phân tích tình hình quản lý vật tư của điện lực phú thọ

Vai trò của công tác quản lý vật tư là: - Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.. -

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, vật tư là một trong 4khâu quan trong để quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra.Quá trình quản lý vật tư đóng vai trò quan trọng đến kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp

Qua quá trình thực tập và phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh của điện lực Phú Thọ, em nhận thấy rằng nhìn chung doanh nghiệp đãlàm tốt các khâu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, điện lực PhúThọ là một doanh nghiệp lớn với nguồn vốn đầu tư lên tới hàng trăm tỷ đồng

và doanh thu của doanh nghiệp hàng năm cũng rất cao nhưng không phải vậy

mà doanh nghiệp không có những sai sót Trong quá trình phân tích Báo CáoThực Tập em đã nhận ra rằng quá trình quản lý vật tư ở điện lực Phú Thọ còn

có mặt hạn chế mà doanh nghiệp cần phải khắc phục

Với vốn kiến thức đã được các thầy, cô trang bị trong nhà trường, quamột thời gian thực tập tại doanh nghiệp và với sự tận tình giúp đỡ của thầygiáo hướng dẫn trực tiếp và các thầy cô giáo trong khoa cùng với sự giúp đỡcủa các cô, chú, anh, chị trong điện lực Phú Thọ em đã hoàn thành đồ án tốtnghiệp với đề tài: “Phân tích tình hình quản lý vật tư của điện lực Phú

Thọ”.

Đồ án tốt nghiệp bao gồm:

Phần I: Một số lý luận chung về công tác QLVT

Phần II: Khái niệm, nội dung của công tác QLVT

Phần III: Phân tích đánh giá hiệu quả QLVT trong điện lực Phú Thọ

Phần IV: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác QLVT ở doanh nghiệp

Mặc dù trong quá trình thực tập bản thân em đã rất cố gắng trong việctìm hiều tình hình thực tế, thu thập số liệu một cách chính xác để hoàn thànhbản báo cáo này một cách tốt nhất, song chắc chắn rằng bản báo cáo khôngtránh khỏi những thiếu sót, những khiếm khuyết Em rất mong nhận được sựchỉ bảo , góp ý của các thầy cô giáo để Đồ án của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn và tất cả các bác, các

cô chú, các anh chị trong ĐIỆN LỰC PHÚ THỌ đã tận tình giúp đỡ tạo điềukiện để cho em hoàn thành Đồ án này

PHẦN I

MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ

I KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI VẬT TƯ:

1 Khái niệm vật tư :

- Vật tư trong hoạt sản xuất kinh doanh trong công nghiệp là đối tượnglao động đã trải qua lao động của con người đã khai thác và chế biến và sảnxuất ra nó

- Vật tư là đối tượng phục cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanhđược vận động liên tục qua nhiều khâu Trong quá trình vận động đó được bắtđầu từ vật tư Vật tư còn là đối tượng của lao động trong tự nhiên, được khaithác sản xuất và đưa vào chế biến qua nhiều khâu để tạo ra những sản phẩmcuối cùng của hoạt động sản xuất hay của hoạt động sản xuất kinh doanh

2 Phân loại vật tư:

- Vật tư là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất Cart Max đãviết: đối tượng đã trải qua một lần lao động trước kia rồi… thì gọi là vật tư”.Như vậy tất cả vật tư đều là đối tượng lao động, nhưng không phải mọi đốitượng lao động đều là vật tư

Như vậy căn cứ vào cấu thành và mục đích nghiên cứu khác nhau mà ta

có các phương pháp phân loại như sau:

- Căn cứ vào qúa trình sản xuất vật tư được phân loại thành: Vật tưchính, vật tư phụ, vật tư lao động và vật tư công cụ lao động Đồng thời căn

cứ vào từng loại hình sản xuất mà ta có các loại vật tư công nghiệp và tật tưđộng thực vật Vật tư công nghiệp lại được phân loại thành vật tư khoáng sản

có 2 đặc điểm cơ bản: vật tư không có khả năng tái sinh thường được phân bổdưới vỏ trái đất; nguồn vật tư tổng hợp và nhân tạo có khả năng mở rộng vôhạn cả về qui mô và trình độ kỹ thuật dựa trên cơ sở các thành tựu khoa học

kỹ thuật đã đạt được Nguồn vật tư động thực vật do các ngành nông lâm ngưnghiệp khai thác và sản xuất ra, loại vật tư này có đặc điểm cơ bản: có khảnăng tái sinh, xong tốc độ tái sinh phụ thuộc khá lớn vầo môi trường tự nhiên

- Căn cứ vào tính chất tác động của lao động và đối tượng lao động vật

tư được phân thành: vật tư nguyên thuỷ và vật tư bán thành phẩm

- Căn cứ vào vai trò tham gia cấu thành thực thể của sản phẩm

3 Vị trí và tầm quan trọng của vật tư:

Như chúng ta đã biết, quá trình hoạt động sản xuất của bất kỳ mộtdoanh nghiệp nào ®ể có thể tiến hành được thì cần có đủ 4 yếu tố sản xuất là:lao động, máy móc thiết bị, vốn cho sản xuất và nguyên vật liệu Thiếu mộttrong 4 yếu tố sản xuất này thì doanh nghiệp không thể tiến hành hoạt độngsản xuất được Do đó vật tư cũng như các yếu tố sản xuất khác không thểthiếu được trong bất kỳ quá trình hoạt động sản xuất nào, chất lượng của vật

tư ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý vàtiết kiệm vật tư, đến hiệu quả việc sử dụng vốn Vấn đề đặt ra đối với yếu tốnày trong công tác quản lý là phải cung ứng đúng tiến độ, đủ số lượng, chủngloại và quy cách Chỉ trên cơ sở đó mới nâng cao được các chỉ tiêu kinh tế kỹthuật, sản xuất và kinh doanh có lãi, chu kỳ sống của sản phẩm được kéo dài

II KHÁI NIỆM, NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ.

1 Khái niệm quản lý vật tư:

- Quản lý vật tư là việc thực các chức năng quản lý để lập kế hoạch,

tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốtnhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanhnghiệp

- Quản lý vật tư là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển vật tư thông quachuỗi giá trị, từ việc xử lý trong sản xuất đến phân phối Quản lý vật tư baogồm hậu cần ( logistic ), đề cập đến việc thu mua và phân phối vật tư quachuỗi giá trị, từ nhà cung ứng đến khách hàng nói chung và từ doanh nghiệpđến các đơn vị trực thuộc thi công các công trình hạng mục nói riêng

2 Vai trò và ý nghĩa của công tác quản lý vật tư:

a Ýnghĩa của công tác quản lý vật tư là:

Công tác quản lý vật tư có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình

hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Muốn cho các hoạtđộng sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyênđảm bảo cho nó các loại vật tư, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian,

đúng về quy cách phẩm chất chất lượng Đó là một vấn đề bắt buộc mà nếuthiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật tư, năng lượng mới tồn tại được

Vì vậy, đảm bảo nguồn vật tư năng lượng cho sản xuất là một tất yếu kháchquan, một điều kiện chung của mọi nền hoạt động sản xuất xã hội

b Vai trò của công tác quản lý vật tư là:

- Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác

động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

- Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch

- Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, cóhiệu quả và tiết kiệm chi phí

- Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hìnhsản xuất, kinh doanh và tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận

thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời…

3 Nội dung của quản lý vật tư:

Công tác quản lý vật tư gồm có những nội dung chính sau:

* Hoạch toán ( chi phí ) vật tư

* Hệ thống thông tin quản lý vật tư

3.1 Công tác định mức tiêu dùng vật tư :

3.1.1 Khái niệm và ý nghĩa định mức tiêu dùng vật tư :

a Khái niệm:

Định mức tiêu dùng vật tư là lượng vật tư tiêu dùng lớn nhất cho phép

để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một công việc nào đótrong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của kỳ kế hoạch

b Ý nghĩa:

- Định mức tiêu dùng vật tư là cơ sở để tiến hành hoạch toán kinh tế nội

bộ là cơ sở để tính toán giá thành chính xác, đồng thời còn là cơ sở để tínhtoán nhu cầu về vốn lưu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý

- Định mức tiêu dùng vật tư là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ côngnhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, ngăn ngừa mọi lãng phí có thểxảy ra

- Định mức tiêu dùng vật tư là thước đo trình độ tiến bộ của kỹ thuật

và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệpnghiệp

- Định mức tiêu dùng vật tư có vị trí rất quan trọng trong lĩnh vực sảnxuất và kinh doanh, đối với mọi cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệpphải nhận thấy rằng: Định mức tiêu dùng vật tư là một chỉ tiêu động, phảiluôn được đổi mới và hoàn thiện sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, sự đổi mới

và hoàn thiện các mặt quản lý và trình độ tay nghề của công nhân khôngngừng được nâng cao

3.1.2 Cơ cấu của định mức tiêu dùng vật tư :

Cơ cấu định mức tiêu dùng vật tư phản ánh số liệu và quan hệ tỷ lệ củacác bộ phận hợp thành định mức Xác định đúng đắn, rõ ràng cơ cấu địnhmức có ý nghĩa quyết định đến việc lập cũng như quản lý định mức tiêu dùngvật tư Mặt khác thông qua cơ cấu định mức còn phản ánh trình độ sử dụnghợp lý và tiết kiệm vật tư, trình độ quản lý và trình độ ứng dụng các thành tựumới của khoa học kỹ thuật vào sản xuất

Cơ cấu định mức tiêu dùng vật tư bao gồm 2 phần :

- Phần tiêu dùng thuần tuý: là phần tiêu dùng có ích, nó là phần vật tưtrực tiếp tạo thành thực thể sản phẩm hay là phần vật tư trực tiếp sử dụng đểhòan thành công trình hạng mục nào đó và là nội dung chủ yếu của định mức

tiêu dùng vật tư Phần tiêu dùng thuần tuý biểu hiện ở trọng lượng ròng củasản phẩm sau khi chế biến hay thi công, nó được tính theo thiết kế sản phẩm,theo thiết kế cđa công trình, theo các công thức lý thuyết hoặc trực tiếp cân đosản phẩm, không tính đến các phế liệu hoặc các hao phí bỏ đi.

- Phần tổn thất có tính chất công nghệ: Là phần hao phí cần thiết hay làphần hao phí không thể tránh khỏi trong việc sản xuất sản phẩm và thi côngcác công trình hạng mục Phần tổn thất này biểu hiện dưới dạng phế liệu, phếphẩm cho phép do những điều kiện cụ thể của kỹ thuật sản xuất, quy trìnhcông nghệ, đặc điểm máy móc thiết bị, trình độ công nhân, chất lượng vật tư.Trong các xí nghiệp công nghiệp thuộc các ngành khác nhau, các dạng tổnthất này cũng khác nhau

- Định mức kinh tế - kỹ thuật trong doanh nghiệp công nghiệp đượcchia thành 5 nhóm:

+ Định mức tiêu hao vật chất là số lượng tiêu hao vật tư, nhiên liệu,động lực, vật tư tối đa cho phép để SX ra 1 đơn vị sản phẩm

+ Định mức năng suất của máy móc, thiết bị

+ Định mức thời gian sử dụng thiết bị, máy móc

- Định mức tổ chức quá trình sản xuất

+ Định mức thời gian chu kỳ sx

+ Định mức vốn lưu động

- Định mức về tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm

Từ mục 1  4 là định mức các yếu tố đầu vào của SX

- Các định mức phải chính xác và hiệu quả;

- Các định mức phải tiên tiến và hiện thực.

3.1.3 Phương pháp xây dựng định mức sử dụng vật tư :

Phương pháp xây dựng định mức sử dụng vật tư có ý nghĩa quyết địnhđến chất lượng các định mức đã được xác định đồng thời nó cũng quyết địnhđến chất lượng của sản phẩm hay chất lượng của một công trình Tuỳ theonhững đặc điểm kinh tế kỹ thuật và theo những điều kiện cụ thể của từngdoanh nghiệp mà lựa chọn các phương pháp xây dựng thích hợp

- Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Là phương pháp xây dựng địnhmức dựa trên các số liệu thống kê định mức sử dụng vật tư của những kỳtrước Căn cứ vào số liệu thống kê, dùng phương pháp bình quân gia quyền đểxác định mức cho từng sản phẩm hay từng công trình hạng mục nhằm đảmbảo cả về khối lượng cũng như chất lượng

Phương pháp thống kê tuy là một phương pháp chưa thật chính xác vàkhoa học nhưng đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, kịpthời

- Phương pháp thực nghiệm: Là phương pháp dựa vào các kết quả trongphòng thí nghiệm, dựa vào kết quả qua các lần kiểm định thí nghiệm hoặc tạihiện trường kết hợp với những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra, sửađổi các kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thư, thư thi công trongmột thời gian nhằm xác định định mức tiêu dùng vật tư cho từng sản phẩm,công trình hạng mục và xây dựng mục tiêu hao cho kỳ kế hoạch

So với phương pháp thống kê, phương pháp thực nghiệm chính xác vàkhoa học hơn Tuy nhiên, có nhược điểm là chưa tiến hành phân tích toàn

diện các nhân tố ảnh hưởng đến mức tiêu dùng, các số liệu về mức, trongchừng mực nhất định phụ thuộc vào các điều kiện thí nghiệm, kiểm định chưathật giống với điều kiện sản xuất và thi công Ngoài ra để áp dụng phươngpháp này phải hao tổn chi phí đáng kể và cần một thời gian tương đối dài.

- Phương pháp phân tích: Là phương pháp khoa học có đầy đủ căn cứ

kỹ thuật và được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùngtiêu dùng vật tư, với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến lượngtiêu hao vật tư trong quá trình sản xuất sản phẩm, thi công các công trìnhhạng mục kết hợp với việc tính toán về kinh tế kỹ thuật mức tiêu dùng vật tư

để xác định mức tiêu dùng vật tư cho kỳ kế hoạch Khi cần thiết có thể làm thínghiệm hoặc tổ chức thao diễn kỹ thuật để kiểm tra lại

3.2 Lập kế hoạch nhu cầu vật tư.

Lập kế hoạch nhu cầu vật tư là quá trình hoạch định các dự án các côngtrình sẽ làm, khối lượng sản phẩm sẽ làm ra và kết hợp với định mức sử dụngvật tư đối với từng công việc, từng sản phẩm để xác định được lượng nhu cầuvật tư Khâu lập kế hoạc nhu cầu vật tư là khâu rất cơ bản và là tất yếu củamọi doanh nghiệp để xác định được chính xác nhu cầu vật tư của doanhnghiệp mình thì bộ phận kế hoạch phải xác định được chính xác khối lượngcông việc của doanh nghiệp mình trong kỳ tới Điều này rất khó xác định

3.3 Xác định các chỉ tiêu kế hoạch mua sắm dự trữ vật tư :

Nội dung kế hoạch nhu cầu vật tư trong doanh nghiệp được thể hiệnthông qua 3 chỉ tiêu:

- Lượng vật tư liệu cần dùng

- Lượng vật tư cần dự trư

- Lượng vật tư cần mua sắm

3.3.1 Lượng vật tư cần dùng:

Lượng vật tư cần dùng là lượng vật tư được sử dụng một cách hợp lý vàtiết kiệm trong thời gian kế hoạch Lượng vật tư cần dùng phải đảm bảo hoànthành chỉ tiêu tổng sản lượng trong kỳ kế hoạch, đồng thời cũng tính đến nhu

cầu vật tư cho chế thử sản phẩm mới, tự trang tự chế, sữa chữa máy móc thiếtbị…

Việc xác định vật tư liệu cần dùng là một trong những nội dung cơ bảncủa kế hoạch mua sắm vật tư Lượng vật tư cần dùng được tính toán cụ thểcho từng loại, từng thứ theo qui cách, cỡ loại của nó ở từng bộ phận sử dụng.Sau đó tổng hợp chung lại cho toàn doanh nghiệp Khi tính toán cần dựa trên

cơ sở định mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm và nhiệm vụ sảnxuất, chế thử sản phẩm mới và sữa chữa trong kỳ kế hoạch Tuỳ thuộc vàotừng loại nguyên vật liệu, từng loại sản phẩm ( hoặc công việc ) đặc điểmkinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp thích hợp Đối

với ĐLPT phương pháp sử dụng là Thống kê kinh nghiệm từ đódoanh

nghiệp xác định mức tiêu dùng cho từng chủng loại và từ đó xác định lượngvật tư cần dùng cho kỳ kế hoạch

Để tính lượng vật tư chính cần dùng, ta có thể dùng nhiều phương pháptính toán cụ thể khác nhau tuỳ vào từng doanh nghiệp với quy mô sản xuất,quy mô hoạt động như thế nào thì doanh nghiệp sẽ áp dụng những phươngpháp khác nhau

- Đối với các loại vật tư có định mức thì :

Vvt =  Q Vđmj

- Đối với các loại vật tư không có định mức : Ta dùng phương pháp hệ

số biến động về sản lượng, căn cứ khối lượng chi dùng của kỳ trước và hệ sốtăng sản lượng sản xuất

Vvt kỳ hạch toán = Vvt kỳ trước * ( Qkỳ hạch toán/ Qkỳ trước )

Vvt kỳ trước : Là lượng vật tư dùng của kỳ trước

Qkỳ hạch toán, Qkỳ trưỡc : Khối lượng sản phẩm của kỳ này và kỳ trước

a Tính lượng vật tư chính cần dùng:

Phương pháp căn cứ vào định mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sảnphẩm và một công trình hạng mục ( còn gọi là phương pháp tính theo sảnphẩm hay công trình hạng mục) Công thức tính toán như sau:

Vcd = Si x Dvi + Pj x Dvj – (Pdi + Pdj) Trong đó:

Vcd : Lượng vật tư cần dùng

Si : Số lượng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch

Dvi : Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm loại i

Pj : Số lượng công trình loại j kỳ kế hoạch

Dvj : Định mức tiêu hao vật tư cho một công trình hạng mục

Pdi : Lượng phế liệu dùng lại loại sản phẩm i

Pdj : Lượng phế liệu dùng cho công trình hạng mục j

b Tính lượng vật tư phụ cần dùng:

Vpc = Pj x Dvj vj

Trong đó: Vpc : Lượng vật tư phụ cần dùng

Pj : Số lượng công trình thuê thi công

Dpj : Định mức tiêu dùng vật tư phụ cho 1 công trình hạng mục

thuê thi công 3.3.2 Xác định lượng vật tư dự trữ:

a Khái niệm và ý nghĩa của vật tư dự trữ:

a.1 Khái niệm:

Vật tư dự trữ bao gồm tất cả các loại vật tư chính, vật tư phụ, nhiênliệu, động lực, công cụ lao động nhỏ hiện có ở doanh nghiệp, đang chờ đợi đểđưa vào tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ hàng hoá ra thịtrường

a.2 Ý nghĩa:

Dự trữ vật tư cho sản xuất là một yêu cầu tất yếu khách quan Do phâncông lao động xã hội và phát triển chuyên môn hoá quá trình hoạt động sảnxuất kinh doanh, của hoạt động sản xuất làm cho sản phẩm của các doanhnghiệp trở thành loại vật tư của doanh nghiệp khác (nếu sản phẩm đó tiêudùng cho sản xuất) Mặt khác, sản phẩm được sản xuất hay các công trìnhhạng mục được thi công ở nơi này nhưng tiêu dùng sản phẩm, thi công cáccông trình hạng mục đó ở nơi khác Thời gian sản xuất sản phẩm hay thi côngcác công trình hạng mục không khớp với thời gian và tiến độ tiêu dùng sảnphẩm ấy… Việc vận chuyển những sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêudùng được thực hiện bằng những phương tiện vận tải với các trọng tải khácnhau

Trong những điều kiện như vậy, sự liên tục của quá trình tái sản xuất ởdoanh nghiệp chỉ có thể được bảo đảm bằng cách dự trữ các loại vật tư

Đại lượng dự trữ vật tư cho sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều nhân tốkhác nhau Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến đại lượng dự trữ vật tư chosản xuất của doanh nghiệp là:

- Lượng vật tư tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm Số lượng náyphụ thuộc vào qui mô sản xuất, mức độ chuyên môn hoá của doanh nghiệp vàphụ thuộc vào mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm hay các côngtrình hạng mục được thi công

- Tình hình tài chính của doanh nghiệp, nghĩa là doanh nghiệp có thểkinh doanh và thu được tiền từ hoạt động kinh doanh này hay không?

- Trọng tải và tốc độ của các phương tiện vận chuyển

- Tính chất thời vụ sản xuất của doanh nghiệp

- Phụ thuộc vào tính tự nhiên của các loại vật tư.

b Xác định lượng vật tư dự trữ:

Mỗi loại dự trữ có nội dung và ý nghĩa kinh tế khác nhau Do đó, căn

cứ vào tính chất, công dụng, dự trữ vật tư được chia làm 3 loại dự trữ: dự trữthường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ theo mùa vụ

b.1 Dự trữ thường xuyên:

Dùng để đảm bảo vật tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp tiến hành được liên tục giữa các kỳ sửa chữa thường cung ứng nối tiếpnhau đến các bộ phận sử dụng

Dự trữ thường xuyên dùng để đảm bảo vật tư cho hoạt độg sản xuấtkinh doanh hay hoạt động sản xuất của doanh nghiệp tiến hành được liên tụcvới điều kiện là lượng vật tư thực tế nhập vào và lượng vật tư thực tế xuất rahàng ngày trùng với kế hoạch

AB : Lượng dự trữ thường xuyên lớn nhất

BC : Thời gian cách nhau giữa các lần mua vật tư

AC : Mức dự trữ tiêu hao dần trong sản xuất

Công thức tính lượng dự trữ thường xuyên lớn nhất:

Vdx = Vn x tn

Trong đó: Vdx : Lượng dự trữ vật tư thường xuyên lớn nhất

Vn : Lượng vật tư cần dùng bình quân 1 ngày đêm

tn : Thời gian dự trữ thường xuyên

Và : Vn = Q/ N

Trong đó : Q : Số lượng vật tư kỳ kế hoạch

N : Số ngày theo lịch trong kỳ kế hoạch

Thời gian dự trữ thương xuyên được tính theo các cách sau:

- Thời gian giữa các kỳ cung ứng kế tiếp nhau phụ thuộc vào lượng vật tưtối thiểu ( R ) của đơn vị bán thì:

tn = R/ Vn

- Thời gian giữa các lần kế tiếp nhau phụ thuộc vào phương tiện vận tải(B) thì:

tn = B/ Vn

- Thời gian dự trữ thường xuyên không thể xác định theo các cách trên thì

sẽ được xác định như sau:

n : Tổng số lần nhập vật tư trong kỳ báo cáo

b.2 Xác định lượng dự trữ bảo hiểm:

Dự trữ bảo hiểm biểu hiện trong các trường hợp sau đây:

- Mức tiêu dùng bình quân 1 ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch.Điều này thường xảy ra khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất theo chiều sâuhoặc kế hoạch sản xuất không đổi nhưng mức tiêu hao vật tư tăng lên

- Lượng vật tư nhập giữa các kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế ít hơn

Thiếu do thời gian giao nhận

Thiếu do nhịp tiêu thụ lớn hơn kéo dài hơn dự kiến

Để khắc phục sự thiếu hụt sản phẩm hay chậm trễ thi công các công trình

ta tăng thêm khối lượng dự trữ lên một lượng bằng lượng dự trữ bảo hiểm

Lượng dự trữ bảo hiểm được xác định như sau:

Vbh = Vn x Tb Trong đó: Vbh :Lượng vật tư dự trữ bảo hiểm

Vn :Lượng vật tư tiêu hao 1 ngày đêm

Tb : Thời gian bảo hiểm

( tj - t ) x Bj

T b =

Bj

Trong đó: tj : Khoảng thời gian nhập vật tư thực tế nhập kho cao hơn thời

điểm nhập vật tư bình quân

Bj : Lượng vật tư được nhập tương ứng với tj

t : Khoảng thời gian nhập vật tư bình quân.

b.3 Xác định lượng dự trữ theo thời vụ:

Dự trữ theo mùa vụ để bảo đảm quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh tiến hành được liên tục, đặc biệt đối với các thời gian “ giáp hạt “ vềvật tư Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh theo thời vụ, như: thuốc lá, mía

đường, chè đến vụ thu hoạch nguyên vật liệu cần xác định, tính toán khốilượng vật tư thu mua để dự trữ đảm bảo cho kế hoạch sản xuất cả năm.

Khối lượng vật tư mua này, trước khi đưa vào nhập kho cần phân loại,sàng lọc, sấy kho và những công việc tip nhn khác Có như vậy mới đảm bảochất lượng vật tư dự trữ trước khi đưa vào tiêu dùng cho k sản xuất kinhdoanh

Lượng dự trữ theo mùa được biểu diễn theo sơ đồ sau:

Vn : Lượng vật tư tiêu hao bình quân trong 1 ngày đêm

tm : Số ngày dự trữ theo mùa

Tóm lại, tất cả 3 hình thức dự trữ trên đều nhằm mục đích là làm saokhi đặt hàng đặt được đúng số lượng đảm bảo cả về số lượng cũng như chấtlượng vật tư cần tiêu dùng trong kỳ kế hoạch nhằm sử dụng tốt các vật tưnhập về, tránh được thất thoát trong khi dự trữ, giảm chi phí bảo quản… Đểlàm được điều này thì các doanh nghiệp phải lập được kế hoạch ước lượng

nhu cầu về một loại vật tư trong một chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh,

số lượng đặt hàng một lần, chi phí cho một lần đặt hàng… Khi đó ta có thểxác định được chi phí mua hàng, chi phí đặt hàng, chi phí bảo quản và tổngchi phí dự trữ :

Cdt : Là tổng chi phí dự trữ

Cmh : Là chi phí mua hàng

Cđh : Là chi phí đặt hàng

Cbq : Là chi phí bảo quản

C : Giá mua một đơn vị vật tư

D : Nhu cầu về một loại vật tư

N : Là số lần đặt hàng

L : Chi phí cho một lần đặt hàng

Q : Số lượng hàng mua một lần

Q/2 : Số lượng vật tư trung bình cần bảo quản trong một chu kỳ sản xuất

K : Hệ số bảo quản trên một đơn vị vật tư ( sản phẩm )

Từ (1) ta có thể tính được số lượng vật tư tối ưu cho một lần đặt là :

Q* = 2Q LDNên số lần đặt hàng tối ưu trong một chu kỳ hoạt động sản xuất là :

N* = QD*Vậy : Cdt* = L * N* + 12K * C * Q*

Mô hình dự trữ tối ưu trong một chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh :

Cdt Mô hình dự trữ Wilson

Cdt* K*C*Q

2 1

LD Q

Q* Q

c Xác định lượng vật tư cần mua:

Sau khi đã xác định được lượng vật tư cần dùng, cần dự trữ thì tiếnhành tổng hợp và cân đối các nhu cầu để xác định vật tư liệu doanh nghiệpcần thiết phải mua để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch của doanhnghiệp

Vc = Vcd + ( Vđ2 – Vđ1) Trong đó: Vc : Lượng vật tư cần mua.

Vcd : Lượng vật tư cần dùng

Vđ1 : Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ kế hoạch.

Vđ2 : Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ kế hoạch

Việc xác định đúng dắn lượng vật tư đầu kỳ và cuối kỳ kế hoạch có ýnghĩa to lớn, bởi vì lượng vật tư cần mua trong kỳ kế hoạch nhiều hay ít phụthuộc vào lượng vật tư cần dùng (Vcd ) và lượng vật tư dự trữ cuối kỳ kếhoạch (Vđ2) và lượng vật tư tồn kho cuối năm báo cáo Hay còn gọi là lượngvật tư dự trữ đầu năm kế hoạch (Vđ1)

Lượng vật tư dự trữ tồn kho đầu kỳ tính theo

Vđ1 = (Vk + Vnk ) - Vx

Trong đó: Vk : Lượng vật tư tồn kho ở thời điểm kiểm kê

Vnk : Lượng vật tư nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo

Vx : Lượng xuất dùng từ thời điểm kiểm kê đến cuối nămbáo cáo

d Kế hoạch tiến độ mua sắm vật tư :

Thực chất của kế hoạch tiến độ là xác dịnh chính xác số lượng, quycách, chất lượng và thời điểm mua sắm vật tư sao cho đáp ứng được nhu cầucũng như tiến độ thi công và đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh được liên tục

d.1 Nguyên tắc và căn cứ xây dựng kế hoạch tiến độ:

Kế hoạch tiến độ mua sắm vật tư giữ một vị trí rất quan trọng trong quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sản xuất sản phẩm và thi công

các công trình hạng mục Để có được vị trí đó, kế hoạch tiến độ phải đảm bảocác nguyên tắc sau:

- Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ

- Luôn có đầy đủ số lượng, chủng loại, chất lượng và quy cách vật tưphục vụ kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời đáp ứng đầy đủnhằm đảm bảo cho việc sản xuất cũng như thi công các công trình hạng mụcđược đúng thời hạn

- Kế hoạch tiến độ mua sắm phải thực sự góp phần nâng cao hiệu quảhoạt động sản xuất kinh doanh

- Khi tính toán phải tính riêng ra từng loại, từng thứ với số lượng chínhxác và thời gian giao nhận hành cụ thể

Xuất phát từ các nguyên tắc đó, khi xây dựng kế hoạch tiến độ muasắm phải dựa vào các căn cứ sau:

- Kế hoạch tiến độ sản xuất nội bộ

- Hệ thống định mức tiêu hao vật tư cho1 đơn vị sản phẩm

- Các hợp đồng mua bán vật tư và giao nộp sản phẩm cho khách hàng

- Mức độ thuận lợi, khó khăn của các thị trường mua bán vật tư

- Các chỉ tiêu của kế hoạch mua sắm vật tư

- Phương tiện vận tải và phương thức thanh toán

- Hệ thống kho tàng hiện có của đơn vị

d.2 Nội dung của kế hoạch tiến độ mua sắm vật tư:

Mua sắm vật tư để phục vụ cho sản xuất là một công việc vô cùng phứctạp Trong điều kiện vốn liếng có hạn, mua sắm nhiều loại vật tư, mỗi loại yêucầu một số lượng khác nhau và mua bán ở nhiều thị trường khác nhau cácvấn đề trên đặt ra trong điều kiện sản xuất tiến hành liên tục và đạt hiệu quảcao Do đó về mặt nội dung, kế hoạch tiến độ phải giải quyết các vấn đề sau:

- Phải nắm chắc chủng loại và quy cách các loại vật tư cần dùng trongtừng thời điểm

- Phải xác định chính xác số lượng từng loại vật tư cần mua trong thờigian ngắn ( 10 ngày, 20 ngày )

- Phải xác định rõ thời gian đi mua hàng, thời gian giao nhận hàng vàthời điểm sử dụng loại vật tư đó.

d.3 Phương pháp xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm vật tư:

Thực chất của việc xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm vật tư trongdoanh nghiệp là đi xác định các chỉ tiêu của nó Trong 3 chỉ tiêu, vấn đề mấuchốt là phải xác định chính xác số lượng từng loại vật tư cần phải mua sắmtrong từng thời điểm Sau khi đã xác định được số lượng từng loại vật tư, việcmua sắm phơ thuc vào thời gian nào, thời gian nào giao nhận và sử dụng làtuỳ thuộc vào tình hình thực tế từng doanh nghiệp Nhìn chung có 2 phươngpháp xác định định mức tiêu dùng vật tư:

- Đối với những loại vật tư đã có định mức tiêu dùng thì dùng phươngpháp tính trực tiếp: lấy số lượng sản phẩm nhân với định mức tiêu hao vật tưcho một đơn vị sản phẩm

- Đối với những loại vật tư chưa xây dựng được định mức tiêu hao thìdùng phương pháp tính gián tiếp: lấy mức tiêu hao kỳ trước làm gốc nhân với

tỷ lệ tăng sản lượng của kỳ cần mua sắm

3.4 Tổ chức cung ứng vật tư:

3.4.1 Tổ chức thu mua và vận chuyển nguyên vật liệu:

a Chính sách mua:

* Mục tiêu của chính sách mua :

- Mục tiêu chung: đưa được nhũng thứ mà doanh nghiệp cần để thoảmản nhu cầu của nó

- Mục tiêu về chi phí: với chất lượng như nhau, điều kiện phục vụ nhưnhau sẽ chọn nơi bán giá rẻ nhất để mua

- Mục tiêu về chất lượng: chất lượng tối ưu

- Mục tiêu an toàn: để tránh những gián đoạn của dự trữ cần phải tìmngười cung ứng đảm bảo giao hàng đều đặn, phải tuân thủ thời gian dự kiến

* Chọn người cung ứng

*Xác định việc cần chế tạo hoặc mua

+ Điều kiện giao hàng.

+ Xác định thời hạn giao hàng và hình phạt khi giao hàng chậm

- Theo dõi kiểm tra hàng: Theo dõi thời hạn giao hàng:

+ Kiểm tra hàng hoá khi giao nhận, kiểm tra về số lượng và chất lượng.+ Kiểm tra hoá đơn

+ Tổ chức mua

- Mua theo sản phẩm

- Mua theo chức năng

c Phương tiện vận chuyển:

Dù phương tiện của doanh nghiệp hay thuê ngoài đều phải cân đo đongđếm và kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho

Tiêu chuẩn của người mua:

Biểu hiện

nhu cầu

Đánh giákết quả

Theo dõi kiểmtra giao hàng

Thương lượng

và đặt hàngTìm và lựa chọn

người cung ứng

- Có kinh nghiệm nghề nghiệp, có chuyên môn kỹ thuật tương ứng.

- Có khả năng tiếp xúc, có ngôn ngữ trong sáng, có lý luận hợp lý

- Được đào tạo, có kinh nghiệm và chuyên môn trong kỹ thuật mua

- Khéo léo và đáng tin cậy khi thương lượng

- Hiểu biết tốt quá trình sản xuất của doanh nghiệp

- Có khả năng kiểm soát các mối quan hệ đã được xác lập

3.4.2 Tổ chức tiếp nhận, bảo quản, cấp phát nguyên vật liệu:

a Tổ chức tiếp nhận vật tư:

Tiếp nhận vật tư là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua

sắm vận chuyển với bộ phận quản lý vật tư trong nội bộ, là cơ sở để hoạchtoán chính xác phí lưu thông và giá cả vật tư

Tổ chức tiếp nhận sẽ tạo điều kiện cho viƯc chun bÞ kho b·i, nắm chắc

số lượng, chất lượng và chủng loại vật tư, hạn chế hiện tượng nhầm lẫn, tham

ô, thiếu trách nhiệm có thể xáy ra Xuất phát từ đó, tổ tiếp nhận phải thực hiệntốt 2 nhiệm vụ sau:

- Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư theo đúngqui định ( thể hiện trong hợp đồng kinh tế, hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếuvận chuyển và thời gian giao hàng… )

- Chuyển nhanh nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho doanhnghiệp, tránh hư hỏng mất mát

Mặt khác, công tác tiếp nhận phải tuân theo các yêu cầu sau:

- Mọi vật tư tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ

- Mọi vật tư tiếp nhận phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm, xácđịnh chính xác số lượng ( cân, đong, đo, đếm ) chất lượng, chủng loại Phải cóbiên bản xác nhận nếu có hiện tượng hư hỏng, thiếu, thừa hoặc sai qui cách

- Khi tiếp nhận, thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng kývào phiếu nhập khovà vào cột nhập của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho

bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ

b Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu:

Phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Bảo quản toàn vẹn về số lượng và chất lượng vật tư, ngăn ngừa và hạnchế hư hao mất mát

- Nắm vững lượng vật tư trong kho ở bất cứ thời điểm nào về số lượng,chất lượng, chủng loại và địa điểm sẵn sàng chuẩn bị cấp phất kịp thời theonhu cầu sản xuất

- Bảo đảm việc nhập, xuất, kiểm kê ( dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy ) Chấphành nghiêm chỉnh chế độ và thủ tục đã qui định

- Đảm bảo hạ thấp chi phí bảo quản bằng tổ chức lao động khoa họctrong kho, sử dụng hợp lý diện tích và dung tích kho

Xuất phát từ nhiệm vụ trên, nội dung chủ yếu của tố chức bảo quản vật

tư bao gồm:

+ Một là sắp xếp vật tư: Tuỳ theo đặc điểm của vật tư và tình hình cụthể của hệ thống thiết bị kho, cán bộ quản lý kho phải sắp xếp theo phân loại,qui cách, phẩm chất Không để tình trạng vật tư vứt bừa bãi, lộn xộn, không

kê kích che đậy Vật tư được sắp xếp hợp lý, khoa học, tạo điếu kiện cho việc

tổ chức bảo vệ, nắm vững lực lượng nguyên vật liệu, sử dụng hợp lý diện tíchkho, bảo đảm an toàn lao động trong kho

+ Hai là bảo quản vật tư: Vật tư sau khi được sắp xếp phải được bảoquản theo đúng qui trình, qui phạm của nhà nước ban hành

+ Ba là xây dựng và thực hiện nội qui về chế độ trách nhiệm và chế độkiểm tra trong việc bảo quản vật tư Kho phải có các nội qui: Nội qui ra vào,nội qui bảo quản, nội qui về thủ tục xuất nhập: phòng hoả hoạn, kiểm tra định

kỳ và xử lý khi vật tư thừa thiếu, mất mát, hư hỏng… nhằm đưa công tác bẩoquản đi vào nề nếp, chặt chẽ

nâng cao năng suất lao động Việc cấp phát vật tư cho các bộ phận sản xuất cóthể tiến hành theo các hình thức sau:

- Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất: Căn cứ vào yêu cầu sửdụng vật tư của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất đã báo trước cho bộ phậncấp phát của kho ( 1- 3 ngày ) để tiến hành cấp phát, số lượng vật tư thườngđược cấp phát được tính toán dựa vào 2 yếu tố: nhiệm vụ sản xuất của từngphân xưởng và định mức tiêu dùng vật tư mà doanh nghiệp đã qui định Hìnhthức này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiệm vụ sản xuất không ổnđịnh hoặc thuộc loại hình sản xuất đơn chiếc, hàng loạt nhỏ

- Cấp phát theo hạn mức ( theo tiến độ kế hoạch ) Việc cấp phát theohạn mức được qui định chẳng những về số lượng mà cả về thời gian cấp phátnhằm bảo đảm tính chủc động cho các bộ phận sử dụng cũng như cho bộ phậncấp phát Căn cứ vào định mức tiêu dùng vật tư và khối lượng sản xuất đã quiđịnh trong kỳ kế hoạch ( thường là 1 tháng ) kho cấp phát vật tư cho các bộphận sản xuất Sau từng thời kỳ nếu đã hoàn thành kế hoạch sản xuất mà cònthừa vật tư, các bộ phận sản xuất trả lại cho kho khối lượng vật tư thừa đó vàđược coi là tiết kiệm vật tư Trái lại bộ phận sản xuất muốn nhận thêm vật tưphải có thuyết minh rỏ lý do Hình thức này được sử dụng rộng rãi trong cácdoanh nghiệp có mặt hàng sản xuất ổn định, định mức và kế hoạch sản xuấttiên tiến và hiện thực

Ngoài hai hình thức cấp phát trên, trong thực tế còn có hình thức “ bánvật tư “ mua sản phẩm” Đây là bước phát triển cao của công tác quản lý vật

tư, nhằm phát huy đầy đủ quyền chủ động sáng tạo trong các bộ phận sủdụng, khuyến khích việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm, bảo đảm quyền hạchtoán đầy đủ, chính xác, hạn chế việc hư hỏng, mất mát vật tư trong khâu sửdụng

3.4.3 Thanh quyết toán vật tư:

3.4.3.1 Khái niệm thanh quyết toán:

Là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận sử dụng vật tư với bộphận quản lý Thực chất của công tác quyết toán vật tư là thực hiện việc hạchtoán và đánh giá tình hình sử dụng vật tư Thanh quyết toán vật tư là sự đốichiếu, so sánh giữa vật tư xuất ra cho các bộ phận sản xuất với lượng thànhphẩm thu về để biết được kết quả việc sử dụng vật tư.

3.4.3.2 Tác dụng của việc thanh quyết toán:

Nhờ có việc tổ chức thanh quyết toán vật tư mới nâng cao được tráchnhiệm của từng cá nhân và của từng bộ phận sử dụng, bảo đảm việc sử dụnghợp lý và tiết kiệm vật tư, bảo đảm việc hạch toán đầy đủ, chình xác vật tưvào giá thành Đồng thời việc thanh quyết toán giúp cho bộ phận quản lý cóthể kiểm tra được lượng vật tư trong kho và đánh giá được tình hình sử dụng

so với định mức Muốn cho công tác thanh quyết toán đi vào nề nếp phải tiếnhành phân công và xác định rõ ràng trách nhiệm vật chất đối với cá nhân và

bộ phận làm tốt công tác này và coi đây là một nghiệp vụ quan trọng trongcông tác quản lý vật tư của các đơn vị kinh tế

3.5 Phân tích tình hình sử dụng vật tư:

Sử dụng tiết kiệm vật tư là một trong những mục tiêu cơ bản để giảmchi phí sản xuất, hạ giá thành sản xuất, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp.Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng vật tư vào sản xuất sản phẩm phảiđược tiến hành thường xuyên, định kỳ trên các mặt: khối lượng vật tư, địnhmức tiêu hao vật tư để sản xuất ra đơn vị sản phẩm

3.5.1 Phân tích tình hình sử dụng khối lượng vật tư vào sản xuất sản phẩm

Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng vật tư, cần xác định chỉ tiêuvật tư liệu cần dùng cho sản xuất sản phẩm

Lượng vật tư Lượng vật tư Lượng vật tư còn lại dùng sản xuất = xuất cho sản xuất - chưa hoặc không

sản phẩm sản phẩm dùng đến

Lượng cịn lại cịn lại chưa dùng đến Cuối kỳ kiểm kê thường cĩ sựchênh lệch khơng đáng kể Nếu lượng cịn lại cịn lại chưa hoặc khơng dùngđến bằng 0 thì:

Lượng vật tư dùng cho sản xuất sản phẩm = Lượng vật tư của sản phẩm

Để phân tích mức độ bảo đảm khối lượng vật tư sản xuất sản phẩm, cầntính ra hệ số:

xuất

sản

kỳ trongdùngtư

kỳtrongnhậpVTLượng kỳ

đầutrữdự VTLượng

- Mức biến động tuyệt đối: Lấy khối lượng vật tư tiêu dùng thực tế (Ml)

so với khối lượng vật tư kỳ kế hoạch ( Mk ) theo cơng thức sau:

Số tương đối =

k

lM

- Mức biến động tương đối:

Số tương đối = Mk x Ml (Ql/ Qk) x 100%

Số tuyệt đối: M = Ml – Mk ( Ql / Qk )

Trong đĩ:

Ql , Qk : Khối lượng sản phẩm hồn thành thực tế và kế hoạch

Mk ( Ql / Qk ) : Khối vật tư liệu kế hoạch nhưng đã được điều chỉnhtheo tỷ lệ hồn thành kế hoạch sản lượng sản phẩm

Kết quả tính toán trên phản ánh mức sử dụng vật tư vào sản xuất sản phẩm hay sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh đã tiết kiệm hay lãng phí.

3.5.2 Phân tích mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất đơn vị sản phẩm hay thi công công trình hạng mục

Khối lượng vật tư dùng vào sản xuất sản phẩm trong kỳ chia thành 3 bộphận chủ yếu:

- Bộ phận cơ bản tiêu dùng để tạo thành thực thể hoặc trọng lượng tinhcủa sản phẩm hoàn thành

- Bộ phận tạo phế liệu, dư liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm

- Bộ phận tạo thành sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất

Mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất đơn vị sản phẩm vật tư phẩm đượcxác định bằng công thức:

m = M Q

Trong đó:

M: Khối lượng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất sản phẩm trong kỳ

Q : Khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ

m : Mức tiêu dùng vật tư

Mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất đơn vị sản phẩm bao gồm 3 bộ phận cấuthành có thể viết dưới dạng công thức:

m = k + f + hTrong đó:

k : Trọng lượng tinh hoặc thực thể của sản phẩm

f : Mức phế liệu, dư liệu bình quân của đơn vị sản phẩm hoàn thành

h : Mức tiêu phí vật tư cho sản phẩm hỏng bình quân của đơn vị sản

phẩm hoàn thành

3.6 Hạch toán vật tư :

Hạch toán vật tư là quá trình xác định, phản ánh đẩy đủ các khoản chiphí và mua sắm vật tư nhằm đảm bảo tính toán chính xác giá thành thực tếcủa vật tư Hạch toán vật tư còn là phương pháp để phân bổ kịp thời chính xácgiá trị thực tế của vật tư đã tiêu hao cho các đối tượng sử dụng

Hạch toán vật tư là một trong nhưng cơ sở để tính giá thành sản phẩm,công trình hạng mục thi công một cách chính xác và theo giõi chặt chẽ việcthực hiện định mức tiêu hao vật tư so với kế hoạch để có biện pháp phấn đấukhông ngừng hạ thấp giá thành sản phẩm

Để công tác hạch toán vật tư được thực hiện chính xác thì các doanhnghiệp phải thực hiện các bước:

- Định kỳ các bộ phận trong đơn vị phải lập kế hoạch sử dụng vật tư Khilập kế hoạch đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định mức tiêuhao vật tư để tính toan nhu cầu sử dụng và dự trữ vật tư trong kỳ

- Việc mua sắm và sử dụng vật tư phải thực hiện theo đúng kế hoạch(Trường hợp đột xuất phải được cấp trên xét duyệt) Việc nhập, xuấtkho vật tư phải có đầy đủ thủ tục theo quy định

- Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho vật tư các bộ phận liên quan phảighi chép đầy đủ, kịp thời vào các sổ theo dõi và lập các báo cáo theoquy định

- Kế toán vật tư cần phải thực hiện việc phân loại, mở sổ theo dõi từngchủng loại vật tư, thực hiện ghi chép và hạch toán đúng chủng loại, sốlượng, giá trị mở các sổ sách theo gõi phải theo đúng quy định Ngoài

ra tuỳ tình hình cụ thể, đơn vị có thể mở thêm các sổ sách để phục vụcho công tác quản lý và hạch toán vật tư tại đơn vị

- Định kỳ tổ chức phân tích tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng, sửdụng và dự trữ vật tư Tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật tư, để

có biện pháp quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả

- Việc thực hiện công tác nhập, xuất, tồn kho vật tư phải phản ánh theogiá trị thực tế Giá thực tế của vật tư được xác định tuỳ theo từng nguồnnhập:

+ Giá thực tế của vật tư mua ngoài bao gồm :

 Giá mua ghi trên hoá đơn nhưng không bao gồm GTGT

 Chi phí thu mua, vận chuyển bốc xếp vật tư, thuê kho bãi…

 Thuế nhập khẩu phải nộp (nếu có)

 Hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)

+ Giá thực tế của vật tư gia công bao gồm :

 Giá thực tế vật tư xuất gia công

 Chi phí gia công

 Chi phí bảo quản, bốc dỡ, vận chuyển (nếu có)

+ Giá thực tế của vật tư nhận góp liên doanh, cổ phần là giá thực tế đượccác bên tham gia góp vốn liên doanh chấp thuận

+ Giá thực tế của vật tư thu hồi là giá trị của số vật tư thu hồi được hộiđồng đánh giá của đơn vị xác định theo chất lượng và gía thị trường

3.7 Hệ thống thông tin quản lý vật tư.

Trong xã hội hiện nay không ngừng phát triển về mọi mặt, đặc biệntrong vài năm trở lại đây sự bùng nổ về tin học đã giúp cho nhiều người,nhiều doanh nghiệp và nhiều quốc gia trên toàn thế giới gắn kết với nhauđồng thời hoàn thành được tốt những công việc của mình

Trên phương diện quản lý vật tư thì hầu hết các doanh nghiệp đều sửdụng các chương trình quản lý riêng tuỳ từng ngành và từng doanh nghiệp củamình Sử dụng hệ thống thông tin quản lý vật tư giúp cho doanh nghiệp quản

lý được lượng vật tư từ lúc nhập vào cho đến lúc phải nhập lần mới một cáchchính xác và đầy đủ Chương trình quản lý vật tư sẽ giúp cho doanh nghiệpkiểm soát được lượng vật tư sử dụng mỗi lần đồng thời nó còn giúp chodoanh nghiệp tính toán chính xác lượng vật tư dùng cho từng công trình hạngmục tránh bị thất thoát

3.8 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vật tư.

Để đánh giá hiệu quả sử dụng vật tư ta cĩ thể dùng nhiều cách thứckhác nhau để đánh giá Nhìn chung chúng ta thường đánh giá hiệu quả sửdụng vật tư dựa vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh so với đầu vào vật

tư và mức độ hao phí vật tư trong quá trình sử dụng

Để đánh giá hiệu quả sử dụng vật tư ta cĩ các chỉ tiêu:

- Sức sản xuất của TSLĐbq = DoanhTSLĐbqthu

- Tỷ trọng chi phí vật tư trên doanh thu:

C vật tư = ChiDoanh phívật thutư

- Tỷ trọng hao phí vật tư:

hvật tư = LượngLượngvật vật tưtư haotiêu phídùng



4 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác quản lý vật tư:

- Tiến bộ khoa học kỹ thuật sản xuất: nhân tố kỹ thuật này phản ánhtiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và sử dụng vật tư chê tạo ranhững sản phẩm cĩ tính kỹ thuật cao, sử dụng vật tư mới và sử dụng cĩ hiệuquả nguồn vật tư mới

- Quy mơ sản xuất ở các doanh nghiệp: nhân tố này ảnh hưởng trực tiếpđến khối lượng vật tư tiêu dùng và do đĩ ảnh hưởng đến khối lượng nhu cầuvật tư Quy mơ sản xuất càng lớn thì khối lượng vật tư tiêu dùng càng nhiều

và nhu cầu vật tư càng tăng cao

- Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất: thay đổi theo nhu cầu thịtrường và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặt biệt thay đổi theo trình độ sử

dụng vật tư tiêu dùng và cải biến chất lượng sản phẩm từ những vật tư tiêudùng Điều này ảnh hưởng đến cơ cấu của vật tư tiêu dùng

- Quy mô thị trường vật tư: thể hiện số lượng doanh nghiệp tiêu dùngnguyên liệu và quy cách chủng loại vật tư mà doanh nghiệp có nhu cầu tiêudùng trên thị trường

- Cung vật tư hàng hoá trên thị trường: thể hiện khả năng vật tư có trênthị trường và khả năng đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu của các đơn vị tiêudùng Cung vật tư tác động đến cầu vật tư thông qua giá cả

- Các nhân tố xã hội phản ánh mục tiêu cải thiện điều kiện lao độngtrong các ngành sản xuất, ảnh hưởng của các nhân tố này được xác định bằngcác chỉ tiêu như: trình độ cơ giới hoá, tự động hoá sản xuất và cải thiện điềukiện lao động …

- Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tư

- Giá thu mua vật tư của đối thủ cạnh tranh

- Tính mùa vụ của vật tư

PHẦN II.

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP

Điện lực Phú Thọ là doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng điện đượcthành lập vào năm 1986 là tiền thân của nhà máy Điện Việt Trì và chịu sự chỉđạo của Công ty Điện lực I

I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Chức năng

- Chức năng chính của doanh nghiệp là kinh doanh bán điện , phânphối điện đến cho người tiêu dùng đồng thời xây dựng lưới điện đến các vùngtheo sự chỉ đạo của Công ty Điện lực I

- Chức năng phụ của doanh nghiệp là làm các dịch vụ tư vấn thiết kế,lắp đặt các công trình điện theo yêu cầu của khách hàng

1.2 Nhiệm vụ của doanh nghiệp

- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch về việc nhận điện , phân phốiđiện cho người tiêu dùng Quản lý vận hành lưới điện trong toàn tỉnh, lập kếhoạch mở rộng lưới điện đến các vùng sâu, vùng xa trọng phạm vi quản lýcủa doanh nghiệp

- Xây dựng các phương pháp kinh doanh và dịch vụ nhằm phát triểndoanh nghiệp theo kế hoạch và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp cũngnhư công ty đề ra Tổ chức nghiên cứu nâng cao năng suất lao động nhằmđảm bảo chất lượng điện khi phân phối tới người tiêu dùng

- Cùng với ngành điện nâng cao đời sống xã hội và giúp đất nước cómột nền kinh tế vững mạnh

- Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ sản xuất, bảo vệ môi trường, giữ gìn anninh chật tự an toàn xã hội và làm trò nhiệm vụ quốc phòng

II CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT CỦA MỘT SỐ HÀNG HÓA DỊCH VỤ CHỦ YẾU

Điện lực là doanh nghiệp kinh doanh phụ thuộc, không trực tiếp sảnxuất ra sản phẩm mà doanh nghiệp mua sản phẩm từ người cung cấp trung

gian (Công ty Điện lực I) nên Điện lực Phú Thọ không có công nghệ sản xuấtsản phẩm Như em đã trình bày ở trên ngoài kinh doanh mặt hàng điện doanhnghiệp còn kinh làm các dịch vụ tư vấn thiết kế, lắp đặt các công trình điệntheo yêu cầu của khách hàng Vì vậy công nghệ sản xuất của doanh nghiệp làcông nghệ thực hiện dịch vụ tư vấn thiết kế và lắp đặt các công trình điện.

Sau khi thành lập sở quản lý điện và sát nhập nhà máy Điện Việt Trìdưới sự quản lý của Công ty Điện Lực I thì Điện Lực Phú Thọ mua điện từCông ty Điện Lực I, sau khi nhận điện từ Công ty Điện Lực I thì Điện LựcPhú Thọ sẽ phân phối đến các chi nhánh của từng vùng để bán cho kháchhàng hoặc khách hàng đến mua trực tiếp tại Điện Lực và yêu cầu Điện Lựcthực hiện công việc thiết kế , lắp đặt cho mình vì vậy công nghệ sản xuất chủyếu của DN là quy trình công nghệ dịch vụ :

Giải thích sơ đồ 1:

Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng điện đến ĐLPT thì nhân viên của

ĐL sẽ phân tích mục đích sử dụng , quy mô sử dụng của khách hàng như thếnào rồi sẽ thiết kế các đường đi của dây điện và lắp đặt các máy móc sao cho

có tính kỹ thuật và an toàn cao”

SƠ ĐỒ 1: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ THỰC HIỆN DỊCH VỤ TƯ VẤN

ĐLPT mua điện của Công ty Điện Lưc I từ lưới điện quốc gia ( thanhcái ) với mức điện áp là 110 KV Từ mức điện áp 110 KV ĐLPT cho đi quacác máy biến áp trung gian ( T5 – 40000KVA , T4 – 15000KVA , T3 –20000KVA ) để phân mức điện áp xuống 35 KV , 6 ( 22 ) KV , 10 KV ,hoặc từ mức 35 KV xuống 6 ( 22 ) KV , 10 KV từ các mức điện áp này điqua các trạm biến áp phụ tải để hạ xuống mức 0,4 KV ( Điện dùng sinh hoạt )sau đó chuyền tới người sử dụng

SƠ ĐỒ 2: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH (CÔNG NGHỆ) PHÂN CẤP ĐIỆN

Nhìn vào sơ đồ quy trình công nghệ ta thấy điện được đưa đến ngườitiêu dùng rất đơn giản Với sơ đồ trên điện được đưa đến người tiêu dùng cótính chất linh hoạt cao Tuỳ từng vùng với mức sử dụng điện khác nhau vàmức điện áp sử dụng sẽ sử dụng các máy biến áp có các mức công suất khácnhau để đảm bảo chất lượng điện khi phân phối đến người tiêu dùng

§iÖn tõ thanh c¸i

Møc ®iÖn ¸p 35KV

(Chi nh¸nh)

Møc ®iÖn ¸p 6(22),10KV

(Chi nh¸nh)Møc ®iÖn ¸p 110 KV

Tr¹m biÕn ¸p phô

t¶i

Ngêi tiªu dïng (§iÖn ¸p 0,4KV)

III HÌNH THỨC TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ KẾT CẤU SẢN XUẤT CỦA DOANH NGHIỆP

ĐLPT không phải là DN sản xuất nhưng do tính chất đặc thù của ngànhđiện nên DN có sự chuyên môn hoá rõ rệt “Chuyên môn hoá đối tượng” ( mỗiphòng ban sẽ quản lý, thực hiện một công việc thuộc lĩnh vực của mình ) Bộphận sản xuất chính trong ĐLPT đó là kinh doanh điện và thực hiện dịch vụ

tư vấn thiết kế, khảo sát thiết kế, lắp đặt các công trình điện Về mặt tư vấnthiết kế và khảo sát thiết kế do phòng Kỹ Thuật Thiết Kế và Đội Thí Nghiệm

Đo Lường thực hiện, phần thi công lắp đặt các công trình điện do phòng KỹThuật Thiết Kế, phòng Quản Lý Xây Dựng và đội xây dựng thực hiện Bộphận phụ trợ là đội xe, đội thí nghiệm đo lường Đội xe chuyên thực hiện cácnhiệm vụ chở thiết bị vật liệu cho công trình và đưa cán bộ công nhân viên đicông tác, đội thí nghiệm đo lường chuyên thí nghiệm hiệu chỉnh các máy biến

áp, thiết bị đo lường bảo vệ nhằm đánh giá chính xác chất lượng của thiết bị

NGHIỆP

Với sự chuyên môn hoá đối tượng trong doanh nghiệp đã giúp cho banlãnh đạo dễ quản lý doanh nghiệp, các phòng ban chỉ chịu một mệnh lệnh nênthực hiện công việc của mình một cách độc lập, dễ sử lý các tình huống sự cốxảy ra, có nhiều sáng tạo và nâng cao hiệu quả làm việc Cũng giống mọiphòng ban khác trong Điện lực Phú Thọ phòng Kế hoạch vật tư được tổ chức

và có cơ cấu quản lý rât chặt chẽ

SƠ ĐỒ 3: CƠ CẤU QUẢN LÝ VẬT TƯ Ở DOANH NGHIỆP

Giải thích sơ đồ 3:

Trong Điện lực Phú Thọ phịng Kế hoạch vật tư được ghép thành mộtđiều này cĩ điều thuận lợi cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư cho từng kỳ vìqua nhiều lần so sánh lượng vật tư kế hoạch so với lượng thực thì phịng kếhoạch sẽ xây dựng được mức vật tư sử dụng trong từng kỳ chính xác hơn

Trong cơ cấu quản lý vật tư ở Điện lực Phú Thọ thì :

- Trưởng phịng kế hoạch vật tư sẽ điều hành hai mảng cả về kế hoạchhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và tình hình sử dụng vật tư của doanhnghiệp

- Phĩ phịng sẽ đảm nhiệm chuyên về mảng vật tư

- Nhân viên kế hoạch chuyên làm các cơng tác liên quan đến kế hoạchhoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trưởng phòng

Phó phòng

Nhân viên kế

hoạch

Nhân viên vật tư

8 nhân viên làm tại kho vật tư

3 nhân viên giám sát vật tư

- Nhõn viờn vật tư chuyờn làm cụng tỏc bảo quản, cấp phỏt vật tư chocỏc đơn vị, bộ phận cần dựng.

Trong quỏ trỡnh quản lý vật tư thỡ phũng Kế hoạch vật tư cũn kết hợpvới nhõn viờn kế toỏn vật tư của phũng Tài chớnh kế toỏn để đảm bảo lượngvật tư khụng bị thiếu hụt, thất thoỏt…

V KẾT QỦA HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG THỜI GIAN QUA

1 Bảng bỏo cỏo kết quả kinh doanh ( KD phụ ) và bảng cõn đối kế toỏn của doanh nghiệp

Vỡ ĐLPT là DN hạch toỏn độc lập, do đặc thự và quy định của ngànhđồng thời do điều kiện khú khăn em khụng thể lấy được bảng bỏo cỏo kết quảkinh doanh chớnh cuỷa doanh nghiệp mà chỉ lấy được số liệu của kinh doanhphụ và tỷ lệ doanh thu của sản xuất phụ so với tổng doanh thu của DN nờnphần này em chủ yếu phõn tớch cỏc chỉ tiờu theo sản xuất phụ

Qua bảng bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ trờn ta thấy lợinhuận sau thuế và tổng doanh thu bỏn hàng của năm 2002 đều nhỏ hơn năm

2001 trong khi giỏ vốn hàng bỏn của năm 2002 lớn hơn năm 2001 điều nàychứng tỏ rằng trong năm 2002 DN đó bị cỏc DN khỏc chiếm dụng vốn tronglĩnh vực dịch vụ tư vấn thiết kế hay sản xuất kinh doanh phụ

BẢNG 1 : BẢNG BÁO CÁO TèNH HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ SẢN

XUẤT KINH DOANH TRONG NĂM 2001 VÀ 2002

Bảng 2: bảng cân đối kế toán

Ngày 31 Tháng 12 Năm 2002

A- Tài sản lệU động và đầu t ngắn hạn 47 809 707 117 57 141 731 610

1- Tiền mặt tại quỹ ( cả ngân phiếu ) 399 772 568 209 914 947 2- Tiền gửi ngân hàng 4 018 462 332 2 467 162 683 3- Tiền đang chuyển

II- Caực khoaỷn ủaàu tử taứi chớnh ngaộn haùn

III- Các khoản phải thu 38 284 138 097 48 707 667 300 1- Phải thu của khách hàng 733 763 397 575 998 480 Trong đó : Tiền điện 244 492 321 143 317 871 2- Trả trớc cho ngời bán 355 809 044 322 787 854 3- Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ

4- Phải thu nội bộ 34 981 625 824 45 933 475 994

- Vãng lai trong nội bộ Công ty 29 478 786 821 40 627 435 918

- Vãng lai trong nội bộ Đơn vị 5 238 883 920 5 042 084 993

- Phải thu nội bộ khác 263 955 083 263 955 083 5- Các khoản phải thu khác 2 212 939 832 1 875 404 972

IV- Hàng tồn kho 4 023 604 133 3 522 837 483 1- Hàng mua đang đi trên đờng

2- Nguyên liệu , vật liều tồn kho 1 166 010 345 990 919 988 3- Công cụ dụng cụ trong kho 171 536 676 103 993 593 4- Chi phí sản xuất , kinh doanh dở dang 2 682 272 569 2 424 193 359 5- Thành phẩm tồn kho 3 784 543 3 784 543

V- Tài sản lửu động khác 1 083 729 987 2 234 149 197

2- Chi phí trả trớc 935 346 587 2 137 598 797 3- Chi phí chờ kết chuyển 43 436 000

VI- Chi phí sự nghiệp

B- Tài sản cố định và đầu tệ dài hạn 77 789 292 537 95 814 609 538

I- Tài sản cố định 72 261 533 531 88 156 243 664 1- Tài sản hữu hình 72 261 533 531 88 156 243 664

- Nguyên giá 135 696 701 006 164 881 200 871

- Giá trị hao mòn luỹ kế * -63 435 167 475 -76 724 957 207

II- Các khoản đầu t tài chính dài hạn

III- Chi phí đầu t xây dựng 5 527 759 006 7 658 365 874

- Chi phí công tác xây dựng 830 757 596 830 757 596

IV- Các khoản ký quỹ , ký cợc dài hạn

tổng cộng tài sản 125 598 999 654 152 956 341 148