Tìm hiểu công tác kế toán tại doanh nghiệp trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán và một số giải pháp nâng cao sử dụng nguyễn thị hải vân

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này là hệ thống và phân loại một số phân mềm cần thiết áp dụng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, nâng cao nhận thức tô chức công tác kế toán trong

DOAN THANH NIEN CONG SAN HO CHi MINH

BAN CHAP HANH TP HO CHi MINH

GIẢI THƯỞNG SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HOC - EUREKA

Tên công trình:

TÌM HIỂU CÔNG TÁC KÉ TOÁN TẠI

DOANH NGHIỆP TRONG ĐIÈU KIỆN SỬ |

DUNG PHAN MEM KE TOAN VA MOT

SO GIAI PHAP NANG CAO SU DUNG

Lĩnh vực nghiên cứu: KINH TE

h$tÓâ G54 63

LÀN THỨ 12 NĂM 2010

Tên công trình:

TÌM HIỂU CÔNG TÁC KÉẾ TOÁN TẠI

DOANH NGHIEP TRONG DIEU KIEN SU

DUNG PHAN MEM KE TOAN VA MOT

SO GIAI PHAP NANG CAO SU DUNG

Lĩnh vực nghiên cứu: KINH TẾ

TRƯỜNG ĐH KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP.HCM

] u22^838

LỜI MỞ ĐẦU anssssssssssssssssssssssssscsesecsessessssssssssssssssosssessesesessssssssssee = 4

1 Tính cấp thiết của đề tài: . ccc nh TH E11 11111121111111622xeeEEErerrre TH Huy 4

CHUONG I: TỎNG QUAN VẺ PHÀN MÈM KÉ TOÁN vssssesesssssee Ố

8< nh 7

2.1 Nhập đữ liệu AGU VGO? vcesccsseccssssscssscsessessesesssessessussusasssscsessusssssssssesssssssssessessensens 7

4 Tinh wu viét của phần mềm kế toán so với kế toán thủ CÔNG: .eeeeesei 9

4Á ], Tint CHINN XGC! veecsecssecscssssssessseseseevssssescssscssscsssvsssescseacasssseasrensasesesesssescatasavens 9 4.2 Tih Wid Que] cescscccssssssccevecssessssscsssssssssssssesssssvsssessssssssssvsssnessavacstatsceueseasasacacsaeans 9

5.1 Đối với doanh ngÌhiỆp: se tì SE 2211 111112111.1111 1111.111.111e1xxe 10 3.2 Đối với cơ quan thuế và kiểm tOdN vcvessssesssssssssesessesessesessescssacsssesessecsssscssssesssne 10

HH Phân loại và yêu cầu chung của phần mềm kế toán: .-2-+2sse2zsevrsszsed 10

1.1 Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh c-cceccssereesreees 10

1.1.2 Phân mêm kê toán tài chính Quản ẨTỊ che 11

1.2.1, Phan mém dong g6i asssssssssssesesssseesessssssessssssensssssessseeesnsseessnneeete 11

CHƯƠNG II: HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG CỦA DOANH NGHIỆP 19

1, VÀI HẾT SƠ ÏƯỢCC: Góc HS HH TH TH H1 11181515 1x1 5ø sex 20

2 Việc ứng dụng PMKT trong doanh nghiệp: G0 1018101310100 014 21

1 Đảm bảo điều kiện kỹ thuật: s2 tt v22 1E12111201111111111E211xe222xccee 40

2 Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:, -:- 40

CHUONG III: MOT SO GIAI PHAP NANG CAO CONG TAC KE TOAN MAY

TRONG DOANH NGHIEDP ccccccscssssssscssessesssssesssesesessecssesssesecasacassesecess sesecseeesones se 42

I Yêu cầu đặt ra đối với phần mềm kế toán: . +++++e++xxtEEEttEEEvEEstzExerrseee 43

II Khuyến nghị: Nội dung và giải pháp hoàn thiện hình thức kế toán trong điều kiện

gABRH) 45

2 Qui định tổ chức số sách kế toán và quy trình kế toán trong điều kiện sử dụng máy

3 Đề xuất những qui định về số sách kê toán và qui trình kê toán trong điều kiện sử

Phụ lục 1: Bảng so sánh đặc điểm một số phần mềm phô biến - -©ssccesrscsz 54

Phụ lục 2: Thông tư số 103/2005/TT-BTC hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần

MOm ké ton cceccccccsesssessessesssssessssssssssessussssssussussssssssussussussussssssesesssssissississessescsscessecesee 74

Pht luc 3: Mau thong Ké: cecsessseecssessssessssssssessscssscssseccsssecsscssscesucssuecsssessucssuecsseessseceseee 81

Phu luc 4: Phiéu kha Sat c.cccccccccssssssssssssssssssssscssscssssssssscssssssssscavereessavercesareisecseceseecessees 89

BANG BIEU

Sơ đồ 1 — Tóm tắt trình tự xử lý của phần mềm kế toán . . -¿ccc+¿ 7

Sơ đồ 2 - Trình tự ghi số theo hình thức kế toán máy . -cccccecrecd 9

Sơ đồ 4 — Tổ chức bộ máy kế toán truyền thống .-.‹ceccccseceei 22

Bảng 5 — Bảng so sánh cách xác định của kế toán và thuế đối với một số chỉ tiêu K01 1111111401 11111 HH HT hi TH TT Hà 04001 T1 1518101115101 901 0085 010055e 27

Bảng 6 — Bảng so sánh quy định trước và sau QÐ 15/2006/QĐ-BTC 28

Biểu đồ 2 - Thống kê các hình thức kế toán áp dung tại doanh nghiệp 46

Biểu đồ 3 - Nguyên tắc chi phí lợi ¡ch của việc ứng dụng phần mềm 50

TÓM TẮT ĐÈ TÀI

Đất nước ta đang tiến hành công nghiệp hóa, hiện đại hóa, khoa học công nghệ trở

thành chìa khóa đây mạnh sự phát triển của nước nhà, hội nhập vào quốc tế Kế toán là

ngôn ngữ kinh doanh, việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào tô chức kế toán đang ngày

càng trở nên bức thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng phức tạp Hiện nay trên thị

trường có nhiều giải pháp phân mềm kế toán cung cấp một hệ thống thông tin kế toán

khác với hình thức kế toán truyền thống, hiện đại và chuyên nghiệp hơn Mục tiêu nghiên

cứu của đề tài này là hệ thống và phân loại một số phân mềm cần thiết áp dụng trong hoạt

động kế toán của doanh nghiệp, nâng cao nhận thức tô chức công tác kế toán trong môi

trường phần mềm thời đại hiện nay, đưa ra các yêu cầu cơ bản của từng loại phần mềm

khi được xây dựng và ap dụng trong hoạt động kế toán nhằm phần nào giúp doanh nghiệp

lựa chọn một phần mềm thích hợp với điều kiện của mình và tìm hiểu vai trò của người

kế toán viên trong môi trường tự động đó

Kế toán máy hay hình thức kế toán trên máy tính là công việc kế toán được thực hiện

theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán là hệ thống

các chương trình máy tính dùng đề tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tinh,

bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép số sách, xử lý thông tin

trên các chứng từ, số sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sé kế toán và

báo cáo tài chính, báo cáo tài chính quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính

khác Dựa vào quy trình xử lý kế toán truyền thống, các số sách kế toán ngoài việc đóng

vai trò cung cấp thông tin quản trị doanh nghiệp nó còn đóng vai trò là cơ sở để lập các

báo cáo tài chính và vì thế khi xét quy trình xử lý kế toán có áp dụng công nghệ thông tin

thì ta thấy bản thân các số sách kế toán chỉ thuần tuý đóng vai trò cung cấp thông tin quản

trị doanh nghiệp mà không đóng vai trò là cơ sở để làm các báo cáo tài chính nữa , đây là

điểm khác biệt khá lớn giữa hai quy trình xử lý kế toán truyền thống và quy trình xử lý có

ap dụng công nghệ thông tin Phần mềm kế toán gồm có phần mềm kế toán bán lẻ, phần

mềm kế toán tài chính quản trị theo phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

đối với hình thức sản phẩm thì gồm có phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng Nhìn

chung, các phan mềm kế toán hiện nay có quy trình xử lý giống nhau, chung quan điểm

về tô chức số liệu thông tin nhập vào máy tính ít nhất nhưng thông tin lây ra được nhiều

nhất, và đều được xây dựng trên chế độ kế toán hiện hành Tuy nhiên các phần mềm kế

toán có các điểm khác nhau sau: không thống nhất về cấu trúc dữ liệu (khung nhập liệu),

không thống nhất về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, không thống nhất về ngôn ngữ lập trình

2

Về thực trạng ứng dụng CNTT được khảo sát tại các tỉnh tham gia vào Đề án 191

(Bình Phước, Bạc Liêu, Phú Yên, Lâm Đồng, Vĩnh Long, Tuyên Quang) cho thấy, 58%

các DN sử dụng kết nối mạng nội bộ, 90% sử dụng Internet nhưng đa số các doanh

nghiệp sử dụng Internet để tra cứu thông tin, 50% doanh nghiệp có ban lãnh đạo sử dụng

kết nối mạng nội bộ, 2/3 sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm kế toán để

hỗ trợ sản xuất kinh doanh Đối với việc ứng dụng phần mềm kế toán, rào cản lớn nhất là

những suy nghĩ truyền thống, sự tin tưởng vào khả năng làm thủ công hơn là làm máy,

những kết quả do máy tính đem lại đều bị hồ nghỉ về sự chính xác do các dấu vết xử lý

nghiệp vụ không giám sát được bằng mất thường: 65% các nguy cơ từ sự vô ý của con

người, 20% từ nguyên nhân khách quan bên ngoài, 15% từ gian lận (Romney, AIS,

2004) Mặt khác, năng lực hạn chế của những người làm kế toán thủ công cũng là lý do

áp dụng các công nghệ mới vào hoạt động kế toán bị hạn chế Số DN thật sự đạt trình độ

THH cao thường là các DN nước ngoài, liên doanh hay có quan hệ giao dịch thường

xuyên với thị trường quốc tế như bưu chính viễn thông, ngân hàng, hàng không, dầu

khí

Qua ghi nhận thực tế từ Công ty Tổng công ty Xây lắp đường thủy chỉ nhánh miền

Nam và nghiên cứu của nhóm, nhóm xin đưa ra nhu cầu của doanh nghiệp đối với một

phần mềm kế toán: phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy

định của Nhà nước về kế toán Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đôi bản

chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện

hành về kế toán; phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thê sửa đổi, bổ sung

phù hợp với các thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không

ảnh hưởng đến dữ liệu đã có; phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo về độ

chính xác về số liệu kế toán; phải đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu, phân quyền sử

dụng, sao lưu dự phòng, dọn đẹp số liệu các năm quá khứ không cần thiết ; về giao

diện, phần mềm kế toán nên hướng đến sự đơn giản, sắp xếp thứ tự Thao tác tương tác

phải đơn giản, dễ sử dụng; có khả năng cảnh báo lỗi: nhập sai số, ngày, chêch lệch ; khả

năng kết nối với các phần mềm khác như phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng cục

thuế và chiết suất số liệu từ ứng dụng ra phần mềm này phục vụ nghĩa vụ thuế, kết nối

nhà cung cấp ; chiết suất số liéu ra Excel, cac file van ban, PDF dé dé dang kiém tra,

sửa chữa, và đáp ứng yêu cầu đa dạng của việc sử dụng số liệu; khả năng xây dựng nhật

ký sử dụng để theo dõi dấu vết sử dụng số liệu trên phần mềm; ứng dụng phân tích tài

chính bằng các bảng biểu, sơ đồ

Sự tiến bộ của khoa học máy tính đã làm thay đổi một cách căn bản quá trình tổ chức

công tác kế toán khi áp dụng máy vi tính Nếu trước đây, người ta không thể tách ra

chứng từ, tài khoản, số sách thì hiện nay với sự giúp đỡ của máy vi tính người ta có thé

3

tách ra bất kỳ lúc nào Như vậy, trong tương lai, ở VN chỉ nên có một hình thức kế toán

(hình thức về số sách và quy trình kế toán) Đó nên là hình thức nhật kí chung vì hình

thức này được sử dụng phổ biến ở các nước trên thế giới như Mỹ, Anh, Pháp, Canada,

Úc, Singapore do đó sẽ tạo ra cơ sở hòa nhập kế toán VN với thông lệ kế toán thế gidi

Hệ thống thông tin phải được sắp xếp một cách hợp lý theo cột, theo dòng sao cho thuận

tiện cho việc xem và khai thác thông tin, không nhất thiết phải đúng với mẫu số sách thủ

công nhưng phải đảm bảo đầy đủ thông tin, riêng về tài khoản phải đảm bảo theo đúng

mẫu về tài khoản gồm: hệ thông tin chỉ tiết, hệ thông tin tổng hợp Để tránh sai xót gian

lận cần tăng cường kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng trong môi trường máy tính

Bộ máy kế toán ngày càng được hiện đại hóa đòi hỏi có phương pháp quản lý, tô chức

