thực trạng về tổ chức bộ máy quản trị hoạt động kinh doanh của tổng công ty sông đà

cái có trước tổ chức, tuy nhiên điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp chỉ xâydựng chiến lược khi chưa có một cấu trúc tổ chức, mà mối quan hệ giữa chiếnlược và tổ chức thể hiện ở chỗ: v

LỜI NÓI ĐẦU

Tổng công ty Sông Đà là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Xây dựngđược thành lập từ năm 1960 - tên giao dịch quốc tế là Song Da Corporation.Hoạt động kinh doanh chính của Tổng công ty thuộc các lĩnh vực xây dựng côngtrình thuỷ điện, công trình cơ sở hạ tầng, các công trình giao thông, xây dựngcông nghiệp, dân dụng, đường dây và trạm, sản xuất vật liệu xây dựng, thép, ximăng, các khu công nghiệp và đô thị, tư vấn xây dựng, xuất nhập khẩu vật tư,thiết bị, công nghệ xây dựng cùng nhiều lĩnh vực kinh doanh khác

Tổng công ty Sông Đà đã tham gia xây dựng hầu hết các công trình thuỷđiện lớn của đất nước, đó là Nhà máy Thuỷ điện Thác Bà-108MW, Thuỷ điệnHoà Bình-1920MW, Thuỷ điện Trị An-400MW, Thuỷ điện Vĩnh Sơn-66 MW,Thủy điện Yaly- 720MW, Thủy điện Sông Hinh- 66 MW

Các công trình này đã cung cấp 70% sản lượng điện của toàn quốc, gópphần vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

Tổng công ty là tổng thầu EPC thực hiện dự án đầu tư nhà máy Thuỷ điện

Sê San 3-273MW, Nhà máy thuỷ điện Tuyên Quang - 342MW theo phươngthức hợp đồng chìa khoá trao tay và làm chủ đầu tư nhiều công trình Thuỷ điệnvừa và nhỏ như: Nhà máy thuỷ điện Cần Đơn theo phương thức BOT trongnước, thuỷ địên Ry Ninh 2, Thuỷ điện Nà Lơi, Thuỷ điện Sê San 3A, Thuỷ điệnNậm Mu theo phương thức BO

Tổng công ty đã xây dựng nhiều công trình đường dây và trạm biến ápcao thế như Đường dây 220KV Phả Lại-Bắc Giang, 500KV Bắc - Nam, 500KVPhú Lâm-Pleiku, Trạm biến áp 500KV Hoà Bình, Pleiku, Trạm biến áp 220KVViệt Trì, Tràng Bạch, Vật Cách, Bắc Giang, Sóc Sơn và nhiều công trình hạthế phục vụ phát triển dân sinh khác

Tổng công ty đã thực hiện nhiều hợp đồng lớn thuộc lĩnh vực xây dựng cơ

sở hạ tầng, xây dựng và cải tạo các đường giao thông quan trọng như quốc lộ1A, quốc lộ 18, quốc lộ 10, đường Hồ Chí Minh đặc biệt là xây dựng Hầmđường bộ qua đèo Hải Vân theo công nghệ đào hầm mới của áo (NATM), các

công trình công nghiệp yêu cầu kỹ thuật cao như: Nhà máy giấy Bãi Bằng, DệtMinh Phương, Nhà máy xi măng Nghi Sơn, Bút Sơn, Hoàng Mai

Trong quá trình trên 40 năm phát triển và trưởng thành, Tổng công tySông Đà đã tích luỹ được rất nhiều kinh nghiệm trong thiết kế, thi công và trongđiều hành sản xuất Ngày nay, Tổng công ty có một đội ngũ hơn 20.000 cán bộ

kỹ thuật và công nhân lành nghề (trong đó có hơn 3000 cán bộ kỹ thuật, quản lý

có trình độ Đại học và trên Đại học) Trú trọng đầu tư trang thiết bị, tổng công ty

là đơn vị duy nhất ở Việt Nam có lực lượng thiết bị thi công chuyên ngành tiêntiến và hiện đại

Với những thành tích và đóng góp to lớn cho sự nghiệp xây dựng đấtnước, Tổng công ty Sông Đà đã hai lần được tặng thưởng Huân chương Hồ ChíMinh cùng nhiều huân chương khác, nhiều tập thể và cá nhân đã được tặng danhhiệu Anh Hùng Lao Động, Chiến Sỹ Thi Đua toàn quốc và nhiều danh hiệu caoquý khác

Định hướng và mục tiêu phát triển giai đoạn 2001-2010 của Tổng công tySông Đà là: xây dựng và phát triển Tổng công ty thành tập đoàn kinh tế mạnh đadạng hoá ngành nghề, đa dạng hoá sản phẩm trên có sở duy trì và phát triểnngành nghề xây dựng truyền thống để đảm bảo tổng công ty Sông Đà là một nhàthầu mạnh có khả năng làm tổng thầu các Công trình lớn ở trong nước và quốc

tế Phát huy cao độ mọi nguồn lực để nâng cao năng lực cạnh tranh, góp phầnquan trọng vào sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước

Qua bốn tuần đầu thực tập tốt nghiệp tại Tổng công ty Sông Đà, em cómột số báo cáo sơ bộ về tình hình sản xuất kinh doanh tại Tổng công ty như sau:

CHƯƠNG I MỘT SỐ NGUYÊN TẮC CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA MỘT DOANH NGHIỆP

I MỘT SỐ QUAN NIỆM VỀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP.

1 Một số quan niệm về tiếp cận quản trị doanh nghiệp.

1.1 Định nghĩa về quản trị.

Bất cứ một tố chức nào - một trường học, một câu lạc bộ quần chúng, một

Bộ của chính phủ, một doanh nghiệp hay một công ty đa quốc gia - đều phảiđược tổ chức và quản trị một cách hợp lí nếu muốn hoàn thành các mục tiêu đã

đề ra

Thuật ngữ “quản trị ” có rất nhiều định nghĩa Thông thường nó được địnhnghĩa như là “nghệ thuật làm việc bằng và thông qua người khác” Một địnhnghĩa khác đơn giản hơn thì cho rằng “quản trị là ra các quyết định”

1.2 Định nghĩa về quản trị doanh nghiệp

Do có nhiều trường phái, học thuyết và cách tiếp cận khác nhau về quảntrị nên một điều dễ hiểu là cũng có nhiều cách định nghĩa khác nhau về bản thânkhái niệm quản trị Định nghĩa dưới đây nhấn mạnh vai trò của yếu tố con ngườitrong hoạt động của doanh nghiệp nói chung và hoạt động quản trị nói riêng:

Quản trị doanh nghiệp là tổng hợp những hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu xác định thông qua sự nỗ lực của những người khác trong doanh nghiệp.

Theo định nghĩa này cần chú ý một số điểm sau đây:

Thứ nhất: hoạt động quản trị là một dạng hoạt động đặc biệt Tính chất

đặc biệt của hoạt động quản trị doanh nghiệp thể hiện ở những điểm sau:

_ Hoạt động quản trị doanh nghiệp nhằm góp phần đạt mục tiêu chungnhưng gián tiếp, vì hoạt động này không tạo ra một kết quả cụ thể nào để đạtmục tiêu, mà nó chỉ tạo ra những tác động nhằm làm cho quá trình đi đến mụctiêu nhanh hơn, dễ dàng hơn và hiệu quả hơn

- Chính vì vậy nên công cụ làm việc của các nhà quản trị cũng đặc biệt.

Họ không sử dụng các công cụ thông thường như những người trực tiếp cáccông việc (máy móc, trang thiết bị công nghệ để biến đổi các yếu tố đàu vàothành các sản phẩm đầu ra) Lao động của các nhà quản trị là lao động trí óc, đòihỏi những khả năng tư duy, sáng tạo nhiều hơn

Thứ hai: quản trị doanh nghiệp là một dạng hoạt động trong tổ chức

doanh nghiệp, của một số thành viên trong doanh nghiệp

Thứ ba: hoạt động quản trị doanh nghiệp chia thành hai hệ thống: hệ

thống quản trị và hệ thống bị quản trị (đối tượng quản trị) Những tác động từ hệthống quản trị đến đối tượng quản trị nhằm tạo ra những kết quả cần thiết giúpcho mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện Tuy nhiên, hoạt động của doanhnghiệp chịu ảnh hưởng rất nhiều của môi trường daonh nghiệp bên ngoài, cácyếu tố của môi trường này lại luôn luôn thay đổi Vì vậy, có thể nói rằng quản trịdoanh nghiệp - đó là tìm cách làm cho doanh nghiệp thích nghi với môi trườngdoanh nghiệp bên ngoài và quản trị là quản trị sự thay đổi

Khái niệm quản trị doanh nghiệp có thể diễn đạt theo sơ đồ sau:

2 Các nguyên tắc về tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc áp dụng một mô hình tổ chức nào đó để tiến hành hoạt động kinhdoanh là tuỳ thuộc vào sự lựa chọn của nhà quản trị Song để xây dựng một cấu

THỰC HIỆN

(KẾT QUẢ)

MÔI TRƯỜNG DOANH NGHIỆP BÊN NGOÀI

HỆ THỐNG QUẢN TRỊ

ĐỐI TƯỢNG QUẢN TRỊ

trúc tổ chức hợp lý, đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động kinh doanh cầnphải tuân thủ các nguyên tắc sau đây.

Nguyên tắc cơ bản: Cấu trúc tổ chức phải đi theo và đáp ứng yêu cầu của

chiến lược kinh doanh

Nguyên tắc này được dựa trên một nguyên tắc tổng quát của lĩnh vực kiếntrúc và kết cấu, đó là “hinhf thức phải đi sau chức năng” Cụ thể, khi hình thànhmột cấu trúc nào đó, các bộ phận (hay đơn vị) cấu thành đều phải nhằm thựchiện các chức năng, hay phải xuất phát từ việc thực hiện các chức năng Ví dụ:nếu thiết một ngôi nhà mà muốn đi vào toilet phải đi qua phòng ngủ, hoắc muốnqua phòng ngủ riêng dứt khoát phải đi qua một phòng khác thì đó là một thiết kế

dở, ở đó hình thức không đáp ứng (không theo kịp) được chức năng

Trong công tác tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận (hay đơn vị)

và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thựchiện các chức năng của tổ chức Nói cách khác, sự lựa chọn mô hình, sự phâncông, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân đều phảixuất phát từ việc thực hiện chức năng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu đãxác định Cụ thể, trong quá trình hoạch định đã xác định được những mục tiêu

mà doanh nghiệp cần phấn đấu hoàn thành cũng như những biện pháp (lớn và cụthể) để đạt được những mục tiêu đó thì vấn đề tiếp theo là ai thực hiện? Giaocho ai làm việc gì, giữ chức vụ gì, phân chia các thành viên trong doanh nghiệpthành các nhóm người (bộ phận) theo những tiêu thức nào, trong nhóm có baonhiêu người và những loại người nào (xét về mặt trình độ chuyên môn, tay nghềchẳng hạn), điều đó phụ thuộc phần lớn vào các chức năng mà doanh nghiệpcần thực hiện

Trong doanh nghiệp, các chức năng được thực hiện chủ yếu thông quaquá trình hình thành và thực hiện chiến lược kinh doanh, hay diễn đạt theo cáchkhác: chiến lược kinh doanh đã bao quát toàn bộ các chức năng và nhiệm vụ củadoanh nghiệp trong mỗi thời kỳ Chình vì vậy, cấu trúc (hay hình thức) tổ chứcphải đi theo và đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh Chiến lược phải là

cái có trước tổ chức, tuy nhiên điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp chỉ xâydựng chiến lược khi chưa có một cấu trúc tổ chức, mà mối quan hệ giữa chiếnlược và tổ chức thể hiện ở chỗ: với mỗi một chiến lược kinh doanh đã được xácđịnh và lựa chọn, thì cấu trúc tổ chức phải có sự thay đổi, điều chỉnh và hoànthiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược.

Đây là nguyên tắc rất quan trọng và cơ bản trong việc hình thành cấu trúc

tổ chức Nếu vi phạm nguyên tắc này chắc chắn sẽ dẫn đến sự suy giảm của tổchức, sẽ gây ra các hiện tượng chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ trống các chứcnăng, nhiệm vụ giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức v.v

Ngoài nguyên tắc cơ bản trên, việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chứccòn phải đảm bảo thực hiện tốt các nguyên tắc khác dưới đây:

Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh

cách phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn cấp quản trị thể hiện sựphân chia chức năng quản trị theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệhợp lý với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp để có thể giải quyếtmọi công việc một cách có hiệu quả, nhanh chóng; tránh tình trạng chồng chéotrong việc ra các quyết định, các thông tin được đưa đến các bộ phận cần thiếttrong thời gian dài do phải trải qua nhiều bộ phận, các khâu khác nhau Cơ cấu

tổ chức hợp lý sẽ mang tính năng động cao, hoạt động kinh doanh được tiếnhành nhịp nhàng, ăn khớp giữa các bộ phận, các khâu trong doanh nghiệp

Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng linh

hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môitrường Thật vậy, trong quá trình hoạt động kinh doanh, mỗi doanh nghiệp phảichịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố trong và ngoài doanh nghiệp tác động.Chính vì vậy, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều tình huống phức tạp, rất khácnhau do đó đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải có tính linh hoạt

Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của

tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp Độ chính xác của thôngtin tác động trực tiếp đến mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bởi vì

mọi quyết định, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp được đưa ra đều dựatrên sự tổng hợp, phân loại, đánh giá, phân tích các thông tin do đó để kinhdoanh có hiệu quả, doanh nghiệp phải tiến hành thu thập và xử lý thông tin cẩnthận đảm bảo độ chính xác cao của mọi thông tin.

Tính kinh tế: cơ cấu tổ chức quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu

quả cao nhất, nghĩa là thực hiện hoạt động kinh doanh có hiệu quả nhất trên cơ

sở chi phí quản lý để thực hiện hoạt động đó là thất nhất Nguyên tắc này dựavào tiêu chuẩn mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về.Khi chi phí quản lý thấp sẽ làm giảm giá thành của sản phẩm và thu nhập củadoanh nghiệp sẽ tăng do đó kết quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp đượcđánh giá là tốt

Tính bí mật: Trong nền kinh tế thị trường diễn ra sự cạnh tranh ác liệt,

các đối thủ cạnh tranh thường tìm hiểu những thông tin về doanh nghiệp nhưđặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp; khả năng của doanh nghiệp về tiêu thụhàng hoá, về tài chính, về trình độ lao động, về năng suất lao động, về kháchhàng của doanh nghiệp để từ đó có những hạn chế sự phát triển của doanhnghiệp hay tăng khả năng cạnh tranh của họ Việc giữ bí mật phải thực hiện tốt ởtừng khâu, từng bộ phận trong doanh nghiệp, chống sự rò rỉ thông tin đặc biệt lànhững thông tin quan trong mang tính chiến lược

3.Tại sao phải quản trị.

