trung và tham gia bởi một nhóm đa chức năng bao gồm thành viên của các bộ phận liên quan đến vận hành sản xuất Một dự án cải tiến hiện trường sản xuất điển hình thường được triển khai trên 5 phương diện, bao gồm: ổn định công đoạn, thiết lập dòng chảy, bình chuẩn hóa, triển khai hệ thống “kéo”, và điều hành hiện trường

- Chuyển đổi doanh nghiệp Lean: 

 Mục đích: Chuyển đổi toàn diện và triệt để phương thức tổ chức sản xuất kinh doanh theo các triết lý, thực hành và công cụ của Lean Manufacturing. 

 Cách triển khai: Thường là một chương trình trung đến dài hạn, được dẫn dắt bởi lãnh đạo cấp cao nhất của doanh nghiệp nhằm theo đuổi các định hướng chiến lược dài hạn Trong chuyển đổi doanh nghiệp Lean, các chuyên án cải tiến/chuyển đổi với thời gian từ

3 đến 6 tháng là phương tiện triển khai trên thực tế

Tùy vào mục đích mà doanh nghiệp có cách lựa chọn hình thức cải tiến phù hợp Ngoài ra, tùy vào từng giai đoạn và lĩnh vực mà doanh nghiệp có thể áp dụng cùng lúc nhiều hình thức cải tiến hoặc ưu tiên áp dụng một số hình thức

Ví dụ: 

Với ngành công nghiệp hỗ trợ lợi nhuận chỉ chiếm 5% Có 2 kịch bản có thể xảy ra trong năm

2023 với ngành này đó là:

- Kịch bản 1: Sản lượng không tăng nhưng nỗ lực cải tiến để giảm 1% giá thành sản xuất khi đó lợi nhuận sẽ tăng thêm 19%.

- Kịch bản 2: Sản lượng giảm 20% nhưng nỗ lực cải tiến để giảm 2% giá thành sản xuất, khi đó lợi nhuận sẽ tăng thêm 12%.

Với hai kịch bản này, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp ưu tiên hình thức cải tiến thứ 5 để tiết giảm chi phí tối đa - là các dự án cải tiến quy mô lớn, chuyển đổi toàn diện dây chuyền theo quản trị tinh gọn, dẫn dắt bởi quản lý cấp trung và một nhóm đa chức năng, thực hiện trong 2 -

4 tháng. 

Đọc thêm: Kaizen là gì? Ví dụ về Kaizen? Hướng dẫn cách triển khai Kaizen trong doanh nghiệp

3.4 Các bước triển khai chương trình cải tiến trong doanh nghiệp sản xuất

Theo mô hình cải tiến Toyota Kata, các bước triển khai chương trình cải tiến gồm 5 bước như sau:

Mô hình cải tiến Toyota Kata được ứng dụng phổ biến trong doanh nghiệp sản xuất (Nguồn ảnh: P&Q Solutions)

- Bước 1: Xác định mục đích:

Doanh nghiệp đang gặp phải vấn đề gì cần cải tiến? Hoặc doanh nghiệp đang đứng trước cơ hội cải tiến nào? Có thể là: chất lượng một sản phẩm đang kém, hoặc quy trình sản xuất nội dung có thể được làm tốt hơn

- Bước 2: Nắm bắt hiện trạng

Sau đó chúng ta quay trở lại xem xét hiện trạng doanh nghiệp Tình hình doanh nghiệp hiện tại như thế nào? 

Hãy nói chuyện với nhiều người trong tổ chức, đồng thời đi thực địa, quan sát và thu thập dữ liệu Sau đó tổng hợp dữ liệu và tiến hành phân tích để xác định chính xác tình hình các yếu tố nhân sự, tài chính, kinh doanh, vận hành, của doanh nghiệp

- Bước 3: Thiết lập điều kiện mục tiêu:

Sau 2 bước trên, doanh nghiệp tiến hành thiết lập các điều kiện mục tiêu Bạn muốn đạt được điều gì đối với các vấn đề đó? Đảm bảo nêu rõ mục tiêu và gắn chúng với các chỉ số Các chỉ số

đo lường mục tiêu được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp là KPI, OKR

- Bước 4: Triển khai thử nghiệm đối sách

Đây là bước doanh nghiệp xác định các giải pháp phù hợp (thay đổi dây chuyền sản xuất, đổi mới sản phẩm, ứng dụng công nghệ mới…), kế hoạch để hiện thực hóa chúng và thực thi

Giai đoạn này có thể được chia thành ba phân đoạn phụ, bao gồm đào tạo tất cả nhân sự tham gia vào dự án, thực hiện dự án và lưu lại các dữ liệu để đánh giá hiệu quả trong giai đoạn sau

Lưu ý: Tại bước này có thể phát sinh nhiều vấn đề khiến dự án cải tiến đi đến thất bại Một số vấn đề phổ biến có thể kể đến như:

 Những sự cố phát sinh nằm ngoài tầm kiểm soát của một bản kế hoạch

 Điểm gây tắc nghẽn khó xác định trong quy trình vận hành/ sản xuất

 Khả năng duy trì và cam kết với kế hoạch của nhân viên không ổn định

Với những vấn đề kể trên, chuẩn hóa quy trình là điều chắc chắn sẽ giúp tổ chức của bạn thực thi hiệu quả hơn Nó đảm bảo rằng: mỗi nhân viên đều nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình; mỗi

sự cố phát sinh trong vận hành đều được ghi nhận và xử lý triệt để