đo lường mới phù hợp với doanh nghiệp, phương pháp này gọi là mô hình kế toán tinh

gọn Kế toán tỉnh gọn cung cấp kế hoạch để thực hiện cải tiến qui trình sản xuất nhằm cắt

giảm chi phí, cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời và có thể hiểu được một

cách dễ dàng nhất để cải tiến quá trình chuyên đổi và truyền thông tin giữa các bộ phận

trong doanh nghiệp Hơn thế nữa, mô hình này ứng dụng công nghệ quản lí dòng chảy

giá trị nhằm loại bỏ đi những lãng phí từ qui trình kế toán thủ công thông thường, nhưng

bản thân nó vẫn đáp ứng đúng yêu cầu về mặt nguyên tắc kế toán chung, qui định về các

báo cáo tài chính ra bên ngoài cũng như những qui định báo cáo nội bộ đơn vị Vận dụng

mô hình kế toán tỉnh gọn nhắn mạnh đến yếu tố con người, vì vậy qua đó tăng cường đầu

tư cho con người, làm cho họ làm chủ hơn trong công việc của mình, cung cấp thông tin

một cách chủ động hơn, nhanh chóng hơn, chống sai xót gian lận và sẽ tạo nên một động

lực lớn nhằm cải thiện tốt hơn qui trình trong từng bộ phận doanh nghiệp

Thuế thu nhập doanh nghiệp góp phần bảo đảm nguồn thu quan trọng của NSNN:

năm 2003: 36.305 tỷ; 2004: 42.798 tỷ ; 2005: 60.153 tỷ ; 2006: 75 256 ty, trong đó dầu

thô chiếm 50%, cho thấy doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế Do đó

cần thúc đây doanh nghiệp phát triển, các cơ quan ban ngành cần tăng cường nhiều mặt

đặc biệt trong giai đoạn hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, Nhà nước phải ban hành

các luật, qui định rõ ràng, giám sát các bên mà luật chỉ phối nhằm đảm bảo các bên thực

hiện đúng đắn, công bằng, minh bạch hướng đến nuôi dưỡng nguồn thu từ thuế, nên tổ

chức triển lãm, hội chợ, kiểm định chất lượng và giới thiệu đến doanh nghiệp một cách

rộng rãi

LOI MO DAU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Ngày nay trong điều kiện phát triển như vũ bão của tin hoc va công nghệ thông tin,

VIỆC sử dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tổ cần thiết cho sự thành công

và sống còn của nhiều đơn vị doanh nghiệp, do đó việc quản lý doanh nghiệp đã đặt ra

yêu cầu mới là tin học hóa các khâu trong tô chức từ hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán bao hàm nhiệm vụ đo lường, xử lý số liệu, truyền đạt

thông tin, và lưu trữ số liệu So với phương thức thủ công, áp dụng máy tính điện tử giúp

cho việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán với tốc độ nhanh chóng hơn Bên cạnh đó,

người ta thấy hình như máy tính làm hết mọi công việc của người kế toán, vậy trong điều

kiện làm việc với máy tính, công tác kế toán được thực hiện thế nào và công việc của

người kế toán viên như thế nào?

Việc nghiên cứu công tác kế toán trong điều kiện máy tính nhằm mục đích tìm hiểu

môi trường kế toán hiện đại ngày nay và việc sử dụng các ứng dụng phần mềm kế toán

trong doanh nghiệp

2 Mục tiêu của đề tài:

o_ Hệ thống và phân loại một số phần mềm cần thiết áp dụng trong hoạt động kế toán

của doanh nghiệp

hiện nay

©o_ Đưa ra các yêu cầu cơ bản của từng loại phần mềm khi được xây dựng và áp dụng

trong hoạt động kế toán

©o_ Đưa ra các định hướng về giải pháp công nghệ, trang bị và áp dụng cho từng loại

phần mềm trong hoạt động kế toán

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

o_ Các quy trình và chuẩn mực kế toán

o Céng nghệ phần mềm kế toán, các phương pháp phát triên phần mềm kế toán

o_ Một số phần mềm phục vụ cho hoạt động kế toán đang được áp dụng hiện nay trong

nước

4 Phạm vỉ nghiên cứu:

5

° Phương pháp thống kê toán

5 Nội dung đề tài:

Kết quả nghiên cứu của đề tài được trình bày trong báo cáo bao gồm 3 chương và l

phụ lục:

Chương 1 — Tổng quan về phần mềm kế toán

Chương 2- Hiện trang ứng dung kế toán trong điều kiện sử dụng máy tính

Chương 3 ~ Một số giải pháp nhằm thúc đây tin học hóa công tác kế toán máy trong

doanh nghiệp

I Khái niệm cơ bản về kế toán máy:

1 Khái niệm:

Kế toán máy hay hình thức kế toán trên máy tính là công việc kế toán được thực hiện

theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính

Phan mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các

thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ,

ghi chép số sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, số sách theo quy trình của chế độ kế

toán đến khâu in ra số kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo tài chính quan tri và các báo

cáo thống kê phân tích tài chính khác

Phần mềm kế toán là công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở đữ liệu

đầu vào là các chứng từ gốc

Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành (Thông tư số

103/2005/TT-BTC hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán, có kèm

Sơ đô 1 — Tóm tắt trình tự xử lý của phần mềm kế toản

Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:

2.1 Nhập dữ liệu đầu vào:

Trong công đoạn này kế toán viên tự phân loại các chứng từ phát sinh trong các hoạt

động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ

thể

Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính

dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu

2.2 Xứ lj:

Công đoạn này thực hiện lưu trữ, tô chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính

kế toán dựa trên thông tin các chứng từ đã nhập để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sô sách,

thống kê trong công đoạn sau

8

Sau khi đưa chứng từ vào hạch toán, phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt

lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, số chỉ tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán

hạch toán lên số cái và tính toán, lưu trữ kết quá cân đối của từng tài khoản

2.3 Kết xuất:

Căn cứ trên kết quả xử lý đữ liệu kế toán trong công đoạn trên, phần mềm tự động

kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, số chỉ tiết, báo cáo thống kê, phân tích Từ đó

người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu số liệu để phục vụ cho các

mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nói với các phần mềm khác

Tùy theo nhu cầu thực tế cũng như khả năng của từng phân mêm người kê toán có thê

thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được nhu câu quản trị của các doanh

nghiệp

Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào

hệ thống nhưng có thể đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết

định Điều này mô phỏng sát với quy trình ghỉ chép của kế toán thủ công

Dựa vào quy trình xử lý kế toán truyền thống, các số sách kế toán ngoài việc đóng vai

trò cung cấp thông tin quản trị doanh nghiệp nó còn đóng vai trò là cơ sở dé lập các báo

cáo tài chính và vì thế khi xét quy trình xử lý kế toán có áp dụng công nghệ thông tin thì

ta thấy bản thân các số sách kế toán chỉ thuần tuý đóng vai trò cung cấp thông tin quản trị

doanh nghiệp mà không đóng vai trò là cơ sở để làm các báo cáo tài chính nữa , đây là

điểm khác biệt khá lớn giữa hai quy trình xử lý kế toán truyền thống và quy trình xử lý có

