Chủ đề 1 công văn và phương pháp soạn thảo công văn

- Trong doanh nghiệp, công văn thường được sử dụng với các mục đích tiêu biểu như sau: ● Thông báo một hoặc một số vấn đề trong hoạt động của đơn vị, cơ quan, tổ chức doanh nghiệp được t

CHỦ ĐỀ 1:

CÔNG VĂN VÀ PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO CÔNG VĂN

GV giảng dạy: TS Nguyễn Văn Báu

SV thực hiện: Nhóm 1

2 Nguyễn Thị Hiền Diệu 2056200107 Nhóm trưởng

3 Nguyễn Huỳnh Bích Duyên 2056200115

“CÔNG VĂN VÀ PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO CÔNG VĂN”

1 Công văn là gì? Đặc điểm chung của công văn

1.1 Công văn là gì?

1.2 Đặc điểm công văn

2 Một số loại công văn cụ thể Ví dụ

2.1 Công văn hướng dẫn

2.2 Công văn chỉ đạo

2.3 Công văn đôn đốc, nhắc nhở

2.4 Công văn đề nghị, yêu cầu

2.5 Công văn phúc đáp

2.6 Công văn xin ý kiến

3 Phương pháp soạn thảo công văn

* So sánh với một số loại văn bản khác và ứng dụng Chat GPT

- Trong doanh nghiệp, công văn thường được sử dụng với các mục đích tiêu biểu như sau:

● Thông báo một hoặc một số vấn đề trong hoạt động của đơn vị, cơ quan, tổ chức doanh nghiệp được tạo nên do một hoặc nhiều văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành và có hiệu lực;

● Hướng dẫn thực hiện văn bản, chỉ đạo của cấp trên nếu chưa có văn bản pháp lý, điều lệ hoạt động của đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quy định;

● Thông báo về một số nội dung, hoạt động dự kiến sẽ xảy ra theo một kế hoạch nhất định như mở lớp bồi dưỡng đào tạo, hoạt động ngoại khóa,…

● Xin ý kiến chỉ đạo về một vấn đề nào đó trong hoạt động đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong công tác giải quyết mà các văn bản trước đó chưa có quy định hướng dẫn cụ thể;

● Đề nghị cấp trên duyệt kế hoạch hoặc chỉ đạo ý kiến về vấn đề vướng mắc của cấp dưới;

● Thăm hỏi, phúc đáp lại công văn, cảm ơn,…

Nói tóm lại, vai trò chủ yếu của Công văn là để thực hiện hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của các cơ quan, tổ chức và được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác, nghiệp vụ giữa các chủ thể có thẩm quyền để các giải quyết các công việc, nghiệp vụ có liên quan

Một công văn được coi là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các điều kiện sau:

● Chỉ viết về một vấn đề duy nhất, lời văn rõ ràng, không nước đôi;

● Ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích và ý tưởng bám sát với chủ thể cần biểu đạt;

● Nghiêm túc, lịch sự và có tính thuyết phục người nhận;

● Tuân thủ đúng thể thức của văn bản đặc biệt là phần trích yếu nội dung công văn

1.2 Đặc điểm chung của công văn

Công văn không phải văn bản quy phạm pháp luật, vì vậy trình tự, thủ tục ban hành Công văn được thực hiện nhanh chóng, thuận lợi để giải quyết công việc khẩn cấp Công văn có nhiều loại, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh

tế, văn hóa, chính trị, pháp luật,… miễn sao phù hợp với mục đích của cơ quan, tổ chức ban hành

Công văn có hiệu lực ngay từ ngày ký và chấm dứt hiệu lực sau khi thực hiện, giải quyết xong công việc thực tế hoặc có công văn mới thay thế

Công văn không được áp dụng rộng rãi phổ biến mà chỉ áp dụng với cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được nhận Công văn Nhất là đối với công văn hướng dẫn, nếu có sự việc tương tự, muốn được giải quyết vẫn phải xin hướng dẫn từ đầu

2 Một số loại công văn cụ thể Ví dụ

Dựa vào mục đích ban hành, công văn được phân thành các loại như sau:

● Công văn hướng dẫn

● Công văn chỉ đạo

● Công văn đôn đốc, nhắc nhở

● Công văn đề nghị, yêu cầu

● Công văn phúc đáp

● Công văn xin ý kiến

2.1 Công văn hướng dẫn

Công văn hướng dẫn thường được sử dụng khi cơ quan cấp dưới hỏi về một việc

cụ thể phát sinh trong thực tiễn nhưng cũng có thể do cấp trên chủ động ban hành khi nhận thấy một việc nhất định đã có quy định pháp luật nhưng còn có những điểm chưa

rõ, có thể tạo ra những cách hiểu khác nhau

Trong phạm vi chức năng của mình, các cơ quan nhà nước có thể sử dụng công văn để hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới nhằm tạo ra sự thống nhất trong áp dụng pháp luật

Ví dụ: Công văn “Tuyên truyền , hướng dẫn các doanh nghiệp đăng ký kế hoạch khuyến công 2021”

Nguồn: trích xuất từ Internet

2.2 Công văn chỉ đạo

Là công văn của cấp trên thông tin cho bộ phận, cơ quan, cấp dưới về các công việc cần triển khai, cần thực hiện Nội dung của loại công văn này gần giống với chỉ thị

Công văn chỉ đạo của UBND tỉnh về chấn chỉnh, nâng cao

hiệu quả công tác phòng, chống dịch covid 19 (Nguồn: Fanpage Hà Tĩnh)

2.3 Công văn đôn đốc, nhắc nhở

Công văn đôn đốc, nhắc nhở là công văn được sử dụng để nhắc nhở các cơ quan, đơn vị cấp dưới thực hiện những hoạt động cụ thể là biện pháp giúp cho cơ quan nhà nước chỉ đạo, điều hòa, phối hợp, bảo đảm được tính liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các đối tượng có liên quan trong những hoạt động đó

Công văn về việc nhắc nhở, đôn đốc thực hiện chính sách hỗ trợ theo Nghị quyết

2.4 Công văn đề nghị, yêu cầu

Là công văn của các bộ phận, cơ quan cấp dưới gửi cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp để đề nghị, yêu cầu cơ quan, bộ phận đó cung cấp các thông tin, giải quyết công văn có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó

Công văn đề nghị gửi báo cáo 6 tháng đầu năm 2017 (Nguồn: Internet)

2.5 Công văn phúc đáp

Là dạng công văn thường được sử dụng để trả lời về những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp khác yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

(Nguồn: Internet)

2.6 Công văn xin ý kiến

Là công văn của cấp dưới yêu cầu cấp trên cho ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện một hoặc một số công việc nhất định khi có vấn đề phát sinh

Công văn về việc xin ý kiến góp ý dự thảo văn bản Quy phạm pháp luật

3 Phương pháp soạn thảo công văn

độ dài của dòng chữ

→ Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn

❖ Tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn

- Phải là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành công văn Phần tên này bao gồm: tên của cơ quan, tổ chức ban hành công văn và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp Lưu ý: tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng

- Sử dụng cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng, đậm, canh giữa dưới tên cơ quan,

tổ chức chủ quản trực tiếp, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng ½ -> ⅓ độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

❖ Số, ký hiệu của công văn

- Số ở đây là thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong 1 năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định Số được ghi bằng chữ số Ả Rập

- Ký hiệu: ví dụ: “UBND TH” bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức - hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết

→ Đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ 13, chữ đứng Sau “số” có dấu hai chấm (:); với số nhỏ hơn 10 thì phải thêm số 0 phía trước

→ Ký hiệu trình bày chữ in hoa, cỡ 13, chữ đứng Giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt phải có dấu (-) và không cách chữ

❖ Địa danh, thời gian ban hành công văn

- Thời gian là ngày, tháng, năm công văn được ban hành Dùng chữ số Ả Rập, các số nhỏ hơn 10 thì phải thêm số 0 phía trước

- Địa danh và thời gian ban hành được trình bày trên cùng 1 dòng với số,

ký hiệu văn bản; chữ in thường, cỡ 13 - 14, chữ nghiêng, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ

❖ Tên loại công văn : chữ in hoa, cỡ 13 14, chữ đứng, đậm đặt canh giữa theo - chiều ngang văn bản

- Trong một số công văn, không sử dụng tên công văn mà sử dụng “Trích yếu nội dung công văn”: “V/v….”, cỡ chữ từ 12 13, chữ đứng, đặt canh - giữa dưới số và ký hiệu văn bản Có sự khác biệt so với văn bản hành chính thông thường, vì trích yếu nội dung văn bản thường sẽ được đặt ngay dưới tên văn bản, trình bày chữ in thường, cỡ 13 14, đứng, đậm - Thường bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền và độ dài bằng từ ⅓ ½ độ - dài dòng chữ, nhìn chung phải thể hiện sự cân nhắc

❖ Nội dung công văn

- Được trình bày bằng chữ in thường, canh đều hai lề, chữ đứng, cỡ 13 -

14, chữ đầu tiên mở đầu đoạn mới lùi lề vào 1 > 1,27 cm Khoảng cách giữa đoạn tối thiểu là 6pt, các dòng là dòng đơn, tối đa 1,5 lines

-❖ Dấu, chữ ký

❖ Nơi nhận:

- Bao gồm:

+ Phần 1: “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn

vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc

+ Phần 2: “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các

cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản

3.1 Công văn hướng dẫn

Công văn hướng dẫn là văn bản do cơ quan cấp trên hoặc do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành để hướng dẫn các cơ quan, tổ chức cấp dưới, các cơ quan

có liên quan thực hiện một văn bản cụ thể hoặc hướng dẫn thực hiện một nghiệp vụ chuyên môn nhất định Bố cục của công văn hướng dẫn bao gồm:

● Đặt vấn đề: Nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng, năm, trích yếu của văn bản cần được hướng dẫn hoặc khái quát vấn đề cần hướng dẫn thực hiện

● Giải quyết vấn đề: Nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ của chủ trương, chính sách, quyết định cần được hướng dẫn thực hiện; nêu cách thức tổ chức và biện pháp thực hiện các vấn đề hoặc văn bản được hướng dẫn Đồng thời cần phải đi sâu phân tích mục đích, ý nghĩa, tác dụng của những vấn đề cần hướng dẫn

● Phần kết luận: Nêu rõ yêu cầu phổ biến cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan biết và tổ chức thực hiện nghiêm túc nội dung của văn bản này

TN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM Độc lập - Tự do Hạnh phúc -

-

- Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì chưa rõ hoặc còn vướng mắc đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh bằng văn bản về (1) hoặc cử cán bộ đến trao đổi trực tiếp với đơn vị thường trực của (1) theo địa chỉ sau: để giải quyết

(1) Tên cơ quan ban hành công văn

(2) Viết tắt tên cơ quan ban hành v viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn (3) Địa danh

(4) Trích yếu: tóm tắt nội dung vấn đề cần được hỏi ý kiến

(5) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân được hỏi ý kiến

(6) Tên dự thảo văn bản, văn bản hoặc quyết định, chủ trương

(7) Lý do, mục đích hỏi ý kiến

(8) Những vấn đề gợi ý để hỏi ý kiến

(9) Tên cơ quan hỏi ý kiến hoặc cơ quan có trách nhiệm tổng hợp ý kiến do cơ quan hỏi ý kiến chỉ định

(10) Thẩm quyền ký (thủ trưởng cơ quan ban hành ký hoặc các cán bộ, công chức có thẩm quyền của cơ quan tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ký thay (KT), ký thừa uỷ quyền (TUQ) hoặc ký thừa lệnh (TL)

(11) Viết tắt tên đơn vị, cá nhân soạn thảo và lưu công văn

3.2 Công văn chỉ đạo

Công văn chỉ đạo là văn bản của cơ quan cấp trên ban hành yêu cầu cơ quan cấp dưới phải triển khai thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ công tác Bố cục của công văn chỉ đạo bao gồm:

● Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích, yêu cầu của công việc cần phải triển khai, cần phải thực hiện

● Giải quyết vấn đề: Nêu những nhiệm vụ, biện pháp cụ thể cần áp dụng thực hiện để đạt được những yêu cầu đó

● Phần kết luận: Nêu những yêu cầu mà cấp dưới cần phải thực hiện và báo cáo kết quả cho cấp chỉ đạo

TN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM Độc lập - Tự do Hạnh phúc-

Số: ./ (2) (3) , ngày tháng năm

vị thường trực của (1) theo địa chỉ sau: để giải quyết

(1) Tên cơ quan ban hành công văn.

(2) Viết tắt tên cơ quan ban

hành và viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn đó

(3) Địa danh

(4) Trích yếu: tóm tắt nội dung đề cập của công văn

(5) Tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính, cĩ trch nhiệm thực hiện những nội dung của công văn

(6) Nêu rõ mục đích lý do ban hành công văn

(7) Nêu cụ thể những nhiệm vụ mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải thực hiện và các biện pháp để triển khai thực hiện các nhiệm vụ công tác đó (8) Thẩm quyền ký (thủ trưởng cơ quan ban hành ký hoặc các cán bộ, công chức có thẩm quyền của cơ quan tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

ký thay (KT), ký thừa uỷ quyền (TUQ) hoặc ký thừa lệnh (TL)

(9) Viết tắt tên đơn vị soạn thảo và lưu công văn.

3.3 Công văn đôn đốc, nhắc nhở

Công văn đôn đốc, nhắc nhở là văn bản của các cơ quan cấp trên gửi cho các cơ quan cấp dưới nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động hoặc thi hành các chủ trương, biện pháp hay quyết định nào đó Bố cục của công văn đôn đốc, nhắc nhở bao gồm:

- Đặt vấn đề: Nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao cho cấp dưới trong văn bản đã được chỉ đạo tổ chức thực hiện, hoặc nhắc lại một chủ trương, kế hoạch, quyết định đã yêu cầu cấp dưới thực hiện Có thể nêu một số nhận xét ưu, khuyết điểm cơ bản của cấp dưới trong việc thực thi nhiệm vụ được giao, đặc biệt nhấn mạnh những khuyết điểm, lệch lạc cần phải khắc phục để hoàn thành tốt nhiệm vụ đã giao đồng thời chỉ rõ nguyên nhân dẫn đến thực trạng đó

- Giải quyết vấn đề: Nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giao cho cấp dưới; đề ra các biện pháp, thời gian thực hiện các nhiệm vụ được giao (cần chú ý các biện pháp cơ bản nhằm đem lại hiệu quả mong muốn); vạch ra các biện pháp sai lệch cần chấn chỉnh kịp thời, uốn nắn, sửa chữa; giao trách nhiệm cụ thể cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp tổ chức thực hiện

- Phần kết luận: Yêu cầu các cơ quan, tổ chức cá nhân có trách nhiệm triển khai thực hiện kịp thời và báo cáo kết quả thực hiện lên cơ quan cấp trên vào thời hạn nhất định

TN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM Độc lập - Tự do Hạnh phúc-

Từ nay trở đi, (5) định kỳ vào ngày hàng tháng báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch về (11) Các (5) cần khẩn trương triển khai thực hiện các nhiệm vụ đã được giao

Trong quá trình thực hiện nếu có gì khó khăn, đề nghị phản ánh kịp thời, trực tiếp cho (1) để có hướng chỉ đạo và giải quyết kịp thời

3.4 Công văn đề nghị, yêu cầu

Công văn đề nghị, yêu cầu là văn bản của các cơ quan cấp dưới gửi cho các cơ quan cấp trên, hoặc các cơ quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với nhau để đề nghị, yêu cầu giải quyết những công văn nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan Bố cục của công văn đề nghị, yêu cầu bao gồm:

● Đặt vấn đề: Nêu lý do hoặc mục đích của việc đề nghị, yêu cầu Có thể căn cứ vào lý do thực tế hoặc chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước giao, hay một văn bản nào đó có liên quan

● Giải quyết vấn đề: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị hoặc yêu cầu; nội dung cụ thể của việc đề nghị, yêu cầu; thời gian và cách thức giải quyết các đề nghị, yêu cầu đó

● Phần kết luận: Thể hiện sự mong muốn của cơ quan được quan tâm, xem xét và chấp thuận các đề nghị, yêu cầu đó

TN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM Độc lập - Tự do Hạnh phúc-

Để giải quyết vấn đề nêu trên (1) dự kiến (8) và đề nghị (5) : (9)

Vậy (1) kính đề nghị (5) xem xét và quan tâm giải quyết, giúp

đỡ Nếu có gì khó khăn đề nghị Quý cơ quan cho chúng tôi biết kịp thời Trân trọng cảm ơn./

(1) Tên cơ quan ban hành công văn

(2) Viết tắt tên cơ quan ban hành v viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn (3) Địa danh

(4) Trích yếu: tóm tắt nội dung vấn đề cần được hỏi ý kiến

(5) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân được hỏi ý kiến

(6) Tên dự thảo văn bản, văn bản hoặc quyết định, chủ trương (7) Lý do, mục đích hỏi ý kiến

(8) Những vấn đề gợi ý để hỏi ý kiến