Đề Tài Ứng Dụng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Bán Hàng Của Siêu Thị Winmart.pdf

Báo cáo cuối KỲ môn hệ thống thông tin quản lý TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG  BÁO CÁO BÀI TẬP CUỐI KÌ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý bán hàng c[.]

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - -

BÁO CÁO BÀI TẬP CUỐI KÌ MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề tài :

Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý

bán hàng của siêu thị W inmart

NHÓM: 7 THÀNH VIÊN: 1 Nguyễn Hồ Thành Đạt (NT)

2 Nguyễn Thị Thanh Hoa

3 Trần Nhị Đan

4 Trương Vĩnh Phú

5 Trần Thanh Chương

GVHD: Trần Thị Thu Thảo

MỤC LỤC

PHẦN 1: 3

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 3

I Tên đề tài: 3

II Lý do chọn đề tài: 3

1 Xu hướng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý bán hàng của doanh nghiệp: 3 2 Đối tượng tìm hiểu của đề tài: 3

III Mục tiêu: 3

PHẦN 2: 4

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 4

I Khái niệm và đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý: 4

1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý: 4

2 Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý: 4

II Lợi ích của việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp: 4 1 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý: 4

2 Tác động của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp: 4

III Hệ thống thông tin quản lý bán hàng: 5

1 Giới thiệu 5

2 Đặc điểm/ Công dụng trong hoạt động của tổ chức 5

PHẦN 3: 7

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA WINMART 7

I Giới thiệu về WinMart: 7

1 Các sản phẩm kinh doanh: 7

2 Sứ mệnh: 7

3 Tầm nhìn: 7

4 Các áp lực cạnh tranh hiện tại: 7

II Tổng quan về ứng dụng posapp: 9

1 Giao diện Posapp: 9

2 Dữ liệu đầu vào - đầu ra và giao diện của hệ thống: 9

3 Lưu đồ Logic: 21

4 Biểu đồ cấu trúc: 22

5 Sơ đồ ngữ cảnh: 22

6 Tính hiệu quả, tính khả thi của phần mềm quản lý bán hàng Posapp: 23

III Tác động của hệ thống thông tin quản lý bán hàng posapp đối với winmart: 24

1 Bán hàng linh hoạt - quản lý chặt chẽ: 24

2 Phù hợp với mọi quy mô cửa hàng 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

Trong các HTTT quản lý của doanh nghiệp thì HTTT quản lý bán hàng có tầmquan trọng và ý nghĩa to lớn Hệ thống quản lý đầu vào, đầu ra hàng hóa, dịch vụ củadoanh nghiệp Từ đó đánh giá chính xác được hiệu quả sản xuất kinh doanh, lợi nhuậncủa doanh nghiệp Bên cạnh đó, các thông tin về khách hàng lưu trữ trong cơ sở dữliệu giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn.

2 Đối tượng tìm hiểu của đề tài:

WinMart là hệ thống siêu thị thuộc Tập đoàn Masan Group, Việt Nam.WinMart và WinMart+ là những hệ thống siêu thị và cửa hàng lớn với hàng ngàn sảnphẩm Việc tạo ra một hệ thống thông tin quản lý bán hàng là vô cùng cần thiết đểgiúp cho nhân viên dễ dàng thực hiện thanh toán với khách hàng Đồng thời nó cungcấp các báo cáo chi tiết, giúp cho các nhà quản lý kiểm soát được tình hình hoạt độngcủa các cửa hàng và siêu thị

III Mục tiêu:

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là có cái nhìn tổng quát về hệ thống thông tinquản lý cũng như tìm hiểu ứng dụng hệ thống thông tin quản lý được ứng dụng tronghoạt động kinh doanh trong một doanh nghiệp cụ thể trong thực tế Đề tài này đượcnghiên cứu qua hai phương pháp chính là phương pháp phân tích, tổng hợp lý thuyết

và phương pháp thu thập thông tin qua mạng Internet

PHẦN 2:

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

I Khái niệm và đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý:

1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý:

