Thuyết trình lưu trữ tài liệu hồ sơ trong các phòng ban

•• CungCung ccấấpp thôngthông tin tin chocho lãnhlãnh đđạạoo kkịịpp ththờờii•• GiúpGiúp ngngườườii ccầầnn ssửử ddụụngng hhồồ ssơơ tàitài liliệệuu xxửử lýlý côngcông viviệệccnhanh... Công

1 Vương Ngọc Đoan Thư K104071253

•• LLựựa a chchọọn + gin + giữữ llạại + bi + bảảo quo quảản

tra cứứu thông tin u thông tin quáquá khkhứứ

•• YêuYêu ccầầu: đu: đảảm bm bảảo tính khoa ho tính khoa họọc

•• CungCung ccấấpp thôngthông tin tin chocho lãnhlãnh đđạạoo kkịịpp ththờờii

•• GiúpGiúp ngngườườii ccầầnn ssửử ddụụngng hhồồ ssơơ tàitài liliệệuu xxửử lýlý côngcông viviệệccnhanh

Công tác l

Công tác lư ư u

tr trữ ữ

Khai thác ssử ử d dụ ụng

Th

Thố ống kê, ki

kiể ểm tra

B

Bả ảo qu quả ản

Ch

Chỉỉnh lý nh lý tài li

tài liệ ệu

•• Văn Văn th thư ư đã đã gi giả ả ii quy quyế ế tt xong xong

•• Tài Tài liliệ ệ u u cũ cũ còn còn đ để ể llạ ạ ii ở ở các các đ đơ ơ n n vvịị, , ttổ ổ ch chứ ứ cc, , cá

a Thu th

a Thu thậ ậ p, b p, bổ ổ sung tài li sung tài liệ ệ u l u lư ư u tr u trữ ữ

Xác đ Xác địịnh giá tr nh giá trịị tài li tài liệ ệ u

Biên m Biên mụ ụ c h c hồ ồ ssơ ơ

Nhân Nhân ttố ố phá ho phá hoạ ạ i tài li i tài liệ ệ u u llư ư u u tr trữ ữ

Mụ ụ c đích

• Lập kế họach bổ sung tài liệu

• Xác định giá trị tài liệu, kế hoạch mua sắm trang thiết bị bảo quản

• Làm cơ sở cho quản lý nhà nước

d Th

d Thố ố ng kê và ki ng kê và kiể ể m tra tài m tra tài liliệ ệ u

• Đối chiếu số lượng, tình hình thực tế với sổ sách

 Ghi lại sai lệch, lập biên bản điều tra

• Sau kiểm tra: tìm, bổ sung, đòi lại, phục chế,…

Phương pháp kiểm tra

Hình th thứ ức s c sử ử d dụ ụng

•• TTổổ chchứức phòng đc phòng đọọcc

•• CCấấp phát bp phát bảản n sao sao llụục (trích lc (trích lụục)

•• TriTriểển n lãm tài lilãm tài liệệu

•• Công bCông bốố tài litài liệệu u llưưu u trtrữữ

e Khai thác, s

e Khai thác, sử ử d dụ ụ ng tài li ng tài liệ ệ u l u lư ư u u tr trữ ữ

a Phân lo Phân loạ ạ i h i hồ ồ ssơ ơ ccầ ầ n l n lư ư u tr u trữ ữ

H Hồ ồ ssơ ơ ttố ố i c i cầ ầ n thi n thiế ế t

Các Các hhồồ ssơơ ccầần n thithiếết cho st cho sựự ttồồn tn tạại ci củủa a ttổổ chchứức,không th

thểể thay thay ththếế đđượượcc



 CCầần ln lưưu tru trữữ trong ttrong tủủ chchốống cháy

VD VD:: b bả ản chính h n chính hợ ợp đ p đồ ồng, h ng, hợ ợp đ p đồ ồng đ ng đạ ại lý, con d i lý, con dấ ấu, nhãn

nhãn hi hiệ ệu u th thươ ương ng m mạ ại…

H Hồ ồ ssơ ơ quan quan tr trọ ọ ng

phả ảii thu, hóa thu, hóa đ đơ ơn n, s , sổ ổ llươ ương ng,… ,…

H Hồ ồ ssơ ơ th thườ ườ ng s ng sử ử d dụ ụ ng

H Hồ ồ ssơ ơ không c không cầ ầ n thi n thiế ế t

Nên Nên hhủủyy sausau khikhi kkếếtt thúcthúc côngcông viviệệcc sausau khi khi llưưuu vàivài ngàyngày, , tu

tuầầnn, , vàivài thángtháng

Các cách phCác cách phổổ bibiếến nhn nhấất hit hiệện nay:

Theo m Theo mẫ ẫu t u tữ ữ ABC

Theo s Theo số ố th thứ ứ ttự ự h hồ ồ ssơ ơ

Theo m Theo mẫ ẫu t u tự ự ssố ố th thứ ứ ttự ự

TTheo ch heo chủ ủ đ đề ề

TTheo th heo thờ ời gian

Theo đ Theo địịa danh a danh

b S

b Sắ ắ p x p xế ế p h p hồ ồ ssơ ơ , tài li , tài liệ ệ u m u mộ ộ t cách khoa h t cách khoa họ ọ cc