áp dụng công nghệ thông tin

3 Trình tự ghi số theo hình thức kế toán máy:

(a) Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế

toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi số, xác định tài khoản ghi No,

tai khoan ghi Co để nhập đữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn

trên phần mềm kế toán

(b) Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào số kế

toán tổng hợp (Số Cái hoặc Nhật ký - Số Cái) và các số, thẻ kế toán chỉ tiết liên quan

(c) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao

tác khóa sỐ (cộng số) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số

liệu chỉ tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin

được nhập vào trong kỳ Người làm kế toán co thê kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sô kế

toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài

chính theo quy định

9

Cuối tháng, cuối năm số kế toán tổng hợp và số kế toán chỉ tiết được ïn ra giấy đóng

thành quyên và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về số kế toán ghi bằng tay

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

cùng loại

———> Nhập số liệu hàng ngày

Sơ đô 2 - Trình tự ghỉ số theo hình thức kế toán máy

4 Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công:

4.1 Tính chính xác:

Với việc ứng dụng phần mềm, việc ghi chép, tính toán được xử lý tự động tránh gây

sai xót hiệu quả đồng thời sửa chữa cũng nhanh hơn ghi chép thủ công

Từ khâu dữ liệu đầu vào đến các báo cáo được tự động xử lý đều nhất quán với nhau

Đối với công tác thủ công, có nhiều phần hành do nhiều nhân viên cùng ghi chép có thể

ghi trùng lắp, kế toán máy hạn chế được điều này qua phân quyền sử dụng trong hệ

thống

4.2 Tính hiệu quả

Công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán Trong khi phần

mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết

xuất báo cáo nên tiết kiệm được sức lao động và thời gian, chính điều này đã tiết kiệm

được chi phí cho doanh nghiệp

Với tốc độ tổng hợp số sách, báo cáo nhanh chóng người sử + dụng có xem chúng một

cach dé dang ma không cần đợi đến cuối kỳ các báo cáo mới được tổng hợp tổng thể như

kế toán thủ công đo đó các đối tượng sử dụng thông tin kế toán nắm bắt thông tin và ra

quyết định nhanh hơn, chính xác và hiệu quả hơn

4.3 Tính chuyên nghiệp

H

10

Ứng dụng công nghệ thông tin làm tốc độ xử lý công việc nhanh hơn, tiết kiệm được

nhiều thời gian hay nói cách khác trong thời gian ngắn kế toán viên làm được nhiều việc

hơn, giảm độ trễ với các bộ phận khác Ngoài ra, các chứng từ, số sách, báo cáo được in

ra từ máy, đảm bảo thông tin không bị tây xóa ( bản chứng từ được lưu trong máy có thể

in ra thay thé), thong nhất với quy định và chuẩn mực

4.4 Tính cộng tác

Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua

hàng, bán hàng cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán

cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán Như vậy trong môi trường làm

việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộ

hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến

đôi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn

5 Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán

5.1 Đối với doanh nghiệp:

Không phải thực hiện việc tính toán, ghi chép bằng tay, mà nhập liệu vào máy tính dễ

dàng, nhanh chóng hơn

Tiết kiệm thời gian cho việc tổng hợp, đối chiếu các số sách, báo cáo kế toán

Cung cấp tức thì các số liệu kế toán tại bất kỳ thời điểm khi người quản lý yêu cầu

© Đối với giám đốc tài chính:

Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều

khác nhau một cách nhanh chóng

Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một

cách chính xác và nhanh chóng

° Đối với giám đốc điều hành:

Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ

cho quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời,

nhanh chóng, và hiệu quả

Tiết kiệm được nhân lực, chỉ phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ

5.2 Đối với cơ quan thuế và kiểm toán

Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp

11

1.1.1 Phần mềm kế toán bán lẻ

Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS — Point of sales hoặc hệ thống kế

toán giao dịch trực tiếp với khách hàng — Front Office Accounting) là các phần mềm hỗ

trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng

Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm

tra hàng tồn kho Nhìn chung phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do

phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho

Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp siêu thị, nhà hàng hoặc

kinh doanh trực tuyến trên Internet Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào cho

phần mềm kế toán tài chính quản trị

1.1.2 Phần mềm kế toán tài chính quản trị

Phần mềm kế toán tài chính quản trị (hay phần mềm kế toán phía sau văn phòng —

Back Office Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ và tìm kiếm, xử lý

và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính (đề

tài nghiên cứu phần mềm này là chủ yếu)

1.2 Phân loại theo hình thức sản phẩm

1.2.1 Phần mềm đóng gói:

Phần mềm đóng gói là các phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói

thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần

mềm Loại phần mềm này thường được bán rộng rãi và phô biến trên thị trường

Phần mềm đóng gói được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tống hợp từ những lần

khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp

Từ những thông tin khảo sát thu thập các đữ liệu đồng thời kết hợp với những chuẩn

mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm

chung và xây dựng nên một mô hình tổng thẻ, thống nhất khả dĩ thích ứng với các doanh

nghiệp ở một mức độ nào đó

Phần mềm đóng gói có thể được phân ra thành hai nhóm chính: Nhóm phần mềm

thích ứng, sử dụng được ở tất cả các ngành nghề và nhóm phần mềm chuyên dụng cho

những ngành nghề riêng Đối với nhóm thứ nhất, các phần mềm đóng gói thường chỉ đáp

ứng một phần nhỏ trong toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp ví dụ: các phần mềm

đóng gói như phần mềm bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý công nợ Đối với nhóm thứ

hai, các phần mềm có phạm vi ứng dụng lớn hơn trong một doanh nghiệp hoạt động trong

nhóm ngành nghề đó Ví dụ: các phần mềm đóng gói phục vụ quản lý cho ngành may

mặc, xây dựng Phần mềm đóng gói cũng giống như các sản phẩm tiêu dùng khác, nghĩa

là khi doanh nghiệp mua về sẽ mang vào sử dụng mà ít được quyền yêu cầu chỉnh sửa

những gì đã có và chỉ sử dụng những tiện ích đang có mà thôi

12

a Ưu điểm:

e Giá thành rẻ: Do được bán và sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp nên chỉ phí

phát triển được chia đều cho số lượng người dùng Vì vậy giá thành thường rẻ, chi phí

nâng cấp, cập nhật, bảo hành, bảo trì của sản phẩm cũng cực kỳ hợp lý so với đầu tư ban

đầu

e© Tính Ổn định của phần mềm cao:

Do được nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau sử dụng nên

phần mềm có tính ổn định cao, do các lỗi (nếu có) của phần mềm sẽ được các người dùng

nhanh chóng phát hiện và nhà cung cấp sẽ nhanh chóng có biện pháp sửa chữa kịp thời

e _ Nâng cấp và cập nhật nhanh chóng:

Do nhà cung cấp phần mềm đóng gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc

cập nhật sửa lỗi hoặc cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi trong chế độ kế toán sẽ rất

nhanh chóng và đồng loạt cho các công ty đang sử dụng tại một thời điểm

e_ Chỉ phí triển khai rẻ:

Phần mềm đóng gói luôn có tài liệu hướng dẫn và các tài liệu khác kèm theo giúp

người dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử dụng mà không cần phải qua đào tạo từ phía

nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu được chỉ phí triển khia cho người dùng

e Thoi gian triển khai.ngắn và dễ dàng:

Khi có nhu cầu sử dụng phần mềm đóng gói, người sử dụng chỉ việc mua và đưa vào

triên khai ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi nhà cung cấp khảo sát hay lập trình

thêm các tính năng mới theo yêu cầu

b Nhược điểm:

Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong

nhiều lĩnh vực khác nhau mà vẫn đảm bảo được tính đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử dụng

nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của doanh nghiệp sẽ không có, hay nói cách khác,

phần mềm đóng gói chỉ giải quyết những vấn đề chung , khó đi sâu và bao quát hết tất cả

những đặc điểm của đa số doanh nghiệp

1.2.2 Phần mềm đặt hàng:

Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng

biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn

theo đơn đặt hàng Trong trường hợp này nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một

sản phẩm sẵn có mà cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm dựa trên những yêu cầu cụ thể

Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành cao

a Ưu điểm:

Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của doanh nghiệp

b Nhược điểm:

13

e Chỉ phí cao: Do toàn bộ chỉ phí đầu tư và phát triển phần mềm đều đỗ dồn vào một

doanh nghiệp nên giá thành của doanh nghiệp sẽ rất cao Ngoài chỉ phí đầu tư ban đầu, -

loại phần mềm này còn phải chịu thêm chỉ phí bảo hành, bảo trì nâng cấp phát triển sau

này Những chỉ phí này có thể lớn, thậm chí còn đắt hơn cả giá thành đầu tư ban đầu

e Khó cập nhật và nâng cấp: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung cấp phần

mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho nhiều khách hàng một cách

tuần tự, lần lượt nên doanh nghiệp đầu tư sử dụng phần mềm đặt hàng phải chờ đợi rất

lâu mới tới lượt mình

e© Tính ôn định của phần mềm kém: Do phần mềm chỉ được áp dụng ở một hoặc một

vài doanh nghiệp, cộng với áp lực thời gian phát triển và giao hàng mà các phần mềm

này thường phát sinh rất nhiều lỗi cả về trước, trong, và sau khi đã ứng dụng một thời

chung

14

2 Yêu cầu chung của phần mềm kế toán:

— Đáp ứng yêu cầu đặt ra của người dùng (tính khả dụng)

— Dễ sử dụng (có giao diện người sử dụng thích hợp): Giao diện phù hợp với khả năng và

— C6 tinh mở: Cho phép mở rộng chức năng, dễ dàng bảo trì, nâng cấp và sửa chữa thích

nghỉ được với môi trường hệ thống mới hoặc tích hợp với các hệ thống khác

— On dinh va dang tin cậy: cho kết quả chính xác, chạy ổn định trong thời gian dài

—_ Hiệu quả: Không làm lãng phí nguồn lực bộ nhớ, bộ xử lý

II Một số phần mềm kế toán hiện nay:

1 Đặc điểm chung:

Tin học hóa quản lý doanh nghiệp ở nước ta đã được thực hiện khoảng giữa thập niên

60 của thế kỷ trước, các doanh nghiệp áp dụng tương đối phổ biến các phần mềm hỗ trợ

cho công tác kế toán tạo nên sự phong phú, đa dạng của các phần mềm kế toán Nhìn

chung, các phần mềm kế toán trên thị trường đều có một số đặc điểm giống nhau sau:

— Quy trình xử lý giống nhau (như đã trình bày ở phần trên)

(Người dùng}

15

Chung quan điểm về tổ chức số liệu thông tin nhập vào máy tính ít nhất nhưng thông tin

lây ra được nhiều nhất

Phần mềm đều được xây dựng trên chế độ kế toán hiện hành

Tuy nhiên các phần mềm kế toán có các điểm khác nhau sau:

Không thống nhất về cấu trúc đữ liệu (khung nhập liệu);

Không thống nhất về hệ quản trị cơ sở đữ liệu;

Không thống nhất về ngôn ngữ lập trình

2 Một số phần mềm kế toán hiện nay:

Trong khuôn khổ đề tài, nhóm xin đề cập đến một số phần mềm trong nước mà

không nói đến các phần mềm kế toán nước ngoài vì hiện nay phần mềm Việt chiếm ưu

thế hơn do có tính cạnh tranh cao (theo số liệu thống kê chưa đầy đủ của các chuyên gia,

phần mềm trong nước chiếm trên 80% thị trường này) ( xem thêm phần phụ lục)

17

Khi khảo sát mẫu 31 doanh nghiệp trên địa bàn quận Bình Thạnh thu được kết

quả sau qua bảng thống kê:(Trích trong kết quả thống kê bằng phần mềm SPS S):

Bang 3 — Bảng khảo sát số lượng DN sử dung cdc phan mêm chọn mẫu

Phan mem ke toan dang su dung

Misa

MBFAST

CJ MetaData Nhac

>

Biéu dé 1 ~ Két quả khảo sát số lượng doanh nghiệp sử dụng các phần mềm

18

Ưu điểm và khuyết điểm về tính năng của các ứng dụng khá tương đồng với nhau

Phần lớn người dùng đánh giá cao khả năng phân quyên và giao diện của ứng dụng

Tuy nhiên, khuyết điểm của các giải pháp (GP) PM trong cuộc khảo sát BIT.cup,

theo người dùng là khả năng hiệu chỉnh (customize) cho phù hợp với yêu cầu riêng

của từng DN Có đến 47% ý kiến cho rằng GP đang được ứng dụng hiện nay tại DN

mình không hoàn toàn phù hợp, và chỉ 23% cho biết nhà cung cấp trong nước có hiệu

chỉnh vừa ý mình Trong khi một điểm bắt lợi cho PM trong nước là đến 90% người

dùng PM nước ngoài hài lòng với dịch vụ (DV) customize của các đơn vị triển khai

19

CHUONG II:

HIEN TRANG UNG DUNG CUA

DOANH NGHIEP

20

I Téng quan thực trạng ứng dụng tại các doanh nghiệp:

1 Vài nét sơ lược:

Kết quả tổng kết năm 2006 của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam

(VCCI) về đề án “Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng CNTT phục vụ hội nhập và phát

triển giai đoạn 2005 — 2010” (Đề án 191) chỉ ra rằng đa số doanh nghiệp ứng dụng

phần mềm chuyên dụng chiếm 80%, 20% doanh nghiệp sử dụng các trình ứng dụng

văn phòng Đến ngày 12/05/2010, VCCI chính thức công bố Chỉ số và thực trạng ứng

dụng CNTT-TT trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ của năm 2009, thành phố Hồ Chí

Minh dẫn đầu cả nước về mức độ ứng dụng CNTT-TT trong doanh nghiệp, còn Hà

Nội đứng thứ 11/63 tỉnh thành Về thực trạng ứng dụng CNTT-TT được khảo sát tại

các tỉnh tham gia vào Đề án 191 (Bình Phước, Bạc Liêu, Phú Yên, Lâm Đồng, Vĩnh

Long, Tuyên Quang) cho thấy, 58% các DN sử dụng kết nối mạng nội bộ, 90% sử

dụng Internet nhưng đa số các doanh nghiệp sử dụng Internet để tra cứu thông tin,

50% doanh nghiệp có ban lãnh đạo sử dụng kết nối mạng nội bộ, 2/3 sử dụng các phần

mềm soạn thảo văn bản, phần mềm kế toán để hỗ trợ sản xuất kinh doanh Còn Hải

Phòng có mạng lưới doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ ở nhiều lĩnh vực khác nhau với số

lượng lớn (gần 15 nghìn doanh nghiệp, tính đến năm 2010) nhưng một số doanh

nghiệp vừa và nhỏ mới chỉ sử đụng máy tính để soạn thảo văn bản, rất ít doanh nghiệp

trang bị phần mềm ứng dụng như quản lý tài chính kế toán và phần mềm hỗ trợ kê

khai thuế hoặc phần mềm đặc thù riêng cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh

của đơn vỊ

Như vậy doanh nghiệp trong nước đã dần ứng dụng CNTT vào quá trình kinh

doanh của mình nhưng vẫn còn khá khiêm tốn về quy mô và chất lượng, DN có trang

bị máy tính và sử dụng PM ứng dụng khá đông đảo, nhưng đại đa số sử dụng các PM

rời rạc theo cách “cần đâu ứng đó” (nổi bật là PM kế toán, quản lý kho, quản lý nhân

sự, thống kê bán hàng ) trên các máy đơn Hầu như không có thiết kế hệ thống và rất

ít DN “dám” đầu tư ứng dụng CNTT một cách bài bản như hướng đến hoạch định các

nguồn tài nguyên doanh nghiệp (ERP), xây dựng doanh nghiệp điện tử (e-business)

Trên thực tê còn một sô các doanh nghiệp còn sử dụng kê toán thủ công

Thêm vào đó, theo thống kê của Phòng Thương Mại Công Nghiệp Việt Nam

(VCCI]), chỉ riêng trong năm 2009 Việt Nam đã có thêm 83 nghìn doanh nghiệp mới

21

được thành lập, nâng tổng số doanh nghiệp tư nhân trong nước hiện nay lên tới 500

nghìn (trong đó, 86% là doanh nghiệp nhỏ và vừa với số vốn dưới 10 tỷ đồng, số

lượng lao động dưới 300 người) (đăng trên trang điện tử Bộ Tài Nguyên và Môi

trường, cục Công nghệ thông tin) Doanh nghiệp Việt Nam càng ngày càng gia tăng,

cùng với quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, nếu còn chần chừ ứng dụng CNTT thì

doanh nghiệp Việt Nam sẽ chịu nhiều thiệt thòi và thách thức hơn Công nghệ thông

tin - Truyền thông (ICT) trở thành một công cụ chiến lược sống còn đối với sự phát

triển của doanh nghiệp, đảm bảo lợi thế cạnh tranh trong hội nhập

Đối với việc ứng dụng phần mềm kế toán, rào cản lớn nhất là những suy nghĩ

truyền thống, sự tin tưởng vào khả năng làm thủ công hơn là làm máy, những kết quả

do máy tính đem lại đều bị hồ nghỉ về sự chính xác do các dấu vết xử lý nghiệp vụ

không giám sát được bằng mắt thường Mặt khác, năng lực hạn chế của những người

làm kế toán thủ công cũng là lý do áp dụng các công nghệ mới vào hoạt động kế toán

bị hạn chế Số DN thật sự đạt trình độ THH cao thường là các DN nước ngoài, liên

doanh hay có quan hệ giao dịch thường xuyên với thị trường quốc tế như bưu chính

viễn thông, ngân hàng, hàng không, dầu khí

Trước đây, công việc kế toán diễn đạt ngắn gọn là ghi chép và giữ số sách, lập báo

cáo, tất cả các khâu đều làm thủ công, khối lượng thông tin rất lớn do đó dễ phát sinh

lỗi Theo chế độ kế toán, mỗi công ty áp dụng một hình thức kế toán thống nhất trong

kỳ kế toán, đó là hình thức Nhật ký chung hay Nhật ký chứng từ, Nhật ký — Số cái,

Chứng từ ghi số, các hình thức được quy định loại chứng từ cụ thể nhưng cũng gây

nhằm lẫn Phòng ban kế toán thường từ 2-5 kế toán viên, được phân công rõ ràng

nhưng việc ghi chép trùng lắp là không thể tránh với khối lượng nghiệp vụ không lồ

và chứng từ kế toán phân bổ nhằm lẫn Nếu xét mục đích đầu tư của các doanh

nghiệp, tối đa lợi nhuận tối thiểu chỉ phí định vị thương hiệu, thì công tác kế toán thủ

công đã lạc hậu và chính là tác nhân hạn chế sự phát triển của doanh nghiệp vì đã gây

ra hao phí nguồn lực và ảnh hưởng đến quyết định của doanh nghiệp từ hệ thống

thông tin kế toán nhằm lẫn

2 Việc ứng dụng PMKT trong doanh nghiệp:

22

Trước khi doanh nghiệp đưa PM vào ứng dụng, họ thường đắn đo chọn lựa PM

nào? Nhà cung cấp nào? Xử lý thông tin bằng PM có những khó khăn, bắt lợi nào?

quyết định đưa PM vào sử dụng thường căn cứ trên nguyên tắc lợi ích chi phí

Sơ đ 4 — Tổ chức bộ máy kế toán truyền thống

Tổ chức bộ máy kế toán thủ công thường phân công ghi chép rõ ràng theo các đối

tượng kế toán, mỗi nhân viên đều có số thẻ theo phân vụ của mình, ưu tiên ghỉ nhận

các nghiệp vụ bằng tiền trước Đối với kế toán máy, cập nhật một lần ảnh hưởng đến

nhiều phân vụ, ví dụ theo dõi vến bằng tiền phân cho kế toán thanh toán nhưng khi

bán được hàng thu tiền mặt kế toán tiêu thụ cũng đồng thời hình thành phiếu thu và

hóa đơn bán hàng trong phân vụ của mình mà không thông qua sự ghi nhận của kế

toán thanh toán (ví dụ PM Misa) Do đó có tình trạng trùng lắp khi ghi nhận nghiệp

vụ nếu không có sự phân chia hợp lí và hiểu biết nghiệp vụ, giám sát nhau chặt chẽ

Các nhà cung cấp giải pháp thường muốn tăng tiện dụng cho người dùng khi tương tác

với phần mềm nên có thể dẫn đến sự lãng phí thông tin hoặc do cách ghi chép qui định

quá chỉ tiết đến dư thừa hoặc do người sử dụng chưa tận dụng được các chức năng

phức tạp Như vậy hệ thống thông tin quản lý càng phát triển cao càng đòi hỏi cách tổ

chức bộ máy kế toán khoa học, có phân quyền và giám sát cao Doanh nghiệp dựa

trên các nghiệp vụ thực tế của mình để tiết giảm những hoạt động không tạo ra giá trị

và để giám sát một cách chặt chẽ

Triển khai công tác kế toán máy giúp quản lý có nhiều thuận lợi, nhanh chóng,

chính xác, hiệu quả Doanh nghiệp cần khai báo các chính sách kế toán ngay từ đầu:

về chế độ kế toán, phương pháp tính giá thành, phương pháp hạch toán hàng tồn kho,

phương pháp trích khấu hao từng tài sản cố định

Chế độ KT Doanh nghiệp vừa và nhỏ (QD 48/2006/QD-BTC)

02, 03, 04, 06, 07, 08, 10, 15, 17, 21, 24,

29) và không áp dụng 7 chuẩn mực KT còn lại do không phát sinh nghiệp vụ kinh tế hoặc quá phức tạp đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa

Công ty TNHH, công ty cổ phan, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân có qui mô lớn áp dụng Chế độ KT này

Áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp có qui mô nhỏ và vừa thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước

bao gồm công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư

và hợp tác xã Chế độ KT DN nhỏ và

vừa không áp dụng cho DNNN, công ty

TNHH Nhà nước một thành viên, công

ty cỗ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán, hợp tác xã nông nghiệp và hợp tác xã tín dụng Doanh nghiệp nhỏ

và vừa có thể áp dụng Chế độ kế toán

DN (QD 15/2006/QD-BTC) nhung phai

thông báo cho cơ quan thuế quản lý DN

mình biết và phải thực hiện ổn định ít

nhất trong 2 năm tài chính Các doanh nghiệp có qui mô nhỏ và vừa thuộc lĩnh

vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo

hiểm, chứng khoán được áp dụng Chế

độ kế toán đặc thù do Bộ Tài chính ban

hành hoặc chấp thuận cho ngành ban hành

24

Báo cáo |Về biểu mẫu BCTC năm | Phải lập Báo cáo tài chính năm

độ

* Báo cáo tài chính năm gôm:

- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số BO1-DN)

- Báo cáo kết quả hoath động kinh doanh (Mẫu số B02-DN)

- Báo cáo lưu chuyến tiền tệ

- Bản thuyết minh báo cáo tài

chính (Mẫu số B09-DN)

* Báo cáo tài chính giữa niên độ

- Bảng CĐKT giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B 01a-

DN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B 02a-DN

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầy đủ):

- Bản thuyết minh BCTC chọn

loc: Mẫu số B 09a-DN

* BCTC giữa niên độ dạng tóm lược gồm:

- Bảng CĐKT giữa niên độ (dạng tóm lược): Mẫu số B 01b-

DN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng

tóm lược): Mẫu số B 02b-DN

* Báo cáo tài chính bắt buộc phải lập:

- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B0I- DNN)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Bản thuyết minh Báo cáo tài chính

- Phụ biểu - Bảng cân đối tài khoản

(Mẫu số F0I-DNN gửi cho cơ quan

thuế)

* Báo cáo tài chính khuyến khích lập:

- Báo cáo lưu chuyên tiền tệ (Mẫu số

- Bán thuyết minh BCTC chọn | * Không qui định

* Báo cáo tài chính hợp nhất

- Bản thuyết minh BCTC hợp

nhất: (Mẫu số B 09-DN/HN) | * Không qui định

* Báo cáo tài chính tông hợp

- Cơ quan đăng ký kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyên tiên tệ: 27 chỉ tiêu

- Bản thuyết minh BCTC: ít chỉ tiêu

- Hình thức kế toán Nhật ký chung:

- Hình thức kế toán Nhật ký -

Số cai;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghỉ số;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Mẫu biểu số kế toán Giống nhau Giống

nhau

Bảng 4— Bảng so sánh quyết định 48 và quyết định 15 Hiện nay khi kiểm tra quyết toán thuế thường phát sinh vấn đề: thu nhập chịu

thuế do cơ quan thuế xác định thường lớn hơn lợi nhuận theo báo cáo quyết toán thuế

tài chính của doanh nghiệp Một số tổ chức, cá nhân còn lúng túng trong hạch toán và

xác định số liệu khi thực hiện quyết toán tài chính và quyết toán thuế, chưa quen với

sự khác nhau này và đòi hỏi số liệu kế toán và thuế phải thống nhất với nhau Vì sao

có sự khác nhau này và có thể khắc phục được vấn đề này hay không?

Theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Thu nhập chịu

thuế = Doanh thu - Chỉ phí hợp lý + Thu nhập khác Còn theo chế độ tài chính doanh

doanh + Thu nhập khác

nghiệp thu được trong kỳ kê toán góp | gia công, tiên cung ứng phan lam tang vốn chủ sở hữu, phát sinh | dịch vụ bao gồm cả trợ giá

từ các hoạt động sản xuất kinh doanh | và phụ thu, phụ trội mà cơ thông thường của doanh nghiệp Thoả | sở kinh doanh được hưởng

mãn 5 điều kiện theo chuẩn mực kế toán | Doanh nghiệp đã phát

VN số 14- Doanh thu và thu nhập khác | hành hoá đơn hoặc địch vụ

không được coi là chỉ phí

Bảng 5 — Bảng so sánh cách xác định của kê toán và thuê đôi với một số chỉ tiêu

Thực tế cho thấy có sự khác biệt giữa quy định của thuế và quy định của kế toán

(Thái độ nhằm phá vỡ liên kết giữa kế toán và thuế) là luôn luôn tồn tại vì vậy không

phải cố găng triệt tiêu sự khác biệt này mà quan trọng là phải theo dõi được nó để sự

khác biệt đó trở nên phù hợp nguyên nhân xảy ra sự chênh lệch là do cách xác định

khác nhau như sau:

Từng quý, DN lập tờ khai thuế TNDN và nộp cho cơ quan thuế nếu nộp thuế

Có TK 3334 - Thuế TNDN

+Sau đây, khi nộp thuê

TNDN cho nhà nước:

Nợ TK 3334 - Thuế TNDN

29

- Kết chuyên cuối kỳ, xác định kết qua:

Bảng 6 — Bảng so sánh quy định trước và sau QD 15/2006/OD-BTC

Mỗi phương pháp tính giá thành đều mang đặc điểm riêng biệt, nên tùy vào DN

áp dụng quy trình công nghệ SX nào thì áp dụng phương pháp tính Z cho phù hợp:

công nghệ giản đơn,

dang,

n

os _ tông giảthảnh sản phẩm hoan thanh trong kj

Giá thành đơn vị = Số lượng sản phẩm hoàn thanh trong ky EE ; = "an =8

Ap dung 6 don vi ma trong cùng một phân xưởng hay cùng quy

được là do tât yêu

trình ( VD: Nhà máy

sản xuất gạo, rượu,

bia )

Phương pháp này

ents og Ủng giã thành cac oan tanh tron, x A `

p hệ | 6iá thành ây SP chuẩn = 99 — a y trường hợp trên cùng

một quy trình công nghệ sản xuât sử

công nghệ sản xuất,

đối tượng tính gia

thành là từng sản phẩm trong nhóm

Tổng giá thành của các sp chính hoàn thành trong kỳ

Tỷ lệ =

Tổng giá thành kế hoạch (định mức) của các loại sp

Áp dụng trong đơn vị cùng quy trình công nghệ hay trong cùng phân xưởng cùng sử dụng một vật liệu và lao động như nhau

được nhiều loại sản phẩm chính có quy cách, cỡ vóc khác nhau tạo thành nhóm sản phẩm cùng loại

VD: Doanh nghiệp dét, dong tau

Tổng giá thành SP Tổng chỉ phí SX tập Khoản giảm CP

Số lượng san phẩm hoàn thành

sản xuất đơn chiếc,

có thể tập hợp chỉ phí

theo từng đơn đặt hàng

32

*Tinh giá thành theo pp phân bước nhưng không tính giá thành bán thành phẩm mà chỉ

tính giá thành sản phâm hoàn thành (pp kết chuyển song Song):

Phương pháp này áp dụng phù hợp với doanh nghiệp sản xuất qua nhiều giai đoạn chế

biến liên tục tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh

Đặc điểm tổ chức kế toán: Đối tượng hạch toán chỉ phí sản xuất là từng giai đoạn công

nghệ, còn đối tượng tính Z là từng sản phẩm hoàn thành

“Tính giá thành phân bước có tính giá thành bán thành phẩm ở từng giai đoạn sản xuất

trước khi tính giá thành sản phẩm hoàn chỉnh ( còn gọi là phương pháp kết chuyên tuân

phan bướcI |+ | bước2 |-| ddbước |=| phẩm

chuyển sang 2 bước 2

qua nhiều công đoạn,

và mỗi công đoạn đều

Đặc điểm tổ chức kế toán: đối tượng hạch toán CPSX là từng

giai đoạn SX, đối

tượng tính giá thành

là từng giai đoạn và sản phẩm hoàn chỉnh

ở giai đoạn cuối cùng

Bảng 7 — Bảng so sánh các phương pháp tính giá thành

33

Song song với việc lựa chọn đúng phương pháp tính giá thành phù hợp cho

doanh nghiệp mình, thì bên cạnh đó một vấn đề khác cũng quan trọng không kém Đó

chính là việc áp dụng và xây dựng cho doanh nghiệp một hình thức quản lý và tính giá

trị hàng tồn kho hợp lý Vì các phương pháp khác nhau có ảnh hưởng khác nhau tới

các chỉ tiêu trên các báo cáo tài chính khác nhau Tuy nhiên, trong một thị trường én

định, khi giá không thay đổi thì việc lựa chọn một phương pháp tính giá hàng tồn kho

nào không quan trọng lắm vì tất cả các phương pháp tính giá đều cho cùng một kết

quả khi giá không đổi từ kỳ này sang kỳ khác Nhưng trong một thị trường không ổn

định, giá cả lên xuống thất thường thì mỗi phương pháp có thể cho một kết quả khác

Cả năm phương pháp sau đều được thừa nhận, song mỗi phương pháp tính giá hàng

tồn kho thường có những ảnh hưởng nhất định trên báo cáo tài chính, vì vậy việc lựa

chọn phương pháp nào phải được công khai trên các báo cáo và phải sử dụng nhất

quán trong niên độ kế toán, không thay đổi tuỳ tiện để đảm bảo nguyên tắc nhất quán

trong kế toán.Trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc chung của kế toán và tuỳ theo điều

kiện cụ thể về số lượng hàng hoá, số lần nhập xuất, trình độ nhân viên kế toán, điều

kiện kho bãi mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho cho

hợp lý và hiệu quả

* Phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO)

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản

xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản

xuất ở thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính

theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng

tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ

Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất

kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép

các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối

sát với giá thị trường của mặt hàng đó Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế

toán có ý nghĩa thực tế hơn

Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không

phù hợp với những khoản chỉ phí hiện tại Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại

được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu Đồng

thời nếu số lượng chúng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến

những chỉ phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều

* Phương pháp nhập sau - xuất trước(LIEO)

Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất

trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuất trước

34

đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng

nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập

kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ

Như vậy với phương pháp này chỉ phí của lần mua gần nhất sẽ tương đối sát với

trị giá vốn của hàng thay thế Việc thực hiện phương pháp này sẽ đảm bảo được yêu

cầu của nguyên tắc phù hợp trong kế toán Tuy nhiên, trị giá vốn của hàng tồn kho

cuối kỳ có thê không sát với giá thị trường của hàng thay thế

* Phương pháp giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng, giá cả thường xuyên biến động,

nghiệp vụ nhập xuất hàng diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở

nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được Do đó, việc hạch

toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán

Giá hạch toán là loại giá ốn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian

dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho hàng trong khi chưa tính được giá thực tế của nó

Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua hàng hoá ở một thời điểm

nào đó hay giá hàng bình quân tháng trước để làm giá hạch toán Sử dụng giá hạch

toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập xuất hàng hàng ngày nhưng

cuối tháng phải tính chuyên giá hạch toán của hàng xuất, tồn kho theo giá thực tế

Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chỉ tiết và hạch toán tổng

hợp về hàng trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh

chóng do chỉ phải theo đõi biến động của hàng với cùng một mức giá và đến cuối kỳ

mới điều chỉnh và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm hàng, số lần nhập, xuất

của mỗi loại nhiều hay ít

Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng và đội

ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao

Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, giá thực tế của hàng nhập kho luôn biến

động phụ thuộc vào các yếu tố thị trường, các chính sách điều tiết vi mô và vĩ mô, cho

nên việc sử dụng giá hạch toán cố định trong suốt kỳ kế toán là không còn phù hợp

nữa

* Phương pháp giá thực tế đích danh

Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập

nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương án tốt nhất, nó

tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chỉ phí thực tế phù hợp với doanh thu thực

tế Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa,

giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ

những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt

hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được