một số vấn đề xử lý các khoản dự phòng trong doanh nghiệp hiện nay

2.Thời điểm và nguyên tắc xác lập các khoản dự phòng: Theo thông t 107/2001/TT-BTC ban hành ngày 31/12/2001 của bộ tài chínhthì “việc trích lập và hoàn lập các khoản dự phòng giảm giá hà

Lời mở đầu

Kế toán là một trong những hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanhnghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, nó không chỉ cung cấp những thông tinchính xác, kịp thời về tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp mà còn đóng vai trò

nh là công cụ quản lý Nhà nớc về tài chính và thuế Trong đó xử lý các khoản dựphòng là một trong những vấn đề thờng không đơn giản trong công tác kế toán,

đặc biệt là trong mối quan hệ vốn đã phức tạp giữa các công cụ quản lý nh tàichính – thuế – kế toán Các khoản dự phòng liên quan trực tiếp đến doanh thu,chi phí, kết quả lợi nhuận và số thuế thu nhập phải nộp của doanh nghiệp, chínhvì thế mà nó thu hút sự quan tâm của nhiều đối tợng khác nhau, từ những nhànghiên cứu ban hành các chính sách chế độ quản lý đến các doanh nghiệp khithực hiện các chính sách chế độ và các cơ quan, nhân viên thuế khi thực hiện thuthuế cho Nhà nớc cũng nh các cơ quan thanh tra, kiểm tra, kiểm soát, kiểmtoán

Việc lập,xử lý và hoàn nhập các khoản dự phòng là một đòi hỏi thiết yếu đốivới mọi doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp xác định đợc giá trị thực tế tàisản của mình Đồng thời giúp cho kế toàn trong doanh nghiệp có quy định thốngnhất trong việc hạch toán và ghi chép sổ sách Trong tiến trình hội nhập quốc tế

để tạo môi trờng kinh doanh thuận lợi trong các doanh nghiệp ngày 31/12/2001

Bộ tài chính đã ban hành 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam và Thông t số 89/2002

dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phơng diện kế toán một khoản giảm giá trịtài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn.

Theo chuẩn mực kế toán ban hành ngày 31/12/2001 của Bộ tài chính qui địnhvào thời điểm khoá sổ kế toán, nếu các doanh nghiệp có khả năng tổn thất tài sảnvì các lý do khác nhau, có đủ các điều kiện theo qui định đợc phép trích trớc vàochi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp các khoản dựphòng, nhằm giúp doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp các khoản tổn thất cóthể xảy ra trong năm kế hoạch, bảo toàn vốn kinh doanh, bảo đảm cho doanhnghiệp phản ánh giá trị tài sản trên báo cáo tài chính tơng đơng với giá trị thị tr-ờng tại thời điểm báo cáo

2.Thời điểm và nguyên tắc xác lập các khoản dự phòng:

Theo thông t 107/2001/TT-BTC ban hành ngày 31/12/2001 của bộ tài chínhthì “việc trích lập và hoàn lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dựphòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá chứng khoán trong hoạt động tàichính đều đợc thực hiện ở thời thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chínhnăm”.Nếu các doanh nghiệp có năm tài chính trùng với năm dơng lịch (Bắt đầu

từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) thì thời điểmlập dự phòng là ngày 31 tháng 12 hàng năm, còn đối với các doanh nghiệp đợc

bộ tài chính chấp thuận áp dụng năm tài chính khác với năm dơng lịch thì thơi

điểm lập dự phòng là ngày cuối cùng của năm tài chính Tại thời điểm lập dựphòng, kế toán của doanh nghiệp phải hoàn nhập tất cả các khoản dự phòng, củaniên độ báo cáo và tiến hành trích lập các khoản dự phòng của niên độ kế tiếpvới điều kiện số dự phòng không đợc vợt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh củadoanh nghiệp

Khi lập dự phòng, kế toán phải căn cứ vào các bằng chứng tin cặy nh sự biến

động thực tế về giá hàng tồn kho, giá chứng khoán và nợ phải thu khó đòi đồngthời phải tiến hành lập dự phòng riêng cho từng loại vật t, hàng hoá, từng loạichứng khoán bị giảm giá, từng khoản nợ phải thu khó đòi Sau đó phải tổng hợptoàn bộ các khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết dự phòng từng loại.Để thẩm