VD: khoản phải trả - nhận, báo cáo hàng năm, hợp đồng,

hiến pháp, luật lệ, bản quyền, lịch khấu hao, bảng quyết toán tài chính, sổ lương, chứng thư về tài sản, hồ sơ về thuế, nhãn hiệu đăng ký.

d Cách h

d Cách hủ ủ y b y bỏ ỏ h hồ ồ ssơ ơ , tài li , tài liệ ệ u

LLư ưu ý u ý: đ : đố ối v i vớ ới tài li i tài liệ ệu c u củ ủa c a cơ ơ quan qu quan quả ản lý nhà n n lý nhà nướ ước, h c, hồ ồ ssơ ơ tài li

tài liệ ệu tiêu h u tiêu hủ ủy ph y phả ải đ i đượ ược th c thố ống kê, đ ng kê, đượ ược phê duy c phê duyệ ệt, sau khi h

khi hủ ủy ph y phả ải có văn b i có văn bả ản báo cáo cho th n báo cáo cho thủ ủ tr trưở ưởng c ng cơ ơ quan.

−− MMộột t ssốố gigiấấy ty tờờ thông ththông thườường đng đượược hc hủủy by bỏỏ hàng ngày b

bằằng cách bng cách bỏỏ vào givào giỏỏ rác

−− MMộột t ssốố gigiấấy ty tờờ phphảải thêu hi thêu hủủy, by, bỏỏ vào máy vào máy nghinghiềền n làm làm nguyên li

nguyên liệệu u hohoặặc c máy cmáy cắắt t vvụụn

e L

e Lư ư u tr u trữ ữ h hồ ồ ssơ ơ tài li tài liệ ệ u

−− LLậập p danh mdanh mụục hc hồồ ssơơ: b: bảản lin liệệt kê có ht kê có hệệ ththốống hng hồồssơơ ccủủa đa đơơn vn vịị, ph, ph

−− Tìm Tìm vvịị trí nhtrí nhấất đt địịnh đnh đểể llưưu tru trữữ, sao cho đáp , sao cho đáp ứứng nhu c

nhu cầầu nhanh chóng

Để ể đ đứ ứ ng Đ Để ể ngang Hai bên

Di đ

Di độ ộ ng K Kệ ệ

+

+ V Vậ ậ tt d dụ ụ ng ng b bổ ổ tr trợ ợ : : nhãn nhãn bìa bìa kkẹ ẹ p p, , nhãn nhãn th thẻ ẻ ch chỉỉ d dẫ ẫ n n, , nhãn

nhãn ngăn ngăn kéo kéo h hồ ồ ssơ ơ , , bìa bìa kkẹ ẹ p p, ,

Bìa Bìa kkẹ ẹ p p h hồ ồ ssơ ơ

+

+ M Máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi áy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ

•• Công Công ccụ ụ hi hiệ ệ n n đ đạ ạ ii

+ Đ Đĩa CD ĩa CD ROM ROM , , đĩa đĩa m mề ề m m, , đĩa đĩa ccứ ứ ng ng => => ti tiệ ệ n n llơ ơ ii

nh

nhấ ấ tt và và nhanh nhanh nh nhấ ấ tt

+ Vi phim (một số công ty nước ngoài tại tp.HCM): phiếu phim cực nhỏ (to bằng bưu ảnh hoặc ảnh

9x12), mỗi cái phiếu phim chụp được gần 200 trang tài liệu, được dễ dàng bằng máy đọc vi phim

Giúp công ty tiết kiệm được 98% khoảng trống

Hồ sơ số lượng lớn

 Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn (ngăn ở trên, hộc ở dưới)

 Kích thước ngăn thông thường là 28cm x 35 cm

Văn phòng có không gian nhỏ

 Dùng tủ hồ sơ treo trên tường

Hồ sơ không còn hoạt động

 Dùng tủ hồ sơ loại rẻ tiền, tiết kiệm chi phí

Nhân viênviên ccầầnn lênlên kkếế hohoạạchch llưưuu chuychuyểểnn::

−− ChuChuẩẩnn bbịị bìabìa đđựựngng hhồồ ssơơ còncòn mmớớii đđểể kkẹẹpp hhồồ ssơơ đangđ

đượượcc ssửử ddụụngng, , đđểể tránhtránh nhnhầầmm llẫẫn

−− ChuChuẩẩnn bbịị các các nhãnnhãn hihiệệuu dándán vàovào hhồồ ssơơ, , ngănngăn kéokéo, , hhộộp((ghighi rõrõ têntên bbộộ phphậậnn, , nnộộii dung, dung, ngàyngày thángtháng ssửử ddụụngng ––

llưưuu chuychuyểểnn))

−− SSửử ddụụng nhng nhữững mng mẩẩu giu giấấy ghi chú: Dùng my ghi chú: Dùng mẩẩu giu giấấy ghi