Hệ thống thông tin quản lý (trong tiếng Anh gọi là Management InformationSystem, viết tắt là MIS) là một tập hợp các hệ thống và quy trình thu thập dữ liệu từmột loạt các nguồn, dịch lại và trình bày ở định dạng có thể đọc được Các nhà quản

lý sử dụng MIS để tạo các báo cáo cung cấp cho họ tổng quan, toàn diện về tất cảthông tin họ cần để đưa ra quyết định từ chi tiết nhỏ nhặt hàng ngày đến chiến lượccấp cao nhất

2 Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý:

 Phục vụ các nhà quản lý cấp trung

 Cung cấp các báo cáo về tình hình kinh doanh hiện tại, dựa trên các dữ liệu từ

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS)

 Cung cấp các phương án để giải quyết các vấn đề thường gặp với các quy trìnhđược xác định sẵn

 Thường thực hiện phân tích sơ bộ

 Thực hiện những báo cáo tóm tắt

II Lợi ích của việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp:

1 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý:

Về bên ngoài: Thu thập các dữ liệu từ môi trường bên ngoài và đưa thông tin từtrong doanh nghiệp ra bên ngoài Bao gồm thông tin về giá cả, sức lao động, thị hiếucủa người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của chính phủ,…

Về bên trong: Giúp liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau Nóthu thập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đíchkhác nhau mà doanh nghiệp đề ra

2 Tác động của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp:

 Hỗ trợ, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp:

Giúp doanh nghiệp điều hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí làm giảm giáthành, từ đó giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm được bán ra Hơn nữa, hệ thống

Một hệ thống thông tin đầy đủ sẽ giúp cho các nhà quản trị của doanh nghiệp

có bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính… của doanhnghiệp, từ đó có thể ra những quyết định kinh doanh phù hợp, đúng đắn và có hiệuquả

 Hỗ trợ trong nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh:

Hệ thống thông tin cho phép lưu trữ một khối lượng lớn thông tin cần thiết nhưthông tin về khách hàng, nhà cung cấp, thông tin về sản phẩm, giá bán, nhãn mác, chiphí,… giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru

và tiết kiệm thời gian

III Hệ thống thông tin quản lý bán hàng:

1 Giới thiệu

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là hệ thống gồm con người, thiết bị và quytrình thu thập, phân tích đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết cho công tácquản lý bán hàng của tổ chức

Hiện nay, hệ thống quản lý bán hàng chủ yếu được ứng dụng từ những phầnmềm quản lý bán hàng

2 Đặc điểm/ Công dụng trong hoạt động của tổ chức

a Đặc điểm của HTTTQL bán hàng trong hoạt động của tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một phương thức để doanh nghiệpkiểm soát, quản lý lượng hàng hóa một cách chặt chẽ Việc quản lý của hệ thống sẽđược thể hiện cụ thể qua các khâu: nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng,quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,…

Hệ thống quản lý bán hàng cũng giúp chủ doanh nghiệp có thể giám sát đượchoạt động bán hàng của nhân viên Đồng thời, xem xét tính trung thực của nhân viênbán hàng

b Các chức năng của HTTT quản lý bán hàng trong hoạt động của tổ chức

Chức năng quản lý đơn hàng: Giúp doanh nghiệp phân loại đơn hàng, quản lý

hệ thống vận chuyển, quản lý vấn đề trả hàng,

Chức năng quản lý kho hàng hóa: Giúp doanh nghiệp tối ưu không gian kho,theo dõi hàng tồn kho, nhập hàng và lưu kho,

Quản lý khách hàng: Thông tin khách hàng được HTTT quản lý bán hàng lưutrữ lại để người bán hàng dễ dàng nhận biết khách hàng là khách mới hay khách cũ,khách quen để có chương trình bán hàng và tri ân hợp lý.

Chức năng quản lý nhân viên: quản lý lịch làm việc, thông tin, vai trò của từngnhân viên để người quản lý dễ dàng theo dõi, đánh giá hiệu suất

Chức năng báo cáo: HTTT quản lý bán hàng được thiết kế với chức năng hỗ trợxuất báo cáo tự động một cách chính xác nhất

PHẦN 3:

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

CỦA WINMART

I Giới thiệu về WinMart:

WinMart (tên cũ là VinMart) là hệ thống siêu thị thuộc tập đoàn Masan, ViệtNam Hệ thống này khai trương ngày 20 tháng 11 năm 2014 Theo thống kê củaVietnam Report tính đến tháng 11 năm 2017, WinMart và chuỗi cửa hàng WinMart+nằm trong Top 2 nhà bán lẻ được người tiêu dùng quan tâm nhất, Top 4 trên bảng xếphạng 10 nhà bán lẻ uy tín nhất năm 2017

3 Tầm nhìn:

Mang lại sự lựa chọn hoàn hảo về mua sắm tiện ích, WinMart hướng tới mụctiêu trở thành hệ thống bán lẻ hàng đầu tại Việt Nam, dẫn đầu về cung cấp sản phẩmtiêu dùng và chất lượng dịch vụ trong đời sống người Việt

WinMart còn chú trọng xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năngđộng, sáng tạo và nhân văn; tạo điều kiện và cơ hội phát triển cho tất cả nhân viên;tích cực đóng góp vào các hoạt động xã hội, hướng về cộng đồng với những thôngđiệp mang tính nhân văn

4 Các áp lực cạnh tranh hiện tại:

a Áp lực cạnh tranh từ các đối thủ cạnh tranh truyền thống

Các đối thủ cạnh tranh ở thị trường Việt Nam với WinMart gồm có: Tổng công

ty ™ Hà Nội (Hapro), công ty CP TĐ Phú Thái, Tổng công ty TM Sài Gòn (Satra),Công ty CP Nhất Nam (Fivimart), Metro Cash and Carry Việt Nam (Đức), Go (BigC), Lotte (Hàn Quốc), Aeon (Nhật Bản) Trong đó đối thủ cạnh tranh trực tiếp và lớnnhất đối với WinMart là Go (Big C) và Co.op Mart

b Áp lực cạnh tranh từ những đối thủ mới tham gia thị trường

Khi Việt Nam thực hiện chính sách mở cửa hội nhập với kinh tế thế giới thì ràocản gia nhập ngành sẽ không còn là khó khăn với những đối thủ có tiềm lực tài chínhhọc của thí nghiệm quản lý và công nghệ tiên tiến từ những nước phát triển trên thếgiới Trong số đó phải kể đến những tập đoàn bán lẻ hàng đầu thế giới như: Walmart,Carrefour, Auchan, Tesco… Theo những thông tin mới đây của Hiệp hội bán lẻ ViệtNam thì cả Walmart và Auchan đã cử đại diện sang Việt Nam để chuẩn bị cho kếhoạch thâm nhập thị trường trong thời gian tới,

c Áp lực từ nhà cung cấp

WinMart rất chú trọng đến chất lượng sản phẩm cung cấp cho người tiêu dùng

Hệ thống WinMart đảm bảo cung cấp các sản phẩm có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, từcác đối tác trong nước và quốc tế với chất lượng được kiểm soát kĩ lưỡng theo quytrình quản lý chất lượng nghiêm ngặt Tất cả các sản phẩm do WinMart phân phối đềutuân thủ nghiêm ngặt quy trình đầu vào cũng như liên kết với nhà cung cấp uy tín đểđảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm cho người tiêu dùng với giá cả hợp lý Vì thế việclựa chọn nhà cung cấp vô cùng khắt khe

Các nhà cung cấp có thể kể đến như:

 Các thương hiệu thực phẩm, đồ dùng sinh hoạt có thể kể đến như:Vinamilk, Đôi đũa vàng, SG Food, Kinh Đô, Nutifood, Dutch Lady, TườngAn,

 Các thương hiệu mỹ phẩm: Nivea, Downy, Body, Double Rich…

d Áp lực từ khách hàng

Vì khách hàng của WinMart hầu hết là những người có thu nhập khá cao nênyêu cầu của họ về chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ cũng phải tỉ lệ thuận với sốtiền mà họ bỏ ra Các vấn đề về chất lượng hàng hóa, các thực phẩm tươi sống phảiđảm bảo nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, đảm bảo sạch sẽ và an toàn thực phẩm, hàng hóacần được bảo quản thật tốt, trưng bày gọn gàng, dễ tìm Bên cạnh chất lượng hàng hóađạt chuẩn, khách hàng hiện nay còn yêu cầu cao về chất lượng dịch vụ, về thái độ làmviệc của nhân viên

e Các sản phẩm và dịch vụ thay thế

Sản phẩm thay thế của hệ thống siêu thị WinMart chính là các kênh bán lẻtruyền thống với các chợ truyền thống, các cửa hàng tạp hóa quy mô hộ gia đình Cáckênh bán lẻ truyền thống này chiếm đến 80% thị trường của nước ta

II Tổng quan về ứng dụng Posapp:

1 Giao diện Posapp:

c Những tiện ích mà PosApp đem lại

PosApp cung cấp giải pháp cho 3 ngành hàng chính bao gồm:

● PosApp FNB: giải pháp quản lý toàn diện cho nhà hàng, Café, trà sữa,…

● PosApp Retail: giải pháp quản lý bán hàng cho ngành bán lẻ bao gồmshop bán lẻ, tạp hoá, siêu thị, nhà thuốc,…

● PosApp dịch vụ: giải pháp dành riêng cho ngành Spa-Nail-Salon,…Trong mỗi ngành đều có những dịch vụ riêng đáp ứng được nhu cầu của kháchhàng

d Những ưu điểm nổi trội chung của những ngành mà PosApp cung cấp:

● Giao diện đơn giản – thân thiện – dễ sử dụng;

● Dữ liệu đồng bộ giữa các thiết bị;

● Bán hàng liên tục Online/Offline;

● Quản lý xuất nhập kho;

● Quản lý hàng tồn kho;

● Quản lý đơn hàng;

● Quản lý nhân viên;

● Lưu trữ thông tin Hàng hóa - dịch vụ;

● Quản lý khách hàng;

● Báo cáo theo từng chi nhánh trong chuỗi

2 Dữ liệu đầu vào - đầu ra và giao diện của hệ thống:

Dữ liệu đầu vào: Dữ liệu về hàng hóa, khách hàng, đơn bán hàng và phiếu nhậpxuất hàng hóa

Dữ liệu đầu ra: Các báo cáo bao gồm: Báo cáo tổng quan, Báo cáo hóa đơn vàBáo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

 Sau khi dữ liệu được nhập vào, hệ thống sẽ xử lý, đó là đầu vào của Hệ thốngthông tin quản lý bán hàng Posapp Đầu ra của hệ thống sẽ là các báo cáophản ánh tình hình hoạt động của Winmart Dựa vào đầu ra và đầu vào, hệthống sẽ cung cấp cho nhà quản lý các thông tin chính xác và kịp thời nhất vềcửa hàng Từ đó, hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình kiểm soát và ra quyếtđịnh

a Dữ liệu đầu vào:

 Dữ liệu về hàng hóa - dịch vụ:

Thông tin của hàng hóa, sản phẩm hay dịch vụ có thể được nhập vào hệ thốngthông qua bảng Excel hoặc bằng phương pháp thủ công ngay trên hệ thống theo cácbước sau:

Khi dữ liệu về hàng hóa, sản phẩm hay dịch vụ có thể được cập nhật trên ứngdụng Posapp bao gồm các thông tin chung như tên hàng hóa, giá bán, giá vốn…và cácthông tin bổ sung khác như hình ảnh, thuế VAT, Hệ thống sẽ lưu dữ liệu lại và xử lý

để hỗ trợ cho hoạt động bán hàng và cho ra báo cáo

 Dữ liệu về nhân viên:

Trong mục quản lý nhân viên Posapp gồm có các mục nhằm tối ưu hóa việctheo dõi, phân công, quản lý nhân viên trong cửa hàng, gồm có 4 mục nhỏ là:

 Thiết lập tài khoản nhân viên

 Phân nhóm nhân viên

 Thiết lập vai trò

 Thời gian làm việc của nhân viên

- Thiết lập vai trò:

- Thiết lập tài khoản nhân viên:

- Phân chia nhóm nhân viên:

- Quản lý thời gian làm việc:

 Thiết lập và theo dõi thời khóa biểu nhân viên

 Quản lý ngày nghỉ

 Quản lý thời gian làm việc của cửa hàng cho nhân viên tiện theo dõi

 Thiết lập các ca làm việc

 Dữ liệu về hàng hóa trong kho hàng:

Quản lý Kho trong hệ thống PosApp, bao gồm 2 phần chính:

- Xuất hàng

Tương tự như nhập hàng, khi xuất hàng cần cung cấp cho hệ thống những thôngtin về Nhà cung cấp, tên sản phẩm với số lượng xuất theo đơn vị tính

- Tồn kho

Công thức tính hàng tồn kho của Posapp là: Tồn kho = Nhập - Xuất

Posapp còn giúp tính giá vốn trung bình 1 cách tự động Ngoài ra có thể thấyđược sự kiểm soát định mức tồn kho (tối thiểu và tối đa) của mặt hàng để có thể kịpthời xử lý

 Dữ liệu về khách hàng:

 Nhóm khách hàng:

Phân loại khách hàng của siêu thị Tùy theo mục đích sử dụng mà doanh nghiệp

có thể phân loại khác nhau Ví dụ như phân loại theo số lượng mua hàng thì sẽ cónhóm khách hàng vip, thường và lẻ

 Khách hàng:

Khi quản lý khách hàng trong hệ thống quản lý bán hàng siêu thị, khách hàngcủa siêu thị được quản lý với những thông tin: Mã số, tên khách hàng, số điện thoại,địa chỉ…

 Posapp giúp siêu thị nắm bắt và theo dõi được thông tin về các khách hàng

một cách cụ thể, đầy đủ và chính xác

 Dữ liệu về đơn hàng:

Để thực hiện các giao dịch bán hàng thì tại giao diện chính của hệ thống, hoạt động bán hàng được diễn ra như sau:

 Sau khi chọn bán hàng, giao diện bán hàng sẽ hiện ra ta sẽ thực hiện các thaotác như sau:

 Sau khi đã xuất hóa hơn, hệ thống sẽ ghi nhận đơn hàng và các thông tin vềcác đơn hàng và trạng thái của đơn hàng sẽ được lưu vào hệ thống để xử lý vàcho ra các báo cáo hóa đơn

b Dữ liệu đầu ra:

Sau khi các dữ liệu đầu vào được nhập vào hệ thống, hệ thống sẽ xử lý các dữliệu này và cho ra đầu ra là các bản báo cáo Trong bài báo cáo này sẽ chỉ đề cập tớicác báo cáo quan trọng nhất, bao gồm: Báo cáo tổng quan, Báo cáo kết quả hoạt độngkinh doanh và Báo cáo hóa đơn

 Báo cáo hóa đơn:

Các thông tin trong báo cáo hóa đơn là kết quả của quá trình hệ thống xử lý các

dữ liệu đầu vào từ khách hàng và các đơn hàng bán Bảng báo cáo hóa đơn hỗ trợ cácnhà quản lý nắm bắt thông tin về trạng thái đơn hàng, khách hàng và giá trị của cácgiao dịch đã xảy ra tại cửa hàng

 Báo cáo tổng quan:

Báo cáo tổng quan cung cấp cái nhìn tổng quát về hiện trạng hoạt động kinhdoanh của cửa hàng như thế nào với các số liệu như: Doanh thu, chi phí và lợi nhuận.Bên cạnh đó, báo cáo cung cấp các biểu đồ mô tả sự biến động của các khoản lợinhuận Trong đó, báo cáo tổng quan được tổng hợp và xử lý từ tất cả các dữ liệu đầuvào

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: