Bài tập lớn nghiên cứu về cơ cấu tổ chức

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KINH TẾ HỌC MÔN QUẢN LÝ HỌC BÀI TẬP NHÓM ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC Thành viên nhóm 1, Nguyễn Thị Mai Hoa MSV 11181832 2, Nguyễn Thị Thu Trang MSV 1118516[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA KINH TẾ HỌC

MÔN: QUẢN LÝ HỌC BÀI TẬP NHÓM

ĐỀ TÀI:

NGHIÊN CỨU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Thành viên nhóm: 1, Nguyễn Thị Mai Hoa

MSV: 11181832

2, Nguyễn Thị Thu Trang MSV: 11185160

Lớp tín chỉ: Quản lý học 1_21

Hà Nội, ngày 20, tháng 10, năm 2019

Mục lục:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

1,Phân tích sơ đồ cơ câu tổ chức theo 6 thuộc tính cơ bản

a, Chuyên môn hóa công việc

b, Hình thành các bộ phận

c, Cấp quản lý và tầm quản lý

d, Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

e, Tập trung và phi tập trung trong quản lý

f, Phối hợp các bộ phận của tổ chức

2,Đánh giá

a, Tính thống nhất

b, Tính tối ưu

c, Tính tin cậy

d, Tính linh hoạt

e, Tính hiệu quả

3, Đề xuất hoàn thiện

Câu hỏi: Lựa chọn một tổ chức quan tâm, vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức, phân tích theo

6 thuộc tính Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại theo 5 yêu cầu của cơ cấu tổ chức Chỉ ra điểm mạnh,điểm yếu và gợi ý hoàn thiện tổ chức

Tổ chức được lựa chọn: Công ty TNHH y dược Phú Hưng Việt Nam

Xung phong làm bài

Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

G iới thiệu về doanh nghiệp

 Tên doanh nghiệp: công ty TNHH y dược Phú Hưng Việt Nam

 Trụ sở chính: Tầng 28, tòa nhà C chung cư Garden, Tân Mai, Hoàng Mai, Hà Nội

 Điện thoại: 0394584910

 Công ty TNHH y dược phú hưng việt nam được thành lập vào ngày 16/03/2018 theo giấy chứng nhận kinh doanh số 0103000692

 Lĩnh vực kinh doanh chính: phân phối dược phẩm , thực phẩm chức năng hỗ trợ sức khỏe

 Doanh thu hằng năm của công ty đạt khoảng hơn 20 tỷ, đảm bảo cho nhân viên mức thu nhập từ 4tr trở lên/1 người/ 1 tháng

 Công ty có những bước tiến mạnh mẽ và phát triển như ngày hôm nay cũng là nhờ tài quản lý và tổ chức của những người quản lý đã tổ chức hoàn thiện, xây dựng cơ cấu tổ chức linh động, phù hợp và phát huy

Tổng giám đốc

Nhóm Trưởng 2

Nhóm trưởng 1

Nhóm

trưởng

2

Nhóm

trưởng 1

Trưởng phòng vận đơn

Trưởng phòng 2

Nhóm Trưởng 2

Nhóm trưởng 1

Nhóm trưởng 2 Nhóm

trưởng 1

khả năng của nhân viên, cũng như phân bổ nguồn lực hiệu quả của từng bộ phận, thành phần của tổ chức

1, Phân tích cơ cấu tổ chức công ty theo 6 thuộc tính , chỉ

ra điểm mạnh, điểm yếu

A, Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa

 Công ty có hội đồng quản trị gồm 3 người trong đó có 1 tổng giám đốc

và 2 giám đốc tất cả các phòng ban đều được trực thuộc quyền quản lý của ban giám đốc các phòng ban được bố trí chuyên môn hóa, do đó phát huy được tối đa được năng lực hoạt động chuyên môn của các phòng ban

 Ưu điểm:

- Công ty đã kết hợp được chuyên môn hóa và tổng hợp hóa linh hoạt

- Nhờ tổng hợp hóa mà ban giám đốc đã quản lý được tổng thể mọi hoạt động của công ty

- Nhờ chuyên môn hóa mà các nhiệm vụ phức tạp của công ty trở thành những hoạt động đơn giản hơn trong từng chuyên môn, chúng mang tính độc lập tương đối và giao chúng cho các bộ phận của công

ty

 Nhược điểm:

o Ban giám đốc chỉ có 3 người nhưng phải đảm nhiệm số lượng công việc quá lớn dẫn đến tình trạng quản lý khong hiệu quả, một số công việc có thể bị xao nhãng, không được quan tâm sử lý một cách đúng mức

B,Sự hình thành các bộ phận và phân hệ

 Hình thành các bộ phận theo chức năng:

o Các bộ phận được phân theo chức năng đối với công ty TNHH y dược Phú Hưng Việt Nam gồm có:

o -Tổng giám đốc: Là người có quyền quyết định cao nhất công ty,

quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh của công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trường, ký hoặc châm dứt hợp đồng

với thành viên, quyết định mức lương thưởng và các lợi ích khác của nhân viên, quyết định cơ cấu tổ chức quản lý của công ty, sửa đổi bổ sung điều lệ công ty

o - Bộ phận sale: Là bộ phận tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng,

phân phối , tiêu thụ sản phẩm đàu ra Trong đó giám đốc sale chịu trách nhiệm quản lý các phòng ban, quản lý doanh số bán hàng qua từng thời kỳ Chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo về số liệu và doanh thu của nhân viên từ các trưởng phòng Tổng hợp data khách hàng từ Giám đốc Marketing để chia cho các trưởng phòng, từ đó chia đều cho nhân viên các nhóm

o - Bộ phận marketing: Là bộ phận chịu trách nhiệm khảo sát, nghiên

cứu thị trường nhằm tìm ra các nhu cầu, đặc tính ở các sản phẩm mà khách hàng đang tìm kiếm mà cụ thể là quan tâm về các thực phẩm chức năng hỗ trợ sức khỏe Đặc biệt là phát triển bộ phận khách hàng tiềm năng với vai trò xây dựng thương hiệu và định vị thương hiệu sản phẩm, marketing còn đảm nhận khâu quảng cáo đưa thị trường tiếp cận đến nhiều khách hàng hơn

Trong đó giám đốc Marketing chịu trách nhiệm quản lý nhân viên cấp dưới , tiếp nhận báo cáo của nhân viên thông qua các trưởng phòng Phân tích, tìm kiếm thị trường , lập kế hoạch Marketing và quản lý tổng hợp data khách hàng từ nhân viên cấp dưới Ngoài ra tổng giám đốc Marketing còn có nhiệm vụ tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới

o - Bộ phận vận đơn: Là bộ phận có vai trò xác nhận , ký phát sau khi

sản phẩm đã được xác nhận Hay nói cách khác là điều và vận đơn hàng thông qua những thông tin có sẵn mà bộ phận sale đã tổng hợp được Bộ phận vận đơn thuộc quyền quản lý trực tiếp của tổng giám đốc

o Với cách tổ chức phân chia theo chức năng, công ty đã phát huy tối

đa được ưu thế tối đa của chuyên môn hóa do các bộ phận theo chức năng tập chung vào những công việc có tính chất tương đồng với các nhân viên có tiêu chuẩn nghề nghiệp, đồng thời phát huy được lợi thế

của công ty, giảm thiểu sự trùng lặp các hoạt động và tạo điều kiện đào tạo lao động mới Ngoài ra, hoạt động phân chia theo chức năng tạo điều kiện cho sự kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất, dễ dàng phát hiện được những sai sót trong hoạt động của từng bộ phận

o Bên cạnh đó công ty còn sử dụng mô hình cơ cấu tổ chức ma trận được thể hiện rõ ở việc những nhân viên cấp dưới có trách nhiệm báo cáo cho nhà quản lý bộ phận :

o Ngoài việc giám đốc ủy quyền cho các trưởng phòng, thì các trưởng phòng cũng ủy quyền cho các trưởng nhóm

o Với mô hình này thì khi nhân viên cấp dưới gặp khó khăn trong công viêc thì sẽ dễ dàng nhận được sự hỗ trợ từ các nhà quản lý của mình

o Tuy nhiên với mô hình này thì nhân viên phải chịu áp lực từ nhiều phía, do đó sẽ hơi phức tạp trong quá trình làm việc

C, Cấp quản lý và tầm quản lý

o Cơ cấu mô hình của công ty được tổ chức theo mô hình hình tháp Có tính thống nhất về mục tiêu tốt Giữa các bộ phận có sự gắn kết cao

o Xét về tầm quản lý:

o Quản lý bao quát là tổng giám đốc, 2 giám đốc sẽ quản lý chung, chịu trách nhiệm chung về nhân viên của mình 2 Giám đốc là người có chuyên môn cao nhất cũng như kinh nghiệm nhất về lĩnh vực quản lý

Vì vậy tầm quản lý của giám đốc sẽ rộng nhất

o Tiếp theo sau giám đốc, phạm vi quản lý sẽ giảm dần, đó là quản lý ở cấp phòng Các trưởng phòng có kinh nghiệm quản lý trong việc tổ chức sẽ chịu trách nhiệm chính quản lý phòng mình Mỗi trưởng phòng sẽ quản lý khoảng 30 nhân viên Và mỗi trưởng phòng sẽ chịu

sự quản lý trực tiếp của giám đốc

o Cuối cùng là quản lý ở cấp nhóm, công ty sẽ chia thành những nhóm nhỏ Mỗi nhóm khoảng 10 đến 15 nhân viên, chịu sự quản lý chính của nhóm trưởng Và nhóm trưởng các nhomsnhor này thì sẽ chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng

o Xét về cấp quản lý:

o Hai giám đốc có tầm quản lý rộng nhất, bao quát nhất ở 2 lĩnh vực chuyên môn, nên môi lĩnh vực chỉ cần một người làm là đủ

o Trưởng phòng có tầm quản lý giảm dần, chịu trách nhiệm từng phòng của mình, vì vậy nên số lượng cần nhiều hơn Trong hệ thống công ty

có 5 trưởng phòng

o Tầm quản lý tiếp tục được thu hẹp, mỗi phòng chia thành các nhóm nhỏ, đồng nghĩa với việc số lượng nhóm trưởng cũng phải nhiều, ở cấp quản lý này số lượng quản lý là nhiều nhất

o Ưu điểm:

 Cấu tạo đơn giản, dễ hình dung

 Tăng khả năng phối hợp, tăng sự sáng tạo trong hoạt động nhóm của từng cá nhân

 Giữa các cấp có sự linh hoạt, gần gũi, thân thiện

o Nhược điểm:

 Tầm kiểm soát của ban giám đốc khá rộng, ngoài việc quản lý công việc của công ty do các phòng ban báo cáo, ban giám đốc còn phải phụ trách cả vai trò tuyển dụng, tài chính việc ban giám đốc phải làm quá nhiều việc như vấy sẽ làm cho công việc của giám đốc quá nhiều Gây căng thẳng, làm chậm tiến độ công việc cần có giải pháp khắc phục ngay hạn chế này

D, Quyền hạn và trách nhiệm của tổ chức

o Cơ cấu tổ chức của công ty sử dụng cả 3 quyền hạn: trực tuyến, chức năng và tham mưu

o Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép nhà quản lý ra quyết

định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới Như vậy, tổng giám đốc

có quyền hạn trực tuyến với các giám đốc và trưởng phòng vận đơn., các giám đốc với các trưởng phòng, các trưởng phòng với các nhóm trưởng, và giữa nhóm trưởng với các thành viên trong nhóm Tất cả tạo nên một chuỗi chỉ huy từ cấp cao đến cấp thấp

o Quyền hạn Tham mưu: Trong cơ cấu tổ chức trên thì tham mưu được

thể hiện rõ nhất trong cấp quản lý của các nhóm trưởng với các thành

viên trong nhóm Các thành viên trong nhóm được tự do sáng tạo, trao đổi với nhau, bàn bạc và đưa ra những ý kiến công khai, thoải mái với nhóm trưởng được thể hiện rõ nhất Nhóm trưởng cần tạo một môi trường thật thân thiện để thúc đẩy gần như triệt để khả năng của từng thành viên trong nhóm

o Các trưởng nhóm có quyền hạn tham mưu cho các trưởng phòng

o Các trưởng phòng có quyền hạn tham mưu đến ban giám đốc

o Giám đốc sale và giám đốc MKT thực hiện những cuộc điều tra, khảo sát khách hàng và tiến hành phân tích thị trường nhằm tạo ra những nhu cầu mới về sản phẩm và dịch vụ của công ty, từ đó đưa ra những lời khuyên về chiens lược cải thiện, hay phát triển nhms sản phẩm mới đề xuất lên tổng giám đốc xem xét và quyết định

o Quyền hạn chức năng: qyền hạn chức năng được trao cho một cá nhân hoặc bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác

o Ban giám đốc trao quyền cho các trưởng phòng Khi đó những trưởng phòng này được ra chỉ thị trực tiếp cho nhân viên cấp dưới trong phòng để thực hiện chức năng của phòng đó

E, Tập trung và phi tập trung trong quản lý

o Để quản lý 1 tổ chức thì quyền hạn là một yếu tố không thể thiếu

o Quyền hạn chính là mức độ độc lập dành cho mỗi người thông qua việc trao cho họ quyền đối với các quyết định

o Quyền hạn bao gồm hai mức:

o + Tập trung: Là phương thức tổ chức trong đó phần lớn việc ra quyết

định được tập trung vào mức quản lý cao nhất của tổ chức

o +Phi tập trung: Là phương thức tổ chức trong đó các nhà quản lý cấp

cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết định Phi tập trung còn có hai dạng nữa là:

o > Ủy quyền: là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định

o > Trao quyền:là hành vi của cấp trên cho phép cấp dưới thực hiện công việc nhất định một cách độc lập

o Phân tích tổ chức mà chúng ta đang quan tâm, chúng ta thấy:

Ban giám đốc thực hiện trao quyền cho nhân viên cấp dưới thực hiện công việc Ở đây ban giám giám đốc trao quyền cho các trưởng phòng Các trưởng phòng lại tiếp tục trao quyền cho các nhân viên cấp dươi

cụ thể với từng công việc mọi vấn đề nảy sinh trong vấn đề vận hành công việc do các trưởng phòng chịu trách nhiệm giải quyết

Mức độ phi tập trung của tổ chức đang ở mức tương đối cao Với nhận thức và hi vọng mỗi nhà quản lý cấp dưới được tự do và thuận lợi nhất trong trong việc đưa ra những quyết định mang tính đột phá và chờ đợi sự sáng tạo

Với mức độ đảm bảo hoạt động của tổ chức là an toàn, có kiểm soát và phát huy được tính nawg động, sáng tạo của mỗi cá nhân, việc tập trung và phi tập trung trong quản lý được kết hợp linh hoạt, mềm dẻo, phù hợp với từng thời kỳ

Ưu điểm: Tạo sự nhất quán trong đường lối chính sách trong hoạt động của công ty, cấp trên có thể kiểm soát dễ dàng các hoạt động của cấp dưới Ban giám đốc có thể điều động nguồn lực dễ dàng để thực hiện các nhiệm vụ

Nhược điểm: Do tính chất tập trung quyền lực dẫn đến làm giảm sự quan trọng và tính tích cực, khả năng sáng tạo của các quản lý thấp hơn Đôi khi ban giám đốc phải bận bịu với những quyết định tác nghiệp, làm cho công việc căng thẳng, tác động làm giảm thời gian cho các hoạt động chiến lược của công ty

E, Phối hợp các bộ phận của tổ chức

Tự nội bộ của các phòng ban thì việc phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty còn nhiều hạn chế Do có sự kiểm soát chặt chẽ của ban giám đốc và ban giám đốc có sự liên kết với nhau nên việc phối hợp của các phòng ban, bộ phận trong công ty có nhiều bước tiến tuy nhiên cơ chế phối hợp trong công ty còn rất yếu

4, Đánh giá cơ cấu tổ chức theo 5 yêu cầu

A, Tính thống nhất trong mục tiêu

Mỗi cá nhân đều góp phần vào các mục tiêu chung của tổ chức

Mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận tương đối thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức

Trong công ty thì tính chất tập trung của cơ cấu thể hiện khá rõ Quyền lực tập trung ở ban giám đốc công ty Tạo sự nhất quán trong đường lối chính sách trong hoạt động công ty, cấp trên có thể kiểm soát dễ dàng các hoạt động của cấp dưới ban giám đốc có thể điều động nguồn lực dễ dàng để thực hiện các nhiệm vụ

B,Tính tối ưu

Số cấp trong công ty khá hợp lý

Mối quan hệ giữa các phòng ban tương đối tốt nhưng thực sự vẫn chưa

có sự hợp tác cao

Tự nội bộ của các phòng ban thì việc phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty còn nhiều hạn chế Do có sự kiểm soát chặt chẽ của ban giám đốc nên việc phối hợp của các phòng ban, bộ phận trong tổ chức nên việc phối hợp công ty có nhiều bước tiến tuy nhiên cơ chế phối hợp trong công ty còn rất yếu

C,Tính tin cậy

Quá trình truyền đạt thông tin diễn ra tương đối tốt, không có hiện tượng ứ đọng hay tắc nghẽn thông tin, mệnh lênh khi truyền từ trên xuống

Quá trình phản hồi thông tin cho các cấp lãnh đạo chưa thực sự tốt

Sự minh bạch các mối quan hệ tương đối tốt

D,Tính linh hoạt

Sự phối hợp các nhân viên trong bộ phận của công ty được đánh giá khá tốt Điều này tạo cho cơ cấu tổ chức có sự ổn định trong việc thực hiện công việc hàng ngày Song, tuy là các chức năng của công ty được coi là phụ thuộc nhau nhưng lại chưa có sự kết họp chặt chẽ Điều này sẽ gây khó khăn cho việc phối họp nhất là khi có những sự thay đối trong chiếc lược, làm giảm tốc độ phản ứng thích nghi với sự biến động của

E,Tính hiệu quả

Do hầu hết cán bộ nhân viên đều được sắp xếp công việc phù hợp với năng lực chuyên môn nên hiệu quả làm việc cao

Trong công ty việc điều động phối hợp nguồn lực để thực hiện các mục tiêu khá dễ dàng, nhưng sự phối hợp hiệu quả còn chưa cao, mặt khác lại mang những ảnh hưởng đến các hoạt động công ty Đó là sự chồng chéo nhiệm vụ, đôi khi không thống nhất được nhiệm vụ, việc trao đổi thông tin còn ít và kém hiệu quả Việc xây dựng các kênh thông tin dọc ngang là rất cần thiết nó sẽ làm cho thông tin thông suốt giữa các

bộ phận và ban giám đốc dễ dàng kiểm tra và thúc đẩy cơ chế phối hợp Việc sử dụng các công cụ phối hợp còn hạn chế Văn hóa công ty chưa thực sự là sợi dây gắn kết các thành viên trong công ty

Gợi ý hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty

Lý do phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức

o Qua việc tìm hiểu và phân tích về tình hình cơ cấu tổ chức của công ty TNHH y dược PHú Hưng Việt Nam, ta nhận thấy những thành quả đạt được của công ty là tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực hiện triệt

để chế độ một thủ trưởng trong lãnh đạo từ đó đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy mọi người làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác điều hành Cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay về cơ bản đảm bảo các phòng ban làm việc đáp ứng tính chuyên môn hóa, công việc được diễn ra nhanh hơn Sự phân chia nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn giữa các phòng ban đã rõ ràng tạo điều kiện cho việc thực hiện nhiệm vụ tốt nhất, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty được diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao

o Bên cạnh những thành quả đạt được, cơ cấu tổ chức của công ty còn hạn chế cần khắc phục là: nhiệm vụ của ban giám đốc là quá nặng dẫn tới tình trạng quá tải trong công việc, giám đốc thường phải làm thêm giờ để giải quyết công việc dẫn đến tình trạng quá tải trong công việc, các nhân viên kinh doanh thường xuyên phải làm thêm giờ để đáp ứng yêu cầu của công việc