Sự phân tích về những thất bại kinh doanh được thực hiện qua nhiều năm

đã cho thấy rằng sở dĩ các thất bại này có tỷ lệ cao là do quản trị tồi và thiếukinh nghiệm Về tầm quan trọng của quản trị thì không đâu có thể thể hiện rõhơn so với trường hợp của các đang phát triển Bảng tổng quan về vấn đề nàytrong những năm gần đây của các chuyên gia về phát triển kinh tế đã cho thấyrằng sự cung cấp tiền bạc hoặc kỹ thật công nghệ không đem lại sự phát triển.Yếu tố hạn chế trong hầu hết mọi trường hợp chính là sự thiếu thốn về chấtlượng và sức mạnh của các nhà quản trị

Trong khi mà nền văn minh của chúng ta được đặc trưng bởi những cảitiến có tính chất cách mạng trong khoa học vật lí và sinh học, thì các ngành khoahọc xã hội đã bị chậm trễ ở phía sau Tuy nhiên, nếu chúng ta không biết cáchkhai thác các nguồn nhân lực và phối hợp sự hoạt động của con người, thì sự phihiệu quả và lãng phí trong khi áp dụng những phát minh kỹ thuật vẫn sẽ tiếp tục.Chúng ta chỉ cần nhìn vào sự lãng phí không thể tưởng tượng được về các nguồnnhân lực và vật lực là có thể thấy rằng các ngành khoa học xã hội còn quá xa vớiviệc thực hiện chức năng hướng dẫn chính sách và hoạt động xã hội của chúng

Không phải mọi tổ chức đều tin rằng họ cần tới cách quản trị Trên thực

tế, một số người chỉ trích nền quản trị hiện đại rằng, người ta sẽ làm việc vớinhau tốt hơn và với một sự thoả mãn cá nhân nhiều hơn, nếu không có nhữngngười quản trị Họ viện dẫn ra những hoạt động theo nhóm lý tưởng như là một

sự nỗ lực “đồng đội” Dường như họ không thấy rằng trong hình thức sơ đẳngnhất của trò trơi đồng đội, các cá nhân tham gia trò trơi đều có những mục đích

rõ ràng của nhóm cũng như những mục đích riêng, họ được giao phó một vị trí,

họ tuân theo các kiểu chơi, thưa nhận một người nào đó để mở các cuộc chơi, vàtuân theo các quy tắc và những hướng dẫn nhất định Thực ra, mọi nỗ lực hữuích của nhám được vạch ra để nhằm đạt được các mục đích của nhóm, với thờigian, tiền bạc, vật liệu ít nhất hoặc ít lo âu nhất, đều chọn lựa quá trình cơ bản,cấc nguyên tắc, và các kỹ thuật của quản trị

Việc quản trị là thiết yếu trong mọi sự hợp tác có tổ chức, cũng như ở mọicấp độ của tổ chức trong một cơ sở Đó là chức năng không những của ông chủtịch tổng công ty và ông tướng trong quân đội mà còn của người thanh tra cửahàng và người chỉ huy công ty Trong quá trình làn việc với nhiều cơ sở và tổchức, chúng ta thường nghe người ta nói rằng “sự lo lắng” của một cơ sở là về

“quản trị” Ngay cả các ông phó chủ tịch của một công ty cũng có nhận xét nhưvậy Trong khi những yếu kém và những khó khăn có thể xuất hiện ở mọi cấpquản trị, thì việc quản trị có hiệu quả và dễ tiếp nhận đòi hỏi rằng tất cả những ai

chịu thách nhiệm về công việc của những người khác tại mọi cấp và trong bất kỳloại cơ sở nào đều phải tự coi mình là người quản trị

II TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA DOANH NGHIỆP.

1.Khái niệm bộ máy quản trị.

Bộ máy quản trị: Bộ máy quản trị của một tổ chức là một hệ thống các

con người, cùng với các phương tiện của tổ chức được liên kết theo một số cácnguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn

bộ hoạt động của hệ thống nhằm đạt được mục tiêu đã định Thực chất bộ máyquản trị là chủ thể quản trị của hệ thống Bộ máy quản trị của một tổ chức baogồm hai hệ thống:

+ Hệ thống chỉ huy: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Ban kiểm soát.+ Hệ thống chức năng: Bao gồm các phòng ban chức năng

Bộ máy quản trị là một cơ quan chức năng trong doanh nghiệp(gồm cácphòng ban chức năng) có nhiệm vụ cơ bản giúp giám đốc chỉ huy và điều hànhquá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đạthiệu quả cao nhất

Tổ chức bộ máy quản trị: Là quá trình xác định các chức năng, các bộ

phận tạo thành một bộ máy quản trị , nmhawmf thực hiện được các chức năngquản trị Thiết kế tổ chức bộ máy quản trị là một quá trình bao gồm ba yếu tốchủ yếu sau:

Một: Xác định các bộ phận hợp thành của bộ máy và các chức năng

nhiệm vụ của các bộ phận đó và phân phối các nhiệm vụ cho các nhóm và cacas

cá nhân trong từng bộ phận

Hai: Dự định phối hợp hoạt động của các bộ phận và nhóm, trên cơ sở các

nguyên tắc quy về quản trị doanh nghiệp

Ba: Xác định các quy định, chính sách và hệ thống tổ chức quản trị

Tổ chức bộ máy quản trị được thiết kế ra phải làm rõ được ba yếu tố trên

để có thể quyết định được tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp

2 Yêu cầu của tổ chức bộ máy quản trị

Mỗi một công việc, một vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù đơn giản hay phức tạp,đều phải đặt ra những yêu cầu, tiêu chuẩn, thể hiện tính hữu ích của công việc vềvấn đề đó Đối với việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị hoạt động sản xuấtkinh doanh là một quá trình hết sức phức tạp, đòi hỏi rất nhiều mặt trên cơ sở bắtbuộc phải tồn tại và phát triển trong điều kiện vận hành của nền kinh tế thịtrường hiện nay

Nói cách khác, việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị hoạt động sảnxuất kinh doanh phải phù hợp với xu thế của thời cuộc thì doanh nghiệp mớicócơ hội để tồn tại và phát triển, đồng thời sản xuất kinh doanh mới có hiệu quả.Nếu nó vẫn còn sơ cứng hay cứng nhắc không phù hợp thì doanh nghiệp khôngthể đứng vững trong sự biến động không ngừng của cơ chế thị trường, những saisót hay những vướng mắc trong tổ chức bộ máy quản trị không những sẽ phứctạp thêm mà nó còn dẫn đến làm giảm năng suất lao động, làm tổn thất kinh tếgây lãng phí thời gian Do đó việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị hoạt độngsản xuất kinh doanh phải được thực hiện theo phương hướng ngày càng thíchứng đầy đủ với maucj tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,chủ thể của tổ chức bộ máy quản trị cũng như phù hợp với nguyên tắc quản lý

xã hội và cơ chế vận hành của nền kinh tế sản xuất hàng hoá Vì vậy nó cần phảiđáp ứng được các yêu cầu sau:

Một: Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp phải phù hợp với quy trình

nhiệm vụ kinh tế phát sinh và trình độ phát triển của doanh nghiệp Tuỳ theoquy mô, tính chất hoạt động kinh doanh, trình độ cán bộ công nhân viên và khảnăng trang thiết bị mà lựa chọn mô hình, cơ cấu tổ chức bộ máy, bảo đảm tínhnăng động và độ tin cậy lớn có khả năng thích ứng linh hoạt với các tình huốngsảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài mồi trường

Hai: Phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các khâu

và các cấp quản trị của doanh nghiệp Chỉ có dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm

vụ đã được xác định đúng đắn mới thiết kế được mô hình tổ chức và định bên

chế phù hợp đấy là điều có ý nghĩa quyết định đến chất lượng hoạt động quảntrị và hiệu lực của cơ cấu tổ chức bộ máy cùng với việc xác định đúng đắn chứcnăng, nhiệm vụ của mỗi khâu, mỗi cấp quản trị cần phải quy định rõ mối quan

hệ và phạm vi chức trách trong cơ cấu tổ chức để xác lập rõ quan hệ chỉ huy,lãnh đạo hay quan hệ phối hợp kinh tế – kĩ thuật, nghiệp vụ

Những quy định nói trên cần được thể hiện trong nội quy hoặc điều lệ tổchức doanh nghiệp

Ba: Không ngừng cải tiến và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh

nghiệp Đó là một trong các yêu cầu quan trọng, vì một mặt, do yêu cầu của thịtrường cần có sự chuyển biến nội tại để kịp thích ứng, mặt khác do những điềukiện như trình độ cán bộ công nhân viên, trình độ hiện đại hoá trang thiết bịquản lý và kinh doanh của mỗi doanh nghiệp cũng thường xuyên được đổi mới.Những tiền đề nêu trên vừa là yêu cầu và cũng là điều kiện để không ngừng cảitiến và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp để bảo đảm quátrình kinh doanh ngày càng đạt hiệu quả cao Vì vậy, khi thiết kế và cải tiến tổchức bộ máy kinh doanh cần vận dụng tổng hợp, đồng bộ các nguyên tắc và cácyêu cầu mới mong mang lại kết quả tốt

Tiêu chuẩn để đánh giá tổ chức bộ máy kinh doanh của doanh nghiệp là:

- Tổ chức bộ máy gọn nhẹ và có hiệu lực

- Luôn luôn nhạy cảm với các biến cố của thị trường

- Đưa ra được các quyết định kinh doanh đúng đắn

- Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có lợi nhuận

3 Một số cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị.

3.1 Các nguyên tắc xây dựng cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị

a Nguyên tắc hiệu quả.

Đây là nguyên tắc mang tính chất rất quan trọng trong các hệ thống kinh

tế Đó là cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải thu được kết quả hoạt động caonhất so với chi phí đã bỏ ra, nhưng vẫn đảm bảo quyền lực của người lãnh đạo

và hiệu lực của bộ máy quản trị Các yêu cầu cơ bản để đạt được nguyên tắcnày.

- Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo hợp lý nhất, đảm bảo cho chi phí hoạtđộng là nhỏ nhất phù hợp với quy mô của hệ thống

- Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tạo ra và nuôi dưỡng được một phong cáchvăn hoá tổ chức

- Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho các cán bộ phân hệ có quy mô hợp lýtương ứng với khả năng, trình độ tổ chức của cán bộ

b Nguyên tắc quản trị hệ thống

Doanh nghiệp là một hệ thống hoàn chỉnh gồm một số đơn vị cấu thành

có tác động tương tác lẫn nhau phục vụ mục đính của doanh nghiệp Nguyên tắcquản trị hệ thống thể hiện ở các tính chất chủ yếu là

- Tính tập thể: Thể hiện ở doanh nghiệp gồm nhiều nguồn lực tập trung

như vố, nguốn nhân lực, hệ thống thông tin, vắn hoá doanh nghiệp

- Tính liên hệ: (bao gồm cả các mối quan hệ ngược) tức là các bộ phận

hoặc yếu tố đã nêu trên có mối quan hệ hữu cơ với nhau

- Tính mục đích: doanh nghiệp có mục đích kinh doanh rõ ràng

- Tính thích ứng: doanh nghiệp có khả năng thích ứng với các thay đổi

của môi trường bên trong cũng như bên ngoài của doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hệ thống của doanh nghiệp, việc bố trí cơ cấu tổ chức bộmáy quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhất thiết phải có tăngcường được mối liên hệ dọc và ngang, mỗi thành viên phải là một đơn vị thốngnhất hoàn chỉnh, vừa có khả năng đọc lập tác chiến và thích nghi, vừa nằm trong

sự lãnh đạo thống nhất có khuôn khổ của hệ thống

c Nguyên tắc thống nhất trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích.

Giữa ba yếu tố trách nhiệm, quyền hạn, lợi ích là ba yếu tố thống nhấtkhông thể tách rời nằm trong một thực thể Việc thống nhất này đảm bảo chotinh thần trách nhiệm và khả năng lãnh đạo nâng cao năng lực Lãnh đạo phải có

cả quyền hạn và trách nhiệm thì mới đảm bảo cho việc điều hành hệ thống tốt

nhất Lợi ích cũng là đảm bảo vật chất cho người lãnh đạo có khả năng trí lực vàvật lực để hoàn thành công việc của mình

d Nguyên tắc tập quyền và phân quyền

Tập quyền và phân quyền một cách phù hợp thích ứng là điều kiện quantrọng để doanh nghiệp quản trị một cách có hiệu quả Tập quyền và phân quyềncần phải có mức độ phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp cũng như trình độcủa cán bộ của cán bộ và có sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp để nhằm đạt đượcmục tiêu của doanh nghiệp Hệ thống hoạt động tốt khi không có sự trì trệ quámức cũng như không có các hoạt động vượt quá khuôn khổ được phép

e Nguyên tắc phân công phối hợp.

Vấn đề bố trí cơ cấu của doanh nghiệp dựa trên việc phân công nhiệm vụgiữa các đơn vị cũng như việc phối hợp giữa các chức năng đã nêu ra Các bộphận hoặc đơn vị có khả năng hợp tác đẻ phát huy các mặt mạnh và bổ khuyếtcho nhau Tuy nhiên các đơn vị cũng có các mối quan hệ về tỷ lệ khác nhau vầchất lượng như: thời gian, tốc độ, khả năng, quy mô… và có thể bổ sung chonhau

Việc bố trí cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải tuân theo nguyên tắcphân công phối hợp, có sự điều chỉnh thành lập mới, sát nhập hoặc giải thể một

số đơn vị hoặc bộ phận chức năng nhằm thực hiện tốt hơn mục đích của doanhnghiệp trong điều kiện môi trường thay đổi

3.2 Một số cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị.

3.2.1 Cấu trúc đơn giản (hay cấu trúc trực tuyến).

Mô hình tổ chức trực tuyến là một trong những cơ cấu tổ chức truyềnthống Sự quản lý được tiến hành thẳng từ cấp quản trị cao nhất của doanhnghiệp tới cấp quản trị thấp nhất của doanh nghiệp Đặc điểm quan trọng nhấtcủa mô hình tổ chức này là đơn vị cấp dưới trực thuộc chỉ tiếp nhận mệnh lệnhcủa một người lãnh đạo cấp trên Mọi chức năng quản trị như kế hoạch, tài vụ,nhân sự … đều do một người chịu trách nhiệm

Hình vẽ.

Trong đó A1,A2,…An; B1, B2, Bn là những người thực hiện trong các bộphận

Ưu điểm của mô hình : Quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì tính kỹ thuật và

kiểm tra Người lãnh đạo các tuyến phải trịu hoàn toàn trách nhiệm với các hoạtđộng của cấp dưới Chính và thế mà tạo điều kiện duy trì chế độ một thủ trưởng

Nhược điểm của mô hình : Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức

tổng hợp, toàn diện Mô hình này cũng hạn chế việc sử dụng các chuyên gia vềmặt quản trị, không khuyến khích được tính sáng tạo của cấp dưới Khi cần phốihợp, hiệp tác giữa các đơn vị hoặc cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khácnhau thì việc báo cáo thông tin phải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quyđịnh

3.2.2 Cấu trúc chức năng.

Nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chứcnăng quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn háo chỉđảm nhận một chức năng nhất định Những người thừa hành cấp dưới nhậnmệnh lệnh không chỉ từ người lành đạo doanh nghiệp mà cả những người lãnhđạo các chức năng khác nhau

Hình vẽ

Lãnh đạo tổ chức

Trong đó A1, A2, A3, … An là những người thực hiện trong các bộ phận.

Ưu điểm của mô hình : Thu hút được các chuyên gia vào công tác quản

trị, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo và giảm bớt gánhnặng cho người chịu trách nhiệm lãnh đạo

Nhược điểm của mô hình : Không duy trì được tính kỹ thuật, kiểm tra và

phối hợp Người lãnh đạo tổ chức phải phối hợp với người lãnh đạo chức năng,nhưng do có quá nhiều mệnh lệnh nên người tổ chức không phối hợp được hết,dẫn đến người thừa hành phải chịu một lúc nhiều mệnh lệnh, thậm trí nhiềumệnh lệnh trái ngược nhau

3.2.3 Mô hình trực tuyến – chức năng.

Để khắc phục mô hình trức tuyến và mô hình tổ chức phân công chứcnăng về những nhược điểm của nó Hiện nay, cơ cấu tổ chức liên hợp trực tuyến

- chức năng được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp

Theo mô hình này người lãnh đạo doanh nghiệp, dưới sự giúp đỡ của các

bộ phận khác để chuẩn bị các chức năng, các quyết định hướng dẫn và kiểm trathực hiện quyết định Nói chung người lãnh đạo được sự trợ giúp của các phòngban chức năng, các chuyên gia, các hội đồng tư vấn trong việc nghiên cứu, suynghĩ bàn bạc tìm ra các biện pháp tối ưu cho những vấn đè phức tạp Ở mô hình

tổ chức này, người lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt vàtoàn bộ quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp

Lãnh đạo tổ chức

Người lãnh đạo chức năng 1 Người lãnh đạo chức năng 2

Những quyết định quản trị do các phòng ban chức năng quản lý nghiêncứu, đề xuất Khi thủ trưởng thông qua biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từtrên xuống dưới theo tuyến đã quy định Các phòng ban chức năng có nhiệm vụtham mưu toàn bộ hệ thống trực tuyến đã quy định Đặc biệt, các phòng banchức năng không có quyền ra mệnh lệnh cho người thừa hành ở các tuyến.

Tuy nhiên mô hình này đã tận dụng được hai ưu điểm của mô hình ttỏchức trực tuyến và mô hình tổ chức phân công chức năng đó là phát huy đượcnăng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời vẫn đảm bảo quyềnchỉ huy củahệ thống trực tuyến Nhưng nó cũng bộc lộ ra một số nhược điểm.Người lãnh đạo doanh nghiệp phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộphận trực tuyến và bộ phận chức năng Ngoài ra, mỗi khi người lãnh đạo các bộphận chức năng có ý kiến khác nhau làm cho nhười lãnh đạo doanh nghiệp phảibàn bạc nhiều, tranh luận căng thẳng mà nhiều khi không đưa ra được các quyếtđinh có hiệu quả mong muốn Vì thế, người lãnh đạo sử dụng các bộ phận thammưu giúp việc của một nhóm các chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào

đó Nó giống như cơ cấu tham mưu trong quân đội, nhờ đó người lãnh đạo lợidụng tài năng chuyên môn của một số chuyên gia, có thể thường xuyên tiếp cậnvới họ, không cần hình thành một cơ cấu tổ chức phức tạp của các bộ phận thựchiện chức năng quản trị

Trong đó A1, A2, …An; B1, B2, …Bn là những người thực hiện trong các

bộ phận

3.2.4 Mô hình tổ chức ma trận.

Mô hình tổ chức ma trận là cơ cấu tổ chức hình vuông do hai hệ thốngquản trị ngang và dọc tạo nên Cơ cấu tổ chức này kết hợp được các tổ chứcchức năng như tiêu thụ sản phẩm, sản xuất, kỹ thuật với các tổ chức phân côngquản lý sản xuất theo chiều ngang như : hạng mục công trình, hạng mục dịch vụkín cho cùng một cán bộ trong tổ chức vừa giữ được quan hệ tổ chức theo ngànhdọc, vừa giữ được mối quan hệ ngang với tổ chức chức năng được phân côngtheo dõi sản phẩm hoặc dịch vụ Từ đó tạo nên mô hình ma trận…

4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản trị.

Khi lựa chọn và xây dựng cấu trúc tổ chức, nhà quản trị phải tính đến sựảnh hưởng của các nhân tố khách quan và chủ quan, nhắm đảm bảo có được mộtcấu trúc tổ chức hợp lý nhất, đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động kinhdoanh Đó là các nhân tố sau :

 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn:

Chiến lược là kế hoạch tổng quát nhất của doanh nghiệp, trong đó xácđịnh những mục tiêu cơ bản, những định hướng chung cho sự phát triển củadoanh nghiệp, trong khi đó cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp lại được xây dựng

để đảm bảo cho việc thực hiện định hướng chung, cho việc hoàn thành mục tiêuchung,vì vậy không thể xây dựng một cấu trúc tổ chức nà không xuất phát từnhững yêu cầu của chiến lược

 Các nhiệm vụ của doanh nghiệp:

Các hoạt động trong doanh nghiệp được thể hiện bằng những công việcchức năng cụ thể Những công việc này đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn,

những phương tiện kỹ thuật và quy trình công nghệ khác nhau, tức là cần nhữngnguồn lực khác nhau và cách thức khác nhau trong việc sử dụng những nguồnlực đó Cơ cấu tổ chức phải thể hiện được những khác nhau đó Một điều rõ ràng

là một doanh nghiệp có mô hình cấu trúc tổ chức khác với một doanh nghiệp tổchức sản xuất hay một doanh nghiệp dịch vụ

* Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp

Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp là tập hợp các phương tiện cầnthiết cho việc biến đổi các yếu tố đầu vào thành các sản phẩm đầu ra theo ýmuốn Công nghệ kinh doanh của các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnhvực khác nhau (sản xuất, thương mại, dịch vụ) rất khác nhau Mức độ tự độnghoá, sản xuất theo dây chuyền đòi hỏi việc tổ chức lao động, sắp xếp công việc,lựa chọn nhân viên sao cho phù hợp Tất cả những điều đó ảnh hưởng đến môhình tổ chức của doanh nghiệp

* Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhìn chung, môi trường “càng tĩnh”, có thể dự đoán và có thể kiểm soátđược thì cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp càng gần với mô hình “kinh điển” cótính chất lý thuyết hơn Ngược lại, môi trường càng không ổn định, càng cónhiều yếu tố khó dự báo, thì cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp càng có nhiều

“biến thể” càng nhiều lưu ý hơn

* Quy mô của doanh nghiệp.

Quy mô cuả doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản trịdoanh nghiệp.Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, cơ cấu tổ chức quản lý doanhnghiệp có quy mô lớn phải hình thành nhiều cấp quản trị hơn và ở mỗi cấp cũngbao gồm nhiều nơi làm việc hơn rất nhiều so với doanh nghiệp có quy mô nhỏ.Trong nhiều trường hợp, quy mô doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp và có tínhchất quyết định đến kiểu cơ cấu tổ chức cụ thể

* Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị

Càng ngày yếu tố này càng tác động trực tiếp và mạnh mẽ đến cơ cấu tổchức quản trị doanh nghiệp vì nguyên tắc hiệu quả đòi hỏi trong công tác quản

trị nhân sự phải biết sử dụng các quản trị viên có năng lực quản trị phù hợp Vớiđội ngũ quản trị viên có trình độ và kinh nghiệm, doanh nghiệp chỉ sử dụng một

số ít nhân lực song vẫn đảm bảo hoàn thành công việc quản trị với chất lượngcao hơn so với việc sử dụng đội ngũ quản trị viên ít được đào tạo Tính hiệu quảcòn được nhân lên thêm bởi việc sử dụng một số lượng quản trị viên ít hơn đãlàm đơn giản hoá ngay chính cơ cấu tổ chức quản lý do giảm bớt đầu mối, giảmbớt các mối liên hệ giữa các nơi làm việc, bộ phận quản trị với nhau

Cùng với các yếu tố đội ngũ trình độ quản trị viên, trình độ trang thiết bịcũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản lý bởi một doanh nghiệp

sử dụng đội ngũ quản trị viên thành thạo, biết sử dụng thuần thục hệ thống máy

vi tính cá nhân cần thiết làm giảm rất lớn thời gian thực hiện một nhiệm vụ quảntrị cụ thể và tăng sức hoạt động sáng tạo của đội ngũ quản trị viên rất nhiều và

do đó cơ cấu tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn

III MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ.

1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị.

Tổng công ty Sông Đà là một đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng, căn cứ vàoquyết định của chính phủ về quyền hạn, nhiệm vụ, chức năng thì Tổng công ty

có một vai trò và vị trí hết sức quan trọng trong cơ cấu tổ chức của bộ xây dựng

Để đảm bảo thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao thì Tổng công ty phảitạo lập được một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hoạt động một cách hợp lý vànăng động Do đó việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị là rất cần thiết

2 Một số phương hướng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị.

Trong những năm bao cấp, các doanh nghiệp đều có xu hướng mở rộngquy mô bộ máy quản trị Chính vì vậy, mà hầu hết các đơn vị này đều có bộ máyquản trị cồng kềnh, làm việc kém hiệu quả Năm 1986, với phương hướng quản

lý kinh tế đã được khẳng định là xoá bỏ tập trung quan liêu bao cấp, xây dựngmật cơ chế mới phù hợp với quy luật khách quan và trình độ phát triển của nền

kinh tế Cho đến nay đã thực hiện được cơ bản về đổi mới cơ cấu tổ chức bộmáy quản trị.

Đặc trưng trong các doanh nghiệp đã và đang có xu hướng giảm mạnh với

bộ máy quản trị chuyên tinh, gọn nhẹ, ít đầu mối trung gian (số lượng của bộmáy quản trị mà doanh nghiệp hướng tới là từ 8% - 10% tổng số cán bộ côngnhân viên) Bộ máy quản trị đã dần phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh tế kỹthuật của tong doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng cơ cấu tổ chức phi hình thức Điều này,đảm bảo cho các doanh nghịêp phát huy được nguồn lực bên ngoài làm tăng khảnăng cạnh tranh và đứng vững trên thị trường Bộ máy quản trị hoạt động linhhoạt, nhịp nhàng thu hút được chất xám từ bên ngoài Một doanh nghiệp đã sửdụng có hiệu quả các chuyên gia trong lĩnh vực tham mưu, tư vấn vào công tácsản xuất kinh doanh

Mặc dù còn nhiều bỡ ngỡ với cơ chế thị trường, sự khắt khe trong cạchtranh, một doanh nghiệp nhà nước đã và đang tìm ra cho mình một tổ chức bộmáy quản trị hoạt động kinh doanh thích hợp, năng động để tồn tại và phát triểntrong thời kỳ mở cửa của đất nước Tuy nhiên vẫn còn một số các doing nghiệpkhông theo kịp được với xu hướng của thời đại dẫn đén làm ăn kém hiệu quả

Cho nên vấn đề hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị hoạt động kinh doanh

ở các doanh nghiệp cầnịhải được quan tâm một cách thoả đáng Dưới đây là một

số kiến nghị cơ bản để khắc phục tình trạng trên:

Một: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị.

Cơ cấu là phạm trù phản ánh sự cấu tạo và hình thức bên trong của hệthống Cơ cấu là chỉ tiêu và tính tổ chức của hệ thống Cơ cấu tổ chức bộ máyquản trị là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý Một mặt phảnánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó lại tác động tích cực trở lại sự phát triển củasản xuất

Trong nền kinh tế thị trường, cơ cấu tổ chức bộ máy quảne trị phải luônluôn được hoàn thiện theo hướngngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ

sản xuất kinh doanh Cơ câú tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo mối quan hệvới số lượng, khâu quản lý gọn nhẹ nhất Có như vậy, bộ máy quản trị mới năngđộng di sâu đi sát và phục vụ sản xuất kinh doanh tạo điều kiện nâng cao hiệuquả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Chính vì vậy mà việc hoàn thiện tổ chức bộ maý quản trị hoạt động kinhdoanh là một tất yếu do những nguyên nhân sau:

- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị là tât yếu trongquá trình công nghiệphoá - hiện đại hoá đất nước và hội nhập quốc tế

- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị liên quan chặt chẽ đến việc xâydựng chiến lược kinh doanh cuả doanh nghiệp

- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị là vấn đề tất yếu trong quá trình sắpxếp lại, đổi mới cơ chế quản lý, cổ phần hoá, công ty hoá doanh nghiệp nhànước

Hai: Hoàn thiện chức năng quản trị.

Chức năng quản trị là lọai hoạt động quản lý được tách riêng ra trong quátrình phân công lao động và chuyên môn hoá lao động quản trị.Mỗi chqức năngquản trị là tổng thể các tác động cùng loại nhất định của chủ thể quản lý, đốitượng quản lý nhằm giải quyết có hiệu quả những nhiệm vụ đề ra

Các chức năng quản trị thể hình thức hợp lý của sự phân công quá trìnhquản trị theo tính chất và nội dung lao động có liên quan Đặc trưng cho mỗichức năng là phần việc có tính chất chung về mục đích và giữ vai trò nhất địnhtrong sản xuất Do vậy, viêc hoàn thiện cácc chức năng quản trị đòi hỏi có sựphân công hợp lý quá trình quản trị bằng cách phân công nhiệm vụ giữa các cơquantrực tuyến của cơ cấu quản trị Còn trong nội bộ từng bộ phận chức năng thìphân công hợp lý giữa các cán bộ nhân viên, quy định mối quan hệ về lề lối làmviệc, kết hợp các chức năng của họ đảm bảo cho mỗi cán bộ nhân viên quản trịhoàn thành nhiệm vụ

Hoàn thiện chức năng quản trị bằng phươmmg pháp tiêu chuẩn hoá cán

bộ và đề ra quy chế làm việc, nhằm loại trừ tình trạng song song và trùng lặp vềchức năng hoặc chức năng không ai đảm nhận

Ba: Hoàn thiện phân công và hợp tác lao động.

Đối với người quản trị có ba hình thức phân công lao động sau:

Thứ nhất: Phân công lao động theo chức năng quản trị: Hình thức này

được thực hiện trên cơ sở phân chia toàn bộ hệ thống quản trị thành các chứcnăng Để thức hiện tất cả các chức năngngười cán bộ quản trị phải có kiến thứcchuyên môn, cũng như các kỹ năng nhất định Phân công lao động theo chứcnăng cần phải căn cứ vào những yêu cầu của bảng quy định về cấp bậc của nhànước, cụ thể :

- Phần chung: Quyền chỉ đạo, trình tự bổ nhiệm, những yêu cầu vềchuyên môn

- Nhiệm vụ và quyền hạn

- Chức năng nhiệm vụ và hình thức kỹ thuật

Thứ hai: Phân công lao động theo tính chất của công việc: Căn cứ vào

mức độ phức tạp của công việc có thể chia có thể chia các bộ phận của quản trịthành ba loại: Cán bộ lãnh đạo, chuyên gia, nhân viên thừa hành kỹ thuật Ngoài

ra trong tong loại còn chia nhỏ hơn theo trình độ chuyên môn của cán bộ và mức

độ phức tạp của công việc

Thứ ba: Phân công lao động theo công nghệ quản trị: Thực chất của hình

thức này là sự phân chia toàn bộ công việc quản trị theo quá trình thông tin, baogồm: nhận tin, ghi chép tin ban đầu và sử lý thông tin

Hợp tác lao động của cán bộ quản trị chủ yếu tồn tại dưới hai hình thức,

đó hợp tác giữa hệ thống quản trị và bị quản trị, hợp tác trong nội bộ hệ thốngquản trị

Yếu tố quyết định hiệu quả hầu hết các hoạt động của đơn vị chính là độingũ quản trị Chính vì thế đòi hỏi phải có sự quan tâm đúng mức đến yếu tố này.Nội dung cần quan tâm là:

- Chọn cán bộ đúng ngành nghề năng lực và sở trường.

- Có kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản trị theo yêu cầu củachất lượng công việc

- Xây dựng các hệ thống chỉ tiêu đánh giá lao động quản trị

- Đánh giá kết quả công tác một cách khách quan nhằm kích thích sự

cố gắng thường xuyên của cán bộ

3 Nghiên cứu sử dụng lao động hợp lý và nâng cao trình độ chuyên môn của lao động quản trị.

Sử dụng lao động hợp lý là vấn đề rất cần thiết trong bất kỳ một tổ chứcnào, như thế mới có thể tận dụng được một cách tối đa thời gian làm việc, tránhđược tình trạng lãng phí thời gian cũng như lao động Từ đó, xây biên chế laođộng quản trị Tuy vậy, hiện nay số cán bộ quản trị có trình độ cao là chưanhiều,các cán bộ này lại được đào tạo từ lâu, điều này rõ ràng nhiều lúc khôngphù hợp với điều kiện phát triển của cơ chế mới Vì vậy, việc đào tạo lại, đào tạomới và bồi dưỡng cán bộ là một vấn đề cấp bách cần phải chấn chỉnh và làmngay

Hình thức đào tạo: có thể là đào tạo tại chức,chuyên tu tại các trường đạihọc, cao đẳng, trung cấp, các lớp bồi dưỡng cán bộ ngắn hạn theo tong chuyên

đề Ngoài việc tiếp cận cán bộ trẻ vừa ra trường có năng lực để bổ sung thay thếlao động quản trị cũ, đồng thời cũng làn nâng cao trình độ chuyên môn cho laođộng quản trị của doanh nghiệp

Trên đây là các hướng cơ bản để hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị hoạtđộng kinh doanh Tuy nhiên, tuỳ vào đặc điểm, trạng thái của từng đơn vị màlựa chọn từng hướng khác nhau cho phù hợp với hoàn cảnh của doanh nghiệp

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THỨC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ KINH

DOANH CỦA TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ

I Tóm lược về Tổng công ty Sông Đà

1.Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty Sông Đà

1.1 Tên và địa chỉ của Tổng công ty Sông Đà

Tên: Tổng công ty Sông Đà

Tên giao dịch quốc tế: Song Đa Costruction Corporation

Trụ sở chính: Nhà G10 – Thanh Xuân Nam – Quận Thanh Xuân – Hà NộiTel: + 84.4.8541164 or + 84.4.8543164

Fax: + 84.4.8541161

E: tctxdsd @ hn.vnn.vn

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Sông Đà.

Tổng công ty Sông Đà là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ xây dựng đượcthành lập từ năm 1960, là một Tổng công ty có nhiều đơn vị thành viên hạchtoán độc lập phụ thuộc và các đơn vị hành chính sự nghiệp Các đơn vị có quan

hệ gắn bó với nhau về mặt lợi ích, kinh tế, tài chính, công nghệ thông tin, đàotạo, nghiên cứu tiếp thị … Hoạt động kinh doanh chủ yếu củaTổng công ty làchuyên về ngành xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng, may mặc, xuất khẩu laođộng …

Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty trải qua nhiều giaiđoạn, cùng với sự phát triển của nền kinh tế cũng như chính trị của Việt Nam.Sau kháng chiến chống Pháp thắng lợi, Miền Bắc hoàn thành giải phóng, nhândân ta có một cơ sở hạ tầng phải nói là cũ kỹ và lạc hậu, mạng lưới điện vớicông suất 123 Kwh Sau một thời gian dài cố gắng khắc phục và sửa chữa cácnhà máy thuỷ điện, năm 1960 công cuộc khảo sát thiết kế và thi công xây dựngcác nhà máy thuỷ điện bắt đầu hình thành Ngành xây dựng thuỷ điện ra đời

Cùng thời kỳ này, ngày 1/6/1961 Thủ tướng chính phủ ra quyết định số214/TTg thành lập ban chỉ huy công trường thuỷ điện Thác Bà với tên gọi banđầu là “ Công ty xây dựng thuỷ điện Thác Bà” Trải qua 10 năm vừa xây dựngvừa chiến đấu và bảo vệ công trình cùng với sự giúp đỡ của các chuyên gia Liên

Xô Năm 1971 nhà máy thuỷ điện Thác Bà do tập thể cán bộ công nhân viên củacông ty xây dựng có công xuất 108 Kwh, đây là niềm tự hào của sự ghiệp điệnkhí hoá đầu tiên ở Việt Nam

Sau khi hoàn thành công trình quan trọng thuỷ điện Thác Bà, công ty lạibắt tay ngay vào một nhiệm vụ mới, tiếp tục xây dựng các công trìmh trọngđiểm của tổ quốc Các nhà máy mới dần được hình thành do bàn tay khối óc củanhững cán bộ nhân viên trong toàn công ty xây dựng nên như : Nhà máy giấyBãi Bằng – Phú Thọ, Nhà máy dệt Minh Phương – Vĩnh Phúc … Các công trìnhnày đều được hoàn thành vượt mức kế hoạch của nhà nước giao và đều đảm bảochất lượng về xây dựng và lắp đặt

Đến năm 1975, Bộ xây dựng và nhà nước giao nhiệm vụ cho Tổng công

ty xây dựng nhà máy thuỷ điện Hoà Bình Toàn bộ cán bộ công nhân viên lạinhanh chóng di chuyển đến Hoà Bình với một tinh thần trách nhiệm cao Để đápứng phù hợp với nhiệm vụ mới, công ty đã đổi tên từ “Công ty xây dựng thuỷđiện Thác Bà” thành “Công ty xây dựng thuỷ điện Sông Đà” Đến năm 1978nâng cấp thành “Tổng công ty xây dựng thuỷ điện Sông Đà”

Với sự nỗ lực lòng hăng say lao động của toàn bộ cán bộ công nhân viêncủa Tổng công ty Năm 1988, dòng điện Hoà Bình đã đi vào mạng lưới điệnquốc gia Ngày 19/12/1994 nhà máy thuỷ điện thuỷ điện Hoà Bình chính thứchoàn thành, hàng năm đóng góp 8,4 tỷ Kwh vào mạng lưới điện quốc gia

Cùng với sự đổi mới của nền kinh tế thị trường có sự quản lý và điều tiết

vĩ mô của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam Nhu cầu xâydựng và cải tạo cơ sở hạ tầng là rất cần thiết và đa dạng Để đáp ứng được cácđòi hỏi của nhu cầu này Tổng công ty đã mở rộng lĩnh vực hoạt động ra khỏikhuôn khổ truyền thống là xây dựng các công trình thuỷ điện Với một lực

lượng cán bộ công nhân viên hùng hậu, có năng lực và phẩm chất thi công ở cáclĩnh vực khác nhau như : Xây dựng các công trìng điện dân dụng, công nghiệp,giao thông … Đồng thời Tổng công ty cũng tìm cách sản xuất ra các sản phẩmcông nghiệp phục vụ cho việc xây dựng của tổng công ty như: gạch, đá vôi, ximăng… Mặt khác Tổng công ty cũng mở rộng và đa dạng hoá ngành nghề kinhdoanh như : May mặc, xuất khẩu lao động …

Năm 1996 theo quyết định 90 TTg của thủ tứơng chính phủ, Bộ trưởng bộxây dựng ra quyết định đổi tên từ “Tổng công ty xây dựng thuỷ điện Sông Đà”thành “Tổng công ty xây dựng Sông Đà” hiện nay lại đổi thành “Tổng công tySông Đà ” Tổng công ty chịu sự quản lý của nhà nước và Bộ xây dựng, đồngthời hoạt động theo luật doanh nghiệp

Hiện nay Tổng công ty Sông Đà là một Tổng công ty xây dựng lớn có uytín tại Việt Nam Tổng công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau trong cảnước và một số nước khác trong khu vực Đông Nam A

2 Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty Sông Đà.

Tổng công ty Sông Đà được thành lập từ năm 1960, là một Tổng công tyxây dựng lớn có nhiều kinh nghiệm trong thi công và xây lắp Tổng công ty hoạtđộng trên nhiều lĩnh vực khác nhau trên địa bàn các tỉnh thành phố trong vàngoài nước

Tổng công ty với một đội ngũ các chuyên gia, kỹ sư nhiều kinh nghiệm,công nhân cơ giới và các công cụ máy móc thi công đường bộ hiện đại, đặc biệt

là các thiết bị thi công ngầm lần đầu tiên được đưa vào sử dụng và khai thác tạiViệt Nam Chính vì vậy mà Tổng công ty đã được Bộ xây dựng phê duyệt đăng

ký hoạt động sản xuất kinh doanh các ngành nghề và lĩnh vực sau :

+ Xây lắp các công trình thuộc lĩnh vực bưu điện, viễn thông.

+ Các công trình công nghiệp : lắp dựng nhà xưởng, xây dựng các nhàmáy công nghiệp sản xuất : xi măng, thép, giấy, dệt, đường, vật liệu chịu lửa …

+ Các công trình dân dụng : nhà cao tầng, văn phòng, khách sạn, chung cưcao tầng, trung tâm thương mại, trung tâm văn hoá thể thao, trường học, bệnhviện, các công trình công cộng …

+ Các công trình cơ sở hạ tầng và giao thông : các công trình ngầm, sannền, sử lý và gia cố nền móng, xây dựng đường giao thông theo tiêu chuẩn ViệtNam và quốc tế

+ Các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp

+ Các hệ thống cấp thoát nước, chống thấm và xứ lý nước

 Sản xuất kinh doanh công nghiệp và dân dụng :

+ Kết cấu thép và gia công cơ khí

+ Bê tông và các cấu kiện bê tông đúc sẵn

+ Vật liệu xây dựng : xi măng, thép, ngạch …

+ Khai thác và kinh doanh: cát, đá, sỏi và các vật liêu xây dựng khác

 Quản lý, vận hành và khai thác nhà máy thuỷ điện

 Kinh doanh phát triển nhà, khu đô thị và khu công nghiệp.

 Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị công nghệ xây dựng; tư liệu sản xuất

và tư liệu tiêu dùng.

 Tư vấn xây dựng.

 Xuất khấu lao động: Đưa người lao động và chuyên gia Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài.

 Vận tải đường thuỷ và đường bộ.

 Nghiên cứu đào tạo: thuộc các lĩnh vực xây dựng, giao thông, công nghiệp, công nghệ thông tin …

3 Môi trường kinh doanh bên ngoài của Tổng công ty Sông Đà.

Tổng công ty xây dựng Sông Đà có trụ sở chính tại nhà G10 – ThanhXuân Nam – Quận Thanh Xuân – Hà Nội, với hàng loạt các công ty thành viên

nằm rải rác trong phạm vi toàn quốc như: Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam …Nên Tổng công ty có rất nhiều thuận lợi trong quá trình triển khai và thi côngcác dự án.

Mặt khác do có sự thay đổi mạnh mẽ của nền kinh tế, từ nền kinh tế hoạtđộng theo cơ chế quan liêu bao cấp, chuyển sang nền kinh tế thị trường có sựquản lí và điều tiết vĩ mô của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa Nêntất cả các hoạt động của Tổng công ty cũng phải thay đổi để phù hợp với cơ chếmới, điều nay được thể hiện ở chỗ trước kia mọi hoạt động của Tổng công ty chỉmang tính chất “giao nộp”, không tận dụng được năng lực vốn có của mình.Chính vì vậy mà Tổng công ty đã xác định được để tồn tại và phát triển đượctrong cơ chế thi trường đầy khắt khe nay thì Tổng công ty phải tự kinh doanh,tìm kiếm thêm thị trường cũng như thị phần của mình để dáp ứng được các yêucầu rất đâ dạng như hiện nay Hiện nay Tổng công ty có rất nhiều các công tykhác cạnh tranh như :

- Các công ty xây dựng nước ngoài, đặc biệt là các nhà thầu nướcngoài

- Các công ty xây dựng trong nước…

Cùng với chủ trương của Đảng và nhà nước về vấn đề giảm biên chếtrong các cơ quan nhà nước, để giảm bớt bộ máy quản lí cồng kềnh hoạt độngkém hiệu quả thành một bộ máy quản lí chuyên tinh, gọn nhẹ mang lại hiệu quảkinh tế cao cho bản thân Tổng công ty và cho xã hội, Tổng công ty cũng khôngnằm ngoài cuộc Với cách thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí như vậy, đãkhơi dậy được tính sáng tạo của toàn thể công nhân viên Đây là một điểm kháchoàn toàn mà trong cơ chế cũ không thể có Đây cũng là một trong nhữngnguyên nhân giúp cho Tổng công ty ngày càng lớn mạnh và khẳng định được vịtrí của mình trên thị trường Tổng công ty ngày càng phát triển mạnh cả về chiềurộng lẫn chiều sâu, trong điều kiện hết sức khó khăn và phức tạp của nền kinh tếthị trường

Hiện nay nhà nước tiệp tục thực thi chính sách đa dạng hoá thành phầnkinh tế, tạo điều kiện cho các chủ thể kinh tế tham gia hoạt động sản xuất kinhdoanh theo đúng pháp luật Tạo điều kiện cho nền kinh tế hoà nhập với nền kinh

tế khu vực và thế giới, hoạt động thương mại quốc tế đã tạo ra môi trường cạnhtranh mạnh mẽ để thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp trong nước Mặtkhác nhà nước luôn coi trọng vai trò của các thành phần kinh tế quốc doanhtrong nền kinh tế quốc dân

Mặt khác luật pháp cũng có tác động tích cực đến các doanh nghiệp, tuynhiên luật pháp lại tạo ra một sự hạn chế nhất định cho các doanh nghiệp hoạtđộng Chẳng hạn các sản phẩm này được phát hành ở nước này nhưng lại cấm ởcác nước khác … đó là do pháp luật quy định Như vậy là làm thế nào để tạo rađược sự tự do nhất định cho các doanh nghiệp hoạt động và có tác động mộtcách tích cực nhất Bên cạnh đó yếu tố văn hoá cũng ảnh hưởng đến hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp Văn hoá hình thành nên thói quen tiêu dùng củacộng đồng dân cư, từ đó hình thành nên cách cư sử khi mua bán Văn hoá với tưcách là lối sống của cộng đồng người, nó ảnh hưởng đến nền văn hoá bên trongcủa doanh nghiệp, đố là nguồn sức mạnh của doanh nghiệp Song văn hoá bêntrong lại chịu ảnh hưởng của văn hoá bên ngoài Nhưng nhiều khi văn hoá bênngoài không hẳn đã quyết định đến nên văn hoá bên trong

Các yếu tố kinh doanh bên ngoài này phụ thuộc lẫn nhau Nó thể hiện ởchỗ khi có một yếu tố nào đó thay đổi, thì chắc chắn nó sẽ kéo theo sự thay đổi

về mức độ, xu thế tác động của yếu tố khác Trong cơ chế quản lí bao cấp yếu tốcạnh tranh chưa xuất hiện nhưng đến khi thay đổi chính sách mơí như ngày naythì lại xuất hiện các yếu tố cạnh tranh Chính các đối thủ cạnh tranh nó sẽ thúcđẩy doanh nghiệp phải làm như thế nào để dành được thị trường, tức là ngườimua, người bán, thay đổi vị thế cho nhau Trước đây người bán quyết định quy

mô, giá cả Nhưng hiện nay những vấn đề đó thì hoàn toàn do người tiêu dùngquyết định, chính khách hàng là người quyết định sự tồn tại và phát triển củadoanh nghiệp