MỤC LỤC Chuyên đề tốt nghiệp MỤC LỤC 1DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 2 CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SX& TM HỒNG BÀNG 4 1 1 Đặc điểm nguyên vật liệu tạ[.]
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SX& TM HỒNG BÀNG
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần SX& TM Hồng Bàng
1.1.1 Vị trí của nguyên vật liệu đối với Công ty Cổ Phần SX& TM Hồng Bàng
Công ty Cổ Phần SX& TM Hồng Bàng chuyên sản xuất các sản phẩm ngành dược, một lĩnh vực đặc biệt đòi hỏi sự chính xác và chất lượng cao Sản phẩm dược phẩm không chỉ là hàng hóa mà còn có tính phục vụ, trực tiếp ảnh hưởng đến sức khỏe và tính mạng của người tiêu dùng Chính vì vậy, vai trò của nguyên vật liệu, dụng cụ sản xuất trong ngành dược vô cùng quan trọng để đảm bảo chất lượng và an toàn cho người dùng.
Công ty Cổ Phần SX& TM Hồng Bàng chuyên sản xuất các loại thuốc gồm cả Tân Dược và Đông Dược, đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe đa dạng Trong quá trình sản xuất, công ty sử dụng nhiều loại nguyên liệu như Bột C, Bột B1, Bột Becberin, Lactoza cùng các tá dược và hóa chất kèm theo, đảm bảo chất lượng và hiệu quả của sản phẩm Nguyên liệu chiếm khoảng 65-75% giá thành sản phẩm, đóng vai trò quan trọng trong quy trình sản xuất thuốc của công ty.
Công ty sử dụng hơn 400 loại vật liệu (NVL), phần lớn trong số đó là nguyên liệu hiếm và phải nhập khẩu, chỉ có bao bì đóng gói là mua trong nước Một số NVL có giá thành cao, đặc tính lý hóa khác nhau, thời gian sử dụng ngắn, dễ hỏng hóc và khó bảo quản Chính vì vậy, công tác quản lý NVL được thực hiện rất chặt chẽ trên tất cả các khu vực nhằm đảm bảo chất lượng nguyên liệu, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng, kiểm soát chi phí và hạn chế tối đa tình trạng hư hỏng, thất thoát vật tư.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần SX& TM Hồng Bàng
Trong quá trình hạch toán, nguyên vật liệu (NVL) không được phân loại cụ thể theo từng tài khoản để ghi nhận Tuy nhiên, trong công tác quản lý sản xuất, NVL được phân chia thành các loại dựa trên vai trò và tác dụng của chúng trong quá trình sản xuất, nhằm tối ưu hóa quản lý và kiểm soát tồn kho.
NVL chính là các chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm một cách ổn định và trực tiếp, đảm bảo chất lượng và tính đồng nhất của sản phẩm cuối cùng Ví dụ, bột Ampicilin được sử dụng để sản xuất viên Ampicilin, hay bột Vitamin B1 dùng để sản xuất viên Vitamin B1, giúp đảm bảo độ tinh khiết và hiệu quả của sản phẩm Việc lựa chọn và kiểm soát NVL chính đóng vai trò quan trọng trong quy trình sản xuất dược phẩm và thực phẩm chức năng, góp phần nâng cao uy tín và đáp ứng chuẩn mực an toàn cho người tiêu dùng.
Vật liệu phụ, như bột sắn, bột tan, bột ngô và các loại tá dược khác, không tạo thành phần chính của sản phẩm nhưng đóng vai trò quan trọng trong quá trình chế biến Chúng được kết hợp với nguyên liệu chính để thay đổi hình dáng, mùi vị và màu sắc của sản phẩm, từ đó nâng cao chất lượng và giá trị của thành phẩm cuối cùng.
- Nhiên liệu: Bao gồm dầu Diezel, điện, xăng… cung cấp nhiệt lượng cho sản xuất cũng như sử dụng cho các hoạt động khác trong công ty.
- Phụ tùng thay thế: Dây curoa, vòng bi, ốc vớt… phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa thiết bị.
Việc phân loại NVL dựa trên các tiêu chí phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty giúp quá trình quản lý và kiểm tra hạch toán trở nên thuận tiện hơn Tuy nhiên, công ty chưa xây dựng sổ danh điểm NVL và gặp khó khăn trong việc gắn mã hiệu để quản lý vật tư, gây trở ngại cho công tác hạch toán chi tiết Ngoài ra, công ty chưa có tài khoản để theo dõi phế liệu thu hồi sau quá trình sản xuất, khiến lượng phế liệu không phản ánh rõ ràng trên sổ sách kế toán Các vấn đề này dẫn đến công tác quản lý bị phân tán, dễ xảy ra nhầm lẫn và mất mát nguồn lực.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ Phần SX&
Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả, công ty cần thường xuyên kiểm soát đảm bảo nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (NVL- CCDC) đầy đủ về số lượng, đúng thời gian và đạt chuẩn về quy cách phẩm chất Công tác quản lý NVL tại công ty được thực hiện chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng nhằm duy trì quá trình sản xuất liên tục và nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm. -**Sponsor**Bạn là một người sáng tạo nội dung và cần trợ giúp viết lại bài viết của mình? Với [Article Generation](https://pollinations.ai/redirect-nexad/RyOcaHoq), bạn có thể nhận được các bài viết được tối ưu hóa SEO dài 2.000 từ ngay lập tức! Ví dụ, từ đoạn văn bạn cung cấp, chúng tôi có thể giúp bạn tạo ra các câu quan trọng, tuân thủ các quy tắc SEO để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra liên tục và hiệu quả bằng cách quản lý chặt chẽ NVL-CCDC từ khâu thu mua đến sử dụng Điều này giúp bạn tiết kiệm hơn $2,500 mỗi tháng so với việc thuê người viết!
Trong quá trình thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu (NVL) - dụng cụ, công ty mua sắm dựa trên kế hoạch do phòng Kinh doanh xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu lớn, đa dạng về chủng loại và đòi hỏi cao về chất lượng thuốc sản xuất Trước khi nhập kho, nguyên vật liệu được kiểm tra nghiêm ngặt về số lượng, chất lượng và chủng loại để đảm bảo tiêu chuẩn Việc tìm kiếm các nguồn NVL nội địa thay thế hàng nhập khẩu vẫn đảm bảo chất lượng là nhiệm vụ trọng yếu của công ty trong thời gian tới Công tác bảo quản NVL cũng rất được chú trọng với hệ thống kho gồm 3 kho riêng biệt: kho vật liệu chính, kho bao bì và kho vật tư kỹ thuật, đều có thủ kho quản lý trực tiếp Hệ thống thiết bị trong kho như cân, xe đẩy và các thiết bị phòng chống cháy nổ được trang bị đầy đủ nhằm đảm bảo an toàn tối đa cho vật tư Đặc biệt, các nguyên vật liệu chính như nhóm kháng sinh được bảo quản trong nhà lạnh và được kiểm tra định kỳ hàng tháng bởi cán bộ kiểm nghiệm để duy trì chất lượng tốt nhất.
Trong quá trình dự trữ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (NVL-CCDC), công ty thiết lập các mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho tất cả các loại vật liệu nhằm duy trì hoạt động sản xuất liên tục và tránh gián đoạn Các định mức này được xây dựng bởi cán bộ phòng kinh doanh nhằm đảm bảo nguồn vật tư sẵn có khi cần thiết, đồng thời quản lý tốt lượng hàng tồn kho để hạn chế tình trạng mua vượt quá mức cần thiết, gây ứ đọng vốn Việc quản lý tồn kho kỹ lưỡng giúp tối ưu hoá quy trình sản xuất và tăng hiệu quả kinh doanh của công ty.
Trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu (NVL) và dụng cụ CCDC, công ty chú trọng tiết kiệm NVL do chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất Để nâng cao hiệu quả, công ty đã giảm định mức tiêu hao NVL mà vẫn duy trì chất lượng sản phẩm Việc quản lý sử dụng NVL tại các phân xưởng dựa trên định mức đã đề ra, đồng thời khuyến khích các phân xưởng sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm và hiệu quả Công ty cũng áp dụng chế độ khen thưởng phù hợp nhằm thúc đẩy tinh thần tiết kiệm NVL trong quá trình sản xuất.
