Slide bài giảng môn kế toán máy chương 2: Công nghệ thông tin với kế toán doanh nghiệp

Hình thức xử lýCác giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc hoá đơn bán hàng, phiếu thu, chi … Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím ho

đại học kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế

Bộ môn hệ thống thông tin quản lý

KẾ TOÁN MÁY

Qu¶n lý th«ng tin

Mô hình công nghệ thông tin

II øng dông c«ng nghÖ Th«ng tin

trong HÖ Thèng Th«ng Tin kÕ to¸n

1 Kh¸i niÖm kÕ to¸n m¸y

Là quá trình ứng dụng CNTT trong HTTT kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính

kế toán cần cho quá trình ra quyết định quản trị

Doanh nghiệp áp dụng kế toán máy:

Hình thức xử lý

Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy

Nhập dữ liệu đầu vào

- Tài liệu gốc (hoá đơn bán hàng,

phiếu thu, chi …)

Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím

hoặc các thiết bị vào khác

Xử lý dữ liệu

- Biến đổi dữ liệu trên các sổ nhật

ký thành thông tin trên các sổ cái.

Thủ công Tự động theo chương

- Tệp nhật ký

- Tệp sổ cái

- Tệp tra cứu

Kết xuất thông tin

- Báo cáo quản trị

- Báo cáo tài chính

Thủ công Tự động theo chương

trình

2 So sánh kế toán thủ công với kế toán máy

3 Phần mềm kế toán

 Khái niệm

Là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy vi tính Với phần mềm kế toán, người ta có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo và thông báo về tài chính

 Đặc điểm

- Hầu hết được viết bằng ngôn ngữ CSDL với một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất của công tác kế toán

- Các phần mềm được xây dựng rất mềm dẻo và linh hoạt, cho phép người sử dụng có thể vận dụng một cách linh hoạt để phục

vụ hiệu quả nhất cho công tác kế toán

- Xử lý các dữ liệu kế toán thành thông tin tài chính kế toán

- Kết xuất các báo cáo kế toán và thông báo về tài chính từ CSDL kế toán

Kế toán viên Mua hàng Hàng tồn kho Kế toán viên

Kế toán viên Hàng tồn kho

…

Phần mềm kế toán

Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

Thông tin kế toán

- Dữ liệu kế toán và các

dữ liệu khác

- Yêu cầu quản trị

Cơ sở dữ liệu kế toán

3 Phần mềm kế toán

 Một số phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay

- Phần mềm kế toán nước ngoài: Microsoft Money, QuickBook, Solomon, Sirius, Sun Account, Myob

- Phần mềm kế toán Việt Nam: Fast Accounting, Misa, ACSoft, Effect, KTSYS, AccNet, Exact Enterprise SQL

- Ưu điểm của phần mềm kế toán Việt Nam so với phần mềm kế toán nước ngoài

+ Ngôn ngữ sử dụng là Tiếng Việt

+ Giao diện thân thiện bằng thực đơn hay biểu tượng

+ Giá cả phù hợp

+ Bảo trì thuận tiện

+ Biểu mẫu, cách thức phù hợp với quy định của Nhà nước

3 Phần mềm kế toán

 Các giải pháp về phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

- Tự viết chương trình kế toán:

+ Tự đào tạo đội ngũ cán bộ sử dụng phần mềm

+ Khó thực thi đối với đa số các doanh nghiệp hiện nay

3 Phần mềm kế toán

 Các giải pháp về phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

- Mua các phần mềm kế toán trọn gói:

kế toán của doanh nghiệp

3 Phần mềm kế toán

 Các giải pháp về phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

- Thuê các công ty phần mềm viết chương trình

Ưu điểm:

+ Đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp

+ Không đòi hỏi một đội ngũ chuyên nghiệp về phát triển

4 Cơ sở dữ liệu kế toán

 Khái niệm:

Là tập hợp các dòng dữ liệu có cấu trúc, được lưu trữ trong các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại của HTTT kế toán là xử lý dữ liệu kế toán thành thông tin tài chính kế toán có ích cho quá trình ra quyết định quản trị

 Các loại tệp trong CSDL kế toán

- Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ các dữ liệu liên quan đến các thuộc tính của hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán

- Tệp nghiệp vụ giao dịch: Lưu trữ các dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền, …

- Tệp báo cáo: Lưu trữ các thông tin đã qua xử lý

Số hoá đơn

Mã hàng

Mã khách hàng

Mã kho

Tài khoản

Mã đồng tiền

Mã khoản mục

Ví dụ về CSDL kế toán

III CHỨNG TỪ TRÙNG VÀ VẤN ĐỀ KHỬ TRÙNG KHI LÀM KẾ TOÁN BẰNG MÁY

1 Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng

- Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng

- Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ

- Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B

- Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả bằng tiền mặt

- Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt

Gồm các nhóm sau:

 Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

 Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hoá, vật

tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

 Các phát sinh liên quan thanh toán tiền tạm ứng

mua hàng hoá, vật tư

 Các phát sinh liên quan đến cung cấp dịch vụ thu

tiền ngay

1 Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng

2 Quy định về cập nhật chứng từ trùng

a Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Phương án 1: chỉ nhập 1 chứng từ

Theo trình tự ưu tiên như sau:

- Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ

- Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng

- Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo

nợ (chi) được ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu)

Phương án 2: nhập cả 2 chứng từ thông qua tài khoản trung gian - tiền đang chuyển

Nghiệp vụ Ctừ 1 Ctừ 2 Ctừ cập nhật

Mua ngoại tệ của

ngân hàng Giấy báo nợ tiền VNĐ của ngân

hàng

Giấy báo có tiền

NT của ngân hàng

Giấy báo có tiền NT của ngân hàng

Giấy báo nợ tiền NT của ngân hàng

Bán tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền NT Phiếu thu tiền

VNĐ Phiếu chi tiền NT Nộp tiền mặt vào

ngân hàng Phiếu chi tiền mặt Giấy báo có của ngân hàng Phiếu chi tiền mặt Rút tiền gửi ngân

hàng về quỹ Giấy báo nợ của ngân hàng Phiếu thu tiền mặt Phiếu thu tiền mặt

Chuyển tiền giữa

02 ngân hàng Giấy báo nợ của ngân hàng A Giấy báo có của ngân hàng B Giấy báo nợ của ngân hàng A

Ví dụ:

b Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư không hạch toán

Phương án 2: Hạch toán qua tài khoản công nợ

Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật chứng từ thu chi tiền

c Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua vật tư

Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên

quan đến vật tư không hạch toán

Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng

d Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay

Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản công nợ

Phương án 2: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản tiền mặt

Thông tin về hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển sang phần bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu ra

Thông tin về phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển sang kế toán tổng hợp để lên sổ sách và báo cáo kế toán

Phương án 3: Chỉ nhập phiếu thu tiền mặt

Khi này trong phiếu thu tiền mặt phải chỉ rõ các thông tin liên quan đến hóa đơn gốc, thuế suất để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra

IV QUY TRÌNH ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY

- Chuẩn bị phần cứng theo yêu cầu của doanh nghiệp

- Chuẩn bị về con người

- Cài đặt phần mềm cần thiết

và sử dụng

- Đặt các thông tin hệ thống cho phù hợp với doanh nghiệp

- Xây dựng hệ thống các danh mục từ điển

- Vào số dư đầu kỳ, đầu năm cho các tài khoản-Vào tồn kho đầu kỳ, đầu năm cho các hàng hoá, n.vật liệu-Phân quyền cho người sử dụng phần mềm

 Công việc làm hàng ngày, định kỳ

- Cập nhật, hiệu chỉnh và in số liệu

- Cập nhật lại các danh mục từ điển nếu cần thiết

- In các báo cáo để sử dụng hoặc kiểm tra số liệu

- Sao lưu dữ liệu để đề phòng sự cố

- Thực hiện các bút toán cuối kỳ: bút toán điều chỉnh chênh lệch tỷ giá, phân bổ, kết chuyển

- Lập các sổ sách, báo cáo kế toán quản trị và báo cáo kế toán tài chính theo quy định

- Chuyển số dư sang kỳ tiếp theo

- Khoá sổ kế toán

- Sao lưu dữ liệu đề phòng sự cố

IV QUY TRÌNH ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY

Xin c¶m ¬n!