định mức độ giảm giá của các loại vật t, hàng hoá, chứng khoán và xác định cáckhoản nợ phải thu khó dòi doanh nghiệp phải thành lập hội đồng với các thànhviên bắt buộc là giám đốc, kế toán trởng, trởng phòng vật t hoặc trởng phòngkinh doanh

3.Vai trò và ý nghĩa của việc lập dự phòng:

Việc trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng đóng vai trò nh là một trongnhữnh giải pháp để hạn chế bớt những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ kếtoán sau và để chủ động hơn về tài chính trong các trờng hợp xảy ra rủi ro do cáctác nhân khách quan giảm giá vật t, hàng hoá, giảm giá các khoản vốn đầu t trên

thị trờng chứng khoán, thị trờng vốn hoặc thất thu các khoản nợ phải thu có thểphát sinh Các khoản dự phòng giảm giá và dự phòng phải thu khó đòi khôngchỉ quan trọng đối với bản thân các doanh nghiệp mà còn rất quan trọng đối vớiquản lý nhà nớc, đợc thể hiện trên các phơng diện sau:

Về phơng diện kinh tế: Hành vi dự phòng cho phép các doanh nghiệp luônthực hiện đợc nguyên tắc hoạch toán theo giá phí gốc lại vừa có thể ghi nhận trêncác bản cân đối kế toán của mình giá trị thực tế của tài sản Việc xác định đúnggiá trị thực tế của các tài sản trong doanh nghiệp là rất cần thiết, nó giúp cho cácnhà lãnh đạo của doanh nghiệp có những thông tin trung thực, chính xác về tìnhhình tài sản của doanh nghiệp mình từ đó có kế hoạch sản xuất và những quyết

Về phơng diện thuế: Dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh một khoản chi phílàm giảm lợi nhuận phát sinh để tính toán ra số lợi nhuận thực tế từ đó đa ra mộtcách chính xác số thuế mà doanh nghiệp phải nộp Trên góc độ quản lý nhà nớc,

dự phòng và những lợi ích của nó đợc nhìn nhận nh là một đối sách tài chính cầnthiết để duy trì doanh nghiệp, tạo nguồn thu lâu dài cho ngân sách nhà nớc.Việc trích lập dự phòng còn có ý nghĩa trong đảm bảo thực hiện nguyên tắcthận trọng của kế toán đó là khi có nghi ngờ về các nghiệp vụ do không chắcchắn về những sự kiện sẽ sảy ra trong tơng lai, lúc đó kế toán viên cần thận trọngtrong viêc lựa chọn giải pháp ghi nhận nghiệp vụ, để đảm bảo rằng báo cáo tàichính sẽ không công bố tài sản và thu nhập vợt quá khả năng thực tế Vì vậy, căn

cứ vào những sự kiện đã xảy ra trong hiện tại vào cuối mỗi niên độ kế toán, kếtoán sẽ tiến hành lập dự phòng đối với những rủi ro và chi phí có thể sẽ phát sinhtrong tơng lai để thực hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán

4 Đối tợng và điều kiện lập dự phòng:

Đối tợng lập dự phòng đầu tiên là nguyên vật liệu, dụng cụ dùng cho sảnxuất, vật t, hàng hóa, thành phẩm tồn kho mà giá trị thuần có thể thực hiện đợcnhỏ hơn giá gốc ghi trên sổ kế toán, trong đó bao gồm cả hàng hóa vật t tồn kho

bị h hỏng, kém mất phẩm chất hoặc bị lỗi thời do luân chuyển chậm Đối với vật

t hàng hóa tồn kho khi trích lập các khoản dự phòng phải thuộc quyền sở hữu

của doanh nghiệp và phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định của BộTài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn vật t hàng hóa tồn kho.Trờng hợp vật t hàng hoá tồn kho có giá trị giảm so với giá ghi trên sổ kế toánnhng giá bán sản phẩm dịch vụ đợc sản xuất từ vật t hàng hóa này không bị giảmthì không đợc trích lập dự phòng giảm giá vật t hàng hóa tồn kho.

Đối tợng thứ hai của dự phòng là các chứng khoán do doanh nghiệp đầu t bịgiảm giá so với giá đang hạch toán trên sổ kế toán Việc trích lập dự phòng giảmgiá chứng khoán đầu t trong hoạt động tài chính đòi hỏi các chứng khoán củadoanh nghiệp phải đầu t theo đúng quy định của Pháp luật và phải đợc tự do muabán trên thị trờng mà tại thời điểm kiểm kê lập báo cáo tài chính có giá thị trờnggiảm so với giá đang hạch toán trên sổ sách kế toán Những chứng khoán không

đợc phép mua bán tự do trên thị trờng thì không đợc lập dự phòng giảm giá.Các khoản nợ phải thu khó đòi cũng là đối tợng của việc trích lập dự phòng.Các khoản nợ này phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thucủa từng đơn vị nợ hoặc ngời nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi và để cócăn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi thì các doanh nghiệp phải có chứng từgốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ, ngời nợ về số tiền còn nợ cha trả, bao gồm:Hợp đồng kinh tế, khế ớc vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếucông nợ

5 Khái niệm và cách xác định các khoản dự phòng:

5.1 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

a.Khái niệm, nguyên tắc và cách tính:

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giảmgiá vật t, thành phẩm, hàng hoá tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập để đề phòng vật t giảm giá so vớigiá gốc trên sổ kế toán, đặc biệt khi chuyển nhợng cho vay, xử lý và thanh lý

đồng thời cho phép xác định đợc giá trị thực tế của hàng tồn kho trên hệ thốngbáo cáo kế toán Cuối năm kế toán căn cứ vào tình hình giảm giá của nhóm hàngtồn kho để tính ra các khoản dự phòng giảm giá từ đó làm cơ sở cho việc xác

định giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính Cácchứng từ đợc sử dụng bao gồm biên bản kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm cầntính hoá đơn gốc của nhóm hàng tồn kho đã ghi ở trên sổ kế toán và thông báo

về giá cả của nhóm hàng tồn kho tại thời điểm cần tính của các cơ quan chứcnăng nhà nớc

Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn khonhỏ hơn giá gốc thì kế toán doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá hàng tồnkho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốccủa hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng Kế toán

dựa trên số lợng của mỗi loại hàng tồn kho theo kiểm kê và thực tế diễn biến giátrong năm có kết hợp với dự báo giá sẽ diễn biến trong niên độ tiếp theo để đa ra

số dự phòng cần phải lập Việc lập dự phòng phải đợc tiến hành riêng cho từngloại vật t, hàng hoá bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá vật

t hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp vào bảng kê chi tiết Bảng kê là căn cứ đểhoạch toán giảm giá vốn hàng bán

Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc xác định theo công thức sau:

Mức dự phòng Lợng vật t, hàng Giá hoạch Giá thực tế trêngiảm giávật t, = hoá tồn kho giảm giá x toán trên - thị trờng tạihàng hoá cho tại thời điểm lập báo sổ kế thời điểm lậpbáo

năm kế hoạch cáo tài chính năm toán cáo tài chínhnăm

Trong đó giá thực tế trên thị trờng của các loại vật t, thành phẩm, hàng hoátồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm là giá cả có thể muahoặc bán đợc trên thị trờng

b.Tài khoản sử dụng và nghiệp vụ hạch toán:

Để phản ánh tình hình lập, xử lý và hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giáhàng tồn kho, ta sử dụng tài khoản 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Kết cấu nội dung ghi nh sau:

Bên nợ phản ánh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã hoàn nhập trong kỳ.Bên có phản ánh số dự phòng hàng tồn kho đợc trích lập trong kỳ

Số d bên có cho ta biết các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho của đơn

vị có

Tài khoản 159 đợc mở chi tiết cho từng nhóm hàng tồn kho và từng hàng cụthể

Ngày 9/10/2002 Bộ tài chính ban hành thông t số 89/2002/TT-BTC hớng dẫn

kế toán thực hiện bốn (04) chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số149/2001/QĐ-BTC, ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ báo cáo thay thế thông t

số 107/2001/TT-BTC, theo đó doanh nghiệp không trích lập các khoản dự phònggiảm giá hàng tồn kho vào chi phí quản lý của doanh nghiệp mà hạch toán màhạch toán vào giá vốn hàng bán (ghi chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) vàkhông hoàn nhập các khoản dự phòng đã lập vào thu nhập khác mà ghi có tàikhoản giá vốn hàng bán, cụ thể nh sau:

Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toánnăm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toánnăm trớc thì số chênh lệch lớn hơn đợc lập thêm, ghi

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồnkho)

Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Trờng hợp dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán nămnay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toánnăm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập, ghi

Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

5.2 Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t trong hoạt động báo cáo:

a Khái niệm, nguyên tắc và cách tính:

Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t trong hoạt động tài chính chính là dựphòng phần giá trị bị tổn thất do giảm giá các loại chứng khoán của doanhnghiệp có thể xảy ra trong năm kế hoạch và đợc tiến hành tại thời điểm khóa sổ

kế toán để lập báo cáo báo cáo hàng năm

Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t trong hoạt động tài chính gồm có dựphòng giảm giá đầu t ngắn hạn và dự phòng giảm giá đầu t dài hạn Mục đíchcủa việc dự phòng và hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán là để đềphòng về tài chính cho trờng hợp chứng khoán đang đầu t có thể bị giảm giá khithu hồi, chuyển nhợng, bán để xác định giá trị thực tế của các chứng khoán đang

đầu t khi lập “báo cáo cân đối kế toán” Đồng thời qua việc lập và hoàn nhập dựphòng giảm giá đầu t chứng khoán ta có thể thấy đợc giá trị thực của các khoản

đầu t chứng khoán Giá trị của chứng khoán đầu t là giá trị dự tính có thể chuyểnhóa thành tiền của chứng khoán

Giá trị thực của chứng khoán = Giá trị thực tế ghi sổ - Số dự phòng giảmgiá

(Giá trị thực thuần túy) của chứng khoán đã lập của chứngkhoán Nói cách khác, dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t trong hoạt độngtài chính là bộ phận giá trị dự tính bị giảm giá của chứng khoán đầu t nhằm ghinhận các khoản lỗ có thể phát sinh nhng cha chắc chắn Các chứng từ đợc sửdụng để hạch toán bao gồm các biên bản kiểm kê, xác nhận tình hình về cổphiếu, trái phiếu và tài sản góp vốn; các chứng từ gốc để chứng minh giá gốc của

cổ phiếu, trái phiếu và tài sản góp vốn và các thông báo của các cơ quan về giácủa các cổ phiếu, trái phiếu và tài sản góp vốn tại thời điểm tính

Cuối năm tài chính, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá đầu t ngắnhạn và đầu t dài hạn của các loại chứng khoán, các khoản đầu t ngắn hạn và dàihạn hiện có tính đến ngày 31/12 để tính toán khoản phải lập dự phòng giảm giácho các khoản đầu t ngắn hạn và dài hạn này Số dự phòng giảm giá chứng khoán

đầu t phải lập là số chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá đầu t chứng khoánngắn hạn và dài hạn phải lập cho niên độ trớc (nếu có) với số dự phòng giảm giá

đầu t chứng khoán ngắn hạn, dài hạn phải lập cho năm nay Số dự phòng phải lậpcho niên độ liền sau niên độ báo cáo đợc tính toán trên hai căn cứ đó là thực tếdiễn biến giá chứng khoán xảy ra trong niên độ báo cáo và những dự báo về giáthị trờng của chứng khoán mà doanh nghiệp đang cầm giữ sẽ xảy ra trong nămliền sau

Mức dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán cần lập cho năm tới đợc xác địnhtheo công thức sau:

Mức dự phòng Số lợng chứng khoán Giá chứng Giá chứnggiảm giá đầu t = bị giảm giá tại thời x khoán hạch - khoánthực

chứng khoán cho điểm lập báo cáo toán trên tế trên năm kế hoạch tài chính năm sổ kế toán thị trờng Khi trích lập các khoản dự phòng, doanh nghiệp phải lập riêng cho từng loạichứng khoán bị giảm giá và đợc tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng giảm giáchứng khoán đầu t, từ đó làm căn cứ hạch toán vào chi phí hoạt động tài chínhcủa doanh nghiệp (TK 635)

b.Tài khoản sử dụng và nghiệp vụ hạch toán:

Để hạch toán khoản dự phòng giảm giá các loại chứng khoán đầu t, ta sửdụng hai tài khoản:

- Tài khoản 129: Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn

- Tài khoản 229: Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán dài hạn

Các tài khoản này dùng để phản ánh tình hình lập, xử lý và hoàn nhập cáckhoản dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn và dài hạn Kết cấu nộidung ghi nh sau:

Bên nợ: Hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắnhạn, dài hạn ghi giảm chi phí báo cáo

Bên có: Trích các khoản dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn, dàihạn ghi vào chi phí báo cáo cho năm báo cáo

Số d bên có: Phản ánh giá trị dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn

và dài hạn hiện có

Theo thông t số 89/2002/TT-BTC ban hành vào ngày 9/10/2002 của Bộ báocáo thì các khoản lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán đợc

hạch toán vào tài khoản 635 – Chi phí tài chính Tài khoản này đợc dùng đểphản ánh những khoản chi phí hoạt động tài chính bao gồm các khoản chi phíhoặc các khoản lỗ liên quan đến các hoạt động đầu t tài chính , chi phí cho vay

và đi vay vốn, chi phí góp vốn liên doanh, lỗ chuyển nhợng chứng khoán ngắnhạn, chi phí giao dịch bán chứng khoán, các khoản lập và hoàn nhập dự phònggiảm giá đầu t chứng khoán, đầu t khác

Theo thông t này, cuối năm tài chính, doanh nghiệp căn cứ vào các khoảnphải lập dự phòng giảm giá cho các khoản đầu t ngắn hạn và dài hạn so sánh với

số đã lập dự phòng giảm giá năm trớc (nếu có) Xác định số chênh lệch phải lậptăng thêm hoặc giảm đi (nếu có)

Trờng hợp số dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn, dài hạn phảilập năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn, dài hạn

đã lập ở cuối niên độ kế toán trớc thì số chênh lệch lớn hơn ghi:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 129 – Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn

Có TK 229 – Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán dài hạn

Trờng hợp số dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn, dài hạn phảilập cho năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn, dàihạn đã lập ở cuối niên độ kế toán trớc thí số chênh lệch phải dợc hoàn nhập ghi:

Nợ TK 129 – Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn

Nợ TK 229 – Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán dài hạn

Có TK 635 – Chi phí báo cáo

Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu t chứngkhoán:

5.3.Dự phòng nợ phải thu khó đòi:

a.Khái niệm, nguyên tắc và cách tính:

Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của cáckhoản nợ phải thu, có thể không đòi đợc do đơn vị nợ hoặc ngời nợ không có khảnăng thanh toán trong năm kế hoạch

Mục đích của lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là để đề phòng những tổn thất

có thể xảy ra về các khoản phải thu khi khách hàng không có khả năng trả nợ và

để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ Đồng thời nó còn chophép kế toán xác định đợc giá trị thực của một khoản tiền nợ phải thu tồn trong

thanh toán khi lập các báo cáo tài chính Để việc trích lập dự phòng các khoảnphải thu khó đòi đợc công nhận bởi cơ quan thuế hoặc các cơ quan liên quankhác thì doanh nghiệp phải có đầy đủ các chứng từ nh: biên bản xác nhận công

nợ của đơn vị với con nợ, các chứng từ chứng minh con nợ không có khả năngthanh toán, các hoá đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế về khoản tiền vay, nợ Trên cơ sở những đối tợng và điều kiện lập dự phòng về nợ phải thu khó đòidoanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch củacác khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ khó đòi theo mộttrong các cách sau:

Cách 1: Có thể ớc tính một tỷ lệ nhất định (theo kinh nghiệm) trên tổngdoanh số thực hiện bán chịu

Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu x Tỷ lệ ớc tínhCách 2: Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từngkhách hàng, phân loại theo thời gian thu nợ, các khách hàng quá hạn đợc xếploại khách hàng nghi ngờ Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng và trêncơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng, kể cả bằng phơng pháp xác minh, để xác

đang trong tình trạng chờ phá sản, giải thể hoặc có các dấu hiệu khác nh bỏ trốn,

đang bị giam giữ, xét hỏi thì cũng đợc coi là nợ khó đòi và cần lập dự phòng để

bù đắp tổn thất có thể xảy ra Tổng mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi

đợc lập tối đa bằng 20% tổng số d nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lậpbáo cáo tài chính năm và đảm bao cho doanh nghiệp không bị lỗ Các khoản nợkhó đòi đợc sử lý xoá sổ khi có các bằng chứng nh sau:

+ Đối với con nợ là pháp nhân: Phải có quyết định của Toà án cho xử lý phásản hay quyết định của cấp có thẩm quyền về giải thể doanh nghiệp hoặc cácquyết định khác của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

+ Đối với con nợ là thể nhân: Con nợ đang tồn tại nhng có đủ chứng minhkhông có khả năng trả nợ, hoặc có lệnh truy nã hay xác nhận của cơ quan phápluật đối với những con nợ đã bỏ trốn, đang thi hành án hoặc con nợ đã chết,không có khả năng trả nợ (kèm theo xác nhận của cơ quan địa phơng).

Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phảitổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết làm căn cứ

để hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp

b.Tài khoản sử dụng và nghiệp vụ hạch toán:

TK 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi

Tài khoản này đợc sử dụng để ghi nhận về nghiệp vụ lập, xử lý thiệt hại dothất thu nợ và hoàn nhập dự phòng đã lập thừa xảy ra trong niên độ báo cáo.Kết cấu nội dung ghi:

Bên nợ: Hoàn nhập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập thừa ghigiảm chi phí doanh nghiệp

Bên có: Lập dự phòng nự phải thu khó đòi ghi chi quản lý doanh nghiệpnghiệp cho năm báo cáo

Số d bên có: Phản ánh số dự phòng phải thu khó đòi của doanh nghiệp hiệncó

Tài khoản 139 đợc mở chi tiết cho từng khoản phải thu khó đòi

Theo thông t 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 của Bộ báo cáo các khoản dựphòng nợ phải thu khó đòi đợc hạch toán cụ thể nh sau:

Cuôi kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu đợc xác

định là không chắc chắn thu đợc (nợ phải thu khó đòi) kế toán xác định số dựphòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cầntrích lập năm nay lớn hơn số d của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập

ở cuối niên độ trớc cha đợc sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn đợc hạch toánvào chi phí ghi

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi

Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số d củakhoản dự phòng phải thu khó đòi đã lập ở cuối niên độ trớc cha sử dụng hết thì

số chênh lệch đợc hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:

Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết hoàn nhập dựphòng phải thu khó đòi)

Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ dự phòng nợ phải thu khó đòi:

TK 139 TK 642

Lập quỹ dự phòng

năm sauHoàn nhập quỹ dự phòng

đã lập năm trớc

5.4.Xử lý các khoản nợ không thu hồi

đợc:-Khoản nợ không thu hồi đợc, khi xử lý xoá sổ phải có căn cứ hợp lý theo qui

định của chế độ báo cáo Theo thông t 170/2001/TT-BTC, các khoản nợ khó đòi

đợc phép xoá sổ khi có:

+ Biên bản của hội đồng sử lý nợ của doanh nghiệp Trong đó ghi rõ giá trịcủa từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi đợc, giá trị thiệt hại thực tế (saukhi đã trừ đi các khoản thu hồi đợc)

+ Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xoá sổ để làm căn cứ hạch toán.+ Quyết định của toà án cho sử lý phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sảnhoặc quyết định của ngời có thẩm quyền về giải thể đối với đơn vị nợ

+ Giấy xác nhận của chính quyền địa phơng đối với ngời nợ đã chết nhngkhông có tài sản thừa kế để trả nợ, hoặc ngời còn sống nhng không có khả năngtrả nợ

+ Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với ngời nợ đã bỏtrốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án nhng quá thời hạn 2 năm kể từ ngàytrả nợ

Thẩm quyền xử lý xoá nợ phải thu khó đòi thuộc về Hội đồng quản trị (đốivới doanh nghiệp có Hội đồng quản trị) hoặc Hội đồng thành viên (đối với cácdoanh nghiệp có Hội đồng thành viên); Tổng giám đốc; Giám đốc (đối với doanhnghiệp không có Hội đồng quản trị) hoặc chủ doanh nghiệp Các bộ phận hoặccá nhân này căn cứ vào các bằng chứng liên quan đến các khoản nợ để quyết

định xoá những khoản nợ phải thu không thu hồi đợc, và tự chịu trách nhiệm vềquyết định của mình trớc nhà nớc và trớc pháp luật, đồng thời thực hiện các biệnpháp xử lý trách nhiệm theo chế độ hiện hành

Mức tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi đợc là phần còn lại saukhi lấy sổ d nợ phải thu ghi trên sổ kế toán trừ đi số nợ đã thu hồi đợc (do ngờigây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc ngời nợ, do đợcchia tài sản theo quyết định của toà án hoặc cơ quan có thẩm quyền khác) Giátrị ttỏn thất thực tế của khoản nợ không thu hồi đợc cho phép xoá nợ doanhnghiệp hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp Các khoản nợ phải thusau khi đã có quyết định xoá nợ, doanh nghiệp vẫn phải theo rõi riêng trên sổsách trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ.Nếu thu hồi đợc nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ đi các chi phí có liên quan đếnviệc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập bất thờng