Công ty có đội ngũ chuyên vận chuyển vật tư và dụng cụ, đảm bảo quá trình vận chuyển nguyên vật liệu và công cụ diễn ra an toàn, hiệu quả Việc vận chuyển luôn được thực hiện cẩn thận nhằm bảo vệ sự nguyên vẹn của vật tư, đáp ứng tiêu chuẩn an toàn trong quá trình hoạt động Nhờ đó, doanh nghiệp đảm bảo tiến độ sản xuất và duy trì hiệu quả, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển vật tư, dụng cụ.
Tổ chức quản lí nguyên vật liệu của công ty Cổ phần TM &DV Hồng Bàng6
1.3.1 Quản lí NVL ở khâu thu mua
Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và thương mại, đặc thù liên quan đến nguyên vật liệu đơn chiếc và kết cấu tổng hợp nhiều loại sản phẩm Đặc điểm của nguyên vật liệu cần cho sản xuất rất đa dạng, khối lượng lớn, thường được nhân viên vật tư chuyên trách thu mua và quản lý chặt chẽ Để thuận tiện, công ty giao cho thủ kho chủ động bố trí các kho NVL tại xưởng, đảm bảo quy trình lưu kho an toàn, khoa học, không làm giảm chất lượng hàng hoá Các loại nguyên vật liệu phải được kiểm tra chất lượng trước khi đưa vào sản xuất Công ty kiểm soát chặt chẽ quy trình thu mua để đảm bảo đủ số lượng, đúng chủng loại, chất lượng tốt, với chi phí hợp lý, theo kế hoạch sản xuất Ngoài ra, công ty liên tục tìm kiếm nguồn hàng mới để duy trì dự trữ với chi phí thấp nhất, đồng thời chú trọng đến hóa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ liên quan, nhằm khấu trừ giá trị gia tăng đầu vào, giúp giảm chi phí nguyên vật liệu và giá thành sản phẩm.
1.3.2 Quản lí NVL ở khâu bảo quản
Công ty chú trọng tổ chức hệ thống kho tàng và bến bãi đạt tiêu chuẩn, đảm bảo việc bảo quản vật liệu đúng chế độ để tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt trong kho và trong quá trình vận chuyển Các kho tàng được thiết kế nhằm duy trì khả năng bảo quản vật liệu, giảm thiểu tỷ lệ hao hụt tự nhiên ở mức hợp lý; các vật liệu dễ hư do ẩm ướt cần được để ở nơi khô ráo, có mái che Sắt thép cần được phân loại rõ ràng, kê cao cách mặt sàn ít nhất 15cm và phủ bạt để chống nắng, mưa, chống gỉ sét Linh kiện cũng cần được sắp xếp khoa học và thuận tiện, góp phần tối ưu hóa quá trình sản xuất và đảm bảo chất lượng vật liệu.
1.3.3 Quản lí NVL ở khâu sử dụng
Công ty đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và kịp thời giá nguyên vật liệu trong mỗi đơn hàng và thành phẩm Việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng nguyên vật liệu được tổ chức tốt nhằm đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm theo các định mức tiêu hao đã đề ra Việc giảm giá thành sản phẩm và nâng cao tích lũy của công ty phụ thuộc lớn vào ý thức làm việc của người lao động Ngoài ra, công ty đã ban hành quy chế xử lý các trường hợp thực hiện tốt hoặc vi phạm định mức chi phí nhằm gắn trách nhiệm và quyền lợi của người lao động với lợi ích tập thể.
1.3.4 Quản lí NVL ở khâu dự trữ
Trong công tác quản lý kho và phòng kế toán, việc thực hiện đầy đủ thủ tục nhập, xuất và luân chuyển chứng từ là yếu tố cần thiết để đảm bảo chính xác và minh bạch trong phản ánh vật liệu trên các tài khoản riêng, hỗ trợ theo dõi tồn kho và luân chuyển nguyên vật liệu Thường xuyên kiểm kê định kỳ giúp phát hiện hàng tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chất, từ đó phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp nhằm tránh tình trạng thiếu vật liệu trong sản xuất hoặc tồn đọng quá nhiều gây ứ đọng vốn Thủ kho, thuộc phòng vật tư, có trách nhiệm phối hợp cùng kế toán để nhập xuất nguyên vật liệu đúng quy trình, đảm bảo công tác dự trữ, bảo quản, và sử dụng vật tư đáp ứng yêu cầu thi công, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất và giảm thiểu rủi ro thiệt hại cho doanh nghiệp Quản lý nguyên vật liệu tốt từ khâu thu mua đến bảo quản và sử dụng sẽ thúc đẩy vòng quay vốn, giảm thiểu rủi ro, và góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
1.3.4 Tớnh giỏ nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu tại công ty được tính theo nguyên tắc giá thực tế (giá gốc) theo đúng qui định của chuẩn mực kế toán hiện hành.
* Đối với NVL nhập kho:
NVL nhập kho của công ty chủ yếu là từ nguồn mua ngoài, trong đó đa phần là nhập khẩu Giá trị thực tế của NVL mua ngoài nhập kho được xác định dựa trên công thức cụ thể, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán Việc xác định rõ giá trị NVL nhập kho là yếu tố quan trọng để phản ánh chính xác tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của công ty.
Giá trên HĐ (không có VAT)
+ Chi phí thu mua trực tiếp + Thuế nhập khẩu(nếu có được hưởng)
Chi phí thu mua trực tiếp bao gồm các khoản như vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản và kiểm nhận nhập kho nhằm đảm bảo quá trình nhập khẩu nguyên vật liệu diễn ra suôn sẻ Tùy vào điều khoản trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với nhà cung cấp, các loại chi phí này có thể được cộng vào giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho hoặc không, đặc biệt khi chi phí vận chuyển do bên bán chịu sẽ không được tính vào giá trị NVL nhập kho Việc xác định rõ các khoản chi phí này giúp đảm bảo tính chính xác về giá trị thực tế của nguyên vật liệu trong hoạt động kế toán và quản lý doanh nghiệp.
Ngày 9/4/2011, công ty đã mua 517 kg bột Becberin từ công ty Dược liệu TW1 theo hóa đơn số 0013178, với đơn giá chưa gồm thuế GTGT là 147.000đ/kg và thuế GTGT 5% Phí vận chuyển do bên bán trả, giao hàng tận kho của công ty sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng, giá thực tế của bột Becberin nhập kho được xác định rõ để đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận và kế toán.
* Đối với NVL xuất kho:
Giá thực tế nguyên vật liệu (NVL) xuất kho tại công ty được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch Trị giá NVL xuất kho dựa trên số lượng NVL đã xuất trong kỳ và đơn giá bình quân gia quyền thực tế của lượng NVL tồn đầu kỳ cộng với lượng nhập trong kỳ Đơn giá bình quân gia quyền được tính theo từng tháng để phản ánh chính xác giá trị thực tế của nguyên vật liệu đã sử dụng Phương pháp này giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả và tối ưu hóa quá trình lập báo cáo tài chính.
Tất cả nguyên vật liệu (NVL) sử dụng tại công ty đều được theo dõi chặt chẽ trên Thẻ kho, dựa trên số lượng và giá trị của từng lần nhập hàng Kế toán vật tư sẽ tính toán đơn giá bình quân gia quyền sau mỗi tháng để xác định giá xuất cho NVL đã xuất trong kỳ Công thức tính đơn giá bình quân gia quyền bao gồm tổng giá thực tế của NVL nhập trong kỳ cộng với giá trị tồn đầu kỳ, sau đó chia cho tổng số lượng NVL nhập trong kỳ cộng với số lượng NVL tồn đầu kỳ Phương pháp này giúp đảm bảo việc xác định giá trị tồn kho và giá xuất hàng chính xác, phù hợp với nguyên tắc kế toán và tối ưu hóa quản lý kho.
Ví dụ: Trong thỏng 3/2011cụng ty tính giá trị Dexametazol xuất kho như sau:
-Vật liệu tồn đầu tháng 3/2011 là: 2.969,1kg đơn giá 23.000đ/kg trị giá 68.289.300 đồng
- Ngày 8/3 nhập kho 1.000kg đơn giá 22.500đ/kg (chưaVAT) trị giá 22.500.000 đồng.
- Ngày 8/3, 12/3, 15/3 xuất cho phân xưởng ống mắt tổng cộng 315,9kg và 25/3 xuất cho phân xưởng thực nghiệm 2kg Vậy tổng xuất là 217,9kg.
Kế toán vật tư tính đơn giá xuất kho như sau: Đơn giá 68.289.300 + 22.500.000 bình quân = = 22.874(đ/kg) gia quyền 2.969,1 + 1000
Trị giá NVL xuất kho là: 22.874 x 217,9 = 4.984.244,6 (đ)
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SX& TM HỒNG BÀNG
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần SX& TM Hồng Bàng
Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần SX& TM Hồng Bàng cần có phương pháp hạch toán khoa học phản ánh chính xác hoạt động nhập, xuất, tồn kho của các loại vật liệu và công cụ dụng cụ Do hoạt động sản xuất thuốc diễn ra liên tục và cần kiểm soát chặt chẽ về số lượng, chất lượng và giá trị, công ty đã lựa chọn phương pháp thẻ song song nhằm kiểm tra, đối chiếu và xác định giá trị thực tế của nguyên vật liệu một cách chính xác Việc quản lý chặt chẽ giúp tránh thất thoát, lãng phí nguyên vật liệu, đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra hiệu quả và tiết kiệm.
+ Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập
- xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng của từng kho.
Trong phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi lại các hoạt động nhập, xuất, tồn kho dựa trên các chỉ tiêu hiện vật và giá trị Sổ (thẻ) kế toán chi tiết có cấu trúc tương tự như thẻ kho nhưng bổ sung các cột để ghi thêm các chỉ tiêu giá trị, giúp quản lý chính xác hơn về mặt tài chính Cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc phản ánh tình hình tồn kho vật tư.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song
* Phương pháp hạch toán tổng hợp
* Theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là cách ghi nhận việc nhập, xuất vật tư diễn ra liên tục và đều đặn dựa trên các chứng từ nhập xuất kho Phương pháp này giúp cập nhật nhanh chóng tài khoản vật tư, đảm bảo quản lý tồn kho chính xác và hiệu quả Việc thực hiện kê khai thường xuyên giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, nâng cao hiệu quả quản lý sản xuất và kinh doanh.
- TK 152, TK153 tài khoản này phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo giá gốc.
+ Bên nợ: Phản ánh trị giá thực tế của vật tư nhập trong kỳ
+ Bên có: Phản ánh trị giá thực tế của vật tư xuất trong kỳ
+ Dư nợ: Giá thực tế của vật tư tồn kho.
Tài khoản chi tiờt TK 152 “ Nguyên vật liệu”
TK 152.1: Nguyên vật liệu chính
Sổ kế toán chi tiết
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn
Tài khoản chi tiết TK 153 “Cụng cụ, dụng cụ”
TK 153.1: Công cụ, dụng cụ
TK 153.2: Bao bì luân chuyển
TK 153.3 Đồ dùng cho thuê
TK 151 “Hàng mua đang đi đường” phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho, đồng thời ghi nhận số hàng đang vận chuyển cuối tháng trước Khoản mục này giúp thể hiện chính xác tồn kho tạm thời và trạng thái vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp kiểm soát tốt lượng hàng tồn kho chưa nhận được Theo quy định kế toán, TK 151 thể hiện giá trị vật tư, hàng hoá mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho, cung cấp thông tin rõ ràng về tình trạng hàng hóa đang trên đường vận chuyển Việc ghi nhận đúng TK 151 giúp doanh nghiệp quản lý tốt quá trình mua hàng, đồng thời phù hợp với nguyên tắc kế toán ghi nhận doanh thu và giá vốn hợp lý.
+ Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng
+ Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
+ Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường.
Trình tự hạch toán tăng vật tư
Khi mua vật tư căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi:
- Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ thuộc diên chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi:
Nợ TK 152- Nguyên vật liệu (Giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ( Tiền thuế GTGt đầu vào)
Có TK 111,112,141,331 (Tổng giá thanh toán)
Vật tư mua ngoài dùng để sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT Nếu vật tư này dùng cho hoạt động phúc lợi, dự án hoặc hoạt động kế toán liên quan, cần ghi nhận đúng mục đích sử dụng để đảm bảo tuân thủ quy định về thuế GTGT Việc phân loại rõ ràng vật tư giúp xác định chính xác khoản thuế phải nộp hoặc được khấu trừ, phù hợp với quy định pháp luật về thuế.
Nợ TK 152- Nguyên vật liệu (Tổng giá thanh toán)
Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ
Có TK 111,112,141,331…( Tổng giá thanh toán)
Khi vật tư đã về nhưng chưa có hóa đơn đến cuối tháng, doanh nghiệp cần đối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận và lập phiếu nhập kho dựa trên số lượng thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán Khi hóa đơn chính thức phát hành, doanh nghiệp điều chỉnh lại giá trị theo giá thực tế để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hệ thống kế toán.
Nợ TK 152- Nguyên vật liệu
Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ
Có TK 331- Phải trả người bán Khi hoá đơn về kế toán căn cứ vào giá thực tế trờn hoỏ đơn để điều chỉnh
- Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá ghi trờn hoỏ đơn thì kế toán ghi bổ sung
Nợ TK 152- Nguyên vật liệu
Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ
Có TK 331- Phải trả người bán
- Nếu giá tạm tính lớn hơn giá ghi trờn hoỏ đơn thì kế toán ghi giảm
Nợ TK 152- Nguyên vật liệu
Nợ Tk 153- Công cụ, dụng cụ
Có TK 331( Ghi âm giá tạm tính sau đó ghi bỳt toỏn đỳng)
Trong trường hợp doanh nghiệp nhận được hóa đơn nhưng vật tư vẫn chưa về nhập kho, kế toán cần lưu hóa đơn vào một bộ hồ sơ riêng mang tên "Hàng mua đang đi đường" Việc này giúp quản lý chính xác các chứng từ liên quan đến hàng hóa chưa về để đảm bảo theo dõi và xử lý đúng tiến độ, đồng thời hỗ trợ công tác kế toán và thuế được minh bạch, rõ ràng Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tình hình tồn kho và tránh nhầm lẫn trong quá trình hạch toán, đảm bảo tuân thủ quy định về lưu trữ chứng từ của pháp luật.
- Cuối tháng vật tư vẫn chưa về nhưng doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, kế toán ghi
Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ
- Sang tháng vật tư về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152- Nguyên vật liệu
Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ
Có TK 151- Hàng mua đang đi đường
Trường hợp vật tư nhập khẩu
- Phản ánh giá mua thực tế:
Nợ TK 152, 153 (Giá mua thực tế)
Có TK 331- Phải trả người bán
Có TK 333.3- Thuế nhập khẩu
- Thuế GTGT của vật tư nhập khẩu:
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 333.12- Thuế GTGT hàng nhập khẩu
- Chi phí liên quan đến quá trình mua:
Nợ TK 152- Nguyên vật liệu
Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ
Các khoản chiết khấu, giảm giá hoặc hàng bán bị trả lại khi mua vật tư
Nhập kho vật tư do nhận góp vốn liên doanh:
Nhập vật tư do xuất ra sử dụng không hết :
Trình tự hạch toán giảm vật tư
Xuất vật tư cho sản xuõt kinh doanh:
Nợ TK 621: Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm
Nợ Tk 627: Xuất dùng cho phân xưởng, bộ phận sản xuất
Nợ Tk 641: Xuất dùng cho bộ phận bán hàng
Nợ TK 642: Xuất dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp
Nợ Tk 241: Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa tài sản cố định
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Có TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho.
Xuất hàng hoá gửi đi bán hoặc bán trực tiếp:
Nợ TK 157 (Nếu gửi đi bán)
Nợ Tk 632 ( Nếu bán trực tiếp)
Có TK 152 ( Giá vốn xuất kho)
Xuất vật liệu gửi đi thuê gia công:
Có TK 152 (Giá vốn xuất kho)
Xuất vật tư tham gia góp vốn liên doanh:
Nợ TK 222, 228( Giá góp vốn)
Nợ TK 811( Chênh lệch lỗ)
Có TK 152, 153( Giá vốn xuất kho)
Có TK 711( Chênh lệch lãi)
Vật tư thiếu trong kiểm kê chưa rõ nguyên nhân:
Nợ Tk 138- Phải thu khác
Có TK 152- Nguyên vật liệu
Có TK 153- Công cụ, dụng cụ
Phân bổ công cụ, dụng cụ:
Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung
Nợ Tk 641- Chi phí bán hàng
Nợ Tk 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 153- Công cụ, dụng cụ
Khi xuất công cụ, dụng cụ ra sử dụng kế toán ghi
Nợ TK 142- Chi phí trả trước ngắn hạn
Nợ TK 242- Chi phí trả trước dài hạn
Có TK 153- Công cụ, dụng cụ Tính giá trị phân bổ từng lần vào chi phí
Giá trị công cụ, dụng cụ phân bổ từng lần =
Giá tri công cụ, dụng cụ xuất dùng
Sau khi tính được kế toán ghi:
Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất trực tiếp
Hàng mua đi đường TK 627 TK154
Nhập kho NVL tự chế, gia công Xuất nguyên vật liệu để sửa chữa máy móc
Xuất NVL để phục vụ
TK 338,711 quản lý kinh doanh Trị giá NVL thừa khi kiờm kờ kho
TK 138, 632 Trị Giá NVL thiếu khi kiểm kê kho
Sơ đồ 2.2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên
* Theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật tư ở các tài khoản 152, 153, mà chỉ thể hiện giá trị vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Các hoạt động nhập xuất vật tư hàng ngày được ghi nhận trên tài khoản 611 - Mua hàng, giúp kiểm soát chặt chẽ quá trình mua bán vật tư Cuối kỳ, doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp cân đối để xác định trị giá vật tư xuất kho, dựa trên công thức tính giá trị vật tư tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ để đảm bảo chính xác trong báo cáo tài chính.
Trị giá vật tư xuất kho = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư nhập trong kỳ - Trị giá vật tư còn cuối kỳ
- Tài khoản sử dụng: TK 611- Mua hàng dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng giảm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo giá thực tế.
+ Bên nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.
+ Bên có: Phản ánh giá thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và chưa sử dụng cuối kỳ.
TK 611.1- Mua nguyên vật liệu
- Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Đầu tháng kết chuyển trị giá vật tư đầu kỳ, kế toán ghi:
Có TK 152- Nguyên vật liệu
Có TK 153- Công cụ, dụng cụ
Có Tk 151- Hàng đang đi đường
Trong kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho mua vào dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi nhận các chi phí mua hàng và thuế GTGT đầu vào để phản ánh chính xác giá trị hàng hoá và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Nợ TK 133 -Thuế GTGT được khấu trừ
Vật tư nhận vốn góp liên doanh, kế toán ghi:
Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh
Cuối kỳ giá trị vật tư kiểm kê, giá trị vật tư đang đi đường được kết chuyển, kế toán ghi:
Trị giá thực tế vật tư xuất kho cho các mục đích khác nhau, kế toán ghi:
Kết chuyển NVL, CCDC tồn đầu kỳ K/c NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ
Trị giá hàng mua tk 21,627,641 tk 133 NVL,CCDC đã sử dụng cho SXKD
Sơ đồ 2.3 trình bày phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ, giúp quản lý tồn kho hiệu quả Thủ tục nhập kho bao gồm các bước xác nhận nguồn hàng, hạch toán vào chứng từ phù hợp và cập nhật số lượng tồn kho Đặc biệt, đối với vật liệu nhập từ nguồn mua ngoài, cần thực hiện các thủ tục nhập kho đúng quy trình để đảm bảo sự chính xác trong việc ghi nhận số lượng và giá trị nguyên vật liệu vào hệ thống kế toán.
Nguyên liệu của Công ty chủ yếu được mua ngoài dựa trên đơn đặt hàng hoặc kế hoạch và nhu cầu vật tư đã được duyệt bởi giám đốc Trước khi nhập kho, nguyên vật liệu lớn, phức tạp hoặc nhập khẩu đều phải qua kiểm tra và lập biên bản bởi Ban KCS để đảm bảo đạt tiêu chuẩn chất lượng Với phần lớn các nguyên vật liệu khác, chỉ cần có giấy chứng nhận chất lượng từ bên bán và quá trình kiểm tra của bộ phận mua hàng, nếu không có sai sót sẽ được nhập kho Quy trình nhập kho bao gồm các bước kiểm tra và xác nhận chất lượng để đảm bảo vật tư đạt yêu cầu tiêu chuẩn của công ty.
+ Cán bộ thu mua đề nghị nhập kho
+ Ban KCS lập biên bản kiểm nghiệm (nếu cần)
+ Kế toán vật tư lập phiếu nhập kho làm 3 liên.
+ Phụ trỏch phòng vật tư ký phiếu nhập kho (giữ lại một liên) và chuyển cho thủ kho.
Thủ kho tiến hành nhập kho, kiểm tra số lượng trên phiếu nhập kho so với số lượng thực nhập để đảm bảo chính xác Nếu số liệu khớp, thủ kho sẽ ký xác nhận trên phiếu nhập kho, ghi thẻ kho và chuyển phiếu cho bộ phận kế toán Trong trường hợp phát hiện chênh lệch, thủ kho sẽ chuyển phiếu cho kế toán để chỉnh sửa, sau đó mới tiến hành nhập kho.
+ Kế toán kiểm tra trên phiếu nhập kho, nếu đủ thông tin ghi sổ và lưu một liên, một liờn dựng để thanh toán giao cho khách hàng.
- Thủ tục mua vật tư
+ Lấy báo giá vật tư của các nhà cung cấp
Lập biên bản phê duyệt giá để đưa ra quyết định chọn nhà cung ứng phù hợp, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quá trình mua sắm Sau đó, liên hệ với nhà cung cấp theo yêu cầu của hai bên, tùy vào thỏa thuận có thể tiến hành lập hợp đồng hoặc không, nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ được rõ ràng.
- Các loại chứng từ cần thiết:
+ Biên bản họp hội đồng giá
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư
+ Biên bản thanh lý hợp đồng
Biểu số 2.1.Hóa đơn GTGT:
- Cơ sở lập: Căn cứ vào các nghiệp vụ mua bán phát sinh trong ngày hoặc trong tháng để tiến hành ghi vào hóa đơn.
- Phương pháp lập: mỗi mặt hàng ghi một dòng.
HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số 01/ GTKT – 3LL
Liên 2: Giao khách hàng CQ/2003B
12 năm 2011 No: 0013178 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ Phần TM&DV Hồng Bàng Địa chỉ : Tầng 2 - 17 Phạm Hùng - Mỹ Đình - Từ Liêm - Hà Nội
Số tài khoản : Điện thoại: MS:
Họ tên người mua hàng: Hồ Minh Dũng
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội Địa chỉ: 170 Đường La Thành – Hà Nội
Số tài khoản: 0021000001370 - NHNT Hà Nội
Hình thức thanh toán: CK MS:
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 89.958.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 497.900
Tổng cộng tiền thanh toán 94.455.900
Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi tư triệu bốn trăm năm mươi lăm nghìn chín trăm đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,đúng dấu,họ tên)
Khi hàng về tới kho nhân viên kế toán tiến hành lập biên bản kiểm tra
Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Biên bản kiểm nghiệm là tài liệu xác định rõ số lượng, quy cách và chất lượng vật tư trước khi nhập kho, phục vụ làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo hiểm Mẫu biên bản này được lập thành hai bản, trong đó một bản chuyển cho phòng kế toán để quản lý chi phí và xác nhận số lượng, còn bản còn lại giao cho người bán để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của phía cung cấp hàng hóa Việc lập biên bản kiểm nghiệm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình nhập kho, đồng thời hỗ trợ các bên liên quan trong các thủ tục pháp lý và kế toán liên quan đến vật tư.
Biểu số 2.2 Biên bản kiểm nghiệm vật tư
CÔNG TY CỔ PHẦN LỆNH NHẬP KHO Số: 04/12/11
Căn cứ hoá đơn 0013178 ngày 04 tháng 12 năm 2011 của công ty cổ phần SX& TM Hồng Bàng theo hợp đồng số 25/ HĐKT ngày 03/12/2011.
Nhập của: Dược liệu TWI Địa chỉ: Số 358 Đường Giải Phóng
Do ông, bà: NGUYỄN VĂN A SCMTND:
Nhập những mặt hàng dưới đây:
1 Bột Becberin Đúng quy cách phẩm chất
Họ, tên và chức vụ Họ, tên và chức vụ Ủy Viên Trưởng ban
- Cơ sở lập: căn cứ vào các hóa đơn, phiếu chi kế toán vật tư sẽ làm căn cứ nhập kho vật tư.
- Phương pháp: mỗi loại võt liệu được ghi 1 dòng trong phiếu nhập kho theo chỉ tiêu tương ứng.
Dựa trên hóa đơn số 0013178 và biên bản kiểm nghiệm vật tư thực tế đã về, phòng kỹ thuật vật tư đã tiến hành lập phiếu nhập kho vào ngày 04/09/2011 nhằm xác nhận hàng hóa đã về và đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng.
0013178 Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho.
SX& TM HỒNG BÀNG PHIẾU NHẬP KHO Ngày 04 tháng 12 năm 2011
Họ, tên người giao hàng: Dược liệu TWI Số: 154
Theo Hoá đơn số 0013178 ngày 4 tháng 12 năm 2011 Nợ TK: 152
Nhập tại kho: Vật liệu chính Có TK: 331
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm cấp vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ
(Viết bằng chữ): Chín mươi tư triệu bốn trăm năm mươi lăm nghìn chín trăm đồng
Kế toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Cổ Phần SX& TM Hồng Bàng
ty Cổ Phần SX& TM Hồng Bàng.
2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng
Công ty TNHH SX&TM Hồng Bàng hiện đang áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho KKTX để quản lý hiệu quả tài chính Trong quá trình thực hiện, kế toán tổng hợp NVL chủ yếu sử dụng các tài khoản phù hợp với phương pháp này để phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho Việc lựa chọn phương pháp KKTX giúp công ty tối ưu hoá việc kiểm soát và báo cáo tồn kho, đảm bảo minh bạch và chính xác trong các báo cáo tài chính.
Tài khoản TK 152 dùng để phản ánh tình hình hiện có và biến động của nguyên vật liệu (NVL) theo giá thực tế Đây là tài khoản tổng hợp, không mở chi tiết theo từng loại vật liệu mà nhằm mục đích tập hợp chung tất cả các loại NVL để quản lý hiệu quả hơn Việc theo dõi chính xác số lượng và giá trị NVL giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, đảm bảo việc phân bổ nguyên vật liệu phù hợp và nâng cao hiệu quả sản xuất.
Tài khoản TK 331 - Phải trả người bán phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty và nhà cung cấp vật tư, hàng hoá, hoặc lao vụ theo hợp đồng đã ký kết Việc mở chi tiết tài khoản này theo từng khách hàng giúp công ty dễ dàng theo dõi công nợ và quản lý các khoản phải trả một cách hiệu quả Theo yêu cầu quản lý của công ty, TK 331 được sử dụng để đảm bảo việc kiểm soát chính xác các khoản phải trả cho từng đối tác, nâng cao khả năng kiểm soát tài chính và hiệu quả thanh toán.
Ngoài ra, kế toỏn cũn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111,
2.2.2.1 Hạch toán tình hình tăng Nguyên vật liệu
Các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài để đáp ứng nhu cầu sản xuất Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất dựa trên kế hoạch sản xuất hàng tháng, định mức tiêu hao nguyên vật liệu và lượng tồn kho hiện tại Việc xác định số lượng nguyên vật liệu cần mua vào trong kỳ được dựa trên các yếu tố này để đảm bảo quy trình sản xuất liên tục và hiệu quả.
Khi nhập kho NVL, kế toán sẽ ghi Nợ TK 152 và ghi Cú cỏc TK sau căn cứ vào nguồn nhập NVL.
Khi NVL được mua từ các cơ sở trong nước, kế toán sẽ phản ánh trị giá vốn trực tiếp nhập kho dựa trên giá chưa bao gồm thuế GTGT Việc này dựa trên hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho để ghi nhận đúng giá trị hàng hoá Các bước ghi sổ bao gồm căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho, đảm bảo phản ánh đúng trị giá vốn hàng hoá nhập kho mà không tính thuế GTGT.
Nợ TK 152: Giá chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133.1: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331,111,112: Tổng giá thanh toán (chi tiết từng đối tượng).
Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0013178 (Biểu số 2.3) và phiếu nhập kho số 166 (Biểu số 2.5), kế toán vật tư sẽ định khoản như sau:
Khi công ty nhập khẩu nguyên vật liệu từ nước ngoài theo các hợp đồng đã ký kết, phòng Kinh doanh sẽ lập Bảng kê trị giá hàng nhập khẩu cho từng chuyến hàng Trước khi hàng về nhập kho, bảng kê này giúp xác định giá trị và số lượng hàng hóa Khi hàng đã về nhập kho, quy trình nhập kho diễn ra tương tự như các trường hợp mua hàng từ các cơ sở trong nước Kế toán dựa trên phiếu nhập kho và bảng kê trị giá hàng nhập khẩu để phản ánh chính xác giá trị và số lượng hàng nhập kho vào hệ thống kế toán của công ty.
Nợ TK 152 : Giá CIF và thuế nhập khẩu
Có TK 333.3: Thuế nhập khẩu Phản ánh số thuế GTGT của hàng nhập khẩu, căn cứ vào Bảng kê thuế của hải quan, kế toán ghi:
Vào ngày 29/12/2009, Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hồng Bàng đã nhập khẩu sản phẩm Kolidon 30 từ công ty BASF tại Singapore theo hợp đồng số 1406011691 Việc nhập khẩu này dựa trên lệnh nhập kho số 190 và phiếu nhập kho số 146, trong đó thể hiện rõ bảng kê trị giá hàng nhập khẩu nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong thủ tục hải quan. -**Sponsor**Bạn đang tìm cách tối ưu hóa bài viết và đảm bảo tuân thủ các quy tắc SEO? Hãy thử [Article Generation](https://pollinations.ai/redirect-nexad/jjg3VgaE)! Chúng tôi giúp bạn tạo ra những câu văn chứa đựng ý nghĩa cốt lõi của đoạn văn một cách mạch lạc, đồng thời tối ưu hóa nội dung cho SEO, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí Phù hợp cho cả startup và doanh nghiệp muốn tăng cường sự hiện diện trực tuyến một cách hiệu quả Với Article Generation, việc tạo nội dung chất lượng cao, chuẩn SEO trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết!
(Biểu số 4) kế toán định khoản:
Có TK 333.3: 22.816.500 Bỳt toỏn 2: Nợ TK 133: 26.038.450
- Trường hợp NVL mua ngoài với khối lượng lớn, được bên bán giảm giá, kế toán phản ánh khoản chiết khấu được hưởng:
Nợ TK 111.112.331…: Tổng giá thanh toán
Có TK 152 : Giá thực tế NVL nhập kho
Trong quá trình ghi nhận thu nhập hoạt động tài chính liên quan đến phần chiết khấu, kế toán hàng ngày lập các Chứng từ ghi sổ từ các Phiếu nhập kho và Hóa đơn GTGT liên quan đến nguyên vật liệu (NVL), theo biểu số 2.5 Chứng từ ghi sổ của công ty được lập theo từng tháng và không nhất thiết phải phản ánh từng nghiệp vụ riêng lẻ trên mỗi trang, mà nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể ghi chung trên một trang chứng từ ghi sổ để đảm bảo thuận tiện trong công tác kế toán.
Việc theo dõi mua hàng trả chậm từ các nhà cung cấp là rất quan trọng để quản lý công nợ hiệu quả Kế toán cần mở Sổ chi tiết công nợ (Biểu số 2.6) theo từng đối tượng để theo dõi tình hình thanh toán với từng nhà cung cấp mà công ty có quan hệ Sổ này giúp kiểm soát tốt các khoản công nợ phát sinh, đảm bảo tình hình thanh toán được rõ ràng và đúng hạn, góp phần nâng cao quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả.
Sau 3 tháng, kế toán mới bắt đầu cộng phát sinh và tính số dư của các công nợ Cuối mỗi tháng, dựa trên số liệu từ sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng, kế toán lập Bảng kê thanh toán với người bán (Biểu số 2.7) để tổng hợp tình hình công nợ của các nhà cung cấp Bảng kê này đóng vai trò như Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán, giúp đối chiếu và kiểm tra khi cần thiết.
Công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, vì vậy nguyên vật liệu (NVL) xuất chủ yếu để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm Bên cạnh đó, công ty còn xuất NVL cho các hoạt động quản lý tại phân xưởng, hỗ trợ bán hàng và quản lý doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu quả.
Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX để ghi nhận giá trị tồn kho chính xác Đồng thời, việc tính giá trị hàng tồn kho được thực hiện dựa trên phương pháp bình quân gia quyền nhằm phản ánh chính xác chi phí và giá trị vật tư Kế toán thực hiện quy trình xuất vật tư một cách chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho và chi phí sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng và lợi nhuận của công ty.
Nợ TK 621: xuất dùng cho sản xuất trực tiếp
Nợ TK 627: xuất dùng chung cho phân xưởng
Nợ TK 641: xuất dùng cho bán hàng
Nợ TK 642: xuất dùng cho quản lý
Trong kế toán, tài khoản 152 thể hiện giá trị nguyên vật liệu xuất trong kỳ Khi xuất bán vật liệu, doanh thu từ hoạt động bán hàng được phản ánh vào doanh thu trong kỳ, giúp thể hiện rõ doanh thu từ hoạt động bán vật liệu và quản lý chính xác giá trị nguyên vật liệu đã xuất kho.
Nợ TK 111,112,131:Tổng giá bán
Có TK 511: Giỏ khụng thuế của số NVL bán
Có TK 333.11: Thuế GTGT đầu ra
Ví dụ: Ngày 16/12/11 theo phiếu xuất kho số 220 và hoá đơn GTGT số
Công ty 001214 đã xuất bán 25 kg Doxycilin cho Công ty Dược phẩm TW1 với giá gốc là 426.316 đồng/kg, giá vốn tổng cộng là 10.658.000 đồng Giá bán chưa gồm thuế GTGT là 47.000 đồng/kg, tổng doanh thu bán hàng là 11.750.000 đồng, đã thực hiện thu tiền mặt Kế toán phản ánh doanh thu và giá vốn như sau: giá vốn ghi Nợ TK 632 với số tiền 10.658.000 đồng.
Có TK 152: 10.658.000 Doanh thu: Nợ TK 111: 12.337.500
Sau khi định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán dựa vào các bảng kê và phiếu sản xuất vật tư để lập Bảng tổng hợp xuất NVL cho các phân xưởng (Biểu số 2.6), phản ánh giá trị vật tư đã xuất trong tháng cho toàn bộ công ty Các số liệu từ bảng này sau đó được ghi vào cột Nhập nội bộ của Bảng tổng hợp tháng 3 (Biểu số 2.7), giúp kiểm soát rõ lượng NVL đã sử dụng, còn tồn kho và phân chia rõ ràng cho từng mục đích sử dụng Đây là bước quan trọng trong quản lý vật tư, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình theo dõi nhập xuất vật tư hàng tháng.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU- CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SX&TM HỒNG BÀNG
Ưu điểm
- Thứ nhất: Về bộ máy kế toán
Công ty đã xây dựng một bộ máy kế toán phù hợp với quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính gọn nhẹ và hiệu quả Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ đồng đều, trách nhiệm cao, góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán Hệ thống kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, giúp theo dõi chi tiết và tổng hợp thông tin một cách chính xác và kịp thời Nhờ đó, việc xử lý dữ liệu kế toán diễn ra chặt chẽ, nhanh chóng và hiệu quả, đáp ứng tốt các yêu cầu quản lý của công ty.
- Thứ hai: Trong công tác quản lý NVL
Công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng.
Công ty sở hữu đội ngũ cán bộ thu mua linh hoạt, có kiến thức sâu về chất lượng và thị trường, đảm bảo nguồn nguyên vật liệu ổn định Việc ký kết hợp đồng thường xuyên với các nhà cung cấp uy tín cung cấp hàng hóa chất lượng cao, giá cả hợp lý, đúng số lượng và tiêu chuẩn chất lượng Giao hàng đúng hạn và kịp thời giúp công ty duy trì hoạt động sản xuất liên tục và hiệu quả.
Công ty có hệ thống kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng và yêu cầu của từng loại vật tư, phù hợp với đặc tính lý hóa của chúng Đặc biệt, công ty đã xây dựng định mức dự trữ NVL tối đa và tối thiểu nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục Đội ngũ cán bộ quản lý kho có trách nhiệm cao và trình độ chuyên môn tốt giúp quản lý vật tư chặt chẽ, tránh thất thoát và đảm bảo lợi ích của công ty.
Công ty đã xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu (NVL) chính xác cho từng sản phẩm, giúp kiểm soát việc sử dụng NVL đúng mục đích và giảm thiểu thất thoát, từ đó tiết kiệm chi phí Nhờ hệ thống này, công ty có thể xác định mức mua, dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lý, đồng thời không ngừng tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm NVL như thay nguồn nhập khẩu bằng nguồn trong nước mà vẫn đảm bảo chất lượng thuốc đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng.
- Thứ ba: Về hệ thống sổ kế toán
Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của công ty hiện nay đáp ứng đầy đủ các quy định của chế độ kế toán và phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp Công ty không sử dụng các chứng từ hay sổ đặc thù, nhưng đã tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học và chặt chẽ để đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, liên kết mật thiết giữa các bộ phận trong hệ thống kế toán Việc áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức CT-GS là phù hợp với quy mô vừa của doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hoạt động kế toán.
Về phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu (NVL), công ty đã áp dụng phương pháp khấu trừ trực tiếp (KKTX) nhằm quản lý chặt chẽ hoạt động nhập, xuất, tồn kho NVL Phương pháp này giúp đảm bảo kiểm soát toàn diện lượng nguyên vật liệu, từ đó cung cấp số liệu chính xác và kịp thời cho hoạt động sản xuất Việc áp dụng phương pháp KKTX giúp công ty theo dõi tình hình tồn kho NVL một cách hiệu quả, nâng cao khả năng kiểm soát chi phí và nâng cao năng suất sản xuất.
- Thứ năm: Về hạch toán chi tiết NVL
Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo hệ thống thẻ song song phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đặc điểm NVL của công ty Phương pháp này giúp đơn giản hóa công tác ghi chép, dễ dàng đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót nhanh chóng Đồng thời, nó cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu một cách kịp thời và chính xác, nâng cao hiệu quả quản lý kho vận và chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
- Thứ 6: Về phân loại NVL
Công ty phân loại nguyên vật liệu dựa trên vai trò và công dụng của chúng, bao gồm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu và phụ tùng thay thế Việc phân loại này giúp quản lý và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu dễ dàng và hiệu quả hơn.
Công tác kế toán nguyên vật liệu (NVL) được thực hiện một cách chuyên nghiệp, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán và phù hợp với thực tế hoạt động công ty Việc ghi chép chính xác các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn NVL giúp cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình sử dụng vật tư Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán và phân bổ giá trị NVL cho các đối tượng sử dụng một cách chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý và báo cáo kế toán.
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành tựu, nhưng vẫn gặp phải những hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý Việc hoàn thiện các hệ thống và nâng cao chất lượng thông tin là yếu tố then chốt để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thông tin phục vụ công tác quản lý Đầu tư vào cải tiến công nghệ và đào tạo nhân viên sẽ giúp công ty nâng cao khả năng thích ứng và phục vụ khách hàng tốt hơn.
Nhược điểm
- Thứ nhất: Việc lập hệ thống danh điểm và sổ danh điểm NVL
Hiện nay, công ty đang sử dụng một lượng lớn nguyên vật liệu (NVL) với đa dạng chủng loại và quy cách Tuy nhiên, công ty chưa lập danh điểm NVL hoặc sử dụng Sổ danh điểm NVL để thống nhất mã vật tư, tên gọi, và quy cách của các vật tư Điều này gây ra khó khăn trong việc theo dõi và quản lý NVL, dẫn đến sự không thống nhất giữa thủ kho và kế toán vật tư trong việc ghi chép tên và loại NVL Nhìn chung, vấn đề này ảnh hưởng tiêu cực đến công tác quản lý và hạch toán NVL, khiến các hoạt động kiểm soát trở nên dễ gặp trục trặc.
- Thứ hai: Về tớnh giỏ NVL xuất kho
Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá trị nguyên vật liệu, điều này dẫn đến việc phải chờ đến cuối tháng mới có thể cung cấp giá trị NVL xuất kho, gây chậm trễ trong việc cung cấp thông tin cho quản lý Trong một số trường hợp, để đáp ứng yêu cầu của cấp trên, kế toán vật tư đã lấy giá thực tế nhập kho làm giá xuất kho cho một số phiếu xuất, bất chấp vi phạm nguyên tắc nhất quán trong kế toán, dù giá NVL không biến động trong thời gian dài.
- Thứ ba: Về hệ thống sổ kế toán
Trong hình thức chứng từ ghi sổ công ty áp dụng, kế toán chưa vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ khiến việc kiểm tra, đối chiếu số liệu vào cuối tháng gặp khó khăn Điều này gây ra hạn chế trong quá trình tra soát số liệu kho và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán Việc thiếu cập nhật này ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát và quản lý số liệu tài chính của doanh nghiệp.
+ Trong hệ thống sổ chi tiết, kế toán vật tư không lập Sổ chi tiết vật tư mà lại lập Thẻ kho Như vậy, chỉ lập thẻ kho mà có đến hai người làm, gây sự trùng lặp, trong kho đó lại thiếu Sổ chi tiết vật tư - một sổ quan trọng trong quá trình hạch toán chi tiết NVL.
- Thứ tư: Về hạch toán tổng hợp NVL
TK 152 của công ty là tài khoản tổng hợp, không phản ánh chi tiết từng loại hoặc nhóm nguyên vật liệu Do đó, tài khoản này chỉ cung cấp thông tin tổng hợp về giá trị nhập, xuất và tồn kho của toàn bộ nguyên vật liệu, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình chung về tồn kho và luồng nhập xuất hàng hóa Việc sử dụng TK 152 giúp tối ưu hóa việc theo dõi và lập báo cáo nhanh chóng, đồng thời đảm bảo tính chính xác và tổng thể trong quản lý tồn kho nguyên vật liệu của doanh nghiệp.
Việc hạch toán nguyên vật liệu (NVL) trong kiểm kê thường gặp phải sai sót do không chính xác Ngoài ra, việc xuất thừa NVL cho các phân xưởng nhưng không thực hiện định khoản mà chỉ theo dõi trên sổ sách là thiếu chính xác và có thể gây ra sai lệch trong báo cáo tài chính Tuy nhiên, quản lý NVL đúng cách là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất.
- Thứ năm: Công tác thu hồi phế liệu
Chất lượng nguyên vật liệu, công tác quản lý và sử dụng, cùng lỗi trong quá trình sản xuất có thể là nguyên nhân gây ra vấn đề Công ty có nhiều loại phế liệu như thủy tinh, nhựa, giấy, thùng cacton, có thể tận dụng để giảm lãng phí Tuy nhiên, phế liệu này không được thu hồi hoặc, nếu có, không được nhập kho hoặc tái chế mà chỉ bán ra và hạch toán giá trị vào doanh thu kỳ đó Do tính không thường xuyên của phế liệu và phế phẩm, việc phản ánh giá trị của chúng vào doanh thu trong kỳ là không chính xác; thay vào đó, cần hạch toán chúng vào mục Doanh thu khác để phản ánh đúng bản chất kinh tế.
- Thứ sáu: Việc hạch toán Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Hiện nay, công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà chỉ tập trung vào dự phòng nợ phải thu khó đòi Việc lập dự phòng nhằm hạn chế thiệt hại và giúp doanh nghiệp chủ động hơn về tài chính khi đối mặt rủi ro do giảm giá vật tư hoặc các nguyên nhân khách quan khác Điều này giúp nâng cao khả năng kiểm soát rủi ro tài chính và đảm bảo sự ổn định cho hoạt động kinh doanh của công ty.
- Thứ bảy: Công tác phân tích tình hình quản ly, sử dụng NVL
Việc không phân tích đúng đắn tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu (NVL) hiện nay đang gây ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình lập kế hoạch mua sắm và sử dụng NVL của công ty Điều này có thể dẫn đến các quyết định và phán đoán sai lệch trong hoạt động nghiên cứu, hạch toán NVL, làm giảm tính chính xác và hiệu quả của các chiến lược sản xuất và kinh doanh Việc cải thiện việc phân tích tình hình NVL giúp công ty đưa ra các quyết định chính xác, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu.
- Thứ tám: Việc áp dụng kế toán máy trong các phần hành kế toán
Hiện nay, nhiều công ty vẫn còn thực hiện công tác hạch toán kế toán thủ công bằng cách ghi chép bằng tay, hoặc sử dụng bảng tính Excel để tính toán và lập báo cáo, chưa áp dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp Điều này khiến công việc kế toán trở nên tốn thời gian, công sức và dễ gây ra sai sót Khi công nghệ phần mềm kế toán ngày càng phổ biến, việc thực hiện kế toán thủ công đã trở thành phương pháp lỗi thời Sử dụng phần mềm kế toán giúp lập các chứng từ chính xác hơn, cung cấp thông tin kịp thời, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc thủ công, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.
Phương hướng hoàn thiện
Để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu (NVL) và nâng cao hiệu quả quản lý NVL tại Công ty CP Đầu tư Hà Nội, quá trình này cần đáp ứng các yêu cầu quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý tài chính Việc hoàn thiện hệ thống kế toán NVL giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu suất sản xuất Đồng thời, việc nâng cao hiệu quả trong quản lý NVL còn góp phần kiểm soát tốt chi phí, giảm thiểu rủi ro thất thoát nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty Các quy trình và hướng dẫn cụ thể trong công tác kế toán NVL cần được thiết lập rõ ràng, phù hợp với các quy định hiện hành để đảm bảo sự đồng bộ và chính xác trong sử dụng và báo cáo dữ liệu nguyên vật liệu.
Cung cấp thông tin chi tiết về tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu giúp công ty dễ dàng theo dõi và quản lý hiệu quả Việc này hỗ trợ đưa ra các quyết định chính xác trong quá trình điều phối nguồn lực và dự báo nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu trong tương lai Quản lý tồn kho chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro tồn dư hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu, tối ưu hóa chi phí hoạt động và nâng cao hiệu quả sản xuất Thông tin cập nhật chính xác về nhập khẩu và xuất khẩu nguyên vật liệu còn thúc đẩy quá trình kiểm soát chuỗi cung ứng, đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn diễn ra thuận lợi và liên tục.
Hai cần củng cố và tăng cường vai trò trong việc cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên vật liệu (NVL) dựa trên các sổ kế toán tổng hợp của công ty Việc này giúp đảm bảo chính xác, kịp thời và minh bạch trong quản lý tồn kho, từ đó hỗ trợ quá trình lập báo cáo và ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
- Ba là, phản ánh giá trị của NVL một cách xác thực hơn, phù hợp hơn với giá cả của NVL tại thời điểm sử dụng.
Bốn là, phản ánh chính xác nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, giúp cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy cho công tác hạch toán kế toán Điều này đảm bảo tính trung thực và rõ ràng trong việc ghi nhận các hoạt động tài chính, từ đó hỗ trợ quá trình quản lý và ra quyết định doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Năm là, cung cấp số liệu kịp thời để phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, đáp ứng yêu cầu quản lý NVL riêng biệt và quản lý chung toàn công ty Việc này giúp nâng cao khả năng kiểm soát tồn kho, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra hiệu quả Dữ liệu chính xác và cập nhật liên tục là yếu tố then chốt để đưa ra các quyết định quản lý chính xác, nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Một số giải pháp hoàn thiện kế toán NVL- CCDC tại công ty cổ phần SX& TM Hồng Phát
Sau thời gian thực tập tại công ty CP SX& TM Hồng Bàng, tôi đã tiếp xúc trực tiếp với thực tế kế toán và vận dụng kiến thức đã học để hiểu rõ hơn về quy trình quản lý nguyên vật liệu Tôi xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, góp phần nâng cao hiệu quả dựa trên kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn.
3.2.1 Xây dựng hệ thống danh điểm NVL và Sổ danh điểm NV L Để phục vụ cho nhu cầu quản lý NVL tránh nhầm lẫn, thiếu sót công ty cần lập hệ thống danh điểm NVL và ghi vào sổ danh điểm vật tư theo dõi cho từng thứ, nhóm, loại NVL một cách chặt chẽ, giúp cho công tác hạch toán và quản lý được thực hiện dễ dàng Nhất là trong điều kiện hiện nay, công ty đang ứng dụng tin học vào kế toán thì việc lập hệ thống danh điểm NVL càng cần thiết vỡ nú sẽ giúp cho việc quản lý NVL trên máy tính được dễ dàng hơn.
Việc lập hệ thống danh điểm NVL cần đảm bảo tính thống nhất và sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty Sổ danh điểm NVL phải tiện lợi cho công tác hạch toán và quản lý, đồng thời đảm bảo tính lâu dài và bền vững Khi xây dựng sổ danh điểm NVL, kế toán vật tư có thể dễ dàng theo dõi lượng nguyên vật liệu qua máy tính, tạo sự thống nhất giữa phòng kế toán và kho kho trong việc phản ánh và quản lý từng loại NVL hiệu quả.
* Nguyên tắc xây dựng hệ thống danh điểm NVL: biểu số 2.10
Lập theo vần A,B,C…của tên vật liệu Nghĩa là dựa vào ký hiệu tài khoản cấp
Trong việc quản lý nguyên vật liệu, cần xác định rõ tên vật liệu và phân loại theo các cấp độ từ loại, nhóm, thứ để lập danh mục chi tiết Mỗi khi theo dõi một loại nguyên vật liệu, hệ thống sẽ đưa ra mã gồm các thành phần quan trọng như tên tài khoản cấp hai, mã nhóm, mã vật liệu và tên kho Điều này giúp đảm bảo việc theo dõi, kiểm kê và quản lý nguyên vật liệu chính xác, hiệu quả hơn Việc phân loại rõ ràng và mã hóa đầy đủ là yếu tố then chốt để duy trì kiểm soát chặt chẽ nguồn nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
Ví dụ: Xây dựng một số danh điểm NVL
TT Tên vật liệu Loại vật liệu
Tên kho Danh điểm NVL
3 Bột mì VL phụ B1 1 Kho 3 1522-B1-1- k3
4 Bột phacmocat 606 VL phụ B1 2 Kho 3 1522-B1-2- k3
5 Hòm Apixilin VL phụ H1 1 Kho 2 1522-H1-1-k2
6 Hòm Amoxilin VL phụ H1 2 Kho 2 1522-H1-2-k2
Biểu số 10: Xõy dựng một số danh điểm NVL
Mô nhóm là chữ cái đầu tiên của tên vật liệu và kho trong nhúm đú cú, nhằm xác định các nhóm nhỏ khác nhau trong hệ thống phân loại Ví dụ, nhóm B có nhóm nhỏ Bột được ký hiệu là B1, trong khi nhóm H gồm hai nhóm nhỏ Hòm và Hộp lần lượt ký hiệu là H1 và H2 Việc sử dụng ký hiệu này giúp phân biệt rõ ràng các loại vật liệu và kho chứa trong quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả theo dõi và phân loại sản phẩm.
Sau khi lập hệ thống danh điểm NVL, công ty có thể mở Sổ danh điểm NVL
(Biểu số 11 ) theo kho hoặc theo nhóm.
CÔNG TY CPDP HN SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
KÝ HIỆU Tên, nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán
Biểu số11: Sổ danh điểm nguyên vật liệu
3.2.2.Về hệ thống sổ sách kế toán
Hiện nay công ty chưa sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, mặc dù chứng từ gốc đã được phân loại vào chứng từ ghi sổ Để đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán quy định và tăng tính hợp lý trong ghi chép, công ty nên mở và ghi chép sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Kế toán cần sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu chuẩn (Biểu số 12) để đảm bảo quy trình chính xác và đầy đủ.
Công ty Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
Trong báo cáo tài chính, việc cộng tháng và cộng luỹ kế từ đầu quý là những bước quan trọng để theo dõi doanh thu và chi phí hàng tháng cũng như tổng cộng từ đầu kỳ Các thông tin ngày tháng năm cần được ghi rõ ràng để đảm bảo tính chính xác của các số liệu Cuối cùng, người ghi sổ phải ký tên và đóng dấu xác nhận, bao gồm kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị, nhằm đảm bảo tính hợp lệ và xác thực của báo cáo.
Biểu số 12 : Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp quản lý chứng từ ghi sổ hiệu quả Sổ này không chỉ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà còn phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh Việc sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán doanh nghiệp.
* Phương pháp ghi chép sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ:
Cột 1: Ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ
Cột 2: Ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ
Để đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán, cột 3 cần ghi số tiền của chứng từ ghi sổ, được lấy từ số cộng của trang trước chuyển sang Vào cuối tháng hoặc cuối năm, kế toán phải cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và so sánh với số liệu trong Bảng cân đối số phát sinh để đối chiếu, nhằm đảm bảo số liệu kế toán luôn chính xác và nhất quán.
Trong hệ thống sổ chi tiết, kế toán vật tư không lập Sổ chi tiết NVL mà thay vào đó lập thẻ kho, tuy nhiên theo quy định, thẻ kho thuộc trách nhiệm của phòng kế toán và chỉ ghi các chỉ tiêu như tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư, rồi giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Việc kế toán tự ghi thẻ kho là không đúng quy định và gây thiếu sự phù hợp, thống nhất trong quá trình ghi sổ Do đó, công ty nên sử dụng sổ chi tiết NVL (Biểu số 13) trong quá trình hạch toán chi tiết, sổ này giúp theo dõi NVL theo từng kho và từng loại NVL dựa trên các mặt số lượng và giá trị.
3.3.3.Về hạch toán tổng hợp NVL
Thứ nhất, về tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”
Công ty hiện tại chỉ sử dụng TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” để hạch toán tổng hợp chung cho tất cả NVL mà không phân loại thành các tiểu khoản, dẫn đến chỉ biết tổng số NVL nhập, xuất trong kỳ mà không thể xác định loại NVL hoặc nguồn nhập, xuất từ kho nào, gây khó khăn cho công tác kế toán và quản lý Để khắc phục, công ty nên mở chi tiết cho TK 152 nhằm tạo thuận lợi trong công tác kiểm tra và đối chiếu Theo hướng phân loại NVL theo tác dụng và cách chia kho, TK 152 có thể được chi tiết thành các khoản nhỏ hơn phù hợp với từng loại NVL và phương thức quản lý vật tư.
-TK 152.4: Vật tư kỹ thuật
Các tài khoản này có thể được chi tiết hóa dựa trên đặc điểm của nhóm vật tư hoặc phân theo từng loại vật tư cụ thể Việc chi tiết hóa TK 152 giúp công ty dễ dàng theo dõi giá trị các loại vật liệu chính, vật liệu phụ, cũng như cách hạch toán và quản lý giá trị nhập, xuất của từng loại vật tư một cách rõ ràng và chính xác hơn.
Thứ hai, về hạch toán NVL khi kiểm kê
Hiện nay, tại công ty, việc phản ánh NVL thừa, thiếu qua kiểm kê đều sử dụng TK 138.8, tuy nhiên, việc xem TK 138.8 là tài khoản điều chỉnh cho NVL thừa, thiếu không đúng với nội dung và nghiệp vụ phát sinh, có thể gây dư bên có trên tài khoản Theo quy định hệ thống tài khoản, TK 138.1 mới là công cụ phù hợp để theo dõi NVL thiếu hoặc thừa, bao gồm cả tài sản cố định và nguyên vật liệu, từ đó giúp phản ánh chính xác và đúng chuẩn mực kế toán Do đó, công ty nên sử dụng TK 138.1 để phản ánh số NVL thiếu khi kiểm kê nhằm đảm bảo đúng tài khoản, phù hợp với quy định của chuẩn mực kế toán Khi phát hiện NVL thiếu qua kiểm kê, cần định khoản đúng vào TK 138.1 để phản ánh chính xác tình hình tồn kho.
Nợ TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 152: Giá trị vật liệu thiếu
Sau đó dựa vào biên bản xử lý kiểm kê ta phản ánh:
Nợ TK 334: Phần tổ chức cá nhân phải bồi thường
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý
Còn đối với NVL thừa phát hiện trong kiểm kê được xác định là của doanh nghiệp, kế toán phải hạch toán vào TK 711 “Thu nhập khỏc”( vỡ đây là một khoản thu nhập bất thường ) như sau:
Nợ TK 152: Giá trị NVL thừa khi kiểm kê
Có TK711: Thu nhập khác
Về việc hạch toán nguyên vật liệu (NVL) xuất kho cho sản xuất, công ty chỉ phản ánh giá trị NVL xuất vào bảng kê xuất NVL theo từng phân xưởng; cuối tháng, dựa trên báo cáo của phân xưởng, kế toán xác định giá trị thực sử dụng rồi mới ghi nhận vào sổ sách Việc theo dõi NVL xuất thừa chỉ dựa trên chỉ số trong sổ sách, trong khi đó, định khoản vào các tài khoản như 621, 627 chỉ thực hiện dựa trên lượng NVL thực tế sử dụng Phương pháp hạch toán hiện tại không phù hợp với phương pháp kế toán xây dựng (KKTX) đã đăng ký trong Bảng thuyết minh Báo cáo tài chính, cũng không đúng với phương pháp kế toán chung (KKĐK) vì kế toán không sử dụng các tài khoản 611, 631 Do đó, công ty cần thống nhất thực hiện hạch toán tổng hợp NVL theo đúng phương pháp KKTX để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định kế toán.
Ví dụ : Ngày 11/3 xuất NVL chính cho phân xưởng trị giá 153.328.297 cho phân xưởng viờn thỡ định khoản ngay là:
Cuối kỳ, khi phân xưởng báo cáo về số NVL chưa sử dụng (xuất thừa) là 259.593.602 thì phản ánh: